当前档案资料管理存在的问题及对策建议思考

当前档案资料管理存在的问题及

对策建议思考

随着房地产市场日益活跃，土地房产权属档案的使用频率大幅提升，老百姓对政府保存房产权属档案效果要求日趋提升，希望产权登记信息实时保持完整性和现势性。先进的计算机技术如何与创新的现代管理理念相结合，提高房地产档案的管理效率，成为目前亟需认真探讨解决的课题。

近年来，房地产业迅猛发展，为准确和迅速处理该行业信息，房地产数字档案应运而生，同时档案的管理数字化也随着社会的发展，发挥了越来越大的作用。然而由于日常交易活动中出现了大量电子数据，对原始档案收集的流程缺乏长远目光，使电子文档得不到有效地管理，大大降低了信息系统的有效应用。如何提高档案管理信息化程度，提升房地产权属档案的利用价值，成为档案工作者日常工作需要思考的问题。

一、档案资料管理现存的不足

鉴于房地产权属档案登记的跨度较长，各个年份对收集群众提供资料的要求不一样，管理档案的工作人员知识水平和业务能力存在差异，造成权属档案的管理效果不理想，在实际工作中，存在一些普遍性问题。

（一）权属档案的保存介质质量有待提高

房地产历史资料是唯一证明房产权属的资料，但受国家经济水平的不断发展和政府部门认知能力的影响，档案的保存介质质量良莠不齐，档案的抗风险能力较低，群众提供的资料在若干年后会出现资料模糊不清的情况，严重影响了房产转让环节的顺利进行。

（二）房地产权属档案的时代特征明显

由于档案收集正值我国经济发展的初始阶段，各种政策处于起步阶段，大家都是摸着石头过河。不同的历史时期，归集的档案明细存在很大的差别，当档案从原始资料过渡到电子数据时，因数据导入时没有规范的书写规则，导致在新的资料证明表上信息显示不全面、不精准。如某些信息明显与房产证反映的信息不一致，本为自建房，证明表上房屋取得方式为购买；或者房屋取得方式直接为空；或者本为商住区分的房产，附注上没注明等。

（三）房地产档案归集不齐全，留存资料与实际状态不全部吻合档案的归集工作没有渗透到产权登记和相关工作的各个环节，导致档案难以收集齐全。如土地用途为商住或住宅的均表述为“城镇住宅用地”，房屋用途为商住或住宅的均表述为“住宅”，容易误导二手房交易时纳税人及税务人员对适用税率的判断。

（四）归档时间较长

随着房价的活跃变动，导致房产的流转速度加速，群众往往刚取得产权证就马上转让，但往往等1个月都无法打印业主的房产档案基本信息。

（五）数据格式或数据坐标不符合要求

相关部门提供入库数据坐标为WGS84坐標或者数据格式为Dwg格式，不符合规范要求，难以直接转换入库。

二、档案保管存在的风险

（一）房地产档案受时代发展的制约和工作要求的影响，储存的安全性和效果普遍不足。

虽然在保存过程中设立如档案架、档案柜、档案室等措施，并由专人管理，但在防火和抗震方面则显得非常薄弱，一旦遇到天灾人祸，档案保存的完整性就令人非常担忧。

（二）房地产档案信息化给管理部门提供了可靠的保证，大大节省了人力和物力，但计算机信息系统通过网络连通后，自身存在的漏洞风险就会大幅度提升。

不法分子往往通过窃取信息、发布病毒等手段来破坏相关系统的储存数据，设备的安全性给信息安全和完整性带来威胁。

（三）能否留住复合型人才是房地产档案信息化的难点。

日常的档案收集、录入、管理、调用、分析及维护工作需要素质较好的人才，如果工作人员因为自身水平导致操作错误，进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性，将导致不可弥补的损失。因此，在档案信息化的建设过程中，需要精通业务的复合型人才，才能使房地产档案部门真正开展档案信息化建设。

三、房地产档案数字信息化管理方法

（一）推进新技术应用，提升权属档案安全性

档案馆主要归集档案类型有土地房产产权档案、房地产抵押（注销）、查封（解封）、预告（注销）、预告抵押（注销）、招标拍卖档案、权属确认档案、照片、文书等。在如此大量的原始资料面前，实现档案信息数字化是档案管理信息化建设的基础和前提。目前，档案管理系统所有档案数据都存放于同一数据库中，随着档案数量的不断增长，如何保证信息的安全成了重中之重的工作。因此，必须保证畅通的网络、稳定的系统、定期更新防火墙，存储设备需要不断的拷贝和更新，尽量降低面临着客观侵害行为和主观漏洞的风险。公开选拔优秀的计算机技术人员，开发有核心技术的档案应用系统，最大限度地做好外部网络病毒的防范，保护档案资料安全。设立两套信息档案数据库并分开保存，一套为生产系统，另一套为备份系统，每天对两套系统进行数据的完整备份，大力推进“二维码”技术应用到日常的档案管理中，提升数据的安全性。

（二）完善数据共享流程

数据共享是信息系统建设过程中面临的棘手问题，这个问题解决得不好，就会造成互相孤立、无法形成有效的信息流、无法产生预期的收益甚至导致重复投资，造成社会资源的巨大浪费。

（三）整合功能、统一接口

调整系统目前的子系统设计，将数据生产与数据消费分离开来，提供明确和安全的功能接口，消除系统安全隐患，实现系统的可扩展设计。所有数据资源集中管理、集中维护、分开使用，通过相关特征进行关联和体现，实现数据间的动态互访。

（四）完善本地查询模块

开通网上自助查询，使群众在通过系统允许后查询部分档案资料，同时开通档案查询打印功能。对因管理权限设置需由工作人员查询的，可下放到各镇区的自然资源分局按权限办理。通过开放的系统，有助于工作人员发现系统存在的问题，及时纠正和完善，不断提升档案管理系统的稳定性和实用性。尽量减少人工出具证明的过程，防止工作人员因失误而出错了证明导致各类情况出现。

（五）完善权属档案搜索功能

由于房地产交易频率日益加大，导致档案的流转材料更新加快，为保证档案交易信息与产权现状资料的同步变动，需建立高效的房地产档案信息检索系统，提高搜索效率。另外，由于各级法院、自然资源局、税务局等部门的业务要求差异，对档案信息需求也不相同。因此，必须提升系统的检索功能，将房地产权属关键要素作为搜索点，编制各种检索工具，实现高速检索，直接查詢电子信息以及打印扫描图像。

（六）完善档案数据运用系统

房地产权属档案信息不仅为群众服务，而且也需为政府部门决策提供科学的依据。因此，需建立房地产档案数据运用系统，以便管理人员能够从多角度对各地的房产交易数据进行收集整理和分析，从而对房地产市场的现状和发展趋势作出准确的判断，为政府及时运用相关调控手段，落实中央的房屋政策，达到科学决策、规避风险的目的。

四、提升档案现代化管理的措施

（一）加强组织领导，全力保障档案信息化建设的顺利开展

明确分管领导，加强对日常档案管理工作的领导，为推进信息化建设创造条件。

（二）加强工作人员素质选用，提升档案业务水平

制定档案风险评估机制，对房地产权属资料保存的各类情况做好风险评估，针对不同风险制定不同的防范措施。其次提高管理人员业务能力，房地产档案是城市房地产管理的综合反映。因此，必须聘用管理专业和网络维护专业人才，打造一支优秀的档案管理队伍。加大工作人员日常业务知识水平的学习，其中包含计算机运用操作知识的提高，以适应现代社会不断提升的需求。

（三）优化管理制度

按照数字档案建设相关指南要求，建立一套与档案法律法规相配套的内部管理制度，进一步规范房产权属档案管理工作，并推动档案工作的规范化、制度化。建立绩效考核制度，调动档案管理人员的积极性。按照档案资料一体化的原则，对纸质资料、电子文档资料的收集、归档、管理、利用作具体的规定，引导档案管理的科学化。