第一篇：档案管理教案
第一讲：中国档案发展概说
一、档案的起源
1、档案的最初萌芽
人类最初的历史是怎样流传的?远古最原始的记事是什么?是传说，即用口耳相传的方法流传。“最初之史乌乎起?当人类之渐进而形成一族属或一部落也，其族部之长老„„纵谈己身或其先代们经之恐怖，所演之武勇”，“则蟠镂于听众之脑中，湔拔不去，辗转作谈料，历数代而未已，其事迹遂取得史的性质”。2在没有文字以前，原始人要把同自然斗争中积累的经验保留下来，传至后世，只有以口相授，彼此相告，代代相传。所谓“十口相传为古”。当然口耳相传的史实总是容易失真的，且原始人由于对自然力的崇拜，往往离开神话就难以思维，因此远古传说里掺杂的神话也是很多的。上古人把这些传说用固定语言，编成口诀、歌谣，因韵、语最便于记诵和流传。我国远古传说是十分丰富的，如有巢氏架木为巢，燧人氏钻木取火，伏羲氏结网捕鱼，神农氏种植五谷百草等等，传说中的伏羲氏是人头蛇身。这些传说在后来的历史典籍中得到记载。如《韩非子·五蠹》：“上古之世，人民少而禽兽众，人民不胜禽兽虫蛇，有圣人作，构木为巢”，“而民悦之，使王天下，号曰有巢氏”，是为巢居时代。《庄子·盗跖》：“神农之世，民知其母，不知其父，与麇鹿共处，耕而食，织而衣，无有相害之心。”这说明已进入农业时代。这些尽管是传说，但毕竟有其历史的内核和要素，“可谓为‘不文的’之史”。3远古的历史就是这样相传下来的。当然，不能说产生丁传说就是产生了档案。（2、3染启超：《中国历史研究法》，商务印书馆1922年版，第12—13页。)当社会从低级原始阶段向前发展时，为适应日益复杂的社会生产和生活的要求，人们开始以实物帮助记忆，即在物件上作出一些标记或符号表达思想或记事。我国历史上主要有结绳和刻契等原始记事方法。
结绳：《易．系辞下》:“上古结绳而治，后世圣人易之以书契。” 《易九家言》 ：“事大，大结其绳；事小，小结其绳，之多少，随物众寡”.唐李鼎祚《周易集解》引《九家易》：“结之多少，随物众寡，各执以相考，亦足以相治也。”
《庄子·肤箧》：昔者“轩辕氏”、“伏羲氏、神农氏，当是时也，民结绳而用之”。金文中十、二十、三十作1UU正像打结之绳。从战国时学者的著作以及文字的产生演变说明我国历史是有过此时代的，结绳确是我国最早的记事方法。考察现代文化落后的民族也可说明这一点。如独龙族远行以结绳记日，哈尼族买卖土地以打结表示田价，并作为凭证。我国其它一些少数民族，如云南傈僳族、台湾高山族等也都曾经历过这样的阶段。
刻契：或称契刻，就是在木头、竹片、石块、泥板等物体上刻划各种符号和标志，用以表示一定的意义。据说，新中国成立之初，居住在云南省的佧佤族仍用刻契的方法在木棍上记载重大事项。
利用实物记事是一个历史阶段，原始人逐渐还利用图画来记事，应该说比实物记事更进一步。图画是“文字的前驱”。远古传说中也有“龙书”、“鸾书”、“穗书”之类的记录祥瑞的记载，大概就是画鸟兽或禾穗的形状来记录当时发现的新奇或吉祥事物的。相传神农见嘉禾而作穗书，黄帝见景云而作出云书，少昊作龙风书，帝尧作龟书。近年出土的原始社会晚期的彩陶符号，如仰韶文化、马家窑文化、龙山文化的有些符号，一些学者认为，这是简化了的图画，是文字画的残迹。
尽管结绳、刻契、图画等是一些记事方法，它们代替了部分语言，与一定的思想联系了起来，在一定范围内有约定俗成作用，可以保存，可以传递，但它们毕竟都是标记和符号，只能帮助有关人们唤起某些具体事物的记忆，不能表达确切、完整、抽象的意思。人们的社会活动有言有事，所谓历史记录，必须明确地反映思想，完整地记录事件。而语言，则是人类特有的表述和交流思想的工具。所有原始记事有一个共同点，即都脱离语言，没有记录语言，和有声语言不相联系，因此，都具有记事人的随意性，其意义是不确定的。原始记事主要仍依靠历史事实尚存贮在人的大脑中，这些记事方法只能帮助当事人记忆，不能成为普遍的社会交往工具。历史、语言学家把这一时代称为“助记忆时代”。总之，野蛮人的原始记事和文明人的档案要区别开来。然而，原始记事在一定范围内已有备忘、信约和凭证作用，故可称为档案的前身，即档案起源的形态。
备忘、信守、凭证
2、档案的产生：
文字的产生是档案产生的前提条件:
只有文字才是语言的记录符号，才是人类表达思想、交流经验最直接最确切的工具。最初的文字是原始记事中各种符号、图形逐渐演变的。“仓颉之初作书，盖依类象形，故谓之文，其后形声相益，故谓之字”。4可知到表音字的出现。才成为记录语言的文字。各种符号图形是世世代代的人们逐渐积累的，而用符号表音则由少数人创导。正因如此，我国先秦才有仓颉作书的说法。《苟子·解蔽》：“好书者众矣，而仓颉独传者，壹也。”是说仓颉以前，各氏族已有类似文字符号的使用，但不相统一，仓颉把这些庞杂符号整齐划一固定起来，故独传
于后世。文字的产生为档案的形成提供了社会的客观可能性。
只有文字才是语言的记录符号，才是人类表达思想、交流经验最直接最确切的工具。最初的文字是原始记事中各种符号、图形逐渐演变的。我国先秦就有仓颉作书的说法。一般来说文字的产生适和文明的诞生是同步的。恩格斯把人类的文明史称为“有文字记载的历史”。文字的出现，文明的诞生和国家的产生应该是同步的。文字起源于图画或其他原始记事，但图画与原始记事并非文字。文字是语言的记录符号，而档案则是人们语言及活动的记录。
国家的产生是档案产生的社会条件:
文字作为记录史事的工具而言，是档案产生的必不可少的条件，而档案的产生是直接和国家的产生联系在一起的。随着阶级的出现，国家的形成，人事日繁，治理日密。在阶级统治过程中需要有一种权威来发号施令，以调节矛盾，作为管理众人之工具。文字之所以产生，就是因为国家管理的需要，因此，文字之最初形式是文书，“最初的文字，是书契”。9这一点，古、近代学者说得十分清楚。“造立书契，所以决断万事”，10“百官以治，万民以察”11。“文字之兴，原始于书契”，12“古人创造文字，本以致用”，“文字者”，“临民治事之具”13。总之，“大道衰，而有书；利害萌，而有契”14，正说明了文书档案产生的社会历史因素。即原始社会瓦解，有了剥削和压迫，人们之间有了根本的利害冲突，国家要进行管理工作，才有了文书、档案产生的社会需要。
档案的产生是直接和国家的产生联系在一起的。随着阶级的出现，国家的形成，人事日繁，治理日密。文字之所以出现就是因为国家管理的需要，文字之最初的形式是文书。“大道衰，而有书；利害萌，而又契”，说明了文书档案产生的 3
历史因素。即原始社会瓦解，有了剥削和压迫，人们之间有了根本的利害冲突，国家需要进行管理工作，才有了文书、档案产生的社会需要。档案首先是国家机关的产物。但是并不是说当时的档案都是反映阶级关系，其中的多数很可能是生产的记录。档案是进入阶级社会时产生的，是在这一历史时期特定生产力水平，特定的社会需要诸因素作用下的产物。国家的出现，文字的产生应是档案形成之时。
二、中国古代档案的发展
1、中国古代档案形式的演变
a甲骨档案：1899年，发现于河南安阳小屯村的殷商废墟中。是我国古代以龟甲、兽骨为载体的原始记录。主要产生于商代后期(约公元前14～前11世纪)的占卜活动中。是现存最早的中国古代档案。在殷代社会，商王与史官既是占卜活动的主持者，又是国家的最高统治者，因而形成的这些材料，都是当时的政事记录，是商代重要的王家档案。甲骨档案形成之后，绝大部分集中贮存于殷都宗庙的窑穴中，甚至殷王在外地占卜形成的甲骨档案也运回殷都保存，由史官(卜人)专司管理。管理方法大体上按朝代排列，许多甲骨片上还有占卜的顺序编号，有的上端还有一个穿孔，可能是某些甲骨还要穿扎成册保存。
甲骨档案系何人于何时发现，尚是一个有争议的问题。传统的观点认为，甲骨档案是1899年由王懿荣首先发现。王懿荣，字廉生，溢文敏，山东福山人。光绪六年中进士，二十一年任国子监祭酒。传说，光绪二十五年(18卯年)，王懿荣在北京任职时，因患疟疾而吃中药，其中有味药即“龙骨”。当药从宣武门外菜市口达仁堂药店买回来之后，王懿荣亲自打开审视，发现了龙骨上的文字，颇为惊讶。王氏本来就是金石学家，精研铜器铭文之学，知道这种骨头很古，就派人到达仁堂药铺，问明来历，选取了一些文字较明者，全部买下。这样，甲骨文就被王懿荣偶然地发现了。
另一观点认为，是王襄于1898年发现的甲骨档案。王襄，天津人，我国第一代甲骨学专家，解放后曾任天津文史馆馆长。本世纪so年代，王襄写于50年代的遗著(殷契征文》发表，明确指出:世人知有殷契，自公元1898年”。其遗著中提到光绪二十四年(1898年)，山东潍县人范寿轩(古董商)在天津出售文物，并 4
向其请教“带字骨版”，他和友人孟定生当时已认定是古代文字。次年10月，范寿轩带来一批甲骨，王襄等人观览，“知为三古遗品”，随即议定价格购买。但王襄与孟定生俱贫寒，仅购买一部分，其余甲骨俱售给北京的王懿荣。按照这种说法，甲骨文是被王襄、孟定生首先发现和鉴定的，而王鼓荣见到甲骨文是在王襄之后。
b金文档案：中国古代以青铜器(钟、鼎、盘、盂等)为载体的书史铭文，盛行于殷商末期及两周。金文又称铭文、钟鼎文。商、周时期，中国古代的青铜冶铸工艺达到了全盛阶段，由于礼乐制度的发展，钟鼎等青铜器物不仅演变为奴隶主贵族和封建地主阶级贮存于宗庙的礼器，青铜器上的铭文也发展为记录当时社会重大史实的历史文献，并成为象征统治者社会地位、政治权力的“重器”，每每遇有重大事件，都要作器勒铭，珍藏宗庙，以期“子子孙孙永宝用”。金文档案的内容包括纪念先祖、记述战功、册命赏赐、誓盟订约等多方面。如《利铭》(4行32字)是近年发现的西周最早关于周武王伐商的史实记述。
c简册档案：简是狭长竹木片。若干简编连起来就成为册，简册通常用丝绳或麻绳编连，以编两道或三道为最常见。至迟在3000多年前的商代就已有简册了。简一般只写一行字。可以写几行字的宽木板称为方或牍。简牍的书写，用毛笔和墨。删改简上的文字要用书刀，因此古人常以刀、笔并提。简策（竹片）、版牍（木板）d缣帛档案：
中国古代以丝织品为记录知识载体的。一般称为帛书，也有人称为缯书；因其色白，故又称之为素书。缣帛文献约起源于春秋时代,盛行于两汉, 与简牍以及其后的并存了很长一段时期。缣帛柔软轻便，幅面宽广,宜于画图,这些都是简牍所不具备的优点。但其价昂贵,普通人用不起,而且一经书写,不便更改,一般只用为定本，所以缣帛始终未能取代简牍作为记录知识的主要载体。古代文献中有关帛书的记载，也大都是与皇家、贵族藏书有关的。到晋代纸普遍使用后，缣帛虽仍在使用, 但基本上是作为某些文书以及书法、绘画的写绘材料。
古代把重要文件书写在光洁而细薄的丝绢上，形成了缣帛档案。秦汉时期，纺织工业开始发展，生产出了细薄的丝绢，由于丝绢有质地柔软轻便、书写方便、传递轻，又可随意折叠、卷轴，易于保管、便于阅读等特点，补救了简册档案笨 5
重量多，不便、传运、阅读、保存的不足，所以在秦汉时期，宫廷文书、官方文书便开始使用丝绢代替木竹，便产生季缣帛档案。我国第一历史档案馆也藏一些明清时代的缣帛档案。古代缣帛档案、书画，在左右或上下有木轴，阅后沿木轴卷起来保存，后以档案、图书、字画的保管计算单位，仍沿袭古时叫法称为“卷”。卷轴、案卷
e石刻档案：山东的泰山刻石、琅琊刻石；河北的碣石刻石；浙江的稽山刻石；古埃及金字塔的石壁经文；古巴比伦汉谟拉比法典等。f纸张档案：3—6世纪，纸张广泛使用；8世纪，纸张西传。2.中国古代档案的称谓
商代：册、典。《尚书 多士》：“惟殷先人，有册有典。”
周代：中。《周礼 春官》：“天府掌祖庙之守藏”，“凡官府乡州及都鄙之治中，受而藏之，以诏王察群吏之治。”东汉郑玄注解：“治中，谓其治职簿书之要。”
秦汉：典籍。
汉魏以后：文书、文案、案牍、案卷
清代：始见档案一词，康熙十九年（1680）《起居注册》“部中无档案”；康熙四十六年（1707）杨宾《柳边纪略》：“边外文字，多书于木，往来传递者曰牌子，以削木片若牌故也；存贮年久者曰档案，曰档子，以积累多贯皮条挂壁若档故也。然今文字之书于纸者，亦呼为牌子、档子矣。”“档架”
《康熙字典》中，“档”字解释为“横木框档”，即木架框格；《说文解字》中，“案”释作“几属”，即像小桌子一类的东西，由此引申，又把处理一桩事件的有关文件叫做一案，并通称收存的官方文件为“案”。“档”和“案”连用，顾名思义，就是存入档架的文案。“今世赖之以知古，后世赖知以知今。” 3.中国古代档案管理
a.殷商甲骨档案：集中存放于宗庙
b.西周时期：副本多份，分存各处；宗庙金匮（“石室金匮”）。
c.秦汉时期：丞相、御史直接管理朝廷档案；秦朝看守严格；汉朝对档案管理人员要求严格。
d.唐宋时期：三年一鉴定。
e.明清时期：赋税黄册的用纸，装订、裱糊的材料，黄册的规格尺寸规定严格。“预防在先”。
清代雍正以后，文书档案的上缴、汇抄、缮修、保管及工作人员的任用奖惩等规定详尽。
4.历代档案库房的修造 春秋战国时期：天府、盟府 两汉时期：兰台、东观、石渠阁 两宋时期：架阁库
明清时期：皇史宬（153个鎏金铜皮雕龙的大樟木箱子。）皇史宬(cheng)是我国明清两代的皇家档案馆,又称表章库，位于北京天安门东边的南池子大街南口。皇史宬始建于明朝嘉靖13年（1534年）7月，建成于明嘉靖15年7月。占地8460平方米，建筑面积3400平方米。是我国现存最完整的皇家档案库，距今已有460多年的历史。全为整石雕砌，殿内大厅无梁无柱，南北墙厚分别为6米，东西墙后分别为3米。地面筑有1.42米高的石台，其上排列150余个外包铜皮雕龙的樟木柜，叫“金柜”。整个建筑与装具设计完美，做工精良，功能齐全，华贵耐用，即能防火、防潮、防虫、防霉，且冬暖夏凉，温度相对稳定，极宜保存档案文献。是明清两代皇室保存其皇家史册的档案馆。“宬”的是指古代用于藏书的屋子。此后，隆庆年间和清朝的嘉庆年间屡加修缮。
三、中国近代档案工作 1.近代档案遭受的破坏 1840年鸦片战争 1860年火烧圆明园
1900年八国联军入侵北京，《永乐大典》
《永乐大典》编撰于明永乐年间，初名《文献大成》，是中国的百科全书式的文献集，全书目录60卷，正文22877卷，装成11095册，约3.7亿字，这一古代文化宝库汇集了古今图书七八千种。《永乐大典》常遭浩劫，大多亡于战火，今存不到800卷。2.近代档案工作的发展
档案教育的开始：1934年，私立武昌文华图书馆专科学校开设“档案管理法” 7
课程；1946年殷钟麒开办私立崇实档案学校。
档案理论的产生：1938年何鲁成《档案管理与整理》；1949年殷钟麒《中国档案管理新论》
第二讲：档案的定义、属性、作用及全宗原则
一、档案的定义：
“凡具有公务、科学和文学性质的，直接反映机关、团体、企业和个人过去活动的手写的或印刷的、文字的或图表的，并需要保存起来以备科学或实践利用的材料，均称为档案材料。”
——苏联F.A.克雅捷夫《档案工作的理论与技术》（1935）
档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留待参考之文书。
——何鲁成《档案管理与整理》（1938）
某一自然人或法人在法律或事务活动中产生，并作为以往活动之查考资料和证据在特定场所永久保存的文件和文献的综合。——德国阿道夫·布伦内克《档案学：欧洲档案工作的理论与历史》（1953）
从上述国内外各种定义中可以看出，不同的档案定义反映了不同的历史条件和社会条件以及不同的观察角度和社会需要。档案的定义可能有许多，因为对象有许多方面。《现代档案——原则与技术》一书就认为，“档案”一词显然并没有一个不可更改而必须优先采用的、最终的、最完备的定义，它的定义可以作不同的修改，以适应档案工作者为之服务的政府所产生的各种材料。
随着社会物质文明和精神文明水平的提高，档案内容和载体形式日益丰富，档案的涉及面和社会作用逐渐扩大，人们的认识也不断地深化，关于档案的定义自然应该有所发展。
1996年7月5日全国人大常委会八届二十次会议修订的《中华人民共和国档案法》给档案下的定义是：“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。” 档案概念的内涵：
1、档案是社会组织和个人在其特定的社会活动中连续积累而形成的。
档案的一个突出特点就是它的产生和积累，始终不能脱离其特定的形成者及其职责活动，并由此构成档案材料之间的历史联系。“来源原则”
2、档案是保存备查的历史文件。
今天的档案就是昨天的文件，今天的某些文件将是明天的档案。文件转化为档案的条件：
a.办理完毕的文件才能作为档案。办理完毕的含义主要是指完成了文书处理程序，即在文书处理程序上告一段落，不能理解为把文件中涉及的所有事情全部办完才算“办理完毕”。
发文处理程序：草拟→审核→签发→复核→缮印→用印→发文登记→分发
b.对今后工作具有查考利用价值的文件才有必要作为档案加以保存。c.按一定规律集中保存起来的文件才能最后转化为档案。
3、档案的形式和载体是丰富多样的.就档案的载体而言，有陶文档案、甲骨档案、简策档案„„纸张档案、胶片档案、磁带档案、光盘档案、磁盘档案„„
就表达信息内容的文体表达方式来看，古代有诏、诰、奏折等，近现代有训令、条例、决定、通知、请示、报告、会议纪要、简报、条约、合同、会计凭证等。
4、档案是原始的历史记录。
档案作为一种历史的文化的沉淀，同时具有原始性和记录性的特点：
所谓原始性，是指它不同于一般的信息资料，它是特定的机关、组织或人物在当时当地直接使用的原始文件的转化物，不是事后编写或另外收集的，因而具有原始性的特点；
所谓记录性，是指它不同于一般历史遗物（如从地下出土的陶器和纺织品等），因为它是以具体内容反映档案形成者特定活动的历史记录品，具有很强的记录性。
问题：图书、报刊等资料与档案一样，都是知识的一种载体，记录了各种信息，也都是人们有意识地保存起来以供研究的。请问图书、报刊等资料是档案吗？为什么？
答案：不是，因为档案——无论是一般的公文，还是手稿、技术图纸、会计 10
账簿、音像材料等——它们的产生并不是为了形成档案而供人们阅读，最初是作为办理事务的工具而产生的，只是办理事务过后仍有查考价值，才被保存起来成为档案。档案具有原始性的特点，是办理事务过程中遗留下来的“副产品”，是人们进行社会活动的自然产物。而图书、报刊等资料是事后收集整理编纂而成的，不具备档案原始性的特点。
二、档案的属性
1、原始记录性是档案的基本属性 形式
内容
档案是真实、可靠的历史凭据，是查考历史史实最令人信服的依据和信证。正确认识档案的原始记录属性对做好档案工作的指导意义： a.便于划清档案与图书、报刊等资料的界限。
档案与图书、报刊等资料的区别：档案是原稿、原本的第一手材料，是一次文献；图书、报刊等资料是根据某种需要编写、收集和复制的，是二、三手材料，即二、三次文献。
b.有利于维护档案的真实面貌
档案是历史真迹，后人不能按现时的观点和需要去改变档案。对一切破坏档案原貌，随意勾划、涂抹、添加和剪裁档案，公然违背历史唯物主义，捏造与颠倒历史的违法犯罪行为，档案工作者和一切有关人员，必须同其坚决斗争，以维护档案的真实面貌。
2、档案的信息属性
档案信息可理解为消息、情报、知识、数据、资料的总称。
档案具有一般信息的共性：可以扩充、浓缩、扩散、分享、替代等，也可以收集、传递、存贮、检索、处理、交换利用等。档案信息的特点：
a.档案信息是用文字、图表、声像的方式将人类从事的社会实践活动直接记录在一定载体上，是原始的固定信息，能使事物的原貌和真象再现。因此，它以原始性、真实性为人们提供依据性、凭证性的信息，是“一纸千金”的无价之宝，是重要的信息资源。
b.档案信息是直接信息和间接信息的统一，处于“中介状态”。
所谓直接信息，是事物本身呈现的现象、状态，是人们通过感官直接看到、听到、嗅到、触到的客观现象。直接信息具有不稳定性和单向性，随着事物运动的变化不断更新，存在时间短促，在接收和利用上受到时空的限制。
所谓间接信息，就是用文字、图形、声像等方式将直接信息记录下来，成为一定载体状态而存在，所以也称固定信息；又称为社会信息。间接信息具有稳定性和双向性，可以贮存起来，需要时又可传输出去，可以重复使用，具有共享性。
一方面，对于信息的形成者来说，档案是信息的接受者和信息库，不断存贮和积累；另一方面，对于档案利用者来说，它是信息源，不断输出传递。
c.档案信息面广量大，内容丰富。
它上至天文，下至地理；大到国家，小到个人，无所不包。它与人们的社会实践活动同步产生，随着社会的发展，与日俱增，是取之不尽用之不竭的信息源泉。
d.档案信息是回溯性信息。是指它是对过去的记录。
3、档案的知识属性
知识是人类对自然和社会运动形态与规律的认识与描述，是人们在社会实践中积累起来的经验。
档案是人类认识和改造世界的历史记录，是人类知识的结晶。档案作为知识的一种载体和存贮形式，具有以下特点：
a.原型性。档案是人们社会实践活动的原始记录，是知识贮存的一种原型形式。在人类社会文明历史中，如果没有档案，便失去了连续地全面地直接记录和积累知识的原载体。
b.孤本性。档案作为记录知识的原稿、原本，往往只有一份，它的孤本性是不可替代的，这也是档案具有权威性和真实性的重要原因，使它特别珍贵。
c.继承性。档案作为记录知识的一种载体，对人类知识的继承和发展，具有重要作用，也是人们获取知识的一种重要途径。
三、档案的分类
1、按照档案的形成时间标准分类
从档案形成的历史时期上分，我国全部档案可分为中华人民共和国时期的档案和中华人民共和国成立前的档案两大部份，建国前的档案统称历史档案，建国后的档案称为现代档案。其中，建国前的档案又分为中华民国时期档案、明清时期档案、明清以前时期档案。
2、按照档案的来源标准分类
主要是按档案形成机关的性质和类型标准进行分类，目前，我国常用的方法有以下两种类型：
一种是对国家全部档案按档案形成机关的级别和地区标准，划分为中央机关档案和地方机关档案。地方机关档案又可分为大行政区、省（市、自治区）、地区（市、州、盟）、县（市、旗、区）等不同级别的档案。
一种是对建国前的档案按照档案形成机关的政治性质，划分为革命政权档案（习惯称革命历史档案）和旧政权档案；旧政权档案又可分为明朝档案、清朝档案、民国政府档案、“北洋政府”档案、“日伪政权”档案等等。
3、按照档案的内容标准分类
目前比较流行和习惯的两种分类方法：
a.一种是二分法：文书档案和科学技术档案（简称科技档案）按照档案内容所反映的社会实践活动的性质划分档案的基本类别
人类社会实践活动从宏观上主要分为三大类型：处理社会关系的管理活动、生产活动和科学实验活动。
反映这三大活动的相应的档案应该是：社会管理档案、生产技术档案和科学研究档案。
社会管理档案和科学研究生产技术档案（科技档案）
b.三分法：文书档案、科技档案和专门档案（人事档案、会计档案、诉讼档案、教学档案、艺术档案等。
按照档案内容所反映的立档单位工作职能的性质分类：普通档案（或一般档案）和专门档案
普通档案，是各机关、社会组织和个人，在日常工作活动中普遍产生的一般 13
文件，即我们通常所说的“文书档案”。
专门档案，即在相对专门性的业务工作活动中形成的档案，包括人事档案、会计档案、诉讼档案、科技档案等。
四、档案的价值、作用
1、档案的价值：
a.档案的凭证价值。档案是原始记录，是历史的真凭实据，具有法律效用。b.档案的参考（情报）价值。原始性、可靠性
“未掺水的资料” 档案参考价值的特点：
反映历史的原始性和可靠性。
档案是从事工作和生产活动所必需的依据，是不可或缺的参考材料。
2、档案的作用
a.机关工作的查考材料。b.生产活动的参考依据。c.科学研究的可靠资料。d.宣传教育的生动素材。
3、档案发挥作用（价值实现）的规律性：（1）价值时效性和价值扩展律
时效性是指档案在形成初期利用频繁而随着时间的推移其参考利用价值会逐渐降低甚至消失的特点。
扩展律是指档案“在形成初期虽利用频繁但主要为立档单位服务，而随着时间的推移，社会利用逐渐增加，档案利用范围随之扩大，档案价值得以扩展”的特点。
（2）机密程度递减律和社会性递增律
随着时间的推移，档案机密程度逐渐降低直至消亡，机密程度与保存时间长短成反比。
随着档案机密程度的递减，档案能够发挥作用的范围会逐渐扩大并逐步面向社会开放，档案的社会性也就逐渐增强。
（3）行政作用弱化律和科学文化作用递增律
档案在形成初期主要作为立档单位工作的查考凭据和生产建设的参考依据，14
发挥行政管理效用。随着时间的推移，档案的行政作用会不断减弱而科学文化作用会不断增强，即主要作为科学研究的可靠资料和宣传教育的生动素材。
（4）价值实现的条件律
a.社会发展水平；b.社会制度；c.社会档案意识；d.档案管理水平
五、全宗与国家档案全宗
1、全宗与全宗原则
宗即案卷或卷宗，指的是一定数量文件的组合体。全宗指的是全部案卷或卷宗，即全部档案。
“全宗”即一个国家机构、社会组织、个人形成的具有有机联系的文件整体，是档案馆档案的第一层分类、管理单位。
全总原则：同一全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混淆。
2、国家档案全宗
国家档案全宗是指归国家所有的，由国家统一管理的一切档案财富的总和。建立国家档案全宗的目的，是为了解决档案所有权和国家档案管理原则和管理体制问题，即档案归国家所有，档案和档案工作实行集中统一管理。
国家档案全宗的思想是1918年6月1日《列宁档案法令》首先提出来的。该法令中规定：“所有作为主管机关的政府机关档案馆一律撤销，其中所保管的案卷与文件从现在起组成统一的国家档案全宗。”“为了更科学地利用档案,为了便于保管和节约开支,应根据统一管理档案的原则尽可能地把国家档案全宗的各个部分集中起来。”1941年3月29日、1958年8月13日，苏联部长会议曾先后批准颁布过《苏联国家档案全宗条例》，1980年4月4日又批准了新的《苏联国家档案全宗条例》，规定“苏联国家档案全宗是归苏联国家所有的具有政治、国民经济、科学、社会文化或历史意义的文件总和 ”,“是全体苏联人民的共同财富，由国家负责保管”。苏联共产党和共青团的档案不纳入国家档案全宗，而归入苏共单独的统一的档案全宗。波兰、罗马尼亚、阿尔及利亚、扎伊尔等国家在档案工作中也确立了国家档案全宗的思想。
在中国，国家档案全宗也称“国家全部档案”。这一思想是中华人民共和国建立后，在总结中国档案工作的经验和借鉴苏联档案工作经验的基础上形成的。1955年12月8日国家档案局 《关于改“芬特”为“全宗”的通知》第一次提 15
出。1956年《国务院关于加强国家档案工作的决定》规定：“国家的全部档案，包括中华人民共和国成立以来各机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，中华人民共和国成立以前的革命历史档案和旧政权档案,都是我国社会政治生活中形成的文书材料,都是我们国家的历史财富。”并规定了集中统一地管理国家档案的原则。国家全部档案按历史时期划分为两大部分：①中华人民共和国建国以后的档案。包括中国共产党和国家机关、部队、团体、企业和事业单位的档案，以及国家征集或个人捐献的著名人物档案。这部分档案还在不断产生。②中华人民共和国建立以前的档案。这些档案又可以分成两部分，一部分主要是从1919年五四运动到1949年中华人民共和国成立以前，中国共产党及其领导下的人民政权、军队、社会团体和革命活动家所形成的档案；另一部分主要包括历代王朝和中华民国时期的政权机构、政党、社会团体、著名人物以及为国家所接收的外国在华机构的档案。
机关档案的国家所有制，是由社会主义的公有制和人民民主专政的国家制度所决定和要求的。中国“国家档案全宗”的思想，是在民主革命的过程中，特别是建国以后在国家生活实践中逐步形成的。1956年4月16日国务院颁布的《关于加强国家档案工作的决定》，明确宣布了机关档案的国家所有制，以及国家全部档案的成分。中国国家档案全宗由以下3部分组成：1．中华人民共和国时期的档案。包括建国以来党和国家的中央及地方各级机关、部队、团体、企业和事业单位以及属于社会主义集体经济、个体经济成分的企业、私人公司、城乡专业户、包括由国家征集或个人捐赠某些著名人物形成的档案；2．革命历史档案。主要是从五四运动到中华人民共和国成立以前，整个新民主主义革命时期内，中国共产党及其领导的人民政权、军队、企业事业单位、青年团和其他革命团体、革命活动家所形成的档案；3．旧政权时期的档案。包括中华人民共和国成立以前，历代王朝、中华民国、北洋军阀和日伪政权时期的所有机关、军队、企业事业单位和反动党、团、会道门的档案，以及社会团体、私营企业、私立学校和为国家所接收的外国在中国设立的机关、团体、企业、事业单位的档案。
通常，将我国国家档案全宗按历史时期和政权性质二种标准和两级层次的分类方法，分为中华人民共和国建国后档案、革命历史档案和旧政权档案，简称为建国后档案、革命历史档案和旧政权档案。建字1号全宗、革字1号全宗、旧字 16
1号全宗；简写为
1、革
1、旧1或
1、G1、J1
第三讲：档案工作
一、档案工作的构成
档案工作是用科学的原则和方法管理档案并提供档案信息为社会实践服务的一项工作。
我国档案工作的构成：
国家档案行政机关是整个档案事业的组织和指挥中心；档案室和档案馆是管理国家档案信息资源的业务系统；档案专业教育、档案科学技术研究、档案宣传出版、档案国际交往与合作是发展和建设档案事业的重要条件。
1、档案事业管理工作
国家档案局：全国档案事业的最高领导机关，是党中央和国务院共同的工作部门。
1954年国家档案局成立，周恩来任命曾三为国家档案局局长，次年，任命张中为副局长。国家档案局的成立，是国家加强档案工作领导的一项重要举措，标志着一个有领导、有计划地建设国家档案事业新阶段的开始。
1959年以前，我国党、政各级组织、机构的档案工作是分别管理的。党组织的档案工作由中共中央办公厅秘书局档案处指导和管理，政府的档案工作由国家档案局指导和管理。而实际工作中，党政档案在业务上没有多大区别，内容联系也十分密切。1959年，两个档案管理机关合并，国家档案局成为统一掌管全国党政档案工作的管理机构，这有利于档案的科学管理。
“文革”中，国家档案工作机构、体制被全部打乱。国家档案局被非法撤销，撤销曾三职务。直到1979年，国家档案局才恢复工作，曾三被任命为中央档案馆馆长，张中为国家档案局局长。
地方（省、地、市）档案局 专业主管部门的档案处（科）其他组织内档案行政管理机关
《档案法》规定：国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一监督和指导。县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主观本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业、事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
档案事业管理机构的具体任务是：
a.拟定档案工作的规章、办法，建立、完善档案工作制度，制定发展档案事业的规划；
b.依法指导、检查和监督各机关团体、企事业单位的档案工作，查处档案违法事件，规划和筹建档案馆，在业务上指导档案馆工作；
c.研究和审查有关档案保存价值、保管期限的原则和标准，监督和审议有关档案的销毁问题；
d.组织和指导档案工作业务经验交流、档案干部的专业教育和档案科学的研究。
我国现阶段各级档案事业管理机构从上到下是业务指导关系，不存在领导关系；各级党委、人民政府和各专业主管机关对所属的档案事业管理机构行使领导权。
2、机关档案室工作
我国从中央到地方的党、政、军、群机关以至乡镇、学校、企事业单位等，大都建有机关档案室。
档案室的地位：
1983年4月28日中共中央办公厅、国务院办公厅印发了《机关档案工作条例》，规定：机关档案工作是机关工作的组成部分，是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面貌的重要工作。
首先，档案室是机关工作的必要组成部分，为各项工作提供档案文献信息服务；同时，档案工作是一种辅助性条件性的工作，不是主要职能部门，应该服从于机关工作的开展而不能以自我为中心。
其次，档案室是国家档案事业的基础，数量最大，影响重大。档案室的工作职责：
a.指导和监督本机关文书部门或业务部门文件材料的归档。b.负责管理本机关的全部档案。
c.定期把具有长期和永久保存价值的档案向档案馆移交。档案室的类型：
a.机关档案室：指中央、省、地、县、乡各级机关和人民团体建立的档案室。“人民团体”，是指各民主党派、工商联、各级青、工、妇等人民群众团体。是由中国共产党领导的，按照其各自特点组成的从事特定的社会活动的全国性群众组织。如工会、妇联、青联、残联、学联、青年团、台联、工商联、侨联、科协、文联、记协、对外友好团体等。
b.科技档案室：指工厂、矿山、设计院、科学技术研究院所等单位设置的专门档案室。
c.综合档案室：是企、事业单位建立的综合性档案保管机构，统管本单位党政工团档案、科技档案、会计档案、经营档案等。
d.档案资料信息中心：又称档案资料馆，是一些大型企业单位建立的统一管理档案、图书、情报、资料的机构，为单位综合利用各方面信息服务。
e.声像档案室：是专门管理电影片、电视片、电视录像带、唱片、光盘、照片等材料的档案室。
f.人事档案室：是机关人事部门设立的专门管理有关干部和员工的履历、自传、鉴定、考核、入党、入团、奖励、处分、任免、职称、学位、级别、离休、退职等个人材料的档案室。具有较高的机密性。
g.联合档案室：是指若干机关或单位共同设立的档案室。
两个“一体化”：文书、档案工作一体化和档案、图书、情报资料工作一体化。机关档案室工作是一项涉及机关工作各个方面的需要有较广博的知识面的专业工作。
3、档案馆工作
1983年4月26日国家档案局颁发《档案馆工作通则》，指出：档案馆是党和国家的科学文化事业机构，是永久保管档案的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。
档案馆的基本任务：在维护党和国家历史真实面貌的前提下，集中统一地管理党和国家的档案及有关资料，维护档案的完整与安全，积极提供利用，为社会主义现代化建设服务。
档案馆的特点：
1、社会性
2、历史性
3、机要性
4、信息性
5、服务性
6、教育性
档案馆的种类：
中央级档案馆——地方级档案馆
综合性档案馆——专门性档案馆
“综合性档案馆”，指馆藏档案来源于许多机关或单位，档案内容涉及政治、经济、军事、科学、文化各个方面的档案馆。
中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆
“专门性档案馆”，是指部门性或专业性档案馆，分别收藏某一部门、某一方面、某一专业或某种载体的档案文献。
中央级专门档案馆：中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆、中国电影资料馆、中国地质资料馆、测绘档案馆、气象档案馆、铁道部档案馆、治理黄河档案馆、中国现代文学馆、中国地名档案资料馆、外交部档案馆、机械工业部档案馆、核工业部档案馆、电子工业部档案馆、交通部档案馆、邮电档案馆、海洋档案馆、兵器档案馆等。
中央国家机关各部委档案馆、山东省公安厅档案馆、山东省气象档案馆、济南市城建档案馆
4、档案专业教育工作
高等教育、中等教育、在职干部教育相结合的档案专业教育结构。1952年11月，受中共中央办公厅委托，中国人民大学筹建高等档案专业，创办了档案专修班，这是新中国第一个高等档案教育机构，标志着高等档案教育的开始。文革期间，中国人民大学档案系被迫停办。1987年，中国人民大学档案系正式成立。
5、档案科学技术研究工作
用现代化设备与技术管理档案，比如无酸卷皮、卷盒、虫霉防治技术、计算机管理软件等。
6、档案宣传出版工作
7、档案国际交往与合作 档案工作的基本原则：
a.统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则：国家全部档案由各级、各类档案机构分别集中保存；全国档案工作，在各级党委和人民政府领导下，由 21
各级档案事业管理机构统一地分层、分专业负责指导和监督；实行党、政档案盒党、政档案工作的统一管理。
b.维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求：维护档案完整，一方面从数量上，要保证档案的齐全，使那些应该集中和保存的档案不能残缺短少；另一方面，从质量上，也就是系统性方面，要维护档案的有机联系，不能人为地将其割裂分散，或者凌乱堆砌。维护档案安全，一方面从物质上保证档案不遭受人为的和自然的损坏，尽量延长其寿命；另一方面，保证档案政治上的安全，即保证档案不丢失、不被盗、不泄密。
c.便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的。这是整个档案工作的出发点和最终目的。一切档案机构的设置，一切档案工作制度的建立，一切档案业务工作的开展，都要服从、服务于这个总目标。因此，便于社会各方面的利用，是检验档案工作的主要标准。
我国档案工作基本原则的三个组成部分，是辩证统一的关系。统一领导、分级管理是核心，没有统一领导、分级管理，就不能维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用；离开维护档案的完整与安全和便于社会各方面的利用，统一领导、分级管理也就失去了意义。
二、档案工作法制建设
1、档案法律：《中华人民共和国档案法》 基本法律：全国人民代表大会《刑法》《婚姻法》
基本法律以外的法律：全国人大常委会《商标法》《文物保护法》
2、档案行政法规：由国家最高权力机关即国务院制定的有关档案工作的规范性文件，具体名称有条例、章程、办法、规定、规则等，如国务院《关于加强国家档案工作的决定》《中共中央、国务院关于确保机要文件和档案材料安全的几项规定》等
3、档案行政规章：由国务院各部、委制定的有关档案工作的规范性文件，如《高等学校档案管理办法》《司法鉴定业务档案管理暂行办法》《会计档案管理办法》《人事档案管理办法》《交通档案管理办法》《各级国家档案馆开放档案办法》《外国组织和个人利用我国档案试行办法》
4、地方性档案法规：由地方各级人民代表大会制定的档案工作规范性文件，如《上海市档案工作条例》《山东省档案条例》《济南市档案管理若干规定》《山东省电子文件归档管理暂行办法》
5、地方档案行政规章：由地方各级人民政府制定，在本行政区域范围内实施，如《山东省乡镇文书处理和档案工作管理意见》（山东省机关档案工作规范《济南市信用档案管理办法》《济南市机关归档文件整理办法》）
中华人民共和国档案法
第一章总则
第一条 为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主 义现代化建设服务，制定本法。
第二条 本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文
字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和公民都有保护档案的义务。
第四条 各级人民政府应当加强对档案工作的领导，把档案事业的建设列入国民经济和社会发展计划。
第五条 档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。第二章 档案机构及其职责
第六条 国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。
县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本 行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。
乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。
第七条 机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保 管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。
第八条 中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构，负责 接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。
第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。
在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的单位或者个人，由各级人民政府给予奖励。第三章 档案的管理
第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第十一条 机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。第四章 档案的利用和公布
第十九条 国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满三十年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以少于三十年，涉及国家安全或者重大 利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限，可以多于三十年，具体期限由国家档 案行政管理部门制订，报国务院批准施行。
档案馆应当定期公布开放档案的目录，并为档案的利用创造条件，简化手续，提供方便。
中华人民共和国公民和组织持有合法证明，可以利用已经开放的档案。第五章 法律责任
第二十四条 有下列行为之一的，由县级以上人民政府档案行政管理部门、有关主管部门对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分；构成犯罪的，依法追究
刑事责任：
（一）损毁、丢失属于国家所有的档案的；
（二）擅自提供、抄录、公布、销毁属于国家所有的档案的；
（三）涂改、伪造档案的；
（四）违反本法第十六条、第十七条规定，擅自出卖或者转让档案的；
（五）倒卖档案牟利或者将档案卖给、赠送给外国人的；
（六）违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档 24
案的；
（七）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的；
（八）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的。
在利用档案馆的档案中，有前款第一项、第二项、第三项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；造成损失的，责令赔偿损失。
企业事业组织或者个人有第一款第四项、第五项违法行为的，由县级以上人民政府档案行政管理部门给予警告，可以并处罚款；有违法所得的，没收违法所得；并可以依照本法第十六条的规定征购所出卖或者赠送的档案。
第二十五条 携运禁止出境的档案或者其复制件出境的，由海关予以没收，可以并处罚款；并将没收的档案或者其复制件移交档案行政管理部门；构成犯罪的，依法追究刑事责任
第六章 附 则
第二十六条 本法实施办法，由国家档案行政管理部门制定，报国务院批准后施行。
第二十七条 本法自１９８８年１月１日起施行。
档案工作现代化
一、档案工作技术现代化
1、档案工作计算机化：计算机检索系统；计算机编目系统；计算机借阅管理系统、计算机统计系统；计算机文档一体化管理系统。
2、档案缩微与复印技术的运用；
3、关盘技术及声像技术在档案工作中的运用；
4、数字化图书馆
二、档案工作标准化
档案工作标准化，是指在档案工作领域内，由档案行政管理机关，或会同标准化主管机关以及各有关部门共同协商，对档案工作的管理、原则、方法、质量、概念、设施等，制定出科学的、统一的规则和技术规范，并予以贯彻执行，进而修订的全部活动过程。
概而言之，就是科学地制定、贯彻、修订各项标准，使档案逐步走向规范化、统一化的工作。
档案工作标准化是档案工作现代化的重要内容和前提条件，没有档案工作 25 的标准化，就不可能实现档案工作的现代化，档案事业的发展就不可能有较高的质量和速度。
《档案著录规则》、《档案实体分类法》、《档案分类标引规则》、《档案主题词表》、《档案馆代码》、《档案工作词汇》、《档案馆建筑设计规范》
档案工作标准化要求从档案工作的实际发展需要出发，逐步制定下列标准： 档案工作专业名词术语标准；代号代码标准；档案著录与标引标准；档案装具与档案库房建筑标准；档案制成材料标准；档案工作现代化标准；档案管理诸环节标准；档案编纂及出版格式标准。
第四讲：档案的收集
档案收集工作概述 档案收集工作的内容
档案的收集就是按照党和国家的规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，将分散在各机关、组织、个人手中和散失在社会其他地方的档案，有组织、有计划地分别集中到各有关机关档案室和各级各类档案馆，实现档案的统一领导和分级管理。
档案收集工作的内容主要包括以下三个方面：
1、机关、企业、事业单位档案室对本单位需要归档档案的接收；
2、档案馆对所辖区域内现行机关、企业、事业单位和撤销单位的具有永久、长期保存价值档案的接收；
3、对中华人民共和国成立以前各个历史时期形成档案的接收和征集。档案收集工作的重要性
档案收集是档案管理其他业务环节的基础。档案收集是档案业务管理工作的第一个环节，是档案馆（室）工作的起点。收集工作的质量直接决定和影响着其他环节的质量。
档案收集是实现档案集中统一管理的基本手段。档案工作的基本原则是要求档案必须集中统一管理，以便维护档案的完整与安全。档案收集工作的基本要求
1、及时、全面、有针对性地把档案收集进馆（室）
《档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定 26
期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”“机关、团体、企业事业单位和其他组织必须按照国家规定，定期向档案馆移交档案。”它要求档案人员必须具有明确的时间意识，避免拖延迟误。
档案收集工作，必须根据各级各类档案馆（档案室）的收集档案的范围来进行，不能违反国家规定，擅自收集不属于本馆（室）收集工作范围的档案，以保证收集工作能够有目的、有重点地进行。
2、加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作
在接收前，对确定进馆档案的单位，各级档案馆应协同档案行政部门制定相应的规定与办法，对有关单位的档案工作进行监督、指导与控制，切实帮助这些单位进一步建立与健全归档制度，提高组卷与初步鉴定的质量，做好归档与进馆的各项准备工作。
同时，档案收集工作应处理好从文件形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期中的各种关系，既要防止为了急于丰富馆藏，过早接收尚在经常使用的档案，又要防止把档案当做某单位的私有财产而不愿移交，使档案长期分散保存，甚至遭受损失。
3、推行入馆（室）档案的标准化
档案工作标准化必须从文件形成阶段开始同步推行，应当在档案入馆以前，从机关文件形成阶段，对文件结构、纸张规格、书写材料、书写规则以及到后来的区分全宗、分类、立卷、划分档案保管期限、案卷编目装订与排列等一系列工作，都实行标准化。
4、保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。
全宗是一个立档单位档案的有机整体，保持全总的不可分散性，是档案管理的一条基本原则，应贯穿于档案管理的全过程。
在档案收集工作中，必须把一个立档单位的档案作为一个全宗集中在一个档案室或一个档案馆中，不允许把一个全宗的档案人为地加以分割，不同全宗的档案也不能混杂。
如果确实需要从一个全宗中抽出部分档案另行集中应以复制件代替，原件仍应归回原全宗集中管理。
对于那些在同一时间、地点和社会历史条件下保存的既有严密分工又密切协 27
作、相互依存的若干立档单位形成的档案全宗，档案馆应当注意维护它们之间的相互联系，并将它们集中收藏在同一个档案馆里，以保持全宗群档案的历史有机联系。
档案室的收集工作——归档
档案室的收集工作主要是指机关内文件材料的归档。
归档是办理完毕的文件经系统整理归档案室保存的过程。具体来说，各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，不得由承办部门或个人保存，必须由文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。
立卷归档是文件转化为档案的标志和必要程序。文件转化成档案是通过立卷归档来实现的。立卷归档，既是文书工作的终结，也是档案工作的起点。建立健全归档制度
归档在我国已成为党和国家明文规定的一项制度，用法律形式固定下来，在全国范围内，切实贯彻执行。建立健全归档制度是做好档案室收集工作的关键。
1956年，《国务院关于加强国家档案工作的决定》要求：“各级机关的档案材料（包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等），应该由机关档案业务机构——档案室——集中管理，不得由承办单位或个人分散保存。”“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度。”
1981年中共中央办公厅、国务院办公厅发布《机关档案工作条例》，规定：“机关应建立健全文件材料的归档制度。凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括党、政、工、团以及人事、保卫、财会等工作中形成的文件材料），均由文书部门或业务部门进行整理、立卷并定期向档案部门归档。”
1987年《中华人民共和国档案法》规定：“对国家规定的应当立卷归档的档案，必须按照规定，定期向单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”
归档制度主要包括归档范围、归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续等内容。
1、归档范围
归档范围是指办理完毕的文件材料是否应当归档的范围。哪些文件应该归 28
档，哪些文件不应该归档，主要取决于这些文件本身的保存价值。一般而言，凡是反映本机关工作生产活动，具有查考利用价值的文件材料，均属归档范围。
1987年12月4日，国家档案局发布《机关文件材料归档和不归档的范围》.机关文件材料归档和不归档的范围
为了完整、系统地保存本机关在工作活动中形成的公文、电报、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适应领导决策科学化和机关各项工作的需要，为国家积累门类齐全、结构合理的档案史料，制定《文件材料归档和不归档的范围》。
1、归档的文件材料的范围
凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。1、1 上级机关的文件材料： 1、1、1 上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料； 1、1、2 上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件，以及普发的、非本机关主管业务但需要贯彻执行的法规性文件； 1、1、3 党和国家领导人，人民代表，上级机关领导等视察、检查本地区本机关工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（以下简称声像材料）等材料； 1、1、4 代上级机关草拟并被采用的最后草稿和印本；1、1、5 上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。1、2 本机关的文件材料： 1、2、1 本级人代会、政协、顾委、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件，以及各种声像材料（由召开机关收集归档）； 1、2、2 本机关党组（或实行党委制的党委）、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、专业会议材料； 1、2、3 本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿； 1、2、4 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；1、2、5 本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告；1、2、6 反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料；1、2、7 本机关检查下级机关工作，调查研究形成的重要文件材料；1、2、8 本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括计算机盘片等）； 1、2、9 本机关形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；1、2、10 本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料； 1、2、11 内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等； 1、2、12 机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料； 1、2、13 本机关及本机关批准的有关区域变化、解决山林、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设工程施工、竣工、购置大中型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目的科技文件材料； 1、2、14 本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织简则、人员编制等文件材料； 1、2、15 本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料； 1、2、16 本机关（本行业）的历史沿革、大事记、年鉴，反映本机关（本行业）重要活动事件的剪报、声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料； 1、2、17 本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复名、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等文件材料； 1、2、18 本机关及机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根； 1、2、19 本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册； 1、2、20 本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定 30
稿、样本； 1、2、21 本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；1、2、22 本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；1、2、23 各种普查工作中形成的文件材料；1、2、24 按有关规定应归档的死亡干部档案材料。1、3 同级机关和非隶属机关的文件材料： 1、3、1 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件； 1、3、2 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件； 1、3、3 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。1、4 下级机关的文件材料： 1、4、1 下级机关报送的重要的工作计划、报告总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件； 1、4、2 直属单位报送的重要的科技文件材料；1、4、3 下级机关报送的法规性备案文件。
2、不归档的文件材料的范围2、1 上级机关的文件材料； 2、1、1 上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参阅、不办的文件材料； 2、1、2 上级机关发来供工作参考的抄件；2、1、3 上级机关征求意见未定稿的文件。2、2 本机关的文件材料：2、2、1 重份文件； 2、2、2 无查考利用价值的事务性、临时性文件； 2、2、3 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件，定稿除外）、铅印文件的各次校对稿 31
（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；2、2、4 从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 2、2、5 无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建议或意见的人民来信； 2、2、6 机关内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；2、2、7 本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料；2、2、8 为参考目的从各方面收集的文件材料。
2、3 同级机关和非隶属机关的文件材料： 2、3、1 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料； 2、3、2 非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。2、4 下级机关的文件材料： 2、4、1 下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料； 2、4、2 越级抄送的一般的、不需要办理的文件材料；2、4、3 下级机关抄报备案的一般性文件材料。
3、各机关应根据本《范围》的精神，结合实际情况，制定本机关、本系统文书材料归档和不归档的具体范围.2、归档时间
归档时间，是指文书（文件）处理部门或有关业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
《机关档案工作条例》规定：机关文书部门或业务部门一般应在第二年上半年向档案部门移交档案，交接双方根据移交目录清点核对。对于那些专业性文件、特殊载体的文件、机密性强的文件、驻地分散的机关文件及形成规律较为特殊的文件，为了便于实际工作的查考利用，也可以适当地延长归档时间。
3、归档案卷（保管单位）的质量要求
归档的质量要求：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
A、齐全、完整：文件的种类齐全、份数完整，不缺章少页，并组成报关单位。
文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件放到一起，不得分散。
定稿（签发稿）是指形成文件材料过程中最终确定的问稿,它应使用符合要求的发文稿头，签发手续要齐全。印件（印制稿）则是指正式印制的文件。
归档时，要将最后打印出的文件(上附有领导签字)和领导签发的发文卡作为定稿,与正式印制的文件数份一并归档。B、排列有序：
组卷时，一般应将文件按年度分开，不同年度形成的文件一般不可放在一起组卷。
比较常见的跨年度的文件排列方式如下：
a.跨年度的请示与批复，应放在批复年度立卷，没有批复的，放在请示年立卷。
b.跨年度的计划或规划，应放在文件内容所针对的第一个年度立卷；
c.跨年度的总结，应放在文件内容针对的最后一年立卷；
d.跨年度的会议文件，应放在会议开幕年立卷； 另外，还有一些情况需要注意：
a.不同保存价值的文件，应当分开组卷，以便日后向档案馆移交，防止拆卷重组问题的产生。
b.文件与电报一般应按其内容联系统一立卷；
c.绝密文件和绝密电报应该单独立卷（少量普通文电如与绝密文电有密切联系，也随同绝密文电一起立卷）；
d.录音带、录像带、影片、照片等特殊载体的文件，应同纸质文件进行统一整理、编目，但要分别存放，在案卷目录上要注明互见号，以保持文件间的历史联系，便于查找利用；
e.非诉讼案件的文件，应放在结案年度立卷； 卷内文件一般按重要程度或时间顺序依次排列； 具有密切联系的文件应按一定的次序排列在一起：
批复在前，请示在后；印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；重要法规性 33
文件的历次稿本可依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件在后等
卷内文件在依次排列后应编订页号、件号，逐件登录在卷内文件目录上。音像文件应用文字标出他们的对象、时间、地点、内容和责任者等事项，以便于保存和利用。
《山东省机关档案工作规范》 8 案卷质量
档案案卷质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。8.1文书档案
8.1.1卷内文件无铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等不耐久字迹。
8.1.2文件定稿实用符合《发文稿纸格式》要求的发文稿纸，签发手续齐全。8.1.3保管期限划分准确。
8.1.4分类应遵循逻辑原则，采用年度——组织机构（或问题）进行分类。类目设置清楚、准确、统一。分类方法应前后一致。8.1.5案卷题名应完整、简明、确切。
8.1.6卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性文件的历次稿本依次排列在定稿之后；非诉讼案件卷的结论、决定、判决性文件在前，依据性文件等在后；其它文件材料依其形成规律或特点，按有关规定排列。
8.1.7卷内文件材料应按排列顺序依次编写页号或件号。装订的案卷，应统一在文字的每页材料正面右上角、背面的左上角编写页号。不装订的案卷，应在卷内每份文件材料首页右上方加盖档号章，并逐件编件号和页号。
8.1.8案卷按保管期限分别排列。并按照案卷的排列顺序编制案卷号，以固定案卷位置。排列方法应统一，前后保持一致。
8.1.9档号采用“全宗号——案卷目录号——案卷号——件、页号”结构。档号编制原则、方法应符合《档号编制规则》要求。
8.1.10卷皮、卷内目录、备考表符合《文书档案案卷格式》要求，项目填写规范，34
工整清晰。
8.1.11案卷或文件去掉易锈蚀的金属物。装订应整齐牢固，不压字，不漏页。
4、归档手续
文书部门或档案部门向档案室移交档案时，交接双方应根据案卷目录详细清点，经认真核对无误后，即可履行签字手续，并将案卷目录中的一份由档案部门签字后，交还移交单位妥善保存。必要时，移交单位须编写归档文件简要说明，交接双方还应填写交接清单或移交清单。档案交接文据的填写
档案交接文据是在变更档案保管者或所有者的过程中形成，并具有法律效力的文件。档案交接文据应一式二份分别由移交单位和接收单位保存。档案交接文据格式
1993年7月1日实施
1、确认交接单位或个人的法定身份
A 单位名称应填写全称或规范化通用简称。禁填曾用名称。
B 领导人栏应由单位现任的具有法人资格的领导人或由能承担责任的单位内的部门负责人签名。
C 经办人栏应由对档案交接负有直接责任的人员签名。D 移出和收进日期应当相同。
E 上述各栏填写完毕后，应加盖单位印章。
F 属个人所有档案的拥有者，应在移出单位栏内签名。
2、交接性质栏由交接双方共同填写。
交接性质分为移交、寄存、征购或收购、捐赠四种：
A 移交：机关、团体、企事业单位和其它组织与档案馆之间、档案馆与档案馆之间及本单位内部的档案交接属移交。
B 寄存：集体所有和个人所有的档案交档案馆（室）保管，保管期间其所有权仍归移交者属寄存。
C 征购或收购：国家依法收买属集体所有的和个人所有的档案，交接后其档案为国家所有。
D 捐赠：无偿向国家献出集体所有的或个人所有的档案，交接后其档案为国家 35
所有。
3、档案所属年度
档案所属年度栏应由档案移出单位填写。应据实填入所交各类档案形成的最早和最晚时间。
4、档案类别、数量栏应由移出单位填写，接收单位核实。
档案类别栏应按档案的不同门类、不同载体及档案及资料区分类别。一类一款顺序填入。
档案的数量一般应以卷为计量单位。零散文件可用长写写帮文秘助手为计量单位。声像档案可用张、盘为计量单位。
检索及参考工具种类栏应填入按规定随档案一同移交的有关材料。一般应随档案移交案卷目录、资料目录、全宗指南和著录卡片等材料。检索及参考工具的数量单位为册（套）。
5、移出说明栏应由移出单位填写。
移出说明栏应填入有关档案交接需要说明的事项。如： A 档案有无损坏、虫蛀鼠咬、纸张变质、字迹模糊等情况。
B 档案内容中有无涉及国家机密，在档案被利用时需限制使用或禁止使用的范围、内容。
C 有无在档案交接中产生的其它文件。D 其它需要说明的事项。
6、接受意见栏
接收意见栏应由收进单位填写。
接收意见栏应填入交接过程及验收意见，如： A 交接过程中有无需要记录的事项。B 由移出方填写的各栏是否属实。
C 依据《档案法》及档案行政管理机关的有关规定，对所接档案做出评价。移出说明和接收意见各栏如写不下，可另纸书写。附在本文据之后，并注明相应栏目。
档案馆的收集工作
一、档案馆的馆藏档案主要来自以下四个档案源：
1、现行机关档案源
是指现在正在进行工作活动的机关、企业、事业单位及其他社会组织。其特点是产生和形成的档案文件数量多，完整、系统，并且具有连续性。这是各级各类档案馆馆藏档案的主要补充源。
2、撤销机关档案源
撤销机关是指中华人民共和国成立前后，由于证券变更、体制改革、行政区划调整等原因而被撤销合并的机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织。这也是馆藏档案的重要补充源之一。
3、组织和个人保存的散失档案
这种档案源即收藏有革命政权档案、历代王朝和民国档案的机关、组织或个人。这也是馆藏档案的一个重要补充源。
4、档案馆之间交接的档案
一方面，由于某种因素的影响使有关档案馆的档案收藏范围发生变化而产生档案馆之间档案的交接；另一方面，我国通过交换或购买等方式，将一些收藏在外国档案馆的我国历史档案（包括其复制品）收集起来，丰富有关档案馆的收藏。
二、档案馆接收档案的范围
按照《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》的文件精神，档案馆接收的范围是：
1、本级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的档案，省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案。
2、属于本馆应接收的撤销机关、团体的档案。
3、属于本馆应接收的中华人民共和国成立以前的各种的档案。
三、档案馆对现行机关档案的接收
1、接收档案的要求：
完整性：各单位应该将档案收集齐全，按全宗作为一个整体归入档案馆，不得随意分散。同时，与档案有关的资料、立档单位的组织沿革、全宗指南及有关的目录、索引等检索工具，应随同档案一并交接。案卷目录编制一式三份，其中一份由档案馆签收后退回移交单位。
真实性：进馆的档案必须具有真实性。凡有疑点的档案，要尽可能加以考证；如 37
果一时难以辨清，要存疑，解疑工作由文书立卷部门去做，档案部门负责检查与补缺。
地方性：馆藏档案必须反映本地区的特点，具有独到的地方特色。国家级档案馆的档案要具有别于其他国家的鲜明的中国特色；各省（市、自治区）档案馆的档案要具有别于其他地区的鲜明的地方特色。要把带有地方特点的档案，作为接收的重点，以防止档案内容的大量重复。
坚持质量验收：档案馆在接收档案前，应按照各级各类档案管理部门制定的《案卷质量标准和验收办法》，逐年对进馆档案进行检查验收。
清点核对：交接档案时，必须按照移交目录，进行清点核对，并在交接文据上签字盖章，比便明确交接双方的责任，保证进馆档案的完整齐全。
2、接收档案的时间期限
《机关档案工作条例》《档案馆工作通则》规定：省级以上机关将永久保存的档案在本机关保存20年左右，省辖市和县级以下机关应将永久、长期保存的档案在本机关保存10年左右，向档案馆移交。《山东省档案条例》
2004年4月2日山东省第十届人民代表大会常务委员会第七次会议通过 第三章
档案管理
第十五条
举办重大经济、政治、科学、文化、教育、体育、民族、宗教等活动的，主办单位应当事前通知同级档案行政管理部门。主办或者承办单位应当收集和保护活动中形成的档案。新闻媒体应当妥善保管活动中通过摄影、录像、录音等方式形成的档案。主办或者承办单位和新闻媒体应当在活动结束之日起六十日内，到同级档案行政管理部门办理档案登记备案；不具备保管档案条件的，应当在活动结束之日起九十日内向同级综合档案馆移交档案。
第十六条
科学技术研究成果的鉴定或者推广、产品试制、设备开箱、基本建设工程和其他技术项目进行鉴定或者验收时，应当有本单位档案工作人员参加。
县级以上人民政府确定的重点建设项目和重大科学技术研究项目的档案，应当由同级档案行政管理部门和有关主管部门验收。
第十七条
各级各类档案馆接收档案的范围按照国家有关规定执行。单位必须按照下列规定向有关档案馆移交档案：
（一）列入省综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十五年，向省综合档案馆移交；
（二）列入设区的市或者县（市、区）综合档案馆收集范围的档案，自形成之日起满十年，向设区的市或者县（市、区）综合档案馆移交；
（三）列入专门档案馆收集范围档案，自形成之日起满一年，向专门档案馆移交，但是国家另有规定的从其规定；
（四）列入部门档案馆或者企业事业单位档案馆收集范围的档案，于形成的次年六月三十日前部门档案馆或者企业事业单位档案馆移交；
经同级档案行政管理部门审查同意，专业性较强或者需要保密的档案，可以延长移交期限；撤销或者破产单位的档案可以提前移交。
第十八条
部门档案馆保存的永久档案，在本馆保存满三十年，应当向同级综合档案馆移交，国家另有规定的除外。
第十九条
单位因撤销、解散、破产、合并、分立等档案管理权发生变化的，应当报档案行政管理部门备案；发生争议的，由档案行政管理部门作出处理决定。
第五讲
档案价值的鉴定
“档案价值”是指档案这一客体对从事社会实践活动的主体所具有的凭证和情报作用，而表现出的有用性及有用程度。
其中的主体是指从事社会实践活动，以各种方式和手段认识改造世界的人（个体、团体、人类、社会）；客体则是主体进行的社会实践活动所指向和把握的客观对象。
承载人类知识、信息的档案——客体是档案价值的物质承担者，它只有进入社会和人的活动领域，为人所共识，并同人的实际需要相联系，相统一时，才使档案及其属性进入价值化过程，与人的需要构成价值关系。因此，档案的价值不是由单方面决定的，而是相互作用的产物，即取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。因此，所谓档案的价值实为档案的使用价值，就是档案这一客观存在物对人们所具有的实用性或有益性及有用程度。档案价值的特点：（1）档案价值的多维性
档案的价值是多方面的，从其发挥作用的领域看，有经济价值、科学文化价值、政治价值等；从价值的性质看，可分为凭证价值和情报价值；从时间上看，有现实价值与长远价值等。（2）档案价值的潜在性
档案的作用是客观存在的，何时何地发挥作用又是难以确定的。只有当其被利用来满足社会的需求时，才能由潜在价值转化为现实价值。（3）档案价值的相对性
档案价值的大小是有一定客观标准的，但也受环境的影响而发生升降。档案价值的鉴定工作：就是档案馆（室）按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限的一项工作。简单地说，就是判定档案价值、决定档案存毁的工作。档案价值鉴定工作的基本内容
（1）制定档案鉴定的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等。（2）具体判定档案材料的价值——有用性及有用程度，确定其保管期限。（3）剔除本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或做相应的处理。分清主次：
档案价值鉴定工作，是以历史唯物主义的观点，从整个社会当前和长远利用档案的需要出发，根据统一的鉴定原则和标准，来判定档案在政治、经济、科学、文化等方面的历史和现实价值，从而确定不同的保管期限，把需要长远保存的档案妥善保存起来，选出不需要保存和已保管期满的档案予以销毁。
从这个意义上讲，档案鉴定工作，就是“去粗取精”，决定档案存毁的工作。档案鉴定工作的主要目的，在于正确地确定需要保存的档案，提高保存档案的质量，从而更充分地发挥档案的作用。剔除并销毁不需保存的档案虽是工作内容之一，但不是档案鉴定工作的主要目的。因此，在进行鉴定工作的时候，着眼点应首先放在哪些档案应当妥善保存下来上面，其次才是确定哪些档案失去保存价值需要销毁。
档案价值鉴定工作的意义：（1）便于发挥档案的作用。（2）便于档案的安全保管。
（3）便于应付突然事变。
（4）档案价值鉴定是决定档案生死存亡的基本手段。鉴定档案价值的标准
一、档案属性标准
1、档案的来源标准
档案来源是指档案的形成者，即文件的责任者（作者）和立档单位。其价值的鉴定应遵循以下原则：
（1）分析文件的价值，应站在本机关的角度。
本机关制发的文件是保存的重点，一个机关的档案是否齐全完整，能不能反映本机关的历史面貌，在很大程度上是看本机关制发的重要文件是否保存下来。外机关制发的文件主要看它在本机关的承办处理情况与本机关的关系。
要牢牢把握住文件与立档单位的关系这一线索，将一个机关的全部档案材料与本机关的主要职能活动和任务联系起来，分析其在行使本机关主要职能和完成主要工作任务，以及反映基本情况方面的作用。也就是说，凡是记述和反映本机关主要职能、中心任务、基本情况方面的档案材料，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，应作为永久保存；反之，可作为定期保存。
（2）分析文件的价值，应看立档单位在社会上的地位和作用。
一般来说，担负的职能和地位重要的立档单位所形成的档案全宗及其所属档案文件，从总体上看具有较高价值（3）在本机关制发的文件中，具体的撰写者、制发机构也对档案价值产生影响。
机关领导人、决策机构、综合性办公机构、主要业务职能机构、人事机构、外事机构制发的文件大多比较直接地反映本机关主要职能活动和基本情况，因而具有长久保存价值的文件比例较高。
2、档案的内容标准
文件的内容所记录的信息和反映的情况，是分析判定档案价值的最重要、最本质、最关键的因素，因为文件的用途是和内容联系在一起的。分析文件的内容，主要应看以下几方面：（1）看文件内容的重要性。
一般说来，反映党的方针政策、重大事件、主要业务活动比反映行政事务、一般业务活动的重要；反映本机关主要职能活动、基本情况比反映非主要职能活动和一般情况的重要；反映中心工作比反映日常工作的重要；反映全局性的比反映局部性的重要；有针对性、依据性、需要贯彻执行的比普发性、参考性的重要；有效时间长的比有效时间短的重要；典型性的比一般性的重要。（2）看文件内容的独特性
实践证明，内容独特、新颖的档案材料有较大的利用价值。凡是具有本机关、本系统、本地区特色的档案，以及特殊事件、特殊产品、特殊人物、特殊成果和具有开创意义的新人、新事、新方针、新政策方面的档案及各种特色档案，应尽可能予以保存，并适当延长保管期限。（3）看文件内容的真实性。
文件内容真实可靠才具有利用价值，内容不实则丧失利用价值而应当剔除。只有在特定历史条件下，避免人为造成“历史空白”，才允许保存一些文件本身形成是事实的但内容不真实的文件材料，并谨慎地、批判地加以利用。
（4）看文件信息内容和综合性或集中性。
分析文件信息内容的综合性或集中性，要与其他文件联系起来进行比较、判断，看它在记录某一事件、活动、主题时，是详细还是简略，是深入具体还是肤浅概况。
3、档案形成的时间与时效标准
（1）文件形成时间对档案价值的影响，具体表现在文件形成时间的远近，文件形成于特别时期还是一般时期。
一般来说，文件产生的时间越早，保存下来的就越少，就显得越珍贵。（2）档案价值的时效性，表现为档案可以在不同时期满足人们不同需要的阶段性，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。
所谓现实使用价值，就是看档案在现实的工作、生产活动中的行政效力与法律效力。如条约、契约、协定、协议书、合同、法律、指示、方针政策、规章制度、规划、决算等文件材料。
所谓历史的参考价值，是指档案是历史的产物，在特定的历史条件下形成的，是前人实践活动的信息积淀。
所谓鉴赏文物价值，是指一些年代久远的档案，如甲骨档案、简策档案、缣帛档案、明清档案等，除本身的史料价值外，还兼具文物价值。
4、档案的形式特征标准
档案的形式特征是指文件的名称、作者（责任者）、文本、载体形态、记录方式等等，这些形式特征在某种情况下，也可能对档案的价值产生影响。（1）文件的名称。
文件的名称具有特定的性质，表示着文件不同的作用，也在一定程度上反映出文件的不同价值。比如决定、决议、命令、指示、条例、纪要、报告等，就比一般性的通知、简报、往来函件重要；会计档案中的决算报告、账簿就比凭证的价值大……（2）文件的文本。
同一文件在撰稿、研制过程中可以形成各种稿本，如正本、副本、草稿、定稿、底图、蓝图等。不同稿本的文件，其行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因此价值亦不能相同。（3）文件的外形特点。
有些文件从内容上看并不重要，但它的外形特点影响其价值。如制成材料、书法、图案等方面有科研或艺术价值，或者文件上有著名人物的批示、题词、签字等，也影响其保存价值。
档案属性特征的各个方面是互有联系、不可分割的，其对档案保存价值的影响往往呈现比较复杂的情况。因此，分析档案价值时，要综合地分析和考察文件各个方面的特征及其作用，切忌孤立地、机械地单从某一方面的特征就判定档案的保存价值。
总之，鉴定档案的价值，必须根据每份或每组文件的具体情况，以文件的内容为中心，全面联系地分析文件所属立档单位，文件的责任者、产生时间、名称、可靠程度、有效性、外形特点等诸种因素，全面分析文件自身的有关特点，以科学地判定档案的价值。
二、社会需求标准
从社会的利用需求和利益去评价档案价值，是鉴定工作的核心，社会需求和利用对档案的价值有影响、调节和使用作用。社会利用需求标准，一般包括以下几方 43
面：
1、社会需求方向
所谓社会需求方向，是指广大利用者需要利用哪些内容和哪些类型的档案，把握住总的发展趋向。
档案人员要站在社会需求的高度，把握公民个人、机关以及社会方方面面利用档案信息的需要。从总的方面看，留存档案应满足社会主义物质文明和精神文明建设的需要，满足全面地为政治、经济、军事、科学、文化以及党和国家各项事业发展的需要，满足各研究领域和人民大众维权、丰富业余生活休闲利用的需要等等。
2、社会需求面
社会对档案的需求是多方面和多层次的。在鉴定工作中决定档案的留存和确定保管期限时，应以一定的社会需求面（即广泛性）为前提，要避免片面地以个别需求为鉴定标准，来考察每份文件的社会意义。
3、社会需求时间
近期利用需求：是指档案形成机关在一定时期内需要查考利用档案，以及档案进馆初期各方面对档案的利用。
长远利用需求：是指鉴定档案价值时，应深入预测未来的潜在的利用需求，通过对既往利用效率、利用效果、利用需求、用户状况等方面的调查分析，仔细剖析影响社会对档案需求的种种因素，探索利用需求的发展规律，从而准确地判定社会对档案的潜在需求，充分发挥档案馆史料基地的作用。
三、相对价值标准
相对价值标准是通过相互比较来衡量档案保存价值的一种标准。
1、相关档案的保存状况（1）看档案的完整程度（2）看档案是否重复（3）看文件的可靠程度（4）看档案内容的可替代程度
2、保管条件和费用（1）现有保管条件
（2）保管费用
档案工作者在鉴定工作中应有效益观念，只有当档案发挥作用所带来的利益超过因保存档案所付出的代价时，档案才具有保存价值。但必须注意，这里所说的效益不仅指经济效益，还包括社会效益。应该全面分析档案的整体效益和局部效益、当前效益和长远效益等方面，对其价值作出准确、与实际相符的评价。鉴定档案价值的原则
一、从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值
这是鉴定工作总的指导思想，也是档案价值评价的基础。
二、分析主体和主体本身的需要
在档案价值客体及客体属性既定情况下，鉴定的关键问题是要弄清主体及其主体需要，并将这一环节放到一个重要的位置，同时，要把某种主体需要放在整个社会需要中去分析、衡量和评价。
三、全面的观点
档案是党和国家的文化财富，不是一个机关、一个部门或个人的财产，因此，认识档案的价值和作用不能只从一个机关、一个部门或个人是否需要去考虑，而应该从党和国家、社会主义现代化建设的全面观点去衡量。
四、历史的观点
档案是历史记录，也是历史的产物，它是在一定的历史条件下形成的。在鉴定档案价值时，应遵循历史观点，即根据档案产生的历史条件及其在历史上的作用，并结合现实来考虑档案的价值。这是由档案价值的时效性与社会历史性所决定的。
五、发展的观点
认识档案的价值和作用，要用发展的观点，鉴定档案价值的标准和观念，也要随着实践的发展而发展，与时俱进。
六、效益的观点
在判定档案价值时，应当经济效益与社会效益并重。档案保管期限表
档案保管期限表，是用表册的形式列举档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件。
一、档案保管期限表的类型
1、通用档案保管期限表：2006年12月国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》
2、专门档案保管期限表:如1998年财政部、国家档案局颁发的《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期限表》
3、同系统机关档案保管期限表:如《中国人民解放军文书档案保管期限参考表》
4、同类型机关档案保管期限表:如《各区人民政府档案材料保管期限表》、《医院文书档案保管期限表》
5、机关档案保管期限表:如《XX省人民政府档案材料保管期限表》 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第七条
永久保管的文书档案主要包括：
(一)本机关制定的法规政策性文件材料；
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；
(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条
定期保管的文书档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；
（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；
（九）下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。
文书档案保管期限表 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料
1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料
永久
1.2 大会发言，人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理永久
1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程中形成的文件，小组会议记录、会议服务机
构的计
划、总
结
等
文
件
材
料
结果，简
报，快
报
30年
1.4 10年 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常务会、办公会议的文件材料
2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参永久
2.2 10年 讨
论
未
通
过的文
件
加
人
员
名
册
讨
论
未
通
过的文
件
本机关党组（或实行党委制的党委）会议和行政办公会的纪要、会议记录 永久 本机关召开工作会议、专题会议的文件材料
4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年 机关联合召开会议的文件材料
5.1 本机关为主办的
5.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要
永久
5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
30年
5.2 本机关为协办的
5.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪30年
5.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本
10年 本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会的文件材料
6.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺辞、题词、讲话，会徽设计
永久
6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道
30要的复
制
件
或
副
本
年
6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排
10年 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料
7.1 永久
7.2 30年
7.3 30年 本机关业务文件材料
8.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要永久
8.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示
8.2.1 永久
8.2.2 30年
8.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料
8.3.1 永久
8.3.2 30年
8.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草30年
8.5 机关联合行文的文件材料
8.5.1 本机关为主办的
稿
一
般
业
务
问
题的重
要
业
务
问
题的一
般
业
务
问
题的重
要
业
务
问
题的 等
文
件
材
料
本地
区、本
机
关
工
作
汇
报
材
一
般的重
要的料
8.5.1.1 永久
8.5.1.2 30年 重要业务问题的 一般业务问题的 8.5.2 本机关为协办的8.5.2.1 30年
8.5.2.2 10年
8.6 本机关编辑、编写的文件材料
8.6.1 永久
8.6.2 简报、情况反映、工作信息等
10年
8.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料
8.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料
永久
8.7.2 执法检查情况汇总、通报，整改通知等
永久
8.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料
8.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等永久
8.7.3.2 不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料
永久
8.7.3.3 20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格永久
8.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文证等的审
批、管
理
文
件
材
料
文
件
材
料
大
事
记、组
织
沿
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一
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务
问
题的重
要
业
务
问
题的 50
第二篇：档案管理
《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第一章 文书档案管理
一、填空
1、文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在 党委、行政管理活动 中形成的 具有保存价值 各种形式的历史记录。
2、保证归档文件 齐全完整 是收集工作的基本要求。
3、文件材料的收集要 及时，工作也好做在平时。
4、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务，一是确定归档范围，二是 划分保管期限。
5、对归档文件材料进行准确的分析和鉴别，必须坚持 历史的观点、全面的观点、发展的观点。6、2006年12月18日，国家档案局颁发了 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
7、国家档案局规定文书档案的保管期限有2种，即永久 和定期，定期一般分为 30年 和10年 8、2000年12月6日，国家档案局制定发布了《归档文件整理规则》，对文书立卷进行改革。《规则》从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化。
9、归档文件是指立档单位在其 职能活动 中形成的、办理完毕的、作为 文书档案 保存的纸质 文件材料。
10、《归档文件整理规则》规定，“件”即归档文件的 整理 单位，一般以 每份文件 为一件。
11、分类是将归档文件暗器内容和形式特征划分 类别 和 层次，构成有机体系的过程，分类必须在区分 全宗 的基础上进行。
12、文件修正一般包括对破损文件进行 修裱，对字迹模糊的或易退变的文件进行 复制，去除文件上易锈蚀的 金属物，对幅面过大的文件进行 折叠 等
13、耐读分类法，是根据 形成 和 处理 文件的对归档文件进行分类，即一个 形成和处理的文件材料放在一起整理。
14、机构分类法试讲归档文件按其形式和处理的 部门 划分类别。
15、归档文件的排列应遵循 事由 原则，即 有密切联系 的文件材料应当排列在一起。
16、件号，即文件的 排列顺序 号，件号分为 室编件号 和 馆编件号。
17、档号项目确定后，要以 归档章 的形式 逐件 标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。
18、归档文件应严格按照 分类体系 和 件号 的先后顺序分别装入档案盒。
二、单项选择
1、《归档文件整理规则》仅运用于 B 范围的纸质文件材料。A科技档案 B文书档案 C专业档案 D声像档案
2、《归档文件整理规则》所讲的分类，是指全宗内归档文件的 B 分类。A检索 B实体 C逻辑
3、装订文件一般来说，采用左侧装订的，应将文件左边和 C 对齐。A上边 B右边 C下边
4、运用分类法时，应正确地确定文件的日期，一般来说应以文件 A 为准。A签发日期 B公布日期 C收文日期
5、对跨形成的同一次会议的文件材料，应放在会议 C 整理归档。A开始 B贯彻执行 C结束
6、归档章一般盖在归档文件首页 B 位置的空白处。A下端居中 B上端居中 C 左上角
三、多项选择
1、归档文件整理时将归档文件以“件”为单位进行 A、B 排列、编号 D、E，使之有序的过程。
A装订 B分类 C组卷 D编目 E装盒
2、《归档文件整理规则》规定档号的必要项目包括 ACDF。A全宗号 B机构 C D保管期限 E问题 F件号
3、件内稿本、文本正确排列的方法是 AC。
A正本在前，定稿在后 B复印件在前，原件在后 C转发件在前，被转发件在后 D外文在前，中文本在后
4、归档文件分类的基本方法是： AC。
A分类法 B级别分类法 C保管期限分类法 D责任者分类法
5、编制归档文件目录，可以为档案的 ABDE 和编研工作的开展提供条件。A保管 B鉴定 C整理 D检索 E统计
6、盒内备考表设置的项目有 ABCD。
A盒内文件情况说明 B整理人 C检查人 D 日期
四、判断
1、为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。×
2、机关重要发文应重份归档保存，实行两套制。×
3、《归档文件整理规则》的核心是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。√
4、划分保管期限是一种对归档文件进行分类管理的方法。√
5、文件处理单应与文件作为一件归档保存。√
6、归档文件按机构分类的同时，也可以按问题分类。×
7、企业事业单位不能执行《归档文件整理规则》。×
8、归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。√
9、归档文件可以直接按形成时间或收发文号顺序排列。×
10、在档号项目中，和保管期限为选择项。×
11、归档章中的内容，可以打乱项目位置任意填写。×
12、归档文件装盒时，不同形成的归档文件，可以放入同一档案盒内。×
五、简答
1、简述文件材料收集工作的要求。
答：
（一）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；
（二）归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能
（三）档案机关要加强对收集工作的监督和指导。
（四）及时移交应归档的文件材料
2、简述归档文件的整理原则。
答：
1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；
2、区分不同价值；
3、便于保管利用。
3、归档文件的排列为什么要坚持事由原则？
事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。通过界定“事由”，（优点）
体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则，将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。
对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值； 有利于检索和档案呢实体存取工作；
4、什么是机构分类法？ 是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
5、什么是保管期限分类法？
是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
6、简述归档文件分类应注意的问题？ 答：
1、同一层次的分类必须依据同一标准
2、类目设置要合理，含义要明确、不可相互交叉，相互包容。
3、划分的子项的外延总和应等于母项的外延。
按问题分类时，可设“综合”“其他”两类，便于那些涉及全民工作和不宜单设类目的文件材料归类。按机构分类，有关上下级或者同级、非隶属机关综合性文件材料归入办公室类 其他专业性较强的文件材料归入相应机构类别。
7、《归档文件整理规则》规定的归档章有哪些项目？填写有什么要求
答：归档章的项目包括：全宗号、、保管期限等必要项目，以及机构或问题等选择项目。归档章的填写要求：主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机大号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。
固定的项目，如全宗号、保管期限、机构或问题可以直接刻在归档章上。
8、归档文件目录中“责任者”项如何填写？
答：责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。责任者有多个时，填写列居首位的责任者，此外，主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写。被省略的责任者用“〔等〕”表示，责任者之间用“；”分隔。没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加“〔〕”标识。填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的称谓。
9、为什么要编制归档文件目录？
编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件；
10、归档文件装档案盒的基本要求是什么？
a、不同形成的档案文件，不应放入同一档案盒。b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中
c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。d、即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。用盒的薄厚来调节。
e、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此，并不要求同一事由的归档文件必须 装在同一档案盒。只需按照排列的先后顺序依次装盒即可。六：论述
1、试述归档文件分类基本的分类方法
分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择、组织机构（问题）和保管期限作为基本的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。
（1、)分类法。是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同的文件不能混淆。
运用分类法时，要正确断定文件的日期并归入相应。需要注意以下几个问题： <1>文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属。对于计划、规则、总结等内容涉及不同的文件，《规则》取消了原有的按针对归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属，以进一步简化分类中的要领和操作。
<2>跨形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨形成文件。这样的文件往往统一在办结归档，分类时也都归入办结。<3>、件内稿件、文本日期不一致，具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。
<4>、没有标注日期的文件的判定 内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按合理归类。
(2．)机构或问题分类法。
机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法，实际是两种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。
<1>机构分类法。是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。采用机构分类法时，能使全宗内文件来源方面的固有联系，客观地反映立档单位工作过程和历史面貌。一般来说，一个机构就没一个类别，使全宗内的分类体系的设计大简化，便于操作。
采用机构分类法，原则上哪个机构处理或被办理的文件就归入哪个机构的类别中。有些文件是由几个机构共同处理的，有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。
<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内部机构变化较大、职责范围不清，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用，要考虑机关内设机构的基本职能和业务额范围，经理做到问题和机构基本对应。
（3、)保管期限分类法。是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。采用该方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。
2、试述归档文件排列的“事由原则”及其优点。
事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。
按照事由原则归档文件，关键是对事由的准确界定，一般说，事由原则有针对性地具体使用与确有密切联系的文件材料，例如一次会议、一个案件、一项活动的文件材料。优点：
（1、)体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则；
将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。
（2、)对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。
一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值；
（3、)有利于检索和档案呢实体存取工作； 按照事由原则将有密切联系的文件材料相对集中的排列在一起，检索时只要在目录中找到其中一份或几份材料的条目，就可以查看同一事由的全部文件材料。
《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第二章 科技档案管理
一、填空
1、工业生产技术档案主要是指工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是 型号、成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。
2、基建档案的特点是 建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。
3、科技档案的基本特点是 课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。
4、在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备 原生信息 的只有客户档案。
5、科技档案的情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的 科技参考作用和科技交流作用。
6、科学技术同生产力诸要素的结合，其“媒介”多种多样，而其重要的“媒介”之一就是 科技档案。
7、科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基础档案部门收集工作 和档案馆的收集工作。
8、科技文件归档制度是一项 科技管理 制度，有事一项科技文件管理制度。
9、凡需归档的科技文件，一般归档一份，使用频繁的应归档 2份以上。
10、科技文件归档工作应由相关的 科技业务部门 承担。
11、办理科技文件归档手续主要包括两个方面：一是：编写归档情况简要说明 ；二是填写归档文件移交清单。
12、经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是 科技人员 的职责。
13、从2006年开始，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。改革的内容之一就是调整科技档案的归属与流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由 国家综合档案馆 保管。
14、科技档案管理工作，包括系统整理和 科学编目 两部分。
15、型号分类法 是以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。
16、设备档案的基本分类方法是型号分类法，不同单位和不同设备的档案，其分类方法有所差异，具 体的分类形式一般有两种，一种是性质——型号分类法，另一种是 工序—型号分类法。
17、对于同型号多台设备的随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需立卷、归档 一台设备 的全部随机文件材料，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件材料在哪一卷即可。
18、对于因产品和设备的革新、改进、工程及设备的管理、维修所形成的心的文件材料，应 单独组成案卷，不必对前期已组成的案卷进行拆卷。
19、底图以 张 为单位单独保存和管理。20、科技档案号，是指保管单位的 编号或代号。
21、科技档案号是档案部门用来反馈科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和保管单位顺序号 的组合体。
二、多项选择题
1、科技档案具有（ABCD）等功能。
A知识储备 B依据凭证 C情报 D促进生产力发展和提高经济效益
2、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、（ABC）和归档要求。A归档时间 B归档份数 C归档要求 D随时归档
3、国家综合档案馆接收科技档案，实行（ABC）
A无偿进馆制 B现骨干单位主送制 C补送制 D归档制
三、简答
1、简述科技档案的概念和涵义
科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
涵义：第一，定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别；
第二，定义明确了科技档案是生产、科研及基建活动的原始记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；
第三，定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别；
2、科技档案的主要种类有哪些？
主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、设备仪器当那、科学技术研究档案、地质档案、测绘档案、医学科技档案等专业技术档案。
3、确定科技文件归档范围的基本方法是什么？
答：（1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。
（2）掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。
（3）正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限。
（4）根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。
4、科技文件归档时间最常见的有哪些种？ 答：科技文件的归档时间最常见的有以下5种：（1、)在项目全部结束时间归档；（2、)按工作阶段归档（3、)按子项结束时间归档（4、)按归档
（5、)随时归档：A科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图 B机密性较强的特殊科技文件 C 外来文件（如外购设备的随机图样和文字说明材料，委托单位设计的科技文件等）
5、基层档案部门对科技档案的收集应注意哪些问题？ 答：（1、)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；
集中统一管理档案是《档案法》的明确规定。（2、)要遵循科技档案的自然形成规律
各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用；（3、)要保证科技档案的完整、准确。
完整、准确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；不完整、不准确的科技档案，其价值大大降低，影响其凭证、查考作用的发挥，有时还会起反作用；
6、基层档案部门收集科技档案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照归档制度的规定接受科技文件资料归档；（2、)纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；（3、)确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集；（4、)抓住重要环节和关键阶段进行收集；
总之，科技档案收集的方法和措施，需要档案工作着根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的政策适用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到大难部门，实现科技档案的集中统一管理。
7、科技档案整理工作的原则是什么？
答：科技档案整理工作的原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于报关和利用。
8、科技档案分类的基本要求是什么？
答：
1、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点；
2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；
3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；
4、分类应力求按照专业系统实行标准化。
9、科技档案分类方案编制应注意的问题和步骤有哪些？
答 ：在编制方案时，首先要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次要明确明确的分类标准和分类方法；第三是设置科学、合理的类目体系，并以文字和退表的形式将其表达出来。步骤如下：
（1、)根据库藏科技档案的基本种类设置大类，有多少科技档案就设置多少个大类；
（2、)在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；（3、)给每一个类目以规定的代字和代号；
（4、)将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来；
（5、)撰写说明，指出分类方案的编制依据，分类标准、类目代字或代号的使用方法等
10、基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分哪两步进行？
答：第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类；将全部科技档案划分为：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；
第二步，对没汇总科技档案进行分类；最基本的方法有六种：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；
11、工程项目分类法的涵义和特点是什么？
答：工程项目分类法是在本单位全部档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案类别。它适用于对基本建设档案的分类；
特点：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，便于按照工程项目查找和利用有关的科技档案。
12、型号分类法的涵义和特点是什么？
答：它适用用对产品档案和设备档案进行分类，型号分类法就是对本单位全部产品档案或设备档案，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案；
特点：同一个型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案和设备档案；
13、课程分类法的涵义和特点是什么？
答：它适用于对科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案类别的方法；
特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理；
14、专业分类法的涵义及适用对象是什么？
答：它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的办法。这种分类的方法适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。
15、时间分类法的涵义及特点是什么？
答：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间性进行类别划分的方法。
特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于从历史联系的角度纵向地分析研究相关时间内的气象现象、水文现象和地震现象，探索其演变发展的规律性。
16、地域分类法的涵义和适用对象是什么？
答：它是根据科技档案内容所反映的地域性划分其类别。比如：气象档案、水文档案、地震档案等。水文、地质、地震等现象，在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。因此，这些种类的科技档案适用于采用地域分类法进行分类。
17、性质——工程项目分类法的涵义和适用对象是什么？
答：这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企业、事业单位的基建档案最适合采用这种分类方法；
18、流域（水系）—工程项目分类法的适用对象和优点是什么？
答：这种分类方法，一般适用于中型水利设计部门和水利管理规划部门。这种分类的优点是体现了科技档案的成套性，不论是科技档案的分类，还是科技档案的排列，都保持了一个工程项目档案材料的集中和成套。
19、科研档案的分类为什么要采用课题分类法？
答：由于科技研究活动一般都是在专业范围内分课题进行的，而且许多科技研究单位的科室机构设置也是按照专业划分的，所以科研档案较常采用的具体分类方法是专业——课题分类法。20、科技档案案卷的基本特征是什么？
答：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体，其基本特征有：（1、)案卷是一组具有有机联系的科技文件（2、)案卷内的科技文件有一个相对的数量界限；（3、)一个案卷内科技文件的保存价值大体相同；
21、简述产品、设备仪器文件的组卷方法。
答：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。如一台机床设备，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统、润滑系统等部分组成，各部分的文件材料，是有机联系的整体，可分别组成保管单位。
22、简述基建工程科技文件的组卷方法。
答：基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的科技文件，是有机联系的整体，可分别组成案卷。
23、简述科研课题科技文件的组卷方法。
科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究阶段、总结鉴定接管等程序，各不同阶段的科技文件事由及联系的整体，可分别组成案卷。
24、产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何组卷？
答：产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。
在科技文件材料组卷中要合理解决遇到的问题：
(１)同型号的多台设备随机文件材料，不必每台复制一套材料组卷，只立卷一台设备的随机文件材料即可。
(２)对于产品和设备因革新、改进所形成的一些新科技文件材料，应单独组卷，不必拆原已组好的卷。(３)对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。
(４)与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。
(5)底图以张为单位单独保存和管理。
(6)技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷；
25、科技档案卷内文字材料排列的方法有哪些？
答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件资料排在后面；(2)按时间顺序排列：即安科技文件资料的形成时间顺序依次排列；
（3）按逻辑关系排列：如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；
（4）有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后；
26、简述科技档案案卷的排列方法。
答：案卷排列的基本方法包括：分类排列和流水号排列法；
分类排列：即按照科技档案的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上；
流水号排列法：即按照科技档案案卷在登记薄中的登记顺序号进行案卷排列； 案卷排列的具体方法：
（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。
（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
（4）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。
27、科技档案号的编制有哪些要求？ 答：科技档案号的编制要求：
（1）要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。(2)由代字和代号组成。代字适用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字、代号，是一定内容和类别的代称。
（3）应力求简明，不要过于复杂频繁（最好设置三个层次）
四、论述
1、试论科技档案的功能。
答：科技档案是珍贵的科学技术资源，是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高，具有重要的现实作用，并具有长远的历史查考价值。
（1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。A知识储备功能：人们用来记载和储备科技知识的文献型载体的种类很多，如科技图书、科技资料等，都具有积累经验、储备知识的作用。而科技档案突出之处，在于他直接记述了人们的科技、生产活动过程、经验和成果，它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。
B依据凭证功能：科技档案同科技、生产活动关系十分密切。要节约人力、物力、彩礼，提高产品智联，保证科技、生产活动有秩序、高晓丽地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。
科技档案是产品定型的依据；产品定型是产品研制、生产过程中的一个重要环节，产品定型的依据之一就是产品在试制过程中形成的科技档案。
科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；产品的联系生产，必然要求有关文件图纸的补充供应，其唯一来源是归档保存的科技档案。
科技档案是工程维护、适用的依据，尤其是工程扩建、改建或遭到破坏进行修复时，更离不开科技档案。科技档案也是设备使用、维护和管理的依据。
此外，科技当啊还具有客观的凭证作用。在科技、生产领域，有时会发生个人之间、单位之间、地区之间，甚至国家之间的知识产权、商标权、地权等争执。
（2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。
科技档案为科技研究工作提供条件；任何一项科学技术研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息。所以在进行一项新课题的研究实验时，总要查阅有关的科技档案。可以帮助研究者了解过去的工作，便于在现有的基层上开展新工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高科研工作的效率和水平。
科技档案为工程和产品设计提供条件：为使设计的工程和产品具有适用性和先进性，设计人员在接受一项任务时，需要查阅尽可能广泛的文献资料，以资参考、借鉴。
科技档案是进行科学交流的工具：随着经济体制、科技体制改革和技术市场的发展，科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入市场，企、事业单位之间的有偿技术转让和技术交流，一般就是通过科技档案实现的，这进一步突出了科技档案作为科技交流的工具。
（3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。
在社会实际活动中，科学技术对社会生产力发展的推动作用在同社会生产力诸要素的结合中实现的。利用科技档案改善和强化生产力诸要素的过程，就是科学档案中存贮的科学技术相物质形态的生产力转化并从而推动生产力不断发展、提高的过程。这就是科技档案促进社会生产力发展的社会功能。在科技、生产活动中，管好用好科技档案可以降低或节约活动劳动消耗和物化劳动消耗，如节约工时，避免重复劳动，使新产品提高投产，设备大修提高完成，技术改造增产降耗，节约原材料等等，从而提高经济效益。
《岗位培训教程》 第二编 档案管理
第三章 会计、人事及音像档案的管理
一、填空
1、《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管 一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
2、会计档案移交原则上保持 原卷册封装。
3、银行余额调节表和银行对账单是两种不同用途的会计核算材料，组卷时要注意 分别组卷。
4、会计档案案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。其结构为三部分，即单位名称、会计或时间、会计核算材料的名称。
5、会计档案按其形成特点和形式，一般宜采用“类别 ——会计——保管期限——会计核算单位“分类法。
6、会计档案的保管期限分为永久和 定期 两类，后一类又分为3年、5年、10年、15年、25年。
7、在对会计档案鉴定时，应当注意：电算化会计档案的保管期限与纸质会计档案是一致的，会计档案软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的 5年。
8、建设单位在基本建设期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的 接收单位。
9、在款及档案移交档案机构前，会计机构应有专人对会计档案进行整理，但 出纳人员 不得兼做会计档案保管工作。
10、人事档案的整理方法可分为集中整理、经常整理和 补充整理 三种。
11、人事档案 副本 的具体内容，是由正本中的复制件或复件构成。
12、与文书档案、科技档案和其他专门档案不同的是人事档案在 卷下 分为十个大类。
13、编制人事档案卷内目录时，类别 之间要留出空格，供补充材料使用。
14、人事档案保管工作的范围是由各个机关 人事管理权限 决定的。
15、人事档案的 正本 由主管人员职务的部门保管。
16、人事档案的 副本 由主管和协管人员职务的部门经理。
17、音像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以 音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。
18、传统的照片档案是由底片、照片及 文字说明 构成的。
19、照片编号格式分为两段式，即 案卷号——照片号。
二、简答
1、简述会计档案的概念与特点
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
特点：形成范围广泛；档案类别稳定；外在形式多样。
2、试述会计档案的归档范围 包括：
会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。
会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。
财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。
其他核算材料：根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调查表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。会计档案管理中的三清册也属于归档范围
3、电算化会计核算材料的归档范围主要有那三部分？ 答：（1）、存储在磁性介质或光盘上的会计核算材料；
（2）、打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算材料）（3）、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。
4、电算化会计核算材料归档有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。
（2）、归入档案机构的磁盘或光盘应有两套：一套封存，一套供日常提供利用；
（3）、打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签字盖章；（4）、打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。
5、简述会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料的组卷方法。
答：（1）、会计凭证的组卷方法：组卷时需按月分开，也就是不同的月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，可组成1卷或数卷。凭证案卷质量要求：
A、按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒；
B、记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。C、拆除金属物，装订采用线绳或塑料钉等，凭证的厚度一般在1-2CM D、装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。E、填写凭证封面要项目齐全，规范清楚，并留出档号填写的位置。
（2）、会计账簿组卷时，要注意按账簿形成的特点，区分会计、并把不同名称、种类的账簿分别组卷。质量要求：
A各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应按要求逐项填写清楚。包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人签章等。
B对于订本式账簿，蒸笼里立卷应保留原有式样，不要拆除空白页，帐内页码要连续。账簿封面加贴不干胶，并填写规范便签格式及填写方式。
C对于活页式账簿，在会计结束后，将空白页撤除，并编写页码，进行密封装订，在密封处加盖经手人员章或财务专用章。账簿封面要填写规范，保管期限为25年的账簿要在封底加填备考表。（3）、财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计组卷，不同的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开；其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如财务报告的保管期限是永久，就要与月份、季度的财务报告分开分卷。质量要求： A案卷要编制页号
B案卷开首要填写卷内文件目录，永久保管的财务报告案要在封底加填备考表。
C财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章； D案卷封面填写规范、整齐。
（4）、其他核算材料的组卷方法：银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。按照产生的组卷。案卷质量要求：
A按产生的组卷，一年一卷或书卷。B卷内按时间顺序排列，编制页码，进行装订。C案卷封面填写清楚、规范。
6、会计档案的销毁应注意哪些问题？
答：在销毁会计档案时，应注意：部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可以适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。另处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期满，也不得销毁。
7、人事档案的收集途径有哪些？
答：（1）、通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；
（2）、通过筹备党代表、人代会、政协会等收集与会人员登记表及个人政绩材料；（3）、通过教育、培训部门收集学生（学员）成绩、学历学位材料；（4）、通过评聘专业技术职务收集考绩材料；
（5）、通过党（团）组织和组织部门收集入党（团）、党（团）籍处理材料；（6）、通过纪检、监察、司法部门收集违纪违法处理材料；（7）、通过本人和报刊杂志收集研究成果材料；（8）、通过卫生部门收集员工健康、工伤等材料；
8、人事档案的鉴别工作的内容包括哪些方面？
（1）、判断文件是否属于惹事档案或者属于某一立卷对象的人事档案，防止将不属于人事档案内容的文件收集归档，避免张冠李戴的归卷错误。
（2）、判断归档文件按是否属于办理完毕的正式文件，未经办完或未经查证核实的材料不得归入档案；（3）、核查归档文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者（单位）、时间。（4）、审核文件是否手续完备。
9、音像档案有哪些特点？（1）、直观的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他载体档案的必要补充；
10、简述音像材料的归档时间。
答：对于形象材料的归档时间，不能照搬文书材料的归档时间，在实践中，一些档案部门总结出来“两段式归档时间”，一是音像材料要随时归档，即工作活动结束后，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员就要辅以文字说明，及时间想单干部门归档。
二是部门音像材料年终归档，一些零散产生或制作时间长的音像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。
11、音像材料的归档有哪些要求？
答：（1）、归档的音像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。（2）、归档的音像材料要齐全完整。（3）、对归档音像材料要进行选择和鉴别。
12、照片档案的总说明应包括哪些要素？
总说明的编写，要求有时间、地点、事由、任务、背景、摄影者等六要素
13、简述录音、录像档案的整理、编目方法。答： 整理：
（1）分类：首先要分录音档案、录像档案两类，是否还需要具具体分类，要根据各单位的实际情况和档案数量多少而确定。例如新闻部门多，可根据内容和专题分时事政治类、文学艺术类、科学技术类等；
(2)、编号：编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。
（3）、文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应有必要的登记并辅以文字材料。编目：对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录时需注意：
（1、）一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。（2、）参见号是指纸质载体档案的档号。
（3、）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。（4、）节目时间是指该内容的录音或录像带时间的长短。
第三篇：档案管理
档案管理
根据市委组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神，结合我局的干部档案工作实际情况，我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《本溪市干部档案管理工作检查评分表》的要求，实事求是地进行自查。
一、充分认识人事档案工作的重要性
档案工作是各项管理工作的重要组成部分，胡锦涛同志指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作，以党的十七大重要思想为指导，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导
我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况
在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后归入干部档案。
在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度，做到完善各种登记薄和台帐。
四、档案的利用和转递情况
我局的干部人事档案在利用时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续，需要有主管局长签字方可查阅，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管局长批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在干部档案的转递中，我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密封包，收到档案的单位，经核对无误后，在回执上签名盖章立即取回。
五、干部人事档案工作中存在的问题
我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用，提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置新式档案盒，更换密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。
通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和整理目录阶段，逐步完成市委组织部文件中要求的任务。
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研，并就此提出解决问题的思路及对策。
第四篇：档案管理
陕西盛世通达置业发展有限公司
建设工程档案管理制度
一、管理责任部门及相关人员职责............................2
二、档案分类及归档范围、要求..............................3
三、档案移交、整理、编号..................................8
四、档案的利用............................................9
五、档案的保管...........................................11
六、档案的销毁...........................................12
七、档案保密制度.........................................13
陕西盛世通达置业发展有限公司
一、管理责任部门及相关人员职责
（一）、人事行政部人事行政专员统一集中管理档案并直接向人事行政部经理负责。
（二）、总经理负责审批《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》。
（三）、人事行政部经理负责审核《档案销毁登记表》、《文件丢失损毁报告表》、《档案借阅审批表》、《档案查阅审批单》、《档案复制审批单》，以及对档案意外损毁事件进行调查并提出报告。
（五）、其他部门经理负责审核本部门《档案借阅审批表》、《档案复制审批单》、《档案查阅审批单》和明确相关人员负责收集保管本部门的档案资料，对部门资料的完整性负责。
（六）、人事行政专员负责：
1、制度的推进与执行；各部门档案管理体系的建立、优化与督察；
2、督促档案资料的移交；
3、档案的收集、接收、鉴定、分类、装订、编号、编目、保管、销毁、编研等；
4、档案的提供利用、登记；
5、档案室设备、设施的保管维护；
6、负责档案管理软件系统的使用推广、原始数据录入、维护。
（七）、各部门资料员/兼职资料员
1、制度在部门的执行；
2、按公司要求建立本部门的资料管理系统并运作；
3、负责收集整理本部门形成的本制度归档范围内的文件，正规保管及利用，按期移交档案室；
4、推进本部门对档案管理软件系统的利用；
陕西盛世通达置业发展有限公司
（八）、档案管理工作作为人事行政专员、部门资料员、部门兼职资料员每月工作计划评价的考核内容之一。
二、档案分类及归档范围、要求
1、文书档案 1.1归档范围： 1.1.1、集团资料
（1）各类营业证照（营业执照、组织机构代码证、开发资质证书、税务登记证、投资协议、国土成交确认函、国土合同等（2）公司章程
（3）集团公司或股东方发来的与公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等各类正式行文 1.1.2、红头文件
公司下发和上报的各类正式行文 1.1.3、外来文件
各政府机关部门、协会、学会下发给公司的与工程项目无关的其他行政性质的通知、邀请等文件 1.1.4、会议资料
（1）会议纪要利用明源流程存档（2）专题会会议讲义 1.1.5、法律文件
（1）合同、协议审核；（2）诉讼材料
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1.1.6、物资采购合同 1.1.7、车辆资料
公司拥有所有权或使用权的机动车辆的基本信息资料、证件、保险单、维修记录、事故资料 1.2归档要求：
1.2.1、集团证照资料：由人事行政专员关注各类营业证照更新时间，在证照更新后1周内提出档案复制申请，取得复印件存入档案室，并统一加盖“仅限 用”字样。
1.2.2、行政文件：红头文件、法律文件于每月第一周移交；外来文件、车辆资料由行政专员处理完成后3日内直接移交。
1.2.3、客服中心资料：法律文件、与客户签订的协议原件于签订后3日内移交档案室。
1.2.4、销售支持部门资料：销售过程中产生盖有销售公司公章的承诺函或证明、销售政策文件由销控专员于产生后3日内移交档案室；客户资料、销售合同由销支助理在分户产权证办理完成后1个月内以楼栋为单位移交档案室。
2、人事档案
2.1、归档范围
2.1.1劳动合同、聘用协议；
2.1.2一般员工调动、任免、离职、降职文件；
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2.1.3职称评定材料； 2.1.4面试表；
2.1.5劳务合同纠纷及处理材料； 2.1.6员工培训计划、总结、方案 2.2、归档要求
2.2.1员工个人档案由人事专员保存于部门档案柜； 2.2.2绩效管理资料由人事专员于每年2月份移交档案室； 2.2.3薪酬资料由人事行政部负责人保管。
3、科技档案
3.1、归档范围（附件：详细列表），集中于工程管理部、成本管理部： 3.1.1勘察设计、施工、工程监理的招投标文件、合同（协议）。3.1.2预算、结算文件： 3.1.3项目核准（立项）阶段 3.1.4方案审查阶段 3.1.5初设审查阶段 3.1.6施工许可证阶段 3.1.7预售阶段
3.1.8竣工验收备案登记阶段 3.1.9产权证办理阶段
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3.2、归档要求
3.2.1政府有关部门或行业管理部门的批复、批示性文件，由报建人员取得后3日内移交档案室；销支取得派出所出具的门牌号文件后3日内移交人事行政专员。
3.2.2工程部档案按项目的可行性研究、勘察、设计、施工、竣工验收阶段，在阶段工作完成之日起七日内移交人事行政专员。
3.2.3施工图纸由工程部资料员按组团保存完整，并相应在二次深化图及其他工程部相关图纸上加盖“图纸确认”章、在技术洽谈单、变更备忘录后附图（变更图纸）上加盖“变更确认”章。
3.2.4招投标文件、合同类档案传签完成后，由经办人移交人事行政专员，人事行政专员存入档案室一份，在另一份资料上加盖“财务部存档”字样后移交财务部。
4、会计档案
4.1、归档范围
4.1.1、会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证； 4.1.2、会计账簿类：
（1）总账；（2）现金日记账，（3）银行存款账、银行明细账；（4）辅助账簿； 4.1.3财务报告类：
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（1）决算报表（经会计师事务所审计后）；（2）月度、季度财务报表；（3）不定期重要一次性报表；（4）审计报告；（5）验资报告；（6）资产评估报告。4.1.4其他类：
（1）会计档案移交清册，会计档案保管清册、会计档案销毁清册；（2）银行存款余额调节表、银行对账单； 4.2、归档要求
4.2.1会计凭证、账簿由财务部负责人指定人员保存于部门档案柜，财务部相关人员应于次月前5个工作日内完成当月会计凭证、会计报表、会计帐簿的整理和装订工作。；
4.2.2财务报告类、其他类会计档案由财务部负责人指定人员于资料产生后3日内移交档案室。
5、实物档案
5.1、归档范围： 5.1.1、照片、音像类
（1）反映公司工程建设、经营管理等主要职能活动以及重要的工作成果。
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（2）党和国家领导人及著名人物参加与集团公司有关的重大公务活动。
（3）公司组织或参与的重大外事活动。（4）记录公司重大事件。
（5）与其他档案有密切联系(如表彰、总结大会)。（6）其他具有保存价值。
5.1.2、公司获得的各种奖状、奖杯、奖牌、锦旗、荣誉证书、光荣册等
5.1.3、上级领导、知名人士、有关单位赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、字画、工艺品等
5.1.4、公司社会交往中获赠的重要纪念品、公司组织的各种重大活动中形成的纪念品、其它有保存价值的实物
5.2、归档要求：
5.2.1、底片、冲洗的照片、说明一同整理和存放；数码影像统一存入人事行政专员电脑专用文件夹。
5.2.2、其他实物档案由各部门资料员或兼职资料员负责移交人事行政专员。
三、档案移交、整理、编号
1、移交
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1.1、人事行政专员留存盖章档案后，在明源上归档，并在相应类别的《档案归档登记表》中登记，由移交人确认签字。
1.2、各责任人按期移交档案时在人事专员处相应类别的《档案归档登记表》中登记，并确认签字。
1.3、各部门培训、学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动在相关费用报销时，必须将有归档价值的文件资料向人事行政专员办理交接手续，双方签字认可后财务部才给予核报。
2、整理
人事行政专员：鉴定分类→扫描成电子文件→录入卷内目录→录入软件系统→印临时档号→装订→对号装盒→入档案柜
3、编号
全宗号——保管期限—件号
四、档案的利用
1、查阅
1.1、查阅的授权范围
（1）总经理、人事行政部负责人有权查阅全部范围档案。（2）部门经理有权查阅本部门产生的所有档案。（3）普通员工有权查阅本部门职责范围内的档案。（4）跨部门档案查阅需由主管领导批准。
（5）由总经理亲自密封的绝密档案只有其本人可以取用，其他任何人未得到授权，均无权查阅该档案。
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1.2、档案查阅程序要求
（1）权限内的档案查阅，由查阅人直接在档案室进行纸质查阅。（2）权限外的档案查阅，由人事行政专员收到查阅者完成审批的“档案查阅审批”流程后，引领查阅者在档案室查阅相关资料，阅后即时归还。
2、借阅
2.1、借阅程序要求
（1）员工凭经审批的《档案借阅审批表》外借档案原件资料；（2）人事行政专员收到借阅者完成审批的“档案借阅审批”流程后，找出档案原件资料，要求借阅者在《档案借阅登记表》上签字，备查。2.2、档案的归还
（1）借出的档案原件，人事行政专员应定期进行整理和跟踪，督促各使用人及时归还，归还时在《档案借阅登记表》上签字确认。
（2）档案使用人归还档案时要保证档案的完整性和本来面目且不应无故扣押档案。2.3、其他规定
会计档案原则上不借出。
3、档案复制
申请复制档案者完成审批流程后，由人事行政专员调取档案原件进行复制提供给查阅者，且在档案复印件上加盖“本复印件仅限于 用”字样的印章。
所有属归档范围的资料移交档案室或移交部门资料员后均不得由当事人自行复印，必须按程序办理。
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五、档案的保管
1、档案的保管期限
人事行政专员根据文件材料的价值，确定其保管期限，分别划分为永久保存、长期保存两类。
保管期限明细参见附件。
2、专项档案的保管规定
2.1、公司各部门档案（含会计档案）：应指定专人保管，整理立卷，装订成册，存放在专门的档案柜内。人事行政部每月对各部门自行保管的档案资料进行检查。
2.3、电子版档案的传递和保存
（1）原则上除电子设备档案和财务凭证、报表、帐簿档案外其他档案必须同时保存电子版档案。
（2）人事行政专员制作电子版档案的目录，使其与纸质档案的顺序一一对应，并整和在档案管理软件系统上便于调用。
（3）每年7月份将上年电子版档案刻制成光盘，一式两份。定期检查、杀菌杀毒。
3、档案的正式装盒、造册、录入软件系统
3.1、装订要求：参照陕西省西安市档案管理装订的统一标准进行。3.2、装盒、调整软件系统时间：人事行政专员于每年三月进行上年档案的正式装盒造册及系统调整工作。
4、档案的存放
档案建目后应存放在专用档案盒内，盒脊和面上应清晰、牢固标明类别、档号、日期。每一档案盒内应有卷内目录（分目录）及备考表。
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装盒档案应存放在专用的档案柜内，按照、类别的次序自左向右，自上而下地排列。
5、档案室环境
档案室内应放置灭火器（干粉或1211），人事行政专员要了解其性能并能熟练使用。档案柜架应经常放置防虫药（卫生球、樟脑精、香叶醇），以防档案损坏。
人事行政专员负责对档案室的环境卫生和防火、防潮、防虫等情况进行检查，使环境符合档案保管的要求。
6、档案意外损毁的处理
档案丢失或发生意外损毁时，人事行政专员应立即将事件情况填写《文件丢失损毁报告表》，报人事行政部经理审核，总经理审批。
档案丢失、或损毁无法进行修补、复原，人事行政专员或借用人应请有关部门协助设法重新补制。在进行补救工作的同时，人事行政部经理应组织对事件发生的原因进行调查，追究有关人员的责任。
六、档案的销毁
1、目的：判定档案价值、定期对失去保存价值的档案销毁。
2、程序及要求
2.1、人事行政专员要定期鉴别档案价值，识别出失去保存价值及保管期届满的档案，并填写《档案销毁登记表》，交人事行政部经理及行政财务总监审核，经总经理审批同意后予以销毁。
2.2、正式销毁前人事行政专员应再次进行核对；销毁时应有人事行政专员和监销人同时在场；销毁后人事行政专员在销毁登记表上签字确认。2.3、档案销毁情况应录入档案管理软件系统。
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3、会计档案的销毁
3.1、会计档案的销毁应由档案室会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。3.2、总经理在会计档案销毁清册上签署意见。
3.3、销毁会计档案时，应当由档案室和财务部共同派人员监销。3.4、监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告财务负责人。
3.5、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
七、档案保密制度
1、严禁将密级文件、资料带回家或带到公共场所，严禁在公共场所谈论秘密事项，严禁在私人通信、通话中泄露秘密内容；
2、打印密级文件的草稿、校对稿在文件制成后均应销毁，各部门掌握的文件、资料由人事行政部定期回收和销毁；
3、严禁打听和记录与自己工作无关的秘密，严禁向他人传播自己知晓的秘密内容；
4、严禁任何人利用工作之便或职务之便，将公司的客户和业务自行经办或处理；
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5、严禁任何人利用工作之便或职务之便将所掌握的业务秘密转交给其它单位从事与本司业务相关的工作；
6、严禁与工作无关的人进入总经理办公室、档案室、财务部资料室、工程部资料室等办公重地；
7、公司领导或与公司利益密切相关的人员出差的任务、去向，知情者不得向他人泄露；
8、对模范执行本规定者，公司给予表彰奖励；对失密、泄露者，视其情节、后果轻重公司将给予行政、经济处罚；对因失密、泄密触犯国家法律者，将报送司法机关对其依法处理。本办法自颁布之日起执行。
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盛 世 佳 园
工
程
档
案
管
理
制
度
2013年6月
第五篇：档案管理草案
信贷业务档案管理办法（草案）
第一章总则
第一条、为了进一步规范信贷业务档案管理，切实做好信贷风险控制基础工作，根据公司章程、贷款管理制度等规定，制定本办法。
第二条、本办法所称信贷业务档案是指公司在办理信贷业务过程中形成的，用以记录和反映信贷业务全过程的真实记录资料，包括借款人和担保人基础资料、贷后管理资料、法律文件和信贷运作资料等重要文件、凭据和图表、声像。
第三条、信贷业务档案管理要遵循以下原则：
（一）集中统一管理原则。法人客户信贷业务档案，如评级、授信、审查、审批、贷后管理等相关信贷业务档案收集和整理集中到公司综合档案部门统一管理。权证类档案原件应存放在会计部门专门保险柜中。
（二）及时完整、真实有效原则。业务管理部门负责信贷业务档案移交前的收集、整理和立卷工作，并对移交前档案资料的真实、完整、有效、保密等负责；综合档案部门负责客户信贷业务档案移交后的整理、立卷、归档、保管和日常维护工作，并对移交后的客户信贷业务档案的安全管理、提供利用、销毁整理、保密等负责；公司各部门应在年末30个工作日内将信贷业务档案统一交档案库保管。
（三）保密性原则。信贷业务档案涉及国家、公司和借款企业的秘密，档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。
（四）规范管理原则。信贷业务档案管理是公司综合档案管理体系的一部分，公司各部门应配合综合档案部门对客户信贷业务档案进行集中统一管理，做到原始资料账册化，资料内容标准化，档案移交制度化。
第二章 信贷业务档案管理职责 第四条、公司以客户为单位建立信贷业务档案，落实人员统一管理。公司设立专门的信贷档案管理库，配备专门人员，集中统一管理信贷业务档案。档案资料包括公司信贷决策所依据的有关资料、信贷决策产生的有关资料、向监管当局报备报批材料及监管当局信贷批复、文件等。
第五条、业务岗位职责。业务岗负责收集整理所经办业务的信贷资料，将已审批或发放信贷业务的资料于月后10个工作日内交信贷业务档案库管理员统一归档管理，不得长期留存信贷资料原件。抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件应于收件当日移交会计部门专门保险柜管理，纳入表外科目核算。第六条、信贷业务档案形成后、移交档案库前，业务管理部门负责收集管理信贷业务档案。业务管理部门要按照谁经办、谁负责的要求，认真履行信贷业务档案管理职责，对所管理信贷业务档案的真实性、有效性、规范性、完整性和保密工作负责。信贷管理系统是信贷电子档案的主要档案库，信贷部门要严格执行信贷管理系统相关管理规定，确保信贷电子档案信息及时、准确、真实和完整，保证电子文档和纸质文档在时间和内容上的统一性。
第七条、不良贷款按规定移交给风险管理部门或其他专业不良贷款管理部门后，由该部门履行客户档案管理职责。
第八条、业务档案管理员职责。信贷业务档案库负责审核、接收相关部门移交管理的信贷业务档案资料，并对入库档案资料的规范性和完整性把关；按照信贷业务档案管理要求规范管理入库档案；严格执行保密规定，做好档案保密工作；负责信贷业务档案的各项基础管理工作。业务档案库管理员有权对相关机构和部门的信贷业务档案管理工作进行指导和监督。
第三章信贷业务档案内容 第九条、信贷业务档案资料分为五类：
1、权证类：采用抵押、质押担保方式的信贷业务，能够证明对抵押物、质押物享有所有权和处权的要件；
2、要件类：办理信贷业务过程中产生的能够证明信贷业务的合法性、合规性的基本要件；
3、管理类：法人客户的基本资料；
4、保全类：贷后管理及资产风险管理的相关资料；
5、综合类：公司内部管理资料。
第十条、信贷业务档案按照客户建立，一户一档，一笔（项）一卷，即一个客户除权证类原件（只保存复印件）以外的所有档案存放在一起，一笔业务（一个项目）的档案设为一卷（一个借款合同项下分次发放的视同一笔），每个客户档案内再分权证区、要件区、管理区、保全区和综合区，分别存放各区规定的资料。
第十一条、权证类档案包括：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证的复印件（原件入会计部门专门保险柜保管），抵押物（质物）评估报告或作价依据，抵押物清单，法人客户贷款的抵押（质押）公证书，有权机关办理的抵(质)押登记表。
第十二条、要件类档案包括：
（一）企业授信情况有关资料、企业信用等级评定报告和审定意见、各类法人、自然人等客户信贷业务申请报告和申请书、各类法人、自然人等客户信贷业务调查报告、各类法人、自然人等客户信贷业务调查审查审批表、信贷审批委员会贷款批准意见；
（二）贷款意向书、贷款承诺函、各类法人、自然人等客户信贷业务借款合同（协议书）、借据、担保合同（担保协议）或担保函、核保书、抵（质）押核实书、以保证保险为担保的保证保险合同、贷款法律审查意见、保证金进账证明资料；
（三）房地产开发企业项目立项的批文及可行性研究报告、建设用地规划许可证、建筑工程规划许可证、土地出让合同及规划红线图、国有土地使用证、地价款缴纳凭证复印件、施工许可证、房屋预售许可证、合作项目提供的合作开发合同等复印件以及项目竣工后的工程决算报告等。
第十三条、管理类档案包括：
1、借款人和担保人的相关资料：《企业法人营业执照》副本或复印件、《事业单位登记表》副本或复印件、《企业资质登记证》复印件、《特种经营许可证》复印件、《税务登记证》（国税、地税）复印件、《外商投资企业批准证书》复印件、《外商投资企业外汇登记证》复印件、《中华人民共和国组织机构代码证书》复印件、事业法人证书复印件、民办非企业法人登记证书复印件、及某些行业必备的卫生许可证复印件、前许可证明复印件；
有贷款卡的需提交贷款卡证明材料复印件以及最新年检证明，企业法人注册资本验资报告复印件或有关注册资本来源的证明材料；法定代表人、负责人或代理人的身份证明复印件，法定代表人、负责人或代理人的签字样本，法人授权证明书，企业章程、联营协议复印件，印鉴卡，借款人企业项目责任人任职资格表，企业变更登记有关文件的复印件；
企业各期财务报表，企业转制、改组等重大行为的相关资料，有关审计报告，需要政府管理部门批准事项的文件复印件等。
2、专业担保机构为保证人的还应包括一定数额的担保基金已存入公司在指定银行设立的专门账户、实行专项储存和专户管理的证明文件，担保责任余额表，同意提供该保证担保的书面文件。
3、以保证保险为担保的还应包括保险监督管理机构同意保险人开办保证保险业务的批文、投保人已全额投保保证保险并一次性缴清全部保费的证明文件。
4、自然人作为保证人的还应包括保证人及配偶的有效身份证件、保证人的居住证明、保证人财产及收入状况证明、保证人及配偶同意提供担保的书面文件。第十四条保全类档案包括：
1、经营主责任人、管户主责任人、风险监控主责任人名单，重点管理客户的客户经理组名单，贷后管理方案及贷款台账。
2、贷后检查材料：按规定填制的《贷后管理台账》、《信贷业务发生后首次跟踪检查表》及限制性条款落实情况报告；日常检查形成的《信贷业务发生后定期检查表》及检查分析报告，项目法人贷款填制《项目贷款检查表》；客户、担保人的各期财务报表；《贷后管理检查表(按客户)》及所附专题报告说明等。
3、按规定复测客户信用等级的资料，信贷资产风险分类资料。
4、《风险预警信号处理表》及报告，化解措施方案，处理情况报告；潜在风险客户退出方案。
5、信贷业务到期处理材料：向借款人发出的《贷款到期通知书》，会计部门填写的《还款凭证》；贷款展期的，有《借款展期申请书》，担保人同意担保展期的书面证明，承贷社信贷业务展期决策各环节的运作材料，展期备案材料，与借款人、担保人签订的《借款展期协议》等。
6、有问题信贷业务处理材料：在诉讼时效内和保证期间内取得借款人、保证人签名的《贷款逾期催收通知书》；《贷款风险分类认定表》、《不良贷款认定审批表》及相关认定资料；事实风险客户退出方案，不良信贷资产清收、盘活、保全方案及组织实施情况报告；通过法律程序起诉、裁定、以资抵债、保全的有关资料等。
7、信贷业务总结评价报告。
8、信贷管理系统中相关电子档案资料完整性情况说明。第十五条综合类档案包括：信用社内部有关信贷业务的各类报表、授权转授权文件、行业分析资料、信贷分析报告、调查检查报告、审计稽核报告等。第十六条、本节规定的信贷业务档案内容是各联社档案管理中的主要内容，但不限于此。权证类、要件类必须存放原件，其他各类档案可存放复印件。所有复印件在不影响信用社权益的前提下，经主管信贷员（客户经理）将复印件与原件核实后，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，核对日期并签名确认。
第四章信贷业务档案管理
第十七条、信贷业务档案的整理、移交和归档。
（一）信贷业务档案的整理及移交。信贷部门经办人员要按信贷业务档案内容的分类要求对档案资料逐笔整理、排序、组卷，编制归档目录，及时移交。信贷业务档案库管理员要及时对相关部门移交的档案资料进行收集整理，归档入库；建立目录索引，记录信贷部门移交的信贷业务档案资料，审核确认移交档案资料的规范性和完整性，并与移交人员共同在移交档案目录(一式两份，各留存一份)上签字。
（二）信贷业务档案的归档。档案资料归档要便于保管、查找和利用。1．立卷、建档要求：档案资料要按户编号建档，专盒(或夹)保管，标明客户全称和立档时间。档内有多笔业务的，要按笔立卷，以信贷业务审批时间排列卷号。卷内资料按照信贷业务档案内容的分类要求进行排序。客户基本资料可以归集后独立组卷，作为首卷；授信、最高额抵押担保作为单笔业务立卷。
2．目录、标注要求：以方便检索为目的，分层次建立三级目录。一是建立档案库客户目录，检索定位到客户层次，法人客户及个人客户分开编目。二是以客户为单位建立档案目录,检索定位到单笔业务，档案目录应包括客户名称、卷号、卷名(包括审批时间、业务品种、金额、期限)等，并注明卷与卷之间的从属关系。三是建立卷内目录，检索定位到具体业务资料。
3．装订要求：已结清信贷业务要按卷装订成册，以运作程序及资料形成时间编制页码。
4．与房地产开发商、汽车经销商等合作批量办理的个人消费信贷业务、个人住房贷款业务，可以将合作协议项下客户归集建立总档，以客户名称、审批发放时间建立总档目录，以具体客户为单位建立分档，分档参照立卷、建档要求管理。其他个人客户信贷业务逐户建档。
5．贷款台账等难以逐户归档的信贷业务档案以及核销客户档案等重要档案另柜存档。《贷审会投票表决表》、会议纪要、会议记录本等贷审会档案，以会次装订成册，逐年建档。本级社直接经营的信贷业务，其信贷运作档案归入客户档案管理；经本级社贷审会审议、下级社经营的信贷业务，本级社信贷运作档案作为贷审会档案附件归档。
第十八条、县级、市级联社（办事处）经办的信贷业务资料和省联社需保管的法人客户信贷业务档案，由本级信用社经办人在业务发生后整理好信贷业务原始资料，编制好移交清单，将全部资料移交给本级联社信贷管理部门负责信贷业务档案管理的指定人员，经初步审核后，由该指定人员对信贷业务原始资料进行排序、编写页码、填写卷内目录。资料整理完毕后编制移交清单，将全部资料移交给本级联社贷后监督检查部门的指定人员，双方签字确认。本级联社贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定人员将全部资料移交给本级联社档案管理人员入库。
第十九条、贷后检查记录、贷款五级分类资料、企业各期财务报表、各种证书的年检证明复印件等业务后续资料，应及时移交。即主管信贷员（客户经理）取得资料后，实时或批量移交给原信贷档案接收部门的贷后监督检查部门指定人员，双方签字确认。贷后监督检查部门在规定时间内审核完毕后，次日由指定人员将全部资料移交给本级综合档案部门。
第二十条、信贷业务档案的借阅。各级信用社要建立信贷业务档案调阅登记制度。
（一）内部人员借阅信贷业务档案。借阅本人经办业务资料的，信贷业务档案库管理员负责登记借阅人员名单、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认。因工作需要借阅他人经办业务资料的，应由借阅人出具借条，并由借阅部门负责人签字同意方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。
（二）外部人员借阅信贷业务档案。信贷业务档案要严格保密，原则上不对外借阅。当出现经济纠纷、案件等情况，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其他有效法律文书，以及查阅人工作证明。查阅时，信用社应有专人在场陪同，不得将原件借出。如遇特殊情况，确需外借的，需经档案保管部门负责人和主管档案工作的领导签字同意后，方可外借。外借档案必须填写档案外借单，登记外借人姓名、外借日期、外借档案内容、外借原因及归还日期等。存放在金库的权证类档案，一律不得外借。
第二十一条、档案库房建设及档案存放。档案库房要按照当地政府档案行政管理部门的相关要求设。档案库应配相应铁柜和防盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施。
第二十二条、档案保管。档案管理人员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违规借出或透露档案内容。主管部门要定期检查信贷业务档案的保管情况，检查间隔期为每半年一次，并书面记录检查结果。
档案保管期限：短期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少5年；中长期信贷业务到期结清的，其信贷业务档案再保管期限为至少10年；信贷业务到期时未结清，其后以现金或以资抵债方式收回的，短期信贷业务档案再保管期限为至少10年，中长期信贷业务档案再保管期限为至少15年；信贷业务到期未结清、至今未收回的(包括已核销的信贷业务)信贷业务档案、各种报表的汇总表、档案保管及销毁清册要永久保管。第二十三条、信贷业务档案的销毁。保管期满的法人客户信贷业务档案要按照以下程序销毁：
（一）档案管理部门提出销毁意见，编制法人客户信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
（二）经档案保管联社主管信贷管理部门的负责人同意，并在法人客户信贷业务档案销毁清册上签署意见。
（三）档案管理部门和信贷管理部门共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，应按照销毁清册上所列内容清点核对；销毁后，要在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管信贷管理部门的负责人。政府档案行政管理部门对档案保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法有另行规定的，应同时执行，禁止擅自销毁档案。第二十四条对于未按本规定履行职责，造成档案损毁、遗失，及擅自销毁、擅自对外提供、涂改、伪造客户信贷业务档案和擅自透露客户信贷业务档案信息的行为，视情节轻重，按有关规定对责任人给予行政处分，责令赔偿损失，构成犯罪的依法追究刑事责任。
第五章附则
第二十五条、本办法实施前已办理信贷业务的档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档；新发生信贷业务档案必须严格按照本办法进行管理。
第二十六条、以录音、录像、扫描、缩微等方式保存的客户信贷业务档案也要集中到综合档案部门保管。个体工商户贷款业务档案管理参照本章有关规定执行，农户贷款业务档案管理比照此办法，并可适当简化。各市州联社（办事处）可结合实际情况制定信贷业务档案管理实施细则，并报省联社备案。
第二十七条、各级（办事处）联社在未建立贷后监督检查部门之前，法人客户信贷业务档案由信贷管理部门负责整理、审核，并直接移交综合档案部门。
第二十八条、本办法由公司负责解释和修订，自发布之日起施行。
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