第一篇：党政机关公文格式18要素解读
党政机关公文格式18要素解读
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》，对规范机关公文处理工作发挥了重要作用。但由于党政机关公文适用规则的不同，造成体例不统一、格式不一致、衔接不顺畅等问题，影响了机关公文处理的整体水平。
《党政机关公文处理工作条例》(中办发„2012‟14号，以下简称《条例》)对党的机关和国家行政机关公文处理作出统一规范，建立起统一的党政机关公文标准。为配合《条例》的实施，国家质检总局、国家标准化委员会对GB／T 9704—1999《国家行政机关公文格式》国家标准进行了修订，发布了GB／T9704—2012《党政机关公文格式》国家标准(以下简称《格式》标准)。《格式》标准首次将适用范围扩大到党政机关；首次将公文用纸统一为A4型国际标准用纸，并对公文排版、公文格式各要素编排、公文式样等作了较多修改。
公文格式是公文的表现形式。公文格式的范畴包括：一是公
— 1 — 文的组成要素及其标注位臵；二是承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；三是公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用规范。公文格式由公文内容决定，又服务于公文内容需要。我们如果有漂亮的外表，又有丰富的内涵，就堪称完美；同样，公文如果有规范的格式，又有充实的内容，就是一篇完美的公文。我们要像维护自己的形象一样规范公文的格式。
《条例》”；4.与正文一起装订的附件页码单独标注（附件与 — 22 — 正文不一起装订时，另编页码）；5.页码居中排列，或页码外侧顶格（单页码未居右空一字、双页码未居左空一字）；6.页码数字左右无一字线，或与版心的距离不规范（一字线应上距版心下边缘7mm）。
第二篇：《党政机关公文格式》详细解读
《党政机关公文格式》解读
长期以来,党政机关公文处理工作分别依据1996年《中国共产党机关公文处理条例》和2000年《国家行政机关公文处理办法》指导公文处理工作，旧《条例》和旧《办法》规定的大都是原则性的要求，针对公文格式没有具体的规定，在执行过程中造成理解各异、格式不规范、有关要素标识不清等问题。1999年,原国家质量技术监督局配合国务院修订发布的《国家行政机关公文处理办法》，修订发布了99版国家行政机关公文格式标准。党的机关公文格式标准在国家层面上没有作过统一规定，但省委办公厅依据旧《条例》曾对全省党的机关公文格式作过规范。二者广泛推广应用，取得了很好的效果。其中最为关键的是，公文格式把在实践中认为准确和成熟的内容全部以标准的形式固定下来，而且对公文格式各要素准确定位，同时配以不同格式的式样，对公文格式的规范和统一起到了很好的促进作用。
2012年4月16日，中央办公厅、国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》,新《条例》）。这是自20世纪80年代以来，党的机关公文处理相关规定与国家行政机关公文处理相关规定由原来的分别设立，到走向统一要求、统一规范、统一实施的重要里程碑。配合《条例》实施，国家质监总局和国家标准化委员会于2012年6月29日正式批准发布了《党政机关公文格式》国家标准（以下简称“2012版国家标准”、“新标准”），该标准于2012年7月1日起正式实施。本
— 1 — 标准按照新《条例》的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等方面作出了具体规定。特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，并首次统一了党政机关公文格式各要素的编排规则，必将开创党政机关公文格式规范统一的新时代。下面,从10个方面对《党政机关公文格式》各条款予以解读。
一、范围
2012版国家标准规定了党政机关公文通用的纸张要求，排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。
本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。
使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。
补充说明：
一是关于新标准的主要内容。简单地说，新标准解决了三个问题：1.公文印制使用什么样的纸张，它的技术指标是什么。2.公文格式各要素在公文用纸上怎么编排，它的字体字号是什么。3.公文成文后如何印刷装订。
二是关于新标准的适用范围。2012版国家标准适用于各级中国共产党机关和国家行政机关（简称“党政机关”）制发的公文。其他机关，如人大、政协、人民法院、人民检察院、社会团体、军队系统和企事业单位都可以参照执行。全国人大、中国人— 2 —
民解放军、最高人民法院、最高人民检察院等各系统都曾经颁布过各自的公文处理办法和公文格式方面的技术要求。这些机关在系统内制发公文时，首先应遵循本系统的规定，然后才可以参照2012版国家标准，但向党政机关行文时应遵循2012版国家标准的规定。对于企事业单位特别是公司制企业，在参照2012版国家标准时可采取更加灵活的方式。
三是关于新标准的特定使用范围。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，在字体字号、行数字数和各要素编排等方面可以参照2012版国家标准另行规定。这也体现了2012版国家标准“统一规范、普遍指导、尊重个性”的指导思想。
二、有关术语和定义 1．字 word 标示公文中横向距离的长度单位。一字指一个汉字宽度的距离。到底是几号字的宽度，取决于公文要素应当使用的字号。在正文中，一个字宽就是指3号仿宋体字的字宽。标题中，是指2号小标宋体字的字宽。版记中，是指4号仿宋体字的字宽。因此，在正文中的“左空二字”，就是在左边空出两个3号仿宋体字字宽的距离。在版记中“右空一字”，就是在右边空出一个4号仿宋体字字宽的距离。
2．行 line 标示公文中纵向距离的长度单位。一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。如，“附件说明”位于正文“下空一行”，是指正文和“附件说明”中间空一个3号汉字字高加上
— 3 — 3号汉字字高的7/8所占的纵向高度的距离。
补充说明：
公文各要素的编排是公文格式的核心。定义“字”和“行”主要是为了界定公文版心（上、下、左、右白边以内的区域，也就是能编排文字、图表等内容的区域）内的坐标，然后通过坐标对要素进行定位。“字”就是公文的横坐标，“行”就是公文的纵坐标。
字、行尺寸见：图1。
三、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g/m—80 m的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80% —90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，PH值为7.5—9.5。
补充说明：
为什么要规定纸张的技术指标？
党政机关公文的特殊性质决定了其用纸的特殊要求。首先，要体现公文政治上的权威性，公文用纸既要庄重，又要美观。其次，要体现普遍适用性。无论是中央国家机关还是基层乡镇党委政府，都要能够方便购买和使用，普遍都可以接受。第三，要考虑印制、阅示、传阅等公文处理工作对公文用纸的特殊要求。第四，还要特别兼顾公文作为档案长期保存的要求。最后还要考虑公文纸张的经济性。每年党政机关公文处理工作要用掉大量的纸张，应考虑节约，用纸朴实不奢华，让人感觉舒服。为了满足上述方面的要求，有必要对公文用纸的技术指标作出相应的规定。否则，可能会遇到一系列问题：
21．用纸定量不够，用纸质量较差，感觉很不庄重，影响公文的政治权威性；
2．用纸白度过高，反射光线强，看上去很刺眼，容易造成视觉疲劳，不利于领导阅示。白度过低，看上去纸张较黑，感觉如同报纸，很不庄重；
3．用纸横向耐折度过低，感觉很脆，容易折损，不利于公文的传阅和保存；
4．用纸不透明度过低，会发生两面文字相互渗透，影响阅读；
5．用纸pH值过低，归档时间不长便会开始泛黄。这些情况都会给公文处理工作造成不利影响，甚至影响公文效力的发挥。新标准公文用纸的指标，是在充分调查研究、反复测试的基础上提出的。
四、公文用纸幅面尺寸及版面要求 1．幅面尺寸
公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，允许误差为±2mm。
补充说明：
99版国家标准发布实施后，我国行政机关公文用纸的幅面尺寸已经由16开改为国际标准A4型纸，但是党的机关公文仍然一直沿用16开纸。为了保证我国党政机关公文纸型的一致性，新标准中，将党的机关和行政机关公文用纸的幅面尺寸统一规定为A4型纸。
党政机关公文用纸统一使用A4型纸，是新《条例》的一项
— 5 — 重要规定。做出这项规定主要是基于三方面的考虑：
第一，采用A4型纸已成为国际范围公文用纸的共识。A4型纸是国际标准的纸型，得到广泛应用。无论是各国还是各国际组织的公文大多是采用A4型纸作为公文用纸的，任何国际会议都无一例外地采用A4型纸作为会议文件用纸。目前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等默认纸型也均为A4型纸。
第二，我国已具备采用国际标准A4型公文用纸的条件。随着A4型纸张的普及，目前国内各单位已经普遍将A4型纸作为公文用纸和书写用纸，同时市场上的各种办公自动化设备、印刷设备等都能满足对A4纸的处理要求，为公文用纸全面采用国际标准A4型奠定了基础。
第三，淘汰16开型纸的必要性。采用16开纸型印制的公文承载有效信息量小，并且16开本身无统一规格，因此导致出现有260mm×185mm的16开、264mm×187mm的16开、265mm×185mm的16开，还有B5型纸与16开型纸混用的。纸型规格的不统一，导致很多文件的前后页大小不一样，使公文质量受到影响，显得很不严肃。
2．版面
（1）页边与版心尺寸
公文用纸天头（上白边，上边距）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边，左边距）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。由此推断，右白边（右边距）为26mm±1mm，下白边（下边距）为35mm±1mm（2）字体和字号
如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。
（3）行数和字数
一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。在WORD2003软件中，页面设为A4型，上、下、左、右边距分别设为37、35、28、26mm，字间距设为：标准，行距设为：1.4倍，即可实现每页22行，每行28字的要求。
（4）文字的颜色
如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。补充说明：
根据新标准的页面设置可以看出，公文版心居于A4型纸的略偏右偏下部分。之所以采用这种布局是因为：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉稳的感觉，符合公文的庄重性要求；二是天头留下足够的空间，用于公文处理；三是从水平方向看，订口略大于切口，能保证装订后，公文正文做到正好水平居中，便于阅读。
字体字号一般用3号仿宋体字，但也有特定情况，如密级和保密期限、紧急程度使用3号黑体，签发人姓名使用3号楷体，标题采用2号小标宋体，版记中的要素使用4号仿宋体。通过区别字体和字号，可以起到突出相关要素的作用，使得相关要素更容易被识别和区分。
在确定了版心尺寸、字体字号以及行距后，公文每页排多少行，每行排多少字就基本确定。2012版国家标准所定义的每面22行和每行28个字可以通过计算得出。3号仿宋体字的宽度约
— 7 — 为5.54mm，28个字的总宽度为155.12mm，取整后等于版心的宽度（156mm）。3号字字高约为5.54mm，因此一行（3号字字高+3号字字高的7/8）就约等于10.39mm。由于版心高度为225mm，两者相除，正好能排22行。
撑满版心的含义是公文第一行字顶格编排在版心左上角，公文最后一行字必须沉底到版心下边缘，因此确切地讲，每面公文应该是由22行3号仿宋字加21个行距组成。
A4纸型、天头、订口和版心尺寸见：图2。
五、印制装订要求 1．制版要求
版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。
2．印刷要求
双面印刷；页码套正，两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。
3．装订要求
公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，四角成90°，无毛茬或缺损。
骑马订或平订的公文应当：
1)订位为两订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；
2)无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
3)骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为— 8 —
3mm—5mm。
包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。
六、公文格式各要素编排规则 1．公文格式各要素的划分
2012国家标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
页码位于版心外。补充说明：
在2012版国家标准中，首次提出了红色分隔线的概念，这是与99版国家标准不同之处。主要原因是99版国家标准中多次出现正线、反线、文武线和武文线的提法，由于对所谓正线、反线等说法并没有明确的定义，在实践过程中，公文制作人员对此表示困惑，不知道多粗的线算正线，多粗的线算反线。为了避免歧义，简化操作，2012版国家标准去掉了正线、反线、文武线和武文线的概念，统一使用分隔线的概念，并对分隔线的高度（即线的粗细）给出了推荐值，统一了理解和操作。
版头示意图、版记示意图见：图3，主体示意图见：图4。2．版头（1）份号
如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版
— 9 — 心左上角第一行。
补充说明：
《条例》规定，份号是指公文印制份数的顺序号。并不是所有的公文都需要编制份号，但标秘密、机密、绝密的公文必须标注份号，其他不带密级的公文根据情况可标可不标。份号一般用6位3号阿拉伯数字，实际应用时推荐采用3—6位，编虚位补齐，即第一份公文份号可以编为“001”、“0001”、“00001”、“000001”，不应编“1”或“01”。字体未作统一规定，各单位可根据自身印刷设备功能情况，自行掌握份号的位数和字体。
份号编排见：图5。（2）密级和保密期限
如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
补充说明：
秘密等级是标识公文保密程度的标志。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。根据《中华人民共和国保守国家秘密法》，“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密,泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害;“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。保密期限是对公文密级的时效的规定。公文制发机关应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和相关规定确定公文的密级和保密期限。
一般密级和保密期限之间可用“★”分隔，如“秘密★1年”、— 10 —
“绝密★10年”，“绝密”、“机密”、“秘密”两字之间不空格，保密期限中阿拉伯数字和“年”字也不空格。如果只标密级不标保密期限，“绝密”、“机密”和“秘密”两字之间空1字。
与99版国家标准相比，密级和保密期限的编排位置发生了变化，从公文版心右上角移到了左上角，主要基于以下考虑：一是为了统一。原来党的公文和行政机关公文的密级位置不同，本次修订将其统一移至左上角。二是为公文处理留出更多空间。密级在右上角的情况下，领导的批示容易与密级和保密期限相互遮盖，造成不易辨识。密级移到左上角后，右边从发文机关标志到天头的大片区域都是空白，这样更加方便了公文处理。
需要特别强调，密级和保密期限一定编排在版心左上角第二行，不能编排到版心左上角第一行，因为《条例》规定“涉密公文应当标注份号”，这意味着标注密级必须标注份号，份号编排在第一行，那么密级和保密期限一定编排在第二行。
密级和保密期限编排格式见：图
5、图6。（3）紧急程度
如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
补充说明：
紧急程度是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
新标准中规定紧急程度采用3号黑体字，顶格编排在版心左
— 11 — 上角。具体排在第几行，有下面3种情况：
①如果只有份号，没有密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第二行；
②如果有份号、密级和保密期限，紧急程度就编排在版心左上角第三行，三个要素在版心左上角的第一、二、三行依次编排；
③如果既没有份号，又没有密级和保密期限，紧急程度则编排在版心左上角第一行。
与99版国家标准相比，新标准中紧急程度的位置也从版心右上角移到了左上角，理由同密级移动是一样的，主要是为了在右侧留出空白区域便于公文处理。需要强调的是，如果同时标注密级和保密期限、紧急程度，表示紧急程度的两个汉字之间不空格，即应标注为“特急”；如果只标注密级或紧急程度，不同时标注保密期限，表示紧急程度的两个汉字之间应空1字，即应标为“特 急”。
紧急程度编排格式见：图
5、图6。（4）发文机关标志
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成，也可以只使用发文机关全称或者规范化简称，不加“文件”二字。
发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。
联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二字，应当臵于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
补充说明：
发文机关标志即人们通常所说的“红头”。在旧《条例》和旧《办法》中，发文机关标志分别被称为“版头”和“发文机关标识”，此次统一称为“发文机关标志”。发文机关全称应以批准该机关成立的文件核定的名称为准。规范化简称应由该机关的上级机关规定，也有由本机关自定的，但一定明文通知其他单位，让其他人能看懂，不产生歧义。
以前党的机关常用的在发文机关全称或规范化简称后面加文种“（XX）”的形式，已经取消，主要是考虑到党政机关公文发文机关标志的规范和统一。
2012版国家标准推荐发文机关标志使用小标宋体字，是因为小标宋体字显得庄重，其他字体如楷体、隶书、魏碑等都带有某些书法艺术的成分，不适宜标识党政机关。关于发文机关标志的字号，在99版国家标准中，由于“国务院文件”五个字是22mm×15mm（高×宽），所以以此为高限。新标准没有规定具体数值，但应以不大于上级机关为原则自行酌定。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要尽量拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距，总体上要小于版心的宽度，做到醒目、美观、庄重。
与99版国家标准相比，发文机关标志的位置有了变化，发文机关标志的上边缘至版心上边缘的距离统一为35mm。上行文不再留80mm的空白区域，发文机关标志上边缘至版心上边缘也是35mm。也就是说，平下行文、上行文的发文机关标志的位置已经完全统一，距离版心上边缘都是35mm。35mm就是3行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限以及紧急程度。
发文机关标志位置统一后，各级党政机关在设计和印制空白
— 13 — 的红头时，不需要像以前那样设计和印制两种不同留白格式的红头纸。
对于联合行文，发文机关标志可以同时标注联署发文机关的名称，也可以单独使用主办机关的名称。
发文机关标志编排格式见：图
5、图7。（5）发文字号
用3号仿宋体编排在发文机关标志下空二行位臵，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即１不编为01），在阿拉伯数字后加“号” 字。
上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
补充说明：
发文字号由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。发文字号是公文的“身份标识”，在文件登记、查询、引用、归档、管理等环节都有非常重要作用。
在编写发文机关代字时，要力求做到明确、简洁、规范，且不产生歧义和冲突。市委机关代字有：“延市发”、“延市字”、“延市函”；市委办公室机关代字有：“延市办发”、“延市办字”、“延市办函”。市委或市委办与市上其他机构和单位联合行文，只标注市委或市委办公室的发文字号。
年份要用四位年代号，不应简化，如“98”“12”等都是错误的。年份用六角括号“〔〕”括起，如〔2012〕。注意六角括号不是数学公式的中括号，也不是圆括号。
发文顺序号是一个发文机关一年内制发文件的统一流水号。所谓统一流水号，一般建议以不同发文形式分别进行统一编号，市委、市委办文件是按机关代字（延市发、延市字、延市函、延市办发、延市办字、延市办函）分别编流水号。
联合行文时，应使用主办机关的发文字号。发文字号编排格式见：图
5、图6。（6）签发人
由 “签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位臵。“签发人”三字用３号仿宋体字，签发人姓名用３号楷体字。
如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
补充说明：
新《条例》规定，上行文应当标注签发人姓名。日常应用中，只有上行文才会出现签发人。上行文一般都要由主要负责人签发，所以上行文中的签发人指发文机关的主要负责人，标注签发人姓名，主要目的是为上级机关在处理下级机关公文时，让上级机关了解下级机关谁对上报的事项负责。
主要负责人指各级机关的正职或主持工作的负责人。单一机关或者两个机关联合上行文，签发人编排在发文字号的右侧，与发文字号处在同一行，右空一字。这样显得对称美观。
三个及三个以上机关联合上行文，签发人标注的方法是“签发人”三字和全角冒号与首行签发人姓名编排在发文机关标志下
— 15 — 空二行位置（签发人多，又提前印好红头的，也可编排在发文机关标志下空一行位置，或增加每行签发人的个数），按发文机关顺序编排签发人姓名，每行一般排两个签发人姓名，两个签发人姓名中间空1字。回行时应做到：每行签发人姓名的第一个字都要对齐。为与三个字的人名对齐，两个字的人名中间空1字。发文字号应始终与最后一个签发人姓名处于同一行。
签发人编排格式见：图6。（7）版头中的分隔线
发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。补充说明：
在新标准制定过程中，对红色分隔线的高度也做了测试比较，发现大于0.35mm且小于0.5mm的红色分隔线是比较美观的，因此红色分隔线的高度推荐使用0.35mm～0.5mm，具体高度可根据发文机关标志字体字号酌定。与以前党的机关公文格式相比，去掉了线中间的“★”。
版头中的分隔线编排格式见：图5。3．主体（1）标题
一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
补充说明：
标题由发文机关名称、事由和文种组成。标题是对公文主要内容的概括和揭示，其作用在于向阅读者传达公文的基本内容。— 16 —
发文机关名称可用发文机关全称或规范化简称。三个和三个以下机关联合发文时，应列出所有发文机关的名称，四个及四个以上机关联合行文时，可以采用排列在前的发文机关名称加“等”的方式。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。在实际工作中，标题中确有除书名号之外的其他的标点符号存在，如顿号、括号、引号、破折号。标题中标点符号的使用应注意以下两点：
①法律、法规、规章名称全称应加书名号。
②如果在事由部分出现多个机关、人名等并列时，每个机关名称、人名之间应用顿号分开，不使用空格。
许多公文的标题字数较多，往往需要多行排布。这就引出了标准中为什么要有“词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形”的规定。
首先是词意完整。标题回行情况下，不能把含义完整的词组分割成两行。
其次是排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。一般来说，标题要尽量简短，不要占的行数太多。标题多行时一般采用上梯形、下梯形或菱形排布。每行标题字数不能过多，如果左右都顶到版心边缘，会显得非常难看。
标题采用3号字字高的7/8作为行间距即可，不宜采用2号字字高的7/8，行距过大会使标题显得不美观。
标题所占行数太多会出现把正文挤出首页的情况，此时可以变通，即将标题上移，不必在红色分隔线之下空二行标注，可以
— 17 — 空一行或不空行。需要指出的是，2012版国家标准不可能涵盖公文处理工作中出现的所有问题，在特殊情况下可以在不违背标注规定原则的前提下适当变通。例如，新标准规定公文首页必须显示正文，这就是原则，任何情况下不能违反，在不违反这个原则的情况下，就可以变通，如发文机关多、签发人多、标题长、主送机关多等，都可以采取变通的办法。但在变通中还要遵守基本规定，如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定，签发人多但最后一个签发人要与发文字号同处最后一行是基本规定，标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样，在执行新标准时就不会出现机械执行而不顾公文实际的做法，因为格式毕竟是为公文的内容服务的，是为公文的办理服务的。
标题编排格式见：图
5、图6。（2）主送机关
编排于标题下空一行位臵，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，臵于抄送机关的上一行，与抄送机关之间不加分隔线。
补充说明：
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。对于上行文，原则上只能有一个主送机关，以便公文的办理。
有些公文可能没有主送机关。如选用公告文种的公文，用于向国内外宣布重要事项或法定事项，一般通过报纸、电视、广播电台、网络向国内外公开发布和传播，所以没有特定的主送机关。
主送机关的顺序一般按照重要程度排列。各有关单位之间用顿号或逗号分清层次，同类型机关内同级机关之间用顿号分隔，不同类型机关之间使用逗号分隔，最后一个主送机关之后标全角冒号。
一般普发性公文，以市委或市委办名义发文的，主送机关为“各县、区委，市委各部门，市级国家机关各部门党组（党委），各人民团体党组”。以市委、市政府或市委办、市政府办名义联合发文的，主送机关为“各县、区委，县、区人民政府，市委和市级国家机关各部门，各人民团体”。
主送机关编排格式见：图
5、图
6、图8。（3）正文
公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可用“一”、“
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
补充说明：
正文是公文的主体，用来表述公文的内容。
新标准特别提出“公文首页必须显示正文”这一明确要求，主要是为了保证公文的严肃性、真实性，如果首页没有正文，使人一看首页还不知道文件内容是什么，是不太严肃的事情，并且容易产生假冒公文，因此规定公文首页必须显示正文。出现首页显示不了正文的可能情况主要有：
①联合行文。一般单一机关行文，不可能出现将正文挤出首页的情况。但如果联合行文的机关过多，就可能出现把正文挤出
— 19 — 首页的情况。发文机关过多时，推荐只使用主办机关标志；也可将所有联署发文机关标志字号缩小、行距缩小，直至保证公文首页显示正文为止；除了上述方法外，还可以考虑调整行距、字距等办法解决。标题可用“XXX等26个部门关于XXX”。总之，可采取各种变通方法满足首页必须有正文的基本要求。
②主送机关过多。主送机关过多时，也可能出现把正文挤出首页的情况，这种情况下，可采取将主送机关移到版记中，编排在抄送机关上一行的方式加以解决。
③签发人过多。联合上报公文的签发人太多时，也可能把正文挤出首页，可采取增加每行签发人编排个数等办法解决。
正文自然段之间不空行。
公文正文结构层次，一般不超过四层，需要强调的是，第一层次“一”后面跟的是顿号，第二层次“
（一）”后面不能跟标点符号，第三层次“1”后面跟一个小圆点“.”，第四层次“（1）”后面不能跟标点符号。层次序数可以越级使用，如果公文结构层次只有两层，第一层用“
一、”，第二层既可用“
（一），”也可以选用“1.”.当正文中需要引用其他公文时，按照先引标题，后引发文字号的方式进行引用。如“根据《国务院国有资产监督管理委员会关于XXXX的通知》（国资发〔2012〕XX号）的要求”。
（4）附件说明
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标附件顺序号）（如“附件：1.XX XXX”）；附件名称后不加标点符号。— 20 —
附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
补充说明：
公文附件是正文内容的重要组成部分，与正文一样具有同等效力。因此，在正文中涉及附件内容处加括号注明“见附件”或“附后”；在公文的正文之下、公文生效标志（即发文机关署名、成文日期和印章）之上须准确标注附件的顺序号和名称，以显示公文的附件与正文不可分割的关系。
需要注意的是在正文中写明报送、批转、转发、印发等字样的公文，在其生效标志后附的内容不是公文的附件，因此在附件说明处不必标注相关内容。
附件说明编排格式见：图8。（5）发文机关署名、成文日期和印章 ①加盖印章的公文
成文日期一般右空四字编制，印章用红色，不得出现空白印章。
单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。
— 21 — 加盖印章公文发文机关署名、成文日期和印章编排格式见：图
8、图
9、图10。
②不加盖印章的公文
单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。
联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。
不加盖印章公文发文机关署名、成文日期编排格式见：图11。
③加盖签发人签名章的公文
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。
签名章一般用红色。
加盖签发人签名章的公文编排格式见：图12。④成文日期中的数字
用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。
⑤特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的方法解决。
补充说明：
①发文机关署名、成文日期、印章的特点：
发文机关署名应当用发文机关全称或规范化简称。公文一般以发文机关名义署名，特殊情况（如议案、命令（令）等文种）需要由签发人署名的，应当写明签发人职务并加盖签发人签名章。要注意发文机关署名应与发文机关标志、标题中发文机关名称相一致。联合行文时，若发文机关标志并用联合发文机关名称，则发文机关署名的顺序应与发文机关标志的排列顺序一致。在99版国家标准中，单一机关和两个机关行文时，不要求署名，三个以上机关联合行文时，要求署名。新标准统一规定，不管是单一行文，还是联合行文一般都要标注发文机关署名。
成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期在公文中的标注位置有两种：一是在公文标题之下，写全年、月、日并用圆括号“（）”括起来，如会议通过的决议、决定等公文；二是成文日期在公文正文或附件说明的右下方标注，写全年、月、日。本次修订对成文日期的格式也作了统一规定，原行政机关使用汉字标注成文日期，党的机关使用阿拉伯数字标注成文日期，新标准明确成文日期中的数字统一使用阿拉伯数字，如：2012年9
— 23 — 月1日。
公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。公文加盖印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志，是鉴定公文真伪最重要的依据。上行文，一定要加盖印章。纪要一般不加盖印章。联合下行文时，所有联署机关均须署名并加盖与发文机关署名、发文机关标志相符的印章。
签发人签名章也属于印章的一种特殊形式。对于以机关负责人名义制发的公文，需要署签发人的签名章（如议案、命令（令）等）。
②加盖印章的公文编排规则
成文日期右空四字是为了确保印章两端不超出版心。印章纵向位置置于正文（或附件说明）之后若干行，至于放在多少行之后，是由印章的大小决定的，要确保成文日期处于印章中心下边缘位置，同时保证印章顶端距正文（或附件说明）一行之内。若发文机关全称较长，一般使用规范化简称，若规范化简称也较长，发文机关署名可考虑分两行编排。署名之间是否空字，2012版国家标准未做规定，实际操作中，可综合考虑署名的长短和印章的大小来决定是否空字。新标准对发文机关署名在成文日期之上几行并没有规定，在实际工作中发文机关署名多标注在成文日期上一行。
与99版国家标准相比，新标准关于印章的加盖方式，不再分下套、中套的加盖方式，统一采用下套方式；印章端正是基本要求，特别是手工加盖印章，务必使印章清晰、不歪斜。居中下压是指印章、发文机关署名和成文日期的纵向中心线应该重合，— 24 —
印章下边缘与成文日期下边缘相切，印章的上边缘距正文（或附件说明）距离应在1行之内（即10mm之内）。从这里的规定就可以测试出成文日期到底应该在正文之下空几行。由于机关的印章大小不会变化，所以公文制作人员在反复尝试几次后，就可以确定成文日期空几行了，以后照此操作即可。之所以规定印章上边缘距正文在1行之内，是为了防止空白过大，容易被人插入内容，伪造公文。
③特殊情况处理
当正文之后的空白容不下印章或签发人签名章、成文日期时，一般应当采取调整正文行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是：当正文之后的空白只有一两行时，可以加宽行距，至少将一行文字移到下页；如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时，可以缩小行距或缩小一两行字距，挤出能空下印章的空间。这样，使印章与正文务必同处一页，不留任何空白。如果出现采取调整正文行距或字距的措施仍无法解决的极特殊情况，如多个机关联合下行文，联合行文的机关过多，无法实现正文与所有发文机关的印章同处一页，也可采取“此页无正文”的方法，即将印章加盖在下一空白页上，并在该空白页第一行顶格标注“（此页无正文）”。
（6）附注
如有附注，居左空两字加圆括号编排在成文日期下一行，回行时顶格。
补充说明：
附注是公文印发传达范围等需要说明的事项，对公文的发放
— 25 — 范围、使用时需注意的事项加以说明。印发传达范围一般针对平行文和下行文，如“此件公开发布”、“此件发至县团级”等，对发送范围和阅读对象进行限定。“请示”件应在附注处注明联系人及联系电话。附注不是对公文正文内容的解释，对正文的注释或解释一般在公文正文中采用句内括号或句外括号的方式解决，这一点在使用附注时需注意。
附注编排格式见：图
9、图10。（7）附件
附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，“附件”二字及附件顺序号用三号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行，附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
补充说明：
附件指公文正文的说明、补充或者参考资料。因此，附件是属于公文正文的其他文字、图表、图形等材料，对公文正文起说明、解释、补充、参考作用，是公文正文的有机组成部分，与正文具有同等效力。附件主要包括与正文内容相关的文字材料、数据、名单、图表、图形等，这些内容如穿插在公文正文中，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述，既可以补充完善正文，又可使正文内容简洁连贯。
附件首页首先要在版心左上角第一行顶格编排“附件”二字，— 26 —
如果有多个附件，后面必须紧跟附件顺序号，顺序号后无需加冒号。
批转转发印发类公文，被批转、转发、印发的内容不按附件处理，在公文正文中不加附件说明，直接另面编排，附件中首页也不标注“附件”二字。其他格式方面的要求与正文一致。
附件编排格式见：图13。4．版记
（1）版记中的分隔线
版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
补充说明：
版记置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行，也就是说版记一定要放在公文的最后，即公文的最后一面（2012版国家标准规定公文双面印刷）最下面的位置。版记一般包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。
确定版记的位置在实际操作中应注意以下问题：
①版记一定在偶数页上。假设公文内容很短，即使首页可以放下版记内容，由于公文是双面印刷，即便第2页除了版记没有任何内容，版记也必须移至第2页上。
②公文的篇幅如果在一个折页（即有四面）以上，这时公文的页数一般应是4的倍数（一般是用A3纸印制，骑马装订），此时版记也一定要放在最后一面，而不管前面的空白有多少（一
— 27 — 般不会超过3面），版记页和空白页都不标页码。
③如果附件是被转发的文件，该文件后面也有版记，这时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记，转发文件还应标识自己的版记。
版记编排格式见：图
8、图9。（2）抄送机关
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关上一行，之间不加分隔线。
补充说明：
抄送机关指除主送机关以外还需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关应按照一定顺序排列。首先是上级机关在前，其次为同级机关，再次为下级机关。按照党、政（地方党委政府在前、部门和部局在后）、军、群的顺序排列。
一般情况下，抄送机关之间标点符号使用方法是：同一系统内同级机关之间用顿号分隔，不同系统机关之间用逗号分隔，最后一个抄送机关之后标句号。
抄送机关编排格式见：图
8、图9。（3）印发机关和印发日期
印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。
版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。
补充说明：
印发机关和印发日期指公文的送印机关和送印日期。印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“发文机关标志”。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。有的发文机关没有专门的文秘部门，发文机关就是印发机关。
标注印发日期是为了准确反映公文的送印时间。一般来说，公文在负责人签发之后，也就是成文日期之后，往往需要经过打字、校对、复核等环节，因此成文日期与印发日期通常存在时间差。通过标注印发日期，既可以使发文机关掌握制发公文的效率，也可以使收文机关掌握公文的传递时间，有利于公文的办理和工作效率的提高。
翻印文件时需给出翻印机关和翻印日期，并标注在印发机关和印发日期的下方位置；翻印机关居左空一字编排，用全称或规
— 29 — 范化简称；翻印日期居右空一字编排，用阿拉伯数字完整写明年、月、日，后加“翻印”二字。
印发机关和印发日期编排格式见：图
8、图11。5．页码
一般用4号宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码，公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
补充说明：
在公文中标注页码，有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订，甚至有助于公文的防伪。
七、公文中的横排表格
A4纸型的表格横排时，页码位臵与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
补充说明：
公文如需附A3表格，而且是作为公文的最后一页时，为避免表格的脱落，应使表格处于封三之前位置，而不应将表格贴在封四上。此时，A3表格一般不编排页码。如A3表格在公文中间，页码编暗码。
八、公文中计量单位、标点符号和数字的用法
公文中的计量单位的用法应当符合GB3100、GB3102（所有— 30 —
部分），标点符号的用法应当符合GB/T15834，数字用法应当符合GB/T15835。
九、公文的特定格式
相对通用格式而言，公文特定格式通常包括信函格式、命令格式、纪要格式。
信函格式在《条例》中并没有定义。它是一种特定的公文格式，并不是一种文种，与《条例》中定义的 “函”的文种有本质区别。
2012版国家标准之所以专门定义这三种特定格式，主要原因是它们在党政机关公文处理工作中应用相对广泛。
《条例》中规定的其他文种，如公告、通告、公报等，与一般公文的格式也不完全一样，但公告、通告、公报等公文主要向国内外或社会公开发布重要决定或事项，一般借助于报纸、电视、广播、网络等渠道发布或传播。因此2012版国家标准并没有对其格式的特殊之处进行规定。
（一）信函格式
发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。
发文机关标志下4mm处印一条红色的双线（上粗下细），距下页边20mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170mm，居中排版。
— 31 — 如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格距版心左边缘排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字的高度的7/8。
发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
标题居中编排，与其上最后一个要素相距两行。
第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。
首页不显示页码，由第2页开始标注页码。
版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内的最下方。
信函编排格式见：图14。
（二）命令（令）格式
发文机关标志由发文机关全称加“命令”或“令”字组成，居中排布，上边缘距版心上边缘为20mm，推荐使用红色小标宋体字。
发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。
补充说明：
（1）命令发文机关标志的字号大小由发文机关自定。联合发布的命令（令），发文机关名称顺序分行编排，两端对齐，“命— 32 —
令”或“令”字置于所有联署发文机关名称右侧，上下居中编排。
（2）令号：令号是命令（令）的编号，作用等同于发文字号。一般采用“第××号”的形式，不编虚位。
（3）标题和正文：命令（令）一般无标题。令号和正文间无红色分隔线，正文的内容一般较为简短。
（4）签名章：正文下空二行右空四字编排签发人签名章，签名章左空二字编排签发人职务，相对于签名章上下居中。联合发布的命令，签发人职务应写全称。成文日期置于签发人签名章下空一行位置，右空四字编排。
命令编排格式见：图12。
（三）纪要格式
纪要标志由“××××××纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。
标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。
标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。
纪要格式可以根据实际制定。补充说明：
（1）纪要发文机关标志的字号大小自定。
— 33 —（2）纪要编号作用等同于发文字号，居中编排在发文机关标志下空二行位置，采用 “第××号”的形式，不编虚位。
（3）会议纪要不加盖印章。
（4）不同单位、不同性质的会议多种多样，一种会议纪要格式很难满足全部需求，各级党政机关可根据实际需要，参照2012版国家标准的要求制定满足自身实际需求的会议纪要格式。
纪要编排格式见：图
15、图16。十、二维条码的编排
机关公文二维条码编排位臵建议如下：编排在版心下边缘右下侧位臵。二维条码的上边缘距版心下边缘3mm，右边缘距版心右边缘5 mm。二维条码尺寸为宽50 mm，高大于10 mm、小于25 mm。
第三篇：2012党政机关公文格式排版解读
2012党政机关公文格式排版解读（修正版）
（红色部分是根据最新《党政机关公文格式》修正）从
2012年7月1日起，执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号），现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和 2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。
一、党政机关公文的构成要素及排版形式
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
（一）公文的构成要素
公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（二）公文的排版形式
排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。1．公文用纸幅面尺寸：
采用国际标准A4型纸，210mm×297mm。
公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸156 mm×225mm（不含页码）。
发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，上下行文格式一致。2．字体字号
发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；份号用6位3号阿拉伯数字，密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、“签发人”、主送机关、正文、附注用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；标题用2号小标宋体字，正文一般每面排22行，每行排28字，正文中有小标题，结构层次依次为“
一、”“
（一）”“1.”“（1）”，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层、第四层用3号仿宋体字；如有附件，附件应当另面编排，并在版记之前，“附件”二字及顺序号用3号黑体字，附件内容格式同正文。3．页码
用４号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下，数字左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。版记页前有空白页的，空白页与版 记页均不标页码。表格横排时，页码位置与其他页码保持一致。4．信函式公文
发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用红色小标宋体字；发文机关全称下４mm 处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期。
（三）公文各要素及排版形式
公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。1．眉首
置于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。
（1）份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。置于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。
（2）密级和保密期限：密级分为 “绝密”“机密”“秘密”；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。置于版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯数字。
（3）紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。置于版心左上角。公文同时标识份号、密级和保密期限、紧急程度，则按份号、密级和保密期限、紧急程度顺序自上而下排列。
（4）发文机关标识：发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。
（5）发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。
发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色反线。
（6）签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；“签发人”三字用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第１ 行，其他签发人姓名从第２ 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为４mm。2．公文主体部分
置于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。
（1）公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色反线下空两行，用２号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
（2）主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标识在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，格式与抄送一致，并将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。（3）公文正文：公文正文表述公文的具体内容。在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。如有小标题，第一层用3号黑体，第二层用3号楷体，第三、四层用3号仿宋体字。
（4）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称.如有多个附件，附件顺序号用阿拉伯数字（如“附件：１.×××××”）；附件名称后不加标点符号。
（5）发文机关署名（从2012年7月1日起）：署发文机关全称或者规范化简称，单一机关行文时，以成文日期为准居中排列，联合行文时，最后一个发言机关以成文日期为准居中排列。（6）成文日期：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发的日期。标识在正文之下右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全。（7）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。
联合行文时，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章不得超过版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。
单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。
联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。
（8）附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行用3号黑体字顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行用3号黑体字顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
（9）附注：如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文日期下一行。3．公文版记部分
置于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。
（1）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，左空１字用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
（3）印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位置；用4号仿宋体字。印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。
（4）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。精线推荐高度0.35mm, 细线推荐高度0.25mm。末条分隔线与版心下连缘重合。
二、新旧公文处理区别
1．党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。
2．在“文种”方面，在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。
3．在“格式”方面，取消了主题词；行政公文也要署发文机关名称。4．在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。
5．在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。上行文除发文字号标注位置和需标注签发人外，其他格式与平行文、下行文一致。6．在公文管理方面，增加发文立户的规定。
第四篇：最新2012党政机关公文格式解读讲义
本讲义依据2012年6月29日发布的《党政机关公文格式》国家标准GB/T9704-2012,编写了公文格式变化口诀,并指出由于党、政机关以往行文习惯的不同而在部分条款执行上的一些差异。
党政机关公文格式解读
兵团党委党校办公室秘书科
2012年7月4日
公文纸张及排版印制要求：
（1）采用国际标准A4型用纸（210mm×297mm)。（2）正文用3号仿宋体，标题用2号小标宋，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，从左至右横写横排，一般每面排22行，每行排 28个字。（3）排版时版面尺寸要标准。幅面：210mm×297mm 版心：156mm×225mm 上白边(天头)37mm 左白边28mm 下白边35mm 右白边26mm
— 1 — 《党政机关公文格式》主要变化口诀：
☉公文格式新国标：《党政机关公文格式》GB/9704-2012 代替《国家行政机关公文格式》
☉主题词儿不再标：删除主题词格式要素
☉密级紧急左上角：密级、紧急程度从右上角改为左上角 ☉印章署名要齐全：增加发文机关署名格式要素 ☉成文日期用数字：成文日期用阿拉伯数字标注 ☉公文页码不可少：增加页码格式要素
公文要素：
国标将组成公文的各要素划分为“版头”(红色反线以上)、“主体”、“版记”三部分。眉首由份号、密级和保密期限、紧急程度发文机关标志 发文字号、签发人等要素组成。主体由公文标题、主送机关 正文、附件说明、发文机关署名成文时间、印章、附注、附件等要素组成。版记由抄送机关印发机关、印发日期等要素组成。
公文要素—版头部分：
1.份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。
—— 份号顶格编排在版心左上角第一行，用阿拉伯数字。2.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。密级顶格编排在版心左上角第二行。
3.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。紧急程度编排在版心左上角或密级的下一行。公文同时标识密级与紧急程度时，份号顶格编排在版心左上角第一行，密级顶格编排在版心左上角第二行，紧急程度顶格编排在版心左上角第三行。4.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独 用主办机关名称。发文机关标志居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，“文件”二字编排在发文机关名称右侧，上下居中排布。党的机关可以使用发文机关全称或者规范化简称作为发文机关标志，不加“文件”二字。这是因为《党政机关公文处理工作条例》取消了各级党的机关以往大量使用的发文机关全称或者规范化简称加括号标明文种的版头
— 3 — 形式，而改用这种形式。
5.发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“„ ‟”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标识下空二行，居中排布。
发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色分隔线。6.签发人：上行文应当标注签发人姓名。签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。签发人必须是本机关正职或主持工作的领导。签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空一字；“签发人”用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，签发人姓名按发文机关的排列顺序依次均与顺排，一般每行两个姓名，下移红色分隔线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色分隔线与之的距离为４mm。
7.标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。
位于红色分隔线下空二行，用２号小标宋体字，可分一行或—— 多行居中排布；标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。回行时，要做到词义完整。
（1）完整结构：发文机关＋事由（表明文件主要内容）＋文种；发文机关和事由有时可省略，唯一不能省略的是文种。（2）公文标题要正确选用文种。
（3）“事由”的结构：“关于…..的”，要求准确概括公文内容。（“关于”在发文机关后）。
8.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称 或者同类型机关统称。编排在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字编排，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。
注：（1）主送机关是指对公文负有处臵、答复或执行责任的机关；
（2）顶格，回行仍顶格；
（3）全称或规范化简称或同类型机关的统称。9.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。
在主送机关下一行，每自然段左空二字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字。（1）正文一般由三部分组成：原由＋事项＋结尾。
— 5 —（2）引文：先引标题，后引发文字号。
（3）日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05 年”。（4）结构层次序数：
第一层：汉字“一”，第二层：汉字加括号“
（一）” 第三层：阿拉伯数字“1.”，第四层：阿拉伯数字加括号“（1）”（5）公文中标点符号、计量单位和数字的用法 标点符号的用法应符合GB/T 15834 计量单位的用法应符合GB 3100、GB3101和GB 3102.1-13 数字用法应符合GB/T 15835 10.附件说明：公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，在正文下空一行左空二字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件： 1.××××× ”）；附件名称后不加标点符号。附件说明处的标题应与附件本身的标题相一致。11.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。12.成文时间：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期编排在正文之下，空二行右空四字，用阿拉伯数字标全。成文时间以领导人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关领导人签发的日期为准，电报则以发出的日期为准。
—— 13.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。电报可以不加盖印章。联合上报的公文，可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应加盖印章。加盖印章应上距正文（或附件说明）一行内，端正、居中、下压成文时间，印章用红色。联合行文时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文（或附件说明）之间。主办机关印章在前，每排最多排３个印章，两端不得超出版心，印章之间互不相交或相切；最后一个印章居中下压成文日期。党的机关有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。
14.附注：是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开 方式、联系人和联系电话等。公文如有附注，用３号仿宋体字，居左空二字加圆括号编排在成文时间 下一行。
“请示”件应在附注处注明联系人和电话。15.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格编排公文 的发文字号并在其后标识附件（或带序
— 7 — 号）。
16.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。公文如有抄送，一般用4号仿宋体字，左空一字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。17.印发机关和印发时间：公文的送印机关和送印日期。设在公文末页最后一行。一般用4号仿宋体字，印发机关左空一字，印发时间右空一字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。
18.页码:页码就是公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字编排在版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空一字，双页码左空一字。
公文格式常见错情：
1.没有发文机关标识（非红头文件）2.发文字号不规范
3.上行文（请示、报告、意见）没有签发人 4.公文标题缺要素、用词不当
5.正文错别字、层次不当、字体字号不规范
—— 6.附件格式不规范 7.日期格式不规范
8.抄送不规范（乱抄报、抄送领导个人、内部抄送）9.版记要素不全、多余
第五篇：党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读
党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》解读
发布时间：2013-09-10 来源：
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《党 政机关公文处理工作条例》已经党中央、国务院同意，自2012年7月1日起施行；新的《党政机关公文格式》已由国家质检总局、国家标准委发布，自2012 年7月1日起正式实施。这次实施的《国家党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》，是在《中国共产党机关公文处理工作条例》、《国家行政机关公 文处理办法》和《国家行政机关公文格式》基础上制定和修订的，其最大特点是解决了原来党的机关和行政机关存在两部公文处理法规、两个公文标准、两种公文处 理方式的问题，首次统一和规范了党、政机关的公文处理。为便于大家理解和执行，下面就新制定的《党政机关公文处理工作条例》和新《党政机关公文格式》重点是变化之处进行一下解读,同时就我们公文实际拟制工作中易出现的问题进行一下剖析。
一、《党政机关公文处理工作条例》的主要特点
这次新实施的《国家党政机关公文处理工作条例》在一定意义上综合了《中国共产党机关公文处理工作条例》和《国家行政机关公文处理办法》。其主要特点有以下几个方面：
第一，统一了公文的定义。“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。”
第二，统一了公文种类。原 来党的机关公文种类有14种（决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要），原来行政机关公文种类有13种（命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、规定、函、会议纪要），两者之间只有9个文种是相同的。新实施的《国家党政 机关公文处理工作条例》规定的公文种类有15种（决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要），可 以理解为是在行政机关公文种类基础上增加了党的机关的“决议”和“公报”两个文种。这里大家注意，除了文种种类统一以外，还有一点就是“会议纪要”改成了 “纪要”。
第三，统一了公文构成要素。这方面变化较多。一是公文格式要素进行了调整。党的机关公文由版头、份号、密级、紧急 程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成；行政机关公文一般 由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印 发机关和印发日期等部分组成。这次进行了统一，规定公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成，最大的变化是增加了发文机关署名和页码两个公文格式要 素，取消了主题词格式要素。二是公文格式要素编排有较大变化。进一步细化了特定格式公文的编排要求，新增了联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）首页版式等式样。
第四，统一了行文规则。这方面，变化不是很大，基本规则没有大的变化，主要是作了进一步的细化和明 确。一是行文要确有必要，讲究实效。二是行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级行文。三是向上级行文原则上主送一个上级机关，部门向上级主管 部门请示、报告重大事项，应当经本级党委或政府同意或者授权（属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门），请示应当一文一事，不得在报告等非请 示性公文中夹带请示事项，除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文（新增 加）。四是向下级机关行文，要主送受理机关，根据需要抄送相关机关，部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府中提出指 令性要求，涉及多个部门协商不一致的不得向下行文。五是同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。六是部门内设机构除办公厅（室）外不得 对外正式行文。第五，统一了公文处理工作。将原来《中国共产党机关公文处理工作条例》中的“公文起草”、“公文校核”、“公 文签发”、“公文办理的传递”、“公文管理”、“公文立卷归档”、“公文保密”和《国家行政机关公文处理办法》中的“发文办理”、“收文办理”、“公文归 档”、“公文管理”统一规范为“公文拟制”、“公文办理”、“公文管理”三大类一系列相互关联、有序衔接的工作，从而使公文处理工作更加规范、科学。主要 变化有：在公文拟制方面，要求“重要公文和上行文由机关主要负责人签发”；在公文管理方面，增加“发文立户”的规定，要求新设立的机关应当向本级党委、政 府的办公厅（室）提出发文立户申请。
二、《党政机关公文格式》的主要新变化
新《党政机关公文格式》对标准结构和装订要求进行了适当调整（如纸张白度由85%－90%调整为80%－90%，骑马订或平订两订外订眼距版面上下边缘由1/4处调整为各70mm处），变化最大的是公文格式要素及其编排的调整。
第一，对公文格式要素的划分进行了调整。新 标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分（原标准是划分为眉首、主体、版记三部分）。明确规定，公文首页红色分隔线以上的部分称为版 头；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。页码位于 版心外。
第二，对公文格式要素进行了调整。新增加了发文机关署名格式要素，新增不加盖印章和加盖签发人签名章公文的相关规定；单一机关行文不署发文机关名称改为在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名；同时，删除了主题词格式要素；没有了“印制份数”格式要素要求。第三，对公文格式各要素编排进行了较大调整。如 将密级和保密期限、紧急程度的编排位置由右上角改为左上角，与份号自上而下排列；又如删除“主办单位签发人置于第一行，其他签发人从第2行起”规定，要求 如有多个签发人按照发文机关的顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
第四，对成文日期中的数字格式进行了调整。由原来的汉字标全改为阿拉伯数字标全。年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编01）。
第五，对公文的特定格式进行了新规定。新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令（令）格式、纪要格式版式等式样。
第六，新增加了页码格式要素。明 确规定公文页码作为格式要素不可少。大家注意，原《中国共产党机关公文处理条例》有印刷分数，原《国家行政机关公文处理办法》没有，新的《党政机关公文处 理工作条例》的公文要素中也没有印刷分数，而把原《中国共产党机关公文处理条例》和原《国家行政机关公文处理办法》都没有提出的“页码”作为公文的要素之 一。
综上，主要变化可用六句话来帮助记忆：主题词和份数不再标；密级紧急左上角；机关署名不可少；成文日期用数字；公文页码别忘了。
三、《党政机关公文格式》各要素编排规则解读
这里重点对公文格式要素及其编排作一简要梳理和归纳，便于大家理解和掌握。第一，版头部分
由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线等要素组成，即公文首页红色分隔线以上的部分。
1、份号。公文负责制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。
2、密级和保密期限。涉密公文应当标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。标注时，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3、紧急程度。公 文送达和办理的时限要求。根据公文紧急程度，分别标注“特急”、“加急”，电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角或密级的下一行；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而 下分行排列。
4、发文机关标志（注：原称“标识”现称“标志”）。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二 字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称（一般党的机关这样使用，不加“文件”二字）。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐 使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有“文件”二 字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
5、发文字号。发文字号是发文机关按照 发文顺序编排的顺序号，由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注； 年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。联合行文时使用主办机关的发文 字号。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。
6、签发人。上行文应当标注签发人 姓名，签发人必须是本机关主要负责人或主持工作的领导。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置（即与 发文字号同处一行）。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次 均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。
7、版头中的分隔线。发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。第二，主体部分
由标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期和印章、附注、附件等要素构成，即公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分。
1、标题。是 对公文主要内容准确、简要的概括，由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行 时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不应使用长方形或沙漏形。（注：原《国家行政机关公文处理办法》规定： “公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”，而新《党政机关公文处理工作条例》对此没有作专门要求,实际使用中是否加标点可根据需要或 视省政府办公厅使用情况而定。
2、主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或同类型机关统称。编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记。
3、正文。公 文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“
一、” “
（一）”“1.”“（1）”标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。一般每面排22行，每行28个字。
4、附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
5、发文机关署名、成文日期和印章。有 四种不同的情况。一是加盖印章的公文（公文中有发文机关署名的应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符）。成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出 现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成 文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印 章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出 版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。二是不加盖 印章的公文（电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章）。单一机关行文时，在正文（或附件说明）下空一行右空二字编排发文 机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发 文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。三是加盖签发人签名章的公文。单一机关制发的公文加盖签发人签 名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空 四字编排成文日期。联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对 齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。签名章一般用红色。四是特殊情况说明。当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发 人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
6、附注。是需要说明的其他事项，如公文的发放范围、政府信息公开方式、联系人和联系电话等。如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。“请示”件须在附注处标明联系人和电话。
7、附件。公 文正文的补充、说明或参考资料。附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一 行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第 一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。第三，版记部分
由版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期等要素组成，即公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
1、版记中的分隔线。版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线（推荐高度为0.35 mm），中间的分隔线用细线（推荐高度为0.25 mm）。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2、抄送机关。除 主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或同类型机关统称。
如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对 齐，最后一个抄送机关名称后标句号。如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将 主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
3、印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机 关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编 虚位（即1不编为01），后加“印发”二字（注：原来我们一直随省政府办公厅用“印”字）。版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分 隔线隔开。
第四、公文的特定格式
1、信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。发文机关标志下4 mm处印一条红色双线（上粗下细），距下页边20 mm处印一条红色双线（上细下粗），线长均为170 mm，居中排布。如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上 而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。首页不显示页码。版记不加印发机关和印 发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。首页不显示页码。
2、纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪 要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿 宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同 出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。第五，其他情况说明
1、页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
2、公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
3、公文中计量单位、标点符号和数字的用法。按国家标准执行。
四、公文拟制常见错误剖析
公文拟制工作中，我们经常遇到一些问题不知如何处置，甚至出现了许多“习惯性错误”。这里，梳理归纳了公文拟制中最常见、易忽略的一些问题并进行剖析，有些内容是对《党政机关公文格式》各要素编排规则的重复和强调，目的是进一步引起大家注意，避免再犯此类错误。
（一）违反行文规则。公 文是有一套严格的行文规则的。我们日常遇到的问题主要五个方面：一是直接报送省体育局领导同志个人。按照规定，除局领导同志交办事项和确需直接报送审批的 少数敏感涉密事项、重大突发事件及涉外事件外，不得将请示、报告直接报送局领导同志个人（有的单位认为直接报领导同志更快捷、更明确，报局里怕批到其他领 导那去，这样既不符合公文处理的规定，也违反了正常的工作关系）。二是多头报送。主送省体育局的请示、报告，不能再同时报送有关处室，也不能再同时报送局 领导同志个人。如遇有情况特别紧急确实需要分送有关局领导的，应在文件的首页注明分送情况。邀请局领导出席有关重大活动，不能分别向局领导本人报送请柬，原则上应向省体育局写出请示，统一协调安排（有一个市有个活动，给每位局领导都送了请柬，本意是不错，但造成很大被动）。三是越级行文。按照规定，省体育 局不受理直属单位内设处室和县级政府、县级体育部门的请示、报告。县级政府或县级体育部门如果有问题需请示省体育局的，可以先向其上一级部门（市政府或市 体育局）呈文，由其上一级部门再向省体育局呈文。四是请示事项一文数事。请示类公文应一文一事，即一事一请示，这是基本规矩。如果一文数事，把几个属于不 同方面解决的问题搞一揽子请示，既不便于批办，又容易使问题复杂化，不利于问题的解决。如，某中心关于备战第十二届全运会夏训工作动员会议及有关经费的请 示，此件中既邀请局领导参加会议，又申请有关经费，这些事项分属不同的局领导分管，没法报批，应一事一文分别报送。五是不经协商或协商不一致行文。这里要 强调，局机关各处室涉及经费的公文在送办公室审签前要送经计财处审核同意并签署意见，涉及法律法规的公文在送办公室审签前要送经法规产业处审核同意并签署 意见。
（二）文种适用常见错误。主要有三个方面：一是“请示”与“报告”混用、并用。这个问题在办公室收文中时不时见到。有 的单位把向省体育局请求批准事项的“请示”写成“报告”；有的单位向省体育局写的“报告”中含有请示事项；还有就是一份请示中包含多项请示事项。二 是 “请示”、“批复”、“函”混用。“请示”只能用于本单位的上级机关（领导）。“函”适用于平级单位之间或互不隶属机关之间的询问、答复问题、请求批 准和答复审批事项。“批复”一般是对有隶属关系的下级机关请示事项的批文。三是上行文文种使用不当。下级单位向上级机关报文一般使用请示、报告、意见三个 文种（除单位或处室在参加国家或省会议后向省体育局提出我省（局）贯彻落实意见时可以使用“意见”文种，如××关于贯彻落实全国体育某会议精神的意见外，一般情况下使用“请示”和“报告”文种），其他文种不能用。省体育局办公室曾经收到个别中心《关于处罚××同志的决定》、《关于呈报×× 的报告》、《关于解决××经费的申请》、《关于××情况的说明》，这都是不正确的，说明对文种使用范围和写作还不清楚。
（三）“签发人”常见错误。按 照规定，上行文由主要负责人签发，下行文或平行文由主要负责人或由主要负责人授权的其他负责人签发。一是当有没有。上行文要求标注签发人姓名,平行排列于 发文字号右侧（下行文一般不标识签发人）。这方面，出现的问题比较多，很多报省体育局的“请示”、“报告”没有签发人，这是不规范的。二是签发人不正确。“主要负责人”的含义，国办有个解释，是指各级行政机关的正职或主持工作的负责人。各直属单位上报省体育局的文件，必须由主要负责人签字，主要负责人因出 访、健康等原因，可由主持工作的负责人（不是分管负责人）签发。个别单位请示件签发人是分管同志，这是不对的。三是字体使用不正确。公文格式要求，“签发 人”三字用3号仿宋字体，签发人姓名用3号楷体字。这一点，大家要注意。四是签发人标注位置易出错。特别是联合行文有多个签发人时，要求是签发人姓名按照 发文机关顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，每行两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐，“签发人”标注在第一行（上行文的发文字号与最后一个 签发人姓名同处一行）。
（四）公文标题常见错误。公文标题由发文机关、公文内容、文种三部分组成，一般格式为“发文机关＋关 于××（事由）的＋文种”。常见错误主要有: 一是要素不全。发文机关、事由、文种，三要素缺一不可，特别要注意不能缺少发文机关。在使用“报告”文种时，遇到比较多的问题是“某某中心关于某某事项的 情况报告”，应该用“某某中心关于某某事项情况的报告”。二是表述不清楚。例如：某中心更换设备需要申请经费，给省体育局打了个请示，标题是“某某中心关 于更换某种设备的请示”，这是不对的，应该是“某某中心关于更换某种设备所需经费的请示”；再比如，某某中心就某事提出意见请省体育局批复，经局里研究同 意某中心的请示，这时有职能处室代省体育局起草批复时，标题用“省体育局关于某事（某意见）的批复”，这也是不对的，应该是“省体育局关于同意某事（某意 见）的批复”。三是编排不当。要求一般用2号小标宋体字（注意字体），编排于红色分隔线下空二行位置（注意位置），分一行或多行居中排布；标题折行时词组 不能拆开，以防止引起歧义；标题中的“的”字不能与文种单独排行，如“的请示”、“的通知”不能单独排行；标题排列应当使用梯形或菱形(原来下发文机关一 般单独一行，新的格式没有作明确规定)。四是标题中书名号使用错误。根据规定，“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”（本次新格式 未作明确要求，建议仍按原规定执行），但实际公文制作中，与该规定相违背的标题却屡见不鲜。有的不该用的却用了。如“关于印发《关于加强某某工作的若干意 见》的通知”、“转发《某某局关于向某某同志学习决定》的通知”，“关于印发《某某市体育局局财务管理办法》的通知”，等等。此处的“意见”、“决定” “办法”都不是法规、规章，因此不可用书名号，可分别改写为“印发关于加强某某工作的若干意见的通知”、“转发某某局关于向某某同志学习决定的通知”、“关于印发某某市体育局局财务管理办法的通知”。有的该用的却不用或用错了。如“关于印发某某工作管理暂行规定的通知”、“关于印发‘某某工作管理暂行规 定’的通知”等等，此处“规定”属于规章类，故应用书名号标注，可改写为“关于印发《某某工作管理暂行规定》的通知”。
（五）主送单位常见错误。除 命令和令、通告、公告、纪要外，公文必须标明主送机关（也就是抬头），并使用全称或者规范化简称。一是上行文只能标注一个主送机关（个别情况如抬头“省 委、省政府”除外），给省体育局报文不能写给处室（如果省体育局内设机构如办公室、人事处等可以自行处置的事项，可以直接向有关内设机构行文，但应当使用 “函”）；二是排序和顿号、逗号常用错。下行文可以有多个主送单位，排列顺序遵循“先上后下、先外后内”的原则；不同系统、不同级别的主送单位之间用逗号 隔开，同一系统、同一级别的主送单位之间用顿号隔开。如省政府办公厅发文抬头写成“各设区市人民政府，各县（市、区）人民政府，省政府各部门”，省体育局 发文顺序是“各市体育局，机关各处室，各直属单位”，而如果省体育局发文抬头写成“各市体育局、机关各处室、各直属单位：”就是不正确的。三是编排不正 确。要求编排于标题下空一行的位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。这方面大家要注意。
（六）结构层次及其字体、标点符号使用常见错误。一 是结构层次表示错误。一般而言，结构层次序数分“
一、”、“
（一）”、“1.”、“（1）”四个层次。比较常见的错误是没有严格按照层次表示方法表示,有 的第一层用了第二层或第三、四层的表示方法，有的是从第一层表示就直到第三或第四层表示。通常，只有两个层次时，可分别用“
一、”“1.”标识（数字序号 后用小圆号“.”而不能用顿号“、”，如“1.”而不是“
1、”），“
（一）”和“（1）”括号外面不带标点符号。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是„„”或“首先、其次、第三„„”等。二是字体使用不当。标准规定，一般第一层用是黑体、第二层用楷体、第三层和第四层用仿宋体。这方 面，大家要注意。三是标点使用不规范。标准规定，公文中第一层次标题后不加标点符号（一般单独成行）,第二层次以下的标题后均应加标点符号（一般不单独成 行）。经常见到要么都不加标点符号，要么全加标点符号，这都是不正确的。
（七）字符使用上容易出现的几个错误。一是汉字 “○”用阿拉伯数字“0”或大小定英文字母“O”代替；二是公文发文字号用的六角括号“〔〕”用中括号“〔〕”或小括号“（）”代替；三是单书名号 “〈〉”用大于、小于号合在一起形成“＜＞”代替；四是分隔符“．”用小数点“.”代替；五是代替“某”的“×”符号用英文大写字母“X”代替。解决以上 问题，可从文档“插入”功能的“特殊符号”中查找。同时要注意，行文中遇数字、“%”、字符和英文人名在转行时应作技术处理，不得分开。
（八）数值范围表述常见错误。常 见的错误有：4-6%、0.2-6等，规范的写法应分别为4%-6%、0.2-0.6。用分数和整数表述数字范围时，也不能省略第一个数字后的单位，如 “5万-10万人”不能写成“5-10万人”、“18岁至20岁”不能写成“18至20岁”。表示时间范围时，可用“2000-2005年”、“3-4 月”，但不能用“2000-2005”、“3-4月份”。表示概数时，邻近的两个数字应当并列连用，中间不应使用顿号隔开，如“三四天”，不能写成 “
三、四天”、“七八十年代”不能写成“
七、八十年代”。
（九）引用（引文）常见错误。一是引用公文不规范，往往只引发文号 或不引发文号。根据规定，文中多次引用同一文件，应先引发文机关（有时可省略）、标题，后引发文字号（用括号括住）,再次出现时可直接引用发文字号，无文 号的，第一次引用时可在文件名称后面加括号注明简称。二是引用“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”时不规范，出现诸如“现将《×××实施 方案》(征求意见稿)呈上，请提出修改意见”的错误。规范用法是,在引用标题上含有“(草案)、(试行)、(征求意见稿)、(送审稿)”等字样的规章制 度、方案时，引用其标题时应放在书名号之内（其余放在书名号外），如上例应写为“现将《×××实施方案(征求意见稿)》呈上，请提出修改意见”。三是使用 非规范化简称时不规范。一般先用全称并加括号注明“以下简称×××” 首次出现时就需简称的，应在直接简称后加括号说明其全称。四是标点符号使用错误。文中直接引用语一般要用引号标明，凡将引用语独立来用，末尾的标点应放在 引号的里边，凡将引用语作为作者自己话的一部分，末尾不用标点（是一句话的最后时，句号放在引号外）。许多公文在这方面经常用错。
（十）阿拉伯数字与汉字混淆。规 范用法：一是定型的词、词组、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中，作为语素的数字必须使用汉字。如，五味子、七上八下、四菜一汤、八字没一撇、“十二五”规划、五易其稿等。二是中国干支纪年、夏历月日，含有日月简称表示事件、节日的词组以及带有“几”字的数字表示约数的必须用汉字。如辛卯年正月 二十三、七七事变、十几个人、几千分之一等。三是统计表中的数值（正负数、小数、百分比、分数等）以及公历世纪、年代、年、月、日和时刻，必须用阿拉伯数 字。如改革开放30年来、下午5时前报到、公元前2500年等。实际使用中，也有一些情况，具体使用汉字还是使用阿拉伯数字不是绝对的，允许灵活变通。比 如，整数一至十如果不是出现在具有统计意义的一组数字中，可以用汉字；比较孤立的普通数量结构（数字加普通量词），如果是十以下的整数用汉字就较得体，如 一个人、三本书、看了十遍、三项议题等；用“多”、“余”、“左右”、“上下”、“约”、“大概”等表示的约数一般使用汉字，但如果文中出现一组具有统计 和比较意义的数字，为保持体例上的一致性，其约数也可以使用阿拉伯数字，如“通过几年的发展，该区已入驻企业35家，总投资近20亿元，2010年完成税 收5000多万元。”
（十一）容易用错的词。一是“截止”与“截至”。从意思上讲，“截止”含有“停止”的意思，而“截至”的“至”有“到”的意思。从用法上来说，“截止”后不能带时间宾语，不能说“截止昨天”或者“截止某 月某日”。“截至”后面必须带时间宾语，例如“截至昨天”、“截至某月某日”。如果“截止”后面加上“到”，就与“截至”的意思相同了，可以在后面带宾语。例如“截 止到昨天”、“截止至某月某日”。二是“制定”与“制订”。“制定”强调法规等的定型和拍板定案，强调动作已完成；“制订”强调方案、计划等形成过程。“制定”的对象多是路线、方针、政策、法令、规章制度等；“制订”的对象多是方案、计划、规划。“制定”突出法律、规章等表示抽象和大方面者居多；“制 订”表示具体形象者居多，公文中习惯用于具体规章制度的订立，如“研究制定体育产业发展规划”应该是“制订体育产业发展规划”。三是“其它”与“其他”。据国家语委有关规定，在法律法规和公文中统一用“其他”，不用“其它”一词。四是“按照”与“遵照”。“按照”是中性词，使用范围较广，通用于各种文体； “遵照”带有尊重色彩，后面的名词多为上级、长辈的指示、教导等。“按照”是介词，“遵照”是动词，如“按照×× 同志的指示精神„„”，应写为“遵照×× 同志的指示精神„„”。五是“报道”与“报导”。公文中统一用“报道”，不能用“报导”。六是“期间”与“其间”。在使用时，“其间”前面总有一段关于时 间的叙述，“其间”承上表示“这段时间里”或“那段时间里”。如果“其间”前面再加上“这”或“那”，就重复了。“期间”的用法恰恰相反，它前面应该加修饰成分，如“这期间”“那期间”“开会期间”等等。“期间”不能单说，而“其间”可以单说，如“期间，对文件修改 了20多次。”应写为“其间，对文件修改了20多次”。七是列举完后“等”的用法。有两种情况，一种是没有列举完的时候用“等”，如“北京、上海等城 市”，还有一种用法是列举完之后用 “等”，例如“北京、上海、武汉、长沙等四座城市”，这里的“等”是表示列举完了之后收尾。
（十二）语言表述不够规范。我 们工作中遇到的主要问题有三方面：一是请示事项表述不清楚。如某中心向局里写了一个购买设备的请示，文中提到，因某某原因，需要购买价值为多少的设备，最 后是妥否请批示。从公文中看不明白，你是购买设备这个事是需局里批准，还是向局里申请购买设备的费用。后经了解，是申请经费。既是申请经费，请示内容就要 明确落到申请经费上。二是语言不简洁精炼。公文应当观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲（不拐弯抹角）。我们遇到比较多的问题是总怕说不清 楚，长篇大论，过多地论述目的、意义等，公文应该简短，把事说清楚即可。三是字词不规范。公文有一套自己的规范常用语言（开端用语、承启用语、表态用语、征询用语、结尾用语等），我们要尽可能地使用公文语言。如：开端用语：据、依据、按照、根据、鉴于、由于、随着等；期请用语：敬请、恳请、报请、望、希 望、盼等；综合用语：为此、据此、值此、综上所述、总之等；结尾用语：以上请示当否，请批复；妥否，请批示；上述意见如果可行，请批准；以上报告如有不 当，请指示；特此函告；特此布告等。
（十三）“附件说明”常见错误。附件是正文的一部分，这一点容易忽视，因此公文如有附 件，应当在正文后、成文时间前的位置上标注“附件说明”（不能标注到成文日期之后）。一是标注位置和字体易出错。国家标准规定：公文如有附件，在正文下空 1行（常见错误是在正文下空两行或多行处标注）左空2字用3号仿宋体字标识“附件：”（常见错误是标识为“附：”或“附表：”），后标附件名称。二是标点 符号易出错。附件名称后不加标点符号（常见错误是名称后加标点符号）。三是多个附件时标注易出错。序号使用阿拉伯数码（常见错误是标识附件序号时未按规定 使用阿拉伯数码，第一个附件没有紧随“附件”依次排列而是另起一行）；多个附件或附件标题有折行时（常见错误是附件标题折行后顶格或与“附件”、“顺序 号”对齐）正确标识方法是：
附件：1．XXXXXXXXXXXXXXXXXX
2．XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXX
（十四）落款（发文机关署名、成文日期）和印章使用要注意。前 面已说到，这次新标准将党委系统和政府系统做法进行了统一。这里有五个注意事项：一是发文机关署名。今后所有公文都必须加上发文机关署名，这是一个新的变 化和要求，必须引起注意。二是成文日期。今后所有公文的成文日期由汉字标注改为用阿拉伯数字标注，这也是一个新的变化和要求，必须引起注意。成文日期，注 意不能按拟稿日期标注，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以签发日期为准；联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准；法规性文 件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期；特殊情况署印发日期，如电报。三是编排位置。分两种情况：加盖印章的公文，标准规定，单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章 中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印 章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内（注：联合上报的公文可以由主办机关加盖印章，联合下发的公文发文机关都要加盖印章）。不加盖印章的公文，一般 情况下，电报可以不加盖印章、党的机关有特定发文标志的普发性公文可以不加盖印章（实际中我们几乎用不到，了解一下即可）。单一机关行文时，在正文（或附 件说明）下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成 文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。四是联合行文印章。为防止出 现空白印章，一般将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不 得超出版心，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。首排印章顶端应当上距正文（或 附件说明）一行之内。五是“此页无正文”的错误。机关署名、成文日期和加盖印章与正文必须同处一面，当公文排版后所剩空白处不能容下时，应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法，务必使机关署名、成文日期、印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
（十五）“附注”常见错误。附 注一般是对公文的发文范围，联系方式，使用时需注意的事项加以说明，如上行文的“联系人”、“联系电话”，下行文的“此件发至县级”，“此件公开发表”等 等。常见错误，一是标注位置不正确。常见错误是没有按规定在成文日期下1行居左空2字加圆括号标识。二是上行文没有附注。按规定，请示、报告、意见、函等 上行文应附注“联系人”、“联系电话”，常见到有些单位给省体育局的上行文（特别是请示件）没有附注联系人，这是不正确的，也不便于及时沟通相关事项。三 是附注应用范围不清楚。附注不是对公文内容作出解释或注释，不能把公文中需要解释的事项用附注来表示。（十六）“附件”常见错误。公 文附件是正文，这一点很多同志认识不到，往往不够重视，如果应有附件而没有附件或使用不当，就会影响工作。常见错误：一是应有未有。以下五种情况应当有附 件：正件是贯彻落实局领导批示精神的，要附上领导批示签的复印件（必要时附原件）；正件内容涉及到有关政策或需提供局领导参照的，要附上附件（会签件要附 上会签意见件），以便局领导做出决策；正件是邀请局领导出席会议或活动的，应当附上日程安排，需领导讲话的还要附上代拟稿；正件是需要以省体育局名义给省 政府或国家体育总局行文的，要附上代拟稿；当正文内容较长、且相对完整时可作附件处理，如工作总结等。二是“附件”与正件混淆。比如，印发或转发讲话、规 章和文件时，将讲话、规章和文件视为附件处理，是错误的（根据规定，印发（转发）讲话、规章和文件时，如已在标题中明确印发（转发）内容的，所印发或转发 的讲话、规章和文件应作为正件；而文件标题未明确转（印）发内容，且需对正件作补充说明的其他材料，应以附件形式处理）。三是标注位置和字体不正确。标准 规定，附件应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件” 字样，有序号时标识序号,如“附件1”,“附件2”,“附件3”等。注意字体用3号黑体，后不加“：”。附件标题居中编排在版心第三行（也就是说“附件” 与“标题”之间要空一行）。特别是要注意“附件”是正文的一部分不能放在“版记”之后。
(十七)“抄送机关”常见错误。抄 送机关是指主送机关外需要执行或知晓公文内容的其他机关。常见错误：一是没有使用全称或者规范化简称、统称。二是标点符号用错，没有按照“同一性质、层级 的抄送机关用顿号隔开，不同性质、层次的抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号”的规定使用标点符号，特别是在“最后一个抄送机关后标句号” 方面常出错。三是字体字号用错。一般用4号仿宋体字，左右各空一行编排。注意：不是3号仿宋体字，不是顶格也不是空两字，这方面特别容易用错。四是使用 “抄报”等字样，公文处理办法中没有“抄报”、“报送”，无论是上级机关还是下级、平级机关应当一律使用“抄送”。
（十八）“印发机关”和“印发日期”常见问题。一 是字体问题。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，常见错误是用成3号字体。二是编排位置问题。印发机关和印发日期编排在末条分隔线之上，“印发机关” 左空一字，“印发机关”右空一字。三是“（×年×月×日印）”与“（×年×月×日印发）”问题。省政府办公厅的做法一直是使用“（×年×月×日印）”，主 要考虑上行文用“印发”不合适，为体现一致性，省体育局原来也要求使用“（×年×月×日印）”。这次新的要求是使用“（×年×月×日印发）”。四是印制份 数问题。新的格式对此未做明确规定。
（十九）制作复合体公文常见错误。印发、转发公文也称复合体公文。拟制此类公文常不些地 方不清楚，要注意：一是“印发”、“转发”、“批转”不要混淆。特别是一些单位经常把“转发”与“印发”用错。“印发”的原文制作和来文渠道是本机关； “转发”的原文制作和来文渠道是上级机关、不相隶属机关和下级有自主行文权的机关；“批转”的原文制作和来文渠道是下属职能部门。二是不要将印转文件当附 件处置。在格式上表现为以“附件”的方式标识附件名称，将被印转的文件置于版记之后。制作此类公文的原则是：印发或转发讲话、规章和文件，如已在文件标题 中明确的，所印发或转发的讲话、规章和文件应作为正文，如“关于印发某某同志在全省体育工作会议上讲话的通知”、“关于转发《党政机关公文格式》的通知”，某某同志的讲话、《党政机关公文格式》就是正文，不能以“附件”的形式出现，这时处于复合体公文前面的“通知” 作用和地位类似于“按语”或“编者按”。三是结构上不要出现双重格式。不要出现被印转文件和与其前面的“通知”或其他文种本身出现两套格式，各有各的成文 日期，各有各的印章，各有各的版头、版记等。此时要进行必要的技术处理，具体办法是：去掉被转发文件的版头、版记，将其发文字号移至被转发文件标题的右下 侧；去掉被转发文件的主送机关；将被转发文件的发文机关移到其标题之下（或以括号标注），若其已在复合公文标题或“转发语”里出现，则可省略；去掉被转发 文件的印章；去掉被转发文件的成文日期或移至其标题之下（或以括号标注）。四是转发类公文标题冗长、成分多余问题。实际工作中，经常遇到逐级层层转发公文 的情况，如果按照标题制作的一般原则拟题，标题构成一般是：发文机关＋“关于转发”＋被转发文件的发文机关＋被转发文件名称（或其主要内容）＋文种，但这 样往往造成两种情况，一个是标题冗长繁琐，二个是成分多余，一个标题中多次出现“关于”“转发”、“通知”，就会出现类似“某某中心（市体育局）关于转发 《河北省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》的通知” 这类的标题。拟制此类标题时一定要掌握一个原则，即无论层次多么繁杂，无论转发多少通知，标题中只能出现1次“关于”，最多只能出现两个“通知”。解决办 法主要有四：①直接转发第一个发文机关的通知（省略法）。如标题“某某市体育局转发《省体育局转发〈国家体育总局关于某某问题的通知〉的通知》”，可以将 其改写为“某某市体育局转发国家体育总局关于某某问题的通知”（注：凡是批转、转发、印发的公文，如果被转发、批转或印发的文件标题中有“关于”二字，那 么标题中的第一个“关于”，即本级机关后的“关于”应该删掉，标题中只保留被转发、批转或印发文件的“关于”，同时转发标题的文种“通知”也要省略）；② 抽取被转发文件的核心自拟标题（概括法）。如“某某市体育局转发河北省体育局转发国家体育总局关于进一步做好群众体育工作的通知”，可改写为“某某市体育 局关于转发进一步做好群众体育工作的通知”。③在标题中只出现上一级机关转发通知的文号（替代法）。如“某某省委关于贯彻落实中发〔1989〕12号文件 精神的通知”、“某某市人民政府办公室关于贯彻省发〔2005〕23号文件精神进一步做好城镇退役士兵安置工作的通知”（采用替代法时，最好不要只写文 号，要尽量在标题中标明事由主旨，让人一目了然，也便于查询）。④直接转发原文件（直转法）。转发的是法规、规章如层次太多可直接转发，如标题“某某市体 育局转发省体育局关于转发《全民健身条例》的通知”，可以将其改写为“某某市体育局关于转发《全民健身条例》的通知”。
以上，结合工作实践，就《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》进行了简要梳理和解读，就实际操作中易忽略或常见问题进行了剖析，与大家交流，以期对规范省体育局系统公文拟制工作能有所帮助。不妥、不对之处，谨请谅解并欢迎指正。
衷心感谢大家对我一直以来特别是在办公室工作期间的大力支持，工作中不到之处也敬请包容。谢谢！
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