钟海涛——九段秘书=如何做好秘书工作-课纲

第一篇：钟海涛——九段秘书=如何做好秘书工作-课纲

九段秘书：如何做好秘书工作

适合对象：

企、事业单位中层行政管理干部和文秘工作人员，包括办公室主任、行政部经理、董事长秘书、总经理秘书、行政助理、行政主管、行政部门文员等 课程背景：

长期以来，人们总以为，秘书/助理就是接接电话、收发一下文件、搞搞会议记录、接待一下访客……总之，是一些事务性的工作，其实不然。秘书/助理虽然没有主管、主任、经理、部长等职务，但其级别却与其相同。秘书/助理往往是“一人之下，数人之上”、“一人之下，百人之上”，甚至“一人之下，千万人之上”，所以，秘书/助理就必须具备良好的素质、较宽的知识面与包括管理在内的各方面的能力，课程《九段秘书：如何做好秘书工作》便是你的加油站，你准备好了吗！课程特色：

实战型职业培训师，一位娓娓道来的讲述者，一位鞭辟入里的评论者，一位语惊四座的实战家，一位引领前沿思潮的导师，功底深厚，专注投入；以学员为中心，采用讲授、案例研究、情景模拟、游戏体验等现代互动式学习方式；理性了解与感性认知二者巧妙结合，学员适当笔记，既消化课程又在快乐中接受——卓越的培训效果。课时安排： 6小时 课程大纲

第一单元：对秘书素质与能力的要求

一、秘书/助理的岗位职责

二、对秘书/助理的素质与能力要求

三、21世纪的秘书助理的风范——全美秘书学会

四、秘书/助理的职业机遇

第二单元：九段秘书:标准化会议流程

案例研究：总经理要求秘书安排次日上午十点开一个会议。对秘书来说，什么是任务？什么是结果？怎样做才能得到好结果？让我们看看一至九段秘书的做法。

一段秘书的做法：发通知

用电子邮件或在黑板上发个通知；准备相关会议用品；参加会议，做好服务。案例判断：会议通知

思考：会议通知是不是这样？ 提个醒：研判是否需要开会

1、可以不要开会的“五个如果”

2、必须开会的“五个如果” 二段秘书的做法：抓落实

发通知后打电话与参会人确认；确保每个人被及时通知到。思考：为什么会场会有人打瞌睡，不投入？

一、失败会议的具体表现

二、对失败会议的预防措施 三段秘书的做法：重检查

（发通知打电话落实到人后）在会前30分钟提醒与会者会；确定参会人员有没有变动；对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的是不是必须参加会议的人。

四段秘书的做法：勤准备

（发通知，落实到人，会前提醒后）发完通知还去测试可能用到的投影、电脑、放大器等设备是否工作正常；并在会议室门上贴上小条：此会议室明天十点到十二点有会议

一、成功会议的标志: ——会议管理必要（除与会者以外）的三个角色

二、会议管理的仨角色各自在会前的工作

1、会议长在会前的（准备）工作

2、主持人在会前的（准备）工作

3、书记员在会前的（准备）工作 五段秘书的做法：细准备

（发通知，落实到人，会前提醒，测试了设备）还主动了解这个会议的目的性质是什么？会议的议题是什么？会议通知中就有与这个会议相关的议题等注意事项，供他们参考，以便会议一开始就能进入主题。

会议通知范例：

思考：这个会议通知咋样？ 六段秘书的做法：做记录

（发通知，落实到了人，会前也通知到了，也测试了设备，还提供了相关会议资料）还在

会议过程中详细做好会议记录；在得到允许的情况下，做一个录音备份。

——书记员（秘书）在会议中的职责 七段秘书的做法：发记录

会后整理好会议记录；起草会议纪要，呈送给总经理；请示总经理：会议纪要是否发给参加会议的人员或者其他人员（如有必要）。

一、会议纪要的概念

1、什么是会议纪要

2、会议纪要的重要作用

二、会议纪要结构的三个部分

1、标题（两项要素）：

2、正文（四项内容）：

3、末尾（三项内容）：

三、会议纪要写作的四个要点

八段秘书的做法：定职责

将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人；形成书面备忘录，经当事人确认后，交给总经 理与当事人一人一份；定期检查、跟踪各项任务的完成情况，协调解决执行中出现的问题，并及时汇报给总经理。

一、遵守高效会议的规则

二、与会者的八项守则

三、会议主持人的职责 九段秘书的做法：做流程

把上述过程做成标准化的会议流程，让任何一个秘书都可以把会议服务的结果做到九段；形成不依赖于任何人的会议服务体系！

小组研讨：制作会议管理流程

九段秘书的启示：任务与结果

对结果的追求程度不同，工作的内容和结果就会不同。工作结果的差异就是报酬和前途的差异。你想成为几段秘书？

第三单元：管理好你的上司

一、管理上司的内涵

二、首先是要与上司处好关系

看《亮剑》：“小心老子揍你！” 看《亮剑》：“新一团团长是李云龙”

三、管理上司的策略一： ——忠于上司的八个作为 看电影：春节要贷款

三、管理上司的策略二：

1、将荣耀归于上司

案例研究：……但是最近你发现，上司将你的方案改头换面之后呈现给他的上司，面对喜好邀功的上司，你怎么办？

2、解救上司的五个作为

四、提升上司对你的依赖程度 案例及提问、测试互动

第二篇：秘书从业经验：做好党委秘书工作的几点切身感受（本站推荐）

我曾在党委秘书岗位上工作了8年时间，这期间，不仅得到很大锻炼，丰富了经历，而且学到了很多东西，提高了综合素质。现将自己这方面的切身感受和体会介绍给大家，供参考。

一、要切实把握党委秘书工作的特点规律

党委秘书岗位光荣、受益终生。从职能上讲，是党委和领导的参谋和助手，但没有独立业务;从服务对象上讲，直接为党委和首长服务，并对他们负责;从单位上讲，没有正式编制，没有特殊权利，没有专项经费，是“清水衙门”;从个人讲，不论哪一级职务，都是普通机关干部，既不带长，又不挂职，不是“热门职业”。做党委秘书工作，加班加点多，工作量大，牺牲的是休息和娱乐时间，得到的是更多学知识、长才干、强素质的机会;工作要求高、负荷重、节奏快，能够培养紧张快干、严谨高效的工作作风;做不到精通某项业务，成不了某个方面的专家，但可以多学博采、全面熟悉。在党委秘书岗位上经受的锻炼是多方面的，有些收获甚至是终身受益的。

(一)接受的信息量大，可以拓宽视野，了解全局，为增强综合分析判断能力、提升思维层次，提供了得天独厚的平台。党委秘书在接受信息方面，有着得天独厚的条件。一是上级精神能尽早知道，各项指示、规定及要求，不管是电话通知，还是下发文件，都能及时看到。有些内容在报纸和文件刊发之前，可从中先学一步。二是首长指示能及时接受，首长提出的新思想和新要求，有时是在会上讲的，有时是在机关呈批件上批注的，有时是当面交待的，党委秘书都能通过参加有关会议、与首长直接交流、阅读首长批示抄清及时掌握，较机关业务部门早一些学习和理解。三是机关活动能全面了解，各部门正在开展什么活动，工作进展到什么程度，准备采取什么动作，党委秘书能通过各种渠道了解到、控制住。四是单位情况能全面准确掌握，单位的基本工作动态、重要思想动向，领导的主要活动以及重大事故、案件和问题，都可以从查看各级各类上报文电中找到答案，这种信息渠道畅通、信息来源广泛、信息真实性强的优势，既为党委秘书开展工作提供了有利条件，也有助于个人充实头脑、活跃思维。

(二)涉及的工作领域广，可以博采众长，吸取精华，在完成大项工作和中心任务中受到锻炼。常委会讨论研究的一些事情，往往是单位建设各个方面的重大问题;党委常委特别是主要首长讲话涉及到的，往往是方方面面的工作;写报告、发通知、搞总结的内容，往往是无所不有;组织会议、起草材料，往往是与机关其它部门的同志一起合作;就连平时收集情况，统计数字，整理资料，也能牵扯到机关许多部门。这种宽正面、大纵深式的工作方法，需要党委秘书眼观六路，耳听八方，广交朋友，搞好协调。常常有这样的感受：多接触一个方面的工作，就多一个熟悉的领域;多参与一个活动，就积累一些实际工作经验;多同一个部门的同志合作共事，就多学到一些工作方法。

(三)参加上层活动的机会多，可以提高认识问题的站立点，学会分析处理问题的科学方法，准确理解党委和首长的意图。党委秘书每年都要随领导同志参加党委常委会、党委全会、民主生活会等会议活动，搞好会议保障、为首长准备发言材料的过程，就是锻炼提高认识问题层次和分析处理问题能力的过程。有时跟随首长下基层了解情况、进行调查研究，可以从中捕捉到首长关注什么、思考什么、提倡什么、反对什么，学到如何评价基层，如何看待基层建设形势，如何发现和解决带倾向性问题的方法。更为经常的是召开常委会时，常委们围绕议题发表意见、统一思想、民主决策，他们的思维方式、战略眼光和领导艺术，都是难得的学习范例。

(四)工作的标准高、要求严，可以变压力为动力，养成处处慎重、事事认真的良好习惯。在其它部门工作，处理一个问题、起草一份材料，能够层层把关，级级过滤，可以避免和减少错漏，即使出现了也有充裕的时间弥补。而党委秘书直接为首长服务，出手材料一步到位，协调的事务直接牵涉首长，一旦出现错误，就没有任何补救的余地。做党委秘书工作，要求做到滴水不漏、万无一失。在这种环境之中工作，自然压出高效率，逼出好作风。

二、要努力提高做好党委秘书工作的能力

当一名称职的党委秘书，必须炼就很强的能力素质。否则，肯定胜任不了本职，也不可能完成担负的工作任务。

(一)要在参与全局性工作中学习提高宏观思考问题的能力。党委秘书由于职责的关系，经常会参与一些全局性工作，必须站在党委、首长的角度思考全局性的问题，不断提高宏观思考问题的能力。一是要注重提高自己的理论素质。理论素质是一个人素质的核心和灵魂。有的同志说，写文章写到一定程度，就是个理论功底问题，是个哲学问题。我感到这话很有见地。如果文章缺乏思想性，是很难给人以启发的。作为党委秘书，如果没有较为扎实的理论功底，那么写出的文章很有可能会因为“浅”而通不过，提出的建议可能因为“小”而不被领导采纳。上级的文电，领导的讲话，都是着眼全局提出来的，理论性、指导性都很强，通过经常学习和思考，从中不但能学到写文章的技巧，更重要的是学习到思维方法;对报刊的社论、评论员文章、理论研究文章等，也要耐下心来细嚼慢咽，这样不断地坚持，在潜移默化中就提高了理论素质。二是要注重站在党委的角度思考问题。党委秘书所担负的工作任务，要求我们必须站在全局的角度思考问题，否则就很容易局限于具体工作，因缺乏深度和高度而达不到领导的要求。要敢于换位思考，敢于小官想大事、说大话，敢于站在领导的位置上思考、分析和把握问题，努力达到超前思维、同步思维和跟踪思维的要求。三是要注重全面了解熟悉情况。不了解全局，就站不到全局的高度，看问题的层次就上不去。党委秘书了解掌握情况有许多得天独厚的条件：文件资料多，可以及时了解全局上的情况，熟悉上级的指示精神，掌握机关和单位开展工作的情况;与首长接触多，可以及时了解首长思考什么，关注什么;参加会议多，可以及时了解党委的决策意图和工作思路。充分利用这些便利条件，对面上的情况就有了较为全面的了解，也为完成首长交办的的任务奠定了一个较为扎实的基础。

(二)要在参与起草各类综合性材料中学习提高综合归纳能力。党委秘书承办的材料中，有领导讲话、情况报告、纪要等文体，这些材料的写作都需要较强的综合归纳能力。提高综合归纳能力，我感到没有多少捷径可走，关键是多学、多想、多练。多学，就是向首长学、向有经验的同志学，向书本学。比如召开常委会时，主要领导往往会在会议结束时作一个总结性讲话，这个讲话一般都是主要领导在集中常委们智慧的基础上形成的。在作记录时，就要认真揣摩，领导是怎么把握主次、怎么分清轻重缓急、怎么进行概括的，从中学会正确的归纳方法。再比如，起草常委会议纪要时，如果是自己先拿初稿，领导在把关时会对综合归纳不够精确的地方进行一些修改，自己就要进行反复比较，从中分析领导是怎样进行归纳的，这样长期坚持下去，对自己的提高帮助是很大的。多想，就是进行抽象思维，善于通过事物的现象认识和把握本质，并从大量的、个别事物中找出他们之间的规律性的东西。这样写出的材料才能体现出综合性，做到有高度、有深度。多练，就是勇于自加压力，勤学苦练，通过多写多练，逐步提高综合归纳能力。在工作中，对每一次的锻炼机会都要十分认真对待，无论是起草讲话、报告，还是调查报告、会议纪要，每次都要尽最大努力，力求写一次有一次的进步。1 2

第三篇：秘书实务课毕业论文之论性别对秘书工作的影响

论性别对秘书工作的影响

秘书实务课毕业论文之论性别对秘书工作的影响

专业：￥￥￥￥

学生：***任课老师：&&&

摘要：在当今社会，秘书对领导工作的开展、进行起着相当重要的作用；在很多招聘会上，大部分招聘启事上点名只招女性，这就使得不少符合秘书工作要求的男性应届大学毕业生上前递交的简历都被婉言退回。这一举措令众多男生忍不住大声质问：“谁说秘书是女性的天下，男生照样行！”时下，秘书在担任辅助作用的立场上存在性别上的问题，也就是说，究竟是女秘书的更利于领导开展工作还是男秘书对领导的影响更大？从秘书工作的现状不难看出，秘书工作当中，已经不是女性一统天下的时代，秘书也由传统的“女性一统天下”渐渐向着性别的合理化发展。至于怎样算合理，就要看秘书工作的具体实施。在选用秘书时，要充分把握秘书的性别特征，调整秘书工作当中的性别不合理化，注重秘书在性别上的差异，如此，才能使秘书在其职位上更好的做好秘书工作，从而达到使领导满意的效果。

关键词：性别;秘书工作;影响

谈及秘书，很多人会把它与女人、女性联系起来，社会上也流传着“女秘书”、“女小秘”的说法；其实，女性跟秘书联系起来只不过是近代的事，在中国古代，男性秘书就存在并发挥着不可磨灭的历史功绩，现在的不少高校都已开设文秘专业，不少男生也开始报名，准备毕业后走上秘书岗位。正因此，如何正确认识男女性别的秘书在社会上的形象，了解他们的职业生存状态，成了我创作本文的动机；秘书工作的指向服务对象和服务内容实质是时代性和阶级性的有机统一，在努力推进民主与法制建设的今天，切实认清秘书概念、秘书现象，对以各系统或行业为主体的秘书队伍有现实指导意义。它体现了秘书为领导服务、为人民服务、为社会服务的一致性以及秘书对领导负责、对公众、对社会负责的一致性。

时下，“秘书”已经不再是一个称谓，而是已经演变成一种职业；它是一项融参谋、协调、实践等事务为一体的综合性工作，这在秘书定义——从事办公室程序性工作、协助领导处理办公室事务及日常事务，起参谋辅助的人员——当中已充分体现出来。当然，秘书工作和其他工作一样，可以由不同性别的人员来担任；然而，因着秘书人员的角色特殊，也因一些领导干部与秘书之间出现一些不良影响，致使许多的专家与学者花大篇幅议论来论证“男领导身边该不该任用女性秘书”。直到今天，是不是该用异性秘书仍是许多领导犯难的事情，可见，秘书性别研究确实有很大的意义。

一，单一性别秘书工作的发展及变化

（一）、男秘书在封建社会就曾出现。

在古代王朝，宫中秘藏之书，就是皇宫里秘密珍藏的图书，而管理秘藏图书的官府，名之为“秘书监”，主管的官员为“秘书令”；我国古代历史上也有称副职“秘书丞”，分管官员叫“秘书郎”，历朝沿袭至清代。几千年的历史长河里，有许多相当于现代秘书的官职，但它们都不叫秘书，而被称为史官、御史、尚书、掌书记，或中书舍人、翰林学士等许多由男人来担任的；在当时，是秘书得而不叫秘书，不叫秘书的却是秘书；直到清末、辛亥革命前后，秘书的概念才慢慢叫开，也成为名实相符的秘书——伴随领导左右，参谋辅助务及处理日常事，而非古代王朝中所设的。

（二）、男秘书的演化。

在古代的封建君主王朝里，秘书也被称为辅臣，是国家统治者身边参与机要政务掌管机密文件和印记、掌管宫廷内务的文职大臣，后来便成为了沿用至今的国家主管政府事务的部长或常务副部长。在现代中国，秘书是属于行政职位也一直被当作一种行政职位，秘书人员被看作行政人员的一部分，而且是核心的一部分。不止如此，秘书也已成为社会职业，在大、中、小国营企事业单位则是办公室主任和秘书长，成为管理和处理日常行政事务的重要人员，成为行政首长的得力助手。在我国的相关法律法规中规定：“政府秘书均属国家公务员，秘书长属政务类公务员，一般公务员则属事务类公务员。”

（三）、男秘书职业的初步分析。

最近几年来，根据专家、学者们的调查分析和社会共同认知，秘书工作当中，男性从业状况是很乐观的，故而有言，男性在现代社会上的地位是越来越高，越来越受青睐的。据一份报纸上的一篇《男秘书走俏女秘书降温》的作者说到：“现代领导更重实惠，从许多方面的原因看来，时下男秘书正在变得抢手。”

随着社会的不断发展于进步，秘书人才市场上，女秘书一统天下的局面已经被打破了，眼下，男秘书正悄无声息地走上台阶。据统计，从近两年来文秘专业的毕业生需求上看，男生分配趋势明显要好于女生，男秘书的市场行情越来越被看好。仅就目前分配情况看，招聘文秘的企业在人才招聘会上招兵买马，而且都是优先考虑男生。这不禁让一些投入到文秘专业的男性求职者的脸上露出了笑容。

二，秘书性别差异的表现

（一），心理上的差异

首先，男秘书的自信心强于女秘书。通过心理学家对男女生的心理测试后发现，女生的自我评价往往比男生低。以四到六岁儿童为测试对象的实验也发现，女孩子对自己成绩的期望明显比男孩子低，这种性别差异甚至一直延续到成人乃至工作上的表现。

其次，人们常常会发现，男秘书惯于理性地处理自己的职场环境，进而去主导；例如，男生在职场上会很自然地推荐自己，是一种潜移默化的推荐，争相扮演领头人的角色；在会议上会踊跃发言，阐述自己的意见或者建议，看上去胸有成竹；在完成领导交付的任务上，男生普遍也会充满热情与信心，相信自己能够做好。这样的心理暗示了他们会把工作做的很出色，体现出自己的优势。而在相同的情况和境遇下，女秘书往往会低估自己，不能胜任工作、胆小、多虑，甚至其他因素的影响，使相当一部分女秘书产生一种难以胜任的恐惧。男性在恐惧时会告诫自己并不恐惧，而女性会在并不恐惧时报告自己恐惧，她们通过报告自己恐惧来获得社会的关爱，与此相反的那行却不然。男性报告自己并不恐惧意欲获得社会对其坚强性格的赏识与赞扬。

再次，女秘书很心细；女秘书能够细致周密地为领导做好日程安排，认真负责地管理好文件及档案，或以委婉、客气、敦厚的口吻恰逢其时地为上司拒绝不愿见的客人，此外，女秘书还会在上次困倦、疲劳时奉上一杯浓茶或是咖啡。这些细致的工作，是男秘书难以胜任的。

最后，女秘书易情绪化。女性天生较男性柔弱，动不动就会抹眼泪，这让女性从事秘书这一行业有着很大的障碍。而男秘书往往不拘小节，对小事不会过于计较得失，在处理事物时情绪化较少。第五，女秘书比男秘书更理解他人。女性更容易被场景氛围感化，这使得女性比男性更容易理解别人，更富有同情心。女秘书在工作中更能体谅别人，能处处为领导及同事着想，这不仅拉近了跟领导的距离，也变得更加易于沟通；男秘书往往不懂得体贴，无耐心去倾听，偶尔也会顶撞上司。第六，女秘书比男秘书更容易产生从众心理。在工作中，男秘书常常打破常规，爱用创新思维，敢于在大众面前提出不同的见解，为领导或上司的决策提供广阔的思路，而女性秘书则是喜欢随大流，很少动脑筋，只是按部就班做事，对领导或者上司的指示惟命是从。

（二），思维之差异

由于男女性别的不同，因而，在思维上也有不同的表现。女性有很强的形象记忆和机械记忆能力长于形象思维、更加有想象力，然而这确使得女性的灵活性不够，理解力偏差；男性则更善于抽象思维、逻辑思维、以及判断推理的能力，不但有较强的演绎、归纳的能力，而且思维的灵活性和理解力都胜于女性。所以会有人说，女性是感性的动物，男性是理性的机器，这一点也被很多专家及

学者们公认。

借着男性男性在逻辑思维及判断推理方面强的优势，男秘书在做事时表现出镇静、更富有条理，较少优柔寡断、拖泥带水，这是女秘书无法企及的。在思维方式上女性倾向于模仿，处理问题时对细节重视，对全局把握不够准确。男秘书善于独立思考，分析问题、解决问题的能力强但对细节常常考虑不周，所以容易出现疏漏。

（三），语言之差异

在从事秘书工作时，女习惯比男性更占有优势。男性在通常情况下喜发号施令，常以命令式的语气，既显得不友好又让人感到不适应；而女性固有矜持的一面让女性的话语显得含蓄、温雅，在反对的语气上也多以委婉、含蓄的方式，不会因过于尖锐而让人无所适从或者卤莽灭裂；例如，单位要解雇某一名工作人员，如果让女秘书去说，通常会用比较温婉同情的方式表达，这样一方面不会使对方感到尴尬、无地自容，另一方面也不会及其较大的反弹。所以，女秘书可以说是一个职场的软性调节剂。

在社会群体中，女性多半具有奉献精神，乐于为他人服务、为别人付出。在家庭中，她们为丈夫、子女、公婆、兄弟姐妹付出从不要求回报；而男性固有的大男子主义比较喜欢以自我为中心。女习惯比较注重人际关系，在决策过程中经常把别人纳入思考，但是男性却会在自己的思维范围内做好决定，不愿提取出来商量，往往早已有了定见。因男女的创作力不同，也受思维差异的影响，男秘书在工作中比女性有更强的动手能力，也擅于自己探索发现，拥有强烈的动手创造能力，相反，女秘书对创意活动大都不怎么感兴趣，也很少进行探究，动手能力也较差，女性秘书更乐于从事程序性工作，按部就班地进行。

三，秘书不同性别在工作上各自的优越性

（一）、男女秘书从事秘书职业的优劣

由于秘书工作是综合性、服务性、程序性、保密性较强的工作，所以男女从事秘书工作的优劣各有说法，社会各界人士也各执其辞。

就女性秘书来说，性格上具有温和、顺从细致、敏感、条理性强、偏重于感性认识、善于形象思维等特点；而男性则多具有刚强、果断、粗犷、独立性、冒险性强，偏重于理性认识善于逻辑思维。在能力方面。女性的忍耐力、复述力、自制力普遍高于男性，而男性的计算力、概括力、分析力、爆发力则普遍高于女性。另一方面，女性适合从事简单的、重复性的、活动范围小、体力较轻的、程式性强的职业；多数男性适合从事复杂的、变化的活动范围较大的，体力较重的、富于创造性的工作。此外，男性秘书对外联络，调查研究，文件拟稿，日程安排，参与决策等外向性、技术性、政策性较强的工作则更为适合。

（二）、选用男秘书，减少“口舌”

俗话说：有鸡鸭的地方粪多，有女人的地方话多。在办公室里，女人们总是会找到领导不在或者公务清闲的时候，泡杯咖啡或者奶茶、再拿出点心零食之类的围拢起来，说东家话西家、他这样她那样，开始比谁的舌头长、谁的口水多。她们闲聊的内容无非都是些鸡毛蒜皮、无关紧要的事情，所以在某些公司上班的闲暇时间，经常能看见这样的场面：各个部门的女秘书们围成一团叽叽喳喳闲聊，办公室在这一刻已不再是办公室，而是变成热闹的茶坊。如果遇到某些很有广播员天赋的女职员，那么，这个办公室甚至这家公司实在是没有秘密可言了。相反男人的闲言碎语永远要比女人少，即使有，也是放在工作之上的，并不如女职员那样，聊些题外话。

（三）、细节差异用以减少资源浪费

在学校里不难看到这样一种情形：不同女学生会拿出不同的纸巾，用来擦脸、擦鼻子、擦手、擦包，擦口红等；女人天生讲究细节，所以，倘若在办公室里成天用纸巾擦来擦去，擦脸、擦鼻子、擦手、擦口红，而且每一张抹一小角必定重新从纸盒里换抽一张，假如遇到哪个刚跟男朋友吵架的一哭就更夸张了，至少牺牲一卷纸。相反，男人就不同了。男人没那么细致的讲究，从吃饭到对付感冒，一张纸巾就能搞定。一个男秘一年消耗的纸巾仅仅是一个女秘的十分之一。从这点来看，男秘书在资源浪费上比女秘书优越的多。

（四）、男性在秘书工作上比女性更有条理、耐力更强

我们经常能够听到社会上流传的这样一句话：女人是感性的动物，男人是理性的机器。男人在思辩性、逻辑性方面，总是比女人有优势。所以派男人做事，脑子往往更冷静更富条理，而且男人做事果断，立竿见影，从不优柔寡断、拖泥带水。女人都比较娇气，无论在肉体上精神上都不耐劳。工作一累就吃不消了，动不动就请病假。如果领导严厉或者发火，遇到比较脆弱的女秘书，一准闹情绪哭鼻子。男人在这方面就比较能忍耐，一般公司里加班熬夜时，一定是男职员精神相对足些，而男人有什么委屈苦衷，大部分都能放在心里。如果这些放在女秘书身上——苦不能尝委屈不能受。既不能吃苦又不能耐劳的，做秘书岂不降低秘书工作的质量。

（五）、职场应酬

与客户谈生意，难免要上饭局，遇到爱喝酒的客户，自然需要一番酒水的较量，女人大多不能喝酒，即使女秘书有海量，在饭桌上女人陪喝酒多少也是有失体统的，也给公司带来不良影响。然而，不同的是，酒量好的男秘书在这时可是派上大的用场了。加上男性豪爽的一面，生意自然可水到渠成。

（六）、降低办公室性骚扰，减少二奶的悲剧

在秘书界流传这样一句话：白天秘书干，晚上干秘书；男秘书一个口，自己用的，女秘书两个口，一个自己用，一个领导用，等等等等。男上司聘用女秘书往往会有性骚扰，性骚扰的事件大多是发生在男上司对女下属间，女秘书是常见的受害对象。如果换了是男秘书，诱发男上司动色心的可能不是没有，但是几率很低。如果是为女上司当男秘书，那么发生性骚扰的可能性依然很小，没有男人愿意冒这个丢饭碗的风险，毕竟身在中国、也是身为四大文明古国的东方女人，是矜持的，是保守的，是不善于主动的，是不敢始作俑者的，她们绝大多数都色大胆小，最多是想入非非而已，见诸行动的可能性微乎其微，而且靠武力骚扰成功的可能也几乎为零。因此用男秘对办公室的治安有百利而无一害。

（七）、不会因为生理原因影响心情

女秘书大都逃脱不了每月的生理周期，并因此在身心上受到困扰。最常见的就是每个月总有那么几天女秘书的脸上布满了菜色，而且喜怒无常，多多少少地给工作造成负面影响。男秘书无需怀孕、流产、哺乳，从生理上保证不会影响公司的正常工作。男人是铁打的，女人是水做的。在坚固性和持久性方面，男人绝对胜过一筹。

除此之外，男性也可作为保镖兼司机。如果领导外出，男秘书就成了领导的司机；有时，领导深夜外出，或处理一些突发事件时，男秘书也可随行“保驾”。如果是女领导，所谓男女搭配，干活儿不累。既是说男同事，也是说男秘书。二者虽说都是男人，但功能不同。前者用于和领导打天下，闯江湖；后者用于为领导出门保镖，入门关照，即使日久不生情，也一定日久心相通，绝对可处成知己。

第四篇：高级秘书、助理和行政管理者工作效率提升训练营课纲讲义

对高级行政管理者和秘书来说，没有受到专业系统训练，将无法从战略性全方位角度认知秘书与助理的工作；在所从事的工作中感觉缺乏理论支持；工作中总是被动行事，不能主动掌握工作节奏；想为领导做得更多、更好却没有好的方法、思路；想更好的执行领导的政策，却总是得不到支持；想给公司节省费用，但却不知从何处下手，想更好地处理好公共关系（政府公关），却总是不得要领----诸如以上的问题，都是每个助理秘书工作人员所面对与困惑的，如何把握正确方向从而迅速提升自身职业素养，成了我们必须面对与解决的课题。

参训学员课后反馈1：“何澜老师精彩的课程分享，我们从她身上看到了优秀行政工作者对工作效率执着研究与探索，同样她对与工作的认真、激情是值得每个行政管理者去效仿的榜样。”

参训学员课后反馈2：“在何澜老师高级文秘课程的学习中，我们学会了如何成为领导得心应手的左膀右臂，明确了自己的工作职责与擅长，对领导交代的各项任务清晰流程和任务再执行，很好的分享、很多的工具模板，一次次精彩的模拟训练，让大家找到工作的动力和方向。”

参训学员课后反馈3：“通过何澜老师的的时间测评工具，我们看到了过去三个月到六个月时间安排的逻辑性和问题点，了解自己生活与工作的关系，了解良好社会关系家庭关系的经营，更加注重自己身心灵的和谐与平衡！这两天的高级行政管理者的课程让我们被工作拖着跑，走向全新自我认识和有意识的规划和提升，我们想从这里再次启航，成为一名“新秘书”，拥有新起点、新格局、全新的工作状态。”

课程收益

－清晰了解文秘、行政助理岗位的贡献度和核心价值，帮助提升行政工作的愉悦感。

－针对本单位岗位的要求提升自己的各项专业能力，做个效率为先的领导助手。

－良好工作习惯的系统培养是面对多位领导、面对琐碎杂工作的提升与改变。－成为上司的得力助手，在企业内部、企业对外的人际关系的经营上更加专业化。－熟悉办公事务的处理技巧：通过现场模拟练习，现场点评，—特别赠送大礼包：常用工具、表单、范本等。

专家介绍

何澜老师

（公开课，内训：4OO-O33-4O33）职场幸福学培训专家、高效工作模式训练专家；

企业学习网特约高级讲师,曾担任浙大网新（上市公司）总裁助理、浙江正元数据公司独立董事、浙江省中小企业创业辅导中心主任等高管职务；华东师大心理学硕士；浙大求是经济与科学研究院高级讲师、首席人才测评师、清华大学特邀讲师；浙江培训师联合会常务副会长。

何澜老师拥有十多年的企业管理及培训经验，巧妙运用心理学与各种人才测评技术巧妙融入课程，将知名企业实际工作中的众多经典案例与课程内容相结合，深入浅出，通俗易懂，而且容易掌握和操作；学员评价说：“何澜老师特别亲切，讲课富有激情，课堂气氛活跃，内容专业有深度，互动与案例研讨有效运用”。何澜老师培训课程条理清晰，层次分明，实用性强，能带给学员先进工作效率提示策略与理念，使学员可以迅速地将培训内容转化为实际工作技能与习惯。在轻松、互动、体验、讲评等授课方式中，让学员在练中学，学中练，达到学以致用品牌课程：

《高级秘书/助理和行政管理者工作效率提升训练》《高效会议管理出绩效》《情绪管理与心理解压》《时间管理与工作统筹技巧》《职场幸福学》

荣誉客户

中国银行、工商银行、农业银行、中国移动、江苏移动、上海电信、万事利集团、、葛兰素史克（中国）、菲达环保、丰岛控股集团、新安化工、海亮集团、新和成控股、华为、台山核电、海尔集团、南车集团、可口可乐、西门子、NEC、诺基亚、神州数码、日立、美的、中国测绘科学研究院、修正药业、塔里木油田分公司、正大集团、贵州百灵、中海油等数百家知名企业。

课程大纲

第一天课程：6.5小时

前言：通过行政工作者定位解读让我们看到几个关键词：协助、日常事务、提供参谋建议、沟通协调、桥梁关系，这是行政工作特殊性的解读，他必定是完成领导目标为先，协助统筹协调更多的事务性的工作，如何更有效的提升工作效率，让桥梁更加有效、可靠、稳健？是课程学习的重点内容。

模块

一、角色认知：如何成为领导身边优秀助手？3小时

今天我是单位的形象代言人；通过一句话、三个词语描述你的单位印象。

领导需要什么样的优秀助手？通过对领导的需求分析，不同层级助理的定位进行自我评价，提升服务意识，做最有竞争力、最有价值的工作。

了解我的工作优势与工作行为风格；通过行为测评，分析过去三至六个月你的行为风格与工作优势，并给予您针对性的建议和指导。

我们单位对行政岗位的职责要求解读与分析；针对每个单位的需要分享行政岗位的职责，清晰任务，明确工作目标。

本模块总结：如何成为领导身边优秀助手？我们的工作特征：多样琐碎性、随机突发性、领导指派性、保密性。情景练习。

轻松一刻：学习办公室养生操－五节操。

特别分享：午间欣赏职业秘书相关电影，并组织讨论秘书成长之路。

模块

二、高效职业沟通与和谐人际关系：赢得领导信任3.5小时

什么样个性特点的人会更容易获得良好的人际关系？亲切的微笑、温暖自信的眼神、职业握手练习、清新问候、身体距离、为他人着想、会选择礼物等内容。

学会真诚的赞美；通过小组竞赛练习，提示适度赞美能力。

塑造愉快交往礼仪之道；敬语、介绍、坐车、送别礼。

接听电话礼节与情景练习；面对难以对付的客人和电话应对技巧。

接待来访客人的流程和细节注意；观摩先进单位接待流程设计。

与新闻工作者交往注意事项与细节，并情景练习；

印章管理流程与人际关系和谐之道；

零用钱管理流程与得到领导信任的细节；

文件管理与签收流程，如何与领导预约签收？

与不同个性领导相处之道；创造积极的语言结构，与不同领导风格的领袖交往，用他们最喜欢容易接受的方式工作与交流。

模拟练习：接受不清晰的工作指示时、本周工作汇报流程与内容、商讨问题时、面对领导的坏脾气时，小组总结，这个案例中我的收获。

上司约会、出差行程安排策略与方法。

本模块总结：与领导相处的时间，学会虚心请教，交流汇报要简要，内容真实详尽，与领导关系简单，尊重上司，学会为他救场。

第二天课程：6小时

模块三 高效工作模式：提升行政工作效率4.5小时

时间管理与工作统筹

了解压力环境下我的时间管理模式：这是何澜老师独家版权的压力环境下我的时间管理模式的测评工作，看到你的时间管理模式瓶颈与问题。

探索我的生命价值观：专业的心理学底蕴帮助你分析你的生命价值观，看清楚生命的需求和关注，提升生命幸福值。

我的时间都花在哪里？清晰时间大盗：我们人生就算100年，你的一百年中的生命价值在哪里？ 激发我的脑思考模式，创立个性化时间管理技巧与方法；

5、系统思维方式训练：面对多任务管理，多领导指示工作时，清晰生活与工作的目标、工作步骤、紧急重要程度的分类。

6、为自己的人生开始规划：从梦想到现实，从日计划、月计划、年计划的制定和落实。

二、精力管理：根据生理节奏制定工作：了解精力最旺盛的时候，学会聚焦，学会制表，制表的要点和注意事项。

三、办公室5S管理：5S管理要点与工具

四、信息管理：

1、如何处理电子信件？

2、如何处理报纸杂志？

3、快速阅读。

4、为自己准备清单。

会议管理：常见高效会议管控要点。

固定部门会议的掌控。

解决问题会议的核心。

讨论会议的流程与掌控。

会议中不良行为的形成与控制。

会议管控工具表格的制作与分享。

本模块总结：两天中学习到提高工作效率的方法、制定行动计划

模块

四、压力管理：提升职场幸福力1.5小时 压力的定义与认识；

我在社会环境中角色的扮演和认识；

智慧身体感应与体验；

树立正确的人生观与价值观；

饮食减压、音乐减压、睡眠减压、运动减压等内容体验； 心里冥想：学会接纳；

面对挫折，依然快乐的八大秘诀。

课程总结：职业秘书职业修炼