佛山燧明(穗名)外贸部门管理制度

第一篇：佛山燧明(穗名)外贸部门管理制度

外 贸 部 管 理 制 度

部门工作时间管理:

正常上班与下班时间要按公司行政规定执行:

Am:9:00-----am:12:00

Pm:1:30-----pm:6:00

签于外贸部门具有特殊的工作时间原因, 涉及到与国外买家沟通的时间差，外贸业务员会自己利用晚上工作的时间，工作晚了次日上班时间可以迟些，但原则上晚上在办公室加班时间不超过21点，第二天上班时间不能超过10点。如果因为以上原因需要延迟到公司上班时间的，需要跟部门经理请假。无理由,或理由不充分未向上级申明的情况下私自离开公司者,交行政部以旷工处理

部门行政管理制度:

1.不得无故迟到，或早退。

2.不得上班时间内大声喧闹, 闲聊影响别人的工作。

3.不得做与工作无关的事，QQ、MSN等聊天工具可使用，原则上不能在上班时间做与工作无关的事，比如聊天，上网购物或者玩游戏，一经发现给予相应处罚。另外，对于使用MSN或者SKYPE等聊天工具与客户沟通的，每个业务员申请一个公司帐号或者ID,并显示在名片上。业务员离职后，需要把对公的MSN,SKYPE帐号和ID及密码上交公司统一管理。

4.不得上非法网站如引起一切后果者由自己负责并交与行政部处罚。

5.不得在上班时间与其它部门的员工闹意见及作非法举动，情况严重者交与司法机关处理。

6.按公司规定不得泄漏公司商业机秘及兼职者，如有发现重罚,情节严重者,司法程序处理。

7.要遵守公司行政部所规定的公司员工准则。

◆以上各条为外贸部门的基本准则，如发现情况严重者将直接交与人事部，责其退出本部门。

部门请假管理制度:

1.有事需要请假的，需要提前提交请假单给部门经理批示。如非常情况可以事后补交请假单，否则视为旷工。

2.请假时间在三天内的，由部门经理批准。超过三天以上的，需要由经理办批准。

3.国家法定节日及婚假、丧假及产假或其它重大节日等，根据公司行政部门相关通知统一执行。

4.未请假离开公司三天以上者一律按离职处理，三天以内按旷工处理。

5.请假超过指定期限未回者一律通知部门经理及行政部，如果不通知都按第四项执行。

部门电话制度管理:

1.不得在上班时间内拨打私人电话，特别原因须经过申请。

2.一般电话的使用时间不能太长，特别原因必须跟部门经理说明情况。

3.在接到电话的时候必须用标准的中英文“你好,燧明公司。可以帮到你吗?”

4.如部门任何业务电话响时，负责人不在位置上，要帮忙转接电话。

5.转接电话后必须帮忙所属业务员留下联络方式和信息，并转告所属业务员。

6.公司配备的工作手机，应保持24小时开机，应用于工作范围内并给予话费报销。

7.外贸部门的国际长途使用，基于公司控制成本考虑应该控制在合适范围内。

8.外贸部门可用MSN、SKYPE等网络电话免费软件为公司控制成本。

部门出差管理制度:

1.任何出差行为都必须事先交纳一份出差计划跟费用预算申请，由外贸经理和经理办批准。

2.出差国内各大展会时由部门经理核实批准出差计划及审核出差费用。

3.出差国外展会时，费用必须由部门经理和经理办审核批准。

4.出差回来的前半日，或后半日可自行补休半天或一日时间作为调整时间。

5.出差回来后三日内必须提交《出差总结报告》及《市场分析报告书》。

部门销售管理制度:

1.部门所有员工每天认真记录当天的工作情况，当天完成所有工作的进度。

2.部门所有员工必须每周五（双休）或周六（单休）下班前交《工作周报》。超过3次不按时提交的，按绩效考核扣罚。

3.部门所有员工必须在每月3号前交纳上一月的《销售总结报告分析书》。

4.部门所有员工必须在月底前将收集《客户信息资料表》，《下月工作计划》等相关报告交部门经理处。

5.由部门经理每月底向经理办交纳一份《月销售报表及下月销售方案计划书》。

6.所有员工要按公司的销售方针及方案进行销售，不得私自改动方案及销售目的。

7.所有产品报价必须经部门经理核准后方可报出，严格执行公司报价制度。

8.部门所有员工必须准时出席周例会及月例会，特殊原因必须由主管批准。做好所有的会议记录进行归档（田恩霞负责会议记录）。每周五或周六下午不定期举行周例会，每月30日下午举行月例会(具体时间具体通知)。

9.销售管理制度与薪资绩效奖金及评估员工的业绩考核挂钩，部门每季度会进行一次员工绩效考核。

10.邮件统一使用公司提供的企业邮箱，严格保守公司商业秘密。

11.对于客户新产品的询盘，业务员统一按照部门《询价表格》，发给采购部对应采购同事询价。

12.对于客户到访，参观，应该根据部门提供的统一表格，详细做好《会议记录》，并在会后统一发给相应负责人（1部交李莉，2，3部交赖经理）。

13.对于涉及公司银行帐号信息和资料的，业务发出银行资料之前，统一转换为PDF格式，再发出。

14.严格禁止业务员与公司供应商的直接联系，如有需要相关信息和资料，统一找采购部要。

15.对于公司目前实行的“一对一”培养制度，严格执行。

16.部门每季度会根据《绩效考核表》进行业绩考核。

部门设施管理制度:

1.部门所有电脑,打印机,电话等所有硬件设施受公司行政部门出台的政策监控.（1楼打印机以后统一归外贸部使

用）

2.部门所需新申请相关设施由部门经理核准、经理办批准报采购部门。

3.部门必须遵守公司相关控制成本条约对耗材使用以节约为基准，特别是关于复印和打印的成本控制。

4.所在分部门的所有设施由分部主管进行监控使用职责。

部门激励制度：

Ⅰ薪资激励机制:

一.跟单员：

薪资(试用员工)=试用底薪+部门经理成绩考核评估+专业知识考核成绩

薪资(正式员工)=职位底薪+绩效考核(部门经理)+购买社保（转正后3个月内购买）+年终奖励

公司对于新招聘的员工，原则上先从跟单做起，待部门经理考核合格再调任外贸业务员，主管等。对于现有业务员，如果业务不精，公司将会安排其重新学习，从跟单做起，待部门经理考核合格后再重新调回业务员资格。

二.业务员:

薪资(正式员工)=职位底薪+绩效考核(部门经理)+业绩提成+年终奖励

[考核项目,由业绩+表现+能力+综合素质组成]

业绩提成：根据公司合同规定执行。

Ⅱ职业激励：

燧明公司会给任何一个有能力者提供一个平等,发展的职业舞台；能够为公司创造价值，替公司节省运作成本者，公司年底会给予相应的奖励。

部门其他相关费用制度：

1.通讯邮费

1）由于海外邮递费用相对高,所以本公司实行,一般来样打样等费用都由客户支付,如果客户下单后,邮费可在合同金额中扣除。

2）国内邮递费用可根据来信对方付,去信我方付的原理执行。

3）每单次邮递金额超过100/RMB以上者必须由部门经理批准签字，国外大件快递，金额超过500/RMB以上者必须由经理办批准签字。

2.补贴费及报销费用

1）一般情况下出差在国内展会者，餐费标准每人每餐最高不超过50元，交易会额外补助标准：每人每天50-100元不等。

2）参加国际展会或国际商业调查者,必须由部门经理审核,报经理办批准，实报实销。额外补贴标准：每人每天50美金。

部门销售方针政策：

1.方针:团结合作,紧密向上,提升技能,共享繁荣

2.办公室文化：自由但规范；公平，透明，协作。

3.销售政策:

1）.充分利用网络功能,推广本企业品牌,维护企业品牌形象。

2）.在完成自己工作任务的情况下,帮助别人，共取奋进。

3）.加强公司产品学习，努力提升外贸业务谈判能力。

4）.严格执行部门统一的文件格式操作日常工作。

5）.采用企业统一签订的效的物流企业合作。

6）.最终采用品牌战术所有产品统一外贸价，低于标准一律要经部门经理批准。

7）.针对地区性的海外传媒及其它方式的广告投放支持。

8）.根据区域性的统计调查信息采取优惠待遇回点政策。

本制度从2012年6月1日起开始执行。

审核人:

审批人:

日期:

2012-5-15

燧明电器有限公司

第二篇：外贸部门管理制度

外贸部门管理制度

-------------深圳市垚垚科技有限公司

一． 主要职能：

1.制定销售计划，并报批给总经理审核，审核通过后进行目标分解，并执行实施；

2.按照总经理的部署，做好产品的宣传推广，管理公司网站，及时调整及更新推广内容；

3.合理进行外贸部的预算控制；

4.制定业务人员的行动计划，并予以检查控制；

5.留意市场动态收集市场信息；

6.根据客户询盘及时与客户沟通，建立各级顾客资料档案并备份；

7.与客户协商，谈判，确立销售合同项目。包括所购产品的价格，数量，规格，材料及其要求，贸易国别，交货方式，付款方式，交货期，配件额度及其他条款；

8.向生产部门下达生产订单，备货期间，对生产情况进行跟踪，并告知客户

9.联系货代安排发货，发货后通知客户发货详情

10.做好合同尾款的回收

11.做好销售服务工作，促进，维护与客户的关系；

12.组织完成各类产品的销售

二．职能说明：

A．外贸部经理：

1.分析市场供应需求成交量等竞争状况，正确做出市场销售预测并报批；

2.拟定年，季度，月销售计划，分析目标，报批，并督导实施；

3.根据发展规划合理进行人员预备，配备；

4.汇总市场信息，提报调整，修改建议；

5.关注所辖人员心态变化，及时沟通处理；

6.组织建立客户的完整档案，确保业务人员离职后客户不会丢失；

7.评估控制交易风险，避免公司损失；

8.指导巡视监督检查下属；

9.定期向上级述职报告；

10.制定部门工作程序，和规章制度，报批通过后实行；

11.统计记录月销售报表，季度销售报表，销售报表

B.外贸业务人员：

1.严格执行销售程序，规范销售；

2.严格执行行为规范，热情服务客户；

3.对个人洽谈的客户，负责售后跟踪及售后反馈，及时汇报；

4.对个人发生的订单，负责催收尾款；

5.接受客户异议与意见，并及时上报；

6.建立客户的完整档案并每月向上级提交

7.完成公司下达的销售任务

8.听从领导指挥，完成上级发布的其他任务

三.薪资待遇：

A．工资：

1.岗位工资:业务员1500/月；外贸经理4000/月（试用期80%）

2.绩效工资:业务员700/月；外贸经理无

①.业绩部分：300元，按完成当月销售任务百分比计算

②.考勤部分：100元，全勤且无迟到早退（病假丧假婚嫁除外）按100%发放；迟到早退在三次以内（含）或事假一天以内按50%发放；迟到早退超过三次或事假超过一天以上，无考勤奖励

③.团队部分：200元，服从领导管理，无违反部门及公司管理制度，与同事关系融洽，按100%发放，轻微违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生轻微情绪争执按50%发放；严重违反部门及公司管理制度，或与同事之间发生严重争执按，无团队奖励；

④.执行力部分：100元，严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务按100%发放；未严格执行上级领导的命令，及公司下达的各项任务，视情节严重发放50%或无奖励

B．销售提成：

1.个人销售提成：

a.销售提成=当月销售返款*提成比率

b.提成比率：

完成个人当月销售目标的0%-100%，1%；

完成个人当月销售目标的101%-150%，100%以内按1%，101%-150%按1.25%； 完成个人当月销售目标的151%以上，100%以内按1%，101%-150%按1.25%，151%以上按1.5%

2.团队销售提成：

a.销售提成=当月销售返款总额*提成比率

b.提成比率：

完成团队当月销售目标的0%-100%，5‰；

完成团队当月销售目标的101%-150%，100%以内按5‰，101%-150%按7‰； 完成团队当月销售目标的151%以上，100%以内按5‰，101%-150%按7‰，151%以上按9‰

c.团队销售提成的分配：

销售经理10%；当月销售冠军10%；当月销售亚军8%；当月销售季军7%；当月协作之星5%（如当月销售均为个人独立完成则当月此项奖励累入年终奖）；10%纳入团队福利基金；20%纳入季度奖；30%纳入年终奖

C．奖励：

a.季度奖：由团队销售提成中提出20%，每季度发放一次，根据季度销售报表发

放奖金，销售经理20%；当季销售冠军20%；当季销售亚军15%；当季销售季军10%；其他业务员按业绩分配

b.年终奖：由团队销售提成中提出30%，每一年发放一次，根据销售报表发放奖金，销售经理20%；当年销售冠军20%；当年销售亚军15%；当年销售季军10%

c.为公司提出合理化建议，致使成本下降，售价上升，品牌提升，由部门向公司申报奖励，金额100-3000元

D．福利：

a.员工试用期满，经公司及部门领导审核转正后，在公司任职期间均可享受公司规定的有关福利待遇

b.外贸团队福利基金，由每月的团队销售提成中提出10%，可用于团队协作训练，业务技能升级，工作之余放松等

四．惩罚措施：

以下行为构成过失，将处以相应的罚款，严重的将会导致解雇；惩罚金只在绩效奖金内扣除

1.在工作时间长时间接打私人电话，或者接待私人探访超过30分钟

2.在工作时间睡觉

3.在工作时间看与工作无关的报纸杂志或网站

4.将个人情绪带入工作，对客人或同事无理

5.事先未通知且无充足理由的迟到超过10分钟

第三篇：外贸部门管理制度-修改版

上海信基电气有限公司接线盒分公司

外贸部门管理制度

Q/SGT-011-2011

为了规范外贸部门的工作，使大家有个良好的工作环境及和谐的团队，使外贸团队在公司领导下高效的开拓国际市场，保障外贸业务工作有序，特制定以下制度，望各位同仁照章遵守为盼！

一、总体制度

1.不断学习业务知识和技能，提高个人素质与涵养，遵守公司考勤等相关制度，树立良好个人形象和工作作风。树立正确的人生观、价值观，努力培养自己健康的社会心态。

2.保持办公环境安静、严肃，提高工作效率，不得在上班时间过多谈论与工作无关的话题，控制说话音量。

3.严守公司机密，谨言慎行，不得泄露公司有关产品策划、技术、客户资源等机密性信息。否则追究法律责任。

4.未经批准，不得携带任何移动存储设备、光盘等进出公司，不得将公司电脑内的文件发送给与公司无关的任何机构或个人。

5.未经批准，严禁接触服务器和他人电脑，公司网络配置专人负责管理，有关操作系统或网络设置的修改必须征得主管同意方可进行。

6.未经允许，严禁在公司电脑上安装黑客软件、木马程序、破解工具等任何程序，如有违反，罚款叁佰元。

7.未经允许，严禁下载及安装任何聊天工具。工作及加班时间，严禁使用QQ及其它聊天工具进行闲聊。严禁浏览与工作无关的网站信息；严禁上班时间接触游戏，如有违反，罚款伍拾元。8.外贸部门必须每周召开部门研讨会（时间另定），应围绕如何做大做强并讨论上周工作总结及下周工作如何调整；同事之间就外贸技能多沟通，互相学习，同时要求技质部参加，讨论在与客户沟通中遇到的技术问题及如何解决。

9.公司根据展会效果和实际情况来决定参加国内外展会，参加前需准备好赴展的相关资料，如展品、样本、报价资料、展位布置、展品的运输等。

10.客户信息在外贸同事之间，可以保密，但所开发的区域（国家）、客人的名字，在例会上可以互相沟通，以防止客人向不同的外贸业务员询价；外贸业务员不能恶意侵占其它人的客户信息,不得故意报低价格，防止不劳而获的事情发生。

11.注意个人卫生，保持台面整洁，垃圾及时处理，共同营造绿色办公环境。

二、客户管理制度

1.2.3.4.所有客户资料的录入必须尽量详细，尤其在客户描述里，进行客户的详细说明，包括产品意向、实力分析、诚意度分析、成交机会分析等。

4/1/2013 5.对于客户需要订制样品的，外贸业务员需要和生产或技术方面主管协调生产，确保样品听质量及规格符合客人要求。样品需部门经理审核后寄出，外贸业务在给客户寄样品时，必须要留样保存，并做好标识以便量产时做为生产依据。

6.未经公司授权，严禁业务员私自将公司订单外移，若发现在公司上班期间，有上述严重违纪行为，公司除严厉处罚外，直至追究法律责任。（公司无法生产的，呈报公司相关人员，由采购人员向外寻求合作采购。）

（将1.2.3.4点更改如下）

二、客户管理制度

1.各业务人员负责的客户，资料必须即时登记，包括各人原来存放在电子表格、卡片、笔记本等上的所有客户资料，一个客户有多个联系人，一个联系人有多个邮件地址的，必须详细登记记录，不得有漏。

2.公司对外宣传时,使用统一的邮箱,也就是企业邮局(例如:info@singiele.com), 企业邮局由外贸部总经理负责接收，然后转发给各个业务员，在转发之前，任何客户信息 都要进行详细的分析登记。并对业务人员与客户的沟通进行跟踪监督。(所有的邮件进出，都会在企业邮件留有备份)3.参加展会，展会结束的同时，将所有的客户名片和信息交予外贸部经理，回公司后，转交给总经办，总经办将所有名片资料登记在客户档案中，名片上交公司，客户信息由外贸部经理分类，酌情分配给专人跟进，（原则上，客人在展会上与哪个业务员沟通，就分配给哪个业务员跟进。）

三、订单生产管理

4.公司的外贸业务，实行一票负责到底的制度，包括找单、生产过程、商检、报关、出运等全程跟进；外贸业务员在接到客户询单，必须进入合同评审流程，就“价格、交货期、付款”三大内容进行确认，然后回复客户。当接到客户的正式订单后，必须召集各部门主管，召开生产协调会，协商生产进度及交货日期，若不能在客户要求日期内完成的，分析无法完成的原因，确实无法完成的需联系客户，同客户协调准确的交期。

5.在生产协调会上，对产品的技术、质量方面，相关部门进行确认。

在订单生产阶段，外贸人员必须到生产车间同生产主管对产品进行监督、检查，发现问题及时解决；或上报总经理协调解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间等符合合同约定，按照合同保质保量按时交货。

6.合同确定后，业务员跟据合同开出生产通知单，（在生产通知单上要注明客户要求的唛头，包装要求，发货日期，注意事项等）。生产和仓库根据生产业务员开出的生产通知单，安排生产。各业务员负责跟踪合同包装物的采购申请，校队，验收，包装的指导等工作。

四、邮件管理制度

1.各业务人员必须使用由公司统一分配的邮箱帐号，不得使用私人邮箱与客户进行邮件往来。一经发现，每次罚款壹千元，直至开除。

公司统一使用企业邮局里的分邮箱，以英文姓名命名，例如：Teller.zheng@singiele.com，业务员离职后，马上更改邮箱。

2.每单订单完成后，必须将整套的资料整理打印出来，包括合同、品质、包装要求及其它相关资料，4/1/2013 上交总经理存档。包装物和客人特定的产品要封样。

五、即时通讯管理制度

1.各业务人员必须使用由公司统一分配的MSN、SKYRE等即时通讯工具帐号，不得使用私人帐号与客户进行即时通讯往来。一经发现，每次罚款壹千元。

2.使用即时通讯工具与客户的聊天记录必须随时保存，重装系统前必须进行备份。

以上制度从2011年9月23日由总经理签批后开施实施！

编制：

审核：

批准：

4/1/2013

日期：