企业应当明确规定禁止销售业务人员收取现金货款

第一篇：企业应当明确规定禁止销售业务人员收取现金货款

企业应当明确规定禁止销售业务人员收取现金货款，同时尽可能要求客户直接向公司指定账户汇款支付销售货款。对于一些临时需要支付现金或承兑汇票的客户，则应当制定程序要求客户或销售业务人员提前向公司财务部主管和其销售主管报告具体的付款时间、付款数额、付款方式以及携带转账的安全措施。预防相关业务人员内外勾结实施贪污、挪用、截留等舞弊行为。企业内控人员、财务主管以及销售业务主管应当定期对销售回款进行监督检查，抽查核对与客户的往来账务，预防舞弊行为的发生。

5、建立应收账款分析、催收和预警制度企业要建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部门负责应收账款的催收，财务部门有权督促销售部门加紧催收。应收账款超过2年会失去诉讼时效，企业应按季度分析账龄，建立风险预警程序，向货款清收部门预警接近诉讼时效的应收账款，以及时采取财产保全、法律诉讼等措施，对催收无效的逾期应收账款通过法律程序予以解决，最低程度降低应收账款形成坏账的风险。

6、建立确认制度建立确认制度。要求销售人员做到，及时取得客户的收货确认函和收到发票确认函，销售部门负责专门整理和保存，避免对方恶意拖欠或货物丢失，造成公司损失置销售台账，及时反映各种商品销售的开单、发货、收款情况。销售台账应当附有客户订单、销售合同、客户签收回执等相关购货单据，如果客户恶意拖欠，产生了法律纠纷，这些资料和单据将是企业以后维权的有力证据

7、控制销售渠道有些企业放弃对销售业务人员的控制，只要完成预定的销售目标和费用指标后，销售人员干什么企业也不管。这种做法弊端显而易见，销售人员容易和客户或竞争对手勾结，做出损害公司利益的事情。有些企业或者干脆将销售业务包括售后维修服务都委托第三方贸易公司和专业维修公司去做，大多数家电行业即是例子。这样做的好处是充分利用第三方的专业营销能力和维修技术力量，便于集中精力做好产品质量和提高生产效率。但是，其缺陷也非常明显，这些第三方将控制企业的整个销售渠道和商业秘密。

8、建立舞弊案件举报制度为了预防各种舞弊行为产生，企业也会建立特别的舞弊案件举报处理规定。企业的内部审计、内部控制、纪检监察等有关部门设立了一个舞弊案件举报中心，设置公开的电子邮箱，接受来自企业员工或外部相关单位及人员的举报。这里包括来自客户甚至竞争对手的举报。

9、严格执行退货和三包政策产品销售后的三包政策也是销售一收款循环中的一个分支环节。执行三包政策的关键是要对退货商品进行严格的鉴定，原则上只有质量部门才能对客户退货进行质量鉴定，见到质量部门的鉴定报告后，属于退赔范围的，销售部门才能执行退赔，要预防销售业务人员利用三包政策从事舞弊活动。

10、销售人员自律声明销售业务人员作为敏感岗位职工应当签署员工自律声明。此外，企业还应当制定销售人员保证书。该保证书主要针对销售人员特别设计。这里包括：承诺遵守公司内控管理政策，遵守和客户、销售代理商和经销商的交往原则，遵守信息发布规矩，填写销售人员工作日志等。销售人员特别要对违反申明承诺后的公司处罚事先做出接受承诺。以保证企业发现销售人员违反职业道德后能够及时做出有效的处罚。销售人员保证书对销售一收款业务中的各业务环节都具有预防舞弊风险的作用。

11、销售人员工作日志这是针对销售人员工作特点设计的一套最关键的控制措施。销售业务人员和其他业务人员的工作有一个重大的区别，那就是点多面广，频繁出差或长期驻外工作远离办公现场。销售人员的工作压力普遍较大，也非常辛苦。为了鼓励销售业务人员积极拓展市场，为客户提供良好的售后服务，许多企业均会给予各种不同的优惠政策。但是，也正因为具有这些特点，企业也最容易对销售业务人员失去有效的监督和控制。事实上，销售业务人员已经成为企业最难管理的一个特殊团队。

用制度规定销售人员必须填写工作日志。采用工作日志管理法，首先应当在销售管理程序中具体规定工作日志的基本格式和填写要求。当驻外销售业务人员严格按照日志规定填写其每天的具体工作内容后，一方面业务人员自己可以及时回顾总结日常工作，妥善安排每天的工作计划，规范自己的在外行为，另一方面其销售主管可以有效检查和验证业务人员在外活动的具体细节。销售主管和财务部主管在审批业务人员的费用报销单据时也多了一个辅助验证的依据。