第一篇：武汉大学办理申请举办国际或海峡两岸学术会议须知
武汉大学办理申请举办国际或海峡两岸学术会议须知
一、会议请示程序
1、根据教育部关于申办国际会议的最新文件精神和武大外字〔2008〕31号《武汉大学国际学术会议管理暂行规定》的有关规定，各院系应于每年九月份集中向国际交流部提交次年拟举办的会议立项报告。
2、以院系为单位向国际交流部提交《申报举办国际或海峡两岸学术会议一览表》。
3、每次会议须向国际交流部提交会议请示，并附特邀专家名单、会议经费预算。如有台湾专家列席国际会议，院系必须将相关材料上报校港澳台事务办公室，以便上级主管机关审批。
4、国际交流部对会议请示文进行初审后，报相关管理部门会签，再报校领导审签后行文。
5、学校将会议正式请示文件报教育部批准。在会议获得教育部批准之前，各院系及组委会不得对外承诺会议的召开及时间，不得对外发邀请函。
二、根据会议筹备情况适时召开国际或海峡两岸会议协调会
1、召开会议的背景情况(会议规模、会议层次、重要的专家)
2、该学科介绍（属几级学科、在国际上的排名及知名度）
3、正式的会议日程安排
4、校领导讲话稿
5、拟在会议期间洽谈的国际合作项目
6、召开会议还待解决的一些具体事宜
三、国际或海峡两岸会议总结
每次会议举办之后一个月内，院系向国际交流部或港澳台事务办公室提交会议总结材料，内容如下：
1、会议的层次（特邀代表的身份）
2、主办、承办的组织单位名称（国际、国内、学会、协会）
3、会议受到的资助情况（政府机关、外资、企业）
4、会议获得的效益（社会效益、经济效益）
5、会议取得的成果（学术成果、科研成果、引进项目、建立的交流关系、聘请的名誉教授和客座教授名单）
6、《国际或海峡两岸学术会议总结情况一览表》；国际会议填写《武汉大学举办国际学术会议总结表》
7、《邀请外国人来华参加国际或海峡两岸学术会议人员名单》
8、国际或海峡两岸学术会议经费决算单。如申请学校资助，请提供境外专家的护照和签证（签注）复印件。
第二篇：XX大学举办国际学术会议管理办法
XX大学举办国际学术会议管理办法
第一条 为规范程序，加强管理，保证学校国际学术会议的办会质量，根据教育部《关于在华举办国际会议管理办法的实施细则（试行）的通知》（教外际„2006‟105号）等文件精神，特制订本办法。
第二条 本规定的国际学术会议是指由XX大学主办或承办，与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的年会、例会、研讨会、报告会、论坛等会议以及双边会议和国际合作项目工作会议。
第三条 举办国际学术会议的单位（简称“举办单位”）为我校从事教学或科研的机构，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力。
第四条 举办单位是国际学术会议的承办人和责任人，负责会议方案拟定、会议组织、会议预算编制、会务管理、与会专家邀请及接待、突发事件处理、会议学术成果收集及应用、会议宣传报道等工作。
第五条 国际交流与合作办公室（以下简称“国合办”）负责学校国际学术会议的申报及审批工作。举办单位须提前5个月将会议计划报送至国合办，由国合办上报广东省人民政府外事办公室等相关部门审批。获得批准后，举办单位方可对外宣布或承
–– 1 –– 诺。
（一）举办单位提交申办会议的书面请示文件，内容须包括： 1.举办国际学术会议的必要性、会议预期目标；
2.国际学术会议的中、英文全称；会议举办的时间、地点；主办单位、合办单位、协办单位、委托承办单位名称（国外单位应注明中外文全称）；会议规模及拟参会外宾人数和名单（中英文姓名、单位、职务及论文题目等）；
3.会议的主题、议题及主要内容； 4.经费来源及预算；
5.有关境外国际组织介绍（中英文名称、该组织的章程、组织机构、历次活动、政治背景、对华态度及有无“一中一台”或 “两个中国”问题等）。
6.报批所需的其它材料
（二）国合办将相关材料报上级主管部门审批。
（三）会议批件下达后，举办单位须在会议举办前40天向国合办提交拟参会的国外及港澳台代表名单（含中英文姓名、护照、证件号码），国合办协助办理国（境）外代表来华签证及入境手续。
第六条 举办单位须于国际会议举办前2周内，将会议日程安排、与会国外及港澳台代表接待方案等报国合办备案。
第七条 举办国际学术会议应厉行节约、讲求实效，从严控 –– 2 –– 制经费支出，努力做到以会养会。国际会议的收入、支出等经费管理参照财政部《在华举办国际会议经费管理办法》(财行„2015‟371号)及学校财务部门的具体要求执行。
第八条 国际学术会议结束后，举办单位须在1周内向国合办提交会议总结报告，总结报告应包括以下内容：
（一）会议名称、时间、地点、主题、主办单位、承办单位和学术负责人，与会中、外代表实到名单（港澳台代表单列），收到中、外论文数量；
（二）会议学术水平评价；
（三）与会国内外著名学者的最新研究成果和动向；
（四）会议反映出来的我国在相关学科领域内的现有水平与国际水平的差距、收获和成果以及存在的问题和建议；
（五）印制或出版的会议论文集；
（六）是否出现意识形态问题以及解决情况。
第九条 本办法自发布之日起施行，由国合办负责解释。
–– 3 ––
第三篇：武汉大学国际学术会议资助管理办法2
武大研字„‟号
关于印发《武汉大学研究生出国参加国际学术会议资
助管理办法》的通知
各有关单位：
为加快研究生教育国际化进程，进一步提高研究生培养质量，特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”。现将《武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法》印发实施。
特此通知
武汉大学
二○一一年四月二十一日
武汉大学研究生出国参加国际学术会议资助管理办法
第一章 总则
第一条为加快研究生教育国际化进程，进一步提高研究生培养质量，特设立“研究生出国参加国际学术会议资助项目”，旨在鼓励和资助在读研究生出国出境参加高水平国际学术会议，拓宽学术视野，追踪国际学术前沿，促进国际学术交流与合作。
第二条武汉大学研究生出国出境参加国际学术会议资助专项经费来源：国家专项拨款；校级财力预算安排；专项捐赠和其他。研究生院负责经费的日常管理与核算，专款专用。
第三条研究生因科研工作或论文写作需要出国参加国际会议，可申请此项资助。
第二章 申请资助的条件与原则
第四条 资助对象条件：
一、原则上应为武汉大学在读全日制博士研究生（不含委培生、定向生），拟参加的国际学术会议主题应与资助对象专业研究方向紧密相关。
二、身体及心理健康状况应符合出国要求。
三、具有良好的政治素质和学术品行。
四、具有扎实的专业基础、较强的科研能力和出国学术交流的语言能力。
第五条 有下列情形之一者，不予资助：
一、在校期间受过处分，或有学术不端行为的。
二、申请材料内容不齐备、或申请材料中提供虚假信息的。
三、曾享受国家留学基金资助出国留学及正在境外学习的人员。
四、暂不接受港、澳、台地区学生及持有国外长期居留证人员的申请。
第六条 资助对象参加的国际学术会议原则上应为在国外举办的本学科领域较高级别的、有重要影响的国际学术会议。
第七条 资助对象应获得会议主办方的正式录用通知或邀请函，且以论文第 一作者（或导师为第一作者，学生为第二作者）或通讯作者身份在会议上做口头宣读或主题报告。每篇论文原则上只资助一名研究生参会。论文的第一署名单位应为武汉大学。
第八条 资助对象拟参加的国际学术会议会期应在完成学位论文答辩之前，且应在会议结束后四天内返校。
第三章资助内容与资助额度
第九条 根据资助对象的申报条件和论文录用情况，分等级择优资助：
一、对于以口头宣读形式参会者，给予往返国际旅费和会议注册费的资助；
二、对于论文被录用为大会（或分会场）特邀报告或主题发言者，给予往返国际旅费、会议注册费及参会期间的住宿费的资助。
三、双边或区域性学术会议在上述资助额度基础上减半。
第十条 根据资助对象的参会地点给予的最高资助额度如下：
一、亚洲地区：12000元人民币/人/次。
二、其他地区：25000元人民币/人/次。
第十一条鼓励培养单位和研究生导师根据会议级别及资助对象情况给予相应配套资助。
第四章 申请与审批程序
第十二条资助对象应在会议召开前一个月向培养单位提交以下材料：
一、《武汉大学资助研究生出国出境参加国际学术会议项目申请书》和《武汉大学研究生出访申请表》各一式两份。
二、会议正式征文通知(Final Call for Paper)，应包括会议的起止时间及相关费用说明。
三、论文正式录用通知和大会邀请函（应包括论文录用情况的详细说明）。
四、拟发表论文全文（或会议摘要）。
五、外语水平证明。
六、导师推荐意见。
第十三条资助对象培养单位应对其提交的相关材料、会议层次等情况进行核准，主管领导签署意见并加盖公章后交研究生院。
第十四条研究生院应对培养单位报送的材料进行复核，组织专家对国际会议的层次和资助对象情况进行综合评议，择优确定资助名单和资助额度，并定期公布。
第五章经费使用与管理
第十五条 资助项目获批后，培养单位、指导教师应督促资助对象根据审批 意见办理出国手续，加强外事纪律教育，并与之保持密切联系，主动了解其在外表现，及时给予监督和指导。资助对象必须购买与出国行程相关的人身保险，保险费用由本人承担，学校不负责受资助人在国外期间的医疗费用以及发生意外所涉及的各项费用。
第十六条资助对象回国后应在一周内（遇寒暑假顺延）向培养单位报到并 提交以下材料：
一、会议日程安排（Final Program,含有本人发言或报展的日程页复印 件）。
二、护照首页及标有出入境日期页面的复印件。
三、参加国际会议的总结报告。
四、参会情景照片若干张（电子版）。
五、批准资助项目的相关正式发票原件（所有发票背后需有导师和本人签 名；机票原件需随发票，国外电子机票应附登机牌）。
第十七条 以上材料由培养单位审核后报研究生院审批。
第十八条 资助对象持相关审批件至学校财务部门办理报销手续，报销原则为学校资助额度内实报实销。
第十九条 资助对象应在回国后的一学期内在学院范围内做一场公共学术报告，并将相关材料（如讲义、PPT、照片等）交研究生院备案。
第七章附则
第二十条 所有资助对象应自觉遵守《武汉大学研究生出国管理规定》。第二十一条本管理办法自发布之日起实施，原《武汉大学研究生国际交流与合作专项经费管理办法（暂行）》同时废止。
第二十二条 本管理办法由研究生院负责解释。
第四篇：(武汉大学)关于办理新生户口须知
关于办理新生户口(硕士、博士)的通知
2012级各班：：
2012年新生户口迁移工作已经开始，为了确保该项工作的顺利进行。现将办理户口有关事项通知如下：
一 不迁移户口的同学：
1.交录取通知书，在通知书上注明本人自愿不迁移户口并签名。
二 迁移户口的同学：
1.武汉市外迁移的同学交户口迁移证原件（并在迁移证左上角写明本人身高、学号）、录取通知书、身份证复印件。
2.武汉市内迁移的同学交常住人口登记表（仅限集体户）、录取通知书。
3.在通知书右上角贴本人一寸相片（黑白，彩色均可）两张。
三 本校直升（户口在学校）的同学： 1.交录取通知书，并在通知书右上角贴本人一寸相片（黑白，彩色均可）两张，在通知书左上角写明原本科学号（博士新生写上原硕士学号）。2.如果是夸校区的同学，请先到原校取本人学生集体常住人口登记表后与通知 书一起交。
四 所有办理户口迁移的同学一律需交工本费五元。
注意事项及要求：
1、请同学们仔细核对迁移证上的姓名、民族、身份证编码与所持身份证是否相同，出生地、藉贯要具体到市（或者县），迁移证上的姓名一栏必须与录取通知书上一致。如有错误请尽快回原藉更改。
2、请在户口迁移证左上角写上学号和身高。
3、请将照片贴在录取通知书的背面，用铅笔在照片背面写明学号和姓名。
4、武汉市居民户口的学生一律不转户口。
5、入学时学生可以选择是否转户口。一旦转来后在校期间除退学外不得再转出。当年选择不转则以后不可再转。
6、请各院系将迁移户口的同学名册一并交到我分部户政室，以便留存备查。
7、由于录取通知书和户口迁移证是公安部门办理户口的存档资料，收取后不再返还。以后同学们在办理护照、留学、教育储蓄等相关事宜时可能需要用到录取通知书和迁移证的复印件，因此请同学们提前复印并保管好以备后用。
保卫一分部 杨老师
2012年9月10日
第五篇：中国地质大学(武汉)办理因公赴台湾手续须知
中国地质大学（武汉）办理因公赴台湾手续须知
1．申请
需提前3个月向校港澳台事务办公室提交申请材料。
申请者将经所在学院主管部门负责人签字（盖章）的申请和有关材料递交校港澳台办。注：如系本科生，主管部门是教务部；如系研究生，主管部门是研究生院。
提交材料：邀请函、在台详细日程、邀请方背景材料（简介或章程，邀请人简历）。如系参加会议，另需提交大陆与会人员总名单；如系社会科学类会议，需提交论文提纲，并经校社科部签署意见；如系国际会议，邀请方需在有关材料，如会议议程中作出政治承诺，保证不出现“一中一台”、“两个中国”等政治敏感问题。
2．立项
校港澳台办审核后将立项请示报告报主管校长审批。
立项批复后，校港澳台办通知申请者到校组织部办理政审。
3．审批
校港澳台办将有关材料报省台办审批。
附件：邀请函、在台详细日程、邀请方背景材料、《赴台人员名单》、《赴台人员审查表》、台湾地区旅行证复印件。
如系跨部门组团，省台办出具赴台确认件所需的材料：组团单位赴台通知书、立项批复、《赴台人员审查表》、邀请函、在台详细日程。
4． 出境
国台办批复后申请者凭校港澳台办出具的行前教育证明到省台办开具行前教育证明，并备下列材料到武汉市公安局出入境管理处办理出境赴台手续。
国台办批复原件+复印件（或省台办确认证明）
台方邀请函原件+复印件
台湾地区旅行证复印件
在台详细日程安排复印件
行前教育证明（省台办）
申请人本市户口薄、身份证及工作证原件+复印件
4张2吋正面免冠照片(或在出入境管理处指定地点现照)
《大陆居民往来台湾地区申请审批表》（可网上下载或在出入境管理处领取）
《赴台人员审查表》
赴台通行证费用
5． 总结
赴台人员返校后，需在20天内将归后总结报校港澳台办。
6．其他未尽事宜请向校港澳台办咨询。
因公赴台申请者需向校港澳台办提交的材料清单
1．《中国地质大学（武汉）赴港澳台人员申请表》：1份
2．邀请函复印件：4份
3．在台详细日程：4份
4．邀请方背景材料（简介或章程，邀请人简历）：4份
如系国际会议，需提交邀请方的保证不出现“一中一台”、“两个中国”等政治敏感问 题的政治承诺。
5．大陆访台人员总名单：3份
如系国际会议，需提交会议邀请总名单：3份
如系社科类会议，需提交经校社科部签署意见的论文提纲：3份
6．如系跨部门组团，另需提交组团单位赴台通知书：2份，立项批复：2份
7．《赴台人员审查表》：2份
8．台湾地区旅行证复印件：1份
9．办理赴台手续有关费用：100元
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