广州铭展提供参展准备工作倒计时的计划表

第一篇：广州铭展提供参展准备工作倒计时的计划表

参展展会准备工作倒计时的计划表

（一）１２个月前

（１）从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全 ·１２４· 年展览计划；

（２）与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；

（３）选定场地（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；（４）了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划。

（二）９个月前

（１）设计展览结构；

（２）取得展览管理公司的设计批准；（３）选择并准备参展产品；

（４）与国外潜在客户及目前顾客联络；（５）制作展览宣传册。

（三）６个月前

（１）以广告或邮件等进行推广活动；（２）确定旅行计划；

（３）支付展览场地及其他服务所须预先付款；

（４）复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等，并准备必要的翻译；（５）安排展览期间翻译员；

（６）向服务承包商及展览组织单位订购广告促销。

（四）３个月前

（１）继续追踪产品推广活动；

（２）最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，贴上公司标签，赠送给索取样品的客商；

（３）将展位结构设计做最后的决定；（４）计划访客回应处理程序；（５）训练参展员工；

（６）排定展览期间的约谈；

（７）安排展览现场或场外的招待会；（８）购买外汇。

（五）４天前

（１）将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放入公事包；（２）搭乘飞机至目的地。

（六）３天前

（１）抵达，饭店登记；（２）视查展览厅及场地；

（３）咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；（４）指示运输承包商将物品运送至会场；

（５）连络所有现场服务承包商，确定一切准备就绪；（６）与展览组织代表连络，告知通讯方法；

（７）访问当地顾客。·１２５·

（七）２天前

（１）确定所有物品运送完成；

（２）查看所订设备及所有用品的可得性及功能；（３）布置展位；

（４）将所有活动节目做最后的决定。

（八）１天前

（１）将摊位架构、设备及用品做最后的检查；（２）将促销用品发送直接分配中心；

（３）与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报。

（九）展览期间（１）尽早到会场；

（２）开展第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；（３）实地观察后尽早预约明年场地；

（４）详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；

（５）对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；（６）每日与员工进行简报；

（７）每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应。

（十）展览结束

（１）监督摊位拆除；（２）处理商机；（３）寄出感谢卡。

（二）人员安排

包括与会人员安排和展会工作人员安排两个方面。１．与会人员安排

估算参会人数，选择特邀嘉宾，并作出各类与会人员的活动、住宿、交通、游览等安排。

２．展会工作人员安排

如果展会策划者不担任该展会的项目经理，那么最重要的是尽早确定展会项目经理，并让

其参与展会整体策划。对于一个经验丰富的项目经理来说，由他来指定下面各部门的负责人，并确定工作职责范围和各个部门员工人数是合适的。如果一时没有找到项目经理的合适人选，那么就有必要根据展会工作需要对各类人员作出一个大致的安排。待任命项目经理时，还可作 适当调整。

（三）场馆安排

场馆安排即确定展会地点。主要考虑城市区位、场馆容量和配套设施、出入是否方便、周

围环境等条件。当然，场馆的租赁价格也是一个需要重点考虑的因素。

（四）费用安排

要求策划人员运用合理的定价策略，确定展位价格和参会费用，力求达到展会经济效益最

大化。各项支出则要在保证与会人员满意的前提下，坚持履行节约的原则。·１２６·

需要特别指出的是，对各种收支费用应尽可能细化，以便于掌控。

（五）宣传策划

在展会策划工作中，宣传策划非常重要，一定要投入大量的财务和精力来做。宣传策划的

成果最集中地体现在制定一份独到的宣传工作计划、设计和制作会刊、制作宣传册和参展商服

务手册这几个方面。１．制定宣传工作计划

一份优秀的宣传工作计划是策划者对于媒体和宣传方式（广告还是新闻？）的选择，应根

据宣传推出的时间、频度和强度以及策划人与媒体记者、有关头面人物的交情等多方面因素优

化组合后集大成的产物。

本书第五章有较多的有关展会宣传的内容，其中有一份展览新闻工作计划表可供参阅。

２．会刊设计与制作

展览会会刊主要是为展览作宣传用，列入参展单位的名称、地址、电话、联系人、产品介

绍。会刊设计是展览会前期工作的重要组成部分。在会刊上刊登有关参展单位的各类广告，效

果相当明显。其设计制作主要包括以下几个方面：

（１）开本。展览会会刊一般设计为１６开本（１８．７ｃｍ×２６．０ｃｍ）或（２１．０ｃｍ×２８．５０ｃｍ）大小。

（２）封面设计。封面上设计有展览会的中英文名称，标有“会刊”、“特刊” 等字样，文字

色必须与背景色有一定的区分度，突出而醒目，一般处于封面的中上方位置。同时可设计有展

览会举办日期、举办地点以及主办单位等，这类文字的字体一般要比展览会的名称小一些。整

个封面应设计成与展览有关的内容、色彩。

（３）内容。内容部分可包括：序言、目录、公司简介、领导贺词、展位分布图、参展商索

引、参展公司简介、展会活动、行业简讯、广告插页等部分。

① 序言。简介该展会的重要性、目的和已取得的成绩以及深远意义，以及表述期望等内 容。

② 公司简介。主要介绍主办公司的公司性质、经营范围、公司宗旨以及公司地址、联系

方式等内容。

③ 展位分布图。该部分包括展馆立面分布图、各个展馆平面分布图（标明展位号、参展

企业所在位子、通道、出入口、洗手间等）。

④ 参展商索引。该部分简单介绍参展企业及其所在展馆。

⑤ 参展商名录。该部分对参展公司进行简单介绍，包括公司标识、展区展位号、公司简

介（公司性质、经营范围、公司宗旨、联系方式等）。一般国际性展览应中文、英文两部分都

有，以便于国外企业参考。

⑥ 展会活动（日程安排）。此部分介绍展会具体活动安排，包括活动内容、活动具体时

间、活动地点、主办承办单位以及活动内容简介。一般活动内容按顺序为新闻发布会、展会开

幕式、展会活动、展商联谊会等。

⑦ 行业简讯。此部分为相关行业的行情动态、业内新闻、发展趋势等方面的介绍性文章。

⑧ 展览跟踪调查表。往往在会刊的最后部分设计这一表格，用来听取参展商、参观者对

有关本次展览各个方面的反映。在展览结束以后将这张表格反馈到主办公司，主办公司则以此

作参考，以期改进、完善。·１２７·

实例：第三届浙江国际建筑装饰材料及装备贸易博览会会刊

“第三届浙江国际建筑装饰材料及装备贸易博览会会刊” 是为在浙江世界贸易中心举行的

“第三届浙江国际建筑装饰材料及装备贸易博览会” 设计制作并用以介绍该展会的专刊。

会刊设计为２１．０ｃｍ×２８．５ｃｍ 开本，共９４页，铜版纸彩印本。

封面以蓝白为主调色，封面上方为本届展会的标识，基本为黑色，与背景色形成强烈反

差，鲜明而突出。左下部分设计为本届展会的主办单位、支持单位、协办单位、承办单位等内

容，并将一些与展会相关的图片编排在封面的边角部位，与展览主题产生联系。画面整体对比

鲜明、醒目，背景和谐统一。内容部分：

１．序言。简介本次展会的重要性和目的，历届展会所取得的成绩，表达良好期望等内容。

２．公司简介。介绍主办公司的公司性质、经营范围、服务宗旨、公司规模以及公司近年

来取得的成就和公司地址、联系方式等。

３．展位分布图。该部分包括本次展览所在地“浙江世界贸易中心” 展馆立面分布图、各

个展馆平面分布图（标明展位号、参展企业所在位置、通道、出入口、洗手间等）。４．参展商索引。该部分以各分馆为顺序简单介绍各分馆内的参展企业。

５．参展商名录。该部分为中英文对照式设计。主要对参展公司进行简单介绍，包括公司

标识、展区展位号、公司简介（公司性质、经营范围、宗旨、联系方式等）。６．展会活动（日程安排）。该部分介绍本次展会具体活动安排，按顺序为新闻发布会、博

览会开幕式、建材行业现场推广、绿色家装选材周、ＨＣＧ 和成套卫浴新产品发布会、组委会

推荐“浙江装饰材料指定推荐品牌３０强”、展览会系列嘉奖项目评选、２００１年中国室内设计大

赛获奖作品巡回展、展商联谊晚宴等９个部分组成。每个部分系统介绍了活动内容、活动具体

时间、活动地点、主办承办单位以及活动内容简介等。３．宣传册图片和设计

制作一本精美的宣传册是一种很好的展会宣传方式，众所周知，销售是从封皮开始的。

“宣传册” 可以是一张印在廉价纸上的散页传单，也可以是对折的有４个封面的传单或者是色

彩丰富的、封面光滑的宣传册。其中应包括的关键信息有展会的主办者，展会名称（主题）、举办地点和时间、哪些人会参加等。

对宣传册的设计者而言，应当注意以下几点：（１）宣传册中应该有深浅颜色的强对比。（２）应使用简短、明了的句子。

（３）作者自己不能做最后的校对。如果作者曾经犯过一个错误，那么他再犯这个错误的概 率将增加。

（４）充分利用图片，主要的几幅图片必须精心制作。（５）变换的字体类型不要超过３种。

（６）突出注册表，并标明关键的联系方式，如电话号码、电子邮件地址、传真号码和其他

信息也应该包括在注册表中。

（７）适当留空。这样会让眼睛在阅读的过程中不至于感到疲劳。·１２８·

４．参展商服务手册

一般情况下，主办方会向参展商邮寄“参展商服务手册”。服务手册的内容包括：

（１）各种供租用的办公用具的型号及价格；（２）展位使用的帷帘、地毯的型号和价格；（３）可供使用的服务人员情况；

（４）所有的电力供应情况，包括电源要求、照明和电工；（５）关于熟练工人的情况，包括雇用这种工人的价格；（６）标牌的价格；

（７）展位出租信息，包括展位的大小和价格；（８）视听服务；（９）电话服务；

（１０）模特和花卉供应商的情况；（１１）各种运输方式及其费用。

给参展商邮寄服务手册的主要目的是让参展商提前预订他们需要的物品和工作人员。提前

预订非常重要，可以使装修公司知道展会所需要的办公用具、帷帘、地毯等的大概数量。由于

提前预订的重要性，服务公司会给予提前预订的物品优惠价格。

第二篇：广州食品展参展总结

2011年7月广州食品展

在2011年的7月9-11日在广州的琶洲保利世贸博览馆举行了食品展览会

【主办单位】 广东省食品学会 广州天衡展览策划有限公司

【承办单位】 广州天衡展览策划有限公司

【协办单位】 中华有机与自然食品协会中国营养联盟

【展会主题】 尝中国味道，品世界美食。

【展览宗旨】 高效展示，交易交流，了解潮流，掌握趋势。

【支持单位】 中国新加坡商会、台中世界贸易中心、马中友好协会、大韩贸易投资振兴公社

【支持媒体】 第一食品网、163食品网、中国食品招商网、《新食品》杂志社、大食品展、中国食品报、中国食品质量报、有机食品消费网、世界工厂食品网等。

广东总人口已达1.1亿人，中国人口最多的省份之一，是当今中国最具经济活力的地区，GDP超过了亚洲四小龙(香港、台湾、新加坡、韩国)的平均值，消费能力强。消费不仅仅是一种经济现象，而且是一种复杂的综合的经济、社会、政治、心理和文化现象。消费文化是社会文化一个极重要的组成部分，是人类在消费领域所创造的优秀成果的结晶，是社会文明的重要内容。探讨广东地区的消费文化，从最具特色的“吃”入手.广州毗邻港、澳、台地域及东南亚各国，便利的交通条件促使商贸交流四通八达，食品销售网络发达，经销、贸易商及配送网络可覆盖整个华南地区乃至东南亚区域。高度开放程度及其当地政府极强服务意识，给生产厂家的产品快速进入国际市场或来粤经营发展创造了便利的条件;广东对我国经济的发展具有日益显著的辐射带动作用，广东目前正处于经济结构调整和产业转型升级期间，调整过后必将焕新的活力，发展也将更上一层楼，与此同时居民的物质基础将更加稳固，对食品消费将走向高新食品和进口食品方向发展。

广州市场有发达的销售和流通网络，将为食品购买和消费的普及化、大众化提供快捷、有力的支持与保证，5000多家超市、8000多家商场，终端多元化消费优势集中。广州食品市场尤其休闲食品市场销量大得惊人，市场需求量以每年30%速度增长。

2011广州国际食品展(简称“GIF2011”)，彰显优质的贸易平台，吸引着越来越多的食品厂家参与，作为高效展示，交易交流，了解潮流，掌握趋势的舞台，推动行业的发展，凸显展会的品牌魅力，是企业拓展国内外市场、发展经销商、代理商、大型商超、采购商、酒店及餐厅等需方单位进行面对面洽谈的首选平台。我们更加重视高端战略伙伴的合作、行业内资源的整合和专业观众渠道的开发，通过这些努力继续把这一品牌展会进行稳固、加强。

我和龙经理于7月9日参加了这次食品展，总体来说，这次食品展的规模并不是很大，而且大多都是来自国外及港、澳的进口食品。主要大概分为饮料、休闲食品、咖啡、茶、养生品、酒、海鲜、水果、调料这及类。在这次展会中也并没有看见和动漫结合的食品，虽然这些公司中的产品确实有几个可以和动漫结合，但是我仔细看了下他们的宣传册及网站查看，这些公司差不多都是贸易公司，做国外品牌代理或进口食品批发。主要进口、经销欧美、亚非各国的家庭食品、调味品、酱料、糖果、巧克力、小食品、早餐、果汁、汽水等等。而并不具备生产加工能力。

比如说深圳市兰卡实业有限公司是一家专门从事进口食品批发、零售的公司。1994年成立主要进口、经销欧美各国的食品。并在北京、上海、广州、天津、成都、武汉、大连、青岛、哈尔滨、长春等地都有其代理商和经销商。他们进口的糖果类，饮料类等食品跟动画片有些结合点。但如果想对该产品做动漫授权由于种种原因，可能受到各种制约。比如：语言障碍；原产公司联系方式该如何获得以及即便获得了，我公司是否有拨打国外长途的线路；中国动漫并不被老外看好等因素。

而个人觉得唯一一家有可能的是台湾的阿莎力公司，在厦门的总经销公司是厦门市阿莎力贸易有限公司和厦门市高翔贸易有限公司。厦门阿莎力也是这次参展占位最大的一家公司了，其产品品类很多。主要分为：

台湾阿莎力水果饮料

台湾阿莎力啤酒

金台湾酒系列

台湾号令号夹系列

台湾休闲食品

台湾粮油调味品

台湾粗粮速食品

台湾金门三宝

台湾日用百货

台湾化妆品

台湾土特产品

台湾居家保健品

其中休闲食品和水果饮料这一块比较适合做衍生品开发。也许可以通过代理商找到公司，可以进一步洽谈合作。

第三篇：参加广州展会前的准备工作 超详细

参加广州展会前的准备工作 超详细！

发布日期：2016-08-18

栏目：参展知识

发布者：德马吉编辑

展览会已经不是简单意义上的展示产品、推销产品、购买商品的场所。现代展览会已经快速发展为交流和获得信息的中心。参加展览会是企业整个市场拓展工作的重要组成部分，应被列为全盘市场计划之中。

在确定了参展目的后，选择核实的展览会是关键。

报展程序

选择某个展览后，与主办单位取得联系，对方会传真或邮寄给您报展文件。这些文件应包括展览会介绍资料、参展申请表格、参展费用、有关服务、展馆展位图、参展人员手册等。

填好参展表格、返回给大会主办者、并得以确认之后，您还要将全部或者部分展位费作为定金汇至主办者，这样您的展位便得到最后的确定。

费用预算

参展费用包括展位费、展位装饰装修费、展品运输费、机票火车长途车费、市内交通费、食宿费、必要的设备租赁费、广告宣传费、资料印刷费、礼品制作费、会议室租赁费等。做参展经费预算时，还要加上总费用的10%，作为不可预见费用的支出。

展台位置

展台的位置由主办者全盘规划，按照产品和服务的内容、行业、地区等因素安排展台的位置，或者是以展位费的多少来区分位置的好坏。主办者提供的展位图上标出了哪些位置可供选择。总之，越早将参展申请表格递交给大会主办者，越容易得到好的位置。

标准展台/特装展台

除国内某些大型商品定货会仍采用面积较小的展位外，通常展览会的展位面积为9平方米(3米X3米)，成为标准展台。大会主办负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌(长1米，宽50厘米，高80厘米)，二把椅子，地毯，220V5A三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。

展览会的标准展位中，有一种特殊的位置--位于每行展位的顶端，是最多只有两面展墙的展位，它有两个边甚至三个边可以面对观众行走的通道，能更多接触到参观者。因此，如果您越早申请参展，您越有机会向大会主办者寻求该种展位。

特殊装修/展台搭建/展台装修

超过四个或者四个以上的标准展位的面积时，您可以只预定光地面积，而自行策划、特殊装修。特殊装修可以根据公司产品特点、技术特点、市场定位、展览期间的活动安排，做出别出心裁的独特装修。

展位的装修大会提供标准展位的搭建，展墙、桌椅都采用的防火材料，在做特殊装修时要特别注意，如果采用的是木结构的展架和装饰物，应涂上防火材料。

家俱

大多数参展商会有这样的感受，就是一个资料桌不够用。大会组织者、展览场馆以及展览服务公司，可以提供桌、椅、柜子、沙发等家俱的临时租用服务。

水、电、煤气

如果您在展览中要有大的用电量、使用上下水、煤气、天然气等，您一定要在参展申请表格中加以说明、特别强调，在收取一定的费用后，大会主办者会安排、并可以提供这些服务。

电话

您可以申请在展览期间租用电话线(国内长途DDD，和国际长途IDD)，但要提前向主办单位提出，以免除不必要的加急费用。

物品保管

展览期间，大会组织者对展会提供安全保障，展览馆出入口设有保安，大件展品的出入馆都要登记。但目前我国展馆尚缺少贵重物品保险柜租用存放服务。展览期间人了人往，难免零乱，所以小件展品和贵重物品等应自己妥善保管。如果是特装修的展位，不要忽略了贮藏室的设计和搭建。贮藏室可以放置公司礼品、文件、和工作人员的衣服、随身物品等。标准展位的参展工作人员则应随身携带公文箱包，用于携带和临时存放小件物品、钱财等。

包装箱的存放

展览开始之前，主办者和展览馆管理者、展览运输服务公司会收走包装纸箱、包装木箱和材料，或者指定统一存放的仓库，这是为展位整洁的需要，同时也是防火安全的要求。通常，展览结束撤馆时，包装材料会退还或自行领走。

展品的运输

大会主办者会在参展细则里提供展品运输的提货负责人的姓名和收货地址，您可以按此，将展品提前运往展览所在地。另一便捷的方式是委托运输代理，运输代理提供门到展位到门的服务。

布展和撤展

大会组织者通常会给布展留出足够的时间，大会展览会的布展时间为3天以上，并且可以在正常工作时间之外加班施工。在大会最后一天，观众清场以后即可以开始撤展。

清洁服务

大会免费提供参观者通道和其他公共场地的清洁卫生，但展位内的清洁通常由参展单位自行负责。

工作证

参展人员报导时，大会主办者会提供参展工作证，一般一个标准展位提供2-3个工作证。工作证也是通行证，在整个布展、展览和撤展期间有效。

入场券

大会主办者视展位面积的多少分配给每个参展单位一定数量的展览入场券甚至开幕式请柬，这给您提供了联系客户和关系单位的机会，您可以列出名单，将入场券和名片一起寄给这些嘉宾，邀请他们前来参观和见面。

会刊

每个展览会都要出版一期展览会会刊或参展商名录，可免费列入每个参展单位的名称、地址、电话、联系人、甚至产品介绍，这是展览会的重要一环而不可忽视，它是展览会的延续。那些在展览会上没有看到您们的参观这他，那些没有来参观该展览会的人们，都可以在会刊中找到您们的名字。如果有足够的展览和宣传经费，在会刊上刊登广告，其效果当然更加明显。

场地广告

除会刊宣传外，大会主办者和展览馆还提供室内室外的场地广告，包括条幅、横幅、旗帜、气球等。对展览馆场地熟悉、有经验的参展单位的展览策划者会最早占领有利的位置。

技术讲座

部分展览会还同期举办技术讲座和研讨会，除大会特别要请的专题报告讲座外，参展商也可以要求在期间举办一场或者多场讲座。这是向各界来访者推荐新产品和新服务的一种很好的形式，这些有备而来的参加者，费普通听众，而是专业人士，这是您发展用户的良好机会。通常，在交纳规定的费用后，大会主办者提供会议室和基本的会议设备。特殊的会议设备，您可以预先甚至临时租用。请继续看下段文字。

举办活动及租用会议设备

为了吸引观众，参展商可以在展位内举办小型活动，如小型产品讲座，技术讲座，有奖活动，发送小纪念品，甚至新颖的文艺演出。总之，应在有限的时间、场地和经费预算内达到最好的宣传效果。这些活动所需要的设备，包括上述会议、技术讲座所需要的设备，如声像设备的大屏幕电视、电视墙、音响、舞台灯光、电视、录像机、VCD、DVD等。

参展人员的选用

选用了合适的参展人员，便能得到更佳的参展效果、更好的销售业绩。参展人员应具备以下基本条件：对公司的产品和技术有较深入的专业知识;自信、适应能力强;性格外向，易于与各种人交谈;有参展经验;身体健康，乐于出差。

着装

除日用消费品、食品的展销活动、娱乐性展示活动和产品促销活动的需要外，展览会期间应穿着正式服装。首先，在展位里您是公司的发言人，代表的是公司的形象，另一方面也是对参观者的尊重。如果能配合展台的搭建和公司颜色统一着装，则效果会不同凡响。

食宿

如果您对展览所在的城市不熟悉，您可以住宿在大会推荐的招待所、宾馆和饭店。大会组织者推荐的住所通常是距离展馆较近，来往展馆交通方便并且价格适中。通常情况，大会会安排展览期间的午餐供应。

展览资料的准备

参加展览会之前您要准备足够的宣传资料，包括名片、产品介绍、公司介绍、产品价格清单，其使用量往往会超过您的预料，所以要做好充分的准备工作。会后的联系