第一篇：采购管理制度（大全）
采购管理制度
一、目的
为了规范公司各类采购工作，明确公司各部门在采购工作中的职责分工，加强对采购工作的有效管理，保证公司采购物资质量，提高采购效率和采购物资准确性，降低采购成本，争取公司的综合最佳效益，特制订本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司所有物品（原材料、辅料、包装物、备品备件、固定资产、劳保用品、办公用品）或劳务（技术、服务等）的采购 管理和执行工作。
三、职责
3.1综合计划部负责整理采购清单、执行采购作业、储存和保管采购物资。
3.2综合制造部负责编制整体生产环节所需要的物资储备。3.3安环部负责编制劳保用品及与安全有关的物资储备。3.4人事行政部负责编制办公用品及与办公环境有关的物资储备。3.5财务部负责统筹规划各部门资金计划及付款安排。3.6检验部负责A.B类采购物资的抽检及验证。3.7副总经理负责把控整体采购风险及最终审批权限。
四、程序内容 4.1基本原则
4.1.1公司所有员工在进行合同与采购活动中应严格遵守本规定及公司有关规定、流程、制度，采购活动应尽量实现充分竞争，遵循公开、公平、公正和诚信的原则。保证采购物资质量，努力降低成本； 4.1.2参与采购的相关人员应客观公正地履行职责，遵守职业道德，保守公司商业秘密，廉洁奉公；
4.1.3各部门须严格在批准的年度采购预算范围内，制定详细周密的月度或周期性采购计划，过程进行中不得以特殊采购或其他原因为由将采购流程绕过或回避，处于关键路径上的特殊采购，按特殊采购程序处理；
4.1.4公司的采购业务统一由综合计划部负责办理，其他部门或人员不得自行采购或无理干涉；
4.1.5采购应当优先选择低耗能、低污染、通过环境管理体系认证或安监部门认可企业的货物、工程和服务；
4.1.6采购和合同管理工作应做到有章可循、有人负责、有人检查、有据可查。每项采购和合同管理过程均需有完整的文件和记录。4.2职责和分工
4.2.1根据批准的采购计划，综合计划部负责组织并实施采购，包括： a)组织资格评审、招标、评标和合同签订，负责完成采购流程并同相关部门完成验收入库；
b)牵头组织招标文本的通稿及审核,负责在合同签订前牵头对合同文本的合法性、完整性、准确性和严密性进行审查； c)负责组织合同谈判,办理支付申请，合同执行情况的总结和分析； d)归档合同文件,建立并维护与公司采购相关的信息系统； 4.2.2综合制造部根据公司的拓展规模和经营目标，制订有效的采购目标和采购计划具体措施有：
a)审核年度各岗位呈报的物资需求，统筹策划和确定采购内容，制订主辅料采购清单;b)预测和跟踪《生产计划》，熟悉各种物资的消耗情况，核实本部门仓库存量，结合安全定额据此编制采购预算和采购计划;c)依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所有备品备件采购； 4.2.3安环部为劳保用品采购计划直接管理部门，根据不同工种及不同的劳动安全生产的需要及人数，编制年度、月度或周期性劳保储备、采购计划，具体措施如下：
a)负责对公司劳动防护用品的采购计划制定和管理；
b)根据国家、市及行业规定标准，结合本单位实际情况修订劳防用品的发放标准；
3)建立每位员工劳防用品电子档或纸档个人档案，按劳防用品标准提报劳保采购计划；
4)做好发放管理记录，并及时向综合计划部查询劳保库存等情况对劳保用品的采购管理必须贯彻“确保安全、质量可靠、杜绝浪费、按需配备”，使劳保用品确实起到保护劳动者安全、健康的作用； 4.2.4行政人事部是办公用品采购计划与管理的职能部门，负责制定各部门办公用品的计划、发放及控制等管理制度，根据办公用品库存情况及消耗水平，将各部门所需办公用品的种类规格、数量进行采购汇总，计划必须保证办公用品齐全、库存合理、分配适当，严格控制在预算范围内。
4.2.5财务部根据国家相关法律法规及合同的规定，审核支付所需文件、票据的有效性、合法性，办理相关支付手续,负责发票、交付款、尾款处理、验收入库等事项,对采购和合同管理活动的真实性、合理性、合法性、准确性和严密性进行审查;4.2.6检验部依据采购员填写的JL82401-01《采购物资报验单》，按照GWJY-02《产品进货检验规范》进行检验，并做好检验记录，检验判定为合格的物资，交综合计划部库管员进行数量和外观等的验收。4.2.7副总经理全面主持采购工作，组织实施，确保采购任务完成，根据公司规模发展及销售市场变化，指导并监督下属开展业务，不断提高业务水平，确保采购工作正常开展。审批各部门提报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减少不必要的开支，监督参与大批量商品订货业务洽谈，检查合同的执行和落实情况。
五、采购计划执行
5.1所有采购流程均需走程序审批，各部门应根据需求分类别填写相关采购物品申请表，申请获批准后执行应严格控制，各部门通过内部沟通工具对库存核实后进行采购申报，流程审批通过后形成纸质物资采购申请单据，采购人员根据单据内容核对后执行采购； 5.2采购计划或申请应列明采购物品、规格型号、数量、质量技术要求、交货日期、用途等。不按规定程序填写申请单据的，综合计划部有理由不予采购；
5.3申请部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，部门经理审核。超过规定时间未提交的部门按照无需求处理，月中不再接收提报的采购计划；
5.4未提交月度采购计划或出现特殊需求需要采购，必须按照《特殊物品采购申请表》格式及要求填写，部门经理、副总经理财务总监批准后执行。
5.5对于已经审批的采购物资，请购部门如果需要变更物资的规格、数量或撤销采购申请，必须48小时内通知采购部，以便采购部及时根据实际情况变更采购计划，如采购已进行中，产生的后果应由申请部门承担。
5.6采购员将审批好的采购计划汇总后提报副总经理同时抄送库房管理员，库房管理员提前规划存放位置，到货后严格按此数量金额供货商进行验收入库。
六、附则
6.1本制度由综合计划部制定与解释
5.2本制度报副总经理审批准后，自颁布之日起执行。
六、相关记录
1、《月度采购计划表》
2、《特殊物品采购申请表》
3、《交付产品管理规定》
4、《采购物资分类明细表》
5、《采购物资报验单》
6、《材料库存表》
7、《产品进货检验规范》
8、《供方物资质量状况记录》
9、《合格供方名录》
10、《合格供方档案》
11、《合格供方业绩评价表》
12、《采购产品不合格通知单》
13、《生产计划》
14、《常规物资采购周期及储存条件》
15、《常规物资库存量上下限》
第二篇：IT采购管理制度
国投中煤同煤京唐港口有限公司IT采购管理制度
IT采购管理制度
第一章 总则
为规范国投中煤同煤京唐港口公司（以下简称“公司”）IT用品、设备、服务采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定本制度。
IT用品、设备、服务涉及的对象可能包括软件产品(数据库、中间件软件、应用软件、办公软件等)、硬件产品（网络、服务器、终端、外围设备等）、信息化建设项目的服务，包括软件、硬件设备的安装调试、信息化项目的咨询、信息化项目的实施以及信息化项目的优化维护等。
第二章 采购类型
第一条采购根据单价和总价划分为小额采购和大额采购。按类进行小额和大额划分，PC/笔记本终端类、耗材类、办公软件类、应用软件类、服务器类、存储类、网络及机房设备类。
第二条小额采购：IT用品或设备的凡是总价小于招投标限额的采购为小额采购，可以采用定点采购流程或询价采购流程。
第三条大额采购：IT用品或设备的凡是总价大于招投标限额的采购为大额采购，均按招投标采购流程进行。
第三章 采购申请
第四条小额采购（计划内的）申请流程：业务部门根据业务需求编制采购计划—〉向信息中心提出书面采购申请—〉信息中心进行采购前评估（功能性能评估、对基础架构影响评估、成本评估）—〉信息中心起草采购申请报告—〉上报信息化主管领导审批。信息化主管领导审批后进入定点采购流程或询价采购流程。也可由信息中心直接发起采购。
第五条大额采购(计划内的)申请流程：业务部门根据业务需求编制采购计划—〉向信息中心提出书面采购申请—〉信息中心进行采购前评估（功能性能评估、对基础架构影响评估、成本评估）—〉信息中心负责起草采购申请签报—〉上报公司领导审批。公司领导审批后进入相应采购流程。
第四章 采购
国投中煤同煤京唐港口有限公司IT采购管理制度
第六条询价采购流程：信息中心准备待采购IT用品和设备的技术参数文件—〉由信息中心的采购人员选择至少两家有资质的供应商按照技术参数文件要求进行报价，同时采购人员在互联网上收集行业内针对采购需求的平均报价—〉参照互联网上的平均报价对供应商的报价结果进行比选，确定一家供应商—〉进行IT用品和设备的采购。询价过程所有原始资料需要统一归档保存。
第七条定点采购流程：信息中心选择定点供应商或询价确定供应商—〉商定采购单价及总价—〉进行IT用品和设备的采购。定点供应商名单由上的供应商及年初考察筛选的新供应商组成。
第八条招标采购流程：参照公司《招投标管理办法》。
第五章 到货及付款
第九条IT用品和设备到货—〉信息中心及采购申请部门验收IT用品、设备数量、质量、规格和其他交付件质量等—〉验收合格后办理验收入库手续—〉接受供应商发票—〉信息中心相关人员完成发票、验收单、采购申请或采购合同的准备及核对—〉信息中心负责人审核 —〉主管领导审核—〉财务部门审核—〉向供应商付款。
第六章 附则
第十条本制度由公司信息中心负责解释和修订。
第十一条本制度自颁布之日起实行。
第三篇：采购管理制度
一、目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。
二、范围
本制度适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用品、备品备件）或劳务（技术、服务等）的采购。
三、职责
3.1办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。
3.2设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。
3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。
3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。
3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。
3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。
四、采购作业操作规程
第四篇：采购管理制度
采购管理制度
一、目的：为了管理调整和控制好药品的库存量，避免盲目采购所产生的经营风险，特制定本管理规范。
二、总则：
1、坚持“质量第一，价优第一，以销定购、合理定量、择优选购”的原则，把好药品进货价格关。并按照采购业务流程和制度进行采购。
2、做好药品采购计划的前期准备工作，做好市场预测。
3、收集供货商和市场供求信息，健全供货商档案（首营资料）
4、采购员负责采购合同的起草和签订工作，要积极要积极向厂家争取政策，争取拳头产品
5、积极协助其他部门做好厂商联谊促销，广告招租，品种的退、换工作。
6、制定销售指导价格，配合销售部做好药品的销售和分销工作。
7、按照财务要求做好资金压款和合理安排预付款等工作，索取合法票据。密切关注预付货款后的到货情况，由于不负责任、玩物职守发生丢失、被骗，均由采购业务员承担全部责任。
8、廉洁奉公，维护公司利益，将收受的礼品、礼金一一交公，严禁假公济私，开展个人谋利活动。
9、遵纪守法，遵守职业道德和公司规章制度，不得向外泄漏和出卖公司商业机密，违者按相关法律法规和公司制度规定处罚。
三、实施细则：
1、采购必须根据市场需求来制定详细的采购计划，采
购行为应该规范，不能因个人好恶随便变更采购计划。
2、采购员违规采购，供货厂商资证及药品证件不齐全，每家、次处罚10元。
3、对于采购人员自己所管辖的品种，每天要关注是否出现积压和缺货、断货现象。对自己所管理的品种随时进行销售跟踪管理和分析。
4、采购员主动分析市场，自己开发并成功采购的新特药品种，一个月内产生销售的，每个新特药品种奖励30元；
5、每个采购员所管辖的药品，采购部门会进行严格的考核管理，凡每个品种缺货（没有及时采购）天数超过十五天，切客户要货次数超过五次以上，则对相关采购人员处罚5元/个；客户要货次数为10次以上的对相关采购人员处罚10元/个；特殊情况经领导审批除外。
6、违反销售需求计划采购，导致商品因滞销而积压以致2个月以上未产生销售的，每个品种每月处罚10元。
7、采购员报完计划后要同时提醒客户送货时务必带齐相关随货通行单和质检报告，如有资质将要到期，亦要提醒客户送货时把资质原件带到公司；对于报计划过程中发现品规价格有变动的，报完计划后，要及时在系统中进行价格维护。
8、凡购进之药品，到货后因为缺乏相关资料（通行单、质检报告）或相关资料提供有误或者相关资质证件到期造成无法正常入库，可以通过写保证书先行入库，若到货7天后仍未把相关证件原件寄到公司的，给予相关责任人30元/次的处罚。（注：部门会不定期对相关证件原件到位情况进行抽查）
9、凡购进药品到货后，相关采购人员必须在办理入库
过程中，必须认真核对随货通行单上的价格，对于价格有变动的品规要在通行单上有所标示，并及时在系统中作价格维护，否则对已产生销售药品因价格原因造成的经济损失和纠纷，均由采购人员自行处理和承担，与采购入库人员及销售无关。
10、做完采购入库的药品，由于标价差错及时纠正没有给公司造成实际损失的，按5元/次处罚。由采购副总审核并给予内勤记录。
因为采购经理标价差错或没有及时调整销售指导价而给公司造成实际损失的，由责任采购经理按实际损失的30%承担损失，由采购副总审核确定。（由采购内勤造成的定价差错报采购副总审核同样承担损失的30%）
11、凡限制销售价格不允许低卖销售或限制销售区域的品种，采购人员有义务及时告知销售部开票人员，凡不按规定价和限定区域销售的销售人员和开票员造成损失的，采购部门有权建议对相关责任人进行经济处罚。
12、对有临时政策的品种，采购部必须以文字和口头传达的形式，及时通知到相关人员。因采购人员传达不及时造成客户流失的，经调查属实的，公司将对采购人员进行一定的经济处罚。
13、对于有促销活动的品规，采购员要及时在系统中备注相关促销信息，平时做好维护并在活动结束时及时删减；对于针对终端客户的促销活动，采购员要及时把相关文件送至销售部相关责任人，以促使活动礼品最终落实到终端客户。
14、给供应商提供商品进销流向由采购部专人负责，开票员不经允许私自给客户提供销售流向者，采购部门有权建
议对相关责任人进行经济处罚。
15、进行付款流程时，采购员不认真审查，给非业务委托人签字付款的，一经发现每次罚款100元。
16、凡属于自己管辖的品种，所产生的破损、退货、滞销，相应采购员均由义务和责任进行清退处理，不得以任何借口推脱，推卸责任。如果对自己负责的退货，仅仅止于在系统中做退货通知单，实际货物并未退还至厂家，届时造成的经济损失由相应采购员承担80%，相应采购内勤承担20%。
17、采购员在工作过程中违犯部门五条禁令者，按相关规定处罚。
18、采购员每月末对自己所管辖的品种，要对库存状况、品规增加量、不良库存占有率和月度库存周转率等进行分析，并测量下个月采购量、付款比例和额度、付款时间等，同时，采购员还要对下个月预计可收到的返利（年终结算例外）等其他收入进行测算记录。做成相应报表，由采购副总审核签字。
第五篇：采购管理制度
采购管理制度
为使本司采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:
一、采购管理部门
本司设立专职采购部,隶属公司财务部管理,接受财务总监、成本主管及其它部门的监督,全面负责本司的采购工作。
二、采购部工作基本要求
（1）所有采购项目均需董事会签批、授权及公司财务部批准同意 ；
（2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单 ；
（3）所有采购物品的品质须保持一惯稳定 ；
（4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责；
（5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取本司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息表,以书面形式汇报给本司财务部及董事会；
（6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息表备查。
（7）采购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购；
（8）采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报账付款。
（9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。
（10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款,财务部应及时支付,以建立公司良好形象,维护公司财务信誉。
三、采购审批程序
（1）申购单审批程序：
使用部门或仓库主管)提出申请，经部门总监（或经理）同意，财务部成本主管审核，采购部询价报价，财务总监签字同意，总经理或董事会审批后发回采购部进行采购。
（2）单位价值1000元以下的零星采购，采购部需要货比三家，比较价格与质量之后，选择最优性价比的商家进行购买。
（3）单位价值1000元以上、批量采购商品，采购部应选定三家以上供应商进行价格比较，对该类供应商必须进行诚信调查，确保采购质量。
（4）对长期供应商或大批大宗商品采购，采购部必须与供应商签订《购买合同》或《供货协议》，明确商品品牌、规格、质量、价格、付款方式、付款日期，是否含税价格等主要事项。签订供销合同或协议，必须根据公司合同会签程序，经董事会、财务部、商品使用部门或质量部门会签之后，方可进行。工程材料的采购合同必须经工程部总监、主管副总裁会 1
签，董事长批准。
（5）赊购(月结)物品采购审批程序
月结物品的采购，主要是蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等的采购，餐饮部总厨直接下单至采购部，由采购部安排人员向供应商叫货。
（6）各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、财务部、主管总经理或副总组成“供货商评定小组”,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供本司所需的物料。
四、采购监督
采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及监察部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进本司采购成本的控制与监督。
五、供应商管理
（1）财务部应定期(每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及监察部，对供应商进行评估(度假村每大类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商。
（2）选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。
（3）采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护公司形象。
六、采购部工作流程
（一）各类物品采购工作流程
1、仓库补仓物品的采购工作流程：
仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补仓《采购申请单》，《采购申请单》必须注明以下内容:
（1）货品名称，规格
（2）平均每月消耗量
（3）库存数量
（4）本次订货数量
经成本主管进行初步审核，送采购部经理审核。采购部经理在采购《申请单》上签字确认，并注明到货时间。采购部经理审核同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批。报批程序完毕，采购部立即组织实施采购。未能及时采购到仓的物品，采购部要向成本部门提出意见，尽可能寻找替代物品。
2、新增物品的采购工作流程：
各部门需添置新物资，部门总监或餐饮部总厨、总监应撰写有关专门申请报告，经董事长审批后,填写《申购单》，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，寻找供货商，提出采购意见。按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。
3、更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：
各部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和《采购申请单》一并送交相关领导审批，采购部据以组织采购。
4、鲜活食品冻品的采购工作流程：
蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由酒吧、总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午或晚上以电话落单，或第二日直接到市场选购。
5、燃料的采购工作流程：
采购部根据营业情况与使用部门编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按公司采购审批程序办理，并组织实施。
6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：
五金仓日常补仓由维修部填写“采购申请单”。
大型改造工程或大型维修活动,维修部、工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（5）订货数量。
以上采购申请单经董事长签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。
七、采购工作流程中须规范事项:
1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门总监核签后，整份共四联交给财务部成本主管，成本主管复核后送采购部报价，财务总监签字。
2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部留存并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。
3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。
（1）签置核对：检查采购申请单是否各权限人签置，核对其是否正确。
（2）数量核对，复查采购数量，确定采购申请单上的数量是否正确、合理。
4、邀请供应商报价。
八、“货比三家”工作流程：
每类物品报价单需要最少三家供应商作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。公司采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用哪家供应商的物品，具体做法是：
1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交“评定小组”审批。
2、“评定小组”根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事长批准。
九、采购活动后续须跟进工作
1、采购订单的跟进
当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。
2、采购订单取消
（1）公司取消订单：
如因某种原因，公司需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事长作出决定。
（2）供应商取消订单：
如因某种原因，供应商取消了公司已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障公司利益，供应商必须赔偿公司人力、时间及其他经济损失。
3.违反合同：
合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。
4.档案储存：
所有供应商工商、税务、银行、名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息，每天须录入至采购部价格信息库。
5.采购交货延迟检讨
凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事长批示。
6.采购物品的维护保养：
如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项。对设备等固定资产项目的购买，采购员要向工程部、维护部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部、维护部、网络部等技术部门了解所购物品能否与本司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。
十、采购物资的换货、退货
各使用部门对所采购的物资，在规定的质保期限内发现质量问题的，应及时向采购部反映，采购部负责向供应商交涉，进行换货、退货或折价退回部分货款。
十一、采购合同和售后服务合同的管理
（1）采购合同的管理
本司所有物资采购的合同，统一由采购部负责订立。采购部根据各部门采购物资申请单及董事长批示签字的专项物资《采购申请》或报告，选择供应商进行谈判，确定合同条款，经过公司的合同会签程序，签订采购合同。合同签订完毕，正本留总裁办秘书处，采购部、财务部各留副本一份。
（2）售后服务合同的管理
产品售后服务合同，由采购部负责签订。采购活动完毕，物资投入使用，需要供应商或生产商进行售后服务的设备设施，采购部必须会同使用部门、技术部门进行协商，确定维护设备的具体细则。签订售后服务合同，必须明确售后服务的具体事项，免费条款、收费标准，付款方式、是否提供发票、合同有效期。合同签订完毕，正本留董事长秘书处，采购部、财务部各留副本一份。
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