如何做好接待工作

第一篇：如何做好接待工作

接待工作：

一、认真细致地做好接待前准备

首先，沟通情况，了解意图。

在接到上级部门或对方的通知或电话后，应立即向有关领导汇报，并主动与对方取得联系，了解清楚上级或对方来访的人数、身份、民族、性别、日程安排等，还应掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等，以便安排好餐饮、车辆，确定参观或会务 类型及地点等各项工作。

其次，超前考虑，周密安排。

主要包括所需材料的准备、会务地点的确定、餐饮的安排、结束送行的礼节及其他有关注意事项等。

接待工作考虑成熟之后，及时向主管领导汇报，征求领导意见，并按照领导要求进一步完善接待工作。

接下来，就进入了具体实施阶段：

一是迅速召集办公室有关人员对接待工作进行详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务。

二是对开会时所需材料的撰写、打印进行督促办理，必须在会前整理出来，同时对开会时所需的水果、茶水等接待物品进行准备，发现不足，及时采购，以防会议期间不够用。

三是通知餐饮部门做好桌次的安排、饭菜的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到，确保万无一失。

如有时召开会议按通知要求有这么多人参加，准备了这么多的会场和桌椅，结果有些单位多派一些人参加，临时找人摆座椅弄得手忙脚乱，使与会人员不能按时就座。有时出席会议领导有变化，本来了解到一位领导出差未回，座牌就没有放，结果在临开会的几分钟这位领导突然来了，弄得措手不及。不管怎么说这都是由于工作考虑不细造成的。所以说办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。

二、热情周到地做好接待中服务

首先是迎接上级领导或兄弟单位。

出发时间前，与其随行负责人员取得联系，以便得知领导何时出发，以防领导有什么重要事务推迟出发时间而作为接待单位不知道。

如果通过联系确定领导已出发，作为接待负责人就要及时通知领导，让领导做好下楼接待准备。迎接领导时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍领导的顺序及会议座次的安排等。

其二，要注意会务过程中服务的细节，服务人员在倒水时，定点定时，每隔15分钟或半个小时到会议室倒水一次，作为接待负责人在会务期间，如发现那位领导水已喝完，要及时通知服务人员来倒水。

其三，餐饮要提前征求意见，及早安排。作为接待负责人要与来查、来访领导的随身人员及早进行沟通，了解他们一行中有无少数民族或其他注意事项，在安排餐饮时，更得心应手，更容易使到来人员感觉考虑的周到、服务的到位。最后，注意送行时的礼节。各项活动、议程结束后，应安排好送行，提前通知司机到餐厅门口，等候领导。在领导上车前，握手送行，上车后，挥手告别，祝

来查、来访人员一路顺风。还要注意必须等来查、来访人员乘坐的车辆启动后再离开。

三、及时全面地做好接待后总结

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是领导最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。一个单位能不能给来访领导留下良好的印象，除了这个单位的硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访领导有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本单位的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

第二篇：浅谈如何做好接待工作

浅谈如何做好接待工作

会务接待工作是各级机关的一项常规性工作，代表着一个地方一个部门的窗口形象，对于推动工作、加强交流有着十分重要的作用。随着我区农业农村经济的发展，我办的接待量和调研任务不断增加，工作量也日益加重，接待工作的高效优质也就显得尤为重要，所以我办应努力创新和完善会务接待工作的标准化流程，充分发挥办公室的组织协调作用，树立我办良好形象，使接待工作不断规范。就我办实际情况，我个人认为应做好以下几个方面：

一、明确接待工作的主要任务和原则

（一）我办主要的接待任务

1、上级部门领导的各种检查、考察、督查、调研等活动；

2、上级部门、兄弟单位、各业务联系的部门、人员的来访；

3、办理各种大小型会议的会务工作；

4、协调农口各单位之间关系，做好接待的各种衔接工作。

（二）接待工作的原则

坚持严密有序的原则；坚持规范标准的原则。

二、确立标准化流程，确保会务接待工作有章可循

会务接待工作是围绕会议、考察、调研等工作开展的一系列协调性和事务性的服务工作，包括会务接待安排、相关协调、会前准备、现场服务和决定事项的落实等。接待的具体工作纷繁复杂、面面俱到，任何一个方面、一个环节有所忽视或考虑不周，都可能造成混乱，甚至有可能导致会务接待工作无法进行。因此，科学确立标准化流程，能全面规范地搞好各项准备工作，有序推进会议和接待活动，有效避免和减少会务接待工作中的失误。

（一）明确流程。

接待工作有两个方面：一是会务工作流程；二是接待工作流程。会议工作流程包括：领导安排——拟定会议方案——会前准备——会中服务——会后总结。其中会前服务包括五大项工作：签发通知、协调筹备、后勤保障、会场布置、邀请记者。会中服务包括四大项工作：会议签到、内外联系、茶水服务、会议记录。会后服务包括六大项工作：清理会场、材料收集、会议小结、会议纪要、会议议决事项督办、会议的新闻报道（由记者完成）。

接待工作包括八大流程：领导安排——方案制订——迎接来宾——组织调研（督查、检查等）——情况汇报——就餐（住宿）安排——欢送来宾——资料归档。

（二）明确要求。

标准化流程应对每一项工作有十分明确具体的要求。会议标准化流程里，如会前服务中的通知下发环节，具体要求包括时间、地点、与会人员、座次安排和记者等是否明确到位。筹备协调环节包括相关部门任务安排和提示领导入场等要求。会场布置包括座位安排、音响空调、会标制作、会场卫生、花卉摆放等要求。

接待标准化流程里，方案制订中应明确七个要求：包括确定调研（督查、检查等）的准确时间、来宾名单和注意事项；确定我区（办）陪同人员；确定行程及线路；确定调研（督查、检查等）点，准备相关材料（简介）；安排车辆、记者、就餐（住宿）等相关事项；接待方案报送领导审定；下发通知。

三、严格实施标准化流程，确保接待工作有条不紊

为确保会务接待流程严格实施到位，使会务接待工作有条不紊，应着重做好三个方面的工作：

一是按流程环节分解任务，确保责任到人。上级有明确指示或领导有明确要求后，应立即按照标准化流程进入会务和接待活动的相关准备工作。根据会议和接待活动的规模大小确定具体负责的领导和工作人员，把标准化流程中的各项任务具体分解到每一个人，把责任落实到每一个人，不留空档。

二是按流程要求完成任务，确保落实到位。任务分工明确以后，责任人按照标准化流程各项任务的要求严格实施。具体操作中，对照标准化流程图，一条一条抓落实，一项一项抓到位。接待流程的落实到位，能确保会议和接待活动有条不紊的进行。

三是按流程标准统筹兼顾，确保协调到位。由于接待工作环节较多，要求精细，各责任人和相关部门可能出现工作上的脱节，因此，在按流程实施的过程中，必须加强协调，统筹兼顾，要有一名领导督查各项流程和细节是否到位，及时组织相关人员相互合作、查漏补缺，对没有到位的流程事项紧急处理，灵活安排。同时要与

接待的相关部门保持密切联系，及时发现和协调解决在准备、进行过程中的各种问题和矛盾。

四、不断创新接待流程，确保接待工作高效优质

由于会务接待工作灵活多样，会务接待工作中有很多意想不到的情况发生，所以接待流程的实施也需要不断完善和改进，确保会务和接待工作高效优质。在具体工作中还需做好三个方面的工作：

一是及时总结。在完成会务接待工作后，分管领导要组织相关工作人员及时做好资料归档工作。认真总结成绩，查找问题，特别是对领导的指示精神要认真思考，反复领悟，不断提高服务水平。

二是认真完善。在会务接待工作中，要针对不够精细、不够完美的环节及时进行改善，对具体要求及时进行补充，确保同样的问题不重复发生，失误一次比一次少，力求零失误。

三是不断创新。为进一步提高会务接待工作效率，在资料归档的基础上，要建立健全会务接待工作基础资料库，包括会议（接待）方案、汇报材料、调研点简介等比较完善的数据信息，这样才能有效提高工作效率。

会务接待水平的高低、组织协调的好坏能够集中反映一个地方或部门的整体形象，可以说，接待工作就像一扇窗户，能展示接待人员的素质和能力，也可直接反映出外界对我区（办）的直观印象。我区是一个农业大区，我办又是农口部门的牵头单位，所以我办的接待工作也是我区农业工作对外宣传的一个重要平台，其成效直接影响到外界对我区农业发展的印象，所以我们的工作要围绕大局，在各种接待任务中，努力搭建平台，为我区的农业发展创造一个良好的软环境。

附：接待工作流程图

接待工作流程图

接待后，总结归档，及时收集资料，整理归纳，建立资料电子档案

接待中，随时上下联系做好衔接协调工作，确保接待工作顺利进行

待领导审定后，通知相关人员和有关单位做好接待准备工作（参观点、会场等）

根据批示，送主要领导审签，需要多个领导审签时，需逐级审签

根据领导安排，拟定方案（时间、地点、行程安排等）送领导审阅

确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报

确认来宾的基本情况（人数、职位、性别等）及活动计划，及时汇报

接到电话、明传电报、书面通知等后，认真阅读并及时向领导汇报

第三篇：如何做好接待工作

如何做好接待工作

接待工作是的一项重要工作。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此及彼带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使用权得接待工作越发重要。那么在新形势下，怎样才能做好接待工作呢？笔者以为，应重视以下几个方面：

1、更新观念、传播文化

在新形势下，要充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此，必须反接待工作看作企业经济工作的一个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。

做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。我们对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

2、精心策划，突出特色

要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。

每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接接工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。

3、优化流程、规范运作

接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，要注意收集和掌握接待工作的相

关知识，不断提高自身素养并注意实现资源共享。

4、关注细节、注重实效

细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍，以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要“眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼审、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会，以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外情况我水平，以便将各类有操作企业形象有细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。

通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效益和经济效益。因此，要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，提升企业的知名度和影响力。同时，还要对接待交果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求接待活动效益的最大化。

5、不断创新、追求桌越

在新形势下，只有结合企业自身的实际，自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板，汇报材料可以得用多媒体技术来制作，而不仅仅限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，企业秘书要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。

第四篇：浅谈如何做好办公室接待工作

浅谈如何做好办公室接待工作

作者：王毅

班级：物业管理班 学号：11076126 摘要

企业的发展壮大，业务往来的增加就使得接待工作越来越重要，甚至接待工作的好坏，直接关系到客户对企业的良好印象、业务的成败。文章从接待工作的意义，如何做好接待工作，以及对接待工作的认识三个方面对企业办公室如何做好接待工作作了论述和建议。

关键词：企业，办公室，接待工作，意义，程序，思考，措施

一、做好接待工作的意义

接待工作是各级机关的一项常规性工作。接待工作水平高低能够集中反映一个地方一个部门的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力。同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。随着社会经济的快速发展，各企业之间信息、技术、资金的交流日益频繁，并由此带来大量的人员流动，上级领导的视察、兄弟单位以及合作伙伴之间参观、学习及业务洽谈的人次也与日俱增，这就使得接待工作越发重要。那么在新形势下。作为一名办公室工作人员，对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，要把其作为一项政治任务来完成。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质高量地完成每一项接待任务。

二、如何做好企业接待工作

（一）做好接待的准备工作

1.是接待手册的编制

首先应了解来宾的人数、姓名、性别、年龄、民族、职务，确定接待规格，并根据所对应的职务确定陪同接待的领导。然后编制接待手册，应包括住宿、就餐、陪同人员、车辆、日程安排等，并经领导审核后发放到每位来宾手中，让客人了解大体的行程安排，做到心中有数。

2.是物质准备工作

贵宾室、荣誉展室、会议室等要提前打扫干净，桌椅摆放整齐，桌面清洁，没有水渍、污渍。桌上可放一些介绍企业情况的资料。另外，茶具、茶叶要准备齐全。各种办公用品（笔记本、笔等）要提前准备好，以备不时之需。

3.业务知识和能力的准备

要对企业的发展历史、精品工程的特点、规格，各部门设置及领导分工情况做大致的了解。同时，要有较完备的企业概况和市容市貌概况资料，如当地宾馆、名胜古迹、游览路线等，保证客人所想、所需，使其满载而归。

（二）形成良好的接待程序

在企业的各类接待工作中，通过不断的摸索和实践，我们逐步形成了迎接、陪同、送行的全过程接待服务思路。首先，由相关领导到高速路口或飞机场迎接客人，与客人进行初步的结识，并简单介绍企业公司的大体情况。到达企业公司后，由来宾方最高领导所对应的企业领导进行接待，致欢迎词，陪同参观企业荣誉展室，安排欢迎宴会，陪同参观企业施工现场等，确保来宾来访期间的生活充实、愉快，最后由接站时的领导负责将客人送至高速路口或飞机场，充分展现企业的良好形象。

（三）注重细节，全过程负责。

企业办公室树立了“接待无小事，细节定成败”的接待理念，在每一次接待中，高度重视每一个细节，了解每一位来宾的日常生活习惯，做周密的安排。面对接待工作复杂、繁琐的各项事务，“想来宾所想，备来宾所需”，不断提高随机应变的能力，周密细致地安排好每一项接待内容，并对接待全过程负责。同时，我们还注重对接待之后的思考，寻找问题和不足，以便在以后的接待工作中加以改进。

三、做好接待工作应重视的问题

（一）更新观念、传播文化

在新形势下．办公室入员应及时更新观念。充分认识到接待工作是企业看似被动、实则主动的一种广义的公关行为，是企业联系内外的纽带和桥梁。通过接待工作，企业可以展示实力，树立形象，可以积累丰富的关系资源，可以吸引投资、扩大合作，从而推动经济的快速发展。因此．必须把接待工作看作是企业经济工作的—个重要组成部分，而不能仅仅停留在迎来送往、安排食宿的低层次上。

做好接待工作不仅是企业长远发展的需要，也是从更高层次上展示企业形象的需要。办公室人员对于每一项接待工作都要高度重视并树立强烈的机遇意识、责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每—个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到某企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。

（二）精心策划，突出特色

要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动，否则就可能沦为低层次的迎来送往的应酬活动，甚至可能损害企业的形象。每一项接待活动，都要以实现来宾的目的和企业的公关期望为原则，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一定的创意与创新。

每个企业都有自己的企业文化，作为展示企业形象的“窗口”，接待工作同样需要有自己的特色和风格。因此，要通过公关接待活动的每一个环节着力体现企业的特色。不论是宏观的整体方案的策划还是微观的接站牌的设计、汇报材料的写作甚至接待车辆的停放，都要努力凸显企业与众不同之处，让来宾从接待工作的点点滴滴中感受到企业的个性，感受到企业文化的特色。

（三）优化流程、规范运作

接待方案制定以后，就要严格按照方案进行程序化运作，使接待工作中的各个环节有序衔接、首尾相连，必要时可以制作接待工作清单，对接待工作中的各要素进行全面清点，以确保工作进程的有序性、稳定性和连续性。同时，对接待工作中的每一道程序都要事先进行规范，这样才能确保整个接待工作有序进行。比如，在作接待工作总结时，接待记录的填写、总结会的召开、书面总结材料的撰写、资料的归档都必须按规范操作。此外，接待人员要注意收集和掌握接待工作的相关知识，不断提高自身索养并注意实现资源共享。

（四）关注细节、注重实效

细节决定成败。接待工作来不得半点马虎，必须处处留心，周密考虑，谨慎行事。在重大的接待工作中，接待工作负责人在对全局进行总体把握的前提下要随时根据接待工作的需要对接待方案予以调整；具体接待人员则要主动进行全程模拟思考，从准备会议室到用车，从参观到进餐，对每一个细节都要细致地思索一遍。以便及时弥补可能存在的疏漏。接待工作人员要”眼观六路、耳听八方”，对来宾的一个眼神、一个动作、不经意的一句话，都要留意和体会。以便及时采取应变措施。这就要求接待人员加强灵活应变能力、临场发挥能力的训练，提高处理突发事件、意外发挥能力的训练，提高处理意外情况处理水平，以便将各类有损于企业形象的细节问题解决在萌芽状态，确保接待工作实现“零失误”。通过接待工作，企业不仅可以展示企业作风和企业文化，也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了，不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象，而且无形中会为企业带来商机，带来社会效兹和经济效益。因此，接待人员要充分利用接待工作的每—个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，利用每一次接待机会来增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时。接待人员还要对接待效果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待漉程。力求接待活动效益的最大化。

（五）及时全面、做好总结

整个接待活动结束后，接待人员要对本次活动进行认真全面的总结。看看哪些方面是客人最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。此外，接待中如安排有留影照像，要及时将照片寄给客人。一个地方或部门能不能给客人留下良好的印象，除了这个地方的典型工作、城市建设和景点之外，接待人员的素质也是—个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使客人有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员还要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特男日是对本地本部门的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。

（六）不断创新、追求卓越

在新形势下，接待人员只有结合企业自身的实际．自觉创新公关工作思路，丰富公关工作内容，才能推动接待工作不断创新。比如制订方案时可以考虑运用统一的模板。汇报材料可以使用多媒体技术来制作，而不仅仅局限于传统的纸质材料等等。这样的接待工作才具有时代特征和企业特色。同时，接待人员要积极探索能够更好地反映企业精神与企业亮点、体现企业文化的接待方式和方法，与时俱进、开拓创新，使接待工作在企业发展中发挥更大的作用。

四、对接待工作的几点思考

（一）提高对接待工作的再认识

有些企业把接待工作单纯视为一般的后勤工作，认为接待工作就是平时的“迎来送往”，安排好食、住、行，就够了，其实不然。新形势下，接待工作的内涵更加丰富，外延也不断拓展，服务对象、工作范围、接待队伍不断壮大，已不再是单纯的食、住、行问题，它已发展成为涵盖政治、经济、文化等诸多领域，拓展到社会各个阶层，需要许多相关部门共同参与来完成的一项工作。因此，需要我们对接待工作的内涵进行再认识，要从全局的角度思考问题，力求成为重要接待的策划者、组织者、保障者、服务者，确保各类接待工作的顺利开展。

（二）提高对接待工作重要性的再认识

接待工作是一项综合性很强，面广量大的工作，它是宣传企业，展示企业形象的对外窗口，是企业长远发展，加强对外合作交流的纽带。因此，新时期，我们要提高对接待工作重要性的再认识，要从自身素质抓起，不断优化和完善整体接待服务功能，创造性的开展工作，让接待出效益；要通过认真组织，精心安排，努力提高接待质量，充分发挥在对外交往联络中的窗口、桥梁、纽带作用。

（三）展望未来，认真细致的做好接待工作

展望未来，做好接待工作任重道远，需要我们不断的更新和完善，进一步的提高接待准备、接待程序水平，加强自身的修养，无论是从接待前的准备、接待中的服务还是接待后的总结，都应认真细致的做好每个环节，力争更好的彰显企业形象，展现企业实力，提高企业知名度，促进企业又好又快发展。参考文献

【1】高鹏.企业办公室接待工作浅谈.[J] 企业导报2012 年第21 期 【2】蔡兰珍．任务教学法在大学写作中的运用叨．外语界，200l(4)． 【3】张迅．论英语口语课堂中合作学习的组织策嘲J】．外语与外语教学，2007(8)．

第五篇：如何做好公务接待工作

如何做好公务接待工作

（提纲）

腾冲是云南25个边境县之一，生态、区位、文化、资源优势突出。近年来，随着经济社会的高速发展，知名度和影响力逐步提升，特别是机场通航以来，到我县视察调研、检查指导工作的领导、参观考察的党政代表团和寻找商机的投资者纷至沓来。面对重要会议多、重大活动多、学习考察多的接待工作新形势，我县积极构建领导有力、部门协作、资源整合的“大接待”格局，接待工作正逐步成为我县加强对外联系、聚集人气、扩大招商引资和展示对外形象的重要平台。

2009年—2011年，共完成公务接待任务3986批45927人次，其中，党和国家领导28人，中央国家机关领导11268人次，省级国家机关9219人次，友好省、市、县领导6985人次，港澳台和海外人士946人次，招商引资到腾的各界客商1591人次。2011年至今已接待副部级以上领导337人。

一、公务接待的概述

（一）概念

广义的接待是指人类社会交际当中的待人接物，是人类生产、生活中的重要组成部分。

公务接待就是党政机关内部上下级之间、横向之间，出于工作需要产生的接待，或外地友邻单位或官员来访以及相关的会议、参观、学习等产生的接待活动。

（二）作用（实质）

公务接待就是把重要客人来的目的和要求，同当地经济社会发展的重大问题，以及在相关领域的决策工作结合起来，达到促进和推动当地经济社会发展的目的。

（三）重要性

是党政机关和领导工作中十分重要的内容。

是调查研究、沟通信息、协调关系、交流合作、集思广益、制定计划、科学决策的重要手段。

是推动经济社会发展的有效方式。

（四）结论

公务接待是一项集政治、经济、社会、文化、生态、党的建设为一体，政治和原则性强、涉及面广、标准高、要求严、见效快、综合性突出的系统工程。

二、公务接待的分类

按照来宾身份、职务及工作目的公务接待可分为：政务接待、外事接待、商务接待三类。

（一）政务接待

1．一、二级接待任务：包括中央政治局常委、国家副主席、国务院副总理、国务委员、全国人大副委员长、全国政协副主席、中央军委副主席。

2．省（部）级领导接待任务：中央、国家机关各部委、省（自治区、直辖市）的省（部）级在职领导以及担任过上述职务的老领导的接待任务。

3．厅（局）级领导接待任务：中央、国家机关各部委司（局）级、省内外的地厅级在职领导及离退休老领导、老专家的接待任务。

4．省内外、省直及地州市县考察团、检查团（组）互访友好团组的接待任务。

（二）外事接待

外国领导人、友好城市代表团和特邀外宾的接待任务。（注重礼仪）

（三）商务接待

投资、洽谈经贸合作的国内外及港、澳、台地区重要客商的接待及其他商务接待。（研究主宾）

三、我县公务接待相关工作规程

（一）职责划分

1．县委、县人大、县政府、县政协和县纪委、县委宣传部（含新闻办）办公室主任在本机关（单位）主要负责人的直接领导下，负责本机关（单位）公务对口接待事宜。

2．县委、县人大、县政府、县政协和县纪委的对口接待由各机关（单位）办公室主任审批；县直各单位、各人民团体的接待由各单位负责。

3．县接待办在县委办、县政府办的领导下，负责协助各机关（单位）做好公务接待。

（二）接待对象

1．来腾视察工作的中央政治局委员、国家副主席、国务院副总理、国务委员、全国人大副委员长、全国政协副主席、中央军委副主席、中央国家机关各部委的正、副职领导统一由县委、政府接待。

2．省委、省人大、省政府、省政协、省纪委正、副职领导，市级正、副职领导的接待由各机关对口负责。

3．国家机关司（局）级领导和省内厅级及其以下领导由各单位负责。

4．各机关（单位）邀请来腾的中央和省级离退休老领导、老专家以及来腾投资的客商，由邀请机关（单位）负责。

5．到腾检查、调研工作的上级领导，由对口机关（单位）负责接待。

6．来腾的省内外、省直及地州市县考察、互访友好团组，由对口机关（单位）接待。

（三）接待标准

接待标准包括餐标（含工作餐标及宴请餐标）、住宿标准、乘车标准等，在这里就住宿标准做一些说明。

住宿标准：

1．来腾视察、调研的省部级以上领导，安排四星级以上宾馆（酒店）接待。主要领导安排套间，随行的厅级领导安排小套房或单间，正处级领导可安排1人一个标间，副处级及其以下领导安排2人一个标间，市级陪同的主要领导与客人一起安排，其他市级随行领导和工作人员安排在二星级宾馆（酒店）。

2．来腾的省级、市级调研组、检查组、巡视组，安排二星级宾馆（酒店）接待，主要领导安排小套或单间，随行人员安排2人一个标间。

3．各机关（单位）邀请来腾的专家、客商和离退休老领导，参照相应级别标准安排住宿。

（四）接待责任

我县接待工作实行接待责任制，接待责任领导、接待责任总协调人、接待责任人和接待员、接待点负责人共同构成每批接待任务的责任主体，并各自按以下职责实施接待。

1．接待责任领导职责：①审定重要任务接待方案；②参与接待活动；负责接待任务的统一指挥。

2．接待责任总协调人职责：①审定接待方案；②负责重要接待任务的总联络，召集相关部门召开接待协调会，部署接待工作；③确定来宾的迎送和参观路线，协调相关视察（考察）活动；审定会议材料，安排会务工作。

3．接待责任人职责：①组织拟定接待方案，按程序报领导审定后，安排送达参与接待的领导、相关单位和人员；②按照任务要求，及时组织参与接待的相关单位和人员到位；在接待责任领导的指挥下，协助接待责任总协调人落实接待各项工作；

④完成领导交办的其他任务。

4．接待员职责：①根据接待信息，及时制定接待方案；②接站：按照接待方案落实车辆，确定接站集中时间、地点，通知接站领导，安排接站领导休息等候，引领领导接站；③住地服务：检查客房安排布置情况，陪同领导在酒店迎候来宾；收集客人意见，掌握客人动态，引领领导看望来宾；落实会见、宴请时间、地点、新闻记者，审核宴会菜谱，安排摆放席次卡、会议座牌，通知、迎候参加领导，引领来宾赴会（宴）；④随行服务：负责接待联络，保证信息畅通，协调接待点做好服务工作；⑤会议服务：落实会议场地，配合搞好会务工作；⑥送站：协助来宾落实车（机）票，确定送站时间，通知送站领导及相关人员欢送来宾离开；⑦及时收集重要接待任务的资料，整理归档；资料包括：日程安排、接待日志、汇报材料、重要讲话、图片、菜谱、生活习惯等。

5．接待点负责人职责：根据接待任务要求，负责处理接待服务中的相关事宜，确保优质高效服务。

（五）接待工作程序及内容

1．接受任务。一批或一次任务以衔接单、传真、电话、领导批示或口头安排等形式下达。

2．制定接待方案。根据客人来腾目的、活动时间和领导要求等，由接待人员会同相关责任部门拟订接待方案，然后报领导或主要负责同志审阅。接待方案一般由以下部分组成：活动时间、活动地点、活动内容、出席领导、参加人员、活动承办人和接待人员等七部分。在制定接待方案的同时，要先预留接待任务需要的客房、餐厅、会议室等，以保证方案制定后的顺利实施。

3．方案送审。将制定好的接待草案报相关领导审阅，并修改定稿。

4．安排落实任务。接待方案确定后，及时将方案报送有关领导和部门，及时检查考察点准备情况，确认接待任务需要的房间、餐点、迎接、车辆、考察点、考察线路、安全保卫、会议室、材料、市容市貌、环境卫生等，确保任务落实到位。

5．制作接待指南手册。接待方案确定后，根据需要制作接待指南手册，供来宾使用。内容一般包括：日程安排、人员名单、食宿行安排、会议合影座次、区情、参观点、景点简介、天气预报、注意事项、工作人员联系方式、交通示意图等。

6．迎接。接待人员应根据来宾身份、职务、来腾目的等因素，准确了解来宾所乘交通工具的班次、路线及抵达时间，报相关领导及有关人员做好迎接安排。

7．安排会议或会见。根据参加人员多少或会议形式安排适当的会议室，并准备席位卡、话筒、鲜花、纸、笔等，会议室一般不安排水果，除矿泉水外也不安排其他饮料。

8．宴请安排。一批客人原则上只安排一次宴请。宴请时根据需要安排打印席次卡，并送主要领导或县委办、政府办审核。

9．参观考察。接待人员要协助对口业务部门做好工作考察的相关衔接工作，重点安排好旅游景区的参观考察活动。

10．送行。来宾离开，应根据需要恰当安排送行。送别地点视情况灵活安排，既可以到机场，市、县交界处，也可以在客人下榻的宾馆（酒店）送别。

11．总结。一批任务结束后，应根据任务的重要程度，及时做好资料收集整理和信息反馈，确认核实接待费用，并认真总结经验。

四、公务接待应注意的礼仪及细节

细节决定成败、决定品质，体现品位，成就卓越。实践证明，接待过程中一点细小的差错，都足以影响甚至破坏全局。在实际工作中，我们必须本着“100-1=0”的理念，坚持从细微处入手，向细微处用力，在接待的精细上下功夫。通过准确把握公务接待的礼仪及细节，彰显腾冲人热情好客、开放文明的良好风貌，确保每一起接待取得良好效果。

要做到对主宾进行研究（履历、专长、爱好、到腾目的）；精心准备；注重“10分钟”（提前10分钟）；注重提醒（包括温馨提示）；灵活应对；及时补台。

（一）电话礼仪

拨打电话：时间恰当、礼貌问候、自报家门；音量适宜、语气亲切、语速适中，语音清晰；事先准备、简明扼要、条理清楚、内容明晰；注意举止。

接听电话:接听及时、礼貌应答；音量适宜、语气亲切、语速适中，语音清晰；灵活应答、干脆利落；准确记录、及时处理。

挂电话的礼节：等候尊者（领导、客人）先挂。

（二）着装礼仪

庄重、典雅、得体、大方、区分场合。接待陪同人员要注重仪表（包括举止、着装、姿态、风度等），一个人的仪表不但可以体现其文化修养，也可以反映他的审美趣味。穿着得体，不仅能赢得他人的信赖，给人留下良好的印象，而且还能够提高与人交往的能力。

（三）称呼礼仪

在公务接待中，选择正确、适当的称呼，反映着自身的教养、对对方尊敬的程度，因此对称呼不能随便乱用。

正式称呼：行政职务、技术职务、泛尊称、国际惯例。

不适当的称呼：无称呼、不适当俗称、地方性称呼。

（四）握手礼仪

握手要求：目视对方、面带笑容、稍事寒暄、用力适中、三秒原则。

伸手顺序：职位身份高先伸手，女士、年长者为先，主人待客人时主人为先、客人告辞时客人为先。

握手禁忌：三心二意、戴墨镜、戴手套、用左手、与异性握手时用双手等。

（五）介绍礼仪

介绍自己：时间简短，内容完整：单位、姓名、职务；如有名片可先递名片（打破僵局）。

介绍他人：尊者优先了解情况原则。

介绍集体：介绍双方，先卑后尊；介绍其中各自一方时，则自尊而卑。

（六）迎送礼仪

1．确定迎送规格

一般应遵循对等或对应原则，即主要的迎送人员应与来宾的身份相当或相应。

2．迎送前的准备

一是要准确了解来宾抵离的准确时间

二是安排好车辆，排好乘车号和住房号。要根据来宾和迎送领导人数，以来宾行李等情况安排好车辆，车辆安排遵循节俭、宽松、舒适的原则。

3．安排好迎送中的各个环节

一是介绍。

二是提取、托运行李。如果来宾行李较多，应安排专人员，负责清点、运送行李并协助来宾办理行李的提取或托运手续。

三是注意与宾馆（酒店）的协调。来宾下榻在宾馆（酒店），生活安排是否周到、方便，与宾馆（酒店）的服务水平密切相关，来宾抵离宾馆（酒店）时，具体事务较多，更应做好有关事项的协调衔接。

（七）参观考察

1．项目的选定。

2．安排布置。（对考察内容的熟悉）

3．陪同。

4．情况介绍。（对全县或本部门情况的熟悉）

（八）会议安排

1．会议时间需确认。

2．会议形式按规定。

3．会议规模要确定。

4．会议地点慎选择。

5．会场布置要细致。

（九）宴会安排

在公务接待活动中，每天都涉及宴会，宴会分宴请、酒会、冷餐会、工作餐等。公务接待主要涉及宴请及工作餐，这里重点讲一下宴请。按照我县公务接待的有关规定，原则上一批客人只安排一次宴请，但重要公务接待特别是在腾时间较长的可根据情况安排欢迎及欢送两次宴请。

1．确定宴请的规格和种类

目的：节日聚会、工作交流、应酬答谢、联络感情、祝贺共勉、贵宾来访、会议（活动）闭幕等。

规格：公务接待的宴请规格主要根据的来宾及主陪领导的身份、地位及工作目的等因素确定。

2．选定时间、地点

时间：主随客便、统筹兼顾、便以工作

地点：按活动性质、规模大小、宴请方式及实际情况选定相应的宾馆、饭店进行。

3．制定菜谱

菜谱制定是宴请来宾的一个重要环节。（菜谱制定得好，客人满意，领导开心，就可以达到事半功倍之效；菜谱制定得不好，不但花了钱，还要受人埋怨。）在一些大型活动、重要公务接待中作为办公室的领导干部往往要参与菜谱的审定。

制定菜谱应把握的原则：

一是必须依据接待标准来制定菜谱。

二是依据要接待的主要领导用餐习惯来制定。

三是依据来宾对象的饮食习惯来制定。

四是依据承担公务接待的酒店条件（宾馆、酒楼）来制定。

五是根据领导在同一家酒店（宾馆、酒楼）接待次数的情况来制定。

公务接待的菜谱制定应注意的问题：

一是在制定菜谱中严把第一道菜肴关。要让客人坐下来用餐一下子就能感觉到接待的高水准，以体现接待单位对接待工作高度重视的程度。

二是在制定公务接待菜谱中一定要坚持当地菜肴为主，体现地方特色，突出每一家酒店（宾馆、酒楼）菜肴的特点。

三是在制定公务接待菜谱中一定要坚持“三个结合”，即高中低档结合、大菜与风味小吃结合、参加接待的领导饮食习惯与来宾的饮食习惯结合，以达到领导满意、来宾满意的效果。

4．宴会场所和餐台布置

环境：花卉、背景板等提前布置到位；照明、音响、话筒等设施设备检查到位。

餐台：餐具、鲜花、绿色植物、工艺品等提前布置到位。

5．根据宴会规格、人数和具体条件，编排好桌次和座次。

6．服务及时到位。要和宾馆酒店作好对接，保证服务人员充足，服务到位、优质、高效，主要来宾安排专人引领入席。

7．确有需要，可安排小型文艺演出。一般控制在半小时左右，体现地方特色、民族风情。

（十）宣传报道。

严格遵守宣传报道的有关规定和临时要求。

接待党和国家领导人，重要来宾的宣传报道要遵循获准原则。

五、做好公务接待工作的六点要求

（一）围绕一条主线：促进和推动当地经济社会发展。

（二）统筹好标准与灵活性两个问题：有标准但没有绝对的统一，没标准但要达到最佳效果。

（三）做到三个明确：分工明确、责任明确、程序明确。

（四）严格四条要求：有规定的按规定办、没有规定的按领导指示办、没有领导指示的按惯例办、没有按惯例的协商着办。

（五）把握五个要素：统筹协调、安全警卫、后勤保障、保守秘密、提升素质五个重要因素，是做好重要接待工作的核心、基础、条件、前提、保证。

（六）实现一个目标：领导满意。

接待工作做得好与不好能体现一个人交际能力、水平高与低，是作为办公室的一员的必修课，想要做好接待工作就要求大家努力学习各方面的知识，努力让自己达到

“博学”。在今后的接待工作中做到：精心准备、专心落实、细心服务、认真总结。