XXXX基金会档案管理办法

第一篇：XXXX基金会档案管理办法

XXXX基金会档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了全面遵守《基金会管理条例》和《XXXX基金会章程》，规范发展，保障基金会的合法权益，使基金会的档案管理更加规范，特制定本办法。

第二条 基金会各类行政收发文件，要统一由管理部备案登记，随时收发，随时登记。

第三条 年度结束后，所有档案资料应于次年三月底前全部分类归档入库。

第四条 调阅存管行政资料和正在撰写中的行政文件，要严格办理手续。理事长批准后方可调阅。非基金会工作人员调阅时，需持有正式文件或证明材料，经理事长和秘书长、管理部部长共同签字同意后，方可查阅。调阅档案及文件严禁带出档案室。

第五条 各部门应将项目资料汇集、归类和建档存管，杜绝将存管项目资料和正在设计中的项目方案带出基金会。所有工作人员都负有项目资料和设计中项目方案的保密义务。

第六条 各部门在项目计划完成后，应及时将项目档案进行备份，并将项目档案原件交由管理部归类存放，并按要求年限妥善保管。

第七条 基金会财务报表，月报表应于每月10日以前报理事长、副理事长、秘书长，季报应于季终后20日前上报，年报应于年终后45日前上报。

第八条 年度结束后，当年所有会计档案资料可在财务部门保存一年以备临时查阅，一年后三月底以前全部分类归档入库。

第九条 对入库会计档案应进行登记，并编制库存档案资料索引；并按要求年限妥善安全保管。

第十条 归档的文件材料必须按年度立卷，各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。

第十一条 公文承办部门或承办人员应保证经办文件的完整(各种附件一律不准抽存)，并及时交管理人员归档。工作变动或因故离职时，应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

第二章 文件材料的收集管理

第十二条 坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知管理部。

第十三条 凡本基金会印发的公文的正件与附件、请示、批复、转发文件（含原件），一律由管理部统一收集管理。

第十四条 由部门共同参与的活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

（一）基金会工作人员外出学习、考察、调查研究、参加相关部门召开的会议等公务活动后，应将会议的主要文件资料向管理部办理归档手续；

（二）本基金会召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向管理部办理归档手续。

第十五条 各部门专(兼)职档案管理人员的职责：

（一）了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料；

（二）认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向管理部办好交接签收手续。

（三）承办人员借用文件材料时，应按规定办理临时借用文件材料的登记手续。

第三章 归档范围

第十六条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十七条 相关部门发来的与本基金会有关的决定、条例、规定、批复等文件材料。

第十八条 本基金会对外发文与有关单位来往的文件。第十九条 本基金会的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第二十条 本基金会与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

第二十一条 本基金会工作人员任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

第二十二条 本基金会职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

第二十三条 本基金会的历史沿革、大事记及反映本基金会重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第四章平时归卷

第二十四条 各部焖都要建立健全平时归卷制度。对处理完毕或批存的文件材料，由专(兼)职档案管理人员集中统一保管。第二十五条 各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。“案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。

第五章 会计档案管理

第二十六条 会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算资料。会计档案管理应严格按照《非营利组织会计制度》执行。

第二十七条 每年形成的会计档案，应当由财务按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。

当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由财务部保管一年，期满之后，应当由财务部编制移交清册，移交管理部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

移交管理部保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，管理部应当会同财务和经办人员共同拆封整理。

第二十八条 由于会计人员的变动会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第二十九条 本办法由XXXX基金会负责解释。第三十条 本办法自公布之日起执行。

中国人口福利基金会

第二篇：基金会管理办法（定稿）

爱心基金会管理办法

1.4爱心基金的募集原则

坚持自愿捐赠和员工违规乐捐相结合的原则。1.5适用范围

本管理办法适用于公司全体员工、适用于公司爱心基金的使用和日常管理。

3.2.4捐赠人指定的慈善项目或救助对象。3.3爱心基金使用方式：

3.3.1临时性救助。包括医疗救助、灾难救助、特困救助等。在同一内，同一对象原则上只享受一次救助；

3.3.2定向性救助。即按捐赠人意向用于指定项目或对象。对有特殊需求的对象，如因求助数额较大，可开展专项募集活动；

3.3.3项目性捐助。即对符合管理办法规定的慈善公益项目实施资助。3.4爱心基金捐助申请

3.4.1公司员工可向爱心基金会办公室提出爱心基金捐助申请，申请者须具备以下条件

a)遵守公司规章制度、积极维护公司利益、工作积极认真、生活简朴、公司合同期内的在职员工； b)员工个人或家庭成员因发生重大疾病、严重意外伤害或确有较大困难需要救助者； c)员工家庭贫困，影响其子女上学者。3.4.2公司员工有下列行为之一的，基金会不予捐助

a)有酗酒、赌博、家庭暴力和个人铺张浪费行为的；

b)由于本人责任造成火灾、失窃、意外事故等产生临时性生活困难者； c)工作消极怠工、纪律散漫、绩效低下者； d)违法犯罪者；

e)多次违反公司制度或给公司造成重大损失的。3.5爱心基金使用审批

3.5.1属于临时性救助的（包含员工捐助申请的），由综合办主任组织各委员长审核后，报基金会长把关审批；

3.5.2属于定向性救助的，凭捐赠人的捐赠意向书，由综合办主任向基金会长报告后实施； 3.5.3属于项目性捐助的，由综合办主任向基金会长报告后审批。

第三篇：基金会专项基金管理办法

云南星原扶贫基金会专项基金管理办法

第一章 总 则

第一条 为促进公益事业的发展，规范本基金会专项基金管理，依据《中华人民共和国公益事业捐赠法》、《基金会管理条例》和本基金会章程，制定本办法。

第二条 本基金会专项基金，是在本基金会宗旨和业务范围内，为推动某项公益活动开展，由本基金会或者自愿捐赠的自然人、法人或其他组织经协商设立的专门用于开展该活动（或项目）的基金。第三条 本基金会所设立的专项基金是非独立法人的动本基金（即资助活动从本金中直接支出）；负责组织实施专项基金项目和活动的管理委员会是非常设机构。

第四条 专项基金统一设立在本基金会名下，使用本基金会捐赠帐户，由捐赠人与本基金会共同运作管理。第二章 专项基金的分类

第五条 本基金会专项基金由捐赠人一次或多次捐赠、有限定性捐赠方向和使用范围的专项基金。起设金额为十万元人民币（或等额外币，下同）。

第六条 专项基金捐赠款分批到帐的，首批捐赠款不得低于五万元，余款到帐时间由捐赠人与本基金会以合同形式确认。

第七条 专项基金的资金来源及使用必须符合国家有关法律、法规和本基金会接受捐赠的有关规定。第三章 专项基金的设立

第八条 凡国内外热心公益事业的自然人、法人或其他组织均可向本基金会提交设立专项基金的申请。申请设立专项基金须提交以下材料：

（一）发起设立专项基金的申请报告；

（二）拟发起设立专项基金的立项申请表；

（三）拟发起设立专项基金的章程或实施办法；

（四）发起人的身份证明；

（五）发起人的情况介绍。

第九条 本基金会收到上述材料后，按以下程序予以审批：

（一）专项基金的起设金额在二百万元人民币以下的，经秘书处审议后报理事长决定，并报理事会备案；

（二）专项基金的起设金额在二百万元人民币以上的，报理事会会议决定。

第十条 设立专项基金，发起人应与本基金会签订协议，明确双方的权利、义务。协议书应包括以下主要内容：

（一）捐赠设立专项基金的数额、名称和设立时限；

（二）捐赠人的捐赠意向及管理、使用要求；

（三）专项基金管理机构的组成人数；

（四）专项基金管理成本的控制要求；

（五）其他需要约定的事项。

第十一条 专项基金捐赠到帐后，本基金会履行以下义务：

（一）向所有捐赠人开具捐赠收据，颁发捐赠证书；

（二）资金使用和监督充分尊重捐赠人的意愿和合理要求；

（三）定期通过媒体向社会公布基金使用情况，接受社会监督。第十二条 专项基金设立后，可使用“云南星原扶贫基金会某基金”的名称，不刻制专门印章。第四章 专项基金的管理

第十三条 本基金会秘书处负责对专项基金的日常管理。

第十四条 专项基金均设管理委员会进行管理。管理委员会由委员若干名组成，由本基金会与发起人协商指派人员出任，设管委会主任一人、委员若干人。

第十五条 专项基金管理委员会的职责是：

（一）根据该专项基金设立的目的和年限，制定实施办法；

（二）制定该专项基金的工作计划和业务活动计划，并组织实施；

（三）审定资助对象；

（四）负责该专项基金的资金筹集；

（五）拟订该专项基金的收支预算，报本基金会审定后组织实施；

（六）拟订该专项基金的财务结算，报本基金会审定；

（七）定期向理事会报告工作计划和业务活动计划进展情况以及财务计划执行情况，接受秘书处、理事会和监事会的监督和检查。第十六条 专项基金管理委员会以本基金会名义发文件，须经本基金会同意，由理事长签发；专项基金工作人员经本基金会秘书处同意，可以印制名片，名片样式由秘书处审定。

第十七条 专项基金管理委员会每年至少召开一次会议，会议由管理委员会主任负责召集，会议决议须经二分之一以上成员通过方为有效。第十八条 专项基金的管理成本从严控制，不得超过该专项基金当年支出总额的百分之十。专项基金的管理成本，可以由捐赠人另行捐赠。第十九条 本基金会每财务审计时，对专项基金进行单项审计，并公布审计报告。

第五章 专项基金的终止和撤销

第二十条 专项基金区分下列不同情形，以不同方式终止：

（一）已完成协议中设定工作任务的，自行终止；

（二）自成立之日起一年内未开展活动的，自行终止；

（三）成立后一年内，公共基金没有募集到资金、独立基金的捐赠资金没有按规定时间到帐的，自行终止；

（四）未按规定上报财务决算和工作总结的，本基金会可以决定终止；

（五）违反协议内容，在社会上给本基金会造成不良影响、损坏本基金会名誉的，本基金会可以强制终止。

第二十一条 管理委员会会议对专项基金终止事项发生争议时，由本基金会理事会会议裁定。

第二十二条 拟终止的专项基金由本基金会与管理委员会成立清算小组进行清算。清算报告应向社会公告。

第二十三条 专项基金终止后，该专项基金工作人员应停止使用专项基金专用名片，不得以该专项基金的名义继续开展活动。

第二十四条 专项基金终止后的剩余财产，由管理委员会按照捐赠人意愿形成决议，经本基金会批准后处理；剩余财产无法按照上述方式处理的，由本基金会用于发展与本基金会宗旨相关的公益事业。第六章 附 则

第二十五条 专项基金捐赠人应维护本基金会的公益形象。未经本基金会书面许可，不得在日常经营活动中使用本基金会的名称及标识。第二十六条 专项基金管理委员会成员、工作人员以及其他有关联的人员不得从基金运作中获取利益。

第二十七条 本办法未尽事宜，依据《基金会管理条例》和本基金会章程的规定办理。

第二十八条 本办法由本基金会秘书处负责解释。第二十九条 本办法自理事会会议通过之日起施行。

第四篇：档案管理办法

会签日期：2016-8-12

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东营市俊源石油技术开发有限公司

档案管理制度

第一节 总 则

第一条 为规范东营市俊源石油技术开发有限公司的档案管理，提高档案管理水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，结合公司实际情况，特制订本制度。

第二节 管理体制和职责

第二条 公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：

（1）负责公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；

（2）负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订；（3）负责档案提供使用服务；

（4）严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。

第三节 文件材料的形成和归档

第三条 档案按照记述内容的不同划分为图纸类、合同类、实物类、文书类和说明书合格证类；按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。

第四条 归档时间和归档程序

（一）公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负责人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每半年一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。

（二）项目开发建设工程类档案由项目负责人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪器类档案，在开箱或安装调试后由购置部门向公司档案室归档。

（三）声像、实物档案，在产生后及时归档。

（四）凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。

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（五）其中公司财务类及人事类档案由财务部和人力资源部自行组织存档及保存。第五条 归档要求

（一）归档的文件、资料必须完整。

（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清楚、归类准确、组卷合理、编目清晰；案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。

（三）电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。

（四）各类文件归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的要适当增加归档份数。

第四节 档案的利用

第六条 档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机记录工作，为利用计算机检索创造条件。

第七条 档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。

第五节 档案保管期限的划分及鉴定

第九条 档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。

第十条 对公司有长远利用价值的档案须永久保存。

第十一条 对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。第十二条 凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限一律从长。

第六节 档案保密规定

第十三条 档案级别的划分：

档案等级的划分标准根据档案文件的性质、重要性、档案类型、及常用程度划分为四个等级。

等级的划分：一级为绝密文件；二级为秘密文件；三级为机密文件；四级为普通文件

（一）本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料，公司的工艺流程资料和相关图纸及公司设备图纸属非常重要的文件，此类型文件为绝密文件，其等级划分为一级。

（二）本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。属于人事方面的档案，为绝密文件，其等级划分为一级。

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（三）本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。此类型文书属秘密文件，其等级划分为二级。

（四）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。属公司内部重要文件，为机密文件，其等级划分为三级。

（五）本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。属于机密文件，其等级划分为三级。

（六）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等属于普通文件，其等级划分为四级。

第十四条 严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说，不该看、记的材料不看、不记。

第十五条 接收和移出档案，必须认真清点、核对交接清单。

第十六条 严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范围，对需要出据档案证明的，要认真核对摘抄内容。

第十七条 整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。第十八条 档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。

第十九条 公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。

第二十条 发现档案丢失，损坏要及时报告。

第七节 档案查阅、借阅规定

第二十一条 借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。

第二十二条 因工作需要，查阅档案资料时，必须填写《档案借阅申请表》，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅。查阅重要档案资料，需经总经理签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十三条 档案资料一般情况下仅公司内部人员查阅使用。

如外单位、个人查阅档案，必须经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。

第二十四条 复印档案资料需填写《档案借阅申请表》，机密档案资料由总经理签字同意后方可复印。

第二十五条 档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写《档

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案借阅申请表》，写明用意，经借阅人部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后方可外借。机密档案须经总经理批准后方可外借。

第二十六条 借出档案应在到期前归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关责任。

第二十七条 借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。

第二十八条 借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负责及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的责任。

第二十九条 借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在《档案借阅申请表》上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。

第八节 档案室管理规定

第三十条 档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。第三十八条 档案室内的档案柜要统一编号。做到存放有序，查找有据。第二十一条 要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。

第三十二条 要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。

第三十三条 档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。

第三十四条 下班前或节假日，要认真检查，以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。

第三十五条 认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。第三十六条 案卷归还后，及时放回原处。

第三十七条 每年定期对室内档案进行一次全面检查，掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。

第九节 档案销毁规定

第三十八条 需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。

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第三十九条 销毁时必须填写《档案销毁审批表》，实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负责人审核、分管领导批准后，进行销毁。

第四十条 严禁将销毁档案转做其它用途。第四十一条 档案销毁清册需归档，并长期保存。

第四十二条 本制度自下发之日起执行，解释权归公司行政部。

公司档案分类试行规则

1、图纸

1.01设备类图纸 1.02基建类图纸 1.03其他图纸

2、合同

2.01销售类合同 2.02采购类合同 2.03其他

3、实物

3.01奖牌（杯、匾等）3.02证书（资质等）3.03 印章

4、文书类 4.01政府 4.02公司

5、说明书/合格证 5.01 说明书 5.02 合格证 5.03 检验报告

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第五篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。