会计档案的整理与归档方法（5篇）

第一篇：会计档案的整理与归档方法

会计档案的整理与归档方法

一、会计档案含义料归档范围

会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料。

二、会计档案材料归档范围

根据财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》中的有关规定，会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料。而对于上级有关财务的普发性（非指本单位）不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档。

（一）会计凭证：

会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：（企业会计中还有汇总凭证）

１、原始凭证是经济业务发生时，所填写的书面证明，是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种。

自制凭证是由本单位填写的（如验收单、领料单、借款单），外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的。如由供货单位开给的发票和结算凭证，由收款单位开给的现金收据等。

２、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的，分为收款凭证，付款凭证、转帐凭证三种。企业还有汇总凭证。

综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证。

（二）会计帐簿：

会计帐簿是全面地、连续地记录和反映各项经济业务的簿籍。会计凭证只能反映某项经济业务，而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系。帐簿主要有下面几种：

１、序时帐簿（又称日记帐）、出纳帐、银行帐；

２、分类帐簿：

分类帐簿分总帐和明细帐两种

（１）总帐（总分类帐），即按总分类帐户分类登记的帐簿；（２）明细帐（明细分类帐），即按明细帐户分类登记的帐簿；

３、辅助帐（备查帐簿），还有固定资产明细帐（卡片）各种登记簿等都要归档，即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿。

（三）会计报表：

会计报表是用统一的货币计量单位，综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动，财务收支计划情况的报告文件。是根据帐簿的记载，加以归纳、整理和汇总编制出来的。会计报表种类，主要有：

１、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；

２、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；

３、从单位分：基层报表、汇总表等。（按各机关在编制会计报表时，所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档。）

（四）工资表：

工资表是按照“各尽所能，按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入。种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等。

（五）综合管理：

综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册。这部分材料应单独立卷，但编案卷号时，可与报表一起编号，属永久卷排在决算报表的后面，属短期卷的排在月报表的前面。

三、会计档案立卷整理

（一）会计档案材料保管期限鉴定：

会计档案分两个保管期限：即永久、短期。永久保管的档案，没有时间终止，永远保存。短期保管的档案，有三年、五年、十年、十五年、二十五年五种。

１、凭证保管期限：

（１）涉及外事，对私资改造材料 永久

（２）关于地产权、房产权、林产的契约、证券图纸等有关货币收支凭证应需要单独立卷保管 永久

（３）建设银行凭证及附件 25年

（４）一般凭证作短期 15年 其整理模式如下（以下属类同样）Ｄ ─ Ｏ ││ │

││ └───案卷号

│└─────财务档案二级类目（属类）代号 └──────财会档案一级类目代号

２、帐簿保管期限：

（１）预算会计的现金出纳帐、银行存款帐 25年（２）总帐 15年（３）明细帐 15年（４）辅助帐 10年 ３、会计报表保管期限：

（１）年终报表，各单位年度预决算报表 永久（２）汇总报表及需要说明、分析的文字材料 永久（３）旬报、月报、季报 15年（４）基层报表 3--5年

我区会计报表主要有下面几种：

（１）向区财局报的各类报表；

（２）向区统计局报的各类报表；

（３）向上级有关主管部门报的各类报表。

４、工资表保管期限：

（１）工资发放名册、卡片 25年

（２）工资转移、证明、通知存根 25年

（３）各种奖金发放名册、卡片 25年

５、综合管理材料保管期限：

（１）上级有关财务会计工作的文件 永久

（２）本单位财务管理规定、计划、总结、请示、批复 永久

（３）会计档案移交保管、销毁清册 永久

（４）本单位基金、管理工作文件和有关财务管理方面的其他文件材料 短期

以上凭证、帐簿、报表、工资表和综合性文字材料中属永久和短期保管的必须分开立卷，同属类又同保管期限的案卷，可同盒存放。

（二）会计档案整理：

１、会计凭证整理

每月入帐之后按记帐编号顺序订成册，装订要整齐结实、美观。用字粒按项目逐一填盖凭证封面和案卷目录，分别装成两本档案目录，填盖要清楚，端正。案卷目录一式二份，一本交档案室，一本财务人员自存。案卷编号按历年编一个流水号，编至档案目录装满后方能断号，启用第二本档案目录时再从１号开始编案卷号。案卷套盒存放后，要填盖好案卷盒封面，案卷排列从左至右，从上至下装箱。２、帐簿整理立卷

每年结束使用之后，按帐簿名称分类，一种帐簿立一卷，在帐簿右上角贴上帐簿标签卡。第个案卷内的纸张要用号码机编盖页号（空白页不能编号），填盖案卷目录一式二份。如果帐簿是活页的，应将原封面去掉，再以三孔装订，然后用白纸（或牛皮纸）作封面。帐簿案卷编号，应按出纳帐、总帐、明细帐、辅助帐各编流水号。当年号要接上上年流水号，然后填盖卷盒和帐簿卡，装箱时按从左至右顺序排列。

３、会计报表整理

按报表名称：年报、季报（含月报、旬报）、基层报表分别整理立.4.卷，然后按保管期限各编案卷流水号。

每一案卷３０至６０页，按时间先后顺序排列，用号码机编页码，填盖卷内目录和案卷目录，卷内目录一式三份，一份装案卷首页，另两份同案卷目录装订成两本档案目录册，作查找索引。案卷以三孔装订，装订整齐、结实、美观。装订后填盖案卷封面，编盖案卷流水号（即当年的案卷号和上一年案卷号衔接上，一直编至档案目录册满后方断号。然后按永久、短期两种不同案卷，分别套装入盒，（每盒装三卷左右），装档案硬盒与装箱排列方法同前。

４、工资表立卷

工资表的立卷方法和编号、装盒、排列与报表的方法一样。

５、综合管理材料整理

各种文字材料应按保管期限分开立卷，但装盒时可与报表的相应保管期限的案卷同盒装放。装订方法与报表一样。

（三）会计档案编目

会计档案整理、立卷后，按报表、帐簿、凭证、工资表和综合管理材料五个属类将编盖好的案卷目录和卷内目录，分别各汇编二本档案目录册（报表和综合管理可组合一本目录。）一本交综合档案室，一本自留。这本目录，既是会计档案的保管册，又是查找利用档案的检索工具。

四、会计档案移交保管利用

（一）档案移交

每个单位的会计档案由会计部门保管三年，期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管。

（二）档案保管 会计档案整理、归档后，原则上保持原卷的封装，不要随便打乱，不能拆卷，如特殊情况，必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成。任何人不准乱拆、乱订，但原封面不符合要求的，必须按规范要求重新加上封面，并填盖好有关项目。会计档案要有专箱存放、保管，方便查找。财务部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、.5.系统、准确，卷内材料排列、编号是否符合要求，凡不符合要求的案卷，档案室有权拒绝接收，并限期改正后才办理交接手续。档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正。

（三）利用

会计档案利用，主要有三方面：

（１）会计分析利用档案；（２）会计检查使用档案；

（３）日常查考利用档案。

利用、借阅会计档案，必须登记，阅后及时归还，利用者对档案不得污损、毁坏，违者要追究责任，情节严重的要依法追究法律责任，严肃处理。

五、鉴定、销毁

（一）鉴定

会计档案鉴定分三步：

１、初步鉴定。由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查，提出销毁意见；

２、复查鉴定。在初步鉴定基础上，由档案部门和会计部门进行第二次鉴定。对初鉴定不恰当的给予纠正；

３、销毁鉴定。这是最后一次鉴定。这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核，确定无保存价值的档案作出销毁结论。

（二）销毁

销毁档案，要列销毁清册，并写书面报告报本单位领导审批后销毁。销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名。企业单位会计档案销毁，要由本单位领导审核后，再报上一级主管部门批准。

对未了结的债权、债务的原始凭证，要单独抽出，另行整理立卷、编目，由本单位的档案室保存到债务结清为止。

附：《会计档案名词说明》

全宗号──是本单位的代号。这个代号是由区档案局确定给各单位永久性使用的代码。.6.目录号──是一种门类档案的档案目录册的流水号。如一单位的某种档案，共形成三本档案目录册，第一本目录册为第１号，第二本目录为第２号，第三本目录为第３号。如此类推。

案卷号──是档案的总流水号。如：１９８９年有案卷５１卷，案卷号就从１逐编到５１号；１９９０年又立有２０个案卷，案卷号从５２开始，排到７１号，以后每年案卷如此类推。

案卷目录──是登记案卷的目录。是以每一案卷为单位，将每卷标题和封面内容打印在案卷目录表格里。

卷内目录──是登记卷内每份文件标题（内容）的目录。以一份文件为单位填盖在相应的卷内目录表格里。

第二篇：会计档案归档制度

会计档案归档制度

根据财政部和档案局发布的《会计档案管理办法》，结合我文化委实际，特制定归档制度如下：

一、归档范围及保管期限：

1． 会计报表：

（1）会计决算报表（永久）（2）会计月报表（5年）2． 会计帐簿：

（1）现金日记账（25年）

（2）银行存款日记帐（25年）（3）会计总帐（15年）

（4）会计明细帐（15年）

（5）固定资产卡片（固定资产报废清理后保存五年）

（6）辅助帐簿（15年）3． 会计凭证

原始凭证、计帐凭证和汇总凭证（15年）4． 其他

（1）银行对帐单（5年）

（2）银行余额调节表（5年）（3）会计移交清册（15年）（4）会计档案保管清册（永久）（5）会计档案销毁清册（永久）

二、归档时间：

会计档案归档时间为会计结束后，由财会部门于次年5月底之前整理立卷归档完毕，并按类分别编写好会计档案目录交档案室。根据工作需要，会计档案实体，可暂由财会部门保管一年，再向档案室移交。

三、归档要求：

1． 归档的材料必须齐全完整、财务手续完备。2． 档案封面和底面填写项目详细、符合财务和档案规定要求。

3． 立卷脊背包角纸，接缝处要加盖财务专用章。4． 立卷装订要整齐、美观、坚固、拆除金属物。5． 移交要有手续，填写移交目录，一式两份，双方各存一份。

6．涂画、拆封和抽换。7．查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上

保管期满的会计档案，可以按照以下程序销毁。1）由机关档案员会向财务部门提出销毁意见，编制会计销毁清册，列名销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

2）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3）销毁会计档案时，应当由档案室和财务部门共同派人监销。

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第三篇：会计档案归档制度

会计档案立卷归档制度

为了加强会计档案管理，财政部、国家档案局制发的《会计档案管理办法》和省、市财政部门、档案部门有关会计档案管理的规定，结合本园实际，特制定本制度。

一、会计档案是指本园财会部门在各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的核算材料。会计档案是本园全部档案的重要组成部门，主要包括会计凭证、会计账薄和会计报表。必须按规定进行收集、整理、归档。

二、归档范围

1、会计凭证包括会计原始凭证、记账凭证等。

2、会计账薄包括银行和现金明细账、总账、预算内、外收支账薄、固定资产账卡、辅助账。

3、会计报表包括会计报表、月报表、主要财物指标。

4、其它资料：工资计算表、收据存根、移交清册、销毁清册。

三、归档时间：

每年形成的会计档案，在翌年三月底以前，由财会人员进行整理，按规定确定保管期限，按照本园的财会档案分类编号方法组卷、列好清单向档案室移交，经验收后，交接双方在移交清单上签字，双方各留一份备查。

归档的要求：

1、归档的会计档案、务必齐全、完整、真实、准确。

2、归档的各类凭证的规格基本一致，折叠整齐、装订牢固。

3、装订时应注意调节成册的厚薄，以便保管和查阅，每册封面要书写工整、编号清楚，加盖经办人印章。

4、要编制完善的档案目录。

档案的管理

1、会计档案由财会室负责做好平时档案材料的收集、积累、整理、保管工作。

2、查阅会计档案的人员只限在指定地点查看、严禁拆卷、撕页、涂改、勾划、损坏，对违反者，视情节轻重，报告有关领导给予处理。

3、加强档案的统计工作，及时收集档案利用的效益，档案管理人员要对查阅档案的利用效果进行登记。

第四篇：会计档案归档整理制度（范文）

一、会计档案归档的范围

1、会计凭证。包括外来的和自制的各种原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表，涉及对外对私改造资料，银行存款（借款）对账单及余额调节表等。终了都必须按照规定归档。

2、会计账簿。包括总账、明细账、日记账、各种辅助登记簿等。

3、财务报告。包括《会计制度》规定和主管部门临时通知编报的主要财务指标快报，月、季、会计报表，报表附注及财务情况说明书。上级主管部门对报告的批复及社会审计的审计报告。

4、其它会计核算资料。凡与会计核算紧密相关的，由会计部门负责办理的有参考价值的数据资料。

5、增值税专用发票和普通发票。

二、会计档案的整理

会计终了后，应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性，分门别类地组成几个类型的案卷，将各卷按顺序编号。

1、会计凭证

（1）按月立卷：每月末将装订成册的凭证，统一登记案卷目录，每月立卷一份。

（2）分散装订：根据凭证的多少，分散装订，做到整齐、牢固、美观。

（3）装订封面的所有内容要填写齐全，包括：单位名称、、月份、起止日期、号码、装订人签章等。

2、会计账簿。各种会计账簿办理完结账后，除跨年使用的账簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）会计账簿在办理完结账后，只在下一行的摘要栏填写“结转下年”字样，不填其它内容。

（2）会计账簿在装订前，应按账簿启用表的使用页数，核对各个账户账面是否齐全，是否按顺序排列。

（3）活页账簿去空白页后，将本账面数项填写齐全，撤去账尺，用坚固耐磨的纸张做封面、封底，装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。

（4）会计账簿的装订顺序：

会计账簿装订封面→账簿启用表→账户目录→按本账簿页数顺序装订账页→会计账簿装订封底。

（5）装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角，掉页现象。（6）账簿装订的封口处，应加盖装订人印章。

（7）装订后，会计账簿的脊背应平整，并注明所属及账簿名称和编号。

（8）会计账簿的编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账、辅助账。

3、会计报表。会计报表编制完成并按时报送后，留存报表均应按月装订成册，终了统一归档保管。

三、会计档案的归档保管

1、当年的会计档案在会计终了后，可暂由财务部门保管一年，期满后存入档案并由专人保管。

2、会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。

3、机构变动或档案管理人员调动时，应办理交接手续，由原管理人员编制会计档案移交清册，将全部案卷逐一点交，接管人员逐一接收。

第五篇：档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤

对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。

一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。

一、收集文件

收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。

二、区分归档和不归档材料的范围

（一）归档文件材料的范围

凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

（二）不归档文件材料的范围

1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。

2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。

3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。

4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

（三）机关之间分工归档的范围

为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。

1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。

2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。

3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

4、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料，由兼职单位负责归档。

5、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。

三、分

分，就是区分文件材料的所属，把属于同一的文件集中，把不同的文件分开。现行机关的归档文件整理工作，是按分开进行的，不同的文件一般不得放在一起归档。

（一）一般文件，归入文件制发（指文件最后的落款日期）

（二）跨的文件，归入文件内容所针对的

四、分类别

分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。可分为组织机构分类法和问题分类法。组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内设机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。机关内有几个机构，就设几个类，机构名称，就是类名。问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。

五、分级别

分级别，就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。

六、划分保管期限

机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管的文书档案主要包括：(一)本机关制定的法规政策性文件材料；(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料；(六)本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

定期保管的文书档案主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

七、修整文件

为使档案能够长期保存和有效利用，装订之前必须对归档文件材料逐件进行检查，凡不符合要求的都要进行修整。修整的方法主要有：

1、修裱破损文件。

2、复制字迹模糊或易褪变的文件。

3、去除易锈蚀的金属物。

4、超大纸张折叠。

八、装订

1、归档文件应以“件”为单位逐件进行装订。

2、装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；批转或转发文件在前，被批转或转发文件在后；收文处理阅办单在前，正式文件在后；来文和复文作为一件时，复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文本在后；中文本在前，外文本在后（有特殊规定除外）；重要法规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，出版期刊，样本在前，定稿在后。

3、装订时，左侧装订，应将“件”内的各页右侧与下侧（底边）对齐。

九、排列文件

排列文件，就是根据事由或文件形成时间确定全宗内归档文件先后顺序的过程。

十、文件编号

归档文件编号，指将归档文件在全宗中的位置，标识为符号，并以归档章的形式在归档文件上注明。

归档章一般加盖在每份文件的首页上端居中空白位置。项目有全宗号、、保管期限、件号、页数、类别名称（机构或问题）等。

十一、编制归档文件目录

编制归档文件目录为档案保管、鉴定、检索、统计、编研等工作的开展提供基本条件，对其所列项目应逐项认真准确地填写。要注意的是：

（1）报表的责任者，应填写填报单位；（2）联合发文，责任者只填写主办单位；

（3）问文与复文作为一件时，责任者只填写复文单位即可；

（4）文件上没有题名或文件题名不能反映文件实质性内容的，可根据实际情况自拟题名，外加方括号[ ]填写；

（5）文件题名中以发文字号代替文件内容的，应据文件内容补充题名。

十二、装盒 装盒，就是将归档文件按照其保管期限和室编件号的顺序依次装入盒内，并填写档案盒封面、盒脊和备考表项目等。