公文材料格式及存档要求（合集五篇）

第一篇：公文材料格式及存档要求

材料格式及存档要求

一、公文格式

1.用纸。采用A4纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。用纸天头（上白边）为37 mm±1 mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

2.标题。用方正小标宋2号，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，不能把含义完整的词组分割成两行，排列要对称，长短适宜，间距恰当，多行时，标题排列应当使用梯形或菱形。副标题应居中，用楷体字，字号同正文。

3.正文。标题和正文之间空一行，正文用3号仿宋体字，每个自然段首行左空二字，回行顶格。有不能回行的情况（如标点符号，数字年份，阿拉伯书写的数值）。文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”标注；第一层（一级标题）用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字。各级标题序数左空两格，正文中的结构层次序数是：第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意不要把“1.”的小圆点写成了顿号，二级标题序号

（一）无标点。在正文层次不多的情况下，第一层用“

一、”，第二层可用“1.”，但不能用“（1）”。正文中的标题一律不加粗。独立成段的小标题，末尾无标点符号；小标题之后接着排印正文的，末尾有句号。4.行数和字数。一般每页面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

5.附件。如有附件，在正文下空一行左空二字仿宋3号编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。附件不和正文同页编排，应当另面编排，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

6.落款。单位和成文日期在正文结束以后。加盖印章的公文和不盖章的公文要求不一样。

加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，以加盖公章后，章的顶端与正文（或附件说明）空一行为准。

不加盖印章的公文，在正文（或附件说明）下空一行右空2字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移2字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空2字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。（署名和日期是一个整体，日期首字左空2字，整体尾部右空2字）标题中或副标题中有单位名称的，落款中不再出现单位名称，日期右空2字.成文日期中的数字用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、发文机关、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决，发文机关、成文日期不能单独一页。

7.页码。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。尽量双面打印，单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

8.用语。自评报告和汇报材料中，用语要准确。如滨州市语言文字规范化示范校，不要成了规范化学校或示范学校，不再出现普通话示范校的说法，《中华人民共和国国家通用语言文字法》和《山东省实施<中华人民共和国国家通用语言文字法>办法》应写全称，有的材料上有从网上下载的语句或段落，一定要清除下载的一些格式，如字体颜色、填充色、下划线、方框等。

9.标点符号。应该准确，各级标题单独成行时，文字末尾不加句号。

10.装订。左侧装订，两个钉子。订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；平订钉锯与书脊间的距 离为3mm～5mm。

11.特殊情况。以上格式适合学校的上报文字材料、学校工作计划总结、汇报材料、活动方案通知等，老师的教案论文、学生的讲稿等字号可以适当调整。

二、档案

1.材料分类。组建档案，大类的分类是按评估项目分类，每项再按年度整理。先按项目分，如A1组织领导，A2宣传及环境，A2-1推普周活动，A2-2法规宣传，A2-3宣传报道，每个小项目再里面再按年度整理。法规宣传里面的法和办法就不用每年存了，需要按年度存的是其他的宣传形式。

2.档案内容。严格按照《滨州市语言文字规范化示范校评估表》上的评估标准，逐项逐条深刻理解每句话每个词，分析挖掘的越细越深越好，评估标准中的每一项都要用档案材料进行印证。学校的各项活动都要有活动方案或计划、活动通知、活动过程和总结，比赛类的要有评分标准和评比结果，尽可能保存原始的稿件，培训要有培训计划、通知、活动记录和培训内容材料，各类稿件要有责任人和成文的时间，音像或图片资料应有简明的文字说明，有关的学科教研活动，国旗下讲话，讲故事比赛，经典诵读等，特别是每年的推普周活动，要活动丰富、内容充实。要注意积累一些上级的文件资，如通知、公告、办法、规定、通讯报道等，可以从网站上下载整理，如山东省语言文字网，滨州市教育局网站，无棣县教育局网，今后要随时积累，规范打印。3.档案目录。每个档案盒内的首页应该是档案目录，要使用统一规范的卷内文件目录表样，可以向学校的档案管理员索取统一规范的卷内文件目录，目录应与盒内的材料内容应一致，目录表内所填各项应上下左右居中，全部整理完后，形成一个档案目录索引，装订成册。

4.不规范的地方怎么办

往年的怎么办，今后怎么办，迎接市评估验收的怎么办。

三、供参考的资料

1.《出版物上的数字用法》（2011年7月29日发布2011年11月1日实施的中华人民共和国国家标准）

2.《标点符号用法》（2011年12月30日发布2012年6月1日实施的中华人民共和国国家标准）

3.《中国人名汉语拼音字母拼写规则》（2011年10月31日发布2012年2月1日实施的中华人民共和国国家标准）

4.GB/T9704-2012《党政机关公文格式》（国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会2012年6月25日发布并于2012年7月1日开始实施）

四、补充说明

本次搜集的内容来自多处资料，主要选取学校语言文字工作中常用到的格式，纠正存在的不规范现象，因为我的水平有限，难免存在理解和认识上的错误，还请同志们以《党政机关公文格式》为准。

第二篇：毕业论文最终存档要求

经济系各专业毕业论文及社会调查（不含模拟实验）

最终档案材料要求

一、文本档案材料要求

1、毕业论文档案袋内装材料：

（1）一稿1份

（2）二稿1份

（3）三稿（专科学生可无此稿）1份

（4）正稿1式3份（本科学位论文1式5份）

（5）开题报告1份

（6）指导记录卡1份

（7）答辩记录卡（教师用）1式3份（本科学位论文1式5份）

（8）答辩记录卡（记录员用）1份

其中：正稿内容及装订顺序为封页、目录、内容提要、写作提纲、正文、参考文献（只列举参考文献目录）、封底（空白A4纸1张）。正稿务必左侧装订，具体打印排版要求见网站上公布的相关要求。

2、调查报告档案袋内装材料：

（1）一稿1份

（2）正稿1份

（3）调查笔记1份

其中：A、一稿内容为调查提纲、正文，可以是打印稿；B、正稿为打印稿，左侧装订，装订顺序为：封页、社会调查鉴定表、调查提纲、正文；C、调查笔记可以手写，也可以用A4纸复印。

二、本专科上传指导教师邮箱的毕业论文电子文档材料要求

（1）开题报告

（2）封页

（3）目录（其列举顺序及要求为：内容提要、写作提纲、正文——到3级标题、参考文献）

（4）内容提要（300字以上）

（5）写作提纲（300字以上）

（6）正文（工本7000字以上，会本及金本6000字以上，工专金专5000字以上）

（7）参考文献（只列举目录，工商专本14篇以上，其余专业专本科5篇以上）

说明：

1、以压缩文件包的形式上传至指导教师邮箱中，文件包命名：专业（如工本）+姓名+学号(全码)

2、所有电子文档均为word文档，姓名+名称（如：张华开题报告）；

3、电子文档的打印排版格式见网站上公布的相关要求。

三、相关提示

各专业本专科毕业实践环节具体要求见

中“毕业实践环节文件”栏目及相应的“****专业公告区”中相关文件。

四、各专业毕业实践环节内容

1、工商管理专本科：（1）模拟实务操作（按进度上机，上机考试合格即可）（2）毕业论文

2、金融专业专本科：（1）社会调查（按要求撰写调查报告，合格后即可）（2）毕业论文

3、会计学本科：（1）模拟实务操作（按进度上机，上机考试合格后即可）（2）毕业论文

4、会计学专科：（1）社会调查（按要求撰写调查报告，合格后即可）（2）模拟实验（手工账务处理）

第三篇：公文要求

公文制作基本格式

一、公文标题：（二号方正小标宋，不加粗）

如：关于×××××××的通知 二、一级标题（三号黑体，不加粗）

如：

一、加强领导×××× 三、二级小标题（三号楷体GB2312，加粗）

如：

（一）工作要求×××× 四、三级小标题（三号仿宋GB2312，加粗）

1．工作情况

五、正文（三号仿宋GB2312，不加粗）

如：（1）等标题出现就用正文字体，不加粗。

六、落款：

日期用数字小写。如：2015年3月2日

七、正文行间距：行间距（固定值30磅）

八、页面设置：

1．版心尺寸：上37mm、下35mm、左28mm、右26mm 2.页码：外侧（四号宋体不加粗），见页角。

九、版记

1．信息公开选项：（三号黑体，不加粗）

2．主动公开、不予公开、依申请公开（三号方正小标宋，不加粗）

3．版记落款：（四号仿宋GB2312，不加粗）

0302043

第四篇：公文要求

关于公文格式的通知

如下要求：

1.“目录”二字为宋体、加粗、小二号，中间空二格，居中。2.目录内容

（1）宋体、小四号、单倍行距；（2）目录页不用页码；

（3）一级标题顶头，二级标题空一个字符（2个半角空格）；（4）序号与标题之间空半个字符（1个半角空格）；（5）目录标题到三级；（6）分散对齐。3.题目

（1）宋体、加粗、二号；

（2）字数一般不超过20个字，必要时可加副标题；（3）副标题用宋体小二号。5.“摘要”和“关键词”二词

（1）字后面加冒号（全角字符），中间不能有空格；（2）黑体、加粗、四号。

6.摘要及关键词正文

（1）楷体、四号；

（2）关键词之间用分号（全角字符）隔开；（3）最后一个词后面没有标点符号。

—1—

关于函的书写格式

函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法:

（一）首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1、标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2、主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文

其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1、开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2、主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告

—2— 诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

（三）结尾

一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。

（四）结语

通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

（五）结尾落款

一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章

关于公文格式要求

一、公文用纸

统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。

二、行文格式主要要求

（一）发文机关标示：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机

—3— 关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空白供上级机关批示文件使用；发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。

（二）发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

（三）文件标题：红色反线下空2行，用2号宋体字（加粗），可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（四）正文（含主送机关名称和落款）：用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字（加粗）或黑体字。正文中的结构层

（五）公文用纸幅面尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm，尺寸允许偏差件GB/T148.—4—

（六）公文页边与版心尺寸

公文用纸开头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸定口（左白边）为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

二、文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文颜色均为黑色

三、排版规格与印刷装订要求

（一）排版规格

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行28个字。

（二）制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（三）印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实，均匀；字面不花、不白、五断划。

（四）装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯处订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉角平伏牢固；后背不可散页明定。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90度，无毛茬或缺损。

—5—

八、公文中各要素标识规则

本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版芯，即156mm）以上的各要素统称训眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

1、秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，秘密等级各保密期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3、发文机关标识

—6— 有发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定的公文可标识发文机关全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号有发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能大于或等于22mm×15mm。联合行文时应使用主板机关名称在前。“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。

4、发文字号

发文字号有发文机关代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份英标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

5、签发人

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空一字，签发人姓名居右空1字；前发热后标全角冒号，冒号后用2号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红线与之的距离为4mm。

—7—

（二）主体

1、公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当。

2、主送机关

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄上。

3、公文正文

主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。4.、附件

公文如有附件，在正文下空一行2字用3号仿宋体字标识“附件”，后表全角冒号和名称，附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：1.××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文一起装订，就在附件左上角第1行顶格标识公文的发问字号并在其后标识附件（或带序号）。

5、成文时间

—8— 用汉字将年、月、日标全；“零”写为“0”；成文时间的标识位置见8.2.6

6、公文生效标识（1）单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发问机关的名称，只标识成文时间。成文右空4字；加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即紧以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。（2）联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右空7字；主板机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

党联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心；最后一行如余一个或两个印章，军居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

7、特殊情况说明

—9— 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

8、附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。

（三）版记

1、主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后表全角用冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空一字。

2、抄送

公文如有抄送，在主题词下一行；左空一字用3号仿宋字标识“抄送”，后表全角冒号抄送机关间用，顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关表句号。如主抄送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

4、版记中的反线

版记中各要素下均加一条反线，宽度同版心。

5、版记的位置

—10— 版记应置于公文最后一页（封四），版记的最后一个要素置于最后一行。

九、页码

用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各方一条4号一线字，一线字距版心下边缘7mm。单页码局右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

关于文件的书写要求

1、标题为黑体，小二号字，加粗，与页眉空一行。副标题为黑体，小三号字，加粗。正标

—11— 题间不空行。标题与下面正文空一行。

2、正文小标题为黑体，小三号字，加粗。小标题与上下正文间不空行。3、4、5、6、正文为宋体，小四。每段开头空两格。行间距为1.5倍行距。字间距不做要求，以默认为准。

文章落款处部门、作者、时间为宋体，小四号字，加粗。在文章右下角处，右对齐，于正文空四行。

7、1；文章若文件中文字序号使用顺序为：

一、（一）、1、（1）、○只一层丛属关系，可以使用一或1；文章若有两层丛属关系，可以使用

一、1或

一、（一）；多文章有三层丛属关系，可以使用

一、（一）、1；多于三层关系依本条上文规定。使用文字序号开头时开头空两格。

—12—

请示的写法

请示的正文一般由三个部分组成：请示事由或起因、请示事项、请求。

请示事由：是请示提出的依据，放在正文的开头。这一部分可以反映情况，但要注意不是为了汇报，而是为所请示的事项说明理由。

请示事项：是请示的核心内容，主要写明需要上级帮助解决的问题。为了有利于审批，还可以进一步提出解决问题的办法、措施、意见与建议。

请求：是在请示的结尾提出要求的话语，是请示的终结与强化。一般紧接请示事项后面，另起一段书写。根据请示目的的不同，请求常用的语句是：“以上请示如无不妥，请批准”、“当否，请批示”、“特此请示，请予审批”、“以上请示如无不妥，请批转各地、各部门执行”等。

请示与报告是有严格区别的，表现在：

第一，行文目的不同。请示是要求上级对请示事项给以指示、批准或答复的；而报告则是下情上达、陈述情况，不要求答复。

第二，行文时机不同。请示必须在事前行文，在得到上级的批准、指示后方能行事，不允许“先斩后奏”；而报告则是在工作完成以后

—13— 或告一段落后发出的。

第三，内容宽窄不同。请示必须坚持“一文一事”的原则，而报告则一事(如专题性报告)数事(如工作报告)皆可。

第四，办理要求不同。请示多是带有急迫性的问题，请求上级答复办理的，是“办件”；而报告则多是汇报工作及有关情况，提出意见或建议，报请上级阅知的，是“阅件”。

第五，报送制度不同。报告可以有“月报”、“季报”、“年报”等定期报告的制度；而请示只有在必要时才行文，没有定期请示制度。

—14—

第五篇：公文格式范本及要求

关于规范公文格式的通知（标题，黑体小2号，不加粗）

（抬头）各部、车间、处室：

（正文，仿宋GB2312）

为规范公司文书格式，提高工作效率，保证公司公文流传的需要，特将公司公文基本格式通知如下：

一、公文一律使用A4纸，文件标题使用小2号黑体，不加 粗。

二、文件抬头，即文件发往单位名称。文件抬头位于文件标题之下隔一行左侧顶格位置。文件抬头如有两个以上单位的，应先列主要单位，其次是其他单位。发往公司所属部门的文件，其抬头排列一般为：各部门、车间、处室。

三、少数没有抬头的文件（如决定、通报、会议纪要等），主送单位注在分送栏中、抄送单位之上。

四、文件正文用3号仿宋体（仿宋GB2312），从左至右横写、横排，一般每页排22行，每行排28个字（页面设置为上下左右均为2.7厘米）。结构层次数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语及具有修饰色彩语句中作词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。

五、行间距为单倍行距。

六、如有附件，应于正文之下（空一行，空两格）、文件落款之上，注明附件的顺序和名称。主件和附件要装订在一起；不能装订在一起的，应在附件首页的左上角注明主件的发文字号。

七、文件落款，指正文末尾加盖的发文单位印章和成文时间（注：有单位名称的红头正文末尾不再署写发文单位名称），位于正文以下偏右位置（距右端空2-4个字位置），落款及日期使用word文档的插入格式中的日期和时间，（如：二〇〇八年一月四日，非：二00八年一月四日）。

八、落款离正文三行字。

九、如不按行文规范要求拟写内部请示、报告，秘书室不予呈报公司领导及发文，请各部门遵照执行。

（落款）秘书室（日期）二〇〇八年一月四日