服务电话回访规范[推荐]

第一篇：服务电话回访规范[推荐]

安徽中建机械科技有限责任公司

服务电话回访规范

一、目的：用规范、礼貌的回访用语，让客户充分感受我们的贴心服务，从而提升客户满意度，打造徐工优质服务品牌！

二、要求：①100%回访；

②次日必须回访完前天所有信息；

③每条回访信息必须记录在《顾客电话回访记录本》上 ④回访过程中客户有遗留问题的，必须详细记录，并及时传达至相关责任人或者服务人员，并跟踪处理情况，以便及时回复客户；

⑤回访过程中涉及到客户询问机价及配件价格的，一律不允许擅自报价，告诉用户我们会通知负责这一块的工作人员跟他取得联系。

三、适用范围：服务部。

四、回访内容：

报修接听规范.........................................................................................2 投诉接听规范.........................................................................................3 回访规范.................................................................................................4  交车服务.....................................................................................4  主动服务.....................................................................................5  维修服务.....................................................................................6  走访服务.....................................................................................7 回访礼貌用语.........................................................................................8 服务禁止用语......................................................................................8 电话回访禁忌......................................................................................9 回访注意事项.....................................................................................10

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报修接听规范

回访员：您好！徐工挖机/起重机/科技服务部，请问有什么可以帮助您的吗？

顾 客：我车子现在有问题，不能干活了，你马上派人过来帮我修！回访员：请问先生/女士您贵姓？ 顾 客：我姓X 回访员：X先生/女士，您能提供下您机器的编号吗，以便我来查下您的车辆档案？ 顾 客：好

回访员：请问您的设备现在具体哪里施工？ 顾 客：在XX 回访员：请问您的设备现在出现了什么故障？ 顾 客：水箱漏水

回访员：13XXXXXXXXX这个电话能联系到您吗？ 顾 客：可以

回访员：好的，您说的我都记下来了，我们会立即安排，1小时内将给您电话回复 顾 客：快点

回访员：谢谢您的来电，我们会尽快为您解除故障，再见！（等待用户先挂断电话后，再挂断电话）

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投诉接听规范

回访员：您好！我是徐工售后服务部，请问您是××先生（女士）吗？ 顾 客：恩，是的。

回访员：请问您那是否有一台徐工的挖机/起重机/装载机/压路机吗？ 顾 客：是有一台挖机/起重机/装载机/压路机

回访员：您的设备在××号是否出现过××故障？当时我们服务人员是不是给您的车子更换了××配件呢？

顾 客：是的，但是你们这个产品质量太差了，现在车子还有问题，我这车子都修了好多遍了，怎么回事啊！

回访员：您不用着急，有什么事您慢慢说，我理解你的心情，我们会帮您解决问题的。

顾 客：车子才买了一个月，老是修修修，你们老是说服务态度，服务态度好有什么用，车子不行，再怎么服务好都是没用的。

回访员：对不起，给您带来不便，实在很抱歉，您的意见我会及时转告相关部门，尽快给您解决问题的。顾 客：尽快好吧！

回访员：好的，请问您能详细说明车子现在的问题吗？

顾 客：车子还是（如：漏油）漏油，你们尽快安排人过来解决好吧！车子还要工作，耽误工程。

回访员：好的，这边影响您车子的工作了，很抱歉，我马上跟我们服务人员联系，让他尽快给您处理问题，您看行吗？ 顾 客：恩

回访员：好的，非常感谢您的支持，谢谢，稍后让我们服务站人员给您去个电话，尽快解决问题，××先生（女士），再见！顾 客：再见！（待客户挂断电话后再放下电话）

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交车服务回访规范

回访员：您好！我是徐工售后服务部，请问您是××先生（女士）吗？ 顾 客：恩，我是。

回访员：请问您是否购买了一台徐工的挖机/起重机/装载机/压路机？ 顾 客：是的，前两天拿到车子的。

回访员：请问当时交车时，我们服务人员有没有给您的车子做一下检查，试车是否一切正常呢？

顾 客：服务人员有检查了下，车子一切正常，暂时还好，没什么问题。回访员：交车的时候，我站人员是否与您清点备件箱，备件是否齐全呢？ 顾 客：恩，都有吧！

回访员：当时我站服务人员有没有给您介绍产品的使用常识。

顾 客：介绍了下，跟我说车子日常使用时应注意的问题，说的挺细的，让我进一步了解了车子怎么使用，怎么保养。

回访员：好的，先生，如以后车子有什么问题，如检查保养，需要服务，请您及时与我们××维修站联系好吗？或者拨打我公司的报修电话400-188-3977，我们会尽快安排服务人员为您服务的。顾 客：恩，好，谢谢你

回访员：不用谢，应该的，××先生（女士），麻烦您给这次的服务打一下分好吗？我们服务工作考核三项内容，服务态度，服务及时性，服务质量，满分10分，请您分别打个分，好吗？

顾 客：满分吧！你们的服务挺好的，我很满 回访员：非常感谢您的支持，祝您生活愉快！再见！顾 客：再见！（待客户挂断电话后再放下电话）

主动服务回访规范：

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回访员：您好！我是徐工售后服务部，请问您是××先生（女士）吗？ 顾

客：恩，我是。

回访员：请问您那是否有一台徐工的挖机/起重机/装载机/压路机？ 顾

客：是有一台

回访员：您的设备前两天是否做过检查呢？ 顾

客：做了个整机检查，还保养了下，换了油。回访员：做了保养是吗？也更换了机油和三滤是吗？ 顾

客：恩，是的吧！

回访员：保养后车子一切正常吧？没什么问题是吗？ 顾

客：是的，暂时没什么问题

回访员：好的，先生，如以后有什么问题需要服务，请您及时与我们××维修站联系好吗？或者拨打我公司的报修电话400-188-3977，我们会尽快安排服务人员为您服务的。顾

客：恩，好，谢谢你

回访员：不用谢，应该的，××先生（女士），麻烦您给这次的服务打一下分好吗？我们服务工作考核三项内容，服务态度，服务及时性，服务质量，满分10分，请您分别打个分，好吗？ 顾

客：满分吧！你们的服务挺好的，我很满意 回访员：非常感谢您的支持，祝您生活愉快！再见！顾

客：再见！（待客户挂断电话后再放下电话）

维修服务回访规范：

回访员：您好！我是徐工售后服务部，请问您是××先生（女士）吗？

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顾 客：恩，是的。

回访员：请问您那是否有一台徐工的挖机/起重机/装载机/压路机？顾 客：是有一台

回访员：您的设备在××号是否出现过××故障？当时我们服务人员是不是给您的车子更换了配件呢？

顾 客：是的，你们那的服务人员已经修复好了。回访员：好的，那您的车子现在是不是一切正常？ 顾 客：恩，正常

回访员：好的，先生，如以后有什么问题需要服务，请您及时与我们××维修站联系好吗？或者拨打我公司的报修电话400-188-3977，我们会尽快安排服务人员为您服务的。顾 客：恩，好，谢谢你

回访员：不用谢，应该的，××先生（女士），麻烦您给这次的服务打一下分好吗？我们服务工作考核三项内容，服务态度，服务及时性，服务质量，满分10分，请您分别打个分，好吗？ 顾 客：满分吧！你们的服务挺好的，我很满意 回访员：非常感谢您的支持，祝您生活愉快！再见！顾 客：再见！

走访服务回访规范：

回访员：您好！我是徐工售后服务部，请问您是××先生（女士）吗？ 顾 客：恩，是的。

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回访员：请问在xx时间XX服务人员有没有给您的设备做整机检查？ 顾 客：恩，来过了。

回访员：您对我们的服务态度还满意吗？（服务态度如何，技术水平如何）顾 客：还好吧。

回访员：X老板，请问您现在有什么需要我们帮您解决的问题吗？ 顾 客：暂时没有了。

回访员：那好，先生，如以后有什么问题需要服务，请您及时与我们××维修站联系好吗？或者拨打我公司的报修电话400-188-3977，我们会尽快安排服务人员为您服务的。顾 客：恩，好，谢谢你！

回访员：不用谢，应该的！X老板，麻烦您给这次的服务打一下分好吗？我们服务工作考核三项内容，服务态度，服务及时性，服务质量，满分10分，请您分别打个分，好吗？

顾 客：满分吧！你们的服务挺好的，我很满意 回访员：非常感谢您的支持，祝您生活愉快！再见！顾 客：再见！

回访礼貌用语

X老板，您好！我是徐工产品公司XXX，很高兴认识您！X老板，您好！我是徐工产品公司XXX，很冒昧打扰您！

您有一台徐工X型号的起重机（挖掘机、装载机等），现在使用的怎么样

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啊？

今天我能为您做些什么？ 您能告诉我您的施工地点吗？

您能告诉我您的设备有什么异常现象吗？

您的设备是否有其它异常现象？您可以详细的描述一下吗？您对我们的服务还有什么建议吗？ 您的心情我非常理解！非常感谢您的建议！

感谢您对我工作的支持与帮助！非常感谢您的信任，再见！

服务禁止用语

这是产品的设计（制造）问题，修不好的

这是XXX配套厂家的问题，他们的产品质量（服务）就是不好 这是XXX配套厂家的问题，你直接找他们好了 国产的机子就是这样，小毛病多了 这件事不是我办的，你直接找XX吧

这个问题不属我们，你去找XXX部门（单位）你这个产品已经淘汰了，你应该买XXX产品 这是新品，就卖了几台

办什么事总要有时间（总是先来后到），你不要老催我好不好 今天这事办不了，明天再说吧

你的机子已经出三包期了，我们没法派人去修

三包内的车都处理不了，哪有精力给你处理包外的机子（主动服务）你的机子不是在我们这买的，在谁那买的找谁去 我们企业有规定，这个事按规定不能办 又不是你一家买我们的产品，怎么就你事多 我们已经尽力了，办不好（修不好）我也没办法

反正你的机子还能用，你先用着吧，什么时候坏了什么时候给你修 / 10

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我们是代理徐工服务的，有什么事你找徐工 今天工厂休息，领不出件来，我有什么办法 现在没有服务人员我有什么办法

这个小问题，你自己就不能处理一下吗（不影响使用你先用着吧）我们现在没这种备件，你想办法到别的地方购买（你自己想办法）还没上班呢，等上班你再打过来 XXX现在不在，你过一会再打过来 现在已经下班了，有什么事明天再说吧

电话回访禁忌

用户讲话时打断、插话或者转移话题 用户挂机前主动挂机 用户尚未挂机，就与同事交谈 精神萎靡，态度懒散 与用户发生争执

责问、反问、训斥会或谩骂用户 不懂装懂、搪塞、推诿用户 通话时打呵欠，吃东西 与客户交谈时态度傲慢 拖腔、语气生硬、顶撞用户 对顾客直呼：喂、嘿 责问、训斥或反问顾客

什么怎么样？为什么？说什么？怎样？你说什么？ 你到底想怎么样？你到底要不要听我说？你听不听我说？ 你问我，我问谁？我态度怎么啦？ 态度傲慢，厌烦 不行就是不行，这是规定 我知道了，你别说了 你问我，我问谁？ / 10

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没法查，我没办法 有意见找领导去 你到底想怎么样？

你这个怎么这样说话，你怎么这么啰嗦！推诿顾客

我不清楚，我不知道，你找XX地方问 我没法查，我也没办法 你自己先查清楚 我们公司就是这么规定的

注意事项

 回访时，用户说在忙时（开车，开会，吃放），应礼貌的回复：“对不起，您忙。我稍后在给您回电。”

 回访时应选择合适的时间段（中午11点到12点，下午4点以后）。 回访时语言表达简洁，避免耽误用户时间，造成用户反感。 接听电话时，多听少说，要对用户及时热情的回应，让用户感受到我们用心倾听。

 回访的开头、结尾要统一化、简洁化、礼貌化。

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第二篇：电话回访服务用语

电话回访规范用语

一、电话回访的流程：

充分准备 —— 寒暄致意——自我介绍——说明意图——具体说明——事后沟通

成功顾客回访第一步：结构合理精心编排的问卷是成功回访的第一步。当你拿起电话打算打给顾客做回访调查时，你是否已经想好了你要问对方的问题？你是否已经设计好何时用开放式问题。

如果这些都没有事先准备好，那么这将是一次糟糕沟通的开始。

成功回访客户第二步：要有针对性地选择回访时间，不要在顾客繁忙或休息的时候去回访。一般回访时间可以规定在早上10：30-11：30，下午3：00-17：30 可成功顾客回访的第三步：礼貌和甜美的语声是打动客户听下去的动力。

对于电话另一头的人来说，你的语音是标识你修养与素质的唯一名片，拿起话筒前要先调节好自己的情绪，电话这头微笑着的你，对方是可以通过声音感受到的。注意礼貌的问候、语气和节奏的掌控，避免给别人一种冷冰冰、公事公办的态度，要知道，对方无论选择告不告诉你答案，对他来说，无半点损失。结束时，不妨加上一条祝福语，让对方感受到你获得帮助时的愉悦之情，这样，你们两个，当天都会有一个好心情。

二、回访话术：

开头语：您好，请问是**小姐/先生吗？我是**装饰工程有限公司的客服代表，（而不是说我是工作人员。让顾客觉得你很专业）。很冒昧打扰您！您现在方便接听电话吗？（如果客户认为不便，致歉后询问方便的时间再联系，挂线）

1、首先对您选择我们居雅装饰表示由衷的感谢，再询问要问的相关问题。

2、提醒客户相关注意事项。

3、您对我们的设计师及施工队伍是否满意？

4、您对我们的服务有什么意见或建议吗？

结束语：很高兴您能抽出宝贵的时间接受我们的回访，同时也为您送上真挚的祝福（祝您周末/节日愉快！）/非常感谢您对我们工作的支持，打扰您了，谢谢，再见。

（搞活动时可说：为了答谢您，在您方便的时候可以到**装饰工程有限公司领取一份礼品）。让客户感到我们给她打电话能给她们带来好处，并期待我们的下一次回访。

等待客户挂电话后再挂电话。

6、如果客户不满，应先代表公司表示歉意，对客户表示理解，首先要给客户被认可的、受重视的感觉。再邀请客户有空的时候到公司或者施工场地，为其进一步解决问题。详细记录客户的抱怨、意见、建议，及时反馈给相关的各个部门，根据各部门的处理意见进一步进行客户跟踪。接、打电话的时候切忌对客户给出无法确定的许诺，要注意说话的方式，要给事情的后续处理留出可以回转的余地。

公司新活动、通知等需知会客户的客服电话：

“您好！***先生/女士，我是***工程有限公司客服代表***，现在公司在某某小区推出一个*****活动，这项活动内容是*********，活动时间*******，请问您对这项活动都已经清楚了吗？请问您对这项活动还有什么不清楚的地方吗？那么您是否愿意参加这项活动了？非常感谢您的支持，请您*******（参加活动的要求叙述）。谢谢您的合作，希望此次活动给您带来意想的收获。祝您生活愉快！再见！”

四、接听客户抱怨来电：

您好，**装饰！这里是客服部，我姓***，很高兴为您服务，*********（倾听客户来电内容，判断客户来电意图）*****，1、********，谢谢您的来电，非常感谢您的建议，请您一如既往的支持我们公司，有您的支持和鼓励，我们会做的更好！谢谢！祝您愉快！再见！

2、*******，很抱歉给您带来不便，请您相信此次事件是个误会，针对您的问题，我们会尽快给您回复，请您稍等片刻，**************（解决回复），事情我这样处理，您满意吗？请问您还有什么需要我为您做的吗？对于这次事情造成的误会，我们深感抱歉，类似事情不会再此发生了，谢谢您的体谅和支持，感谢您对公司的支持！谢谢！再见！

3、*******，您能描述一下当时的具体情况吗？*******，您能谈一下您的希望、您的要求吗？******，请您不要着急，一定给您解决好，*********，您看还有什么需要我为您做的吗？谢谢您的来电，祝您愉快！再见！

第三篇：“六个一”服务和电话回访管理制度

“六个一”服务和电话回访管理制度

1、为了加强医院管理，提升以人为本，以病人为中心的服务理念，开展人性化服务，推行“六个一”的活动，即对入院病人一张笑脸、一声问候、一瓶开水、一张联系卡、一张整洁的床铺、一次热情详细的入院介绍，做到来有迎声、问有答声、合作时有谢声、产生误会时有歉声、走有送声。

2、严格按照“六个一”内容服务于每一个来院就诊或住院的患者。

3、接待住院患者时责任护士笑脸相迎，送上一声亲切的问候，并将病人送至床头，递上一杯热茶，安排病人休息，进行详细的入院健康宣教。

4、住院第二天，责任护士发送一日清单，交代患者费用及用药情况，如有疑问请及时咨询。

5、病人治愈出院时，护士长或责任护士热情将病人送出病房并嘱咐患者保存好爱心联系卡，可以随时电话咨询。

6、住院期间要真诚对待患者，尽量满足不同层次人群的需求。

7、对出院病人七日内进行电话回访制。了解病人出院后的情况，给予及时的健康指导。

8、护理部和护士长采取科学的监控措施，不断督导落实，提高服务满意度>95%。

第四篇：客户服务规范-电话服务

客 户 服 务 规 范

山东彤运天然气有限公司

临盘加气站

客户服务规范（电话服务）

学习指南：

服务规范即一种标准化的服务，是服务人员按照公司规定的统一操作给客户提供的规范化、系统化的服务行为。服务规范使服务人员及其所提供的服务变得有章可循。而从另一方面来说，服务规范也是服务人员所有不规范服务行为的矫正器。

《中邑燃气客户服务规范》旨在加强员工的服务意识，提升员工的服务质量，规范员工的服务行为。各项目公司在执行本规范时，应在服务过程中采取“理论结合实际”，灵活操作，灵活运用，从而产生最佳的服务效果。执行过程如若生搬硬套，则将过于机械化，最终丧失了本规范的存在意义。

规范，其初期必具有一定的形式化，如服务内容、服务方式、服务质量、服务管理以及服务意识等等，而当达到服务的最高境界时，则为“规范之中无规范，无规范中有规范”。这时，服务将对于企业、对于客户来说都将具有最大化的存在价值。

客户服务规范（电话服务）

目 录

客户服务规范（电话服务）

客户服务规范（电话服务）

客户服务规范（电话服务）

客户服务规范（电话服务）

客户服务规范（电话服务）

二、投诉处理工作流程

客户电话投诉安抚客户情绪，了解客户投诉内容判定是否下单处理是形成工单，派发相关部门投诉24小时内如未处理完毕应通知客户其投诉处理进度不满意否相关部门进行调查处理不满意客户服务部经理审查记录表满意电话回访客户满意度满意完成投诉处理程序建立投诉档案归档

客户服务规范（电话服务）

三、电话回访工作流程

电话呼出准备拨打电话解答客户所需客户满意度调查业务类回访结束电话档案归档

客户服务规范（电话服务）

四、紧急事故报警电话处理流程

紧急事故报警事故接报事故信息详细记录生产运营部抢险工作程序无联系方式用户记录电话通知需求筛选通知人员明确需通知客户的联系方式无确定无联系方式用户明明细有通知人员名单逐户通知电话通知收到电话通知内容否未通知人员明细是通知结果明细

客户服务规范（电话服务）

客户服务规范（电话服务）

 男性职员上岗时不宜留太长的胡须，应经常进行修剪。 口腔：保持清洁，上班前注意不要吃带有异味的食品。2)着装规范

 员工应按规定着公司统一下发的工装。 工装应熨烫平整，并保持干净、无破损。 鞋子应保持清洁。3)行为规范

 男士站姿：抬头、挺胸、收腹、提臀、微收下颚。两腿并拢或平行分开但不超过肩宽。双手自然下垂于身体两侧或在身前、身后交叠，交叠时左手握拳，右手握住左手的手腕处。

 女士站姿：抬头、挺胸、收腹、提臀、微收下颚。两脚脚跟并拢脚尖呈“V”字型，或呈“丁”字步站立。双手自然下垂或在身前自然交叠，交叠时拇指交叉，右手在上，左手在下。 男士坐姿：上身挺直，背部与臀部成直角。两肩放松，两脚、两膝自然分开，比肩稍窄。不得傲慢地把腿向前伸或向后伸。 女士坐姿：若穿裙装时，坐前应收拢裙角，慢慢坐下。两腿、两膝并拢，可直放，也可向左或向右稍倾。双手交叠、自然放于大腿上。

 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意。

 握手时的礼仪。握手时用普通站姿，并目视对方眼睛。握手时脊背要挺直，不弯腰低头，要大方热情，不卑不亢。伸手时同性间应由地位高者或年长者先伸手，异性间应由女方先伸手。 出入房间的礼仪。进入房间前要先轻轻敲门，听到应答后再进入。进入后，回手关门，不能大力、粗暴。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话，如有急事要打断说话，也要找准机会。而且要先打招呼：“对不起，打断一下。”

 递交物件礼仪。递交物件时，如递文件等，要把正面文字对着对方的方向递上去，如是钢笔，要把笔尖向自己，使对方容易接着；至于刀子或剪刀等利器，应把刀尖向着自己。

客户服务规范（电话服务）

 在通道、走廊里遇到上司或客户时要礼让，不能抢行，不能一边走一边大声说话，更不能唱歌或吹口哨。

3.服务语言规范

1)语音要求

 语气：语气轻柔委婉，有热情。

 音量：音量适中、悦耳，以客户听清为宜，不宜过于大声。 语速：语速适中，每分钟吐字约180－200个。

 声调：自然、清晰、柔和、亲切，不要装腔作势，也不可声嘶力竭，而应给人以愉悦之感。 吐词：吐词清晰，字音准确。

 语言：使用普通话，如客户需要可使用地方话。与客户通话时应杜绝拖尾音、语气词多。

2)语言规范

①.首问语  接听客户来电时规范首问语：“您好！请问有什么可以帮助您？”  外拨客户电话时的规范首问语：“您好！我是中邑燃气客服中心XX号，请问您是XX先生（小姐）吗？„„。”  首问语的灵活使用。

 客户代表可根据客户的来电时段，用不同的招呼语向客户问候，如：“早上好！”、“中午好！”、“下午好”、“晚上好”。 客户代表也可在节假日时，向客户问候节日快乐，如：“节日快乐！”、“周末快乐！”等。

②.通话过程中的语言规范  当需要客户在线等待时

 若查询（确认）时客户代表不需要离席时应告知客户：“请您稍等，我帮您查询一下（我帮您确认一下）。”

 当客户在线等待结束时

客户服务规范（电话服务）

 当客户代表回到通话状态时，首先确认对方是否在话机旁：“XX先生/女士您好。”

 得到客户回应后：“感谢您的等待，我查询下来您的„„（我确认了一下„„）。”

 若查询时间过长，需客户挂机，稍候再回复时

 客户代表告知语：“关于这个问题我需要查询一下，请您先挂机，我会尽快给您回复，您看可以吗？”

 客户确认之后，客户代表应答语：“感谢您的配合，再见！”  若客户代表在半小时内没有查询出确切结果，应回复客户：“XX先生/女士您好，您刚才咨询的问题现在还没有结果，稍候我再致电给您，您看可以吗？”

 客户确认之后，客户代表应答语：“感谢您的配合，再见！”  当需要客户提供回复电话时

 客户代表：“XX先生/女士，请您给我留一个回复电话好吗？”  当客户没有听明白客户代表所解释的问题时

 客户代表应答语：“XX先生/女士，对不起，请允许我再解释一遍。”

 当客户代表没有听清客户的讲话时

 客户代表应有礼貌地询问客户：“XX先生/女士，对不起，我没有听清您的讲话，麻烦您再重复一遍好吗？谢谢！”

 当客户代表没有听懂客户的意思时

 客户代表：“XX先生/女士，对不起，我没有听明白您的意思，您能再说得详细一点吗？”

 当客户陈述完所咨询的问题时

 客户代表应视情况与客户进行确认，确认语：“XX先生/女士，您是想了解„„的信息对吗？”、“XX先生/女士，您是查询（询问）„„对吗？”

 客户在陈述问题的过程中

 客户代表应能够积极地以“嗯、好、对、是”等语言回应客

客户服务规范（电话服务）

户。

 当需要客户提供具体联系方式时

 询问语：“先生/女士，能告诉我您的具体联系方式吗？  当客户告知电话号码时

 客户代表应进行记录，并与客户进行确认：“您的电话号码是XXXXXX对吗？”

 当客户回应客户代表所陈述的手机号码正确时

 客户代表应回应客户：“谢谢。”  当客户的要求超出了工作的权限时

 客户代表耐心向客户解释：“XX先生/女士，很抱歉，您的要求已经超出了我们的服务范围，请您谅解。”

 当客户向我们致谢时

 客户代表回应客户：“感谢您的夸奖。”、“不用谢，这是我们应该做的。”、“请不必客气，这是我们应该做的。”

 当客户向客户代表致歉时

 客户代表回应客户：“没关系，请不要介意。”  对于客户投诉在受理结束时

 客户代表应说：“很抱歉，XX先生/女士，多谢您反映的意见，我们会尽快向上级部门反映，并在XX小时内给您回复。”

③.结束语  确认客户没有其他需要咨询的问题后，客户代表应使用标准的结束语：“感谢您的来电，再见！”

 若逢周末或节假日，客户代表的结束语应改为：“感谢您的来电，祝您周末愉快（节日快乐），再见！”

④.特殊语音背景下的规范用语  电话接通客户无声音时

 当客户在等待过程中没有意识到电话已接通，客户代表应保持微笑重复道：“您好！您的电话已接通，请讲话。“  间隔3秒左右，继续提示客户：“您好！您的电话已接通，客户服务规范（电话服务）

请问您能听见我的声音吗？”

 如果仍听不到客户的回应，很可能是客户电话出现问题，你可以耐心地告诉客户：“对不起！我这边听不见您的声音，请您换一部电话再拨，谢谢来电，再见！” 停顿2秒，然后挂机。

 电话接通客户仍在拨号时

 当客户不清楚电话已接入人工台，仍在进行拨号时，客户代表应亲切地告知客户：“您好！您的电话已接通，很高兴为您服务。”

 客户声音太小，听不清楚时

 提醒客户：“对不起，我这里听不清您的声音，请大声一点，好吗？”

 仍听不清，请再重复一遍，重复时请保持语气轻温柔委婉；  确实无法听清，请求客户谅解：“对不起，我这里还是无法听清您的声音，请您重新再拨一下好吗？感谢您的来电，再见。”

 客户提出你声音太小时

 请将音量稍微提高：“对不起，请问现在您可以听清吗？”  如果客户还是不能听清时，请再将音量提高，并重复刚才的语言。

 如果客户代表的声音已经足够大客户仍无法听清时，如确属我方话机的原因，建议请客户挂机并尽量在3分钟之内回复客户：“对不起，请您先挂机，稍后我会回拨给您，谢谢再见。”

 通话结束，客户迟迟没有挂机时

 客户代表应再次询问客户：“请问您还有什么问题吗？”  等候三秒，若客户还没有挂机，请再次重复道：“您好，请问还有其它问题吗，如果没有请挂机。”

 等候三秒，若客户还没有挂机，客户代表此时可挂机。

客户服务规范（电话服务）

4.现场管理细则

①.管理方针。 即二十八字方针。地面清洁，勤扫勤擦，设备无尘，排列正规，布线整齐，资料齐全，一切有序。

②.现场管理细则  客户服务中心工作人员应以岗位职责严格要求自己，严禁在工作现场喧哗、打闹、会客。

 严禁工作人员私自将无关人员带入工作现场。

 工作时间原则上不接听私人电话，除了特殊情况（急事）外，经部门经理同意后应尽快处理。

 坐席人员应使用规范服务用语，做到简练、热情、亲切、有礼貌，严禁与客户闲聊。

 机台上禁止放置食品、水杯，以防止意外。

 客户代表在坐席签入之前应先准备好工作所需的物品，下班后签出坐席时应将耳机统一放置。

 交接班时，应按坐席顺序排队进入，交接班时严格控制谈话音量、放轻脚步，不允许大声喧哗，以免影响他人工作，保持工作现场的相对安静。

 交接班时应清点好桌上的物品，检查设备，若出现问题及时找交班人或值班经理。

 交班后应尽快撤离台席，避免过多人员滞留在台席上，保持工作现场秩序井然。

 爱护工作设备，正确执行操作规程，保持设备的整洁。

③.工作现场物品的摆放规范  电脑：电脑摆放整齐，显示器的角度以客户代表本人的感觉适度为准。主机放置于桌下固定摆放处。

 耳机：耳机为客户代表 专用物品，由本人单独保管。客户代表 当值时，需将耳机戴于头上，非当值时间请将耳机放置于坐席固定摆放处，耳机送话器应按规定竖直放置。

客户服务规范（电话服务）

 用品：办公桌面允许摆放的用品范围为：当值业务所需用的笔、记录纸、记录本、脚本文件和相关办公用品；个人物品仅限于一面小镜子、一张照片或小型饰品一件。要求所有物品都需摆放整洁；交接班时注意将相关物品收拾干净。

 手机：原则上不允许带入工作区，不允许在工作时间拨打或接听私人电话，如有急事，必须经管理人员允许；严禁用测试机拨打与业务不相关的电话；带入工作区的手机必须设置为震动或无声。 座椅：临时离开坐席或下班离开坐席时，必须将椅子摆放整齐，工作时注意坐姿，严禁东倒西歪。

 工服：客户代表 上班期间应按规定穿工服，佩带胸卡，必须穿工作鞋进入工作区。

5.信息保密制度

1)严格遵守各项保密制度，凡公司内部资料和客户资料均属秘密，不得任意抄录、复制、带出公司或转告非本公司人员。

2)严格执行业务操作流程。非因工作关系，不得任意查询、修改客户资料。

3)在来往书信、言论、公共场所不得涉及通信机密。包括不在各类媒体上擅自披露公司商业秘密，不互联网络上擅自发布、传递公司商业秘密，不在非保密通信工具上探讨公司商业秘密，不在私人信函中涉及公司商业秘密，不准在公开场合中谈论公司商业秘密等。

4)对于过期、作废的客户资料或内部文档必须及时销毁，严禁作为废品出售。

5)加强办公场所的安全保卫，未经上级主管领导批准不得带外来人员进入工作现场。严格管理资料及公司各类统计数据，不得擅自复印或带出公司。

6)指定专人妥善管理和保管内部文件和客户资料，及时整理归档。

客户服务规范（电话服务）

7)客户代表须严格保守自己的电脑工号密码，严禁向他人泄露，防止客户资料非法处理；

8)不得将与生产无关的软件擅自装入系统终端，不准利用系统终端玩游戏，严禁无关人员使用系统终端及办公设备。

9)一旦发现泄密情况，必须向上级主管部门报告，由上级主管部门视情节轻重对泄密人员进行处分。

10)客户服务中心全体人员应熟悉并严格执行安全保密制度，增强保密制度意识。定期检查安全保密制度的执行情况，发现不安全、不保密因素要及时上报。

二、检查与考核

1)对违反本标准的人员进行教育、造成客户投诉的应及时做好善后工作。

2)对违反本标准的人员给予50--500元的处罚，由此造成的客户损失由责任人承担。

3)因违反本标准而造成客户投诉将纳入责任考核范围。

客户服务规范（电话服务）

三、服务禁忌

1.行为禁忌

1)客户讲话时轻易打断客户、插话或转移话题 2)客户未挂机前主动挂机 3)客户尚未挂机便与同事交谈 4)解答过程中使用过多专业术语 5)精神萎靡，态度懒散 6)与客户发生争执

7)责问、反问、训斥或谩骂客户 8)与客户交谈时态度傲慢 9)与客户闲聊或开玩笑 10)不懂装懂，搪塞、推诿客户

11)频繁使用口头禅、非礼貌性语气助词（如：喽、嘛等）12)拖腔、语气生硬、顶撞客户 13)通话时打呵欠、吃东西或嚼口香糖 14)上班时间外拨或接听私人电话 2.语言禁忌

严禁使用服务忌语，做到“五个不说”：

1)有损害客户自尊心和人格的话不说； 2)埋怨客户的话不说；

3)顶撞、反驳、教训客人的话不说； 4)庸俗骂人的话及口头禅不说； 5)刺激客户、激化矛盾的话不说。

第五篇：电话回访制度

华韵装饰设计有限公司

电话回访制度

1、接新单的同时工程统计负责填写电话回访单。

2、电话回访员回访时要有礼貌，要使用公司电回访规范用语。

3、每个在施工程至少回访3次，回访率达到全部在施工程的100%。

4、每个在施工程回访时间分别为：工程开工后10日左右、工程中期和工程竣工时；对于未能按时完工的工程应记录其具体完工时间，以便再次回访。

5、对于在回访中发现以及客户提出的问题，要详细记录，并于当日报告相关部门总监，以便及时解决。在质量保修期中，公司电话回访员定期对客户做电话抽查回访，对客户提出的问题予以及时解决。

6、每周总经理例会材料（在施工程电话回访情况通报、竣工工程电话回访情况通报、每周电话回访情况通报、本周竣工工程一览表）于每周日上午12时前打印上报。

7、每月最后一个例会前，做出设计师、巡检、施工队被投诉比率的统计和报表。

8、竣工工程已办完保修但没有“客户意见反馈表”的，电话回访员应再做一次回访，当日将回访结果报总经办。

9、公司员工未经批准，不得查阅电话回访单。