总务采购品管理规定及流程

第一篇：总务采购品管理规定及流程

总务采购品管理规定及流程

1.目的1.1为加强本公司低值易耗及固定资产品的管理；规范领用、申购，提高利用率。特制定本规定。

1.2对采购过程进行规范和控制，在确保采购产品符合要求的前提下，降低采购成本。

2.定义

总务采购品是指：非生产用的日常消耗品、办公用的固定资产、耐用品。

消耗品：指日常办公用具、清洁用具等低值易耗品，如：打印纸、抽纸、纸杯、便条纸、信纸、信封、档案袋（盒）、笔记本、铅笔、橡皮、刀片、笔芯、胶带、大头针、图钉、环形针、长尾夹、钉书钉、透明胶、双面胶等。

耐用品：是指在日常使用中较一般消耗品不易消耗用品。

如：餐具、笔筒、水笔、圆珠笔、美工刀、直尺、白板笔、荧光笔、修正带/液、胶水、名片册、剪刀、订书机、起钉器、打孔机、计算器、纸篓、卷笔刀、印章、印泥、资料存储夹等。

固定资产：是指办公家具、IT设备、办公自动化、电气设备、等

如：打印机、电脑、电话、办公桌、凳子、保险柜、档案架、车辆、冰箱、监控器等

3.范围

此规定仅适用于总务定义所指的采购物品 4办公用品预算和计划

4．1日常消耗品采购：行政总务课实行办公用品预算制度，各部门根据本部门的消耗其使用情况，按月做出下月办公用品的需求计划，在每月初5号前提交到总务担当处。行政总务课统一购置、登记发放，建帐立卡，帐物相符。

4.2固定资产的采购：使用部门根据需要；填写固定资产申购单，并明确购入日程，固定资产申购需得到总经理审批

4.3耐用品采购：原则上耐用品与消耗品采购预算、流程、一致，特殊情况下需行政经理审批

4.4原则上行政总务课备留部分常用消耗品库存，以备不时之需。

5．办公用品申购流程

5.1消耗品及耐用品的采购流程

5.1.1各部门指定人员担当，负责本部门采购物品的汇总、申请

5.1.2部门人员担当根据部门需求填写购入申请单，并提交部门长确认

5.1.3部门长对月度采购申请单进行审核确认，并在申购单确认签名

5.1.4各部门人员在通过部门长的审核后，将购入申请单提交至总务担当

5.1.5总务担当将各部门购入申请单汇总，并提交行政总务课长审核，行政经理承认后统一购买。

5.1.6行政总务担当将购买清单发送至供应商，并确认购入时间

5.1.7供应商发货至公司后行政总务担当负责对购入物品验收、验收单保管，并按各部门购入清单将物品发放到各部门人员。

5.1.7除5.1正常流程申购外，行政总务课不再受理其它方式申购。

5.2固定资产的采购流程

5.2.1固定资产申请人必须是课长及以上管理人员

5.2.2部门申购人到行政总务课领取固定资产申购单，5.2.3申购单必须明确产品数量、用途、购入日期以及预计使用经费，提交部门主管审批、行政经理审核、总经理批准

5.2.4 审批程序完成后，部门指定人员担当将申请表提交行政总务担当。

5.2.5行政总务担当收到申购单后，联系指定供应商送货；并明确到货时间

5.2.6供应商发货至公司后行政总务担当负责对购入物品验收、验收单及报修卡的保管，5.2.7行政总务课根据《固定资产管理规定》对固定资产进行标号、存档等相关业务

5.2.8行政总务课完成相关规程后通知申购部门对固定资产领用 6．供方的选择评定及成本控制

6.1 供应商产品质量达到采购要求的质量。

6.2 具有一定的销售规模，具备提供稳定产品的能力，以满足交货期和质量的要求。

6.3 价格在公司可接受的范围内从优择廉，货比三家择优录用，从质量、价格、交货期的对比中选择优者，并给予最大配套份额。

6.4每种产品应选定两个以上的供方，以利竞争和适应市场变化要求。

6.5通过样件的认可和提供相关资料的供方。

6.6初次选定的供应商以三个月试用期为周期，通过对交期、质量、价格的审核最终确认是否签订长期合作关系

7、供应商的管理分类

为确保供的方专性业及提供可靠的优质服务，根据产品性质明确指定相应供应商，大致分 类如下

7.1日常消耗品指定供应商

7.2办公自动化产品指定供应商

7.3固定资产指定供应商

7．费用的管理及结账方式

7.1与客户签订协议合同；每月初用汇款的方式结算上个月的账款

7.2申购费用由行政总务课统一填写报销单，按照各部门申购费用分摊到各部门。

8．相关表单

＜部门购入申请书＞

＜固定资产申购表＞

＜付 款 申 请 单＞

第二篇：酒店采购流程管理规定

酒店采购流程及管理规定

根据酒店设备、物资、用品管理工作的需要，为了完善酒店采购流程管理，特作以下规定：

一、采购申请管理规定

1、酒店所有物资、设备、低值易耗品、食品原材料、酒水、物料用品的申购均需填写采购申请单按程序报批后实行采购。

2、所有采购申请单均需按相关项目填写清楚，按不同的采购需求向上级呈报，部门填写采购申请单后由相关部门经理签字后报酒店领导审批后方可生效，审批权限如下：（1）采购物资金额 元以内的报财务总监审批；（2）采购物资金额 元以内的报分管副总经理审批；（3）采购物资金额 元以内的报总经理审批；

（4）采购物资金额 元以上的报总经理签字后呈报酒店执行董事审批；

（5）凡属单位价值超过2000元，使用年限在2年以上的固定资产经总经理签字后报董事长审批，同意后执行，大宗采购项目一律按照采购管理流程规范报董事会审批。

3、采购申请单无申购部门经理、仓管员、财务部经理、财务总监、总经理室领导或执行董事签字认可的，视为采购申请手续不全的申请单，采供部有权拒绝采购。

4、如确属特殊情况下的急购项目无法按正常程序执行，可采取电话请示总经理同意后执行，事后补办手续的方式进行采购。

5、餐饮部、客房部日常经营所需的原材料，如水果、蔬菜、肉蛋禽类等常规日常采购项目（干货、调料、大金额原材料除外）由部门经理审批后执行采购，但应以按需采购为原则，如造成积压浪费的，由审批人、采购员承担责任。

6、大金额采购须2人以上进行，且钱、帐分开专人管理。

二、采购招标流程管理规范

采购物品坚持货比三家，符合采购标准要求优选，同等条件下优先照顾合作关系良好的供货商的原则严格执行：

1、所有申购计划或申购单送到采购部后，由采购部经理主持对申购计划、申购单上的采购物资进行择商、确认和报价；

2、采购人员收到申购单后要认真归纳、分类整理。对其中有疑问的内容要与采购部经理、财

第三篇：采购管理规定范本

采购管理规定范本

第一条为进一步规范公司物资采购程序，加强内部控制，明确经济责任，确保生产经营的持续稳定，依据相关法律法规特制定本制度。

第二条公司日常生产经营所需的原料及主要材料、辅助材料、包装物、低值易耗品等均属于本制度规范范围。

第三条费用报销及在外购物直接付款的零星物资采购不适用本制度。

第四条公司固定资产的购置适用本制度。

第二章物资采购规定

第五条物资采购实行归口管理制。原粮由采购供应部负责采购，辅助材料、包装物由仓储部负责采购、修理用备件及后勤用物资及办公用品由后勤部负责采购。特殊情况下，经董事长或总经理批准，可以指定专人进行专项物资的采购。

第六条所有负责物资采购的人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，确保质量过关，价格低廉，供货及时。?

第七条推行合同管理制度，物资采购原则上要与供货方签订合同，详细注明供货品种、规格、质量、价格、交货时间、货款交付方式、供货方式、违约经济责任等;否则，造成的损失由采购人员负责。

第八条实行比价采购制度，物资采购要货比三家，确保所采购物资价格低廉，质量上乘。大宗物资采购建议实行招投标制度。

第九条实行采购质量责任制。采购人员对所采购物品的质量负有全面责任。如因失职而采购伪劣产品，采购人员应负经济责任。禁止采购人员收受回扣。如有收受回扣，一经查证，除全额追缴回扣款项外，将视情节轻重进行严肃处理。

第三章发票入账及付款程序

第十条采购物资进厂后，采购人员必须严格按照要求办理物资入库手续，具体要求如下：

1.原粮入厂，由磅房办理入库手续，打印电子入库单，入库信息录入电脑。

2.辅助材料、包装物由仓库保管办理收库手续，填制一式三联入库单，一联交客户办理发票入账手续。

3.五金电器、修理用备件由五金库保管办理入库手续。

4.采购经办人要认真填写采购物资发票入账单，详细填写所购物资名称、数量、金额、供货单位等要素。程序如下：

经办人填制发票入账单保管员根据收货情况签字确认部门经理审核会计审核发票合法性总经理签字准予入账财务挂账作为日后付款的依据。

第十一条物资采购付款原则上采取先入账后付款的制度，特殊情况下需预付款的单位，经董事长或总经理批准，可以办理采购预付款手续。

第十二条采购付款实行审批制度，执行两条线管理形式，即发票入账和签批付款两条线分步进行的形式。具体程序如下：

1.物资采购一律由采购人员办理发票入账手续后，方可进行申请付款审批。否则财务有权不予批准付款。

2.申请付款，由经办人填写转账汇款申请单，经财务审核、总经理批准后，方可到出纳处办理汇款。

经办人填写转账付款申请单部门经理签字财务会计根据发票入账情况审核总经理根据资金情况签字出纳办理汇款

3.需要预付款的部门，直接填制转账汇款申请单，经财务审核、董事长或总经理签字批准后可先办理汇款手续，财务部据此挂账，待发票来到后再由经办部门办理发票入账手续冲账。

第四章附则

第十三条本制度从批准下发之日起执行，由财务部负责解释。

第十四条本制度从年月日起下发执行。

第四篇：关于采购管理规定

关于采购管理规定

采购领导制度，即采购决策制度，按采购什么、采购多少，什么时候采购等决策权属于哪一级来划分领导制度。具体有三种：

(1)集中制

采购的决策权集中于总公司，其他分公司或分厂无权采购，适用于小企业或分公司(分厂)较集中的企业采用，集中制的特点是：①

采购数量大，能享受数量折扣，降低进价;②

集中采购，统筹安排，可节约大量人力、物力、财力;③

目前一些连锁店大都采用这种决策制度，例如日本的八佰伴集团就曾采用这种决策制度。

(2)分散制

将采购的决策权分散于各个分公司或分厂。一般大规模企业，且分公司(分厂)分散在各地，企业的各分公司(分厂)所需的物资差异较大时，企业常采用这种领导制度，采用这种领导制度能充分调动分公司(分厂)的积极性，减少了内部物资的调拨手续，但不利于采购资金的统一管理，浪费人力、物力、财力，无法享受价格优惠，使进价较高。

(3)混合制

若企业的分公司(分厂)的所需的物品相同，且采购金额较大时，由总公司统一采购，对于各分公司间有差异的、金额较小的、临时性采购的物品由分公司自行采购。这样，一方面能使采购资金较合理地统一管理，又能调动各分公司的积极性，及时满足经营的需要。

2、经济责任制度

经济责任制是按照客观经济规律的要求，以提高经济效益及服务质量为目标，科学地确定相关部门、人员经济职责、利益权力的一项管理制度。明确经济责任制，有利于维护采购队伍的良好的工作秩序，提高工作效率，讲究经济核算，从而提高经济效益。采购部门的经济责任制度通常有以下几方面：

(1)岗位责任制

岗位责任制是采购制度的中心环节。建立与健全采购岗位责任制，能做到采购部门人人有职责，事事有人管，目标清楚，责任明确，工作有条不紊，加强职工责任感，调动工作积极性，发挥其聪明才智;可以堵塞工作漏洞，保证采购工作的良好秩序。

虽然不同类型的企业采购，岗位责任制不尽相同，但一般采购部门内设有不同的岗位，不同岗位确定有不同的职责。结合采购工作的实际，我们认为采购部门的人员应承担的职责有：

采购主管和计划人员的职责是：①

制定采购计划;②

制定和修订采购制度;③

统筹安排采购资金;④

监督和考评采购人员，并指导其工作;⑤

合同的审议和管理;⑥

决策购进业务活动，以提高经济效益;⑦

组织领导采购人员搜集市场信息，预测可供货源及其趋势，为企业主管领导当好参谋;⑧

指导采购人员与供应商搞好关系。

一般采购人员的职责是：①

货源、价格、服务等市场调查;②

与供应商谈判，确定有关事项，如价格、质量、交货期及结算条件等;③

催货;④

处理退货、索赔;⑤

发票的核对与付款;⑥

办理物品入库手续;⑦

与供应商建立良好关系;⑧

搜集调拨信息，预测可供资源及其趋势，供领导决策参考;⑨

节省购进费用支出，提高企业经济效益。

(2)采购费用承包制

这是采购部门加强经济核算的一种形式，在实际工作中，许多企业的采购费用大大超过正常的费用水平，造成采购环节经济效益低下，从而也影响了整个企业经济效益的提高。因此，用制度的形式来控制采购费用的开支水平显得尤为重要。

采购费用承包制是将采购费用指标落实到每一个岗位、每一个采购人员身上，只允许其在规定的费用标准内开支费用，从而控制采购费用支出。

实际操作过程中，可以用相对数来控制，如规定采购每吨商品的费用额或每百元商品的费用额等。也可以用绝对数来控制，如规定采购部门在按要求完成采购任务的前提下，每月的采购总费用水平，对于超支的部门由采购部门、采购员自己承担;对于节支的部分可由采购部门、采购人员自行分配，以激发其工作责任感。

3、奖惩制度

为了调动广大采购人员的工作积极性，充分发挥他们的聪明才智、努力干好本职工作，企业应该建立与健全各种形式的奖惩制度以真正体现“干多干少不一样，干好干坏不一样，干与不干不一样，干轻干重不一样”的分配精神。对于一些成绩突出、工作勤奋踏实的采购人员应给予适当的奖励;对于那些工作散漫、绩效较差，甚至给企业带来经济损失的采购人员应进行必要的惩罚，甚至清除出采购队伍。

在建立奖惩制度时应注意两点：一是把握好“刺激度”，即拉开档次，不搞平均主义，要奖得高，罚得重，使奖惩措施真正起到激励的作用。另一方面要注意多种奖惩方法相结合，根据心理学理论，人的需求是多方面的，物质奖励只能满足职工物质方面的需要，过分强调物质刺激，会产生“一切向钱看”的错误观念，其作用必然有限。我们提倡物质奖励与其他奖励形式的配合，如精神鼓励(评先进、表扬、提干等)。对于惩罚来讲也是如此，可以罚款，亦可行政处分，甚至开除公职，这样奖惩制度才真正有效。

4、监督制度

贯彻采购制度必须坚持严格监督与考核，没有严格的监督，采购制度就会流于形式，严格的监督是以科学考核依据为基础的。在实际工作中监督的方法包括三种：一是由采购负责人对各部门组织和职工个人执行情况进行纵向检查;二是组织有关部门的负责人进行横向联合检查;三是个人自查。

在制定监督制度时，要注意把握两个方面：一是对权力的使用和监督，检查是否有滥用职权、借采购之机以权谋私的现象;二是对应负责任的监督与检查，检查责任是否落实到每个单位、每个人，或是否有职责不清、相互推诿的现象。

5、民主管理制度

实现民主管理制度是现代企业的重要趋势，国有企业的性质决定了民主管理是一项基本制度。采购部门同样应强调民主管理。实行民主管理，可以较好地把民主与集中结合起来，调动职工的积极性;可以集中广大采购人员的智慧，集思广益，共商大计;可以密切干群关系，克服官僚主义、瞎指挥;也可以有利于解决采购部门内部的矛盾与争端，促进采购部门的安定团结。

实施民主管理制度，要求企业一方面在采购部门内部提倡民主的作风，一些重大的采购决策不能只是采购负责人一人说了算，要动员大家讨论，每个采购员天天与供应商打交道，熟悉市场行情，充分利用他们的智慧，能提高采购决策的准确性;另一方面，也应广泛征求企业其他部门的意见，采纳他的合理化建议，特别是销售部门、市场开发部门意见，因为他们每天与客户打交道，了解消费者的需要，了解市场变化趋势，听取他们的合理化建议，往往能确保采购的商品适销对路，满足消费者需求，从而提高企业的经济效益和社会效益。

建立和健全采购管理制度是搞好采购工作、保证采购部门良性运转的基础性工作，是一个长期的过程，各种制度

需要不断地完善，以体现其科学性。我们同样强调各种采购制度之间的协调、各种制度互相配合，共同构建成企业采购制度体系。这样的规章制度才能真正发挥其效用。

第五篇：办公用品采购流程及规定

办公用品采购的流程规定

为了加强公司办公用品采购管理，进一步规范行政工作，提高工作效益，切实推进公司发展，现制定本规定。

一、办公用品购买原则

为统一控制办公用品规格型号以及行政费用管理控制，各部门所需的办公用品购买都由综合部统一负责。综合部根据办公用品库存量的情况以及各部门使用情况，确定订购方案。

二、办公用品订购方式

1.小型或零星办公用品的采购要由综合部行政人员到制定的办公用品专卖店选购或送货。

2.大型办公用品（固定资产）的采购要两人或两人以上到指定门店采购或到其它大型商城询价采购等方式进行，要选购价格合适、质量合格的办公用品（固定资产）。

3.凡公司总部员工申请的办公用品（固定资产）不可自行购买，汇总报给综合部购买或在综合部的协同下进行购买。

4.异地办事处所需的办公用品（固定资产）需写申请到综合部按级审批后，相关人员在当地询价，100元以上办公用品，报价到综合部，综合部统一方可进行购买。

5.购买单件或批量在100元以下的办公用品单人即可购买，100元以上的办公用品（低值易耗品除外）两人或两人以上共同进行购买。

6.凡采用单一来源采购方式（包括定点采购）的，应遵循公开、公平、择优的原则，按照权限由主管部门与申购单位共同确定供应商。

三、办公物品采购过程

在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，按照成本最小原则进行订购。

1.验货

所采购的办公用品到货后，由管理员（综合部办公用品管理者）按送货单进行验收，经核对（名称、规格、数量、单价、金额、质量等）无误后，在送货单上（一式二联）签字，并逐一登记电脑中，然后将送货联留存归类，另一送货回单联交送货人带回送货单位做结算凭据。

2.付款

管理员（综合部办公用品者）收到供货单位发票后，须与电脑中登记数据及存根的送货核对无误后，填写付款通知单，逐级审核签字后，做好登记，最后交财务处负责支付或结算。

3.领用

办公用品原则上由公司统一采购、分发给各个部门。办公用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。如有特殊情况，各部门须提前提出“办公用品购买申请单”则可进行采购。

4.保管

办公用品入仓库后，管理员（综合部办公用品管理者）按物品种类、规格、等级、存放次序存放，不得混乱堆放，并按期清点数目，管理员必须清楚地掌握办公用品库存情况，经常整理与清扫。

四、注意事项

1.每月集中采购两次，时间分别为月初及月中，请相关部门提前告知综合部行政管理处。

2.按照先审批后购置的原则，未经审批购置的办公用品将不予报销。

3.各部门及个人领用的办公用品（固定资产）不得挪做私用、避免浪费、损坏和丢失。

2014年3月5日

黄河金三角综行部