璐华RuvarOA协同办公系统(企业版)前台操作说明书[推荐]

第一篇：璐华RuvarOA协同办公系统(企业版)前台操作说明书[推荐]

璐华RuvarOA 协同办公系统

登陆RUVAROA系统........................................................................................2 流程审批............................................................................................................3 行政综合............................................................................................................8 电子邮件..........................................................................................................10 文档中心..........................................................................................................12 任务安排..........................................................................................................13 部门计划..........................................................................................................13 手机短信..........................................................................................................14 工作报告..........................................................................................................16 个人办公..........................................................................................................17 知识管理..........................................................................................................20 会议管理..........................................................................................................21 车辆管理..........................................................................................................23 用品管理..........................................................................................................28 资产管理..........................................................................................................31 图书管理..........................................................................................................36 报表中心..........................................................................................................39 合同管理..........................................................................................................40 企业文化..........................................................................................................43

璐华RuvarOA 协同办公系统

登陆RuvarOA系统

当用户链接到本OA站点后，首先要求输入‘用户名’和登录‘密码’，如下图（登录首页的页面可能会有所不同）：

当用户输入完‘用户名’和登录‘密码’后，按‘登录’按钮（或Enter键），此时系统将检查输入的‘用户名’和登录‘密码’是否正确，如果输入正确，将进入系统的主界面（个人桌面），登录后的主页面（个人桌面）如下图：

此首页（个人桌面）页面中，显示与当前操作员待办事宜列表个人办公工具等相关信息。在此首页页面的上方有几个操作图片和链接，其中：

点击点击可重新进入此‘桌面’（见‘桌面’说明）。

用户可以自定义OA右上角的快捷方式，以便在不影响其他操作情况下，写日程、邮件等日常办公事项。

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点击用户可以自定义菜单的显示，可以把一些不用的菜单隐藏掉。选择要隐藏的菜单项目，把菜当前的钩去掉，然后保存即可（直接在桌面点关闭按钮即可在桌面删除）。还可以根据使用习惯，进行菜单的上下移动。

点击的桌面。

点击.安装“RuvarOffice公文控件”。在打开表单正文时，需要安装此控件才能显示word用户可以自定义主页面的显示内容，也可选择“恢复默认”恢复后台管理员所定义界面。可以通过点击“控件”打开第一个链接安装。

安装“Ruvar文件管理控件”。在文档中心打开受控文件夹时，需要安装此控件才能显示打开的word文档。

安装“flash IE控件9.0。在文档中心批量上传文件时，点“上传”按钮需要用到的控件。点击退出RuvarOA系统，返回到系统登录页面。

流程审批

1、工作新增

流程审批是针对工作中具有固定程序的常规活动而提出的一个概念。通过将工作活动分解成定义良好的任务、角色、规则和过程来进行执行和监控，达到提高生产组织水平和工作效率的目的。流程审批技术为企业更好地实现经营目标提供了先进的手段。

流程审批主要是处理日常工作中的企业内部的需要按顺序多人先后处理的各种工作表单，流程审批包括了我的草稿、我的待办、我的已办、办结查询、统计分析、工作调度等功能模块。

选择一个模板单击打开：如用品申购单

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【工作正文】：进入撰写/编辑工作窗口，如下图：

【图片附件】：添加相关的图片及说明，如下图：进入编写界面，输入相关说明或者上传图片及附件。

【相关工作】：添加已办结的相关工作，如下图：单击【添加】添加相关工作【移除】移除相关工作。

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【工作附件】：可以上传与该工作相关的附件，如下图：单击【上传】上传附件【删除】删除附件，【浏览】选择要上传的附件。

【工作流程】：可以查看、设定或修改当前工作的工作流程，操作方法同下文的“流程定义”。【流转记录】：可以查看整个工作信息的流转记录，如下图：

2、我的草稿

在系统功能菜单中点击【工作流】->【我的草稿】功能后进入我的草稿主页面，如下图：

此页面显示的是当前用户尚未提交的我的草稿信息和被其它用户退回给当前用户的工作。

点击【】按钮，可以直接删除此条工作信息。不是当前操作员草拟或已经进入流转的工作不能被删除（即被退回的工作），可以点击【】按钮终止此工作表单，系统默认至办结）。

点击列表中某一工作可修改该工作的相关信息（表单内容、正文、流程等）。工作修改完成后点击工作表单界面的【提交】钮可以提交工作至下一个处理人。

3、我的待办

此页面显示当前操作员签收过的但尚未完成的工作。

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点击【催办】，可以把被选中的工作信息以短信或邮件方式催促下属员工办理。

【保存】：保存该工作信息修改后的内容。

【提交】：填写相应的处理意见或签名后，提交至下一流程步骤。【退回】：将该工作退回到上一流程。【办结】：填写相应的处理意见或签名后，将该工作置办结归档。【打印】：打印当前表单，可自行设置是否打印页眉、页脚。

4、挂起工作

此页面显示被当前操作员挂起的工作。挂起工作一般是指临时取消或暂缓，且以后可能会重新启用的工作。

5、我的已办

此页面显示当前操作员处理过的已提交的工作。如下图所示，可以根据工作类别，工作名称，创建人，表单状态，创建时间等进行查询。“文件夹管理”中新建立表单类别，建立好后可以选择相应的表单利用“移动到文件夹”按钮进行移动，供分类查询。

在此页面中可以看到自己已提交的工作表单,如表单的当前处理人未阅读,可以撤回到当前用户“我的草稿”撤回后再一次进行修改提交。可以向此表单的当前处理人催办工作。

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6、办结查询

该页面显示所有已办结工作，可以通过模板类别，关键字等进行查询。

有权限用户可以根据发起时间备份办结查询文件夹中的工作，备份完成后可删除，如要对之前的数据进行查询，直接在“数据范围”按钮中选择备份的文件即可。注：备份时系统自动为备份的文件新建立数据库用于存放。

7、工作调度

可以对正在流转中的工作进行调度，主要用于一些紧急处理及应用。

先选择要调度的工作，然后点击选择目标用户，最后点调度即可。

选择的工作就会自动转给目标用户，目标用户会收到一个待办工作提醒。

8、统计分析

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可以根据不同的模板类别、部门、创建时间、创建人等来做工作统计。

9、公章管理

上传流程审批用到的公章扫描图。

【查询】：输入关键字，可对公章名称按关键字进行查询。【新增】：新增一个公章。【删除】：可以删除选中的公章。

新增一个公章：

选择“权限用户”，点击【浏览】，选择公章图片，【确定】即可。注：签章图片大小的范围：32*32像素～200*200像素。

行政综合

公告

公告发布是用来发布一些公告或新闻，发布后经审核会在个人桌面显示出来（新闻不需要通过审核）。点公告发布进入公告发布主界面。如下图：

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【查询】：输入关键字，可对标题按关键字进行查询。【新增】：新增一个公告。【删除】：可以删除选中的公告。【提交】：提交一个待审批的公告。

1、新增一个公告：

【重要程度】：公告根据不同的紧急程度来发布。【有效期限】：指此公告的有效期。【公告标题】：指该公告的标题。

【公告对象】：指谁有权限阅读该公告。【审核人】：指该公告需经过某人审核才得以发布，允许三个步骤审核流程，支持单个领导审核后发布，或者在一个流程里多个领导会签审核发布。也支持三个流程审批后再发布。【保

存】：保存此公告。【提

交】：保存此公告，并提交给具有审核权限的人进行审核。【关

闭】：关闭此窗口。

外出登记

该模块方便记录员工外出情况，可以查看外出事由，外出地点，外出时间和返回时间等。外出登记

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【新增登记】：点击该按钮，新增一个外出登记草稿，根据要求填写登记表。【确认登记】：选中一个外出登记草稿，点击该按钮，确认该登记表。【返回登记】：员工处出返回后，点击改按钮，确认返回。

重要提醒

可以定义提醒人、提醒时间、提醒内容后，每次刷新或登陆系统会自动弹出对话框做出提醒。

调查投票

选择投票主题，进入网上投票界面，可以通过投票管理来设置网上投票的内容及其选项等。

电子邮件

邮件系统是RuvarOA办公自动化系统自身内置的一个小型电子邮件系统。通过邮件系统可以在系统内部用户之间发送、接收电子邮件，同时也可以收发系统外部的Internet邮件。邮件系统页面友好、操作简单、便于管理，极大地方便了员工之间及员工与外部的信息交流。

主要功能包括：1.收发机构内部邮件。2.用户可自定义外部邮箱设置。3.收发Internet邮件。4.用户可自定义邮件夹。5.可以设置共享邮件夹，给相关人员查看。6.可统计外部邮箱中的邮件数。7.可删除远程POP3邮箱中的邮件。界面见下图：

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1．建立用户

使用邮件系统必须是RuvarOA的合法用户。每一位新增加的用户，系统将自动为其建立一个邮件帐号，不需要再做专门的设置。

2．使用邮件系统

员工登录到OA系统后，通过点击‘电子邮件’。

3． POP3设置

如果用户需要接收Internet邮件，首先要从Internet服务商申请Internet邮件帐号，然后通过LHServer的POP3设置功能，在LHServer邮件系统中设置数据库信息，这样就可以通过OA电子邮件系统来接收和发送Internet邮件。

点击‘系统设置->POP3设置’,在POP3邮箱设置页面中，输入POP3名称（如：新浪网邮件服务器）；POP3服务器地址（如：pop3.sina.com.cn，如果你不知道服务器使用什么端口，请使用缺省设置“110”。）；POP3用户账号和登录密码；对方收到信时看到的发信人姓名和发信人地址（注意：“发信显示地址”请输入合法的Email地址,不能包含中文字符）；界面如下：（1）先点击“POP3设置”。

（2）填写邮件服务器，邮箱账号等。

(3)保存。

4．接收邮件

（1）接收内部邮件

用户收到的所有内部邮件自动存入内部邮件收件箱中。

（2）接收Internet（POP）邮件

在电子邮件中，点击‘收件箱’进入‘收件箱’界面，邮件系统会自己把邮件接收至‘收件箱’中。

5．写邮件

在电子邮件中，点击“新建”。发送内部邮件时，选择系统自动生成的用户邮箱发送。发送internet邮件时，选择用户自己设置的pop3邮箱。

新邮件创建界面如下：

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点击【收件人】、【抄送】、【暗送】可以从通讯录中录入所要发送邮件的邮箱地址。

点击【添加附件】，可以选择需要上传的文件，再点击【上传】。

6．自定义文件夹 7．共享文件夹 8．地址簿 9．邮件查找 10.邮件拒收 11.邮件过滤

文档中心

【向

上】：点击该按钮，从子目录回到上一级目录。

【新建文件夹】：点击该按钮，可以新建文件夹，选择普通文件夹或者受控文件夹，根据不同需要设置。【删

除】：点击该按钮，删除选择的文件夹。【上传文件】：在子目录里，点击该按钮，可以把文件上传到服务器成为公共文件。【属

性】：点击该按钮，可以查看选中文件夹的属性，包括数据大小、文件数量等等。

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【权限设置】：点击该按钮，可以设置选择文件夹的操作权限。

【文件查找】：点击该按钮，可以查找你需要的文件，可以通过文件大小，文件名称，还可以通过internet来查找你所需要的文件。

注：文件夹类型为：普通、受控两种，普通文件夹。普通文件夹中上传的文件可以下载到本地，受控文件夹中上传的文件则不可以下载到本地，只能打开浏览。受控文件夹显示

任务安排

在工作任务这个模块里包含了：我的任务、任务下达和任务查询，如下图所示。

我的任务：用户可以从该选项中看到上级或部门给自己下达的任务。

任务下达：该选项是用来下达任务，能通过该选项，对下属及部门下达公司或个人的工作任务要求。下属任务：该模块可以查看下属的任务。

任务档案：该选项可以让用户查询执行中、已完成和已撤销的任务。

部门计划

周安排

记录本部门每周的安排情况，点击【新增】，直接输入安排内容。【保存】保存安排，【＋】增加安排，【—】删除安排。见下图：

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月安排

记录本部门各个月份的安排情况，操作方法与周安排相同。

部门周计划

计划本周的工作计划，提交给指定的负责人汇总，汇总后并提交给领导审核。

点击【新增】输入工作计划内容，提交给部门负责人汇总（自己选择提交的人）。负责人收到工作计划并汇总提交给领导审核。

如图：领导收到部门的周计划便可以打开审核。同意则可以直接审核，完成计划。完成后可以对所有的计划进行查询。

手机短信

璐华RuvarOA办公系统为客户提供了一个手机短信平台，用户可以通过该平台，使用办公系统中的短信提醒，可以通过办公平台进行信息交流等功能。

注：该手机短信属于公费手机短信，需要先璐华科技合作伙伴所提供的接口才能使用。1 发送短信

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发送身份：显示在对方手机您的姓名。发送号码：显示在对方手机您的号码。

对方手机：接收信息的手机号码，多个号码用逗号分开。点击以从帐号资料中导入手机号码。

信息内容：在此输入你所要发送的信息内容，短信内容不得超过70个字节，超过将把超出部分已第二条短信发送。

发送：当以上内容填写完后，点击发送进行短信发送。返回：点击返回到办公系统主页。待发队列

在该页面下，将把所有未发送出去的短信显示出来，用户可以进行查询与删除操作。已发短信

在该页面下，显示所有已发送短信。用户可以进行查询、删除与新建操作。通讯录

可以从通讯录导入手机号码，点击

可短信收藏

在该页面下，用户可以对所接收或自定义的短信进行收藏。已收短信

在该页面下，显示所有已收送短信。用户可以进行查询、删除与新建操作。短信维护

在该页面下，显示所有已发短信、已收短信，方便用户进行短信维护操作。

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工作报告

工作报告，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验、提高。

报告填写

点击报告填写进入报告草稿界面，如上图所示：点击【新增】进入新增报告界面，如下图所示：

【保存】：保存该工作报告为草稿。【提交】：提交该工作报告到报告审阅中。【删除】：删除该工作报告。报告主题：该工作报告的主题。

审阅者：该工作报告需要经过谁的审核才能通过。

正文：报告内容，通过工具条的工具可以对工作报告中的文本进行编辑。

报告审阅

点击报告审阅进入待审阅报告操作界面，如下图所示：

在该界面下，显示了待审阅的工作报告，可以通过不同条件对所有待审阅报告进行查询操作。点击某个待审阅报告，可以进入审阅界面，对该待审阅报告进行审核通过。报告查询

点击报告查询进入工作报告界面，如下图所示：

在该界面下，可以通过不同条件对所有工作报告进行查询和删除，点击工作报告，可以查看某个工作报

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告的内容。

个人办公

个人日程

员工可以使用‘个人日程’来预先安排和管理自己的各项待办事务。上级可以查看下属的日程安排。主页面如下：

日程安排可以以周或月的发送查看。

【新增日程】：点击新增日程，弹出新增日程窗口，为自己设置日程。当前用户可以为领导设置日程，但必须领导授权给当前用户，如下图：

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默认是当前用户为自己写日程，领导授权后，可以看到他的用户名，把你需要设置的内容填入内容框。可以设置提前几分钟或一两天发送短信提醒，点击确定新增一个日程安排。

个人设置

在个人设置里，用户可以对自己个人的资料、签名样式和密码进行修改及工作日志的填写。

在个人设置页面下，用户可以填写自己个人详细资料和情况，可以上传个人图片等。点击【详细信息】，可以录入个人详细资料。

点击【高级查询】，可以对所有下属员工的个人资料进行查询。修改密码

用户可以在此修改登陆密码。

先输入旧密码，在输入修改后的密码，点击保存生效。系统会要求用户重新登陆。

【工作授权】：如外出，可以授权给其他用户替自己完成比较紧急的工作，或者授权给其它用户为自己写工作日程。

手写签名

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该模块主要是设置用户在流程审批意见及审批公告时所用到的个人签名。

【个人文件夹】：属于个人的空间，可上传常用文件，供自己查询，使用。

工作日志

写工作日志，并可以设置共享给哪些领导看。

个人通讯录

该模块可以对用户名片进行管理，日益增多的名片，查找起来既不方便，又难保存。通过名片管理，你可以轻松的查找到你想要的资料。

点击【新增】，可以添加一条新的名片记录。填写完资料后按保存即可。点击【设置】，出现以下界面：

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在该界面下，我们可以设置名片显示的字段，可以根据需要进行添加。

管理分类

该模块功能是用户可以根据自己个人需要来设置名片分类，先选中一列空的，输入该名片类别的名称后，点击保存。

知识管理

提供内容管理、知识检索、知识推送、知识创建、知识激励、知识分析等一系列的工具，同时将知识管理从狭隘的文档管理扩展到企业的整个业务管理和运作环节中，并与其紧密的融合在一起，从而以知识管理有效的提升个人和组织的能力！

1、新建一个知识草稿

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输入好你要添加的知识草稿后，点击保存或提交。知识草稿需要经过审核成能发布成功。

2、知识审核

在该模块下，用户可以看到有那些知识草稿需要审核，审核通过后，知识文档将正式发布

3、知识分类，必须管理员先设置好知识类别和用户权限（默认权限为空，所有的人都无权限查看），在知识草稿里发起人才可以把知识分类再提交给审核人。

4、知识查询，有权限的用户，可以在知识查询里看到审核后的知识文档。

会议管理

会议管理是对单位内的相关会议及其内容进行登记和管理，同时可以查询显示会议室的相关信息，新增会议给领导审核后，再向参加会议的有关人员发送会议通知，会议结束后可以通过会议纪要查询会议内容等。

功能包括：我的会议、会议计划、待审批会议、会议管理、会议查询、会议室状态、会议维护。

会议计划

点击会议计划，进入会议计划界面，该界面显示当前会议计划的状态（见下图）。【新

建】：新建一个新的会议计划。【通

知】：当会议状态流程到待通知时，向指定的参会人员发出会议通知。【打印通知】：把选中的会议打印出来。【结束会议】：当会议状态流程到已发通知时，向指定的参会人员发出结束会议通知。【取消会议】：撤销当前会议计划。【删

除】：删除当前会议计划。

点击【新建】进入新建会议计划界面，入下图所示：

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【保

存】：保存新建会议计划。【提

交】：提交给负责人审核。【关

闭】：关闭该新建会议计划。

会议类别：有视频会议、公司会议、部门会议等选项。会议室：可以选择已经设置好的会议室进行开会。

我的会议

点击我的会议进入我的会议界面，如下图所示：

在我的会议里可以看到你需要参加的会议。

会议查询

点击会议查询进入会议查询界面，如下图所示：

在会议查询里用户可以通过会议主题、会议类别、会议时间、会议内容、支持人和参与人对所有会议进行详细查询。

会议室管理

点击会议室管理进入会议室维护界面，如下图所示：

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【新建】：点击该按钮，可以新建一个会议室。【删除】：点击该按钮，可以删除选择的会议室。【导出】：点击该按钮，可以导出会议室列表。点击该按钮已有的会议室可以进行修改操作。

会议室状态

根据会议室的使用状态可以显示所有会议室的使用情况。可以根据每会议室来查看月使用情况，周使用情况，及天使用情况。状态图：（周状态图）

状态图：（天状态图）

状态图：（月状态图）

车辆管理

车辆管理可以对企业所有公用车和驾驶人员进行档案登记，使用登记管理等，在车辆使用、车辆费用等方面都有很多功能来实现。能够对用车情况做出统计。

在车辆管理页面下有用车管理、车辆登记、车辆管理和车辆费用四个大项。车辆使用状态图会显示当天车辆的使用状况，如上图所示，在16点30分到17点30分，车牌号为粤AFR111的车辆将被使用。还可以通过日期来查询那年那月那日的车辆使用情况。

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用车管理―用车申请

点击用车管理里的用车申请进入用车申请界面界面，如见上图所示：

在该界面下将显示所有待审批和已审批的用车申请。可以通过查询关键字方式进行查询。【删除】：点击该按钮，可以删除所选择的用车申请。

【新增】：点击该按钮，可以进行用车申请单的填写，新建一个用车申请，见下图：

按照所显示内容进行填写，带*号的位置表示必须填写。

待批申请

点击待批申请进入待批申请界面，如下图所示：

在该界面下，会把所有待批申请都以列表方式显示出来，可以通过查询关键字快速查询待批申请。点击待批申请，进行对该申请审批。

车辆使用状态

在该页面下有三个子项，分别为状态图的月，周，天使用情况，分别以不同的方式向使用者显示车辆的使用状态。状态表：

状态图（周状态图）：

状态图（天状态图）：

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申请单维护

在该界面下，可以对所有的申请单进行查询，删除及新增等操作。

车辆登记

车辆档案

在车辆管理下有车辆档案及驾驶人员两个项目，点击车辆档案进入以下界面，如下图所示：

【查询】：以关键字方式对车辆进行查询操作。【删除】：点击该按钮，删除选中的车辆。

【新增】：点击该按钮，可以新增一个新的车辆档案，进入以下界面：

根据车辆型号等信息录入，带*号的空为必须填写。

驾驶人员

点击驾驶人员选项，进入驾驶人员界面，如下图所示：

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请参照车辆档案进行操作。

车辆管理

车辆维护记录

点击车辆维护记录，进入车辆维护记录界面，如下图所示：

【查询】：可以通过车牌等关键字来查询车辆的维护记录。【删除】：点击该按钮，对选中的维护记录进行删除操作。【新建】：点击该按钮，新建一个维护记录，详细操作见下图：

*号为必须填写项目。

【保存新增】：点击该按钮，保存新维护记录，在以空白的维护表便于您继续新增维护记录。【保存返回】：点击该按钮，保存新的维护记录，并返回到车辆维护记录界面。【取消返回】：点击该按钮，不对本次维护记录做保存，并返回到车辆维护记录界面。

车辆使用记录

璐华RuvarOA 协同办公系统

在该页面下显示所有的车辆使用记录，并可以对记录进行查询和删除操作。

交通事故管理

事故登记

*号为必须填写项目。

事故查询

在该页面下，显示所有的交通事故登记，并通过不同条件来进行查询，可以对选中的事故进行删除，通过新增，可以添加新的事故登记。

车辆费用

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费用统计表

新增：添加费用记录，见下图：

*号为必须填写项目。

【保存新增】：点击该按钮，保存新维护记录，在以空白的维护表便于您继续新增维护记录。【保存返回】：点击该按钮，保存新的维护记录，并返回到车辆维护记录界面。【关

闭】：点击该按钮，不对本次维护记录做保存，并返回到车辆维护记录界面。在该页面下以表格的方式把所有发生的费用列出，可以使用查询、删除、新增等操作。费用统计图

在该界面下，可以通过车牌、司机、类别、年统计图或月统计图的方式生成车辆费用统计报表。

用品管理

基础资料

用品管理的基础资料录入与管理。

1、用品分类

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2、用品信息

增加新的用品，点击【新增】：

填好用品信息，点击保存即可。

3、自定义字段：自定义用品信息字段。

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用品登记

用品的领用登记，实现自动入库、减少库存，可以进行用品清理管理和用品归还登记、1、入库登记

点击新增，添加新的入库登记：

入库登记需要审核通过后才能实现库存的增加。

2、领用登记

先新增一个新得用品领用单，然后经过审核通过后，才可以领用。

3、用品清理

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新增一个用品清理单，然后经过审核通过后，要清理得用品将会在库存中自动减少。统计报表

1、入库统计报表

统计出入库的购入金额、库存等。可以按照时间段来统计。

2、领用统计报表

统计出领用的部门、领用人、用品、数量、时间等信息，可以根据时间段进行统计。

资产管理

该模块使用户可以便捷的管理企业的设备。对设备信息、拆旧管理、使用量等进行管理。

设备档案

在该页面下，显示所有所有的设备信息。

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【新增】：点击该按钮，新增一条设备信息，界面如下图所示：

根据设备填写以上内容，点击保存，新增该设备信息。

设备查询

该页面下，用户可以根据不同条件查询设备。

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使用管理 1 设备使用

该页面显示那些设备真被使用中。可以通过该页面领用或归还设备。2 设备转移

【新增】：点击该按钮，可以新建一个设备转移，设置从A部门转移到B部门，转移原因等。设备只有在被领用的情况下才可以进行转移。

设备维修

【新增】：点击该按钮，新增一个设备维修信息，根据设备故障，填写维修内容等。

折旧管理 1 设备折旧

璐华RuvarOA 协同办公系统

该页面显示所有设备的折旧情况，点击【保存】，保存选中设备的折旧累计。折旧月报

该页面以月份显示折旧信息，可以通过选择不同的设备类别来查询。

工作量管理 1 设备工作量

该页面下，可以通过设备类别、状态、时间来查询设备的工作量。工作量月报

该页面下，以月报的方式显示设备的工作量情况。设备清理 1 设备清理

璐华RuvarOA 协同办公系统

该页面下显示所有被清理、退货或报废的设备，可以通过新增设备清理来对设备进行设置清理方式。2 已清理设备

该页面下显示所有已被清理的设备清单。系统管理

用户通过该模块，可以对设备管理里的选项、字段等进行自定义的设置和修改。设备类别

2数据字典

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图书管理

方便借书,还书,查找等操作.可以自定义图书，方便添加图书，管理图书，管理用户。根据需要自动设置图书类别和相应的借出时间,借出册数。基本资料

1、图书信息

点击新增，进行新的图书信息录入：

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2、借阅处理处理申请：

在此处理借阅申请，选择要借出的借阅申请，然后点击借出即可，系统会自动在图书数量上进行处理。

归还图书：

在此处理归还图书申请，选择要归还的图书，然后点击归还，系统会知道在图书数量上进行处理。

3、图书借阅我的借阅

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在这里新建借阅申请，可以在此查看以借阅或真借阅中的图书情况。

点击借阅：

4、图书报表过期未还：

统计过应还日期的读者和图书，可以使用邮件进行催还。

图书借阅：

统计图书借阅的详细情况。

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报表中心

使用网上填报前，要先建立好报表模板。

新增一个报表模板

用户根据自己情况，建立好报表模板，点击使用单位，可以设置模板的使用权限。建好报表后，保存退出。

网上填报：

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先选择模板类型，比如选择个人预算表，点击【新增】：

用户就可以在此填写报表了，填写完毕后，用户可以设置查阅用户，给选择的查阅用户才有权查看该报表，所选中的用户，将会收到一个查阅提醒。点击【保存】，然后完成网上填报。

合同管理

合同模块权限分为五类，1，合同查询、2，合同录入、3，合同借阅、4，合同终止、5，合同销毁。主要用于企业中，合同的查询，借阅，终止及销毁。合同销毁后，此合同的内容还是会存在系统里。

合同查询

查询所有已签定好的合同。

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合同录入新增合同，基本信息可以直接在“基本资料”中定义好，然后在新增时可以直接选择，其它一些不固定的内容可以直接输入，如果有已做好的合同文件和图片也可以用附件方式上传到附件信息中保存后提交给负责人进行审核。如果此合同还有补充合同，也可以在补充合同一拦录入有关信息。

合同借阅

1，借阅申请

如需借阅或调度合同，可直接写借阅申请。合同编号直接按右边可选择已录入好合同，其它可直接输入合同的相关内容，提交到相关负责人审批。

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2，待批申请

待批申请里可以看到自己要审批的合同，写上自己的意见后可做三个操作，1，不同意，退回给申请人，2，同意，并继续提交，3，同意，提交给合同管理员。据具体情况进行操作。

3，借阅管理

审批同意后提交给合同管理员时，在这个模块就可以看到这条借阅合同条目，合同管理员可以统一把合同借出。借出后可以看到此条合同的状态为“已借出” 4，借阅查询

显示所有已归还的合同，供查询。

终止合同

合同到一定期限后要终止合同时，可以在此模块中做处理，合同终止必须有审核人同意才可终止。

1，终止申请

点新增后出现合同终止申请窗口，在合同编号里直接选择已签订好的合同，写好原因后直接点“提交”，提交给相应的负责人审批。如下图：

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2，待批申请

待批申请里可以看到自己要审批的终止合同，写上自己的意见后可做三个操作，1，不同意，退回给申请人，2，同意，并继续提交，3，同意，提交给合同管理员。据具体情况进行操作。3，终止合同

审批同意后提交给合同管理员时，在这个模块就可以看到这条需要终止的合同条目，合同管理员可以统一把合同终止。4，终止合同查询

显示已终止的合同，供查询。

合同销毁

如合同需要销毁，可在此模块选择已终止的合同，提交给审批人审核，进行销毁。

企业文化

此模中可以放置关于公司企业内部的一些资料及动态信息供用户查看。

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【成长历程】关于公司的成长历程，可直接点“编辑”进行增加。【企业格言】关于公司的一些格言，可直接点“编辑”进行增加。

【欢迎新同事】公司新来同事时，可新增项目，保存后，在桌面会已滚动的形式提醒各用户。【文体活动】公司有新的活动，可新增到此模块，在桌面会已混蛋断开的形式提醒各用户。

电子论坛

企业论坛的栏目根据本单位的实际情况，在后台设置相应的信息发布栏目，同时可对每个信息栏目指定相应的信息发布权限和信息审核修改（删除）权限，如设置：新闻、公告、大事记、组织机构介绍、产品介绍等栏目，并可为这些栏目指定不同的信息发布管理人员和审核修改人员。

根据企业不同需要，在后台管理设置企业论坛的栏目还有访问权限等。

发贴排行

点击发贴排行进入发贴排行界面，如下图所示：

在发贴排行里，系统会把所有在企业论坛发过贴的用户进行统计。

文章搜索

在文章搜索里，用户可以使用查询功能查找需要阅读的文章，可以根据关键字，作者等条件进行搜索。

电子期刊

电子期刊是按期（按月）发行的内部网络电子刊物，旨在为公司内部报刊电子化的信息交流中心。

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期刊阅读：阅读当前操作员有浏览权限的所有期刊，见上图：期刊出版：对通过审稿的投稿进行选刊，见下图：

我要投稿：点击我要投稿，进入我要投稿页面，见下图：

【新建】点击新建，进入拟稿编辑，见下图：

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【编辑审稿】对已投稿的稿件进行审稿；【投稿统计】对所有投稿进行统计；

【期刊维护】对已刊登的期刊进行查询、删除、导出；【数据字典】查询、创建（编辑）、删除电子期刊；

资料维护

在该界面下，可以根据需要增加常用的工具等。

【新增】：点击新增，会弹出新增资料窗口，在窗口里可以输入资料名称和资料内容，资料可以已HTML、exe等格式的文件形成。

【修改】：选择需要修改的资料，点击修改，可以修改资料的名称和内容。【删除】：选项需要删除的资料，点击删除。组织结构

在该页面下，用户可以查看企业的组织结构，组织结构的设置在后台管理里实现。内部通讯录

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内部通讯录会把所有用户的通讯方式显示出来，方便用户查询。在后台有权限的用户可以在【内部通讯录】编辑内部员工的个人资料。如图：

第二篇：协同办公系统使用说明书1.03

快普M6整合管理平台系统-整合管理平台

使用说明书（V2.03.100331.2000）

目

录

第一章系统整体介绍...............................................................................................4 1.1功能概况...............................................................................................4 1.2相关操作...............................................................................................5

第二章个人办公......................................................................................................6 2.1计划任务...............................................................................................6 2.2实际行动...............................................................................................6 2.3工作报告...............................................................................................7 2.4上级给我的点评/我给下属的点评...........................................................8 2.5自定义桌面............................................................................................9 2.6在线短信...............................................................................................9 2.7电子邮件.............................................................................................10 3.2文件库.................................................................................................12

第三章日常办公....................................................................................................13 3.1工作流定制管理...................................................................................13

3.1.1表单定制....................................................................................13 3.1.2流程定制....................................................................................15 3.1.2流程监控....................................................................................18 3.2 工作事宜办理.....................................................................................18

3.2.1 我拟办的事宜............................................................................19 3.2.2提交的事宜................................................................................20 3.2.3我办理的事宜.............................................................................20 3.2.4委托办理....................................................................................21 3.3公告通知.............................................................................................21

第四章行政办公....................................................................................................22 4．1人员休息安排....................................................................................22 4．2会议室管理.......................................................................................22

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4.2.1会议室使用申请查看和审批........................................................23 4.2.2会议室的申请.............................................................................23 4.3投票设置.............................................................................................24 4.4投票查看.............................................................................................25

第五章办公用品....................................................................................................26 5.1办公用品仓库......................................................................................27 5.2办公用品类别......................................................................................27 5.3办公用品信息......................................................................................28 5.4办公用品领用......................................................................................28 5.5办公用品退回......................................................................................29 5.6办公用品入库......................................................................................30 5.7办公用品盘点......................................................................................31 5.8办公用品库存统计...............................................................................32 5.9办公用品管理和进销存财务的关系.......................................................32

第六章车辆管理....................................................................................................33 6.1车辆档案.............................................................................................33 6.2车辆申请.............................................................................................34 6.3油耗记录.............................................................................................35 6.4其他功能.............................................................................................35

第七章系统管理....................................................................................................35 7.1企业信息.............................................................................................36 7.2组织架构.............................................................................................36 7.3员工信息和用户管理............................................................................37 7.4 权限管理............................................................................................38

7.4.1功能权限管理.............................................................................38 7.4.2职位权限设置.............................................................................39 7.4.3数据权限设置.............................................................................39 7.4.4基础数据权限设置......................................................................40 7.5数据导入.............................................................................................40 7.6套打管理.............................................................................................41

7.6.1 套打模板管理............................................................................41

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7.6.2 套打字段信息............................................................................42 7.6.3 系统打印参数............................................................................43 7.7 系统参数............................................................................................43 7.8 分支机构............................................................................................44

第八章其他功能....................................................................................................45 8.1 知识管理............................................................................................45 8.2电话管理.............................................................................................46

8.2.1通讯记录管理及参数设置...........................................................46 8.2.2拨打电话、电话录音..................................................................47

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第一章系统整体介绍

该系统采用最新技术架构，应用先进的网络平台及工作流引擎将各系统各部门充分协同起来，形成一个流水化的工作平台，实现公司各部门各信息系统的流水化作业和协同工作，从而提高工作效率，规范管理，是一套典型的智能型自动化办公管理系统。该系统除传统的协同办公管理功能外，更重要是能为所有会形成孤岛的信息和业务系统提供整合功能，是整个整合管理平台的基础，可建立企业信息、组织架构、进行员工设置，设置各个子系统的功能权限定义及业务流程等等。同时也整合了移动通信、邮件及互联网等各种最新技术。

1.1功能概况

个人办公——制订个人工作计划，上级可安排下级工作任务，计划有强大提醒功能；工作报告可设置模板并按模板填写，上级可进行点评审批，点评信息自动发短信给对方。

日常办公——通过新增需要审批的业务单据并提交，由系统根据相应流程设置自动判断下个办理人，需要我审批的所有单据会集中在“我办理的事宜”模块，如果外出可将部分或全部业务委托给指定人办理，实现外出期间需要我审批的流程自动提交给委托办理人办理。

公共信息——公告发布及阅读跟踪；文件库管理，可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档；知识库管理可对知识进行分类，并集思广益，可跟踪浏览情况。

在线短信——在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。

行政办公——会议室管理可实现会议室的申请、预约情况查询、会议提醒及人员签到等；投票管理可实现匿名投票。

流程管理——根据不同流向判断设置多个审批环节，为各种业务定制审批流程，包括系统业务单据和自定义表单；通过流程监控可查看流转情况，进行催办、特送等；对重要公文可启用流水号管理；表单定制为各行业客户提供灵活的自定义表单，满足个性化需求。

车辆管理——车辆是公司重要资产，因流动性大，管理特别难，可根据车辆状态进行车辆的申请与安排，将所有维修、加油、投保、年审、事故及违章等重要信息记录下来，便于事后查看分析，还能自动记算百公里油耗，投保、年审自动提醒等。

办公用品——采购入库、领用、退回、库存、盘点、领用分析等，该模块主要用于非公司主营产品的办公用品管理，公司主营库存商品用于办公用品时用ERP领料出库来实现。

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电子邮件——不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail 收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息，否则要到每个人的收发件箱查找过滤才能实现此功能。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。

来电精灵CTI——配合快普USB来电盒实现来电自动弹屏，自动匹配客户及联系人并显示与该客户相关联的售前、售中、售后信息，实现快速响应，可设置去电前缀，在系统任何有电话或手机的地方直接点击即可拨出电话，免去手工拨号，同时实现自动电话录音。

手机短信——配合快普短信猫实现每个人只要能上系统就可发短信，可对各部门人员进行短信限额设置，可对系统员工和客户群发短信、系统短信提醒，定时发送设置等。

系统管理——可限制用户查看系统信息的起始时间、系统登录时间、设置用户密码修改周期及密码强度要求等安全管理；可设置功能权限、数据权限和敏感数据；用WORD灵活编辑想要的打印模板，每个模块可上传多个打印模板并默认其中一个，可按单据行数、固定行数或最大行数进行打印，设置打印提示及打印按钮控制等；桌面自定义、单据自定义及功能强大的系统参数设置等

1.2相关操作

过滤条件的设定点击任具体一功能模块，系统会将该模块的业务单据按过滤条件设置以列表的方式显示出来，这里可随时修改过滤条件更新查询状态。

单据的关联页签系统任一业务单据若有关联信息或关联单据，可点击单据左上方的分页签查看关联信息，并且可在该关联信息的页签中编辑或新增所对应的关联信息。

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第二章个人办公

2.1计划任务

员工可根据实际情况作出详细工作计划，掌握工作重点；部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的任务编制，对计划进行点评、调整工作计划、分配计划任务等，实时监控工作进度。支持共享给团队成员，支持树状列表方式来展现各计划的层级关系，并借鉴了“日历管理”的图形化交互方法，来安排日程和任务，使之一目了然。

位置：整合管理个人办公计划任务

计划列表的查看方式：除了按照常规的列表查询，也可通过周日历和月日历的方式查询。负责人员和共享人员:负责人员为计划的主要负责人，可对计划进行编辑和调整执行状态。共享人员则只能查看该计划信息。

计划分级：通过选择<上级计划>来确定计划之间的层级关系，选择上级计划后，会自动继承上级计划的开始及结束时间，并可在该时间范围内进行修改。

快速制定计划：可在同一页签制定多条计划后一并保存，之后可分别进行修改或完善。计划的状态：未开始—进行中—暂停—已完成—已延期—取消。计划的关联：可关联客户、上级点评、实际行动。

2.2实际行动

做好“时间日志”，记录当天具体做了哪些事（如果是做计划的事，就直接从计划表里中国厦门快普信息技术有限公司

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调取，也可以手工输入）。可以关联多个客户（销售行动）。其中具体的实际行动可以关联具体的工作计划和具体的单据如：费用管理、商机管理、合同（交付）、合同（回款）、市场活动、线索管理。

位置：整合管理个人办公实际行动

实际行动的关联：可选择对应的计划任务，也可在关联页签处关联客户，若有关联客户，此次实际行动相当于该客户的一条<联系记录>，在客户联系记录模块可查看此信息。

2.3工作报告

用于员工记录周、月、年的工作情况、心得体会、以及工作中出现的问题（可以直接从“计划任务”或“实际工作”功能模块导入数据）；并且部门管理者可以查看本部门和下属机构所有人员的报告，可以进行点评（给每个人评分，可参与绩效考核）。

位置：整合管理个人办公工作报告

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报告类型：上周报告、本周报告、昨日报告、本日报告等。选择不同报告类型后会影响报告主题的时间。

报告模板：选择<导入报告模板>引入或编辑所需要的报告格式。也可在此通过新建模板来增加所需的模板格式。

2.4上级给我的点评/我给下属的点评

查看上级用户对当前用户的计划任务、实际行动（联系记录）、工作报告、商机管理中的单据进行点评的内容。点击点评内容的超链可以打开关联的具体单据。

位置：整合管理个人办公上级给我的点评/我给下属的点评

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点评的业务范围：计划任务、工作报告、实际行动、商机管理

2.5自定义桌面

用户可以选择这些模块是否显示达到个性化定制桌面的作用。用于定制用户桌面六个功能快分别显示的单据列表内容。

位置：整合管理个人办公自定义桌面

关于本模块：用户可在此编辑符合自己使用习惯的用户模板，并可以将设计的模板保存为多个方案，选择已保存的模板即可调用设计好的模板。

2.6在线短信

在线交流模块提供类似网络寻呼信息交流工具，帮助企业规范的内部网络通信系统，自动弹屏显示内部员工信息、公告、新收邮件通告，以及各种业务流程处理通知，并能通过信息链接直接定位到相关单据。

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位置：整合管理在线交流在线短信

信息类别：列表中记录两种类型的信息：

1、其他用户直接手工编辑的日常交流信息。

2、系统相关业务的提示信息，如下属提交工作报告后我们能够看到系统提示信息，此时点击<查看链接>能够快速定位到对应的工作报告。

2.7电子邮件

不仅可以发内部邮件，还可以发外部邮件，自主研发的邮件收发系统既取代了0utlook、Foxmail 收发邮件的功能，彻底解决邮件收发管理系统与业务管理系统形成信息孤岛的问题，而且在每个客户及联系人关联页面可方便查看公司所有人给该客户收发的邮件信息。通过邮件模板群发时自动提取客户、联系人、发件人等相关信息，实现批量标准化作业，个性化体验。位置：整合管理在线交流电子邮件

邮件的发送范围：可同时将一封发送给内部邮箱地址和外部邮箱地址，可以进行短信群发等。

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外部邮箱的设置：和foxmail的账户设置类似，设置成功后可以发送和接受外部邮件。

邮件模板

发送邮件时可以调用设置好的模板格式，如添加个人名片，自动调入客户联系人的名称，编辑常用问候等，方便我们快速规范的编辑邮件。

如果要在发外部邮件时能够自动调用客户的名称，则点击<插入编辑>，选择对应的“联系人：联系人姓名”，确定后会加入到<模板内容>里对应的光标处。

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3.2文件库

可对内部文件进行归类、存档、备案的管理，可建多级文件夹，设多级权限控制，包括新增、修改、查看等权限，实现业务流程审批及公告的归档。

位置：整合管理个人办公文件库

文件的分类：通过树状结构设置不同层级的文件夹，每个最末一级的文件夹中存放文件。

文件的权限：针对不同的文件夹设立权限，文件会继承所属文件夹的权限。文件夹权限设置解读:

A管理者：文件夹的管理者由可新建文件夹的用户来设定，文件夹中的其它权限（编辑者、作者和读者）则由文件夹管理者设定。文件夹管理者可以在文件夹中创建子文件夹，并指定子文件夹的管理者。

B编辑者：文件夹的编辑者在本级文件夹和子文件夹中，具有编辑者权限能够新增、编辑文件。

C作者：文件夹的作者在本级文件夹和子文件夹中，具有作者权限能够新增文件。D读者：文件夹的读者在本级文件夹和子文件夹中，具有读者权限能够浏览文件。中国厦门快普信息技术有限公司

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第三章日常办公

3.1工作流定制管理

在流程的管理上包括表单定制、流程定制、流程监控的功能。流程定制成功后可通过办理事宜实现相关业务操作。

流程定制的步骤：先定制表单，建立流程时选择对应的表单，再通过添加环节和流向信息来完善流程的设定。

3.1.1表单定制

表单的定制和修改，启用表单后即可投入使用。位置：整合管理日常办公表单定制

表单制作

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1表单编排：操作方式和WORD编辑类似。根据实际需求在对应的位置处加入标题、字段名称和文字说明等。表单控件：表单上需要操作人员填写或选择的部分，比如请假单上的请假申请人，所在部门，请假事由等需要通过表单控件进行定义。如下图中编辑框里的空白方框和圆圈都属于不同类型的表单控件。

表单控件—单行输入框: 可通过这个控件关联系统基础信息如公司职员、部门等。

表单的导入导出：可将系统已有表单导出，新建表单时也能导入已定制好的表单

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3.1.2流程定制

流程定制是是针对某张表单或业务单据设置多级审核流程，是一张单据从制作到相关负责人之间的浏览、审批，即这张单据的业务流转的工作流程设定。

流程建立步骤

1．新建流程——选择表单：流程定制的基础是表单，表单包括各个子系统已有的业务单据，也包括能够手工编辑的定制表单。

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2．环节和流向新建流程后会出现<新建>和<结束>两个图标，这时候点击鼠标右键选择“添加环节”“添加流向”。

环节信息：工作流程中的某个审批环节，指定该环节的审核人，可以是一个也可以是多个；可以通过在线短信或者手机短信设定催办提醒。

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流向信息：介于两个环节之间，通过流向信息里的“流入环节”和“流出环节”来绘制该流向的起始位置和终止位置，通过条件判断来决定该流程是否走这一流向。

在条件设定中可依据单据上的具体内容来判断，如销售订单上的金额是否超过一定数量，或该客户是否存在超期应收款等。

如上图所示：该单据只要满足以下任一条件则需要走这个流向，即需要流转到<财务经中国厦门快普信息技术有限公司

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理审批>这个环节，否则就直接流转到<店长这一环节>。1单据“合计总金额”大于或等于50000.2该客户的信用额度超标，即这家客户未结清的应收款加上这笔单据的金额超过这家客户的所设置的信用额度。这家客户有超过期限的应收款未结清。单据上含有任一货品的单价小于这所设置的零售价的95%。

另外也可对销售的货品进行判断，符合所选的商品之一，也需要走这个流向到指定审核环节。

3.1.2流程监控

作为流程管理者能够查看自己管辖范围的流程流转情况，能够对流转中的流程进行催办、特送、正常结束等操作，能够直接结束异常的流程。

环节特送：

特送人：重新指定某个员工办理该流程目前所在环节。特送环节:将该流程跳过目前所在环节到指定环节。

3.2 工作事宜办理

若系统中存在已启动的工作流程，则可在此办理相关工作事宜。该业务流程包括<我拟办的事宜>、<我提交的事宜>、<我办理的事宜>、<委托办理>。

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3.2.1 我拟办的事宜

本模块过滤出用户自己新建的工作（单据），还未送审的，即草稿状态。或直接在此选定录入需要办理的流程单据。

位置：整合管理日常办公我拟办的事宜

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3.2.2提交的事宜

本模块过滤出用户自己提交的工作（单据）。用于创建人提交给后续环节后，还可以跟踪单据的后续办理过程，实时了解办理情况。

提交送审的单据存在三种流程状态：流转中、暂停流转、已流转完。若状态为已流转完成则表示该审核结束的流程（包含异常结束、审核通过和不通过）。

办理情况查看和催办：可查看目前该单据的流转情况如当前办理的环节和当前办理人；通过催办提醒目前环节办理人员。

3.2.3我办理的事宜

用户可以在本模块看到需要自己办理的工作（单据）；每个用户只能接收到与本人职责相关和需要办理的工作（单据），接收不到与本人无关的工作。

在此可对所办理的务单据进行审批或特送，同时也可查看该单据的办理情况。位置：整合管理日常办公我办理的事宜

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3.2.4委托办理

用户在不方便上网或者没有时间处理工作的时候，可以通过委托办理环节将一些审批工作在设置的时间段内委托给其他人员来协助处理，不影响企业内部正常的工作流转。委托关系将在指定期限后结束，但也可以提前停止委托，收回办理权限。

位置：整合管理日常办公委托办理

3.3公告通知

公告可由办公室（行政部）管理，由办公室（行政部）通过自定义的流程审批过程后，将本系统的重要通知和公告发布，各部门或分支机构的相关用户登录系统后即可看到.可设定公告的发布范围并通过 <阅读记录>确认各用户的阅读情况。

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位置：整合管理公共信息公告通知

第四章行政办公 4．1人员休息安排

位置：整合管理行政办公会议室管理

按日历的方式查看公司员工的缺勤状况，可记录未来一段时间内员工的在岗情况，以方便我们合理安排工作。

注：如需修改或添加只能编辑当日以后的缺勤记录

4．2会议室管理

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4.2.1会议室使用申请查看和审批

位置：整合管理行政办公会议室管理

可查看目前所有会议室的申请情况，如果用户是该会议室的管理人员，则可对申请情况进行审批。

4.2.2会议室的申请

位置：整合管理行政办公会议室管理新增

相关内容：可设定会议名称、主题、出席人员；选择会议室、查看所选会议室预约情况；设定会议开始结束时间；设定时间提前通知出席人员；添加附件。

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会议室管理：管理公司所有的会议室，可进行新增、修改、删除等操作。

4.3投票设置

查看、设置并发布各项投票主题。位置：整合管理行政办公投票设置允许匿名：选中后投票者可隐瞒身份。

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允许公开：选中后非参与人员也能查看投票情况。

关联议题：

通过关联议题设置议题和投票选项，一个议题对应一系列选项；可设置多个议题。各个议题之间的排序通过排序数字的大小决定(数值小的排前面)

4.4投票查看

通过投票查看可对已发布的投票主题进行投票和结果查询。位置：整合管理行政办公投票查看

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第五章办公用品

通过对企业的各种办公用品进行登记、归属、使用及仓库进行管理，使办公用品的管理落到实处，加快办公效率。可以设置多个办公用品仓库，提供办公用品的入库、盘点和库存统计管理，具有办公用品领用（或退回）申请与审批功能，并可以进行各种查询统计。

业务流程：

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5.1办公用品仓库

可以根据公司各部门的需求这个多个仓库。可以设置不同的员工进行管理，并分别赋予不同的权限。与ERP中仓库管理类似。

位置：整合管理办公用品办公用品仓库

可编辑管理办公用品仓库，如要新增仓库则在上方输入<仓库名称>、<位置>、<管理员>等相关信息，再点击<保存>即可。

启用状态：只有启用状态选项打钩，才能进行该仓库的出入库、盘点等业务操作。

5.2办公用品类别

可以对办公用品进行详细的分类和设置，根据类别管理各种办公用品。位置：整合管理办公用品办公用品类别

办公用品类别以树状结构显示，新增类别时输入<类别名称>、<归属父级><排序号>、<启用状态>，再点<保存>即可。

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5.3办公用品信息

对各种办公用品的基本资料进行分类管理。类似ERP的产品资料。位置：整合管办公用品办公用品信息

5.4办公用品领用

办公用品入库后，员工可以对办公用品进行领用。本张单据就是记录员工对办公用品领用的情况。

位置：整合管理办公用品办公用品领用

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领用时库存的查看：

调用<用品名称>时，能够调出相关库存信息，通过<库存分布>查看该用品各个仓库的储存情况。

5.5办公用品退回

有的办公用品不是消耗品，员工领用后需要退还给公司，或者对多领用的办公用品也需要退还给办公用品仓库。办公用品退回单就是用于记录员工退回办公用品的情况。

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位置：整合管理办公用品办公用品退回

单据录入方式：可直接按实际情况录入退回单，也可引用该用户已审核的办公用品领用单进行退回操作。另外也可在已审核的领用单据上直接点<用品退回>生成相应的办公用品退回单。

5.6办公用品入库

在收到货品时将办公用品办理入库手续，与办公用品领用单相似。位置：整合管理办公用品办公用品入库

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5.7办公用品盘点

由于库存货品保质期已过，或保管不善导致货品丢失、损坏等无法使用，盘点货品数量小于账面数量或因其它原因要减少帐面库存数量时，可以通过采用【库存盘点】进行处理。

当实地盘点之后，仓库的实存货品数量大于账面数量或因其它原因要增加账面库存数量时，可通过采用【库存盘点】进行处理。

位置：整合管理办公用品办公用品盘点盘点类别：

报溢：表示盘盈，该记录会增加现有库存。报损：表示盘亏，该记录会扣减现有库存。

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5.8办公用品库存统计

办公用品库存统计反应一段时间内该办公用品各个仓库的库存情况，如入库、盘点、领用、退回情况。用户可以使用此报表查询办公用品在各办公用品仓库的库存情况。

位置：整合管理办公用品办公用品统计信息

5.9办公用品管理和进销存财务的关系.办公用品系统在操作上是完全独立的，入库出库都不影响财务和进销存系统的数据。2.办公用品入库和进销存财的关系：如果是价值比较低的办公用品入库，需另外在进销存财务系统手工录入低值易耗品的采购凭证。如果是价值比较高的办公用品入库如电脑，则需要在进销存财系统里做固定资产处理。办公用品领用和进销存财的关系：低值易耗品领用后，进销存财系统手工录入相关费用凭证。固定资产领用后，财务上按月折旧去计提费用。如果是主营业务产品需要作为办公用品领用，除了在办公用品系统中办理该产品的出入库。另外在领用时也需要在进销存财系统里生成相应的<领料出库单>，核算科目选择相应的费用科目。

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第六章车辆管理

业务范围：

6.1车辆档案

本模块用来管理车辆的基本信息，可添加新车辆，也可对已有的车辆信息进行修改和删除，还可查看每辆车的预定情况。将所有车辆按照状态分类列出，方便用户查询和管理。

位置：整合管理车辆管理车辆档案车辆状态：表示该车目前的使用情况

关联信息：通过关联页签可查看或编辑与该车辆所有相关的业务模块，如<申请与安排>、<维修记录>、<油耗记录>等。

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6.2车辆申请

申请使用车辆及使用过程的记录管理，在这里能够查看所有的用车申请单，并能够查看或修改单据状态。

单据四种状态：草稿审核通过<出车>使用中<回车>结束

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6.3油耗记录

车辆和司机单车运行油耗的考核和管理，主要功能包括运行油耗录入、油耗查询和油耗管理（可自动算出每次的百公里油耗）等。

位置：整合管理车辆管理油耗记录

可通过车辆档案里的管理页签查看或新增特定车辆的单次油耗记录。

需要手工录入部分：加油量(本次加油量)、总金额（本次加油金额）、当前油量（本次加油后油表的数字）当前里程（加油时表盘上的里程数）。

不可编辑部分：上次油量（读取上次油耗记录的“当前油量”）上次里程（读取上次加油时的里程）

自动计算部分：单价（根据本次“总金额”/“加油量”计算得出）

百公里油耗（距离上次加油这段时间的百公里油耗，管理人员可以通过每次“油耗记录的百公里油耗”来评估该车的使用情况）

6.4其他功能

可通过车辆管理特定车辆的页签处理依据实际情况录入和查看<维修记录>、<投保记录><年审记录><事故记录><违章记录>等。

第七章系统管理

本模块包括企业信息、组织架构、员工信息、功能权限、打印设置、系统参数的设定等，是整个整合管理平台的基础部分。

功能结构图：

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7.1企业信息

录入本公司的基本信息如注册信息、联系方式等。

7.2组织架构

用树状结构以树状形式显示企业的部门、职位和员工的结构关系。点击具体的部门、职位和员工时，显示选中的部门、职位或部门的详细信息。

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图解：文件夹表示部门；双人图标表示职位；单人图标表示该职位对应的员工。部门级次关系：通过所属父级来决定该部门之间级次关系，一个部门可拥有多个子部门。岗位级次关系：通过该岗位<所属父级>的高低来决定岗位间的上下级关系。如图中“CEO”的所属父级为“迈尔国际”，“董事长”的所属父级为“厦门迈尔计算工程有限公司”。因“迈尔国际”级别高于“厦门迈尔计算工程有限公司”，故“CEO”的级别高于“董事长。

7.3员工信息和用户管理

员工是公司职员，我们可将所有职员的资料在这里进行录入，录入后即可在各个业务系统里使用该员工信息。

用户是系统的使用者，每一名用户都唯一对应一名员工，但如果某些职员不参与使用系统则对应用户信息为空。

员工信息的编辑和查看：复合式多页签的查看和维护员工资料，除员工基本信息，还可查看该员工对应的用户信息、关联权限、操作日志等。

用户信息的编辑和查看：

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用户名为用户登录系统的名称，建议为英文字母和数字的组合。用户姓名为该用户对应的员工。

如果该用户为超级管理员，那么只要在功能权利里做了相应的管理设置，该用户则能够充当系统管理员的角色，对其他用户进行授权。

初始密码统一为123456，首次登录后必须修改密码。信息查询有效月份限定该用户能够查询几个月内的业务单据。

7.4 权限管理

本系统管理管理可分为功能权限管理、职位权限管理、数据权限管理、基础资料权限管理。

7.4.1功能权限管理

针对每一具体用户设定该用户的所有业务模块及业务单据对应的各种权限。

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注：若已将某一用户权限设置好，同时勾选其他用户再点击保存，则所勾选的用户权限将和这一用户的权限一致。

7.4.2职位权限设置

跟进职位设置权限，设置好后新加入该职位的员工将自动继承该模块所设置的权限，设置方法和功能权限一致，如果某一用户的功能权限设置和其对应的职位权限设置不一致，则以功能权限为准。

7.4.3数据权限设置

针对个人办公的计划、行动、工作报告及客户关系管理的客户资源、商机等设定数据权限。如用户李某对应的客户管理在“部门及子部门”处打钩，表示李某能够管理本部门所有客户资源。

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7.4.4基础数据权限设置

基础数据权限可针对每一职员设定其各种基础资料的管理范围。位置：整合管理系统管理员工管理基础数据权限

如果需对某一仓管员设置他只能管理部分仓库，则将<拥有所有仓库权限>的选项去除，再点击<添加>来增加对应仓库的管理权限。

7.5数据导入

本系统支持EXCEL格式的基础数据导入，可导入的基础资料类型为客户资料和货品信中国厦门快普信息技术有限公司

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息，在系统中下载对应资料模板，按模板中实例格式编辑相关信息，即可导入系统。

7.6套打管理

本系统各模块的业务单据支持自定义模板打印，将编辑好的打印模板上传至系统，即可在打印单据时调用对应模板。

7.6.1 套打模板管理

点击<上传模板文件>可选择编辑好的WORD格式的打印模板进行上传，并设定该模板所属的系统模块及对应的业务单据。

打印模板打印模板可根据公司业务需要在word文档里自由编辑表格、标题等各种相关信息。

书签通过加入书签与系统单据相同名称的打印字段进行关联。

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7.6.2 套打字段信息

位置：整合管理系统管理套打字段信息

可查看所有系统单据里的套打字段信息，套打字段信息对应单据上相同名称的字段。如果某一打印模板里的书签名称和某一套打字段的名称相同，那么打印时就会在该书签处打印单据里对应字段的信息。

例如标题为“销售订单”的打印模板中某一书签名称为“往来客户”，则在打印时，此书签处会显示系统销售订单的“往来客户”。

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7.6.3 系统打印参数

可编辑单据打印规则

位置：整合管理系统管理系统打印参数

7.7 系统参数

设定各个子系统相关的系统参数如ERP系统中税率的设置，是否允许负库存的控制等。

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名称解释：

CSM——客户服务系统

CRM——客户关系管理系统

SCM——供应链管理系统

HR——人力资源管理系统

ERP——进销存财务管理系统

7.8 分支机构

分子机构拥有相对独立的经营自主权，我们可以把下属分公司、门店等设为分子机构，每个分支机构会产生独立的财务报表。启用分支机构后，我们在进销存财系统的全部业务数据都将通过分支机构区分出来。

分支机构的启用

位置：整合管理系统管理帐套配置参数

注：启用发生业务后将不可修改。分支机构的设置

位置：整合管理基础资料分支机构

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注:状态为启用的分支机构才能正常查询和使用。分支机构的运用

1.录入员工信息、仓库(进销存财)信息时需要指定分支机构。

2.录入进销存财系统中各种业务单据，如销售订单、采购入库单等需要指定分支机构。3.查询进销存财系统中各种报表可按照各个分支机构分别进行查看和统计。

第八章其他功能 8.1 知识管理

对专业的知识或术语进行分类管理，方便员工学习查找。位置：整合管理公用信息知识管理

通过树状结构对知识进行分类，每种知识类别下可设置多个知识主题，通过集思广益可让共享人员发表评论意见，通过流量记录可查询该知识主题的阅读记录。

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类别适用范围设置可设置该知识类别所属文件在各其他系统中是否可见。位置：整合管理公用信息知识管理知识类别适用范围

如CSM选项打钩则客户服务——系统管理——故障现象能够查看此知识类别。

8.2电话管理

将用户电脑与USB电话盒子进行关联设置，可通过系统管理所有通讯记录，设定电话录音。来电时能够自动弹屏，匹配客户信息进行管理信息查看。也能够找到对应客户直接通过系统操作拨打电话。

8.2.1通讯记录管理及参数设置

能够查看所有通讯记录的详细信息，如对应的客户信息。另外可进行参数设置。位置：整合管理在线交流电话管理

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参数设置

设定自动录音、来去电号码前缀，下载插件（下载驱动及插件进行本地安装，安装完毕后需在IE安全设置将系统网站设为受信任站点，同时启用activex控件和插件。）

8.2.2拨打电话

位置：系统桌面右下方<电话管理> 中国厦门快普信息技术有限公司

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直接输入对方号码进行拨打或者选择客户联系人进行拨打，点击电话号码的右侧图标能够显示客户列表，选择列表中的“查看”按钮能够查看该客户所有关联信息。下方会显示所选择客户的联系信息，如果该客户还有其他联系人可以通过“查找联系人”选择其他联系人。选择后双击联系人手机号码，即可拨打该联系人的电话。

8.2.3电话录音

对安装了客户端的用户进行录音，录音文件可实时保存进系统，此功能可用来解决与客户之间的各项纠纷，监督客服人员的服务质量等，具体表现为：

（1）接上电话录音设置，系统状态栏会有“已连接电话录音设备”的提示。（需开启电话管理模块功能权限）

（2）在客户管理菜单下，进入电话管理模块：

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记录接入或打出的电话记录，可点击查看详细情况，并能播放电话录音。

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第三篇：OA企业协同办公系统解决方案

OA企业协同办公系统解决方案

一、OA协同办公系统的作用

OA办公自动化系统是企业除了生产控制之外的信息处理与管理的集合。对于单位的领导来说，OA是决策支持系统，能够为领导提供决策参考和依据；对于中层管理者来说，OA是信息管理系统；而对于普通管理者来说，OA又是业务处理系统。OA能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

规范管理，提高工作效率：

通过工作流系统，员工不用拿着各种文件、申请、单据（比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批）在各部门之间跑来跑去，等候审批、签字、盖章，这些工作都可在网络上进行。一些处理弹性大而不易规范的工作流程也可变得井然有序。同时由于系统设定的工作流程是可以变更的，可以随时根据实际情况来调整不合理的环节，为企业流程的重组提供有效的事实依据。

节省运营成本：

OA平台最主要的特点之一是实现无纸化办公，无纸化办公节约了大量的纸张及表格印刷费用；工作审批流程的规范可为员工节省大量工作时间；完善的信息交流渠道甚至可以大幅降低电话费及差旅费用。

消除信息孤岛、资源孤岛：

OA协同办公平台的协同性可以彻底消除由于企业内部各业务系统相互独立、数据不一致，信息共享程度不高、管理分散，管理维护工作量大等因素形成的一个个“信息孤岛”、“资源孤岛”。

实现知识传播：

实现企业对其最重要资产――知识的高效管理、积累沉淀、传播、应用。完全摆脱人员流动造成的知识的流失。

提高企业竞争力、凝聚力：

员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通，为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部凝聚力将大大增强。

二、OA的功能特点 ☆ 适用，符合日常办公习惯

适用性是系统设计的第一原则，OA站在最终用户的立场上，在适用操作、业务处理、功能展示等一系列问题上进行了深入研究。

☆ 成熟性与先进性

产品采用三层结构模式，系统开发采用微软目前最成熟先进的.net技术，数据库采用微软的SQL SERVER 2000既保证当前系统的高可靠运行，又使系统能够适应未来技术的发展，满足业务不断变化的需要。

支持工作流正文内容笔迹留痕、手写签名、电子公章。☆ 安全、可靠、稳定性

系统在实际运行中可能含有大量的用户机密信息，需要对使用信息进行严格的权限管理。系统采用分级管理、统一授权和全面安全跟踪等方式进行权限管理。

☆开放性与可扩展性系统采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级以及在同一平台上扩充其他业务功能。☆ 高度自定义

系统的组织机构、职务角色、工作表单、工作流程、桌面显示风格、甚至部分功能模块也可由用户自定义。

☆ 易学易用易管理

系统采用B/S，客户端通过IE浏览器访问，功能设计直观，操作简便，复杂的功能模块内即有使用说明，用户使用基本无需培训。

☆ 支持集团办公模式

支持集团办公，集团各机构之间的用户可以允许或禁止互相访问。☆ 支持与ERP系统的连接(破解版支持用友，暂时没金蝶接口)开放的数据库结构，独立的工作流引擎，支持用户自定义中间数据库，使ERP的数据进入OA流程，表单审批、流转结束以后的数据可以提供给ERP系统使用。

三 OA功能介绍功能模块工作流新闻公告电子邮件文档中心工作计划工作报告行政综合任务安排个人办公模块内容简要说明

表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。

包含“公告管理”、“新闻管理”，管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询；可自定义增加发布栏目。

内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理。

公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。

部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。

撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报，可提交上级审阅。

包含“调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”、“费用管理”、“通讯录”、“考勤管理”等7个子模块。

工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。

包含“个人日程”、“工作日志”、“个人文件夹”、“个人设置”、“个人通讯录”、“常用链接”等6个子模块。

企业文化手机短信知识管理会议管理车辆管理用品管理资产管理图书管理合同管理证照管理包含“电子论坛”、“电子期刊”、“成长历程”、“企业格言”、“欢迎新同事”、“文体活动”等6个子模块。

通过网关收发手机短信，可以建立个人通讯录、常用短语。

知识文档的分类，知识的建立与查询。

会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。

车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。

用品分类登记，入库、领用申请与审批，领用统计报表。

资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。

管理图书资料，图书借阅、归还管理。

企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。

管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒。报表中心项目管理在线讨论系统首页定义需要填报的报表类别、格式，网上填报报表内容。

管理项目的立项、审批、任务、资源、费用、文档等。

发起、关闭讨论议题，查询历史讨论内容。

功能菜单定义：可选择只把用户需要的功能模块显示在首页左面的功能树中，隐藏不使用的模块。桌面显示定义：定义桌面显示信息，如公告、新闻、待办事项、我的任务、我下达的任务、最新文档，我的日程、我的邮箱、我的会议、共享日志等。

桌面栏目可以自由选择，自由拖动。快捷方式定义：定义常用的功能在桌面右上角，如流程发起、写邮件、写日志等。

1、工作流

流程发起：选择相应工作表单（如费用申请、采购申请、请示报告等），填写相应栏目或正文内容，即可提交给下一个审批（办理）环节，也可保存至草稿。

审批办理：系统首页或在“我的待办”文件夹中显示所有需要当前用户办理（或被授权办理）的工作，打开即可在指定的位置签写审批办理意见，也可以根据权限修改工作表单中的内容。签写意见的方式有：输入文字意见、调用常用审批用语、电子签名、调用手写签名、盖章等。

可以退回至已经办过的任意环节。

可以直接将待审批工作置为办结，且将办结信息通过邮件通知所有经办人。

如果当前环节是最后环节，而实际情况还需要继续流转，可在工作流程中添加后续环节，并继续提交。协办：办理人可以发起协办，即使协办尚未办理，当前环节仍可提交，且协办自动取消。

监控催办：所有当前用户已办理的工作自动存档在“我的已办”文件夹中，可直观地看到每一项工作现在所处的处理环节，可对当前的工作办理人发送催办信息。

流程调度：如果由于流程设置错误或当前处理人因故不能办理某项审批工作，可以将该项工作调度给其他人办理。

办结查询：用户可根据权限范围查询已经办结的工作表单及审批内容。

统计分析：系统可自动对同类表单按时间段进行统计，被统计的内容限于数字信息（如费用申请、报销单等），既可统计已经办结的，也可统计办理中的。

流转记录：详细记录流程每个环节的收到、提交时间及办理用时。

2、新闻公告 2.1、公告管理

在系统内发布各种通知、通告、决定、动态等，公告审核支持多级审核。

公告可以限制部分人可以查看。点击公告标题，可以查看该公告的已阅人员或未阅人员。超过有效期的公告自动归类到历史公告。2.2、新闻管理

实现新闻的发布与维护管理功能，新闻对象亦可指定，新闻的发布无需审核。2．

3、类别设置

设置公告、新闻的类别以及桌面提醒方式。

3、电子邮件

电子邮件系统作为信息传递与共享的重要的工具和手段，满足办公自动化系统最基本的通信需求。RuvarOA的电子邮件模块，可以与各种通用的邮件服务器软件结合使用，也可内部独立使用，实现内部邮件与外部邮件的无缝结合，提供了离线邮件处理、群发、多邮箱管理、邮件自动接收、分类归档等各种功能。

RuvarOA允许通过后台管理限定个人邮箱空间大小、限制某些帐号收发POP3邮件，或监控某些帐号的外发邮件内容。

4、文档中心

文件分类：可以根据企业的管理要求，建立不同的文件类别以存放相关的文件。文件的上传、阅读、删除都可以有严格的权限设置。支持WORD、EXCEL、POWERPOINT、图片等各种文件格式。

文件上传：可以单个文件上传，也可以直接向服务器硬盘的文件夹批量复制文件。文件查阅：用户可以根据权限阅读或下载相关文件。

文件只读：支持对doc、swf格式的文件只读而不能下载、复制，提供所有文件转换至swf格式的工具。

5、工作计划 5.1、个人计划

周计划：以每天为时间单位起草个人周工作计划(上周未完成计划自动重新写入本周)，提交部门负责人审阅、发布。计划执行人可根据计划完成情况将每项计划置为“完成”、“未完成”状态，注明完成或未完成原因，最后将所有计划置“办结”状态后归档。

月计划：起草个人月工作计划，操作流程同周计划。5.2、部门计划

周计划：起草、发布、执行、查询部门周工作计划，操作流程同个人周计划。月计划：起草、发布、执行、查询部门月工作计划，操作流程同个人月计划。

6、工作报告

用户可以填报工作日报、工作周报、工作月报或其他类型的工作报告、总结，并提交给有关领导审阅。部门负责人或部门主管领导可以查看该部门所有人的报告内容。工作日报、周报、月报可设置提交时间，自动标记延期提交的报告。自动汇总漏交日报、周报、月报的员工。日报、周报、月报格式可由用户自定义

7、行政综合 7.1、调查投票

通过设定主题，可以对企业关心或关注的话题进行网上投票。每一主题都可以限定投票人范围，每人只能投票一次，支持匿名投票。广泛应用于民意调查、投票选举、表决、以及人事考核等。

7.2、员工评选

评选典型（如优秀）员工，可限制每个评选人的最多投票数，自动按结果排序。7.3、重要提醒

针对某些重要事件，可以设置系统自动提醒，即每次登录OA都会自动弹出提醒内容。提醒对象可以多人，提醒频率可以是每天、每周的某几天、每月的某几天。

7.4、外出登记

登记当前员工的外出情况：外出时间、外出地点、外出事由、返回时间等，便于及时了解员工外出动向。

7.5、通讯录

建立内部（即OA系统用户）通讯录以及公共通讯录，供用户查询。7.6、费用管理

管理企业费用类别，录入费用数据，生成多种费用汇总表，查询个人或部门费用发生情况。7.7、考勤管理

设置上、下班考勤时间，用户可登陆系统进行考勤，系统自动生成考勤报表。

8、任务安排

任务安排实现对日常工作任务的安排、下达，任务负责人员的指定，实现工作由上到下，由总到分的统一安排管理。

主管领导可以对于已经安排的工作任务进行跟踪检查，实现管理者对于任务进展情况进行直接、准确的监控管理。

9、个人办公

9.1、个人日程：个人日程的安排、备忘，可设置手机短信自动提醒。9.2、工作日志：个人日志，日志可以共享给本部门、上级或者全体用户。9.3、个人通讯录：员工的个人通讯录信息，可导入到OA企业邮件系统中。

9.4、个人设置：个人基本信息设置，签名样式上传管理，登录密码修改，流程审批及日程安排的授权。9.5、个人文件夹：建立个人文档中心，可以建立文档类别，支持同时多文件上传，支持文件在文件夹之间的移动。

9.6、常用链接：OA提供办公过程中有可能用到的一些信息查询工具，如万年历、长途区号、邮政编码、度量衡转换等。用户可以增加更多的查询工具。

10、企业文化 10.1、电子论坛

可由用户灵活设置论坛类型、论坛版主、论坛访问用户范围，在实现内部员工交流的同时，可以充当日常办公讨论的功能，大大提高内部交流的效率。

支持直接上传MP3、AVI等格式的声音、图像文件，察看时直接播放。10.2、电子期刊

期刊投稿：用户可以向期刊的有关栏目投稿，系统可以统计用户的总投稿数量。

编辑审稿：期刊的编辑审定投向各栏目的稿件，选择稿件进行发表，对于不采用的稿件可以退稿。期刊阅读：查询、阅读出版的电子刊物，支持全文搜索。10.3、成长历程

管理企业成长历程，并可在桌面显示。10.4、企业格言

管理企业格言，并可在桌面显示。10.5、欢迎新同事

简单描述新同事信息，并可在桌面滚动显示。10.6、文体活动

员工可任意发布问题活动信息，并可在桌面显示。

11、手机短信

短信发送、接收及管理，支持群发，同时可与RuvarOA内部管理功能结合，自动发送待办通知、催办通知、会议通知、日程提醒等。

12、知识管理

知识整理：按类别整理企业相关知识，提交审核。

知识审核：审核提交的知识草稿，验证知识的准确性和有效性。知识查阅：阅读知识，对知识进行点评。

13、会议管理

包括会议室管理、会议计划、领导审批、会议通知、会议查询、会议纪要拟稿、会议纪要审批、会议纪要查询等功能。用户可在桌面直观地看到自己需要参加的会议，会议通知可以通过手机短信或IM反复提醒。每项会议纪要可以单独设置查询权限。

14、车辆管理

车辆登记：建立相应的车辆档案，详细记录购买情况、车辆情况。用车管理：用车的申请、审核、派车管理；派车单更改；用车返回登记。车辆管理：登记管理车辆的维修、事故、费用情况。

统计报表：按部门、按时间、按车辆生成相应的里程、费用报表。

15、用品管理

用品采购：用品管理人员进行采购登记，可以为各种办公用品设定库存报警值，方便办公用品管理人员进行相应的提醒查询，有利于保证办公用品的正常库存。

领用管理：对需要办公用品的用户进行领用登记，自动完成库存扣减。查询统计：可通过部门、时间段、领用人等不同途径进行相应的统计查询。

16、资产管理

设备档案：管理企业或部门设备的详细信息，可以自定义字段。

设备使用：可以对设备进行领用、归还、转移、维修、清理等管理操作。

设备折旧：提供多种折旧计算方法。导出管理：可以将设备档案导出成WORD或EXCEL文档。

17、图书管理

新书入库：登记新购置的图书资料。

我的借阅：借阅或归还图书，系统自动提醒借阅时间到期。图书查询：可以按类别、编号、图书名称等方式查询图书资料。超期借书：查阅所有超期的借阅，可以发邮件催还。

18、合同管理

合同录入：录入及维护企业签订的各类商务合同信息，每份合同可以附加多个附件及相关补充合同。合同借阅：合同的借阅申请、审批、查阅过程管理。合同终止：对履行中的合同进行终止的申请与审批管理。合同查询：按多种条件查询合同信息。

19、证照管理

证照录入：按照类别录入需要管理的证照信息，如证照名称、发证日期、到期日期、持有人、发证机关等。证照查询：根据多种条件查询证照信息。

提醒设置：可根据证照的有效期或到期时间设置证照的提前提醒日期，不同的证照提醒人可以不同。20、报表中心

报表模板：定义报表的类别，如财务报表、行政报表等；以及不同类别常用报表的表头、表尾、内容栏、计算方法等项目。

报表填报：填写相关报表的内容，完成后可选择指定的阅读人员提交。

报表查询：根据权限查阅报送过来的分类报表，如有新的报表送到，系统会自动邮件及弹出界面提醒。打开的报表可以转为EXCEL文件或直接打印。

21、项目管理

RuvarOA项目管理模块，通过对项目建设过程中的任务管理、进度管理、费用管理、文档资料管理，帮助企业实现项目建设的科学、规范、有效管理，积累项目建设过程中的先进经验，完整保存项目建设过程中的数据资料，对以后的项目建设提供参考与借鉴。

项目立项：新建项目申请，建立项目的相关信息并提交领导审批。项目相关信息包括：项目编号、项目名称、项目经理、项目预算、参与部门、计划周期与工时等。同时也可完善项目任务、项目文档、项目资源、项目成员。

项目审批：审批立项申请，可多级审批，项目审批不可修改项目信息，但可退回要求修改再重新提交。项目执行/变更：对已经审批通过的项目进行启动、暂停、完成管理；项目暂停或完成，该项目下所有任务也不能再进行进度管理操作；没有完成的项目的部分内容（如项目经理、项目成员、项目资源）可以变更。仅允许项目经理在本模块进行操作。

项目任务：查询本人执行的项目任务，并进行任务进度的日志填报管理。

项目文档：每个项目均可建立独立的项目文档库，每个项目文档库类似一个共享文件夹，可建立多级子文件夹。项目成员可以查询、上传该项目相关的文档。

项目费用：项目进行时，可以录入与该项目相关的收入、支出费用，并分类进行汇总。

项目查询：查询本人相关的项目或权限允许查阅的项目；系统根据项目任务自动生成甘特图；有删除权限的用户可以删除历史项目。

数据字典：设定项目角色、资源类型、费用类别等基础信息。

22、在线讨论

根据权限发起讨论议题，类似网站的聊天室。讨论可以限时发起、关闭。已关闭的讨论可以激活重启。

23、后台管理

权限管理：设定权限组，每个权限组可根据需要分配模块操作权限。

用户设置：建立及管理用户的登录帐号及密码，以及用户所在部门、职务、行政级别、角色、所属权限群组等，可限制每个用户的登陆IP范围，也可给用户分配身份认证锁。

表单定义：设计流程审批需要使用的工作表单格式、内容；支持多页表单。流程定义：给工作表单设定默认办理环节，图形化定义。

功能管理：可根据实际需要屏蔽不使用的系统功能模块，也可增加用户自己开发的功能链接；功能模块的位置可以任意移动，也可更名。

论坛设置：设置论坛栏目及管理员。

邮件设置：设置内部邮箱域名，设置用户邮件收件箱容量，统计POP3设置等。文档中心：同步文档中心的文件夹及文件名，清理垃圾文件夹，设置超级管理员。桌面定义：预定义用户默认的首页格式。

容量设置：设置邮件系统及个人文件夹的空间限制。日志管理：查询及删除系统登陆日志。

设置数据源：快速建立独立的数据表及内容，为流程表单调用。

第四篇：企业协同与OA办公系统的差异

和您一样，内行青睐万户OA

企业协同与OA办公系统的差异

1.企业协同与OA办公系统有很大的差异：

首先是应用对象的范围不同：企业协同是以整个企业为对象或背景，包括对业务链的管理;而OA办公系统则是以行政办公应用为对象，以审批流为主要应用。

其次，二者所协同的内容也是有差别的：企业协同涵盖了企业所有的资源要素，如战略、组织、制度流程、知识资产、业务链、人员、信息，甚至企业文化;OA包含其行政事务处理所涉及到的内容，如流程、文档和日常事务管理等;最后，二者的产生过程也是不同的：OA直接来源于办公的信息化，以提高办公效率为目的;而企业协同来源于企业对效益的追求而采用的管理方法。

2.协同效应的产生取决两个重要的协同概念：

关联与共享，而关联与共享的内容则决定了协同效应的大小。

关联是产生协同效应的基础，无论是业务设计还是组织结构，首先是发现并建立可协同的要素，按照效率和效益原则建立关系。例如：现行的管理、研发、生产和销售各环节的协作计划;一次大型会展活动的策划等，都是利用了协同的关联特性。

共享则是资产或优势的继承，如积累并传递某种关键技能，则可以减少学习成本和出错的机会。如：利用现有台式电脑的销售网络卖笔记本电脑;利用一个项目成功实施经验去完成另外一个项目。

第五篇：协同OA办公系统助力企业打造授权体系

和您一样，内行青睐万户OA

协同OA办公系统助力企业打造授权体系

当企业发展到一定的规模，随着公司职能部门的增多及分支机构的增加，管理的难度随之加大，这时，摆在企业管理面前的问题出现了：在企业中，一个人需要处理什么事情，处理某项事情需要找谁，处理的进度、结果如何？身处某个岗位需要知道公司的哪些信息、资讯？这个人不能处理工作的时候，由谁来处理？处理的时候是否需要参考其他的相关信息？都通过门户和代理实现。新员工入职后不熟悉岗位职责、很多事情不知道找谁处理，最崩溃的事情就是员工离职后工作交接出现断层，最影响效率的事情莫过于一件事情在几个人之间来回扯皮……这个时候，企业的管理者应该集权还是分权？分权管理的企业如何实现有效管控？集权的企业如何更加高效运营？

一个有生命力的管理系统，必然要能够伴随企业的组织成长，考虑企业在发展过程中的责权问题。万户OA从组织范围、角色范围、动作范围、模块范围、触控对象、数据范围6个维度，实现了对一个企业职能责权体系明确有序的灵活控制。借助个人门户，每个员工都能够按照定义好的岗位角色查看需要处理的工作、需要了解的信息，快速地以自助形式进入到工作状态，不论是新老员工都能够对自己的工作有清晰的认识。

针对公司每个人的责权体系，OA有一个很重要的功能，就是流程代理。当员工离职，管理员可以查阅这个员工当前的职位、工作（主要是代办、未读协作、计划日程等），将能够处理的快速处理掉，再通过流程代理的方式把这个员工手头的工作交接给别的同事代理。繁琐的离职交接工作通过一两个表单设置就能够轻松完成。

基于OA这样的管控原理，对于公司管理者而言，无论是想集权管理还是分权管理，都能够轻松一手掌握。

璐华RuvarOA协同办公系统(企业版)前台操作说明书[推荐]

第一篇：璐华RuvarOA协同办公系统(企业版)前台操作说明书[推荐]

第二篇：协同办公系统使用说明书1.03

第三篇：OA企业协同办公系统解决方案

第四篇：企业协同与OA办公系统的差异

第五篇：协同OA办公系统助力企业打造授权体系

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