呼叫中心项目经理的角色与任务

第一篇：呼叫中心项目经理的角色与任务

呼叫中心项目经理的角色与任务

作者：邓颖予 阅读次数：

506 加入时间：2006-6-19 18:21:46

项目经理在呼叫中心中扮演什么样的角色，承担什么样的责任，是我们在实际的呼叫中心工作中经常讨论和思索的问题。作为翔龙呼叫中心的项目经理，我有机会参与了近十个客户维护与销售的项目工作。这个命题是我感觉越来越需要探索的。在主持项目工作之余，将自己的所思所想整理成文，算是埋头于细致工作中的一点深入思考和归纳总结吧。

项目经理的角色

项目经理是决定一个项目成败的关键人物，应该是一个项目实施的领导者、组织者、责任者。项目经理负责界定项目范围、制定项目计划，并直接控制项目过程，确保在规定的时间、质量和成本约束内完成预期目标。项目经理承担责任，需要客户负责并协调来自客户的外部资源和项目要求，所以项目经理应该与客户保持必要的沟通，确保客户的满意度。

同时需要协调项目组中公司的各部门工作，项目经理是各方协调配合的桥梁和纽带，负责沟通、协商、解决各种矛盾、冲突、纠纷。简单一句话：项目经理在接受委托的公司内部，是客户的代言人；在代表公司面对客户时，是受委托公司的代言人。

项目经理所扮演的角色是项目组中任何其他人不可替代的。作为客户委托的项目管理人，在呼叫中心他的角色是客户的代表，所有来自客户重要信息、指令要通过项目经理来汇总、沟通、交涉严格执行合同，转达客户的要求的同时又要合理地控制客户的不合理要求，确保合同顺利完整地实现。而在呼叫中心内部，项目经理是各种重要决策、计划、方案、流程、措施、制度的决定者。

项目经理不一定在项目中技术最强，也不一定是一线工作能力最强的人，他应该是一个有着综合素质的人。首先，项目经理应该有项目实施经验的人，熟悉和了解项目中的每一项技术，对呼叫中心行业的相关知识有扎实的基础，能够对该项目做出一个科学的、切合实际情况的实施方案的人；其次，项目经理应具有同客户进行沟通、协调的能力，为项目组成员的项目实施做好环境的准备；在必要的时候能够帮助项目组成员解决问题，充分调动项目组成员的工作热情与积极性，但在项目全过程中保持冷静评估能力的人。只有这样，才能全面掌握项目，才能成为一个称职的呼叫中心项目经理。

项目经理具有危机处理的能力是必须的。在项目进行过程中，最重要的是处理麻烦和问题的方式和态度。在整个项目进程中，项目经理可能时时面临突如其来的问题，可能是工作流程的不顺，也有可能是一线对工作在执行方面的失误，这些都可能导致不良的影响。除了必须具备坦诚、开放和务实的态度去面对问题，最重要的是必须要迅速地提出有效并具有可执行性的解决方案。只有具备了这两种能力，才可能化危机于无形，甚至将“危机”转化为一次让客户体会真正良好服务的机会。项目经理的任务 1.建立项目团队

呼叫中心经理一个人的力量是非常有限的，只有通过组织建设才能形成有效执行的管理队伍。运营部门、技术支持部门、人事管理部门、行政部门每个部分的工作都很繁杂，需要各部门工作人员明确分工，充分合作才能获得预期的成功。

从运营角度讲，设置客服中心经理、运营主管、督导、质量监控人员、客服代表都是必须的。当然根据不同的规模，也可以增加或者减少。技术支持部门负责系统维护、网络维护、新项目应用界面开发、系统优化等工作。人事管理部门负责人事、招聘、培训、人员考核等事务。行政部门负责行政事务。

一个完善的呼叫中心组织体系，能够通过对关键业务流程的梳理和提炼，准确定位呼叫中心内部的核心职能，构建起完善的部门和职位体系，从而形成呼叫中心所需要的内部环境和管理保障，确保呼叫中心的内部结构与关键业务流程相似，确保呼叫中心内部沟通渠道简单而有效。

在项目的实施过程中，必须建立一套切实可行的项目管理制度，并严格执行制度，做到奖罚及时、分明。只有这样，才能保证整个项目实施的有序进行。在制度建设上一定要避免两种情况：一是没有明确的项目管理制度，单凭个人经验来实施项目管理；二是照本宣科，纸上谈兵。而在目前中国的呼叫中心领域中，缺乏理论指导，照本宣科其实宣无可宣。所以按经验办事是呼叫中心项目实施中的最突出的问题。当个人按个人经验办事的时候，矛盾不可避免，因此如何组建一个和谐的团队，又成了项目经理的任务。在这种情况下，项目经理必须充当团队的激励者、维和人员和冲突裁决人。呼叫中心项目经理的角色与任务 作者：邓颖予 阅读次数： 507 加入时间：2006-6-19 18:21:46 另外，不同岗位的后备人员的开发也是必须注意的工作。在项目的实施过程中一旦出现项目组成员离开的现象，项目经理能够合理安排人员调动和接替；同时，也需要在项目组成员中形成良性竞争，以及合理安排期间性休假。

2.制订切实可行的计划

在负责多个大型项目后，最深刻的感受莫过于计划的重要性了。切实可行的呼叫中心工作计划是保证项目顺利运营、达到预期目的的唯一保障。

与此同时，项目经理必须注重对整个计划的合理分解，将具体的目标分解到呼叫中心内部各个部门，形成具体的实施方案，确立执行的具体步骤，便于监控与考核；与此同时，还需要定期对计划的执行状况进行总结、分析和调整，要不断检讨呼叫中心整体及各部门的执行状况。在计划的执行过程中必须抓住了这几个关键点，以确保整个呼叫中心对计划的真正落实。

虽然每个人都知道计划的重要性，但是在具体操作过程中还是一些问题：项目计划粗略，随意性大，可行性差，因而实施中无法落实；或者是缺乏贯穿项目全程的详细项目计划。而最多的问题是计划做得不错，但缺乏定期的检查和控制，从而将计划变成了人人可以拖的纸上谈兵。当然，项目计划确定后不是一成不变的，在项目发生变化时及时必须作出调整，这是项目经理的责任。3.建立完善的业务流程

呼叫中心的业务流程是指围绕呼叫中心目标有序地进行的一系列活动以产生服务水准协议所规定的业绩目标的过程。

在一个设计完整的流程中，每一个环节都是相关的、环环相扣的。项目经理和所有项目组成员都必须参与流程的制定、流程的执行和监控、流程的审查及改进。

说到流程，笔者有深刻的感受：制定一整套流程的难度远远小于将流程在每一步工作中落实的难度。“总结出来的一定要写下来，写下来一定要落实去做”，这样确保流程得到落实。实际上，呼叫中心服务质量的差异往往到最后，就是拼对业务流程的执行力度。4.沟通管理

呼叫中心是一个劳动力密集型的行业，沟通与信息交流便成了一个最关键的问题。只有具有良好的沟通，管理者才能及时发现问题、了解问题并迅速解决问题。如何建立良好的沟通机制？ 笔者认为，必须建立日报、周报、阶段报（按照需要对阶段进行定义）、月报、年报、总结机制，员工意见的反馈机制、信息共享机制。

呼叫中心项目经理有双重沟通的角色，对客户和对公司内部。在很多项目实际工作中，就是靠着协作与信息沟通，使得双方的理解加深了，合作和谐了，服务水准也就有了一个全面的提高。5.合理的降低客户的需求

这是一个微妙的命题。任何一个呼叫中心、任何一个人都不是万能的，都不可能百分之百地解决客户的所有问题。因为有一些需求确实是不适合在电话中完成的。而害怕告诉客户：我无法完成你的这个需求，是普遍存在的心理。但最终的结果是造成双方僵持并无法相互理解，工作无法进行的“两败俱伤”的局面。

笔者认为，在对项目做过研究后，项目经理就应该实事求是地、明确地告诉用户那些需求是做不到的。在不可能解决的问题上跟用户兜圈子，或者因为担心客户无法理解而不说清楚，其结果只能是使客户对你造成误解，和对公司的不信任。

在对待客户需求方面也应该讲求80/20原则，对于客户的一些特殊需求（比如确实无法在电话中实现的工作）必须要负责地、实事求是地告知客户：我们不能承诺在这样的时间、这样的条件下能够解决客户的所有需求。在曾经管理过的项目中，笔者是有一些亲身体验的，这样做的结果往往是客户更加信任你，因为他能感觉到你在说实话，而且确实已经在尽最大的努力满足他的需求。大包大揽其实并不是正确、明智的做法。

也许因为呼叫中心这个行业在中国也刚刚迈入第六个年头，行业规范、资源、人才培训机制极度缺乏，而呼叫中心项目经理这个职位，需要非常广博的知识与技能，包括人力资源管理, 财务预算,信息技术,统计分析,通信技术,市场营销与销售知识，领导才能,沟通技能,服务意识,危机处理能力及其他管理能力。因此，我们看到，大多数的行业管理人员在没有资料、没有培训的起步初期，都是摸着石头过河，依靠直接经验来推进工作。

第二篇：客户关系管理与呼叫中心

客户关系管理与呼叫中心

由于社会市场经济水平的发展速度突飞猛进，市场竞争的越来越激烈，使得一些企业的发展举步维艰。市场上出现了僧多粥少的现象。在这种情况下，客户关系管理就显得尤为重要。特别是要真正的面向客户，了解客户的需求，要投其所好。但是，一个企业要想做到这样是很不容易的。所以，企业建立一套完善的呼叫中心系统就迫在眉睫了。

呼叫中心是客户关系管理系统中的一个技术，它最早出现在20世纪70年代的民航业，相当于现如今所说的热线电话，其最初目的就是为了更好的向乘客提供咨询服务，并受理乘客的投诉。但是，我们都知道，世界上的万事万物都是在不断变化发展的，呼叫中心也是一样。经过几代的发展，呼叫中心现如今被定义为，呼叫中心是企业利用现代通信手段集中处理与客户的交互过程的机构。包括：客户服务中心、客户关怀中心、客户联系中心、客户接触中心、客户支持中心、多媒体接入中心、客户关系中心、电话营销中心等等。

客户管理管理简称CRM，涵盖了销售、市场营销和客户服务等方面的企业活动，而客户服务属于是CRM系统中最重要、最关键的部分。企业要能够提供优质的客户服务，从而有利于保留满意的忠诚客户。

CRM建设中所面临的挑战之一是，企业必须从深入收集客户数据并加以分类着手，针对客户的需求将信息分类，从而设计出能满足客户需求的产品和服务。

呼叫中心作为企业提供与客户联络、交流的工具，将发挥数据搜集、分析、传递等的作用，利用有效的技术和设备来完成企业对客户信息的集成管理。呼叫中心直接与客户联系，从而可以很好的拉近企业与客户的距离。

1、能够主动联系客户，搜集客户资料。

无论哪个企业都不可能在一开始就拥有客户，所以，企业就必须要创造自己的客户。这个环节就需要呼叫中心来发挥作用了。我们都知道CRM系统按照功能来划分可以分为三大类，即运营型CRM、协作型CRM、分析型CRM。运营型CRM也被称为“前台”CRM，它直接与客户接触，并且包括与客户接触的各个方面，同时还将企业 的市场、销售、咨询、服务 等全部集成起来，从而，形成一个以市场为导向、以客户服务为中心的行销环境。在这个环节中，呼叫中心发挥了很大的作用。

就自己来说，经常和朋友出去购物，选择的超市实行会员制，当我到超市服务台办理会员卡时，超市的工作人员面带微笑的说：“请出示一下您的身份证。”接过身份证以后，会拿着身份证对着电脑一阵狂敲，一张小小的会员卡就记载了我的许多信息。当我再来这超市消费时，在结账时，出示一下会员卡，超市营业员通过扫描条行码，就把我的所有消费信息扫进了数据库，从而掌握了我的消费类型和消费种类，再根据我的消费频率，从而确定是不是超市的忠诚客户，然后，通过呼叫中心联系客户，让我得到额外的价值满足，如赠送优惠券等等，吸引我再次光临超市。

2、能够更进一步的了解客户需求，从而投其所好。

在运营型CRM中，通过与客户的全面接触，企业必然会搜集到一些客户的信息，也必然会建立统一的客户信息中心，也就是说一个企业必然会有自己的数据库。在协作型CRM中，企业的技术人员会与客户进行协作，共同解决问题。在这个过程中，企业会更加深入的了解客户真正的需求，进一步的完善客户信息系统。客户购买了某一产品，我们都知道，没有哪一件商品能够完全满足客户的需求，所以，客户会通过客服电话向企业提出需求或者是抱怨、不满，特别是有一定的技术知识的客户，在与企业的技术人员交流时，会提出自己的想法。这时，企业对客户的需求得到了更进一步的认识，所以，企业通过实行定制化营销，从而满足客户需求。

3、能够维护客户的忠诚度。

我们都知道，寻求并获得一个新客户所需的成本远远高于留住一个老客户所需的成本。通过前面的两个环节，企业基本上已经掌握了客户的信息。而分析型CRM也被称为“后台”CRM，会理解前台发生的客户关系，并且，会对客户的消费情况进行分析和总结，从而归类。在这个过程中，企业通过数据仓库技术，对客户的信息进行数据挖掘，掌握客户的消费规律，从而利用呼叫中心与客户进行互动，留住老客户，维护客户的忠诚度。

还拿自己来说，因为我经常在这个超市消费，并且是有周期的进行消费，超市通过数据仓库，掌握了这条规律，从而为我制定了一系列相应的优惠策略，超出了我的价值需求，这让我很自愿的选择一直在这家超市消费，并且，我还会将这家超市介绍给我的同学朋友知道，为他们增加了新客户。

4、能够促使企业内部的协调统一。

企业要想达到最大盈利的目的就必须要保证企业内部的信息传递要统一、各部门的工作要协调，所以，这就要求企业内部要有一套能有效传递上述信息和要求的工具，呼叫中心最能满足这一要求。并且，还能够减少企业运行成本，提高企业运行效率。

我个人的观点是企业具有双重的身份，既是供应商，又是客户。所以，在实行CRM系统时，企业务必要有一套完善的呼叫中心系统。首先，“前台”操作，捕获数据，搜集客户信息，从而建立一套完整的数据库，同时，提高企业内部的管理，提高客户服务水平。其次，“后台”分析，通过数据挖掘发现潜在客户，留住老客户，提高客户的忠诚度。

在现实中，每一家企业都知道“顾客至上”“顾客是上帝”的观念，但是真正能够落实的并没有很多，在我身边有很多公司企业并没有维持很长时间的例子，我曾到过一家企业消费，从他们所雇用的服务员的态度来看，这家公司的倒闭是必然的，换句话说，一个企业的维持需要依靠顾客，需要忠实的为顾客服务，忠诚的为顾客着想，从顾客的角度去了解从而吸引新顾客，留住老顾客，达到公司的最大盈利。

第三篇：呼叫中心背景

呼叫中心背景

2007年8月，某市燃气客户服务有限公司拟建设一个功能先进的燃气服务平台，提供先进的语音好网络服务，以卓越的运营服务水平，满足客户各种燃气服务的要求。我所在的公司接受委托作为“燃气呼叫中心指挥调度系统”的总承建商，我被任命为这个项目的项目经理，项目必须在2008年7月正式运营，工期短，任务重，我通过加强项目的进度管理，确保项目按时间、按计划圆满完成。

一、采用PERT计划评审技术，识别关键任务

在标识关键任务的同时，根据PERT 图，允许部分任务并行。在概要设计阶段完成并通过评审后，允许各子系统在详细设计阶段及实现阶段并行进行。在呼叫中心项目中，通过PERT标识关键任务后，我发现电话接入管理、电话呼出（电话回访）、指挥调度系统这几个系统是可以并行进行的，我将开发人员分成三个组，分别进行上述三个子系统的详细设计和实现，实现在这两个阶段的任务的并行，确保了项目的如期完工。

三、每周举行例会，随时了解项目进度，必要时调整进度表

在确定项目开发计划的时候，我制定了详细的项目进度表，在确定每一项任务是都确定任务的工作量，开始时间、持续时间、结束时间。让项目组的成员知道自己所承担任务的时间表，根据自己的任务制定自己的详细工作计划。在本呼叫中心项目中，为确保项目的如期完成，在项目开始后，我确定例会制度，每周召开项目例会，让项目组成员报告各自的进展情况及遇到的问题，通过交流开发过程中遇到的问题，共同探讨解决办法。我对照项目进度计划，跟踪项目的实际执行情况。在本项目中的某次例会中，我对照项目进度计划，发现工商用户的同时，我在项目进度计划中根据项目设计定义了相关的里程碑，在每个里程碑我们都采取会议的形式对本阶段的工作进行确认、总结，对本阶段的进展情况做出结论，并决定是否调整下一阶段的进度计划。比如说在本项目中呼叫中心设备的选型和采购就是一个重要的里程碑，我也邀请了某某公司相关领导出席，汇报项目进度，获取相关领导的认可和支持。

在本项目的开发过程中，由于采用了以上的技术和方法，加强了项目的进度控制，在很大的程度上确保项目的如期交付。

第四篇：呼叫中心工作制度

呼叫中心工作制度

1.团结协作，遵守公司的各项规章制度，服从工作安排，认真完成上级交办的各项任务。

2.围绕“以客为尊”的服务理念，以维护公司形象为己任，以专业、礼貌的态度和服务用语接听客户电话，提供高效、人性化的服务。

3.熟练应用系统的各项功能，熟悉了解公司的各项制度及相应的法规。

4.根据客户来电准确及时向相关部门派发工单，掌握每日所有工单的完成情况，在服务承诺内进行必要的跟进工作。

5.按照工单的类别做好工单的回访（如便民服务、水质、水压类工单），了解处理部门的服务质量，根据客户反馈信息及时与相关部门沟通。

6.及时处理停水、降压事宜，并按照服务承诺时间内通过电话、短信、电视、广播、报纸等方式向用户发出通知。

7.通过短信及语音平台定期向客户做好电子账单、催费等工作，并做好解释工作。

8.在非高峰时间，特别是夜班时间，负责一定量的行政工作。

9.遇有紧急事件第一时间向领导汇报，并按照预案处理。

10.遵守公司职安健规定和指引，加强对职安健的认识，认真学习公司的风险评估报告。

第五篇：呼叫中心工作计划

2012年工作计划及目标

一、组内工作计划与重点

1、为了使员工达到中级以上的水平，从2月14日开始，组内员工分成两个人一组，对知识库业务模块分块加强学习，让员工制定学习业务的进度，然后根据员工的学习内容进行每周测试。

2、转接率及满意率方面，安排效率较低的员工在空闲或上下班前后的时间跟听优秀员工的处理方法及技巧，实行“经验校仿、问题指正”的学习方法。

3、在通话时长方面，首先根据数据报表总结通话时长较长员工通话较长的业务方面，然后汇总进行业务细节的辅导，并根据员工的掌握情况制定相应的话术，跟听优秀员工的处理技巧。

4、在员工入组前及入组后每隔两个月进行公司规章制度的宣讲，使员工心里牢记公司的纪律，把员工打造成一个有纪律的团队。

5、工作重点是对员工进行分类互助，制定组内年底工作目标，然后根据员工的具体情况进行制定相应的月目标。

二、组内具体工作目标

1、首先提升组内员工的业务水平，在3月份有一半以上的员工达到中级以上水平；到9月份，除了入职不到一年的员工外都达到中级以上水平。

2、组内转接率各月平均达到86。5%以上，满意率达到98。8%以上；在入职一年以上的老员工中实现全年“零投诉”。

3、入职一年以上的老员工在振铃、后处理及通话时长三个效率指标方面达到中心的要求，特别是通话时长方面争取每月达到150秒以内；入职不到一年的新员工除了振铃和后处理两个指标达到公司要求外，在通话时长方面也要达到170秒以内。

4、在公司的规章制度方面，员工在严格执行，如工作日着正装等，向员工进行积极引导争取使员工在心里正确认识此规定的重要性。

三、降低流失率的具体措施

1、了解离职员工的离职真实原因，并进行汇总，针对部分员工离职前提出的一些意见进行归纳，总结大部分员工离职的真实原因，然后进行有针对性的该进。

2、对于员工关心的绩效及工资构成体系等及时进行公开，在绩效方面每个月结束后及时进行张贴，使员工及时了解自已的绩效成绩，使员工在下月能够及时注意不达标项，对于因节假日或系统原因无法及时张贴绩效的情况，及时向员工说明原因并承诺公布的具体时间。

3、针对中心的活动，根据员工的需求每三个月安排一次活动或每三个月实现一次小组全体员工的团队活动，丰富员工工作外的业余生活，提升员工对公司的归属感。

4、中心的其他部要让员工真实的感受到真正是支援一线员工工作的，而不是完全监督员工工作，让员工感受到中心各部间团结奋斗的氛围。

四、个人发展规划

1、首先在业务水平方面要成为一个方面的专家，并且在职级方面达到高级及以上的级

别，提升自身的业务水平，从而很好的辅导员工业务，并能够很好的解决员工平时碰到的疑难问题。

2、在管理方面，加强学习团队管理方面的一些管理方法及经验，拓展学习管理方面的知识，如深层次的学习绩效管理方法及时间管理方法等，在提升自身管理水平的同时，把小组打造成中心优秀的团队。