神朔铁路分公司机务段公文处理办法

第一篇：神朔铁路分公司机务段公文处理办法

神朔铁路分公司机务段公文处理办法

（2017年8月修订）

第一章 总则

第一条 为加强神朔铁路分公司机务段（以下简称机务段）公文处理工作的规范化、制度化和标准化建设，根据《中国神华能源公司公文处理办法》（中国神华办〔2013〕442号）及相关规章制度的有关要求，结合机务段公文运行实际情况，制定本办法。

第二条 本办法适用于机务段及所属的各部门。

第三条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和中国神华能源公司、神朔铁路分公司的保密制度，确保中国神华能源公司以及神朔铁路分公司商业秘密的安全。

第二章 机务段公文定义

第五条 机务段公文，是机务段在经营管理活动中形成的具有特定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党、国家以及集团、分公司的方针政策，发布规章，施行管理措施，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。机务段公文主要包括电子公文和纸质公文。

第六条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第三章 公文处理职责

第七条 办公室是公文处理的管理机构。其公文处理职责包括：

（一）负责上级公司、机务段以及不相隶属单位公文的签收、登记、送批、传阅、保管、归档及有关事宜。

（二）负责对各部门上报神朔铁路分公司的请示、报告等各类公文的核查、签收、评价、分送、办理。

（三）负责机务段对外（内）发文的核稿、流转、编号、印制、用印、发送和归档工作。

（四）负责对机务段所属各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第八条 机务段各部门应加强组织领导，强化公文处理工作队伍建设。机务段的各部门应配备兼职人员负责公文处理工作。

第四章 公文种类

第九条 机务段常用公文种类:

（一）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤销下级单位不适当的决定事项。

（二）通知。适用于发布、传达要求有关单位和部门执行、2 周知的事项，批转、转发公文。

（三）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（四）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级单位的询问。

（五）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（六）批复。适用于答复公司所属部门的请示事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作，询问和答复问题、请求批准和答复审批事项等。

（九）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。第十条 按照发文主体分类，机务段常用公文分为：

（一）机务段公文。发文单位标志为“神朔铁路分公司机务段文件”、“神朔铁路分公司机务段×××××纪要”，或以函的形式发文；办公室统一编号。

（二）其他公文。以相关业务部门为发文主体，无特定发文单位标志，不统一编号；加盖业务部门印章。

（三）阅批。以机务段各业务部门为主体，按照特定的格式，向机务段相关领导请示和报告工作，并由领导对重要事项提出建议及处理意见。

第五章 公文格式

第十一条 机务段公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉及国家秘密的公文应当标注份号。

（二）密级。公文的秘密等级和保密的期限。根据涉密程度，涉及国家秘密的公文分别标注为“绝密”、“机密”、“秘密”。其中，绝密级文件保密期限为30年，机密级文件保密期限为20年，秘密级文件保密期限为10年。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，机务段公文分别标注“特急”、“加急”。

（四）发文单位标志。由机务段全称或者规范化简称加“文件”或“×××纪要”组成，函的形式可以直接使用机务段全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由机务段发文代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

机务段公文的发文字号由办公室统一编排，发文代字根据机构和管理业务变化情况及时调整。

（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。联合上行文，应当标注联合行文单位的签发人姓名。

（七）标题。由机务段名称、事由和文种组成。机务段下行文、各部门上报机务段公文的标题可省略单位名称。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。正文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。公文附件的顺序和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

（十二）成文日期。署会议通过或领导签发的日期。联合行文时，署最后签发领导签发的日期。

（十三）印章。除纪要外，机务段公文均加盖印章，并与署名相符。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位，应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。经办公室统一编号的机务段公文由办公室印发，印发日期为办公室印制日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十二条 公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T9704－2012）国家标准执行。

第十三条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十四条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第十五条 如无特殊要求，各部门所报送机务段的公文一式1份，不得使用复印件或传真件。

第六章 行文规则

第十六条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十七条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级的，应当同时抄送被越过的单位。

第十八条 向上级单位行文，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位或同级单位，不抄送下级单位。

（二）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（三）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

第十九条 向下级部门行文，应当遵循以下原则：

（一）机务段所管各部门根据授权，可以向下级部室、车 6 间、班组行文。

（二）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，机务段责令其纠正或者撤销。

第二十条 必要时可以联合行文，由办公室统一行文。

第七章 公文办理

第二十一条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十二条 收文办理主要程序：

（一）签收。机务段主要通过OA办公系统接收公文，所有主送机务段的公文由办公室负责统一签收，（见附件1）。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（三）初审。办公室对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由机务段办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求；附件是否齐全。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（四）承办。根据来文内容、要求和工作需要，按领导的分工，由机务段段长或分管领导阅批，根据领导批示内容再转有关部门阅办。需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门;主办部门应当遵循首办负责制，认真、及时、公正地牵头进行研究，7 提出意见，并与有关部门协商。公文办理完毕后应结束流程，进行归档。

（五）办理时限。

1．各部门报送的请示事项有明确办理时限的，应至少提前5个工作日在电子公文传输系统中进行流转，并注明公文的紧急程度。特殊情况需紧急办理的，应事先与办公室及相关业务部门及时沟通，个案处理。

2．主办部门对承办的公文一般应在3个工作日内提出处理意见；2个以上部门共同承办的公文，主办部门应在5个工作日内提出处理意见。重要公文处理周期不得超过3个工作日，紧急公文、特急件要按时限要求处理，不得延误、推诿。情况复杂需调查研究的，应向机务段分管领导说明情况，申请延时处理。

（六）传阅。根据机务段领导批示和工作需要，办公室将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得横传、漏传、误传、延误。

（七）催办。办公室和公文的承办部门共同负责催办，及时了解掌握公文的办理进展情况。紧急公文和重要公文应由专人跟踪催办。各部门可通过电子公文系统查询本部门报送公文的办理状态。

第二十三条 发文办理主要程序：

（一）发文主要包括公文的起草、审核、会签、签发等程序，（见附件2）。

（二）起草。公文由各部室、车间文书起草，起草公文要文种正确，格式规范，表述准确，文字精炼，机务段重要公文起草应由段领导主持、指导。

（三）审核。公文发文前由主办部门负责人审核，后交主办部门分管领导复核，无修改意见提交OA办公系统办理发文，（见附件3），制度性公文需制度管理员审核后才能发文。公文提交OA办公系统后，由主办部门负责人再次审核，无误圈阅同意，办公室对提交公文格式、文字按发文要求进行规范审核，经审核不宜发文的公文文稿，办公室应当退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。

（四）会签。机务段公文应进行会签，段领导圈阅同意或其他修改意见，段领导会签完毕后，需作实质性修改的，应当由主办部门结合意见修改并报请段领导复审。

（五）签发。所有段领导圈阅同意后才能签发，机务段段长负责签发行文，除制度、重要通知、决定等下行文，其他公文可由段长直接签发，党工团文件由机务段党委书记负责签发行文。

第二十四条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机务段档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。机务段与其他单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

第八章 公文要求

第二十五条 机务段按照有关保密规定，明确指定兼职工作人员和配备必要的安全保密设施设备。

第二十六条 机务段公文的撤销和废止，由机务段决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第二十七条 不具备归档和保存价值的公文，经档案人员和相关部门进行鉴别，报主管领导批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。

第二十八条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将办理、暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章 附则

第二十九条 本办法由机务段办公室负责解释。

第三十条 本办法自发布之日起施行，原《神朔铁路分公司机务段公文处理办法》神朔 机字〔2014〕84号同时废止。

附件：1．机务段收文流程图 2.机务段发文流程图

3．机务段部室、车间发文流程图

附件

1机务段收文流程图

附件2

机务段发文流程图

附件3 机务段部室、车间发文流程图

第二篇：神朔铁路分公司医疗保险内部统筹业务操作试行办法

神朔铁路分公司医疗保险内部统筹

业务操作办法（试行）

第一章新参保登记

第一条新参加工作、外聘、系统外调入人员办理医疗保险新参保手续，调入人员所在单位需填写新增人员基本情况表，并附有神朔分公司人力资源部人事通知复印件，于每月20日前来社保办办理医疗保险电脑序号分配手续，电脑序号一经确定，不再变更。当月分配电脑序号的新增人员，必须在当月报表中做新增处理。

第二章收缴业务

第二条各单位于每月25日前报送当月的医疗保险报表，报表中增减人员变动及变动人员的缴费基数必须与基本养老保险报表一致。报表中必须三章(单位公章、领导章、经办人章)齐全。

第三条各单位报送的报表中如有清算、转出系统外人员必须在当月报表中附有相关证明材料，否则社保办汇总报表时一律按停缴处理。

第四条各单位对于报表中已做停缴处理的人员，在办理转移或清算手续时，应在报表中做情况说明。

第五条对于神朔分公司内部人员变动，要严格按照人力资源部工资介绍信为依据作报表，调入单位和调出单位要同时做

内部增减变动。

第三章帐户业务

第六条各单位要定期来社保办核对医疗保险数据及参保人员基本信息。对于信息有误的，各单位要出具更改信息书面说明，并加盖公章后上报。经社保办负责人审批后，才能进行信息变更。

第七条各单位医保经办人员于每月20日前报送更改信息明细表。社保办根据各单位报送的更改信息明细表，统一在月末进行信息变更。对于信息如缴费基数等数据项，要统一放在11月末汇总，由单位办理完补交手续后，再进行调整。

第四章补缴业务

第八条对于医保报表中出现漏交、错交需补交及调整人员，分公司各单位待查清欠缴基数及欠缴月份后，统一在年底进行补交或调整。补交或调整时要附有补交表。跨补交需按日加收千分之二的滞纳金，滞纳金由员工所在单位缴纳。

第五章办理入院、转院、出院手续

第九条参保人员患病需住院时，应就近到具备医保资质的医疗机构就诊。入院前必须向公司医保部门电话联系备案,如遇特殊情况的在入院后三日内也必须电话备案，否则不予支付医疗费用。

第十条初诊医院不能诊治的疾病可以办理转院手续。转院时先由初诊医院组织会诊，同意转院后由科主任签发转院诊断-2-

书，并向公司医保部门备案后方可转院。

第十一条患者出院须向就诊医院索取诊断书、处方、住院费用结算单、住院费用清单、治疗处理明细单、复印病历。

第六章门诊费报销与个人帐户清算手续

第十二条职工个人将门诊单据统一收集汇总，报社保办审核人员初审单据后，报医保帐户管理人员进行复核录入微机，打印医药费帐户支付单经支付人员审核记帐、领导审签后，到财务部门办理支出手续。

第十三条个人账户作为继承时，或调动、参军、失业、入学等原因，在转入地区没有开展保险的或个人不愿意接续医疗保险关系的，可凭单位证明（因死亡原因的带死亡证明书）、领取人身份证，由社保办收缴管理人员在单位证明或死亡证明上签字确认其缴费状态后，方可办理个人账户余额支出手续。

第七章医药费报销

第十四条患者住院治疗终结后，应持诊断书、住院费用结算单、处方、住院费用清单、治疗处置明细单、复印的病历及本单位领导审签的单位请假证明到社保办办理医药费报销手续。

第十五条患者报送的各种单据首先由医疗保险审核人员初审后，填制医药费报销审核单，并列出自费项目明细，经医保帐户管理人员进行复核录入微机，打印医药费帐户支付单。打印的医药费帐户支付单经支付人员审核记帐、领导审签后，到财务部门办理支出手续。

第十六条社保办有权对可疑报销单据进行调查，对假报、多报医药费的，视情况处以30%以上1倍以下的罚款，并通报批评。

第八章对帐业务

第十七条每月25日以后，停报药费，进行医保业务对帐工作。由收缴管理人员、支付管理人员分别与财务管理人员进行收缴与支付情况对帐，帐户管理人员根据对帐情况对医保管理系统中的数据进行调整，从而保证医保业务中各个环节的帐帐相符。每月医保业务与财务要将各自的对帐情况表提供给对方并存档。帐户管理人员要出具医疗保险帐户月统计表，报送相关领导并存档。

第九章外购药规定

第十八条住院患者用药应采用所住定点医院的药品为限，因所采用的药品一时缺药确需外购时，需由主治医生出具外购药处方清单，经医院药房负责人审签同意后，方可进行药品外购。

第十章借款规定

第十九条患者住院因家庭困难等原因确需借款的，应由患者本人或家属填写医药费借款单，由患者单位领导签字、社保办审签同意后，方能到财务部门办理借款手续。

第三篇：中国神华神朔铁路分公司物资主数据管理办法概要

中国神华神朔铁路分公司物资主数据管理办法

(试行）

第一章 总 则

第一条 为统一、规范中国神华神朔铁路分公司（以下简称分公司）物资主数据标准，明确物资主数据管理职责及流程，实现物资编码的唯一性和准确性，确保物资主数据质量，依据中国神华能源股份有限公司（以下简称股份公司）物资主数据管理办法，结合公司实际，制定本办法。

第二条 本办法中的物资是指分公司在生产经营所使用的设备、配件、材料及其他辅助性生产资料；物资主数据是指物资的编码及其对应的物资分类、名称及相关属性参数等基本信息。

第三条

分公司物资主数据通过主数据管理系统（MDM）实现物资主数据标准、业务及流程的标准化管理，并与分公司ERP系统及其他相关业务系统集成，主数据管理系统以下简称MDM系统。

第四条

分公司站段或使用部门负责物资主数据的申请、一级审核，物资管理部负责主数据二级审核，统一上报股份公司进行三级审核。

第五条

本办法适用于分公司。

第二章 机构与职责

第六条

物资管理部是物资主数据运维管理的归口部门，主要职责为：

（一）负责分公司物资主数据标准化工作，负责制订分公司物资主数据相关管理办法。

（二）负责分公司物资主数据标准管理，协调解决物资主数据标准及运维管理相关问题。

（三）负责分公司物资主数据标准修订及完善工作。

（四）负责分公司物资标准化体系宣贯及培训工作。

（五）负责物资主数据考核指标的制订，并将考核结果发布。

（六）负责主数据的二级审核工作。

第七条 各相关部门及站段是物资主数据使用部门，主要职责为：

（一）负责物资主数据的提报工作。

（二）负责物资主数据属性特征、物资分类、规范标准、技 2

术参数一级审核工作。

第八条 分公司物资主数据管理运维组织由物资主数据提报人、专业审核人和物资数据管理专岗人员组成，主要职责为：

（一）提报人是指分公司各部门及站段的数据提报人员，负责物资主数据的新增申请；

（二）一级审核人员是指分公司各部门及站段的技术人员，负责从专业技术角度审核新增数据是否符合使用单位的技术要求及标准，属性特征是否准确。

（三）二级审核人员是指分公司物资管理部、科技信心中心审核人员，负责检查新增数据是否重复、归类是否正确及属性值填写是否符合规范标准，经审核无误后，提交股份公司物资主数据运维组三级审核。

（四）物资主数据管理专岗人员负责主数据的全面工作：

1、负责协调解决工作中出现的相关问题；组织起草、修订分公司物资主数据相关管理办法。

2、负责分公司物资主数据标准化体系的宣贯及培训工作、制定物资主数据考核指标，统计汇总分公司考核结果并进行公布。

3、负责赋码新增数据在分公司工厂视图中的维护和扩展工作；组织协调分公司物资主数据运维管理工作。

4、负责汇总及提报物资分类及属性维护申请、物资主数据基本数据修改、停用申请.第三章 物资主数据标准管理及运维流程

第九条

物资主数据标准包括物资分类及属性标准和物资编码标准。

第十条

物资主数据标准的变更必须严格遵守主数据标准管理流程，经审核批准后方可生效。

第十一条

物资主数据标准管理及运维流程涵盖物资主数据从新增、修改到停用的全生命周期管理。包括物资分类及属性维护流程、物资主数据新增流程、物料主数据基本数据修改停用流程。

第十二条

物资分类及属性维护按如下程序进行： 分公司物资主数据管理专岗人员根据实际需求填写物资主数据维护申请单，提交物资分类及属性维护申请，由股份公司物资主数据标准管理岗统一收集汇总并审核。物资主数据维护申请表见附件

1、附件２

第十三条

物资主数据的新增，按照查询、申请、一级审核、二级审核、三级审核和赋码及扩展的程序办理（其中三级审核 4

和赋码程序在股份公司完成）。

（一）物资主数据的查询：

分公司物资主数据用户均可查询本单位和ERP物资主数据库中的数据信息。分公司本单位内不存在的物资主数据，可在ERP系统数据库中查到，然后由物资主数据管理专岗人员扩展到本单位内使用；在ERP系统数据库中查不到的数据，统一在MDM系统中申请。

（二）物资主数据的申请：

新增物资主数据的申请，根据业务要求，严格按照物资分类及属性标准模板要求，在MDM系统中录入物资主数据申请，并提交至本单位一级审核人员进行审核。

（三）一级审核：

一级审核人员对申请数据进行审核，查看新增数据是否符合使用单位的技术要求及标准，物料名称及描述是否与实际物料一致。

（四）二级审核：

1、二级审核人员对一级审核通过的数据进行复核，检查新增数据是否重复、归类是否正确及属性值填写是否符合规范标准，经审核无误后，提交股份公司物资主数据运维组三级审核。

2、复核通过的申请提交至股份公司运维组三级审核员进行 5

审核，审核不通过的驳回到二级审核人员，如二级审核人员确认修改内容，即可修改再次提交，如不确认驳回到申请人修改提交。

3、如三级审核人员将主数据错误驳回，二级审核人员可在主数据管理平台内申请复议。物资主数据新增流程见附件2。

第十四条

一级、二级物资主数据审核人对物资编码申请的审核响应时间不超过24小时；三级审核人员赋码后，主数据申请人员需在60日内发生提报需求计划、采购申请、有订单、有收发数量、有库存数量的其中一项业务，即为使用。

紧急计划用料物资，如抗洪抢险救灾物资及经公司主管领导审批确认后的生产急用物资等，各级审核人员应相互配合，争取在当日内完成审核赋码工作。

第十五条

物资主数据基本数据修改或停用：由物资主数据管理专岗人员根据实际需求填写物资主数据维护申请单，提交物资主数据基本数据修改停用申请，由股份公司专业审核组统一汇总审核。

物资主数据基本数据修改停用流程见附件3。

第四章 监督与考核

第十六条

物资管理部负责对分公司物资主数据运维管理工作进行考核。

第十七条

物资主数据管理考核内容、指标及对象：

（一）物资主数据使用情况：主要考核各部门申请编码的使用情况。考核指标为物资编码使用率。使用率=已使用数量（采购申请+有订单数量+有收发数量+有库存数量）/审核通过数量*100%。

1、公司物资管理部定期对各部门所提物资主数据使用情况进行检查并考核，并将考核结果予以通报。

2、因未按物资主数据标准规范进行申请而影响计划采购业务的，责任主体为新增数据申请人及审核人。

（二）物资主数据及时情况：主要考核编码申请人提交到专业审核人的及时性。考核指标为物资编码审核及时率。

一、二级审核及时率=审核及时次数/审核完成次数*100%。

对申请人及各级审核人没有在规定时间内完成物资主数据的申请、审核，而影响计划采购业务的，责任主体为新增数据申请人及审核人。

（三）物资主数据通过率情况： 主要考核编码提交股份公司运维组三级审核通过后赋码的情况。考核指标为物资编码通过 7

率。通过率=集团审核通过次数/集团审核完成次数*100%。

第五章

附 则

第十八条

本办法由物资管理部负责解释。第十九条

本办法自发布之日起施行。

附件：

1、物资主数据维护申请表

2、物资分类及属性维护流程 ３、物资主数据新增流程

４、物料主数据基本数据修改停用流程

附件1

附件2

附件３

附件４

第四篇：公文处理办法

公文处理办法

第一章 总 则

第一条 为使我公司公文管理工作规范化、科学化，提高公文办理效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》，结合我公司实际，特制定本管理办法。

第二条 公文是传达方针、发布指示，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，下达各项决议决定和交流经验的重要工具。

第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 行政办公室是我公司公文处理的管理部门，负责我公司所有上级来文、上报上级的各类请示报告、下发各类公文、批复下级请示报告等。行政办公室配备专职文秘人员，文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备相关专业知识。

第五条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。各级领导要重视公文处理工作，树立良好的文风，行文必须注重效用，讲究效率和质量，按程序办事，积极推进办公自动化。

第六条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和集团公司有关规定，确保国家和企业秘密。

第二章 公文分类

第七条 按公文内容可分为：

（一）决定，对重要事项或重大行动做出安排；

（二）决议，经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项；

（三）通知，发布规章制度，转发上级、同级和不相隶属部门的公文，批转下级部门的公文，要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项；

（四）通报，表彰先进、批评错误，传达重要情况；

（五）报告，向上级部门汇报工作，反映情况，提出建议；

（六）请示，向上级请求指示、批准；

（七）批复，答复请示事项或对下级布置工作；

（八）会议纪要，传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行；

（九）工作计划，进行年、季、月、周工作安排。

第八条 按公文的发放形式可分为：

（一）红头文件，发布重大决定、决议、通知、通报、请示、报告、会议纪要或工作计划；

（二）便文，发布一般的通知、通报及临时性的工作计划；

（三）其它文件，除红头公文和便文外的公文，如各类简报，临时的通知、通报、会议纪要等。

第九条 按发文系统可分为：

（一）党委工作类

（二）行政工作类

（三）工会工作类

（四）团委工作类

（五）生产管理类

（六）安全管理类

（七）机电管理类

（八）计财管理类

红头文件和便文由党办、行办、工会、团委统一管理，其它文件由各归口管理部门负责管理。

第三章 公文格式

第十条 红头文件和便文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄报机关、抄送机关、印发机关、印发日期、印发份数、校对人等组成，其它文件的组成可以适当简化。

（一）秘密等级，密级的界定和标识执行“晋城煤业集团审定国家秘密和界定密级的规定”（晋煤集保字〔2002〕4号）、“晋城煤业集团企业秘密具体范围的规定”（试行）（晋煤集保字〔2000〕3号）、“晋城煤业集团企业秘密的载体、密级划分、标志、保密期限的规定”（晋煤集保字〔2000〕4号）；

（二）保密期限，对公文密级的时效加以规定的说明；

（三）紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；

（四）发文机关标识，即人们通常所称的“文头”，由发文机关全称或规范化简称加“文件”或“便文”组成；

（五）发文字号，按单位（部门）代字（☆）、年份（××××）、序号（◇）的次序编排，格式如下：

红头文件：胡煤☆字〔××××〕◇◇号

便

文：胡煤便☆字〔××××〕◇◇号

年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应标全称，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

其它文件的发文字号可根据情况自行确定，属于期刊性质的公文的发文字号应相对固定。

（六）签发人，上行文在文件中必须署明签发人，下行文不署签发人；

（七）标题，应当准确简要概括公文主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。转发外来公文时要标明发文机关，不能引用文件字号代替标题内容。会议通过的公文，还应在标题后注明会议名称和通过日期；

（八）主送单位，发文单位要求对公文予以办理或答复的对方单位，也称上款。下级向上级请示或报送的公文，一般只写一个主送单位，如需同时报送另一上级单位，可以用抄报的形式；

（九）正文，公文主体，表明公文目的、内容及所要落实事项；

（十）附件，在正文之后、成文日期之前注明附件名称和序号，附件名称后不加标点符号。编排时，每一个附件应另起一页，“附件X”写在左起顶格位置，当有多个附件且内容较短时，可连续排列；

（十一）成文日期，成文日期以签发人签发日期为准，应用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”；

（十二）印章，加盖公章表明公文生效。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

1.联合行文需加盖两个印章时，主办机关印章在前，两个印章均压成文时间，并且只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm；

2.联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，最后一排如余一个或两个印章，均居中排布，印章之间互不相交或相切；

3.公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决；

（十三）主题词，用几个词明确公文核心内容，词目一般不少于3个，不超过5个；

（十四）抄送，指需要了解公文内容的有关单位或人员，如果抄送的单位在两个以上，对上级单位可以采用抄报的形式。抄送时严禁滥抄、滥送和漏抄、漏报；

（十五）发文单位，也称落款或下款，即公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公室或文秘部门。

第十一条 正文或附件的书写格式可选用章条式、国标式或自由式中的一种，但在同一公文内不能出现两种书写格式。

章条式：第一章 第一条

（一）⒈

⑴

国标式：

11.1

1.1.1

a）

自由式：

一、（一）

⒈

⑴

①

第十二条 公文用纸

（一）红头文件和便文统一采用A4纸型（长297mm、宽210mm），左侧装订。附件和其它公文的纸型根据实际需要确定。

公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm

公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm

版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）

（二）公文用纸统一使用纸张定量为60g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。

第十三条 公文用字及排版规格。

公文标题用2号小标宋体字，红色反线下空2行，可分一行或多行居中排布。正文用3号仿宋体字，一般每页排24行，每行排26个字。版记“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空一字。

第十四条 公文装订要求

公文应左侧装订，不掉页。订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。钉锯与页边缘距离为15±2mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。

第十五条印发机关和印发时间

位于抄送机关之下(无抄送机关时在主题词之下)占一行位置；用3号仿宋字体。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

第十六条版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。首、位两条反线磅数为1.5磅，中间一条反线磅数为0.75磅。

第十七条版记的位置

版记应置于公文最后一页（不能与正文再同一页面上），版记的最后一各要素置于最后一行。

第十八条各部门需要发文时，须按照以上要求格式完成编排工作，送交行政办进行格式审查，确保格式争取后方可发文。

第四章 行文规定

第十九条 行文应当确有必要，注重效用。属于一个系统的事项由本系统自行发文，属于几个系统的共同事项应联合发文。

第二十条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门研讨，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当报请分管公司领导协调，仍不能解决的，可报请总经理上公司研讨会决定。对涉及全公司性的规章制度、工作安排等事关公司井安全发展的重要文件，必须上公司研讨会研讨通过后，方可行文。

第二十一条 公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。

第二十二条“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。“报告”与“请示”属不同文种，“报告”不得夹带请示事项。

第五章 发文办理

第二十三条 发文办理一般包括拟稿、部室核稿、审核、签发、编号、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。红头文件的发放要严格遵守文件发放程序，其他文件可视重要程度简化程序处理，但拟稿、部室核稿、审核、签发、分发、归档不可简化。

第二十四条 发文处理程序：部室（承办人）起草初稿—部室负责人审核—有关部门会签（需要会签的）—经理层签发—行政办统一编号、缮印、盖章、分发—归档。

第二十五条 拟稿，部室（承办人）负责起草初稿，起草时应严格遵守以下规定：

（一）符合党和国家的方针、政策、法律、法规及上级部门和本企业有关规定，如提出新办法或规定，应注明旧办法和规定相对应的公文的处置方法；

（二）公文的内容应全面，情况应具体，观点应明确，表达应规范，条理应清楚，层次应分明，文字应精练，标点应准确，篇幅应简短；

（三）人名、地名、数字、引文应准确。使用简称应先用全称，并注明简称，对众所周知或约定俗成的简称也可以直接引用；引用其它公文应先引标题，后引发文字号；使用日期应写具体的年、月、日；

（四）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字，数字使用必须前后一致；

（五）必须使用国家法定的计量单位。

第二十六条核稿：各单位文件草稿应明确核稿人员，建立核稿责任制度。核稿结束后，由分管副总、业务管理部门及执行单位（部门）对公文的全面性、准确性、合理性、公正性、符合性进行研讨把关，提出改进意见和建议。研讨可采用会议或传阅的方式进行，由原拟文单位（部门）应根据研讨结果对公文做进一步的完善。文件在签发前由行政办公室对文稿格式进行审核，对不符合要求的公文稿，有权提出具体修改意见。部门研讨把关的主要任务是把好五关：

（一）行文关—确定是否需要行文，以何名义行文，凡是可以通过电话等形式解决的问题就不要发文，保持文件的严肃性。

（二）内容关—审查文稿观点是否正确，是否符合实际，提出的办法，措施和要求是否明确具体、切实可行；有无观点错误、界限不满、宽严失度、难以执行；涉及其它部门或单位的问题是否已协商、会签。

（三）政策法规关—审查文稿内容是否符合党和国家的现行方针、政策、法律、法规；与本系统、本单位已经发布，仍在执行的制度、规定有无矛盾，如属制定新的制度、规定、建议，是否经有关部门研究；按照职责权限，应由哪一级批准，是否需要废止现行有关制度、规定等。

（四）文字关—审查文稿结构是否条理清晰、简明扼要、合乎逻辑；用词是否准确、精练，句子是否符合语法；标点符号、数字计量、人名地名、专用术语等是否正确、规范。

（五）格式关—审查拟定的公文标题能否概括文件内容，文种是否恰当，主送机关是否正确，抄送机关有无遗漏或存在溢抄乱送现象，机密程度和缓急程度是否适当等。

第二十七条会签

（一）凡涉及到其它部门业务的公文稿，主办单位应送有关部门负责人会签。

（二）在会签过程中，如意见不一致，主办单位应主动协商，仍不能取得一致意见时，应将各自的意见写明，请有关领导决定。

第二十八条签发：签发的一般原则如下

（一）所有上行公文、下发公文，都必须由经理层签发。

（二）已签发的公文，不准随意改动。

（三）签发时，签发人应工整清楚地写上自己的姓名，不要只写姓或划圈，并应注明日期。签发时用笔墨应符合存档要求。

（四）党委、纪委、工会、共青团发文，此类发文由党委书记签发，或者委托工会主席签发，该发文流程不涉及行政办公室。

第二十九条编写发文卡：文稿经领导人签发后，应填写《发文登记表》，登记时应检查签发手续是否完备，有无秘密等级，发放范围是否明确，主、附件是否齐全。对登记项目要认真填写，字迹要清晰，内容要完整，不能随意漏项。《发文登记表》应包括以下内容：日期、文号、标题、秘密等级、主送单位、主办单位、签发人等。登记后将发文字号及打印份数填在文稿上，送打印室缮印。

第三十条缮印：缮印公文要注意以下问题：

（一）缮印公文要以签发的定稿为依据，不得有任何改动。如却有疑误之处，要与拟稿人取得联系，不可擅自改动。

（二）缮印工作要精细，做到文面整洁、美观、装订合乎要求。

（三）缮印过程要保密，不得让他人随便翻阅文稿和印制的公文。

第三十一条用印：严格按照《胡底煤业印章和签名管理制度》执行，用印做到端正清晰，将印章压盖于公文落款和成文时间的年、月处，做到“骑年盖月”。

第三十二条发文：发文实行签字取文制度，具体程序是：

（一）收发人员收到文件后要及时登记文件名称、文号等有关内容，并立即电话（或其它方式）通知取文单位，取文单位在《发文登记表》签字。

（二）取文单位接到取文通知后，应及时派人领取并在记录上签字，取文人应及时将文件交给本单位负责人，不得拖压和擅自处理文件，注意保密，不得随意传播文件内容。

（三）公文分发完毕后，收发室人员应将《发文登记表》交办公室人员保存。

（四）需要报寄出的公文由行政办公室负责办理。

第三十三归档：发文资料收集归档范围包括：文件正文、文件底稿、文件清样、文稿附件、领导批示、公文签发单、发文登记表、发文明细表等，发文资料的归档收集要做到齐全完整、宁宽勿窄。部门发送。

第三十四条 发文卡片填写要求

（一）主办单位和拟稿人：起草人员签；

（二）核稿：拟文单位（部门）负责人签；

（三）会签：研讨人签（或提供研讨记录）；

（四）复核、签印：归口管理部门负责人签；

（五）签发（批示）：公司领导签。

第六章 收文办理

第三十五条 收文是指我公司收进上级机关、同级机关、下级或不相隶属机关的行文或请示、报告。

收文办理程序如下：发文机关—签收—行政办公室登记填写公文处理卡—行政办主任填写拟办意见—经理层批示意见—按领导批示传阅文件—承办单位办理—公文收集—归档—销毁。

第三十三条我公司所有外来公文、电报、信函等，除封面写明有具体收件单位（人）的封件外，凡写胡底煤业的封件、普通件，统一由行政办公室启封、登记、分发，统一处理。

第三十四条签收：签收公文应认真核对所收文件与文件投递单或取文登记簿上的题目、文号相符；信函文件的收文机关、收件人是否与本单位相符；文件包装是否有破损、开封现象，重点文件应逐页查点，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注意签收具体时间，具体到日、时。对有时间要求的会议通知或其他文件，应依据收到日期与文件要求日期确定急缓。

第三十五条登记：登记文件应将原文字号、来文单位、文件标题或事由、附件、收文时间、编号等在《文件处理卡》和文件登记簿上逐项填写清楚。登记文件标题不能删减，无标题文件应登记内容摘要，对内容概括要准确。登记编号不能出现重复、空号或跳号现象，登记书写清楚、工整。传真电文应先登记在册，后报行政办主任批示处理。

第三十六条拟办：文件登记后，将填写好的公文处理卡与相应的文件装订后，交行政办主任填写拟办意见。

第三十七条上级机关下发指导性质的文件、下级请示的有关紧急、重大的问题或涉及全局性问题的文件以及订报、开会、培训、学习、考察等文件，由总经理阅示；同一个文件中包含两个以上分管领导主管的业务时，由总经理阅示。

第三十八条批办：行政办公室依据拟办意见将文件呈送经理层阅示，经理层在阅读基础上，针对文件提出的问题和要求，明确指定承办部门或承办人，以便传阅。

第三十九条传阅：行政办公室依据领导批办意见将文件依次传阅到领导或各承办部门。为防止文件接收延误，各部门须上报文件接收员，接到通知后，将接收文件上报部门负责人处理，并及时将传阅记录以文本档提交行政办备案。传阅文件时，主要做到以下几点：

（一）分清轻重缓急：如有多份文件，应按文件的急缓和重要性进行排队，将重要的文件或急件放在最上面，并提示领导优先处理。

（二）掌握传阅范围：严格按拟办意见和领导阅示范围传阅，不能任意扩大或缩小传阅范围。

（三）文不横传：文件要通过文秘人员分别送给每个应阅人员，不能由应阅人员自行横传。

（四）认真检查处理：文秘人员应对收回的传阅文件进行检查。（1）检查阅文人是否阅过并标明了阅完时间，是否签名；

（2）检查阅文人有无指示意见和对需要印发的文件有无修改意见；（3）检查传阅件有无缺损，附件是否完整；

（4）检查签署拟办意见和阅办结果是否符合存档要求；（5）检查公文传阅注意时效性，遵循急件急办原则。

第四十条承办：各单位（阅办人）按照指示阅办文件，各单位（阅办人）在领取承办公文复印件时，领取人员应在公文处理卡上签名。承办单位接文后，应当抓紧时间办理并及时答复办理结果，不得延误、推诿。

第四十一条催办：送领导人批示、传阅或者交有关部门办理的公文，行政办要负责催办。对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

第四十二条收集：文件按拟办、阅示范围及要求，传阅完毕后，应及时收回文件处理卡及文件原文，一起存档。如果承办单位需要文件内容，可复印留存，原文应交办公室存档。行政办公室在收回文件后应在存档时间栏内登记清楚。收集存档的文件，按上级来文、下级请示内容分类存放。

第四十三条归档：办理完毕的文件，办公室按规定统一交档案室立卷、存档，未经领导许可，任何人不得随意查阅存档文件及文件办理结果内容。

第四十四条代表我公司外出参加会议带回的文件以及各单位直接收到的上级文件及资料，应及时送交行政办公室进行收文处理，不得私自进行处理和保存。未经行政办公室接收的公文在处理过程中发生误压、漏办、丢失等情况，将追究送、接公文人员的责任。

第四十五条 凡需办理的公文，归口管理部门应提出拟办意见，送有关公司领导批示或交有关部门办理。由两家以上单位（部门）共同办理时，批示中应注明主办单位。需要其它领导传阅时，应先对公文进行复印，送交承办单位，再将原文进行传阅，以保证公文的及时办理。紧急公文，还要提出办理时限。

第四十六条 承办单位应当抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的，应当迅速退回归口管理部门，并说明理由。

第四十七条凡涉及其他部门的问题，主办单位应当主动与有关部门协商解决。

第四十八条 送有关经理层批示或交有关部门办理的公文，归口管理部门要负责催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。重要公文还应及时了解和反馈执行情况。

第七章 公文立卷和销毁

第四十九条 公文办完后，应及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

第五十条 公文立卷，应根据其特征、相互关系和依存价值分类整理，并保证齐全完整，正确反映主要工作情况和从属关系，以便保管、查找和利用。

第五十一条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应当归档的公文。

第五十二条 无存档价值和存查必要的公文，经过鉴别、归口管理部门负责人和有关公司领导批准，可定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，有专人监督，保证不丢失、不漏销。

第五十三条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，不得在文稿装订线外书写。

第八章 公文管理

第五十四条 各单位（部门）应认真做好公文的学习贯彻、落实及管理工作，严格执行一体化管理体系文件控制的各项要求，确保公文管理的质量和效率。

第五十五条 对明确注明废止和有时效性的失效公文，各使用单位（部门）应及时将其撤出使用场所。若需要留存作为参考，要与现行有效的公文进行隔离存放，并明确标识以防误用。对涉及企业机密或其它原因需要回收的公文，由原拟文单位（部门）负责。

第五十六条 保密公文执行“晋城煤业集团保护企业秘密管理暂行规定”（晋煤集保字〔2000〕5号文件）。

第五十七条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

第五十八条 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第九章 附 则

第五十九条 各部门严格按照本办法开展公文处理工作，由各归口管理部门补充制定本部门公文处理办法。

第六十条 本办法其它未尽事项，由行政办公室继续修正完善。第六十一条本办法自下发之日起执行，最终解释权归行政办公室。

第五篇：公文处理办法

第一章总则

第一条为认真贯彻实施《国家行政机关公文处理办法》，使我局的机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高公文处理工作的效率和公文质量，结合我局的实际情况，特制定本办法。第二条长垣河务局机关行政公文是我局行使黄河水行政管理职能过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，施行行政性措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。

第三条局办公室是全局公文处理的管理机构，主管本机关的公文处理工作。

第四条局属各部门，应当设立专职人员负责公文处理工作。努力学习党和国家的方针政策，学习治黄业务知识及相关的专业知识。

第五条公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第六条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

第七条在公文处理工作中，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。

第八条各部门的负责人应当高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法并加强对本机关公文处理工作的领导和检查。

第二章公文种类

第九条新乡河务局常用的机关公文种类主要包括：

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免人员。

（二）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（三）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问，汇报交办事项的结果等。

（四）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

原创网站wenmi114.com

（五）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（六）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（七）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章公文格式

第十条公文一般由发文机关标识、秘密等级和保密期限、缓急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文日期、主题词、抄送单位、附注、印发机关和印发时间等部分组成。

（一）发文机关应当写全称或规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。

（二）涉及国家秘密的公文应当按照《水利工作中国家秘密及其密级具体范围的规定》（水办〔2000〕649号）标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数、序号。

（三）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”，并以书面形式说明原因及时限要求；紧急电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（四）发文字号，包括发文单位代字、年份、序号。联合行文只标注主办机关发文字号。答复有关人大、政协建议、提案的文件，发文字号由办公室按有关规定办理。

局机关发文代字分别为“长黄”、“长黄组”，以行文先后顺序编号，如：“长黄〔2006〕3号”，其中，“长黄”代表“长垣河务局”，“〔2006〕3号”为2006年第3号文件。

凡使用“长黄”作为发文代字的文件，须有领导授权或委托后方能使用（其底稿交办公室保管），“

（五）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由发文机关、主要内容、公文种类构成。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（六）公文如有附件，应当在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。附件名称后不用标点符号。注明的附件和实际所附的文件、材料名称完全一致。

（七）公文除“会议纪要”外，应当加盖印章。印章要压在发文日期上，务必使印章与正文同处一页，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（八）成文时间，以签发人签发的日期为准。

（九）公文一律按要求标注规范的主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。

（十）上报的公文要在首页注明签发人，发文字号与签发人姓名分列红色反线之上的左右两侧，发文字号左空一字，签发人姓名右空一字。

（十一）“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话，如向系统内上级机关报送请示，只需标明内线电话即可；向地方部门报送请示，则需标注公网电话。

（十二）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

第十一条公文用字。文字从左至右横写横排，文中如有小标题，可用3号小标宋体字或黑体字，密级、紧急程度和“主题词”用3号黑体字，签发人的姓名用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，主题词的词目用3号小标宋体字，除此之外，公文的其他部分均使用3号仿宋体字。

第十二条公文用纸一般采用国际标准a4型（210mm某297mm），一般每面排22行，每行28个字，左侧装订。底稿用纸亦要采用a4型纸。

第四章行文规则

第十三条行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。

第十四条单位一般不得越级行文，应逐级上报或下达，因特殊情况必须越级行文时，应当抄送被越过的上级单位。

第十五条“请示”应当一文一事，明确提出请示的内容；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送其下级机关。

报告是阅件，不得夹带请示事项。

第十六条除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条普发性公文，应写为“机关各部门、局直各机构”向各部门发文。

第五章发文办理

第十八条发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、呈签、签发、校对、缮印、用印、登记、分发、立卷、归档等程序。

第十九条凡涉及其他部门的问题，主办部门应当主动与有关部门协商、会签。上报的公文，如有关方面意见不一致，应当如实反映。

第二十条草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行，并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，条理清楚，直述不曲，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。

（三）机关各部门必须使用局统一印制的发文处理纸，并按要求在发文处理纸上填写标题、发文代字、主送单位、抄送单位、份数、拟稿单位、拟稿人、日期、附件名称、主题词等。根据实际需要，标注文件的密级和紧急程度。如属“请示”，应将联系人和联系电话标注在发文处理纸上。

凡发文处理纸上已写明的内容，如发文字号、标题、日期、附件等，均不要在底稿上出现。

底稿页面设置应符合《国家机关公文格式》的要求，即上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。

（四）人名、地名、数字、引文述语要准确，做到前后一致。引用公文应当先引制发机关和标题，后引发文字号（并加上圆括号）。日期应当写明具体的年、月、日，严禁用“05年”代替“2005年”等类似现象的发生。

（五）结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。规范化简称因为已经约定俗成，不必注明。

（八）主送和抄送单位名称要规范；全称、简称要准确，在同一文件中繁简应一致，隶属关系和层次要分明；标点要准确，同一性质和级别的单位之间用顿号，其他用逗号或分号。

机构名称规范：“水利部黄河水利委员会”规范简称为“黄委”，“黄河水利委员会河南黄河河务局”规范简称为“河南河务局”，“河南黄河河务局新乡黄河河务局”规范简称为“新乡河务局”，“新乡黄河河务局长垣黄河河务局”规范简称为“长垣河务局”，严禁使用“省局”、“市局”、“县局”的说法。

（九）供领导审签发文的阅件要齐全，如，复文一般应有对方来文和与文件有关的其他资料。随文印发的附件，要用全称写在附件栏内，两个以上附件要分列序号。附件必须符合《国家机关公文格式》的要求，不得擅自装订成册，封皮及内容应为普通a4复印纸，不允许使用硬纸。

第二十一条签发文件

向上级的重要请示、报告和向下级单位部署全局性工作及其他重要文件，由主管领导审定，局长签发；局长外出时，由主持工作的副局长签发。其他文件由主管领导签发。如单位一把手担任非常设机构的主要负责人，相关业务的文件则须由一把手签发，主管领导审稿后在“会签”栏填写意见。

单位负责人签发文件要认真负责，严格把关，签署自己的意见、姓名和时间。

文稿一经签发一般不再改动。发现个别误差，由办公室负责订正。如需改变原意，须重新请示原签发领导。

第二十二条公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

第二十三条草拟、修改和签发公文，用笔用墨必须符合存档要求（不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔）。

第二十四条不得在文稿装订线外书写。领导批示文字和其他签署意见的文字不得越过装订线。主办人员应主动协助办理。

第二十五条发文程序

（一）公文送领导签发之前，由办公室进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否需要与有关部门协商或会签，文字表述，文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

（二）发文程序：

主办部门承办人拟稿→部门负责人核稿→办公室主任审核→局领导签发→办公室秘书核稿→打字室缮印（拟稿部门校稿）→办公室盖印→封发。每个环节都要由经手人签字（电子公文运转程序与此相同）。

（三）各部门必须按此程序办理公文，不得直接将文件初稿送局领导签发，严禁文件倒流。

（四）各部门送给局领导的书面报告、请示、文件、资料等，应由办公室统一传递，各部门不得随意自行送给局领导。

（五）缮印文件由文印人员按急缓程度办理，其他人员不得自行要求打印或复印。严格控制文件印制数量，避免浪费。

（六）校对文件要认真、负责、全面，若因校对原因导致文件出现错误，应当追究校对人的责任。

（七）公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当按程序复审。

（八）公文用印要严格按照审批权限规定，发现手续不完备或不符合办文要求的应与办文部门商量补办或重办，否则不予用印。印鉴管理人员要对公文格式内容进行核对，发现错误要及时返回文印室更正。用印要端正、清晰，按签发数量用印，不得多盖。

（九）分发前，分发人员要对公文作最后检查，确认无误后再分发。

第二十六条绝密件和注明不准复制的其他密件，未经制发单位批准，不得擅自复制。

第二十七条传递秘密公文，必须采取保密措施，确保安全，利用计算机、传真机、电子邮件等传输秘密公文，必须采用加密装置。绝密级公文不得利用计算机、传真机、电子邮件传输。

第二十八条内部明电、便函、会议纪要由办公室文印部门统一编号，各部门不得擅自编号，底稿交办公室管理、归档。

第二十九条局属单位上报局的公文一律一式7份。

第六章收文办理

第三十条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第三十一条需要办理的公文，由办公室根据内容和性质及时提出拟办意见送领导人批示，或者交有关部门办理。

第三十二条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回办公室并说明理由。

第三十三条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批时间，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第三十四条送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室收文管理人员要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

凡各类会议发放的、需要由我局执行、办理的文件，在会议结束后，与会人员要及时送交办公室签收、运转，不得私自存放，以免漏办。

第七章公文归档

第三十五条公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。

第三十六条公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

第三十七条案卷定期向档案部门移交，个人不得保存

第八章公文管理

第三十八条公文由办公室专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

第三十九条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关的证明章。

第四十条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第四十一条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和相关业务部门负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文及涉密资料应当到指定场所由二人以上监销，并做好登记，保证不丢失、不漏销。

第四十二条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第四十三条行政法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。外事方面的公文，按照外交部的有关规定处理。

第四十四条公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十五条本办法由局办公室负责解释。

第四十六条本办法自发布之日起施行，其他有关机关公文处理的规定，凡与本办法不一致的，以本办法为准。