协同办公

第一篇：协同办公

第1章 协同办公

1.1 建设目标和任务

1.1.1 建设目标

根据全面推行河长制工作协同办公的特点和要求，利用当前先进的信息化技术建设协同办公系统，通过协同办公系统的建设为全面推行河长制协同办公日常工作的信息化、自动化，移动化管理提供科学、便捷的信息化技术手段。

建立一套适用的协同办公平台来解决公文流转、公文的管理，利用信息化技术来解决办文和办会的问题，形成工作及决策管理的知识库，对行政类事务及车辆、资产、工会工作等采用信息化手段进行管理，提升工作效率和管理水平；随着信息化时代的到来，要与各个行政部门及县市区进行快速的信息传递和管理，后期，将围绕所有行政部门，建立覆盖全省的综合协同办公平台是大势所趋。

1.1.2 建设任务

协同办公系统应达到办公管理的电子化、流程化、规范化，实现提高管理效率，消除信息孤岛，整合信息资源，提升工作效率，节省办公费用以及移动办公的目的。

该方案不仅要求计算机软、硬件是先进和成熟的，符合当今网络发展趋势，在一定时期内技术先进，更重要的是方案应能满足应用需求，切实解决机关单位各部门的信息化办公问题，具有实用价值。根据对实际情况和需求的深入调研，并结合国内外信息管理系统的发展趋势，我们将协同办公系统的设计目标总结为以下几点：

1.1.2.1 统一信息门户、整合信息资源

通过协同办公系统整合分散的各类应用系统，建立面向不同用户的个性化信息门户。实现用户的整合、数据的整合以及应用的整合。系统建成完毕后，用户的内部各办公系统和业务处理系统，彼此能互联互通，屏蔽掉“信息孤岛”和“数字鸿沟”。用户通过一个统一的内部门户入口，即可根据自身权限调用视频会议、电子邮件、财务数据等各种内部资源，无需考虑资源的出处和底层的管理。

1.1.2.2 搭建组织知识共享管理系统

借助这个系统，能够为各职能部门提供优势显然的办公系统集成功能，利用各部门的业务数据，将知识共享/知识管理与发布同各处室的办公流程相结合，并集成到办公协作与知识管理系统中，不仅可以节省大量开支，更重要的是能够产生巨大的价值，实现对办公流程中无序的知识进行系统化管理，实现知识共享和再利用，从而提高办公水平和效率。

在这个系统环境中，知识的高度共享能确保机关所有办公人员在协作办公中的每一个环节都能够便捷地获得所需要的相关知识，借助知识的力量，提升办公人员的创造能力，从而大大提高组织机构的整体创新和应变能力。使知识管理与业务协作系统能够紧密地把信息处理、业务流程和知识管理融合于一体，实现从“工作流应用系统”到更高级的“决策智能系统”——即知识管理与业务协作系统的革命性转变。

1.1.2.3 工作流程化，管理规范化

通过协同办公系统对信息流程的约束，有效进行过程管理，实现管理思想与操作规范有机结合。也就是利用信息技术优化各项业务处理模式，实现各项工作的受理、审批、阅办、报结、存档、督办、查阅等全过程计算机处理，提高办事效率。同时为网上办公积极创造条件，逐步实现从目前手写操作到计算机全程操作的过渡，从有纸运转办公到无纸化办公的转变，从进门办公到网络传输办公模式的进化。

1.2 系统总体设计

1.2.1 协同管理理念

1.2.1.1 协同的概念

协同的本质就是打破资源（人、财、物、信息、流程等）之间的各种壁垒和

边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成共同的目标。

1.2.1.2 协同管理思想

“信息网状思想”：建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，无论信息的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理；同时协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的“网状”关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点，极大的方便获取完整的、真实的信息。

“业务关联思想”：提供对各个业务环节进行整合的方案，使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求，但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新，使得用户无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。

“随需而应思想”：将单位的“人”、“信息”和“流程”进行充分的整合。在协同办公系统中，这些资源可以实现各种关联，当用户由于某个目的触发一个应用的时候，相关的资源可以随之被调动并被自动加入统一管理和协同工作的环境中，从而进行紧密的协调和运作。

总结而言，在协同管理平台中，用户可以更有效的对各种分散存在或被分隔的资源进行整合，并让它们在统一管理和调配下进行优化，从而发挥这些资源最大的价值。

1.2.2 系统设计思想

协同管理应用平台主要采用以人为核心，工作流程为血脉的设计理念，体现为齿轮联动模型、协同矩阵模型和1248协同管控体系。通过这样的设计思想，将各种信息和应用紧密集成在一起，并实现彼此之间的融会贯通和统一管理。

1.2.2.1 以人为核心

以组织人员为核心，构建整个系统的权限架构体系，基于整体的组织权限架

构，构建整体的应用，通过流程作为血脉带动所有应用的运转，从而为不同角色用户提供协同管理的应用。

1.2.2.2 齿轮联动模型

齿轮联动模型的主要功能是为提升系统各个功能模块的绞合作用。当启动某一个模块的时候，其他的关联模块便可以随之启动，并一起协同工作，产生强大的齿轮联动效用，大大加强单一模块的功能，达成协同的功效。

齿轮联动模型提供对各个业务环节进行整合的方案，使得用户可以通过统一的协同平台面向整个业务过程来进行管理。

1.2.2.3 协同矩阵模型

协同矩阵模型提供了企业信息网状管理的解决方案。在系统中，如果用户找到一个信息点，与这个信息点相关联的所有信息都被找到。例如：找到一位系统内的用户，那么与该用户相关联的文档、流程等所有相关的信息像一张网，可以通过个人资料这个信息节点被迅速的提取出来。

1.2.2.4 1248协同管控体系

1248协同管控体系是指一个闭环、两个基本点、四大要素及八大应用平台，即实现从目标、执行、核查、绩效目标调整的一个闭环管控，以“管事”和“理人”二者为主线的模式指引用户有效办公，结合制度执行、互动沟通、知识体系及门户推送的四个要素，建立统一的“信息发布、门户应用、流程管理、知识管理、事务处理、通讯整合、智能报表、异构整合”平台。

1.2.3 系统整体架构

系统整体架构分为前端用户中心及后端引擎应用中心，前端应用是指PC应用及移动应用，而后端主要由各个引擎组成。前后端面向用户，面向终端的前端应用适配，完全引擎化和平台化的后端设计，满足用户不断变化的需求。

协同管理应用平台由四大主要模块组成，分别是信息门户、工作流程管理、知识文档管理、人力资源管理。

 信息门户：以用户关注和数据整合为对象，及时聚合推送用户所需要的信息，建立统一工作中心。

 工作流程管理：电子化工作流程，打通业务运作各个环节，提升工作效率。

 知识文档管理：搭建内部知识库，为知识的积累，共享和创新提供一个平台。

 人力资源管理：有效组织和管理系统用户，以及他们的工作。除了这四大模块以外，协同办公系统还提供了其他协同应用模块。 执行力管理：构建以目标为核心的工作执行体系，提高整体执行力。 会议管理：构建高效、协同的会议管理体系。 日程管理：更高效的调整个人工作安排。 邮件管理：实现内外部邮件统一收发。

 车辆管理：实现企业车辆信息及用车申请的统一管理。

 社交化管理：构建以“人”为中心的社交化平台。

协同办公系统提供给不同的访问群体不同的门户。门户集成了企业内、外部的信息，使员工、客户和合作伙伴能够从单一的WEB渠道访问其所需的信息，进行个性化的应用。

1.2.4 系统功能结构

协同办公系统协同管理平台涵盖办公门户、公文管理、公文流程、公文传输、河长信箱、工作中心、日程管理、文档管理、邮件系统及共享空间等功能，它以工作流引擎为底层服务，以通讯沟通平台为交流手段，以门户自定义平台为信息推送显示平台，为用户提供集成的协同工作环境。

1.2.5 数据交换设计

由于系统存在多个子系统，因此需要进行数据的共享与交换。实现的主要方式是webservice。

1.2.5.1 与RTX集成

系统通过专门的rtx集成服务实现了与RTX的集成。包括组织机构的同步，待办等消息提醒等。

1.2.5.2 与档案系统集成

系统开发专门的数据交换程序，利用系统提供的webservie服务，将需要归档的信息以及文件获取到，并传送到档案系统的中间数据库中。

1.2.5.3 与公文传输系统集成

公文传输系统提供了一套完整的成熟的webservice服务，供外部系统调用实现数据的共享与集成。我们只需调用服务即可，同时获取流程方面的信息也可以通过调用其提供的流程和文档的webservice服务来实现。

1.3 详细功能设计

1.3.1 流程引擎设计

1.3.1.1 总体设计

通过流程管理解决方案，总体可实现：

1.帮助建立标准化的工作流程体系：提炼日常工作过程的规律，建立通用可行的流程管控机制；

2.降低培训成本，明确审批权限：通过流程引导内部沟通路径，让文本管理制度图形化；

3.丰富的数据支持流程审批：协同、立体、全面的数据信息表帮助决策者

快速审批；

4.帮助内部流程管理优化：通过流程效率分析，提供数据帮助适时优化内部流程；

5.提供流程数据报表决策：自定义的流程和数据报表，快速呈现数据统计； 6.灵活的工作流程配置：从字段、表单到流程路径的全面开放，方便日常流程的变更和快速调整。

1.3.1.2 技术实现

从工作流程管理应用对应的技术实现上，其技术总体架构如下：

>流程配置业务规则定义Webservice外部调用接口（SOA）字段定义>配置库流程导出流程导入WFMC规范定义工作流模块表单定义>流程运行流程定义协同引擎Webservice外部返回接口（SOA）流程运行流程监控>业务模块项目管理财务管理知识文档管理人力资源客户管理>管理驾驶舱表单报表Birt报表>外部系统标准数据接口……

工作流的配置&应用遵循国际WFMC的标准：  工作流分类：根据单位的需求分类流程；  工作流基础配置：设定对应相应的表单卡片；

 工作流节点管理：对流程节点操作人自定义,并对节点数无限制；  工作流节点操作权限：可按照不同规则设定节点操作者,并支持不同节点操作人设置不同布局；

 节点权限重构：在设定新节点操作权限后,可重构对历史数据的管理权限；

 工作流节点表单管理：支持不同节点设置不同布局，支持直接修改已有

操作人权限；

 工作流出口管理：流程出口自定义,可设置自行出口条件路由；  流程会签审批：支持流程单个节点的人员会签或非会签或依此逐个审批处理流程；

 流程并行处理：可满足对流程使用并行操作,可设置同步聚合、异或聚合；

 流程分叉处理：可设置流程分叉后单独流转；

 流程合并处理：可设置流程并行处理后再汇总合并流转；

 流程触发关系：可设置流程在某个节点自动触发生成另外一个流程；  流程退回：可设定退回至任意已经过节点,也可默认指定退回节点；  流程抄送/知会：可设定流程抄送/知会对象,或用户在审批处理时自行添加审批人/知会人；

 流程赋权：可设定对文档的权限分配；

 流程触发修改卡片数据：可设定通过数据接口修改卡片字段数据，也可设定通过流程操作设置修改卡片字段数据。

 流程跨表数据抓取：可设定自动抓取其他流程表中的数据或报表中的数据,展现在本流程中；

 流程表中字段数据自动赋值：可设定规则自动计算出字段的默认值或计算值；

 流程数据接口预留：可自行定义流程节点对异构系统的接口对应；  流程审批处理菜单定义：可自行定义流程审批或提交时的按钮菜单名称；  工作流共享监控：可设定专人对该类流程进行监控查看,监控权包括查看,删除,永久删除；

 工作流程图设置：图形化显示流程的走向和流程的操作者；  关联特定类型文档：可设定本流程所对应可关联的文档类型；  流程使用权限：可满足不同部门不同人员对流程的使用权限；  流程提醒：可设置流程到达邮件提醒、短信提醒,并可设定指定流程提醒内容；

 流程超时处理：可设定超时周期或指定时间,并设定超时后的操作类型；

 流程新建提醒：可设置周期范围内自动生成待办流程,提醒申请人提交；  流程搜索：可查询所有有权限查看流程数据；  批处理流程：批量新建、提交、修改工作流；  流程代理：可支持设定流程代理人；

 流程打印：可由用户自行定义打印的数据和格式；

 自由定义审批人：可满足自由流程,由用户选择审批人/会签人/知会人。1.工作流的分级管理

根据单位的需求来分解流程管理权限，对流程管理的权限进行下发和收回，让不同部门对流程进行分级自主管理。

2.表单定制工具

表单定制工具要求是一个图形化的应用软件，可以开发出动态页面应用，其结果可保存为XML并具有数据库访问能力，只要经过简单培训的工作人员都可以自己动手制作表单。

表单定制工具要求以图形化界面方式实现表单的定制和编辑，支持多种业务文档类型，能够对各种表单元素进行处理，同时要求表单的定制与组织架构无缝结合，在表单定制操作上要求具有较强的可用性和便利性。

表单的定义将分开三个部分构件 1.表单的样式

在工作流设置功能中可以定义自身的流程表单样式。而且不需要任何的代码编写。如下图示：

后台能够灵活控制数据输入的格式和表单样式；前台能够按照设计的样式进行展现。

2.表单内容的自定义

提供了庞大的字段库（字段库可以根据需求来定义），完全可以满足定义要求。

3.对表单本身的安全控制

系统将安全控制到了字段一级，所有的表单权限可以定义到表单一级，在不同的审批接点上表单展现的内容都是不一样的。可控制流程任何节点对表单字段的控制，如下图示：

 图形化工作流

请求流转的过程中，可以利用图形化工具快速获取请求流转的情况。包括当

前所在节点、节点操作者、所流经的路由和即将流经的路由。

图形化的编辑和拖拽：所见即所得，如下：

 串并行审批、条件路由判断以及混合审批

支持串行审批：所谓的串行审批就是一个节点一个阶段的处理。

并行审批（单人通过模式）：就是在流转到某个节点前需要流程在几个部门或者机构之间并行流转，互不影响相互的流转情况，当并行的某一个分支已经完成流转才能正常到达下一节点，同时每个分支共享同样的流程表单数据，但是对表单数据拥有独立的操作权限。

这个可以通过系统中的从菜单“流程引擎”“路径设置”“流转设置”“节点信息”“编辑”进入设置节点分叉合并属性界面。

在编辑节点信息页面新增“节点属性”元素，在这种情况下流程出口设置了分叉属性的节点就可以设置两个多个相同条件或者是无条件的出口。

并行处理后的意见显示：

当流程分叉开始时，流程有几条分支就会生成几组不同的意见组，每条分支使用一个意见组，操作者会感觉到每条分支就是一个完整的小流程。

条件审批：支持按条件进行不同的流转，根据条件进入事务处理分支流程；在流程节点设置中,根据用户的岗位、角色、表单中的字段等作为判断条件，判断下一步的分支。在流程出口设置中，可根据表单中的字段作为下一步的判断条件，表单中的任何一个字段都可以为判断条件，多条件可组合。

混合审批；混合审批的意义有很多，一个组织机构间的混合审批；例如，流程的发起以及审核在某个处室完成，在会签的时候需要涉及到其他处室的时候，需要其他处室的人员进行处理。另外一层意思就是在流程审批过程中包含了条件审批、并行处理等情况。

否决处理；在流程的处理过程中，用户可选择退回，用户可在流程的出口设置中设置退回的节点或者人员。

 支持表单字段联动 需求理解：

在流程起草或者处理的时候，某一个字段的数据可能直接影响到其他数据的属性以及是否表现或者必填，这样做的目的是避免整个表单过于庞大复杂，失去表单的导向型作用。

实现方案：

对于某些相互关联的字段之间设置对应的关联关系，如在河长发文流程中，拟稿环节表单中的“拟稿下一环节”选择初审，则表单自动将“初审人”设置必填，“分管领导”变为只读。

 流程模板自定义设置中，处理人员可选择通用岗位，也可以抄送给群组 需求理解：

在流程起草或者处理的时候，需要按照某一个岗位或者某一个群组来处理。而不是单纯的只发送给某一个人处理，这样做的目的是为了避免人员的离职带来的问题。同时也是为了流程的需要，在同一个单位中，有很多人的岗位是一样的，很多的事情也只是需要这个岗位的人确认就可以，不一定要具体某一个人处理。

实现方案：

首先，关键的是对于岗位的设置，在人力资源的组织结构中，建立对应的岗位，以及在通过系统设置建立好对应的角色设置。

另外除了流程的定义的角色组织外，还可以根据安全级别来作为一个群来区分。安全级别的最大作用弥补了岗位、角色的中的某些不足。尤其是当你需要在已经选择的角色与岗位的组的前提下再进行区分。

 每个节点可以通过设置权限，允许本节点的处理人员查看整个流程 需求理解：

在当前的办理人员，可以设置是否可以查看当前办理流程的所有的信息，包括了其他人员的办理意见，整个表单的所有信息。这个主要是避免某些关键信息的泄漏问题。因此，不管这个流程在办理结束之后，还是在办理的时候，都可以设定查看权限。

实现方案：

流程的流转表单采用html模式设置，可以只将此环节处理人员允许查看的字段、流转意见等信息设计在表单编辑器上。

 具有相关权限的人员可将文件退回到起草人或者任意一个节点 需求理解：

在流程处理中的退回有多种情况，不是按照常规的定义方式将流程直接退回至下一个节点或者最终节点，而是多级退回或者退回至任意一个节点。

具有相关权限的人员可将文件退回到起草人或者任意一个已处理过的节点。可以按流程节点或者人员角色动态配置是逐级退回还是多级退回； 实现方案：

在流程设计时，专门开辟退回设置的区域，包括是否允许流程退回到任意节点、是否开启退回提醒、退回到创建环节是否允许删除流程等。

1.3.2 门户及菜单设计

系统门户可以建立多个，根据用户所属部门和角色的不同，可以拥有一个或者多个门户。根据实际需要，建设了3套门户：河长门户、河长制工作人员门户和公众门户，但系统的登陆页是统一的。

1.3.2.1 界面设计

1.3.2.1.1 登陆页

1.3.2.1.2 河长门户首页

1.3.2.1.3 河长制工作人员门户首页

1.3.2.1.1 公众门户首页

1.3.2.2 门户管理技术实现

信息门户将是一个综合的门户，它是Web应用程序的简单统一的访问点，此外它还需要提供许多有价值的附加功能，例如安全性、搜索、单点登录、文件管理，web内容发布、个性化，协作服务，应用集成，移动设备支持和站点分析和工作流等。

从技术层面上可以将信息门户分为四个主要的层次，一是门户表现层、二是应用数据层、三是业务逻辑层、四是应用技术支撑层。

门户系统是本系统基础和最为关键的内容，根据当前的技术环境，设计项目的整体架构，包括设备、各子系统/模块的物理部署，系统软件、各子系统/模块的逻辑部署，各子系统的逻辑关系。架构上要满足几个层次：门户展现层、事务支持层、应用技术支撑层。展现层中的内容维护利用事务支持层中提供的组件，今后其他系统的展现，只需要在事务支持层部署相应的组件，进行权限设置后，就可以在展现层中体现。

门户系统的逻辑架构图

信息门户管理平台具有以下特性：

1.门户管理平台无论从界面菜单还是展示内容方面都支持无代码的个性化定义；

2.门户管理平台的内容由基于JSR168和JSR286B标准开发的portlet组合构成；

3.门户管理平台具备良好的权限体系设计。

从整体上来说维护权限和使用权限完全分离，保证系统维护人员能够在合理的权限范围内行使自己的维护职责；无论是维护权限还是使用权限都可以通过组织、角色、人员多角度进行授予。

从维护权限来看每个门户需要有独立的维护权限，不同的门户可以交由不同的人员进行维护，并且门户中不同的portlet也可以由不同人员进行维护，以保证每个单元模块都由相应的负责人维护，一来减轻系统管理员的负担，二来也保证了展示内容的准确性。

从使用权限来看每个门户都有独立的共享权限，不同的门户可以设置不同的查看范围，并且门户中的不同的portlet也可以有不同的人员进行查看，同一个portlet中不同组织角色的人员看到的内容也是不一样的

 Ldap及AD认证

支持AD统一认证；根据用户角色、权限、分工、工作特点不同而有不同内容，展现用户的个性化工作界面，把个人可以执行的功能，以及需要的办理事宜

呈现，通过点击自动进入各自需要办理的工作流程或过程中

根据管理需求和现状，AD统一认证的具体实现如下：现有业务系统和一些部门级的应用系统，每一个应用系统的基础是组织结构，因此，如果系统中新建的一个员工或者离职、调动一个员工需要在每一个系统中进行设置。因此，用户希望由一个专门的组织结构管理的工具，只要这个组织结构一变，所有的应用系统都可以发生变化。因此，这个需求就产生了LDAP的软件。

LADP的解

释

：

LDAP

是

轻

量

级

目录

服

务(LightweightDirectoryAccessProtocol的简称)。他的最大目的建立一个统一的地址本，或者是单位组织结构体系，他可以方便为其他的系统所调用，其中包括了人员基本信息、岗位信息、邮件系统等。

在协同管理的组织结构设计中完全按照X500的标准设计，因此，系统中的用户配置文件，使用wms.xml文件定义来进行用户属性文件的配置。

在用户管理中，用户管理可以增加对其他应用基于功能的授权定义，对不同的应用及功能模块，既可通过采用WebService的技术方式，由其他系统调用管理，即达到用户数据统一存放、集中加分散管理；

在系统中的人力资源管理中，通过后台的webservice的接口，方便的可以与LDAP服务器之间实现组织结构信息的同步。

 单点登录论证

通过单点登录对其他系统进行用户登录论证。只要一次登录协同办公平台，其它系统不需重复登录。通过各个系统与协同管理平台的绑定，实现了各个异构系统与协同管理平台集成一个界面，用户感受不到不同系统之间的切换。

 门户的个性化设置

根据有针对性的管理需求和现状，通过门户的设置功能，可以根据不同的组织建立不同的登陆页面以及首页样式、和门户频道: 1）登录界面的个性化---不仅仅是个登录界面还是还可以作为单位内部网站。2）门户模板的个性化。

3）对左侧功能菜单区域的个性化。 门户权限控制设置

可以为每个门户设置相应的权限：每个门户的共享范围都能够按照组织岗位权限进行设定，每个门户中的信息都要按照组织岗位角色权限的不同进行区分，即：不同的人可以看到不同的门户，同一个门户不同的人可以看到不同的内容。

每个人对自己的界面内容同样可以进行个性化定义：

在系统管理者为不同组织角色人员设置好工作台之后，根据不同的角色需要可以针对工作台设置三个层级的权限：

完全固定模式：系统管理者为各组织角色用户设置好固定的元素内容之后相关人员不能对其进行任何的修改和定义，能够显示的内容和样式根据系统权限决定，如图示：将门户锁定

1.3.2.3 系统菜单设计

根据实际需要，系统菜单与角色和权限绑定，菜单根据权限选择性显示。系统菜单中的子系统，如公文传输、档案系统等通过单点登录来进行免登陆使用。

门户发起流程待办事宜已办事宜工作中心流程督办查询流程流程监控委托代理新建文档我的文档文档中心查询文档文档目录我的日程所有日程日程管理日程共享协同办公系统日程管理厅领导日程安排查询日程厅长信箱信件信件查询信件统计信访登记信访信访查询信访统计信件信访邮件系统公文传输系统档案系统下载专区规章制度流程报表报表中心短信报表

1.3.3 公文管理设计

公文管理主要实现收文、发文、签报、请示、通知、任免等公文的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便各级领导及时掌握本部门工作人员的工作情况。公文信息流转的处理范围完全涵盖国家现有13种日常公文类型，包括如命令、决定、通知、通报、批复、会议纪要、议案、请示、报告、公告、通告、公报、函等等。公文管理具体工作流程可以由系统管理员在无须改动程序的情况下进行灵活定义，实现机关员工收发文处理工作流自动化，过程计算机化，提高办公效率。

1.3.3.1 公文管理特点

本次项目，将以应用支撑平台的工作流引擎为核心，以协同办公系统构建公文管理解决方案。

公文管理的主要特点是：

 系统提供图形化的公文流程自定义功能：用户可以根据实际需要制定出所需的公文流程，而且当实际情况发生变化时可以由管理员随时进行更改。

 系统提供公文流程的实时监控及统计：管理员可以通过管理工具查看公文流转过程中的状况，还可以统计出个人或部门的文件办案率。 提供公文格式（表头、正文、附件、表单）的全屏设计功能：用户可以

根据需要设计所需的格式，并且可以随时根据变化进行更改。 支撑WORD，可保留所有修改痕迹：无论是正文、附件还是公文处理表单，无论是word还是wps文件的修改的痕迹都可以保留，方便查询，并且表格中的签名、批示也可以保留批示人的信息。

 支持电子签名、印章、二维条码：手写笔签名批示、多级领导手写会签，领导可盖电子印章签名，以及支持二维条码的验证控制。

 支持包括手写签名在内的所有信息原稿打印：完整地显示出表格的批示内容，符合中国人的办公习惯。

 提供外出代理的授权功能：工作人员可以在出差时委托指定的代理人处理其负责的公文。

 提供公文回收功能：用户可对误操作的公文通过回收进行修改，增强系统的容错、排错能力。

 提供公文的并发处理功能：同一公文的不同传阅人员可同时办理公文，进一步保证了公文的办理效率。

 提供完善的远程办公功能：不仅可实现全听各部门之间的公文互流、信息传递，还可实现出差领导、人员的异地办公功能。

 提供常用词条功能：用户对一些常用批示意见进行设置后，便可在办理公文时自由调用，提高公文处理效率。

 提供实时提醒功能：个人所有待办事务、待办公文的实时提醒。 提供强大的在线帮助功能。

 文档一体化功能：公文在系统流转完毕后可自动或者手工归档到档案系统内，并且保持公文原有的笔迹留痕。

 来文批量处理：可以方便地设计出符合用户办公的批量来文登记和转出，提高办文工作效率。

 支持公文格式自动规范化：按照制定的公文表单样式，有针对性的约束所需填写内容。

 支持公文正文自动套红：根据不同类型的公文模板，系统可自动套红形成正式公文文件。

 支持文件自动编号、文件主题词的自动标引和手动标引功能。

 支持多表单处理模式：在文件审批过程中，支持多表单的处理模式，当审批一件超过一页A4纸时，在打印过程中，系统能够根据审批内容的大小分页打印，并保留表单的基本格式。

 领导查询：领导随时可对在办公文、结案公文进行查询，快捷实现领导阅示、阅办公文、查询统计。

 支持与不同单位之间的公文交换：通过公文交换接口，可自定义与上下游单位或关联单位的公文交换。

 公文处理包括WEB客户端与管理工具端两部分，WEB客户端主要完成日常文件的流转与办理，管理工具端主要完成公文模板、公文流程的定制、管理与日常维护工作。

1.3.3.2 WEB客户端应用设计

基于Internet/Intranet模式构建的公文流转系统实际上是一个信息流转系统，其日常的办公工作都以WEB模式提供，对于普通用户或公文管理员，都可在WEB端通过简单的鼠标点击完成日常的办公工作，其操作的模式就如同在Internet冲浪一般，简单、实用。

在公文处理的WEB端可实现以下应用：

1.3.3.2.1 发文拟稿、收文登记

各级用户可根据实际需要撰写新公文（如进行收文登记、发文拟稿等），并可将扫描件、常用Office格式文件、甚至是办公自动化系统里的公文作为新公文的附件。新公文撰写完毕只需点击发送按钮便可将新公文发送给文件的下一步处理人。

1.3.3.2.2 收发文的过程审批、签核

待办公文是指他人发送给自己办理的公文，系统提供的实时提醒功能会及时地告知用户当前需要办理的待办事务。

用户办理待办公文可对公文进行以下操作：  对正文、附件进行修改；  在文件处理表输入批示意见；

 通过手写签名或电子印章进行文件的签发批示；  将文件发送给选定人员。

当然，所有的操作都只能在权限设定范围内进行，同时系统还将如实地记录下文件办理的修改痕迹：当前用户对文件内容的修改，系统都会自动记录下修改痕迹，而文件处理表则通过“所见即所得”的权限设置记录当前用户的批示意见及签名笔迹等信息。

1.3.3.2.3 收发文过程中的催办督办

利用流程设计工具中的催办、督办设置项目，就能简单的使流转中的公文处于系统监控中，达到催办、督办的目的。可对文件办理的具体步骤设定催办信息，催办期限一到，系统自动发送催办信息，催促文件办理延误人员及时办理文件。

系统记录下公文办理详细的处理信息，用户可随时查看到具体一份公文每一

步骤每一办理人办理公文的时间及批示信息，可随时了解当前有哪些人收到公文但尚未办理的具体时间信息，使公文处理过程透明化、规范化。

1.3.3.2.4 灵活查询权限范围内公文

系统提供组合查询与模糊检索的灵活查询方式，用户可随时查找到自己办理过的文件或自己没办理过但在权限范围内的所有公文，查看公文的具体办理信息。用户可根据公文字段进行查询，或者进行全文检索。

1.3.3.2.5 授权、代理他人办理公文

领导或工作人员出差时，为避免公文的积压可授权他人代理自己的公文。可对不同的公文类型进行不同的授权，同时设定授权的具体时间，授权时间一过系统自动取消授权。

公文授权操作完成后，被授权人员——代理人可立即收到授权人当前待办的授权类型公文，同时系统会以明显的提示信息告知代理人授权的有关信息，并将代理人办理的意见以“XXX（代理XXX）的批示意见”的形式如实记录。授权人出差回来后，直接在已办公文中便可查看到具有明显代理人办理标识的文件办理信息。

1.3.3.2.6 公文处理完成后的归档

系统的公文处理子系统支持与档案管理子系统实现文档一体化，用户只需要点击一个按钮即可实现批量公文的归档。归档后的档案记录中可查看到原先公文 的文件内容。

1.3.3.2.7 定制自己常用批示词语

用户在日常公文的办理中，经常会使用一些相同的句子、词语，如“同意”、“已阅”、“请速办”等，对于这类常用词语，若每次批示时都要输入则费时费力，本系统方案将提供常用词语的定制功能，系统管理员可为单位所有人员定制公用的常用词语，个人则可为自己定制自己常用的批示词语。常用词语定制后，用户在办理公文时便可用鼠标快速选择这些常用词语，从而避免了重复输入。

常用词语分为公用常用词语和私有常用词语两种。系统管理员将单位人员经常用到的短语、词语定制成公用常用词语，方便所有用户在办文时输入；每个用户也可以指定自己的私有常用词语，方便自己的办文。

1.3.3.2.8 个人签名与图章管理

每一个用户可以将自己的真迹签名与私章扫描加密存储于办公自动化系统中，然后可以在公文批示时直接调用。调用时需要签章密码的确认，避免用户帐号密码泄漏后，被非法冒签。

1.3.3.2.9 对公文的日常维护

对公文的日常维护功能在于当前用户所拥有的权限，普通用户若没有管理权限是无法维护公文的。公文的日常维护功能包括：

 删除文件：将无须保留的文件从数据库中删除。

 结束流程：对于无须继续流转的文件通过结束流程完成文件的特殊处理。 修改文件名称：修改正在流转或流转结束后的文件名称。

 将文件归档：将处理完毕的文件归档到相应的档案系统进行管理。

1.3.3.3 管理工具端应用设计

系统通过管理工具端为模块管理员提供了自定义公文流程、自定义文件处理

表等公文定制与日常自定义的维护功能。

系统的管理工具端包括公文表单设计工具、流程设计工具，其中：公文设计工具侧重于文件处理表单的定制，流程设计工具侧重于可视化、结构化流程的定制。

1.3.3.3.1 可视化、结构化流程的定制与维护

公文管理员可在管理工具端任意定义本单位的各种工作流程，所有的定义工作不涉及任何源代码编写。

1.图形化的流程定制

可视化、结构化的流程定制是通过流程图的形式定制工作流程，公文管理员只需用鼠标选择相应的各流程步骤、设定各步骤之间的流程连线（各个步骤的收件人、接收条件），便可以形象的流程图完成流程的定制工作。

2.流程日常的图形化更改

提供了图形化的流程设计界面，当机构改革、人事变动导致流程发生变化时可相当方便地对流程做出修改，彻底解决了以往需要源代码才能更改流程的问题。

1.3.3.3.2 文件处理表单的定制与维护

日常文件办理的处理表单均可无任何源代码的自定义实现。1.文件处理表单的定制

利用公文设计工具，公文管理员通过画表格、选取相应控件的方式便可定制出与单位日常办公所用表单完全一致的模板，普通用户无需更改任何办公习惯就可适应办公自动化系统的实施。

定制文件处理表单时，公文管理员可根据单位的实际情况定制一份带表格、正文、附件的文件，也可以包含其中的一项或多项。更重要的是，本系统方案中的公文不再只局限于传统的公文形式，可以包含文字、表格、声音、图像、传真、E-mail、Word文档、Excel表格、扫描照片等非结构化信息。

2.权限的严格设定

系统的公文有双重权限设置：  文件类型的权限设置

对于不同的文件类型会有不同的权限设置，如拥有收文登记权限的用户也许只是少数，但拥有发文拟稿权限的用户则可能是全体人员，因而管理工具端提供了对文件类型的权限设置功能，公文管理员根据不同文件类型不同的处理情况分配哪些人具有读取、新建、访问、删除、归档等不同的操作权限。普通用户首先要拥有对该类型文件操作的权限，才可办理相应的文件。

 文件办理步骤的权限设置

在文件的实际办理中，公文处理系统提供了“所见即所得”的权限分配，即通过绑定相应流程的相应步骤，设定每一步骤对文件正文、附件、文件处理表单、流程的操作权限，能否查看、修改、是否保留修改痕迹等等。普通用户即使有该类型文件的操作权限，没有相应办理步骤的权限同样也无法对文件进行操作或修改。

3.文件处理表单的更改

与流程的设计一样，公文表单设计工具也提供了图形化的界面。当用户的文件处理表单发生变化时，无须修改任何源代码便可轻松的修改文件处理表单、修改权限设置，使公文的定制、更改更好地适应了办公业务的变化。

1.3.3.3.3 套红模板、二维码维护

系统支持单位可根据不同类型的公文设定对应的套红模板，以及生产的二维条码的样式设置。

提供自定义灵活的套红模板：

并可约定在公文流程中具体某个环节有套红盖章的操作：

以及对当自动生成二维条码时的形状要求，包括有：二维条码的高度、宽度、数据来源。

1.3.3.3.4 公文统计

系统支持对个人、或者单位所办理的公文进行各种数据统计，包括：公文总数、已办公文、未办办公、在办公文、办结率、公文处理时效等等。

1.3.3.4 发文管理设计

1.3.3.4.1 发文管理总体设计

发文管理整体包括：建立发文表单、正文或附件、和对应的发文流程，实现发文拟稿、审核、审批、批示、批注、签发、复核、分发等操作，完成公文审批、修改、套红、盖章等一系列动作，并形成可交换的正式电子公文的过程。

发文管理的总体图如下：

其总体应用特征如下：

 支持拟稿、审批、审核、复核、会签、签发的公文成文审批过程；  支持调用多种对应的公文模板；

 支持公文套红、盖章、分发、打印、二维条码、归档的公文处理过程；  支持公文过程的手写批注、文字批注、痕迹保留、电子印章、锁定；  支持发文转下级部门收文、日程安排、工作计划、或导出到excel中；  支持抄送、转送、会签、或签、退回、收回、自由流转、条件跳转、自动归档；

 支持发起人或审核人留言；支持补充正文、补充附件；

 支持关联其他公文、关联文档资料、日程安排、事务协作等；支持多种格式附件；

 支持发文短信、邮件提醒、催办、处理期限和超期提醒管理；  支持文号自动管理和自定义编号规则；

 支持发文表单处理过程中修改日志、以及日志查看范围；  支持发文过程中进行公文督办监督；  支持公文意见倒序、正序两种排列方式；  支持发文流程功能菜单名称；  支持发文归档自动转到档案库中；  支持发文处理过程的效率统计；

 支持发文按照部门单位等进行数量统计；

1.3.3.4.2 发文拟稿

可开放相关权限提供给公文专员或所有职员填写发文处理单，包括已定义好的“文件标题、种类、主题词、主送范围、抄送范围、正文、附件、紧急程度”等信息，拟稿人可直接查看到发文流程图以便很快了解到整个发文过程和追踪。针对同一平台下不同单位、不同部门、不同类型可设定不同的发文表单和对应的样式模板，很直观的提供拟稿人所需要填写的内容。

1.3.3.4.3 发文跟踪

对于已经提交的发文处理单，拟稿人可跟踪此发文目前到达哪个环节，帮助判断是否需要提醒、催办；同时系统可提供一定期间的公文处理期限，超出期限可通过短信、邮件、流程提醒处理人员或退回或跳转。在跟踪的过程中，系统还提供图形化的审批对象的范围以及处理所消耗的时间，便于后面在统计时很快的进行分析。

以下即为在每个环节每个人员对于公文流转处理上对应的耗时：

1.3.3.4.4 发文审核

系统可根据单位的组织情况、部门结构情况和职员的职务关系，在不同的审核和处理环节上设定对应的操作人员，一般情况下可包括部门主管核稿、办公室审稿、相关部门会签、领导签发等主要环节，其中相关部门会签可由办公室审稿人员自行选定。

以下则为签发时所需要填写反馈的信息：

核稿人员可在线填写意见或手写批注，以代表本人的真实审核：

系统根据在不同的审核或处理人员对正文的修改过程，显示或隐藏修改痕迹：

办公室审稿时、部门会搞、领导签发对应的环节，系统可根据实际情况判断是否允许修改正文或者是手写批注、全文批注方法。

1.3.3.4.5 套红盖章

一般情况下在经过内部审核、核稿、签发之后，发文需要正式编写文号和套红、盖章，以保证后续即将发布的文件是严肃的。在套红过程中，系统会根据公文的种类自动判断套用的是哪种模板，从而避免人为上的失误而要重新审核。系统支持手动和自动编号。发文文件一旦经过套红盖章后，就完全锁定此文件，任何人员均不能修改。

1.3.3.4.6 用印与传输

发文的用印与传输是通过与公文传输系统进行对接完成的。协同办公系统将发文的信息发送给公文传输系统，由公文传输系统进行盖章和发送；最后将公文传输系统形成的正式件回传给协同办公系统，供协同办公系统使用和查询。

1.3.3.4.7 公文归档

对于归档的发文流程，系统可自动把正文和发文表单以及附件自动归档到文档库中，便于在文档库全文检索和归档管理。

1.3.3.4.8 发文查询

系统可支持根据发文表单上的各个栏目和通用的流程属性字段进行筛选，查询出来的发文流程是指本人有权限范围内的文件：

通过查询出来的结果列表，用户可以很直观的了解每个发文流程的状态：

1.3.3.4.9 发文统计

发文统计一般可分为两种情况的统计：一是针对已经在执行的发文流程流转的时效统计，如可统计出哪些类型、哪些部门的发文流转所耗的时间最快、效率最高，或者统计出发文过程中哪个环节最容易消耗时间，是否需要进行调整等等；而是针对发文表单的内容进行列表统计，即通过一定条件的筛选，可直接详细列出所有权限范围之内的发文数据：

1.3.3.4.10 发文监控

有相应权限的人员可对发文流程做一定的操作，如某个发文在流转过程中发生人员范围选择错误，可以通过“强制收回”跳转到前一个环节或其他环节；如某些发文流程由于职务变动或职员工作原因导致一直停滞不前时，可通过“强制归档”要求此发文直接归档结束。

1.3.3.4.11 发文督办

在一些允许的情况或部分部门的需求下，通常可针对对应类型的发文流程设定对应的督办者，帮助在发文流转过程中对发文的流转情况进行监督和发表对应 的意见，可填写督办意见：

1.3.3.5 收文管理设计

1.3.3.5.1 收文管理总体设计

收文管理是指对来自本机关内外部的公文所实施的处置与管理活动。收文办理过程是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程，是收文机关履行其法定或特定职责的过程，是公文产生实际效用的过程。

收文管理解决方案整体包括：来文登记，并根据来文特征，对来文进行收办或收阅处理，实现对来文进行拟办、批示、承办、办理、阅读、归档等操作。

其总体应用特征如下：

 支持公文收文文号的自动引用；

 支持登记、拟办、会签、承办、办理、阅读、转会、结果记录等环节操作；

 支持收文过程的手写批注、文字批注；  支持系统内部收文登记；

 支持外来文纸质公文、外来电子公文登记；

 支持发文转收文：实现对上级单位、上级行政部门来文的转发；  支持调用收文模板；

 支持收文处理过程中的督办设置；

 支持收文短信、邮件提醒、催办、处理期限和超期提醒管理；  支持登记人登记公文时留言意见；支持补充正文、补充附件；  支持收文转内部日程安排、工作计划、或导出到excel中；

 支持抄送、转送、会签、或签、退回、收回、自由流转、条件跳转、自动归档；

 支持关联其他公文、关联文档资料、日程安排、事务协作等；支持多种格式附件；

 支持收文表单处理过程中修改日志、以及日志查看范围；  支持收文过程中进行公文督办监督；  支持公文意见倒序、正序两种排列方式；  支持收文流程功能菜单名称；  支持收文归档到自动转到档案库中；  支持收文处理过程的效率统计；

 支持收文按照部门单位等进行数量统计；

1.3.3.5.2 收文登记

系统支持两种登记模式：手动登记、自动收文登记：手动登记即指把纸质公文扫描件和关键信息填写到收文处理单上提交内部办理；自动收文登记即指通过公文交换或发文转收文自动触发的收文单：

1.3.3.5.3 收文处理

收文处理环节可根据单位的实际情况调整，常规情况下可包括办公室的拟办处理、领导的批示以及相关科室部门的承办意见，最后由经办人办理相应事宜并直接编号归档。

1.3.3.5.4 收文查询

系统可提供根据收文单的栏目直接查询：

1.3.3.5.5 收文统计

同发文管理的统计一样，可统计收文流程的时效和数量的统计

1.3.3.5.6 收文监控

同发文监控，有权限的人员可实时监控相应的收文并做相应的操作的，包括强制归档、强制收回等。

1.3.4 公文流程设计

1.3.4.1 河长发文流程设计

1.3.4.1.1 需求规定

河长发文流程是发文的主要流程，是指形成以河长名义对外发送的文件的过程，河长发文必须由河长签发审核。

1.3.4.1.2 流程图

1.3.4.1.3 流程表单

1.3.4.2 河长收文流程设计

1.3.4.2.1 需求规定

河长收文是接收发送给河长的文件后，发起的文件处理过程的流程。河长收文一般需要经过河长批示，然后给河长制工作人员进行处理。河长收文是公文处理比较常用的流程之一。

1.3.4.2.2 流程图

1.3.4.2.3 流程表单

1.3.4.3 河长办发文流程设计

1.3.4.3.1 需求规定

河长办发文是发文人以河长办的名义发文的流程审批过程。河长办发文的签

发人一般是河长办的主要负责人，发文文号以及盖章都在河长办内部完成。

1.3.4.3.2 流程图

1.3.4.3.3 流程表单

1.3.4.4 河长办收文流程设计

1.3.4.4.1 需求规定

河长办收文是指河长办收到文件之后处理过程的流程。河长办收文人一般为河长办的文件收发员。

1.3.4.4.2 流程图

第二篇：协同办公情况汇报

协同办公情况汇报

结合公司协同使用情况，近期实地了解了市卫生局、峰峰集团煤炭运销分公司、晋和集团、安普新能源四家单位协同使用情况，现汇报如下：

一、我公司协同现状

我公司协同由邯郸市众成科技定制开发于2009年上线使用，开设公共事务、个人办公、公文管理、人力、合同、销售等11个栏目。因开发时间早，针对性差，很多功能不具备使用条件，有些功能栏目后台没有运行程序，导致协同大部分功能基本上处于闲置状态。目前主要使用的是个人办公栏目中的内部邮件、通知、公告、值班公告等功能。因该软件是定制开发，后续使用如要增加和完善功能，视为二次开发，会产生相应开发费用，局限性很大。

二、外单位使用情况

1、市卫生局使用的是用友A6版本，在全卫生系统使用，经在办公室了解，其主要给下级单位下发文件、通知使用，其他功能基本闲置。

2、峰峰集团煤炭运销分公司使用的是致远办公软件由集团公司统一推行，主要是收取上级单位来文。内部信息由其公司内部党建网实现，可实现信息共享、任意上传，不受权限限制，无流转、审批功能。

3、晋和集团使用的是金蝶K3协同软件，上线推行八个多月，接受比较慢，处在初级使用阶段。目前主要使用的是通知、公告和流程审批，流程审批主要指表单流程，由管理员根据各部门具体情况制定，待领导批示后，编制固定流程，由使用人员直接调用，除个人工作流外，权限集中在管理员。

4、安普新能源集团在邯是一家分支生产企业，在上ERP的同时增加了致远协同办公。使用时间一年多，安普在协同使用上比前三家要好，由专职部门信息部维护管理。门户信息、通知、公告、表单流程审批都在使用，因其是生产企业，通知、公告及表单使用频繁。除个人工作流之外，所有表单 流程由管理员根据各部门情况定制，待领导批示后，由各部门调用。安普设有单独的信息部，管理服务器机房和网络信息安全设备，对于数据每天备份，十天覆盖一次。

5、新赵都天然气

三、成熟协同软件咨询情况

前期对用友和泛微两家软件供应商分别进行了走访了解，公司管理层分别听取了两软件商代表现场汇报。

1、用友和泛微都可以实现协同办公管理功能，包括个人事务、协同办公、信息中心、流程审批（重要文件归档处理，在电子归档后打印纸质稿件，由相关部门进行纸质归档，避免电子文件丢失导致数据永久的丢失）、知识管理（知识共享可以把每个员工岗位职责、流程和工作经验透明化，可以避免人才流失导致此岗位短暂的瘫痪，需要相关人员及时更新）、人事管理、行政管理、个性设置七大功能，可实现任务布置、任务催办、手机短信提醒（需通信运营商协助，发送短信会产生费用）、邮件收发、公告通知、工作日志、工作计划、绩效考核、会议管理、网络硬盘等。

2、用友主要突出在市场占有率高、软件操作简单、灵活。但是市场价格较高，手机终端支持IOS、Android手机系统，符合公司需求总价下来12-14万（除服务器和安全设备价格）。泛微高端产品占有市场一定比例，中低端产品市场占有率相对于低些，操作起来没有用友的灵活自由，但上述功能都可以实现，价格相对于低些，手机终端支持塞班手机系统，符合公司需求总价下来

IOS、Android、8.5万（除服务器和安全设备价格）

四、应用成熟软件需考虑以下资金投入

1、公司在网路安全上

要有保障，为避免遭受来自互联网的攻击，需购置防火墙。

2、服务器硬件配置上

为保证系统稳定运行，要单独购置协同办公使用的服务器及USP电源。

3、在短信通知及手机终端使用上 发送短信通知会产生费用。手机终端使用，要求为智能机，需开通上网功能。对于个人会产生手机上网流量费用。

4、目前公司数据库是盗版的sqlserver数据库，正版的费用太高，唯一可行的是继续用盗版（软件商免费提供），做好数据备份，避免遭微软攻击或者用软件配的正版mysql数据库。（软件商免费提供）

5、人员管理：协同办公，网站需要指定人员进行定期的维护

协同办公在公司各层次运行情况

一、决策层：

1、发布当天的各类指令信息给各级人员

2、批阅申请、计划、方案等事务、事件（包括借款、采购、报销等）

3、及时跟踪重要事件流程的执行情况

4、督查关联项目、关联人员的信息和状态（需要相关人员时时更新）

5、离开办公室时可移动办公，随时处理各类信息和审批

6、与部门经理实时进行网上沟通

7、安排组织会议，随时查看会议纪要（需要相关人员时时更新）

8、随时查看公告、调查、讨论及知识库（需要相关人员时时更新）

二、各主管领导

1、分解、协调上级发来的各类指令

2、根据指令制定相关计划

3、发布当天的业务、事务诉求（需要相关人员时时更新）

4、处理、汇总组织内外的各类申请、计划、事件并上报上级主管

5、督查关联项目

6、和公司领导会议、对项目进展、内部管理进行汇报沟通

三、执行层：

1、执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果（需要相关人员时时更新）

2、按业务流程规则完成本岗位工作

3、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库（需要相关人员时时更新）

4、实时与其它部门人员进行沟通、协调

5、及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录（需要相关人员时时更新）

6、填写工作中相关数据报表，上报审批

四、员工层

我每天一开电脑，总要做的几件事是：

1、执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果（需要相关人员时时更新）

2、按业务流程规则完成本岗位工作

3、随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

4、实时与部门人员进行沟通、协调

5、及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录

6、填写工作中相关数据报表，上报审批

第三篇：协同办公系统

1.OA的概念

OA协同办公系统即OA，OA是Office Automation的缩写，指办公自动化或自动化办公。笔者认为：OA本身就不是一个有确定界定的概念，它是一个过程、一种境界。它随科学技术的发展而发展，随人们办公方式和习惯以及管理思想观念的变化而变化。在技术发展过程中的每一个阶段，人们给OA赋予了不同的内容和新的想象，技术与管理的进步给OA打下了每一步发展的历史烙印。同时，不同行业、不同层次的人对OA的看法和理解也各有不同。也许正是OA这种变化和发展的特点使之成为30多年来常新不衰的话题。

现在有一种比较普遍的偏见：认为OA仅仅是诸如公文流转、收发文管理、档案管理、会议安排、制度文献检索、邮箱管理等等这些非结构化数据的处理和交换过程，面向的用户群也只是机关办公室或企业的职能部门、文秘部门。其实，今天看来，OA应有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。在功能方面：广义而言，OA应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现： 对于企业高层领导而言，OA是决策支持系统（DSS）。OA运用科学的数学模型，以结合企业内部、外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据；对于中层管理者而言：OA是信息管理系统（IMS），OA利用业务各环节提供的基础“数据”，提炼出有用的管理“信息”，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率； 对于普通员工而言：OA是事务、业务处理系统。例如，很多需要审批的流程都可以搬上OA系统并进行一定的优化，告别以往的纸质办公习惯，有效的提高了工作效率。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快地工作。

2.OA的作用

2.1.通讯沟通的中心

系统充分满足用户沟通的便捷性和多样性要求。提供邮件、通知公告、及时信息、短信等多种沟通方式，满足了用户之间文字、图片、语音以及视频等多层次的沟通需要。

实施OA系统可帮助企业事业单位实现信息资源的共享;增强员工协同工作的能力;强化领导的监控管理;有效管理起有形(设备等)、无形(业务信息、知识)资产，避免流失;实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施OA办公自动化系统作用为：

2.1.1.建立内部的通信平台

建立单位内部的邮件系统，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

2.1.2.建立信息发布的平台

在单位内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如通知公告、电子论坛、电子刊物，使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解企业各个方面的发展动态。

2.1.3.实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，企业内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是轻松点击鼠标，利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调单位内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

2.1.4.实现文档管理的自动化

可使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如企业来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种技术文件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，可想

而知，这样就减少了很多培训环节。

2.1.5.辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理、图书管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

2.1.6.实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了员工出差在外的办公与信息交流。

2.1.7.建立信息集成平台

现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据，对企业的经营运作起着关键性作用，但它们都是相对独立的、静态的，智能网络办公系统具备数据接口功能，能把企业原有的业务系统数据集成到工作流系统中，使企业员工能有效获取处理信息，提高企业整体反应速度。

2.1.8.有效节省企业的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是企业实现管理现代化的标志。

2.1.9.搭建知识管理平台

系统性利用企业积累的信息资源、专家技能，改进企业的创新能力、快速响应能力、提高办公效率和员工的技能素质。

2.1.10.增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各部门、各个人员的工作进度情况;实时、全面掌控各部门的工作办理状态，及时发现问

题及时解决，从而减少差错、防止低效办公。

2.2.有效提高工作效率

每天上班的时候首先打开电脑查看自己的待办任务，轻松点击鼠标就可以完成某项工作的办理甚至批量办理，方便快捷，有效提高工作效率。

第四篇：协同办公平台管理办法

OA系统使用管理制度

第一节 总则

第一条为了提高集团工作效率，保障信息传递畅通，根据集团的实际情况，制定本规定。

第二条本制度适用于集团及各下属公司OA系统的管理。OA管理网络系统是管理信息传递的有效平台，它集合了各方面信息，也是实施企业管理、技术管理，质量管理和其他管理的重要工具。

第三条员工上班第一时间必须登陆OA系统，及时查阅相关信息和处理各类文档、审批表单。

第二节管理职责

第四条 集团综合办公室负责统一管理，内设专人作为OA管理员，各下属公司由行政专员作为项目公司子系统的OA管理员，各部门负责人应指派专人对本部门版块进行管理。

第五条OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效。

第六条OA管理员根据不同工作、不同岗位、不同团队的性质，确定权限与设置部门要求；凡需变更权限的员工应具合理变更理由向综合办公室提出申请，由综合办公室决定是否给予权限。随集团员工调动、离职或违反集团纪律的，OA管理员须及时调整、取消或暂停其权限。

第七条员工如发现OA系统本部门版块运行中出现问题，应立刻联系OA管理员，由管理员牵头解决，该部门应指定人员予以协助。

第八条相关文件、审批单由发起人对发起内容进行管理。

第九条 为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务。

第三节日常使用

第十条OA系统正常运行期间，集团所有收发公文、通知、请示、联系单签复、合同会审和有关资料传递，除特殊情况外，均在网上进行。

第十一条集团重要会议、周例会的纪要（记录）应于会议召开后2天内在OA上发布。第十二条合同会审、联系单签复等办公流转表单相对责任人应在24小时内给予回复； 第十三条急办的内容发布，内容上应注明“急办”，对急办的内容，相关人员必须在第一时间回复。

第十四条对集团制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；

第十五条发生急办或重大信息，除在OA上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。

第十六条严禁在OA上发布不健康的内容和带有病毒的文件、图片等；

第四节 保密要求

第十七条员工要妥善保管好自己的密码并及时更新，及时修改系统初始密码，不得将用户名和密码外泄给他人使用；

第十八条任何人不得随意让集团无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载涉密的内容；

第十九条凡是涉密的内容如需发布，须严格设定查看权限。

第二十条如发生泄密的情况，将追究相关人员责任。

第五节附则

第二十一条本制度由综合办公室负责解释。

第五篇：协同办公系统V2

协同办公系统V2.0实施作用

对于教育系统单位的领导来说卓新协同办公系统是管理学校、贯彻决策支持系统，能够为领导提供决策和管理参考和依据；对于教职工它是学生及家长即时信息管理系统又是事物/业务处理系统；而对于普通用户（如家长、学生）它是获取校方信息最为快捷方便的查询系统。卓新协同办公系统能够为单位管理人员、工作人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效、愉快的工作。

实施卓新协同办公系统可帮助学校实现信息资源的共享；增强教职员工协同工作的能力；强化校领导的监控管理；有效管理起有形（设备等）、无形(业务信息、知识)资产，避免流失；实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合了组织内部的信息流。具体来说，实施卓新协同办公系统作用如下：

 建立内部的通信平台

通过内部邮件模块，建立学校内部的消息中心，使单位内部的通信和信息交流快捷通畅。

 建立信息发布的平台

在学校内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子通知，使学校内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在学校内部员工和学员之间得到广泛的传播，使校内教职员工与学员能够了解学校的最新动态。

 实现工作流程的自动化

变革了单位传统纸质公文办公模式，校内外部的收发文、呈批件、文件管理、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式，提高办公效率，实现无纸化办公。不用拿着各种文件、申请、单据在各办公室及校区内跑来跑去，等候审批、签字、盖章，而是利用快速而廉价的网络传递手段，发挥信息共享功能来协调学校内各部门的工作，减少工作中复杂环节。

 实现文档管理的自动化

可使各类文档（包括各种文件、知识、信息）能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。文档管理自动化使各种文档实现电子化，通过电子文件柜的形式实现文档的保管，按权限进行使用和共享。实现文档管理自动化以后，如学校来了一个新员工，只要管理员给他注册一个身份文件，给他一个口令，他自己进入系统就可以看到这个单位积累下来的东西，规章制度、各种教学课件等等，只要他的身份符合权限可以阅览的范围，他自然而然都能看到，这样就减少了很多培训环节。

 辅助办公

它牵涉的内容比较多，像会议管理、车辆管理、办公用品管理等与我们日常事务性的办公工作相结合的各种辅助办公，实现了这些辅助办公的自动化。

 实现分布式办公

变革了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，可在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公，大大方便了教职员工与学生家长出差在外的信息交流。

 建立信息集成平台

智能网络办公系统具备数据接口功能，能把学校的各种相关系统数据集成到

工作流系统中，使学校教职员工能有效获取处理信息，提高学校整体反应速度及处理能力。

 节省学校的办公费用支出

将传统的纸张填写过程电子化，尤其是长途电话、传真、复印、打印和办公用纸费用，真正实现无纸化办公，是学校实现管理现代化的标志。

 搭建知识管理平台

系统性利用学校积累的丰富课件资源、教师技能，改进教学的新能力、快速响应能力、提高办公效率和教职员工的技能素质。

 增强领导监控能力

强化领导的监控管理，增强管理层对组织的控制力，及时有效监控各教研组、部门、各个人员的工作进度情况；实时、全面掌控其工作办理状态，及时发现问题及时解决，从而减少差错、防止低效办公及教学。