部门多!沟通难!按这6个步骤来,让你从头至尾把控预算编制话语权

第一篇：部门多!沟通难!按这6个步骤来,让你从头至尾把控预算编制话语权

部门多！沟通难！

按这6个步骤来，让你从头至尾把控预算编制话语权

预算是一个多部门合作的过程，这就难免有一个协调沟通的过程。在关键时候，召开的会议会对预算准备工作起到事半功倍的作用。下表是一个完整的预算会议的循环：

预算会议的六个步骤分别是：预备会议，动员大会，表上作业，专项审核，综合审核，和最后的总结大会。其中有两个循环，即表上作业，专项循环和综合审核，这是因为在审核的过程中，可能会需要多次的来回往返。

第一步：预备会议

预备会议通常规模比较小，目的是确定主要的预算框架和主要的假设。召集和主讲人一般是总裁或者首席财务官，主讲主要是首席财务官。鉴于会议的主要目的就是沟通预算的大概框架，所以主要的参会人员包含预算单元、预算委员会的成员和下属单位的主要负责人。在预备会议中间，主要会牵涉到预算流程和时间的节点，会跟各个部门或者各个下属企业沟通一下预算大概何时交；有几个关键的时间点，也会和大家沟通一下；如何使用预算的模板。另外，大家有什么问题也可以提前提出来，其中最主要的是一些非经营型的假设，包括宏观经济的预期、资金成本、汇率和内部转移定价的一些政策的制定。总体而言，预算的预备会议

主要是用来定调的。

第二步：动员大会

动员大会又称Kick-off meeting（首次会议），参与者较多，相对比较重要。在这个会议中间，主要会把预算会议中的内容进行沟通，让大家知道要做什么以及怎么做。

铂略注：

为什么要开动员大会？主要是让大家知道接下去做什么以及怎样来做预算。有谁来参加？首先，因为预算是各个部门参与的，如果能够叫上足够大且足够多的领导来做背书，会对整个流程的进行更有帮助。第二，要让相关各个部门的负责人知道明年他们需要去做这个预算并要提交这样一个指标。另外还有实务人员，因

为他们是真正去做这些基础工作的或者数据表的人。讲什么内容？一个是5W1H：我们究竟怎么做、为什么做、包含的是哪些内容。第二个是时间表，规定每个部门的时间和节点任务是什么。第三个是前提与指标，就是指基于哪一些前提来做明年的预算。

这个会议结束并不代表整个动员大会的结束。在后面的预算编制过程中，作为财务有很多的跟进工作需要做。一个是在一些关键的时点之前，最好书面通知大家、提醒大家去交这些作业。如果有一个部门错过了这个关键时间点，可能会对整个预算编制的流程造成拖延，所以尽量要把工作做在前面，提前去提醒他们什么时候要交。在整个过程中，要注重与各部门的沟通，看一下他们有什么问题，否则就会导致有一些部门在遇到问题之后搁置问题的情况。

第三步：表上作业

会后的跟进与表上作业是联系在一起的。以下就是表上作业所包含的几块内容：战略假设、战术假设、局部预算、预算集成。

预算的编制–基础报表的分布

在战略假设、战术假设、局部预算、预算集成这几块内容明确后，财务需要做的是，把它们汇总在一起，做出一个预算出来的明年企业大概财务状况，中间有一些基础的报表。首先，是根据企业的产量销售和库存的情况，我们会去做一些销售和库存的预测来确定产量需求。当产量销量确定下来，就会牵涉到人、料、费，人需要多少、薪资费用是多少；我们直接材料的原材料使用量需求和我们的降价目标；我们各个成本中心费用的预算。

铂略建议费用明细需要越详细越好，目的在于后期审核或者沟通的时候，当需要增加费用或者砍费用的时候，我们会知道怎样去跟每个部门沟通，费用要砍在哪里比较合理。

第三是固定资产投资计划的预算，用以明确明年的投资目的和投资需求，这样、就能大概得出明年资金周转率的预算，因为库存和一些应收账款和应付账款基本上都可以拿到了。

在这些基础报表的编制中间有一些小的技巧，企业可以根据自己具体的状况来准备一些基础表样。

第四步：专项审核

专项审核主要用来审核各个职能领域自下而上（Bottom-Top）预算提案的合理性和严谨性。专项审核主要是通过哪一些的报表来做这些数据的核对和差异的分析呢？以下是几个模板供参考。

Bridge的报表格式便于数据核对及差异分析——销售

铂略注：在做专项审核的时候，大部分是用一个bridge的报表，也就是说，我们要看的是当年的实际数或者是当年的预算数，到下一年的预算数，中间的差异主要是由哪一些因素来引起的。比如本表，横向是不同的产品线，从纵向来看，是以2014年的一个预算数作为基点，然后再看中间会有哪一些因素影响，既可能是价格的变化、汇率的影响，也可能本身我们有一些新增的产品，或者说一些新的机会，还可能是GDP的增长或者是销售的减少。这些因素加减之后，最后能够算出2015年的预算。基准点可以用2014年的实际数字或者2014年预算的数字。这个表格的目的是了解中间的差异主要是由哪一些影响来导致的，从而能够发现一些细节问题，因为单纯地将2014年的数字和2015年的数字去比较的时候，我们可能无法发现这些细节。

Bridge的报表格式便于数据核对及差异分析——费用

这是一个关于费用的表格，也是从2014年预算的数字到2015年，这个中间以人工的费用来看，可能会有一些人数的变化、薪酬的调整以及一些认识调整。在这个表的下部，把费用与当年的销售额对比一下，看费用占销售额的比例是多少从而得出投资回报率。思考题：

在费用比较中发现人工预算费用比去年上升25%,而员工人数保持不变，平均调薪幅度为10%。差异在哪里？ 解答：

工厂在今年上了新的技术升级项目，加强了员工培训，低级工升级为高级工的人数增加。由此，高级工的人数比去年明显上升，低级员工人数显著下降，导致总体工人预算费用上升。解决方案：

员工费用预算这一部分通常由财务及人力资源部门共同负责，可以在收集信息时，按员工级别分列并计算工资费用。同时在表上作业时，也可进行复核。

合理的分类让报表更清晰——固定资产投入

以上是固定资产投入的预算专项审核的样表，在这里把2013、2014、2015年的一些固定资产的支出分季度列出来了。中间同样也会根据产量的需求、新产品投入而需要替换原先的固定资产，或者为了去做一些成本缩减的新项目来做的一些固定资产的投入。当然，这些可以根据每个工厂实际情况来做调整，这些样表的主要目的是提供一个思路，让大家了解如何通过不同的分类来看预算的专项审核，能够让报表的结果更加清晰。

在所有的信息都收集完之后，需要从总体上来看一下，经过数据的核对后，可以看到销售的增加或者减少是什么原因。在这个中间，采购价格的差异、一些费用的差异，通常也会用在之后的综合审核中。

Bridge的报表格式便于数据核对及差异分析——总体

第五步：综合审核

综合审核的时候，基本上预算可以定稿了。在这个时候，需要向董事会陈述年度预算的要点和结果。当然，有一些企业没有这么复杂的层级或者没有集团制，我们也可能会把它并成一个审核的过程。

董事会要求的数据更多的是战略层面和一些大的数据的差异。上表列出了当年的一些实际状况、第二年的一些预算状况和中间的差异影响，这些大致就是要向董事会汇报的一些数据。

当然，需要准备更多的是对于这些数据的解释。比如，销售增长了10，董事会可能会问，这个10主要是由于普遍的价格增长还是因为新产品的投入；或者会问，变动毛利率在新的一年从当年的55%增加到了56%，但为什么在投入了那么多的固定资产之后变动毛利率却只增加了1%……这些问题都是财务在做专项审核和综合审核后需要准备回答董事会的问题。

向董事会陈述年度预算的要点和结果

该瀑布图中可以看到从当年到下一年的数据的变化。为什么当年的预算是51，到最后的47？尽管绝对值差异只有4，但中间可能是由各种各样不同的因素导致综合加总而起来的。思考题：

如果董事会问到“如果销售增加或减少10%，毛利的变化？明年达成预算的风险是什么？有什么应对方案？”该如何回答？ 回答的方向可以归纳为以下表格的内容：

第六步：总结大会

召集人、主讲人和参会人员：同动员大会 总结大会的主要内容：

1、与与会人员沟通经上级领导批准的预算方案及主要指标；

2、实现上述预算指标的策略和时间进程；

3、预算过程中的经验和不足以及改善措施。在这个中间，有一个小的技巧是：把最终定稿的预算的一些主要指标和假设以文字的形式发给每个部门，这样可以更有利于帮助大家日后跟踪这些差异。这是因为从一开始的指标或者费用准备到最终的定稿，经历了来来回回几个循环修改，可能大家最后都已经搞不清楚最终版本是什么了，所以可以通过总结大会这个机会跟大家沟通一下，最后的终稿版本的一个版本究竟是怎么样的，以便大家明确明年自己的目标。铂略建议：把主要指标及假设整理成文档发给各部门，以便日后跟踪差异。

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