南平托菲投资有限公司关于来宾视察、参观接待流程的若干规定

第一篇：南平托菲投资有限公司关于来宾视察、参观接待流程的若干规定

南平托菲投资有限公司关于来宾视察、参观接待流程的若干规定

鉴于我公司的接待工作的常态化、重要性，为了使来宾视察、参观接待工作更加程序化、制度化、标准化，根据相关礼仪规范，借鉴其他兄弟单位的博贵经验，并结合我公司实际状况，制定特制订如下规定：

一、接待工作分类：

A类接待：接待对象为市四大班子主要领导，市委常委级别的领导，市人大代表、政协委员集体来视察的领导，需要特别接待的其他重要客人。

B类接待：接待对象为为区四大班子主要领导，区委常委级别的领导，区人大代表、政协委员集体来视察的领导，市、区归口管理部门的常务副职以上领导带队，乡镇党、政一把手，重要项目客户、金融机构分行以上领导，需要特别接待的其他重要客人。

C类接待：接待对象为市、区两级各机关、社会团体负责人带队，乡党委常委以下领导，乡重要政府部门正职领导带队，街道一把手领导带队，兄弟单位一把手带队，市级以上新闻媒体专访。

D类接待：接待对象为乡内各对口部门来视察（含区内非重点部门），街道其他领导带队，其他大客户的商务考察。

二、接待工作的若干规定：

最高等级A类接待：（其他等级接待内容皆以此为基准增减。）A类接待：

(一)各主要岗位及其分工：

A类接待工作主要接待人为董事长、总经理、监事会主任，总组织协调人一般由党总支副书记担任，下设若干个工作岗，分工如下：

接待岗：由总经办主任牵头，负责协助总组织协调人，列出接待计划安排和分派各岗的具体任务，配备联络接待工作人员1-2人。

具体工作包括：

1、与政府接待部门或交代任务领导联络，明确接待要求、时间、地点、人员、有无少数民族、宗教信仰、以及其他特殊要求等；

2、园区接待方案的策划、上报、修改、反馈等；

3、与参加接待各方的联络协调；

4、各项准备工作的检查、领导现场交代事项的协调、突发事件的应对指挥等。

宣传卫生岗：由总经办主任负责协调保洁事业部、物业事业部等部门，分区划片打扫园内卫生，包括：大门内外、内部环线、办公楼、货场、完工与未完工建筑，全面清理，窗明几净、不留死角。

其它具体工作包括：

1、悬挂欢迎条幅、标语、指示牌、南平托菲企业文化标识等；

2、与入园业户沟通，协助保证视察期间秩序；

3、负责接待参与报导工作的新闻媒体，为其提供一切便利条件；

4、协调施工方届时按章施工、文明施工；

5、固定人员负责接待期间的现场摄像、照相工作；

6、必要的医疗保健工作准备。

后勤交通岗：由总经办主任全面负责办公楼接待现场的物资准备、现场布置、服务安排、接待车辆的调配。

设施路线保障岗：由物业事业部负责，循环检查并保障接待当日参观路线的整洁畅通，确保各参观环节每个点供电、供水系统正常，检查施工

方是否按章操作。

安全警卫配合岗：由物业事业部全面负责安保工作，引导视察车辆进入指定停靠位置，负责全面维护好现场秩序。

现场服务岗：由总经办从总经办以及其他部门抽调六至十名形象气质佳的女员工，进行必要礼仪培训准备，在视察、参观领导进入C1楼或者D1楼或者D2楼后为其提供服务，包括：迎接、引导、开门、座椅、毛巾、水台、面巾纸、水果、文具、宣传品等。

现场巡回监督岗：由总组织协调人负责，检查全面准备工作的每个细微环节，发现不足及时督促改正。

（二）参与接待人员要求事项

1、所有参加接待工作的人员要着装整洁，一律着工装。

2、参加接待工作的各岗位人员应提前两小时进入现场，检查各个准备环节的落实情况，参加接待的管理人员提前一小时进场。

3、各岗必须保证联络畅通，在迎接、会见场所内必须将手机调到震动状态。

（三）接待工作流程:（1）方案策划：包括接待工作的行程安排、出席人员、接待室、参观点、参观路线、休息点、工作分工等。以书面形式提前送达政府接待部门。

（2）文字介绍材料、企业宣传资料的准备：指定专人负责撰写汇报材料，董事长秘书、总经办主任协助协助，逐字逐句推敲修改，报政府接待部门负责人审查。现存资料收集、整理和准备，数量要充足，只能多不能少。

（3）接待现场布置:园区 C1楼或者D2楼D2二楼会议室为A类接待的固定接待室。现场布置由后勤交通岗负责布置，布置的平面设计要根据不同地点相对固定样式。

日常物资准备：充足的座椅、投影设备、扩音设备、欢迎横幅、宣传资料、汇报材料、水果、瓶装水、开水、茶杯、茶叶、小毛巾、纸巾、烟灰缸、一次性餐碟、中性笔、铅笔、红蓝铅笔、打印纸、垃圾袋。日常物资的有关注意事项为：欢迎横幅悬挂醒目、高度适度、平顺、无褶皱；水果选用新鲜品种、体积适度、果肉多、皮与核所占比例小、提前清洗干净，装入餐盘。矿泉水：均为一次性塑料瓶小包装，注意生产日期。茶叶：分为三档准备。小毛巾不能脱线、保持洁白、温暖湿润。烟灰缸：要事先征求政府接待部门意见，决定设与不设烟灰缸，但要在就近办公室设置吸烟区。场地中要预留出足够的新闻媒体坐席和采访空间。预留一些插排，以供充电。在为来宾斟茶倒水时，应在来宾座位侧后方，不可离开其视线范围。

（4）参观现场的准备：根据视察团的主题和政府领导要求确定，要具有代表性。接待方案中的参观点经政府接待部门认可后，主接待人准备讲解文稿，检查参观点内的布置、路线、内外的卫生、安全情况等。（5）宣传、记录工作的准备：指定的摄像、照相人员必须提前现场走位，在保证不与新闻采访冲突情况下完成工作。

（6）先导车辆准备：先导车辆原则上安排主要接待人座车，另安排一辆工作车在后随行，视天气情况携带雨伞或遮阳伞。

（7）接待纪念品准备：主要接待人应与政府接待部门协商，根据需要确定是否赠送纪念品，并按种类和数量分装备用。有秘书或车辆随行的领

导，都要交给秘书或驾驶员。

（四）接待过程：

1、迎接。主要接待人及相关人员，要提前在视察车队到达园区前在园区门口迎候，并跟随引导警车。

2、到达园区停车位后，接待人在来宾停车位等候，需要时亲手为第一视察人打开车门，伸出双手，上身呈前倾，与其握手，全体员工在身后适当距离列队欢迎，不必顾忌其他随行人员，根据预案引导进入办公楼，到达接待室或者现场讲解处。

3、现场讲解时，主要接待人应双手放于身前可见处。

4、工作汇报或情况介绍。多媒体操作人员要提前到场协助，主要接待人做汇报或情况介绍。如果领导提出疑问或异议时，不要直接反驳或辩解，直观的，可以使用多媒体途径使其认同，其余应通过侧面引导使其加深认识。

5、参观现场。与进入办公楼相同，按接待确定的主车陪同人数，安排主要接待领导上主车陪同参观，沿途介绍园区，注意视察与陪同人员比例。

6、送行。结束视察行程、客人准备离开时，主要接待人要恭送，需要时亲手打开和关闭车门，乘坐座车送至园区门口，相关陪同人员送行。

（五）后续工作：

1、清理会议现场及其相关卫生工作。

2、工作总结。

3、资料整理。接待方案及相关资料内部存档，资料、相片、接受礼品交文书保存。

B类接待：

（一）各主要岗位及其分工：

B类接待工作主要接待人为董事长、总经理、监事会主任，总组织协调人一般由党总支副书记担任，下设若干个工作岗，分工如下：

接待岗：同A类；

宣传卫生岗：由总经办主任负责协调保洁事业部、物业事业部等部门人力，分区划片打扫园内卫生，包括：大门内外、内部环线、办公楼，全面清理，不留死角。

宣传具体工作包括：

1、悬挂欢迎条幅、标语、指示牌、它企业文化标识；

2、协助保证视察期间园区秩序；

3、负责接待参与报导工作的新闻媒体，为其提供一切便利条件；

4、协调施工方届时按章施工、文明施工；

5、固定人员负责接待期间的现场摄像、照相工作。

后勤设施安全岗：由办总经办主任全面负责办公楼接待现场的物资准备、现场布置、服务安排与接待车辆调配。物业事业部负责安保工作，引导视察车辆进入指定停靠位置，维护好现场秩序。

现场服务岗：参照A类；现场巡回监督岗：参照A类。

（二）参与接待人员要求事项：参照A类

（三）接待工作流程

1、准备工作：

（1）方案策划：包括接待工作的行程安排、出席人员、接待室、参观点、参观路线、休息点、工作分工等，提前转达政府接待部门。

（2）文字介绍材料、企业宣传资料的准备：指定专人负责撰写汇报材料，董事长秘书、办公室主任协助，逐字逐句推敲修改。现存资料收集、整理和准备，数量要充足，只能多不能少。

（3）接待现场布置：地点同A类接待，现场布置由后勤设施安全岗负责布置，布置的平面设计要根据不同地点相对固定样式。

日常物资准备：参照A类；来宾来访时间如超过上午十一时，应准备午餐。其中：是否需要欢迎横幅（要悬挂醒目、高度适度、平顺、无褶皱），看情况而定； 水果B1参照A类。矿泉水为一次性塑料瓶小包装，注意生产日期。茶叶对照A类规定。小毛巾同A类。烟灰缸的安排要事先征求政府接待部门意见，设与不设烟灰缸，但要在就近办公室设置吸烟区。记得摆放笔和纸。水果必须保证主要视察人与次席陪同人前要有，其他人员3—4人一份；对面主陪人员面前要有。

（4）参观现场的准备：根据视察团的主题和政府领导要求确定，要具有代表性。接待方案中的参观点经政府接待部门认可后，主接待人准备讲解文稿，检查参观点内的布置、路线、内外的卫生、安全情况等。（5）宣传、记录工作的准备：指定的摄像、照相人员必须提前现场走位。

（6）先导车辆准备：参照A类。

（7）接待纪念品准备：根据需要确定是否赠送纪念品，并按种类和数量分装备用。有秘书或车辆随行的领导，连同宣传资料，都要交给秘书或驾驶员。

（四）接待过程：

1、迎接。主要接待人及相关人员，要提前在视察车队到达园区前在园

区门口迎候，并跟随引导车辆。

2、到达园区停车位后，参照A类。

3、现场讲解时，主要接待人陪同身侧。

4、工作汇报或情况介绍。同A类。

5、参观现场。按接待确定的主车陪同人数，安排主要接待人上主车陪同参观，沿途介绍园区，注意视察与陪同人员比例。

6、送行：结束视察行程、客人准备离开时，主要接待人要恭送，亲手打开和关闭车门，乘坐座车送至迎接处，相关陪同人员送行。

（五）后续工作：

（五）后续工作：

1、清理会议现场及其相关卫生工作。

2、工作总结。

3、资料整理。接待方案及相关资料内部存档，资料、相片、接受礼品交文书保存。

C类接待：

C类接待工作主要接待人为领导班子正职或者领导班子其他成员，总组织协调人一般由总经办主任担任。

接待岗：同A类； 宣传卫生岗：

1、保障办公楼和园区卫生符合公司要求；

2、办公楼接待现场的物资准备、现场布置、服务安排

3、由总经办主任负责与接待车辆调配。物业事业部负责引导来宾车辆进入指定停靠位置，维护好现场秩序。

4、需要时配备固定人员负责接待期间的现场摄像、照相工作。现场服务岗：参照B类，人数可减少为4—5人；

（二）参与接待人员要求：着工装

（三）接待工作流程：

1、准备工作：

接待现场布置。根据来访人数，安排在园区C1楼或C2楼会议室，现场布置由总经办负责布置，布置的平面设计要根据不同地点相对固定样式。

有关注意事项为：参照B类但无水果；矿泉水为一次性塑料瓶小包装，注意生产日期；茶叶对照A类规定；不放烟灰缸。来访人多时，记得摆放笔和纸；参观车辆准备由总经办主任负责；

（四）接待过程：

1、迎接。主要接待人及相关人员在办公楼门前迎候。

2、到达园区停车位后，由保安或指定员工打开车门，主要接待人与带队来宾亲切握手。

3、现场讲解时，主要接待人陪同身侧。

4、工作汇报或情况介绍。

5、参观现场。按接待确定的主车陪同人数，安排主要接待人上主车陪同参观，沿途介绍园区，注意视察与陪同人员比例。

6、送行。结束参观行程、客人准备离开时，主要接待人要恭送，保安或指定员工打开和关闭车门，挥手送行。

D类接待：

D类接待工作主要接待人为：领导班子成员（非正职）或者总经办主

任。

具体工作包括：

1、保障办公楼和园区卫生符合公司相关规定；

2、办公楼接待现场的物资准备、现场布置、服务安排

3、由总经办主任负责与接待车辆调配。

现场服务岗：参照C类，人数可减少到2到3人。

（二）参与接待人员要求事项：参照C类

（三）接待工作流程：参照C类

1、准备工作：

接待现场布置。根据来访人数，安排地点同C类接待，现场布置由总经办负责布置，布置的平面设计要根据不同地点相对固定样式。

有关注意事项：参照C类；矿泉水为一次性塑料瓶小包装，注意生产日期。茶叶对照A类规定；参观车辆准备由总经办主任负责调配；

（四）、接待过程：

1、迎接。主要接待人及相关人员在办公楼门前迎候。

2、到达园区停车位后，打开车门，主要接待人与带队来宾亲切握手。

3、现场讲解时，主要接待人陪同身侧。

4、工作汇报或情况介绍。

5、参观现场。按接待确定的主车陪同人数，安排主要接待人上主车陪同参观，沿途介绍园区。

6、送行。结束参观行程、客人准备离开时，主要接待人要恭送到办公楼门口，挥手送行。

2011年10月25日