第一篇：中国中铁培训教程全套的office(word,excel,powerpoint,visio,ocs)操作技巧
中国中铁股份有限公司
OFFICE / WINDOWS
培 训 教 材
（内部资料）
中国中铁股份有限公司
2010年11月
Part 1：Windows 7 快速入门........................................................................................4 Windows 7提供的办公平台...................................................................................4 随时随地记录重要资料...................................................................................4 智能的“计算器”工具...................................................................................4 高效查找重要商务资料...................................................................................5 创建和管理联系人信息...................................................................................6 有效保证商务数据的安全...............................................................................9 与同事或客户进行信息的交流........................................................................9 Windows 7提供的学习的平台.................................................................................10 Windows 7中的“英语学习机”...................................................................10 手写输入复杂的数学符号和公式...................................................................12 家长可以有效控制孩子对电脑的使用............................................................13 Windows 7提供的娱乐平台.................................................................................17 畅游互联网..................................................................................................17 轻松撰写和发布博客....................................................................................19 数码照片管理能手........................................................................................20 使用Windows 7尽情享受视听乐趣...............................................................21 制作自己的特效视频....................................................................................22
大战游戏世界...............................................................................................22
Part 2：Word 2007 常用功能及技巧............................................................................23 Word 2007 常用功能概述....................................................................................23 创建专业水准的内容....................................................................................23 轻松地创建专业文档....................................................................................24 放心地共享文档和内容.................................................................................25 用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 管理内容.....................................27 Word 2007 应用技巧指南....................................................................................27 轻松创建具有专业水准的文档......................................................................28
放心地共享文档...........................................................................................30
超越文档......................................................................................................32 从计算机问题中恢复....................................................................................32
Part 3：Excel 2007 常用功能及技巧.............................................................................34 Excel 2007 常用功能概述.....................................................................................34 创建更好的电子表格....................................................................................34 改进电子表格分析功能.................................................................................35 与其他人共享电子表格和业务信息...............................................................36 更加有效地管理业务信息.............................................................................37 Excel 2007 应用技巧指南.....................................................................................38 面向结果的用户界面....................................................................................38 更多行和列以及其他新限制..........................................................................38 Office 主题和 Excel 样式............................................................................39 丰富的条件格式...........................................................................................39 轻松编写公式...............................................................................................39 新的 OLAP 公式和多维数据集函数.............................................................39 改进的排序和筛选功能.................................................................................40
Excel 表格的增强功能..................................................................................40 新的图表外观...............................................................................................40 共享的图表..................................................................................................40 易于使用的数据透视表.................................................................................41 快速连接到外部数据....................................................................................41 新的文件格式...............................................................................................42 更佳的打印体验...........................................................................................42 共享工作的新方法........................................................................................42
快速访问更多模板........................................................................................43
Part 4：PowerPoint 2007 常用功能及技巧....................................................................44 PowerPoint 2007 常用功能概述............................................................................44 创建动态演示文稿........................................................................................44 有效地共享演示文稿....................................................................................45 有效地管理演示文稿....................................................................................46 PowerPoint 2007 应用技巧指南............................................................................47 创建并播放动态演示文稿.............................................................................47 有效地共享信息...........................................................................................49 保护并管理信息...........................................................................................50 使用 PowerPoint 2007 主题和背景样式................................................................50 Office 主题概述...........................................................................................50 主题颜色......................................................................................................53 主题字体......................................................................................................54 主题效果......................................................................................................54
快速样式......................................................................................................55 PowerPoint 背景样式....................................................................................55
Part 5：Outlook 2007 常用功能及技巧........................................................................57 Outlook 2007 常用功能概述.................................................................................57 管理时间和信息...........................................................................................57 跨越界限进行联系........................................................................................58 加强电子邮件控制和保护.............................................................................59 Outlook 2007 应用技巧指南.................................................................................60 管理时间和信息...........................................................................................60 跨边界建立连接...........................................................................................61 保持安全和可控性........................................................................................63
Part 6：Visio 2007 画图软件使用技巧.........................................................................65 Visio 2007 常用功能概述.....................................................................................65 使复杂信息可视化以便更好地了解...............................................................65 分析信息以标识趋势和问题并采取相应措施.................................................66 使用可与多人共享的图表进行交流...............................................................67 以编程方式自定义和扩展 Office Visio 2007 以满足您的需求........................68 Visio 2007 应用技巧指南.....................................................................................68 快速入门......................................................................................................69 轻松创建具有专业外观的图表......................................................................69 使用“自动连接”连接图表中的形状............................................................70
将数据集成到图表中....................................................................................70 展现数据图形中的数据.................................................................................71 通过使用数据透视关系图使复杂信息可视化.................................................72
在其他 2007 Microsoft Office system 程序中生成并查看 Visio 图表..............73
Part 7：OCS常用功能及技巧.......................................................................................74 Office Communicator 2007 R2 新增功能.................................................................74 新增呼叫功能...............................................................................................74 “立即开会”会议........................................................................................75 新增联系人列表功能....................................................................................75 电话拨入式音频会议....................................................................................75 语音邮件增强功能........................................................................................76 桌面共享......................................................................................................76 呼叫委派......................................................................................................76 团队呼叫......................................................................................................76 响应组.........................................................................................................76 语音和视频增强功能....................................................................................77 桌面电话集成...............................................................................................77 即时消息增强功能........................................................................................78 自动更新......................................................................................................78 联系人管理、状态和即时消息.............................................................................78 管理联系人列表...........................................................................................78 自定义状态信息...........................................................................................79 如何与他人联系...........................................................................................80 发送和接收即时消息....................................................................................80 会议和协作.........................................................................................................81 统一通信会议入门........................................................................................81 使用 Communicator 召开会议......................................................................81 使用桌面共享...............................................................................................82 在各种通信模式之间进行无缝切换...............................................................83 安排 Communicator 电话会议或 Live Meeting 会议.....................................84 向电话会议添加拨入号码.............................................................................84 电话和视频.........................................................................................................85 Office Communicator 电话和视频功能入门....................................................85 拨打和接听电话...........................................................................................85 发起和接收视频呼叫....................................................................................86 呼叫转接和语音邮件....................................................................................86 团队呼叫......................................................................................................87
将呼叫委派给一位或多位助理......................................................................87
附录一：Office 2010 产品新特性................................................................................88 附录二：中国中铁OC扩展包使用说明……..……………………………………………………………………….93 附录三：中国中铁企业信息门户介绍……………………………….…….………………………………………….99 附录四：最新IT硬件介绍…………………………………………………………………………………………………..147
Part 1：Windows 7 快速入门
Windows 7是微软公司推出的集办公、学习、娱乐等为一体的新一代桌面操作系统，它为用户带来了速度和性能上的提升，借助其提供的强大的办公、学习和娱乐平台，用户即使不借助其他第三方软件，也能够满足日常工作、学习和生活的基本需要。本章将介绍Windows 7如何辅助用户进行工作和学习，以及如何利用Windows 7中提供的娱乐平台来丰富业余生活。
Windows 7提供的办公平台
利用Windows 7中内置的商务工具，用户可以进行简单的计算和统计，轻松地编写商务文档，更有效地管理文件，高效查找所需资料，有效保证商务数据的安全。通过下载并安装Windows Live软件包（Windows Live Essential）中的Windows Live Messenger和Windows Live Mail，用户可以与同事或客户进行即时交流。
随时随地记录重要资料
Windows 7提供了很多实用的小工具，其中包括支持手写的便签工具——Windows日记本，用户可以借助此工具随时记录重要资料，如图1.1所示。用户可以在日记本中设置笔的颜色和粗细、添加各种颜色的旗帜标志、突出显示某些部分的内容，还可以对记录的内容进行保存和搜索。
图1.1 使用Windows日记本随时随地记录重要任务
智能的“计算器”工具
Windows 7中内置的“计算器”工具不仅可以进行科学计算，而且拥有强大的统计能力。可以完成长度、重量、容积等单位的快速换算，帮助用户计算行车里程数、贷款利率、两个日期之间的日期间隔等，如图1.2所示。
图1.2 智能的计算器
高效查找重要商务资料
由于事务繁忙，用户可能很不情愿在查找文件上花费过多额外的时间，Windows 7提供了强大的数据搜索功能，用户可以在诸多位置中通过键入文件名、关键词，甚至文件中包含的文本，来快速获得相应的搜索结果，其中包括在“控制面板”中搜索程序、在Windows Media Player中搜索音乐文件、在电子邮件程序中搜索特定的邮件、在开始菜单或者资源管理器中搜索特定文件或程序等。
要查找特定文件、多媒体文件、电子邮件、联系人、应用程序或Internet收藏夹内容，只需打开“开始”菜单，并在即时搜索栏中键入搜索内容即可。在键入关键词的同时，系统将查找并显示匹配项，查找速度可以与用户的打字速度相媲美，可谓键入关键字的速度有多快，查找的速度就有多快。例如，如果用户希望查找与某个客户相关的所有资料，只需在“开始”菜单的搜索栏中键入该客户的姓名，与该客户相关的文档“客户信息表.xlsx”、联系人信息，以及所有与该客户往来的邮件都会自动呈现出来，如图1.3所示。再如，如果希望在某个位置中查找所有与“报价”相关的文件，只需在资源管理器中导航到该位置，然后在搜索栏中输入该关键字，即可快速找出所有与“报价”相关的文件，并且系统会自动用特殊的颜色标识搜索的关键字，如图1.4所示。
图1.3 在“开始”菜单中查找与“马可欣”客户相关的资料
图1.4 在Windows资源管理器中查找所有与“报价”相关的文件
创建和管理联系人信息
用户可以在Windows 7的“联系人”中创建和管理联系人信息，以便与其进行即时沟通和联系，可以借助“联系人”创建单个的联系人或联系人组，并对其进行管理。
若要创建单个的联系人信息，则可以在开始菜单的即时搜索栏中输入“联系人”，并从搜索结果中启动“联系人”，单击工具栏中的【新建联系人】按钮，在随即打开的对话框中，输入新的联系人信息，单击联系人头像下方的下三角按钮，打开“为联系人选择图片”对话框，在此设置联系人头像，设置完成后连续进行确认，关闭对话框即可，如图1.5所示。
图1.5 在Windows 7中创建联系人
如果联系人中具有相同属性的联系人比较多，例如亲朋好友、来自同一部门的联系人等，此时
可以由这些具有同一属性的联系人创建联系人组，以便将其视为一个整体进行管理，例如向“本部门”联系人组的所有人发送包含工作计划的邮件等。若要添加联系人组，则可以按照如下步骤进行操作。
（1）单击工具栏中的【新建联系人组】按钮，打开“属性”对话框，如图1.6所示。
图1.6 创建联系人组
（2）在“组名”文本框中输入联系人组的名称，如“本部门”，然后单击【添加到联系人组】按钮，打开“添加到联系人组”对话框，按住【Ctrl】键选择需要添加到“本部门”联系人组中的联系人，如图1.7所示。
图1.7 选择需要添加到“本部门”联系人组中的联系人
（3）单击【添加】按钮，返回“本部门属性”对话框，此时可以看到“本部门”联系人组中包括的联系人信息，如图1.8所示。最后单击【OK】按钮，关闭对话框即可。
图1.8 将联系人添加到“本部门”联系人组
当联系人创建完成后，单击工具栏中的【显示预览窗格】按钮（即可在右侧预览窗格中看到该联系人的相应信息，如图1.9所示。），然后选中某个联系人，图1.9 查看和浏览联系人信息
当需要向某个联系人或联系人组发送邮件时，只需将其选中，并单击工具栏中的【电子邮件】按钮，即可启动默认的邮件程序，并自动将联系人或联系人组中的所有联系人自动添加到收件人列表中，这样就可以与联系人进行即时通信了，如图1.10所示。
图1.10 向联系人组中的多个联系人发送邮件
有效保证商务数据的安全
企业用户可能会担心企业中的敏感数据丢失或意外泄露给他人，借助Windows 7的数据保护功能，用户不仅可以加密本地磁盘，而且还可以加密外部USB存储器和硬盘。加密后，只有输入正确的密码，才可读取或更改磁盘或其他存储器中的内容，如图1.11所示。
图1.11 驱动器加密后只有输入正确的密码才能进行浏览和编辑
与同事或客户进行信息的交流
在日常工作中，用户可能需要使用一些在线交流或邮件收发工具，以便与同事或客户进行即时地交流。Windows 7虽然没有内置Windows Live Messenger（用于在线交流）、Windows Live Mail（用于收发邮件）等Windows Live工具，用户仍然可以通过相关网站免费下载并使用，如图1.12、图1.1
所示。
图1.12 通过Windows Live Mail收发邮件
图1.13 通过Windows Live Messenger与同事或客户进行即时交流
Windows 7提供的学习的平台
在Windows 7中，用户可以轻松地学习英语，快速、方便地输入数学公式和符号，此外，家长可以利用Windows 7中内置的“家长控制”功能有效地控制孩子对计算机的使用。
Windows 7中的“英语学习机”
Windows 7带有一个被称为“讲述人”的基本屏幕读取器，在使用计算机过程中时，该工具可以朗读屏幕上的文本并描述发生的某些事件。用户可以借助此功能让系统朗读“记事本”中的英语课文，打开包含英语课文的记事本并启动“Microsoft讲述人”，然后选中记事本中需要朗读的内容，即可让系统自动将其朗读出来，如图1.14所示。用户还可以设置讲述人的声音选项，例如，如果希望以标准的美式英语进行朗读，并且希望调整朗读的速度，则可以单击“Microsoft讲述人”对话框中的【声音设置】按钮，并在随即打开的“声音设置-讲述人”对话框的“选择声音”列表框中选择
“Microsoft Anna-English（United States）”，并在下方的“设置速度”下拉列表中选择所需的朗读速度即可，如图1.15所示。
图1.14 利用“Microsoft讲述人”朗读记事本中的英文
图1.15 设置声音选项以便以标准的美式英语进行朗读
在Windows 7中，除了可以让系统朗读文本中的英语课文之外，还可以让Windows Media Player来播放英语的音频或视频文件，在播放过程中还可以通过菜单或快捷键来控制文件播放的速度，如图1.16所示。Windows 7内置的这些工具，为广大学生学习英语提供了极大的便利。
图1.16 控制英语课文播放的速度
手写输入复杂的数学符号和公式
以往，在Word文档中输入复杂的数学符号和公式是比较麻烦的，而借助Windows 7中内置的“数学输入面板”工具，用户只需通过手写输入设备或鼠标“画”出数学符号和公式，程序会自动识别用户的输入，单击应用程序窗口下方的【插入】按钮即可将其插入到Word文档中，如图1.17所示。
图1.17 通过“数学输入面板”工具手写输入数学符号和公式
如果用户手写输入的公式没有被应用程序正确地识别，则可以单击右侧工具面板中的【选择和更正】按钮，然后通过拖动鼠圈出需要更改的部分，放开鼠标后将自动打开备选的更正选项菜单，只需选择正确的符号或公式即可，如图1.18所示。
图1.18 纠正识别错误的数学符号或公式
家长可以有效控制孩子对电脑的使用
利用Windows 7中的“家长控制”功能，父母可以更加方便地管理孩子对计算机的使用，如设置孩子使用计算机的时间、指定孩子可以玩哪些类型的游戏、限制孩子可以使用计算机中的哪些程序等。开启并设置“家长控制”功能的具体操作步骤如下。
（1）单击“开始”菜单右侧导航栏中的【控制面板】按钮，打开“控制面板”窗口，然后单击【家长控制】链接，如图1.19所示。
图1.19 单击“控制面板”窗口中的【家长控制】链接
（2）在随即打开的“家长控制”窗口中，可以看到自己的帐户具有“计算机管理员”权限。单击【创建新用户帐户】链接，以便为孩子创建一个帐户，如图1.20所示。
图1.20 创建新用户帐户
提示：如果之前已经为孩子创建了帐户，则可以直接跳转至“步骤5”。
（3）在随即打开的“创建新用户帐户”窗口中，输入新的帐户名称，如图1.21所示。
图1.21 为孩子创建一个帐户
（4）输入完成后单击【创建帐户】按钮，返回“家长控制”窗口，此时可以看到刚刚创建的帐户名称“孩子”，如图1.22所示。
图1.22 创建完成的“孩子”帐户
（5）“孩子”帐户创建完成之后，就可以控制孩子使用计算机的方式了。单击“孩子”帐户名称，打开“用户控制”窗口，在“家长控制”选项区域中，选中“启用，强制当前设置”单选按钮，如图1.23所示。
图1.23 为“孩子”帐户启用“家长控制”功能
（6）在“Windows设置”选项区域中，单击【时间限制】链接，打开“时间限制”窗口，在此可以设置孩子能够使用计算机的时间，如图1.24所示。
图1.24 控制孩子使用计算机的时间
（7）设置完成后，单击【确定】按钮，返回“用户控制”窗口。然后单击“Windows设置”选项区域中的【游戏】链接，打开“游戏限制”窗口，在此可以指定孩子可以玩哪些类型的游戏，此处可以为孩子选择适合其年龄段的游戏，例如“儿童”，如图1.25所示。如果希望严格按照游戏的分级规则进行管理，可以选中“阻止未分级的游戏”。如果用户希望进行更详细的设置，可以向下拖动窗口右侧的滚动条，完成设置后单击【确定】按钮即可。
图1.25 控制可玩的游戏类型
提示：游戏分级是由游戏分级委员会设定的，游戏分级委员会是为不同国家和地区的视频游戏内容制订分级原则的组织，通常会为每个游戏分配基于年龄的分级级别，同时还检查每个游戏的内容，并为游戏分级添加内容描述符，分级和内容描述符与电影内容的分
级和描述系统十分相似。
（8）设置完成后，单击【确定】按钮，返回“用户控制”窗口。然后单击“Windows设置”选项区域中的【允许和阻止特定程序】链接，打开“应用程序限制”窗口，选中“孩子只能使用允许的程序”单选按钮，然后在下方的“选择可以使用的程序”列表框中，选择允许孩子使用的程序，这样就可以禁止孩子使用未被允许的程序了，如图1.26所示。
图1.26 设置孩子可以使用计算机中的哪些程序
（9）设置完成后，连续单击【确定】按钮，关闭所有窗口即可。借助“家长控制”功能，父母可以放心让孩子使用电脑辅助学习和适当地娱乐放松，再也不会为孩子沉迷于电脑游戏而担忧了。
Windows 7提供的娱乐平台
适当地放松身心，可以更好地投入到工作和学习中。在Windows 7中，用户可以更加安全、更加方便地畅游互联网，轻松发布博客，对数码照片进行浏览、管理和修复，尽情享受视听乐趣，制作自己的特效视频，并且可以与MSN好友一起大战游戏世界。
畅游互联网
用户可以通过Windows 7中的Internet Explorer 8将网页中感兴趣的内容，添加到IE浏览器中的收藏夹栏中，当需要查看来自这些网站的最新消息时，用户不必在地址栏中手工输入这些网站的地址，只需通过收藏夹栏就可以直接查看来自各个网站中的内容了。利用IE 8的这一特性，用户可以更加方便地查看网站中的最新天气信息、感兴趣的商品价格信息、新闻快讯等，如图1.27所示。在IE 8中，当用户在地址栏中输入某个关键字后，地址栏会根据用户的浏览历史记录，以及收藏夹中的内容，为用户提供相关的建议，用户无需重复输入网址即可快速找到自己需要的网址，有效增强了用户的使用体验，如图1.28所示。
在IE 8中，用户可以更加方便地查找网页中的相关信息，当用户输入关键字时，浏览器会突出
显示所有与关键字匹配的内容，并显示匹配的个数，通过单击【上一个】或【下一个】按钮可以在匹配的内容间进行导航，如图1.29所示。
图1.27 收藏夹栏中的新闻快讯
图1.28 IE 8浏览器的地址栏可以帮助用户快速打开所需站点
图1.29 在网页中高效查找指定内容
通常情况下，使用Web浏览器浏览网页内容时都会留下很多浏览痕迹，例如浏览过的网址、历史记录、用户名称和密码等。在有些情况下，用户可能不希望在浏览网页内容时留下痕迹，这时可以使用IE 8中的“InPrivate浏览”模式，即隐私浏览模式（如图1.30所示），这样就可以阻止浏览器保留浏览历史记录、临时Internet文件、表单数据、Cookie，以及用户名和密码等浏览记录了，从而可以更好地保护用户隐私。
图1.30 使用“InPrivate浏览”功能来保护隐私
轻松撰写和发布博客
下载Windows Live套件后，用户可以使用Windows Live Writer轻松将文字、图片、表格、地图等丰富多彩的内容发布到自己的博客，在博客发布之前，可以对编写的内容进行预览。即使在没有网络连接的情况下，也可以方便地脱机撰写日志，并将其保存为草稿，等到联机时再将其发布，发
布后系统将自动打开Web浏览器，可以方便地浏览发布后的效果，如图1.31、图1.32所示。
图1.31 在Windows Live Writer中轻松发布博客
图1.32 在Web浏览器中查看发布的博客
数码照片管理能手
借助Windows Live照片库，用户可以更方便、更直观地查看、管理、优化照片和视频。将数码照片导入图片库后，用户可以在Windows Live照片库中浏览照片（如图1.33所示），将照片分享给亲朋好友，还可以调整照片的曝光、修复红眼等（如图1.34所示）。
图1.33 将数码相片导入照片库
图1.34 修复照片
使用Windows 7尽情享受视听乐趣
Windows 7中内置的Windows Media Player 12可以播放最流行的音频和视频格式，其中包括AAC、DivX、MOV和Xvid的新增支持。新增的“播放到（Play-To）”功能可将音乐和视频传输到其他家用Windows 7电脑和兼容设备上，用户甚至还可以通过Internet在电脑之间传输音乐库。在使用Windows Media Player 12播放媒体文件时，可以通过任务栏缩略图来播放文件并查看文件的标题，控制媒体文件的暂停和播放，轻松跳转到前一个或后一个媒体文件，如图1.35所示。
图1.35 通过任务栏缩略图
利用Windows媒体中心，用户可以观看、暂停和录制电视节目，聆听音乐，欣赏照片，享受在线娱乐（如图1.36所示）。Windows 7的家庭高级版、专业版和旗舰版中将提供Windows媒体中心，支持更多全球电视标准（包括数字电视）和电视调谐器，可以播放多种流行的音频和视频格式。在Windows 7媒体中心中，用户可以更快速地找到所要的歌曲和节目，制作出优美且带有背景音乐的照片拼贴图，制作个性化的屏幕保护程序，欣赏录制的电视节目、音乐、视频。
图1.36 Windows 7中的Windows媒体中心
制作自己的特效视频
下载Windows Live套件后，用户可以通过该套件中的Windows Live Movie Maker导入和组合照片、视频剪辑和音乐，然后编辑成电影，以达到更完美的视觉效果。当特效视频制作完成之后，还可以将其发布到网络上，以便与亲朋好友分享。另外，用户还可以借助Windows 7中自带的Windows DVD Maker制作特效视频，并将其刻录成DVD保存起来。
大战游戏世界
电脑游戏能开启人类的智慧和想象力，有节制地玩游戏，带来的不仅仅是快乐，还有乐观、积极的人生态度。Windows 7中内置了红心大战、空当接龙、扫雷、蜘蛛纸牌、纸牌、国际象棋（Chess Titans）、麻将（Mahjong Titans）、小丑乐园（Purble Place）等十余种游戏。用户还可以通过窗口右侧“预览”窗格的中的【更多游戏】链接，查看网页中的更多游戏，也可以与自己的MSN好友一起玩游戏。
Part 2：Word 2007 常用功能及技巧
Office Word 2007 是一个功能强大的创作程序，它不但具有一整套编写工具，还具有易于使用的 Microsoft Office Fluent 用户界面，您可以通过它创建和共享文档。
Office Word 2007 将帮助信息工作者比以往任何时候更快捷地创建专业水准的内容。通过使用大量的新工具，您可以利用预定义的部件和样式快速建立文档，并且可以直接在 Word 中创作和发布博客。与 Microsoft Office SharePoint Server 2007 和基于 XML 的新文件格式的高级集成使 Office Word 2007 成为建立集成文档管理解决方案的理想选择。
Word 2007 常用功能概述
创建专业水准的内容
Office Word 2007 与面向结果的 Office Fluent 用户界面共同为您提供了创建专业水准的内容所需的工具。
· Office Fluent 用户界面在您需要时为您提供了合适的工具。
· 添加构建基块（预定义内容的构建基块）并减少与复制和粘贴常用内容有关的错误。
· 快速样式可以帮助您在整个文档内快速设置文本和表格的格式，从而节省您的时间。
· 文档主题对文档应用相同的颜色、字体和效果以获得一致的外观。
在 Word 文档中使用快速样式以便轻松地选择和应用新样式
· SmartArt 图示和新的制图引擎有助于为文档添加专业水准的外观。与 Microsoft Office Excel 2007 电子表格软件和 Microsoft Office PowerPoint 2007 演示文稿图形程序共
享的图示和图表有助于确保文档、电子表格和演示文稿具有一致的外观。
· 使用熟悉的 Word 界面创建包括图片、丰富的格式、拼写检查器以及更多内容的博客帖子，直接在 Word 中创作和发布博客。将您的博客从 Word 发布到许多广为人知的博客服务，其中包括 Office SharePoint Server 2007、MSN Spaces、Blogger、TypePad、Community Server 等等。
· 公式生成器可以使用真正的数学符号、预制的公式和自动格式来帮助您建立可编辑的嵌入式数学公式。
· 实时字数在您键入时记录了文档中的字数，并且在 Office Word 2007 的 Office Fluent 用户界面中始终可见。
· 版式功能提供了经过改进的项目符号列表和编号列表、编号列表样式以及新字体，用于改善屏幕阅读效果。
· 引文管理器和参考生成器使您能够添加参考、脚注、尾注、目录、图表目录或引文目录。通过选择包括 APA、MLA、Chicago 样式手册及其他内容在内的预定义样式指南，可以自动设置参考的格式。
· 上下文拼写检查器可帮助您避免常见错误，并可以避免误用拼写相似的单词。
向 Office Word 2007 文档添加构建基块可以提高效率和减少错误
轻松地创建专业文档
Office Word 2007 提供的编辑和审阅工具可以帮助您比以往任何时候更加轻松地创建专业文档。
· 用更多的时间撰写，更少的时间设置格式。Office Fluent 用户界面以一种清楚且有组织的方式在用户需要时提供相应工具。直观的实时预览以及预定义的样式库、表格格式和其他内容可以帮助您最大程度地利用 Office Word 2007 的强大功能。
· 只需几次单击即可将常用内容添加到文档中。Office Word 2007 引入了构建基块，用于向文档中添加常用内容。从预定义的封面、重要引述、页眉和页脚库中进行选择，使文档更具专业外观。甚至可以创建自己的构建基块来简化法律免责声明文本或其他常用材料等自定义文本的添加过程。
· 具有高度感染力的图形使内容的传达更为高效。新增的制作图表工具和绘图工具包括三维形状、透明度、投影和其他效果，可以帮助您创建具有专业外观的图形，使文档卓有成效。
· 快速向文档应用新的外观。通过“快速样式”和“文档主题”，可以更改整个文档中文本、表格和图形的外观，使之符合您喜好的样式或配色方案。
Office Word 2007 的 Office Fluent 用户界面可以在您需要时提供适当工具
放心地共享文档和内容
通过使用 Office Word 2007，可以与同事共享文档以便有效地收集反馈。您可以帮助防止出现不必要的文档分发情况，并可以帮助确保在发布之前删除私人批注或隐藏文本。另外在使用 Office SharePoint Server 2007 时，提供关于重要文档的反馈或参与审阅和批准工作流现在变得更加轻松了。
· 三窗格审阅面板使您可以轻松地比较和合并两个版本的 Word 文档，这样在处理审阅者所做的更改时，您甚至可以发觉最细微的差别。
· 启动 Office SharePoint Server 2007 审阅和批准工作流这项操作可以直接从 Office Word 2007 中进行。通过使用集成了强大服务器功能的熟悉的工具，您可以简化整个组织中的文档审阅和批准流程。
· 用于另存为可移植文档格式(PDF)或 XML 文件规范(XPS)文件的选项使您能够与没有 Word 的人员共享文档。1 · 文档检查器功能可以帮助您检测和删除文档中不需要的批注、个人身份信息、隐藏文本或其他信息，这样私人信息就不会泄露。
· 数字签名可添加到文档中，以帮助其他人确认内容自发布以来未曾被更改。可以添加新的签名行，以提示其他 Word 用户进行签名，或者在文档中提供可见的数字签名。
· 阅读模式为您提供了沉浸式全屏阅读体验，使联机阅读更加轻松，从而无需再打印出文档。新的导航控件和版式显示改进措施使阅读体验比以往更加出色。
您可以使用文档检查器删除批注
· 快速比较文档的两个版本。利用 Office Word 2007 可以轻松地找出对文档所做的更改，它通过一个新的三窗格审阅面板，可以帮助您查看文档的两个版本，其中清楚地标出了删除、插入和移动的文本。
· 使用 Office Word 2007 和 Office SharePoint Server 2007 控制审阅过程。通过 Office SharePoint Server 2007 中内置的工作流服务，可以在 Office Word 2007 中启动、管理和跟踪文档的审阅和审批过程，这样您就可以加速整个组织的审阅周期，而无需强制用户学习新工具。
· 从文档中删除不需要的信息。新增的“文档检查器”功能可以从文档中删除批注、修订、元数据或其他信息。
· 使用数字签名帮助保护文档。可以使用 Office Word 2007 对文档进行数字签名，这样阅读文档的人就能够知道文档在离开您之后还未被更改。
· 将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS。通过 Office Word 2007，不必使用第三方工具就可以共享可移植文档格式文件(PDF)和 XML 文件规范(XPS)格式的文档。
Office Word 2007 允许您对文档加上数字签名
提示：只有在安装加载项之后，才可以通过 2007 Microsoft Office system 程序另存为 PDF 或 XPS 文件。
用 Microsoft Office SharePoint Server 2007 管理内容
Office Word 2007 可与 Office SharePoint Server 2007 一起使用，从而可以更有效地管理内容。因此，现在可以更加轻松地帮助确保内容在整个公司之中保持一致并遵守法规。
· 在不退出 Word 的情况下参与 Office SharePoint Server 2007 工作流可使用户在托管环境中工作时效率更高。您可以启动工作流、与工作流任务进行交互或从新文档通知栏中获取有关文档的信息。
· 可以在 Office Word 2007 中访问托管文档存储库，因此您可以更好地控制文档版本。
· 信息管理策略对存储在 Office SharePoint Server 2007 托管文档存储库中的文档统一强制执行标记、审核和过期处理。
· 减小文件大小并提高受损文件的恢复能力。新的 Office XML Formats 是经过压缩的分段文件格式，这种格式显著减小了文件大小，而且有助于确保已被损坏或破坏的文件能够轻松恢复。
· 将文档与业务信息连接。使用新的文档控件和数据绑定创建动态智能文档，这种文档可以通过连接到后端系统进行自我更新。
· 使用“文档信息面板”跟踪文档。使用新增的“文档信息面板”直接向文档中添加工作流和跟踪信息。将 Windows SharePoint Services 信息或自定义属性添加到文档模板中，从而将文档管理功能扩展到 Office Word 2007 环境中。
· 快速检测其中嵌入了宏的文档。Office Word 2007 将单独的文件格式(.docm)用于支持宏的文档，这样您就可以快速确定某个文档是否能够执行所有嵌入的宏。
Word 2007 应用技巧指南
Microsoft Office Word 2007 提供了一整套工具，供您在新的 Microsoft Office Fluent 用户界面中创建和编排文档，帮助您生成具有专业水准的文档。丰富的审阅、批注和比较功能有助于快速收集和管理来自同事的反馈信息。高级的数据集成可确保文档与重要的业务信息源保持连接。轻松创建具有专业水准的文档
Office Word 2007 提供的编辑和审阅工具令您比以前任何时刻都能更轻松地创建精美的文档。减少格式设置的时间，把更多精力花在撰写上
新的“功能区”是 Office Fluent 用户界面的一个按任务分组工具的组件，它将使用频率最高的命令呈现在眼前。
1．选项卡是针对任务设计的。
2．在每个选项卡中，都是通过组将一个任务分解为多个子任务。
3．每组中的命令按钮都可执行一项命令或显示一个命令菜单
全新的、注重实效的 Office Fluent 用户界面可以根据您的需要显示多种工具，做到条理分明，井然有序：
· 从收集了预定义样式、表格格式、列表格式、图形效果等内容的库中进行挑选，不仅节省时间，还能更充分利用强大的 Word 功能。
· Fluent user interface消除了将格式应用于文档时的疑虑。从格式库中选择格式，您可以在实施更改之前实时而直观地预览文档的格式。
点几下鼠标，即可添加预设格式的元素
Office Word 2007 引入了构建基块，供您将预设格式的内容添加到文档中：
· 在处理特定模板类型（如报告）的文档时，您可以从收集了预设格式封面、重要引述、页眉和页脚等内容的库中进行挑选，从而令文档看上去更加精美。
· 如果希望自定义预设格式的内容，或者您的组织经常使用相同的一段内容（如法律免责声明或客户联系信息），只需点一下鼠标，您就可以从库中进行挑选，创建自己的构建基块。
利用极富视觉冲击力的图形更有效地进行沟通
新的图表和绘图功能包含三维形状、透明度、阴影以及其他效果
即时对文档应用新的外观
当您的公司更新其形象时，您可以立即在文档中进行仿效。通过使用“快速样式”和“文档主题”，可以快速更改整个文档中的文本、表格和图形的外观，以便与首选的样式和配色方案相匹配。
轻松避免拼写错误
在编写让其他人查看的文档时，当然不希望出现影响理解或破坏专业形象的拼写错误。拼写检查的新功能便于您满怀信心地分发工作：
· 在各个 2007 Microsoft Office system 程序之间，拼写检查现在更加一致。这些更改包括：
· · 典。现在，有几个拼写检查选项是全局性的。如果在一个 Office 程序中更改了其除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一对话框管理这些词中一个选项，所有其他 Office 程序中也会相应地更改该选项。
· 2007 Microsoft Office system 拼写检查包括后期修订法语词典。在 Microsoft Office 2003 中，它是一个加载项，需要单独安装。
· 首次使用某种语言时，会自动为该语言创建排除词典。排除词典可以强制拼写检查标记要避免使用的词语。它们可让您方便地避免令人讨厌的词语或不符合风格指南的词语。
· 拼写检查可以查找并标记某些上下文拼写错误。您是否出现过类似以下情况的键入错误？I will see you their.在 Office Word 2007 中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项来获取关于查找和修复此类错误的帮助。当对使用英语、德语或西班牙语的文档进行拼写检查时，可以使用此选项。
· 您可以对一个文档或您创建的所有文档禁用拼写和语法检查。
放心地共享文档
当您向同事发送文档草稿以征求他们的意见时，Office Word 2007 可帮您有效地收集和管理他们的修订和批注。在您准备发布文档时，Office Word 2007 可帮助确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注。
快速比较文档的两个版本
快速比较文档的两个版本
Office Word 2007 可以轻松找出对文档所做的更改。比较和合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。
查找和删除文档中的隐藏元数据和个人信息
在与其他用户共享文档之前，可使用文档检查器检查文档，以查找隐藏的元数据、个人信息或可能存储在文档中的内容。文档检查器可以查找和删除以下信息：批注、版本、修订、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、隐藏文字、自定义 XML 数据，以及页眉和页脚中的信息。文档检查器可帮助确保您与其他用户共享的文档不包含任何隐藏的个人信息或您的组织可能不希望分发的任何隐藏内容。此外，组织可以对文档检查器进行自定义，以添加对其他类型的隐藏内容的检查。
向文档中添加数字签名或签名行
向文档中添加数字签名或签名行
可以通过向文档中添加数字签名来帮助为文档的身份验证、完整性和来源提供保证。在 Office Word 2007 中，您可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入 Microsoft Office 签名行来捕获签名和数字签名的可见表示形式。
通过使用 Office 文档中的签名行捕获数字签名的能力使组织能够对合同或其他协议等文档使用无纸化签署过程。与纸质签名不同，数字签名能提供精确的签署记录，并允许在以后对签名进行验证。
将 Word 文档转换为 PDF 或 XPS Office Word 2007 支持将文件导出为以下格式：
· 可移植文档格式(PDF)
PDF 是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。PDF 格式确保在联机查看或打印文件时能够完全保留原有的格式，并且文件中的数据不能轻易被更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF 格式也很有用。
· XML 纸张规范(XPS)
XPS 是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 格式的文件时，该文件可以严格保持您所要的格式，文件中的数据也不能轻易被更改。即时检测包含嵌入宏的文档
Office Word 2007 对启用了宏的文档使用单独的文件格式(.docm)，因此可以立即了解某个文件是否能运行任何嵌入的宏。
防止更改文档的最终版本
防止更改文档的最终版本
在与其他用户共享文档的最终版本之前，可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户您在共享文档的最终版本。在将文档标记为最终版本后，其键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。
超越文档
如今，当计算机和文件互相连接时，更有必要将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的文件中。为满足这一需求，2007 Office 版本在 XML 支持的发展方面实现了新的突破。基于 XML 的新文件格式使 Office Word 2007 文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。
缩小文件大小并增强损坏恢复能力
新的 Word XML 格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。
将文档与业务信息连接
在业务中，您需要创建文档来沟通重要的业务数据。您可通过自动完成该沟通过程来节省时间并降低出错风险。使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。
在文档信息面板中管理文档属性
利用文档信息面板，可以在使用 Word 文档时方便地查看和编辑文档属性。在 Word 中，文档信息面板显示在文档的顶部。您可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的 Microsoft Office 文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器中。
例如，您可能拥有一台跟踪文档编辑状态的服务器。当处理完文档时，可以打开文档信息面板，将文档的编辑状态从草稿变为终稿。当您将文档保存回服务器时，服务器上将更新编辑状态中的更改。
如果将文档模板存储在 Windows SharePoint Services 3.0 服务器上的库中，该库可能会包括存储有关模板的信息的自定义属性。例如，您的组织可能会要求您填写“Category”属性，以对库中的文档进行分类。使用文档信息面板，就可以直接在 Word 环境中编辑此类属性。从计算机问题中恢复
2007 Microsoft Office system 提供了经过改进的工具，用于在 Office Word 2007 发生问题时恢复您所做的工作。
Office 诊断
Microsoft Office 诊断是一系列有助于发现计算机崩溃原因的诊断测试。这些诊断测试可以直接解决部分问题，也可以确定其他问题的解决方法。Microsoft Office 诊断取代了以下 Microsoft Office 2003 功能：“检测并修复”以及“Microsoft Office 应用程序恢复”功能。
程序恢复
Office Word 2007 的功能已得到改进，使之有助于在程序异常关闭时避免丢失工作成果。只要可能，在重新启动后，Word 就会尽力恢复程序状态的某些方面。
例如，如果您正在同时处理若干个文件。每个文件都在不同的窗口中打开，每个窗口中都有特定可见数据。此时 Word 崩溃。当您重新启动 Word 时，它将打开这些文件并将窗口恢复成 Word 崩溃之前的状态。
Part 3：Excel 2007 常用功能及技巧
Office Excel 2007 是一个功能强大的工具，可用于创建电子表格并设置其格式，分析和共享信息以做出更加明智的决策。使用 Microsoft Office Fluent 用户界面、丰富的直观数据以及数据透视表视图，可以更加轻松地创建和使用专业水准的图表。Office Excel 2007 融合了将随 Microsoft Office SharePoint Server 2007 提供的 Excel Services 这项新技术，从而在更安全地共享数据方面有了显著改进。您可以更广泛、更安全地与同事、客户以及业务合作伙伴共享敏感的业务信息。通过使用 Office Excel 2007 和 Excel Services 共享电子表格，您可以直接在 Web 浏览器上导航、排序、筛选、输入参数，以及与数据透视表视图进行交互。
Excel 2007 常用功能概述
创建更好的电子表格
Office Excel 2007 利用 Office Fluent 用户界面来使用户可以轻松地使用功能强大的增效工具。它还为您的工作提供了更多空间并具有更高的性能。
· 利用 Office Fluent 用户界面。您可以使用 Office Excel 2007 中面向结果的 Office Fluent 用户界面，根据需要查找所需工具。根据您需要完成的工作（无论是创建表还是编写公式），Office Excel 2007 会在 Office Fluent 用户界面中为您提供适当的命令。
· 享有更大的电子表格行列容量（100 万行和 16,000 列）。您可以导入和处理大量数据，借助对双处理器或多核处理器的支持获得更高的计算性能。
· 快速设置单元格和表格的格式。您可以使用单元格样式和表格样式库以所需方式快速设置电子表格的格式。表格包括自动筛选，但在滚动浏览数据时，列标题仍保留在视图中。自动筛选会自动填写和扩展任何表格。
· 公式编写经验。这包括可调整的编辑栏和基于上下文的公式自动完成，这样您可以在第一次以及每一次都能编写出正确的公式语法。您也可以在公式和函数内部引用指定的区域和表格。
· 创建具有专业水准的图表。只需单击几下，即可创建出具有动人视觉效果的专业水准图表。您可以使用预定义的图表布局和图表样式，或者手动设置轴、标题和其他图表标签之类的每个组件的格式。您可以使用令人叫绝的一些效果，如三维、柔和阴影和消除锯齿效果，来帮助确定关键数据趋势并创建更引人注目的图形摘要。无论使用的是哪一种应用程序，您都可以以相同的方式创建图表并与之进行交互，因为 Excel 制图引擎在 Microsoft Office Word 2007 和 Microsoft Office PowerPoint 2007 中是一致的。
· 使用页面布局视图。您可以使用页面布局视图来确切了解电子表格的打印方式并添加或编辑页眉和页脚。调整页边距时可以直接看到页面将截断的位置，从而不必尝试多次打印来进行调整。
重新设计的制图引擎，可以帮助您在令人叫绝的图表中传达分析信息
改进电子表格分析功能
新的数据分析和可视化工具可以帮助您更加轻松地分析信息、发现趋势以及访问公司信息。
· 使用条件格式配合着大量的数据可视化方案可以发现并说明重要趋势，并用彩色的渐变（热图）、数据条和图标突出显示数据中的一些例外。
· 排序和筛选是可用来处理数据的两种最重要的基本分析方法。新的排序和筛选选项，例如自动筛选中的多选、按颜色排序或筛选以及适用于特定数据类型的“快速筛选”，使 Office Excel 2007 成为处理大量复杂数据的理想工具。
· 创建数据透视表视图或数据透视图更加轻松（方法是使用数据字段迅速重新定位数据），可以汇总和找到所需的答案。只需将字段拖到要显示字段的地方即可。
· 利用对 Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services 的全面支持，您可以在 Office Excel 2007 中灵活地查询最新的业务数据。通过使用新的多维数据集函数，可以依据 OLAP 数据库创建自定义报表。
改进了数据透视表视图的创建过程以及条件格式，提供了对 SSAS 的全面支持
与其他人共享电子表格和业务信息
利用 Office Excel 2007 可以更加轻松地共享电子表格和业务信息。而与 Excel Services 和新的 Microsoft Office Excel XML Format 的集成则使您可以更有效地交换信息。
· 使用 Office Excel 2007 和 Excel Services 可更安全地与其他人共享电子表格。Excel Services 以 HTML 格式动态地呈现 Excel 电子表格，从而使其他人可以在 Web 浏览器内访问信息。由于与 Office Excel 2007 客户端的保真度很高，因此用户可以使用 Excel Services 在 Web 浏览器中进行浏览、排序、筛选、输入参数以及与数据透视表视图进行交互这一切工作。
· 依据电子表格创建业务仪表板并在门户中共享仪表板。使用基于浏览器的仪表板，可以跟踪业务的关键性能指标；您可以从 Excel 电子表格、Excel Web Access 和 Office SharePoint Server 2007 创建仪表板。
· 可另存为 XPS 或 PDF 以便轻松共享。可以将电子表格转换为 XML 文件规范(XPS)或可移植文档格式(PDF)，以创建固定版本的文件，方便共享。
· 新的 Excel XML Format 能够实现更有效的信息交换。使用新的 Excel XML Format，可以减少电子表格的文件大小并提高电子表格与其他数据源的互操作性。
Excel 2007 和 Excel Services 提供了在 Web 浏览器中共享电子表格并与之进行交互的方法
更加有效地管理业务信息
Office Excel 2007 和 Excel Services 可让您在服务器上管理和控制电子表格，以帮助保护重要的业务信息并帮助确保用户所使用的是最新的数据。
通过将电子表格发布到 Office SharePoint Server 2007 来集中管理敏感信息。可以帮助确保您的组织成员所使用的是最新的业务信息，并防止相同文件出现多个版本。
保护机密的业务信息。同时有助于确保用户能够通过报表管理功能查看他们需要的数据。使用数据连接库可以连接到外部信息源。使用数据连接库，可以快速连接到外部信息源（例如数据库和行业系统），并从中导入信息。使用 Office SharePoint Server 2007，您组织的 IT 职员可以设置并管理“受信任”的数据连接库，使用户可以在没有任何帮助的情况下更加安全地连接到外部数据源。
在其他应用程序中利用 Excel 计算引擎。使用 Excel Services Web 服务应用程序编程接口(API)，可以将 Excel 文件的服务器计算集成到其他应用程序中。
可以使用数据连接库导入外部信息
Excel 2007 应用技巧指南
在新的面向结果的用户界面中，Microsoft Office Excel 2007 提供了强大的工具和功能，您可以使用这些工具和功能轻松地分析、共享和管理数据。面向结果的用户界面
新的面向结果的用户界面使您可以轻松地在 Microsoft Office Excel 中工作。过去，命令和功能常常深藏在复杂的菜单和工具栏中，现在您可以在包含命令和功能逻辑组的、面向任务的选项卡上更轻松地找到它们。新的用户界面利用显示有可用选项的下拉库替代了以前的许多对话框，并且提供了描述性的工具提示或示例预览来帮助您选择正确的选项。
无论您在新的用户界面中执行什么活动（不管是格式化还是分析数据），Excel 都会显示成功完成该任务最合适的工具。更多行和列以及其他新限制
为了使您能够在工作表中浏览大量数据，Office Excel 2007 支持每个工作表中最多有 100 万行和 16,000 列。具体来说，Office Excel 2007 网格为 1,048,576 行乘以 16,384 列，与 Microsoft Office Excel 2003 相比，它提供的可用行增加了 1,500%，可用列增加了 6,300%。您可能会惊奇地发现，列现在以 XFD 而不是 IV 结束。
现在，您可以在同一个工作簿中使用无限多的格式类型，而不再仅限于 4,000 种；每个单元格的单元格引用数量从 8,000 增长到了任意数量，唯一的限制就是您的可用内存！
为了改进 Excel 的性能，内存管理已从 Microsoft Office Excel 2003 中的 1 GB 内存增加到 Office Excel 2007 中的 2 GB。
由于 Office Excel 2007 支持多处理器和多线程芯片集，您还可以在包含大量公式的大型工作表中体验到更快的运算速度。
Office Excel 2007 还支持最多 1600 万种颜色。
Office 主题和 Excel 样式
在 Office Excel 2007 中，可以通过应用主题和使用特定样式在工作表中快速设置数据格式。主题可以与其他 2007 Office 版本 程序（例如 Microsoft Office Word 和 Microsoft Office PowerPoint）共享，而样式只用于更改特定于 Excel 的项目（如 Excel 表格、图表、数据透视表、形状或图）的格式。
应用主题：主题是一组预定义的颜色、字体、线条和填充效果，可应用于整个工作簿或特定项目，例如图表或表格。它们可以帮助您创建外观精美的文档。您可以使用贵公司提供的公司主题，也可以从 Excel 提供的预定义主题中选择。创建您自己的具有统一、专业外观的主题并将其应用于您所有的 Excel 工作簿和其他 2007 Office 版本 文档，也是很简单的事情。在创建主题时，可以分别更改颜色、字体和填充效果，以便您对任一或所有这些选项进行更改。
使用样式：样式是基于主题的预定义格式，可应用它来更改 Excel 表格、图表、数据透视表、形状或图的外观。如果内置的预定义样式不符合您的要求，您可以自定义样式。对于图表来说，您可以从多个预定义样式中进行选择，但不能创建自己的图表样式。
像在 Excel 2003 中一样，单元格样式用来设置所选单元格的格式，不过，现在您可以快速应用预定义单元格样式。大多数单元格样式都不基于应用到工作簿的主题，而且您可以轻松创建自己的单元格样式。丰富的条件格式
在 2007 Office 版本 中，您可以使用条件格式直观地注释数据以供分析和演示使用。若要在数据中轻松地查找例外和发现重要趋势，可以实施和管理多个条件格式规则，这些规则以渐变色、数据柱线和图标集的形式将可视性极强的格式应用到符合这些规则的数据。条件格式也很容易应用：只需单击几下鼠标，即可看到可用于分析的数据中的关系。轻松编写公式
下列改进使在 Office Excel 2007 中编写公式更为轻松。
· 可调整的编辑栏：编辑栏会自动调整以容纳长而复杂的公式，从而防止公式覆盖工作表中的其他数据。与在 Excel 早期版本中相比，您可以编写的公式更长、使用的嵌套级别更多。
· 函数记忆式键入：使用函数记忆式键入，可以快速写入正确的公式语法。它不仅可以轻松检测到您要使用的函数，还可以获得完成公式参数的帮助，从而使您在第一次使用时以及今后的每次使用中都能获得正确的公式。
· 结构化引用：除了单元格引用（例如 A1 和 R1C1），Office Excel 2007 还提供了在公式中引用命名区域和表格的结构化引用。
· 轻松访问命名区域：通过使用 Office Excel 2007 命名管理器，您可以在一个中心位置来组织、更新和管理多个命名区域，这有助于任何需要使用您的工作表的人理解其中的公式和数据。
新的 OLAP 公式和多维数据集函数
当您在 Office Excel 2007 中使用多维数据库（例如 SQL Server Analysis Services）时，可以使用 OLAP 公式建立复杂的、任意形式的 OLAP 数据绑定报表。新的多维数据集函数可用来从 Analysis Services 中提取 OLAP 数据（数据集和数值）并将其显示在单元格中。当您将数据透视表公式转换为单元格公式时，或者当您在键入公式时对多维数据集函数参数使用记忆式键入时，可以生成 OLAP 公式。
改进的排序和筛选功能
在 Office Excel 2007 中，您可以使用增强了的筛选和排序功能，快速排列工作表数据以找出所需的信息。例如，现在可以按颜色和 3 个以上（最多为 64 个）级别来对数据排序。您还可以按颜色或日期筛选数据，在“自动筛选”下拉列表中显示 1000 多个项，选择要筛选的多个项，以及在数据透视表中筛选数据。Excel 表格的增强功能
在 Office Excel 2007 中，您可以使用新用户界面快速创建、格式化和扩展 Excel 表格（在 Excel 2003 中称为 Excel 列表）来组织工作表上的数据，以便更容易使用这些数据。下面列出了针对表格的新功能或改进功能。
· 表格标题行：可以打开或关闭表格标题行。如果显示表格标题，则当您在长表格中移动时，表格标题会替代工作表标题，从而使表格标题始终与表列中的数据出现在一起。
· 计算列：计算列使用单个公式调整每一行。它会自动扩展以包含其他行，从而使公式立即扩展到这些行。您只需输入公式一次，而无需使用“填充”或“复制”命令。· 自动筛选：默认情况下，表中会启用“自动筛选”以支持强大的表格数据排序和筛选功能。
· 结构化引用：这种类型的引用允许您在公式中使用表列标题名称代替单元格引用（例如 A1 或 R1C1）。
· 汇总行：在汇总行中，您现在可以使用自定义公式和文本输入。
· 表样式：您可以应用表样式，以对表快速添加设计师水平的专业格式。如果在表中启用了可选行样式，Excel 将通过一些操作保持可选样式规则，而这些操作在过去会破坏布局，例如筛选、隐藏行或者对行和列手动重新排列。
新的图表外观
在 Office Excel 2007 中，您可以使用新的图表工具轻松创建能有效交流信息的、具有专业水准外观的图表。基于应用到工作簿的主题，新的、最具流行设计的图表外观包含很多特殊效果，例如三维、透明和柔和阴影。
使用新的用户界面，您可以轻松浏览可用的图表类型，以便为自己的数据创建合适的图表。由于提供了大量的预定义图表样式和布局，您可以快速应用一种外观精美的格式，然后在图表中进行所需的细节设置。
· 可视图表元素选取器：除了设置快速布局和快速格式外，现在您还可以在新的用户界面中快速更改图表的每一个元素，以更好地呈现数据。只需单击几下鼠标，即可添加或删除标题、图例、数据标签、趋势线和其他图表元素。
· 外观新颖的艺术字：由于 Office Excel 2007 中的图表是用艺术字绘制的，因而可对艺术字形状所做的几乎任何操作都可应用于图表及其元素。例如，可以添加柔和阴影或倾斜效果使元素突出显示，或使用透明效果使在图表布局中被部分遮住的元素可见。您也可以使用逼真的三维效果。
· 清晰的线条和字体：图表中的线条减轻了锯齿现象，而且对文本使用了 ClearType 字体来提高可读性。
· 比以前更多的颜色：您可以轻松地从预定义主题颜色中进行选择和改变其颜色强度。若要对颜色进行更多控制，您还可以从“颜色”对话框内的 1600 万种颜色中选择来添加自己的颜色。
· 图表模板：在新的用户界面中，将喜爱的图表另存为图表模板变得更为轻松。
共享的图表
· 在其他程序中使用 Excel 图表：在 2007 Office 版本 中，图表可在 Excel、Word 和 PowerPoint 之间共享。现在，Word 和 PowerPoint 合并了 Excel 强大的图表功能，而不再使用 Microsoft Graph 提供的图表功能。由于 Excel 工作表被用作 Word 和 PowerPoint 图表的图表数据表，因而共享的图表提供了 Excel 的丰富功能，包括使用公式、筛选、排序，以及将图表链接到外部数据源（例如 Microsoft SQL Server 和 Analysis Services(OLAP)）以使图表具有最新信息的能力。包含图表数据的 Excel 工作表可存储在 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中，或者存储在一个单独文件中以减小文档大小。
· 将图表复制到其他程序：可以轻松地在文档之间复制和粘贴图表，或将图表从一个程序复制和粘贴到另一个程序。将图表从 Excel 复制到 Word 或 PowerPoint 时，图表会自动更改以匹配 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿，但是您也可以保留 Excel 图表格式。Excel 工作表数据可嵌入 Word 文档或 PowerPoint 演示文稿中，但是您也可以将其保留在 Excel 源文件中。
· PowerPoint 中的动画图表：在 PowerPoint 中，您可以更轻松地使用动画强调基于 Excel 的图表中的数据。可使整个图表或图例项和轴标签具有动画效果。在柱形图中，甚至可以让个别柱形具有动画效果以更好地阐明某个要点。可以更轻松地找到并更好地控制动画功能。例如，您可以更改单个动画步骤并使用更多动画效果。
易于使用的数据透视表
在 Office Excel 2007 中，数据透视表比在 Excel 的早期版本中更易于使用。使用新的数据透视表用户界面时，只需单击几下鼠标即可显示关于要查看的数据信息，而不再需要将数据拖到并非总是易于定位的目标拖放区域。现在，您只需在新的数据透视表字段列表中选择要查看的字段即可。
创建数据透视表后，可以利用许多其他新功能或改进功能来汇总、分析和格式化数据透视表数据。
· 在数据透视表中使用撤消功能：现在，您可以撤消创建或重排数据透视表所执行的大多数操作。
· 加号和减号明细指示器：这些指示器用来指示是否可以展开或折叠部分数据透视表以显示更多或更少的信息。
· 排序和筛选：排序现在很简单，只需在要排序的列中选择一项然后使用“排序”按钮即可。可以使用数据透视表筛选器（例如日期筛选器、标签筛选器、值筛选器或手动筛选器）来筛选数据。
· 条件格式：可以按单元格或单元格交叉部分将条件格式应用到 Office Excel 2007 数据透视表。
· 数据透视表样式和布局：正如对 Excel 表格和图表一样，您可以快速将预定义或自定义样式应用到数据透视表。而且，在新的用户界面中更改数据透视表的布局也更加容易。
· 数据透视图：像数据透视表一样，在新的用户界面中创数据透视图也更加容易。所有的筛选改进也可用于数据透视图。创建数据透视图时，可以使用特定的数据透视图工具和上下文菜单，从而使您可以在图表中分析数据。也可以按照对常规图表相同的方式，更改图表或其元素的布局、样式和格式。在 Office Excel 2007 中，更改数据透视图时会保留所应用的图表格式，这是较之 Excel 早期版本工作方式的一个改进。
快速连接到外部数据
在 Office Excel 2007 中，不再需要了解公司数据源的服务器名称或数据库名称。现在，您可以
使用“快速启动”从管理员或工作组专家提供的可用数据源列表中选择。Excel 中的连接管理器使您可查看工作簿中的所有连接，并且重新使用连接或用一种连接替代另一种连接更加容易。新的文件格式
· 基于 XML 的文件格式：在 2007 Microsoft Office system 中，Microsoft 为 Word、Excel 和 PowerPoint 引入了新的、称为“Office Open XML 格式”的文件格式。这些新文件格式便于与外部数据源结合，还减小了文件大小并改进了数据恢复功能。在 Office Excel 2007 中，Excel 工作簿的默认格式是基于 Office Excel 2007 XML 的文件格式(.xlsx)。其他可用的基于 XML 的格式是基于 Office Excel 2007 XML 和启用了宏的文件格式(.xlsm)、用于 Excel 模板的 Office Excel 2007 文件格式(.xltx)，以及用于 Excel 模板的 Office Excel 2007 启用了宏的文件格式(.xltm)。
· Office Excel 2007 二进制文件格式：除了新的基于 XML 的文件格式，Office Excel 2007 还引入了用于大型或复杂工作簿的分段压缩文件格式的二进制版本。该文件格式，即 Office Excel 2007 二进制（或 BIFF12）文件格式(.xls)，可用于获得最佳性能和向后兼容性。
· 与 Excel 早期版本的兼容性：可以检查 Office Excel 2007 工作簿来查看它是否包含与 Excel 早期版本不兼容的功能或格式，以便进行必要的更改来获得更好的向后兼容性。在 Excel 早期版本中，可以安装更新和转换器来帮助打开 Office Excel 2007 工作簿，这样就可以编辑、保存它，然后再次在 Office Excel 2007 中打开它而不会丢失任何 Office Excel 2007 特定的功能或特性。
更佳的打印体验
· 页面视图：除了“普通”视图和“分页预览”视图之外，Office Excel 2007 还提供了“页面”视图。您可以使用该视图来创建工作表，同时关注打印格式的显示效果。在该视图中，可以使用位于工作表中右侧的页眉、页脚和边距设置，以及将对象（例如图表或形状）准确放置在所需的位置。在新的用户界面中，还可轻松访问“页面布局”选项卡上的所有页面设置选项，以便快速指定选项，例如页面方向。查看每页上要打印的内容也很方便，这有助于避免多次打印尝试和在打印输出中出现截断的数据。
· 保存为 PDF 和 XPS 格式：只有安装了加载项之后，才能在 2007 Microsoft Office system 程序中将文件另存为 PDF 或 XPS 文件。
共享工作的新方法
· 使用 Excel Services 共享工作：如果您能够访问 Excel Services，则可以使用它与其他人（如组织中的管理人员和其他利益相关人员）共享您的 Office Excel 2007 工作表数据。在 Office Excel 2007 中，可以将工作簿保存到 Excel Services，并指定希望其他人查看的工作表数据。这样，他们可以在浏览器（浏览器:一种解释 HTML 文件、将其格式设置为网页、并显示它们的软件。Web 浏览器（如 Windows Internet Explorer）可跟踪超链接、传输文件并播放嵌入网页中的音频和视频文件。）中使用 Microsoft Office Excel Web Access 查看、分析、打印和提取这些工作表数据。他们也可以定期或根据需要来创建静态的数据快照。使用 Office Excel Web Access 可以轻松地执行操作，如滚动、筛选、排序、查看图表以及在数据透视表中查看明细。您也可以将 Excel Web Access Web 部件连接到其他 Web 部件，以另一些可选方式显示数据。在具有适当权限的情况下，安装了 Excel 的 Excel Web Access 用户可以在 Office Excel 2007 中打开工作簿，以便使用 Excel 的完整功能在自己的计算机上分析和使用数据。
· 使用此方法共享您的工作可确保其他人可以访问同一个位置中的同一个数据版本，而您只需使用最新的详细信息保持该版本是最新的。如果需要其他人（如团队成员）向您提供批注和更新的信息，则您可能要像在 Excel 早期版本中那样共享工作簿以收集所需的信息，然后将其保存到 Excel Services。
· 使用文档管理服务器：Excel Services 可以与文档管理服务器集成，以围绕新的 Excel 报表和工作簿计算工作流操作创建验证过程，如基于单元格的通知或基于复杂 Excel 计算的工作流过程。也可以使用文档管理服务器安排在夜间重新计算复杂工作簿模型。
快速访问更多模板
在 Office Excel 2007 中，可以基于随 Excel 安装的多个模板创建新工作簿，也可以在 Microsoft Office Online 网站上快速访问和下载模板。
Part 4：PowerPoint 2007 常用功能及技巧
Microsoft Office PowerPoint 2007 使用户可以快速创建极具感染力的动态演示文稿，同时集成工作流和方法以轻松共享信息。从 Microsoft Office Fluent 用户界面到新的图形以及格式设置功能，Office PowerPoint 2007 使您拥有控制能力，从而创建具有精美外观的演示文稿。
使用 Office PowerPoint 2007 可以快速创建极具感染力的动态演示文稿。
PowerPoint 2007 常用功能概述
创建动态演示文稿
使用 Office Fluent 新用户界面和新增的图形功能快速创建动态且具有精美外观的演示文稿。使用 Office Fluent 用户界面可以更快地获得更好的结果。Office PowerPoint 2007 中的 Office Fluent 用户界面使创建、演示和共享演示文稿成为一种更简单、更直观的体验。现在，PowerPoint 所有丰富的特性和功能都集中在一个经过改进的、整齐有序的工作区中，这不仅可以最大程度地防止干扰，还有助于您更加快速、轻松地获得所需的结果。
创建强大的动态 SmartArt 图示。在 Office PowerPoint 2007 中可以轻松创建关系、工作流或层次结构图。甚至可以将项目符号列表转换为 SmartArt 图示或者修改和更新现有图示。借助 Office Fluent 用户界面中的上下文相关图示菜单，用户还可以方便地使用丰富的格式选项。
帮助确保内容是最新内容。通过使用 PowerPoint 幻灯片库，您可以轻松地重用存储在 Microsoft Office SharePoint Server 2007 支持的网站上的现有演示文稿幻灯片。这不仅可以缩短创建演示文稿所用的时间，而且您从网站中插入的所有幻灯片都可与服务器版本保持同步，从而帮助确保内容是最新的内容。
通过重新使用自定义版式可以快速、轻松地创建演示文稿。在 Office PowerPoint 2007 中，可以定义并保存自己的自定义幻灯片版式，这样便无需再浪费宝贵的时间将版式剪切并粘贴到新幻灯片中，或从具有您所需版式的幻灯片中删除内容。借助 PowerPoint 幻灯片库，可以轻松地与其他人共享这些自定义幻灯片，以使演示文稿具有一致而专业的外观。
只需单击即可应用一致的外观。利用文档主题，只需单击一次即可更改整个演示文稿的外观。更改演示文稿的主题不仅可以更改背景色，而且可以更改图示、表格、图表和字体的颜色，甚至可
以更改演示文稿中任何项目符号的样式。通过应用主题，可以确保整个演示文稿具有专业而一致的外观。
使用新工具和效果可以动态修改形状、文本和图形。现在，您可以通过比以前更多的方式来操作和使用文本、表格、图表和其他演示元素。Office PowerPoint 2007 通过简化的用户界面和上下文菜单使这些工具随时可用，这样只需进行几次单击，便可使您的作品更具感染力。
使用 Office PowerPoint 2007 中新增的丰富格式设置工具可以创建功能强大的图示
有效地共享演示文稿
显著改进用户共享和重用信息的方法。
· 与使用不同平台和设备的用户进行通信。通过将文件转换为 XML 纸张规格(XPS)和 PDF 文件，以便与任何软件平台上的用户共享，有助于确保利用 PowerPoint 演示文稿进行广泛交流。1 · 同时减小文档大小和提高文件恢复能力。压缩的新 Microsoft Office PowerPoint XML Format 可使文件大小显著减小，同时还可提高受损文件的数据恢复能力。这种新格式可以大量节省存储和带宽需求，并可降低 IT 人员的负担。
· 可将存储在 Microsoft Windows SharePoint Services 中的演示文稿与 Microsoft Office Outlook 集成。通过使用 Office Outlook 2007，您可以随时随地与存储在 Windows SharePoint Services 中的信息进行完全交互。在重新连接到网络时，您对 Outlook 2007 中存储的演示文稿所做的任何更改都将在服务器版本中反映出来。
· 轻松重用和共享内容。您是否希望有更好的方法可以在演示文稿之间重用内容？通过 PowerPoint 幻灯片库，可以将演示文稿在 Office SharePoint Server 2007 所支持的网站上存储为单个幻灯片，以后便可从 PowerPoint 中轻松重用该内容。这不仅可以缩短创建演示文稿所用的时间，而且您插入的所有幻灯片都可与服务器版本保持同步，从而确保内容始终是最新内容。
· 将 Microsoft Office Groove 2007 用于实时审阅会话。使用 Groove 2007，可在 Groove 工作区中启动 PowerPoint 演示文稿的实时审阅。您可以与工作组成员实时协作，共同查看和处理同一个演示文稿，同时利用工作区中内置的演示信息和即时消息功能。
使用 PowerPoint 幻灯片库可以节省创建内容所用的时间
有效地管理演示文稿
对演示文稿应用适当的保护并轻松启动审阅工作流。
直接从 Office PowerPoint 2007 中启动审阅或审批工作流。通过 Office PowerPoint 2007 和 Office SharePoint Server 2007，可将演示文稿发送给工作组以供审阅，或创建正式审批流程并收集对该演示文稿的签名，从而使得协作成为顺利、简单的流程。
帮助保护文档中的个人信息。使用文档检查器检测并删除不需要的批注、隐藏文本或个人身份信息，从而准备好与其他人共享演示文稿。
更安全地共享 PowerPoint 演示文稿。现在可为 PowerPoint 演示文稿添加数字签名，以帮助确保内容在离开您之后不会被更改，或者将演示文稿标记为“最终”，以防止不经意的更改。使用内容控件，可以创建和部署结构化的 PowerPoint 模板，以指导用户输入正确信息，并帮助保护和保留演示文稿中不能更改的信息。
通过使用数字签名，帮助确保演示文稿在离开您之后不会被更改
PowerPoint 2007 应用技巧指南
为了帮您制作具有专业外观的演示文稿，Microsoft Office PowerPoint 2007 提供一组综合功能，您可以使用它们创建信息并为其设置格式。您只需单击几次鼠标，即可创建并添加设计师水准的 SmartArt 图形。创建并播放动态演示文稿
全新的直观型外观
Office PowerPoint 2007 具有一个称为 Microsoft Office Fluent 用户界面 的全新直观用户界面；与早期版本的 PowerPoint 相比，它可以帮您更快更好地创建演示文稿。Office PowerPoint 2007 提供新效果、改进效果、主题（主题:一组统一的设计元素，使用颜色、字体和图形设置文档的外观。）和增强的格式选项；利用它们可以创建外观生动的动态演示文稿，而所用的时间只是以前的几分之一。您可以：
· 在直观的分类选项卡和相关组中查找功能和命令。
· 从预定义的快速样式（快速样式:格式设置选项的集合，使用它更易于设置文档和对象的格式。）、版式、表格格式、效果及其他库中选择便于访问的格式选项，从而以更少的时间创建更优质的演示文稿。
· 利用实时预览功能，在应用格式选项前查看它们。
下图是 Office Fluent 用户界面的组件“功能区”的示例。
1．选项卡都是按面向任务型设计的。
2．在每个选项卡中，都是通过组将一个任务分解为多个子任务。3．每组中的命令按钮都可执行一项命令或显示一个命令菜单。
主题和快速样式
Office PowerPoint 2007 提供新的主题、版式和快速样式；当您设置演示文稿格式时，它们可以为您提供广泛的选择余地。过去，演示文稿格式设置工作非常耗时，因为您必须分别为表格、图表和图形选择颜色和样式选项，并要确保它们能相互匹配。主题简化了专业演示文稿的创建过程。您只需选择所需的主题，PowerPoint 2007 便会执行其余的任务。单击一次鼠标，背景、文字、图形、图表和表格全部都会发生变化，以反映您选择的主题，这样就确保了演示文稿中的所有元素能够互补。最重要的是，可以将应用于演示文稿的主题应用于 Microsoft Office Word 2007 文档或 Microsoft Office Excel 2007 工作表。
在演示文稿中应用主题之后，“快速样式”库将发生变化，以适应该主题。结果，在该演示文稿中插入的所有新 SmartArt 图形、表格、图表、艺术字或文字均会自动与现有主题匹配。由于具有一致的主题颜色，所有材料就会具有一致而专业的外观。
自定义幻灯片版式
使用 Office PowerPoint 2007，您就不再受预先打包的版式的局限。现在，您可以创建包含任意多个占位符的自定义版式；各种元素；乃至多个幻灯片母版集。此外，现在还可以保存您自定义和创建的版式，以供将来使用。
设计师水准的 SmartArt 图形
过去，要创建设计师水准的图示和图表，您可能不得不雇用专业设计师。但是，设计师交给您的图示是以图像形式保存的，无法编辑。现在，利用 SmartArt 图形，您可以在 Office PowerPoint 2007 演示文稿中以简便的方式创建信息的可编辑图示，完全不需要专业设计师的帮助。您可以为 SmartArt 图形、形状、艺术字和图表添加绝妙的视觉效果，包括三维(3-D)效果、底纹、反射、辉光等等。
新效果和改进效果
可以在 Office PowerPoint 2007 演示文稿的形状、SmartArt 图形、表格、文字和艺术字上添加阴影、反射、辉光、柔化边缘、扭曲、棱台和 3-D 旋转等效果。您不再需要雇用设计师为您创建上述效果，您完全可以直接在 PowerPoint 中自行使用专业的易于修改的效果。
新增文字选项
可以使用多种文字格式功能创建具有专业外观的演示文稿。现在，还可以选择不连续文字。
新的字符样式为您提供了更多文字选择。除了早期版本的 PowerPoint 中的所有标准样式外，在 Office PowerPoint 2007 中还可以选择全部大写或小型大写字母、删除线或双删除线、双下划线或彩色下划线。可以在文字上添加填充颜色、线条、阴影、辉光、字距调整和 3-D 效果。
使用主题时，只需单击鼠标即可更改演示文稿的外观。通过选择不同的选项，可以修改主题字体、主题颜色和主题效果。
表格和图表增强
在 Office PowerPoint 2007 中，表格和图表都经过了重新设计，因而更加易于编辑和使用。功能区提供了许多易于发现的选项，供您编辑表格和图表使用。快速样式库提供创建具有专业外观的表格和图表所需的全部效果和格式选项。当您从 Microsoft Office Excel 2007 中剪切和粘贴数据、图表和表格时，可以体验前所未有的流畅。使用主题，演示文稿可以拥有与工作表相同的外观。
校对工具
下面列出了拼写检查的部分新增功能：
· 拼写检查在各个 2007 Microsoft Office system 程序间变得更加一致。下面是这种变化的示例：
· 现在，有几个拼写检查选项是全局性的。如果在一个 Office 程序中更改了其中一个选项，所有其他 Office 程序中也会相应地更改该选项。
· 除了共享相同的自定义词典外，所有程序还可以使用同一对话框管理这些词典。
· 2007 Microsoft Office system 拼写检查包括后期修订法语词典。在 Microsoft Office 2003 中，它是一个加载项，需要单独安装。
· 首次使用某种语言时，会自动为该语言创建排除词典。利用排除词典，可以让拼写检查标记需要避免使用的词语。它们可让您方便地避免令人讨厌的词语或不符合风格指南的词语。
· 拼写检查可以查找并标记某些与上下文有关的拼写错误。您是否经历过与下列内容类似的打字错误？I will see you their.在 Office PowerPoint 2007 中，可以启用“使用上下文拼写检查”选项，来帮您查找和修正此类错误。检查英语、德语或西班牙语的文档的拼写时，此选项可用。
演示者视图
如果您使用了两台监视器，就可以在一台监视器（如指挥台）上运行 Office PowerPoint 2007 演示文稿，而让观众在第二台监视器上观看该演示文稿。演示者视图提供下列工具，可以让您更加方便地呈现信息：
· 使用缩略图，您可以不按顺序选择幻灯片，并且可以为观众创建自定义演示文稿。· 预览文本可让您看到您的下一次单击会将什么内容添加到屏幕上，例如，新幻灯片或列表中的下一行项目符号文本。
· 演讲者备注以清晰的大字体显示，因此可以将它们用作演示文稿的脚本。
· 在演示期间可以关掉屏幕，随后可以在中止的位置重新开始。例如，在中间休息或问答时间，您可能不想显示幻灯片内容。
有效地共享信息
在以前版本的 PowerPoint 中，如果文件较大，则难以共享内容或通过电子邮件发送演示文稿，您也无法以可靠方式与使用不同操作系统的用户共享演示文稿。
现在，无论您是需要共享演示文稿、创建审批、审阅工作流，还是需要与没有使用 Office PowerPoint 2007 的联机人员协作，都可以通过多种新方法实现与他人的共享和协作。
幻灯片库
在 Office PowerPoint 2007 中，可以通过在位于中心位置的幻灯片库（位于运行 Microsoft Office SharePoint Server 2007 的服务器）中存储单个幻灯片文件，共享和重复使用幻灯片内容。可以将 PowerPoint 2007 中的幻灯片发布到幻灯片库，也可以将幻灯片库中的幻灯片添加到 PowerPoint 演示文稿中。在幻灯片库中存储内容，削减了重新创建内容的必要性，因为您可以轻松地重复使用已有内容。
使用幻灯片库时，可以通过将演示文稿中的幻灯片与服务器上存储的幻灯片相链接，确保您拥有最新内容。如果服务器版本改变，则会提示您更新幻灯片。
另存为 PDF 或 XPS Office PowerPoint 2007 支持将文件导出为下列格式：
· 可移植文档格式(PDF)：PDF 是一种版式固定的电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。PDF 格式确保在联机查看或打印文件时能够完全保留原有的格式，并且文件中的数据不能轻易被更改。对于要使用专业印刷方法进行复制的文档，PDF 格式也很有用。
· XML 纸张规范(XPS)：XPS 是一种电子文件格式，可以保留文档格式并允许文件共享。XPS 格式可确保在联机查看或打印 XPS 格式的文件时，该文件可以严格保持您所要的格式，文件中的数据也不能轻易被更改。
保护并管理信息
当与他人共享演示文稿时，您不仅希望确保，它只能被适当人员访问；还希望确保，该演示文稿不包括您无意增加的内容、个人信息或导致收件人词典无法识别的字词的编辑标记。另外，您可能还希望限制对演示文稿内容的访问，以免公开可能的敏感信息。
Office PowerPoint 2007 提供多种帮您保护和管理信息的方法。
保护演示文稿
利用 Office PowerPoint 2007 中的众多新增安全功能，可以隐藏作者姓名、确保所有批注都已删除和限制拥有更改权的人员，这样就可以确保，将演示文稿发送出去之后，您仍能安全地对其进行管理。
防止更改文档的最终版本
在与他人共享最终版本演示文稿前，可以使用“标记为最终版本”命令将演示文稿设置为只读状态，并且告诉他人，您共享的是最终版本演示文稿。当演示文稿被标记为最终版本后，编辑命令、校对标记和键入功能都将被禁用，以免查看文档的人员无意中更改了文档。“标记为最终版本”命令并非安全功能。任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。
查找和删除文档中的隐藏元数据和个人信息
在与他人共享演示文稿前，可以使用文档检查器检查演示文稿中是否存在隐藏元数据、个人信息和可能存储在演示文稿中的其他内容。文档检查器可以查找和删除批注、墨迹注释、文档属性、文档管理服务器信息、不可见对象、幻灯片外内容、演示文稿备注和自定义 XML 数据等信息。文档检查器有助于确保，与他人共享的演示文稿不包含任何隐藏个人信息，或您的组织不希望发布的任何隐藏内容。此外，组织可以对文档检查器进行自定义，以添加对其他类型的隐藏内容的检查。
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