客户投诉处理程序

第一篇：客户投诉处理程序

客户投诉处理程序

一 1.目的

1.1耐心承接投诉、确认投诉真正原因、积极跟踪反馈、热情服务客户；

1.2明确投诉分类和投诉处理途径，以及各类投诉的处理权责；

1.3认真受理客户投诉，收集市场、客户和产品的相关信息、数据，改进客户管理和客户服务，提高产品质量，制定质量改进措施和控制运输损耗。2.适用范围

2.1所有涉及本公司的产品、市场、客情维护与客户服务的各类形式的投诉内容。3.定义

3.1客户投诉内容不仅仅局限在产品质量、产品使用功能缺陷的投诉内容，同时包括对企业营销人员、客户服务人员的行为、态度和专业水准的不满的投诉；

3.2不同类型的投诉纳入不同的职能部门处理，设置不同的处理权限和申报流程。4.职责：

4.1销售员负责投诉的承接、传递，以及将按照审批权限获得审批的处理结果向投诉客户回复、解释，包括对客户投诉当时情绪的安抚； 4.2销售员负责在2个工作日内对投诉客户的现场拜访和咨询，鉴别投诉内容和投诉问题的产生原因，包括产品质量问题和使用不当的责任界定； 4.3售后服务部负责投诉处理的分类传递和呈报审批；

4.4质检部门负责不良品的返修，包括不良品产生原因地追查、不良品改进措施的提议，申请改进报告和负责监督落实；

4.5营销副总负责对客户投诉的回复处理决策和意见的审批，被投诉部门负责投诉内容的限期改进和责任负责。

4.6所有产质量问题投诉事件以及投诉质量问题的处理意见和改进措施的执行，都必须知会或申报管理者代表和总经理。5.程序： 5.1投诉分类

5.1.1客户服务行为的投訴

5.1.2营业人员专业工作事务投诉 5.1.3 产品质量投訴 5.2投诉承接

5.2.1 销售员和公司服务部电话承接辖区客户的各类投诉事件；

5.2.2 当接收客户口头、电话或传真投诉时，应耐心、细致地听取、了解客户投诉的对象和投诉内容，确认客户投诉的真实原因，并安慰投诉客户的情绪，使之情绪稳定后，按照《客户投诉登记反馈表》栏目要求，逐一登记并确认投诉事项；

5.2.3将经过客户确认的投诉内容，认真记录在《客户投诉登记反馈表》中，且需将记录复述给客户一遍以求进一步确认投诉内容；

5.3投诉的传递

5.3.1客户对服务内容的投诉

⑴销售员填写投诉内联单，附上《客户投诉登记回馈表》报营销副总审核，区内投诉权限由销售员处理，并每月汇总传递给售后服务部；

⑵投诉内容涉及跨部门或者处理权限超越销售员审批权限，则在一个工作日内报请营销副总审核后，在24小时内给予回复；

⑶内联单填写要求：详细描述客户投诉内容，注明需要回复时间，若有投诉传真件或样品应随内联单传递；

⑷公司售后服务部在接到投诉内联单后审核内联单填写内容的规范，根据投诉对象和事情的紧迫度，在2个工作时内及时分发传递到被投诉的相关部门，并协同、跟进相关部门给予客户投诉的及时处理或回复；

⑸相关责任部门在收到内联单投诉后，请及时按照内联单要求回复的时间予以解决或给予回复，并由部门负责人签名确认处理意见或回复结果；

⑹责任部门将回复的处理意见，经权责主管审批后，以内联单的形式回复售后服务部，报请营销副总审批后，将投诉处理意见1个工作时内回复投诉客户。5.3.2营业人员工作事务投诉

⑴针对销售员工作技能和态度事务的投诉，售后服务部一旦接到投诉电话，首先要理解客户投诉的心情，打消客户投鼠忌器的后顾之忧，耐心的引导客户将真实的投诉内容说出来，并将客户的情绪安抚平稳；

⑵将投诉内容记录在《客户投诉登记反馈表》中，将投诉内联单传递给被投诉对象的上级主管，由上级主管与被投诉营业人员沟通、调查投诉内容的真实性和方向性，并给出处理意见，并回复投诉客户；

⑶回复的处理意见内容超越被投诉主管的处理权限时，传递投诉内联单到售后服务部，由售后服务部报请营销副总审批，获得审批的内联单由售后服务部回复，同时通知被投诉人员的直接上司。5.3.3产品质量投诉

⑴有关产品的质量问题投诉，售后服务部在接到投诉后，详细询问产品型号、批号，订单时间，产品发货、到货时间，并将投诉的质量问题详细记录到《客户投诉登记反馈表》中；

⑵售后服务部在承接客户投诉时，对向客户解释产品的正确使用方法和常见的问题处理办法；如果超出此范围，告知客户我司销售员将在最短的时间内到达投诉客户现场取样；

⑶以内联单的形式记录投诉请求内容，传递给投诉客户区域责任销售员，要求在第一时间内赶到投诉客户现场取样；

⑷原则上，要求责任销售员在2～3个工作时内到达投诉客户现场取样，如果特殊情况将超过该时间时，则责任销售员需要先和客户沟通确定时间后按约定的时间到达处理

⑸销售员在现场必须对投诉问题进行界定，确定属于明显质量问题、明显使用不当问题、难以界定问题原因等三种结果；并与客户探讨问题的产生原因，取得与客户一致的认识，便于及时处理；

⑹销售员在鉴定产品问题时必须采取本着客户至上的原则，同时必须兼顾公司的利益，正确对待产质量问题，一旦确认属于质量问题，应该给予顾客放心、安全的感觉，使客户坚信客户的利益完全能够得到保证，同时应该合情、合理的向客户解释属于使用问题的，公司也会给客户按照服务承诺书上规定的利益得到保障；

⑺不论何种情况，销售员必须以同情心理解客户的焦急心理和急需解决问题的需求，不可以和客户争吵，要委婉、亲和的与客户分析问题原因，简单问题应该以专业的态度为客户排忧解难。5.4客户投诉处理的相关规定

5.4.1所有的客户投诉，在处理完现场鉴定以后，无论何种情况，都必须提交书面的记录或申请文本，如果属于我司方面的原因，无论政策、销售员服务工作问题还是品质质量问题，现场调查人员必须提交资料、证明或者照片，提供上级人员决策参考；

5.4.2属于营业人员工作服务问题，调查人员应提交调查意见表，以内联单的方式向被投诉责任区域的主管汇报，并提供处理意见，供上级主管决策； 5.4.3属于产品质量问题，现场调查人员必须取得投诉产品的质量问题照片，无论属于何人责任，都必须填写内联单阐述品质质量问题的鉴定结果；并对属于明显使用不当问题，提出现场解决办法，于现场将问题解决，或者给客户建议，客户承担相关费用，公司负责产品质量问题的修理服务；

5.4.4如果界定的结果，属于明显产质量问题，则填写产品质量界定和产品退换货申请，并要求客户协助将质量问题产品运输回公司，同时向客户承诺无条件更换新产品的服务承诺，由此发生的运输费用由公司承担；

5.4.5如果属于难以界定的品质质量问题，现场调查人员应该向客户解释，并向公司申请暂时退回公司，由公司质量部门界定品质投诉问题属于使用问题还是属于质量问题？在此期间退货回公司的运输费用由公司承担，其它费用根据界定结果，由责任方承担相关费用，并向客户承诺无论界定结果如何，在保修期内，公司将提供免人工费用维修，只收取零部件成本费用。

5.4.6如果由于销售员不负责任，对明显能够界定责任问题的产品投诉，简单的退回公司，则由销售员承担相关责任费用或者属于工作失误追究责任销售员的相关惩罚。

5.5界定责任的相关费用承担处理

5.5.1明显的品质质量问题责任承担规定：公司给予无条件免费产品更换； 5.5.2属于明显使用不当问题责任和费用承担规定：

⑴首先如果能够在现场给予简单处理解决的，由责任业务人员现场解决，并将解决结果和客户意见书面反馈公司；

⑵不能在现场解决的复杂问题或者零部件更换问题，由营业人员向客户解释，公司免人工费用给客户维修，但是必须收取零部件费用和承担在途运输费用； ⑶如果属于需要更换简单零部件就可以解决的问题，营业人员向客户解释必须由客户承担零部件费用，由公司营业人员现场更换零部件。5.5.3如果属于无法界定产品质量问题的责任和费用承担规定：

⑴经公司质量部门界定后属于上述两种中的任何一种状况，则由责任方按照上述规定承担相关费用；

⑵无论界定结果属于何种情况，由客户运回公司的运费由公司承担； ⑶如果属于销售员能够明显界定的产品质量的性质问题，由于销售员的责任心不强或者销售员的技术水准问题无法界定而发生的在途运输费用，则实际发生的运输费用公司将根据事实和责任程度，给予销售员承担相关费用的处罚，承担的比例在费用的30～60％范围内。5.6投诉处理异议解决

5.6.1如果客户对投诉处理的结果有异议，属于政策和销售员工作服务问题

的，可以直接向公司直接投诉；公司将秉公做出最后的处理裁决。

5.6.2如果客户投诉对于产品质量问题的界定和处理有异议，或者对公司品管部门的裁决质量问题有异议，可以向国家有关部门投诉要求公司按照服务承诺内容兑现，也可以要求相关部门做出产品质量的界定。5.7投诉处理审批流程和权责

5.7.1经过销售员现场调查属于产品质量问题的投诉处理流程规定：

⑴责任销售员现场调查结果为产品质量问题或者无法界定问题原因，填写《不良品投诉处理书》；

⑵附上根据客户投诉时记录填写的内联单，连同客户投诉时营业人员现场调查的资料或者质量问题照片，一同递交营销副总审批；

⑶经过审批的投诉文档由售后服务部传递给销售员，报请公司审批，并决定是否退货回公司；

⑷经过审批以后的投诉文档，由售后服务部根据流程传递给质量管理部门，待投诉产品退回公司后，由质量部负责问题界定；

⑸经过质量部门界定的质量问题产品，由质量部門提交处理意见；对于不良品处理和解决措施由质量部提出报告后，报请管理者代表和总经理审批，并监督改进措施落实；

⑹经过审批后的不良品处理意见和客户处理决定，由售后服务部传递、知会管理者代表和公司总经理，并将处理意见，向客户传达、沟通和回复。5.7.2不良品申报审批内容、权限和责任

⑴销售员界定投诉事件和调查结果的真实性，并向公司申报；

⑵质量部门审核、界定产品质量的真实原因，并对界定结果给予处理或提出解决产质量量问题的建议；

⑶销售员对所发生的投诉，进行调查和提供证据、照片、资料，决定是否退回公司；售后服务部审核《不良品投诉处理书》的内容是否规范和齐全； 5.8资料的备档保存：

5.8.1公司售后服务部将所有投诉受理过程中生成的资料整理后分类归档保存； 5.8.2质量部门对产品质量的投诉内容鉴定和对问题产品质量检验过程生成的资料和对处理问题产品的意见书进行分类归档。

二 1.目的

1.1耐心承接投诉、确认投诉真正原因、积极跟踪反馈、热情服务客户； 1.2明确投诉分类和投诉处理途径，以及各类投诉的处理权责；

1.3通过客户投诉认真受理，收集市场、客户和产品的相关信息、数据，改善客户管理和客户服务，提高产品质量、制定质量改善措施和控制运输耗损。

2.适用范围

2.1所有涉及本公司的产品、市场、客情维护与客户服务的各类形式的投诉内容。

3.定义

3.1客户投诉内容不仅仅局限在产品质量、产品使用功能缺陷的投诉内容，同时包括企业营销人员、客户服务人员的行为、态度和专业水准的不满的投诉；

3.2不同类型的投诉纳入不同的职能部门改善处理，设臵不同的处理权限和申报流程。

4.职责：

4.1区域经理负责投诉的承接、传递，以及按照审批权限获得审批的处理结果向投诉客户的回复、解释，包括客户投诉当时的情绪安抚；

4.2区域经理负责在2个工作日内对投诉客户的现场拜访和咨询，鉴别投诉内容和投诉问题的产生原因，包括产品质量问题和使用不当的责任界定； 4.3营业总部文员负责投诉处理的分类传递和呈报审批；

4.4品管部门负责不良品的返修解决，包括不良品产生原因地追查，不良品改善措施的提议，申请改善报告和负责监督落实；

4.5营销总监负责对客户投诉的回复处理决策和意见的审批，被投诉部门负责投诉内容的限期改善和责任负责。

4.6所有产质量问题投诉事件以及投诉质量问题的处理意见和改善措施的执行，都必须知会或申报管理者代表和总经理。

5.程序：

5.1投訴分類

5.1.1营业拓展和客户管理政策和客户服务行为的投訴

5.1.2营业人员专业工作事务投诉 5.1.3 产品质量投訴 5.2投诉承接

5.2.1 区域经理和公司服务部电话承接辖区客户的各类投诉事件；

5.2.2 当营业文员接收客户口头、电话或传真投诉时，应耐心、细致地听取、了解客户投诉的对象和投诉内容，确认客户投诉的真实原因，并安慰投诉客户的情绪，使之情绪稳定后，按照《客户投诉登记反馈表》栏目要求，逐一登记并确认投诉事项；

5.2.3将经过客户确认的投诉内容，认真记录在《客户投诉登记反馈表》中，且需将记录复述给客户一遍以求进一步确认投诉内容（附件二）；

5.3投诉的传递

5.3.1客户对营业政策和客户服务内容的投诉

⑴针对客户和营业政策投诉，区域经理或营业文员填写投诉内联单，附上《客户投诉登记回馈表》报营销总监审核，区内投诉权限由区域经理处理，并每月汇总传递给营业总部文员；

⑵投诉内容涉及跨部门或者处理权限超越区域经理审批权限，则在一个工作日内报请营销总监审核后，在24小时内给予回复；

⑶内联单填写要求：详细描述客户投诉内容，注明需要回复时间，若有投诉传真件或样品应随内联单传递（内部联络单：见公司的通用内联单）；

⑷公司总部文员在接到营业所文员的投诉内联单后审核内联单填写内容的规范，根据投诉对象和事情的紧迫度，在2个工作时内及时分发传递到被投诉的相关部门，并协同、跟进相关部门给予客户投诉的及时处理或回复；

⑸相关责任部门在收到公司总部文员的内联单投诉后，请及时按照内联单要求回复的时间内，予以解决或给予回复，并由部门负责人签名确认处理意见或回复结果； ⑹责任部门将回复的处理意见，经权责主管审批后，以内联单的形式回复公司总部文员，营业文员报请营销总监审批后，由总部营业文员回复投诉营区域经理；营业所文员在接到审批后的投诉处理意见1个工作时内回复投诉客户。

5.3.2营业人员工作事务投诉

⑴针对区域经理工作技能和态度事务的投诉，营业所文员一旦接到投诉电话，首先要理解客户投诉的心情，打消客户投鼠忌器的后顾之忧，耐心的引导客户将真实的投诉内容说出来，并将客户的情绪安抚平稳；

⑵将投诉内容记录在《客户投诉登记反馈表》中，并根据投诉对象和内容填写内联单经区域经理审核后，将投诉内联单传递给被投诉对象的上级主管，由上级主管与被投诉营业人员沟通、调查投诉内容的真实性和方向性，并给出处理意见，于内联单回馈投诉处理内容，回复后的投诉处理意见由总部营业文员回复投诉客户；

⑶回复的处理意见内容超越被投诉主管的处理权限时，传递投诉内联单到营业总部文员，由营业总部文员报请营销总监审批，获得审批的内联单由营业总部文员回复投诉营业所文员，同时通知被投诉人员的直接上司；由营业所承接投诉文员回馈投诉客户。

5.3.3产品质量投诉

⑴有关产品的质量问题投诉，营业所营业文员在接到投诉后，详细询问产品型号、批号，订单时间，产品发货、到货时间，并将投诉的质量问题详细记录到《客户投诉登记反馈表》中；

⑵总部文员在承接客户投诉时，应该能够咨询相关简单的，似是而非的质量问题投诉，向客户解释产品的正确使用方法和常见的问题处理办法；如果超出此范围，告知客户我司区域经理将在最短的时间内到达投诉客户现场取样；

⑶以内联单的形式记录投诉请求内容，传递给投诉客户区域责任区域经理，要求在第一时间内赶到投诉客户现场取样；

⑷原则上，区域代理投诉处理，要求责任区域经理在2～3个工作时内到达投诉客户现场取样，如果特殊情况将超过该时间时，则责任区域经理需要先和客户沟通确定时间后按约定的时间到达处理

⑸区域经理在现场必须对投诉问题进行界定，确定属于明显质量问题，明显使用不当问题，或者难以界定问题原因的三种结果；并与客户探讨问题的产生原因，取得与客户一致的认识，便于即使处理；

⑹区域经理在于鉴定产品问题时必须采取本着客户至上的原则，同时必须兼顾公司的利益，正确对待产质量问题，一旦确认属于质量问题，应该给予顾客放心、安全的感觉，使客户坚信客户的利益完全能够得到保证，同时应该合情、合理的向客户解释属于使用问题的产品公司也会给客户按照服务承诺书上规定的利益得到保障； ⑺不论何种情况，区域经理必须以同理心理解客户的焦急心理和急需解决问题的需求，不可以和客户争吵，委婉、亲和的与客户分析问题原因，简单问题应该以专业的态度为客户解忧排难。

5.4客户投诉处理的相关规定

5.4.1所有的客户投诉，除了营业文员必须有书面记录外，所有的营业人员在处理完现场鉴定以后，无论何种情况，都必须提交书面的记录或申请文本，如果属于我司方面的原因，无论政策、区域经理服务工作问题还是品质质量问题，现场调查人员必须提交资料、证明或者照片，提供上级人员决策参考；

5.4.2属于政策、营业人员工作服务问题，调查人员应提交调查意见表，以内联单的方式向被投诉责任区域的主管汇报，并提供处理意见，供上级主管决策；

5.4.3属于产品质量问题，现场调查人员必须取得投诉产品的质量问题照片，无论属于何人责任，都必须填写内联单阐述品质质量问题的鉴定结果；并对属于明显使用不当问题，提出现场解决技巧，于现场将问题解决，或者给客户建议，客户承担相关费用，公司负责产品质量问题的修理服务；

5.4.4如果界定的结果，属于明显产质量问题，则填写产品质量界定和产品退换货申请，并要求客户协助将质量问题产品运输回公司总部，同时向客户承诺无条件更换新产品的服务承诺，由此发生的运输费用由公司承担相关；

5.4.5如果属于难以界定的品质质量问题，现场调查人员应该向客户解释，并向公司申请暂时退回公司，由公司质量部门进行界定才能界定品质投诉问题属于使用问题还是属于质量问题？在此期间退货回公司的运输费用由公司承担，其它费用根据界定结果，由责任方承担相关费用，并向客户承诺无论界定结果如何，在保修期内，公司将提供免人工费用维修，只收取零部件成本费用。

5.4.6但是如果由于区域经理不负责任，明显能够界定责任问题的产品投诉，简单的退回

公司，由质量部门来界定问题性质，将确定营业人员的责任，由区域经理承担相关责任费用或者属于工作失误追究责任区域经理的相关惩罚。5.5界定责任的相关费用承担处理

5.5.1明显的品质质量问题责任承担规定：公司给予无条件免费产品更换； 5.5.2属于明显使用不当问题责任和费用承担规定：

⑴首先如果能够在现场给予简单处理解决的，由责任业务人员现场解决，并将解决结果和客户意见书面反馈公司；

⑵不能在现场解决的复杂问题或者零部件更换问题，由营业人员向客户解释，公司免人工费用给客户维修，但是必须收取零部件费用和承担在途运输费用；

⑶如果属于需要更换简单零部件就可以解决的问题，营业人员向客户解释必须由客户承担零部件费用，由公司营业人员现场更换零部件。

5.5.3如果属于无法界定产品质量问题的责任和费用承担规定：

⑴经公司质量部门界定后属于上述两种中的任何一种状况，则由责任方按照上述规定承担相关费用；

⑵无论界定结果属于何种情况，由客户运回公司的运费由公司承担；

⑶如果属于区域经理能够明显界定的产品质量的性质问题，由于区域经理的责任心不强或者区域经理的技术水准问题无法界定而发生的在途运输费用，则实际发生的运输费用公司将根据事实和责任程度，给予区域经理承担相关费用的处罚，承担的比例在费用的30～60％范围内。

5.6投诉处理异议解决

5.6.1如果客户对投诉处理的结果有异议，属于政策和区域经理工作服务问题的，可以直接向公司总部直接投诉；公司总部将秉公做出最后的处理裁决。

5.6.2如果客户投诉对于产品质量问题的界定和处理有异议，或者对公司品管部门的裁决质量问题有异议，可以向国家有关部门投诉要求公司按照服务承诺内容兑现，也可以要求相关部门做出产品质量的界定。5.7投诉处理审批流程和权责

5.7.1经过区域经理现场调查属于产品质量问题的投诉处理流程规定：

⑴责任区域经理现场调查结果为产品质量问题或者无法界定问题原因，填写《不良品投诉处理书》；

⑵附上营业文员根据客户投诉时记录填写的内联单，连同客户投诉时营业人员现场调查的资料或者质量问题照片，一同递交营销总监审批； ⑶经过审批的投诉文档由营业所文员传递给区域经理，报请公司总部的区域经理审批，并决定是否退货回公司的决策；（退货作业流程请见相关文件）

⑷经过区域经理审批以后的投诉文档，由营业总部营业文员根据流程传递给质量管理部门，待投诉产品退回公司后，由品管部负责问题界定；

⑸经过品管部门界定的质量问题产品，由品管部門提交处理意见；对于投诉客户的处理意见，报请区域经理审批；对于不良品处理和解决措施由品管部提出报告后，报请管理者代表和总经理审批，并监督改善措施落实；

⑹经过审批后的不良品处理意见和客户处理决定，由营业总部文员传递、知会管理者代表和公司总经理；同时传达责任营业所营业文员和营业所长，关于公司对不良品

投诉鉴定的处理意见，由营业所文员按照公司审批的意见向客户传达、沟通和回复结果。

5.7.2不良品申报审批内容、权限和责任

⑴区域经理审批，界定投诉事件和调查结果的真实性，并审批可以而且必须向公司总部申报；

⑵品管部门审核、界定产质量量的真实原因，并对此界定结果给予处理投诉和解决产质量量问题的建议；

⑶区域经理第一次审批营业所申报，界定营业所发生投诉申报调查和提供证据、照片、资料和决策是否退回公司界定问题，同时要求营业总部文员审核营业所填写的《不良品投诉处理书》(附件三)的内容是否规范和齐全，以及传递给品管部门的可行性和必要性；

⑷区域经理第二次审批（由品管部门经过鉴定以后的投诉处理意见内容），是否符合公司产质量量服务承诺内容和处理程序规定；

⑸知会总经理和管理者代表，所有公司发生的质量投诉问题，必须及时知会总经理对质量的掌握和对客户投诉处理的正确性与及时性，必须知会管理者代表对质量管理的掌握和责成相关部门对不良品质的改善措施执行和对质量管理的加强。

5.8资料的备档保存：

5.8.1公司总部文员将所有投诉受理过程中生成的资料整理后分类归档保存；

5.8.2公司总部文员对投诉处理中，上达公司总部处理审批和经品管部门审理鉴定的数据和批复的处理意见书进行分类整理归档；

5.8.3品管部门对产品质量的投诉内容鉴定和对问题产品质量检验过程生成的资料和对处理问题产品的意见书进行分类归档。

顾客投诉的分类

5.2.1按顾客投诉的内容可分为： 产品质量的投诉； 运输包装的投诉； 服务质量的投诉； 其他方面的投诉。

5.2.2按顾客投诉的严重程度可分为：

轻微投诉—— 一般指当场可以解决、不涉及赔偿的顾客投诉；此类投诉不属于本程序范围，只是由相关人员根据实际情况予以处理。

严重投诉—— 一般指当场不能解决的投诉；此类投诉需要相关部门协作，应严格按有关程序处理。5.3顾客投诉的记录及分类

5.3.1销售部接到顾客投诉后，依据投诉内容进行分类，并由投诉接纳人填写“顾客投诉记录及处理表”。

5.3.2销售经理针对顾客投诉进行审阅并签署意见后，交由相关部门调查及研究处理意见。5.3.3销售总经理根据投诉的内容及相关部门意见指定本投诉的处理责任人（一般为销售经理）。5.4顾客投诉的分析

处理负责人根据投诉内容召集相关部门或个人进行分析、讨论，形成初步的处理意见。5.5顾客投诉的处理

5.5.1处理负责人将初步的处理意见提交销售总经理批阅，并根据批示意见再同顾客协商解决方案，直至顾客认可为止。

5.5.2最终方案经销售总经理批准后执行。

处理顾客投诉的要求

处理顾客投诉的要求

一、形象；表情举止

1、形象： *企业的形象 *领导者的风采 *展现你的风采

2、表情举止：

*沉着稳定要有自信心

*处理投诉时注意眼神、视线、表现出全神贯注 *脸部放松，态度和蔼

二、语言：

1、礼貌用语请字当头

2、语气、语调、用词

3、使用道歉语，感谢语配合肢体语言

三、应变能力包括：

1、公关交际能力

2、协调能力

3、自控及承受能力

4、经验储存能力

5、拥有业务知识及社会知识

四、投诉原则的运用：

处理投诉

致歉 聆听

态度 语 场 聆听过程

气 合 结合特点 用 拿 词 出 方

致谢 满足顾客要求 案 帮助 精 口头承诺 谢谢 指 神

再 导 物

次 质

光

临

五、及时处理，消灭在萌芽之中

把顾客投诉消灭在原发地就地解决，消灭在萌芽之中，不要上升到上一级处理。

六、提升服务质量，搞好质量管理

从服务、品质、卫生、环境（设施、服务）全面着手到位。

首先抓服务，抓门店服务上的薄弱环节，进行培训，抓典型例子举一反三，进行教育。职责

2.1 市场部信息课负责客户投诉的受理、分类上报、处置情况跟踪、处置效果分析工作。

如何有效处理客户投诉

营销服务类知识讲座-销售技巧

（第六期）本讲内容 客户投诉分析

正确处理客户投诉的原则 处理顾客投诉的原则

有效处理客户投诉的意义认知

客户服务人员的投诉处理能力及其评估

客户服务人员在处理客户投诉的时候，需要具备一定能力。在较大的企业，对于客户服务人员在投诉能力处理方面都有评估，评估有一个统一的表格。比如说遇到一个不满意的客户时，你会怎么样？你是否能保持平静，不打断客户的倾诉，专心于客户关心的问题，面对口头的人身攻击不采取对抗的姿态，会放下手头的工作，排除其他干扰，耐心地听完对方陈述以后，再做出回答。表现出对对方感情的理解，让客户知道自己乐于提供帮助，知道在什么情况下请出自己的上司，语调自信而殷勤，不使用会给对方火上浇油的一些措词，避免指责自己的同事或公司。当不满的客户走了以后，能够控制住自己的情绪，不对其他的同事反复讲述所发生的不愉快的事件，能够分析自己做得哪些不够，哪些应该加以改进。处理客户投诉的意义

◆百分之九十不满意的客户从来不抱怨。

◆对于提出投诉的客户来说，如果他们的问题能够得到及时妥善的解决，他们会比没有问题的客户更加感到满意!

◆多数不满意的客户不抱怨，他们只是保持沉默，当他们感到你的商品或服务有什么使他们不满意

了，他们就直接离开你去惠顾其他企业。客户投诉对于每一个企业来讲都是一个最头痛的问题。

客户服务人员应该具备的一个重要的技巧就是客户投诉的有效的处理，有些时候投诉处理不好，不仅仅给企业的形象、品牌带来影响，甚至会给企业的利润带来很大的影响。比如说一些大的投诉，可能会打官司，会拖很长时间，有些企业甚至因为某一个投诉而跨掉。

“三株”最后胜诉了，可是最终给很企业造成很大的打击和创伤。

客诉处理实务

客诉处理实务

客诉处理的重要性

客诉对于象“三鹿”这样的知名品牌来说，可谓是最常见的“危机事件”了。每一起客诉就象一支小小的烟头，如果处理不当就有可能引发一场森林大火。消费者投诉心态

第一类人：提建议和意见，希望厂家改善产品品质 和销售服务。

第二类人：受到伤害和不公正待遇，希望讨个说法，得到安慰。

第三类人：挣钱的契机。第四类人：故意找麻烦。消费者对知名品牌的态度

* 消费者对知名品牌抱有极大的期望，他所期待的是一流的品质，一流的服务。所以，一旦发现产品产品的品质有问题，甚至产品里发现异物，难免由失望，有失望而生气。* 知名企业都很在意消费者的感受。

* 大公司都怕在媒体上的负面报道，所以舍得花费费用用息事宁人。客观效应

* 投诉事件处理的好，能产生积极作用；如果处理的不好，将产生很大的负面作用。如何面对顾客抱怨？

消费者满腔怨气排山倒海般的向企业冲击过来。做为客诉处理人员，如何面对这汹涌而来的波涛呢？ 处理客诉的立场

立场一：消费者的合法权益 处理投诉把握的原则 * 顾客至上 * 真诚守信 * 不可激化矛盾 * 《消费者保护法》

* 不可轻易以现金形式解决冲突 处理投诉标准程序

（1）聆听并认真记录；（2）表示感谢；（3）表示歉意；

（4）帮投诉人分析出问题的可能性；（5）征求投诉人解决意见；

（6）告诉对方公司解决问题的原则及方案；（7）留下我们的服务电话，并道别。注意事项

（一）态度要中肯，不可居高临下，更不可奴颜示弱。

（二）在未弄清事实真相时，不要轻易做出判断或许诺。

（三）尊重事实，对确系我方责任者要勇于承担，积极处理；对非由我方责任者，亦应感谢消费者对公司的关心。

（四）对客户进行解释时，要掌握分寸，严守公司机密，婉转回答。

（五）遇有敲诈、勒索或不合理要求应进行电话录音，对其讲明公司处理方式，如对方拒不接受，可请消协或质量监督局仲裁解决。注意事项

（六）一定要当面处理投诉，最好是去消费者家中拜访，不宜在单位或

第二篇：客户投诉处理程序（范文）

客户投诉处理程序

1.目的

及时有效地处理顾客的投诉，建立顾客投诉管理程序文件。2.适用范围

处理顾客投诉时应遵循的工作管理程序。3.定义

顾客投诉——是指顾客书面或口头提出的对公司的任何抱怨。4.参考文件：《不合格品控制程序》 5.职责

5.1销售总经理全权负责顾客投诉的管理工作。5.2销售部

5.2.1负责顾客投诉的记录、分类和整理工作。5.2.2负责组织、讨论对顾客投诉原因的分析。5.2.3负责同顾客的联络和顾客投诉的处理工作。5.2.4负责顾客投诉相关纠正措施的制定和实施。

5.3相关部门（服务部、技术部、R&D等）协助处理相关的顾客投诉和纠正措施的制定。6.工作程序

6.1顾客投诉处理流程图（见附表一）6.2顾客投诉的分类

6.2.1按顾客投诉的内容可分为：

a)产品质量的投诉； b)运输包装的投诉； c)服务质量的投诉； d)其他方面的投诉。

6.2.2按顾客投诉的严重程度可分为：

a)轻微投诉—— 一般指当场可以解决、不涉及赔偿的顾客投诉；此类投诉不属于本程序范围，只是由相关人员根据实际情况予以处理。

b)严重投诉—— 一般指当场不能解决的投诉；此类投诉需要相关部门协作，应严格按有关程序处理。6.3顾客投诉的记录及分类

6.3.1销售部接到顾客投诉后，依据投诉内容进行分类，并由投诉接纳人填写“顾客投诉记录及处理表”。

6.3.2销售经理针对顾客投诉进行审阅并签署意见后，交由相关部门调查及研究处理意见。6.3.3销售总经理根据投诉的内容及相关部门意见指定本投诉的处理责任人（一般为销售经理）。

6.4顾客投诉的分析

处理负责人根据投诉内容召集相关部门或个人进行分析、讨论，形成初步的处理意见。6.5顾客投诉的处理

6.5.1处理负责人将初步的处理意见提交销售总经理批阅，并根据批示意见再同顾客协商解决方案，直至顾客认可为止。

6.5.2最终方案经销售总经理批准后执行。6.6纠正措施的制定和验证

6.6.1需要制定纠正/预防措施的顾客投诉，主要责任部门应制定相应的纠正/预防措施。6.6.2属于销售部责任，须经销售经理批准后执行；属于其它部门责任，须经厂长审批执行。

6.6.3所有纠正措施的实施由管理者代表或指派有关人员予以验证。6.6.4必要时顾客投诉及相应的纠正措施可提交管理评审。

6.7根据公司制订的质量目标，对客户投诉3个工作日内做出回应,14个工作日内提出解决方案。7.相关文件

7.1《纠正和预防措施控制程序》 8.质量记录

8.1顾客投诉记录及处理表 8.2纠正措施实施报告

第三篇：客户质量投诉处理程序

客户质量投诉处理程序

1.目的

1.1规范公司产品质量投诉处理标准，将顾客对产品质量的疑问和异议得到及时、妥善地解决；

1.2明确投诉分类和投诉处理途径，以及各类投诉的处理权责；

1.3通过对客户投诉的认真受理，收集市场、客户和产品的相关信息、数据，减少顾客流失，提高产品质量、制定质量改善措施，维护公司的市场信誉和品牌形象。2.适用范围

本程序适用于公司所有涉及本公司的产品市场投诉内容的处理。3.职责

3.1区域经理负责投诉的承接、传递，以及按照审批的处理结果向投诉客户的回复、解释；

3.2质管部在2个工作日内对投诉内容鉴别并分析投诉问题的产生原因，包括产品质量问题和保存或饮用不当的责任界定；负责不良品产生原因的追查，不良品改善措施的提议，申请改善报告和负责监督落实，并对投诉处理提供技术上的支持；

3.3营销副总负责对客户投诉的回复处理决策和意见的审批，责任部门负责投诉内容的限期改善和责任负责。

3.4所有产品质量问题投诉事件以及投诉质量问题的处理意见和改善措施的执行，都必须申报质管副总和总经理。4.工作程序

4.1销售部客服人员收到客户投诉时，了解客户投诉的对象和投诉内容，详细询问产品名称、规格型号、包装形式、生产日期、购买时间、购买数量、问题产品数量等，并将投诉的质量问题详细记录到《客户投诉登记反馈表》中；

4.2销售部客服人员在承接客户投诉后，告知客户区域经理将在最短的时间内到达投诉客户现场取样，同时将质量投诉记录的内容告知质管部；

4.3质管部在2个工作日内对投诉内容鉴别并分析投诉问题的产生原因，包括产品质量问题和保存或饮用不当的责任界定，并将投诉内容的初步界定原因告知客户，最终与客户达到处理意见一致。

4.4若是有产品本身质量原因造成的投诉，应及时对认定责任归属，根据投诉的质量问题具体情况，决定是否召开质量投诉讨论会，拟定纠正、预防措施，执行拟定的纠正措施。

4.5质管部、销售部对处理后的客户投诉进行汇总报告。5.客户投诉处理的相关规定

5.1如果属于难以界定的品质质量问题，销售人员应该向客户解释，并向公司申请，由公司质管部门进行界定；

5.2如果是由于区域经理不负责任，明显能够界定品质问题的产品投诉，简单的退回公司，由质管部来界定问题性质，由区域经理承担相关责任费用或者属于工作失误追究责任区域经理的相关惩罚。

5.3如果质管部界定的结果，属于明显产质量问题，则质管部填写产品质量界定和产品退换货申请，总经理批准后，销售人员将质量问题产品运输回公司总部； 5.3投诉处理异议解决

5.3.1如果客户对投诉处理的结果有异议，区域经理工作服务问题的，可以直接向公司直接投诉公司将秉公做出最后的处理裁决。

5.3.2如果客户投诉对于产品质量问题的界定和处理有异议，或者对公司质管部门的裁决质量问题有异议，可进一步协商做出产品质量的界定。5.4投诉处理审批流程和权责

5.4.1经过区域经理现场调查属于产品质量问题的投诉处理流程规定：

（1）责任区域经理现场调查结果为产品质量问题或者无法界定问题原因，填写《不良品投诉处理书》；

（2）附上销售文员根据客户投诉时记录填写的记录，连同现场调查的资料或者质量问题照片，一同递交质管部；

（3）待投诉产品退回公司后，由质管部负责投诉产品问题的界定；

（4）经过质管部界定的质量问题产品，由质管部提交处理意见；对于投诉客户的处理意见，直接告知销售客服人员，由销售客服人员进行反馈；对于不良品处理和解决措施由质管部提出报告后，报请公司总经理审批，质管部监督改善措施落实；

（5）对于同批次产品出现三次以上相同质量问题的投诉时，应由质管部牵头主持召开质量分析会议，并提出质量投诉处理方案，对于以后出现的同批次产品的相同质量问题投诉按会议上制定的处理方案执行。5.4.2不良品申报审批内容、权限和责任

（1）区域经理审批，界定投诉事件和调查结果的真实性，并审批可以而且必须向公司总部申报；

（2）质管部审核、界定产品质量的真实原因，并对此界定结果给予处理投诉和解决产品质量问题的建议，若经鉴定产品出现批量质量问题，提交召回产品申请，由公司总经理签字同意后，通知销售部对质量问题产品进行召回。（5）质管副总就召回产品的质量问题找出相应责任人，对直接责任人及连带责任人按照处罚规定进行处罚，由总经理批准后实施。5.5资料的备档保存：

5.5.1销售部文员对投诉处理中，上达公司处理审批和经品控部审理鉴定的数据和批复的处理意见书进行分类整理归档；

5.5.2质管部对产品质量的投诉内容鉴定和对问题产品质量检验过程生成的资料和对处理问题产品的意见书进行分类归档。

第四篇：客户投诉处理程序

客户投诉处理程序

1.目的

1.1耐心承接投诉、确认投诉真正原因、积极跟踪反馈、热情服务客户； 1.2明确投诉分类和投诉处理途径，以及各类投诉的处理权责；

1.3认真受理客户投诉，收集市场、客户和产品的相关信息、数据，改进客户管理和客户服务。2.适用范围

2.1所有涉及本俱乐部的会籍、市场、客情维护与客户服务的各类形式的投诉内容。3.定义

3.1客户投诉内容不仅仅局限在场地使用、会籍使用功能缺陷的投诉内容，同时包括对销售、教练、客户服务人员的行为、态度和专业水准的不满的投诉；

3.2不同类型的投诉纳入不同的职能部门处理，设置不同的处理权限和申报流程。4.职责：

4.1销售员负责投诉的承接、传递，以及将按照审批权限获得审批的处理结果向投诉客户回复、解释，包括对客户投诉当时情绪的安抚； 4.2客服负责在3个工作日内对投诉客户电话回访，鉴别投诉内容和投诉问题的产生原因；

4.3客服负责投诉处理的分类传递和呈报审批；

4.4运营经理负责对客户投诉的回复处理决策和意见的审批，被投诉部门负责投诉内容的限期改进和责任负责。

4.5所有场馆问题、教练部投诉事件以及投诉问题的处理意见和改进措施的执行，都必须知会或申报总经理。5.程序： 5.1投诉分类

5.1.1客户服务行为的投訴

5.1.2各部门员工专业工作事务投诉 5.1.3 会籍、场馆投訴 5.2投诉承接

5.2.1 销售人员和客服承接电话、现场、书面俱乐部会员的各类投诉事件； 5.2.2 当接收客户口头、电话或书面投诉时，应耐心、细致地听取、了解客户投诉的对象和投诉内容，确认客户投诉的真实原因，并安慰投诉客户的情绪，使之情绪稳定后，按照《客户投诉登记反馈表》栏目要求，逐一登记并确认投诉事项；

5.2.3将经过客户确认的投诉内容，认真记录在《客户投诉登记反馈表》中，且需将记录复述给客户一遍以求进一步确认投诉内容；

5.3投诉的传递

5.3.1客户对服务内容的投诉

⑴客服人员填写投诉回访，将《客户投诉登记回馈表》报营运营经理审核，区内投诉权限由客服人员处理，并每周汇总；

⑵投诉内容涉及跨部门或者处理权限超越客服人员审批权限，则在一个工作日内报请运营经理审核后，在48小时内给予回复；

⑶填写要求：详细描述客户投诉内容，注明需要回复时间，若有投诉传真件或各种证明应随《客户投诉登记回馈表》传递；

⑷运营部在接到投诉《客户投诉登记回馈表》后审核填写内容的规范，根据投诉对象和事情的紧迫度，在1个工作时内及时分发传递到被投诉的相关部门，并协同、跟进相关部门给予客户投诉的及时处理或回复；

⑸相关责任部门在收到《客户投诉登记回馈表》投诉后，请及时按照填写要求回复的时间予以解决或给予回复，并由部门负责人签名确认处理意见或回复结果；

⑹责任部门将回复的处理意见，经权责主管审批后，以书面的形式回复运营部部，报请运营部经理审批后，将投诉处理意见1个工作时内回复投诉客户。5.3.2员工工作事务投诉

⑴针对销售人员、教练工作技能和态度事务的投诉，售后服务部一旦接到投诉电话，首先要理解客户投诉的心情，打消客户投鼠忌器的后顾之忧，耐心的引导客户将真实的投诉内容说出来，并将客户的情绪安抚平稳；

⑵将投诉内容记录在《客户投诉登记反馈表》中，将《客户投诉登记回馈表》传递给被投诉对象的上级主管，由上级主管与被投诉人员沟通、调查投诉内容的真实性和方向性，并给出处理意见，并回复投诉客户； ⑶回复的处理意见内容超越被客服人员的处理权限时，传递《客户投诉登记回馈表》到运营部，由运营部报请总经理审批，获得审批的《客户投诉登记回馈表》由运营部回复，同时通知被投诉人员的直接上司。5.3.3会籍、场馆投诉

⑴有关场馆问题投诉，客服在接到投诉后，详细询问会员姓名、会员卡号，到期时间，并将投诉的问题详细记录到《客户投诉登记反馈表》中；

⑵客服在承接客户投诉时，对向客户解释会籍的正确使用方法和常见的问题处理办法；如果超出此范围，告知客户将在最短的时间内申报运营经理给予客户回复；

⑶客服人员必须对投诉问题进行界定，确定属于明显俱乐部问题、明显使用不当问题、难以界定问题原因等三种结果；并与客户探讨问题的产生原因，取得与客户一致的认识，便于及时处理；

⑷客服人员在鉴定问题时必须采取本着客户至上的原则，同时必须兼顾公司的利益，正确对待投诉问题，一旦确认属于俱乐部问题，应该给予会员放心、安全的感觉，使会员坚信其利益完全能够得到保证，同时应该合情、合理的向会员解释属于在会籍使用问题上，他的不正当使用。

⑸不论何种情况，客服人员必须以同情心理解客户的焦急心理和急需解决问题的需求，不可以和客户争吵，要委婉、亲和的与客户分析问题原因，简单问题应该以专业的态度为客户排忧解难。5.4客户投诉处理的相关规定

5.4.1所有的客户投诉，在处理完以后，无论何种情况，都必须提交书面的记录或申请文本，如果属于我司方面的原因，无论政策、销售员服务工作问题，必须提交资料、证明，提供上级人员决策参考； 的，可以直接向公司直接投诉；公司将秉公做出最后的处理裁决。

5.4.2属于员工工作服务问题，客服人员应提交调查意见表，以《客户投诉登记回馈表》的方式向被投诉责任部门经理汇报，并提供处理意见，供上级主管决策；

5.5投诉处理异议解决

5.5.1如果客户对投诉处理的结果有异议，属于政策和销售员工作服务问题

客服人员需将投诉所有资料整理详细交运营部经理，由运营部报请总经理审批

5.6资料的备档保存：

5.6.1运营部将所有投诉受理过程中生成的资料整理后分类归档保存； 5.6.2客服人员对投诉内容鉴定和对投诉问题调查过程生成的资料和对处理问题产品的意见书进行分类归档。

第五篇：QP-010客户投诉处理程序

文件名称:客户投诉处理控制程序版次:A3 文件编号:QP-010页码:1/11． 目的规范公司客户投诉的工作程序，以确保能及时有效地处理各类投诉，使客户满意。

2． 适用范围

适用于公司项目质保期满后的客户投诉处理；在工程项目建设阶段客户所反映的问题，不作为客户投诉的范畴，故由项目经理直接负责组织处理并回复客户。

3． 职责与权限

3.1 营销部负责客户投诉的接收、登记及回复。

3.2 品管部负责协助责任单位提出纠正措施并追踪结果。

3.3 责任部门负责分析不良产生原因并提出纠正措施。

4． 工作程序

4.1 客户投诉信息的接收

4.1.1营销部接受客户投诉电话、传真、邮件，在《客户投诉记录表》上登记，并对客户投诉初步确认。

4.1.2经营销部初步确认投诉原因为非本公司原因，则由营销部用E-MAIL回复客户。

4.2经营销部初步确认投诉原因为本公司产生。

4.2.1由营销部组织工程技术部、品管部、生产部召开“客户投诉处理会议”。分析客户投诉、退货产生原因，并记录于《客户投诉处理表》之“原因分析”栏目内。

4.2.2责任部门组织本部门相关人员制定纠正措施，并记录于《客户投诉处理表》的“纠正措施”栏目内，转交营销部，由营销部回复客户。

4.3若客户直接同公司工程技术部联系投诉事宜：

4.3.1工程技术部接到客户的书面投诉，由工程技术部将投诉直接交营销部，由营销部接照4.2要求处理。

4.3.2工程技术部接到客户的有关技术联络，可直接与客户沟通。如客户要求以书面形式回复，由工程部回复客户并抄送给营销部。

4.4客户投诉处理情况的跟踪

4.4.1 品管部应跟催，确保相关责任部门如期进行改善，并确认改善结果。

4.4.2若所采取的纠正措施无效或效果不佳，由品管部再发出《纠正预防措施处理单》要求责任部门改正，直到彻底解决投诉问题为止。

5.质量记录

5.1 QR-010-01《客户投诉记录表》

5.2QR-010-02《客户投诉处理表》