财务档案管理制度(新)

第一篇：财务档案管理制度(新)

财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度用于财务部档案的管理。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

五、会计档案范围

包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、年度会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

六、会计档案的装订和保管

会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

（一）会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

（二）会计凭证装订时的要求：

(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

(3)装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项：

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。(四)会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（五）档案保管期限

（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年（4）明细账、总账、辅助账 15年

（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年（6）主要财务指标报表（包括文字分析）3年（7）月、季度会计报表（包括文字分析）5年（8）年度会计报表（包括文字分析）永久（9）会计档案保管清册及销毁清册永久（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久

七、财务信息化档案

（1）财务信息化会计档案的涵义：财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来的书面等形式的 会计数据；会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；

（2）财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本单位财务负责人的批准，重要数据必须经总经理批准。重要数据是指对公司具有重大影响的数据。（3）对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

（4）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

八、会计档案的借阅

(一)会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经财务负责人或总经理批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

九、会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；由财务部和行政部共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

十、附则

（1）本制度有财务部负责制定，有公司财务部负责解释和修订；（2）本制度自颁布之日起执行。

第二篇：财务档案管理制度

山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度用于财务部档案的管理。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

五、会计档案范围

包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

六、会计档案的装订和保管

会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

（一）会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

（二）会计凭证装订时的要求：

(1)装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

(2)凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

(3)装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项：

(1)每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

(2)在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。(四)会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

阅，并防止潮湿；

（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（五）档案保管期限

（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年（4）明细账、总账、辅助账 15年

（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年（6）主要财务指标报表（包括文字分析）3年（7）月、季度会计报表（包括文字分析）5年（8）会计报表（包括文字分析）永久（9）会计档案保管清册及销毁清册永久（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久

七、财务信息化档案

（1）财务信息化会计档案的涵义：财务信息化档案指存储在计算机、磁盘、光盘、打印出来的书面等形式的 会计数据；会计数据是指科目体系、各类编码、各种应用方案、记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据；

（2）财务信息化会计档案的查阅、外借和拷贝必须经本单位财务负责人的批准，重要数据必须经总经理批准。重要数据是指对公司具有重大影响的数据。（3）对财务信息化会计档案管理要做好防磁、防火、防潮和防尘工作，重要会计档案应准备双份，存放在两个不同的地点。

（4）采用磁性介质保存会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏，而使会计档案丢失。

八、会计档案的借阅

(一)财务人员因工作需要查阅财务档案，须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。山东东明石化集团山西销售有限公司

财务档案管理制度

（二）公司所属集团及下属各单位若因公需要查阅财务档案，须经本单位领导批准，经计划财务部负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。

（三）外单位人员因公需要查阅财务档案时，应持有单位介绍信，经计划财务部负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅财务档案人的工作单位、查阅日期、财务档案名称及查阅理由。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件），并限期归还。

（五）由于会计人员的变动或会计机构的改变等原因，财务档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

九、会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；由财务部和行政部共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

十、附则

（1）本制度有财务部负责制定，解释和修订；（2）本制度自颁布之日起执行。

第三篇：财务档案管理制度

财务档案管理制度

单位的会计凭证、账簿、报表、财务收支计划、上级文件以及其他基本情况等资料都是重要的历史经济资料和有效文件，有着重要的经济参考价值和管理参考价值，也是发现经济问题，查找线索的可靠依据。因此，这些资料必须在终了，办理决算后，进行整理，组卷立卷，建立档案，妥善保管。

一、认真执行财政部和国家档案局制定的会计案管理办法。对历年的会计凭证、账簿、报表等会计专业资料进行全面清理，立卷归档。

二、会计凭证要做到装订整齐，并包角和贴标签、编号，帐本、报表做到整理标准化，同时装盒立卷，填制目录。

三、科学管理会计档案，做到妥善保管，存放有序，查找方便，同时执行安全的保密制度，不随意乱堆乱放，严防毁坏散失和泄密。

四、档案原则上不得外借，也不得拆散原卷册，凡需借阅和调阅时，必须经单位领导和会计同意后方可，并限时归还。

五、会计档案期满需销毁时，报请主管部门共同鉴定，严格审查，編造会计档案销毁清册，经单位领导批示后报请主管部门批准方可，由财会部门和档案管理人员监销。

六，监销人员在销前要认真清点核对，销毁后在清册上签字盖章，并将情况报告院领导。

家长委员会制度

一、为了充分发挥家庭教育的作用，及时改进与完善幼儿园各项工作，协调家庭教育与幼儿园教育的和谐发展，促进家园双方密切联系，形成合力，我幼儿园特成立家长委员会。

家长委员会制度：

家长委员会成员由热心孩子教育、热心参与幼儿园管理工作、能代表家长想法的家长代表组成，由班主任提名推荐或家长自荐，每班两名，由园方領导审定。并设立家委会主任一人，副主任二人。主任是幼儿园园务委员会成员之一

二、幼儿园每年召开家委会会议两次，年初征求家委会成员对幼儿园学期工作安排的意见，组织家委会成员共同商讨幼儿园学期工作中重要話动，制订工作计划。年末向家长委员会汇报总结工作，学年中根据幼儿园工作需要，委员会可随时召开会议。

三、家委会成员定期来园参与幼儿园营养保健、教育教学，家长工作、安全管理等工作，出谋划策，提供合理建议。并通过各种形式听取并及时反映家长对幼几园工作的意见和建议，协助幼儿园开办好家长学校。

四、每年的九月份进行换届选举，产生新一轮的家长委员会代表。

家长表员会职责：

1.听取，联系、反映全园家长所关注的问题，如教师师德、保教水平、教育质量，幼儿发展水平等问题，采取口头汇报、书面建议等多种形式，把急需解决的见见，建议提供给园领导或老师，促进幼儿园各项工作的改进与提高。

2.积极跟进幼儿园各级管理层对家长们意见和建议的落实情况，并及时反馈给相关家长。

3.宣传幼儿园教学成果和向幼儿园提供教学改革信息，形成全社会尊师重教舆论的氛围。

4．向家长宣传教育政策，帮助家长端正教育观念，树立科学育儿的观念。

5.参与幼儿园重大活动策划，提供、挖掘周边资源，帮助促进幼儿园发展。

6.积极参与、配合幼儿园和班级开展各类活动，协助幼几园加强科学管理。

七、有义务主动为幼儿园的公益建设和事业发展提供精神和物质上的帮助和支持。

食品留样制度

一、留样食品的范围为每餐次的所有食品，包括热菜、凉菜、生吃的食品、包点、主食。

二、食品留样工作必须由经过专门培训的食品安全管理员（食堂管理员）负责。负责留样工作的人员必须持有有效健康证。

三、留样人员采集留样食品时须无菌操作，穿戴整洁的工作衣帽及口罩，将手洗并进行手部消毒，所使用的留样工具（夹、勺、铲等）以及容器使用前必须清洗并严格消毒。

四、样品要求：

1.每餐次、每个品种、每批次的食品必须留足200克，分别盛放在已消毒的容器中。

2．留样食品冷却后，必须加盖密封（或用保鲜膜密封好）。3．贴好标签，标明样品名称、餐次、留样时间、留样人。4．贴标后立即存入留样冰箱（冷藏冰箱）内保存。

5．所有留样食品任何人不得随意接触，样品必须保留48小时后无就餐人员出现异着情况方可销毁。

6．留样的食品不得再进行加工食用。

五、留样冰箱必须标明标识、专用于食品留样，不得存放与留样无关的其他生、熟食品。经常对留样冰箱进行维护、清洁、消毒，避兔交叉污染。

六、每餐次的食品留样后必须及时做好留样登记，留样登记记录保存期限为一年。

交接班制度

一、坚持在上、下班时间里进行文字和口头的交接班工作。

二、做好交接记录，要求详细清楚。

1．幼儿基本情况（人数、情绪及健康状况、带药情况及对体弱儿照顾等）。

2．幼儿进食情况、教育教学情况、活动情況。3．有无事故发生（包括小伤、破皮情况）。4．家长工作。

三、下班前应做好所有应做的记录，将玩教具整理好收拾好，幼儿餐后教师要将活动室打扫干净，交整洁的班。

四、接班老师未到，在岗教师不能离开幼儿。

档案管理制度

一、档案资料由专人负责管理。要求档案管理人员有较高的政治、专业素质，能根案工作要求好内的各类材料整理归档工作。

二、各部门及时做好各类档案资料的收集、整理等工作，交给档案管理员，以便及时归档，做到各类档案资料齐全、规范。

三、当案置于档案室，按类摆放。

四、档案一律不得外借，不得善自拿用，査看档案资料必须经档案管理人员的同意并进行登记，用毕及时放回原处。不准在的档案资料上划线、圈注、涂改、折页和折。

五、切实保管好档案，严格执行档案签收、借阅、保密制度，防止人为散失、泄密、缺损、确保档案完整、安全。

六、管理好档案，防止档案材料受潮、虫蛀。

教职工图书资料管理制度

一、图书资料由专人负责管理。认真做好书籍签收、归类存放、借阅登记工作，杂志一年一装订，确保各种书籍不遗失、不混杂。

二、每册图书均归类摆放，并按类别记录在册，目录清楚、按顺序摆放。新入图书必须按规定做好盖印、标记、入册后，方可开始借用。

三、加强阅览管理，督促借阅者将书籍按时归还。

四、教师借用图书资料，需登记借出资料名称、类别、日期、数量及借用人签名，并按期归还；归还时由借用人签名。

五，每位教职员工应保持图书资料不损坏、不代借、转借，如有图书资料失，则由遗失者赔偿原书、原资料，如购买不到，则加倍赔偿。

六、做到勤收、勤扫、勤抹，确保室内干净整洁。

七、注意安全，做好防火、防水、防盗、防虫蛙等工作。

第四篇：财务档案管理制度

财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全财务档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于集团公司、子公司及实际控制企业。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、归档、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

财务档案是专业档案的一种，它是经济活动的历史记录和经营效果的综合反映，也是开展经济活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料。

五、财务档案的分类

财务档案分为内部留存财务资料档案、对外报送财务资料档案与外部专业机构提供的专业报告档案。

（一）内部留存财务资料

内部留存财务资料分为会计核算档案、财务管理档案、客户资料档案以及其他财务档案四类。

1、会计核算档案范围

会计核算档案包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料。①会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括记账凭证、记账凭证汇总表、银行对账单、银行存款余额调节表、资金盘点表等。

②会计账簿

财务档案管理制度

会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、明细分类账、现金日记账、银行存款日记账等。

③会计报表

财务报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件。按时间可以分为月度会计报表、季度会计报表、中期会计报表以及会计报表，包括四表一注（资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表以及财务报表附注）以及其他内部报表等。

④其他会计核算资料

包括企业所得税汇算清缴底稿、审计调整数据底稿、对外开具的各类发票、收据存根、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、财务情况说明等。

2、财务管理档案

①预算资料：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半、预算及预算执行情况表以及公司各职能部门费用预算表。

②财务分析报告：包括公司总部及下属公司编制和上报的季度、半、财务分析报告。

③税收筹划报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的税收筹划报告。

④投资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的项目投资分析报告。

⑤融资分析报告：是指由公司财务部编制并经过相关领导审核认可的融资计划分析报告。

3、客户档案（是否由财务部管理待商榷）

包括本公司与客户签订的业务合同、客户基本资料、与该客户有关的文书等。

4、其他财务档案

主要指银行流水、业务合同、财务制度文本、会议纪要、银行开/销户审批及资料、税务事项通知书、关联公司上报资料、公司内部培训资料等。

（二）对外报送财务资料

1、对金融机构：主要指对银行等金融机构报送的融资类、按揭准入类资料

财务档案管理制度

以及后续报送资料。

2、对税务局：主要指对税务局报送的纳税申报表、财务报表、重点税源报表、减免税申请、手续费返还申请、财务情况说明、纳税说明等。

3、对统计局：主要指对统计局报送的企业基本信息表及财务数据。

4、对社会公众（若有）：主要指公司上市后对社会公众披露的财务报表报告以及发布的各类通知文书。

对外部单位报送的资料需全部存档，特别是加盖了公司印章的资料，以备查阅。

（三）外部专业机构提供的专业报告

主要指公司聘请的外部专业机构提供的专业性报告，如审计报告、专项审计报告、财务尽职调查报告、资产评估报告、企业所得税汇算清缴报告、房屋测绘报告等，专业报告可能是对外的，也可能是对内的。

六、财务档案的管理要求

（一）分类管理。财务资料归档前应先分类，再按照类别有序地放进档案盒、档案柜中。归档前应仔细检查资料，降低归类错误的可能性。

（二）及时归档。财务资料形成后应及时归档，避免资料混杂、遗漏,特别是对外报送资料，报送完毕后应立即归档。

（三）在职责、权限范围内归档。因各财务人员职责不

一、权限不

一、部分财务资料开放程度不一，故每人只需且必须对自己经手的财务档案归档并进行保管。

七、财务档案的装订、归档和保管

除了已经装订成册的文本外（如外部机构提供的专业报告、合同、收据存根联等），其他财务资料必须装订成册。各财务资料装订时间不一，会计凭证每月装订一次，次月10日前完成上月凭证装订，装订好的凭证按年分月妥善保管；除了会计凭证外，其他财务档案平时需做好归档工作，每最少装订一次，次年2月前完成上资料的装订。

（一）会计凭证的装订

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1、会计凭证装订前的准备工作：

①整理检查每一个凭证要件是否齐全，要件是否按序排列。付款凭证要件排列顺序为：记账凭证、审批单、发票、合同及其他附件、银行回单；收款凭证要件排列顺序为：记账凭证、其他附件、银行回单；计提类凭证及调整类凭证的附件为：记账凭证、附件；本月记账凭证明细表应放置于

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账、各明细分类账、重要客商往来明细账、关联方往来明细表打印出来，装订成册。

3、装订要求

①明细分类账应按科目顺序、时间顺序排列，总账在前，明细账在后，客商与关联方往来单独装订，装订前加上前后牛皮纸封面，于账簿左侧1.5厘米处均匀打三孔进行装订，每册厚度约为2-3厘米。

②会计账簿应牢固、平整，不得有折角、缺角、错页、掉页的现象;③封面应齐全、平整，注明所属及账簿名称。

（三）会计报表的装订

会计报表应按月份排列，每月报表的放置顺序为资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表（若有）、财务报表附注或者财务说明、公司内部报表，装订要求参见会计账簿的装订要求。

（四）其他财务档案的装订

原则上其他财务档案平时做好分类保管工作，一年一装订，若是财务资料是针对某专项的，如为银行某一笔贷款提供的资料，需事项结束后及时装订；装订前应仔细检查待装订资料，确保所有资料准确地放入所属类别、按照先后顺序排列、无遗漏现象。具体装订要求参见会计账簿的装订要求（厚度较薄的可直接用订书钉装订）

（五）财务档案的归档

财务资料装订好后应分门别类，编号后装入档案盒，编号应和明细清单一致。若资料较少，同一档案盒可装入不同类别的资料，档案盒侧面应贴上标签，注明盒内资料的名称，标签名称应采用打印方式，档案盒内放置本档案盒保管资料的明细清单。档案分归档。每个档案盒都应编号，编号及其装置内容应录入电子表格形成完整的索引目录，以便后期查找。

（六）特殊合同的管理

1、特殊合同的范围

特殊合同指在法律上存在一定风险的合同，具体如阴阳合同、挂靠协议类敏感合同。

2、特殊合同的管理

财务档案管理制度

①阴阳合同：阴阳合同指合同当事人就同一事项订立两份以上的内容不相同的合同，一份对内，一份对外，其中对外的一份并不是双方真实意思表示，对内的一份则是双方真实意思表示。资料管理人应在收到阴阳合同后向合同签订人确认合同的内外属性，并在合同右上角用铅笔标注特定字符。资料管理人应当建立阴阳合同台账，明确内外合同的差异，以及通过台账对阴阳合同做统一管理。登记台站后，对外合同应当放置到财务经理指定的、专门的档案盒进行保管，对内合同则放入普通合同进行保管。合同归档前，内外合同应交由财务经理审阅。若阴阳合同涉及工程结算，结算书也应有阴阳两份，对外结算书应与对外合同一同保管。

②挂靠协议：挂靠行为指一个施工企业允许他人在一定期间内使用自己企业名义对外承接工程的行为，一般而言挂靠协议约定了承接工程的具体内容、挂靠期间与挂靠管理费等，为特殊合同。资料管理人应当建立挂靠协议台账，收到挂靠协议后应立即登记台账，并告知财务主管或财务经理，将协议放进财务经理指定的档案盒进行保管。

（七）税务事项通知书的管理

财务人员收到税务事项通知书后，应该及时告知财务主管，回执联应填写回执日期后盖章再返还税务局。税务事项通知书应当单独存档。

（八）财务档案的备份制度

除了会计凭证外，其他的财务档案需同时保留电子档与纸质档，电子档应每月或每季度拷贝至移动硬盘进行保存。

（九）财务档案的保管要求。

1、档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

2、档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

3、档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀鼠咬。

4、档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

5、设置归档登记簿、档案借阅簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

6、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

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（十）档案保管期限

1、原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

2、银行存款余额调节表和银行对账单 5年

3、日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年

4、明细账、总账、辅助账 15年

5、固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

6、主要财务指标报表（包括文字分析）3年

7、月、季度会计报表（包括文字分析）5年

8、会计报表（包括文字分析）永久

9、会计档案保管清册及销毁清册永久

10、主要财务会计文件、合同、协议 永久

八、财务档案的借阅

(一)财务档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人批准。

（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。借阅人应填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、内容等情况登记清楚。

（三）本单位其他部门人员需要档案资料，在报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

九、财务档案的销毁

（一）会计档案保管期满，需要销毁时由档案保管人员提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查批准后方可予以销毁。

（二）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽

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出，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

（三）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁会计档案时应由档案保管人员和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告档案备查。

本制度解释权与修订权归财务部所有。

附件：

财务档案管理制度

财务档案管理清单序号归类章章证照类证照类其他其他发票类发票类发票类发票类发票类发票类审批类审批类审批类审批类税务类税务类凭证收据类收据类收据类档案名称财务章发票专用章银行开户许可一般纳税人资格证书保险柜钥匙银行U盾发票存根联增值税专票（抵扣联）空白增值税专票空白增值税普票发票领用签字表发票领购簿（国税）银行开销户审批单银行开销户回执减免审批批准通知书注销登记核准通知书公司类别地产商管***所属公司数量保管人职位保管地点财务部保险柜财务部保险柜备注税务类***年重点税源企业轮查纳税人自查报告***所得税汇算清缴申报表税收优惠文件凭证收据领用簿空白收据收据存根********

第五篇：财务档案管理制度

财务档案管理制度

一、目的：

为了加强公司财务档案的科学管理，建立、健全会计档案的管理制度，完善财务档案管理工作，使其规范化、系统化，特制定本制度。

二、适用范围

本制度用于财务部档案的管理。

三、档案管理职责

财务部负责档案的整理、编号、调阅、借阅等，对财务会计档案的安全、完整、保密负责，对于应当入库保管的资料应及时入库纳入管理。

四、财务档案定义

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表以及其他会计核算的资料，它是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据。

五、会计档案范围

包含会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他会计核算资料等四个部分。

（一）会计凭证

会计凭证是记录经济业务，明确经济责任的书面证明。它包括自制原始凭证、外来原始凭证、原始凭证汇总表、记账凭证、记账凭证汇总表、银行存款（借款）对账单、银行存款余额调节表等。

（二）会计账簿、会计账簿是一定格式、相互联结的账页组成，以会计凭证为依据，全面、连续、系统地记录各项经济业务的簿籍。它包括按会计科目设置的总分类账、各类明细分类账、现金日记账、银行存款日记账以及辅助记备查簿等。

（三）会计报表

会计报表是反映企业财务状况和经营成果的总结性书面文件，有主要财务反映指标快报，月、季度会计报表、中期会计报表、会计报表。包括资产负债表、损益表、现金流量表、会计报表附表、附注、财务情况说明书等。

（四）其他会计核算资料

其他会计核算资料属于经济业务范畴，与会计核算、会计监督紧密相关的，由财务部门负责办理的有关数据资料。如：经济合同、财务数据统计资料、财务清查汇总资料、核定资金定额的数据资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。会计电算化存贮在磁盘上的会计数据、程序文件及其他会计资料均应视同会计档案管理。

六、会计档案的装订和保管

会计档案的装订：会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他文字资料的装订。会计凭证的装订，一般每月装订一次。装订好的凭证按年分月妥善保管。

（一）会计凭证装订前的准备工作：

（1）分类整理，按顺序排列，检查日数、编号是否齐全；

（2）摘除凭证内的金属物（如订书钉、大头针、回形针），对大的张页或附件要折叠成同记账凭证大小，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整；

（3）整理检查凭证顺序号，如有颠倒要重新排列，发现缺号要查明原因。再检查附件有否漏缺，领料单、入库单、工资、奖金发放单是否随附齐全；

（二）会计凭证装订时的要求：

（1）装订尽可能缩小所占部位，使记账凭证及其附件保持尽可能大的显露面，以便于事后查阅。

（2）凭证外面要加封面，封面纸用尚好的牛皮纸印制，封面规格略大于所附记账凭证；

（3）装订凭证厚度一般为3厘米，装订牢固，美观大方。

（三）会计凭证装订后的注意事项：

（1）每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数。

（2）在封面上编好卷号，会计凭证装订成册后，装入会计凭证档案盒以便妥善保护。按编号顺序入柜，并要在显露处标明凭证种类编号，以便于调阅。

（四）会计档案的保管要求。

（1）会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有防火器材。

（2）会计档案应放在专用的铁皮档案柜里，按顺序码放整齐，以便查找。

（3）会计档案室内应经常保持清洁卫生，以防虫蛀、防鼠咬。

（4）会计档案室保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅的地方，以利查阅，并防止潮湿；

（5）设置归档登记簿、档案目录登记簿、档案借阅记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；

（6）会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。

（五）档案保管期限

（1）原始凭证、记账凭证、汇总凭证 15年

（2）银行存款余额调节表和银行对账单 5年

（3）日记账15年。其中：现金和银行存款日记账 25年

（4）明细账、总账、辅助账 15年

（5）固定资产报废清理后固定资产卡片及清单保管 5年

（6）主要财务指标报表（包括文字分析）3年

（7）月、季度会计报表（包括文字分析）5年

（8）会计报表（包括文字分析）永久

（9）会计档案保管清册及销毁清册永久

（10）主要财务会计文件、合同、协议 永久

七、会计档案的借阅

（一）会计档案为本单位所利用，原则上不得借出，有特殊需要须经单位领导、财务负责人员批准。

（二）外部借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计主管人员或单位领导人批准后，方可办理借阅手续；单位内部人员借阅手续。借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。

（三）本单位人员需要档案资料，在登记报批后由档案管理人员陪同翻阅或者复印。

（四）借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件（如有特殊情况，须经领导批准后方能携带外出或复制原件）。

八、会计档案的销毁

（1）会计档案保管期满，需要销毁时由档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、编造会计档案销毁清册，经公司领导审查，报请上级主管单位批准后方可予以销毁。

（2）会计档案保管期满，但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。

（3）销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案部门和财会部门共同派员监销，会计档案销毁后经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。