如何做好学院办公室工作

第一篇：如何做好学院办公室工作

《如何做好学院办公室工作》提纲

一、学院办公室的定位与特点

学院办公室工作，是学院管理体系中的重要组成部分，是辅助院领导处理党政工作和办理教学、科研、学科建设等各项事务，为院领导服务、为各单位服务、为师生服务的一项不可缺少的重要工作。

学院办公室是学院的中枢，处于教学、科研、行政管理的第一线，直接与师生打交道，事务性工作极为复杂。上面条条线，下面一根针，学校里一二十个职能部门与学院办公室都要发生工作关系。学院办公室运转的情况如何，不仅对本学院的工作产生直接的影响，而且对全校性工作也关系重大。

与过去相比，学院办公室出现两大变化：从单一到综合；从封闭到开放；从“一服务”到“三服务”

定位：参谋部与事务部——参与政务，管理事务（参谋、管家）

桥梁与中枢——上传下达，协调左右

门面与窗口——联络四方，迎来送往（领导的形象、学院的形象）主要特点：

1、综合性强，头绪特别多：多功能办事、多向性联系、多层次

服务；上下左右，里里外外都要管，都要处理

2、工作政策性强：处理每件事情，必须有政策依据，不能粗心大意，说话办事、回答问题、报送信息、处理文书，决不能各行其是。

3、要求高，时间性强：讲求工作效率，来不得半点拖拉。

4、联系广，协调任务重：通过牵头协调，使全院从不协同到协同，变无序为有序。

5、日常管理与被动突击并重：突击性的工作一般发生在举行重大庆祝活动、召开大型会议、接待上级领导和人数较多的团体来访、专题调研、资料准备、处理突发事件等的时候。集中精力，打破常规，处事不惊。

6、广收信息与机要保密并重：

二、学院办公室的职责权限问题

学院办公室及其人员的基本职责是辅助决策、处理事务、协调关系，并据此赋予一定的权限处理职责范围内的一切事务，其核心是为学院领导工作服务，为教学、科研、学科建设服务，为全院师生员工服务。这就是职责权限问题。

根据本人的理解，学院办公室的主要职责可以概括如下18个方面：

1、深入实际，调查研究，掌握本院教学、科研、教师学生思想动态和党政管理方面的热点、焦点问题和详细情况，为院领导决策提供咨询，当好参谋助手。

2、及时向学院领导传送学校和有关部门的各类公文、函件和通知。受领导委托起草有关计划、总结、信函、规章制度等，编制每月工作重点及每周活动安排等。

3、根据院领导意见，组织安排院领导班子工作会议，主办学院大型活动和大型会议。负责党政专题会议的安排和通知工作。做好院部会议的记录、存档等工作。

4、协调本院各科室、各支部的工作，督促、检查、落实学校及学院布臵的有关工作决议和决定。

5、负责协调、处理本院的突发事件、信访工作，配合分管领导负责本院的综合治理以及防火、防盗、卫生、安全督查工作。

6、负责审核以学院名义签发的各种请示、报告、信函等文件材料。

7、安排接待上级和兄弟单位来校、来院参观访问、合作交流的团组织和个人。

8、收集本单位有关动态信息，及时向学校主管业务部门反映情况。负责向校、院网络提供全院的工作动态和信息。

9、负责记载学院工作日记，做好学院大事的记载工作，做好有关统计和报表工作。

10、负责做好组织、统战、宣传、纪检等各项具体工作。

11、负责学院教职工的人事管理、劳动工资、职称评聘、人才引进等工作。

12、负责全院本科生、研究生的日常教学管理工作。

13、负责全院科研项目的申报及管理工作，协助学科点做好相关工作。

14、负责日常办公用品的购买、管理及报销事宜。

15、做好印章的管理和使用工作。

16、做好院图书资料室的管理与建设工作，做好文件资料的立卷归档工作。

17、做好办公室自身建设，不断提高办公室人员的工作能力、政策水平和个人素质。

18、完成院领导交办的其它工作

三、学院办公室的规范体系

办公室工作规范，从体系上说，应由两个层次的规范构成，一是外部规范，即源自各级机关和部门制定的秘书工作准则与规定，这是高层此的秘书工作规范；二是内部规范，即学院内部依照上级机关和学校的有关规定而制定的，用以约束办公室工作及人员的规范。这是秘书工作的规范在学院办公室工作中的具体体现。

（一）管理规则

规定院办公室各类人员秘书事务的处理方式、要求及标准，这就是办公室工作的管理规则。

办公室工作管理规则的范围比较宽 , 可以包括文件管理、档案管理、会议管理、办公设备、用品管理、办公环境管理以及信访、用印、保密等工作制度。择要介绍如下：

1、印章管理制度

具体规定学院印章、各类专用章、书记院长手章及各部门、单位印章的管理制度 , 包括刻制、使用、保管和缴销。印章刻制应规定各单位须持书面请示并附新机构成立文件 , 经批准统 一绘制图样、出具证明并到有关单位办理刻制手续。印章使用应规定具体程序及手续 , 包括使用正式章应有院长或院长授权有关负责人签字 , 有些重要文件如合同、协议及关系到财、物等重大事项用印必须有学校法人代表或校长签字才能使用。必须规定学院印章一般不单独对外使用 , 应规定学院印章必须由专人保管 , 并规定新启用印章应留印模和机构更名、撤销应销毁印章的制度。

2、保密工作制度

具体规定高校秘书工作中的保密细则 , 包括确定保密范围、保密重点单位、保密机构职责、保密工作奖惩等。着重规定秘密文件 , 重要会议内容及记录 ，文书、人事、保卫、学生档案 , 党政各部门印章、信证及重要来信来访内容的保密规则 , 并具体规定保密技术和方法 , 确定学校密级等制度。

（二）工作程序

规定处理秘书事务过程中必须遵循的一系列连贯性的工作步骤, 对处理先后次序、必须经过的几道手续都加以明确 , 可以使学院办公室工作迈上规范化、秩序化的轨道，提高办公室工作的准确度和科学性。办公室工作中许多是程序化比较强的，可以通过制定程序规范来加以管理。比如 :

1、会议安排程序

规定由办公室协助组织安排会议的具体程序 , 其流程包括会名、会期、会址的确定;会场的布臵 , 附属设施的管理;参会人员的确定、通知;会议文件、材料的准备;会议议程的协调控制;会议记录及会议纪要的整理制发;会议议决事项的传达、催 办、督办。对每一个程序的具体要求、时限都作出规定。

2、收文处理程序

可以对校内、校外来文分别制定程序规范。来文处理程序可以包括 : 分类登记 , 加盖收文章 , 分类编号登记;填单分办 , 填写“文书处理单”, 分出阅件和办件 , 阅件拟出阅文范围 , 办件拟明承办单位;承办单位按要求办理公文 , 并注明办文结果;催办 ,规定秘书部门催办要求。院内基层呈院领导阅批的文件 , 其处理程序可以包括 : 各单位送呈院领导的请示、报告 , 由单位负责人签字加盖公章 , 送院办公室登记、提出拟办意见，转呈领导阅批。处理完毕文件立卷归档。

3、发文工作程序

主要是规定学院发文的具体程序 , 其程序可以包括：确定发文名义;确定拟稿方式 , 由办公室拟稿、院领导拟稿和部门代拟稿;文稿审核 , 并规定核稿责任者及审核内容；会签；领导签发；编号登记；印制；加盖公章；发 出;如属向上请示, 还须在一定时间内进行询办。发文稿及文件副本存档。

4、接待工作程序

主要是规定学院接待工作程序 , 其程序可以包括 : 来函来电登记;报告办公室负责人 , 制订接待计划;落实接待人员 , 安排食宿 , 预订返程机票车票;安排有关领导出面接见;安排接访项目、会谈、参观事宜;客人离校的送行安排等。

四、学院办公室工作的要求

（一）办公室人员工作守则

一、学习理论。认真学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想，注重理论联系实际，不断提高思想政治素养。

二、熟悉业务。全面熟悉学校、学院工作情况，熟练掌握办公室工作的基本技能和工作程序。钻研业务，精益求精，不断探索工作规律，努力开拓创新。

三、敬业爱岗。勤奋工作，踏实做事，忠于职守，乐于奉献。贴近师生，全心全意为师生员工服务。

四、提高效率。工作严谨，办事干练，严格程序，讲求方法。加强督查，注重实效，提高工作效率。

五、实事求是。加强调查研究，上情下达，下情上传，真实反映实际情况，当好参谋助手。

六、优质服务。文明用语，着装整洁，仪表大方。待人和蔼，耐心细致，有礼有节。

七、坚持原则。遵纪守法，秉公办事，不徇私情，识大体、顾大局，做到有令必行，有禁必止。

八、协调配合。明确岗位职责，不推诿、不扯皮、不敷衍，切实负起责任。工作分工不分家，相互支持，主动补位，维护办公室团结高效的形象。

九、严守机密。严格遵守党和国家保密规定和工作纪律，增强保密观念，严防泄密。

十、清正廉洁。艰苦奋斗，廉洁自律，抵制奢侈浪费，不谋私利，不讲排场，不搞特殊化，树立公道正派的良好形象。本人概括：

1、忠于职守——不失职、不越权、不越位、不缺位；可靠，放心，满意

2、团结协作——不分彼此，不分你我，分中有合，合中有分；顾全大局，主动补位，工作为上

3、高效务实——细致、准确、及时、落实

4、守纪守密——摆正位臵不涉密，恪尽职守不泄密，胸怀全局不传密

（二）办公室工作人员行为规范 接电话规范用语——

1、接电话均先说：“您好”。

2、第二人称用“您”。

3、称呼姓名时，名字后要加“同志”、“老师”、“同学”。

4、询问时，可用：“您贵姓”；“您怎么称呼”；“你是×××单位吗？”（打电话时使用）；“您是哪里？”（接电话时使用）；“请问您的电话号码是？”；“能告诉我您的职务吗？”

5、答复时，可用“我是＋＋办公室×××”；“我们的电话是、”；“我们地址是”； 5

“您的问题，根据××规定，……（答复内容）。”

6、需要对方阐述问题时，可用：“请讲”；“请继续讲”；“请讲得稍慢一点，我做一下记录”；“对不起，请您再重复一遍。”

7、遇特殊情况，需暂时中止通话时，可用：

“对不起，我先接另一个电话（或先处理另一件紧急事情），请您稍等（或我过一会儿再给您打电话）。”

待继续通话时，可用：

“对不起，让您久等了。”

8、领导布臵工作（或交待任务）后，可用：

“好，我马上就办”；“听清楚了，我马上报告。”

9、通话结束时，可用：

“谢谢您”；“麻烦您”；“再见”。接待行为规范——

1、无特殊情况，值班电话铃响三声内接起电话。

2、接待客人时，要做到起立，让座，倒茶。

3、接待结束后，对外省市党校、行政学院的领导要送至机关门口。

4、对到办公室查询有关事项的同志、师生要热情答复，对查问房间号的同志要指明方位。

5、对向有关领导和单位反映情况的电话，要准确记录，并及时传达。

6、无论在接听电话还是面洽公务，都要用征求意见的口气、协商的口气，尊重对方、高效办事。办公室人员“六不讲”——

1、不讲“我不知道”

2、不讲“我找不到”

3、不讲“我办不了”

规范语例：“您讲的这件事情（或这项工作），由于××原因，还不能办理（或暂时不能办理），请您谅解。”

4、不讲“我们不安排”

5、不讲“不归我管”

规范语例：“您讲的这个问题应由××负责办理，请您与××联系”。（或帮助联系、协调）

6、不讲“已经向您报告过了”

规范语例：再把事情详细报告一遍。办公室人员“十办”原则—— 当天的事情要当天办； 能办的事情要马上办； 困难的事情要想法办； 重要的事情要着急办； 紧急的事情要抓紧办； 复杂的事情要疏理好办； 琐碎的事情要抽空办； 所有的事情要认真办； 不能办的事情不要强办； 不让办的事情不要非办。

第二篇：浅谈如何做好学院办公室工作

浅谈如何做好学院办公室工作

符瑜梅

内容摘要：新时代的学院办公室工作赋予了办公室工作人员更重的任务与更大的责任，在当今这个充满竞争与挑战的社会中，得到一份工作不容易，做好一份工作更加不易，学院机构的改变，对于我们办公室人员有更高的要求，要把办公室的工作做好，就要有吃苦耐劳的精神。要做好办公室文员这个工作，我们要不断的学习、不断的积累经验、不断的丰富自己、不断的提升自己。关键词：学院办公室工作解放思想热爱素质

随着学院机构的变革和发展，学院办公室工作的地位和作用显得尤为重要。任务日益加重，对于办公室人员的要求也越来越高，虽然我在办公室工作只有半年的时间，但是深刻的体会到办公室工作很不好干，琐事很多，有人就形容办公室工作“像牛一样干活，像狗一样看家，像兔子一样奔跑，像王八一样憋气”。笔者根据在学院办公室工作的一点心得，浅谈如何做好学院办公室工作。

一、解放思想，实事求是，勇于创新

社会在进步，学院在发展，我们必须要顺应社会和学院的发展，做到解放思想，实事求是，做好新形势下的学院办公室的工作，对日常工作不要循规蹈矩，要敢于打破旧框框，面对新问题、新情况，勇于创新。如公文运转传送，文件打印、下发等，要做到急事急办，特事特办，提高办事效率，运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。例如:有一些很紧急的文件需要领导去处理，我们做文员的就要提醒领导这个文件的紧急性，让领导尽快处理好文件，因为领导有很多事情要忙，如果不加以提醒的话，有可能会超过文件的最佳处理时间，这样一来，我们做文员的就没有做好自己的本职工作，同时也会挨上级的批评。在2011年—2012年第一学期学期末的时候，市里面来了很多文件，离放假也就只有一天的时间，我们两位办公室人员在召开全体教职工大会的前一天加班复印文件到很晚，还有开会的那一天早早的来到会场布置会场。布置会场有了一定的经验，布置的还不错，会也开的很圆满，但是文件的处理出了一点问题，我们是为了方便领导查阅和处理文件，就把每份文件都复印好给相关的领导，但是就在把文件给院长的时候，院长说：“之前不是跟你说过吗？紧急的文件要抓紧处理，我不要复印件，要原件，让每个领导传阅原文件并且写上处理意见。”当时院长就把复

印件还给了主任。说到这个，第一次碰到这样的紧急事件，还真是不知道怎么去处理，时间比较紧迫，不复印给领导看又怕耽误了处理事情的时间，复印给领导看又怕不应该这样处理文件。不过院长批评的也对，紧急的文件要快点让领导去处理，不紧急的文件可以留到下学期再处理，要做到急事急办，特事特办，提高办事效率，运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。

二、要做到干一行爱一行，热爱办公室工作

办公室的工作很多很杂，大事小事都得办公室的人员去做，但办公室的工作挺重要的，可以这么说：是学院领导的左膀右臂，也是机关的内管家。但是办公室不仅要处理文件、接待客人、布置会场、联系会议人员等，还要处理、协调好与上级和各部门的关系。如果哪方面没有做好，就会产生很大的影响，小失误会犯大错误，所以说在办公室工作，犯一点错误就容易造成很大的错误。例如有一次我在给董事长发一封邮件给某单位时，因为自己的眼误没有看清楚邮箱号，把邮件发错了，结果导致对方没有及时收到文件，也让董事长认为我的办事效率不行，对我产生了一定的失望感，意识到后，重新发送了邮件，弥补了自己的失误。那一次的失误也让我更加意识到办事情要有耐心和细心，才能把事情办好。办公室工作难干，有很多人不愿意到办公室工作，在办公室工作好比老牛进磨坊一年忙到头，还出力不讨好，没有业绩。但办公室工作又是机关工作不可缺少的，也总得有人干，我到这所学院应聘后选择了到办公室工作，虽然开始对办公室的工作的认识还不够，但是在后面的工作中我深刻的体会到办公室的工作有多累有多难做，不过，我既然选择了这份工作，就要把它好好的做下去，要做到热爱这份工作，而不是讨厌它。半年来的办公室工作也使我从领导身上学到了不少工作中的思路、方法，以及工作作风，提高了组织能力，公关技巧，分析判断能力等。

三、注重学习，不断提高自身的素质

学院办公室工作事小责任大，每一件小事都有大学问在里面。我们办公室人员要始终把理论学习和政务学习摆在首位，不论工作多忙都要尽可能的利用工作之余、假期之时、休闲之暇，读一两个小时的书，数年如一日，不断加强政治理论和政务知识学习，提高自身素质和工作能力。工作中更要始终坚持以邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观为指导，坚持四项基本原则，拥护改革开放，注重思想修养和党性锻炼，树立正确的世界观、人生观和价值观。处事严

谨，办事稳妥。团结同事，虚心好学，注重向书本、向有经验的人、向实践学习，边工作边学习，促进知识积累和经验积累，努力提高在实际工作中分析问题、解决问题的能力，通过不断的学习，提高自身各方面的素质，努力使自己在学习上有新进步，在做人上有新境界，在做事上有新成就，做一名人格好、素质好、形象好，具有亲和力、感召力、影响力、凝聚力的学习型、思考型、创新型、民主型、实干型的办公室工作人员。

总而言之，新时代的学院办公室工作有着更高的期许和要求,我认为办公室人员要当好领导的助手、搞好上下级的协调工作、做好服务大众的事情。为此，无论处理什么事情，都要从大局出发，思路清楚、目标明确，措施到位，效果明显，做到这些，就可以说是一个合格的办公室工作人员。我离这些要求还有一段距离，我相信，在以后不断的实践、学习、自省中我会成为一名合格的并且可以说是一名优秀的办公室工作人员。

第三篇：做好办公室工作

做好办公室工作

——浅谈如何做好乡镇党政办公室工作

面对新形势、新任务对办公室工作的新要求，作为乡镇党政办工作人员，应如何加强自身修养，提高工作效率，切实做好各项具体工作呢？我认为应树立全局意识，增强责任感和奉献意识及服务意识，大处着眼，小处着手，炼好“勤、苦、细、实、活”五字功。

一要炼好“勤”字功

“书山有路勤为径，学海无涯苦作舟”，“活到老，学到老”，“学习、学习、再学习”，“学习是最好的法宝，能力是最好的饭碗”……古今中外如此多的名言警句道出了学习的光荣与重要。作为党政办公室的工作人员，在当前的新形势下，尤其要树立终身学习的观念，制定好切合实际的学习计划，严格学习要求，勤学，勤记，勤整理，勤思考，把思想统一到党中央、国务院的精神上来，统一到乡镇党委政府的中心工作上来，始终与党中央保持高度一致。一是要勤奋学习马列主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想等理论文章和十六届三中、四中、五中全会等重要会议精神，努力提高自身的政治素质和理论素质。二是要通过各种报刊、杂志，广泛了解国内外政治、经济、文化及农业农村工作等方面的新知识、新方法，不断拓宽自身知识领域。三是要向领导学，向长辈学，向同事学。学工作经验，学为人处事，学接人待物的技巧，不断提高服务工作水平。四是要认

真学习乡镇党委政府会议和文件精神，及时了解和掌握各个时期的工作重点和要求，切实当好党委政府中心工作信息传递员、政策宣传员。同时，在学习过程中，要注意强化学习内容的归纳整理，努力做到勤学理论有心得，勤学政策有记录，勤学文件有摘要，勤学业务有总结，做到能说会写，确保信息上报下传不走样，不跑调，不误时。同时，还要把握利用好机会，深入实际，多了解社会，多研究问题，在实践中学，掌握新知识，增强新本领，提高服务质量，进一步增强解决实际问题的能力。

二要炼好“苦”字功

乡镇党政办公室工作千头万绪，细小而繁杂，且工作无定时。这需要我们要有“舍小家，顾大家”的奉献意识，吃苦耐劳，任劳任怨，积极工作，为领导分忧解难。工作中要充分发扬团队精神，与其他工作人员一起，通力协作，互相支持，不分事情大小，不计工作得失，超前准备，及时做好各项准备工作，从会议横幅的制作和悬挂、上级领导下乡检查的接待到各种文件、汇报材料的撰写和上报再到各项紧急通知的传达，都应在规定的时间内完成，做到随叫随到，不延误时机，不拖泥带水。

三要炼好“细”字功

乡镇党政办办公室是上传下达，联系群众，协调各方面的枢纽，是党委政府的门面，工作人员素质和能力的高低及工作的到位程度，将直接或间接地影响到乡镇党委政府的形象。为此，党政办工作人员在勤奋学习，提高理论素质和知识水平及工作效率的同时，还应在“细”字上狠下功夫，认真对待每一件小事。一是要严守纪律，按时上下班，不迟到、早退，值班期间更应加倍细心，随时保证通讯畅通，及时高效快捷地完成上情下达的工作。比如接打电话，力求简洁明了，语言文明，态度和蔼，并做好相关记录。对上级来电要记准通知单位、通知人员、通知事项及接到通知时间等相关内容；对党委政府要求下级单位参加会议的电话通知，事先要做好准备，注明会议类别、参会单位、参会人员、时间、地点及相关要求等内容，避免通知错误或遗漏内容，造成不良影响。二是要严于律己，从穿着言行举止等方面规范自身行为。工作中，女不浓妆艳抹，男不奇装异服，拖沓懒散，做到穿衣得体，举止大方。比如有群众询问相关事情，耐心细致地解说；若遇领导来访，不卑不亢，热情接待；若见地板脏了，不要漠不关心，视而不见，偷懒耍滑，要主动打扫……。总之，在办公室工作中，我们工作人员要大处着眼，小处着手，细处用心，只有这样，才能在点点滴滴中树立良好的形象。

四要炼好“实”字功

水平是通过实干体现出来的，乡镇党政办工作人员，作为党委政府门面中的“门面”人物，应立足“实”字，堂堂正正做人，踏踏实实做事。一是要弘扬实事求是的作风，汇报工作、反馈情况要讲真话，说实情，有喜报喜，有忧报忧，传达领导意见要原原本本，不掺假，不走样；二是要树立言行一致的作风，说实话、办实事、求实效，表里如一，以身作则，要求别人做到的，首先

自己做到，要求别人不做的，首先自己不做，不搞形式主义，不做表面文章；三是要倡导雷厉风行的作风，讲求时效，立说立行，高效率、快节奏，各个环节紧密衔接，时刻保持整个工作系统的高效运转。

五要炼好“活”字功

问渠哪得清如许，为有源头活水来。没有创新，工作就没有生机。特别是面对不断变化的形势和繁重的任务，办公室工作人员要与时俱进，解放思想，大胆创新。一要创新思维方式，打破陈规，开阔思路，用新的观念谋划工作，分析新情况，研究新问题，探索新路子。二要创新工作方法，发挥主观能动性，谋新策，出新招，创新意，把创新的理念和要求体现到每一项工作中去。三要创新服务内容，出主意，当参谋，实现由被动服务向主动服务的转变，由滞后服务向超前服务的转变，由常规性服务向创造性服务的转变，使服务内容更周到，效果更好，做活乡镇党政办工作，真正让领导和群众满意。

第四篇：做好办公室工作

孙爱国

通过与方总谈话，感到公司发展前途远大，个人进一步考虑，打算到本公司工作，决心做好办公室主任这个角色。实实在在地说，当好一名办公室主任是不容易的。上呈下达、联络协调、调查研究、撰写文稿、谋划工作、制订计划、总结经验、请示汇报，后勤服务，工作具体而繁杂。所做的工作大都是无形的，不像工人生产一件产品就是一件产品那样简单。

根据自身积累的经验，就办公室主任职能、素质与修养要求，谈一下粗浅的看法。我初步认为贵公司办公室主任工作职责有以下几个方面，不到之处，在今后工作及时补充：

一、在总经理的领导下，起草公司组织框架结构和管理体系。起草或修定完善规章制度，并贯彻落实规章制度，保证公司行政事务工作的正常开展。

二、负责人力资源管理工作，包括：招聘、培训、考勤、薪酬管理工作等，负责执行公司的考勤制度，监督全体员工上下班按要求签到、签退。根据公司发展需要，负责做好新员工的实习、转正工作、负责劳动合同的签订，人事档案的建立和员工的奖罚、辞退工作。协助总经理实施公司人才队伍的建设工作。

三、参加公司工程的投标、开发工作，尽早预测工作中可能出现优势与劣势，向总经理提出建议，把工程风险降到最低，配合项目经理使工程优质高效，确保工程峻工后，不遗留问题，提高企业效益。

四、进行工作监督，采用定期与不定期方法，亲自到工地一线检查监督工作落实进度、质量安全、服务态度等情况。

五、筹划公司计划，协调各部门之间积极配合落实工作。

六、印发公司各类通知、文件和规章制度，传达召集各类办公会议，并做好会议记录，做好上传下达、下情上报工作，深入调查研究，发现问题并及时向总经理汇报。

七、搞好公司内的电、水、通信等管理工作，施工中成本管理，勤俭节约，教育员工养成为公司节约良好习惯，做到节省行政、建材等开支。

八、编制公司工作流程，制定奖罚措施，适时改进计划。

在实际工作中，办公室主任既是组织管理中一个很重要的岗位，又是人力资源配置中一个很重要的职位。既是本单位的指挥员，又是战斗员；既要将总经理的意图细化为具体的工作方案，又要负责方案的组织实施；既要直接承办具体业务工作，又要组织单位工作人员一道，共同完成工作任务。在上联下通、协调左右、咨询参谋、组织力量完成工作任务、推动工程进展等方面发挥着至关重要的作用。作为办公室主任要摆正位置，合理定位，明确角色要求，理清工作职责，自觉做到务实、谦虚、清廉，确保办公室工作顺利有效开展。

一、当好总经理的参谋助手。第一，协助总经理全面了解市场情况、确定工作方向和重点、范围。第二，协助总经理及时了解工作进展情况、审时度势、强化控制。第三，协助总经理正确总结经验、进行新的决策活动。

二、完善制度强管理。首先要修改完善公司规章制度，才能依制度去抓好管理。对工程的管理，第一，与项目经理经常协调沟通，保证项目的及时高效完成。第二，不能有私心。第三，落实制度要经常。对文书管理。第一，起草文件资料，严把关。第二，及时归档。第三，要保守商业秘密。对事务工作管理。办公室事务多，都要认真操办。如会议安排、接待、办公用具以及为公司内职工提供生活服务的有关事项。对人员的管理，把好招聘、培训、使用关，坚持定期总结。要一视同仁。适时开展活动，(比如聚会、爬山等)营造内部好氛围，提高工作积极性。使办公室真正成为公司的工作枢纽。最重要一点就是坚持制度来管理。

三、亲历亲为去落实。站在落实者身份上，对总经理交付的事项，认真对待，按期完成。站在领导的身份上，带领工作人员不折不扣地去落实，负有领导、组织、指挥和管理的责任。另外，站内职工需办理有关事项或对公司意见建议的角度上，这就需要按程序根据实际情况去处理。总之，办公室主任对所负责的事项要高度负责。一丝不苟，一办到底，落到实处。

四、搞好协调促效益。尽力营造上下级之间关系流融洽，上令下行，下情上晓，上下紧密配合、步调一致的工作环境。内部平级之间的融洽和谐、积极配合的协调工作。

外部工作的协调、施工过程的协调，作为主任要积极维护内外部关系，并要在坚持制度的基础上进行。

五、待人客气讲团结。内讲团结，顾全大局；外讲协作，维护整体。处理好主与次、趋与避、远与近的关系，对于总经理亲戚职工，不可突破红线，不搞人事依附，多汇报，多沟通。搞好人际关系协调，积极主动的搞好内部职工之间沟通，搞好后勤服务保障。学会关心下属，对优点鼓励，对缺点进行善意的批评，爱人者，人恒爱之，敬人者，人恒敬之。营造内部良好的工作环境。使企业高效不内耗。

六、冷静面对办急事。作为做工程的公司，突发性的事情也会很多，办公室主任成为急事和突发性事件的第一知情者。在这种情况下，必须敏感、冷寂，不能盲为，切忌慌了手脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，根据要求和平时掌握的情况，及时提出解决预案，供总经理决策。边请示，边按总经理要求协调相关单位，边组织力量进行处置。作为主任要有主见，切忌唯唯诺诺。而对急事或突发性事件，不能退缩，要大胆地往前站。但必须胸有主见，既不能乱表态、乱许愿，又不能唯唯诺诺，态度暧昧，避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。

七、沉着应对办难事。对于难解决的事，坚持做到：不回避矛盾，敢于冲在前面，不怕丢面子，个人受点委屈也在所不辞；不怕得罪人，不怕麻烦，跑断腿、磨破嘴、饿扁肚子也心甘情愿。办公室主任就是领导的延伸，在关键时刻，就应该代老总冲锋陷阵，替公司分忧解难。讲艺术，带着感情做工作，大道理要讲，小道理也不可不说，既讲原则，又讲灵活，因人因事施法。办公室主任要讲究工作方法，当好人是对的，但更要唱好黑脸，特别是在大事大非面前，要坚持原则。否则，一味追求“和为贵”，别人不把你当回事，协调苍白无力，处事优柔寡断，那就什么问题也解决不了，什么事也办不成。

八、主动补台为领导。补领导独自不好做的事情；补领导不宜亲自做的事情；补领导不能亲自做的事情。

九、不断学习强素质。向总经理和公司同志学业务，学为人，学做事，尽早融入公司。

办公室工作是一门艺术，做好并不容易。但是，无论什么事，世上就怕“认真”二字，只要下功夫，花时间，就没有解决不了的问题，没有克服不了的困难。

第五篇：学院办公室工作要点

办公室工作要点

一、指导思想

以学校总体工作部署为指针，以教育教学工作为中心，以“运转有序、协调有力、督促有效、服务到位”为目标，贯彻服务宗旨，发挥协调作用，抓好内部建设，努力提高素质，在全院教职工的支持和配合下，有目的、有条理、高效益地开展工作，为学院提质量、创成绩而服务。

二、主要工作目标

1．协调好校内外各种关系，促进两校融合；

2．制订“规范管理主题年”工作方案；

3．制订方案并组织实施绩效（目标）管理；

4．继续开展机关作风建设，建设机关作风建设长效机制；

5．完善、印制学院制度汇编；

6．制订宣传工作方案，宣传工作再上台阶；

7.举办好建党90周年和辛亥革命100周年纪念活动

8.办公室全体工作人员思想、业务素质再上台阶；

三、主要工作内容与措施

（一）加强工作人员思想作风建设，开展优质文明服务

进一步加强办公室人员的理论业务学习和技能培训，根据学校安排，认真学习党的十七大和第十八次全国高校党建会议精神，同时认真学习

高等职业教育理论以及办公室工作的有关业务知识；加强办公室人员思想作风的锻炼培养，增强事业心、责任感，增强服务意识，改进工作作风，全心全意为教学科研和广大师生员工服务。巩固去年机关作风建设成果，制订方案，会同有关部门切实有效地组织开展机关作风建设活动。办公室全体人员要率先垂范，将机关作风建设常态化，使作风建设贯穿机关全年工作的始终和方方面面，体现在每一位人员的思想认识和具体工作中。

（二）加强办公室工作规范化建设，进一步提高工作水平

根据学院《目标（绩效）管理办法》，结合自身实际，制订处室内各个岗位的工作目标，完善并落实办公室的各项管理制度，明确岗位工作职责，规范工作程序和工作环节，提高工作质量和效率，落实目标责任制。在办文、接待、会议安排、内外交流与宣传、公务出车等各方面进一步推行规范化服务，继续实行首问负责制，创建办公室文明窗口形象；本举办1-2期系（院、部）办公室主任学习班，加强对系（院、部）办公室和机关文秘人员的业务培训，提高全校办公室工作水平。

做好学院月度例会和周安排工作，坚持处室内每周例会制度和周工作安排制度，加强内部沟通协调，使集体决策和分工负责相统一，促进处室内和的协作、补位和配合。

（三）围绕两校整合，做好协调与服务工作

两校整合是今年学院工作的重要内容，全体工作人员要围绕这一工作

重点，顾大局，识大体，服从安排，积极投入，充分发挥集体与个人智慧，推动整合工作科学、高效、有序的进行。

（四）做好党建工作，为学院科学发展提供坚强的政治和组织保证

一是扎实推进学习型党组织建设，会同组织部门制定全院学习计划，明确学习内容和要求，加强学习督查和效果检查。在院党委的领导下，组织好党委中心组学习和领导班子民主生活会。二是加强对党总支（支部）工作的指导，推进党支部工作创新。指导和督促各总支制订制度，过好组织生活，开好民主生活会，凝聚各系（院、部）活力，推动学院各项工作不断朝前发展。三是开展一系列“学党史，知党情，跟党走”的教育和实践活动，让广大党员学有所获，行有所成；举行隆重简朴的纪念活动，表彰一批先进党员和先进党组织，鼓励广大党员干部的斗志，宣传党的正面形象，强化党在学院工作中的核心引领作用。

（五）加强宣传工作，提升学院良好形象

制订宣传工作方案，巩固和扩大已经取得的宣传成果，创新宣传形式和方式。今年宣传工作的重点是树立典型，引导校园风尚，继续扩大学院在社会上的知名度和美誉度。要大力宣传教育教学改革中的亮点，挖掘师生中的先进人物与事例，进行宣传策划与提炼，充分利用本地主流新闻媒体，对学院的正面形象进行立体式宣传报道。做好宣传统计与表彰工作。

1．整合校内宣传资源，创新宣传思路，形成宣传合力

清理、整合校内各种宣传资源，利用现代信息技术，充分发挥网、报、刊、橱窗、简报、电子屏、短信、广播等媒介的平台作用，形成宣传合力。规范宣传行为，统一宣传口径，推行新闻发言人制度。继续加强宣传队伍建设，构建相对稳定的教师和学生的宣传网络，本举办1-2次宣传人员专题培训。

2.继续加强学院网站工作

以两校融合，网站对接为重点，以提高队伍素质，规范网站管理为抓手，对现有网站进行改良，在版面设计、内容结构上高水平体现学院办学实力。继续加强对各系（院、部）、处室子站建设的指导，督促各子站的规范化建设。监控网络舆情，关注网络信息，及时反馈，提供资讯，为树立学院的良好形象再作贡献。

3.加强院报和院刊的建设

主动出击，广泛联系，深入教育教学一线调查研究，挖掘、采写高质量的信息稿件，特别要注意捕捉导向性、综合性、创新性的信息。把握方向，强调院报党的喉舌功能；提高文字水平，增强稿件的可读性；科学编排栏目，贴近生活，增加稿件的趣味性。继续加大向市委、市政府、省市教育主管部门信息上报力度。继续办好《野芷湖文丛》，挖掘稿源，提高质量，增加出版期数，使之成为师生校园文化、科研、生活的品牌。

4.广泛开展对外宣传

充分利用社会新闻网络，与各主流媒体建立广泛联系，做到为我所用。本重点宣传两校整合、教改成果，保持每月在各主流媒体上有2-3篇专题或软性的报道，争取在《中国教育报》、《长江日报》等权威媒体上对学院有1-2篇综合报道。精心策划，树立典型，重点推出一名优秀学生，挖掘一名优秀教师，让广大师生员工学有榜样，赶有目标。

（六）加强信访稳定工作

按照国家新修订的《信访工作条例》，进一步明确信访工作要求，规范信访工作程序，积极主动地处理好各类信访问题，加大对重要信访事项的督促检查力度，确保“件件有着落，事事有回音”。继续坚持“院长接待日”制度，做好“书记、校长信箱”以及来人、来电、来信的接待受理工作，加强督办落实，妥善处理好师生关心关注的突出问题和涉及师生切身利益、事关教学科研中心工作，以及影响学校改革发展稳定大局的信访问题。按照教育部颁布的新的《教育系统突发事件应急预案》，修订、完善《武汉城市职业学院突发事件应急预案》，建立健全安全稳定长效机制。

（七）积极开展中外合作与交流

重点定位英国、澳大利亚、新西兰等具有先进职业教育模式和经验的国家，加强与其沟通和联系，积极探索高职教育国际间合作交流，引进其先进的高职院校教育理念，拓宽人才培养渠道。今年力争开启1-2

个中外合作办学或交流项目。与市教师出国培训项目相对接，选送3－5名教师到国外进修学习。

（八）做好档案管理，促进档案的开发利用

本继续规范档案的搜集、整理与利用工作。根据合校后的新情况，加强档案工作规范化建设和档案文书人员的业务培训，认真做好2011年文书档案立卷和武工院档案的移交、归并、整理工作，按统一标准建立学院档案；做好大事记。

（九）规范服务行为，确保公车运转有序

继续强调车队工作人员服务意识，严格考勤管理，强化安全责任意识，做到定车、定岗、定人、定事。公示出车动态，进一步严格工作量管理与记载。结合实际情况，执行好出车预约与审批制度。做好公务用车的保养与管理工作。

（十）服务学院发展大局，做好专项性工作

认真思考，精心策划、配合学院工作重点，在党委的领导下制订并组织实施“规范管理主题年”工作方案和《绩效（目标）管理办法》，通过党委会、院长办公会最终完善、确定学院制度汇编文稿，印制学院制度汇编。

（十一）建立良好的部门文化

按照爱岗敬业、乐于奉献，团结协作、和谐友善，开拓进取、追求卓越的工作要求，在全体工作人员中牢固树立大局意识、服务意识、责

任意识和创新意识，使办公室团队成员之间相互学习、相互促进、共同提高，建设友好合作型部门文化，为机关作风建设做好表率，为学院事业发展做好服务。