会议室会务工作要求5篇

第一篇：会议室会务工作要求

办公室会务工作要求

一、会议通知

1.办公室人员接到有关会议通知后，与会议主办单位（部门或人员）确认会议名称、时间、地点、参会人员等，按要求通知参会人员并确认信息传达到参会人员。

2.会议通知人员要及时将上述会议信息通知会议服务人员，由会议服务人员做好会议相关准备。

二、会议准备

1.会前20分钟应检查会议室卫生，如发现会议室脏乱等应及时安排人员打扫，务必保持干净、整洁；

2.会前打开强调会议纪律的PPT；

3.会议室内备有签到表、信笺纸、水性笔，有外来人员时需摆好纸张和笔；

4.提前开启会议室内灯光、投影、音响、升降电脑、空调等设备；

5.检查一号座位是否放有激光笔（激光笔每月5号前充电一次，由**负责）；

6.茶水服务（每20分钟添茶水一次）；

7.会议期间，服务人员进入会场需将手机调至静音状态，并禁止接打电话或与他人交头接耳；

8.会后及时关闭会议室设备并通知人员做好卫生清洁。未尽事宜，另行通知。

第二篇：会务工作程序及要求（本站推荐）

一、会前准备工作

1.组织会务班子，明确工作职责。大型会议还要制订详细的会务工作方案。

2.发出会议通知。包括会议名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围。

3.印制会议日程，编排好会议程序，制定注意事项。

4.大型会议要编组并提出小组召集人、讨论地点。

5.大型会议要印制会议凭证。如出席证、列席证、工作证、就餐证、请柬等。

6.会场布置。会场布置要充分体现会议气氛。

（1）悬挂会标、徽记、旗帜等。

（2）设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放席签、话筒，并保证音响效果。

（3）确定会议桌摆放形式，明确划分会场区域，并使与会者明确。

（4）保证照明、通风、录音、录像、空调设备齐全、有效。

（5）摆放适量花卉。

7.后勤服务工作。大型会议要对与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等做出细致安排。

8.做好会议发言、投票、发奖、集体照相等方面的准备工作。

9.进行会前检查或向领导汇报准备工作情况。

二、会间组织与服务工作

1.会务人员提前1小时到达会场，反复检查会场准备情况。

2.搞好会议签到、材料分发。

3.落实主席台领导、发言人是否到齐。

4.按预定方案组织与会人员由前向后依次就座。

5.维持好会场秩序。会议开始前5分钟，关闭会场大门，与会人员入座就绪，无关人员离开会场；开会期间关闭手机及bp机，一般不允许找人，无关人员不准进入会场。

6.做好会议记录，写好会议简报。

7.组织照相。

8.为与会人员预定车票、机票等。

三、会议善后工作

1.会议结束后，要检查会场，带回剩余材料、席签等。

2.组织送站。根据与会人员离会时间，提前安排车辆、送站人员等。

3.做好会议文件的清退、收集、归档工作。

4.做好会议报道工作。

第三篇：会议室及布置要求

一．会议室的总体要求

会议室是开会的场所，同时又是放置会议电视设备的场所，因此会议室的设计合理性决定了会议电视图像的质量，也直接影响了开会的效率。完整的视讯会议室规划设计除了可提供参加会议人员舒适的开会环境外，更重要是逼真地反映现场（会场）的人物和景物，使与会者有一种临场感，以达到视觉与语言交换的良好效果，由会议室中传送的图像包括人物、景物、图表、文字等应当清晰可辨。二．会议室的类型、大小与环境

1．会议室的类型

会议室的类型按会议的性质进行分类，一般分为公用会议室与专业性会议室。公用会议是适应于对外开放的包括行政工作会议、商务会议等。这类会议室内的设备比较完备，主要包括电视机、话筒、扬声器、受控摄像机、图文摄像机、辅助摄像机(景物摄像等)，若会场较大，可配备投影电视机(以背投为佳)。专用性会议室主要提供学术研讨会、远程教学、医疗会诊，因此除上述公用会议室的设备外，可根据需要增加供教学、学术用的设备，如白板、录像机、传真机、打印机等等。

2．会议室大小

会议室的大小与电视会议设备，参加人员数目有关。可根据会议通常所参加的人数多少，在扣除第一排座位到主席台后的显示设备的距离外，按每人2m2的占用空间来考虑，甚至可放宽到每人占用2.5m2的空间来考虑。天花板高度应大于3m2。

3．会议室的环境

会议室内的温度、湿度应适宜，通常考虑为18～25℃的室温，60％～80％湿度较合理。为保证室内的合适温度、合适湿度，会议室内可安装空调系统，以达到加热、加湿、制冷、去湿、换气的功能。会议室要求空气新鲜，每人每时换气量不小于18m3。会议室的环境噪声级要求为40dB(A)，以形成良好的开会环境。若室内噪声大，如空调机的噪声过大，就会大大影响音频系统的性能，其它会场就难听清该会场的发言。

三、会议室的布局、照度、音响效果

1、电视会议室的布置图

会议电视室除了规定要求的布局必须严格执行外，可适当灵活布置。下图是一个比较典型的电视会议室的布置图

整个会议室的显示设备分为两个部分，一个是主席台后的投影（或背投电视），它负责为与会代表提供本会场和另一会场的图像显示，一个是主席台前的4台电视，它们分为两组，负责为主席台领导显示本会场图像和另一会场图像。

图像采集设备也分为两组，主摄像机安装在会场中央，实时采集主席台图像，另一组全景摄像机安装在会议室右前部，对会场全景进行拍摄。两组摄像机均应为受控摄像机，可由会议电视设备进行控制。

扬声器在会议室的前后各安装一对，为了获得更好的声音效果，要求距墙壁和电视机至少一米。

2．会议室的布局

影响画面质量的另一因素，是会场四周的景物和颜色，以及桌椅的色调。一般忌用“白色”、“黑色”之类的色调，这两种颜色对人物摄像将产生“反光”及“夺光”的不良效应。所以无论墙壁四周、桌椅均采用浅色色调较适宜，如墙壁四周米黄色、浅绿、桌椅浅咖啡色等，南方宜用冷色，北方宜用暖色，使所提供的视频电平近似0.35V。摄像背景(被摄人物背后的墙)不适挂有山水等景物，否则将增加摄像对象的信息量，不利于图像质量的提高。可以考虑在室内摆放花卉盆景等清雅物品，增加会议室整体高雅，活泼，融洽气氛，对促进会议效果很有帮助。

从观看效果来看，监视器的布局常放置在相对于与会者中心的位置，距地高度大约一米左右，人与监视器的距离大约为4－6倍屏幕高度。各与会者到监视器的水平视角应不大于60度。所采用的监视器屏幕的大小，应根据会议电视的数据速率，参加会议的人数，会议室的大小等几方面的因素而定。对小型会议室，只需采用29寸至34寸的监视器即可，或者大会议室中的某一局部区采用；大型会议室应以投影电视机为主，都采用背投式，可在酌情选择电视机的大小，最好将电视机置于会议室最前面正对人的地方。3．会议室照度

灯光照度是会议室的基本必要条件。摄像机均有自动彩色均衡电路，能够提供真正自然的色彩，从窗户射入的光(色温约5800K)比日光灯(3500K)或三基色灯(3200K)偏高，如室内有这两种光源(自然及人工光源)，就会产生有蓝色投射和红色阴影区域的视频图像；另一方面是召开会议的时间是随机的，上午、下午的自然光源照度与色温均不一样。因此会议室应避免采用自然光源，而采用人工光源，所有窗户都应用深色窗帘遮挡。在使用人工光源时，应选择冷光源，诸如“三基色灯”(R、G、B)效果最佳。避免使用热光源，如高照度的碘钨灯等。会议室的照度，对于摄像区，诸如人的脸部应为500LUX，为防止脸部光线不均匀(眼部鼻子和全面下阴影)三基色灯应旋转适当的位置，这在会议电视安装时调试确定。对于监视器及投影电视机，它们周围的照度不能高于80LUX，在50～80LUX之间，否则将影响观看效果。为了确保文件、图表的字迹清晰，对文件图表区域的照度应不大于700LUX，而主席区应控制在800LUX左右。4．会议室的音响效果

为保证声绝缘与吸声效果，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯，窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。

根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。一般来说，混响的时间过短，则声音枯燥发干；混音时间过长，声音又混淆不清。因此，不同的会议室都有其最佳的混响时间，如混响时间合适则能美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果。具体混响时间的计算公式如下： T=KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV} 式中：

K为房间形状的参变量，一般取0.161； V为房间容积（m³）；

S为房间内吸声物总表面面积（m²）； a为室内平均吸声系数；具体计算方法如下： α =（∑S i α i+ ∑N j α j）/ S 式中： S —— 室内总表面积；

S i —— 室内各部分的表面积；

α i —— 与表面Si对应的吸声系数； N j —— 人或物体的数量；

α j —— 与Ni对应的吸声系数。M为声音在空气中的衰减系数； 相对湿度70%时约为： 1000Hz 0.0012 4000Hz 0.0062

6000Hz 0.0134 8000Hz 0.0200 10000Hz 0.0250 T为混响时间（s）；

会议室的高度大约在4m的情况下，容积<200m3的最佳混响时间为0.3～0.5s，200～500m3时为0.5～0.6s，500～2000m3为0.6～0.8s。

为保证声音绝缘与吸声效果，天花板应用吸声材料做吊顶，室内铺有地毯、天花板、四周墙壁内都装有隔音毯，窗户应采用双层玻璃，进出门应考虑隔音装置。同时吸声不要过量，避免声音干涩。

根据声学技术要求，一定容积的会议室有一定混响时间的要求。一般来说，混响的时间过短，则声音枯燥发干；混音时间过长，声音又混淆不清。因此，不同的会议室都有其最佳的混响时间，如混响时间合适则能美化发言人的声音，掩盖噪声，增加会议的效果。具体混响时间的计算公式如下（目前更多的是采用计算机辅助声学设计软件，如EASE3.0进行混响时间的计算）：

T=KV/{S[-2.3lg(1-a)]+4MV}

其中：K为房间形状的参变数，一般取0.161;

V为房间容积（m³）；

S为房间内吸声物总表面面积（m²）；

a为室内平均吸声系数；

M为空气衰减系数；

T为混响时间（s）；

会议室的高度大约在4m的情况下：

当会议室面积小于200平方米时，T=0.3-0.5秒

当会议室面积在200-500平方米时，T=0.5-0.8秒

当会议室面积大于500平方米时，T=0.8-1.0秒

本会议室实际会议使用面积约为250平方米，我们通过EASE3.0计算机声学辅助设计软件计算出的混响时间为0.5s～0.6s，可达到非常理想的效果。

扬声器的布置应使会议室得到均匀的声场，且能防止声音回传。

扩声系统的功率放大器应采用数个小容量功率放大器集中设置在同一会场的方式，用合理的布线和切换系统，保证会议室在损坏一台功放时，不造成会场声音中断。

声音信号输入功率放大器之前，应采用均衡器和反馈抑制器进行处理,以提高声音信号的质量。

使用尽可能少的麦克风，因为麦克风越多，引入的背景噪音会越强。

会议室一般都是采用吸声吊顶的措施来有效地控制室内混响问题的，会议室吸声吊顶常用的材料有博网针孔复合吸声铝板、岩棉吸声板等。

第四篇：会务工作

会务工作

教学目的

通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学重点

会议筹备工作；

会议方案的制作；

会见与会谈的操作程序与方法；

案例分析。教学难点

会议方案的制作；

会场的布置；

案例分析；

技能训练。教学时数

理论教学4.0课时

实训教学8.0课时

教学内容

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议要素：

1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。会议的种类有几种？

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十

人或数人)等；

按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。会议有什么作用？

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？

口头申报、书面申报、会议申报。

会议申报应遵循什么原则？

精简从严原则、“一枝笔”原则。指导会务工作的原则有哪些？

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。会议成本意识

开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;T —会议的时间（以小时为单位）。

A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。

从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

会务工作的具体内容

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结

一、确定会议筹备方案（大中型）

议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：

（一）确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）确定会议议程。

（四）确定会议的时间和日期。

（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。

（八）确定会议住宿和餐饮安排

(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

(筹备方案)

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：

(1)分组讨论。

(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。

(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备：

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。

八、会议服务工作：由行政部综合协调。(1)会议通知。(2)会议日程表。

（一）怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（二）怎样确定会议名称？

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年()总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。

（三）确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。

同时 本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）

安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

（五）怎样确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（六）怎样确定会议议程与会议日程(1)会议议程与会议日程的区别。

●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。(2)安排会议议程和日程要注意的问题。

●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。(3)大中型会议的议程一般安排如下。

开幕式，上司和来宾致辞；

上司做报告；

分组讨论； ●大会发言；

参观或其他活动；

会议总结，宣读决议；

●闭幕式。

(4)会议议程与日程的样式示例。

●会议议程示例。

英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程。

2、说明有关人员缺席情况。

3、宣读并通过上次会议的记录。

4、通信联系情况。

5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标

（七）印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（八）确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（九）建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

（十）确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

1．会议经费的主要内容

*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。2．审核时要逐项细审

要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。

对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。

此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组

2003年1月5日

十一、进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。案例一： “时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析：

从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。

3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

会见与会谈

一、会见、会谈的含义

会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

二、会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

三、秘书安排会见工作的具体操作

了解意图

准备资料

确定参加人员

确定时间和地点

会见座次安排

场所布置

迎送工作

四、秘书安排会谈工作的具体操作

1、了解意图 2．准备资料

3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件

技能训练

【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。

一、案例分析 案例：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?

二、问题讨论

1．怎样做好会见的准备工作? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?

附件：会议通知例文

各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：

经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：

一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。

二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。

三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。

二○○四年十二月二日

第五篇：二 工作人员会务期间要求

二 工作人员会务期间要求:

1、着装要求：所有与会人员必须穿统春秋装服装, 佩戴简章,领带、衬衣。女性必须上好淡装 ,整理好头发。

2、在现场工作期间,不允许相互间闲聊, 嘻嘻哈哈;

3、与会人员在会议期间坐姿一定要端正，不能东倒西歪;

4、与会期间，将手机开到振动档。

5、散会时，与会人员要微笑退场，不能大声喧哗。

三、各岗位职责：

1、主持人职责：

(1)负责检查音响设备的正常运行;(2)负责碟片的准备;(3)负责无线话筒的调试及电池的准备;(4)负责会务期间的主持工作;

3、现场人员：(1)摄相人员1名;(2)拍照人员1名;(3)服务人员4名

四、拍照要求：

1、需拍一张全景;从后往前拍;

2、照优秀员工合照;

3、按发言顺序一一拍照;

4、其它随意。

1、开幕式：

时间：xx-x年2月10日星期六上午9：00-11：00 地点：新宇酒店 主持：闫宏飞 周 华*介绍来宾、领导(主持人)*宣布“靖边县曙光保安服务有限公司2014总结大会”开幕并致辞(副经理)目 录第二部分 活动操作方案

一、基本要素策划主题：盘锦日隆物业公司xx-x年全体员工暨表彰大会

策划宗旨：仪式要求安全、高效、简朴，气氛要隆重、热烈，充分体现总结及表彰的重要意义。策划规模：来宾300人左右，主席台贵宾5人左右。与会嘉宾： 执行地点：

2.一、大会时间地点：

1、时间：定在12月18日或12月25日比较合适，因都为周六，且距论坛成立纪念日相近;大会时间长度控制在5个小时之内，其后是晚餐时间(最好是自助餐形式)。

2、地点：位于市中心地带，交通方便，场地较大(至少可容纳200人，散台空间较大，有舞台);功能比较完善(比如有投影，有卡拉OK，有舞美灯光，有好的音响效果，有餐饮供应)

二、大会组委会：

1、小组成员：包括管-理-员、总顾问、版区总斑竹、各版块斑竹、主持人(以上本市成员做具体工作，外地成员书面向管-理-员提出意见和建议)。

2、组织形式：1)管-理-员：主要掌握大会的筹办动态和方案落实(包括前期筹备、节目审定、会员建议的归纳、整理和实施);协调版区之间、组委会成员之间、参加演出的会员之间的合作关系;2)总顾问：主要把握大会整体运作方向，提出更趋完善的改进意见和建议，负责论坛与社会关系的沟通和交流，负责联系媒体的参与和报道等宣传工作。3)各斑竹：主要负责各自版块的节目征集、排练和演出人员的选拔、确定(节目单先报组委会审查)。4)主持人：主要负责开幕词、闭幕词的撰写及大会主持。5)服务人员：负责投影、摄影、DV、义工的人员明确分工，专人负责，组委会直接管理。

三、大会公益与公众参与节目：

1、摄影爱好者作品拍卖活动：个人提供自选摄影作品及洗印装裱费用，由组委会专人负责统一洗印装裱，作品悬挂或摆放在大会现场，向观众进行底价(洗印装裱价)拍卖，拍得款项高与装裱价的部分，部分充入西盟基金，高于装裱价的部分现金和装裱价归还作者本人。

2、有纪念意义的会员个人珍藏物品拍卖：如户外会员拣拾的石头;个人绘画作品;个人旅游纪念品;其他个人珍藏物品。拍卖所得款项遵循会员本人意愿捐入西盟基金或作为奖品颁发给得奖会员。

3、有奖竟猜活动：题目由管-理-员或主持人或专人提供(要求保密性)。

4、西盟论坛发展史—历史珍贵镜头回放：各版块斑竹负责搜集整理，组委会筛选确定(包括新版块的成立、注册会员千位数的突破、新老斑竹更替、旧制度的规范与完善，新制度的建立与实施、户外发展史回顾、户外名人录、报章广播电视等媒体对论坛的报道宣传记录、在发展中遇到的困难挫折以及如何克服解决的事例等等)。

5、对西盟的健康发展做出突出贡献的会员给予荣誉和物质的嘉奖(比如说发帖量前十名、发帖量最高奖、发帖质量最高奖、最佳帖子奖、最佳斑竹奖、最具创新精神斑竹奖、最佳会员奖、最佳贵宾奖、杰出贡献奖、最佳建议奖(包括对论坛发展有促进作用的意见帖、指正帖)、最热心会员奖、最辛勤灌水奖、最佳户外活动领队奖、最佳户外精神奖、最佳户外协作奖、最佳户外活动项目奖、最佳户外活动队员奖、最佳户外活动财务奖、最佳线路探路奖、最佳户外攻略奖、最具风采户外人士奖、最佳原创写手奖、最佳图片制作奖、最佳转帖奖、最佳摄影奖、最佳义工奖、最佳新人奖、等等，以上奖项参考若干，颁奖时可以介绍得奖者的业绩资料，得将者发表感言)。

6、大会现场公布一批普通会员荣晋贵宾的新成员名单。

7、新老会员看西盟：推选一名老会员和一名新会员谈谈自己眼中的西盟(包括怎么加入的来历、怎么看待西盟、对西盟发展的展望)。

8、对已离开西盟但作出贡献的会员和斑竹的回顾和祝福。

四、大会流程：

1、主持人致开幕词：(10分钟之内)

2、舞蹈：(开门红二)

3、其他节目(原创诗歌散文配乐朗诵、小品、歌舞、乐器演奏、户外服饰装备模特表演等)

4、穿插公众参与节目(拍卖、历史镜头回放、有奖竟猜、颁奖仪式、宣布新贵宾名单，互动游戏)。

5、自助餐酒会。

五、其它要求各版主积极组织本版块的节目，在12月1日前跟贴汇报进展情况，在12月10前确定节目单，并希望全体会议员群策群力，积极主动的参与进来，把我们这次年中总结会高的红红火火。(向原创suoke表示敬意)