集泓公司人事档案管理办法

第一篇：集泓公司人事档案管理办法

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人事档案管理办法 1、0目的

为了提高员工人事档案管理水平，将公司人事档案管理工作制度化、规范化，维护人事档案材料完整，防止档案丢失、损坏。便于相关人事档案材料的借阅和使用，结合本公司具体情况，特制定本办法。

2.0适用范围

本办法适用于本公司人事档案管理工作。3.0原则 3.1保密原则；

3.2保护人事档案材料完整，防止材料损坏；

3.3及时补充入档材料，保证档案材料的连续性、完整性； 3.4合理有效的使用档案，使其发挥作用。4.0机构和职责 4.1档案管理机构

4.1.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作。

4.1.2职工解除劳动合同、辞职、自动离职、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，统一由本企业管理部管理。

4.2档案管理工作职责

4.2.1人事档案设立专人负责保管，责任到人，并齐备必要的存档设备。4.2.2企业管理部在使用或补充各种档案时应遵守保密制度，禁止无关人员对资料的接触。

4.2.3除公司总经理外，任何人无特殊原因，不得随意查调个人档案。4.2.4查阅档案时由企业管理部负责人监督，保证档案不被破坏与丢失。4.2.5不得擅自将人事档案材料带到公共场合。5.0事档案的管理内容 5.1人事档案的分类

员工人事档案分为四大类：入职档案、培训档案、绩效管理档案、离职档案。5.2人事档案的内容 5.2.1入职档案

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A).个人简历、面试人员登记表、入职员工登记表、员工信息登记表、入职试卷、面试评价表、身份证、学历学位证书、各类资格证书复印件等入职基本信息。

B).劳动合同、保密协议、应届毕业生协议、实习协议等。5.2.2培训档案

参加培训登记表、外派培训总结表、培训申请表、培训效果评估表。5.2.3绩效管理档案

a)试用员工评核表、试用员工转正审批表。

b)季度/年度考核记录表、考核成绩、考核面谈记录。c)工作记录、调薪申请单、调薪/降薪记录。d)各类奖励、处罚记录。5.2.4离职档案

离职申请、离职工作交接单、离职谈话记录、离职证明存根、补偿金协议等，其他补充协议。

6.0档案的整理 6.1档案的整理

整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。6.2档案目录编写

档案材料目录是查阅档案内容索引，要认真进行编写，具体要求如下： 6.2.1题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目。

6.2.2材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间。

6.2.3档案材料页码按图书编页法进行编页凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写

6.2.4档案材料统一使用十六开规格办公用纸不得使用圆珠笔、铅笔纯兰或红色墨水及复写纸书写

7.0档案的收集、保管和销毁 7.1人事档案的收集

对员工进行考察、考核、培训、奖励等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。

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7.2人事档案的归档

7.2.1对各类人事档案进行鉴别，看其是否符合归档的要求。7.2.2按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置。7.2.3在目录上补登材料名称及有关内容。7.2.4将新材料放入档案。7.3人事档案的核查核对

7.3.1检查和核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。

7.3.2检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看档案存放位置是否合理，有无其他存放错误等。

7.3.3检查核对一般要定期进行。若对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失，需进行核对。

7.4人事档案的保管及销毁

7.4.1公司设专人负责各类人事档案的保管工作，保管人员不得对各类存档档案进行删除、涂改、变更或销毁，并且严格保密，不得扩散。

7.4.2公司的内部各类人事档案原则上永久保存，对于已辞职、辞退人员的个人档案，自员工离职之日起3年后方可销毁。

7.4.3需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可销毁。

8.0 档案的提供和利用 8.1查阅

8.1.1相关权限人员可以到办公室进行查看，无关人员不得要求档案查阅。办公室要做好查阅的资 格审查及登记工作。

8.1.2查阅手续

8.1.3申请查阅者写出查档申请，在申请中写明查阅的对象、目的、理由、查阅人的概况等情况。

8.1.4查阅部门负责人签字；报企业管理部审核。企业管理部对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准，呈总经理审批方可查阅。

8.2借出使用

8.2.1相关人员为完成某项人事工作任务，必须将人事档案借出使用时采用的

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方式。

8.2.2借阅人必须履行严格的借阅手续，基础时间不能超过一周，需要在“借阅登记表”上进行登记，逾期未归还者，续办延长借阅手续，并到期归还。8.2.3外借手续

8.2.4借档人员写出借档申请。

8.2.5借档人员部门负责人签字；呈总经审批方可借阅。

8.2.6办公室对其进行审核、批准，然后进行借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清楚并由借档人员签字。8.2.7归还时，及时在外借登记上注销。8.3出具证明材料

8.3.1公司出具证明材料为员工业绩类，岗位履历类及经济类三种。8.3.2有关人员(部门)提出申请，说明要求出具证明材料的理由管理部门向证明人核实情况后，报总经理审批同意后，方可出具证明材料。

8.3.3出具的证明材料后认真核对审查后，报企业管理部行政办审阅后，呈总经理批准同意后，加盖公章，然后好登记、发出。

9.0附则

1、本办法由企业管理部制定、负责解释。

第二篇：公司人事档案管理办法

公司人事档案管理办法

一、目的

为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

第三篇：公司人事档案管理办法[范文]

公司人事档案管理办法

来源： 王士忠的日志

《公司人事档案管理办法》

一、公司人事档案管理办法总则

为进一步加强公司人事档案管理工作，有效地保护和利用档案，实现人事档案管理的规范化、制度化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》及《企业职工档案管理工作规定》，结合公司实际，制定本办法。

1、人事档案，是指企业在招聘录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的文字材料。是历史地、全面地考察职工的重要依据。

2、在档案管理中，应严格执行保密制度，保证档案安全。

二、公司人事档案管理办法职责

（一）综合办劳资员

1、负责正确应用好档案，做到职工档案工资的准确无误。

2、负责办理工人档案的查阅、借阅和转递手续。

3、负责登记工人工作变动情况。

4、负责为有关部门提供职工情况

5、负责定期向本单位档案室移交档案。

（二）综合办档案员

1、负责保管工人档案，做好对劳资使用档案情况的监督。

2、负责收集、鉴别和整理工人档案材料。

3、负责做好工人档案的安全、保密、保护工作。

三、公司人事档案管理办法管理规定

（一）工人档案的内容和分类：

1、履历材料。是指个人经历和基本情况，包括简历表、履历表、招聘职工登记表、职工登记表、更改姓名证明等材料；

2、自传材料。是指自己撰写的传记材料；

3、鉴定、考核、考察材料。包括实习、毕业鉴定，学习、培训、工作、技术、工作调动等考核鉴定材料；

4、评定岗位技能和学历材料。包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评定技能的考绩、审批等材料；

5、政审材料。包括政审表，政治历史问题和本人检查交代及证明材料，申诉及落实政策的材料；

6、参加中国共产党、共青团及民主党派的材料。包括加入党团组织和民主党派的申请书、志愿书、转正材料，退出党团组织和民主党派的材料等；

7、奖励材料。包括经公司级以上组织授予的各种物质、荣誉奖励决定和先进事迹材料。如先进生产者、劳动模范、三八红旗手、模范党团员及立功材料；

8、处分材料。包括违犯党纪国法或违反厂规厂纪所受的处罚、处分决定及本人检查、旁证材料；

9、招用、劳动合同，调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料。包括岗位工种变动审批表、工龄改变证明、转正定级表、工资变更审批表、调资升级表、调动工作登记表、工资处理表、聘用审批表、解聘登记表、保险福利待遇审批表、出国、内退、退职、退休、解除或终止劳动合同证明等材料；

10、其他可供组织参考的材料。是指凡以上九类不能包括的、有较大参考价值的，以及县或相当县级以上组织盖章的结论材料。

11、材料内容混在一起无法按上述分类的，按其主要内容确定归类。

（二）档案的收集、鉴别与归档

1、劳动工资部门对职工进行考察、考核、培训、奖惩、转正定级、入党、入团、调资升级等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

2、对遗失的档案应积极查找，确实查找不到的应登记造册，经分管领导批准后补建。

3、档案材料不齐全的，应由劳资部门负责收集、补充，经分管领导批准后归档。

4、立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料真实、文字清楚，手续完备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档，做到人档相符。

5、属于归档的材料，必须齐全、完整。对头尾不清，来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档。

6、不属于归档的材料，应登记造册，转交本人保存，或转交有关部门保管或处理。

7、各类归档材料一般按每项材料形成的时间，由远至近依次排列。其中第一类，应将一份近期职工登记表（履历表）放在首页（在目录上仍按时间顺序排列）。

（三）档案的保管

1、建立健全档案管理工作制度，做好防火、防蛀、防潮、防光、防盗等工作。

2、严禁任何人私自保管他人档案或利用档案材料营私舞弊。

3、劳动工资部门成员及其直系亲属和主要社会关系成员的档案应转交组织、人事部门代管。

4、档案按姓氏或拼音字母编号等方法进行排序，并按规定的分类装订成册。

5、职工死亡后，其档案移交本单位档案管理部门保管。对国家和单位有特殊贡献的英雄、模范人物死亡以后，其档案按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》（齐办发〔1996〕66号）有关规定移交公司档案馆保管。

6、退职、退休、失踪、逃亡、自动离职、出国不归等人员的档案，按《齐鲁石化公司档案接受征集管理办法》有关规定移交档案管理部门保管。

7、调动、解除（终止）劳动合同或被开除、除名人员的档案，在办理解除（终止）劳动合同手续后，由公司劳动工资部在30日内转交新的工作单位或劳动保障行政部门。

（四）档案的借阅与查阅

1、任何人不得查阅或借阅本人及亲属的档案。

2、档案除特殊情况外一般不借出查阅，如必须借阅时，须持注明借阅理由的单位介绍信，经劳资部门负责人批准，办理借阅手续。外单位借阅档案时，还应出示本人工作证或身份证。借阅档案要如期归还。逾期不还的，档案员必须及时追回。

3、借阅档案时，档案员和借阅者要当面点清材料份数和页数，登记签名。归还时当面交清，双方签字认可。借档人员要保证档案安全，有遗失、缺页、损坏等情况时，应立即追查责任。

4、查阅档案，必须有查阅单位领导签字。外单位查阅应持单位介绍信及本人工作证或身份证，经劳动工资部门负责人同意后，方可查阅。未经同意，不得摘录、复制档案材料。严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。

5、档案查阅应遵守以下规定：

（1）查阅档案应在阅档室进行，且应2人以上，其中至少要有1名中共党员；

（2）在查阅档案时，严禁吸烟等可能污损档案的行为；（3）查阅档案的人员，对档案内容应严格保密，不得向无关人员泄露。

（五）档案的转递

1、档案应通过公司机要部门转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。

2、对转出的档案，必须按“企业职工档案转递通知单”的项目登记，并密封包装。对转出的材料，不得扣留或分批转出。

3、接收单位收到档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，并将回执立即退回。逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。

（六）处罚

有下列行为之一的，视情节轻重，由主管部门对有关责任人员给予行政处分或经济处罚：

1、不按规定建立档案工作管理制度或档案保管条件不当危及档案安全，造成损失的；

2、发现档案破损、变质、丢失或泄密等情况，未及时采取措施造成损失的；

3、不按有关规定将应归档的文件材料向本单位档案机构或档案馆移交的；

4、涂改、伪造、盗窃档案或擅自提供、抄录、公布和损毁档案的；

5、阻挠、拒绝档案管理部门依法监督检查的或对检举揭发违法行为者打击报复的；

6、档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

7、违反国家有关档案法规的。

（七）档案员守则

1、认真执行档案管理规定，遵守保密制度，忠于职守。

2、保护档案的安全，不得擅自转移、分散或销毁档案材料。

3、除转正定级、党团、调资升级、奖惩等政党性材料可以随时归档外，其它材料应随时进行登记，经主管领导批准后，方可归档。

4、需要销毁或处理的档案材料，必须经登记和批准后方可处理。

5、不准无关人员进入档案室。不向无关人员泄露档案内容。

5、档案材料书写时一律用钢笔或毛笔，字迹要端正、清楚，不准使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写。

6、档案管理应做到：认真鉴别、人档相符、分类准确、编排有序、目录清楚、查取迅速、装订规范、存放整齐、查（借）阅有手续。

第四篇：公司人事档案管理办法

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事档案管理办法

2013年9月XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司

人事档案管理办法

第一章 总 则

第一条 为了更好的管理员工人事档案，有效地保护和利用档案，更好地为公司各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》和中组部人事档案管理的有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。

第二条 员工人事档案是公司、人力资源部等部门在人员招聘、调配、任免、培训、考核、奖惩等工作中形成的有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作业绩以及工作变动等情况的有关材料。是客观的、历史地、全面地考察和了解员工的重要依据。

第三条 人事档案必须按照相关法律、规定，做好员工人事档案的管理工作；必须贯彻执行党和国家有关档案保密、保管的制度和法规，确保人事档案的安全与完整。

第四条 本办法适用于XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人事档案管理工作。

第二章 机构和职责

第五条 员工人事档案管理工作在人力资源部指导下，由专职或以人事档案工作为主的兼职档案工作人员负责日常管理，同时接受公司上级组织、人力资源部门的监督、检查与指导。

第六条 公司应专设档案室进行统一管理。第七条 员工解除劳动合同、辞职、自动离职、除名、辞退等原因，其档案滞留在本公司的，可由本公司档案室暂时代为管理。

第八条 档案管理人员工作要求和职责

（一）坚持四项基本原则，贯彻党的路线、方针、政策，认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，努力提高政治思想水平。

（二）热爱本职工作，忠于职守，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力。

（三）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容。

（四）贯彻执行国家及上级主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好公司员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导，参加业务培训。

（五）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作。

（六）根据员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程。建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的各项制度及各项工作程序，确保员工人事档案的安全保管，防止各类事故的发生，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等项工作。

（七）办理其他相关事宜。

第三章 人事档案的管理内容

第九条 员工人事档案的内容和分类：

第一类 入职手续：员工入职审批表、员工履行表、承诺书、劳动合同、个人身份证复印件、学历复印件、员工入职体检表、报到证（应届大学生）等有关材料；

第二类 学籍档案：国家教委认可的学历、学位及学习成绩、毕业生登记表、学习期间个人鉴定表、报考院校志愿表、参加学校创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文材料等，包括相关培训结业内容以及荣誉证书复印件等有关材料；

第三类 党组织关系材料：参加共青团、中国共产党及民主党派的材料，一般包括入团入党申请书、思想汇报、发展为入党积极分子考察登记表、入党培训结业证书、政审材料、个人自传、转正申请书、入党志愿书、党内外群众座谈意见、具备党员条件的公示材料、评先奖优材料以及加入民主党派的有关材料；

第四类 员工工作档案：进入公司前原单位工作档案，包括原单位入职登记表、转正鉴定表、定岗定级表等有关材料；进入公司后的转正鉴定表、调薪表、岗位变动审批表、工资、保险福利待遇、参加公司组织的培训学习后形成的培训鉴定表等有关材料；

第五类 专业技术职称、职业资格、执业资格评审材料：包括职称（初级职称、中级职称、高级职称、教授级职称）证件的复印件和评审材料；职业资格（五级/初级技能、四级/中级技能、三级/高级技能、二级/技师、一级/高级技师）证件的复印件和评审材料；执业资格证件的复印件及评审材料等有关材料；

第六类 入伍档案：包括应征入伍材料、复员退伍材料、转业等其他有关材料 第七类 奖励和处分材料：包括科技、业务及政治等方面的奖励材料；处分决定、查证核实报告、上级批复及个人提供的有关材料，法院刑事审判工作中形成的判决书等有关材料；

第八类 录用、任免、聘用、升职、降职、退（离）休、辞职、各种代表会代表登记表等有关材料；

第九类 可供组织参考的材料：评残材料、法院审判的离婚判决书，员工逝世后的有关材料，非正常死亡的调查报告及有关材料；

第十类 其他与人事档案相关的材料。

第四章 档案的整理

第十条 整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，达到每卷档案完整、真实、条理、实用的要求。

第十一条 每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。

第十二条 档案材料编号和目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：

（一）每卷档案编号采用“年份+入职次序”的形式，按照同一时间进入公司的员工姓氏升序进行排列（排名不分先后，仅用于档案编号）。

（二）每卷档案的内容按照档案清单上的各项进行归类和登记，并建立电子台账，以方便查询。

（三）每卷档案内容的归类，详见人事档案管理办法第九条，共分十类进行整理。

（一）题目与材料相符，太长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；

（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；

（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，凡有文字页面均为一页，已印有页码的材料应如数填写。

第十三条 档案材料统一使用十六开（184X260毫米）规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。

第五章 档案的收集、保管和销毁

第十四条 新员工正式入职后，15个工作日内，必须将工作档案（包括解除合同证明）、学籍档案等有关材料一并交公司人力资源部，并接收登记（见附件1），未按期递交者，由员工所在部门告知因档案未转，造成的熟练工认定、工龄计算等相关损失，员工本人承担主要责任。

第十五条 员工进入公司、人力资源部对员工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料等要及时收集，整理归档，保持档案的完整。归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经公司审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

第十六条 按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经主管领导批准，方可粉碎销毁。

第十七条 档案卷皮、目录和档案盒的样式、规格应统一使用中组部规定的标准。

第十八条 严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第六章 档案的提供和利用

第十九条 因工作需要查阅和借用档案，须遵守下列规定：

（一）查阅人事档案应填写审批表，按规定程序逐级审批，方可查阅。

（二）在查阅时必须保证两人以上，且至少有一人是中共党员。

（三）人事档案除特殊情况外一般不借出查阅。如必须借出查阅时，应事先提交报告，说明理由，经部门负责人批准，报主管领导批准，并严格履行档案查看、借阅手续（见附件2）。

（四）档案管理人员、员工本人，任何人不准以任何借口涂改、伪造档案材料；不准将应归档材料据为已有或者拒绝归档；不准将本办法所列归档范围之外的材料擅自归档；不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案；不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。

（五）查阅档案必须严格遵守保密制度，对违反人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任人员和直接责任人员进行批评教育，或给予相应处分。其中，档案管理人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事人事档案工作，情节严重的要追究其法律责任。

（六）因工作需要从档案中取证的，须经档案所在部门负责人批准后才可复制办理。

第七章 档案的转递

第二十条 员工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等，工作交接并办清所有手续后，如无特殊情况，档案室应将其人事档案封存好，待其持调档函（见附件3）后转入新单位。

第二十一条 转递档案应遵守下列规定：

（一）对转出的档案，先与人事管理人员核实，确保转递档案人员已经办完离职手续，已和公司解除劳动合同，无拖欠公司相关费用等，核实一切正常后，填写员工人事档案转递通知单（见附件4）。

（二）按照公司程序对转递人员人事档案进行核对，用公司封条（见附件5）进行密封，并在封条上规定地方进行签章，密封完转递前填写员工人事档案转递登记表（见附件6），详细登记快寄单号，联系电话等信息，方便随时查询转递情况。

（三）对按程序需要转出的档案材料，不得扣留或分批转出。

（四）接收单位收到档案后，应在员工人事档案转递回执单上签收盖章，并将回执单尽快寄回公司，以确保员工人事档案转递无误。

第八章 附 则

第二十二条 本办法由XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公司人力资源部负责解释。

第二十三条

本办法自发文之日起执行。

二○一三年九月三日

第五篇：公司人事档案管理办法规章制度

某公司人事档案管理办法：

人事档案管理办法

一、目的为了更有效的的员工人事档案进行妥善管理，有效的保守机密；同时为了维护人事档案的完整，防止材料损坏，便于高效、有序的利用档案资料，特制定本管理办法。

二、档案管理内容

1、员工入职档案：个人简历、员工入职登记表、应聘人员登记表、面试记录及待遇核定事项审批、笔试试题、身份证复印件、学历学位证复印件、离职证明、各类合同及协议。

2、员工培训档案：培训通知、培训总结报告或者考评结果、培训审批表、员工外派培训合同、外出培训反馈表（证书原件）、员工培训统计表。

3、绩效管理档案：将员工绩效考核相关资料按月归类整理。

4、员工离职档案：员工离岗包括员工与公司解除（终止）劳动关系，死亡等情形。

三、档案相关规定

1、基础管理

1.1原则：分类标准、归档及时、排列有序、层次清楚、整理规范。

1.2员工入职前,人力资源部对人事档案的真实性、有效性进行核查，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

1.3对人事档案按入职时间分类归档，按在职人员、离职人员进行整理，并及时登记于《入职员工人事档案登记》（见附件一）《离职员工人事档案登记》（见附件二），并在档案前页填写各种人事资料的名称及对档案进行编号，人事档案原则上是永久保存。

1.4当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人力资源部归档，原件当场查验。

1.5调动和录用入公司的员工，应在办理手续前调阅档案。在其报到新岗位前，对调入或新建立的档案都应登记。

1.6对员工进行考察、考核、培训、奖惩形成的材料要及时收集、整理保持档案的完整性，归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、文字清楚、手续齐备。材料须经审批盖章和本人签字的，应在盖章、签字后归档。

1.7员工离职档案每月清查，另外存档，档案保存原则上三年后方可销毁（高管及核心人员保留该员工离岗8年止）。

1.8人力资源部档案员要注意档案管理环境的清洁、整洁。

1.9档案应分类编号存放，一个员工一个编号，防止重名重姓员工档案交叉，制电子目录，以便查阅。

2、档案的查、借阅

2.1档案分为保密与非保密，保密档案禁止查阅，只能在档案室阅览，不得外借；非保密级档案因工作需要查、借阅，须填写《查、借阅人事档案单》（附件三），经过行政人力资源部经理批准后方可查、借阅。

2.2任何单位一般不得垮部门查、借阅人事档案，下级员工不得查、借阅上级员工的人事档案。

2.3公司级领导、行政人力资源部可直接查、借阅员工人事档案。

2.4所有经过批准后借阅的人事档案需在三天内归还人力资源部（除特殊情况可延长），对借阅后到期未归还者、归还损坏、私自复印档案者、遗失者依照公司档案管理的相关规定处理。

2.5人力资源部做好查、借阅登记，并在《人事档案借阅登记本》签字登记（附件三）。

3、查、借阅档案注意事项

3.1不得涂改、圈划、抽取、撤换、损坏档案材料。

3.2不得擅自复印、拍摄档案内容，如有工作需要从档案中取证须经行政人力资源部经理同意。

3.3查、借阅者不得擅自泄露档案内容，违反者视情节严重，予以惩处。

4、档案的销毁

4.1公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。

4.2某些档案到了销毁期时，由人力资源部填写《公司员工人事档案销毁审批登记》（附表五），经行政人力资源部经理批准后销毁。

4.3经批准销毁的人事档案，人力资源部须认真核对，将批准的《公司员工人事档案销毁登记》和将要销毁的人事档案做好登记并归档，登记表永久保存。

四、制定、修订、废除与实施

本管理办法经行政人力资源部经理批准后，由人力资源部实施，修订和废止亦同。

人力资源部

6月31日