办公室文员职责及基本的职业要求

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第一篇:办公室文员职责及基本的职业要求

办公室文员职责及基本的职业要求

办公室文员,是公司的基层职员,介于员工与职员之间。在不同的公司,文员所做的工作有所不同。一般从事文字处理、文档整理、复印文件、接听电话及接待客人、清洁卫生、购买办公用品等办公室日常事务工作。另外,有些公司的文员还要协助会计做一些记帐工作。主要分行政文员、文案文员、档案文员。行政文员主要负责办公室日常事务;文案文员主要负现起草文件合同等文件;档案文员主要负责管理公司文件、合同等相关的资料。

办公室文员的职责,主要包括会议、文书、印信、档案、接待、宣传、文件报纸收发,具体负责:

1、接听、转接电话;接待来访人员。

2、负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

3、负责总经理办公室的清洁卫生。

4、做好会议纪要。

5、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6、负责传真件的收发工作。

7、负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

8、做好公司宣传专栏的组稿。

9、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10、做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

11、每月环保报表的邮寄及社保的打表。

12、管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

13、社会保险的投保、申领。

14、统计每月考勤并交财务做帐,留底。

15、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16、接受其他临时工作。办公室文员的职业要求

1、首先要有一个很好文字功底,因为你要靠这个吃饭,无论是写“实心”的东西还是写“空心”的东西,另外还有能领会领导的意图(可能有的时候,他不一定能很好的表达出来他要说的意思,但是你要能设身处地的替他想到,写出来,这个比较难)。

2、工作效率要高,记忆力要超强,因为你要处理很多琐碎的事情和突发事件,有的时候会有一些很小、时间周期很长的事情需要你去做,如果你把这件事忘得一干二净,到领导、单位需要答案、结果的时候,你会知道后果的。

3、如果是领导的跟班秘书,你还的要照顾好领导的饮食起居,替他想到、照顾到,做好这一点是很重要的,对你也有很好的帮助的。

4、文员的工作是比较繁杂的,有的小公司文员根本就是杂工,平时扫扫地,擦擦桌子,而且有人来的时候要倒倒水,最重

要的是文员要懂想与想,知道什么事情该做,什么不该做。

5、文员的计算机水平,一般只要会操作常用办公软件就可以了。

办公室文员工作涉及面较广,事务较繁琐,对完成工作的质量效率有一定的要求。而且不同的公司,对办公室文员的基本素质和技能会有具体的要求。一般要求应能独立操作计算机,熟练操作办公自动化软件及邮件收发和处理技巧。熟练运用各类办公自动化设备。同时应具备良好的记忆力以及对时间的分配和沟通协调能力,还要有较强的保密意识。具有良好的文字组织和语言表达能力,中英文打字速度快,能熟练操作五笔输入等汉字输入法。一些大的公司对普通话、英语阅读和写作能力也有所要求。一些公司对文员的要求很高,也赋予一些权力,因此文员有可能踏入管理阶层。

第二篇:办公室文员基本工作职责

办公室文员工作职责

1.出勤统计:

协助授课教师统计出勤率、未出勤者电话回访,记录回访结果,课后反馈给任课老师签字确认。(见:出勤统计表)

2.课件备档:

教师授课所用PPT,WORD文档及相关授课资料的课后备份,每节课后向任课教师索取并签名。(见:课件备档表)

3.家校沟通:

配合授课教师,每季度与家长之间定时沟通,主要了解孩子在家的表现、需要改进的地方,家长满意度,并将结果反馈给教师。(见:家校沟通表)

4.网站维护:

包括网站信息的编写、及增删改等,学生信息的电子化管理。

5.短信群发:

短信平台信息维护、包括信息更新、短信编写、发送等。

6.文档归整:

主要包括学生档案、活动资料、公司文件及各项纸质资料或电子资料等。

7.票据整理:

整理和保管公司财务发票,报批后月底送交会计事务所入账。

8.考勤管理:

如实进行员工考勤,月底出考勤报表,不得有任何作弊行为。

9.事务处理:

主要包括快递收发,刊物的订阅和分发,教学设备的管理,办公用品、学生用品的整理和保管。

10.活动组织:

组织公司内部联谊活动,如:聚餐、旅游等。

11.人力行政:

公司员工档案管理、人才招聘,劳动关系的确定,缴纳社保等。

12.其他事务:

完成领导交办的临时事务。

第三篇:办公室文员职责

办公室文员工作职责:

1.接听、转接电话;接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

6.负责传真件的收发工作。

7.负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

8.做好公司宣传专栏的组稿。

9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

12.管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。13 社会保险的投保、申领。统计每月考勤并交财务做帐,留底。管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

16.接受其他临时工作.行政文员工作职责规范

行政部属于服务保障部,是为公司包括其它部门服务的,协助处理一些日常事务。否则会影响正常工作秩序,甚至会影响经营活动。故日常事务的处理是行政工作的重要方面。

一、执行办公用品的采购、发放、管理

1、新员工入职时,由部门经理根据办公用品实际需要,提出需求申请,待综合管理部审批后,再向行政文员签字领取。其余时间,员工急需领取办公用品,必须在“记录本”上签字,填清楚领用时间、项目、数量等。

2、员工离职时,部门经理应认真清点其办公用品,并到综合管理部填写移交清单并签字。

3、行政文员每月对办公用品进行一次盘点,办公用品采购原则上由各部门向行政部写明需求后统一采购,特殊物品采购由部门主管、副总同意后另行购买。

二、信件的收发、文件资料打、复印,传真管理

1、公司所有打印、复印文档工作及信件、报刊收发管理工作由行政文员统一负责。收到信

件资料由行政文员及时通知或递送给收件人。对投递错误的信件,退回或转移。向客户寄送发票、公司活动相关函件时,发件人填写好单据,由行政文员执行寄送。

2、行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印、复印或快递的结账单据,并负责核对单据

数量、金额,便于财务结算。

3、员工只能利用公司机器打印或传真的与工作相关的文件(如:课程邀请函、报名表、通知书、工作总结、PDP问卷、部门经理批准可打印的工作培训资料及个人客户资料),未经同意,不得私自打印或向外传真个人简历资料、公司客户资料,行政文员有权监管教育。

三、执行印制名片的联系、校稿与管理

1、公司名片格式统一化,由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务。

2、需做名片的员工,先填写《名片印制申请单》,申请单待部门经理审批后,再交予行政文员负责办理,行政文员需与申请者认真核实资料的准确性,双方签字确认后,方可印制。

3、名片印制前,行政文员需与承印方校稿,确认名片版式、姓名、职务、部门、联系方法等内容无误,并保留‘确认证据’,如QQ聊天及E-MAIL记录等。自校稿无误之日起,一周内,行政文员将做好的名片发放给名片印制申请者。

4、如果印好的名片与申请需求出现错误,因申请者个人写错资料,责任由申请者承担;因行政文员未仔细核实,由行政文员承担责任;因承印方疏漏出错,责任由承印方承担,行政文员可拒收名片,要求承印方无条件重新印制。

四、执行固定资产及低值易耗品的管理

1、负责对公司的固定资产进行盘点、登记。做到编好号(如:SZYJ0001—物品名称及型号—置放地与负责人、SZYJ0002—物品名称及型号—置放地与负责人„„)、贴标码、注明使用状况、统计数量、并责任到具体使用员工。使用者离开本公司时,公司资产收归行政部管理。对需要报废的资产进行报废登记处理。

2、行政文员根据盘点状况,制作《公司固定资产使用情况登记表》,并发送给公司综合管理部主管。

3、行政文员负责对打印机、传真机等其它办公设备、设施的保养维护和联系维修工作。

五、执行书籍、文件、资料的规范管理

1、公司所有书籍应编码贴号、做好编目、分类存放、按顺序排列整齐,及时更新登记表。

2、公司员工借书、领取文件资料时,必须签字登记。应注明“日期、姓名、编号、项目名称、数量、归还日期、备注”等。

3、根据《图书借阅管理说明》,员工借书的限期不超过一个月,行政文员应提醒催还。员工离开公司时,应归还所领文件、资料给行政文员。书籍、资料被归还时,行政文员应备注说明归还日期。

六、执行公司证照、年检及员工社保卡的申办

1、公司变更或申请办理分支机构,先准备办理营业执照相关资料,然后到工商局领取营业执照登记申请表;营业执照申办完毕后,持营业执照原件及公司法人代表身份证复印件办理组织机构代码证;组织机构代码证办理完毕后,准备相关资料办理税务登记证。(每年各行政办事处提供的具体申办材料会有不同,行政文员到相关政府部门网站查询具体办理流程、资料。)

2、公司年检一般从三月份开始,至六月底结束。可登录“深圳市工商行政物价管理局”网站,了解当办理年检的需要的资料,先进行网上申请,再交实物资料到工商局办年检。

3、经公司考核通过的正式职员,综合管理部告知行政文员可帮其办理社保卡时,行政文员通知其本人先提交“劳动保障局数码照片回执”,行政部打印“制证清单”后,行政文员到社保局四楼交钱办理。后凭社保局回执领取社保卡。

七、饮用水管理、订餐、订会议厅、订房、订票等

1、根据饮用水的饮用情况,及时负责公司饮用水的订送。确认送水桶数、空桶回收数量。

2、公司高层管理人员要求订餐、订会议厅、订票、订房申请时,行政文员予以代办,并提前了解公司内部的结算方式(代订、自订、公司订)。如无特殊要求,行政文员应本着经济实惠、高性价比选择会议室、房间等。并提供2——3套方案供上司选择确定。

3、公司高管或员工因公需要订餐、订会议厅、订票、订房时,需求者完整填写《代预订申请单》后,由部门主管签字审批,再交由行政文员执行办理、反馈、完成。附:代订送工作需一定的提前量(订票一般提前2~3天知会行政文员,订餐、订房一般提前1~2天,订会议厅一般提前10~20天)。

八、来访者接待、会议活动、员工考勤统计管理

1、负责公司来访客户的接待与服务。有客户来访,应主动、热情、大方、微笑服务,要马上起来接待表示欢迎,简单明了问清事由,同时引导客户到会议室入座,并端上茶水,再告知相关同事前来会客。

2、公司会议,由行政文员统一发出通知。如需投影设备,会前应做好会场布置及设备调试。会议所述内容由行政文员记录、整理存档。会后,行政文员负责清理会场、查收设备。协助客服部,在课程活动前,提前1~2天,负责做好宣传资料、横幅、食品、水杯等相关物品的准备。

3、每月需制作考勤签到表。负责员工每月病假、事假、加班、迟到等考勤的管理与统计。

九、协助招聘、负责员工入职、劳动合同、离职手续的办理

1、协助招聘,电话通知符合要求的人员,安排时间前来面试。新员工入职时,需填写《新员工入职登记表》、并提交身份证复印件、学历证复印件、标准半身照片1张到综合管理部。

2、新员工入职时,行政文员需对其进行公司规章制度的培训,主讲《员工手册》,并让其签字确认。试用期过后,凭部门经理签核的《员工转正申请单》,经综合管理部同意,与其签订《劳动合同》。

3、离职员工需填写《离职申请单》,与部门经理的进行交接,交还所领办公用品、钥匙、书籍、资料。经部门经理签字确认审批,行政文员进行核实后,再交综合管理部主管确认。

十、执行公司领导交待的其它临时性的突发事情。

1、优先完成公司领导交办的各类紧急事务。

2、规定时限内完成不了的,应向领导说明其原因,并尽力尽快完成,最终汇报完成结果。

3、有任何工作困惑,可通过邮件或面谈的方式提出,记住:透明沟通,工作畅通。

第四篇:办公室文员职责

办公室文员岗位职责

一、负责公司各类档案的整理、归档、保管、借阅等。

二、公司证照及印章的管理,严格执行印章等使用规定并做好使用记

录对其负

三、负责起草、修改以公司名义发送的各类公文、函件、请示、报告、通知等并存档。协助公司各部做好文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

六、负责报刊、信件、电子文件、传真等接收、发放工作。

七、积极参与各项活动,协助办公室主任处理应急事务。

八、做好办公设备、固定资产的登记、管理、维护及盘点。

九、负责办公室仓库的物品保管工作,做好物品出入库的登记,并定

期盘点。每月月对公司固定资产进行一次盘点,并将盘点情况以书面形式上报领导。

十、负责会议通知,通知参会人员会议的时间、地点,并要做好相关

会议记录

十一、负责保管公司的重要文件、合同、证书等相关证件,及文件资

料的分类保管、存放;重要的文件需做备份存档保管;负责办公室的信息、机要和保密工作。

十二、及时完成领导交办的其他工作事项。

⒈ 好文书、声像档案的收集、整理、鉴定、统计、借阅工作。

⒉ 定期维护、清查,做好防鼠、防虫、防潮、防水、防盗等措施,遵守保密制度。

⒊ 每天记录一次库房湿度情况。

⒋ 负责档案的修复、复制工作。

⒌ 做好档案交接工作,及时向科长通报文书档案工作情况。

⒍ 督促、协助、指导各有关部门档案的收集、整理、归档工作。

⒎ 对应销毁的档案及时清理、造册,按保密制度进行销毁,做好善后工作。⒏ 搞好档案的开发、利用,服务态度好,并做好各项统计工作。

⒐ 完成领导交办的其它任务。

一、负责文印室日常事务性工作;负责学院各种文稿的打印、复印。

二、负责办公设备的管理和维护,如计算机、传真机、复印机、打印机。

三、负责办理各类文件、函件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作。

四、负责传真收发、登记、传递工作。

五、负责办公室的保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

六、做好公司低值易耗品的领用、发放、登记工作。

七、做好添购办公用品的申购手续工作,做到既不脱档又不长期积存。

八、负责办公室人员的考勤工作,每月汇总并及时上报。

十二、完成领导交办的其他工作。

《办公室文员岗位职责》简介:

1、负责综合部日常事务性工作;负责中心各种文稿的打印、发送,负责中心文件材料的领取;

3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、保密工作;

1、负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订。

5、负责传真收发与登记。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

一、文件管理

1、负责酒店公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

3、接待复印打印传真等,负责传真文件的收发工作

4、整理文档、文字录入、简单的report等等。负责与工作内容相关的各类文件的归档管理

3、按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

5、报刊杂志的分送。负责总经理办公室的清洁卫生。

7、负责办公室人员的考勤管理;

14、管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。

6、及时处理好客户的投诉问题。

1.接听、转接电话;接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

9.按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

15.统计每月考勤并交财务做帐,留底。

16.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

八、复印机、传真机的管理和使用。

第五篇:办公室文员职责

办公室文员工作职责

一.基本职责

1.接听、转接电话;接待来访人员。

2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集整理工作。

3.负责总经理办公室的清洁卫生。

4.做好会议纪要。

5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送,后勤保障工作,包括发放办公用品,印制名片,办理餐卡等。

6.负责办公室用品的保管,做好物品出入库的登记。

7.保管好公司行政公章,并对其负责,管理好员工人事档案材料、建立、完善,招聘流程安排,对人才信息的发布等具体工作。

8.统计每月考勤并交由财务做账,留底。

9.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。二:基本素质

1.举止大方,仪态仪表端庄。

2.具有一定的信息处理、公文处理、公共关系处理技能。

3.会计算机操作,熟练运用各类办公软件。

4.能积极稳妥地处理人际关系和突发状况,有较强的大局观和权衡能力

5.完成上级安排的其他工作任务。

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