11合同管理内控制度

第一篇：11合同管理内控制度

合同管理内控制度

第一节 总则

第一条 为加强公司合同管理工作，规范合同行为，预防经济纠纷，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规制定本办法

第二条 本办法所称的合同，是指公司与自然人、法人及其他组织等平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

企业与职工签订的劳动合同，不适用本办法。

第三条 本办法所称的合同管理是指公司对签订合同的行为所进行的审查、监督、管理。包括资信调查、商务谈判、合同签订、履行、变更等行为。

第二节 合同的签订

第四条 签订合同，必须遵守国家的法律、政策及有关规定，坚持平等互利、协商一致、等价有偿的原则。

第五条 合同由法定代表人或者是法定代表人书面授权的委托代理人签订。第六条 在签订合同之前，必须认真了解对方是否具备订立合同资格、有否经营权及相关资质证书、有否履约能力及其资信情况。合同的主办部门应与对方交换营业执照及相关资质证书影印件，并互相验证后方可办理法定代理人身份证书和法定代表人授权委托书交换手续。

第七条 合同除即时结清者外，一律采用书面形式，且为原件，并尽可能参照公司规定的各类合同的统一示范文本订立合同。

第八条 合同对各方当事人权利、义务违约责任和争议解决条款的规定必须明确、具体，文字表达必须清楚、准确。

第三节 合同的审查批准

第九条 本公司签订的合同，由主办部门草拟，并附必要的文件、资料及协议，先由相关业务部门会签后，再经公司法律事务部审查，财务人员审核，然后业务部门将审核意见及是否采纳的处理意见交总经理审定，经总经理批准签发后合同方能加盖合同专用章。第十条 法律规定必须由政府有关部门批准或备案的合同，应当报政府有关部门批准或备案。必须办理鉴证或公证手续的，应当办理鉴证或公证手续。

第十一条 合同生效后，各业务部门应按档案管理要求，将原稿和整件文本以及附件包括双方来往的函件等整理齐全，及时交行政部存档。

第四节 合同的履行、变更和解除

第十二条 合同的具体经办人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题应及时处理或汇报。否则，追究有关人员的责任。

合同履行过程中，经办人应妥善保存与合同履行有关的一切书面函件，并视与合同完全履行的关联程度交存公司专人存档。如有争议，应尽可能留有书面材料。

第十三条 在合同履行过程中，确因某种情况需要变更或解除合同，并且法律规定或合同约定允许变更、解除合同的，可以变更或解除合同。

第十四条 变更、解除合同的手续，与原合同相同。

第十五条 变更、解除合同，应在法律规定或合同约定条件下，及时向对方提出变更、解除合同的要求，并与对方当事人协商。

第十六条 承办人在收到对方要求变更、解除合同的文件、电报、信函后，必须在法定时间内处理，并报部门经理、财务总监备案。由于误期造成严重后果的，承办人员应承担相应责任。涉及合同纠纷的复电、复文须经法律顾问、总经理审阅后方可发出。

第十七条 变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、传真、电子邮件等）。

第五节 合同纠纷的处理

第十八条 合同在履行过程中发生纠纷的，按照国家相关法律法规，在规定时效内与对方当事人协商并按规定权限和程序及时报告。

第十九条 合同纠纷发生后，合同经办人应及时做出反应，在法定、约定时间内书面提出质量异议或其他合法要求，并汇总全部相关资料报部门经理，由部门经理根据情况制定处理方案，提交总经理审批，由公司决定解决纠纷的方式。第二十条 合同纠纷经协商一致的，应当与对方当事人签订书面协议。合同纠纷经协商无法解决的，应当根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第二十一条 合同纠纷属我方责任，并给公司造成损失的，应当追究责任单位或责任人的责任。

第六章 合同的保管

第二十二条 公司应建立合同管理台帐，由专人统一合同存档编号。第二十三条 合同生效后，应及时登记合同台账，内容包括但不限于合同单位、主要内容、合同金额、执行进度、已开票情况、已付款情况。

第二十四条 合同生效后，签署部门应及时复印或扫描后留存，所有合同原件交存行政部负责归档。

第二篇：企业合同内控制度

企业内部控制——合同

合同授权审批制度

第1章

总则

第1条

为明确企业合同审批权限，规范企业合同订立行为，加强对合同使用的监督，防范和降低因合同的签订给企业带来的风险，特制定本制度。

第2条

规范企业合同的拟定、审批及签章工作，以符合《中华人民共和国公司法》和《中华人民共和国合同法》等法律法规及规范性文件有关规定，确保合同的顺利履行，维护企业的合法权益。

第2章

适用范围

第3条

本制度所称合同指企业与自然人、法人及其他组织设立、变更、终止民事权利义务的合同或协议。

第4条

本制度适用于企业所有的书面合同审批，包括冠以合同、合约、协议、契约、意向书等名称的规范性文件的审批。

第5条

本制度中所称部门指代表企业洽谈、签订合同的各业务、职能部门。

第6条

本制度中所称业务经办人是合同谈判、签订及履行的第一责任人，并有责任保证合同最终文本与经各级审批后的合同文本在条款内容上的一致性。

第3章

授权审批职责 第7条

合同分类。

1．一般性合同：合同标的在1万元资金支出或10万元资金收入以下的合同。

2．重大合同：合同标的超出1万元资金支出或10万元资金收入的合同。

第8条

企业对外签订合同均由董事长授权总裁代表企业行使职权。

第9条

总裁职责。

1．审批企业所有格式合同和各部门的合同文本。

2．负责企业对外重大合同的签章，并审核超出各部门负责人审核权限的合同。

3．授权业务经办人员代表企业签订合同。

第10条

综合部经理审核企业格式合同和各部门合同文本。第11条

各部门负责人职责。

1．负责草拟与本部门业务相关的合同文本 2．协助法律人员拟定企业主营业务格式合同。

3．初步审核业务经办人员与合同对方商定的合同具体条款。

第4章

授权审批流程

第13条

原则上，在业务谈判、双方达成一致意见后，各部门应尽可能使用企业制定的格式合同或部门合同文本。

第14条

法律人员草拟的格式合同应经综合部经理、董事长审核批准后形成正式书面，变更程序亦同。第15条

各部门草拟的合同文本应经法律人员审查、综合部经理审核、董事长审批，然后形成正式书面，变更程序亦同。

第16条

业务经办人员与合同对方拟定的一般性合同，须经所属部门负责人初审、综合部审查后正式订立合同，变更程序亦同。第17条

业务经办人员与合同对方拟定的重大合同，须经所属部门负责人初审、综合部经理审核、董事长审批后方能订立正式合同，变更程序亦同。

合同会审制度

第3条

本制度所称会审，指合同在拟稿以后、正式生效之前，由合同关键条款涉及的其他专业部门（如技术、财务、等相关部门）会同企业综合部对合同文本进行审核。

第2章

合同的会审内容及要点

第4条

合同拟定。

1．法律顾问会同各部门起草企业格式合同、各部门拟定本部门合同文本以及业务经办人与合同对方拟定合同的，分别由法律顾问、各部门负责人及业务经办人负责合同在会审过程中的传递。

2．合同拟定者须按企业规定在“合同会审单”上填写合同会审部门及人员名称。

3．合同拟定者负责合同连同“合同会审单”在整个会审过程的传递，直到合同盖上合同专用章后结束。第5条

合同会审主体及内容。1．法务部主要负责对合同对方当事人身份和资格的审查及合同争议解决方式的审核。

2．技术部门主要负责对合同标的物是否符合国家各项标准（产品质量、卫生防疫等）、企业技术标准等进行审查。

3．财务部主要负责合同对方资信情况、价款支付等的审查。4．法务部和财务部负责违约责任条款的审查，包括违约金的赔偿及经济损失的计算等。第6条

合同会审要点。

1．合法性。包括合同的主体、内容和形式是否合法；合同订立程序是否符合规定，会审意见是否齐备；资金的来源、使用及结算方式是否合法，资产动用的审批手续是否齐备等。

2．经济性。主要指合同内容是否符合企业的经济利益。3．可行性。包括签约方是否具有资信及履约能力，是否具备签约资格；担保方式是否可靠；担保资产权属是否明确等。

4．严密性。包括合同条款及有关附件是否完整齐备；文字表述是否准确；附加条件是否适当合法；合同约定的权利义务是否明确；数量、价款、金额等标示是否准确。

第3章

合同会审管理规定

第7条

参与合同会审的部门应根据会审职责安排人员按时参加会审工作。

第8条

会审人员应对合同中相关内容认真仔细审查，发现疑问之处，应及时与合同拟定部门进行沟通。第9条

会审中发现合同中确有不妥之处的，应责成合同拟定部门修改或重拟，直至确认无误。

第10条

各会审部门对合同的会审工作时间累计不得超过××个工作日。

第11条

根据法律规定及企业需要，会审通过后的合同文本应及时报经国家有关主管部门审查或备案。

第12条

会审通过的合同报总裁审批后，应统一进行分类连续编号，并由合同档案管理人员专人保管。

合同专用章管理制度

第1章

总则

第1条

为加强对企业合同的专用章管理，规范企业合同专用章的使用及保管，制定本制度。

第2条

本制度适用于企业合同专用章的使用、保管等。

第2章

合同专用章的使用

第3条

合同专用章由企业综合管理部统一印制，并指定专人保管。

第4条

企业因业务发展需要对外签订合同由企业董事长或其授权的人（总裁等）签章，同时加盖合同专用章。

第5条

合同专用章仅限用于有关合同的签订，未经法务部核准，不得在其他文件上使用。第6条

业务经办人代表企业与合同对方签订合同的，需填写“合同专用章用印审批单”，经合同授权签字人审查同意后方可用印。第7条

印章管理人员对用印范围和用印手续严格审查，并对用印情况进行登记，不应为以下合同提供合同专用章。1．未经编号的合同。

2．缺少审核及报签文件的合同。3．属于代签但缺少授权委托书的合同。

第8条

原则上，合同专用章不得携带外出使用。确因工作需要，必须带合同专用章到异地使用的，应经总裁批准，并到印章管理员处办理借用手续。

第3章

合同专用章的保管

第9条

合同用印后，印章管理人员应及时收回合同专用章。第10条

未经领导批准，不得将合同专用章交给他人保管。印章管理人员因故临时请假，应经总裁批准后指定临时保管人员，并做好交接记录。

第11条

合同专用章存放在配锁的办公抽屉里，节假日放在安全处，并贴封条，重新使用时应先验锁和封条。

第12条

合同专用章内容需要变更时，应停止使用并交综合管理部予以封存或销毁。

第13条

合同专用章散失、损毁、被盗时，印章管理人员应及时报告领导予以处理，同时，登报挂失作废。第14条

废止的合同专用章保存××年。第15条

对于违反本规定，给企业造成损失的，应当依法追究其法律责任。

合同违约及纠纷处理制度

第1章

总则

第1条

为监督合同的有效履行，及早发现违约情况，避免或减少因违约或纠纷给企业带来的损失，保障本企业合法权益，根据《中华人民共和国合同法》及企业相关规定，制定本制度。

第2条

本制度适用于企业所有合同违约及纠纷情况的处理。

第2章

合同违约处理

第3条

合同签订后进入执行阶段，业务经办人员应随时跟踪合同的履行情况，发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的，或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的，应及时报告领导处理。

第4条

针对合同对方违约的情形，可采取以下措施处理。1．要求合同对方继续履行合同。

继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务，也是本企业享有的法定权利。不论违约对方是否情愿，只要存在继续履行的可能性，本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。2．要求合同对方支付违约金。

合同对方违约的，本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。

3．要求定金担保。

合同对方违约，本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。违约对方履行债务后，可将定金抵作价款或者收回，违约对方不履行约定债务的，无权要求返还定金。

4．要求赔偿损失。

合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定，给本企业造成损失的，本企业有权提出索赔，具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。

第5条

企业自身违约的，业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法，将解决办法以书面形式上报总裁，经批准后承担相应责任、履行有关义务。

第3章

合同纠纷处理

第6条

合同履行过程中发生纠纷的，业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判，并及时报告主管领导。

第7条

经双方协商达成一致意见的，双方签订书面补充协议，由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。第8条

合同纠纷经协商无法解决的，应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。

第9条

企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案，报总裁批准后实施。第10条

纠纷处理过程中，企业任何部门或个人未经授权，不得向合同对方做出实质性答复或承诺。

第三篇：内控制度之一：合同管理制度（范文模版）

土地储备中心合同管理制度

第一章 总则

第一条 为规范我单位的合同行为，预防和减少合同纠纷,防范合同风险，根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规等规定，结合本区实际，制定本制度。

第二条 本单位订立合同、协议及其他合意性法律文件（含意向书、承诺书、确认书及对合同的批复，以下简称合同），适用本制度。

第三条 本制度所称我单位是指土地储备中心(含归口管理的部门)、及其所属企业单位。第四条 中心班子会议负责对合同统一审查，未经审查，不得订立合同。

第五条 订立合同应当确定承办机构和承办人，并应当积极履行以下合同承办管理职责：

（一）负责合同项目的提出，对合同相对方的主体资格、资信及履约能力等情况进行调查；

（二）组织合同项目的洽谈和谈判；

（三）办理授权委托申请；

（四）起草合同文本；

（五）负责合同的报送审查、备案；

（六）负责对合同及相关资料的整理和归档；

（七）负责对合同变更、解除及纠纷的处理；

（八）合同涉及国家秘密和商业秘密的，应当做好保密工作，严格执行保密法及相关法律法规的规定。

第六条 中心综合股（办公室）履行下合同审查备案管理职责：

（一）建立健全区机关单位合同管理制度；

（二）审查本区机关单位对外签订的合同文本，并进行登记和归档；

（三）对区政府及其各机关单位签订后的合同进行备案管理；

（四）负责监督本制度的实施，并向区政府报告实施情况；

（五）协助解决合同争议纠纷。第二章 合同拟订

第七条 订立合同前，承办单位应当进行合同相对方资信的初步调查，审查对方营业执照或组织机构代码证、个人身份信息、经营范围、法定代表人身份证明、授权委托书是否齐全合法；审查相对方的民事行为能力、资产、资质、信用及经营等状况是否具备履行合同的能力。第八条 订立的合同，应当由机关单位法定代表人或者其委托的代理人签订。委托代理人签订的，必须持有法定代表人证明和授权委托书。

第九条 订立合同，必须采用书面形式，可以参照有关主管部门制定的示范文本。

第十条 合同一般应当具备以下条款：

（一）合同主体的名称或者姓名和住所；

（二）合同标的或者项目的详细内容；

（三）数量；质量；

（四）价款或者报酬及支付方式；

（五）合同当事人的权利和义务；

（六）履行期限、地点和方式；

（七）违约责任及赔偿损失的计算方法；

（八）合同变更、解除及终止的条件；

（九）合同争议解决方式；

（十）生效条件、订立日期。

第十一条 订立合同不得有下列内容：

（一）超越职权范围的承诺或者义务性约定；

（二）违反法律规定以单位作为合同保证人；

（三）其他违反法律、法规、规章强制性规定或者损害国家、社会公共利益的约定。

第十二条 订立合同时应当注意以下事项：

（一）选择合同争议解决方式时，应当优先选择本地人民法院或者仲裁机构，涉外合同应当优先约定适用我国法律和仲裁规则；

（二）合同涉及国家秘密或者商业秘密的，应当做好保密工作，按照保密法及相关法律法规执行。

第十三条 合同涉及重大公共利益的，合同承办单位应当征求社会意见；涉及重大、疑难问题的，应当召开由有关单位、专家和政府法律顾问参加的座谈会、论证会，听取意见，研究论证。第三章 合同送审

第十四条 订立合同，承办单位应当在合同拟签订时间前5日内将合同拟订文本等相关资料送交办公室递增班子会审查。

第十五条 合同承办单位在合同报送审查时, 应当填写合同审批表（见附件），并加盖单位公章，同时一并报送以下材料：

（一）合同草拟文本（含电子版）；

（二）合同主体资格、资信证明及履约能力材料；

（三）依法需要论证、评估、前臵审批的材料；

（四）对合同条款内各方的特别义务或义务不对等内容的书面说明材料。办公室收到合同审批表及上述材料后，方对合同进行审查。第十六条 办公室对无标的、价款、各方的权利义务等内容的合同或无实质内容的格式合同，退回送审单位。由送审单位对合同内容进行补充后，再次报送审查。

第十七条 办公室应当对以下内容进行审查：

（一）合同主体是否合法；

（二）合同条款是否完整；

（三）合同内容是否符合有关法律、法规、规章的强制性规定；

（四）合同标的、价款、履行期限等实体问题是否合法、合理、合规及可行性；

（五）合同是否损害国家利益和社会公共利益；

（六）其他需要审查的事项。

第十八条 办公室就合同有关问题向合同承办单位提出询问的，承办单位应当即时回复；不能即时回复的，应当在1个工作日内以书面形式回复。

第十九条 送审的合同文本，办公室应当在2个工作日内提出审查意见，内容复杂的可延长3个工作日。但根据实际情况需要对合同文本及其他相关情况进行调查的，其调查时间不计算在合同审查时间内。

第二十条 办公室出具合同审查意见、并将修改后的合同文本反馈合同送审单位，经送审单位及合同相对方确认均无异议后，由送审单位反馈办公室，办公室根据送审单位所需订立合同份数出具合同正式文本，并逐一加盖骑缝章。加盖骑缝章后，送审单位不得再对合同条款进行任何改动。未经办公室加盖骑缝章，不得订立合同。经送审单位及合同相对方协商后合同条款仍需修改的，由送审单位反馈修改内容，办公室对修改内容进行二次审查，审查通过后，按照前款程序执行。

第二十一条 合同签订单位有下列情形之一的，中心不予以承认，产生一切法律后果由签订单位主要负责人、签订人及相关人员自行承担：

（一）未经办公室审查即签订合同的；

（二）未按照办公室审查意见进行修改即签订合同的；

（三）经办公室审查后，对未提出修改意见的条款进行私自修改后签订合同的；

（四）订立的合同未经办公室加盖骑缝章的。

第二十二条 办公室在合同审查过程中，应充分发挥中心法律顾问的作用。中心法律顾问由办公室负责统一聘请、联系和协调管理，下属单位原则上不再单独聘请法律顾问。各单位在起草、订立重大合同或解决合同纠纷过程中，需要律师提供法律服务的，由办公室视情况统一委派。

第四章 层级审批

第二十三条 合同签订实行层级审批管理制度。对重大合同，送审单位应根据中心班子提出的修改意见进行修改后，报上级主管部门研究通过后签订。

第二十四条 本制度所指复杂合同是指具有下列情形之一的合同：

（一）为解决历史遗留问题所签订的合同；

（二）可能引起群体性上访事件的合同；

（三）涉及多部门利益或社会公共利益的合同；

（四）涉外合同；

（五）其他在订立和履行过程中可能存在较大风险的合同。第二十五条 合同订立后，合同内容的变更、权利义务的转让、合同的解除或终止的审查程序依照上述规定执行。

第二十六条 合同订立后，合同承办单位应在合同签订之日起5日内将合同正式文本一份送交办公室备案。第五章 档案管理

第二十七条 合同订立履行过程中形成的下列材料，应当及时收集、立卷归档：

（一）合同正式文本、补充协议、依法不再履行的合同；

（二）合同订立的依据、批准文件；

（三）合同相对方身份证复印件或双方的法定代表人身份证明、授权委托书；

（四）合同订立双方洽谈的主要情况（记录），对方的执照、资质、资信、证书、委托书等资格证明文件；

（五）合同涉及的评估、招投标等文件资料；

（六）价款或酬金计算依据、预算资料等；

（七）投资、合作项目的可行性研究报告、批复文件等；

（八）来往电函、会谈纪要；

（九）合同审批表；

（十）法院的判决书、仲裁机构的裁决书；

（十一）其他需要归档的资料。

第二十八条 合同承办人在对合同档案收集、整理、归档的过程中，应审查各类合同是否按照本制度的要求，经过了相应的审核、批准环节。

第二十九条 应做好合同档案的使用登记工作，充分发挥合同档案在单位合同检查、清查、合同损失调查、合同项下的资产利用等方面的作用。

第三十条 合同承办人应协助本单位档案管理部门做好合同档案的收集、整理工作，及时移交合同签订、履行及争议处理过程中产生的相关资料。

第三十一条 单位应当结合合同履行的期限、标的额、标的物的性质、合同重要程度、合同的风险层级等因素，确定合同档案的存放保管期限。

第三十二条 合同档案保管情况列入档案管理检查范围。

第三十三条 合同档案的归档文件整理方法参照机关文书档案整理方法。第六章 风险预警

第三十四条 合同订立后，订立机关应全面履行合同，并负责及时处理合同履行中出现的问题。

合同订立机关应督促合同相对方履行合同，如发现对方不按约定履行合同，应及时向部门负责人和分管区领导报告有关情况，并应及时以书面形式向相对方提出异议并保留相关证据材料。

第三十五条 合同履行过程中发现的一般合同风险由单位自行负责处理。

第三十六条 合同履行过程中，发现对方严重违约，或者发生合同变更、合同转让等异动情形，可能影响实现合同目的或者产生其他重大法律风险时，应当进行合同风险预警报告。第三十七条 对具有下列情形之一的合同风险，应当向办公室进行报告：

（一）合同内容发生了重大变化，当事人双方经协商不能达成一致意见的；

（二）订立合同一方，将自己在合同中的权利、义务全部或部分转让给第三方的；

（三）合同当事人一方或者双方发生预期违约、届期违约、或者根本违约情形的；

（四）收到对方的催告、异议、律师函或涉及法律问题的通知的；

（五）合同一方经营状况严重恶化；

（六）合同一方转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

（七）合同一方丧失商业信誉；

（八）合同一方有丧失或者可能丧失履约能力的其它情形；

（九）发生重大情势变更事项的；

（十）出现不可抗力情形的；

（十一）其他需要进行风险预警的重大情形。第三十八条 合同风险预警报告应包括以下内容：

（一）争议合同文本及相关补充协议；

（二）合同订立和履行情况的说明；

（三）合同风险的主要内容及我方初步处理预案；

（四）需要论证的问题明细；

（五）证据材料及清单；

（六）需要提交的其他资料。第三十九条 办公室应当在5个工作日内，对合同风险预警报告提出法律意见。

对特别重大的合同风险预警报告，办公室认为有必要时，可以召开专家论证会。召开论证会的时间不包括在5个工作日内。

第四十条 对需要聘请律师参与处理合同风险或非诉讼合同谈判的，由办公室根据情况委派专业律师。

第四十一条 对合同履行中出现的重大风险，机关单位应当向分管区领导汇报。

第四十二条 办公室参与处理的合同风险，机关单位在处理完毕后1日内，应当将处理情况书面报告送交办公室备案。第七章 争议处理

第四十三条 合同难以继续履行或发生纠纷时，应首先采取协商、调解方式解决。经协商或调解达成一致意见的，应当签订书面协议。协商或调解不能达成一致意见的，可按合同约定的仲裁或诉讼方式解决纠纷。第四十四条 本制度所称合同争议，仅指机关单位与对方当事人在合同履行过程中产生纠纷，经过协商无法解决，需要进入或已经进入仲裁或者诉讼程序的合同争议。

第四十五条 发生合同争议需要提起诉讼或申请仲裁的，应当在提起诉讼或申请仲裁前将有关情况向办公室报告。

第四十六条 合同对方当事人提起诉讼或申请仲裁的，应当在收到应诉通知1日内，向办公室报告并提交有关资料。

第四十七条 发生合同纠纷时，应按下列要求收集处理合同争议的证据资料，为进行仲裁或诉讼做好必要准备：

（一）合同文本，包括附件、变更或解除的协议、有关电报、信函、图表、视听资料等；

（二）有关票据、票证；

（三）质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等；

（四）其他有关资料。

第四十八条 需要聘请律师参与合同争议处理的，办公室应根据机关单位的申请，在3个工作日内委派专业律师。

第四十九条 机关单位应及时与律师事务所签订委托代理合同并办理相关手续。第五十条 机关单位应配合律师做好证据收集工作，做好出庭准备。

第五十一条 办公室对被委托律师参与诉讼、仲裁的情况进行全程监督，确保律师法律服务质量。

第五十二条 对诉讼或仲裁过程中出现的异常情况，应及时告知办公室，以及时采取处理措施。

第五十三条 在合同争议处理完毕后，应当在5日内将解决合同争议形成的调解书、协议书、裁定书、判决书等法律文书归档，并将一份副本或复印件送交办公室备案。第八章 法律责任

第五十四条 办公室会同党廉办、财务股等相关部门，每季度对各机关单位合同签订、履行和备案情况进行一次督查。

第五十五条 合同承办、订立和审查单位违反本规定的，依法追究责任人员的责任；构成犯罪的，依法追究其刑事责任。

第五十六条 违反本制度规定的，对单位负责人、直接责任人实施问责；构成违纪的，视情节轻重，依照国家的有关法律法规给予相应的处分。第九章 附则

第五十七条 本制度由办公室负责解释。

第五十八条 本制度2017年3月28日发布之日起施行。

第四篇：办公用品管理内控制度

金龙建材公司办公用品管理内控制度

办公用品管理内控制度

一、业务目标

1.规范公司办公用品管理与使用，倡导勤俭节约、绿色环保的现代办公理念。

2.明确办公用品管理与使用权属，确保实物与卡、财务账表相符，保障公司各项经营活动的正常开展。

3.财务部门组织办公用品使用部门和管理部门需定期进行清查，编制清查报告，及时调整固定资产账面价值，确保清查结果真实、可靠，在清查作业实施之前编制清查方案，经过管理部门审核后进行相关的清查作业。

4.办公用品的采购、入库、验收、领用、报废、转移符合国家相关法律、法规，符合公司相关管理制度。

二、业务风险

1.办公用品管理混乱，不能满足公司战略目标的实现。2.办公用品管理不当，造成丢失、毁损，影响正常办公秩序，给经营带来影响。

3.办公用品丢失、毁损等造成账实不符或资产贬值严重和办公用品处置方式不合理，可能造成企业经济损失。

4.办公用品管理、处置等各相关环节不符合国家法律、法规规定，可能造成政府相关部门的处罚，对公司造成不良影响。

三、业务范围 / 5

金龙建材公司办公用品管理内控制度

办公用品管理的主要事务包括：办公用品需求申报、办公用品采购、办公用品维护（登记入库、分发登记、结存登记、维护保管等）、办公用品发放、办公用品回收等。

四、业务流程描述 1.办公用品管理责任部门

1.1.行政主管部门：负责接收并处理各部门办公用品需求申报、集中采购、日常维护（登记入库、分发登记、结存登记、维护保管等）、发放及回收处理。

1.2.各部门：以部门为单位，指派专人（管理员）承担本部门办公用品的需求统计、办公用品领取、发放及回收工作。2.办公用品分类：分为低值易耗类和设备设施类办公用品。2.1.低值易耗类办公用品指单位价值或使用期限较短的办公用品。主要包括铅笔、圆珠笔、钢笔、中性笔、橡皮、打印纸、复写纸、印刷品、墨水、胶水、胶带、钉书针、大头针、曲别针、夹子、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、水杯、文件夹、文具盒、剪刀、钉书器、印泥、直尺等；也包括硒鼓等电脑耗材。2.2.设备设施类办公用品指单位价值在 100 元以上或使用期限较长的非固定资产类办公用品。主要包括低端打印机、普通传真机、计算器、电话机、饮水机、碎纸机、电脑软硬件及外设、扫描仪、闪存盘、移动硬盘、录音笔、办公桌椅、文件柜、档案柜、沙发、茶几等。3.办公用品管理 / 5

金龙建材公司办公用品管理内控制度

3.1.办公用品实施计划管理

办公用品由需求部门提出申请，行政主管部门办公用品管理人员核对办公用品领用计划与办公用品台账和库存；无库存时，编制办公用品购置计划，经公司批准后依据公司采购管理要求，实施采购。

3.2.办公用品申报

各部门管理员根据本部门办公用品使用情况，每月 25 日报下月办公用品需求计划，部门负责人审签后报行政主管部门后勤管理处汇总。

3.3.办公用品采购

行政主管部门后勤汇总各部门办公用品申报需求计划，定期进行统一采购。3.4.办公用品领用

3.4.1.各部门根据批准后的办公用品领用计划集中到办公用品管理部门领用。

领取办公用品时，领取人应在领用登记单上签字，经办公用品管理人员复核后方可领用。

3.4.2.设备设施类办公用品及硒鼓等电脑耗材自第二次领用起应以旧换新，如有故障或损坏，应及时申请修理或以旧换新，如遗失应由责任人按价赔偿。

3.4.3.新员工到岗时，所需办公用品由其所在部门报请行政主管部门审批后配备。/ 5

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3.5.员工离岗时，应由其所在部门负责人、离岗员工、行政主管部门办公用品管理人员三方交接办公用品。如有丢失或人为损坏应照价赔偿。

行政主管部门在接收各部门办公用品需求申报后，于次月 5 号前统一发放给各部门办公用品管理员，非特殊情况不再发放（新员工入职或临时急用可在部门负责人签批后由本部门管理员申报领取）。

3.6.行政主管部门后勤服务体系负责办公用品的入库登记、分发登记，结存登记、库房保管等工作。

笔墨纸张、打印耗材等低值易耗的办公用品，由行政主管部门负责购买和发放；电脑、电话、传真、打印机、复印机等办公设备的配置根据实际需求和财务部、信息部的权限规定购买配置，由行政主管部门建立相关制度实施管理维护；福利性的劳保卫生用品，包括毛巾、肥皂、洗衣粉等，由各分（子）公司行政主管部门组织购买和发放；车间一线生产人员、保安人员、食堂人员、化验员、服务窗口等工作岗位必须配备工作服的，按公司劳动保护用品发放标准执行。

3.7.行政主管部门办公用品管理人员要定期或不定期组织盘点，核对台账与实物，保证账实相符。

3.8.办公用品管理人员应防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保持办公用品的功用和性能。

3.9.行政主管部门办公用品管理人员应根据办公用品的消耗或/ 5

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领用情况，确保合理的库存种类和数量，以减少资金占用和满足办公需求。

3.10.各部门领用的办公用品应指定专人负责管理，发现问题及时和行政主管部门沟通，由行政主管部门协调处理。

3.11.公司复印机等公共办公用品由行政主管部门统一管理和维护。

3.12.员工应爱护办公用品，防止办公用品的损坏和丢失，尽量减少办公用品损耗，杜绝浪费现象。

3.13.各部门的办公设备设施严禁私自外借，如需外借应经本部门主管领导审批，并做好登记。3.14.办公用品回收

对于新购买商品，如出现瑕疵商品根据实际情况与行政主管部门协调更换或退货，废旧用品由行政主管部门进行统一处理，以达到绿色办公、以旧换新等目的。/ 5

第五篇：仓库管理内控制度

第一条：为了加强和控制公司存货资产的财务监管，使公司的存货实物管理和财务管理能够相互稽核、监督、牵制,保证公司实存货的安全、完整，特制订本制度。

第二条：本制度仅财务部门在存货物资管理上的控制管理加以确定，对于存货资产的实物管理应依照公司制订的相关制度执行。

第三条：依据管理体系的要求，仓库及加工厂管理不直接隶属财务部门管理，但应接受财务部门正常的监督管理，并配合财务部门做好各项稽核工作。同时仓库及加工厂应按照存货管理规定建立台帐对保管的存货进行记录，应将存货的品种、规格、数量（收、发、存）记录清晰。

第四条：财务部门应按照财务核算的要求，对存货资产实行“数量、金额式”的分品种的明细核算，并于每月结帐日及时结算出各品种存货资产的结存数量和金额，以便与仓库管理部门台帐进行数量上的稽查、核对。

第一章 购货与付款循环

第五条：根据公司管理计划性的特点，采购活动之前必须实行计划审批，由采购部门、仓库部门或生产部门签发 “采购订单”，列明该批拟采购物资的品种、规格、数量、单价、采购价格的询问比较情况，并按照公司内部关于采购审批的规定进行必要的审批程序。

第六条：采购人员凭审批手续齐全的“采购订单”，与有关供应商进行采购交易谈判，并将采购的相关条款明确后签订《购销合同》，《购销合同》应按照《合同法》的规定将主要条款如：品名、规格、数量、质量、单价总额、交付地点、验收依据、违约责任等填写齐全。

第七条：采购存货运抵公司后，首先应由公司的质量检验部门对此批存货进行质量的验收和检测，检测的依据是《采购订单》、《购销合同》和公司内部质量管理要求，在确认无误后，质量检验部门填写《验收单》，并签名盖章。

第八条：采购人员凭《采购订单》、《购销合同》和《验收单》，将采购的存货送交仓库部门办理验收入库手续。仓库保管员应依据上述单据重点对存货的实际查收数量、重量、品种、规格进行查验，发现问题及时反馈给采购人员，并将查收情况填写在 “入库单”上，如果有重量上的损耗仓管员应该在“入库单”上注明实际重量，并在仓管保管卡上注明。

第九条：采购人员应将收集到的、审批齐全的《采购订单》、《购销合同》、《验收单》、《入库单》、合法的商业发票等相关资料进行审核，并处理验收过程发现的问题，特别是损耗，不合理的一定要及时进行处理，审核无误后送交财务部门办理付款手续，财务部门按照公司内部付款审批手续，要求采购人员在办理好相关的审批后，在接受单证进行审核付款。

第十条：财务部门应对采购人员提交的付款资料（《采购订单》、《购销合同》、《验收单》、《外购存货入库单》、合法的商业发票等）进行财务审核，主要审核相关的审批手续是否齐全、单证是否完整、发票是否合法、金额是否正确、数量是否一致等，核对发票计算的正确性；应将发票上所记载的品名、规格、数量、条件及运费与合同、订购单、验收单、外购存货入库单等资料核对一致。在审核无误后再办理付款手续。

第十一条：财务部门在收集到采购单据齐全的情况下，应按照《会计核算规定》及时、准确地编制记帐凭证，并将上述支持性凭证（请购单、订购单、验收单、外购物资入库单、专用发票，若为进口的还应包括报关单）附在记帐凭证的后面，如资料较多，也可另外装订成册，注明索引号后存档。每月应根据记帐凭证准确、及时地登记入“存货”及“货币资金”、“应付帐款”分类明细帐中。第十二条：财务经理应监督和审核会计人员编制的“采购交易”记帐凭证金额及分类的正确性、入帐的及时性；若月末采购的存货已入库但发票未到，应暂估入帐，待下月发票到达后红字冲回，再根据发票做正确的分录。

第十三条：财务部门应于每月月末与供应商进行货款结算的核对。取得供应商对帐单，审核其余额与公司“应付帐款”余额是否一致，在考虑买卖双方在收发货物上可能存在时间差等因素之后，公司与供应商的月末余额应保持一致。第十四条：财务统计每日都做《采购日报表》，按照采购单位、品种、规格填列，并注明采购损耗的数量、金额。

第二章生产领用及加工入库循环

第十五条：财务部门应按照公司制订的财务会计核算政策，确定存货资产的计价方法（以在加权平均法、移动加权平均法、先进先出法、选定一种），计价方法确定后应保持不变。

第十六条：公司生产环节需要领用存货物资时，应先由厂长按照加工批次电脑填制《生产车间记录》的投料计划部分，由操作工填写 “领料单”，将需要领用的存货品种、规格、数量等信息填写齐备后，送交生产部助理复核，凭生产部助理复核同意并签名的“领料单”到仓库管理部门办理领用手续。

第十七条：操作工、冲米工、仓管员共同对领用的原料实际数量、重量负责，作到准确无误，并注明领用原料的实际重量。仓管员把经厂长确认的领料单交财务成本会计，成本会计做成本核算并做《保管损耗日报表》。

第十八条：每日财务部门根据仓库提供的“领料单汇总表”和所有领料单，按照成本核算的方法，及时将各材料的耗用情况登记到“存货”及“生产成本”明细帐上，并将“领料单汇总表”和所有领料单作为会计凭证的附件加以装订成册予以保管。

第十九条：包装物按照《生产车间记录》的计划，由分装工开“领料单”，分装完成后按照实际使用数量由仓管员与分装工确认，多出部分及时入库；对于原料的旧包装由冲米工按照规格计数打捆，开具“入库单”由仓管验收签字确认。

第二十条：仓库之间内部移库手续要健全，内部移库必须有厂长签字确认后方可以进行，仓管员及车间人员没有权利决定权，并对内部损耗由双方确认，由发出方统计并报厂长审批后报财务。

第二十一条：生产部门将完成的产成品或半成品移出生产车间之前，必须需要公司质量管理部门先行进行质量检测，并出具质量检测报告书，只有检测合格的产品或半成品才能移送到仓库管理部门。

第二十二条：仓库部门根据质量管理部门签发的“质量检测报告”和生产部门移送来的产成品或半成品，在清点数量和计量无误的情况，应办理验收入库手续，由分装工填制“产品入库单”，仓管员复核“产品入库单”的品名、规格、数量无误后签字，交厂长审核签字后交财务部。第二十三条：车间生产人员认真对批次进行跟踪，对此批次的成品、副产品的数量进行认真计量，并详细填写《生产车间记录》，按照“领料单”和“产品入库单”认真填写《生产车间记录》，交厂长核对后交财务部。财务部门应将每月各生产部门所耗用的材料和产出的产品或半成品，按照财务核算的规定及时、准确的进行相关的财务处理，并登记“存货”及相关的会计科目的明细帐上。并依据仓库提供的资料和财务核算的结果，编制《加工日报表》，与生产部门进行核对，以便于发现问题和考核生产部门的产出耗材比率，并用电子邮件上报总经理及财务经理。

第三章销售发出循环

第二十四条：产品销售管理应遵循公司内部专门的管理制度，重点是确认销售价格是否审批、销售收款是否稳健。

第二十五条：财务部门应根据“销售送货单”及时进行财务核算，编制会计凭证、登记“存货”及相关会计科目帐册，并于月末及时结算出“存货”的结存数量和结存金额，以备实物盘点时核对使用；每日对销售的存货进行统计，做《销售日报表》。工厂出纳每周都要作出经营部的欠款及业绩明细表。

第四章销售折让与销售退回

第二十六条：财务部门应审核“销售折让”是否经过公司各管理层的授权批准，是否与销售合同一致；在审核确认的前提下才能确认在“送货单”。

第二十七条：审核销售退回是否查明原因，是否经过批准，退回的商品是否已经被本公司仓库管理部门查收入库，并已取得“销售退回入库单”。并由工厂的做司机业绩的财务人员审核仓管员的退货数量是否准确。每月把审核无误的退货明细表报公司管理层，公司管理层对退货的原因进行了解并按照不同的原因找出解决办法，并责成有关部门落实。

第二十八条：财务部门应加强对销售折让和销售退回业务的发票管理，并区别下列不同情况进行处理，并根据经批准的贷项通知单（表示由于销货退回或经批准的折让而引起的应收销货款减少的凭证）及开具的红字发票，进行折让或退回的帐务处理，并将上述资料附在凭证后面。

①、购买方在未付货款并且未作帐务处理的情况下，须将原发票和税款抵扣联索回，注明“作废”字样；属于折让的，应按折让后的金额重开发票；

②、在购买方已入帐，发票无法退回的情况下，向购买方索取其当地主管税务部门的开具的进货退出或索取折让证明单，根据退回货物的数量、价款或折让金额向购买方开具红字专用发票，红字专用发票的记帐联作为公司当期扣减收入、销项税的凭证；然后再重新开出正确的商业发票给对方。

第五章存货的盘点

第二十九条：公司仓库管理部门应每月一次对所保管的物资进行盘点工作，并与其编制的“领料单汇总表”、“外购存货入库单汇总表”和“产品销售发出汇总表”、存货台帐相互核对，以保证仓库管理的准确性和实物资产的安全性，并确保实物资产与仓库记录数量相互一致。

第三十条：公司应每隔半年或一年组织仓库、财务部、车间、业务部等部门对存货资产进行全面盘点；存货盘点时应由上述部门抽调人员组成盘点小组，负责公司存货资产的盘点工作。并将盘点工作记录于盘点工作报表上，装订成册进行保管。

第三十一条：财务部门应根据财务帐册上核算的存货的品种、规格、数量与仓库记载的存货品种、规格、数量以及实际盘点的结果进行核对分析，编制“盘点情况汇总表”，列明差异情况和差异原因及相关责任部门的责任原因，提交给公司管理层。

第三十二条：公司管理层应根据财务部门编制的“盘点情况汇总表”进行分析讨论，确定差异处理的决定和对相关责任人的处罚决定。财务部门根据公司管理层的决定再对存货的盘盈、盘亏按照会计核算的要求进行处理。

第三十三条：财务部门应将盘点工作表、盘点情况汇总表、公司管理层的处理决定按照时间顺序装订成册，作为会计档案进行妥善保管。