材料采购管理制度

第一篇：材料采购管理制度

材料采购管理制度

为了规范材料物资的计划管理、比价招标、合同签订、；入库、领用周转、实物盘点等环节的管理，降低工程成；工作效率，更好地协调集团各部门的关系，本着责权清；证材料正常供应的原则，结合集团的实际情况，特制定；本制度的适用范围包括：集团及所有子公司、项目部；本制度所指的材料物资包括：上述单位（以下简称使用；生产经营所用的主材及辅

为了规范材料物资的计划管理、比价招标、合同签订、采购

入库、领用周转、实物盘点等环节的管理，降低工程成本，提高

工作效率，更好地协调集团各部门的关系，本着责权清晰，并保

证材料正常供应的原则，结合集团的实际情况，特制定本制度。

本制度的适用范围包括：集团及所有子公司、项目部。

本制度所指的材料物资包括：上述单位（以下简称使用单位）

生产经营所用的主材及辅材。

一、材料物资的计划管理

1．项目部成立之日起15天内由项目经理、项目总工（或项

目施工员）根据图纸会审结果，提出《项目材料总量计划》将本

项目所需材料的名称、规格、型号、数量、预计进场时间等填到

计划表中，要求对各种材料的计划用量严格按照施工图计算，误

差率不得超过10%。计划表填制完成后，由项目经理、分管领导

签字确认后，报工程部、计划部、物资部备案，并由上述部门监

督材料计划的执行情况。如遇到图纸不全或设计变更等其他情

况，应随图纸的逐步到位每月填报《项目材料总量计划变更单》，送报上述部门。

2．一般材料由使用单位根据施工进度，在实际使用15天 前，填报《材料采购计划表》，经使用单位负责人签字确认后报

请分管领导、计划部、工程部、物资部及物资部分管领导审批，完成签批后交由物资部组织询价、调研确定供应商，并签订采购

合同。

3．大宗材料指除钢材、水泥、地材外单批采购额度超过

30万元须提前25天填报《材料料采购计划表》，完成签批后由

物资部向招标委员会提请招标，并根据中标通知书确定供应商，签订采购合同。

4、需加工制作的材料物资要事前充分考虑加工周期，使用

单位提前填报《材料采购计划表》，预留加工期限。通过招标或

询价程序确定供应商后，由使用单位技术人员对供应商进行技术

性交底，并留存书面材料。

5．零星材料指单批采购金额在1万元以内的常规材料，该

类材料由使用单位填写《零星材料采购计划表》，经使用单位负

责人签字确认后由材料员请示物资部领导批准后实施采购。

6．超出总量计划的材料物资，由使用单位填报《计划外材

料采购申请表》并说明超计划原因，由使用单位负责人、及其分

管领导签字确认报计划部、工程部、物资部及物资部分管领导批

准并实施采购，计划外材料额度超过10万元需经总经理批准。

7．抢修、抗灾物资等应急材料，由使用单位填报《应急材

料采购计划》，并经使用单位负责人及物资部分管领导签字后，直接交物资供应部实施采购。8．材料物资采购计划的责任方为使用单位，因计划不准确

导致出现材料物资供应不及时、加工类材料出现误差无法使用或

供应不及时等影响整个工期的，由使用单位承担责任。

9、使用单位负责对《材料采购计划》的签批进行跟进，并在3天内完成签批，否则采购时限顺延。

二、材料物资询价、定价程序

1．物资部负责在3日内完成询价工作或5日内完成调研工作；询价后需填写《询价单》(附三家报价,联系电话、厂家名称、地址)并由部门负责人签字确认，报分管领导批准后进行材料的合同签订及采购工作。对零星材料物资的询价由材料员根据询价单报使用单位负责人签字确认后进行采购。

2．对超过30万元的大宗材料物资的采购，由物资采购部报招投标委员会组织采取公开招标（或邀请招标）的方式，确定供应商，经分管经理、总经理或董事局主席（或授权人）批准，方可签订合同，进行采购。招投标过程按照《招投标管理办法》的规定执行。

三、签订合同的权限

1．零星材料物资的采购原则上可以不签订合同，但须询价并备案登记，同时报物资部备案。

2．1万元以上至30万元以下材料物资采购合同由物资部负责人签订后，报工程部、计划部及物资部分管领导的会签。此项工作要求在3日内完成，否则采购期限顺延。

2．30万元以上的材料物资的采购，原则上必须通过招投标程序确定供应商，由物资采购部门负责人根据招投标结果，由物资部根据中标通知书签订采购合同，并报物资部分管领导、集团

总经理会签。此项工作要求在3日内完成。否则采购期限顺延。

3、对于30万元以上因流标等其他原因询价采购的物资合同，由物资部负责人签订后报计划、工程部负责人、物资部分管领导、集团总经理会签，并报董事局主席（或授权人）批准。此项工作要求在4日内完成。否则采购期限顺延。

四、材料物资的付款程序

1．零星材料物资由使用单位根据所拨付的计划资金办理付款手续。

2．其他材料物资由物资部根据计划资金及合同约定的付款时限进行付款，付款时必须提供与合同签订单位、材料名称相符的合规发票。3．办理付款的签字手续按《财务收支审核审批规定》执行，使用单位私自采购物资，财务中心一律不予报销。

五、材料物资的记账、对账管理

（一）材料物资的记账及对账管理涉及的岗位及其主要职责

1．物资部设材料会计岗位，主要职责为：

（1）根据合同、询价单对所有采购材料登记明细帐；

（2）办理与供应商对帐、付款等签字手续；

（3）与财务中心的对账工作；

（4）对使用单位出入库及调拔手续进行监督管理；

（5）按月出具当月资金计划使用情况汇总表；

（6）按月出具各类材料、各供应商付款情况汇总表；

（7）按季度汇总上报各项目部材料使用情况汇总表（含付款额度及付款比例）并报工程、计划及部门负责人及分管领导。

2.材料员主要职责：

（1）负责材料的询价、采购工作；并对购进材料进行登记，按月汇总上报材料会计；

（2）通知保管员对材料进行验收并共同在《材料验收入库单》上签字；

（3）负责与物资部材料会计进行对账；

3.财务中心会计主要职责：

（1）负责按项目核算材料成本（；）

（2）负责与物资材料会计按季度对账（；）

（3）负责与物资材料会计核对供应商往来（。）

（二）材料物资的记账、对账规定

1.物资部材料会计每季对各使用单位材料物资使用情况进行汇总，并经部门领导审核签字后，报财务、计划、工程、审计等部门，必要时报相关领导。

2.材料物资对账时间：材料会计与财务中心主管会计每季度核对一次，并于每季度终了15日内核对完毕。对账完毕后要求双方签字确认，如出现差异及时查明原因，发现重大差异要及时向各自的部门负责人报告。

六、材料物资的出入、库、验收管理

各使用单位应设专、兼职保管员，并对材料进场后的验收、

第二篇：IT采购管理制度

国投中煤同煤京唐港口有限公司IT采购管理制度

IT采购管理制度

第一章 总则

为规范国投中煤同煤京唐港口公司（以下简称“公司”）IT用品、设备、服务采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率，特制定本制度。

IT用品、设备、服务涉及的对象可能包括软件产品(数据库、中间件软件、应用软件、办公软件等)、硬件产品（网络、服务器、终端、外围设备等）、信息化建设项目的服务，包括软件、硬件设备的安装调试、信息化项目的咨询、信息化项目的实施以及信息化项目的优化维护等。

第二章 采购类型

第一条采购根据单价和总价划分为小额采购和大额采购。按类进行小额和大额划分，PC/笔记本终端类、耗材类、办公软件类、应用软件类、服务器类、存储类、网络及机房设备类。

第二条小额采购：IT用品或设备的凡是总价小于招投标限额的采购为小额采购，可以采用定点采购流程或询价采购流程。

第三条大额采购：IT用品或设备的凡是总价大于招投标限额的采购为大额采购，均按招投标采购流程进行。

第三章 采购申请

第四条小额采购（计划内的）申请流程：业务部门根据业务需求编制采购计划—〉向信息中心提出书面采购申请—〉信息中心进行采购前评估（功能性能评估、对基础架构影响评估、成本评估）—〉信息中心起草采购申请报告—〉上报信息化主管领导审批。信息化主管领导审批后进入定点采购流程或询价采购流程。也可由信息中心直接发起采购。

第五条大额采购(计划内的)申请流程：业务部门根据业务需求编制采购计划—〉向信息中心提出书面采购申请—〉信息中心进行采购前评估（功能性能评估、对基础架构影响评估、成本评估）—〉信息中心负责起草采购申请签报—〉上报公司领导审批。公司领导审批后进入相应采购流程。

第四章 采购

国投中煤同煤京唐港口有限公司IT采购管理制度

第六条询价采购流程：信息中心准备待采购IT用品和设备的技术参数文件—〉由信息中心的采购人员选择至少两家有资质的供应商按照技术参数文件要求进行报价，同时采购人员在互联网上收集行业内针对采购需求的平均报价—〉参照互联网上的平均报价对供应商的报价结果进行比选，确定一家供应商—〉进行IT用品和设备的采购。询价过程所有原始资料需要统一归档保存。

第七条定点采购流程：信息中心选择定点供应商或询价确定供应商—〉商定采购单价及总价—〉进行IT用品和设备的采购。定点供应商名单由上的供应商及年初考察筛选的新供应商组成。

第八条招标采购流程：参照公司《招投标管理办法》。

第五章 到货及付款

第九条IT用品和设备到货—〉信息中心及采购申请部门验收IT用品、设备数量、质量、规格和其他交付件质量等—〉验收合格后办理验收入库手续—〉接受供应商发票—〉信息中心相关人员完成发票、验收单、采购申请或采购合同的准备及核对—〉信息中心负责人审核 —〉主管领导审核—〉财务部门审核—〉向供应商付款。

第六章 附则

第十条本制度由公司信息中心负责解释和修订。

第十一条本制度自颁布之日起实行。

第三篇：采购管理制度

一、目的加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。

二、范围

本制度适用于公司所有物品（固定资产、劳保用品、办公用品、备品备件）或劳务（技术、服务等）的采购。

三、职责

3.1办公室负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。

3.2设备工程部依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。

3.6各物品、劳务需求部门根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、供应部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。

3.7分管副总负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。

3.8财务部负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。

3.10各采购经办人负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。

四、采购作业操作规程

第四篇：采购管理制度

采购管理制度

一、目的：为了管理调整和控制好药品的库存量，避免盲目采购所产生的经营风险，特制定本管理规范。

二、总则：

1、坚持“质量第一，价优第一，以销定购、合理定量、择优选购”的原则，把好药品进货价格关。并按照采购业务流程和制度进行采购。

2、做好药品采购计划的前期准备工作，做好市场预测。

3、收集供货商和市场供求信息，健全供货商档案（首营资料）

4、采购员负责采购合同的起草和签订工作，要积极要积极向厂家争取政策，争取拳头产品

5、积极协助其他部门做好厂商联谊促销，广告招租，品种的退、换工作。

6、制定销售指导价格，配合销售部做好药品的销售和分销工作。

7、按照财务要求做好资金压款和合理安排预付款等工作，索取合法票据。密切关注预付货款后的到货情况，由于不负责任、玩物职守发生丢失、被骗，均由采购业务员承担全部责任。

8、廉洁奉公，维护公司利益，将收受的礼品、礼金一一交公，严禁假公济私，开展个人谋利活动。

9、遵纪守法，遵守职业道德和公司规章制度，不得向外泄漏和出卖公司商业机密，违者按相关法律法规和公司制度规定处罚。

三、实施细则：

1、采购必须根据市场需求来制定详细的采购计划，采

购行为应该规范，不能因个人好恶随便变更采购计划。

2、采购员违规采购，供货厂商资证及药品证件不齐全，每家、次处罚10元。

3、对于采购人员自己所管辖的品种，每天要关注是否出现积压和缺货、断货现象。对自己所管理的品种随时进行销售跟踪管理和分析。

4、采购员主动分析市场，自己开发并成功采购的新特药品种，一个月内产生销售的，每个新特药品种奖励30元；

5、每个采购员所管辖的药品，采购部门会进行严格的考核管理，凡每个品种缺货（没有及时采购）天数超过十五天，切客户要货次数超过五次以上，则对相关采购人员处罚5元/个；客户要货次数为10次以上的对相关采购人员处罚10元/个；特殊情况经领导审批除外。

6、违反销售需求计划采购，导致商品因滞销而积压以致2个月以上未产生销售的，每个品种每月处罚10元。

7、采购员报完计划后要同时提醒客户送货时务必带齐相关随货通行单和质检报告，如有资质将要到期，亦要提醒客户送货时把资质原件带到公司；对于报计划过程中发现品规价格有变动的，报完计划后，要及时在系统中进行价格维护。

8、凡购进之药品，到货后因为缺乏相关资料（通行单、质检报告）或相关资料提供有误或者相关资质证件到期造成无法正常入库，可以通过写保证书先行入库，若到货7天后仍未把相关证件原件寄到公司的，给予相关责任人30元/次的处罚。（注：部门会不定期对相关证件原件到位情况进行抽查）

9、凡购进药品到货后，相关采购人员必须在办理入库

过程中，必须认真核对随货通行单上的价格，对于价格有变动的品规要在通行单上有所标示，并及时在系统中作价格维护，否则对已产生销售药品因价格原因造成的经济损失和纠纷，均由采购人员自行处理和承担，与采购入库人员及销售无关。

10、做完采购入库的药品，由于标价差错及时纠正没有给公司造成实际损失的，按5元/次处罚。由采购副总审核并给予内勤记录。

因为采购经理标价差错或没有及时调整销售指导价而给公司造成实际损失的，由责任采购经理按实际损失的30%承担损失，由采购副总审核确定。（由采购内勤造成的定价差错报采购副总审核同样承担损失的30%）

11、凡限制销售价格不允许低卖销售或限制销售区域的品种，采购人员有义务及时告知销售部开票人员，凡不按规定价和限定区域销售的销售人员和开票员造成损失的，采购部门有权建议对相关责任人进行经济处罚。

12、对有临时政策的品种，采购部必须以文字和口头传达的形式，及时通知到相关人员。因采购人员传达不及时造成客户流失的，经调查属实的，公司将对采购人员进行一定的经济处罚。

13、对于有促销活动的品规，采购员要及时在系统中备注相关促销信息，平时做好维护并在活动结束时及时删减；对于针对终端客户的促销活动，采购员要及时把相关文件送至销售部相关责任人，以促使活动礼品最终落实到终端客户。

14、给供应商提供商品进销流向由采购部专人负责，开票员不经允许私自给客户提供销售流向者，采购部门有权建

议对相关责任人进行经济处罚。

15、进行付款流程时，采购员不认真审查，给非业务委托人签字付款的，一经发现每次罚款100元。

16、凡属于自己管辖的品种，所产生的破损、退货、滞销，相应采购员均由义务和责任进行清退处理，不得以任何借口推脱，推卸责任。如果对自己负责的退货，仅仅止于在系统中做退货通知单，实际货物并未退还至厂家，届时造成的经济损失由相应采购员承担80%，相应采购内勤承担20%。

17、采购员在工作过程中违犯部门五条禁令者，按相关规定处罚。

18、采购员每月末对自己所管辖的品种，要对库存状况、品规增加量、不良库存占有率和月度库存周转率等进行分析，并测量下个月采购量、付款比例和额度、付款时间等，同时，采购员还要对下个月预计可收到的返利（年终结算例外）等其他收入进行测算记录。做成相应报表，由采购副总审核签字。

第五篇：采购管理制度

采购管理制度

为使本司采购工作走上制度化、规范化,合理控制成本,加强内部工作协调和提高工作效率,特制定本采购管理制度:

一、采购管理部门

本司设立专职采购部,隶属公司财务部管理,接受财务总监、成本主管及其它部门的监督,全面负责本司的采购工作。

二、采购部工作基本要求

（1）所有采购项目均需董事会签批、授权及公司财务部批准同意 ；

（2）所有采购物品均需比较至少三家的价格和品质,月结类物品每月每一类至少有三家供货商提供报价单 ；

（3）所有采购物品的品质须保持一惯稳定 ；

（4）采购部工作人员须对自己采购物品的价格和品质负责；

（5）采购部须每半个月一次通过电话、传真、外出调查、接待厂商等方式获取本司使用的各类物品主要品种的价格信息并整理成价格信息表,以书面形式汇报给本司财务部及董事会；

（6）所有供应商名片、报价单、合同等资料及样品采购部须登记归档并妥善保管,有人员变动时须全部列入移交。上述资料及采购人员自购物品价格信息采购部每天须录入至采购部价格信息表备查。

（7）采购时间要求:一般物品采购时间为3天；急用物品当天必须采购回来；印刷品、客房一次性用品、布草等使用部门须提前一个月下单采购；

（8）采购部禁止采购任何未下申购单的物品,否则财务部将不予以报账付款。

（9）禁止使用部门自行采购物品或私自与供应商洽谈采购事宜。

（10）采购部负责跟进各协作厂商的货款及时签批支付事宜。对到期的应付帐款,财务部应及时支付,以建立公司良好形象,维护公司财务信誉。

三、采购审批程序

（1）申购单审批程序：

使用部门或仓库主管)提出申请，经部门总监（或经理）同意，财务部成本主管审核，采购部询价报价，财务总监签字同意，总经理或董事会审批后发回采购部进行采购。

（2）单位价值1000元以下的零星采购，采购部需要货比三家，比较价格与质量之后，选择最优性价比的商家进行购买。

（3）单位价值1000元以上、批量采购商品，采购部应选定三家以上供应商进行价格比较，对该类供应商必须进行诚信调查，确保采购质量。

（4）对长期供应商或大批大宗商品采购，采购部必须与供应商签订《购买合同》或《供货协议》，明确商品品牌、规格、质量、价格、付款方式、付款日期，是否含税价格等主要事项。签订供销合同或协议，必须根据公司合同会签程序，经董事会、财务部、商品使用部门或质量部门会签之后，方可进行。工程材料的采购合同必须经工程部总监、主管副总裁会 1

签，董事长批准。

（5）赊购(月结)物品采购审批程序

月结物品的采购，主要是蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等的采购，餐饮部总厨直接下单至采购部，由采购部安排人员向供应商叫货。

（6）各月结供应商选定办法：采购部每月每类物品均应邀请至少三家供应商报价,采购部、使用部门、财务部、主管总经理或副总组成“供货商评定小组”,通力合作，进行价格及质量的比较和讨论，选定供应商。采购部及上述相关部门可分头或联合组织市场调查，根椐市场调查的价格，与供应商确定固定的一个月的供应价，在此确认期间内，供应商将按此固定价格提供本司所需的物料。

四、采购监督

采购成本的控制由财务部、采购部、使用部门及监察部共同完成,平时各部门应及时到市场上了解价格行情,以促进本司采购成本的控制与监督。

五、供应商管理

（1）财务部应定期(每季度)牵头,组织财务部、采购部、使用部门及监察部，对供应商进行评估(度假村每大类物品须有至少三家供货商),淘汰部分不合格供货商。

（2）选用供应商角度采用1+2+N原则，所谓1+2+N是指一类商品一个主供应商、2个辅助供应商、N个考察供应商。这类商品只有一个主要供应商，大约70%的物资从他手中购买。2个辅助供应商提供大约20%的物资，一旦主供应商出现问题能有其他供应商立即顶替。

（3）采购部要做好同供货商的联系和接待等工作,维护公司形象。

六、采购部工作流程

（一）各类物品采购工作流程

1、仓库补仓物品的采购工作流程：

仓库的每种存仓物品，均应设定合理的采购线，在存量接近或低于采购线时，即需要补充货仓里的存货，仓库主管要填写一份仓库补仓《采购申请单》，《采购申请单》必须注明以下内容:

（1）货品名称，规格

（2）平均每月消耗量

（3）库存数量

（4）本次订货数量

经成本主管进行初步审核，送采购部经理审核。采购部经理在采购《申请单》上签字确认，并注明到货时间。采购部经理审核同意后，按仓库“采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批。报批程序完毕，采购部立即组织实施采购。未能及时采购到仓的物品，采购部要向成本部门提出意见，尽可能寻找替代物品。

2、新增物品的采购工作流程：

各部门需添置新物资，部门总监或餐饮部总厨、总监应撰写有关专门申请报告，经董事长审批后,填写《申购单》，连同“采购申请单”一并送交采购部，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，寻找供货商，提出采购意见。按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。

3、更新替换旧有设备和物品的采购工作流程：

各部门欲更新替换旧有设备或旧有物品，应先填写一份“物品报损报告”给财务部及总经理审批。经审批后，将一份“物品报损报告”和《采购申请单》一并送交相关领导审批，采购部据以组织采购。

4、鲜活食品冻品的采购工作流程：

蔬菜、肉类、冻品、三鸟、海鲜，水果等物料的采购申请，由酒吧、总厨或主管，根据当日经营情况，预测明天用量，填写每日申购单交采购部，采购部当日下午或晚上以电话落单，或第二日直接到市场选购。

5、燃料的采购工作流程：

采购部根据营业情况与使用部门编制每月燃油、石油气、柴油采购申购计划，填写采购申请单,按公司采购审批程序办理，并组织实施。

6、维修零配件和工程物料的采购工作流程：

五金仓日常补仓由维修部填写“采购申请单”。

大型改造工程或大型维修活动,维修部、工程部须做工程预算,并根据预算表项目填写采购申请单(工程预算表附在采购申请单下面), 且采购申请单内必须注明以下资料:（1）货品名称，规格；（2）库存数量；（5）订货数量。

以上采购申请单经董事长签批同意后送采购部经理初审，采购部经理初审同意后，按 “采购申请单”内容要求，在至少三家供货商中比较,选定相应供应商，提出采购意见，按公司采购审批程序报批，经董事长批准后，采购部立即组织实施。

七、采购工作流程中须规范事项:

1、所有的采购申请必须填写一式四联，采购申请单经部门总监核签后，整份共四联交给财务部成本主管，成本主管复核后送采购部报价，财务总监签字。

2、采购申请单一共四联，在经审批批准后：第一联作仓库收货用。第二联采购部留存并组织采购。第三联财务部成本会计存档核实。第四联部门存档。

3、审核采购申清单：收到采购申请单后、采购部应作出以下复查以防错漏。

（1）签置核对：检查采购申请单是否各权限人签置，核对其是否正确。

（2）数量核对，复查采购数量，确定采购申请单上的数量是否正确、合理。

4、邀请供应商报价。

八、“货比三家”工作流程：

每类物品报价单需要最少三家供应商作出比较，目的是防止有关人员从中徇私舞弊，保证采购物品价格的合理性。公司采取三方报价的方法进行采购工作，即在订货前，必须征询3个或3个以上供应商报价，然后确定选用哪家供应商的物品，具体做法是：

1、采购部按照采购申请单的要求组织进货，填制空白报价单，包括：①填写空白报价单中所需要的物品名称、产地、规格、型号、数量、包装、质量标准及交货时间，送交供应商（至少选择3个供应商），要求供应商填写价格并签名退回。②对于交通不便或外地的供应商，可用传真或电话询价。用电话询价时，应把询价结果填在报价单上并记下报价人的姓名，职务等。③提出采购部的选择意见和理由，连同报价单一起送交“评定小组”审批。

2、“评定小组”根据采购部提供的有关报价资料，参考采购部的意见，对几个供应商报来的货品价格以及质量，信誉等进行评估后，确定其中一家信誉好、品质高、价格低的供应商，报董事长批准。

九、采购活动后续须跟进工作

1、采购订单的跟进

当订单发出后，采购部需要跟催整个过程直至收货入库。

2、采购订单取消

（1）公司取消订单：

如因某种原因，公司需要取消己发出之订单，供应商可能提出取消的赔偿，故采购部必须预先提出有可能出现的问题及可行解决方法，以便报董事长作出决定。

（2）供应商取消订单：

如因某种原因，供应商取消了公司已发出的订单，采购部必须能找到另一供应商并立即通知需求部门。为保障公司利益，供应商必须赔偿公司人力、时间及其他经济损失。

3.违反合同：

合同上应载明详细细则，如有违反，便应依合同上所载处理。

4.档案储存：

所有供应商工商、税务、银行、名片、报价单、合同等资料须分类归档备查,并连同采购人员自购物品价格信息，每天须录入至采购部价格信息库。

5.采购交货延迟检讨

凡未能按时、按量采购所需物品，并影响申购部门正常经营活动的，需填写《采购交货延迟检讨表》，说明原因及跟进情况并呈财务部及董事长批示。

6.采购物品的维护保养：

如所购买的物品是需要日后维修保养的，选择供应商便需要注意这一项。对设备等固定资产项目的购买，采购员要向工程部、维护部咨询有关自行维护的可能性及日后保养维修方法。同时，事先一定要向工程部、维护部、网络部等技术部门了解所购物品能否与本司的现有配套系统兼容，以免造成不能配套或无法安装的情况。

十、采购物资的换货、退货

各使用部门对所采购的物资，在规定的质保期限内发现质量问题的，应及时向采购部反映，采购部负责向供应商交涉，进行换货、退货或折价退回部分货款。

十一、采购合同和售后服务合同的管理

（1）采购合同的管理

本司所有物资采购的合同，统一由采购部负责订立。采购部根据各部门采购物资申请单及董事长批示签字的专项物资《采购申请》或报告，选择供应商进行谈判，确定合同条款，经过公司的合同会签程序，签订采购合同。合同签订完毕，正本留总裁办秘书处，采购部、财务部各留副本一份。

（2）售后服务合同的管理

产品售后服务合同，由采购部负责签订。采购活动完毕，物资投入使用，需要供应商或生产商进行售后服务的设备设施，采购部必须会同使用部门、技术部门进行协商，确定维护设备的具体细则。签订售后服务合同，必须明确售后服务的具体事项，免费条款、收费标准，付款方式、是否提供发票、合同有效期。合同签订完毕，正本留董事长秘书处，采购部、财务部各留副本一份。