会议洽谈、接待操作程序

第一篇：会议洽谈、接待操作程序

一、确认酒店接待能力

1、互换名片，斟茶寒暄，了解乙方单位情况。

2、首先了解乙方会议举办日期，查看预约会期酒店有无其他会议/宴会举办，以免撞车。尤其是如乙方需要住房，须致电总台了解房态，能否保障乙方会议需要。

3、了解乙方会议规模，确认酒店有无接待条件和接待能力。

4、确认酒店有充足的接待条件后，进入实质洽谈阶段。

5、邀请乙方参观会议室/客房状况/用餐地点，以增加乙方对酒店的感性认知。参观期间随机向乙方介绍以往酒店接待过的一些大型会议情况。

二、洽谈

1、准备会议协议空白文本、洽谈记录本和相关资料。

2、详细倾听、记录如下事项 ﹡乙方会议规模、人数 ﹡会议举办日期、会议主题

﹡是否需要住房（房型、间/天数、抵离店时间）、是否用餐（桌数/餐标/酒水/香烟）、﹡会议设施设备（电脑投影仪/白板/麦克风/音响灯光）、会议台型要求、是否需要代办礼品采购等内容 ﹡会议接待规格

﹡会场布置要求（鲜花/绿色植物/乙方宣传招贴等）﹡房内小吃/长话是否关闭撤除。﹡有无重要人物下榻酒店

﹡有无少数民族人事，以确认客人饮食、风俗禁忌 ﹡确认来宾车辆规模

﹡确认贵宾名录，是否需要制作席卡以及签到台.3、向乙方复述、确认一遍会议洽谈主要事项。

三、报价技巧与结帐方式

1、报价请参考酒店会议接待价格政策

2、洽谈、倾听期间不要轻易表态、承诺，诱导客人把真实意图表达出来，更不要轻易亮出价格底牌。

3、争取提高餐标水平，不要一下就将底价报出，如系综合会议（会议/用餐/住房/礼品），可以以会议室优惠来提高其他项目的消费水平。

4、防止乙方对你进行价格讹诈，宣称其他酒店如何如何优惠、如果不给某个价格就另选酒店等，销售经理要摸清乙方的真实意图，介绍酒店的产品优势以及曾接待过的大型、高规格的会议，坚持不要轻易让步。

5、向乙方介绍酒店能够优惠的项目，如会议主题条幅/引导牌/迎宾/欢迎牌/会场服务/纸笔。

6、确认协议有效签单人，原则上不超过两人。

7、确认结帐方式（现金/转帐/提前打款），外地客人不得签单转帐。

三、签约

1、客人接受报价后，一般会出现三种情况，一是回单位向领导汇报；二是宣称考虑一下，暂时不签约；三是当场签约。出现这三种情况，可按下列方式处理 第一种情况：一般这种情况意味着客人不具有拍板权，但基本认可酒店产品和报价，签约的可能性较大。销售经理应及时与客人约定下次见面会谈的时间，二次会面之前应主动与客人电话联系，以提醒客人不要忘记约定，探听口风，争取上门签约。

第二种情况：这种情况一般意味着客人仅是了解一下价格，或报价超出自己的预算（计），或对某项产品不满意而犹豫不决。销售经理应及时探询客人可以承受的价格底线，用实例举证法向客人介绍酒店会议接待水平和能力，帮助客人设计最佳方案。如乙方现场不能作出答复，则销售经理必须与客人预定再见面的时间，然后及时与总监汇报情况，寻求最佳解决方案。第二天带着新的建议与客人通电话。

第三种情况：这种情况意味着客人是有备而来，或者是对酒店产品较为熟悉且实力较为雄厚的单位。

2、销售员草拟一份”会议协议书”交客人确认，得到确认后正式签定协议书，双方签约人签字并加盖公章，协议一式两份，甲乙双方各持一份。

3、签约后应感谢客人对酒店的关照，并向客人赠送酒店宣传资料或小礼品。

三、会议接待准备

1、根据协议内容和要求，拟订内部通启报送总经办和各相关部门，通启中要明确落实执行部门的责任以及注意事项。

2、通知广告公司制作会议主题条幅/引导牌/欢迎牌

3、会议正式举行的前一天，根据客人要求摆放会议台型,签到台摆放到位.4、开列、打印会议套餐菜单，传真或亲自送客人审阅，客人确认后在菜单上签字认可。

5、协助乙方布置会场，但如须在墙面张贴宣传画或悬挂物品必须获得甲方同意，任何损害物品和设施设备的行为都必须及时制止，并予以索赔。

6、调试话筒/灯光

7、摆放绿色植物和鲜花

8、会议前一天按通启内容，会议经办人再次检查会议准备情况，发现问题及时解决。、9十间以上会议用房须填写“团队分房表”三份，部门一份、房务一份、乙方一份。

四、会议接待中

1、会议接待中,会议经办人要随时掌握会议进程,提前检查落实下一步会议日程,与乙方会议经办人紧密联系.2、每个会议议程结束后,应及时提醒督促乙方有效签单人确认消费帐单,并签字认可.3、餐饮消费帐单通知收银台及时送达总台入帐.4、会议期间.随时协调各部门解决客人的临时需求,如黾蹙筒妥朗�,增减住房数量,代办物品的分发等事项,及时通知相关部门.5、较大规模的会议拿房一般有三种方式:

第一种:由甲方提供所给定的楼层和房号表,乙方根据房号表自行安排会议来宾下榻某房间.在来宾抵店前,甲方将登记好的房卡及用餐卡一并交给乙方分房,分房时要注意尽量将房间安排在同一楼层或相邻楼层.对于用房量大的会议,还需兼顾到长住客和长包房客人的因素,不可临时占用客人的房间.第二种情况:甲方直接将会议用房的房号报给乙方,由乙方来宾直接登记住宿.这种情况一般为中/小型会议所采取的拿房方式.七、会议结帐方式

1、会议开始前由乙方根据会议消费额提前打帐至甲方账户，会议结束后进行划账结算。

2、参会来宾自行登记付费住宿,总台根据协议按正常的要求办理手续,酒店向客人开具发票。

3、参会来宾向乙方缴纳一定的会务费，住宿、用餐等均由乙方统筹安排，会议结束后，由乙方与甲方进行帐务结算。

4、一般情况下，会议均以转账的形式结算。

五、会议结束后

1、会同财务部和相关部门迅速理清帐单。

2、收集客户对酒店的意见和建议，并填写相应表格。

3、制作专项会议档案存档备查。

4、如有可能，向客户赠送酒店礼品以表达谢意。

第二篇：洽谈接待方案

兰卡斯特大学中国企业商务洽谈接待礼仪方案

一、接待对象

日前，中英生命科学技术转让及项目投资东莞研讨会在松山湖举行，英国兰卡斯特大学带来4个项目，来莞寻找对接机遇。兰卡斯特大学中国企业催化项目办公室项目经理廖倩妤表示，兰卡斯特大学带来的项目，均属于大健康领域，有的产品已经成熟，希望能在东莞寻找市场机会；有的产品还在研发阶段，想要对接企业和研究机构，能够共同开发符合中国市场的产品；有的项目则在种子期，东莞企业如果有兴趣可以进行投资。该公司此次来访是为了就两地文化习俗互融进行深入交流、促进双方发展，加强科学技术的交流。为做好本次接待工作，特制定本接待方案。

二、接待小组人员安排

会务安排：丁屹、王叶琪

活动安排：李晨浩、罗琦、孙艺源、田甜

三、商务洽谈活动

应提前一周致电对方公司商讨确定会议人员时间及地点。会议安排：

时间：2017年6月20日下午14：30—17：30 地点：广东优尼德生物科技有限公司20楼会议室

内容：就两地政策环境、文化习俗、商业环境对合作影响的讨论 主题：中英生命科学技术转让及项目投资 主持人：广东优尼德生物科技有限公司董事长赖华

参会人员：张希琦、唐倩、王玥、凌志毅、丁瑞、金泽严、赵嘉懿、周红 备注：会议期间另安排会议茶歇，由秘书赵江南、周红负责。

四、接待现场布置

会场布置形式：全围式

会议座次：左右排列法，椭圆形围桌主位为优尼德生物科技有限公司董事长，主位左边首位为兰卡斯特大学中国企业催化项目负责人，然后依次是兰卡斯特大学中国企业催化项目办公室项目经理、秘书；主位左边依次是优尼德生物科技公司经理、秘书及上级领导。

现场布置：环境布置为暖色，会场入口摆放两盆盆栽，会议桌中间摆放鲜花，每个座位前放置一瓶矿泉水，每两个座位间摆放一盒纸巾。将湿毛巾放在小碟子中，并放置在会议桌上。

主席台：会议桌上摆上桌签、配置话筒，背景天幕用深红色的幕布，将会议中英文会标挂在天幕上。配齐投影仪、麦克风，会前调试完好。

五、落实工作人员

工作人员服饰整体要求整洁、大方、和谐、雅致。仪容要整洁；举止规范的基本原则是保持端庄、稳健大方、文静、温和的形象。由董事长及其秘书在公司门口接待客人，并引领客人进会议室。所需用品由后勤部负责购买，公关部配合；会场布置由赵江南和张华负责；会场所需设备由公司技术人员负责。

六、馈赠礼物环节

向对方企业与会人员赠送印有松山湖景色的明信片一份及当地特产。

参考文献：

[1]郑孝敏.现代企业文秘学[M].北京:中国商业出版社,1995:110.[2]中国就业培训技术指导中心.秘书国家职业资格培训教程[M].北京中央广播电视大学出版社,2006:8.[3]罗燕.秘书理论与实务[M].南昌:江西高校出版社,2007:8.[4]刘森.商务秘书实务[M].成都:西南财经大学出版社,2007:7.[5]胡琳.商务会议策划教学对高级文秘方向学生职业能力的培养[M]职教论坛，2010 [6] 苏珊·弗里德曼;史青玲.商务会议巧安排[M].北京机械工业出版社，2006 [7] 朱迪·艾伦;王向宁.活动策划完全手册[M].北京:旅游教育出版社,2006 [8] 张丽琍.商务会议组织与管理[M].北京:中国人民大学出版社,2005

后记

大学生活一晃而过，回首走过的岁月，心中倍感充实，当我写完这篇毕业论文的时候，有一种如释重负的感觉，感慨良多。

首先诚挚的感谢我的论文指导老师罗海蓉老师。她在忙碌的教学工作中挤出时间来审查、修改我的论文。还有教过我的所有老师们，你们严谨细致、一丝不苟的作风一直是我工作、学习中的榜样；他们循循善诱的教导和不拘一格的思路给予我无尽的启迪。

感谢三年中陪伴在我身边的同学、朋友，感谢他们为我提出的有益的建议和意见，有了他们的支持、鼓励和帮助，我才能充实的度过了三年的学习生活

第三篇：洽谈商务礼仪接待方案

商务礼仪，通常指的是礼仪在商务行业之内的具体运用，主要泛指商务人员在自己的工作岗位上所应当严格遵守的行为规范。以下是小编整理的洽谈商务礼仪接待方案，欢迎阅读！

接待前准备：

1、熟悉接待计划日程安排，所接待客人名单、抵达时间及交通工具（火车/飞机），落实接站车辆车次，接站人员。

2、掌握客人的餐饮、住宿特殊要求和注意事项，做好住宿和餐饮安排工作。

3、提前按要求做好旅游及行程计划、安排好旅游车辆，驾驶人员，导游人员，旅游景点，旅游途中就餐点。

一、活动日程（见日程安排表.）

二、接待安排

成立接待筹备领导小组发

组 长：付超

领导小组下设办公室，负责人***，具体负责整个接待期间的各项工作。成员单位：分公司人事部 公关部

办公室下设材料组、会务组。

（一）材料组

负责人：***

成 员：秘书处有关人员

职 责：

1.领导讲话、主持稿、论文集

2.代表报到、登记，制定花名册、通讯录

3.会议须知、日程表

4.代表、工作人员住宿、餐饮分配表

5.制做文件袋、配记事本、笔、相册

6.材料装袋、印制代表证、工作人员证、桌签

7.乘车编号及分配代表、工作人员乘坐车辆

（二）会务组

负责人：***

成 员：总务处有关人员

职 责：具体负责请领导参加开幕式、联系开、闭幕式会议室、会议接站、食宿、宴请、各项活动统筹安排、纪念品的购买发放、后勤保障及各项协调工作。

1.车辆

负责人：***

（1）会议抽调公关部秘书处轿车3台主要用于迎接代表团。

（2）（2）各单位抽调的车辆要做到整洁干净、无故障、无灰尘。

（3）车辆市内用油由各部门自行解决。

（4）联系各代表团铁路定票，为代表自带车辆加油及送站工作。

2.接站

负责人：***

1月10日，各代表团报到当天，对坐车来的代表，派车在高速公路出口处迎接；对乘火车来的代表，派车到车站迎接（由责任单位自制接站牌）。

具体分工：负责人自行安排

3.住宿

负责人：***

住宿。会议代表统一住钟楼饭店。总代表安排单独住一标准间，其它代表2个人住一标准间，各代表房间内摆放水果、香烟和主要地方报纸。

4.宴请

宴请。10日各代表团报到后，在饭店举行欢迎晚宴，拟请×座陪（摆牌）。要求。会议用餐依签牌固定餐位，一楼正厅悬挂欢迎横幅；会议室挂会标，摆放鲜花，代表座签等，要体现隆重、端庄、整洁。

5.纪念品

负责人：***

准备给mark 纪念品1份，以表感谢。

6.参观、娱乐活动

（1）游览。

责任人：***

负责游览期间住宿、用餐、游玩等活动。

要求：游览长负责培训3男3女既6名随车导游。

（2）8月11日晚，举办联欢晚会。

责任人：***

负责联系晚会场所、邀请乐队、主持人、在局内挑选5名歌手，制定由各代表团参与的演出计划。

第四篇：就业洽谈会议邀请函

为了做好20１２届毕业生就业工作，为用人单位和毕业生搭建一个双向选择的平台，经陕西省教育厅批准，宝鸡文理学院、咸阳师范学院和我院联合举办“20１２年毕业生就业洽谈会”，欢迎贵单位来我院选聘毕业生，我们将竭()诚为你服务。

一、洽谈会时间:200１２年６月15日

二、20１２年1月14日下午,在开发区渭河宾馆设立接待处,办理报到手续(晚7:30在师院新校区观看文艺演出)

三、洽谈会地点:渭南师范学院1#教学楼

四、所有参会人员住宿及交通费用自理,就餐由我院统一安排.五、联系人：xiexiebang

第五篇：2013就业洽谈会议邀请函

贵单位及各位领导：

首先感谢贵单位多年来对我院毕业生就业工作的大力支持！

为了做好XX届毕业生就业工作，为用人单位和毕业生搭建一个双向选择的平台，经陕西省教育厅批准，宝鸡文理学院、咸阳师范学院和我院联合举办“XX年毕业生就业洽谈会”，欢迎贵单位来我院选聘毕业生，我们将竭诚为你服务。

一、洽谈会时间:XX年1月15日

二、XX年1月14日下午,在开发区渭河宾馆设立接待处,办理报到手续(晚7:30在师院新校区观看文艺演出)

三、洽谈会地点:渭南师范学院1#教学楼

四、所有参会人员住宿及交通费用自理,就餐由我院统一安排.五、联系人：

苟建超：

张丽：

传真：

邮编：

承办：

联办单位：

师范学院