在党政机关里工作的秘书如何写好常见的13种公务文书

第一篇：在党政机关里工作的秘书如何写好常见的13种公务文书

在党政机关里工作的秘书如何写好常见的13种公务文书

《国家行政机关公文格式》国家标准（GB/T9704─1999）,是经国务院办公厅提出，由中国标准研究中心、国务院办公厅秘书局起草、国家质量技术监督局1999年12月27日批准、2000年1月1日施行的。它把行政公文格式纳入了国家标准体系。

行政公文的一些最基本的要求

一.行政公文用纸、排版与装订要求

公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm×297mm 公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm;公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm 正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。

二.行政公文中各要素标识规则

公文分区标识，划分为眉首、主体、版记三部分。在公文中，置于首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

公文眉首区包括公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人与红色反线等要素。

1.公文份数序号

公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。使用公文份数序号的目的是准确掌握公文的印制份数、分发范围和对象，发文机关根据份数序号可以掌握每一份公文的去向，以防止遗漏或丢失。公文份数序号用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第一行。

注意：一般公文的份数决定编几位，但至少应不低于两位。例如印制50份公文，其第1份序号应该写成“01”，最后1份的序号应写成“50”。

2.秘密等级

秘密等级，是公文保密程度的标志。保密法规定为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级

保密期限是对公文密级时效加以规定说明，如绝密★一年，意味着该公文属于绝密等级，保密期限为一年，过期即可解密。

上行文标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，两行之间空1字，3.紧急程度

紧急程度，是对公文送达时限的要求。紧急公文分为“特急”和“急件”两种。

下行文标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

4.发文机关标识

发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关名称字数多少酌定，一般应小于现行“国务院文件”的字号，即小于22mm×15mm（高×宽）。

5.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。

机关代号可由一个层次组成，例如“京政发〔2007〕1号”，“京政”指的是北京市人民政府的代字，“2007”为年份，“1号”为序号，意思是：北京市人民政府在2007年所发的第1号文件。

发文字号用3号仿宋体字，书写位置有两种形式，对下行文、平行文来说，位于发文机关标识下空2行，（即20mm）,居中排布，对上行文来说，位于发文机关下空2行，距左空1字。

注意：其年份、序号用阿拉伯数码；年份应标全称，用六角〔〕括入，序号不编虚位（即1，不编为001），不加“第”字。联合行文时只标识主办机关的发文字号。

6.签发人

签发人是指最后审定公文文稿签字印发的行文机关负责人。上行文应当注明签发人、会签人姓名，其目的是为上级机关了解下级单位谁对上报事项负责。

签发人位置与发文字号居于同一水平线上，平行排列于发文字号右侧，因此，发文字号不能居中，应居左空1字，而签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人的姓名。

7.红色反线

红色反线标识在发文字号之下4mm处，为156mm×1mm(长×宽)，其长度与版心宽度相等。党内文件，在其正中间加1个红五星。

（二）主体

公文主体包括公文标题、主送机关、公文正文、附件、成文日期、公文生效标识和附注等要素。

1.公文标题 标题是文章的命名。

公文的标题一般有两种形式，即三元素、双元素标题 公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，要标明发文机关，一三元素式：“发文机关﹢事由﹢文种”例如《国务院关于开展第一次全国污染源普查的通知》 双元素标题：事由﹢文种 发文机关﹢文种

公文标题位于红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分为1行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

注意：标题中除法规、规章制度名称加书名号以外，一般不使用标点符号。3.正文

正文位于主送机关下1行，3号仿宋体字标识，文中小标题用3号小标宋体字或黑体字标识。正文每自然段左空2个字，回行顶格。正文中数字和年份用阿拉伯数码（不能回行）4.附件

附件，指的是附属于公文正件的有关材料，如图表、名单。公文如有附件，应在正文附件下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”后标全角冒号和附件的名称。如附件不止一份，则用阿拉伯数码编列序号（如：“附件：1.＊＊＊＊＊＊”），上下排布，附件名称后不加标点符号。5.成文日期

成文日期用汉字标全年、月、日：“零”写作“○”阿拉伯数字与汉字不能混用，如：“二○一三年二月二日”。

成文日期是公文生效的时间。由于印章一般盖在成文日期上，成文日期要以印章的位置而定。

6.公文生效标识

公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人的姓名，除会议纪要外其余公文均应加印章。

印章加盖的方式：“骑年压月” 7.附注 附注就是附带说明，是用来注明文件阅读、传达范围和行文有关的事项。

附注的形式是：（联系人：＊＊＊＊，电话：＊＊＊＊＊）附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

（三）版记

公文版记包括主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、版记中的反线。

1.主题词

主题词，是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词，主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则。“主题词”三个字用3号黑体字居左顶格标识，其后用拳脚冒号，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不可用逗号或顿号取代空格。2.抄送机关

抄送机关，是指除主送机关之外而需要执行或知晓公文内容的其他机关。

公文如有抄送，应位于主题词下1行，左空1字，用3号仿宋体字标识，后标全角冒号，冒号后为抄送机关，抄送机关名称要全称或规范化简称，抄送机关之间采用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，最后一个抄送机关后标注句号。3.印发机关和印发日期

印发机关，是指公文的印制主管部门。印发日期，是指公文的付印日期。

印发机关和印发日期同占1行，位于“抄送”之下（无抄送机关在主题词下），印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发机关用3号仿宋体字标识，印发日期用阿拉伯数码标识。4.版记中的反线

版记中各要素之下均加一条黑色反线，宽度同版心，版记至于公文最后一页。

公文页码采用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘下1行，数码左右各方一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm.单页码居右1字，双页码居左1字。版记一般不编页码。

常见的13种行政文书 一.通知

通知分为批转通知、转发通知、传达通知、任免通知等一共四种通知。

（一）批转通知，是对下级机关报送的公文加批语后给其他下级机关的通知