企业文件和档案管理制度

第一篇：企业文件和档案管理制度

延川县供电分公司文件和档案管理制度

一、范围

（一）本标准规定了综合档案的管理职能、管理方法、检查与考核。

（二）本标准适用于延川县供电分公司所属各部室、班（站、所）。

二、引用标准

下列标准所包含的条文通过本标准的引用而成为本标准的条文。所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。

《中华人民共和国档案法》（1996年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第20次会议修正，中华人民共和国主席令第71号发布）

《中华人民共和国档案法实施办法》（1990年10月24日经国务字批准，国家档案局第1号颁布，自1990年11月19日起施行。）

《国营企业档案管理暂行规定》（国家档案局、国家经贸委、国家计委1987年3月20日）

GB9705-88《文秘档案案卷格式》

GB/T11822-89《科学技术档案案卷构成的一般要求》

《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局）GB3792.5-85《档案著录管理规范》

《档案库房技术管理暂行规定》（国家档案局1987年8月29日）

GB/T11821-89《照片档案管理规范》

《档案工作目标管理办法》（国家档案局档发字（1996）9号文件）

《陕西省档案管理条例》（1997年1月21日陕西省人民代表大会常务委员会第25次会议通过）

三、定义

（一）档案是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化宗教等活动直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录。

（二）文秘档案

文秘档案是指机关、团体、部队、企事业单位等在领导和行政管理活动中形成的档案材料，因而又称“党政档案”。

（三）科学技术档案

科学技术档案指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应归档保存的科学文件材料。包括图样、图表、文字材料和音像材料等。

（四）基本建设档案

基本建设档案是指建筑物、构筑物、地上地下等基本工程项目从酝酿、决策到建设投产的全过程形成的、应当归档保存的文件材料，包括基本建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划勘测设计、施工、调试、生产准备、竣工、试生产等工作形成的文字材料、图纸、图样、计算材料、音像材料等形式与载体文字材料。

（五）科学研究档案

科学研究档案是指在基础研究、应用研究和开发研究等自然科学研究等活动中形成的科技档案。记载和反映科学技术研究活动的全过程和结果，包括取得正结果、负结果或中断的研究活动所形成的材料。其构成如下：

1、科研依据性材料，有科研课题审批文秘、任务书、委托书、开题报告，调研招待方案认证和协议书，合同等文件。

2、研究实验材料，有各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、申请专利的有关文件材料、设计文件、图纸、关键工艺文件、重要的来往技术文件等。

3、总结鉴定（评审）验收材料，有工作总结、科研报告、论文、专著参加人员名单、技术鉴定材料、科研投资情况、决算材料等。

4、成果奖励申报材料，有成果奖励申报、审批材料、推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

5、推广应用材料，有推广应用方案、总结、扩大生产的设计文件、工艺文件，生产定型鉴定材料，转让合同、用户反馈意见等。

（六）设备仪器档案

设备仪器档案是指反映各种机械设备和仪器、仪表等运动变化过程的档案。在设备仪器的购置、验收、安装、使用、维修、改造、事故处理以及报废等过程中形成。

（七）会计档案

会计档案是指在公司会计业务活动中形成的各类凭证、帐簿、报表、工资册、考勤表等会计核算资料。

（八）立卷

立卷是指文件材料形成单位，将办理完毕、具有保存价值的文件材料，按形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位。是文秘处理的最后环节，是整理与储存文秘的传统方法，也是归档前的重要准备工作。

（九）归档

归档是指文秘、业务部门对工作活动中处理完毕、将有保存价值的文件材料，按规定立卷后，定期向档案室移交的过程，是文秘处理的最后环节，是档案工作的起点。

四、管理职能

（一）公司档案实行分散管理和集中管理相结合的方式，重要档案由办公室管理，一般档案由业务主管部室归口

管理。

（二）办公室由经理主管，其他部门在主管经理领导下工作，业务上接受省集团公司、延安供电分公司及延川县档案局的指导、监督和检查。

（三）负责公司文秘、科技、电费、财务、音像实物及计算机光盘等各种档案的收集、整理、鉴定、销毁、保管、统计和提供利用等管理工作。

（四）负责对公司所属各部室、班（站、所）及多经企业档案工作进行指导、检查、督促和考核。

五、管理内容与要求

（一）归档范围

1、反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司工作、电力建设和历史研究具有利用价值的文件材料。

2、公司工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。

3、公司需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级部门报送的重要文件材料。

4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

5、公司在财务审计业务活动中形成的文件材料。

6、公司在工作活动中产生并具保存价值的各种录音带、录像带、照片、底片、计算机光盘等。

7、公司产生的具有保存价值的实物。

8、具体内容按部颁发的《电力工业企业档案分类规

则》、《供电企业分类表》归档。

（二）归档时间及要求

1、归档的文件材料要齐全、完整、层次分明，保持文件之间的历史联系，符合其形成规律；必须能准确的反映本单位党政、生产、基建、科研和经营等各项活动的真实内容和历史全过程；必须符合质量要求，无圆珠笔、铅笔、复写纸书写，印章、签字齐全，不得使用压感纸打印。

2、归档的音像材料，要经过编辑整理，并要附文字说明。

3、归档文件材料，应编制移交目录一式两份，交接时双方应在移交目录上签字，各存一份。

4、党代会、职代会、团代会和重要的专业会议中形成的各种文件材料，会议结束后，由主办部门将应归档的文件材料整理成册，并编制移交清册，向公司档案室归档。

5、各项管理中形成的重要文件，在次年一季度内，由各部门的专（兼）人员，按其业务范围，将应归档的部分整理立卷，并编制移交清册，向公司档案室归档；一般文件自行保管。

6、生产、基建、大修、技改、调度、科研等活动中形成的科技文件材料，由各职能部门指定专人负责积累、整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，向公司档案室移交；多经企业所形成的会计档案等，按要求整理立卷后自行

保管。

7、公司财务管理活动中形成的重要档案，在本年终结后，由财务部门按归档范围、要求整理、立卷、保管，在次年一季度编制移交清册，经部门负责人审定签字后，向办公室移交；一般档案自行保管。多经企业所形成的档案，按要求整理后立卷自行保管。

8、在公司各项活动中形成的音像材料，在拍摄录制工作完毕后，由摄录部门注明摄录者、时间和简单的文字说明，并编制移交清册，向办公室归档。

（三）归档份数

1、各类文件一般归档一式一份。

2、基建工程归档份数，按国家建委颁发的《编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定》办理。

（四）归档措施

1、对在各项工作活动中形成的具体保存价值的文件材料，根据《档案法》规定，都应归档管理，任何部门或个人都无权保存和据为己有。

2、文件材料的形成、积累、整理和归档工作应列入生产、基建、科研、经营等计划、规划程序；列入有关部门和人员的工作材料；列入企业经济责任制，并严格进行考核。

3、办公室应参加科研成果鉴定、重要设备仪器开箱、基建工程竣工验收等活动，接收有关科技文件材料，并签署

意见。

4、办公室应参加公司重要生产技术会议。

5、公司工作人员因公外出（包括出国）参观学习、考察、参加会议、收集带回的文件材料，要按归档范围规定及时归档。其经费未经相关档案部门签字，财务部门不得报销。

6、公司产品和工程创优、科研成果评奖，应把档案完整、准确、系统作为一项考核内容，相关档案部门未签字者，不能作为成果，不予评奖。

六、图纸的更改

凡因设计、施工、生产、检修等原因引与实物不符合的图纸均应及时修改，使图实相符。

（一）更改办法和要求

1、图纸更改须项目技术负责人、设计者审批，委托专人按更改通知单规定的内容进行，要确保图纸完整、清晰。

2、图纸更改一般采用杠改、刮换和更换新图三种方式，更改时必须用绘图墨水或碳素墨水。

3、修改内容较好，可直接在图面“杠改”、“刮改”，修改人应在修改处注明“修改标记”和修改根据，并签署本人姓名和修改时间；修改内容较多时，应另出新图取代原来的图纸，新图列入原图纸目录，并且注明所代替的原图图号。

4、整个保管单位内图纸作废，由新图代替时，应重新编制保管单位，并注明原保管单位编号。

5、图纸更改完毕后，要将更改通知单与修改后的蓝图同时归档。

（二）控制手段

1、根据基建工程项目的建设情况和工程维修、设备改造实际情况，公司有关部门要对图样的更改和竣工图的编制提出要求，设计、施工单位应按照要求进行修改和编制，否则将按照有关规定给予经济处罚。

2、档案管理人员应履行职责，对更改入库的图纸认真检查、严格把关，对未按规定更改者，有权提出重新更改要求。

七、档案的分类、保管期限、整理、排架和编目

（一）公司档案按照《电力工业企业档案分类表》及《西北电力企业档案分类和保管期限表》进行分类和确定保管期限，分库保管。

（二）档案保管期限分为永久、30年、10年三种，确定保管期限原则：

1、公司大事记、组织沿革、电力志等材料。（永久）

2、公司年度和年度以上的计划、总结、统计材料。（永久）

3、公司年度以下的计划、总结、统计材料。（10年）

4、公司简报、会议纪要、月度工作任务书、延川电力等材料。（10年）

5、公司重要职能活动的安排、方案、总结材料。（永

久）

6、公司一般活动的总结、一般问题的调研材料（10年）

7、公司机构设置、撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印章启用和作废等文件材料。（永久）

8、公司制定的管理制度、规定、办法、细则等材料。（1）重要的需长期执行的。（30年）（2）一般性的。（10年）

9、上级机关制发的关于本机关领导人任免及本机关人事任免文件。（永久）

10、年度经营指标、考核兑现材料。（永久）

11、受县级以上表彰奖励的先进集体、先进工作者文件材料。（永久）

12、公司受县级以下表彰、奖励的先进单位、先进工作者等材料。（30年）

13、公司对有关人员的处分材料。（1）受警告(不含)以上处分的。（永久）（2）受警告处分的。（30年）

（3）一般的处理决定及通报批评材料。（10年）

14、职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料。（永久）

15、人事考核、职称评定工作文件材料。（永久）

16、职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根。（永久）

17、职工花名册、党团员、工会会员花名册、批准加入 10

党团组织的文件材料。（永久）

18、党、工、团工作报告、总结、换届选举结果（永久）。

19、房产、土地所有权和使用权的文件材料。（永久）20、公司与有关单位签订的合同、协定、协议等文件。（1）重要的。（永久）（2）一般的。（10年）

21、职工承担、购置本单位住房的合同、协议和有关手续。（永久）

22、职工住房分配、出售的规定、方案、细则、职工住房情况统计、调查统计、住房申请。（30年）

23、上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料。（1）重要的。（永久）（2）一般的。（10年）

24、上级机关制发的非公司业务但要贯彻执行的文件材料。（10年）

25、公司制发的业务文件。

（1）重要的需要长期执行的。(30年)（2）一般的。(10年)

26、公司处理群众来信来访、办理人大代表提案等材料。（10年）

27、公司的请示与上级机关的批复。（1）重要业务问题的（永久）（2）一般业务问题的（30年）

28、公司物质采购计划、审批手续、招标、投标、购置等文件材料，车辆调拨、保险、事故、转让等文件材料。（30年）

（三）档案的整理

1、文秘档案按照《文秘档案案卷格式》进行整理。

2、科技档案按照《科学技术档案卷构成的一般要求》进行整理。

3、会计档案按《会计档案管理办法》要求进行整理。

4、音像档案按照不同载体分别进行整理。

5、档案的排架

（1）文秘档案案卷排列是按年度—大类—案卷顺序号。

（2）科技档案案卷排列是按大类—工期—案卷顺序号。

（3）会计档案案卷排列是按类别—年度—案卷顺序号。、档案的编目

（1）档案编制总目录和分类目录。

（2）文秘档案以年为单位建立目录和编号。（3）科技档案以工期为单位，按大类建立目录和编号。（4）会计档案以类别建立目录和编号。

（5）音像档案载体，以大类为基本单位，以案卷为登 12

记单位，依照案卷整理排列顺序进行流水登记。

八、档案的开发利用

（一）档案管理人员，应根据工作需要编制必要的检索工具。如档案案卷总目录、分类目录、卡片等。

（二）档案管理人员应熟悉所保管的档案，了解生产、科研、基建、经营和管理工作，积极提供档案资料，为各项工作服务。

（三）档案室应根据需要组织编制各种专题资料，积极开发利用档案。

（四）对公司职工借阅档案的要求

1、公司职工均可借阅、查阅与本职工作有关的档案，但必须出示证件，办理必要的手续。

2、查阅档案应在档案室进行，如须摘抄应经档案管理部门负责人同意，如需复制应经档案管理部门主管经理批准。不准复制、摘抄与本人所查内容无关的档案。

3、借阅档案应进行登记，凡通过借阅的档案解决了重大问题或取得了一定经济效益、社会效益的事例、应及时反馈给档案部门。

4、查阅密级档案应按保密规定办理。

5、档案借出一般不得超过七天，如遇特殊情况，由档案室负责人确定。

6、借出、归还档案应严格清点和办理签字手续。

7、借查人应妥善保管、爱护档案，不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、损坏档案，不得转借他人。

8、因公外出须带档案时，经经理签字，一般可带复印件或副本，密级档案应通过保密手续传递。

9、凡因下列情况之一者，应立即将档案归还档案室： A 因工作调动、退（离）休、退（离）职者等。B 因事外出，请假超过一周者； C 因档案部门工作需要时。

10、对外单位人员借阅档案的要求

（1）外单位人员须持单位正式介绍信，经主管领导批准，填写“借阅登记单”后，方可在档案室查阅档案，一般不得借出或复制。

（2）外单位确需复制档案，应办理审批手续，按有关规定收取费用。

11、凡借出档案发生遗失或损坏时，应立即报告档案部门，采取补救措施，对所产生的后果由借阅人员负责，并按《档案法》等有关规定处理。

九、档案的鉴定、销毁与移交

（一）档案鉴定工作由公司领导、专业人员和档案人员组成鉴定小组有计划的进行。

（二）档案鉴定的方法是根据《档案保管期表》直接鉴定档案的内容。要逐卷逐件审查，要从文件材料的实际情况

出发，详细具体的研究分析，作出恰当的判定。在保管单位备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责签名，注明日期，每次鉴定要写出鉴定报告。

（三）档案通过鉴定，要求达到划分保管期限为准，案卷质量达到标准规定，发现档案不准确、不完整时，要及时责成有关部门和人员负责修改、补充。

（四）超过保管期限的会计档案，对其中未了结的债权债务的原始凭证、涉及对外事物的产权转让收支凭证，精简下放、离退休、退职、因病伤亡、职工调资名册、落实政策、处理历史遗留问题的支付凭证，建设单位的下马工程未完成建设项目的会计档案，均应抽出另行立卷，由档案部门补充到有关案卷内保管。

（五）对超过保管期限无保存价值的文秘、科技档案材料，进行造册登记，并提出销毁意见，经主管领导批准后销毁。需要销毁的会计档案经主管领导审查，报上级主管机关批准后销毁。

（六）销毁档案一定要到指定地点销毁，并指定两个人监销。监销人员对拟销毁的档案必须认真清点，核对，严格履行职责。销毁人和监销人均应在销毁清册上签字。签订报告和销毁清册要归档保存。

（七）档案室根据上级有关规定，负责向有关部门移交档案。移交档案必须经经理批准后进行，由档案室编制移

交目录一式两份，交接时，双方应在移交目录上签字，各存一份。

（八）档案管理人员调动工作、离退体、退职时，必须办理移交手续后方能离开工作岗位。

十、档案管理保密工作

（一）档案是党和国家的宝贵财富。凡涉及国家安全和利益，在一定时间内只能让一定范围内的人知悉的文件材料，规划保密范围。

（二）档案保密工作要内外有别。对外必须坚持保密，对内则在遵守国家保密规定的前提下，提倡协作交流，便于提供利用。

（三）对档案管理人员的保密要求：

1、档案部门要配备政治可靠的人员。

2、档案管理人员要认真学习、宣传贯彻《档案法》、《保密法》和上级有关保密规定，以此来检验、指导自己的工作言行。

3、档案管理人员要树立保密观念增强保密意识，不得以任何方式泄露党和国家秘密。对于违反保密制度的人和事，要坚决抵制，并及时向有关领导反映。

4、属于保密范围的档案，都应标明密级，对不同密级的档案，应由不同范围的人员查阅利用，不得擅自扩大利用范围。

5、密级档案的管理

（1）保管密级档案的库房和门窗要坚固，并有防盗设施。

（2）档案装置要牢固严实，档案柜钥匙要专柜保管。（3）建立档案安全检查制度，每年年底对全部密级档案进行逐一清点。

6、密级档案的利用

（1）利用“秘密”档案须经档案公司领导同意，“机密”档案须经主管公司领导同意。

（2）利用密级档案，一般只能在档案室阅览室查阅，如因工作特殊需要外借时，须经主管领导批准，借阅时间不能超过三天。

（3）利用密级档案，一般不能摘抄、复印、翻印，如因工作特殊需要，须经主管领导批准，同时要限期收回销毁。

7、对已经失去保密价值的档案，应按照有关程序和规定，及时进行解密工作，并在案卷上取掉保密标记。

8、要建立奖惩制度，对执行保密制度好、成绩显著的部门及个人，要给予表扬奖励；对违反保管制度的，应按情节轻重，酌情给予处理，直至追究刑事责任。

十一、档案库房的管理

（一）基本要求

1、档案管理人员应刻苦钻研档案保护技术，不断提高科

学技术水平。

2、档案库房要有专人负责管理，无关人员不得入内。交接档案时要认真清点，手续完备。

3、档案库房应做到整齐、清洁，档案柜架和案卷排列科学，便于查找。

4、走廊、通道应畅通无阻，不得堆放杂物。

5、办公室、整理室与档案库房分开。

6、定期对各种载体档案进行清点核对，做到帐、卡、物相符，存毁有据。

7、录音带、录像带每半年倒带一次，计算机光盘每隔半年检查一次。

8、发现档案有损坏或异常，要及时查明原因，设法采取补救措施。

（二）温度、湿度控制

1、档案库房应根据档案载体、保管特性、控制好温湿度。必要时安装空调、去湿机、加温器等设备。对库房的温湿度作定期的测量记录。

2、档案库房的温度作定期的测量记录。

3、档案库房的温度应控制在14℃—24℃，相对湿度控制在（45～60）%。

4、安放温湿度计，应考虚库房面积、档案多少和当地气候等条件，选择有代表性的位置，不得放在库内死角、门

窗、通风口旁。安放的高度应根据观测员的身高、保持平视即可。

5、温湿度计要定期检查和校验。

6、档案柜架应与墙保持一定距离，成行地垂直于有窗的墙面摆放，便于通风降温。

7、新建库房竣工后，应经6-12个月干燥，方可投入使用。

（三）防虫、防霉、防鼠、防尘

1、档案柜内要投入有效的防虫、防霉变药物，要定期检查，发现问题及时处理。严禁使用失效和过期药物。

2、库房内禁止存放食品等其它无关杂物。

3、要定期松动档案，使案卷之间透气，不可挤的过紧。

4、接受档案入库时要认真检查，确保无灰尘，无虫害、无霉变方能入库。

5、做好防鼠灭鼠工作。

6、档案库房门窗必须严密，防止风沙灰尘进入。

7、库房的墙壁、地面要平滑、定期除尘、清扫。

（四）防光与照明的管理要求

1、档案库房应用白炽灯作照明光源。

2、档案库房不宜采用自然光源，要防止阳光直射。

3、档案库房一般应少留窗户，窗户要窄小，采用外淡内暗的双层窗帘。

（五）防火与防盗

1、档案库房门窗必须十分牢固、牢靠，必要时镶嵌铁皮、安装铁栏、保险和报警器。

2、档案库房内严禁存易燃易爆物品，严禁吸烟，动用明火。

3、档案库房必须配备适合档案用的消防器材，并按设备要求定期检查、更换。

4、档案库房钥匙不得随身携带，备用钥匙专人妥善保管。

5、档案库房内的电气设备要科学管理，定期检查，做好维护工作，防止意外事故（如火灾、触电）发生。

6、档案库房离人时，要关窗锁门，节日要加封条。

十二、档案统计

（一）档案统计工作必须加强管理，应有专人负责次项工作，并遵守保密规定。

（二）档案室应按照国家制定的统计年报和上级主管部门制定的专项统计报表的格式、项目、内容和要求进行填报。

（三）档案部门应认真做好平时统计台帐，为统计工作打好基础。

（四）档案统计必须及时、准确。

十三、检查与考核

按《延川县供电分公司岗位经济责任制考核办法》检查与考核。

二〇一三年一月十三日

第二篇：文件档案管理制度

文件档案管理制度

为保证工程部文档书籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。

一、档案管理人员必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。

二、工程部各组别须将随机的各类资料及时交予档案管理员，以便管理员适时做好资料的分类整理工作。

三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本工程部生产经营活动相关的事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

四、文件资料档案的保管、查阅。

1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3、做好档案柜内“五防”（防盗、防火、防尘、防潮、防鼠虫蛀）工作。

4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案.五、工程部内部员工因工作需要查阅档案资料，须到档案管理员处领取档案室钥匙即可进入查阅；外单位人员要查阅、复印工程部档案，必须经工程部领导批准后，方可查阅。

六、档案、资料的原件一般不外借，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。

工程技术部

第三篇：文件档案管理制度

文件档案管理制度

为保证公司文件的完整便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整，等制定本制度：

一、工程部设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图标簿册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、档案管理员要对公司相关文件资料分类建档，进行管理。

四、立卷应根据相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。

五、文件资料档案的保管、查阅：

1）所有文档必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露和捆扎堆放。2）文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。

3）公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；资料室档案一律不允许外界。不论是谁查阅、复印档案。查阅者须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、等相关内容。

资料管理流程

档案管理工作流程：

一、立卷归档

档案室将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将档案整理完毕——整理装订档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

二、借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面借阅申请表——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人持单位介绍信到单位档案室申请借阅档案审批单——部门领导审核——主管领导签字批准——档案室负责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——查阅人填写档案利用效果登记表——档案室填写归还日期。

三、收集、交接、整理、统计工作

1、立卷部门档案员根据单位制定的档案归档范围，平时做好文件材料的形成、收集、保存，确保归档文件材料完整

2、档案员根据不同各类文件材料的特点，按规定的案卷类目归卷

3、次年初，档案员对收集、积累的文件材料进行整理（初步立卷）

4、档案室对各部门初步立卷的文件材料进行检查、指导

5、档案员按立卷要求立卷

6、档案员填写移交清单，并向单位档案室移交档案

7、档案室对案卷进行分类、整理

8、编制档号

9、编制案卷目录等各种检索工具

10、入库

11、做好档案的统计、安全防护

12、开展档案的利用

13、进行文件汇编，对档案信息进行二次、三次加工

四、鉴定销毁

档案销毁提出书面申请——部门领导审核——总经理签字批准——主管领导签字批准——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——档案室及相关部门到指定地点2人以上监销——档案室及相关部门办理销毁清册——档案室归档。

第四篇：文件和档案管理制度

文件和档案管理制度

为加强公司安全基础档案管理，发挥好档案服务于安全工作的功能，完善安全管理过程监督，特制定本制度。

1、实行安全文件收发登记制度，上级来文和下发文件，先行登记、分类存放，按照领导签批意见督办落实。

2、文件应按照收发顺序整齐放入档案盒中，卷首制作目录，年终装订存档。

3、、严格按档案管理要求建立健全各种基础资料档案，实行一车一档，从业人员一人一档，安全管理每一个过程一档，每项活动、工作一档，档案资料做到真实、有效、完整。

4、基础档案资料要分类存档保管，档案分为长期档案和短期档案，短期档案满3年之后可以进行销毁处理。

5、档案基础资料管理信息，必须实现从购臵到退出市场的全过程监督，及时进行更新，确保档案资料完整性。

6、档案资料借出必须办理相关登记手续，经公司主要领导审批同意后方可借阅。

7、档案资料由安全科安排专人负责管理，实习专柜存放，落实防护措施，防止损毁。

安全生产费用提取和使用管理制度

（安全生产费用投入保障制度）

为建立本公司安全生产投入长效机制，加强公司安全生产费用财务管理，保障公司的安全费用合理、有效使用，维护企业员工的合法权益，确保公司生产、经营活动正常有序的开展。根据《中华人民共和国国家安全生产法》及《企业安全生产费用提取和使用管理办法》等法律法规规定，结合本公司的实际情况，特制定本制度。

一、安全生产费用是指企业按照规定标准提取，在成本中列支，专门用于完善和改进企业安全生产条件的资金，安全生产费用优先用于安全生产措施的实施和为满足达到安全生产标准而进行的整改。按照《企业安全生产费用提取和使用管理办法》第九条规定，“交通运输企业以上实际营业收入为计提依据，按照以下标准平均逐月提取”，我公司符合第二款规定，应按照1.5%提取安全费用。

二、安全生产费用应当按照“项目计取、确保需要、企业统筹、规范使用”的原则进行管理，财务应将安全费用纳入公司财务计划，保证专款专用，并督促其合理使用。

三、安全费用应当用于以下安全生产事项：

1、完善、改造和维护安全防护技术设施、设备支出，包括运输及装卸工具安全状况检测、维护系统、运输装卸设备、附属安全设备等支出；

2、安全设备、设施的更新，改造和维护支出（不包括车辆更新费用）；

3、安全生产宣传、教育和培训支出；

4、劳动防护用品的配备和更新支出；

5、安全生产检查与评价支出；

6、配备和更新必要的应急救援器材、设备和现场作业人员安全防护物品支出；

7、完善、改造和维护安全防护设备、设施支出，主要是指：车间、库房等作业场所的监控、监测、通风、防晒、调温、防火、灭火、防爆、泄压、防毒、消毒、中和、防潮、防雷、防静电、防腐、防渗漏、防护围堤或者隔离操作设备设施；

8、重大危险源、重大事故隐患的评估、整改、监控支出

9、进行应急救援演练支出；

10、特种设备和安全设施的检验检测支出；

11、购臵、安装行车安全记录仪、卫星定位装臵、视频监控设施和通信导航设备支出；

12、安全生产新技术、新标准、新工艺、新装备的推广应用支出

13、其它与安全生产直接相关的支出。

四、公司安全科应建立安全费用台账，记录安全生产费用的费率、数额、支付计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

五、总经理对安全生产费用全面指导，审批安全费用提取、安全投入计划、经费使用报告、安全经费提取和使用情况报告。

六、财务部门负责对安全生产基金进行统一管理，审核安全费用提取、安全投入计划、安全经费使用等，根据安全生产计划，做好资金的投入落实工作，建立安全经费台账，确保安全投入迅速及时。

七、安全科负责审核、汇总并编制公司安全投入计划，审核安全投入报告，监督检查安全投入落实情况、汇总并建立公司安全费用投入台账，编制安全经费提取和投入情况报告。

八、安全生产费用实行专户核算，公司应当按规定范围安排使用，不得挪用或挤占，结余资金结转下使用，安全生产费用不足的，超出部分按正常成本费用渠道列支。

九、各部门主管按照职责分工对有关专业安全生产费用计取、支付、使用实施监督管理。

十、发现安全费用支取人擅自挪用安全费用的，公司将按情节严重程度严肃处理，处理办法由董事会讨论决定。

十一、本制度由公司安委办负责解释。

设施设备安全管理制度

1、建立健全设施设备技术档案，按照规定的时间进行维护和保养。

2、设施设备的使用操作应定岗定人，明确专人负责、责任到人。

3、操作人员应对设施设备做到“三会”、“四懂”，即会操作使用、会维护保养、会排除故障；懂原理、懂结构、懂性能、懂用途，且能熟练操作使用。

4、设施设备出现异常时，操作人员应按照操作规程采取紧急处臵措施，防止事态扩大。

5、保证设施设备上的各种仪表，如液位计、安全阀等安全附件完好、准确，损坏的器具禁止使用，并且及时更换，保证设施设备的使用安全。

6、定期检查设施设备和各种附件、器材，使之处于完好状态，以备正常使用。

安全生产教育和培训制度

1、安全教育培训由公司安全科负责管理，建立教育培训档案，识别教育培训需求，组织教育培训计划的实施。

2、安全生产教育培训分为单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训、全员日常安全教育培训和新上岗人员的三级教育。

3、单位负责人培训、安全生产管理人员培训、特种作业人员培训分别由有资质的机构实施，培训合格后持证上岗，每年按规定参加再教育。

4、全员日常教育培训由公司、分公司、车队、班组落实，既可以视情统一组织，也可以通过班前会、周前会、月度例会的方式进行。

5、三级教育按照公司、分公司（站场）、车队（班组）三级实施，按照规定内容培训，经考核合格后上岗。

6、为保证教育培训制度的落实，公司制订教育培训计划，并安排专门经费，以保证教育培训按照计划实施。

7、教育培训的内容

（1）安全生产法律、法规、规章和国家、行业有关技术标准。（2）安全生产规章制度和操作规程（3）岗位安全操作技能（4）安全生产常识

（5）安全生产事故防范和应急措施，自救互救知识（6）安全生产事故典型案例

安全生产监督检查制度

为及时发现生产经营和安全管理中可能存在的隐患、危险与有害因素，以便制定整改措施，消除隐患和危险有害因素，从而保障生产安全进行，特制订本制度。

一、检查的内容：

1、软件系统主要查思想、查意识、查制度、查管理、查事故处理、查隐患、查整改

（1）、传达贯彻上级有关文件、会议精神及布臵安全生产工作的会议记录（2）、安全管理机构和人员配备情况（3）、安全生产制度及落实情况（4）、安全生产责任制落实情况（5）、职工的安全教育和培训情况

2、硬件系统主要查生产设备、查辅助设备、查安全设施、查作业环境。

（1）作业场所的安全设施、设备使用情况（2）人员的劳动防护和操作规程执行情况（3）有无不安全因素及危险源点的防控情况

二、检查的方式

（1）定期安全检查（分公司组织每月1次）（2）经常性安全检查（班组、车队、安全科组织）（3）季节性及节假日安全检查（公司组织全面检查）（4）专业（专项）安全检查（根据需要安排）（5）综合性安全检查（公司根据上级要求组织）（6）职工代表不定期巡查（工会、安全科组织）

（7）针对某些重点单位或部位，公司安全生产科将随时组织检查和督查。

三、检查的结果和处理

1、安全生产检查情况要认真记录，并填写《安全生产检查表》，报公司安全生产科存档

2、对查出的安全隐患，建立隐患台账，要下发隐患整改通知单，明确整改责任人，限期整改；对拒不整改的，公司依据有关制度给予经济处罚或行政处分。

3、整改结束后，要组织有关人员对整改结果进行验收。对于一时难以整改的隐患，要落实防控措施，明确防控责任人。

事故处理、统计、报告制度

为加强安全生产事故信息报送，协助上级主管部门及时、快捷处臵事故，最大限度减少事故损失，特制定本制度。

一、事故分类

1、按事故性质分类：

（1）人身事故：指系统内职工在工作期间所发生的和工作有关的伤亡事故。（2）设备事故：由于某种原因引起的施工机械、工艺、动力设备、管道、电线、建筑物、运输设备（包换附件）以及仪器仪表、工器具的非正常损坏，造成财产损失、影响生产的事故。

（3）火灾事故：由于火灾造成的伤亡或物质财产损失的事故。

（4）爆炸事故：在生产过程中，由于某种原因引起的爆炸，造成伤亡或物质财产损失的事故。

（5）交通事故：凡车辆、船舶在运行中所造成的损坏、物资损失和人身伤亡的事故。

（6）污染事故：凡属运输过程中由于危险化学品泄漏引起人员中毒、死亡、农作物减产、树木枯死和牲畜伤亡，空气、水源污染，造成经济损失的事故。（7）急性中毒事故：由于有毒物质在短期内大量侵入人体，使人员身体受伤害并须进行急救的中毒事故。

（8）坍塌事故:局及局属单位负责建设、管养的桥梁、码头、站场及其它建筑物，在建设及在用期间发生的倒塌和损毁事故。

2、按伤亡程度分类：

（1）轻伤：指损失工作日为一个工作日以上（含1个工作日），105个工作日以下的失能伤害；

（2）重伤：指损失工作日为105个工作日以上（含105个工作日），6000日以下的失能伤害；（3）死亡。

3、按事故严重程度分类：

（1）轻微事故：一次造成轻伤1～2人，经济损失1000元以下（2）一般事故：一次造成重伤1～2人，或者轻伤3人以上，经济损失3万元以下

（3）重大事故：一次造成死亡1～2人，或者重伤3人以上10人以下，经济损失3～6万元以下

（4）特大事故：一次造成死亡3人以上，或者重伤11人以上，或者死亡1人重伤8人以上，或者死亡2人重伤5人以上，经济损失6万元以上

二、事故报告

1、原则要求：按《安全生产法》和《安全生产事故报告和调查处理条例》规定执行

生产安全事故报告应该及时、准确、完整，任何单位和个人对事故不得迟报、漏报或者瞒报。

2、事故报告的责任（1）事故现场有关人员（2）事故发生单位的主要负责人

3、事故报告的程序

（1）事故现场人员立即报告本公司负责人或者直接报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（2）公司负责人应于1小时内报告事故发生地县级以上政府安监部门和行业监管部门

（5）重点是双报告制和时限

4、事故报告的内容（1）事故发生单位的概况

（2）事故发生的时间、地点以及事故现场情况（3）事故的简要经过

（4）事故已造成或者可能造成的人员伤亡和财产损失情况（5）已经采取的措施（6）事故的补报

三、事故统计

1、事故统计由安全科安排专人负责，于月底最后一天，统计、汇总各分公司报表。

2、报表分为《道路运输行业事故快报》（交运15表）、《道路运输行业事故统计表（交运16表）、《营运车辆道路交通事故基本统计表》（交统安1表）、《营运车辆道路交通事故汇总表》（交统安7表）。

3、以上报表经单位主要负责人签字后上报上级主管部门，并留存备份，建立事故台账、档案。

四、事故处理

1、车辆发生事故后，驾驶人应立即抢救伤员，保护肇事现场，报告当地交警部门，并将事故及估计损失报公司负责人、安全科。

2、安全人员及公司领导应及时赶赴现场勘查，到现场后应首先了解人员伤亡，车辆损失的具体情况，并积极采取救援措施，降低损失。必要时要求保险公司派员现场定损。

3、现场处理结束后，安全科应及时写出书面报告向公司领导汇报，不论事故大小，要分析事故原因，制定预防措施。

4、事故处理的过程中要认真分析事故原因，坚持“四不放过”的原则。（查不清事故原因不放过、不明确事故责任不放过、不拿出处理意见和整改措施不放过、责任人与职工得不到教育不放过）。

安全生产奖惩制度

1、公司对安全工作目标实行季度考评、年终总结、一票否决制度。对年终评选的先进单位，先进个人及优秀驾驶员进行表彰奖励，对发生责任事故或目标考核不合格的单位取消评优资格，责任人按规定严肃处理。

2、安全责任实行行政追究制。发生重大事故，追究单位行政领导和分管领导责任，视情节扣发一至三个月的职务工资。

3、发生渎职、失职的责任事故，对行政领导和分管领导扣发三至六个月职务工资，情节严重者撤销职务。

4、发生事故的责任人由各单位、部门自行处理，上报公司安委会。

5、做好道路交通事故的查处和上报工作。发生事故及时向安技部进行汇报，不得隐瞒，对隐瞒不报的加重处罚。每月要将安全情况、事故责任人处理及整改措施上报安技部，再由安技部汇总上报。

6、对安全防范年终考评措施进行督促检查并提出整改措施，将各类事故隐患，消灭在萌芽状态。

7、对见义勇为，在重大事故和事件中能挺身而出，积极抢险救援，避免或减少事故损失的，对个人进行奖励，部门考核加10分。

8、受到报纸、电台、电视台表扬的，公司根据相应制度给予奖励。

9、内未发生责任事故、未有旅客投诉者，参加单位“安全服务标兵”评选，并进行奖励。

10、因安全检查不认真，造成车辆带病运行，导致交通事故的，扣罚驾驶员信誉安全保证金2000元；情节严重的，其安全信誉保证金作违约金予以全额扣缴，并根据其事故性质解聘，情节严重的追究其责任人刑事责任。

11、发生一般以下责任安全事故，除按《事故规定处罚》外，并进行下岗10至60 天安全培训，情节严重的予以解聘。

12、发生一般及以上较大行车责任事故的，除按公司有关规定处罚外，扣除驾驶员全部信誉安全保证金，其经济损失在保险公司理赔后剩余部分的损失由承租经营人和驾驶员承担，驾驶员解聘处理，情节严重的追究其责任人刑事责任。

13、月度内安全违规处罚达到1000元、违章记满12分、内发生同责以上亡人事故一起、轻微事故两起以上、月度内“三超一疲劳”违章3起以上的给予解聘。

第五篇：文件和档案管理制度

文件和档案管理制度

一、档案人员岗位责任制

1、努力学习政治理论和专业知识，不断提高业务技能和管理水平。忠于职守，遵守纪律，积极参加各级各类档案业务培训，并经考核取得岗位资格证书。

2、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》等法律法规和有关档案工作的规章，履行本工作职责严禁对造成档案损毁、丢失、泄密、擅自复制等渎职行为。

3、熟悉本单位和本系统业务工作，了解本单位各类文件材料的形成过程，掌握分类方法、归档范围和保管期限。

4、切实做好文件和档案的收集、分类、整理、编目工作，保证文件和档案的齐全完整，提高案卷质量，力争达到标准化、规范化的要求，逐步实现档案管理的现代化。

5、定期已到保管期限的档案资料认真鉴定分析，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，写出鉴定分析报告，经领导批准后，会同有关人员一起进行认真销毁。

6、保持档案室的整洁卫生，档案案卷排列有序。定期检查档案保管情况，经常核对档案资料，做好记录，及时处理档案保管过程中出现的不安全因素，保证档案的完整与安全，最大限度地延长档案寿命。

7、做好咨询服务工作和档案利用工作，严格执行保密制度，坚持做好查借阅登记和利用效果登记，注意搜集利用效果和信息反馈，编制利用效果实例和档案信息。

8、积极开发档案信息资源，利用本公司档案编写一些有价值的档案资料，以满足各项业务工作的需要。

9、做好档案的统计工作，建立统计台帐，及时、准确地向档案管理部门填报机关档案工作统计年报及其他调查统计表。

10、在做好单位内部档案管理的同时，还要对单位内部各科室和所属单位的档案工作进行监督、检查和指导。

二、档案保管制度

1、档案实行专人管理，非档案管理人员不得随便开启档案柜。

2、不得利用工作之便私自摘录、擅自为他人查阅档案，不得向外传播和介绍档案、资料内容及存放位置等情况。

3、科学管理档案，档案查阅完毕，随时归还原处；档案柜应统一编号，资料按类别排列存放。

4、维护档案安全，每个档案柜必须保持整洁，并放置防霉去虫剂。

5、档案人员调动工作时，应在离职前办理交接手续。

三、档案保密制度：

1、档案工作人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大档案利用范围，不得泄露档案内容。

2、严格档案借阅制度，健全手续，做到万无一失。

3、不利于保密的地方不得存放机密文件和资料。

4、不得擅自摘录、复制档案内容，不得私自将机密文件和档案带回家中和公共场所查阅。

5、不在普通电话、明码电报、通信中涉及档案机密。

四、档案立卷归档制度

1、本部门在工作活动中形成和使用的各种有保存价值的文件以及其它有关材料、录章录像带、照片、文电等应立卷归档。

2、必须按本部门立卷归档分类方案，将各种有保存价值的文件材料收集齐全完整，由档案人员和各室分别立卷。

3、每年将有保存价值的文件材料，按照“”和文件形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，分类准确，合理组卷。

4、立卷要做到书面材料规范，排列顺序正确，目录、页码清楚，标量确切简明，保管期限划分准确，案卷装订整齐美观。

5、档案室对文书档案和其它门类档案的立卷工作进行督促检查与指导帮助。

五、档案统计制度：

1、建立、健全科学的档案统计工作，准确地反映本单位档案数量质量及其管理状况。

2、建立档案、资料、设备等实物统计工作和登记台帐，做到数字准确。

3、坚持做好档案资料统计的基础工作，做好平时原始数据登记工作，注意积累统计资料。

4、每年对全部档案资料进行全面检查，并做详细记录。

5、逐步实现统计工作完整性，统计分类标准化，统计基础工作规范化。

六、检查与考核

档案工作应列入各车间部门工作计划，每年进行一次安全检查，并列入有关人员的职责范围及工作标准进行考核。