办公室主任如何提高岗位胜任力

第一篇：办公室主任如何提高岗位胜任力

办公室主任如何提高岗位胜任力

作为办公室主任首先需要充分理解办公室主任工作的性质和作用才能逐步提高岗位胜任力。我认为办公室主任的作用主要体现在以下几个方面：

一、作为办公室主任，首先要认清自己工作角色，找准位置，前后有据，进退有序，把握角色需要审时度势，不缺位，不越位，工作要到位。该发言的时候必须讲话，不该发言的时候绝不讲话，最忌讳不分场合高谈阔论，指手划脚。

二、做好总经理参谋助手。作为办公室主任需要能正确理解公司的发展规划和发展方向，有全局意识，能理解总经理的工作思路，把握重点，能参善谋，同时还要能深入基层，通过不通的形式了解各个层级包括商品部和柜组的动态，及时发现问题，准确反馈，在辅助总经理决策过程中发挥积极作用。

三、要发挥组织中的润滑剂作用。能够上通下达，左右协调，促进前后勤之间、科室之间的有效合作。重点是处理好上下级之间的关系，加强沟通，消除矛盾，促进团队建设，推动八大科室和楼层紧紧围绕总经理的经营重心齐心协力开展工作。

四、推动企业文化建设工作。企业文化建设重点是两个方面：一个是内部的文化推进；一个是企业形象的塑造。内部的企业文化推进就是切实采取有效措施，推进企业文化宣贯，促进文化落地。比如用身边的案例，阐述企业文化理念，小故事，大道理，让企业文化理念不再是墙上的口号，能真正的指导我们的工作；开展丰富多彩的文化活动，通过文化活动让大家更好的理念文化理念，践行企业文化理念。你要倡导什么就必须激励什么，抓典型树榜样，倡导优秀理念，激励践行。形象就是荣誉，形象就是方向，我们围绕文明信誉工程的推进，逐步开展“优质服务标兵评比”、“岗位技能大练兵”、增强员工服务意识，提高商场服务水平，全方位建业购物广场的社会形象。

五、加强行政管理。保持政令畅通，督促和落实重点工作的开展，高效快捷处理相关事务，及时跟进、检查、督促相关工作的开展，为前后勤提供高质量的服务。

六、做好服务工作。服务是办公室主任的本质工作，服务领导、服务部门、服务前勤。服务水平体现着办公室主任的能力。

总之，办公室就主任就是要发挥承办、参谋、组织、协调、服务的五项职能，简而言之参与政务，管理事务，保障服务。就是要充分调动前后勤紧紧围绕总经理的工作目标和工作计划有效的开展工作。综上所述，办公室主任需要具备以下素质和工作能力：

一、大局意识

办公室主任需要对企业文化有深刻的理解和感悟，正确把握企业文化内涵。既要立足于办公室的职能职责，更要着眼于公司的整体发展。要能全盘考虑，围绕公司的中心工作，站在公司整体利益去筹划工作。不能只是考虑办公室的利益，计较部门得，失计较个人得失。提高思想高度，工作才更会有前瞻性和统一性，才能做到统筹兼顾。

二、责任心

办公室的工作是牵一发而动全身，其复杂性和重要性可想而知。而且在具体工作中还会有各种各样的矛盾和困难需要面对和解决。因此，办公室主任需要有高度的责任感。管理者就是要管理问题，这是管理者的价值和作用，职责所在，在所不辞。面对矛盾和困难，必须勇于担当，知难而上。俗话说：办公室是个潲水缸，什么都往里面装。必须有舍我其谁的担当。需要具备积极乐观，勇于奉献的责任心。

三、专业能力

建亭老总以前讲过，办公室主任需要“伏案能写、上台能讲、与人能处、遇事能办”。要想做到这些就需要具备相应的专业能力。具体而言就是丰富的知识面、深厚的文字功底、良好的口才、组织协调能力、高效的执行力、优秀的团队管理能力和良好的社交能力。掌握良好的协调能力实际上是形成良好的工作艺术的重要环节。特别是有效沟通和组织协调是工作能力的重要体现。办公室主任通常要协调各种事务，协调化解各种内外部矛盾，在处理过程中最重要的是有效沟通和协调，做到心中有数，游刃有余。因此，协调能力是出色的办公室主任所应具备的较高层次的能力，也是办公室主任能力水平的集中体现。

四、执行力

办公室主任不仅是决策的参与者，更是决策的执行者，抓好各项工作任务的落实是办公室主任履行职责的重点，也是办公室主任工作的价值和意义。办公室主任需要有强烈的时效观念，求真务实、雷厉风行的工作作风，在有限的时间里办好应办之事。从某种意义上说，办公室主任必须拿结果来说话。执行力就是把想法变为行动，把行动变为结果。所以办公室主任不但自身需要具备高强的执行力，更要把办公室打造高强执行力的团队。

五、具备创新能力。办公室主任要想发挥参谋作用，必须围绕中心工作，开拓思路，勇于创新。把工作能力转换为工作成效需要有高度的创新意识和创新能力。也就是积极谋划，敢为人先。就是要思维有新意，工作有创意。不但要把事情做对做好，更要把工作做出亮点、闪光点。不能抱残守缺，因循守旧，否则就会影响团队作用。

六、综合素质

办公室主任需要具备良好的心态（自信、积极、乐观、豁达）、人格魅力（亲和力、影响力）、文化素养（文化品味、审美情趣、知识渊博、思想观念、道德修养）、学习力和丰富的社会阅历。综合素质所体现的是办公室主任的综合能力，综合素质的背后更是彰显办公室主任所需要具备的影响力。

办公室主任经常被大家称为“大管家”，说明了办公室主任应该企业不可或缺人物，办公室主任的工作也更富有挑战性。俗话说：火车跑得快，全靠车头带。办公室能否最大限度的发挥很大程度取决于办公室主任能力的大小。办公室主任只有全面提高岗位胜任力，才能够更好的发挥办公室作用。

第二篇：办公室主任-岗位责任书

办公室副主任岗位责任书

一、严格按照“三大纪律十项注意”坚决执行，严格遵守《员工手册》中各项管理制度，否则依据制度中有关条款进行处罚。

二、在行政总裁与办公室主任的直接领导下，对办公室工作全面负责；以身作则，组织拟定本系统规章制度；根据公司总体发展目标和计划，制定本部门目标、计划，并贯彻实施。

三、协助行政总裁、办公室主任处理好办公室行政管理、车队管理、网络维护、办公用品购置、日常后勤等事务性工作，联系和协调公司内部的配合协作关系，协调办公室各岗位工作，检查督促部门人员劳动纪律。

四、固定资产的申请、采购、配置、维护等；

五、负责安排接待公司来宾，妥善处理周边邻里单位关系；安排及组织公司的重大会议，制定会议议程，整理会议决议；公司例会的检查监督。

六、负责档案室综合监督管理，各类文书资料的打字与复印管理，办公室卫生等辅助性等服务性日常工作。

七、公司工作要点和工作总结，总裁办公会纪要及催办工作。

八、做好公司领导临时交办的其他工作事宜。

本人签字：

日期：年月日

第三篇：办公室主任职务岗位

职务名称：办公室主任

直接上级：后勤副总

直接下属：办公室文员

本职工作：企业的办公秩序、人事、行政事务及ISO9001：2000质量管理体系的归口管理。

主要职能：

1、编制质量手册和程序文件，负责体系文件的归口管理工作；

2、对外来与质量体系有关文件进行登记、处理；

3、负责记录的编号、印制和有效版本的管理；

4、负责本部门职责范围内记录的填写、收集、保存和处理；

5、负责内审组织工作，编制内审报告，对内审不合格项纠正措施跟踪验证；

6、对管理评审中不合格开具纠正指令，并对纠正措施跟踪验证；

7、对内审和管理评审中发现的问题可能导致潜在不合格开具预防指令，并对预

防措施跟踪验证；

8、提出本部门员工培训要求，实施培训计划和培训有效性考核；

9、编制公司培训计划，保存员工培训考核和资格确认记录；

10、定期抽查各部门执行文件的情况，并将结果报告管理者代表。

11、据公司质量目标，制定相应的部门质量目标，并予以实施。兼管职能：

1、文件的拟、收、发、存；

2、召开会议，会议纪要；

3、掌印：开具一切企业对外证明，加盖公章；

4、法律事务：证照申办、地方关系等；

人事：人员编制与需求、招聘、试用、录用、考勤、辞退、辞职、档案资料管理、劳动合同管理、异动管理；

5、后勤：职工生活、卫生及文化体育运动；

6、保卫：公司及本部门的消防及安全；

领导责任：

1、对公司的办公秩序、行政事务及ISO9001：2000质量管理体系的归口管理负

责；

2、对公司印盖负责；

3、对后勤、保卫负责。

主要权力：

1、有权对部门人员的工作业绩进行考核评价；

2、有权提请上级对部门人员的工作进行调整和异动。

能力要求：

学历要求：大专以上学历（具有较强工作能力可适当放宽学历要求）； 资历要求：从事行政管理工作两年以上，具有基层管理经验三年以上；

基本工作能力：a.具有较好的组织、协调能力和较高的管理水平；b.熟悉部门的业务和工艺。

第四篇：办公室主任岗位公开承诺书

办公室主任服务承诺书

一、抓好本股室精神文明、党风廉政和行风建设，督促做好安全防范、综合治理、计划生育、文书档案等工作，确保各项工作达标。

二、抓好行政管理，强化考勤纪律，做好党务、工会工作，协助领导处理日常事务，确保有一个正规、有序的办公环境。

三、筹备各类行政、党务会议，组织各类学习、教育、宣传以及文体活动，确保各类会议正常开展，学习、宣传工作更加有效。

四、监督检查文书、档案管理及保密工作，确保正常公务活动的开展。

五、监督检查后勤保障，强化车辆安全管理，确保保障到位，车辆管理规范、不发生任何车辆安全责任事故。

六、督促做好卫生管理，确保环境优良、职工身心健康。

七、做好人力资源管理，做好职工培训。

八、做好内外、上下协调，维护单位良好形象。

九、做好领导交办的其它工作。

2013年6月21日

第五篇：总裁办公室主任岗位说明书

总裁办公室主任岗位说明书（管理者）岗位编号：

岗位名称主任所属部门总裁办直接主管

集团总裁直接下属对外事务专员、公共关系专员、投资发展部、汇仁报编辑部编写日期编写部门

总裁办工作目的：

为企业与外部环境信息交流建立顺畅通道，以获得企业发展良好的外部环境。工作职责全面负责本部门日常管理工作负责本部门管理制度的制定负责本部门作业流程的制定负责集团公司投资发展项目的组织落实负责集团公司、下属企业及派出机构的政府事务工作及其它重要外事活动的规划、组织、落实负责集团公司、下属企业及派出机构的企业形象宣传、公共关系活动的规划、组织、落实制定树立企业形象的宣传方案；处理好各种媒体关系，接待媒体采访；制定公共关系行为准则；负责政府领导、行业管理部门领导及重要客人的接待工作负责集团公司与各级行业管理部门保持良好关系与政府职能部门建立良好的关系（其中包括国家药监局、市药监局、国家科技部、省科技厅、国家计委、省计委、国家经贸委、市经贸委、海关等）；密切关注和研究与公司相关的政策法规，争取国家、省里优惠政策；监督检查集团公司下属企业、派出机构的政府事务工作在集团公司总裁授权范围内，负责突发事件的处理?

职位描述：

1.参与企业发展规划的拟定、经营计划的编制和企业重大决策事项的讨论；

2.根据领导意见，召集主持集团办公会议和其他有关会议，并检查决议的贯彻实施情况；

3.汇总企业综合性资料，草拟、审核企业总结、工作计划和其他综合性文稿；

4.协调、安排董事长工作日程，并根据工作日程，做好有关人员的预约、接待等事务；

5.负责企业与上级主管部门的联系工作及企业有关法律咨询和联系工作。

总裁办公室负责对公司各项事宜进行统筹安排和组织协调，是集团公司行政管理及组织监督的职能机构，其工作表现为协调性、突发性、繁杂性、组织性较强等特点，伴随着集团公司的不断发展，总裁办公室也在逐步完善职能结构，现下设有秘书室、总务处、保卫科、总机、接待室、车队几个主要部门。总裁办公室负责集团公司秘书工作，做好集团公司总裁办公会议的组织和记录，并根据上级领导机关的指示和决定起草集团公司的通知、决议、纪要等文件；负责搜集和掌握集团公司及下属单位的各方面情况和资料，做好组织上报工作；对有关科技、文书档案、公司保密做好管理工作；同时，督促检查集团公司下属单位对集团公司的指示和决策贯彻执行情况。总裁办公室负责日常行政事务和职工生活后勤服务工作，制定并落实集团公司的各项规章制度，保管公司印章和总裁的名章，使用集团公司介绍信、证明等工作，同时审核有关部门起草的用集团公司行政名

义印发的文件原稿。总裁办公室负责集团公司的来客接待、电话总机和车辆管理及保卫工作，负责集团公司及下属单位的新闻广告工作和总裁或分管领导交办的其他任务。