党政机关公文的内涵、作用、要求及撰写体会

第一篇：党政机关公文的内涵、作用、要求及撰写体会

第二，要表述准确严密。

搞好公文的表述是关系公文质量的一个重要方面。公文如果表述不好，即使内容再好，效果也会受到影响。必须做到四句话要求：即观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨。先说观点明确。是指公文主题要鲜明突出，同时提出的各种主张、意见、要求、政策、措施等等都要清楚明白，通俗地说，就是把话说清楚，让人一听就懂。正如叶圣陶先生说的：‚公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，句稳词妥，通体通顺，让大家不折不扣地了解你说的是什么‛。比如有这么一段公文：‚会议认为，由于机械故障而发生的这起空难事故，是一起重大责任事故。给人民的生命财产造成了重大损失。民航局局长×××同志有失职守，对这起空难事故负有领导责任。‛这段结论性公文用语讲究分寸，对人、事的定性准确。如‚重大责任事故‛是对事故的定性，用‚有失职守‛而不是‚玩忽职守‛，用‚负有领导责任‛，而不是‚直接责任‛，准确地指出了民航局长的错误性质。而下面一句公文在语句表达上就不够准确，使人产生岐义。‚厂领导经过慎重论证，采纳了一个工人的建议，使企业的发展出现了转机。‛这里的‚一个工人的建议‛，既可以理解为‚一个工人所提的建议‛，也可以理解为‚工人提出的一个建议‛，应将‚一个‛改为‚一位‛或‚一项‛，避免岐义。再讲条理清晰。公文中涉及事项多、内容较复杂时，要按照逻辑关系分成若干部分依次进行表述，不能头上一句脚上一句，意思前后交叉。如《中共中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》里：在论及国有企业组织结构不合理的问题时是这样论述的：‚改革开放以来，国有企业组织结构发生了积极变化，但目前仍不合理。主要是重复建设严重，企业大而全、小而全，没有形成专业化生产、社会化协作体系和规模经济，缺乏市场竞争力‛，接着就提出了对策：‚要区别不同情况，继续对国有企业实施战略性改组……‛一段措施性语言表述。从这么一段话，我们就可以看到，它指出国有企业结构不合理，接着讲怎样不合理，然后再讲如何消除不合理，遵循了‚提出问题—分析问题—解决问题‛这样一个递进性论述方式，就像剥桔子一样，皮剥开，然后一瓣一瓣地依次掰掉，显得逻辑严密，层次清晰，语言概括力很强。关于内容充实。公文不但要有明确的观点，而且要有丰富的材料和充分的论据，以增强说服力，使人不仅知其然，而且知其所以然。这就需要我们平时多学习，多思考，多留意，多积累各方面的知识，俗话说，‚巧妇难为无米之炊‛，没有掌握大量的真实材料，没有一定的知识积累，就是妙笔也不能生花，所以要深入了解情况，充分掌握大量的第一手材料，对掌握的材料，也不能‚拣到筐里都是菜‛，还要对材料进行科学的分析和综合研究，鉴别真伪，探明虚实，定夺主次。以沙里淘金的精神，根据选准选精材料，按照有无典型意义，有没有代表性的原则，能留则留，不能则去之，不要堆砌材料，搞成大拼盘。然后，要强化认识，透过表面现象看到事物的实质、本质；不仅了解事物的现状，还要了解事物的历史状况和发展趋势；不仅了解事物本身，还要认识它与其它事物的联系，在此基础上，提炼出新的观点，写出‚人人心中有、个人笔下无‛的东西，而不能写出人云亦云、老生常谈的东西，使公文既有丰富的内容，又有深刻的思想。关于结构严谨。公文结构的概念，是指文章的整体安排、组织构造、谋篇的布局的问题。古人指出公文结构‚若筑室之须基构、裁衣之待缝缉‛，也有人提出‚桔子理论‛，即看一篇文章的组织结构，就好比桔子瓣的排列，比喻的很贴切很有道理。公文结构严谨的标准是，公文开头、结尾和中间各层次、各部分安排有序，严密紧凑，全文构成一个有机整体。要达此标准，首先要做到整体安排合理。可以通过打腹稿运神或拟写详细提纲的办法，力求‚胸有成竹‛，才能一气呵成，也便于掌握好篇幅，使文章长短合适、详略得当。有的人相信‚草鞋没样、边打边像‛，写材料时想到哪写到哪，靠下意识动笔，结果是或下笔千言、离题万里，或支离破碎、杂乱无章，或虎头蛇尾、详略失衡。这些是没有做好合理的整体安排造成的。另外，要保证结构严谨，还要做到要素组合紧密。注意四点：一是前后的连续性。文章要一脉相承，前后贯通，如行云流水，既有要素的主体，又有要素之间的衔接、承转和呼应，不然就显得很‚秃‛。二是段落的单一性。一段最好讲一个问题，观点与材料相结合，一层层展开。集中讲透。这样就条理清晰，便于留下较深的印象。而不要一段到底讲许多问题，或这段讲了的那段又讲，就显得很‚散‛。三是布局的差异性。在诸多公文中，结构清楚简明是其基本要求，但在布局上也要因类而异，如上报材料、大型会议材料可以在结构上复杂一下，但必须清晰、严密、紧凑。不管是适用时间顺序法，还是空间位移法，（按区位介绍），或者逻辑关系法，逻辑关系法又为总分总式，即（首尾概括，中间分论），递进式（提出问题、分析问题、解决问题），并列式（无明显的首尾概括，主要是各要点的并列组合）。一般的汇报材料、发言材料，只要是口头的，就要力求简单，尽量避免大点套小点，大标题下有小标题，小标题下还有一二三，就会让人听不清你到底讲了几点意见和问题。汇报或发言的效果就不会好。四是整体安排的审美性。就是公文不仅要把事讲清楚，把话讲明白，在篇章结构安排上也要讲究美感，关键要做到层次清晰，内容分‚块‛要集中，‚块‛与‚块‛的摆布要合理、紧密，并且首尾呼应。每个部分大小标题的拟制，不能粗制滥造，不能概述统领不了本段落本章节所讲的内容，也不能生硬横加，要醒目，读起来让人提神，琅琅上口，正象胡乔木指出的：‚要能引人看，使人看得快，要能说服人、打动人。‛如果打个比喻，就像一棵生长旺盛的大树，其‚主干‛强劲，能够顶天立地；‚分枝‛清晰，排列得体；‚绿叶‛繁茂，富有立体感，使形式美与自然美相互映辉。总之，一篇公文在表述上如果做到了观点明确、条理清晰、内容充实、结构严谨，就会达到内在美与形式美的统一。《文心雕龙》里有这么一句话：‚镂彩扌离 文，声理有烂。年积愈远，音微如旦。‛他认为内容与形式俱佳的公文，才具有不朽的价值。一篇能贯彻执行党的路线、方针、政策，能代表人民的意志，维护人民的利益，能推动改革开放和现代化建设事业向前发展的公文，是具有内容美的公文；再配以格式规范美观，文字朴素无华，音律抑扬顿挫，语句疏密有致，那么它的直观形式与其所深蕴的社会内容就达到了和谐一致，公文的内在美和形式美就得到升华和凝聚。

第三，要具备扎实过硬的公文语言功底。这是写好公文最基本的条件，也叫基本功。就像盖房子起码要有建筑材料和建筑技术一样。要写好公文必须掌握丰富的词汇、正确的文法，这相当于为写作准备了数量充足、质地优良的‚建筑材料‛。同样的建筑材料，在能工巧匠手中就能建造出坚固精美的亭台楼阁；若遇到技能拙劣的泯瓦匠，房子没盖起来就可能成为摇摇欲坠的危房。要具备扎实过硬的公文语言功底，首先要了解公文语言的特点和风格。《中国共产党机关公文处理条例》要求公文语言做到‚开门见山，文字精练，用语准确‛，实际上强调简洁、精炼。为什么强调简洁精炼呢？因为公文是一种实用文体，在保证全面、准确表达思想感情的前提下，只有尽可能精炼，才能最大限度地提高工作效率；同时，公文中反映的社会生活、工作动态以及据此确定的政策、措施，都是客观存在的，只有按照其本来面目如实表述，才能准确反映，避免产生岐义或褒贬失当。还有，公文具有法定的效力和强制执行的约束力，它所表达的意图是需要有关组织、个人去遵循、执行、办理的，可以说没有商量的余地，语言简练，可以产生严肃、庄重的效果，增强其权威性。如汉高祖刘邦在夺取政权后发布的《入关告谕》，只用了99个字就全面、准确地说明了自己的政策，其中著名的约法三章‚杀人者死，伤人及盗抵罪‛，更是仅10个字，但已树立起新政权威严公正、取信于民的形象，可谓掷地有声，令人不敢不从。因此，作为从事公文写作的同志，要把握住公文语言简洁精练这个特征，力求起草的公文能要言不繁、惜字如金。其次，要注意语言的选材和修改。在动笔之前，一定要明确为什么要起草这篇公文，起草这篇公文为了解决什么问题，解决这一问题有什么要求等。只有明确了主旨，起草过程中才能正确地选择，凡是与主题无关的词汇、语句，即使再优美、精采，也要坚决舍弃。一些缺乏经验的同志写公文，往往找来很多参考材料，觉得哪句话都好，就不加取舍一概采用。结果文章写得很长还不着边际。当然，取舍也是很有讲究的，取舍过程中，对那些闪光的词句，能够为你的公文增色的词句，一定要随手记下来，行文时找到恰当的位臵用进去，就可以为文章增色。一般情况下，一篇好的文章好在什么地方？除了立意和篇章结构外，好就好在有几处让人赞赏的观点和词句，也就是我们常说的‚文眼‛，具备了这一点，你的文章就能给人留下好的印象。公文初稿拿出来之后，修改十分重要。我在实践中深深体会到，‚文章不厌百回改‛，改一次，就是一次进步，就是一次提高，就使文章向‚精品‛靠近了一步。有时候好文章不是写出来的，而是改出来的。就我们政研室来讲，每一篇公文，不管是大是小，从成稿到定稿，至少要修改5—6遍，就这样，文章中词不达意的问题，体现不了领导意图的问题，错字别字问题，标点符号错用的问题，还时有发生。我们一定要重视修改，不能怕修改，要做到慎之又慎，精雕细刻，反复修改，才有可能拿出让领导满意，让别人挑不出毛病的公文。再次，要充分体现领导者的个性。我们起草许多公文，一般都是领导同志授意的，所以公文特别是讲话和书面材料除了体现领导集体的意志，还要体现领导个人的风格，做到‚文如其人‛。领导同志由于阅历、经验、知识结构、性格的差异，决定了他们在语言表述上有不同的风格。比如毛泽东同志的语言富有文彩、幽默生动、气魄宏大，说服力、鼓动性强。邓小平同志的语言朴实无华，说理清晰明朗，既没有深奥的典故，也没有华丽的辞藻，口语化比较重，读来琅琅上口，听来句句实在；江泽民、胡锦涛同志的语言比较规范严谨，理论性强，富有哲理，体现了不同的语言风格，这些都值得我们在实际工作中学习借鉴。要以适应服务的领导同志个性要求为目标，多与领导同志交流沟通，不仅求得思想上、原则上的一致，还要努力求得感情、兴趣的相近，互相影响，相得益彰，形成让听众耳目一新的领导者语言风格。当然，在追求语言风格时，要注意尽量使用大众化语言，即‚群众喜闻乐见的语言‛，不用冷僻字，不刻意雕琢，不追求‚句句经典‛，更不能只罗列一堆正确的废话。最后，恰当地引文和运用修辞手法。孔子说‚言之无文，行尔不远‛，强调了语言文采的重要作用，而用典引故，注意修辞，正是言之有文的一个有效方法。在现代公文中，用典引故运用较少，但在某种特定情况下，只要用得自然、贴切，就会收到非常好的效果。如江泽民在首都各界庆祝香港回归祖国大会上的讲话中，引用了一句古诗‚海上升明月，天涯共此时‛，接着说：‚在今天这个美好的夜晚，澳门同胞、台湾同胞和海外侨胞也同我们一样，为香港回归这一民族盛感到欢欣鼓舞‛，由此转入有关澳门、台湾的话题，抒发实现祖国完成统一大业的殷切愿望。由一句极富意境和美感的诗句，引发人们对离别亲人的思念，对澳门、台湾同胞此时此刻心情的关切，营造了浓浓的骨肉亲情，听之令人动容动情，使讲话具有很强的感染力。这就是用典故的效果。与用典引文相比，修辞手法在公文中应用就比较广泛一些。公文中应经常运用排比、对仗、短句等句式型修辞手法。使用排比，可以使要说明的思想内容更加丰富，逻辑更加严密，层次更加清晰，气势更加恢宏；使用对仗可以使语言整洁优美、易于传颂，或从正反两方面说明，使说理更有力，更充分；使用短句可以较好地掌握公文语言的节奏和韵律，读来抑扬顿挫、铿锵有力，公文中的领导讲话、汇报或工作汇报，更要注意使用修辞方法，因为此类公文是以讲为主，是让人听的，而不是阅读，运用修辞方法必然能引起听众听下去的兴趣，而不是浑浑欲睡。例如十五大报告就是一篇恰当运用修辞手法的精典之作。报告第四部分‚社会主义初级阶段的基本路线和纲领‛中连续用了9个排比句，多角度、多层面地阐述社会主义初级阶段的特点，内涵非常丰富，主旨层层推进，气势磅礴，意象万千，成为社会主义初级阶段理论中的经典论述。对仗的手法在报告中也用的较多，如‚旗臶就是方向、旗臶就是形象‛，‚要奋斗就会有艰辛、艰辛孕育新的成功‛，‚抓住机遇而不可丧失机遇，开拓进取而不可因循守旧‛等，使人听之难忘。报告还有大量的短句，如‚承前启后，继往开来‛，‚自强不息、锐意进取、艰苦奋斗、勤俭建国‛，语言简洁有力，富于美感，虽然讲话篇幅很长，但生动悦耳，大家愿意听，乐于听，很受教益。第四，要精通业务，注重知识积累。

‚文以载道‛，各种文章都有其具体要表达的实质内容，我们要写出观点鲜明、思路清晰、结论准确、令人信服的好文章，要求写作者必须具有扎实的相关专业功底，专业知识掌握要多，理解要深。如果自身业务工作不扎实，对所涉及的具体业务工作知之甚少或一知半解，那么写作就成了无源之水、无本之木，即便写出点东西，也是以其昏昏使人昭昭；或只有语言技巧，无实质内容，写出的东西也不会得到领导的认可。工作中，我们常会看到一些文字工作人员，要文凭有文凭，要学识有学识，写出的材料从语法、逻辑、语言的运用等方面都没有差错，但材料的内容空洞，说不到点子，领导同志的基本思想体现不出来，结果总是过不了关，久而久之，不仅领导同志感到失望，自己也觉得很丧气，对公文写作产生厌恶情绪。之所以出现这样的结局，我给他总结了这么几条原因：一是轻。就是对公文写作思想上轻视，认为写材料无非是抄抄对对，东拼西凑，上面怎么写，下面就怎么写，不需要下什么功夫，是一件轻而易举的事；二是浮。思想飘浮，不重视业务学习，不注意搜集各方面的信息，平时不读书看报，不留心领导思想的火花，不掌握各级文件精神，业务时间多用在喝酒、侃大山上，材料来了，满足于应付差事，不求过得硬，只求过得去，在做精做细方面用心用力不够；三是懒。懒得动脑，懒得动腿，懒得动手，领导把材料安排下来，自己不知道从哪几个方面写，也不去动脑子想着怎么写，要么找个参考材料套一下，要么让分管领导给列个提纲，自己不能独立思考，独立成文。实际上作为文字工作者，你要掌握的上级政策，掌握的本地本单位工作情况，掌握的领导思想观点，不能只靠别人给你提供，你要做有心人，要积极主动地去翻阅，去留意，去搜集，去咨询，否则，你将会是一个政策上的瞎子，工作信息的聋子，上级文件的呆子，注定写不出象样的公文。所以，针对轻、浮、懒，必须反其道而行之一，做到重、沉、勤。重，就是看重自己所从事的工作，要认识到这决不是随随便便就可以干好的工作，非下一番苦功夫不可。要把这些工作当成一项事业来做，勤勤恳恳、兢兢业业，决不能敷衍应付，妄自菲薄。我们常说热爱是最好的老师，如果对自己所从事的工作就自轻自贱，工作干不好是理所当然的，单凭这样一种态度，你的人生也将会是灰暗的。沉，就是沉下心来，扑下身子搞好业务学习，平时写材料的时候，要多阅读专业书籍，特别是马列主义经典作家的书籍，《毛泽东选集》、《邓小平文选》最好经常读，熟悉里面精彩的章节，还要沉下心来学xxx省、市的各类文件、领导讲话，有些公文读起来可能不像读小说那样轻松，但还是耐心去读，去思考，时间长了就会有所收获。好的诗词、散文、杂文、以及科技、法律、市场经济方面的书籍也要涉猎，尽可能拓宽知识领域，更新知识结构。这样才能厚积而薄发，为写出言之有物、在行在理的文章打下坚实的基础。勤，就是要勤动脑想，勤动口问，勤动腿了解情况，不能整天把自己关在办公室，两耳不闻天下事，写材料时临急抱佛脚，手忙脚乱，出‚急就章‛。精通业务知识的另一方面，必须在起草公文时注意恰当使用文种和规范公文格式。在前面我们已经讲过，党的机关公文的种类主要有14种。不同文种的公文具有不同的功能和作用，并体现着发文机关同受文机关之间一定的关系。对具有指示功能、需上级机关向下级机关行文的，可以选用决议、决定、指示、批复等文种；对具有报告和请示功能、须下级向上级机关行文的，可选用报告、请示文种；对具有周知功能、须公开发布或在一定范围发布的事项，可选用公报、通报文种；对具有规范功能，须对特定范围的工作或事务制定具有约束力的行为规范，可采用条例、规定文种；通知文种既可用于周知性公文，也可用于指示性公文；函主要用于无隶履关系机关之间的公务联系等等。对上述14种文种的使用，在公文开始起草时，就应该明确使用什么文种。另外，还要注意掌握公文的格式，使撰写的公文达到规范要求，这就需要学好党政机关公文处理中关于公文格式的规定。第五，要有丰富多彩的想象力和创造力。

就象建好房子要经过装修才能更美观、更方便实用一样，具有丰富想象力和创新水平的作者写出的文章，才能妙笔生花，别开生面，文采四射，达到高的境界。我们党和国家历来重视文风改革，提倡讲话或写文章删节繁就简，开门见山，给人以新意和启发，最忌陈言套话。毛泽东同志在《反对党八股》一文中，把‚语言无味、像个瘪三‛作为党八股的罪状之一加以声讨，指出‚颠来倒去，总是那几个名词，一套‘学生腔’，没有一点生动活泼的语言，这岂不是语言无味，面目可憎，像个瘪三么？‛为什么像个瘪三？说到底就是写作者在写文章时缺乏丰富的想像力和创造力。那么丰富多彩的想像力和创造力从哪里来？首先要有文不惊人誓不休的态度。以讲别人讲过的话、讲陈言套话为耻。清朝著名学者郭嵩焘曾说，为文‚务出己意，耻蹈袭前人‛，他将照搬别人说过多少遍的‚陈言‛，引以为耻辱，我们写作公文也应如此。其次，要敢于创新。对于撰写的每一篇公文，都要打破旧的思维方法，力求语言出新，内容出新，形式出新。我们常说艺无止境，实际上‚写‛也无止境，再成功的公文也有它的不足之处，也可以再加工再完善，关键看你能不能用创新的精神去对待。为什么从事文字工作的同志工作一段时期，就感到材料越写越不好写，越写越难出精品，别人也认为你的材料就那几个词、几个套路，没有了新意，说到底还是缺乏创新精神，写作时产生了自满的情绪，不能适应新形势的发展而弃旧图新，不能做到想常人之不曾想，思常人之未所思，以致于使自己的思维凝滞，思路打不开，使材料写作陷入山穷水尽的地步。而如果经常开动脑筋，善于琢磨，勇于创造，严格自我要求，不停地磨练提高自己的写作技能，不断地向知识海洋吸取相关的专业知识，那就能充分挖掘发挥出想象力和创造力，你的公文创作源泉就会不断喷涌，就会常写常新。

第六，要保持良好的心态。

一个人从事公文写作，可以坚持写个一年二年，写出十篇八篇东西。但如果让你写出成百上千篇，写个五年、八年，恐怕有人就不一定吃得消，这种工作的强度和难度也会超过人的极限。在这种情况下，文字工作者要继续把工作做好做出色，靠的不再是能力和水平，更多的是良好的韧劲和耐力，这就是‚功夫在诗外‛。文字工作之苦，圈内人个个感受很深，一旦你进入这个圈子，你就会逐渐觉得‚三多三少‛，即加班加点多，熬更守夜多，失眠头痛多；家务事情少，抛头露面少，欢歌笑语少，有人甚至把从事办公室工作特别是文字工作的同志称为‚工作上的忙人，经济上的穷人，家庭里的罪人。‛面对这么一种情况，可以有两种选择，一种是退缩，一种是前进，退缩的就不管他，前进的，须要保持三种心态：一是对工作要有争强好胜之心。工作要干就干好，要争就争一流，要在繁杂艰巨的工作中体现个人的价值，当我们完成的一篇文稿，提出的一套方案、交上的一份调查报告得到领导肯定，转化为本地本单位工作的行动，你就会感到很欣慰，感到了自己的价值。二是对名利要淡泊宁静之心。文字工作是一项‚无名的事业‛，它不显荣于人前，却辛苦于人后，从事文字工作的劳动成果往往是以领导的名义或以机关单位的名义显现的，这就需要我们要摆正心态，切不可忘乎所以。产生失落感和吃苦感，如果这样，你的工作成绩就会是有限的，你的人生价值也难以有效地实现。三是对个人的付出要有甘愿吃亏之心。从事公文写作，本身就是一项奉献的事业，个人的付出及牺牲比较大，我们不能因此而心理失衡，认为与单位其他同志相比，自己吃亏很大，结果越比越痛苦，越比越丧气，越比越失落，于人于己于工作都不利。我认为，既然选择了这项工作，就要热爱这项工作，干好这项工作，就要不断地追求成功，做事业的佼佼者，要在思想上不浮，作风上不躁，生活上不贪，为人上不骄，以事业为重，以奉献为荣，以辛苦为乐，于无声处创造自己的价值，构造完美的人生。这样，当你离开这个岗位时，你就会为你这段时间没有碌碌无为、虚度年华而无憾，就会为自己沉甸甸的公文手稿和不平凡的写作经历而骄傲，你就会自豪地对别人说：嘿，这段时间真充实真难忘啊！能有这样的感慨，难道不是人生的一大享受吗？

第二篇：最新党政机关公文格式要求说明

最新党政机关公文格式要求说明（杜素娟课堂Word文档）2014-6-1 18:02 阅读(4)转载自浅忆 梦微凉

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一、版头部分（文头部分）

（一）指定性项目：

1、发文机关 1）表达方式：

发文机关全称或规范化简称+文件

或： 发文机关全称或规范化简称 2）位置：居中排布

3）字体与颜色要求：推荐使用小标宋体字，颜色为红色。

2、发文字号 1）表达方式：

发文机关代字+[]+顺序号

如：华政〔2013〕1号

或： 发文机关代字＋部门代字+[]+顺序号

如：华政基〔2013〕1号

（其中，年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。）2）位置：编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。

（二）选择性项目

1、份号

1)表达方式:6位阿拉伯数字.如：000023 2)位置：顶格编排在左上角第一行。

2、密级和保密期限

1）表达方式：密级+星号+年限（无年限按20年对待）密级分三类：绝密，机密和秘密。

（保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。）2）位置：顶格编排在版心左上角第二行。

3、紧急程度 1）表达方式：“特急”、“加急”

2）位置：顶格编排在版心左上角第三行。

4、签发人（在上行文中必须出现）1）表达方式：“签发人”三字 +冒号+签发人姓名。如：

签发人：张三

2）位置：与发文字号同行，居右空一字。

5、分隔线

二、主体部分（正文部分）

（一）指定性项目

1、标题

1）表达方式：发文机关+“关于------------的”+文种（标题中只能出现两种书名号的替换使用。）

2）标题如果有二行以上，排列形状应使用梯形或菱形。3）同一个词，词组，人名，地名不得拆开分列异行。

2、主送机关：

1）表达方式：主送机关名称+冒号

2）书写规则：顶格书写，若有二个以上，按级别从大到小用顿号依次排列。

3）如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，可在此处省略主送机关，移至版记处表达。

4）在上行文中，只能出现一个主送机关，不能多头主送，也不能越级请示。更不能省略。

3、正文

1）写作内容：视不同文种而定。

2）位置：编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。3）文中结构层次序数依次可以用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”

4、落款

1）表达方式：发文机关署名+成文日期+（印章）

2）成文日期需使用阿拉伯数字，标全年月日。月、日不编虚位（即1不编为01）。如：

2013年5月28日

3）有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。如果加盖，印章要“骑年跨月，上不压正文”。

（二）选择性项目 1，附件说明

正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后 标冒号和附件名称。如：附件： XXXXX 如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号 附件名称后不加标点符号。如：1，XXXXX 2，XXXXX（附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。）2，附注

1，用途:用以说明公文中需解释的名词术语或其他事项。

2，位置：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

三、版记部分（文尾部分）（全部都是选择性项目）

（一）版记中的分隔线

首行粗线，位于第一个因素之上。末行粗线，与版心下边缘重合。中间分隔线用细线。

（二）抄送机关

1，表达方式：顶格书写“抄送”二字后加冒号和抄送机关名称。回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

2、位置：在首行粗线之下与印发机关之上，左右各空一字编排。

3、如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。4，既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（三）印发机关和印发日期

1，二者并列同行，编排在末条分隔线之上。印发机关左空一字，印发日期右空一字。

2、印发日期用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。如：2013年5月28日印发

四、特别提醒：函的格式

函的发文字号位置：不在文头中，而在标题的右下方。其他均一样。

第三篇：2012党政机关公文格式及排版要求(修正版)

2012党政机关公文格式排版解读（修正版）

（红色部分是根据最新《党政机关公文格式》修正）从2012年7月1日起，执行《党政机关公文处理工作条例》（中办发„2012‟14号），现行的1996年5月3日中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例》和 2000年8月24日国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》停止执行。

一、党政机关公文的构成要素及排版形式

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

（一）公文的构成要素

公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（二）公文的排版形式

排版形式指公文各组成要素在文件版面上的标印格式。1．公文用纸幅面尺寸：

采用国际标准A4型纸，210mm×297mm。

公文页边与版心尺寸为：公文用纸天头37mm，公文用纸订口28mm，版心尺寸156 mm×225mm（不含页码）。

－ 1 － 发文机关标志上边缘至版心上边缘为35mm，上下行文格式一致。

2．字体字号

发文机关标识使用2号小标宋体字，红色标识；份号用6位3号阿拉伯数字，密级和保密期限、紧急程度用3号黑体字；发文字号、“签发人”、主送机关、正文、附注用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字；标题用2号小标宋体字，正文一般每面排22行，每行排28字，正文中有小标题，结构层次依次为“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”，第一层用3号黑体字，第二层用3号楷体字，第三层、第四层用3号仿宋体字；如有附件，附件应当另面编排，并在版记之前，“附件”二字及顺序号用3号黑体字，附件内容格式同正文。

3．页码

用４号半角宋体阿拉伯数字，臵于版心下边缘之下，数字左右各放一条４号一字线，一字线距版心下边缘７mm。单页码居右空１字，双页码居左空１字。版记页前有空白页的，空白页与版 记页均不标页码。表格横排时，页码位臵与其他页码保持一致。

4．信函式公文

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用红色小标宋体字；发文机关全称下４mm 处为一条红色双线（上粗下细），距下页边20mm 处为一条红色双线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。版记不加印 － 2 －

发机关和印发日期。

（三）公文各要素及排版形式

公文的各要素分为眉首、主体、版记三部分。1．眉首

臵于公文首页红色反线以上的各要素统称公文眉首。眉首包括：公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人。

（1）份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印刷若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。臵于版心左上角第一行，用阿拉伯数字。

（2）密级和保密期限：密级分为 “绝密”“机密”“秘密”；保密期限是对公文秘密等级时效规定的说明。臵于版心左上角第二行，保密期限用阿拉伯数字。

（3）紧急程度：是对公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，标注“特急”、“加急”；紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。臵于版心左上角。公文同时标识份号、密级和保密期限、紧急程度，则按份号、密级和保密期限、紧急程度顺序自上而下排列。

（4）发文机关标识：发文机关标识表明公文的作者，他是发文机关制作公文时使用的、规范板式的文件版头，通常称“文头”。由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成，居中红色套印在文件首页上端。联合行文时，发文机关标志可以并用联

－ 3 － 合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称，“文件”二字臵于发文机关名称右侧，上下居中排布。

（5）发文字号：发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。臵于发文机关标识下空两行，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“„ ‟”括入；序号不编虚位（即１不编为001），不加“第”字。联合行文使用主办机关的发文字号。

发文字号之下４mm 处印一条与版心等宽的红色反线。（6）签发人：签发人是在上报的公文中批准签发的领导人姓名。只用于上行文。平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空１字，签发人姓名居右空１字；“签发人”三字用３号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用３号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第１ 行，其他签发人姓名从第２ 行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为４mm。

2．公文主体部分

臵于公文首页红色反线（不含）以下至抄送机关（不含）之间的各要素统称主体。包括：标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件。

（1）公文标题：即对公文主要内容准确、简要的概括。由发文机关名称、事由和文种组成。位于红色反线下空两行，用２ － 4 －

号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词义完整，排列对称，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

（2）主送机关：是指要求公文予以办理或答复的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。标识在标题下空一行，左侧顶格３号仿宋体字标识，回行时仍顶格。最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关过多导致首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，格式与抄送一致，并将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（3）公文正文：公文正文表述公文的具体内容。在主送机关下一行，每自然段左空２字，回行顶格，数字、年份不回行。正文以3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。如有小标题，第一层用3号黑体，第二层用3号楷体，第三、四层用3号仿宋体字。

（4）附件说明：公文如有附件，在正文下空一行左空２字用３号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称.如有多个附件，附件顺序号用阿拉伯数字（如“附件：１.×××××”）；附件名称后不加标点符号。

（5）发文机关署名（从2012年7月1日起）：署发文机关全称或者规范化简称，单一机关行文时，以成文日期为准居中排列，联合行文时，最后一个发言机关以成文日期为准居中排列。

（6）成文日期：指公文生效的时间。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时署最后签发机关负责人签发

－ 5 － 的日期。标识在正文之下右空4字。用阿拉伯数字将年、月、日标全。

（7）印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位臵，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章不得超过版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文（或附件说明）下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

签名章一般用红色。

（8）附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应 － 6 －

与公文正文一起装订，并在附件左上角第１行用3号黑体字顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第１行用3号黑体字顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

（9）附注：如有附注，用３号仿宋体字，居左空２字加圆括号标识在成文日期下一行。

3．公文版记部分

臵于抄送机关以下的各要素统称为版记。包括：抄送机关、印发机关和印发日期。

（1）抄送机关：指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，左空１字用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。

如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关臵于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

（3）印发机关和印发时间：印发机关是印制公文主管部门，印发时间是公文的付印时间。位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占１行位臵；用4号仿宋体字。印发机关左空１字，印发时间右空１字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

－ 7 －（4）版记中的反线。版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。精线推荐高度0.35mm, 细线推荐高度0.25mm。末条分隔线与版心下连缘重合。

二、新旧公文处理区别

1．党政机关公文处理工作条例是全新的首次统一党政机关公文处理规范标准。

2．在“文种”方面，在《国家行政机关公文处理办法》的13个文种基础上，增加了党委的“决议”和“公报”两个文种，共15个文种。

3．在“格式”方面，取消了主题词；行政公文也要署发文机关名称。

4．在公文拟制方面，要求“重要公文”由主要负责人签发。5．在行文规则方面，增加“不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文”。上行文除发文字号标注位臵和需标注签发人外，其他格式与平行文、下行文一致。

6．在公文管理方面，增加发文立户的规定。

－ 8 －

第四篇：党政机关公文格式

党政机关公文格式模板制作技巧

（制作人：蒋永章，2015 年6月）

从 2015年 6月 1 日起施行新的 《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14 号）和《党政机关公文格式》国家 标准（GB/T9704-2012），对党政机关公文处理和制作格式作 了详细规定。本文在 WORD 和 hp1020 激光打印机环境下，从 公文红头格式模版制作，以及横向表格页面页码编排等方面，对党政机关新公文格式标准的制作进行详细讲解，以方便大 家更好地掌握和实践应用。

具体说明如下： 1．页面边距设置方法

按照版心距纸张上边缘 37 ㎜、版心尺寸 156 ㎜×225 ㎜ 和每页 22 行每行 28 字的要求，打印测试得出 WORD 页面边距 值为：上 3.4 ㎝，下 3.0 ㎝，左 2.8 ㎝,右 2.6 ㎝，行距 29.5 磅约占 10 ㎜。此时，不论在哪行编写文号，公文页面最末行 始终会正好撑满版心末端。若要将正文按每行 26 字编排，则 可对正文文字（三号仿宋字体）按字符间距加宽 0.5磅进行设置。

2．红色分隔线制作方法

按照红色分隔线位于文号下空 4 ㎜位置要求，在选中文 号所在行后点击 WORD“格式”菜单下的“边框和底纹”功能，在“边框”界面中选中 3 磅红色实线，在“选项”中设置距 正文下 8 磅后，“预览”中添加文号段落的下边框。若将文号编排在第 8、9 行位置，则红色分隔线将会在距纸张上边缘第 12、13 ㎝的位置上。

3．发文机关标识大小与位置

按照发文机关标识高不超过 22 ㎜要求，应设置其方正小 标宋字体字号在 55～60 磅之间，字号 60 磅时打印出的字高 为 2 ㎝。按照发文机关标识前有份号、秘密等级和保密期限、紧急程度三个要素行的要求，将页面第 4 行设置成发文机关 标识。发文机关标识的前 3 行行距都为 29.5 磅时，发文机关 标识应设置行距为 88 磅，才能使其上边缘离纸张上边缘 72 ㎜（即 37 ㎜+35 ㎜）。

4．红色分隔线位置

按照发文机关标识下空两行后再文号，以及文号下空 4 ㎜再红色分隔线的要求，若文号行及其上的两空行按标准行 29.5 磅编排，则打印出的红色分隔线位置会在距纸张上边缘 13 ㎝，发文机关标识与文号之间的距离为 29 ㎜（约超出近1 个标准行位置）。此时，可以采用删除其中一个空行的方法来 实现，删除后红色分隔线位置在距纸张上边缘 12 ㎝。

5．联合向上行文签发人编排

按照上面删除一个空行的方法制作，文号与发文机关标 识间仅空一行。若要编排 4 个以上签发人，按每行 2 个签发 人需要 3 行以上排布时，可以使用增行减距的方法编排发文 机关标识的前 4 行和后 3 行（含文号行）的行距设置为 21 磅来6．页码编排方法 在页脚外侧位置插入不带（短）横线的页码后，双击页 脚进入页脚编辑状态，对准页码单击出现编辑框时进行如下 设置：（1）在页码两侧使用特殊符号添加一字线和半角空格，并设置 4 号宋体格式；（2）将标尺上页码框对应的首行缩进 游标移至左端且将其宽度拉开至 8 刻度位置，居中排布，即 可实现奇数页左空一字偶数页右空一字要求；（3）建议设置 页面页脚为 2.5 cm，实现页码一字横线距一字线上距版心下 边缘 7mm，此方法可以回避图文框方法位置不固定问题。

7．版记横线制作方法

与红色分隔线制作方法相同，细线设置 0.75 磅打印时 0.25 ㎜（1 磅=0.3527mm），粗线建议设置 1.5 磅打印时 0.5 ㎜（相比国标的 0.35 ㎜更有区分度）。这样，在按所提供的 页面边距设置值制作时，不会出现添加版记横线跳页情况。

8．空白页页码不标注方法

根据国家标准 GB/T9704-2012规定，公文的版记页前有空白 页的，空白页和版记页均不编排页码。制作时，可在不需要页码 的页面中插入“下一页”分节符，点击取消“页眉和页脚”工具 条中的“链接到前一个”按键，再删除页脚中的页码即可。

9．行距及位置计算

标题行距＝（1+7/8）×二号字高 22 磅＝40 磅；正文行 距＝（1+7/8）×三号字高 16 磅＝30 磅。红色分隔线位置＝ 版心天头+标识上距版心+标识高度+空两行高+字号高＝（37+35+21+20+10+4）㎜＝127 ㎜（Word 状态栏显示有“位 置：XX 厘米”字样）；函武文线位置＝标识上距页边+标识高 +间距＝（30+21+4）㎜＝55 ㎜。

10．横向表格纵向页码方法

首先，在需要编排成横向页面位置，插入“下一页”分节符，通过页面设置将页面方向调整成横向，此时页面边距上为 2.8 ㎝、下为 2.6㎝、左为 3.0㎝、右为 3.4 ㎝。其次，进入“页眉 和页脚”的编辑状态，点击“页眉和页脚”工具条中的“链接到 前一个” 按键取消对页眉和页脚的链接，而后删除页脚中的页码。第三，在横向页面正文（或表格）界面状态下，插入“纵向外侧” 位置“左侧”对齐的页码，进入页脚编辑状态后，设置好页码左 右一字横线及字号，并调整页码文字方向为竖向及居中对齐。第 四，在页脚编辑状态下选中页码编辑框，右击后进入“设置图文 框格式”，设置尺寸大小为“固定值”宽度 0.7 ㎝、高度 3 ㎝，水平对齐相对于“页面”的“左侧”距正文 0.2 ㎝位置，垂直对 齐相对于“页边距”的“外侧”距正文 0 ㎝位置。

以上编排方法，公文红色分隔线编印在纸张上边缘 12 ㎝位置，既实现编排第 8 行文号印在纸质红色分隔线上空 4 ㎜位置，也可实现电子版红头文件（含红色分隔线）与纸质 相同效果编排，正文页面每页 22 行每行 28 个汉字。

附件：党政公文格式 模板本页观察：

1、纸张和表格内容实行横向编排；

2、偶数页码实行纵向编排，且在纸张左下角位置；

3、页码与表格交叉时，不会相互影响、挤压

000001 格式一 机密★1 年 特急

某某省人民政府办公厅文件 文号〔2012〕第 8 行位置 1413 某某省人民政府办公厅

关于印发某某省人民政府公文格式细则的通知 109 8 7 6 5 4 3 2 1

附件：1．××××××××××××

2．××××××××××××××××××××× ×××（换行时与上行文字对齐）×××

××省人民政府办公厅 201×年××月××日（联系人：×××，电话：0598－×××××××）

第五篇：党政机关公文格式

党政机关公文格式

一、版头部分（公文首页红色分隔线以上的部分）

包括：份号、密急和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。

1.公文的份号、密级、紧急程度的标注：应按顺序上下排列注于公文首页(版头面)左上角。份号，由表示顺序号的英文缩写字母“No”和6位3号阿拉伯数字组成，顶格标注于版心左上角第一行，如“No000015”；密级和保密期限，顶格标注于份号下方，一般用3号黑体字，如“绝密★30年”；紧急程度，标注于密级下方，用3号黑体字，密级和紧急程度的字与字之间均空1个字。

2.发文机关标志：由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部，上边缘至版心上边缘35mm,使用小标宋体字。联合行文公文版头和文号的标注：一是公文版头一般使用主办机关名称，也可并用联署机关名称；二是联合行文使用联署机关较多时，公文版头可采用调整字体字号形式，限于在公文首页排印，不得另页排印；三是版头使用联署机关名称，组成版头的“文件”二字置于联署机关名称后中间位置；四是联合行文时,发文字号只使用主办机关的发文字号。

3.发文字号：由发文机关代字、发文年份和发文顺序号组成。在发文机关标志下空2行（约20 mm）处编辑，文字采用3号仿宋GB2312，发文年份用中文六角括号“﹝﹞”，发文字号的发文代字字与字之间不空格，普发性公文发文字号标注于版头下方、横线之上居中位置；标注“签发人”的公文，发文字号居左空1个字标注于横线之上位置。

4.签发人：报告、请示件等上报公文应在发文字号右侧标注签发人，（居右空一字编排），“签发人”三字用3号仿宋GB2312，后面加冒号，签发人后标注姓名，文字采用3号楷体字，联合上报的公文，应同时标注各联署机关的签发人。

二、主体部分

标题：由发文机关名称、事由和文种组成。2号小标宋体，位于红色分隔线下空二行位置，约20 mm，标题长度一般不超过50个字，多行标题排列为梯形或菱形，不采用长方形或沙漏形。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

主送机关：标题下一行顶格，3号仿宋GB2312。主送机关名称用全称或规范化简称，或同类型机关统称。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后用全角冒号。

正文： X X X X X X X X X X(3号仿宋GB2312)；每个自然段左空二字，回行顶格。公文首页必须显示正文，转发、印发文 件类的通知部分，用3号楷体GB2312（含主送机关名称）。

正文中的层次序数：一般依次用汉字“

一、”，汉字加圆括号“

（一）”，阿拉伯数字“1.”，阿拉伯数字加圆括号“（1）”，不得逆向使用。

第一层

一、X X X(黑体)，作为小标题时句尾无标点。

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)第二层

（一）X X X(楷体)，作为小标题时句尾标点可有可无。

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)

第三层

1.X X X仿宋，无论是否作为小标题，要有标点。X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)第四层

(1)X X X仿宋，必须有标点。

X X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)附件：(正文下一行前空两字写“附件：”字体字号用3号仿宋GB2312，后接排附件名称，名称后不加标点符号。)3 如果多个附件，序号用阿拉伯数字，每行位置对齐，名称后不加标点符号，附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。如：

“附件：1.X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

2.X X X”

发文机关署名：(附件下两行居成文日期中)，应用全称或规范化简称，字体字号用3号仿宋GB2312，单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。两个或两个以上联合机关发文，发文机关上下并排，等距撑开，长度相同。

成文日期：右空四字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

(联系人：„„;联系电话：„„)(如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。)印章：单一机关行文时，印章端正，居中下圧成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文一行之内，不得出现空白印章；联合行文时，应将各发文机 4 关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置，并使印章加盖其上，最后一个印章端正，居中下圧发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐，互不相交，相切，每排印章两端不得超出版心，每排最多放三个印章。

附注：如果公文有附注，居左空2字加圆括号编排在成文日期下一行。一般是对公文的发放范围，使用时需注意的事项加以说明，请示件应当在附注的位置上标注联系人和联系方式。

附件内容：应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。

三、文尾部分

包括版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等内容的规定。

1.抄送机关：指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和无隶属关系的机关。居左排，前空一字，在印制版记上方，字体字号用4号仿宋GB2312，用一条宽同版心的正线与印制版记相隔，“抄送”后标冒号，公文标注抄送机关，各抄送机关间用顿号或逗号隔开，最后一个抄送机关后标句号。

2.印制版记：应置于公文最后双页码下方，标明印发机关名称、印发日期。印发机关名称和印发日期单列一行位于同一行的两端；印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字，字体字号用4号仿宋GB2312，此行之间用一条宽同版心的反线相隔。

3.页码：数字用4号半角宋体阿拉位数字，置于版心下边缘之下1行，数码左、右各一条4号一字线，一字线距版心下边缘7 mm。单页码居右空1个字，双页码居左空1个字。空白页和空白页以后的页不标注页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

4.分隔线：与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线，中间的分隔线用细线。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

四、公文版面及装订要求

1.开本：国际标准A4型，成品尺寸为297mm×210mm允许误差为±2mm，特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定。

2.版心：版心尺寸为225mm×156mm（不含页码），每页22行，每行28字，行间距用固定值28.8磅，版面上空约37 mm，下空约33 mm，公文用纸订口（左白边）为28 mm，右空约26 mm，为方便印制，每页行数可视情增加或减少1至2行，增减行数时适当调整行距，保持版心高度不变。

3.装订：左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。

公文种类

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令属下行文，一般无主送、抄送。

（三）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，一般无主送、抄送。

（七）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。

（八）议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（九）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告属上行文。

（十）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般 分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。

（十一）批复。适用于答复下级机关请示事项。批复属下行文。

（十二）通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位告知某些事项时（如告知办公地点变更等），也可作平行文使用。

（十三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

（十四）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函和答复函、请求批准函和答复审批函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关之间不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

（十五）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

函的写作格式

一、函概念：

函，即信；公函即公务信件。它是上下级和平行机关或不相隶属机关之间在商洽和联系工作、询问和答复问题时所使用的文体。

二、函类型：

按性质、内容可分为商洽函、问答函、审批函、告知函、催办函等。

三、函用法：

1.下级机关向上级机关询问一般事宜，或上级机关答复或催办下级机关有关事宜。

2.平行机关或不相隶属机关之间商洽有关事宜。

3.用函来通知一般事项。如通知开一般性的会议、要求下级机关报送某项材料或统计某些数字等时，也常用公函。

4.向上级机关请示较小事宜也常用函。

四、函格式

公函由首部、正文和尾部三部分组成。

（一）首部

主要包括标题、主送机关两个项目内容。

1.标题。XXX关于XXX的函(2号小标宋体)公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

2.主送机关。(标题下一行顶格，3号仿宋)

即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

（二）正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)，其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

1.开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

2.主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

3.结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管 部门批准等。

4.结语。通常应根据函询、函告、函或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询()”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X(三)尾部

一般包括署名和成文时间两项内容。

1.署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

2.单位名称(附件下两行居成文日期中)。3.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)。

通知格式

通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。结构如下：

一、标题

制发机关+事由+通知。“关于XXX的通知”(2号小标宋体)

二、主送机关

(标题下一行顶格，3号仿宋，名称后加冒号。)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。

㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

㈢结尾(三种写法)

1.意尽言止，不单写结束语。

2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3.再次明确主题的段落描写。

4.附件：（1）X X X(正文下一行右空两字)

（2）X X X

四、落款

1.单位名称(附件下两行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)

请示的写作格式

请示含义：请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。结构如下：

一、标题

制发机关名称+事由+请示。关于XXX的请示(2号小标宋体)

二、主送机关

(标题下一行顶格，3号仿宋)

三、正文

X X X X X X X X X X(正文3号仿宋体字)

（一）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。

（二）请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

（三）结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

注意事项：一文一事;一个主送机关;逐级请示。

（四）附件：1.X X X(正文下一行右空两字)

2.X X X

四、落款

1.单位名称(附件下两行居成文日期中)

2.成文日期(右空四字用阿拉伯数字)