公文写作基础

第一篇：公文写作基础

各类文件的基本写法

一、公文文种的种类

按照国务院印发的《国家机关公文处理办法》（以下简称《办法》），行政机关的公文种类有13种：

命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文写作基础。

如果按行文的不同方向来划分，公文可分为上行文、平行文和下行文。以上13种公文中，请示和报告、议案是上行文，函是平行文，意见是通用文，其他的8种都是下行文。

二、简单了解一下不常用的3种文种

（一）命令（令）：

依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。一般为国家权力机关、国家行政机关使用。

（二）公告：

适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。通常由权力机关、监督机关使用。

（三）议案：

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。属于提请审议的上行文。

三、常用的10种文种的使用及基本写法

（一）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员等。

通知是适用范围较广、使用频率较高的下行文。

从常用的通知看，可分为：

1.批转通知：

用以批转下级机关公文。就是对被转发的公文作出同意或原则同意并要求有关单位遵照执行或参照执行的。批转性公文只是在上级机关转发下级机关公文时才能使用，如《市政府批转市交通局关于进一步加强路政管理的意见的通知》、《市局批转市公路处102国产暑期保畅工作方案的通知》。

2.转发通知：

用以转发上级机关和不相隶属机关的公文。转发机关不受等级，只要符合有关规定都可以使用转发通知。转发通知的特点就是“转”字，转发时可以要求下级执行或参考，还可以结合本单位的实际情况作具体要求或补充规定。注：正文须标注“被转发机关＋标题＋文号”。

《市处关于转发省公路局资金管理办法的通知》

3.传达通知：

用以传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，述职报告《公文写作基础》。主要有：

（1）印发规章制度

（2）要求下级周知或办理，如启用印章通知，调整、撤销机构的通知，依据上级精神对下级提出要求的通知等。

（3）会议通知：经常使用的，《召开××大会的通知》。

4.任免通知：

任命和免去干部职务的通知。

写法：

依据……，经研究，任命任免职任职免职……。

注意：

1.勿给不相隶属的机关发通知。如与其有关联应用“函”或在发通知中“抄送”。

2.勿将向公众告知的事项发通知。应用“通告”。

（二）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况、提出意见或建议，答复上级询问。

报告有的是主动向上级报的，有的是上级要求报的。为了方便上级领导阅读、办理，报告内容要尽量做到简明扼要，不必给上级讲什么大道理，篇幅不宜过长。此外，报告是向上级汇报工作，或答复询问的文件，上级可以只看不答复。因此，报告不要加杂请求上级答复的事项，如果有就用“请示”这个文种，否则可能会耽误工作。本来是挺急的请示，写成报告，领导看了没下文了，就有可能误事。

各种会议的工作报告，包括领导的述职报告，这些都不属于正式公文的报告。正式公文的报告常用的主要有三类。

1.汇报工作报告。

就本单位主管业务范围内的事项，提出建议、措施或新的规定，并报请上级机关转发各有关单位共同遵守执行时使用。这类报告一经上级批转就具有权威性，各有关单位必须照此执行。比如，给《市处关于……总结报告》《市处关于……的专题报告》。

写法：

正文内容一般包括：基本情况、主要成绩、经验教训、存在问题、今后设想等几部分。

2.反映情况报告。

下级机关向上级机关汇报某种情况、某一问题、某项活动，或工作中某些方面状况时使用。比如处里按市局要求开展了一个专项活动，可以给上级正式行文写一个报告。

第二篇：事业单位招聘公文写作基础

(一)我国现行党政机关使用的文种

我国现行党和各级领导机关使用的文件有14个：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

国家行政机关使用的公文种类有13个:

命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上述文件共27个，其中9个是相同的，即：决定、意见、通知、通报、请示、报告、批复、函、会议纪要;

不同的有9个，其中属党的机关的有5个，即：公报、指示、决议、条例、规定;属国家行政机关有4个，即：命令(令)、议案、通告、公告。由于这18个文件是党和国家在公文管理法规中明确规定的，一般称为法定文种。

(二)学校常用的主要公文种类

1、决定

(1)功能

适用于重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(2)分类

A.法规政策性决定。

如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》

B.重要事项的决定。

如《中共中央关于加强同人民群众联系的决定》

C.奖惩决定。

如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》

2.通告

(1)功能

适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项

(2)分类

a.法规性通告

b.知照性通告

通告不写抬头，无主送单位。

通告与公告的区别

a.内容重要性不同

b.对发文机关限制性有较大不同

C.发布范围有所不同 3.通知

(1)功能

适用于批转下级机关公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项。

(2)分类

a.发布指示的通知

b.颁发规章的通知 因在行政公文文种中没有条例、规定、办法、细则、方案等文种，所以在发布这类规章性文件时，都要用通知，也就是加一个文件头。

如 人事部关于印发《人事争议处理办案规则》和《人事争议仲裁员管理办法》的通知

被发布规章全文附在通知后，但不作附件处理。

c.批转、转发文件的通知

d.晓谕性通知

e.任免通知(人事任免用决定和通知的区别)4.通报

(1)功能

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

(2)分类

表彰通报：介绍先进事迹+先进事迹意义+表彰决定+希望号召

批评通报：错误事实+错误性史治?惩罚措施+提出希望要求

情况通报：缘由目的+情况信息+希望要求 5.意见

(1)功能

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(2)分类

规划性意见

实施意见

具体工作意见 6.批复

(1)功能

适用于答复下级机关的请示事项

与其他文种不同的是，往往在标题主要内容中明确表示对请示事件的意见

如《国务院关于同意陕西省撤消榆林地区设立地级榆林市的批复》

主送机关一个，即发出请示的下级机关

以上6种为下行文。

第三篇：公文写作基础(2017企业版)

公文写作基础

目录： 公文概述 公文格式 行文规则 常用公文 公文写作常见问题

一、公文概述

(一)公文的概念

公文是党政机关、人民团体和企事业单位在实施管理、处理公务过程中形成的具有特定或者法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、指导、布置和洽商工作，请示和答复问题，沟通信息，交流经验和记录情况的重要工具。

（二）公文处理的依据：

1.有关法律法规和行业规范。

2.上级单位有关公文处理的规定和要求。

3、企事业单位根据参照上述规定，结合实际制定的本单位的公文处理规定。

二、公文格式

（一）标题

标题即公文的名称。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容。

实际工作中，印制正式文件的单位一般以红字为文头，如“xxxxxx有限公司”所以在标题中可以省略发文单位的名称，如“关于调整安全生产委员会成员组成的通知”。

公文标题中除法规、规章名称和被印发、转发的文件可加书名号外，一般不加书名号、不用标点符号。转发文件时的公文标题应避免重复用于和相同文种。

（二）正文

正文是公文的主题部分、核心部分。一般分开头、主体、结尾三部分。开头一般写明行文的依据；主体要言简意明突出中心；结尾要简练。

标题字体为2号宋体，正文字体为3号仿宋体。正文每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文中不夹带图形、表格，图形、表格放在附件中。

（三）结构层次

国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》第二十五条第六款规定：

结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“(二)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。

（四）附件

公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标冒号和名称。附件序号使用阿拉伯数码（如附件：1.XXX）；附件名称后不加标点符号。注意附件序号后加“.”，而不是顿号“、”。附件的左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识附件1：、附件2：。公文附件的标题正文与公文所用字体相同（3号仿宋体）。

三、行文规则

（一）行文原则:确有必要,注重效用.（二）行文权限：

1.行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。2.根据授权行文。上级单位的职能部门根据授权可以向下级单位行文。

（三）行文要求

1.“请示”应当一文一事和一个主送单位。2.“报告”中不得夹带请示事项。3.公文一般不直接抄送给个人。

四、常用公文

（一）通知

通知适用于批转下级单位公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布公司规章制度；要求下级单位和有关部门办理、周知或者共同执行的事项；任免或聘用人员。“通知”大多属下行公文。这里主要介绍以下四种通知类型。

1.指示性通知。向各单位、各部门部署工作，或传达上级的部署和指示，明确工作的原则、方法等。起草通知一般先写“为„、根据„、遵照„做如下通知”等词领叙（指通知的原因和目的），然后再写具体的通知事项。原因（或目的）写两三句即可，用简单语言直接点明主题，转入正文。2.印发（或转发）性通知。印发、转发文件时，一般写成“现将XXX文件印发（转发）你们，请结合实际情况认真贯彻落实”。如需简单说明一些问题，在后面加上“并将有关问题明确如下（通知如下）”，具体事项用条款式写法。

3.会议性通知。会议通知要写明会议需要议定的各项事项，包括会议召开的目的、起止时间、地点、讨论事项、议程、参加人员的要求、需要准备的会议资料、主办单位及联系人、联系电话、交通食宿等内容。

4.任免性通知。任免原由宜粗不宜细，宜简不宜繁。任免事项明确排列有序。如既有任命（聘任）又有免去，先写任命，后写免去。如任免不止一人，要以被任免人员职位由高至低为序排列。

（二）、请示

1.请示适用于向上级机关请求指示、批准。

请示的主要特点：针对性、呈批性、单一性、时效性。2.请示的结构与写法

(1)标题包括发文机关、事由、文种，其中发文机关经常被省略。

(2)主送机关为上一级领导机关或上一级主管部门。主送机关的名称要写全称或规范性的简称。(3)正文一般由请示的理由、请示的事项、请示的要求、请示的结语四部分组成。请示的理由: 请示的理由即正文的导语，也叫缘由、原因、起因，主要是将请示的原因、问题的由来和根据写清楚。其作用是承上启下，前面连接标题中的事由，后面引出请示的事项。导语阐述的理由要充分，提出的根据要可靠，介绍的情况要真实，事情发生的来龙去脉要清楚、明了。总之，理由充分、依据可靠、情况真实，是必须把握的写作要点。请示的事项: 请示的事项是请示的主体和核心部分。这一部分要把请求解决的事项和数量以及怎样解决等问题写清楚，文字力求简明扼要。请示的内容如果是工作问题，要提出自己的意见、方案、办法。如有意见分歧，两种意见都要写出来，并要提出自己倾向性的意见。凡是请示上级机关解决人、财、物方面的问题，必须准确无误的说明需要的数量、款项、金额。请示的要求

请示的要求也是请示的落脚点，这一部分提出要求上级对请示的事项答复的时间时和提请上级注意和强调的问题等。在写作时用语要谦虚，不允许用命令式的语言。请示的尾语

请示的尾语要另起一行书写，语气要诚恳、谦和，要根据请示的内容选择不同的尾语，如，妥否，请批示。以上意见当否，请批示。以上请示如无不当，请批转„执行，恳请批准，请予审批等。(4)发文机关及成文日期

有正式版头的文件或在标题中已写明发文机关名称的，落款不再写发文机关名称。成文日期要以领导人签发的日期为准，成文日期的时间要用汉字书写。（5）应注意的问题

按照隶属关系逐级行文。严格执行一文一事制度。

只能主送一个上级主管机关，切忌多头主送。未获上级批复前，不得将公文抄送下级机关。请示与报告不能混用。

（三）、报告

“报告”用于向上级单位汇报工作、反映情况、提出建议等。1.“报告”简述

报告，属于上行文，由下级单位发往上级单位。

报告的作用：下级向上级汇报工作、反映问题、提出建议，答复上级询问的问题。报告的主要特点：汇报性、陈述性。

报告的种类按范围分为综合报告、专题报告；内容分为工作报告、情况报告、报送报告、意见报告、建议报告、答复报告、检查报告、述职报告。写报告要以陈述为主，一般不做理论上的阐述，更不要说废话套话；重点要突出。

综合报告，要是上级全面了解下级单位的工作情况，在工作时要分清主次，做到点面结合，突出主干。

专题报告，要突出一个“专”字，自始至终围绕一项工作、一件事情、一个问题，不要旁生枝节。

2.报告的结构和写法

报告由标题、正文、结束语三部分组成。1.标题包括发文单位名称、事由、文种三部分。

2.正文由前言、主体、结尾三部分构成。把握三点：（1）开头，概括全文主旨，开门见山，起名立意。将一定时间内各方面工作的总体情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等做概述，以点明主旨。然后以“现报告如下”过渡到主题部分。（2）主体，内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。（3）结尾，要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。3.结束用语。通常用“专此报告”、“特此报告”、“以上报告，请审核”、“请审阅”、“以上报告如无不妥，请转批有关单位执行”等作结。不同种类的报告，结束语不同，使用时要注意恰当、明确。3.请示和报告的区别

报告和请示有以下区别，因此不能写为“请示报告”。

(1)行文的目的、用途不同。报告事项上级汇报工作、反应情况、提出意见或建议，答复上级询问，不需上级答复。请示要求上级批准、指示或解决某一事项、某一问题，需要上级答复。

(2)时间不同。报告一般在事后或工作进行过程中行文。请示需要事前行文，这正如平常我们在工作中所说的“事前要请示，事后要报告”。

(3)主送机关不同。报告有时可多级多头主送，如情况紧急需要上级单位尽快了解。请示只主送一个直接上级单位。不宜多级主送，以免因责任不明或者互相推诿影响到斑纹效率和质量。

(4)受文处理方式不同。报告多属阅知件，除需批转的建议报告外，对其他报告都可不做答复。请示均属承办件，受文单位必须及时处理，明确作答，限期批复。如果把请示误写为报告，就可能因不同处理方式而误时误事。

(四)、函 函是用语平行或者不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准的公文，在我们的日常工作中经常用到。1.函的概念

函，指公函。是函是用语平行或者不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复事项时所使用的公文。函是一种平行文，不能用于上下级单位。2.函的结构与写法

公函由首部、正文和尾部三部分组成。各部分的格式、内容和写法如下：(1)首部主要包括标题、主送单位两个项目内容。

a.标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和和文种构成。

b.主送单位。即受文并办理来函事项的单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。(2)正文一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。

a开头。主要说明发函的缘由。一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的明确性。

b主体。是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性。c结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望，或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请主管部门批准等。

结语通畅根据函询、函告、函商或函复事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询(商)”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”、“为盼”等结束上文。有的函也可以不用结束语。3.各类函的撰写要点及范例

4.函的写作要求

1.以简要的文字，将需要商洽、询问（答复）、申请、知照的事项（问题）明确、具体地交代清楚。2.用语谦和，讲究分寸

函，应用于平行单位之间相互协商、配合与互通信息。因此，用语要讲究礼节，不适用告诫、命令性的词语，语气应委婉得体。涉外公函，必要时还要使用尊称与致意性词语。但不必逢迎恭维、曲艺客套。至于复函，则要注意行文的针对性，答复的及时性、明确性。3.函主要用于说明有关事项和提出要求。

4.函，是正式公文的文种，必须具备正式公文的规范格式，拟定标题，编制范文字号，结构要求完整。

5.请示和函的区别

请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。

请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。

函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。

(五)工作总结

年终各单位、各部门都要对一年来的各项工作进行总结。工作总结不仅是对各项工作的具体做法、进展情况、取得经验进行总结，更是对工作中存在的问题、不足以及下一年工作安排的概括。因此，工作总结特别是年终总结应具有客观性、全面性和概括性。1.总结的作用

a工作总结是对一定时期内的工作加以总结、分析和研究，肯定成绩，找出问题，得出经验教训，摸索工作规律，用于指导下一阶段工作的一种书面文体。它所要解决和回答的中心问题，不是某一时期要做什么，如何去做，做到什么程度；而是对某一时期某种工作实施结果的总鉴定和总结论，是对以往工作实践的一种理性认识。b明确下一步的努力方向

工作总结是做好各项工作的重要环节。通过总结，可以全面地系统第了解以往的工作情况，可以正确认识工作中的优缺点，吸取教训，明确下一步的努力方向，少走弯路。c为管理决策提供依据

写好总结，须养成调查研究的好习惯，通过总结工作为管理层提供重要情况和信息，便于领导及时掌握各单位情况，做出切实可行的管理决策。2.总结的特点和内容 特点：

a客观性。总结是对过去工作的回顾和评价，因而要尊重客观事实，以事实为依据。

b现实性。总结出的经验教训是本单位本部门工作中基本的、突出的、有规律性的东西，在日常工作中很有现实意义，具有鼓舞和教育作用。

c指导性。通过工作总结，甚至过去工作的成绩与失误及其原因，吸取经验教训，指导将来的工作，使今后避免失误，取得更大的成绩。内容： a基本情况

情况的概述和叙述，包括工作的有关条件，工作经过情况和一些数据等。b成绩和缺点

这是工作总结的中心和重点。总结的目的就是要肯定成绩，找出缺点。成绩有哪些，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有哪些，表现在哪些方面，是什么性质，怎样产生的。c经验和教训

在总结时，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括，注意发掘工作规律，作为今后工作的借鉴。3.总结的结构与写法

a标题。即总结名称。表明总结的单位，期限和性质。b正文。一般分为三个部分：开头、主体、结尾。

（1）开头交代总结的目的和总结的主要内容；或介绍单位的基本情况；或把所取得的成绩简明扼要地写出来；或概括说明知道思想以及在什么形势下作的总结。不管以何种方式开头，都应简练，使总结很快进入主体。

（2）主体是总结的主要部分，是总结的重点和中心。它的内容就是总结的内容。

（3）结尾是总结的最后一部分，对全文进行归纳，总结。或突出成绩；或写今后的打算和努力的方向。

c署名和日期。如果总结的标题中没有写明总结者或总结单位，就要在正文最后一页右下方写明，还要在署名的下面写明日期。4.应注意的问题

避免把工作总结写成“工作业绩多、虚化套话多、模糊字眼多”的“三多”总结。

五、公文写作常见问题

（一）越级请示

越级请示是指下级单位越过直属单位直接报送请示。

（二）报告夹带请示

在按上级单位要求报送材料的同时，提出上级单位帮助解决的相关问题。

（三）文种使用不当

请示和报告 意见和批复 批复和复函

（四）语言文字欠推敲

语法不当 用词不准 指代不清 错字、漏字

第四篇：公文写作基础知识：公文写作写作基础

公文写作基础知识：公文写作写作基础

一、公文写作，是指公文的起草与修改，是撰写者代机关立言，体现机关领导意图和愿望的写作活动。

公文写作包括起草初稿、讨论修改、形成送审稿的整个过程。在机关起草的实践中，起草公文的任务可以由一人承担，也可以由多人承担，这主要取决于公文的`重要程度和机关的文书人员队伍条件。

二、公文质量直接关系到机关的工作效率问题，关系到党和国家方针政策的贯彻问题，关系到公文本身的效用问题。

公文质量主要体现在公文的思想内容与文字表达两个方面。在思想内容方面，应该政策性强、针对性强、科学性强。在文字表达方面，应该结构严谨、语言精当、行文规范。

三、公文写作的主要特点表现在六个方面：

(1)被动写作，遵命性强。

(2)对象明确，针对性强。

(3)集思广益，群体性强。

(4)决策之作，政策性强。

(5)急迫之作，时限性强。

(6)讲究格式，规范性强。

四、公文写作的基本要求是：

(1)要保证公文内容在政治上的正确性。

(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。

(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。

(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。

(5)要注意选用书写的载体材料与字迹材料。

五、公文写作的一般步骤和方法是：

(1)明确发文主旨。

(2)收集有关材料。

(3)拟出写作提纲。

(4)认真起草正文。

(5)反复检查修改。

六、公文写作人员的素质修养主要体现在五个方面：

(1)政治素质好。

(2)有一定的政策理论水平。

(3)熟悉业务和机关工作情况。

(4)有较宽的知识面。

(5)有较好的文字功底。

七、公文写作人员加强修养应从三个方面着手：

(1)完善自我，勇于创新。

(2)博览群书，增长知识。

(3)深入实践，勤学苦练。

第五篇：机关公文写作基础处理规则

一,公文的功能

(一)公文的涵义与特点

公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料(包括电报,下同),是传达和贯彻党和国家的路线,方针和政策,发布行政法规和规章,施行行政措施,指示答复问题,指导,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具.公文分类

按公务文书的自身性质及使用范围,可以把我国现行的公务文书分为两大类:

1.通用文书

(1)法定公文

(2)事务文书

2.专用文书

财经文书,司法文书,科技文书,军事文书等等

公文的主要特点:

1.法定性

2.政策性

3.实用性

4.时效性

5.规范性

(二)公文的作用(功能)

1.决策与领导作用(最主要的作用)

2.强制执行和处理的作用

3.依据和凭证作用

4.公务联系与沟通作用

5.宣传与教育作用

二,公文的文体,结构,格式与稿本

(一)公文的文体

公文的文体是指公文的表达方式.属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性:

1.公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统.2.公文兼用说明,叙述,议论三种表达方式.(二)公文的结构

公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性.公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,附注,附件,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期等部分组成.(三)公文的格式(重点内容)

公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定.1.公文用纸主要技术指标

公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸.纸张白度为85%～90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5～9.5.2.公文用纸幅面及版面尺寸

(1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm).(2)公文页边与版心尺寸:

公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm

公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm

版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)

a4型公文用纸页边及版心尺寸

3.公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色.4.排版规格与印制装订要求

(1)排版规格:文字符号从上至下,自左而右依次横写横排.正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字.(2)制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm.(3)印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm.印品着墨实,均匀;字面不花,不白,无断划.(4)装订要求:公文应左侧装订,不掉页.骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm.平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm.5.公文中各要素标识规则

组成公文的各要素分为眉首,主体,版记三部分.(1)眉首

公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行.秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字

下行,平行公文首页格式

上报公文首页版式

紧急程度:紧急文件有“特急”,“急件”,紧急电报有“特提”,“特急”,“加急”,“平急”.标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行.发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(信函为30mm,命令为20mm).对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识.字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.联合行文时应使主办机关名称在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文.行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号.发文字号:由发文机关代字,年份和序号组成.发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称(1995不能简写成95,XX不能写成04),用六角中括号“〔 〕”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字.注意:用直角中括号“茂××[XX]10号”,用小括号“茂××(XX)10号”都是不规范的.发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线.签发人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人(会签人),主办单位签发人姓名置于第1行 ,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm.(2)主体

公文标题:红色反线下空2行,用2号小标宋体字(常见的公文标题一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当.主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号.如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送.公文正文:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格.数字,年份不能回行(一个阿拉伯数字,年份不能分成两行).附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致.如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号).成文时间:以领导人签发的时间为准.联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签.成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准.电报,以发出日期为准.标法:用汉字将年,月,日标全;零写为“○”;成文时间的标识位置见下.公文生效标识:公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章.行政机关联合向上行文,为简化手续和提高效率,由主办单位加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章.a.单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间.成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm～4mm,端正,居中下压成文时间,印章用红色.公文末页版式

b.联合行文印章 有两种情况:

当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色.只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐.两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm.当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间.主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间.联合行文末页公文版式

特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距,字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决.附注:公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行.如:(此件发至县,团级,传达到全体党员).“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话.(3)版记

主题词:公文应当标注主题词.上行文按照上级机关的要求标注主题词.“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字.抄送:抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称,统称.公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号.如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关.版记示意图

印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字.印发机关左空1字,印发时间右空1字.印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识.版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心.版记的位置:版记应置于公文最的一页,版记的最后一个要素置于最后一行.印刷份数:格式没