黑电基建部[2009]26号 (附件1)关于印发《黑龙江省电力有限公司输变电工程内业资料及档案

第一篇：黑电基建部[2009]26号 (附件1)关于印发《黑龙江省电力有限公司输变电工程内业资料及档案

输变电工程档案整理规则

一、依据性文件

输变电工程档案的整理依据与执行标准（1）《中华人民共和国档案法》

（2）《中华人民共和国档案法实施办法》（3）《照片档案管理规范》GB/T 11821-2002（4）《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T 11822-2000（5）国家档案局颁发的《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》ＤＡ/T 28-2002行业标准

（6）《电力工业企业档案分类规则》（供电企业档案分类表）

（7）《技术用图复制图的折叠方法》GB/T 10609.3（8）《国家电网公司输变电工程达标投产考核办法》（2005）版

（9）《国家电网公司输变电优质工程考核办法（2008年版）》（10）“国家档案局、国家计委关于印发《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知”国档发„1988‟4号

（11）建设工程文件归档整理规范GB/T 50328-2001（12）中国电力建设企业协会出版的《电力工程达标投产管理办法》2006版

二、输变电工程档案的分类

输变电工程档案按《电力工业企业分类规则》中的《供电企业档案分类表》进行分类，监理所有资料分类列入《供电企业档案分类表》8基本建设中，分类号后两位为07的工程管理类，并在原工程管理类内容后续不得间断。

三、归档范围及保管期限

根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《电力工程达标投产管理办法》2006版、《建设工程文件归档整理规范》（GB/T 50328-2001）、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》的通知”国档发„1988‟4号中的建设项目文件归档范围和保管期限表，结合《供电企业档案分类表》及工程建设管理的实际，分别制定了《变电所工程归档范围及责任单位》和《输电线路工程归档范围及责任单位》总目录，详见附表。

四、输变电工程档案的整理与归档

输变电工程档案形成的全部文件资料在归档前，必须按科技档案整理规则的要求，由文件形成部门（建设、设计、施工、监理等单位）进行收集、整理、立卷。

1、整理要求：

（1）组卷要遵循文件材料的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的系统和联系，便于档案的保管和利用。

（2）不同类号、不同保管期限的文件材料要分别立卷（特殊情况除外），同一保管期限或同一分类号内，可根据文件材料多少或不同专业立一卷或数卷。

（3）卷内文件材料的排列，原则上按文件形成问题、时间、或重要程度排列。批复在前，请示在后；卷内文件一般文字在前，图样在后；施工记录卡片以卡片编号先后为序；竣工图按专业或图号排列。

（4）图纸折叠规范整齐，图标在外，竣工章在正面无处盖 的情况下可盖在背面。

（5）卷内文件材料的页号，均在有书写内容的页面上编写。单面书写的文件在右下角编写页号，双面书写的文件在正面右下角、背面左下角编写页号。图纸的页号编写在右下角标题栏外。卷内目录和备考表均不编写页号。

（6）工程建设中形成的声像及其他载体的文件材料，一并归档保存。

（7）案卷编号由全宗号、目录号、分类号和案卷顺序号四段组成，各段之间用“-”号分隔。

例如：

2201—6036—8407—01

2201 — 全宗号

6036 — 目录号

8407 — 分类号

01 — 案卷顺序号 ①目录号的标识方法：

目录号一律采用四位阿拉伯数字标识。a、送电线路

目录号的第一位数字是电压等级代号，采用“0－9”标识。其代号含义为：

0表示6－10千伏电压等级 1表示110－154千伏电压等级 2表示220千伏电压等级 3表示35千伏电压等级 5表示500千伏电压等级 6表示66千伏电压等级

目录号的第2－4位数字表示线路代号，在同一电压等级内采用三位顺序号用“001－999”标识。

如：6003中，6表示66千伏电压等级，003表示第三条送电线路

b、变电工程

目录号的第一位数字是电压等级代号，采用“0－9”标识。目录号的第2－3位数字表示变电站代号，在同一电压等级内，采用双位顺序“01－99”标识。第四位数字表示二期代号，用0－9标识，其含义是“1”表示新建工程，“2－8”表示扩建工程，“9”表示更改工程。

c、配电线路

目录号的第一位数字是电压等级。

目录号的第2－4位数字表示线路代号，在同一电压等级内采用三位顺序号用“001－999”标识。

d、调度自动化、通讯设备

目录号的第一位数字是电压等级代号，采用“0－9”标识。目录号的第2位数字表示调度自动化、通讯工程代号，第3－4位数字表示工程号，在同一电压等级内采用双位顺序“01－99”标识。

（8）归档文件的纸张大小为Ａ4幅面，小于Ａ4纸的应粘贴在Ａ4纸上。

2、案卷的排列

同一目录代号案卷排在一起。同一目录代号、同一分类号下的案卷，按顺序流水号排列。

3、案卷封面的编制

（1）案卷题名：应简明准确地提示卷内文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等。案卷题名一般由立卷人拟写。

（2）立卷单位：应填写负责文件材料组卷的部门或项目负责部门。

（3）起止日期：应填写案卷内文件材料形成的起止日期。竣工图填写竣工日期。

（4）保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

（5）密级：依据保密规定填写。

（6）档号：应填写全宗号、目录号、分类号和案卷号。

4、案卷脊背的编制

案卷脊背应填写保管期限、档号和案卷题名。

5、卷内目录的编制

（1）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。

（2）文件编号：填写文件材料的文号、图样的图号、设备代号和项目代号等。

（3）责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。（4）文件材料题名：也称文件材料的标题，填写文件材料标题的全称。

（5）日期：填写文件材料形成的年、月、日。用阿拉伯数字加点表示。月、日不足两位的，用“0”占位。如：2004.01.09。

（6）页号：填写每件科技文件首尾页上标注的页号（两种方法：①首尾号包括单页，②流水号加终止号）。（7）卷内目录排列在文件材料首页之前。

（8）备注：填写非纸质文件材料的属性，如光盘等。

6、卷内备考表的编制

（1）互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

（2）说明：包括文件材料的件数、页数和不同载体形式文件的数量。如文字材料——页，照片——张，附图——张。以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

（3）立卷人：由责任立卷人签名。（4）立卷日期：填写完成立卷的日期。（5）检查人：由案卷质量审核者签名。（6）检查日期：填写审核的日期。（7）卷内备考表排列在文件的尾页之后。

7、案卷装订的要求

（1）案卷可采用整卷装订或单件文件装订两种形式。（2）案卷内不同尺寸的文件材料应折叠统一，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）或国家通用16开型（260mm×185mm）。不同幅面的图纸统一叠成A4型（297mm×210mm），图样折叠时标题栏露在右下角。

（3）永久长期保存的案卷装订时必须去掉金属物。（4）整卷装订的案卷，装订边与下取齐。

（5）单件文件装订时（三孔一线），文件材料要按照卷内目录的排编顺序排列。

8、档案盒、卷内目录、备考表要使用最新国标规定的规格 格式，参见《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）。

五、归档文件质量要求

1、归档文件材料必须齐全完整，尤其是工程前期材料，如请示、批复、各种合同、协议、工程计划、招投标书、招投标文件等文件材料，必须记述和反映建设项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测设计、土建施工、设备安装、调试、竣工生产及竣工验收的全过程。

2、所有招投标文件必须以正本归档，只存中标即可。

3、建设单位如属非主送、抄送单位，可归复印件。

4、项目的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存，不属于合同方的情况可保存副本。施工、设计、监理、安全、订货合同填写按实际表格要求实施，严禁个人印章。协议必须签字盖公章。

5、施工记录必须签字，其它按制表要求填写。施工中形成的各种检查记录以《监理表式》（2007版）为准，验评表执行现行标准。

施工记录、隐蔽项目验收、质量检查及评定等应按单位工程（独立设计文件、独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程）整理、组卷；原材料及构件出厂证明、复测报告可集中组卷；施工组织设计、图纸会审、技术交底、设计变更单、工程联系单、监理文件等可按文件材料的种类整理、组卷；设计文件应按设计阶段、专业整理。

6、送、变、配各专业的监理表式以《监理表式》（2007版）为准，竣工图必须蓝图存档。

7、归档外文资料的题名及主要内容应译成中文。

8、归档文件材料应当准确，必须真实记录和准确反映建设过程和竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件符合档案管理要求。竣工图准确无误，原则上设计变更通知单要随兰图一起归档，并在竣工图上加盖竣工图章，变动较大的施工图要重新出竣工图。

9、归档的文件材料必须是原件，字迹清楚，图样清晰，图表整洁, 签字认可手续完备。签名真实、规范，不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名中。

10、文件不得用易褪色的书写材料（红色墨水、纯篮墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写。

11、设计变更未超过35％的，设计变更单随图纸归档，设计变更超过35％的，设计变更单与图纸分别归档。

12、成套图样或印刷成册自成一卷的文件材料，虽不需重新编写页号，但需在卷内目录备注中注明总页数（包括文件材料中未标注页号但有书写内容的部分）；与其它文件材料组成一卷的，虽不需重新编写页号，但也需在卷内目录备注中注明总页数（包括文件材料中未标注页号但有书写内容的部分）。

六、声像档案的整理

声像档案是指各单位在各项活动中直接形成的，有保存价值的照片（包括底片反转片）、影片（正、负片）、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主辅以文字说明的历史记录（现还包括软盘、光盘等）。

（1）声像档案的归档范围与时间

Ａ、声像档案的归档范围：记录本单位重要建设工程的基地 原貌、奠基仪式、施工过程及竣工落成典礼形成的照片、录音、录像等声像材料；上级机关授予本单位或个人的奖状、锦旗、证书等照片；本单位重要的学术活动、劳动竞赛和创优工程活动形成的声像材料；各单位在不同时期录制的情况介绍或工作汇报的声像材料；本单位重要设备、仪器开箱的照片及其他具有特殊意义和保存价值的声像材料等。

Ｂ、声像档案的归档时间：随工程项目文件资料一并归档。且当年声像档案材料于次年三月底前必须归档完毕。

（1）声像档案归档要求

Ａ、声像档案形成后必须按归档时间要求归档。归档的声像材料必须是原版、原件，照片的底片、正片相符。

Ｂ、归档的声像材料必须图像清晰、声音清楚、照片的底片不磨损。并由摄录人员加以必要的文字说明，并对事由、时间、人物、作者等内容进行著录，对各工程项目移交的声像材料要附有针对一个工程情况比较全面的照片说明。

Ｃ、数码像机形成的照片刻录光盘后归档，要求每张照片附文字说明，并对一组照片组卷情况附总说明。

（1）文字说明的要求

Ａ、文字说明应用简洁的语言概括出声像档案反映的内容，一般需包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者，以备查。

Ｂ、有关的工程项目、科研课题、产品等应标明工程项目、科研课题、产品的名称，并概括说明其主要特点。

Ｃ、施工过程形成影像材料应配有5分钟解说词，介绍该工程的建设单位、工程概况、工程设计单位、监理单位、施工单位、开竣工时间、施工特点，施工过程采用的新工艺、新技术、新材 料，确保施工安全、质量及工期的措施和方案，以及该工程建成投产后对国家经济建设的贡献等。

（1）声像档案的质量要求 Ａ、照片资料：

凡是安全、质量例会照片，必须有该会议的横幅来说明会议的内容。多选取反映施工工艺、施工特点为、质量验评方面的照片（含底片），要精选不同阶段工序、成品照片，要求存有较好的工程远景或全景的照片，并要求对每张照片配有文字说明。

Ｂ、摄像资料：

摄录镜头的选取应以各施工阶段（基础、组塔、驾线、附件安装）施工现场实物为主，从隐藏工程到地面工程然后到高空排序，真实和突出反映施工全过程。包括施工现场文明环境、施工场面、宣传标语、各项管理制度、安全质量例会画面、采用先进施工技术场面和施工工艺。

（1）声像档案应注意的问题

Ａ、凡是工程质量创优录像，在选择镜头时，避免出现无横幅会议场面镜头，不要领导视察、慰问镜头，不要无横幅会议场面镜头，不要与施工及施工质量无关的镜头。光碟的结尾应有该工程的远景镜头和全景镜头。

Ｂ、凡是工程质量创优照片，在照片选取时，不要领导视察、慰问照片，不要无横幅会议场面照片，不要与施工无关的照片。

Ｃ、归档的声像档案必须填写档案移交登记簿一式两份，交接双方在严格清点无误后在登记簿上签字，各执一份备查，以分清责任。