从语法、修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象.doc

第一篇：从语法、修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象.doc

学 士 学 位 论 文

论文题目：从语法、修辞角度研究企业公文语言中的不规范现象

专

业: 汉语言文学

年

级: 08级 姓

名: 石瑛 学

号: 20081500086 指导教师: 毛润民

2012年 3月 27日

内蒙古师范大学文学院学士学位论文

中 文 摘 要

企业公文语言作为单位在公务活动中所形成的书面语言运用系统，是公文中极其重要的一环，且具有特定的效能和影响力，所以要求内容必须规范、语言必须严谨。企业公文所使用的语言，必须是规范化的现代汉语，但受到公文内容特点和表达方式的制约，形成了有别于其他语体的语言特色。准确、朴实、精练、严谨是公文语言的基本特性。可是在企业公文的具体写作过程中，语言运用的不规范现象不时出现在不同级别的企业公文当中，既影响了工作的正常开展，又损害了发文机关的形象。本文从语法、修辞层面对企业公文语言中存在的不规范现象进行研究，希望对广大企业公文写作人员的实际工作有所裨益，并推动企业公文语言的规范化发展。

关键词：语法；修辞；企业公文；不规范现象

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Abstract

Enterprise document language as a system of written language is originated from the social or business affairs of a work unit.Since it is really an important form of document and it owns specific efficiency and influence, the content of it must be standard and the language must be accurate.Basically speaking, enterprise document language shares the same quality with the standard modern Chinese.Yet due to the restrain of its content and the means of expression, a peculiar feature of it has been taken into its own shape and become so different from other kind of language style.The essential characters of document language are: accuracy, simplicity, conciseness and preciseness.However, within the process of writing the enterprise documents, occasionally, there still remains a lack of standardization and that of course, do harm to the image the issuer.As a result, the focus of this paper is given to the phenomenon of lacking of standardization within the aspects of grammar and figure of speech in the enterprise document language.Best wishes are there for benefitting the document writing staff in different enterprises and for advancing the progress of standardization within enterprise document language.Key words: grammar;figure of speech;enterprise document language;lack of standardization

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目录

引 言 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1

一、立足语法层面研究企业公文语言中的不规范现象„„„„„„1

（一）搭配不当„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 2

（二）语序不当„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 3

（三）成分残缺„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 6

（四）句式杂糅„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 7

二、立足修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象„„„„„„8

（一）用词不当„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 8

（二）用语不规范„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 9

三、结束语 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 11 参考文献 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„ 12 致 谢 „„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„12

从语法、修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象

石瑛

（内蒙古师范大学 文学院 汉语言文学 08级1班 20081500086）

指导教师：毛润民

引 言

公文，在古代指的是处理或联系公务的文件，而在现代一般指行政机关、社会团体和企事业单位在行政管理活动或处理公务活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体文件。公文的格式较为正式、内容较为规范、语言较为严谨，并且有行政机关赋予的特定的效能和影响力。而企业在自身的建设和经营管理活动中也离不开这一工具，尤其是企业领导、企业担负公文撰写、制作、处理、存档的等工作人员。企业公文语言作为单位在公务活动中所形成的书面语言运用系统，所以使用的语言必须是规范化的现代汉语，但受到公文内容特点和表达方式的制约，形成了有别于其他语体的语言特色。准确、朴实、精练、严谨是公文语言的基本特性。可是在企业公文的具体写作过程中，语言运用的不规范现象不时出现在不同级别的企业公文当中，既影响了工作的正常开展，又损害了发文机关的形象。本文从语法、修辞层面对企业公文语言中存在的不规范现象进行研究，希望对广大企业公文写作人员的实际工作有所裨益，并推动企业公文语言的规范化发展。

一、立足语法层面研究企业公文语言中的不规范现象

语法，即语言的结构规律，包括词法和句法。语法层面的不规范主要指违反语言正确的结构方式，也就是违反了人们共同理解、共同接受、共同遵守的语言组合法则。在现代汉语中，词划分为实词、虚词。词语的组合主要有两种方式，一是以语序为主要手段的直接组合，二是以虚词联结为主要手段的关联组合。下面，从语法层面对企

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业公文中比较常见的几种语法不规范现象加以分析。

（一）搭配不当

搭配不当是指在公文写作中没有按照正确的语法关系把各种词语组成句子，使词语搭配不符合事理，不符合习惯，不符合现代汉语的结构规律。在公文写作中，常见的搭配不当主要有：

1.主语和谓语搭配不当

①这种不合规行为，今日被公司安保处查获。出自《XX公司2012年2月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②今年，公司的发电量生产已经圆满完成。出自《关于XX公司2011年度绩效评价的报告》

分析：① “查获”的应是侦察或搜查后获得的物品（赃物、违禁品等），很显然“行为”是不能被“查获”的，所以由于误解词义造成了主谓搭配不当。② 中的“发电量”本应是主语，却让“生产”取代了，使陈述对象不明确造成主谓搭配不当。应将句中的“生产”一词删去。

2.主语和宾语搭配不当

①近年来，中国电力行业的改革和发展却是历史上从未有过的阶段。出自《关于XX公司2011年度发电量的自评报告》

②我们以合法手段争取来的正当权利，是促进公司经济更好发展的宝贵机会。出自《XX公司1月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析：①中的“改革和发展”与“阶段”搭配不当，可将“却是”改为“却经历了”。②中“权利”与“机会”在意义上不能搭配，可改为“„„促进公司经济更好发展的有利条件”。

3.动词和宾语搭配不当

①请你公司采取有效措施，理顺产权，防止国有资产流失，并将有关整改情况及时向集团公司总部报告。出自《集团公司关于盘点各子公司2011年度国有资产的通知》

②自2001年XXX公司爆发债权债务关系以来，已资不抵债，无法维持公司的正常经营。出自《关于XX公司的多经公司改制的请示》

分析：①中的“理顺产权”这一表述属于动宾搭配不当，应该改为“理顺资产关系”。②中的“爆发债权债务关系”应改为“爆发债权债务关系问题（或危机）”。

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4.述语和宾语搭配不当

①公司的活动中心应该为职工子女们开设一些有意义的活动。出自《XX公司2011年10月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②大家要善于发现和总结工作中的经验和问题。出自《关于学习贯彻公司2012年度工作会、安全会暨第三届一次职工代表大会、第三届一次工会会员代表大会会议精神的通知》

分析：① 可将句中的“开设”改为“开展”或在句后加上“项目”两字。②属于多个述语带多个宾语的“复杂式”结构。有两种修改办法:一是改为“我们在工作中要善于发现问题和总结经验”，二是将“经验”和“问题”调换位置。

5.关联词语不搭配

关联词语搭配不当是公文中最常见的问题，成对搭配使用的关联词语不能随意改换，否则就会出现关联词语搭配不当的问题，而影响语义表达的准确性。

①搞好企业文化建设，不只是党建工作部的事，而是整个公司每个班组的事。出自《XX公司2011年11月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②只要搞好企业文化建设，才能保证公司和谐发展。出自《XX公司2011年11月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析：①“不只„„而„„”中的“不只”是一个表示递进关系关联词语，“而”是一个表示转折关系的关联词语，根据语义的需要也属于关联词语搭配不当，应改为“不只„„而且„„”。②“只要„„才能„„”是两种不同类型的条件关系的关联词语，搭配在一起显然不合适，应将句中的“只要”改为“只有”。

6.修饰语和中心语不搭配

①近年来，公司培养的大批的高素质的员工队伍，为公司创世界一流夯实了基础。出自《关于XX公司“找、抓、促、创”活动开展情况的报告》

②凡公司资产流失严重的部门，一概追究部门负经理责任。出自《关于落实集团公司盘点各子公司国有资产的通知》

分析：① 中“培养的大批的”同中心语“员工队伍”不搭配，应将“培养”改为“建设”，并将“大批的”去掉，这属于定语和中心语搭配不当，这是公文中较为常见的一种不规范现象。②中的“一概”应改为“一律”。“一概”和“一律”均有表示使用于全体，没有例外的意思，但用法略有不同：“一概”用于动词前仅限于对事物的概括，“一律”则对人对事均可，这属于状语与中心语搭配不当。

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（二）语序不当

语序为汉语里的主要语法手段，是指语言里各级语言单位在组合中的排列次序。语序变动，可组成意义不同的词组、句子。语序不当，就是指次序颠倒、排列错误、违反语言习惯，不符合语法结构的规则，导致表达不清或产生歧义等。常见的语序不当包括：

1.多层修饰语错位

有些公文句子的中心词前常有多层修饰，其排列必须讲究一定的次序或符合一定的语言习惯，否则就会造成修饰语错位，最常见的是多层定语或多层状语错位。

1.1多重定语顺序不当

多重定语一般规律是：表示领属或时间、处所的定语离中心词最远；其次是表示中心词“怎么样的” 动词、动词性短语；再次是表示中心词“什么样的”形容词、形容词短语；离中心词最近的是表示“性质的”名词或名词短语。

①两位优秀的有二十年工龄的我公司副总工程师被选为全国人大代表。出自《XX公司2012年2月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析：①属于多项定语语序不当。多项定语的语序一般是：领属性词＋数量＋动词（短语）＋形容词＋名词＋中心词。应把表领属的“我公司”放到最前面，将“优秀的”放在“工龄的”之后。

1.2多重状语顺序不当

多重状语按照语法规则和语言习惯，它们的排列顺序一般是：离中心词最远的应该是表示时间的或表示原因、目的的词语，接着是形容词或一般副词；再次是表示地点或方向的词语；离中心词最近的是表示状态的形容词。

①为了加快集团公司创世界一流的步伐，公司必须把发电量用先进的科学技术搞上去。出自《XX公司关于开展“找、抓、促、创”活动的通知》

分析：①中的“搞”前头有两个状语：“把发电量”和“用先进的科学技术”，两个状语语序排列不当，应颠倒过来。

2.修饰语和中心语错位

①今年底，公司无法实现市政府要求的排污达标。出自《XX公司2011年12月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

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②关于健全公司领导接待日举行定期座谈会的意见。出自《关于健全公司领导接待日的意见》

分析：①中宾语中心语是“要求”而不是“排污达标”，属于定语和中心语错位，此句可修改为“今年底，公司无法实现市政府有关排污达标的要求”。②属于状语和中心语错位，句中的“举行定期”应改为“定期举行”。词类间的语序不当还包括定语和状语错位、状语和主语错位、述语和宾语错位等。

3.复句中分句的次序不当。

此病常出现于递进、承接、因果关系的复句中。

①望全体新员工继承我厂人艰苦朴素、勤学奋进的优良传统，潜心研究攻克技术难关，发扬光大！出自《XX公司2012年3月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

②此次募捐活动，不仅能加快和谐电厂的建设，而且帮助公司XXX员工解决了生活难题。出自《XX公司2012年3月份1+2计划平衡会暨绩效评价会会议纪要》

分析：①中的“继承”传统和把它“发扬光大”应该紧密相连，而“潜心研究”则是“继承”和“发扬”传统的实际表现，现在排在中间，把“继承”和“发扬”隔开了，应改为：望全体新员工继承我厂人艰苦朴素、勤学奋进的优良传统，并且把它发扬光大，潜心研究攻克技术难关。②中的“不仅„„而且„„”表示递进关系，递进关系的复句是后面分句在前面的基础上更进一层，所以应该先说“帮助公司XXX员工解决了生活难题”，再说“能加快和谐电厂的建设”,才合理。

4.联合词组错位

①近期，集团公司、XX公司和中央领导要到公司视察，请各部门做好以下工作„„ 出自《XX公司关于落实重大接待工作的通知》

②日前，公司正在开展“五.五普法活动”，每位员工应该做到懂法、学法、守法。出自《XX公司关于开展“五.五普法活动”的通知》

分析：①中的“集团公司、XX公司和中央领导”应改为“中央、集团公司和XX公司领导”或“XX公司、集团公司和中央领导同志”。②中应把“学法”一词移到最前面。

5．关联词位置不当

①由于XXX电力市场形势严峻，公司发电量不是比其他电厂少，就是发电成本比其他电厂高。出自《关于XX公司2011年度发电量的自评报告》

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分析：该句是表因果关系的复句，结果部分“发电量„„高”仍然是一个复句，但两个分句的主语不同，分别是“发电量”和“发电成本”，所以，“不是”应放在“发电量”前面。复句中，前后分句的主语如果一致，前一分句的关联词应放在主语后；反之，则放在主语前。

6.虚词位置不当

①经过公司密切跟踪国家政策，才在《西部鼓励类产业目录》下发前成为鄂尔多斯地区唯一一家原坑口电厂、集团系统内西部第一家电厂继续享受本次优惠政策的企业。出自《关于学习贯彻公司2012年度工作会、安全会暨第三届一次职工代表大会、第三届一次工会会员代表大会会议精神的通知》的附件中

分析：①中的介词“经过”位居句首，淹没了主语，应移到“公司”后或删去，还“公司”主语身份。以“介词”开头的句子，一定要考虑是否缺主语。

7.并列结构语序混乱

①XXXX办〔2012〕1号文公司对XX领域中的相关问题，从政策上和理论上作了深刻的说明和详细的规定。出自《公司2012年工作座谈会会议纪要》

分析：①中的“政策上”与“深刻的说明”和“理论上”与“详细的规定”不搭配，属于并列结构语序混乱，应将“政策上”同“理论上”进行对调，或将“深刻的说明”和“详细的规定”进行对调。

（三）成分残缺

成分残缺主要是指句子中应该具有的成分不具备，而语言环境又不允许缺少。公文要求精确、严谨，所以书写公文时必须保证句子完整。完整的句子由一定的句子成分组成，如果不是语法规则允许和语言环境需要，必要的句子成分是不可缺少的，否则，就会出现成分残缺的病误。企业公文中常见的成分残缺的问题主要有：

1.主语残缺

①在检修人员共同努力下，终于排除了这十几个隐患，确保机组长周期稳定运行。出自《XX公司2012年1月份安健环例会会议纪要》

②近日，集团公司召开了脱硝改造研讨会，我公司的《脱硝改造项目可研报告》受到了高度重视，给予了高度评价。出自《XX公司脱硝改造设计方案审查会会议纪要》

分析：①由于滥用介词造成了主语残缺，应该删去“在”和“下”。②中的“给予了高度评价”是谁给予，不能是前一分句的主语“《脱硝改造项目可研报告》”，所

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以，应在“给予了”的前面加上“集团公司领导”或“与会者”。

2.谓语残缺

①日前，公司领导班子与各部门员工代表进行工作座谈，畅谈2012年集团公司“三会”的体会，大家表示一定要将各项要求。出自《XX公司关于下发2012年工作座谈会整改意见的通知》

②电力技术由于发展迅猛，越来越强的促进社会发展的能力，引起了国家和行业的高度重视。出自《XX公司2012年1月份生产早会会议纪要》

分析：①中“畅谈”的应该是学习的体会，所以造成谓语残缺，应在“畅谈”后加“学习”。②由于中间句没把“越来越强”放在谓语中心语的位置上，导致谓语残缺，是句子不通顺，应改为“促进社会发展的能力越来越强”，即使谓语中心语归位。

3.宾语残缺

①针对地方煤价格步步攀升，集团内企业纷纷增加了神华煤的储备，集团应尽快建立神华煤炭战略储备体系。出自《XX公司关于煤场盈煤的请示》

②各部门要在春节前安排好清扫保洁。出自《XX公司关于落实春节期间各项工作的通知》

分析：①“针对„„储备”，属于宾语残缺，应在“储备”后加上“的情况”，使“针对”有了相搭配的宾语。②可在“保洁”后面加上“工作”。

4.其他成分欠缺

①公司部分家属房屋存在产权、产籍问题，须在普查中按„„规定分别处理。出自《XX公司员工幸福工程讨论会会议纪要》

②中央作出的西部大开发将是加快公司发展的大好机遇。出自《XX公司生产早会会议纪要》

分析：①属于定语残缺，句中的定语成分不完整，根据句意，“产权、产籍问题”应修改为“没确定的产权，未办理产籍问题”。②属于中心语残缺，应将主语部分修改为“中央关于西部大开发的战略”或在“西部大开发”后面加上“的战略决策”

（四）句式杂糅

句式杂糅就是把两种不同的句式混杂在一起，从而造成非甲非乙的问题。公文语言中，一句话一般使用一种句式，不可句式杂糅。

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①脱硝改造技术鉴定组不得少于两名成员参加鉴定。出自《XX公司关于程脱硝改造专业组的通知》

②会场设在基建食堂二楼报告厅举行2012年度工作会。出自《XX公司关于召开2012年度工作会的通知》

分析：①属于两句合一杂糅，可改为“参加脱硝改造技术鉴定组的成员不得少于两名”。②属于一般形式杂糅，句子把“会场设在„„”和“在„„举行2012年度工作会”杂糅到了一起。

二、立足修辞层面研究企业公文语言中的不规范现象

修辞，就是在使用语言的过程中，运用各种表现方式，使语言表达准确、精练、鲜明、生动、有力。好的企业公文，在语言上不仅要符合语法规则，而且要言简意赅、富有感染力。通过修辞，可使语言达到规范性和艺术性的完美统一。从形式上来讲，修辞分为积极修辞（艺术修辞）和消极修辞（科学修辞）两种。在企业公文语言中主要采用消极修辞方法，适当采用积极修辞方法。在选用修辞方法时，应关注公文的语体特点，公文崇尚精粹简洁、庄重朴实之美，这就有赖于恰当得体的修辞手法和统一规范的专用术语的使用。企业公文语言在修辞层面存在的不规范现象主要有：

（一）用词不当

用词不当是指对词语的意义和用法掌握程度不够，造成词语选用不当，以致影响表达效果，甚至词不达意。

1.介词使用不当

在拟写企业公文时如果对意义和用法比较接近又有区别的介词辨析不够、把握不准，就容易出现介词误用现象。介词使用不当上出现在公文标题中。

①《集团公司关于对发电企业安全检查情况的通报》 ②《XX公司对执行〈XXXX规定〉有关问题的通知》 ③《关于公司请求协调解决XX问题的函》

分析：公文标题中介词连用，问题常出现在“关于”和“对”的连用上，①中的“关于”和“对”均为介词，且词性相同，词义相同或相近，在行文中重叠使用无必要，显得累赘，应该将“对”删掉。很多公文标题中缺少介词“关于”或用“对”、“有关”、“就”等代替“关于”，②用“对”代替了“关于”，应改为《公司关于执行

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〈XXXX规定〉有关问题的通知》。③中的介词“关于”的位置不正确，应将“关于”放至“XX公司”之后。

２.误用“的”字

①《关于脱硝改造工作安排通知》、《关于2012年“无渗漏”工作安排报告》 ②《关于前期工作的情况报告》、《公司关于XX同志的考察报告》

分析：①属于文中前随意省略“的”字，“通知”和“报告”前均应加“的”字，应改为《关于脱硝改造工作安排的通知》、《关于2012年“无渗漏”工作安排的报告》。②中“的”位置不正确，容易产生歧义，“的”应为文种前面的结构助词，应改为《关于前期工作情况的报告》、《公司关于XX同志考察情况的报告》，公文标题文种前面的结构助词“的”不可随意省略，也不能错用。

3.成语错用

成语错用，主要指因对词义和用法理解有误而错用以及破坏成语结构而错用的情况。成语是人们长期以来沿用的、形式简洁而意思精辟的、定型的词组或短句。由于成语的结构基本上是定型的，因而不能随意改动或拆开使用。

①任何一项作业都要经过三人以上研究制定措施并付出一定的艰苦的劳动，不可能一挥而就。出自《XX公司2012年2月份生产早会会议纪要》

②任何一项作业难题当个人步入维谷的时候，一定要及时向上级汇报。出自《XX公司2012年2月份生产早会会议纪要》

分析：①中的“一挥而就”是“一蹴而就”的错用，属于由于对成语意义不理解而造成误用。②句中“步入维谷”是“进退维谷”的误用，属于破坏结构而错用了成语。成语使用时应注意成语本身的限定、前提和条件，成语本身的词素含义，成语的感情色彩与适用范围，还要注意这些成语与上下文语境之间的相关性与融合性。

4.形容词使用不当

过分堆砌辞藻是在企业公文语言中最常见的形容词使用不当现象，这一不规范现象和文风有关，是公文写作的大忌。一些缺乏公文写作实践经验而又自以为很有文采的草拟人，在起草公文的过程中往往容易犯这类毛病。

①全体检修人员要千方百计、想方设法、挖空心思、群策群力，确保此项作业圆满完成。出自《XX公司关于启动#2机组C修项目的通知》

分析：此句中词义严重重复，而且“挖空心思”一次为错用，应改为“全体检修

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人员要群策群力，确保此项作业圆满完成”。

（二）用语不规范

用语规范，是公文写作的一项特殊要求。用语不够规范，主要表现在以下几个方面：

1.用词不准 1.1量词使用不当

①总体发展状况好于同规模及以上企业和整个同行业电力企业。出自《关于XX公司2011年度绩效评价的报告》

②我公司申请购置5台公务用车。

分析：①中的“整个”使用不当，应改为“整体”。例2中的“台”使用不当，应该为“辆”。出自《XX公司关于购置公务用车的请示》

1.2词义把握不准

①截止本月底，我公司资产总额为X亿元。出自《关于XX公司2011年度绩效评价的报告》

②上年同期营利X亿元；XX协会为非盈利性组织。出自《关于XX公司2011年度绩效评价的报告》

分析：①中的“截止”应改为“截至”。②中的“营利”应改为“盈利”；“非盈利性”应改为“非营利性”。

此外，使用未被广泛接受的社会流行语，或未注意社会流行语的适用范围和界限，与公文性质要求不符，影响公文的严肃性和效力；滥用模糊词语，使公文失去严肃性和真实性。

2.指代不明

所谓指代不明是指行文时使用代词，如“这”、“那”、“彼”、“上述”、“其”、等不加注意，出现代词指向或表一不准确，使语义不明，难以理解的情况。

2.1代词指向有误

①凡因承包商挪用工程款，致使施工单位不能按时发放农民工和工人工资的，要严肃追承包商的责任，责令其限期补齐工程款、补发工资。出自《XX公司关于规范承包商管理制度的通知》

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分析：①中的“其”使用不准确，从字面理解“其”应指“承包商”，但“补齐工程款”与“补发工资”应是两个主体，即承包商和施工单位。因此，这里的“其”指向有误。

2.2某些代词性的名词表意不准确。

①2011年XX公司利润总额4.6亿元，而上年达到6.4亿元。出自《关于XX公司2011年度绩效评价的报告》

分析：①中的“上年”究竟是相对于“2011年”来说的，还是相对于公文拟写的时间来说的，指代不准确，容易引起歧义。使用代词时，应有明确、具体的内容指向，并注意文中前后的衔接。

3.引文不规范 3.1引用表述不规范

①根据XX集团〔2012〕X号《关于XXXX通知》的有关精神„„出自《关于贯彻落实集团公司“三会”精神的通知》

分析：①规范的表述应为：根据集团公司《关于XXXX通知》（XX集团〔2012〕X号）的有关精神„„

3.2引用不全

①根据XX2号文件精神，我公司„„出自《关于贯彻落实集团公司“三会”精神的通知》

分析：①中引用了“XX2号文件”，但由于引用不全，令人不知道具体是指哪一个文件。

3.3引用内容不合规

这一类问题主要出现在引用文件或材料内容断章取义，向上级单位反映情况、提出建议，或是请求有关主管单位解决问题时，直接引用未公开的领导同志的讲话、批示，或引用上级单位的内部“审核意见”等。所以，在公文中引用材料（文件、领导批示、领导讲话等），要准确全面，未公开的领导讲话和批示，不得直接引用。

三、结束语

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随着社会的发展、时代的变迁，流行语言在80、90后人群中盛行，他们大多数人将语言的规范性渐渐简化或弱化。而目前无论是政府还是企业对公文语言的规范化越来越重视。但“规范化”需要一个过程，不可能一蹴而就，在推进公文语言的规范化的过程中难免还存在这样或那样的问题。本文针对当前企业公文语言中出现的不规范现象，从语法、修辞层面进行了研究，以期对80、90后从事企业公文写作人员的实际工作有所帮助，从而进一步推动企业公文语言规范化的发展。

参考文献

［1］刘国荣.公文语法修辞［M］.北京:中共中央党校出版社，1990.［2］李佳耀，李熙宗.实用语法修辞教程［M］.上海:复旦大学出版社，2007.［3］栾照钧.公文病误矫正指南［M］.北京:中国档案出版社，2005.［4］孙际垠.公文写作中应注意避免的语法错误［J］.秘书之友，2007.［5］吴颖.从语法、修辞层面谈公文语言中的不规范现象［J］.秘书之友，2011.致 谢

感谢指导老师对我的论文的精心辅导，给予了我极大的鼓励和支持，提出了很多新的看法和观点，使我的写作有了明确的目标，在此表示衷心的感谢！

第二篇：谈汉英语言中的几种常见修辞现象对比

浅谈汉英语言中的几种常见修辞现象对比

A Comparative Study of Rhetoric Between English and Chinese

摘要:汉英语言对比，尤其是两种语言中的常用修辞现象的对比，是汉英翻译学习的有效法。本文就两种语言中最常见，用法又最为相近的几种修辞手段做了详尽的对比。这些修辞包括比喻中的明喻、暗喻和借喻，还有夸张、拟人和反语。

Abstract: A comparative study of English and Chinese，especially that between figures of speech between the two languages is of great help to leaning translation.This paper makes an extensive study Of the popularly一 used the rhetoric figures in both English and Chinese，including simile，metaphor，metonymy，hyperbole，personification and irony.关键词：修辞对比，暗喻，借喻，夸张，拟人，反语喻体

Key words: comparative study of the rhetoric，metaphor，metonymy，Personification，hyperbole，irony，vehicle/image，tenor/object 在通讯技术的发展一日千里的当代世界，相互沟通，相互理解对于创造人类和谐社会显得尤为重要。语言作为交际的工具，同时也带有各自强烈的文化色彩。语言的修辞手段更是如此。它能帮助增强语言的力量，使文字表达更加优美。古今中外的优秀文学作品都把修辞的美和强烈的表达效果表现的淋漓尽致。英语同汉语一样有大量的修辞现象，他们是作者匠心独运的创造，寓意于文章的字里行间，显示出作者的灵感和智慧。比较是研究语言的一种很好方法。通过比较，可以加深两种有关语言本质及其异同的理解。对于这一点，恩格斯说过:“你只有将本族语言和其他语言进行比较，你才能真正懂得自己的语言。”只有拿外语和母语相比较，你才能更深刻地理解和更好地掌握外语。在文学作品的英汉两种语言互译中，修辞结构因为其独特的作用，尤其更应该受到充分的重视。

一般说来，文学作品的内部形式分为三个层次:语义结构(sementica structure)，修辞结构(rhetorical structure)和好音结构(euphonical structure)。针对这三种结构，在汉译英的过程中，修辞格从翻译的角度可分为3类:可译，难译，不能译。这三类应该采取最恰当、最接近原文的处理方法，使原文中音、形、意的最佳修辞效果尽可能地传达到原文中去。属于可译范围的汉英修辞格，是我们使用最为频繁的，在汉英两种语言都有对应的修辞格。这一类修辞格汉英互通，一般都在语义上做文章。接下来，对集中常见的汉英通用的修辞格比较和分析。

一、“比喻”与“Metaphor”，“simile”，“Metonymy 英汉比喻的共性来源于人类思维的共性。从根本上讲，比喻的本质在于把握人与自然的两种基本存在关系，揭示人与自然的相似和统一，在不同事物和经验里建立起等值、相似的关系。英汉虽是两个不同民族，但人脑这一机能的相同性，反映到人类语言的手段上，便产生了英汉比喻相同的基本模式。如中国古代诗歌中有表达对爱情忠贞不渝诗句“山无陵，天地合，乃敢与君绝。”哀怨，哀怨又仿徨”。同样在英国文学作品中也有这样的诗歌，例如: “0，my love is like a red，red rose，That’s newly sprung in June;O，my love is like the melodies，That’s sweetly played in tune.As fair thou art，my bonnie lass，So deep in love am l And 1will love thee still，my dear，Tilla’the seas gang dry(Robert Bums: A Red，Red Rose)通过比较，我们不难看出，上述诗歌中的本体、喻体、喻义全部相同。把爱情的永恒比做山川、大海，正所谓“海枯石烂不变心”。这样的诗句不但使英美人领悟其美，而且汉民族也共享美的愉悦，“一见眼明，一读难忘。”(王佐良)，究其原因，是人类社会与自然的联系中，很多相似的经历决定了知觉感受的相同性。本体、喻体、喻义的相似和联想的对等使得英汉民族共同进人了美的境界。下面再来看一下比喻中的英汉两种语言的对比

(一)明喻与Simile这个辞格在汉语和英语修辞里有共同的特点，那就是明显地打比方，在本体和喻体之间都出现显而易见的喻词，如:汉语里的“像”、“好像”、“比如”、“仿佛”、“好比”、“像.......一样”、“如.....一般”。例如:“叶子出水很高，像亭亭的舞女的裙”、“如狼似虎”、“花样年华”等。英语里的like，as，as if，as through等等。在翻译时，可利用其共同特点，用译文中相应的喻词来译原文本体之间的喻词。英语里的as„as结构的明喻大多可以直译，有的甚至和汉语里的习惯比喻方法一样。如:as cold as ice 冰冷;as hot as fire火热;as light as feather轻如鸿毛;as hard as rock硬如磐石。但有些这种结构的部分明喻，采用了语义双关，不能从字面进行翻译，只要译出其实际意思即可。As Cool as a cucumber非常冷静，as sharp as a needle十分精明，as tight as a drum非常不肯花钱。

(二)暗喻与metaphor暗喻是根据两个事物之间的某些共同特点，把一个事物的名称用在另一个事物上。靠读者自己去意会。这种比喻是含蓄的。在英语专著中对隐喻的较新的定义是:“将一个词从其本义转为一般不能换用但却相似的另一个词，强调其认同，即两者相似。但不是明喻。”(Larham，1991:100)汉语的暗和英语的暗喻都不漏比喻的痕迹，把甲直接说成“是”乙或“变成”了乙。常用的比喻词在汉语里有“是”、“变成”、“变为”、“成为”、“成了”、“当作”等，英语常用“Be”做喻词，也用become，turn into等。暗喻在翻译中也可采取直译。

例如:1)He has a heart Of stone.他有铁石心肠。

2)no longer after he saw the fruit of his patient efforts.不久他便看到了辛勤劳动所获得的成果。

3)The fountain of knowledge will dry up unless streams of new learning continuously replenish it.知识之泉要连续不断注人新的学习的溪流才不会枯竭。

（三）借喻和Metonymy，汉语和英语里边的借喻内容丰富，有的借人或事物的特征或标志来代指人或事物。例如:水浒传里的英雄好汉都有各自的绰号，如“黑旋风”、“母夜叉”、“及时雨”、“霹雳火”，这些绰号都形象的表现了这些人物的外貌特征或性格特征。

1)Great minds think alike.英雄所见略同。(Great minds比喻英雄、大人物 2)Paper and ink cut the throat of a men，and the sound of a breath may shake the world.纸和墨能断人喉，嗓音能震动世界。(纸墨=写几个字，声音二说几句话)这里特别值得注意的是，有少数英语和汉语喻体相同，但喻义却大相径庭。这是因为社会文化等因素的差异存在决定了人类不同民族审美意识的差异。也就是说，话语的意义蕴涵和情感信息在某个民族身上产生美感愉悦、具有美学价值。而对另一个民族或另一些人来说，没有完美的表达意义，情感信息没能在受话者身上产生美感效应，因而不具美的价值。

二、拟人和personification 拟人是英汉两种语言常用的修辞手法，在汉语中是比拟的一种，汉语的比拟还包括拟物。所谓拟人就是把无生命的事物，如动物、植物等当作有生命的事物来描写，赋予无生命之物以感情和动作或是把动物拟人化。例如儿童文学作品中的动物故事以及寓言故事中常有“土壤妈妈是宽厚仁慈的”、“太阳公公和月亮婆婆”等一类写法。拟人法用的好，不仅使语言表现的生动、有力，而且给人亲切、实在的感受。它具有思想的跳跃性，能使读者展开想象的翅膀，捕捉它的意境，体味它的深意。例如:“春风放胆来梳柳;夜雨瞒人去润花。”这里把“春风”、“夜雨”人格化，使它们具有人的思想感情、动作情态。表达的形象又新颖。英语语言也是一样有这类辞格的使用，例如“:Necessary is the mother of invention.” “He is the favored child of Fortune.” “the boat was at the mercy of the waves.” 以上几句拟人化是通过名词构成的。三句中的mother、child、mercy通常用于人，这里分别用于无生命的名词invention、fortune、the waves，从而使这三个名词拟人化。“a deep peal of thunder went rolling and tumbling down the heavens”、“the tempest howls”这两句拟人化是通过用拟人的动词“roll”、“tumble”构成的。英语当中的拟人现象是很容易看的出来的。但有关拟体的性别方面需要注意。英语中有一些固有的具有性别特征的拟体。例如: Famine 1.nature—mother nature 2.eartll—Mother earth

3.moming-Aurora;daughter of the dawn 4·evening—the pale child 5.the moon—Diana，Luna;Queen of heaven Masculine

1.the sun—Apollo，Helios 2.rivers—The father of waters

三、Hyperbole和夸张

英语和汉语虽是两种不同的语言，却有一种相同的修辞方式:夸张。他们在特征、作用上相同，用以加强语气，增强语言的感染力。在表达方式上契合。英汉夸张从性质上、作用上均可分为两类:一类是扩大夸张，即故意夸大事物的形象特征;一类是缩小夸张，即故意缩小事物的形象特征。从表达方式上，英汉夸张也分成两类:一类是直接夸张，即在事物原有基础上直接夸大;另一类是间接夸张，即借助其他修辞方式夸张。下面举例说明:(一)扩大夸张

1)“隔壁千家嘴，开坛十里香。”这是一副酒家对联。上联的隔壁能使千家人醉倒，即言酒味浓重;下联的“开坛”能使十里的人闻到香气，即言酒气香醇。

2)The noise was loud enough to wake up the dead.那声音足可以将死人吵醒。(二)缩小夸张 五岭遭逸腾细浪，乌蒙磅礴走泥丸。英语表达中的比较见的感谢是thank you，用夸张的表达就成了“thanks a million’。“she is Very pretty.”这句话用夸张的表达则是“she is the prettiest girl in the world.”很多英语的夸张语句都可直接翻译。

l)The woman shed a flood of tears.那女人泪如泉涌。2)The Waves rose mountain high.巨浪如排山般局。

3)Six year have passed by in a twinkle since I came to the capital city from the countryside.我从乡下跑到京城里，一转眼已经六年了。

另外无论是英语还是汉语，常用两种或多种修辞结合于一体的艺术手法。夸张也常与其他修辞格连起来增加语言的艺术感染力。例如: l)举着红灯的游行队伍河一样流到街上。天空的月亮失去了光辉，星星也都躲藏。(何其芳《我们最伟大的节日》)诗中的夸张借助了比喻和比拟的修辞格，描绘和渲染了人民群众的欢乐的情绪和气氛。

四、反语和Irony 现代汉语中对反语的定义是故意使用与本来意思相反的词语或句子来表达本意，也叫“倒反”、“反话”，英语里称“Irony”，用反语来表达思想、观点、事物等，从而达到强调和讽刺的目的。这种辞格采用直译能保留原文嘲弄的修辞效果。例如: l)What a noble illustration of the tender laws of his favored country!they let the paupers go to sleep·(Charles Dickens)以此说明他那行善的国家的仁慈的法律是多么有意义的例证!—他们经允许穷人睡觉。作者用noble、tender:、favored来讽刺当时的英国法律，说明穷人只有失业和睡觉的权利。

2)Men would look at him with pitying eyes，for He had about as much ethane of getting a job as of being chosen mayor of China即.人们以同情的眼光看着他，因为他得到工作的机会差不多和他当选芝加哥市长的机会一样多。(把失业的工人找工作同当选市长相提并论，这真是极大的讽刺。)汉语中同样有这样的表达，可以分为以正代反和以反代正两类。例如: l)有几个慈祥的老板到菜场去收集一些菜叶，用盐一浸，这就是他们难得的佳肴。(夏衍《包身工》)句中的慈祥“佳肴”实则是“凶恶”和“猪食”。表现了资本家们对工人的残酷剥削和没有人性。

2)几个女人有点失望，也有些伤心，个人在心里骂着自己的“狠心贼”。(孙犁《荷花淀》)这里的狠心贼并没什么恶意，相反更能表现出几个女人对自己丈夫深沉的爱。综上所述，英汉语言在增强语言的表现力方面有许多相近或相似的辞格手法。这些手段从某些角度反映出了客观事物的联系、属性和发展规律，能调动人们去注意、联想的心理活动，是人类语言文化的共同的宝贵财富。这就要求我们在平时的语言学习中注意两者的对比，在打好坚实的母语的前提下，努力探索两种语言的共同规律。这对于语言的学习和教学来说都是一种难能可贵的实践方法。

参考文献: 【l】何善芬.英汉语言对比研究[M].上海:上海外语教育出版社，2005.【2】江红辉.顶尖英文修辞[M].北京:中国纺织出版社，2002.【3】黄伯荣，廖序东.现代汉语[M].北京:高等教育出版社，1999.【4】冯庆华.实用翻译教程[M].上海:上海外语教育出版社，2001.【5】张今.汉英翻译原理仁[M].郑州:河南大学出版社，1994.

第三篇：公文格式中常出现的不规范现象

公文格式中常出现的不规范现象

一、发文字号不规范

有单位发文字号的年份用圆括号“（）”或者用中括号“[]”括入，而不是用规范的六角括号“〔〕”括入。一些公文违反发文字号序号不编虚位(即l不编为001)、不加“第”字的规定，出现“×字[×××]0×号”、“×字[×××]第×号”等不规范格式。正确的发文字号应为“×字〔×××〕×号”。

二、公文字体不规范

规范的公文，标题用2号小标宋体；“主题词”用3号黑体；批语、签发人姓名用3号楷体；主题词词目用3号小标宋体；正文、抄送（报送）机关以及印发机关、日期、份数均用3号仿宋体（仿宋_GB2312）。

三、公文标题不规范

常见错误是在公文标题中使用了标点符号，如逗号、顿号和书名号等。某单位某文件标题为：关于印发《××单位公务员普通话培训三年规划》的通知，应改为：关于印发××单位公务员普通话培训三年规划的通知。

四、引用公文不规范

引用公文一是要准确，不能随意简化；二是要完整；三是注意排列顺序，先引标题，后引发文字号。常见错误有：先引文号后引标题、只引文号不引标题、只引标题不引文号。应当注意必须将“发文字号”要素用圆括号括入，以标注的形式出现。错例：据××办发〔2005〕l2号文《关于×××的通知》，应改为：据《关于×××通知》(××办发〔2005〕12号)。

五、结构层次序数使用不规范

规范的结构层次序数要求，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒置；二是层次跳跃；三是“(一)”“1．”“(1)”后标点混淆，出现“(一)、”“1、”“(1)、”的错误现象。

六、成文日期标识不规范

常出现的问题：一是把“○”写为“0”“零”“o”，如“二○○五年”写为“二00五年”“二零零五年”“二oo五年”；二是年份没有写足四位，如“二○一二年”写成“一二年”。

七、印章加盖不规范

印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现不规范现象：一是不加盖印章。按规定，行政公文除会议纪要外，必须加盖印章。二是在单一机关制发的公文落款处署发文机关名称，并把印章盖在公文制发机关名称的位置上，正确的用法是不用署单位名称，在发文时间上端正加盖印章。

八、标点符号使用不规范

1.在书名号、引号、括号间使用标点符号，错例：制订了《关于×××通知》、《关于×××通知》等文件，应改为：制订了《关于×××通知》《关于×××通知》。

2.常见错误是抄送机关名称之间不加标点，最后一个抄送机关名称后不加句号。正确的应该是抄送机关名称之间标逗号，最后一个抄送机关名称后标句号。当主送机关不能出现在首页需移至版记中时，标记方法同抄送机关。

第四篇：事业单位考试公文写作不规范现象及对策

事业单位考试公文写作不规范现象及对策

公文写作，是适应公务需要而进行的写作。与其他写作相比，公文写作有一个根本性的特点，即必须以相关 法规、规章作为原则和依据，因此，规范就成了对公文写作的一项最主要的要求。

近几年来，笔者较广泛地考察了一些机关单位的公文写作状况，感觉在这方面一定程度地存在着不规范现象，尤其是基层机关单位，更为突出。这里试以国务院《国家行政机关公文处理办法》（2000年8月24日发布、2001 年1月1日起施行，以下简称《办法》）和中共中央办公厅《中国共产党机关公文处理条例》（1996年6月3日发布、施行，以下简称《条例》）为依据，从内容、格式两个方面入手，将一些较为典型的不规范现象归纳列出，并分析其成因及提出相应对策。

1．文种误用。在向非上级机关的业务职能部门请求批准有关事项时用“请示”（“适用于向上级机关请求指示、批准。”——《办法》）行文。如某乡政府向所在县财政局发“请示”请求增拨该乡中学校舍重建经费、×× 省教育学院向××省工商行政管理局发“请示”请求批准成立经营性质的“教材服务部”，甚至有××县邮政局向所在街区派出所就治安事宜发“请示”的例子。凡此种种，都是该用“函”（“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。”——《办法》）而用了“请示”。1987年2月国务院办公厅正式发布施行《国家行政机关公文处理办法》，在“函”中增加了“向有关主管部门请求批准”的适用内容，从而对以往凡“请求批准”就一律用“请示”的不规范做法进行了明确的限定，即除向上级机关“请求批准”外，其他“请求批准”事项的公务一律用“函”行文。这一点一直到《办法》的施行，始终保持不变，而基层乃至一些厅局级机关单位（如××省教育学院）在向非上级机关的业务职能部门请求批准事项时往往弃用“函”而沿用“请示”，恐怕是出于一种世俗化的考虑，认为用“函”是对收文者不够尊重，容易引起误解甚至反感，担心因此耽误所请求批准的事项。文种误用还有另一种情况是因不了解有关法规（如《办法》）的调整变化而仍沿用旧的做法使本机关的公文运作表现出滞后性，以致不规范。如××县教育局就全县乡镇中小学校舍的普查问题向上级××县人民政府提出见解和处理办法，以“报告”（“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”——《办法》）行文请求批转各单位、各乡（镇）政府贯彻落实，其发文时间为2004年4月。由于《办法》已将“意见”（“适用于对重要问题提出见解和处理办法。”——《办法》）列入法定公文文种，而且“意见”可以全方位使用（上行、下行、平行），所以，从 2001年1月1日起凡过去用“请示”、“报告” “请求批转”的内容都应改用上行的“意见”，或换言之，原来“请示”、“报告”所具有的“请求批转”的功能已由“意见”取代。

2．发文不必要地升级。××县工商行政管理局就本县所招聘的合同制市场管理人员着装的经费列支问题向上级××市工商行政管理局发“请示”请求指示。这实际是另一种性质的文种误用。公文运作有一条“发文不升级” 原则，即可以用“函”的形式发文就不应以文件格式发文。上例所涉及的事项，发文者完全可以向××市工商行政管理局计财科发“函”询问，而不必将发文升级为文件格式的“请示”，这样会导致公文处理环节不必要地增多，甚至造成公文“旅行”而使办文效率降低。这里需要附带提及的，作为上级机关，对于下级机关的“请示”，也不必一律用“批复”（“适用于答复下级机关的请示事项。”——《办法》）回复，应视具体情况确定回文规格，就一般性、个别的问题可以通过其办公部门以“函”的形式回复，这也显示了“发文不升级”原则。当然，这样运作时应有上级的批准或授权，并在回函中明确显示。如国务院办公厅就经常代国务院以“函”的形式回复各省、市、自治区人民政府及国务院各部委给国务院的“请示”和“意见”，这正是“发文不升级”原则的充分体现，足资基层学习、借鉴。3．“报告”夹带请示事项。某培训中心以“报告”向其上级汇报一年来的工作情况，并在文末提出明

年增拨预算经费10%的请求，该“报告”被上级办公部门以行文不规范为由予以退回。××县教育局以“报告”行文向其上级××县人民政府汇报乡镇中小学校舍普查情况，并提出核拨××万元校舍维修、重建经费的请求，结果该“报告”被县政府办公室退回，要求重新制发。《办法》规定：“报告”不得夹带请示事项。因为“报告”是“阅件”，不能要求上级予以回复，故其时限性不强；而“请示”是“办件”，有很强的时限性，上级机关对“请示”一般都会很快批复。在“报告”中夹带请示事项，该事项极易被延误。

4．公文标题不简要、不准确。《办法》中明确要求：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容”。“不简要”的主要表现为标题拖沓冗长，这类问题常出现在转发性通知上。如××省人力资源和社会保障厅转发国家人力资源和社会保障部有关职称评定的通知时以“关于转发国家人力资源和社会保障部关于进行20××年职称评定工作的通知的通知”为标题。以“通知”（“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。”——《办法》）转发上级机关的“通知”，一些公文写作指导用书对其标题的拟制都这样讲：应去掉开头的“关于”和最后的“通知”，如上例即应是“转发国家人力资源和社会保障部关于进行20××年职称评定工作的通知”；至于多层转发，应去掉中间层次，直转最上一级的通知，而将多层转发的情况在正文中予以说明。这样处理自然使所拟标题简洁多了，但有一个问题应指出：去掉开头的“关于”和最后的“通知”后，标题中缺少了中心词，使“通知”成了“转发”的宾语而非作为标题的偏正短语里的中心词，因而有欠通顺。此类情况应处理为“转发国家人力资源和社会保障部关于进行20××年职称评定工作有关文件的通知”。“不准确”的主要表现为标题未能准确概括公文的主要内容，这类问题常出现在一些基层机关单位向上级请求拨款的“请示”上。如某培训中心欲建培训工作急需的实验室，需购置有关设备，请求拨款××万元，所发“请示”的标题为“关于筹建培训急需实验室的请示”。再如某街道办事处为维修汽车向其上级××区政府请求拨款，所拟“请示”的标题为“关于汽车维修的请示”。这类情况都是误将请示的理由当成公文的主要内容（即事由）写入标题中，所以显得不准确，前例应拟为“关于请核拨购置实验设备专项经费的请示”，后例则应拟为“关于请核拨汽车维修费用的请示”。

5．公文格式不规范。这方面主要有以下几种情况较普遍存在于基层机关单位的公文写作中。

（1）发文字号中年份依然用方括号括起。自2000年1月起，新的行政机关公文格式的国家标准开始实施，其中规定发文字号中的年份不再使用方括号[ ]而改用六角括号〔〕，但时至今日有为数不少的基层机关单位仍使用方括号。这一变动的目的在于避免引用公文标题时，在标题后用小括号（）括起发文字号，出现方括号在小括号之中以致层次不清的问题。

（2）凡发文皆署签发人姓名。《办法》和《条例》都明确规定：上行文应当注明签发人姓名。这也表明非上行文可不含有此项。它体现出了公文格式求简的原则。但一些基层单位甚至有厅局级机关在发文时不管行文方向，一律署签发人姓名，这有失规范。

（3）成文日期汉字数字和阿拉伯数字混用。行政机关公文的成文日期用小写的汉字数字标出，这与党的机关公文成文日期用阿拉伯数字标出不同。但一些基层机关单位发文时成文日期往往将汉字数字与阿拉伯数字混用，写成如“二00九”。其中的“0”不是汉字数字，应写成“○”才合乎要求。另外，有的将“○”写成“零”，以致汉字数字大小写混用，也是不规范的。

（4）随意标注主题词。一些基层机关单位在标注主题词时往往有很大的随意性，有的直接从标题中提出几个词语即标注完毕，还有的在制发上行文时才标注主题词。另外，一些机关单位在制发上行文时未能按上级机关的要求标注主题词，如某县地税局向该县人民政府行文报告工作，仍按照国家税务总局制定的公文主题词表标注，而未能按照该县政府的要求，依据××省人民政府公文主题词表进行标注，这就违反了《办法》中的规定：“上行文按照上级机关的要求标注主题词”。

（5）仍然使用“抄报”。行政公文自1994年1月起就明确取消了“抄报”，“条例”也规定不用“抄报”。这一要求也体现了公文格式力求从简的原则。但时至今日，一些机关单位在制发公文时，版记部分仍列有“抄报” 一项。这恐怕是对不使用“抄报”存有顾虑。这是不必要的，应一律用“抄送”。以上我们举例说明了在公文写作中存在的较典型的不规范现象，现综合分析一下其成因并提出相应对策。这些现象之所以出现，其根本性原因在于一些文秘工作者和机关单位负责人法规意识较为淡薄。《办法》是行政法规，《条例》则是党内规章，对二者的法规性质应有充分认识，这样才能重视公文的写作，去努力避免因循性和随意性。而作为行政机关（或部门）的负责人，应按照《办法》的要求，“高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对机关公文处理工作的领导和检查。”所以，文秘工作者和相关人员必须增强法规意识，以保证公文写作的规范化能有一个坚实的思想根基。要使公文写作达到规范化，从而有意识地避免上述不规范现象，作为文秘工作者，还必须对有关的法规、规章有透彻的理解，即对每一个文种的适用内容、范围及其他相关要求了然于胸，从而在制发公文时做到心中有数。像前面提到的不规范现象，有许多是因不了解有关要求导致的，如“报告”夹带请示事项，仍然使用“抄报”等。要使公文写作规范化，作为文秘人员，还应尽可能多地去阅读、学习高规格的公文，因为一般地讲，这类公文拟制水平较高，规范性强，如经常翻阅国务院办公厅编印的《国务院公报》及当地省级人民政府办公厅编印的《× ×政报》，这样就会从所载公文实例中获得教益，包括内容上的、文面上的、行文关系上的等等，并与相关的法规、规章相印证，再融入自己的公文写作实践中，自然会使本单位的公文拟制日益规范，自身的公文写作能力也能不断得以提高。这里需要的是较强的主观能动性。如果只拘泥于本单位、本系统的公文往来，就会使视野不开阔，难免出现上述种种不规范现象。如仍然使用“报告”（或“请示”）请求上级机关批转而没有使用“意见”行文的例子，正是未能适应法规的调整变化，视野不开阔的典型表现。在论及公文写作中种种不规范现象的成因及对策时，还有一点不应忽视，那就是一些公文写作指导用书未能切

实起到指导公文写作规范化的作用。如2001年1月1日起，《办法》实施后，有相当部分的公文写作用书仍然列出“建议性报告”这样的分类；时至今日，一些公文写作用书还在讲“请求批转的请示”和“请求批转的报告”。凡此种种，都说明这些用书滞后性明显。坦率地说这无异于在误导用书者。还有一个很令人警醒的例子：2010年1 月，××省招收事业单位工作人员，某大学一位教授拟制“通用试卷”的公文部分，其中一项选择题为“某县人力资源和社会保障局向该县财政局请求拨款维修办公楼”，所定使用文种的正确选项为“请示”。这与前面提到的文种误用的例子何其相似乃尔！我们公文学界每位研究人员同样应该增强法规意识，提高水平，认真严肃地对待自己笔下的文字，切实负起指导公文写作规范化的责任。

标题

“关于”要有,公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。如：《延华集团董事局关于表彰 1997 先进工作者的通知》这一文件标题中，“延华集团董事局”是发文机关，“关于表彰 1997 先进工作者”是发文事由，“通知”是公文种类。公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容。文号的位置在公文的开首，居于正文的上端中央。用 3 号仿宋体于版头下空 2 行红色横线之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左侧排印，与右侧的“签发人”对称。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区代字、发文机关代字和公文类别代字组成。发文与发文顺序号都只能用阿拉伯数字，发文要用中括号“[ ]”而不能用圆括号“（）”，另外发文应标全称，不能简写，例如〔2006〕不能简写为〔06〕。发文序号分从 1 号起，按公文签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留空号，不随意编号（例如“1”不编为“01”或“001”），不加“第”字。标题位于红色横线下方空 2 行排印。用 2 号华文中宋体，居中排印。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。主送机关上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机

关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可彩抄报形式。主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。在标题下空 1 行，左侧顶格用 3 号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。正文这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。请示问题应当一文一事，不要一文数事。文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1．”，第四层 用“（1）”。第三层的“1．”不能写成“

1、”，即把小圆点写成顿号。在正文层次不多的情况 下，第一层用“

一、”，第二层可用“1．”。在正文中，只能用仿宋、小标宋、黑、楷 4 种字体，均用 3 号字。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印；有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印；有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第*小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的（既复合型公文），第一文种的正文用楷体字排印，第二文种的正文用仿宋体字排印。发文机关写在正文的下面偏右处，又称落款。发文机关一般要写全称。也可盖印，不写发文机关。机关印章盖在公文末

尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。发文日期公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。发文日期一般以领导人签发的日期为准。一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。用汉字标注，“零”写成“0”，成文日期在正文之下一般空 4 行、右边空 4 个字，用 3 号仿宋体排印。主题

词

一般是将文件的核心内容概括成几个词组列在文尾发文日期下方，如“人事 任免 通知”，“财务 管理 规定”等，词组之间不使用标点符号，用醒目的黑体字标出，以便分类归档。般位于末页下端抄送机关或印制版记上方，“主题词”用 3 号黑体字，居左顶格标注，后标全角冒号，主题词词目用 3 号小标宋体字，一篇公文最多不超过 5 个主题词。每个词目之间空 1 字，主题词下方排印一条横线。第一个词是标准用语,省里通知有固定格式,最后一个词是公文种类.抄送单位是指需要了解此公文内容的有关单位。一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开，抄送机关名称前加“抄送”2 字用 3 号仿宋体字左边空 1 字排字，后标全角冒号。抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开，末尾用句号。一行不够用二行,二行与冒号后对齐。文件版头正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。版头以大红套字印上“××××××（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。公文编号一般包括机关代字、年号、顺序号。如：“国发〔1997〕5 号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。“国发” 是国务院的代字，“〔1997〕”是年号，（年号要使用方括号“〔〕”），“5 号”是发文顺序号。几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。签发人许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。签发人应排在文头部分，即在版头红 线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。一般格式为“签发人：×××”。机密等级机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。密级的位置：通常放在公文标题的左上方醒目处。机密公文还

要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。紧急程度这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。阅读范围根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。如：“（此件发至县团级）”。行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。附件这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。附件不是每份公文都有，它是根据需要一般

作为正文的补充说明或参考材料的。公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写“附件如文”或者只写“附件×件” 置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。公文如有附件，要在正文最后一行后空 1 行的左侧空 2 个字，用 3 号仿宋体字排印“附件”2 字后标全角冒号和附件名称。如有 2 个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。例如“附件：1．XXXXXXXXXX” 附件的首页左上角顶格用 3 号黑体字排印“附件”2 字及附件的顺序号。党委仅用“附”,十五、其他。公文文字一般从左至可横写、横排。拟写、誊写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。公文纸一般用开，在左侧装订。印章除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。印章距正文 2mm―4mm 居中压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。印制版记由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。印发机关左空 1 字，印发时间右空 1 字，用 3 号仿宋体字排印。印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。上行文的，印发日期后接着排印“印字”；下行文平行文的，排印“印发”2 字。公文格式的三要素：标题、正文、版记

第五篇：人大工作不规范现象辨析及对策研究研究与分析

人大工作不规范现象辨析及对策研究

随着我国社会主义民主法制建设的发展，地方人大工作正在向着制度化、规范化的方向前进。但是，按照宪法和法律的要求，地方人大工作中尚存在一些不规范的现象，应认真研究解决。

一

地方人大工作不规范的现象，主要表现在：

(一)职能、职责上的不规范提法、做法。1.审议“一府两院”报告。这是长期以来惯用的提法，但却与法不符。地方组织法第八条规定，“人民代表大会听取和审查本级人民政府和人民法院、人民检察院的工作报告”。“审议”与“审查”词义上不同，性质效果也不同。“审议”有“旁从”、“被动”之嫌，而“审查”则突出了人大代表的法律地位，以及与“一府两院”的监督与被监督的从属关系。2.人大与“一府两院”是“监督与被监督”的关系。按规定，人大与“一府两院”的关系，不只是“监督与被监督”的关系，还有更重要的关系，即“产生与被产生”、“决定与执行”的关系。用“监督与被监督”的关系概括之，是不全面和不准确的。3.人大常委会是国家权力机关，或把人大及其常委会笼统地称为国家权力机关。宪法规定，“中华人民共和国全国人民代表大会是最高国家权力机关”，“地方各级人民代表大会是地方国家权力机关”。如果把人大常委会称为国家权力机关的话，那么，我国就会有两个最高国家权力

机关，各个地方就会有两个地方国家权力机关，不仅有悖法理，在逻辑上也是有谬的。4.实施监督时采取变通办法。如对本级政府发布，的不适当的决定和命令，本应由人大常委会依法予以撤销，可有的地方采取主任会议的形式要求政府自行处理，有的是靠主任会议组成人员和政府领导人之间协商来解决问题。

(二)会议会务中的不规范做法。1.人大的决议草案由“一府两院”来写。人大审议“一府两院”报告后形成的决议草案，应由人大的专门机构在广泛听取代表意见并归纳后形成，经全体代表充分讨论修改之后，提交大会表决。这样作出的决议，才能真正代表人民意愿，体现国家权力机关的权威性。2.一揽子名单一起表决。如，在人民代表大会上表决人大各专门委员会名单和在人大常委会上表决代表审查委员会名单，大都采取整个名单一起表决。如果表决人对名单中的个别人有不同意见，而对大多数人又无意见，则处于两难境地，无法完全表达真实愿望。3.把常委会组成人员说成“委员们”。人大常委会组成人员除了委员外，还有主任、副主任和秘书长，而主任、副主任和秘书长不是委员，确切的提法应是“常委会组成人员”。4.不参加会议不按程序履行请假手续。目前，地方人大常委会组成人员不参加会议的请假方式很不规范，大都是和驻会的常委会某位委员或常委会的某个工作部门负责人甚至是对工作人员打个招呼就算请假了。全国人大常委会举行会议的时候，对常委会组成人员因患病或出国访问等特殊原因不能出席会议者，要求必须通过常委会办公厅向委员长请假。地方人大常委会的请假方式亦应参照办理。

(三)公文处理上的不规范做法。1.文种上不规范。如，有的地方人大常委会接到了同级“一府两院”对某一事项“请示”的文件，在经人大常委会审议通过后，以“批复”的形式发出文件，有悖地方组织法的规定。人大常委会在通过提请审议事项的过程中，若是经过会议讨论通过并要求贯彻执行的应用“决议”;若是经会议讨论通过对重大事项或行动作出安排的应用“决定”;若是会议投票通过需作人事任免的应用“通知”。又如，在人事任免的文件中，有的使用“任命”或免去“的用语。按照有关法律规定，地方人大常委会人事任免权是有若干种类和特定的适用范围的，即由人大常委会主任会议提请的人事任免事项和对由法院院长、检察院检察长提请人大常委会任免本院人员的人事任免事项，应称为”任免“;由政府首脑提请任免的人事任免事项和对由人大常委会主任会议提请决定在省、自治区内按地区设立的和在直辖市内设立的中级人民法院人员的任免，以及根据省、自治区、直辖市人民检察院检察长的提请对人民检察院分院检察长的任免，应当称为”决定任免“;由同级检察院检察长提请人大常委会任免的下级检察长，应当称为”批准任免“。4.行文关系上不规范。表现较为典型的是平行关系的单位之间，用”报告“形式要求解决某问题。如某地人大常委会办公室向该市财政局写报告要求解决办公经费问题，就属行文关系上的不规范。正确的行文办法，应由市人大常委会向市政府写报告，同时抄送市财政局。5.发文方式不规范。有的地方人大常委会直接行文对外公布，发文抄送政府各职能部门;有的则采取先行文通知政府，再由本级政府将人大常委会的通知发至政府职能部门。

(四)名称称谓上不规范的说法、提法。1.把人大常委会、人大各专门委员会和人大常委会的办事机构统称为人大。人大是专指人民代表大会的一个词。而人大常委会是人民代表大会的常设机关，在人大闭会期间行使人大的部分职权;人大各专门委员会是受本级人大领导(人大闭会期间受本级人大常委会领导)的议事机构;人大常委会各办事机构是受人大常委会领导，为人大代表、人大常委会和人民代表大会履行职责服务的具体工作部门。可见，人大会、人大常委会的办事机构的职能及法律关系是明确的，统称为人大是不合适的。2.其他一些不规范的提法，如，“人大主任”-人大无主任，人大常委会才有主任：“人大

常委”或“人大常委会常委”-人大只有代表，没有常委，人大常委会只有主任、副主任、秘书长和委员，也没有常委：“人民代表”-应当称人大代表，即人民代表大会代表的简称。

二

为避免和克服上述人大工作中存在的不规范现象，应着重做好以下几个方面工作：

加强自身建设，提高人大工作者的素质。要改善和提高人大代表特别是人大常委会组成人员的构成和素质，尽可能地提高具有相应的法律知识和政策水平的人员在人大代表和常委会组成人员中所占的比例。并通过印发人大工作资料，组织学习人大规范用语，召开文秘工作经验交流会等形式，不断提高常委会机关工作人员特别是文秘人员的人大工作水平和业务能力。

加强对有关法律、法规的学习和研究。要经常组织人大代表、人大常委会组成人员和人大常委会机关工作人员学习和研究有关法律、法规、特别是对宪法、选举法、地方组织法和代表法等法律，要精读、读懂、会用，做到言必及法，行必依法，切忌浅尝辄止或一知半解、似是而非，更不能知法违法。

严格把好人大及其常委会公文和新闻报道文稿的审核关。人大及其常委会公文和对人大工作活动的新闻报道，发送单位多，传播面广，常委会应有专门的部门和负责人来做公文和新闻报道文稿的审核工作，对有关文字材料，要逐字逐句推敲，尽可能地把公文和新闻报道文稿中的不规范问题解决在正式印发之前。

出台人大公文处理办法。目前全国人大系统尚没有一个统一的人大机关公文处理办法，各地人大机关公文处理办法多是参照当地党委、政府的做法并结合人大工作的特点形成的，应尽快出台各级人大公文处理办法，促进这项工作制度化、规范化。

加大对人大知识的宣传力度。不仅要宣传有关人大工作的法律、法规，还要宣传人大有关常识和专业规范用语，使社会各界不断提高对人大地位、性质和作用的认识，进一步了解人大工作、熟悉人大工作，从而避免或减少对人大工作的一些不规范提法。