备用金管理办法

第一篇：备用金管理办法

备用金管理办法

财字（2015）001号

为规范公司备用金管理，专款专用，提高资金利用效率，有效控制资金占用，特制定本办法。

一 备用金

备用金为保证日常零星支出而单独储备的现金。

二 备用金种类

（一）定额备用金：

1、耗材采购定额备用金

根据工程耗材采购的频发和低值特点，公司采用耗材采购定额备用金办法进行管理。采购部经理兼任备用金管理员，负责借用、保管、发放、记录、报账等事宜。借用时，由备用金管理员按公司规定填写借款单，根据公司当期核定的额度填写申请金额、备用金名称及用途，按照公司有关审批及支取流程办理。备用金管理员负责建立备用金台账，准确记录备用金的支用、中途报销和开支情况。

2、其他专项定额备用金

公司业务分管副总有权根据业务需要，向公司财务部提出设立其他专项定额备用金的需求，经财务部核定并经董事 1

长签字授权，公司可以根据本办法随时设立新的定额备用金进行专项管理，相关借支审批、台账管理、归还及清理参照 耗材采购定额备用金管理办法的规定办理。

（二）临时备用金

1、临时备用金包括差旅费，临时采购费，行政临时事 务借支等工作性质的一次性借支款。

2、具体借支人为该笔备用金的管理员。

3、备用金由借支人以现金归还或者以实际支出的费用报销冲抵。

三、备用金的管理

（一）备用金借支手续

借款时，借支人应按要求填写借款单（一式两联，第一联由财务部保管，第二联交借支人保管，不得遗失），准确填列借款日期、借款用途（非常重要）、借款金额（大小写）。对于未按要求填写的备用金借款单，财务部有权不予受理。

备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人办理的，须由其在借款单上亲自签名。

（二）备用金归还手续

1、归还时限

临时备用金应自返回公司/采购完成之日起5个工作日

内到财务部办理报销冲账和还款手续。

定额备用金在每年末（不晚于12月31日）全额冲账和还款。

2、报销/还款手续

备用金报销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。

借支人还款时，填写费用报销单，附上原借款单第二联及符合用途、规定的发票、收据等凭证，按公司规定报销流程报批。财务部在处理时须对其真实性、对应性、合法性进行审核。

还款时，如足额报账冲销的，财务部作平帐处理，如需要退回现金的，财务部在收到退还的现金后，开据同等金额的收据。

四、其他约定

1、借支不分金额大小，均由财务部、业务分管副总负责对借支金额、事由的合理性、合规性进行初审，并由董事长终审。其中，定额备用金的额度、使用人员及用途范围原则上于每年年末审定一次（若业务总量变化不大、涉及人员未变，则可以顺延不变）。审定时，由备用金管理员根据实际业务情况初步对下一年度额度、使用人员及用途范围提出

建议，由业务分管副总、财务部分管副总共同审核通过后，经董事长签字授权最终确定。审定结果报财务部备案。

2、财务部对备用金实施归口管理。财务部负责建立公司备用金总台账、明细账，负责根据本管理办法，定期督促各借支人及时办理相关报账、清理工作。

3、备用金必须依据借支时的用途进行使用，禁止一款多用或多笔备用金交叉使用，禁止转借。

4、财务部于每月10日清理临时备用金借款，并负责对借支人进行催收； 每年年底由财务部牵头清理本年度定额备用金。备用金管理员应在年末备用金清理时全额冲账和还款，然后根据重新审定的下一年度额度标准办理申请借支手续。超出年终决算日（12月31日）不冲账或不还款者，财务部在其工资及其他收入中扣除借支金额。

5、员工工作部门变更或离职必须及时办理清帐手续，未经财务部清帐并经财务部分管副总签字认可，不得办理员工部门变更或离职手续。

6、公司董事与公司间的资金往来不纳入本办法进行管理。

第二篇：备用金管理办法

备用金管理办法

为加强公司系统备用金管理，强化资金使用效率，规范员工因公借款程序，夯实公司成本费用核算，避免资金损失，制定本办法。

一、适用范围

本办法用于公司总部、各子（分）公司。

二、开支范围

（一）购买办公用品、宣传及学习资料等支出；

（二）食堂采购款、差旅费、会议费、培训费等支出；

（三）汽车修理费、油料费、过路过桥费等支出；

（四）诉讼费、咨询费、事故处理费、员工体检费；

（五）办公设备、机械设备日常维修费；

（六）确实无法通过银行转账结算的零星支出；

（七）项目部办公费用及零星采购支出；

（八）其他。

三、借支额度管理及签批权限

本办法中的备用金分为：常用备用金、专项备用金。

（一）常用备用金额度管理

常用备用金借支额度原则控制在2万元；项目部备用金按项目合同总价划分：

1.项目合同总价1000万以下：2万元；

2.项目合同总价1000万-5000万：3万元；

3.项目合同总价5000万以上：5万元。

（二）专项备用金是指为从事某项工作所需支付的特定用途的备用金，专项备用金的金额以预算费用略有余地为限，根据实际情况分次借支。

四、借支程序

备用金借支严格按照先预算后借支的程序执行，备用金申请部门（项目部）需事前编制备用金预算申请表（附件1）经部门（项目部）负责人审核后再申请借支备用金。

常用备用金额度在2万元以内（含2万元），由公司分管副总签批，超过2万元的，由公司主要领导签批，专项备用金、项目部备用金一律需要单位主要领导签批。

借支申请及审批流程如下：

借支人员按照已审核的备用金预算申请额度填写备用金借款审批表（附件2）→部门（项目部）负责人签认→财务部审核→单位分管领导（主要领导）审批→将预算申请表及借款审批表一并报单位财务部办理备用金借支手续。

五、报销程序

（一）在财务部审核支付备用金后，借款人应在30日内到财务部门报销结算，冲销备用金；因特殊原因需延长报销时间的，需经单位领导批准同意；

（二）食堂采购及驾驶员借支备用金原则上采取年初借支、年末冲销方式进行核算处理（项目部除外），期间正常开支按照费用报销管理办法进行相应核算管理；

（三）购买物品、货物等实物的，必须由接收人签字、部门负责人审核，才能凭验收入库单和发票到财务部门报销；

（四）用备用金支付本办法规定的其他开支，按正常报销程序到财务部办理报销手续；

（五）备用金借支人因故不能亲自报账,而委托他人代办的，应有书面的委托凭据；

（六）借款人办理报销手续时，财务人员应查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时支付，对报销金额低于已借支金额的，应让其退回余额以结清借支账；

（七）财务部每年12月25日前完成当年备用金借支清理，确保备用金挂账额度清零。

六、使用管理

（一）使用备用金的各部门应设专人（签订正式劳动合同的人员）负责办理备用金的领取、支付和报销手续，并对备用金的安全负责；

（二）财务人员应依据备用金管理台账（附件3）及时清理拖欠备用金；对发现拖欠备用金报销的个人，采取下达《备用金催缴通知书》（附件4）的方式催缴；

（三）人力资源部在办理公司人员退休、调动、离职、辞职等事项时，应先到该人员所在部门、财务部核实相关借款情况，对未核销的要先归还借款再办理。

七、使用原则

（一）备用金使用制度要严格按照预算明确的用途专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途；

（二）非因公原因不得借支。

八、检查与考核

(一）财务部应按季度对单位各部门、各项目备用金的管理和使用情况进行检查；

(二）公司财务部应不定期检查各子（分）公司备用金管理工作：

1.检查是否存在挪用或占用公司备用金的行为；

2.检查是否存在超过预计还款时间尚未结清的备用金；

3.检查是否存在用不符合财务规定的单据冲抵备用金；

4.检查是否存在谎报用途套取备用金；

5.检查是否存在以坐收坐支形式使用备用金。

(三）检查各部门及个人备用金时，一经发现备用金超范围转存、挪用、私借、未缴清等，在报经其部门分管领导及单位主要领导同意后，财务部将采取工资扣抵的形式予以追缴并向公司纪检部门汇报相关情况，依法依规追究相关人员（部门负责人、备用金管理员）责任；

（四）纪检监察部应加强对不合规的备用金使用进行查处，对相关责任人严肃追究责任。

九、本办法由公司财务部负责解释，自印发之日起执行。

第三篇：备用金管理办法

备用金管理办法

第一章总则

第一条为维护柯瑞事业机构资产的完整，提高资金利用水平，加强对备用金业务的管理，根据机构业务特点，制定本办法。

第二条备用金，是指公司借支给公司员工个人的款项，这些款项将用于支付与公司经济业务相关的事项。

第二章一般规定

第三条公司备用金分为个人备用金及特支款二类。

个人备用金，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的现金款项（包括现金支票），主要是指特殊人员定额备用金、差旅费、招待费及其他一些零星支出。

特支款，是指公司员工因公务需要、以个人名义向公司借支的一般用于固定资产购置、器材及物资采购、日常维修、房屋租赁、员工体检、培训等支出的款项。（含现金、转账支票、电汇、银行汇票等付款方式）

第四条公司会计核算设置备用金项目管理，备用金计入个人账户

第五条备用金由财务部核算并负责监督；备用金借支个人（以下简称借支人）所在部门的经理应督促本部门员工按期足额还清备用金。

第三章处理程序

第六条公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五；办理备用金核销业务的时间同上。

第七条借支人应根据实际需要申请备用金，不准以任何名义挪用或长期占用公司资金。

第八条借支人应按以下规定办理借支备用金手续：

一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。

借款时，借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单，按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额（大小写）、预计还款时间等。个人备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。

对于未按要求填写的备用金申请单，财务部门有权不予受理，由此产生的责任由借支人负责；对于伪造篡改的备用金申请单，财务部门应立即扣留并及时向公司领导人报告，请求查明原因，追究当事人的责任。借支备用金必须写明款项的用途，报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报帐冲销，不能挪做别的用途，否则不予以报销。

备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的责任由代办人负责。

二、特支款借支时，借支人须提供相关的合同、协议、通知书、阅批件等有效文件，并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号，否则财务部门有权不予办理，由此产生的责任由借支人负责。

三、备用金借支审批手续应完备。

由经办人提出后交其本部门负责人审核、总经理、董事长审批。

四、现金或银行出纳应根据手续齐全的备用金申请单办理付款。

第九条借支人应按时归还所借备用金。

个人备用金均要在一个月内结清，如有特殊情况一个月内无法结清的，必须提前到财务结算部说明，并办理相应的顺延手续。借支人办理报销手续时，财务部应从借支人的相应备用金账户中进行冲销，备用金账户冲平后的差额可支取现金。对于已冲销备用金的金额，现金出纳或银行出纳应开具相应金额的收款收据，借支人应妥善保存，以备查询。

第十条原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账，而委托他人代办的，财务部门应在报销凭证上注明“冲（借支人）账，金额***（大写）”字样。否则对因代办人员错误声明引起误冲的，责任由借支人负责。

第十一条公司员工调离、辞退或辞职时，必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工，公司将不予办理有关手续。

第四章罚则

第十二条财务部门应于每月月底检查备用金余额情况。借款人应在借款到期之前主动到财务部办理个人备用金结清或顺延手续，若逾期不办理，将以当事人的工资冲抵个人备用金，当月工资不足以抵扣的，则在以后数月中继续抵扣，直到结清备用金全款为止。

第十三条借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户，但有合理理由说明原因的，应由借支人提出书面申请，说明不能按时归还的原因，报有关领导审批。

第十四条备用金借款必须按规定用途使用，不得挪做他用。公款丢失，由本人承担。

第五章附则

第十五条以上规定自发出之日起执行。

第十六条若本规定与原有关规定不一致，按本规定执行。

资金管理制度

为规范资金运作及管理工作，根据公司相关财务管理制度之规定，结合分公司实际经营情况，特制定本办法。

第一章 一般规定

第一条 所有人员必须根据合法、完整的原始凭证，按规定粘贴、填制报销帐单据。

1、原始凭证的基本要求：

1）原始凭证内容必须具备：凭证的名称；填制凭证的日期；填制凭证单位名称或者填制人的姓名；经办人员的签名或者盖章；接受凭证单位的名称；经营业务的内容、数量、单位和金额。

2）从外单位取得的原始凭证，必须符合国家票证管理办法，并盖有填制单位的公章；从个人取得的原始凭证，必须有填制人员的签名或者盖章。自制原始凭证必须有经办单位领导人或者其指定人员的签名或盖章。

3）凡填有大写或小写金额的原始凭证，大写与小写必须相符。购买实物的原始凭证，必须有入库单或验收证明；支付款项的原始凭证，必须有收款单位的收款证明。

4）一式几联的原始凭证，应注明各联的用途，并且只能以一联作为收款证明。一式几联的发票和收据，必须用双面复写纸（发票和收据本身具备复写纸功能的除外）套写。

5）经有关部门批准的经济业务，应当将批准的文件作为原始凭证附件。如果批准文件需要单独归档的，应当在凭证上注明批准部门、日期、批准人及“原件存档”字样；如果批准文件涉及两项报帐内容，可将原件附其中一份报帐单据，另一份注明原件在“××报帐中”字样。

2、原始凭证粘贴的具体规定：

1）在空白报销单上将原始报帐凭证按小票在下，大票在上的要求，从右至左呈阶梯状依次粘贴；若票据较少，可直接在正式报销单的反面粘贴（原始凭证的正面与报销单的正面同向）；若票据较多，可在多张空白报销单上粘贴。

2）将已填写完毕的正式报销单粘贴在已贴好的原始报销凭证的空白报销单上（将左面对齐粘贴）。

第二条 如果需报销的原始单据遗失，原则上一律不予报销；特殊情况，必须报请公司董事长、总经理批准后方可办理报销手续；已由银行付款，需进行报帐核销的原始单据遗失，须凭加盖对方发票章（或财务章）的原始单据复印件和经部门负责人签字的专题说明进行核销，同时对经办人予以50元的处罚。

第三条 对不真实、不合规定的原始凭证不予报帐；对记载不准确、不完整的原始凭证予

以退回，并要求按规定更正、补充；原始凭证有错误的，应要求出具单位或填报人重开或更正（金额只可改小，不可改大），更正处加盖单位印章或签章。

第四条 严格执行报帐期限规定，及时进行报帐。

1、差旅费借支必须在返回后五天内报帐，其他现金借支十天内必须结清。

2、领用的转帐支票，经办人员必须在十天内到财务部门办理报帐销号手续；

3、费用单据超过二个月的，不予报帐。

第五条 严格执行公司的审批规定，所有开支必须经部门负责人同意，公司总经理及董事长审批后方可办理。

第六条 各项费用开支，以现金方式支付的，必须填写费用报销单；

第七条 已取得结算凭据的报帐业务，必须填写报销单；未取得结算凭据的付款业务，应由经办人填写请款单，待货到（或工程完工）后由经办人取得发票，办理入库验收（或工程验收）手续，填写报销单办理报帐手续。

第二章 资金支付的审批规定及流程

第八条 报帐审批规定

1、各部门员工的日常费用，由部门负责人控制审核，报分公司负责人审批；部门负责人的日常费用，由分公司负责人控制审核，报总经理和董事长审批。

2、车辆保养、改装或维修，单项费用在3000元以内（含3000元）的，必须以书面形式，报总经理或董事长批准；单项费用在3000元以上的，必须逐级上报，由董事长批准。批准后方可实施。

3、各种办公、印刷用品、小车过桥及汽油费用、电话费（含个人手机话费）等所需资金的支出，由归口部门负责核实，由分公司负责人审核，总经理及董事长审批。

4、日常经营所需的水、电及零星工程设备维修费用，由归口部门负责核实，由分公司负责人审核，总经理及董事长审批。

5、日常购置原材料、低值易耗品、物料用品、促销品、宣传品、电脑设备及耗材等用于经营的物资，由归口负责核实，报分公司负责人审批。

第九条 报帐审批流程

1、员工因工发生的日常费用必须按规定事先报请部门负责人批准（部门负责人发生的费用，应逐级上报上级领导批准）；部门负责人必须做到严格控制，杜绝先斩后奏的现象发生。

2、凡涉及购买的物资，应预先提交申请报告，根据报帐审批权限的规定经审批人批准后，由公司指定的部门负责签定合同（除零星采购以外，所有采购业务均必须签定采购合同）、购置及报帐。

第三章 资金的预算管理

第十条 每年元月10日前，分公司根据当年的经营计划，提出当年资金总需求预算方案，报公司董事会审批。

第十一条 分公司根据董事会批准的资金预算方案，制定各月的资金预算计划，每月将分公司节余资金汇公司总部使用。

第十二条 分公司负责人审定各部门申报的资金需求计划，并将总资金预算计划分解到各需求部门。

第十三条 按照确定的分部门资金需求计划，合理调度和安排资金的运用。

第四章 借支及请款规定

第十四条 现金借支规定

1、凡员工因工作需要，需申请临时借支的，必须填写借支单，注明借支事由，经部门主管核实、公司负责人审批后办理借支手续。

2、差旅费借支必须由部门负责人根据员工出差天数及日费用标准核定；其他现金借支一次不得超过1000元。

3、因工作性质特殊，需借支备用金的，由借支人填写借支单，注明“备用金”字样，经部门负责人核实，分公司负责人批准后在财务办理借支手续。

4、现金借支，严格遵循“前帐不清、后帐不借”的原则。

5、备用金借支，由财务每季度出具各部门备用金借支明细，交公司负责人重新核定。如有工作或额度调整，应及时通知财务。

第五章 现金的日常管理

第十六条 现金管理制度

1、实行备用金管理办法。备用金（库存现金）在核定的限额内使用。茶馆备用金的领用包括：出纳员、采购员„„。原则上出纳员库存现金不得超过3000元；采购员备用金500元„„。

2、除零星开支部分从库存现金中支付外，其他一切支出必须从银行提取，不得坐支。因特殊情况需要坐支现金的，需报财务负责人批准，核定坐支范围和限额。库存现金超过限额的部分，必须当日送存银行。

3、分公司与其他单位之间的经济往来，除允许现金支付的款项外，其余必须通过银行进行转帐结算。

4、现金的使用范围如下：

① 临时员工工资（原则上要求由银行发放）；

② 出差人员必须随身携带的差旅费；

③ 处理紧急情况时的支出；

④ 转帐结算起点以下的零星开支；

⑤ 人行规定需要支付现金的其他支出。

第十七条 现金收支控制

1、出纳员与会计人员必须分工明确，出纳员不得兼办收入、费用、债权债务帐簿的登记、稽核和会计档案保管等工作，会计人员不得兼管出纳工作。

2、出纳人员应熟练掌握并严格执行有关现金管理制度。根据审核无误的收、付款凭证负责办理现金和银行存款的收付款业务；负责登记现金和银行存款日记帐；清查库存现金，与帐面、银行核对，做到帐款、帐帐相符；负责保管库存现金、各种有价证券、支票和法人代表、出纳印章（财务专用章暂由分公司财务负责人保管）。

3、严格现金收付业务的审批制度。出纳员进行款项收付业务时，首先要认真审核所依据的凭证，既要审核手续是否完备，数字是否准确，还要审核其内容的合理性和合法性。对于手续不完备、数字错误的凭证，要求经办人完善手续后方可报销；对于不应开支的款项，应拒绝报销；对涂改或冒领款的不法行为，应及时向财务负责人汇报。出纳人员办理现金收付时，收付双方应当面点清，并认真复核，加盖收付戳记及出纳人员签章，以防重收、重付。

4、对库存现金（含各部门的备用金），财务负责人、主管会计要实施经常性地检查和突击性抽查，并填制库存现金（备用金）核查情况表，说明检查结果。对于核查出的长短款，要及时查明原因并提出处理意见。

5、出纳人员工作调离，必须办理严格的交接手续。

第七章 银行存款管理

第十八条 帐户管理

1、分公司在银行开立基本帐户和一般存款帐户。上述帐户只供公司业务经营范围内的资金支付，不准出租、出借或转让给其他单位或个人使用。

2、不得涂改和伪造结算凭证。各种结算凭证必须按要求填写齐全，如实填明来源或用途。

3、帐户上必须留有足够的资金保证支付，不得签发空头支票。

第四篇：备用金管理办法

单位备用金管理暂行办法

（试行）

第一章 总则

第一条 为规范备用金管理，保障单位资金所有权和使用权，根据《现金管理暂行条例》、《现金管理暂行条例实施细则》，制定本办法。

第二条 各单位依照本办法管理和使用备用金。

第三条 单位负责人对本单位备用金的安全和使用效果负责。第四条 单位报账员（以下简称报账员）负责保管本单位备用金，办理备用金的领取、核销手续。

第五条 靖远县基层医疗卫生机构财务核算中心(以下简称核算中心)应当完整、真实地记录备用金的发放和核销情况，依法进行会计核算，实行会计监督。

第二章 备用金的申领

第六条 备用金实行限额管理，备用金限额根据单位日常业务7日内零星开支所需要的现金量核定。

第七条 备用金的申请按如下程序办理：

（一）单位填写用款申请书（附件五），向核算中心提出申请。

（二）核算中心审核无误后，办理领用手续，领用金额不超过核定的数量。

第三章 备用金的使用

第八条 下列经济业务事项，可以使用备用金：

（一）个人劳务报酬（零工工资等）。

（二）因公在省内出差的人员必须随身携带的差旅费。

（三）结算起点1000元以下的零星支出。

（四）无法通过银行支付的往来款项结算。

专项奖金、省外出差、非工资性补贴、劳保、福利费用等确需以现金支付的项目，不得直接从备用金中支付。

第九条 支付起点在1000元以上的采购商品和与其他单位正常往来的经济业务，应采用转账方式支付，不得以备用金支付。

第十条 因公在省内出差的人员必须携带现金的，应当填写借据，经单位主管财务领导审批后从备用金中借取。出差返回后，应在5个工作日内报账，不得长期拖欠，如因单据不全或其他原因不能及时报账的，应先将余款交回报账员，待手续完备后随即报账。

第十一条 报账员凭用款人提供的合法原始凭证支付备用金，并履行以下程序：

（一）用款人在支出发票背面签字（涉及到实物保管的，必须同时有签收人）。

（二）单位财务负责人（或委托人）签批。

（三）报账员审核原始凭证的真实性、完整性。

（四）报账员支付现金

（五）账员应对现金支付的情况进行序时登记，做到日清月结、账款相符。

第四章 备用金的核销

第十二条 各单位报账员应定期到核算中心办理备用金的核销手续。

第十三条 备用金的核销应履行下列程序：

（一）报账员收集、汇总拟报销的原始凭证，并按要求填制《备用金支出明细表》。

（二）单位负责人批准列支，加盖单位财务专用章和经办人章。

（三）核算中心会计审核原始凭证及《备用金支出明细表》，并签章。

（四）核算中心总会计按照审核支出的数额，开具现金支票，补足单位已支出的备用金。

第十四条 核算中心会计人员应当根据国家有关法律、法规和财会制度、单位内部财会管理办法以及预算科目资金使用计划，审核已支付备用金的原始凭证，对不真实、不符合法律、法规和规章制度的原始凭证以及超预算的支出不予受理；对弄虚作假、严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应予扣留，并及时向单位负责人报告，请求查明原因，追究当事人责任，对不准确、不完整的原始凭证予以退回，并按国家统一的会计制度更正、补充。

第十五条 每年12月31日前，报账员必须与核算中心结清本的备用金。

第五章 备用金的管理

第十六条 各单位应当建立健全备用金的保管制度，完善保管措施，确保备用金安全。

第十七条 各单位出现备用金短款或长款，要及时查明原因，并如实向主管财务领导汇报，经批准后按照有关规定做出相应处理，不得擅自处理。

第十八条 报账员应当定期与核算中心进行对账，做到账实相符。

第十九条 各单位不得擅自从所取得的现金收入中提取补充备用金，坐收坐支。

第五篇：备用金管理办法

备用金管理办法

第一条、目的

为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，合理控制各项费用开支，保证公司资金使用合规、合理，提高资金使用效益，特制定本办法。

第二条、资金（现金）使用的范围

公司仅在下列范围内支付现金：①试用期内员工工资；②离职员工的工资；③零星支出的报销款；④员工节假日福利支出；⑤公司总经理特批的其他支出等。

第三条、资金（现金）使用及审批流程

1、付款申请

公司有关部门付款时，应提前向部门主管（或业务主管）提交资金支付申请，注明款项的用途、金额、支付方式、收款人，银行帐号等内容，并附有效附件。

2、付款审批

审批人根据其职责、权限和公司付款的相关规定程序对支付申请进行审批，签署意见。

3、支付复核

财务部会计对部门批准后的资金支付申请进行复核，复核支付申请的批准范围、权限、程序、事由是否正确、存在，大小写金额是否准确，手续及相关附件是否齐备，复核无误后，递交财务总监、总经理签批。

4、办理支付

总经理签批后，出纳方可办理资金支付，并及时登记现金和银行存款日记账。对外支付金额较大的费用如房租、物业费、办公用品、劳保用品等原则上应通过银行转账支付，确实需现金支付的，由财务部直接支付给对方。

第四条、借款（备用金）管理规定

1、借款严格执行“前款不清，后款不借”的原则，保证专款专用，不得随意改变借款用途及挪用、坐支所借款项。

2、入职不满一个月的，一律不予借支。

3、借款归还期限：原则上不得超过15个工作日。4、2016年7月1日起，员工各项（备用金）借款不再以现金支付，借款人员需提供个人银行卡账号，出纳将员工借款直接汇入借款人账户内。

5、借款由经办人填写“借款单”，需注明借款事由、借款金额，出差借款需附出差申请单，并经部门经理签批后递交到财务部办理借款。第五条、日常费用的报销

1、各部门各项费用的报销应在部门预算可控范围之内，累计支出原则上不得超出部门预算。

2、票据应分项分类整齐粘贴，报销单须书写工整，大小写一致，不得涂改。

3、报销人将部门经理审核后的“费用报销单”送交财务部并填写“报销票据登记表”。

4、财务部费用会计对“费用报销单”所附的原始发票的合法性、金额的准确性进行审核，审核有异议的退还报销人（有部门内部指定的审核人员报销单据退还给其部门审核人员）。报销单据经财务部费用会计审核无误后，提交财务总监、总经理审批。

5、审批完成的报销单据，有备用金借款的优先冲抵借款。需付现的，出纳将于5个工作日内通过银行付款到报销人的银行卡中。

6、费用报销原则上要附消费水单（或明细清单），需同时提供与该报销金额一致的银行刷卡水单。若特殊情况无法提供银行付款水单的，事前应请示部门主管，报销时需同时提供纸质情况说明，并报部门主管审核批准，否则一律不予报销。

第六条、差旅费的报销

1、报销范围：是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地洽谈业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，开会、学习的活动。差旅费包括城市交通费、住宿费、出差地市内交通费，出差补贴费等项目；差旅期间的洗衣费、健身保健费及住宿房间内的有价商品等，不予报销.2、差旅费报销的有关规定：出差人员应于返回后7个工作日内填写“差旅费报销单”，注明报销金额，出差地点、起至时间、出差目的，交通工具、并附出差报告书回执，出差报告书回执中要有部门主管对出差人员本次差旅业绩的评估意见，否则一律不予报销。

（1）、出差人员差旅报销，应在返回公司7个工作日内，进行费用报销。（2）、如不能及时返回公司，应从借款之日起7个工作日内(以邮戳为准)将报销单据用特快专递邮寄到公司部门主管后，由部门主管审核后递交财务部审核报销。

（3）、每次报销票据仅限本报销期间内发生的票据，否则将不予报销。对于长期在施工现场的人员，票据报销的期限为票据开出之日起2个月内，超出此期限的票据一律不予报销。

（4）、报销时应将所报销票据按出差事项分项、分类列支报销。

（5）、现场零星材料采购，需附材料清单，且材料采购及相关运输票据需项目负责人及采购部负责人审核签字后交财务部审核报销。

3、票据及粘贴要求：

报销人必须取得与报销事项相匹配的合法、合规票据，根据费用性质填写“出差报销单”，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或报销事由，车票按日期先后顺序依次排列粘贴，注明乘车日期及行车路线（始发地点——到达地点）；市内公交车、出租车、长途车票严禁连号。住宿票按日期先后顺序依次排列粘贴，住宿票需加盖住宿酒店财务印章，并附房费水单。

第七条、费用报销时间规定

为了协调公司对内、对外的业务及工作安排，方便员工的费用报销，财务部具体报销时间规定如下：

（一）、财务报销日为每周二和每周四下午。

（二）、借款及其他紧急业务不受以上时间限制，可随时办理。第八条、借款流程：

借款人 → 填写出差申请单 → 借款人填写借款单 → 本部门审批 →

财务部审核签批 → 总经理审批 →

财务部领取借款。第九条、报销流程：

出差人填写差旅费报销单 → 部门经理审批 → 财务部审核 → 总经理审批→ 出纳结算。

第九条、与公司财务管理制度有冲突的以具体管理办法为准，随后修正公司财务管理制度。

第十条、本规定由财务部制定、修订及解释。

XXXXXXXX有限公司

XXXX年XX月XX日