教你如何写出一封完美的电子邮件(南云飞)

第一篇：教你如何写出一封完美的电子邮件(南云飞)

教你如何写出一封完美的电子邮件(南云飞)

一、为什么选用电子邮件来与别人沟通？

据说，世界上的第一封电子邮件是由一位名叫Leonard K的教授发给他的同事的，这封邮件内容只有两个字母：“LO”。但从那一刻起，电子邮件就以迅雷不及掩耳之势不断侵蚀传统纸面信件的领域。到目前为止，可以大胆地说，凡是具有高中以上文化程度的年轻人，几乎没有一个不拥有自己的电子邮箱地址。

笔者本人从2000年正式拥有了自己的一个电子邮箱地址，为此兴奋了一夜没有睡觉。当时这东西确实是很稀罕的：用电话线连接在一个叫作“猫”的东西上，然后“猫”又连接到电脑上，居然可以在上面给远方的朋友写信！而且还是马上就能收到！这真是令人惊叹！须知当时“大哥大”还是少数阔人用来显摆的时候！我清楚地记得我的第一封电子邮件是这样写的：“老张，我正在给你用电脑写信，你现在看到了吗？“关于这封信，老张在一周之后在一个网吧里才打开，回复我说：“我看到了，真神奇。。”——当时大家都没有自己的个人电脑。

到了后来，用电子邮件沟通已经成为了常态。但说来奇怪，我们国人其实是不喜欢用电子邮件来沟通的，尤其是私人之间的事情。这一点区别于老外——老外是很喜欢用电子邮件的，目前外企员工是国人在用电子邮件最多的群体。而国人最喜欢用MSN或QQ聊天：msn来自微软，是“洋”玩意儿，而且多数老外在用，所以国人中的“高端人士”往往喜欢用这个，尽管经常断线却乐此不疲；qq是个本土的软件，而且一开始给人的感觉是小屁孩儿们用来泡MM的，娱乐性多一点，这就很被“高端人士”看不起，甚至你在客户面前都不好意思说你在用QQ。不过，毕竟无论msn也好，qq也好，不外乎就一网上沟通工具而已，好用才是王道。所以，到目前为止，qq已经占领了国内及时通讯的多半市场，真是此一时彼一时啊。

我很喜欢用电子邮件与人沟通，尤其是商务场合。理由很简单：首先，书面的东西要比打电话等正式的多，用电子邮件沟通显得庄重典雅：你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，年终盘点的时候也知道你每天都干了些什么。这一点区别于qq与msn，这两个及时工具是不适合正规的商务交流的，最多是补充而已，而且要获得对方的允许方适合使用；其次，书面的电子邮件在撰写的过程中必然要斟字酌句，细细琢磨，能够有条理性地阐述其观点，减少了口头语言错误的可能，电话沟通则难免言多必失，而且条理性差，无法表达许多复杂的意思。最后，用电子邮件沟通，还有一个最重要的功能是保留证据。它能够永久存储沟通过程中的信息，在需要查询时及时查到，在需要对簿公堂的时候可以当作直接证据来使用，这一点也区别于qq等及时通讯工具。当然，如果你不想让对方保留沟通的记录，就要选择当面对话等难以保留记录等方式（但当面录音的可能性也是有的）。

用电子邮件沟通也有其缺陷：比如及时性就不如qq等方便。同时，电子邮件虽然方便快捷，但一些原始的纸面文件，比如一些已经盖章或签字的原始文件无法通过网络传递，只能通过传统邮寄方式进行。另外，电子邮件毕竟是“无形之物”，它的载体是人眼看不到的电子信息，因此，一些需要承载个体感情的信件，如情书等，一般不宜用电子的方式来传递。

撰写电子邮件的目的，一般需要先考虑下面的问题，这样可以帮助确认邮件中的重要信息。

（一）要询问什么问题？

（二）要发送什么文件？为什么要发给对方？

（三）要陈述什么观点？

（四）要征询什么意见？

（五）要给予什么建议？为什么对方要接受？

（六）要推销什么产品或服务？为什么对方要购买？

（七）为什么要表示感谢？

二、如何选择电子邮箱及邮箱地址

古代的名士都有一个叫的上口的好名号。比如在《水浒传》中，黑宋江的外号就叫“及时雨”，这为那厮增色不少！这就是名号的重要性。商务交往也是如此，一个响亮的、有内涵的电子邮箱地址能显得使用者层次高了许多：举个例子，假如你是一个大型企业负责人或受人尊重的机关单位专家学者，你就不该在对方问你电子邮件的时候说“我的邮箱是402329893@qq.com”，这就叫掉价！你应该给他一个单位邮箱！再举个例子，如果对方是个老外，你就至少要给他留一个yahoo或gmail或hotmail的邮箱，因为跨境电子邮件沟通其它邮箱往往有遮蔽的缺陷，而163邮箱又因为你的英语不灵光，无法通俗地告诉老外，难道你和老外讲：“my e-mail is aaa@one、six、three dot com？”

按照笔者使用电子邮箱的经验，一个商界人士至少需要3个电子邮箱：一个为商务门面：最好选择单位邮箱；一个为功能较大的邮箱，如网易的163邮箱，gmail邮箱等；一个为最快捷方便的邮箱，如qq邮箱，139邮箱等。这些邮箱都可以整合在一个邮箱里查收发送：笔者的组合是：将单位邮箱和139邮箱通过pop全部收在网易邮箱中，然后将收到的邮件再转发到qq邮箱，然后再设置转发到139邮箱。这样一来，凡是给笔者发的邮件，无论是发给哪个电子邮箱，都第一时间通过qq提示和139邮件短信通知笔者，而笔者也可以利用网易邮箱的强大功能，用选择的发件人来回复各种邮件。设置起来虽然看似麻烦，但用起来却轻松多了。

给自己注册一个理想的电子邮件，其用户名至关重要。一般人注册邮箱，最优选择往往是注册自己姓名的全拼，如果已经被占用，那退而求其次，只能是选择姓名+出生年月，这后一种组合笔者不是很赞同，因为这样的用户名不仅泄露了个人隐私、为自己带来不安全，而且拼音和数字连在一起也显得不上档次。举个例子，如果是网易等国内邮箱，“南云飞”这个名字就可以注册为“nanyunfei”，但若是gmail或yahoo等国外邮箱，建议注册成“yunfeinan@gmail.com”或“yunfei.nan@gmail.com”为好，这样符合国际邮箱的姓名书写规则。对于不想显示个人隐私的邮箱使用者，还可以同英文名加姓的方式，比如“tony.nan@hotmail.com”等。

三、电子邮件中的几个“术语” TO。收件人。也就是说，你这封邮件要发送给谁，就TO谁。

CC。抄送相关人。意思是说你这封信不仅要TO给谁，还有必要让收件人之外的相关人知晓。一般来说，你的直接上级往往喜欢事必躬亲，或者这件事你需要领导支持的，一定要去CC他，不然你做了很多事情，领导不知道，你就是出了事也没人挺你。

BCC。暗送相关人。比如你要给客户发封邮件，想既让你的领导知道又不想让客户看到你抄送了你的领导，这时你就需要用暗送这个功能了。

FW。.转发相关人。如果你是个领导，每天处理很多事情，有些事情邮件需要你的下属处理，这时你就可以直接可以转发给你的下属去处理。转发的同时不要忘了加个批示，pls.follow.（请处理）简单明了。如果你是个下属，有些事情你无权处理，也可根据需要转发给领导，但切记要在转发时写几句请求处理的话，领导不是你的下属，很忌讳你直接转发给他的。

Re。回复相关人。这个比较简单，但要注意的是，如果有多人发送给你，你回复的时候要注意选择“回复全部”，只回复一个人是不礼貌的。

已读回执。一般的邮箱都有这个功能，但yahoo和gmail邮箱没有，需要你在客户端设置才行。已读回执，通常两个功能：一是内容很重要的邮件，需要知道对方是否读过，但是如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能，选择“紧急”即可。二是个人目的看收件人究竟打开过没有。但是，没有发回已读回执并不表明对方没有看到信件，一则如果收件人刻意回避，可以不选择“已读回执”按钮而直接阅读，或者在某些邮箱中，如网易、qq等可以预览的状态下看完邮件内容而不给你发回执。

优先级。这个功能要慎用！如果不是万分火急，千万不要发送这种带着红色感叹号的信件！我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，这种邮件会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件也会招来读信人的讨厌：尤其是你的信件内容并非紧急！同时，这种带有特殊标志的邮件在某些邮箱里会被认为是垃圾邮件，反而不能正常收到。

群发。群发时候要注意，有些邮箱有群发数量限制，例如qq邮箱一次只可群发20多个，网易可能不到50个，而gmail一次可以群发到500个，但群发尽量不要超过10个，多了就显示这封邮件有广告之嫌，在多人发送时，可选择某些邮箱的“群发单显”功能。另外，在群发时，一定要核实每个收信人，千万不要因为图一时方便，将你的求职邮件错误发送给你的领导。

签名档。如果是单位邮箱，不妨设置一个统一的签名档，可以添上你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。注意其字体一定要和邮件的正文不同，字号一般应选择比正文字体小一些。另外，为了适应你的“多重身份”，你可以在邮箱中设置多个签名档，灵活调用。举例如下：

正文。。。。。

以下为签名档： Best regards，中国创业就业服务集团（香港）

CHINA ENTREPRENEURS＆EMPLOYMENT SERVICES GROUP 袁小姐

Kelly MP: 187。Tel: 021-6。

Website: http://www.xiexiebang.com/index1.asp P 为了环境保护，打印前请三思。

P Please consider the environment-do you really need to print this email P Merci de penser à l'environnement avant d'imprimer cet e-mail *********************************************************提醒您:

该封邮件的内容涉及云飞咨询的商业秘密，任何未经公司授权的全部或部分使用、复制、发布是被被禁止的。如果人你误收了该封邮件，请不要阅读，将其立即删除，并立刻通知发件人。DISCLAIMER: This e-mail is confidential for CEESG,and may also be privileged.Any unauthorized use, copying, or dissemination of it and any attachments to it, is prohibited.If you have received this e-mail in error, please delete it immediately, unread and notify the sender as soon as possible.**********************************************************

四、如何撰写一份令人满意的电子邮件

按照笔者的经历，总结出几条撰写要点：

1．信纸

一般不要使用信纸。常见邮箱里预设的信纸难看无比，能不用尽量不用。

2．标题

所谓标题，就是在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容。一定不要空白标题，这是最失礼的。标题要简短，不宜冗长，最好写上来自**公司或某某的邮件，以便对方一目了然又便于留存。标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “南先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意。回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

3．称呼恰当

邮件的开头一定要称呼收件人。但第二次回信的时候，如果双方还都是使用原先沟通时的邮箱时，可省略称呼直接回复。如果对方有职务，应首先按职务尊称对方，如“x经理”；如果对方是副职，一般不宜称呼“副。”，如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚，对于不知道对方性别也不知道对方职务时，可直接称呼其全名即可，注意称呼要第一行顶格写。

对于问候，中文一般可写“你好”，在北方地区称呼“您好”则更好。英文可最简单的开头写一个“HI”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾中文可写“工作顺利”，若是尊长应使用“此致敬礼”。英文常见的可写Best Regards。注意，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

4．内容规范、整洁、有条理

字体一般默认即可。笔者喜欢设置成宋体深蓝小号字。中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。但切记字体不要太大，除非对方是个老年人，同时，不要一会儿大字一会儿小字，也不要一会儿深蓝一会儿大红。英文字体能小写不要大写，以避免增加阅读的难度，一般来说，一封电子邮件的文字颜色一般不能超过三种。在表达方面，要确保拼写无误，在每封邮件发出之前都应该利用拼写检查工具检查是否全部拼写无误。文字要表述准确，能够准确表达我方的观点，不要使客户产生任何的歧义，尽量避免有歧义的文字，尽量避免使用文言文。笔者的经验是，用对话式的写作风格比较好，能做到轻松但不失礼，而且也比较自然顺畅。当每次写完邮件后，笔者总要将其内容念出来，只有语句通顺、甚至琅琅上口方才发送。

另外，在邮件写作的过程中，要注意内容不可过多。这一点很像女人的迷你裙，越短越好，以能说明问题为限，其内容以客户不需要下拉邮件为止，总长度大约不要超过250个字。邮件的开头除问候外，要马上切入正题，用三言两语将去信的宗旨和主要内容概括出来（这一点是按照西方的行文标准，即综述—分述的方式，而国人的习惯是先铺垫，说一堆废话之后，最后才亮出自己的观点，笔者个人认为，为节约读信人的精力，采用开门见山的方式比较好），然后再一一详细道来。当然，如果邮件内容很短，而且有含蓄的必要，也可直接在信件内容的结尾提出要求。对于格式方面，要使每一段保持三或四行即可，段与段之间有两行空行。为了保证电子邮件能够正确显示，文本的宽度为68个字符或更少。应该避免将网址中间打段或分到两行。

最后，为了能够让客户清楚地明白邮件内容，可以将邮件内容用一、二、三，1、2、3或A、B、C等标出来，这样显得有层次感，但问候类的邮件切记用这种方式，否则会让人认为你是一个刻板的人！要注意的是，能一次邮件交待完的信息最好在一次邮件中全部说清楚，不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。在行文的过程中，不要动不动使用一些轻佻的笑脸字符，商务邮件毕竟不是你的情书。当然，如果是多次联系的熟悉客户，也不妨为了营造一定的轻松气氛而采用一些如:)的符号，尤其你是女生的话，效果可能会更好一些。

5．添加附件要合适。

如果你在邮件中附加了附件，一定要同时在正文中予以提示收件人查看，并最好做一简短说明。附件文件的名称要能概括附件的内容，方便收件人下载后管理。附件的数目一般不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。如果附件是特殊格式文件，应在正文中说明打开方式，以免影响使用。如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，因为很对企业邮箱对附件的大小有限制，导致你无法发送大容量的附件。

6．回复邮件要及时、适当

收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，这是对人的基本尊重，中国人常有不回复邮件的习惯，以为我知道了便不需要回复，老外则认为我们这是不礼貌的行为。如果一下子回复不了，可及时回复对方说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待。对于重点邮件，一般不要超过24小时才姗姗回复；当来信有多个问题需要答复时，在回复的时候不可笼统回复，要将相关问题抄到回件中，然后分别附上答案。避免再反复交流，浪费资源；另外，回复邮件不可过分简短，至少要答复10个字以上，这表明对对方的重视，不可以简单地答复：“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼。

五、电子邮件并不是万能的

能够写一份合格的电子邮件相当重要，但现实是很多大学毕业生、甚至是工作多年的白领都难以撰写出一份理想的电子邮件。造成这种后果的原因不仅有大学课程设置的问题，而且还与大家对电子邮件的重视程度不够有关。另外，能够撰写好电子邮件也并非什么奇能异技，须知电子邮件只是人类沟通的一种方式而已，我们还需要其它沟通方式的补充才行。于是，你要切记，当你发送完电子邮件后，千万不要忘了给客户打个电话再确认一下。而且，再好的书面沟通都代替不了见面拜访，唯有多样化的沟通方式并举，辅以良好的态度和诚挚的意愿，才能让我们的客户朋友遍天下！如果没有这些，光靠发送电子邮件来试图维护客户，无疑是痴人说梦，君不见，虽然越来越多的经理人工作中已经离不开电子邮件，但离不开的，还有那越来越多的苦恼。伟大的比尔·盖茨的苦恼之一就是，他收获巨额的个人财富的同时，也收获了每天400万封电子邮件，而且最悲哀的是，其中绝大多数是垃圾邮件！