如何编写一份使用的工作说明书

第一篇：如何编写一份使用的工作说明书

如何编写一份实用的工作说明书

工作说明书作为组织重要的文件之一，是对某类职位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容和方法、工作环境和条件，以及本职务任职人资格条件所作的书面记录。通过工作分析程序获得的资料，经过归纳与整理，可撰写成工作说明书。

工作说明书主要内容

工作说明书的编写无固定的模式，需要根据该企业职务分析的特点、目的与要求具体确定编写的条目。工作说明书一般包括以下内容：

1、工作标识

包括工作的名称、编号、工作所属部门或班组、工作地位、工作说明书的编写日期、编写人与审核人，以及文件确认时间等项目。

2、工作综述

描述工作的总体性质，即列出主要工作的特征以及主要工作范围。

应尽量避免在工作综述中出现笼统的描述，比如“执行需要完成的其他任务”。虽然这样的描述可以对主管人员分派工作提供更大的灵活度，但实际上，—项经常可以看到的工作内容而不被明确而清晰写进工作说明书，只是用“所分配的其他任务”一类的文字，就很容易为回避责任找到一种托辞，这使得对工作的性质以及员工需要完成的工作的叙述出现有意无意的漏洞。

3.工作活动和程序

包括所要完成的工作任务、职位责任、所使用的工具以及机器设备、工作流程、与其他人联系、所接受的监督以及所实施的监督等。

4.工作条件与物理环境

简要地列出有关的工作条件，包括工作地点的温度、湿度、光线、噪声程度、安全条件、地理位置等。

5.内外软环境

包括工作团队中的人数、完成工作所要求的人际交往的数量和程度、各部门之间的关系、工作现场内外的文化设施、社会习俗等。

6.工作权限

包括工作人员决策的权限和行政人事权限、对其他人员实施监督权以及审批财务经费和预算的权限等。

7.工作的绩效标准

工作说明书中还需包括有关绩效标准的内容，即完成某些任务或工作量所要达到的标准。这部分内容说明企业期望员工在执行工作说明书中的每一项任务时所达到的标准或要求。

比如，要确定绩效标准，只要把下面的话补充完整就可以了：“如果你做到这样，我会对你的工作很满意。”对于工作说明书中的每一职责和任务都能按照这句话指引叙述完整，自然就会形成一套较完整的绩效标准。

8.聘用条件

包括工作时数、工资结构、支付工资的方法、福利待遇、该工作在组织中的正式位置、晋升的机会、工作的季节性、进修与学习的机会等。

9.工作要求

主要说明担任此职务的人员应具备的基本资格和条件，基本分为： ①一般要求：包括年龄、性别、学历、工作经验；②身体要求：包括健康状况、力量与体力、运动的灵活性、感觉器官的灵敏度；③心理要求：包括观察能力、学习能力、解决问题的能力、语言表达能力、人际交往能力、性格特点、品格气质、兴趣爱好等。

工作说明书编写要求

工作说明书在组织管理中的地位极为重要，是人力资源部门与相关用人部门招聘人员和考核的重要决策和参考依据。一份实用性强的工作说明书应符合下列要求：

1、清晰明白

在编写工作说明书时，对于工作的描述必须清晰透彻，让任职人员读过以后，可以准确地明白其工作内容、工作程序与工作要求等，无需再询问他人或查看其他说明材料。应避免使用原则性的评价，同时对较专业且难懂的词汇必须解释清楚，以免在理解上产生误差。这样做的目的是为了使用工作说明书的人能够清楚地理解这些职责。

2、具体细致

在说明工作的种类、复杂程度、任职者须具备的技能、任职者对工作各方面应负责任的程度这些问题时，用词上应尽量选用一些具体的动词，尽量使用能够准确地表达你的意思的语言。

比如运用“安装”、“加工”、“设计”等词汇，避免使用笼统含糊的语言，如在一个岗位的职责描述上，使用了“处理文件”这样的文句，显然有含混不清的成份，“处理”是什么意思呢？因此，在具体的编写时，需要仔细区分到底是对文件进行分类，还是进行分发。

3、简短扼要

整个工作说明书必须简短扼要，以免由于过于复杂、庞大，不便于记忆。在描述一个岗位的职责时，应该选取主要的职责进行描述，一般不超过十项为适，对于兼顾的职责可作出必要的补充或说明。

编写时应注意的事项

1、以符合逻辑的顺序来编写

—般说来，一个岗位通常有多项工作职责，在工作说明书中罗列这些工作职责并非是杂乱无章的、随机的，而是要按照—定的逻辑顺序来编排，这样才有助于理解和使用工作说明书。

2、尽量使用通俗易懂的语言

应尽量避免过于强调技术性的文字或概念，所描述工作说明书不仅要让上级能够理解，更重要的是上岗人员能实实在在地领会，因此，当遇到技术性的问题时，3、应该表明各项职责重次性

许多具体的工作，所出现的频率、各项职责所占的时间比重都有所不同。因此，可考虑按重次程度自上而下排列，或者结合各项职责出现的频率高低，在对应的备注栏上说明职责在总的职责中占的比例。要较好的编写工作说明书，不仅要清楚其岗位工作的主要内容，而且对其职责大小与次序的划分也是要明确的。在实际编写方面，可按照各项职责的重要程度、难易程度和任职者花费的时间等进行具体分析，关键是客观如实和可操作性(即做什么、如何做、做得好)。

—般来说，由于基层或生产线员工的工作更为具体，其工作说明书中的描述也应更为详细。实际上，许多企业是使用“作业指导书”和“岗位操作规程”来替代的。

第二篇：怎样编写工业产品使用说明书

怎样编写工业产品使用说明书

编写工业产品使用说明书应符合下列四个方面基本要求：

1．应明确具体规定产品的用途和使用方法

要根据产品的使用功能和特点，具体而明确地写明产品的用途和适用范围，同时写明主要结构、性能参数、型式和规格以及正确贮运、安装、使用（操作）、维修、保护等方法。

产品使用说明书可按产品型号编写，也可按产品系列编写。

2．涉及到安全、卫生和环境保护等方面要求必需写明

当产品具有危险和有害因素时，必须在产品使用说明书中写明保护产品和操作者的安全卫生措施，对易燃、易爆、有毒、有腐蚀性和有放射性的危险产品，更应在使用说明书上规定防范措施、注意事项以及发生意外时的紧急处理办法等内容。

对影响环境的产品，使用说明书上还应规定必要的保护环境方面的内容。此外，对一些耗能较大产品应说明节能措施。

3．复杂产品和成套设备应编写系统的使用说明书

对一些复杂产品和成套设备，可按其功能单元、整机分别编写使用说明书，再组合成一套系统的使用说明书。

4．简单产品可不写使用说明书

对一些冶金、矿产、建材等原材料类产品以及用于组装配套的一些元器件、零部件等简单产品，如其产品标准、产品手册、质量证明书等有关技术文件能满足用户需要时，可由这些技术文件代管产品使用说明书，不必另行编写产品使用说明书。

二、产品使用说明书的内容构成 一般工业产品使用说明书应包括下列内容：

1．产品概述

产品概述部分主要写明产品的用途，适用范围（必要时还应写明不适用范围），产品规格型号的含义，使用环境条件或工作条件等方面内容。

2．结构特征与工作原理

该部分叙述产品结构特点及其工作原理，包括主要部件或功能单元的结构，作用及其工作原理，辅助装置的功能结构及工作原理和各单元之间的机电联系，故障告警系统等。

3．技术特征

这部分主要是写明产品的主要性能和主要参数。

4．尺寸、重量

写明产品的外形尺寸、安装尺寸和产品重量（毛重）。

5．安装与调试

这部分主要写明安装的地基、条件、程序与注意事项，安装后调试程序、方法与注意事项，必要时还应写明安装、调试后的验收项目、方法以及试运行要求。

6．使用与操作方法

这部分主要写明使用前的准备与检查内容，使用中的安全防护措施，运行操作程序、方法、注意事项，监测和记录内容，直到停机的操作程序、方法的注意事项。

7．故障分析与排除

对产品使用中可能出现的故障应写明原因及排除方法，一般采用下表格式。

故障现象 原因分析 排除方法 备注

8．安全保护装置及事故处理

对一些具有危险因素的产品，应写明：

a．安全保护装置及注意事项；

b．出现故障或事故时的处理程序和方法。

9．保养与维修

这部分既要写明日常维护、保养和校准方面内容，又要写明检修周期、正常维修程序，以及长期停放时的维修保养措施。

10．贮存、运输

应写明吊装、吊卸、运输过程中注意事项和贮存时的条件、期限及检查等内容。

11．开箱及检查

应写明开箱时步骤及注意事项，以及检查步骤及内容。

12．其他

应写明产品生产企业和售后服务事项、联系方法和质量保证等方面内容，还可写一些需要向用户说明的其他事项。

上述内容并不是每份产品使用说明书都要写的，应根据具体产品的特点，恰当地选择上述内容，并合理编排次序，还可增加一些必需的内容，如随机备件、易损件明细表等。使用说明书中所需用的各种图表、照片，既可分别编排在上述各部分内容中，也可集中在一起附在最后。

机械部门依据GB9969．1制定了《机电产品使用说明书编写规定》，从机电产品特性出发，规定了更具体明确的要求，其正文包括：

⑴产品的主要用途和适用范围；

⑵产品适用的工作环境和条件，必要时还可规定不适用的工作环境和条件；

⑶产品的规格及与使用、安装有关的技术参数；

⑷产品的总体结构或主要部件的结构、性能，并配备必要的图形；

⑸产品系统说明，如机械传动系统、电气系统、液压系统、气动系统、光学系统等，叙述其工作原理、操作方法，必要时绘制系统图、原理图、电路图等；

⑹吊运和保管中注意事项，必要时附吊运图；

⑺安装与调试程序、方法、要求等；

⑻使用与操作。包括：

a．使用前的准备和检查；

b．使用前和使用中的安全及安全防护；

c．操作程序、方法、注意事项及容易出现的误操作和防范措施；

d．运行中的监测与记录等。

⑼维护与保养周期、方法、工具、条件及易损件等；

⑽常见故障及其排除方法。

⑾附件及易损件（表）

⑿成套性。即产品的主机，辅机或辅加装置及其它配套件，可列表叙述。

其它工业产品，也应由产品归口行业部门编制具体明确的产品使用说明书编写规定或细则。

三、使用说明书的经写和印刷细则

GB9969．1规定了编写和印刷使用说明书的一些具体事项：

1．使用说明书的文本尺寸

产品使用说明书的开本相面，一般应符合GB788《图书杂志开本幅面尺寸》的规定。

铅印本建议采用32开（130mm×184mm）和16开（188mm×26mm），也可采用64开（92mm×126mm）和GB788规定的其他幅面尺寸。

晒印本应采用A4号图纸（210mm×297mm）。

图表等允许向横向加长，确属必要时，也可向纵向加长，但均应按使用说明书开本大小折叠。数量太多时，也可与使用说明书分开装订。

使用说明书根据内容多少确定为单页、折页和多页。多页应装订成册。

2．使用说明书的封面和封底

使用说明书的封面应有能识别产品类别的名称、产品名称和使用说明书字样，并应有生产企业名称。出口产品使用说明书应在企业名称上冠以“中华人民共和国”字样，并应中、英文对照。

允许在封面上印有产品照片、图形和经认可的标志和标记，如注册商标、厂标、产品标记和合格认证标志等。

使用说明书的封底必须有产品生产企业的详细地址及邮政编码。必要时亦可写（印）上联系电话和电报挂号。

3．使用说明书的目次和目录

在使用说明内容较多、章条太多时应编写目次，以方便用户查阅。

复杂产品和成套设备的使用说明书应装订在一起，并编写目录。

4．使用说明书的文字、符号和单位

使用说明书只供国内用户，可只写汉字，但汉字中简化字必须为国家正式公布的规范简化字，供给港、澳、台地区用户的使用说明书应写繁体字，不用简化字。

出口产品使用说明书应汉英文对照（必要时还可书写其他外文），或按用户要求文种编写使用说明书。

使用说明书中的文字应简明扼要，通俗易懂，段落分明，标点符号无误。无论是汉字、外文字母及数字均应字体端正、笔划清楚、排列整齐、间隔均匀。

使用说明书中使用的各种符号、代号和计量单位均应符合国家有关法令、法规和标准的规定，在同价使用说明书中前后一致。

使用说明书的图、表、公式和数值，应符合GB1．l等标准的有关规定。产品结构图优先采用立体图。采用非标准图形符号时，应注明其含义。

5．使用说明书的印制

使用说明书应能长期使用，保证在产品预期寿命期内的可用性。

一般已批量定型生产的产品使用说明书，应采用铅印，否则可晒印。

使用说明书上的文字、符号、图形、表格、照片均应印制得清晰易阅，双面印制者，不得因透背等原因影响阅视。

6．使用说明书的更改

使用说明书不允许随意更改或涂改，如确需更改时，应按规定手续和方法进行。以保证其内容正确无误。

第三篇：编写工作说明书的准则

编写工作说明书的准则 １、准确性 ２、完备性 ３、普遍性 ４、实用性 ５、预见性

6、逻辑性

7、简约性

8、统一性

第四篇：编写住宅质量保证书及质量使用说明书作业指导书.

编写住宅质量保证书及质量使用说明书作业指导书

一、适用范围

适用于本公司所开发的所有建设项目。

二、职责

工程部为该工作的主控部门。

三、程序及内容

1、质量保证书

1.1该保证书应明确业主所购房屋的使用面积、建筑面积。1.2该保证书应包含房屋各部位保修范围及保修期限。

1.3该保证书还应包含甲方维修电话及承诺的维修期限，以便业主监督。

2、使用说明书

2.1该书应包括房屋各部位（基础、墙体、楼地面、楼梯、阳台、屋面、窗、内外装饰）的性能和作用，及所需注意事项。

2.2该书还应包括采暖、供水、煤气、电气、排水、排烟、排气孔等系统的材质、功能及在使用和装修过程中需注意的问题。

第五篇：职位说明书的编写

职位说明书的编写

职位（也称工作说明书）说明书是关于工作执行者实际在做什么，如何做以及在什么条件下做的一种书面文件。这种信息又可以用来编写工作规范。工作规范说明了工作执行人为了圆满完成工作所必须具备的知识，能力和技术。

职位说明书的编写并没有一个标准化的模式，但大多数的职位说明书都包括以下几项内容：1，工作标识；

2，工作综述

3，工作联系，职责与任务

4，工作权限

5，绩效标准

6，工作条件

7，工作规范

图3-----8就是工作描述的一个例子。

续前图

图—8职位说明书样本举例

这部分还应当包括对那些令人不舒服的.比较脏的以及危险任务的描述。

工作标识

如图3—8所示，“工作标识”部分包括了这样几类信息工作名称一栏对工作的名称（例如数据处理操作主管人员.销售经理或库存控制员等）加以明确。（正像职位说明书一样，你应当使工作名称符合当前邹势，在这方面，美国劳工部的〈职位名称词典〉非常有用。它不仅`列出了数千种工作的名称，而且还对每一种工作的典型任务都进行了描述。）职位说明书的工作地位一栏主要是为了快捷地显示出工作是否有法律免除控制的情形（根据〈公平就业法〉的规定，某些特定职位，主要是一些管理类和专业类的职位可以不受最低工资和超时工作条款的限制）。主要代码一栏则是为了便于快速查找所有的工作，组织中的每一种工作都应当能有一个代码，这些代码代表了工作的一些重要特征，比如，它属于何种工资等级。工作分类的日期一栏标明了工作说明书的具体编写日期是什么时间。说明书中还标明谁认可了这份说明书，此外，还要标明工作所处的“企业/分公司和部门/事业部”以确定工作的位置，直接主管的职位名称在工作标识中同样也要显示出来。

工作标识部分还包括可与工作的工资等级和/或工资范围相关的信息。工资等级一栏表明在组织中存在工作等级分类的情况下，此工作处于那一等级例如，一家公司将秘书分为秘书二等.秘书三等等。最后，工资范围部分提供工作的特定工资水平或工资范围方面的信息。工作综述

工作综述这部分应当描述工作的总体性质，因此只列出其主要功能或活动即可。这样，对于数据处理主管人来说，起工作综述可以描述为：“指导所有的数据处理的操作.对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求。”对于物料经理这一工作来说，其工作综述可以描述为：“物料经理负责生产线上所需要的所有材料的经济性购买.规范性运输以及存储和分配。”对于邮件收发监督员这一工作来说，其工作综述可描述为：“邮件收发主管人负责接受寄来的邮件，对其进行适当的分类：然后准确地递送到收件人手中；还负责处理待寄出邮件，要求准确.及时地把它们发送出去”。

应力图避免在工作综述中可以为主管人员分派工作提供更大的灵活度，但一些专家明确认为，如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作说明书，而只是用象所分配的其他任务一类的语言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞因为这使得对工作的性质以及雇员需要完成的工作的叙述出现了漏洞。

工作联系

工作联系这部分说明工作承担者与组织内以及组织外的其他人之间的联系情况，这一点我们可以人力资源经理为例来加以说明。

报告工作对象：雇员关系副总裁

监督对象：人力资源职员。考试管理人员。劳资关系员以及一个秘书。

工作合作对象：所有的部门经理和行政管理人员。

接触的公司外部人员：就业机构。管理人员代理招募机构。工会代表。州及联邦就业办公室以及各种公司客户等。

工作的责任与任务

职位说明书的另一部分是关于工作责任和工作任务的详细罗列。如图3—8所示，每一种工作的主要职责都应当列举出来。并用一到两句话分别对每一项任务加以描述。比如在此图中挑选。培训。开发下属人员这一任务被进一步定义为培养合作和互相理解精神。确保工作群体成员得到必要的专门训练。以及对培训工作进行指导。包括教育说明建议等。其他一些工作的典型任务包括维持收支平衡和控制库存。精确的编制帐户。维持一种有利的购买价格浮动区间。修理生产线上的工具和设备等等。

你可以利用美国工部的《职位名称词典》来界定工作的任务和责任/如3—9图

职位说明书中还适当界定工作承担者的权限范围，包括决策的权限。对其他人实施监督的权限以及经费预算的权限。比如，工作承担者有权批准购买500美元以上的物品，有权批准雇员请假或缺勤的时间；有权对部门内的人实施惩罚；有权建议提薪；有权进行新雇员的面谈和雇用等等。

工作的绩效标准

有些职位说明书中还包括一部分有关工作绩效标准的内容。着部分内容说明雇主期望雇员在执行职位说明书中的每一项任务时所达到的标准是什么样的。

设定工作绩效标准并不是一件容易的事情。然而，大多数的管理人员都已经意识到仅仅告诉下属雇员要尽最大努力工作并不能保证雇员发挥最大的工作绩效。确定绩效标准的一个最为直接的方法是只要把下面的话补充完整就可以如果对于职位说明书中的每一职责和任务都能按照这句话叙述完整，那么就形成了一套完整的绩效标准

任务：将应付帐款准确过帐

1在同一个工作日内收到的发货票要在当天过帐

2对于收到的所有收据都必须在收到收据的第二天之前送交负责的部门经理签字认可 3平均每月发生记帐失误不得超过三次

4每月的第三个工作日结素时必须平衡总帐

任务：完成每日生产计划

1生产群体每一工作日所生产产品不低于426个单位

2在下一工作程序被拒绝的产品[平均不得超过2%

3每周延时完成工作时间平均不得超过5%

工作条件和工作的物理环境

职位说明书还要列明工作中所包含的一般工作条件。这包括嗓音水平危害条件或热度等 编写职位说明书的准则

以下是编写职位说明书的一些技巧

清楚工作描述应当清楚说明职位的工作情况，不能与其他职位说明书混淆不清

指明范围在界定职位时，要确保指明工作的范围和性质，如用像为部门或按照经理的要求这样的句式来说明。此外，还要把所有重要的工作关系也要包括近来

专门化选用最专门化的词汇来表示：1工作的种类2复杂程度3技能要求程度4可能出先的问题的标准化程度5任职者对工作的各方面所负的责任大小6责任的程度与类型运用表示动作的词汇如分析搜集召集计划分解引导运输转交维护监督以及推崇等通常情况下组织中较低级职位的任务最为具体；而叫高层次的职位侧处理涉及面更广一些的问题

简单化最后，检查一下职位说明书是否囊括工作的所有基本要求。问问你自己如果一位新雇员读了这份工作说明书他或她对这份工作是自会有所了解？