展会管理

第一篇：展会管理

 展前管理方案

1、参展商预制卡

为保证参展商顺利参展，展前2个月根据参展商信息和数据制作实名制卡，在展

会举办前寄送到参展商手中。

2、专业观众登记

为了给专业观众提供更优质的展会服务，同时也为了收集专业观众的有关信息，建立展会数据库，便于下次展会的招展招商和宣传推广，展会建议专业观众填写一份

简单的观众登记表。观众登记表分为专业观众预登记和现场登记两种。对于预登记的专业观众将在展会前优先收到展会服务手册和资料，并发放专业观众参观证；现场登

记的专业观众将现场发放。

3、参展商报到

报到注册是对数据库中的相关展会参与者的验证与登记，预注册的展商则可以直

接拿到自己的相关证卡、资料等。未预注册的参展商在提交相关信息后现场领取临时

卡，领取相关资料。资料由环保购物袋统一包装。

4、参展商申请服务管理

参展商在报到时可能申请其它服务，如住宿、饮食、租用设备等，对参展商提出的要求要做到有条不紊。

5、布展管理

（1）布展时间：2011年10月20日

（2）办理工商、消防、安保和海关等有关手续，办理外地车辆进城证。

（3）与展会指定承建商和展品运输代理进行充分的协调和沟通，避免出现现场布展

格调不统一或展品迟迟未到等不良现象，保证布展现场秩序井然、有条不紊。

（4）展位画线工作，展会地毯铺设，展位搭建协调工作，现场施工管理和验收，展

位楣板的制作、安装和核对，现场安全保卫工作，消防和安全检查，现场清洁和布展

垃圾的处理工作。

二、展中管理方案

（一）展会开幕管理

1、开幕式现场布置

在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做

好充分的准备。

2、VIP接待

对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达酒店到出席开幕直到离开展会地点

都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制订接待计划，上报有关负责部门和

第二篇：展会安全管理协议

广州师盛展览公司

展会安全管理协议

师盛会务 2012.08

场地出租方：

(以下简称甲方)展览主办方：

(以下简称乙方)

第一条展览项目

１、展览项目名称：２、展览地点：３、展览面积：４、展览其他合作方：

第二条展览项目期限

自

****年**月**日起进馆,至

****年**月**日撤馆结束。

第三条乙方安全管理责任

根据举办大型活动要坚持“安全第一、预防为主”的方针，按照“谁主办、谁负责”的原则，本协议明确乙方作为上述展览的主办方，必须对展览项目的安全工作全面负责，保持展览的基本安全条件和状态符合国家有关安全技术标准。

一、做好安全预防工作：

1、制订安全防范措施和处置突发公共事件应急预案；

2、建立并落实安全责任制度，确定安全责任人，明确各级岗位职责；

3、配备与展览活动安全工作相适应的专职工作人员；

4、为展览活动安全工作提供必需的物资保障，在各个入口处设置安检系统，出入口处必须安排保安，由此产生费用乙方自行承担；

5、组织实施现场安全管理，开展安全检查，发现问题及时整改；

6、对参加展览活动的所有人员进行安全宣传和教育，及时有效制止影响活动秩序的行为，发现违法犯罪行为及时报告公安机关；

7、接受相关管理部门的指导、监督和检查，及时消除安全隐患。

8、展览活动如有承办方或主场搭建商、主场运输商等供应商，且其与乙方无隶

广州师盛展览公司

属关系的，乙方与承办方或供应商应签订安全协议，明确各自安全职责。承办方或供应商应按安全协议规定的职责，与主办方共同落实安全措施。

二、承担相关安全责任

1、防恐安全责任：负责展位区域内的消防、治安、防恐安全工作；保证租赁区域内所有展品必须符合国家质量管理的有关规定；下述物品禁止展示或进入甲方展馆：武器、枪支、刀剑、弹药、炸药、易燃品、放射性物质和其他危险物品；未经海关批准的进口物品；可能有碍甲方顺利经营的物品和任何被有关部门禁止的物品；

2、消防安全责任：乙方在展会期间严禁对通道、安全门、应急灯、消火栓、灭火器、消防喷淋装置、火警报警器等消防安全设施进行改造、改装或移动；

乙方严禁影响和阻塞紧急通道，严禁阻挡灭火器、消防栓等安全设施，甲方有权要求租赁方将各种对安全构成威胁的物品移开；

严禁在消防卷帘门下摆放物品，消防卷帘门滑道两边不准悬挂任何装饰物；严禁在展馆内烧煮、烧烤、明火操作、切割金属，严禁在展馆内使用各类加热器和电热器；

保证现场施工人员不在展馆内调漆、喷漆或用汽油、酒精等易燃物进行清洗作业；展馆内严禁吸烟。

3、治安管理责任：保证展馆内无寻衅滋事，打架斗殴；展会期间，保证展位搭建的质量，如违反安全规定，甲方有权要求其限时整改、查封展位直至清除出馆，由此造成的人身、财产损失，乙方承担一切责任；

制订安全工作计划，并落实施工安全技术措施；应当建立和健全必要的搭建和开展期间的安全管理制度；

应当落实专（兼）职安全管理人员，并明确其安全管理责任；对从事电工、起重机械设备操作、高空作业等特殊工种作业的人员，必须经劳动行政管理部门按照国家有关规定持证上岗。

４、其他安全责任：乙方应制定应急预案，如遇紧急情况，及时疏散人员；必须负责设置施工安全防护设施，并设立醒目的警示标志；搭建和撤馆时施工时必须派专人进行现场监护；

必须配置必要的合格的施工安全劳动保护器具和用品，搭建和撤馆期间须佩带安全帽方可入馆；

必须经常对展览现场进行安全检查，及时整改不安全因素，杜绝事故苗子和隐患，预防和避免人身伤害事故；

必须采取措施重点做好防止高处坠落和坠物伤人事故的工作；必须做好防触电和防止发生火灾事故。

广州师盛展览公司

三、乙方在展览项目开始前，应将本安全管理协议及现场应急预案等展会资料上报广饶县会展节庆办公室；并指定

（身份证号码：）为租用期间安全管理负责人。

四、本协议明确在展览项目实施过程中，若因乙方安全管理不到位而发生任何人身伤亡生产安全事故，包括第三者责任安全事故，由乙方承担全部责任。

五、展览项目实施过程中意外人身伤亡事故的报告和处理

１、在实施上述展览项目过程中若发生施工意外人身伤亡事故的，乙方必须在国家规定的时限内，主动及时地向有关管理单位报告。

２、若发生意外人身伤亡事故，乙方必须负责妥善处理事故的善后相关事宜，并配合有关管理部门做好事故情况调查工作。

３、若发生意外人身伤亡事故，乙方应根据政府相关部门的判定，负责承担所有责任。

六、乙方应遵守的其他规定

1．不得超过有关部门核定的人员容量印制、发放、出售票证； 2．公开售票的，采取票证防伪、现场验票等措施；

3．根据安全需要，在展览入口设置安全、有效的验票设施、设备； 4．保证临时搭建、安装、悬挂设施、设备的安全。

第四条甲方安全责任

1.保证对外租赁时展览活动场所、设施符合国家有关规定和消防安全技术规范； 2.在安全出入口和安全疏散通道设置明显的疏散指示标志，并保证安全疏散通道和消防通道畅通； 3.向乙方提供该场所的核定人员容量、安全出入口、安全疏散通道及供电系统等数据；

4.甲方在本展会过程中，委派

负责联系和协调乙方相关工作，负责对乙方施工安全管理工作进行监督检查。

5.一旦发生施工意外人身伤亡事故或其他紧急情况，甲方有协助紧急抢救伤员，协助乙方采取必要措施防止事故扩大，减少事故损失的义务。

广州师盛展览公司

第五条协议的签署

本协议经双方代表签署后即行生效，协议双方均必须认真执行。本协议作为场地租赁合同的附件。

甲方：

乙方：法人代表或

法人代表或委托代理人：

委托代理人：地址：

联系电话：

地址：

联系电话：二O一二年

月

日

第三篇：展会后期跟踪管理

第十讲展会后期跟踪管理

教学目标：

1.复习上一节的内容(通过总结上一节课的讨论题)2．本节教学要求: 通过对本节的课堂学习,要求学生: 掌握: 会展（后）效果评估熟悉:收集客户意见渠道了解: 建立会展客户数据库的意义 3.教学方法: 课堂讲授,学生讨论

4．重点: 会展效果评估内容难点: 展后客户跟踪服务的内容

教学内容及过程:

一．以重庆高新技术成果交易会展后调查为例（相关资料学生已分发），包括：

1、问卷设计

A．参展商调查内容：

• 参展的目的 • 获取信息的渠道 • 展台搭建情况

• 对展台组织管理水平的总体看法 • 总体评价

• 参展目标的实现程度 B．参观观众调查内容：

• 展台吸引注意力的主要原因 • 对展台工作人员的看法

• 对展会服务水平的看法 • 对展会整体布局的看法

2、调查设置

分4个馆随机抽样。

对于参展团队，先海外、后国内，先外省、后本地的原则，选取一位为代表，力争选其中的领导。

• 对于参观观众，优先调查佩戴有嘉宾证以及来自境外、外省的参观者。

参展商调查结论统计内容包括：

1、获得展会信息的渠道：报刊新闻、广告、同行、电视新闻、网络等。

2、参展商来参展的主要目的和动机：了解参展商参展动机对于有针对性地提供展会服务大有好处。

3、参展商的展台布置情况

4、展商对展会组织管理水平和服务水平的总体评价

5、参展商对客户群质量的评价

参展观众调查结论统计分析

1、参观者获得展会信息的渠道

2、展台吸引参观者的主要原因

3、专业参观者对展台工作人员的看法

4、参观观众对主体的评价

5、参观者对会展组织管理水平和服务水平的总体评价对策与评价

1、挖掘本地会展资源

2、完善展后服务调查

以上是一般会展展后调查的主要内容。

通过上述案例学习及学生的参与，目的使学生对展会后期的跟踪管理有感性的认识。

二．会展效果评估（展后）

会展效果评估是对展览环境、工作效果等方面进行系统深入地考核和评价，是个有程序和步骤的动态过程，包括：

1、确立会展效果评估的目标：主要是展会投入和展会效益的比较看是否达到预期目的。

2、选择规范的评估标准：包括：展会整体成效、宣传效果、接待成果和成交结果。要量化评估标准，排出主次。

3、制定评估方案：确定具体的评估内容和安排，评估的对象和抽样分布，问卷的设计，经费预算等。

4、实施评估方案：通过各类资料收集，安排记录，召集会议座谈，问卷调查等收集数据；整理分析数据。

5、总结评价：对整个展会各项活动在分析数据的基础上进行总结，形成总体评价报告。

包括：

(1)对展会策划进行总结。对展会策划方案进行分析评估，评估的内容包括：展会的举办时间、地点、展品范围、展会规模、办展机构组成、展会定位、展会价格、人员分工、展会晶牌形象策划等，找出它们好的方面和不足之处。

(2)对展会筹备工作进行总结。内容包括：展会工作的统筹、协调，各项筹备工作的安排和调整等。

(3)对展会招展工作进行总结。内容包括：目标参展商数据库的建立和改进办法、展区和层位划分、展览题材的增减、招展价格的合理性、招展函的编印、招展分工、招展代理的工作、招展进度安排、招展宜传推广和招展策略等。

(4)对展会招商和宣传推广工作进行总结。内容包括：目标观众数据库的建立和改进办法、招商分工、招商宣传推广、招商进度安排、观众邀请函的编印、招商渠道的建立等。

(5)对展会服务进行总结。内容包括对展会的展前、展中和展后各服务环节的服务，以及对这些服务的质量、提供方式等。

(6)对展会现场管理工作进行总结。包括对展会布展、开展以及撒展等的现场管理。

(7)对展会的指定服务商进行评估。包括对展会指定层位承建商、指定展品运输代理、指定旅游代理、指定清洁和保安公司等的工作进行总结。

(8)对展会的时间管理办法进行总结。包括对展会的招展、招商、宣传推广、展会服务、筹展撒展以及展会整体时间管理等进行总结。

(9)对展会的客户关系管理措施进行总结。

(10)对展会的各种相关活动进行评估：包括对在展会展览期间举办的各种会议、表演、比赛及其他相关活动等进行总结。

(11)财务总结：包括对展会的预算、成本、费用支出时间安排、收益、收款状况以及其他财务问题进行总结。

（12）成交评估：成交额与预期的比较及新客户的实际成交量等。

三．展后客户跟踪服务

1．建立客户信息数据库：一届展会完毕，办展机构的客户数据库可能会发生很大的变化：有新客户的加入．有老客户的流失，有些客户的信息发牛变更等等。办展机构要根据本届展会客户的实际情况，及时准确地更新客户数据库，并根据客户信息的变化，及时调整客户工作的方式和方向。成功的展会往往是那些客户工作做得出色的展会。更新展会客户数据库既包括对参展商数据的更新，也包括对观众的数据的更新，还包括对各种展会服务商以及业务代理的资料的更新。

2．向客户邮寄展会总结并致谢。展会闭幕以后，要及时给所有参加展会的参展商和观众邮寄展会总结，并对他们参加本展会表示真诚的感谢。展会总结不仅要邮寄给屉会现有的参展商和观众，对于那些暂时还没有来参加本展会的目标参展商和目标观众也要邮寄，这样可以帮助展会下一届的招展和招商；展会的致谢函可以只邮寄给现有的参展商和观众，但对于那些曾经帮助过展会筹办的机构和个人如各协办单位，支持单位、消防保安部门等也要致谢，对于一些重要的客户和机构，办展机构还可以派人亲自登门致谢。至于展会总结和感谢函的邮寄方式，可以采用信函、电子邮件和电话传真等，对特别重要的客户甚至要派人上门拜访。

随函还可附上客户意见和建议搜集问卷，就以下内容让客户打分，可达到发展和巩固客户关系的目的。a、展出内容和质量 b、交通 c、购物 d、服务

3．进行展会总结性宣传：展会闭幕以后，可以就展会总的情况进行一次总结性宣传，办展机构可以将展会的情况准备一份总结性的新闻稿，提供给各新闻媒体，让展会“有始有终”。很多办展机构都不注意展后的总结性宣传，其实，展后总结性宣传不仅是将本届展会的举办成果对社会和客户做一个“交代”，及时通报会展信息最新发展，更是为下一届展会做舆论准备。进行展后总结性宣传，往往会获得比较好的效果。

4．处理展会可能存在的一些遗留问题：展览期间，由于时间有限，业务又较多，可能会遗留一些问题，如有些客户的款项可能还没有完全付清，有些客户的展品还没有处理完毕，有些客户还需要展后商务考察等。屉会闭幕以后，办展机构要组织力量，及时处理展后遗留问题，尽量不要将这些问题拖到下一届展会，更不能让这些问题影响到下一届展会。

5．准备下一届展会：展会闭幕以后，办展机构要开始着手准备下一届展会的各项筹备工作了。例如，准备下一届展会的策划方案，制定下一届展会的招展和招商办法，策划好下一届展会的宣传推广方案，编印下一届展会的招展书、观众邀请函，制定展区和层位划分办法等。

作业：请从网上寻找一个已举办的展会，假设你是展会主办者，请问从哪几方面对本届展会进行总结评估。

第四篇：展会管理规定综述

展会管理规定

一、总则

明确公司参展标准和操作流程，掌握国内外的大型专业展会的行情，持续改进和完善公司展会的组织、开展和管理工作。

二、适用范围

本制度适用于展会的组织、信息收集和参展的程序管理。综合办行政管理员为展会统一负责人，原展会负责人赵业水与刘建开应与综合办行政管理员进行工作交接，并负责给综合办行政管理员提供之前参加过的展会相关资料。

三、展会操作规程

（一）国内展会参展操作规程

第一步：收集资料。收集与本公司业务相关的专业展会信息，并与展会组委会取得联系，向其索要参展指南以及参展注意事项；

第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步：签订合同。与展会组委会联系、洽谈合同签订事宜，合同签订后，催促对方尽快确认展位；

第四步：签订广告合同。与展会组委会联系，确定本次会议的广告代理商，如需广告宣传，经公司领导批准同意后，与其联系并签订合同，办理相关事宜；

第五步：办理参展商证、参观证。摊位确认后，向组委会询问参展商证和参观证办理的有关事项，确定参观人数后，酌情办理参观人员的证件；

第六步：预订房间。展位确认后，尽快预订房间，房间尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第七步：展会筹备。在展前的筹备时间内，参展人员按展会方案分工实施完成；

第八步：展前动员。展前要求召开参展会议，以确保参展过程中万无一失；

第九步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十一步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

（二）国外展会参展操作规程

第一步：收集资料。通过因特网和各类信息刊物收集与本公司相关的专业展览会，特别是国际专业展览会；与展会的组委会或中国承办方联系，向其索要参展指南及注意事项；

第二步：确展。经公司研究后确认参展及参展人员，筹备参展计划及人员分工；

第三步：签订合同。与展会主办单位或组展方联系洽谈签订合同事宜，合同签订后，催促主办单位或组展方尽快确认展位；

第五步：展会筹备。在展前的筹备时间内，各人按展会方案的分工实施完成；特别注意如参展形式为特装展的，应做好展台的设计、搭建工作；

第六步：签证办理。摊位确认后，向主办机构询问签证的有关事项，督促参展人员办理护照，要求对方寄发邀请函，随后安排办理签证；该项事宜由组展方统一办理的，应积极配合提供相关证件；

第八步：预订房间及往返机票。展位确认后，应尽快预订往返机票及房间，房间应尽量订在展区附近或交通便利、价格适中的酒店，做到既节省费用又方便与客户洽谈；

第九步：展前动员。展前召开参展要求会议，以确保参展过程中万无一失；

第十步：参展总结。将各人汇报附在材料后归档，并将所有带回的客户名单输入公司客户名单，所有影像资料，在电脑中存档；

第十一步：存档。将所有展会的资料汇总装订成册，经董事长审批后存档，要求在电脑和档案橱中各保存一份；

第十二步：落实政策补贴。根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

四、展会管理实施细则

（一）参展目的

企业形象和品牌推广、产品展示、市场宣传和信息收集。

（二）参展原则

1）参加展会应本着严谨、经济、实效、符合市场战略的原则，避免盲目、冲动及铺张浪费的参展行为；

2）参展前应认真了解展会信息，仔细阅读参展商手册，并做好真实性调查等风险防范工作；

3）参加展会应做详细周密的策划，包括展位的选择、展台的布置方案、广告的发布、目标客户的邀请等；

4）除布展工作外，应强调参展人员的作用，做好明确的职责分工和展前培训，展示公司团结、专业的良好形象，把握商机；

5）展会应与市场拓展紧密集合，国外展会是我公司拓展市场区域接触客户的主要途径之一，展会后应及时、积极跟进，做好后续宣传和客户开发工作；

6）展会结束后应做效果分析并提交总结报告，积累参展活动经验。

（三）展会计划组织展会负责人应在每年12月份对下一展会的信息进行收集，并整理为《展会信息报告》，发给国际项目部，国外展会具体市场调研由国际项目部负责，国际项目部对收集后的展会信息应做初步的评价，对其相关性、影响力、往期信誉和效果进行分析，选定目标展会；综合办行政管理员负责在每年1月份根据各项目部意见，整理、确定本《展会信息及参展提案》报公司领导研究确定，企划法务室赵业水与采购履约部刘建开负责协助综合办整理《展会信息机参提案》。

1）信息调研

综合办行政管理员应对目标展会做详尽的信息调查，包括：主办方、承办单位、举办时间、展馆位置、承租信息、展位信息、展会影响力、往期影响和反馈、参展单位、参观者范围等。国际项目部经理应配合外联员做好该项工作，通过咨询展会所在国代理商考究展会的真实情况；如赴国外参展，还应了解当地语言、政治环境、文化风俗、交通和食宿信息等。（企划法务室与采购履约部刘建开负责协助综合办处理相关事宜）

2）价格及优惠政策落实

综合办行政管理员在参展前应与主办方或组展单位咨询价格，争取国家、省、市方面的各项优惠政策。对我公司拟长期参展的展会，应与主办方或组展单位建立良好关系，以获得优惠的参展价格，好的展位和相关待遇。

3）参展财务预算

在提交参展计划提案时应做好财务预算，包括：参展费用、特装展示布置费用、展品运输保管费用、广告费用、宣传赠品费用、人员差旅费用等其他可预见费用；

参展的投资规模应参考展会对市场战略的支持作用、对区域市场销售的现实作用、品牌宣传和企业宣传的影响力。

（四）参展筹备工作 1）定立合同

决定参展后应与主办方或组展单位订立合同；如有条件，事先核实后，请法律顾问出具意见和确认。

2）展会策划

综合办行政管理员针对每一展会制定详细的参展方案并负责落实。①展位选择

展位应选择有利位置，主要考虑：出口、入口、中厅、休息区、餐饮区、洗手间附近等人流密集地段。避免选择死角、长排中段、有墙柱障碍等展位；

展位的大小可根据具体需要选用标准展位、双展位、特装展位以适合品牌形象策略；

选择展位前，应了解附近展位的厂商信息和展示方式，并作出必要的设计调整。

②展台布置和展品陈列展台布置的基本原则：

远观效果醒目、有冲击力，近观效果舒适、明快，整体效果协调；展位结构和图片序列应考虑人流密度和流向；无论标准展位还是特装展示，都必须增加照明灯光；展品和图片的展示高度应符合人体身高和视角；

展区微观细节构造应考虑：展台、展架、展示墙、标牌、标识、洽谈区，图片设计、说明性文字、动态屏幕演示系统、布展使用材料材质（一次性/重复性）。

③广告信息的发布

根据需要可考虑在会刊发布广告，可以封面和页内文章形式发表。可根据需要选择条幅、彩球等展会外设广告；

在参加展会前三个月，可以考虑在有影响力的网站、刊物上发布报道，以扩大知晓度。

④目标客户的邀请

参展前应邀请潜在客户、原有客户、目标客户前来参加。⑤展品及模型的运输和保管

各种资料及展品及模型应在展前3个月列出明细清单并制定运输方案，综合办专人负责，展后应对展品进行核对，对损坏、丢失等情况进行汇报。

（五）参展人员

根据展会的规模，应配备相应的参展人员，并做明确的职责分配和展前培训。人员主要包括：展会项目经理、项目助理、专业技术人员，参展前2个月由国际项目部提报并报公司领导批准。

1）参展人员的职责展会项目经理：

了解市场和广告需求；监督展位的制作和设计方案；保证布展时模型和文件的及时到场；保证展期提供充足的材料和宣传品，确保公司形象反映在展会上；负责资料和宣传品的分发管理并解答提问；负责展品的清点和汇总；负责信息的收集、汇总和整理；负责参展人员的管理；撰写展会总结报告。

专业技术人员：

必须是经验丰富的技术人员，对产品和技术细节非常了解，在参观客户的要求下进行产品演示，或预先安排演示；对客户提出的技术问题进行回答；撰写信息收集和产品反馈报告。

项目助理：

主动问讯驻足的参观者，并对公司和产品的概况进行介绍；将参观者引导给项目经理或专业技术人员；分发宣传品和纪念品；指导客人填写信息和联络表格；恭送问询者离开，负责展会客商来访登记表的填写、整理及展会客户信息汇总表的汇总；会后负责撰写展会总结。2）人员规范和培训

全体参展人员要求统一着装；佩戴名卡；态度亲切主动，举止合乎礼仪；谈吐规范，富有热情；对参展的必要事项、信息和规范应该做事前培训，由负责展会所在国的市场部负责。

3）参展人员培训内容

参展意义、目的和理念，展览必要常识（当地风俗礼节、展会性质、目标客户锁定等）；行为、规范和礼仪；职责分配和合作沟通；活动时间表；产品知识及常规问题的统一回答；信息的收集。

（六）展会的总结

展会结束后应该对参展的效果进行总结和评价。必须指出，展览的效果，尤其是潜在影响力不易测定，因此，对展览的实效分析不宜作不切实际的要求。

1）效果分析

包括参观流量、有效客户数量、展览对销售的促进效果、客户对该次展览的印象等等。

2）信息收集

信息收集应作为展会活动的一项重要内容。信息内容包括：行业信息、产品发展动态、新技术、竞争对手信息、客户信息、客户质询和建议、展示设计趋势和改进等等；

可考虑安排专门的信息收集人员，不参与展台展示活动以起到身份隐蔽作用，主要负责收集其他竞争对手信息。

3）总结报告

展会总结报告应在参展后10个工作日内由展会项目经理提交综合办主任，内容涵盖信息收集概要、效果分析、展会评价、改进建议等；

展会结束10个工作日内，展会项目经理负责按财务规定报销完毕所有展会财务支出。

4）资料存档所有参展人员于展会结束10个工作日内，递交展会总结，同时将所有整理的客户名单，所有影像资料整理转交综合办存档；

综合办行政管理员将所有展会的资料汇总装订成册，经总经理、董事长审批后存档，在电脑和档案橱中各保存一份。

5）落实政策补贴

综合办行政管理员根据国家、省、市相关规定办理相关手续，积极申报各项扶持政策。

五、记录存档

（一）保存地点：综合办

（二）保存时间：五年

（三）保存要求：装订成册

第五篇：展会现场管理计划

篇一：展会现场管理计划

展会开幕计划

一、时间：2011年8月24日10:00am-3:00pm

二、地点：北京桥艺术中心

三、贵宾厅：

1.贵宾厅设置签到台，摆设鲜花和绿色植物，提供签到本、签到笔、茶水和热毛巾 2.展会礼仪人员于8:00am在贵宾厅就位，负责在入口处就位等候特邀来宾并且引导

来宾，为贵宾佩戴鲜花

四、开幕式表演项目：模特眼镜时尚秀

五、参加开幕式人员

1.特邀来宾（4人）2.参会人员

六、贵宾抵达安排

1.参会人员于9:00am开始由入口进入现场参加开幕式

2.贵宾在贵宾楼口下车，进入贵宾厅休息，9:25am由相关人员引至开幕式特邀来宾

台参加开幕式 3.贵宾行径路线：入口处——贵宾通道——贵宾厅——开幕式现场——参观展览

七、开幕式仪程

8:30 现场音响设备调试；礼仪服务人员入场并准备；检查show用具 9:00 参展商及组织的普通观众到位；音响再度调试；礼仪人员就位

9:20 特邀嘉宾抵达，礼仪人员列队迎接、戴花，并引导嘉宾至贵宾休息室休息 9:28 由礼仪小姐引导嘉宾上贵宾席

9:30 主持人（展会承办人员）介绍贵宾台嘉宾，宣布开幕 9:40 主承办方代表致辞

10:00 模特眼镜时尚秀开始，结束后展会开放参观

展会管理计划

一、展会现场布置

在举办开幕仪式之前，首先要将开幕现场布置好，以便为展会开始和观众参观做好充分的准备。

二、vip接待

对于贵宾的接待，应给予特别的对待，从到达会展地点到出席开幕直到离开展会地点都要进行周到的安排，对于重要贵宾还需要事先制定接待计划，上报有关负责部门和相关人员审定后执行。

三、媒体的接待和管理

展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

四、展会设备设施管理

1.设备管理：保养、修理、更新等 2.环境管理：养护、保洁、绿化等

五、展会现场的安全管理

1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和

服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。

2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤

其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。3.安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动

治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。

六、展会现场的其他服务

饮水、就餐、指引等。

撤展计划

一、展位的拆除

二、参展商租用展具的退还

三、参展商展品的处理和回运

四、展品出馆控制

五、展场的清洁

六、撤展安全保卫

观众登记计划

参会登记表

地址：北京桥艺术中心

预先登记，避免繁琐的手续，成为参会观众，以期联系。

＊登录主办方网站可下载“观众登记表”，此表格复印有效。篇二：展会现场管理

博览会现场管理方案

（二）博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

为了使本次刺绣、银饰博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。

现场管理的原则： ?找出可能出现的问题并作精密分析。

?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。

1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。

2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。

3、对于重点工作，实行双重核查制度。

4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。

5、重视对临时人员的短期培训。

a、系统的现场管理如下：

一、观众登记和入场管理

设观众登记处——为了提高工作效率，把预先登记的观众和现场注册的观众分开或进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处

设置了展览活动及论坛议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、博览会现场广告管理

在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。

但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

三、对参展商的行为管理

主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火

灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

五、交通、物流管理

展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的

规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。

物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事

务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握： ■一份相关联系人名单；

■场馆地图；

■展品抵达场馆的时间；

■现场交通规划草图；

■紧急情况应对计划；

■现场联络点，包括安全和志愿者。

六、餐饮管理

博览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

七、证件管理

通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导

和演讲嘉宾）。

为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果博览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

八、参展商和观众投诉处理博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

九、新闻管理

现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

另外，展览会主办单位往往会安排专门的新闻主管，负责统一发布展览会的官方信息，并接受媒体的采访；所委任的新闻主管必须善于言辞，举止落落大方，并十分熟悉展览会的相关情况。

十、知识产权保护工作

1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

2、基本原则：

? 坚决反对利用展览侵犯知识产权。

? 用证据讲话。? 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时

撤下有疑问的展品。

? 双方应在展后诉诸法律解决。

十一、现场保洁管理

现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负

责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

十二、展览会运输代理商管理

1、运前：认真挑选运输商

2、运中：紧密联系运输商

3、进馆：迅速有序搬进场

4、展后：妥善处理参展品

十三、配套服务管理

在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关

配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

十四、专业观众入场管理

1、填写登记表

2、办理证件

3、检查门票

4、领取参观指南

5、免费赠送或出售会刊

篇三：展会现场管理计划

展览会现场管理对成功地办好一届展览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对展览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

一、观众登记和入场管理

观众登记处——

为了提高工作效率，绝大多数展会组织者都偏向于把预先登记的观众和现场注册的观众分开，有些展览会还进一步将现场注册的观众分成两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。

为了消磨人们在登记处的等待时间，一些展览会的主办单位还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样无疑也便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、展览会现场广告管理

在一次大型展览活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等，但无论采用什么样的广告载体，展会主办单位都必须制定明确、统一的广告政策，做到对所有参展商一视同仁。即使制定有相应的优惠措施，也应该让所有参展商都了解，而不应简单地根据参展企业的规模大小来决定是否给予其优惠。

三、参展商行为管理

参展商行为管理的主要工作依据是参展合同。在布展（尤其是某参展商需要进行特装时）、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以

采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理 1.制定安全应急策略，按照制定的应急策略，突出自救意识、自救能力、组织纪律和服从等方面的宣传，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序，增强稳操胜券的信心和决心。

2.防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。

3.安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。

五、展会设备设施管理

1.设备管理：保养、修理、更新等

2.环境管理：养护、保洁、绿化等

六、媒体的接待和管理

展会开幕前，与有关媒体取得联系，邀请媒体记者对展会开幕现场和展览现场进行采访和新闻报道做准备。

七、交通、物流管理

对现场物流和交通的控制是展览会全面控制的至关重要的部分，事实上，交通也属于物流的范畴，只不过这里的“交通”主要指现场的交通工具、停车场及线路的规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。

展览会现场的物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。

对于大型展览活动而言，现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：

■一份相关联系人名单；

■场馆地图；

■展品抵达场馆的时间；

■现场交通规划草图；

■紧急情况应对计划；

■现场联络点，包括安全和志愿者。

八、餐饮管理

餐饮服务是展览会质量的一个重要环节。

展览会主办单位可采取外包的方式，将展会期间餐饮区的经营权临时转让给知名酒店或连锁餐厅，并通过合同条款对其菜单、份量和价格等进行严格的约束，以确保现场餐饮服务的质量。在这一点上，有些展览公司所采取的餐饮服务公开招标的方法值得借鉴。还有一点需要强调，在展会餐饮区，餐饮服务人员还应该对简易饭盒等餐具进行及时清理，为参展商和专业观众营造一个良好的就餐环境。

九、证件管理

通常来说，在一次展览会中，主办机构至少要印制 6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。

另外，为了保证参展商、专业观众和嘉宾的停车位，场馆管理方还会使用停车证。如果展览会拟出售门票，主办单位需要事先向税务部门报告，在征得同意后方可印制和出售门票。

十、参展商和观众投诉处理

在展览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接

到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

例如，在第二届中国（深圳）消费商品采购大会上，组委会在总服务台设立了问询投诉处，负责回答参展商和观众的问询，并处理各种投诉，收到了比较好的效果。

十一、新闻管理

一般来说，国内 1 万平方米以上的展览会都会在现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

十二、知识产权保护工作

十三、现场保洁管理

1.主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

2.基本原则： 1)坚决反对利用展览侵犯知识产权。

2)用证据讲话。3)被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。

3.双方应在展后诉诸法律解决。

4.现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

展览会布展和撤展管理

一、布展管理

布展工作一般在展览会开幕前几天举行，时间长短依展览会的不同规模和主题而定。譬如，大型汽车展或机械展往往需要近一个星期的时间，而消费品或珠宝首饰等主题的展览会通常只需要一两天的时间。

对于主办单位而言，布展就是对展览会现场环境进行规划，对参展商、搭建商、运输商等的有关工作进行协调和管理，从而为展览会正式开幕做好准备的筹备阶段。

表1 布展期间的主要工作内容

篇四：展会现场管理

博览会现场管理方案

博览会现场管理对本届博览会至关重要，现场管理做得不好会影响专业观众和参展商对博览会的满意程度，直至影响整个展览会的品质。

为了使本次博览会有组织、有次序的、有计划、有目的进行。尽量减少展会期间带来了不必要的麻烦，促使本次博览会取的圆满的成功。

现场管理的原则： ?找出可能出现的问题并作精密分析。

?努力在不确定因素里找出尽量确定的因素。

?要有预案和预备力量。

1、尽量利用服务链外包服务，进行监控。

2、指定专人在专门时间负责专项工作，明前分工、分清职责、责任到人。

3、对于重点工作，实行双重核查制度。

4、对重要环节，负责人应及早提出注意问题，实时监督。

5、重视对临时人员的短期培训。

a、系统的现场管理如下：

一、观众登记和入场管理

设观众登记处

1、预先登记的观众;

2、现场注册的观众;现场注册的观众分成有名片的和无名片的。前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。为了消磨人们在登记处的等待时间，主办单位应该在入口处

设置了展览活动议程牌，以便于人们尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。

二、博览会现场广告管理

在本次博览会活动中，主办单位获取广告收入的渠道很多，如展览快讯、展会会刊、户外广告牌、气球、标语等。

三、对参展商的行为管理

主要工作依据是参展合同。在布展、开展和撤展等不同阶段，展览会主办单位都应和参展商进行有效的沟通，确保它们的行为符合参展合同尤其是场馆的使用规定。必要时主办单位可以采用强制性措施，以维护绝大多数参展商的正当利益和保证整个展览会的顺利进行。

四、安全管理

博览会现场的安全管理主要涉及三个方面，即盗窃、火灾和卫生。为此，展会主办单位需要和消防、卫生和公安等部门主动联系，积极争取这些部门的支持。

五、交通、物流管理

展会的交通主要指现场的交通工具、停车场及线路的

规划，如展品运输车辆、巴士（往返于地铁或机场与场馆之间）、taxi、停车场等。

物流管理工作十分繁琐，哪怕是看似简单的停车场事务，也要充分考虑到展品运货司机、贵宾、参展商和专业观众的不同需要。现场交通与物流管理的负责人至少应该掌握：

■一份相关联系人名单；

■场馆地图；

■现场交通规划草图；

■紧急情况应对计划；

■现场联络点，包括安全和志愿者。

六、餐饮管理

七、证件管理

通常来说，主办单位把印刷的各种证件发给放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构和协办机构的相关工作人员）、筹（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾（包括领导和演讲嘉宾）。

八、参展商和观众投诉处理

博览会举办过程中，不可避免地会存在个别参展商和专业观众会对场馆现场管理、餐饮配套服务等表示不满，并向主办单位接待办公室提出投诉，有些则直接到问询处投诉，这时迫切需要有一个专门的机构来处理各种投诉。

九、新闻管理

现场设立新闻中心或新闻办公室，以便参展商和主办单位能及时发布各种信息。新闻中心的硬件设施和人员配备应根据展会规模等实际情况决定。

十、知识产权保护工作

1、主办方应在现场设立专门办公室，并聘请专职律师咨询。

2、基本原则： ? 坚决反对利用展览侵犯知识产权。

? 用证据讲话。? 被告方如有异议，有申辩权利，但须提供证据。否则暂时撤下有疑问的展品。

? 双方应在展后诉诸法律解决。

十一、现场保洁管理

现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。特装搭建商应在撤展时将展台内的装修垃圾清理带走。

十二、展览会运输代理商管理

1、运前：认真挑选运输商

2、运中：紧密联系运输商

3、进馆：迅速有序搬进场

4、展后：妥善处理参展品

十三、配套服务管理

在布展和撤展期间，展会主办单位应该为参展商提供相关配套服务，如出门证管理、餐饮服务、保安服务和消防管理等。

第一篇：展会管理

第二篇：展会安全管理协议

第三篇：展会后期跟踪管理

第四篇：展会管理规定综述

第五篇：展会现场管理计划

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