会议回顾超出预料 6个新：冯惠玲教授评价第八届“中国电子文件管理论坛”和“第三届档案社交媒体圆桌会

第一篇：会议回顾超出预料 6个新：冯惠玲教授评价第八届“中国电子文件管理论坛”和“第三届档案社交媒体圆桌会

会议回顾超出预料 6个新：冯惠玲教授评价第八届“中国电子文件管理论坛”和“第三届档案社交媒体圆桌会...第八届“中国电子文件管理论坛”完美收官！就像看完电影刷影评，这次论坛的评价怎么样？你想知道档案届顶级大牛冯惠玲教授是怎么评价的吗？话不多说，先送上这个大福利！2017年12月10日下午，在第八届“中国电子文件管理论坛”的平行会议——“第三届档案社交媒体圆桌会议”的开幕致辞中，冯惠玲教授对电子文件管理论坛进行了总结，同时拉开社交媒体圆桌会议的大幕。以下是小编根据会议录音录像整理的冯惠玲教授讲话的主要内容：大家对社交媒体圆桌会议的热情出乎意料，来了这么多人，圆桌都“圆”不起来了。我来为会议点个赞！前面一天半的会议不知道大家是什么感觉？结果超出预料，信息量密度大、内容多、维度重。特别巧合的是总书记在政治局谈大数据，我们在这里谈大数据，这叫时间巧合。举办此次会议，我们的初衷是拥抱前沿，跟踪前沿。这次是本土专家的会议，没有请老外，我们自己现在的问题就相当严重。论坛前面的发言有几个新。新概念，有很多词儿没听过；新理念，扭转长期以来在传统环境下进行文件档案管理的理念，有些理念刚开始有人不信，但是现在信了，诸如单套制，单轨制，事实摆在这里，容不得你不信。另外就是新需求、新探索，需求非常显著，实践的趋势撵着我们往前跑。比如一站式行政审批之所以现在开始在做，是因为社会服务的工作逼着你去做。包括上海自贸区的单轨制问题等。这些都说明我们安逸的时候，世界时时刻刻在变，世界并没有安逸地等着我们，如果我们跟不上，必然被淘汰或者成为局外人。特别感谢钱毅的讲话，以至于把染色体、基因都讲出来，这是非常新非常有趣的领域。生活在这个领域里，希望我们可以感受和享受这个时代赋予我们的挑战和快乐。下午的会议还有一个就是拥抱新媒体。社交媒体或者说移动媒体也是前面讲的新技术之一，移动互联被叫做第五媒体，从报纸、广播、电视、互联网到现在的移动媒体，移动媒体可以说是最新的媒体。著名的媒介专家麦克?卢汉说，媒介不单纯是媒介，媒介就是信息，媒介本身的含义非常多，我相信这也是大家继续坐在这里开会讨论的原因，大家不仅仅想拥抱新时代的问题，还想拥抱新媒介。社交媒体在档案界越来越热，档案界主要做了两类事情：一类是做社交媒体公号；一类是研究，诸如会议文集，也是出乎我和王建教授的意料。我认为比刚刚开始成立档案社交媒体联盟的时候，大家对于社交媒体的认识从宽度和深度都有了很大提升。这次会议两类人聚到了一起。做社交媒体我认为也是大致分为两件事情：一件是传播档案消息，一件是传播档案信息，讲档案故事，就像美国NARA讲好档案的故事，我们目前的一些社交媒体讲得特别好，多种形式，图文并茂。这是为前沿奋斗的档案人带来的局面，效果显著，做社交媒体是不能停下的事情，因为这是新事物。今天早上就看到了“档案那些事儿”的会议报道，小编们一定是不眠之夜，大家的热情、大家的努力，效果显著。我想历史将记下我们这一代人在社交媒体探索上为档案写下新的一笔。我想讲的是怎么样看待社交媒体，社交媒体内涵的含义是很深刻的。初想一下，大概是几个功能。首先是传播，档案传播通过社交媒体有了很大改善，是传统媒体无法达到的，无论是在业内的传播还是面向社会的传播。第二是互动，因为它和第四媒体即互联网媒体的不同之处就在于互动，互动有了一定的展示，但是我认为还有很大的提升空间，诸如NARA希望通过社交媒体更多拓展地公众，更多得地将NARA和受众联系起来。而我们现在的互动还停留在少量的评论和点赞上，真正通过媒体把单向变成双向的信息，沟通甚至把有些社会事物活动变成互动性的，现在还有很多需要探索的问题。我认为社交媒体的双向性还存在问题。第三是管理，我很高兴这次的会议文集中涉及到一些，我们每天累计一些新鲜的好的故事，能不能留下来？朋友圈的东西，尽管我在控制好友数量，但是信息仍旧看不过来，很快被新消息替代。这样丰富的信息如何把它保留下来，我们自己是否有尝试？美国已经把眼光放到了社交媒体的保管上，我们可否从自身媒体的保管到面向社会媒体的保管这个方面再有所贡献？更深层次的问题是挖掘。社交媒体将来成为库、成为数据湖的时候，将成为巨大的宝藏，如何增值、产生新的效果，值得我们探讨。总之，我觉得社交媒体是代表新时代的最新的媒体，本身就携带着时代的理念，它的去中心化、扁平化、大众化，必将融入未来社会的建构中，所以社交媒体不仅仅是一种传播的手段，它将在理念上、在很多方面，可能改善、改变一个行业。我们既然是先行者、先试者，我非常希望在这些人中能产生新理念、新思想、新发现，通过社交媒体平台，创造无限的可能。祝愿今天的会议大家都能有收获，也祝愿会议圆满成功！感谢冯惠玲教授对论坛和圆桌会议的肯定！感谢对事儿报道的鼓励【会议速递|第八届“中国电子文件管理论坛”首日盛况火速报道！】。接下来小编给大家献上冯惠玲教授致辞中提到的这些充满新意的发言摘要！浙江省“最多跑一次”与电子化归档，你了解多少？ 梁绍红（浙江省档案局登记管理处处长）：“互联网 政务服务”环境下电子文件归档管理工作探索与实践发言要点：“互联网 政务服务”环境下对于电子文件归档管理工作的探讨是推进政府自身改革的现实需求，是助力“最多跑一次”改革的迫切需要，同时也是加快档案工作融入政府信息化整体进程、打破档案信息化建设传统路径依赖的急迫需求。1.浙江省的具体做法是：试点先行；出台规范——《浙江省公共数据和电子政务管理办法（浙江省人民政府令第354号）》，明确了电子文件的法律效力；在全省部署“最多跑一次”事项的电子化归档工作；业务准备。开展“最多跑一次”事项归档范围和保管期限的制订和审批工作；平台建设。开发部署在线归档模块；监督考核。“最多跑一次”事项电子化归档相关工作已纳入全省政务服务网督察考核要求，纳入省政府直属单位目标责任制考核，纳入“最多跑一次”改革考核任务和省委“平安浙江”考核要求。通过以上的措施全省的“最多跑一次”事项电子化归档工作取得较大成效。2.存在的不足：思想认识不到位；各地推进情况不平衡；职责分工需进一步理顺；配套标准规范需进一步完善；相关理论研究和指导比较欠缺。3.下一步工作思路：制定完善相关标准规范，开展课题研究；做好电子化归档的拓面提升工作；继续完善考核推进机制。必须解放思想，跳出传统思维和管理模式约束；必须借势借力，融入政府和社会信息化整体格局；必须重视顶层设计，以行政化推进信息化；必须立足实际，以务实的态度和方式推进信息化。破解“单套制”管理难点，该如何创新？ 王玮（上海市档案局科技教育处）：探索电子文件归档和电子档案管理新模式——上海自贸区档案单套制管理模式的实践及应用发言要点：电子文件归档的传统做法是双套制归档、档案数字化，而这种传统做法造成了纸质、电子文件的重复归档，浪费了人力、物力、财力，阻碍了无纸化办公和电子政务建设的发展。但是他认为单套制管理仍然面临挑战：电子档案属性问题、长期保存问题、管理规范的问题，要想实现单套制必须有政策法规保障、技术难点攻关以及管理服务创新。上海自贸区在2014年7月颁布了《中国（上海）自由贸易试验区条例》，这一地方性法规的颁布，为上海自贸区电子政务建设的推进提供了法制保障，也为上海自贸区率先推进电子文件归档和电子档案“单套制”管理提供了先试先行的广阔平台。破解“单套制”管理难点的三大创新：模式创新：实现电子文件全程管理、优化电子档案管理流程、发挥电子档案利用服务效能。技术创新：利用电子签名、元数据采集、日志管理、四性检测、全文检索等技术的综合运用解决电子档案真实性、原始性、凭证性的问题；通过通用数据采集、电子档案格式化转换、电子档案离线备份、电子档案通用浏览器等四大工具的设计开发，解决了电子文件收集、电子档案管理难、长期保存难和利用难的问题；通过辅助采用互信互认的CA认证技术，进一步确保电子档案的来源可信，管理可靠，长期可用；技术保障和系统再造是模式创新点额支撑：坚持文档一体化管理；实现电子档案全程化、专业化管理；保障电子档案管理可控；提升电子档案服务效应。制度创新：坚持制度创新和规范管理为导向、建立健全与法规标准想配套的管理制度，极大丰富和创新电子文件管理的模式。法制保障和政策优势是模式创新的基础。规范保障和先行先试是模式创新的关键：上海自贸区范围内的推广应用；全国开展相关工作的复制推广价值；不断促进复制推广。建设成果：电子档案单套制管理模式创新；电子档案单套制管理技术创新；电子档案真实性检测、完整性检测、可用性检测、安全性检测；应用系统的全面整合；平台的自适应性和扩展性等等。数据湖？EDAS？？UDM？？？新概念科普~ 梁凯（杭州市档案局保管处处长）：行政审批数据归档实践发言要点：电子政务建设新常态是云计算、大数据以及数据共享。档案界能够发挥的作用是数据准备（数据准备是个脏活累活）、数据治理（已经在自觉不自觉地做这件事情了）、长久保存（历史数据的管理始终是个不可回避的问题）数据湖的特点：不同的数据种类；设局设计模式的灵活性；存储全量历史数据及其所有属性；提高数据的使用和共享。它是指最终由使用者根据自己的意愿对数据进行相关处理。目前系统建设的切入点是行政审批事项电子数据归档，关键点是一套数据模型应对多种数据归档。EDAS（Electronic Data Archives System）,该系统采用全自动化归档，具有足够高的归档效率，一套系统可以应对多类数据类型，最大限度地保持业务信息的有机关联。对TB甚至PB级规模的数据具有较高的信息检索和访问并发能力。我们不可能也没有能力去制定、维护过多的数据标准，数据标准要能够适应业务的变化，需要制定一个更为抽象和通用的数据标准，使得系统能够针对各类业务数据进行归档。因此提出UDM（Unified Data Model）模型。其“统一”体现在数据包统一采用XML描述以及业务信息的封装统一。新名词、新技术、新系统果然还是非常吸引人的，茶歇期间听众问了很多关于EDAS和UDM的问题，讨论得热火朝天。“互联网 政务服务”中的电子文件，该如何管理？ 章燕华（浙江大学公共管理学院、浙江大学信息资源管理研究所副教授）： “互联网 政务服务”中的电子文件管理：新环境、新挑战与新路径新环境：技术发展与国家治理驱动变革。互联网与数据成为成为经济社会发展的基础设施和关键要素；推进全面深化改革正在进行时，中国特色社会主义进入新时代：利用互联网推进政府改革创新的顶层设计与地方探索密集进行。这些大环境使得电子文件管理互联网化 数据化/资产化，使其服务于改革、服务于发展、服务于民生、服务于构建国家治理体系的建设，并且将网治（数据治理）作为政治改革的最有力工具。新挑战：面对上述的新环境，如何保障电子文件的凭证价值？多大程度上能使电子文件数据化/资产化？如何顺应互联网与数据开放共享、政务公开与服务、经济社会转型发展的大势？已有的（纸质/双套制）的理念思路、方法流程、体制机制、法规政策与技术方案是否仍然适用于单轨、单套制？如果相当长时间内并存，如何统筹协调新旧管理体系？基于统一平台的数据集中与以分散保管数据为使命的档案机构？如何更好地服务于业务活动，反哺本职工作？如何面对新形势和新挑战，谋求自身的转型发展？以及关于档案学理论与知识体系的一系列问题。新路径：1.在保障电子文件的凭证价值与发掘其数据价值的动态平衡中推进电子文件管理：如何保障凭证价值：两段论 相对论 多要素 企业实践如何实现数据价值：数据化 互联化 跨界融合 企业实践动态平衡：围绕政务 围绕馆藏；路径依赖 能力培育实践探索 管理体系 理论研究均要体现2.从关键性业务入手探索精细化、智能化的电子文件管理。不同业务活动形成文件的归档范围与保管期限怎么指定？整个生命周期的嗲你这文件的原始性/凭证价值如何保障？电子文件如何长期保存？电子文件怎么用？已有实践探索和启示。3.适时开展档案机构改革及体制机制创新。档案局馆职能的坚守与拓展（来自其他机构竞争还是技术威胁？局馆分离?职能拓展的国际经验与实施路径?服务于政务VS档案监管VS馆藏服务，提供更好的公共服务为根本使命），档案室与其他档案机构的地位与功能。4.以开放包容心态，以交叉融合视角丰富和完善档案学理论。认清技术与会发展趋势；从实践中学习向其他学科学习等。数字转型期电子档案管理创新展望，诙谐阐释 钱毅（中国人民大学信息资源管理学院的副教授）：从数字化到数据化——数字转型期电子档案管理创新展望发言要点：我们所面临的变化的环境。1.上游在变（文件形成环境不断翻新）。文件形成：模拟化、数字态、数据态。模拟态的工作内容：实体管理为主；管理对象:载体（白纸黑字）；技术应用:以要素防治为主传统八防；狭义的保存概念物理实体保管，外围环境的防护。模拟态档案保护关注要点：从微观分析有字迹材料；结合方式；载体物质。外部环境有防火、防虫、防潮、防光、防鼠、防虫霉、防尘等等。数字态的管理对象：存量数字化 增量电子化；文件内容（脱离载体）。关注领域：数字化项目；ER法律地位与效力；电子文件四性管控；数字资源长期保存；（动态管理）；数字化技术与系统平台。数据态的业务系统演化（孤岛式、规划式、数据驱动式）——管理对象（数据、规则与本体）——关注领域（数据描述、规则模型、数据本体）2.理念要变（传统文件概念需要更新）。归档对象的变化：规则、数据、内容（容器）、载体 内容；原件概念的再认识：模拟态（原件=白纸 黑字）数字态（原件=内容原始性 固化 认证）数据态（原件=数据体 参数 输出模板形成的快照）；

需要完全理解依赖性：数据态（逻辑结构包含多层次依赖关系；需要更精确表达依赖关系）数字态（物理结构与逻辑结构分离）模拟态（物理结构与逻辑结构统一）更深刻地认识保存之道：记忆传承之道。3.方法得变。跃升管理能级。创新保存手段：保持数据保存的高度依赖、采用自学习方式维持高依赖度。神马模拟化、数字态、数据态，听起来很枯燥的东西却被钱老师讲得生动有趣，有没有勾起你的好奇心呢？？？反正小编是好奇心满满了~结语整整两天的第八届“中国电子文件管理论坛”完美落幕！小编给大家梳理一下这两天的议程。12月9日的论坛内容事儿已经及时详尽报道，详见：会议速递|第八届“中国电子文件管理论坛”首日盛况火速报道！；12月10日上午的论坛内容如上，下午的社交媒体圆桌会议报道详见：会议速递|第三届档案社交媒体圆桌会议盛况空前！热议社交媒体及其文件管理之创新与拓展！。相信大家通过两天的会议都收获颇多！让我们共同期待下一届论坛！接下来又将面临怎样的新环境、新挑战呢？ 撰文：李小清

照片：李洁等编辑：宋雅彤