马云包32班高铁给4万员工办年会,竟忘用数字科技解救行政

第一篇：马云包32班高铁给4万员工办年会,竟忘用数字科技解救行政

阿里巴巴集团9月8日即将在黄龙体育中心召开2017集团年会。

根据杭州媒体报道：为了年会，阿里包了32班高铁、1700车次大巴；100多家酒店、参与员工4万人，现场演职人员2000多名，工作人员超2000人，阿里亲属和嘉宾超1000人……天上飘来四个字“爸爸任性”。

阿里总共有6万多名员工，通过抽签的方式，抽出近4万人前往现场参加。他们来自全球各地近21个国家，现场更是动用了阿里最先进的技术团队NASA打造了IOT手环！这场年会，可能成为史上规模最大、最黑科技的一次。

都说阿里的员工很幸福，谁知办场会有多幸苦。所有人都在羡慕4万员工，却都忽视了这场盛世年会抛头颅撒热血的HR和行政。为了年会，阿里集团动用了人事、行政部100多人忙活了2个月。大概此时也只有HR和行政同行能理解这100人的辛酸。5万来自各地的人，怎么去、怎么住、怎么同酒店结算、怎么入场验证，如何年会互动这些都是大问题？www.xiexiebang.com 首先怎么接送？马爸爸包了32班高铁，400辆大巴。针对北京和广州的员工，阿里开通了广州至杭州、北京至杭州两个方向的专列，总共包了32班高铁。而从机场到酒店、体育场，阿里动用了杭州市内400辆大巴，约1700车次。怎么住宿？根据目前的统计，这次阿里年会给员工安排的酒店超过100家，平均每天超7000多间客房，范围从余杭延伸到萧山。现场如何管理？每个人都会配发一只IOT（物联网）手环。届时，戴着手环的每个人，都会是场上的一个像素点，共同协作形成动态大图。

年会如何互动？在内场，阿里的NASA研发团为来自全球的4万名阿里员工将接入无线互动环境。到那个时候，偌大的黄龙体育中心，每台手机可如丝般顺滑地现场发送小视频、弹幕等在大屏幕上进行互动。

即使动用了阿里最尖端的NASA研发团，马云还是给行政、HR留下了大票难题！

 32班高铁，总运能3万人；怎么在上高铁前短时间内校验嘉宾身份，告知其车厢号、座位号；而下了高铁，该调拨多少辆、开往那些酒店的大巴？如何将他们准确分配到前往对应酒店的大巴上？这都是巨大的挑战。

 在酒店住宿时，行政们又要面临大问题：怎么计算各酒店的人数？最后同100家酒店做结算？

 到了现场，行政们又要苦思如何校验近5万，囊括员工家属、演职人员、员工、工作人员等多类人群的身份，并分发其对应的手环，还能实时了解入场情况？

 怎么让全场员工通过手机参与更多的大屏互动，比如互动抽奖等？

实际上，只要马云爸爸用上我们的数字会务系统，HR就不会有烦恼。只要一张电子票，就能轻松搞定接车、酒店分房、现场验证签到、大屏幕互动等所有环节！哪怕没有NASA研发团的支持。

首先，HR通过数字会务系统将各自专属电子票发送到所有的参会嘉宾、工作人员、演职人员手机上。各地同事上包铁（马云包下的高铁）前，工作人员只需扫描员工手机上的电子票，就能进行身份验证，并分配给她座位号。（二维码签到）

此时，管理人员能通过后台，知晓这列高铁上的嘉宾，（电子签到www.xiexiebang.com）分别有多少是住A酒店、多少是住B酒店…..以此为依据精确调度接送巴士。

在嘉宾下高铁后，工作人员在巴士停车场用扫描枪扫描电子票，扫描枪上会反馈该嘉宾的大巴车号和下榻酒店信息，引导嘉宾去往正确的大巴。

到达下榻酒店，嘉宾验证电子票领房卡，系统会依据其注册时填写的需求和性别自动分配其房间号。管理者可以实时看到100多个酒店，每个酒店的入住情况，最后籍此同酒店进行结算。（微信签到）

而在年会现场，嘉宾个把电子票放在微光盒扫描后，工作人员就能验证并看到其身份信息、嘉宾类别（嘉宾、员工、工作人员）等，根据提示发放手环；如果需要，还可同步打印带个人信息的专属胸卡。管理人员可以看到总到场人数、以及各类嘉宾到场情况，轻松做出调度。www.xiexiebang.com

入场后，打开电子票的界面，嘉宾们可以进入“个人中心”选择互动，用手机丝般顺滑地现场发送图片、文字、弹幕等在现场大屏幕上进行互动，还能参与疯狂数钱、超级赛跑等互动大屏抽奖玩法！（并不需要NASA开发哦~）图片、文字上大屏▼

数钱抽奖▼

疯狂赛跑▼

有了数字化系统，即使把会办的特炫酷，也能超轻松。马云爸爸，记得下次用上，给行政美眉减减压咯~ 如果您对以上内容感兴趣，或想让数字会务来帮您的会议活动增添色彩或提升效率，您可以关注我们公众号：Bayantu也可以识别下图二维码留下需求，我们会安排资深顾问与您联系洽谈合作！