013-1 磐石市不动产登记中心档案管理制度

第一篇：013-1 磐石市不动产登记中心档案管理制度

磐石市不动产登记中心档案管理制度

为保证磐石市不动产登记中心档案资料的完整，依据《不动产登记暂行条例》、《不动产登记暂行条例实施细则》和《不动产登记操作规范》（试行），特制定本制度。

一、登记资料的管理

（一）登记资料的范围 不动产登记资料包括：

1、不动产登记簿等不动产登记结果；

2、不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、登记原因文件、不动产权籍调查表等申请材料；不动产登记机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；其他有关机关出具的复函、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。不动产登记资料由不动产登记中心统一管理。

（二）登记资料管理

不动产登记资料由档案科管理。档案科按照以下要求确保不动产登记信息的绝对安全：

1、不动产登记簿等不动产登记结果及权籍图应当永久保存；不动产权籍图包括宗地图、宗海图（宗海位置图、界址图）和房屋平面图等；

2、不动产登记原始资料应当按照规定整理后归档保存和管理；

3、不动产登记资料应当逐步电子化，不动产登记电子登记资料应当通过统一的不动产登记信息管理基础平台进行管理、开发和利用；

4、任何单位和个人不得随意损毁登记资料、不得泄露登记信息；

5、中心应当建立符合防火、防盗、防渍、防有害生物等安全保护要求的专门场所，存放不动产登记簿和权籍图等；

6、除法律、行政法规另有规定或者因紧急情况为避免不动产登记簿毁损、灭失外，任何单位或个人不得将不动产登记簿携出不动产登记机构。

二、纸质资料管理

（一）保管

档案科应妥善保管登记资料，防止登记资料污损、遗失，确保登记资料齐全、完整。

（二）移交

登记事项登簿后，不动产登记人员应整理登记资料，填写统一制式的移交清单，将不动产登记原始资料和具有保存价值的其他材料收集、整理，并及时、完整地移交至档案科。

（三）接收

档案科应比对移交清单对移交材料进行检查验收，对符合要求的，档案科应予接收。

（四）立卷 资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷。资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作，并应符合下列规定：

1、卷内材料应按下列顺序排列：（1）目录；

（2）结论性审核材料；（3）过程性审核材料；

（4）当事人提供的登记申请材料；（5）图纸；（6）其他；（7）备考表。

2、卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。

3、卷内目录编制应符合下列规定:（1）顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编1个顺序号，不得重复、遗漏；

（2）材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；（3）页次应填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号；

（4）备注应填写需注明的内容。

4、备考表的编制应符合下列规定：

（1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

（2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；（3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

5、卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。

（五）编号

资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。

（六）装订

资料装订应符合下列规定:

1、材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁；

2、破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，1页白衬纸应托裱1张材料，不得托裱2张及以上材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

3、幅面大于A4的材料，应按A4大小折叠整齐，并预留出装订边际；

4、卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

5、卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm；

6、应在材料左侧采用线绳装订；

7、材料折叠后过厚的，应在装订线位置加入垫片保持其平整；

8、卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。

（七）入库

纸质资料整理装订完毕，宜消毒除尘后入库。

（八）上架

纸质资料入库后，宜及时上架，以备查验和利用。

（九）保管

不动产登记资料保管，应符合下列规定：

1、资料库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃～24℃,相对湿度应控制在45%～60%；

2、资料库房应配备消防器材，并应按要求定期进行检查和更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装置和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内应安装防火及防盗自动报警装置，并应定期检查；

3、资料库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采取遮阳措施，资料在任何情况下均应避免阳光直射；

4、资料密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿；

5、应检查虫霉、鼠害。当发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫；

6、应配备吸尘器，加装密封门。有条件的可设置空气过滤装置。

三、电子资料管理

（一）一般规定

电子资料的范围应包括电子资料目录、电子登记簿和纸质资料的数字化加工处理成果。

1、电子资料应以1次登记为1件，按件建立电子资料目录；

2、电子登记簿应按宗地为单位建立并应与电子资料目录形成关联；

3、不动产登记纸质资料宜进行数字化处理。

（二）纸质资料数字化处理

数字化处理基本流程应包括案卷整理、资料扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据关联、数据验收、数据备份与异地保存。

数字化扫描处理应符合下列规定：

1、扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面资料可采用大幅面扫描仪，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；

2、对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的资料，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的资料，以及页面为多色文字的资料，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的资料，可采用彩色模式进行扫描；

3、当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对资料进行扫描时，其分辨率宜选择大于或等于100dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率；

4、对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决；对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用JPEG、TIF等格式储存，应确保照片清晰度。

数字化图像处理应符合下列规定：

1、对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图像应进行旋转还原；

2、对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现资料原貌的原则；

3、对大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；

4、彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。数字化图像存储应符合下列规定：

1、采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用TIF格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用JPEG格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式；

2、图像材料的命名应确保其唯一性，并应与电子资料目录形成对应。

数字化成果汇总应当符合下列规定：

资料数字化转换过程中形成的电子资料目录与数字化图像，应通过网络及时加载到数据服务器端汇总、验收，并应实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，数字图像的排列顺序与纸质资料相符。

（三）电子资料数据验收

电子资料数据验收应符合下列规定：

1、对录入的目录数据和不动产登记簿数据应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3%；

2、对纸质材料扫描后形成的图像材料应进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等图像质量问题的控制；

3、对图像和目录数据挂接应进行抽查，抽查率不得低于10%，错误率不得高于3%。

（四）电子资料备份和异地保存

电子资料备份和异地保存应符合下列规定：

1、电子资料目录、电子登记簿以及纸质资料的数字化加工处理成果均应进行备份；

2、可选择在线增量备份、定时完全备份以及异地容灾备份的备份方式；

3、应至少每天1次做好增量数据和材料备份；

4、应至少每周1次定时做好完全备份，并应根据自身条件，应至少每年1次离线存放。存放地点应符合防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体和防有害生物的要求，还应采用专用的防磁柜存放；

5、应建立异地容灾体系，应对可能的灾害事故。异地容灾的数据存放地点与源数据存放地点距离不得小于20km，在地震灾害频发地区，间隔距离不宜小于800km；

6、备份数据应定期进行检验。备份数据检验的主要内容宜包括备份数据正常打开、数据信息完整、材料数量准确等；

7、数据与灾备机房的设计应符合现行国家标准《电子信息系统机房设计规范》GB50174的规定。

磐石市不动产登记中心

二〇一七年十二月二十日

第二篇：010磐石市不动产登记中心公章使用管理制度

磐石市不动产登记中心公章使用管理制度

一、印章的使用范围

1、公章使用：由中心名义签发的文件、文书，包括各类通知、通报、报告、决定、计划、纪要、函件、报表等，对外工作联系的介绍信，需证明的各类材料，各类合同、项目协议、授权书、承诺书及其它需要的签章。

2、其它情况需加盖公章时，必须由单位负责人签批。

3、各科室的业务专用章使用由科室负责人明确使用范围及要求。

二、印章的使用要求

1、凡在单位红头文件、账目款项、重要数字、以单位名义发信息与我单位的各类合同、授权书、承诺书等重要材料上加盖公章的，必须由单位负责人同意签字后，方可盖章。

2、凡涉及到财务、人事、工资等内容的各类型报表、报告、申请、便函、介绍信等必须由单位负责人签字后盖章，否则，不予盖章。

3、凡涉及个人事项需加盖公章的材料，如贷款、担保、落户口等一律由单位负责人同意签字后，方可盖章。

4、一般报送材料、便函、需加盖公章的，由分管主任或综合科科长同意签字后，方可盖章。

5、单位介绍信盖章时均应由分管主任批准或综合科科长批准；单位介绍信由综合科统一编页，存根由专人保管存档。

6、公章禁止带出本单位外使用。如因特殊需要，必须经单位主要负责人同意，后方可带出。公章带出期间，借用人只可将公章用于申请事由，并对公章的使用后果承担一切责任。

7、对一些行文不规范（字迹潦草、有明显涂、改痕迹、表达不清、落款单位不明）的文档，拒绝加盖印章。

8、中心印章一律不得在空白纸页上使用。严禁在空白的纸张、表格、信函、证件等上面加盖单位行政章或业务专用章。严禁填盖空白合同、协议、证明及介绍信，如遇特殊情况，必须提出书面申请，经单位负责人签字同意后，方可用章。

9、凡启用公章，经办人都要先出示领导签字，然后认真填写公章使用登记表，经办人在“公章使用登记表”上签字并填写清楚文件材料名称、份数、时间和需要说明的事项，公章管理人员进行审核，严格按文件核准印数加盖公章，确保无误后方可盖章。

10、特殊情况急需使用公章的，由公章使用人注明事由，并向单位负责人请示后可先行用章，但公章使用人应在事后及时补办手续。

11、负责管理公章人员必须认真负责、严格管理，按照管理程序办事，应当认真核对有关内容，使用人所填写的内容和拟使用公章的文稿材料不符的，不予用章。否则，出现事故，责任由公章管理人员自己承担。

12、规范使用印章，做到“齐年盖月”(即印章的左边缘与落款日期的年相齐，月、日盖在印章的下面)；盖章时用力要均匀，落印要平衡，印泥（油）要适度，保证印迹端正、清晰。

13、有下列情况，公章必须停用：单位名称变动；公章使用损坏；公章遗失或被盗，声明作废。

14、经批准停止使用的公章由单位办公室统一封存或送相关部门销毁，不得私自处理。

三、印章的保管

1、本单位所有公章由专人负责管理，未经领导批准不得私自转交他人代管；保管人员要建立“公章使用登记表”，按照规定程序使用，严禁私自交于他人。

2、保管人需负责对印章保管的安全，公章存放在指定安全的地方，严禁擅自携带外出。

3、公章保管人因事离岗时，须由部门主管指定人员暂时代管，以免贻误工作；公章专管员外出，移交公章时，需由主要领导同意。

4、保管人需负责对印章的保养，使用中达到干净、字迹清晰、色调鲜艳。

磐石市不动产登记中心 二〇一七年十二月二十日

第三篇：02磐石市不动产登记中心岗位职责

磐石市不动产登记中心岗位职责

一、中心主任职责

(一)、负责中心全面工作，带领全体工作人员正确贯彻执行党的路线、方针、政策和上级有关决定；

(二)、负责制定中心业务及政治学习计划，并组织实施。

（三）、负责组织召开中心会议，研究、落实各项工作任务；

（四）、抓好队伍建设，定期组织工作人员培训，增强业务水平；

（五）、定期向局领导汇报工作，积极完成上级交代的各项工作任务；

（六）、中心遇重大问题及时向局党委汇报。

（七）、抓好勤政廉政建设，带头执行各项规章制度；

二、城区副主任工作职责

（一）、协助主任工作，做好主任的参谋助手；

（二）、服从分工，认真做好分管的工作，对重大问题应及时向主任汇报。对分管工作负主要领导责任；

（三）、协助主任组织实施工作计划；

（四）、负责城区不动产登记业务指导及不动产登记资料审核工作；

（五）、提供对城区不动产登记方面的法律、法规政策咨询、解释、协调工作，处理产权纠纷；

（六）、按时完成主任及上级交办的各项工作任务。

三、乡镇副主任工作职责

（一）、协助主任工作，做好主任的参谋助手；

（二）、服从分工，认真做好分管的工作，对重大问题应及时向主任汇报。对分管工作负主要领导责任；

（三）、协助主任组织实施工作计划；

（四）、负责各乡镇不动产登记业务指导及不动产登记资料审核工作；

（五）、提供对乡镇不动产登记方面的法律、法规政策咨询、解释、协调工作，处理产权纠纷；

（六）、负责制定党风廉政教育学习计划，并定期组织学习；

（七）、负责中心纪律督查工作，对照中心各项规章制度不定期进行检查，对发现的问题及时处理。

（八）、按时完成主任及上级交办的各项工作任务；

四、综合信息科工作职责；

（一）、负责协调和处理日常、综合性事务及党建、后勤工作；

（二）、负责印章管理、文件收发、日常行政事务性工作；

（三）、负责接待群众来信、来访及转办工作；

（四）、负责中心信息化工作规划和技术支持；

（五）、负责中心所有硬件、软件、网络的应用管理与维护 ；

（六）、做好不动产登记信息的统计、分析、汇总工作，按时上报各项不动产登记数据；

（七）、负责不动产首次登记、遗失登记、注销登记及需要公示的不动产登记进行公告。

（八）、完成领导交办的其它事项；

五、受理科工作职责；

（一）、依据《不动产登记暂行条例》对本辖区集体土地所有权，房屋等建筑物、构筑物所有权，森林、林木所有权，耕地、林地、草地等土地承包经营权，建设用地使用权，宅基地使用权，地役权，抵押权及法律规定需要登记的其他不动产权利进行登记；

（二）、查验当事人提交的登记材料是否齐全，是否符合法定形式，是否与申请主体一致；

（三）、进一步审核申请材料，必要可向有关部门核查有关情况。

（四）、根据不同的登记事项对申请人进行询问，并制作询问记录；

（五）、按系统提示录入相关信息，并出具受理凭证。

（六）、负责办理公、检、法等司法机构查封注销登记和行政机构的限制(含解除限制）；

（七）、完成领导交办的其它事项；

六、权籍调查科工作职责；

（一）、负责全市不动产权籍调查工作，承办全市不动产登记涉及实地查看或调查复核工作；

（二）、负责全市不动产登记后权属争议调处职能。

（三）、负责将地籍库房屋与房产测绘的房屋进行关联，实现房屋落宗；

（四）、负责配合数据整合单位、解决房屋幢落宗地问题，将房屋坐落与土地调查成果进行实地复核，保证整合数据的真实性、一致性；

（五）、完成领导交办的其它事项；

七、档案管理科工作职责

（一）、负责整理、保管、利用不动产产权、产籍、交易、抵押等档案资料；

（二）、严格执行各项规章制度，确保档案的完整、安全；

（二）、负责不动产登记信息对私查询业务，出具相关证明；（三、）认真做好档案分类工作，使档案科学分类，做到存放有序，妥善保管，查找方便；

（四）、做好档案室的日常清洁工作，保持档案室空气流通，做好防潮、防火、防虫、防盗工作；

（五）、完成领导交办的其它事项；

八、登记科工作职责

（一）、负责权属证书的配图、核对、打印、审核；

（三）、负责不动产登记、交易等有关费用的收取和管理；

（四）、负责发证工作，并进行登记造册；

（五）、负责对《不动产权证书》及《不动产登记证明》进行保管，严格执行各项规章制度，防止遗失；

（六）、负责对作废的《不动产权证书》及《不动产登记证明》销毁工作。

（六）、完成领导交办的其它事项；

第四篇：08号 磐石市不动产登记中心质检制度

磐石市不动产登记中心质检制度

为切实提高不动产登记规范化水平，有效降低登记风险，促进我市不动产登记工作健康有序运转，保证办件质量，特制定本制度。

一、抽查范围

（一）各类不动产登记

包括：首次登记、转移登记、变更登记、查封登记、预告登记、更正登记、注销登记、异议登记、换证与遗失补发登记等。

（二）相关业务

包括：权籍调查、缮证发证、权属要件的整理、归档、查阅等各项工作。

二、检查内容

（一）各类不动产登记

1、登记要件是否齐全，符合规定。

2、业务申请表、受理单、审批表、不动产登记簿项目输入是否齐全、无误、规范。

3、业务审批程序是否符合要求。

4、办件时限是否符合要求。

（二）相关业务

权籍调查、缮证发证、权属要件的整理、归档、查阅等抽查项目同上。

1、不动产权籍调查（1）提供要件是否齐全。（2）现场测绘成果是否准确。

（3）不动产权籍调查委托书填写要素、图形、编号等是否齐全、无误。

（4）办件时限是否符合规定。

2、各类证书缮证发证业务（1）缮证项目是否准确、完整。（2）缮证时限、质量是否符合规定。（3）发证是否符合规定要求。

3、档案整理、归档工作

（1）档案补录、补拍是否符合规定。（2）档案交接程序是否符合规定。

（3）档案整理、裱糊、装订是否符合规定。

4、档案查阅工作

（1）档案查询是否及时、不拖延、不失误。（2）档案出证、查封抵押等审查是否符合规定。

三、抽查方式

由中心副主任组织相关人员对登记业务定期抽查，各类不动产登记业务按照不低于10%的比例随机进行抽查，抽查结果记录在案，并对抽查结果进行定期通报。

四、责任追究

对质检不合格的业务，中心领导会同相关科室进行研判，分析其主客观原因。属客观原因的，及时提交中心主任办公会或中心会审会研究解决，优化调整审批程序；属主观原因的，根据不合格的程度及造成的影响，及时采取限时整改、书面检查、约谈问责或行政处罚等措施予以纠正和处理，情节严重的将上报市国土局纪检监察室。

磐石市不动产登记中心

二〇一七年十二月二十一日

第五篇：016磐石市不动产登记中心一次性告知制度

磐石市不动产登记中心一次性告知制度

1、工作人员在对服务对象提出的申请和咨询作出说明、解释时，提供准确、可靠信息，一次性予以告知。

2、工作人员应对办理事项的法律依据、条件和要求，办理事项所需全部申请材料及示范文本，办理事项的程序（流程）、承诺时限、收费标准等内容履行一次性告知义务。

3、服务对象办理不动产登记，提供完整的“办事指南”，一次性告知相关内容；服务对象对书面告知内容的意思表示有不明白的，应当面向服务对象口头说明、解释。

4、服务对象申请材料错误的，指出错处，当场更正；直接关系他人重大利益的事项，应及时告知利害关系人。

5、由于工作人员“一次性”告知不全面、不彻底，让办事群众多跑路、多耗时，而引起投诉、经查实的，将追究相关责任人的责任。

磐石市不动产登记中心

二〇一七年十二月二十日

吉林市不动产登记中心综合科 2017年10月19日印发

（共印17份）