公文写作培训教案

第一篇：公文写作培训教案

公文写作培训教案

第一章 公文概述

一、引言

在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会快步走向信息时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达企业决策中发挥着越来越重要的作用，公文的写作也正在从旧模式中解放出来，逐步走向科学化、规范化、制度化。

二、什么是公文？

1、所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等

公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。

三、公文拟写的步骤与方法

公文拟写的步骤与方法大体同一般文章的写作方式相似，但是由于公文在性质、作用上及其写作要求上的不同，拟写时也有一些需要特别注意的问题。

公文的拟写通常按以下步骤进行：

（一）明确发文主旨

任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚 发文的主旨，即发文的主题与目的，包括以下几项内容：

1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要提出目前情况怎样？存在哪些问题，解决方式、需协助事项；再如请求事项，拟请上级机关答复或解决问题等。

2、根据文件内容，准备采用什么文种？比如，汇报工作情况，是写 专题报告还是写情况简报；针对下级来文所反映的问题，是写一个指示或复函，还是一个带规定 性质的通知等。

3、明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导、有关部门人员阅读，还是向全体人员进行传达。

4、明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解，还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、研究参考、征求意见等。总之，发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，具体要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。

国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。

公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。

（二）收集有关资料，进行调查研究

发文的目的和主题明确之后，就可以围绕这个主题搜集材料和进行一定的调查研究当然，这也要根据具体的情况，并不是拟写每一份公文都要进行这一步工作。例如，拟写一份简短的通知、公告，一般来说不需要专门做搜集材料和调查研究工作，在明确发文主旨之后，稍加考虑就可以提笔写作了。但对于问题较为复杂，还要进行具体的分析和归纳；如拟订篇幅较长的文件，拟订工作计划、进行工作总结、起草规章、条例、拟写工作指示等，往往都需要搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。

怎样为拟写公文搜集材料和进行调查研究呢？

一是收集和阅读有关的文字材料；

二是到实际当中搜集活材料。例如，要草拟本部门的年度工作计划，首先需要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进企业的同类工作计划等，还要研究本部门今年所面临的形势，今年的中心任务上级要求等。

总之，收集材料及调查研究，是一个酝酿的过程，是为了掌握全面的、大量的素材了解问题的各个方面，然后经过分析思考产生一个认识的飞跃。

（三）、拟出提纲，安排结构

在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。提纲是所要拟写的文件的内容要点，把它的主要框架勾画出来，以便正式动笔之前，对全篇做到通盘安排、胸有成竹，使写作进展顺利，尽量避免半途返工。提纲的详略，可以根据文件的具体情况和个人的习惯、写作的熟练程度而定。篇幅不长的文件，可以大致安排一下文件的结构，先写什么问题，依次再写什么问题，主要分几层意思等。篇幅较长、比较重要的文件，往往需要拟出比较详细的提纲，包括文件共分几个部分，每一个部分又分作几个问题，各个大小问题的题目和要点及使用什么具体材料说明等。提纲的文字不需要很多，也不需要在文字上推敲。当然，需要集体讨论或送给领导审阅的提纲除外。

拟写提纲是一个很重要的构思过程，文件的基本观点，可以召集相关人员进行集体讨论研究和修改，使提纲日益完善。由两人以上分工合写的文件，更需要共同研究写作提纲，以免发生前后重复、脱节或相互矛盾的现象。

（四）落笔起草、拟写正文

结构安排好后，要按照要求所列顺序，开宗明义、紧扣主题、拟写正文。写作中注意两点：

1、要观点鲜明，用材得当。也就是说要用观点来统帅材料，使材料来为观点服务。运用材料要能说明问题，做到材料与观点统一。

在写作当中，要注意明确观点，用语不能含糊不清，模棱两可、词不达意，似是而非。如果观点不明，令人不知所云。有些文件，只讲观点没有实际材料，就会使人感到抽象空洞、缺乏依据，不易信服。而只罗列材料没有鲜明的观点，则会使人弄不清要说明什么问题，不了解发文的意图，特别是情况汇报、工作汇报介绍。

2、要语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。

（五）、反复检查，认真修改

初稿写出后，要认真进行修改。写文章，需要下功夫。自古以来，好文章都要经过反复修改的，写文件也同样，尤其是重要的文件，往往要经过几稿才能通过。

1、关于主题的修改。看主题是否明确，主题论述是否集中，主题挖掘是否深刻。

2、关于观点的修改。修改公文要考虑到观点是否正确，表达有无问题。

3、关于材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点，还要通过 适当的材料表现出来。

4、关于结构的修改。修改文件的结构，包括文件总体结构的修正，使全文更加严谨。

5、关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不规范的字及标点符号。

修改工作要做到认真仔细，必须有足够的耐心和精益求精的精神。

第二章 几种常用的商务公文写作

第一节 请示写作

一、概念。

请示是下级向上级请求决断、指示或批准事项所使用的呈批性公文。

二、请示的特点

1、针对性。

只有本单位权限范围内无法决定的重大事项，如重要决定、重要决策、人事安排等问题，以及在工作中遇到的新问题、新情况或克服不了的困难，才可用“请示”行文。请示上级给予指示、决断或答复、批准。因而“请示”具有很强的针对性。

2、呈批性。请示是有针对性的上行文，上级领导对于呈报的请示事项，无论同意与否，都必须给予明确的“批复”回文。

3、单一性。请示应一文一事，一般只写一个受文领导，即使需要同时呈送其他领导，也只能用抄送形式。

4、时效性。请示是针对本单位当前工作中出现的情况和问题，求得上级单位指示、批准的公文，如能及时发出，就会使问题得以及时解决。

三、请示的分类

根据内容、性质的不同，请示分为以下三种：

1、请求指示性请示。

2、请求批准性请示。

3、请求批转性请示。

四、请示的结构、内容和写法

请示由首部、正文和尾部三部分组成，其各部分的格式、内容和写法如下：

（一）、首部。主要包括标题和主送机关两个项目内容。

1、标题。请示的标题一般有两种书写方式：一种是有发文机关名称、事由和文种构成。如《***组关于********的请示》；另一种是由事和文种 构成，如《关于*******的请示》

2、受文领导。每份请示只能写一个受文领导，不能多头请示。

（二）、正文，其结构一般由开头、主体、结语构成。

1、开头。主要交代请示的理由。

2、主题。主要说明请示事项，它是向上级机关提出的具体请求，这部分内容要单一，只宜请求一件事。

3、结语。另起一段，其习惯用语有“当否，请批示”、“妥否、请批复”、“以上请示，请予审批”、“以上请示，呈请核准”或“以上请示如无不妥，请批转各部门予以执行”。

（三）、尾部，其主要结构为落款与成文时间两部分。

五、请示应注意的问题

1、一文一事的原则。

2、材料真实，不要为得到领导批准而虚构情况。

3、理由充分，请示事项明确。

4、语气平实、恳切，以引起上级的重视。

一、怎样写请示

1、请示的含义及特点

请示:是用于向上级机关请求指示、批准的一种上行公文。请示具有以下特点:

①请示事项一般时间性较强。请示的事项一般都是急需明确和解决的,否则会影响正常工作,因此时间性强。

②应一事一请示。

③一般主送一个机关,不多头主送,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得在请示的同时又抄送下级机关。

④应按隶属关系逐级请示,一般情况不得越级请示,如确需越级请示,应同时抄报直接主管部门。

2、请示的分类

根据请示的不同内容和写作意图分为三类:

①请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

② 请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。

③ 请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和 办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。

3、请示的写作要求

请示一般由标题、主送机关、正文、发文机关、日期五部分组成。请示的正文,主要由请示的原因、内容、要求三部分组成,请示时应将理由陈述充分,提出的解决方案应具体,切实可行。请示的注意事项除其特点中所述之外,还应注意请示与报告的区别,切忌用报告代请示行文;请求的内容若涉及其它部门或地区时,在正常情况下应事先进行协商,必要时还可联合行文,如有关方面意见不一致,应如实在请示中反映出来;另外请求拨款的应附预算表;请求批准规章制度的,应附规章制度的内容;请示处理问题的,本单位应先明确表态;正式印发请示送上级机关时,应在文头注明签发人姓名。

请示模式

请示是向直接上级请求指示、批准的公文。必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。

【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。如：《×××学校关于创办＜校园文学＞报的请示》。可以省去发文机关。

【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。

只写一个，如需同时送其它机关，应用抄报（在文末左下角写明）形式。【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。

2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由，提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况，提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。

3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。

【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。

第二节 报告写作

一、概念

报告是下级向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复询问的陈述性上行公文。

“报告”是陈述性文体。写作时要以真实材料为主要内容，以概括叙述为主要的表达方式.“报告”是行政公文中的上行文种，撰写“报告”的目的就是为 了让上级掌握本单位的情况，了解本单位的工作状况及要求，使上级领导能及时给予支持，为上级机关处理问题，布置工作或作出某一决策提供依据。“下情上达”是制发报告的目的。所以报告的内容要求以摆事实为主，要客观的反映具体情况，不要过多的采用议论和说明，表达方式以概括为主，语气要委婉、谦和、不宜用指令性语言。

二、报告的特点：

1、报告的目的为了向上级汇报工作、情况、建议、答复等，它不直接请求上级机关正面回答报告中的问题，所以不带请示事项，这是它与请示的重要区别之一。

2、报告中一般不提建议或意见。如果确实需要在某一领域或某些部门贯彻报告中提出的建议或意见，可建议上级机关批转到有关部门贯彻执行，报告一经批准，便作为批转文件的附件下发，其权威性依赖或附属于批转机关。

3、报告在内容上不像“请示”那样有“一文一事”的要求，它可在一件公文中综合报告几件事情，层次结构比较复杂。

4、报告广泛使用于下级向上级反馈信息，是沟通上下级机关纵向联系的一种重要形式。向上级及时汇报工作、反映问题、提出建议，也是下级机关必须履行的一项工作制度。

三、报告的种类

报告从种类与内容上分主要有：汇报性报告、答复性报告、呈报性报告、例行工作报告。

四、写法 报告的结构一般由标题、受文领导、正文、落款、成文时间组成，下面介绍几种报告的写法

（一）汇报性报告

汇报性报告主要是下级向上级汇报工作、反映情况的报告，一般分为两类：

1、综合报告。这种报告是本单位工作到一定的阶段，就工作的全面情况向上级写的汇报性报告。其内容大体包括工作进展情况，成绩或问题，经验或教训以及对今后工作的意见或建议。这种报告的特点全面、概括、精练。

2、专题报告。这种报告是针对某项工作中的某个问题，向上级所写的汇报性报告。

（二）答复性报告 这种报告是针对上级或管理层所提出的问题或某些要求而写出的报告。这种报告要求问 什么答什么，不涉及询问以外的问题或情况。

（三）呈报性报告

呈报性报告主要用于下级向上级报送文件、物件随文呈报的一种报告。一般是一两句话说明报送文件或物件的根据或目的以及与文件、物件相关的事宜。

（四）例行工作报告

例行工作报告是下级向上级，因工作需要定期向上级所写的报告。如，财务报告、费用 支出报告等。

报告模式

报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。【标题】一般是：“事由＋报告”。【主送机关】与请示相同。

【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便，把报告大致分为二种： 一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。

1.情况简述：工作时间、地点、背景、条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、说明式（用“为了„”）等。百字上下。

2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、小标题式、阶段式和贯通式。

3.经验教训：要有观点、看法和规律，又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。

4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。

二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题，特点是专项、特殊，一事一报。

1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委，事项的起因和经过。

2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验，或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。

【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件，与请求相同写法。

最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。

第三节、总结的写作

总结是单位或个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳、分析评价，从中得出规律性认识用以指导今后工作的事务性文书。(一)总结的种类

从性质、时间、形式等角度可划分出不同类型的总结，从内容分主要有综合总结和专题总结两种。综合总结又称全面总结，它是对某一时期各项工作的全面回顾和检查，进而总结经验与教训。专题总结是对某项工作或某方面问题进行专项的总结，尤以总结推广成功经验为多见。总结也有各种别称，如自查性质的评估及汇报、回顾、小结等都具总结的性质。

(二)总结的写法

1、标题

文件式标题 一般由单位名称、时限、内容、文种名称构成。例：《××局 19××年度拥军拥属工作总结》。文章式标题以单行标题概括主要内容或基本观点，不出现总结字样，但对总结内容有提示作用。例某高校的专题总结《我们是如何实行教学与科研相结合的》。

双行式标题 即分别以文章式标题和文件式标题为正副标题，正标题揭示观点或概括内容，副标题点明单位、时限、性质和总结种类。例：《知名教授上讲台 教书育人放异彩——×× 大学德育工作总结》。

2、正文

前言

一般介绍工作背景、基本概况等，也可交待总结主旨并作出基本评价。开头力求简洁，开宗明义。

主体

应包括主要工作内容、成绩及评价、经验和体会、问题或教训等。这些内容是总结的核心部分，可按纵式或横式结构形式撰写。所谓纵式结构，即按主体内容纵向所做的工作、方法、成绩、经验、教训等逐层展开。所谓横式结构即按材料的逻辑关系将其分成若干部分，标序加题，逐一写来。结尾 作为结的结束语可以归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。

3、落款 一般在正文右下方署名署时。如是报刊杂志或简报刊用的交流经验的专题总结，应在标题下方居中署名

单位工作计划的写法

1、标题 计划标题一般由四个部分组成：计划的制订单位名称、适用时间、内容性质及计划名称。视

计划文本的成熟程度，有可能出现第五个部分，即在标题尾部加括号注明：草案、初稿、征 求意见稿、送审稿等。如《××市19××年再就业工程实施方案(讨论稿)》。

2、引言 计划通常有一个“前言”段落，主要点明制订计划的指导思想和对基本情况的说明分析。前

言文字力求简明，以讲清制订本计划的必要性、执行计划的可行性为要，应力戒套话、空话。

3、主体 如果说引言回答了“为什么做”的问题，那么主体要回答“做什么”、“怎么做”、“何时 做”等问题。

目标与任务

首先要明确指出总目标和基本任务，随后应根据实际内容进 一步详细、具体地

写出任务的数量、质量指标。必要时再将各项指标定质、定量分解，以求让总目标、总任务 具体化、明确化。

办法与措施 以什么方法，用什么措施确保完成任务实现目标，这是有关计 划可操作性的关

键一环。所谓有办法、有措施就是对完成计划须动员哪些力量，创造哪些条件，排除哪些困

难，采取哪些手段，通过哪些途径等心中有数。这既需要熟悉实际工作，又需要有预见性，而关键在于有实事求是的精神。唯有这般，制订的措施、办法才是具体的，切实可行的。

时限与步骤 工作有先后、主次、缓急之分，进程又有一定的阶段性，为此 在计划中针对具

体情况应事先规划好操作的步骤、各项工作的完成时限及责任人。这样才能职责明确、操作 有序，执行无误。

计划类公文包括：规划、设想、计划、要点、方案、安排等。工作计划

工作计划是行政活动中使用范围很广的重要公文。机关、团体、企事业单位的各级机构，对一定时期的工作预先作出安排和打算时，都要制定工作计划，用到“工作计划”这种公文。工作计划实际上有许多不同种类，它们不仅有时间长短之分，而且有范围大小之别。从计划的具体分类来讲，比较长远、宏大的为“规划”，比较切近、具体的为“安排”，比较繁杂、全面的为“方案”，比较简明、概括的为“要点”，比较深入、细致的为“计划”，比较粗略、雏形的为“设想”，无论如何都是计划文种的范畴。不管其如何分类，计划内容的范围都是“做什么”、“怎么做”和“做到何种程度”三大项。

（一）各种工作计划特征和写作特点

１、规划

规划是计划中最宏大的一种：从时间上说，一般都要在三五年以上；从范围上说，大都是全局性工作或涉及面较广的重要工作项目；从内容和写法上说，往往是粗线条的，比较概括，如《××省经济和社会发展十年规划》，《××省工业结构调整规划》等。规划是为了对全局或长远工作作出统筹部署，以便明确方向，激发干劲，鼓舞斗志；相对其它计划类公文而言，规划带有方向性、战略性、指导性，因而其内容往往要更具有严肃性、科学性和可行性。这就要求写作者必须首先进行深入的调查和周密的测算，在掌握大量可靠资料的基础上，根据党、国家和具体单位的发展方针确定发展远景和总体目标，然后充分吸收有关意见，以科学的态度，反复经过多种方案的比较、研究和选择，确定各项指标和措施。

规划的具体写法：规划因具有严肃性，所以一般都是通过“指示性通知”来转发的，其格式都是由“标题”和“正文”两部分组成，一般不必再落款，也不用写成文时间。规划的标题是“四要素”写法：单位名称＋时间期限＋内容范围＋“规划”二字。如《××省“八五”期间经济发展规划》。规划的正文一般都比较长，大致有以下几方面内容：（１）前言，即有关的背景材料，也就是制定规划的起因和缘由。这是制定规划的依据，因此不能简单地罗列事实，而应把诸多有关情况以过认真地综合、分析，找出其有得因素和不得因素。这样才会使人相信下面所提的规划目标言之有据，有可靠性。（２）指导方针和目标要求。这是规划的纲领和原则，是在前言的基础上提出的，因此既要写得鼓舞人心，又要写得坚定有力，要用精炼的语言，概要地阐述出来。（３）主要任务和政策、措施。这是规划的主体和核心，是解决“做什么”和“怎样做”的问题，因此任务要提得明确，措施要提得概括有力。这部分写作通常有两种结构：对于全面规划或任务项目较多的规划，因其各项任务比较独立，没有多少共同的完成措施，一般采用以任务为主线的“并列式结构”（措施都在各自的任务之后分别提出）；对于专题规划或任务较单一的规划，因其任务项目较少而其项目之间的联系又较大，一般采用任务、措施分说的“分列式结构”。（４）结尾，即远景展望和号召。这部分要写得简短、有力、富有号召力。

２、设想

设想是计划中最粗略的一种：在内容上是初步的，多是不太成熟的想法；在写法上是概括地、粗线条地勾勒。但时间不一定都是远的，范围也不一定都是宏大的。一般说来，时间长远些的称“设想”；范围较广泛的称为“构想”；时间不太长、范围也不太大的则称为“思路”或“打算”。设想是为制定某些规划、计划作出准备的，是一些初步想法。设想在严肃性、科学性和可行性方面的要求相对差一些，因为它是为正式的规划或计划作准备，不是给各级领导看的，就是交群众讨论的，不必也没时间考虑得太周密，只要基本成形就可以，且在提出任务或目标时，往往还有一些简短的论述语句。设想与规划一样，在内容的写法上都是比较原则和概括，不可能也没有必要写得太细、太具体。

设想的具体写法：设想因具有超前性，所以其写作要求并不十分严格，其格式也不大一样：如果是给领导看的，报给上级，就要严肃一些，随报告报送，不必落款，也不必写行文时间；如果是交给群众讨论的，或者不以通知或报告的形式转发或上报，就要落款并写明具体行文时间。设想的标题可以是“四要素”，也可以是“三要素”，或省略单位名称，或省略时间期限，还可以是“两要素”省略单位名称和时间期限，如《关于机构改革的初步设想》。设想的正文一般有两种写法。第一种是只讲目标、要求的条项并列式写法，适用于时间较长远的“设想”或工作计划的最初构思或打算。第二种是也按规划、计划、方案或安排的格式结构，只是内容粗略一些的想法，适用于预备性计划，即只是征求意见的“构想”、“思路”或“打算”。３、计划 狭义的计划是广义工作计划中最适中的一种。这个特点表现在，时间一般在一年、半年左右，范围一般都是一个单位的工作或某一大项重要工作，内容和写法要比规划具体、深入，要比设想正规、细致，要比方案简明、集中，要比安排阔展、概要。

计划的具体写法：计划由于大多以一个单位的工作内容范围，只在单位内要求执行，所以一般不以文件形式下发，因而除标题和正文外，往往还要在题下或文后标明“×年×月×日制定”字样，以示郑重。计划的标题也是“四要素”写法，其中哪一个要素都不应省略。正文写法，由于计划是对一个单位的全面工作或某一项重要工作的具体要求，所以写作是要比规划和设想都要具体、详细得多。一般包括以下几方面内容：（１）开头，或阐述依据，或概述情况，或直述目的，要写得简明扼要；（２）主体，即计划的核心内容，阐述“做什么”（目标、任务）、“做到什么程度”（要求）和“怎样做”（措施办法）三项内容，既要写得全面周到，又要写得有条不紊，具体明白。全面工作计划一般采取“并列式结构”（任务、措施分说）。（３）结尾，或突出重点，或强调有关事项，或提出简短号召，当然也可不写结尾。４、要点

所谓要点，实际就是计划的摘要，即经过整理，把主要内容摘出来的计划。一般以文件下发的计划都采用“要点”的形式。

要点的具体写法：要点大多是上级机关某一项重要或较大工作计划的摘要，一般都要以文件形式下发，因而多用某个通知作“文件头”，所以只要有标题和正文两部分内容就可以了，不必再落款，再写成文时间；但也有些要点，由于涉及的工作重大，为郑重起见，往往要在标题下标明发文机关名称和制发具体时间。要点的标题可写“四要素”，也可写“三要素”，但“三要素”的写法一般要在题下标明被省略的发文机关名称。正文写法，由于要点的内容是摘录计划的主要之点，所以其正文都写得比较概要，既不要兼顾到各个方面，也不必讲具体做法，更不用讲道理；没有过渡段，段落也不长。在结构方式上，大都是并列式，可分若干项目一贯到底，也可分几大项，大项下分若干小项，其中的小项可在每一大项下单独排列，也可全文排列。５、方案 方案是计划中内容最为复杂的一种。由于一些具有某种职能的具体工作比较复杂，不作全面部署不足以说明问题，因而公文内容构成势必要繁琐一些，一般有指导思想、主要目标、工作重点、实施步骤、政策措施、具体要求等项目。

方案的具体写法：方案的内容由于是上级对下级或涉及面比较大的工作，一般都用带“文件头”形式下发，所以不用落款，只有标题、成文时间和正文三部分内容。方案的标题有两种写法：一个是“三要素”写法，即由发文机关、计划内容和文种三部分组成，如《东北师范大学五年发展规划总体方案》；一个是“两要素”写法，即省略发文机关，但这个发文机关必须在领头的“批示性通知”（文件头）的标题中体现出来，如《治理采掘工业危机，实现良性循环方案》。成文时间，为郑重起见，方案的成文时间一般不省略，而且要注在标题下。方案的正文一般有两种写法：一是常规写法，即按“指导方针”、“主要目标（重点）”、“实施步骤”、“政策措施”及“要求”几个部分来写，这个较固定的程序适合于一般常规性单项工作；二是变项写法，即根据实际需要加项或减项的写法，适合于特殊性的单项工作。但不管哪种写法，“主要目标”、“实施步骤”、“政策措施”这三项必不可少的，实际写作时的称呼可以不同，如把“主要目标”称为“目标和任务”或“目标和对策”等，把“政策措施”称为“实施办法”或“组织措施”等。在“主要目标”一项中，一般还要分总体目标和具体目标；“实施步骤”一般还要分基本步骤或阶段和关键步骤，关键步骤里还有重点工作项目；“政策措施”的内容里一般还要分“政策保证”、“组织保证”和“具体措施”等。

６、安排

安排是计划中最为具体的一种格式：由于其工作比较确切、单一，不作具体安排就不能达到目的，所以其内容要写得详细一些，这样容易使人把握。

安排的具体写法：安排的内容由于是涉及范围较小或单位内部的工作，所以一般有两种发文形式：一种是上级对下级安排工作，尽管涉及面较小，也要用“文件头”形式下发。“安排”的格式是“标题”和“正文”两部分。另一种，如果是单位内部的工作安排，也可直接下发文件，格式就由“标题”、“正文”、“落款及时间”三部分组成。但不管哪种形式，作为“安排”本身都不该有受文单位，如果必须有，则或者以“文件头”形式下发，或者以“关于.....安排的通知”名义下发。安排的标题可是“三 要素”写法，也可是“两要素”写法（省略机关名称）。安排的正文一般由“开头”、“主体”和“结尾”三部分组成；也有的省略“结尾”，“主体”结束，正文即随之结束。“开头”同计划的开头差不多，或阐述依据，或概述简明扼要。“主体”是正文的核心，一般包括任务、要求、步骤、措施四方面内容。在结构上可按这四方面内容分项来写；也可把任务和要求合在一起，把步骤和措施合在一起来写；还可以先写总任务，然后按时间先后顺序一项一项地写具体任务，每一项有每一项的要求及措施，要依据工作性质及具体内容来定。但不管怎样结构，其任务都要具体，其要求都要明确，其措施都要得当。

方案和安排有共同之处，即写作题材都是单项的工作，即只对一项工作作出部署和安排。这也正是方案、安排与规划、设想、计划、要点的根本不同。但二者在内容范围上也有个大小之分：方案的内容范围适合于上级对下级或涉及面比较大的工作，安排的内容范围则适合于单位内部或涉及面较小的工作，如《××市关于计划生育的工作安排》。方案和安排还有一种较为概要一点的写法，以便于下级具体实施时灵活掌握，叫做“意见”：方案大多称“实施意见”，如《××市“七五”期间社会主义精神文明建设的实施意见》；安排往往称“安排意见”，如《××××系统关于开展增收节支活动的安排意见》。在此需要说明的是，有些机关把单位内部或涉及面很窄的单项工作计划也称之为“方案”，这是不合适的，因为这些工作都比较切近、具体，也并不复杂，只要用“安排”就足够了，如果较为原则，则可称为“安排意见”。

（二）写好计划的方法

写好计划可能是公文写作中比较难的事。因为这不仅仅是个文字表达上的事，还是个涉及具体工作业务的组织和安排问题，需要有长远眼光和领导魄力，这种写作是一个人综合能力的表现。但是在写作上也有一些章法。首先，写作者必须分清这个计划的内容属于哪一类，适合用哪一个具体的计划种类来表达，从而确定具体文种，即是规划、设想、计划、要点、方案、安排中的哪一种。然后，再根据具体内容和文种写作要求进行写作。如果是时间较长、范围较广的计划，就要用“规划”。因为规划不必也不能写得太细，只要能起到明确方向，鼓舞人心，激发热情的作用也就差不多了。当然这并不是说规划就可以写得不切实际；但规划的切合实际问题的确只是个大致的切合。如果是初步的、不太成熟的计划，就要用“设想”。因为设想是为计划作准备的，也不必写得很细，甚至不用写得很好，只要 能把大致的“思路”或想法写出来也就够了。但这也不是说设想就可以写得没条理，而只是说它更注重“想”，即要有突破和创新。如果计划内容是某一项工作，一般则用“方案”或“安排”，工作项目比较复杂者用“方案”，较简单者为“安排”。因为方案和安排都必须写得很细（或很全面，或很具体），否则工作就没法开展。当然，若考虑到要给下级执行中留有余地，这方案可变成“实施意见”，这安排也可变成“安排意见”。如果计划内容既不是单项工作，又不是很宏大的，这就该用真正的“计划”了。因为狭义的计划是广义计划中最适中的一种。当然，若只想把这计划摘要加以公布，则可用“要点”来写。

（三）计划写作注意事项

不论哪种计划，写作中都必须注意掌握以下五条原则：第一，对上负责的原则。要坚决贯彻执行党和国家的有关方针、政策和上级的指示精神，反对本位主义。第二，切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准，既不要因循守旧，也不要盲目冒进。即使是做规划和设想，也应当保证可行，能基本做到，其目标要明确，其措施要可行，其要求也是可以达到的。第三，集思广益的原则。要深入调查研究，广泛听取群众意见、博采众长，反对主观主义。第四，突出重点的原则。要分清轻重缓急，突出重点，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。第五，防患未然的原则。要预先想到实行中可能发行的偏差，可能出现的故障，有必要的防范措施或补充办法。

小结：

公文的忌讳

有哪些忌讳？要戒除哪些不良的东西？在这方面可以讲出许多，主要的可以概括这么三条：

（一）忌“平”

“平”，即平淡，观点平淡，语言平淡，通篇一般化，使人听后感到没有解决什么问题。其主要原因是：⑴缺乏对问题的深入研究，知其一，不知其二，知其然，不知其所以然。所以，论述也浮在表面。⑵缺乏对当地情况的具体分析，照抄照搬上级领导的讲话精神，没有较强的针对性。⑶缺乏对观点、语言的提炼。

（二）忌“空”

“空”，即空话、套话太多，或只有观点，没有论证；或只有原则要求，没有具体要求、具体措施，没有可操作性。要部署某一项工作，但使人听 后仍然搞不清楚要怎样做这项工作。或者没有讲出激励、约束措施，使人感到该项工作做与不做、做好与做不好都没有什么差别。戒“空”，一是要看“实”的东西有没有。如：领导层并未对开展某项工作进行缜密的研究，没有提出具体的措施，仓促上阵动员，起草人员则“巧妇难为无米之炊”。在这种情况下，文秘人员应该积极发挥参谋助手作用，建议和帮助领导同志进行这方面的谋划。二是“实”的东西已经有了，起草人员能否写进去？这就要在谋篇布局和选用材料上下功夫，要朝“写实”的方向努力，要多用“实”的材料，不仅要充分反映领导的具体思路，还要加以补充和完善。

（三）戒“长”

“长”即动辄洋洋万言，啰里啰嗦，拖泥带水，短话长说。在建立社会主义市场经济体制、经济建设和各项工作的节奏都在加快的新形势下，我们更应提出“戒长倡短”的要求。在这方面，也要学习毛泽东，他的名篇《为人民服务》只有 800 多字，里边讲了许多名言；他在1957年接见团的三大代表时的讲话只有143字，其中还讲了“中国共产党是全中国人民的领导核心，没有这样一个核心，社会主义事业就不能胜利”的警句。

第二篇：公文写作培训

一、会议纪要

1、概述：主要用于重要会议，向单位及其下属机关传达和贯彻会议精神和决定事项。会议纪要不需要抬头，不加盖印章，是否标记发文字号由制发机关决定。习惯用“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”等句式进行叙述。

2、分类：（1）办公会议纪要，即日常行政工作会议纪要。主要用来记录和反应党政机关、团体组织、企事业单位的领导机关开会研究问题、部署工作的情况，其目的是为机关单位工作的开展提供指导依据。

（2）专项会议纪要，是对涉及有关工作的重要方针、政策和理论原则问题的交流、讨论情况的进行记录和传达，为人们的工作提供宏观指导。交流会、座谈会、研讨会的会议纪要多属此种类型。

3、写作要点 基本结构 3.1标题

会议纪要的标题一般由会议名称和文种构成。也有些是由正、副标题组成，如《同舟共济渡难关，坚定信心保平安——全省财政工作会议纪要》。3.2发文字号

发文字号下载标题的正下方，由年份、序号组成，用阿拉伯数字标出，如“〔2003〕67号”。办公会议纪要对文号一般不做必须的要求，大牛市在办公例会中一般要有文号，如“第xx期”“第xx次”，写在标题的正下方。3.3正文

会议纪要的正文一般分为会议概况、主体部分和结尾。

（1）会议概况主要叙述：会议召开的形式和背景；会议的指导思想和目的要求；会议的名称、时间、地点、与会人员、主持者；会议的主要议题或要解决的问题；对会议的评价。

（2）主体部分反映会议的讨论意见、主要精神和决议事项等。根据会议性质、议题、规模等不同，有三种写法：①提要法。把会议上有代表性、典型性的发言加以整理，提炼出内容要点以及精神实质，然后按照发言的顺序，加以阐述和说明；②分项法。议题较多的会议，可以把会议的内容概括为几大问题，然后编上标号，分门别类记录；③概述法。把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、议定有关事项等，进行概括性地整体阐述和说明。

（3）会议纪要的结尾一般是提出号召希望。3.4署名和成文日期

署名只用于办公会议纪要，写明召开会议的机关单位名称。一般会议纪要不需要署名，不加盖印章。会议纪要的正文时间一般写在标题正下方，并加括号，也可以写在正文的右下方署名的下面。3.5注意事项

（1）会议纪要必须是实事求是，要做到真实、准确。

（2）会议纪要要给出要点，突出会议主旨，择要表述。执笔者在动笔前必须认真收集、整理和阅读、研究会议记录以及会议有关部门的文件资料，分清主次，取其精华，务必选取典型事例和准确的数据反映会议概况、主要精神和议定事项。

（3）纪要的语言要简明精当，准确严密。对会议实质性决定内容表述要明确；与会各方权利、义务、职责、涉及物资、资金等，要准确明白，以便于执行和落实。

（4）纪要的内容应层次分明，调理清楚。纪要各部分最好适应标题或序数提示。此外，一些常用语，如“会议认为”“会议指出”“会议决定”“会议要求”“会议号召”“会议同意”等多用于各部分或段落开头，可使纪要调理分明，同时也起到强调作用。【范例】

全国城市经济体制改革试点工作座谈会纪要

（××××年×月×日）

××××年×月×日至×日，国家体政委在××省××市召开了全国城市经济体制改革试点工作座谈会。三十一个省、自治区、直辖市体政委（办）的负责同志，五十八个试点城市的负责同志，以及中央、国务院有关部门的负责同志共二百多人参加了会议。会上传达学习了中央领导同志最近的重要讲话，交流了试点城市改革的情况和经验，研究了在新形势要积极推进城市经济体制改革进一步开展的工作。

一、统一认识，明确今年改革的方针和主要任务。（略）

二、进一步简政政权，政企分开，搞活企业。（略）

三、充分发挥社会主义市场经济，理顺经济关系。（略）

四、精心指导，保证改革健康发展。（略）与会同志一致表示，当前改革进入攻坚阶段，我们要坚定地贯彻党中央和国务院的布署，精心组织，精心指导，搞好调查研究，把城市经济体制改革引向深入，为建立有中国特色的社会主义市场经济作出新贡献。

二、会议通知

1、概述：是通知的一种，只要用于上级对下级、组织对成员或同级单位之间通知会议召开。会议通知在我国党政军各级机关、团体组织和企事业单位中广泛使用。

2、发布主体：一般会议组织者就是会议通知的发布主体。

3、分类：

（1）行政性会议通知，主要内容涉及行政工作的会议通知。（2）学术性会议通知，涉及学术研究的会议通知。写作要点

4、基本结构：

4.1标题。一般由发文机关、事由和文种构成。

4.2正文。一般写明会议名称、议题、目的、召开时间、地点、出席人员及对其提出的要求、会议日程安排、会议组织者的联系方式和其他相关事项。

4.3落款和通知日期。落款为组织者名称，与通知日期置于右下角。4.4注意事项

（1）会议通知对与会者起告知作用，因此会议通知事项要具体确切、完整齐全，一般包括会议内容、参会人员、会议时间及地点等。

（2）要求言简意赅，措辞得当，更重要的是发布时间要及时。【范例】

关于找来xx省军队转业干部安置工作会议的通知

各市市委、市人民政府，省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位，部属各有关单位：

为贯彻中发〔2002〕3号和国转联〔2002〕3号文件，传达全国军队转业干部安置工作会议精神，部署2002年我省军队转业干部安置工作，省委、省政府决定，于6月18日在南京召开全省军队转业干部安置工作会议。现将有关事项通知如下：

一、出席会议人员

各市分管军队转业干部安置工作的副书记或副市长1名，市委组织部、人事局、劳动局负责同志和市委组织部综合干部科(处)长、军转办主任各1名。

省委各部委，省各委办厅局，省各直属单位及部属各有关单位负责同志和人事(干部)处长各1名。

军队出席会议人员的通知由省军转办另发。

二、会议时间、地点

会议定于6月18日在南京双门楼宾馆(南京市虎踞北路185号)召开，会期1天。各市出席会议人员于6月17日下午到双门楼宾馆报到；省级机关各部门、单位和部属各有关单位出席会议人员6月18日上午8：15直接到双门楼宾馆开会。各市限带车2辆。

三、其他事项

各市、省级机关各部门、单位和部属各有关单位请于6月17日上午11时前将出席会议人员名单报省军转办。中共江苏省委办公厅

江苏省人民政府办公厅

x年x月x日

关于召开钢铁企业财务结算价格和运行分析工作座谈会的通知

各有关企业：

为进一步提高钢铁企业财务结算价格监测水平，加强行业经济运行分析，更好地为国家有关部委、行业和企业服务，经研究，定于4月26日至27日在南京召开钢铁企业财务结算价格和运行分析工作座谈会。现将有关事项通知如下：

一、会议内容

1、通报今年1季度钢铁行业经济运行情况和应关注的主要问题；

2、总结2010财务结算价格监测工作，研究进一步完善价格监测工作的意见，部署下一步工作要求；

3、分析1季度企业生产经营状况，交流企业降本增效工作中采取的有效措施，座谈企业生产经营遇到的有关问题，提出有关意见和建议；

4、表扬2010钢铁企业财务结算价格监测工作先进单位和个人。

二、参加会议人员

请各有关企业主管财务结算价格和经济运行分析工作的部门领导及具体工作人员各1人参加会议，并根据上述会议内容准备相关资料。（参会企业名单见附件1）

三、会议时间和地点

时间：2011年4月26日至27日，会期2天；25日报到。每人收取会务费800元，食宿费自理。

地点：南京中山大厦（会议地点及乘车路线见附件2）

四、其它会务事项

1、参会企业将本单位1季度经济运行情况分析电子版于4月20日前交给会务组。

2、请各单位将参会人员名单于4月20日前传真至中国钢铁工业协会财务资产部（代表回执单见附件3）。需要接站的代表，请将到达车次或航班注明以便安排接站。

3、会务组联系人及联系方式

中国钢铁工业协会财务资产部：尹东玲、刁力

电话：010-65134912、65132329(传真)；邮箱： jgjc@metal.net.cn

南京中山大厦联系人及电话：叶惠，025-86815818、***

附件：

1、参加会议企业名单

2、会议地点及乘车路线

3、会议回执单

Xx钢铁协会

二○○二年六月十五日

三、会议记录

1、概述：关于会议的原始的、全面的记录，它记载了会议的基本情况、有关内容、事项和会议决定等。会议记录是备用查看的重要文书档案，是会议后分析、研究及检查决议执行的基本依据。写作要点

2、基本结构

会议记录有固定格式，同城由标题、会议要素、会议内容和结尾四部分构成。2.1标题

会议记录的标题一本由召开单位名称、会议名称、文种构成，如《xx公司xx会议记录》；也有些标题很直接、简明，如《xx会议记录》。2.2会议要素

会议要素包括会议时间（经常精细到上下午、时、分）、会议地点、召集人(部门)/出席人姓名/缺席人（姓名、缺席原因）、列席人姓名、主持人姓名、记录人姓名。会议人数较少时，还应该记下有关出席人、缺席人、列席人以及主持人、记录人等的职务；出席人（包括列席人和缺席人在内）人数很多时，可记录总数，如“参加会议的局以上领导、各厂厂长等xx名”，事后再将具体名单附在会议记录后。2.3会议内容

会议内容是会议记录的核心，包括会议议题、主持人讲话、领导及代表发言、讨论和决议事项、投票情况、会议期间其他活动等。如会议中途休息要写明“体会”字样；会议结束，记录完毕，则另起一行写“散会”二字，并写清具体散会时间，并写清具体散会时间。

对于比较重要的会议和重要的发言，发言的内容要求详细记录和记录原话；要求不是很严格的一般性会议可酌情进行摘要性记录，记录会议的中心内容以及会议的要点。2.4结尾

会议记录完毕应当由会议主持人和记录人分别在落款处签署姓名、日期，以示负责。最后在记录末尾注明“本会议记录共xx页” 简要模板

会议名称

会议时间 会议地点

记录人 出席与列席会议人员 缺席人员

会议主持人

审阅

签字 主要议题 发言记录： 规范模板

Xx公司办公会议记录 时间：x年x月x日 地点：xxx会议室 出席人：xxxxxxxxxxxx 缺席人：xxxxxxxx

主持人：xxxxxxxx 记录人：xxxxxxxx 主持人发言：xxxxxxxxx 与会者发言：xxxxxxxxxx 散会

主持人：xxxx（签名）记录人：xxxx（签名）（本会议记录共x页）2.5注意事项

（1）快速、准确。尽量记录发言人的原话，不任意取舍增减。一些能够反映发言者态度、意见的语气词甚至肢体语言（如持异议的退场），也应照实记录。（2）全面而有条理。

（3）会议记录一般有两种记录方法。

一、全面记录法，主要用于重要会议。记录人要尽量记录发言人的原话。记录时注意三点：①会议有争议、分歧问题时，英将争议、分歧的焦点及发言人的观点详细记录下来；②关键问题、要害问题要详细记录；③详细记下实际的表决情况。

二、摘要记录法，进行重点摘要。一般只记录会议要点和中心内容、结论、决议和决定。

（4）如果要印发某人的发内容，应找发言人核实、签字，如没有经过核实、签字，需要在印发材料后注明“根据现场记录，未经本人核实”或“由xx供稿，未经本人核实”等表示文责自负。

四、规定

1、概述：是常见的法规性文件，一般是国家机关、团体组织和企事业单位未处理某种事项、专门问题或开展某种工作而做出政策限定的法规文书。规定的使用者主要是行政机关及其部门，但在企事业单位中也可以使用。企事业单位主要用它来制定内部规章。

2、分类：

（1）政策性规定。《xx省国家建设征用土地拆除城镇华侨房屋的规定》（2）管理性规定。《x省劳动合同管理规定》（3）实施性规定。《关于贯彻有关暂行规定》（4）补充性规定。《关于xx补充规定》 写作要点

3、基本结构 3.1标题

（1）发文机关、事由、文种类别构成。（2）可以省略发文机关，使用文尾签署。（3）暂行规定要在标题中表标明“暂行”。3.2制发时间和依据

一般用括号在标题下面标注规定发布以及签发的时间和依据。有些规定会随“命令”“令”等同时发布。3.3正文

规定的正文一般由执法规定的缘由、规定的具体事项、实施规范和时效三部分构成。常采用总则、分则以及附则的形式撰写.表述形式一般采用条款或者章条式。3.4注意事项：

（1）条理要清楚，逻辑性要强，措辞庄重准确。

（2）要把原则要求和具体措施结合起来。要明确管理的原则，又要根据实际情况中的问题制定具体的应对措施。

（3）规定中的原则性界限划分的表达要做到概括、明确，对于具体应对措施的应该做到做够具体，便于执行。

（4）一般内容较多的规定使用分篇分章分条表述，内容较少的直接分条表述。另外，作为“补充规定”一般不需要分章分条，不追求系统性和完整性，根据需要写入即可。

五、制度

1、概述：制度是党政机关、人民团体和企事业单位为了保证某项工作有序进行而制定的有关人员共同遵守的规章性文书。使用范围广。写作要点： 2基本结构 2.1标题：

（1）由事由和文种组成，如《作息制度》

（2）由制文单位、事由和文种组成，如《xx公司岗位职责制度》 2.2正文：

制度正文一般分为三成表述：①第一层简要、概括的说明制定这项制度的根据、原因目的等情况。②第二层逐条写出各项内容。单位内部制度一般直接写条款。条文后应写明制度执行的日期。③第三层说明执行要求和工作程序等。这是制度的实质性内容。内容复杂的制度可分为总则、分则、附则来写。2.3结尾：

条文写完自然结束，并在正文右下角注明制定单位、公布日期。单位内部的制度行文公布不比盖章，政府或需广泛下发执行的系统制度应加盖印章。2.4注意事项：

（1）制度的表述要明晰，条文化。制度的篇幅一般不长，都以条文的形式列出，而且要求文字简洁、明确，无歧义。

（2）内容要严密。规章制度需要人们遵守其制定范围的事项，因此其内容必须有预见性、科学性，必须通盘考虑，使其内容有严密性，否则无法遵守和执行。

六、办法

1、概述：是党政机关、企事业单位针对某项工作或活动指定的具体办法，其设计的方位大多数属于具体事务和单一事项。《行政法规制定程序暂行条例》中规定：“办法是对某一项行政工作作比较具体的规定。”涉及内容单一，只适用于对某项具体工作的运作进行规定，不涉及其他方面工作，也往往不适用于其他工作。

2、办法的特性：

（1）管理性：办法中的法则是对工作和活动提出管理的法则，侧重于对有关事项、问题的落实和执行指定标准及做法。

（2）操作性：为单位和个人明确办事途径，说明采取什么办法，按照怎样的程序去做。

3、类型：

（1）实施办法：以成文为主要依据，并将其具体化或对其整体实施提出办法和措施，或针对某些条文给出实施意见，或结合本单位实际提出可行的实施措施和办法。（2）管理办法：是机关单位在管理权限范围内制定实际管理工作需要的条文。写作要点：

4、基本结构 4.1标题

（1）由规范范围、规范对象和文种构成，《国家行政机关公文处理办法》（2）由规范对象和文种构成《婚姻登记法》

（3）由原件标题和文种构成《中华人民共和国学位条例暂行实施办法》 4.2制发时间和依据

用括号在标题下注明：制发时间和会议；或批准的机关、时间；或通过的会议、时间及发布机关、时间等。有的办法随“命令”等发布，则这一部分可省略。4.3正文 办法正文一般由因由或依据、规范或规定的说明组成。可分章分条叙述。各条规定是办法的主要内容，需将内容和措施逐条写清。结尾一般是交代办法实施日期以及其他说明。4.4注意事项

（1）办法的结构要严谨、清晰。要根据篇幅长短、内容多少而确定具体的结构方式。内容较少时可直接分条叙述；内容较多时，将规范内容分章叙述。

（2）办法的条款要具体、明确。办法通常是针对某一工作或活动指定的具体处理办法，要求具体明确，便于理解和执行。

七、总结

1、概述：总结是党政机关、企事业单位、社会团体对过去的一定时期的工作、任务等进行回顾、分析、研究、评价，分析研究其中存在的各种情况或经验，并从中得到规律性认识，用以指导未来实践活动的文字材料。

总结具有指导作用，要求写总结时要实事求是，不可主观臆断，甚至虚构。总结要及时进行，工作或活动一结束就应该总结。

2、总结分类：

（1）按照性质分：综合性总结、专题性总结。

（2）按照范围分：地区总结、单位总结、部门总结、个人总结（3）按照时间分：总结、月度总结

（4）按内容分：工作总结、学习总结、思想总结 写作要点：

3、基本结构： 3.1标题

（1）公文式标题。由单位名称、时限、事由、文种四部分组成；或由时限、事由和文种组成或单位名称、事由、文种构成。

（2）新闻式标题。将总结的精神抽象地概括成一句作为文章的标题。有的标题只是内容的概括不标明“总结”。

（3）复式标题。由正标题和副标题两行组成。正标题揭示主题，副题标明单位、时限、事由和文种。3.2正文

正文的主要内容是基本情况、成绩经验、做法、教训、缺点、今后目标等。一般分为开头、主体、结尾三部分。（1）开头通常为前言。简单介绍总结基本情况，如交代历史背景、指导思想或主要成绩、经验和存在的问题等。开头有三种写法，即概述式、评述式、结论式、提问式。

（2）主体主要写取得成绩、经验教训、存在问题及今后努力的方向。一般包括三部分：回顾基本情况、主要成绩和经验、存在问题和教训。采用的基本结构类型有：①阶段式结构，

第三篇：公文写作培训

公文写作培训

公文的特点和要求

一、公文的特点:实用性 •与文学写作的不同:目的性

•与其他公务文书写作的不同:通用性 •与私人文书写作的不同:规范性

“才冠鸿笔,多疏尺牍”(刘勰<文心雕龙>书记>)

二、公文的要求: • 准确:真实反映客观现实(内容)•简洁:以最少的文字包含最多的信息(语言)•得体:适应不同文种的需求(文体)•庄重:严肃的法定文书(文风)•质朴:不以文辞之美为追求(修辞)

三、公函的写作

•函的来源：古代公文（公牍）写好后，再加一个木片，称为 “检”（封面），”检”中间的下凹部分为”函”。后来指整个公文（信函，函件).•函的性质：商洽性，典型的平行文。•函的古称：关、刺、牒、移。

•函的用途：平行和不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

•函的特点：应用广泛，单纯具体，格式灵活。公函的写作

•函的种类：询问答复，商洽，请求批准，告知 •函的格式：

1.询问函（请求函）：写法靠近请示，行文方向为同级主管部门。

2.答复函（审批函）：写法靠近批复，行文方向为同级。3.告知函：写法靠近通知，行文方向为同级。

4.商洽函：典型的平行文，用语应平等礼貌，商量征询。•注意事项：直陈其事，语言的分寸感

公函的写作 •商洽函的范例：《关于商洽代培统计人员的函》

某大学：

得悉贵校将于3月份举办统计人员讲习班，系统培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达后，我厂曾打算集训现职统计人员，但由于力量不足，未能实现。现在贵校决定举办讲习班，我厂拟派10名统计人员随班学习，请你们代培。如同意，将是对我厂统计工作的有力支持。代培费用由我厂如数拨付。盼予复函。

某厂

一九九六年四月三日

四、会议纪要的写作

•会议纪要的用途：记载和传达会议主要情况和议定事项。

•会议纪要和会议记录的不同：记要与记全，一般与法定，规范与随意，内存与外发

•会议纪要的行文方向：向下指导，平行交流 •会议纪要的种类：议决性，协调性，研讨性 •正文的写作：

会议概况：概要叙述

主要精神：客观、全面、精炼（核心）

•注意事项：共识与不同意见的表达，提炼会议结论的要领。

五、简报的写作

•用途:报道情况,交流信息.•性质:信息性日常事务文书.•特点: 1.真:真实准确地反映客观现实.2.简:简洁的风格,简短的文字,简要的内容 3.快:迅速及时反映最新信息 4.新:反映新情况,新问题,新动态

5.活:行文方式,范围,外在形式的灵活性 •结构: 标题多样:单标题,新闻式标题

主体灵活:新闻报道法,事理分类法,摘要,归纳法,集锦法

六、通知的写作

•公布周知类公文古称：露布，榜文，告示。

•用途: 批转、转发公文，传达上级精神，布置工作,任免人员。•特点: 1,广泛的适应性:80%以上的使用率 2,单纯性:主题单纯,一文一事

3,时效性:要求及时办理,执行通知内容.4,可行性:内容的可操作性 •种类及要求：

通知的写作

1, 指示性: 传达、布置工作，类似指示。

2, 知照性: 办理各种一般性事 务。要求具体、明确、无遗漏。3, 会议性: 告知参会有关事项。要求同知照性。

4,批转,转发性:正文(介绍或推荐性文字,”按语”)+被批转或转发的公文,有表态式和阐发式两种

5,发布性:发布某一规章,要求执行.（级别较低）6,任免性:公布有关人事任免事项，简要规范.七、领导指导类公文

•许同莘<公牍学史¡¤治牍须知> 人所轻易视者也.不知立国以民为本,上下之青隔,则国与民漠不相关.一切弊窦,自此而起.故治牍者,于下行之文,当全力注之.凡办一事,必就人民身上着想,执笔者一字之轻重,民之利害随之,造福在此,造孽亦在此.批复的写作

•批复的古称：批答（唐代）•性质：(被动)指导性下行文 •特点：

1，较强的约束力，次于“命令”和“决定” 2，很强的针对性，对“请示”的专门答复 3，最终结论性，表态要鲜明、不含糊 4，较强的规范性，格式、结构很固定

批复的写作 •批复的类型

•表态性-事项明确、简单

•阐发性-事项重大，须补充、说明、强调 •否定性-对否定理由的简要说明 •批复的结构及要求 •引据规范：“你处(所、局、委)《…》收悉”… •意见明确：同意，不同意，原则同意等 •结语可有可无。“此复”、“特此批复”

意见的写作

•用途:对重要问题提出见解和处理办法 •行文方向:非常灵活,上下平行均可.•类型与特点: １,下行意见－与指示接近，突出其民主性

２,上行意见－与请示接近，突出其建议性

３,平行意见－与公函接近，突出其重要性

•要求：找准行文角度，注意不同行文方向的语言特色，注意行文的层次与逻辑．

决定的写作

•用途：对重要事项或重大行动作出决策和安排.•性质：议决性 •类型及特点：

1,法规性-发布重要法规,类似“发布令”，主要是行文主体不同，(令－首长，决定-机关)2,部署性-对重要工作进行部署.叙议结合.3,知照性-告知有关重要事项.简短叙述.4,奖惩性-对重要人物.事件的表彰或惩处.•注意事项:涉及事项的重要性,决策的慎重和连续性,部署性决定内容与决定原因的结合.报请类公文 一重要性: •章表奏议, 经国之枢机．（刘勰<文心雕龙¡¤章表>）二写法： •奏议宜雅．（曹丕＜典论¡¤ 论文＞）•理周辞要．（刘勰<文心雕龙¡¤章表>）

•呈文之体，务在辞约指明，婉而不诡，不可一字虚饰．（许同莘<公牍学史¡¤治牍须知>）

请示的写作

•请示.报告(报请类上行文)的古称:章.表.奏.议 •用途:向上级机关请求指示和批准 •性质:呈请性

•特点:一文一事, 事先行文, 注重时效, 权外发文 •类型: 1,求示性-我们请求应该怎麽做 2,求准性-我们请求应当这麽做 3,求转性-我们请求同级机关这麽做 •结构及要求

1,标题:忌以”申请”或”请求”为文种

2,正文:请示原由:简要而充分/ 请示事项:明确而具体 / 结尾用语:体现期复性

报告的写作

•用途:向上级机关汇报工作,反映情况,答复询问 •性质:陈述性

与请示的不同:事前与事后,陈请与陈述,单纯与综合,批复与审阅 •类型: 1,工作报告-汇报例行工作,叙议结合

2,情况报告-新的.重大.突发情况,以叙为主

3,答复报告-简要答复上级询问的情况,只叙不议(4,建议报告-为上行”意见”代替)报告的写作 •结构及要求: 1,标题:忌以”汇报”为文种

2,正文:报告目的(简要)+内容(有侧重)+结语(分类)•注意事项: 1,实事求是的态度:报喜与报忧

2,感性做法(材料)与理性提升(分析)的结合 3,突出重点,点面结合,切忌流水账,切忌冗长.4,不能夹带请示事项.计划的写作 一含义

• 对未来一段时间工作或活动的预想性部署.(前瞻)•“凡事预则立,不预则废”(<礼记〃中庸>）二特点: •内容的预见性：科学合理地预测和估计． •目标的现实性：”跳一跳,够得着”．

•措施的可行性：落实的措施、办法、步骤． •时间的约束性：完成计划的时限．

计划的写作

三写法（四要素）

•目标－－具体任务，要完成的指标,what •措施－－优势、困难分析，任务数量质量进度，人员、领导的明确规定,how, who •步骤－－具体任务按时间顺序的分解,when •检查－－落实计划的必要手段（叙述说明）四要求

•可行性:联系实际,吃透两头.(整体)•适宜性:量力而行,留有余地.(指标)•有特色:突出重点,兼顾一般.总结的写作 一含义

•针对以往某项（阶段）工作的回顾与反思（后顾）•“前车之鉴，后人之师”（古语）二特点

•客观性：材料来源于客观实践，实事求是． •过程性：工作过程的再现（背景条件困难成效）． •理论性：实践基础上的理性升华，材料的概括提炼．

总结的写作 三写法

•开展工作的基本情况（叙述说明）

•分析取得成绩的原因，或找出失误的教训（分析议论）•明确今后的努力方向 四要求

•实事求是:报喜与报忧 •突出重点:忌”流水帐”

•做好材料工作:丰富的材料,材料与观点的统一.计划和总结的联系与区别 一联系: •认识链条上两个相互衔接的环节 •内容都强调实事求是,突出重点 二区别: •事前与事后

•偏重主观与偏重客观

•以叙述说明为主与以分析议论为主

领导讲话稿的写作

•非法定性通用公文（日常公务文书）•特点：文无定格，白头无章。

•含义：重要会议、集会及典礼仪式上领导发言使用的讲话文稿。•性质：特定形式的公文（权威性和现行效用）•特点：口语化，情感化，艺术化，个性化

•类型：开幕词，闭幕词，欢迎词，欢送词，祝词，会议报告

领导讲话稿的写作

•领导讲话稿的写作要求

•了解情况：了解听众、讲话人、会议性质、会议进程等 •情理交融：晓之以理，动之以情

•语言贴切：口语化（短句式，顺叙句，通俗语，双音词）•形象生动：修饰与文采

•避免歧义：避免使用同音词。

领导讲话稿的写作 礼仪类讲话稿的写作要求： •诚挚的态度：以诚相待 •礼貌的语言：以礼相见 •必要的原则：不卑不亢 •委婉的表达：切忌直白 •简洁的行文：短小精悍

•范文分析：尼克松《在答谢宴会上的祝酒词》

公文处理

一收文处理中的拟办环节 • 拟办环节的重要作用 • 拟办意见的撰写: 1 上级来文:指明具体办理部门.人员和要求 下级和平级来文:指明具体承办部门.人员和办理时限.3 需联合办理的来文:指明牵头单位.4 难以提出具体意见的来文:事先沟通,提出方案.公文处理

二发文处理中的审核环节 •公文中的常见错别字

截止与截至:强调”止”和强调事态

汲取与记取:强记和提高基础上的吸取

决不与绝不:决心不和绝对不

急待与亟待:紧急待办和急须待办

制定与制订:创制拟定和确定

权利与权力:享受的利益和支配力量

公文处理

•公文中的常见错别字(续)圆与园:圆满与园林

幅与辐:幅员与轮辐 储与贮:储蓄与贮藏

原与缘:原则、原因与缘由、缘起

度与渡:过分与过渡、渡过

序与绪:次序、顺序与丝绪、头绪

佳与嘉:佳是美,佳节;嘉是善,嘉言、嘉宾

第四篇：公文写作(教案 )

第一章 公文概说 第一节 公文的界定

一、公文的定义和分类

（一）公文的定义

公文是指国家机关、社会团体、企事业单位在处理日常工作时使用的具有一定规范体式的各种文字资料。

这个定义包含四层意思：

1、公文制作和使用的主体是社会组织，而不是个人。

2、公文制作和使用的目的是为了处理 公务。

3、公文的制作和使用有规范的格式和规则，必需遵守，不允许各行其是。

4、公文必须是书面的文字载体。

（二）公文的分类

大致可以分为5类：

1、按作者性质分

可以分为党内公文、行政公文、军队机关公文、社会团体公文、企事业单位公文。

2、按不同来源分

可以分为收文和发文两类。

收文是指外机关发送到本机关的公文，包括上级机关、下级机关以及不相隶属机关发送到本机关的公文；

发文是指本机关制发的公文，包括两部分：

一部分是发送到上级机关、下级机关和不相隶属机关的公文；一部分是下发给本机关内部使用的公文。

3、按行文方向分 公文的行文方向，是指公文的流动方向，可以分为上行文、下行文和平行文三类。

上行文是指下级机关向它有隶属关系的上级领导机关发送的文件；下行文是指领导机关向所属下级机关的发文；平行文是指同级机关或不相隶属机关之间的行文。

4、按时间要求分

从公文发送与处理的时间要求划分，分特急件、急件、平件三类：

特急件是指内容特别紧急，必须随到随时优先迅速传递处理的公文；

急件是指内容紧急，必须打破常规优先迅速传递处理的公文；平件是指无特殊的时间要求，可以按照工作常规传递处理的文件。

5、按密级程度分

公文可以分为绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。绝密公文是指含有最重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重损害的公文；

机密公文是指含有重要的国家机密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重损害的公文；

秘密公文是指含有一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害的公文；

普通公文是指可以向群众公开发布或在机关组织内部使用的公文。

二、公文的特点

（一）政治性 所谓公文的政治性，包含以下三层含义：一是公文是统治阶级意志的反映，在我国，公文必须体现、符合党的意志、国家的意志、人民的意志，而不能违背；二是制发公文必须符合党的纲领、路线、方针、政策、以及宪法、法律，而不能违背；三是公文是社会政治活动的产物，而不是个人活动的产物。

这个特点给我们的启示是:公文从撰写过程来看，是某个人或某几个人起草撰写的，但就公文的内容而言，它反映的决不是起草人个人的意志，而是国家的意志、党的意志。因而，起草人的政治思想水平越高，反映的党和国家的意志就越准确，公文的质量也就越高。

（二）权威性

公文的权威性有两层含义：

一是公文是根据法定职权制作和发布的。如：“命令”这个文种，不是任何单位在任何情况下都可以使用，是有极严格的法律限制的，只有国家权力机关和部门才可以依照宪法来发布，因而具有至高无上的权威性。

二是在它所管辖的范围内，具有法定的强制力和约束力。这个特点给我们的启示是：制发公文是一件极其严肃的事情，必须依法制作，不能越位，更不能违法，以维护公文的权威性。

（三）实用性

公文的实用性有两层含义：一是就公文的制作目的而言，是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾 ；二是就公文的效用而言，公文一经发出就应当贯彻执行，以发挥其应有的效用。

这个特点给我们的启示是：制发公文要从实际出发，讲求效用，不要事无大小巨细都要发文件。制发公文应当是那些必须通 过公文形式进行处理的公务。

（四）规范性

所谓规范性是指制发公文必须遵守统一规定的文种种类、公文格式以及行文规则等，任何机关、单位和个人都必须严格遵守，不能混用，不能标新立异，不能另搞一套。

这个特点给我们的启示是：为了保证公文得到迅速、及时、准确、规范地处理，必须认真学习、坚决执行各项有关规定。

（五）时效性

所谓时效性，是指各种公文都有不同程度的时限要求：有的要求马上执行；有的要求在规定的时限内生效；有的过了一定的时限就失去了效用。

这个特点给我们的启示是：制发和处理公文要讲求时效，雷厉风行，不要拖拖拉拉，延误时机。

三、公文的作用

（一）领导和指导作用

指导工作是行政管理中的一项重要工作，这项工作的执行，通常是由领导机关制发相关公文来承担的。如：上级机关要向下属部门发布政令、布置工作、提出要求时，总是通过适当的公文文种如政令、决定、通知、批复等形式，尽可能及时、准确地把有关情况传达下去，使人们在工作中责任明确，有章可循。为了更好地开展工作，各级党政领导机关还经常通过编写总结、计划、简报、报告、请示、调查报告等反映工作情况，总结经验教训，部署新的任务，使人们知道下一步该做什么，怎么去做。

（二）依据和凭证作用

公文是一种以记录实事为主的书面语体，尽管现代社会科技 发展日新月异，传播媒介和记事工具越来越先进，但是，公文的依据和凭证作用仍然不可取代。在各项事务的处理过程中，各种法规性文件、公务文书都不同程度的具有依据和凭证作用。上级的文件自然是下属各部门的行动准则；下级机关的文书可以为上级决策机关制定政策、做出决定提供重要的参考依据；平行机关在商洽工作、协作共事时，也可以将对方的文件作为凭证。过去若干年后，各个不同时期形成的公务文书，又是后人研究社会历史、政治、经济、文化的宝贵资料和依据。

（三）联系和知照作用

所谓联系作用，是指各系统机关都有各自相应的权限范围，这就需要相互配合、互相促进。这种相互之间的联系形式，包括上下级之间的纵向联系，也包括各同级机关之间的横向联系，实现这种联系的纽带之一，就是公文。

所谓知照作用，是指通过制发公文，把有关事项通知、关照对方，使之了解情况，以作为今后工作的参照依据。

（四）宣传和教育作用

国家行政机关的公文，有许多是发布党和国家各项方针政策的公务文件。要使各项方针政策得以很好的贯彻执行，首先必须对广大干部群众进行宣传和教育工作，以提高人们的思想认识水平，增强执行政策的自觉性。因此，上级机关在发布指示、做出决定、制定措施时总是要针对普遍性、典型性的问题发表意见，摆事实，讲道理，阐明政策法规制定的理论基础和现实依据,指出现行工作的基本性质和实施开展的重要意义。为了更有效地开展宣传教育工作，上级机关还经常采用专文形式，如奖惩决定、通报、调查报告等交流经验，总结教训，表彰惩处，扬正抑邪，力 图使干部群众在学习和工作中明辨是非，统一认识，以推动工作的顺利开展。

（五）规范和制约作用

一是在公文中有许多是专门用来明法传令、规范行为的文件。如宪法、刑法、民法、婚姻法等法律性文体。这些文件通常以公文的形式发布，是由国家强制保证执行的行为规范，一经正式发布执行，任何人都不得违反它，除非制定和发布机关经过修改重新发布，它始终具有法律约束力。

二是在公文中还有一些是根据宪法和各种法律条文的要求制定的规章制度，如章程、条例、规章等。这些文件都是一定范围内人们行为的规范和准则，正式发布以后，便具备了国家宪法所赋予的行政权力，对它所涉及的单位和个人具有规范和约束、限制作用。

三是领导机关所发布的下行文，虽然多数不属于法规性公文，但对其所属单位和个人同样具有规范和约束作用。

第二节 公文的格式

一、公文的结构格式

公文的格式，是指公文的各个组成部分在文面上所占的位置、相互关系及排列的规定。

这个概念包含三层意思：

一是指公文的各个组成部分如：文头、正文、文尾在公文中所占的位置，谁在先、谁在后是有明确规定的，不能相互颠倒、不能越位。

二是指公文各个组成部分中间的相互关系也是有规定的，如公文的标题必须规范书写，并要简明扼要地反映正文的主题，不 能标题说的是一回事，正文说的又是另一回事，文不对题。

三是公文各个组成部分的排列也是有明确要求的，必需按照规定排列，不能各行其是，随意排列。

公文的格式包括结构格式和外观形式两部分。所谓结构格式是指公文的各个组成部分；所谓公文的外观形式，是指公文的形式要求。如：发文机关标识字号必须大于正文字号，用红色印制，文头和正文中间必须用红线隔开等。

下面按照公文文头、正文、文尾三部分作一简介。

（一）文头部分

文头又叫眉首，一般占公文首页的1/3到2/5，用红线与正文隔开。

文头由以下六个部分构成：

1、文件名称

文件名称（注：准确的提法是发文机关标识。）应当使用发文机关全称或者规范化简称。位于文头上部正中位置，在发文字号之上，用大号字体套红印制。

两个机关以上联合行文时，行政机关联合行文，主办机关排列在先；行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。

2、发文字号

发文字号是一个机关制发公文的顺序号。

发文字号由三部分组成：机关代字、年号、顺序号。机关代字是发文机关的缩写，如：海政字，表明发文机关是海军政治部；中办字，表明发文机关是中共中央办公厅；政组字，发文机关是政治部组织部（处）。发文代字一经确定，就要长期延 续使用，不要朝令夕改。

年号是表明该文件是那一年制发的。年号要用阿拉伯数字写全称并加〔〕。如：〔 1998 〕

顺序号是为了表明当年制发文件的数量，一般从1号往后顺延。当旧的一年结束，新的一年开始时，重新排列顺序号。

个别文种的顺序号，不是按年排列，而是按照任期从一号一直往下排下去，直到任期结束，如命令。

行政机关之间联合行文，标注主办机关的发文字号；与其他机关联合行文原则上使用排列在前机关的发文字号，也可以协商编定，但只能标注一个机关的发文字号。

发文字号置于文件名称之下，红线上面居中位置，用和正文相同的字体型号印刷。

3、秘密等级

秘密等级是为了标明文件的涉密程度，分秘密、机密、绝密三级。秘密等级的位置一般标于公文文头的左上角，也有标于红线下标题的左上侧的。但是，一个机关的文件，标注秘密等级的位置要一致。

4、紧急程度

文件的紧急程度分急件、特急件两种。标于文件的左上角，位于密级之下。同时在寄发文件的信封上也要标明紧急程度。

5、文件份号

文件份号是指把同一份文件印刷出来的若干份正本，一份一份编排起来的顺序号码，也叫编号。如：一份文件共印发了60 份，份号就是从1号到60号。份号位于文头的左上角。一般写法是“编号：0015”。文 件标明份号是为了方便查找、收回。一般用于会议中下发、会后需要收回的文件。

6、文件签发

凡向上级政府、上级机关报送审批的文件，要由本地区、本部门的主要负责人签发，主要负责人外出时，由主持工作的负责人签发。签发人姓名印在发文字号的同行右端。

文头举例（略）这份眉首的问题是：

一、紧急程度

紧急程度标识的位置是正确的，但是，多写了一个“件”字。

二、密级

密级应当在左上角标识，现在标识在右上角了。

三、发文字号

一是机关代字使用不当。发文机关的代字，一般由单位和部门组成，如“青卫字”、“青办字”等，现在只有单位代字而没有部门代字。二是年份应当用〔〕号，现在用了（）号。三是顺序号应当在〔〕号的外面，现在放在了〔〕号的里面。

四、签发人使用不当

这份文件的文种是通知，通知属于下行文，不应当标注签发人。只有向上级政府和上级机关报送审批的文件如“请示”、“报告”，才需要由主要负责人签发。

文头举例（略）

（二）正文部分

1、标题

公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种 类。

公文的标题一般应标明发文机关和文种。具体有四种写法： 一是由发文机关、事由、文种三部分组成。

例如：中共中央关于加强党风建设的通知。这个标题中的“中共中央”是发文机关，“关于加强党风建设”是事由，这个文件的文种是“通知”。

二是由发文机关、文种组成。

例如：中华人民共和国主席令。这个标题中“中华人民共和国主席”是发文机关，“令”是文种。

三是由事由、文种组成。

例如：关于任免王长江等4名同志职务的通知。这个标题中“关于任免王长江等4名同志的职务”是事由，“通知”是文种。

四是由文种组成。

例如：布告。这种公文标题主要用于向社会公开张贴的文件。以上这四种公文标题的写法，反映出两条起草公文标题的基本规律：一条是在标题上要不要标出发文机关和事由应根据具体情况确定；另一条是在标题上必须标明文种，不可以省略文种。

公文标题位于文头红线之下居中位置，用2号字体印刷。除发布和批转政府规章性文件外，标题一般不加书名号，也不用其它标点符号。

文头举例（略）

在起草公文标题中容易出现的问题：

例一：关于通报两起经济犯罪案件

这个标题使用的文种是通报，而公文的文种应当在标题的最后，这个标题把文种放在前面了。改正：关于两起经济犯罪案件的通报 例二：请示扩建外宾楼事

这份文件是向上级请示要求扩建外宾楼，应当使用请示这个文种。但是这个标题把请示当做事由了，并自造了“事”这个文种。

改正：关于请求扩建外宾楼的请示。例三：关于请求扩建外宾楼的请示报告

这个标题中事由是正确的，但是文种使用是错误的，把“请示”和“报告”这两个文种混用了。对“请示”，上级必须作出批复；而对“报告”，上级一般不做批复。所以，在同一个标题中只能使用一个文种，不能使用两个或两个以上文种。

例四：关于开展保持共产党员先进性教育的计划

这个标题中事由是正确的，但是文种使用不当。计划不属于正式公文，不能作为

正式文件下发。如果需要下发，可以以通知的形式发文。改正：印发《关于开展保持共产党员先进性教育计划》的通知

例五：改革研究生教学

标题成分不完整，缺少发文机关和文种。文头举例（略）这份文件的问题是：

一、应当标注紧急程度

从文件的标题来看，是关于严禁乱砍滥伐森林的紧急通知，是需要打破工作常规，紧急处理的文件，因而应当定为“急件”。

二、不应当标注密级

尽快刹住乱砍滥伐的歪风，既需要政府做工作，更需要让林 区群众家喻户晓，不需要定密级。如果需要定密级，应当标识在左上角。

三、发文机关标示使用不当

应当在发文机关同一行的后面加上（通知）

四、发文字号使用不当

一是机关代字不应当使用“政组字”；二是年号应当使用阿拉伯数字，现在用了汉字。应当用〔〕号，现在用了［］号；三是发文字号应当居中标识，现在左顶格标识了。

五、不应当标识签发人

通知属于下行文，不需要标识签发人姓名。

2、主送机关

主送机关又称受文机关，即公文的主要受理机关。在拟写主送机关时，请注意以下几个方面：

一是除去直接面向社会的“公告”、“布告”、“通知”以外，都要写上主送机关。

二是主送机关应当使用全称，或者规范化简称、统称。如：报送党中央的文件，可以写中国共产党中央委员会，也可以写中共中央。

三是向上级的“请示”、“报告”只写一个主送机关。

四是在回复上级两个以上机关联合行文时，可以只写主办机关的名称。

五是对下级机关的“批复”，只写一个主送机关。

六是向所有下级机关下达的文件，有若干个主送机关时，可以写统称。如：“各市、县人民政府”。

七是发送下级并列机关的公文，一般按照党、政、军、群顺 序排列。

主送机关位于标题之下、正文之上，左端顶格书写，并加冒号。

文头举例（略）

3、正文

4、附件

附件是附在正文后面的文字材料，是整个公文的重要组成部分。起草公文时，遇到下列情况时，应当有附件：

一是在公布法律、法规、规章、制度、办法时，需要在正文之后，附上所公布的法律、法规、规章、制度、办法的原文，以便执行。

如：

中华人民共和国主席令

第八十二号

《中华人民共和国合伙企业法》已由中华人民共和国第八届全国人民代表大会常务委员会第二十四次会议于1997 年2月23日通过。现予公布，自1997 年8月1日起施行。

中华人民共和国主席

江泽民

1997年2月23 日

附件：《中华人民共和国合伙企业法》

二是对正文的补充和说明。

如：

关于进行保持共产党员先进性教育活动的通知（正文略）附件：《关于进行共产党员先进性教育活动进度表》

某某市某某局 2005年3月14日

三是向下级批转、转发有关文件时。如：

某省人民政府办公厅转发省财政厅 关于临时出国人员用汇管理实施细则的通知（正文略）

附件：《某省临时出国人员用汇管理实施细则》

关于附件的具体位置，是在发文机关之后，还是在正文之后，《国家行政机关公文处理办法》中，只规定“公文如有附件，应当注明附件顺序和名称”，而没有具体规定附件的位置。在实际工作有两种做法：

一是附在发文机关之后。这种附法，主要用在命令上。二是在正文之后、发文机关之上。这种做法比较常用。标注时要空两格，写明“附件”，然后把附件的标题完整的写上。

不论采用那种附法，如果有两个以上附件时，要按顺序把所有附件的标题一一写上。

附件应当与主件一起装订，如果因故不能与主件订在一起时，要在附件首页左上角注明文件的发文字号，与主件同时发送

5、发文机关

发文机关又称落款。发文机关应当写全称或规范化简称。几个机关联合发文，应当把主办机关排列在前。用机关领导人名义发文时，由其本人亲笔在所发的正式文本的落款处签署姓名，或者使用签名章。发文机关应当写在正文下面的右侧。

6、发文日期

发文日期以公文的签发日期为准；经过

经过会议批准的，以通过之日为准；几个机关联合发文的，以最后一个机关签发之日为准。

发文日期写在发文机关下面；“决议”与会议通过的文件，在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

发文日期一般要用汉字书写，年份要写完整。

7、印章

公文需加盖印章，机关印章应盖在机关名称上；如直接以机关印章代替机关名称，印章盖在文件末尾发文日期的中间。

有的领导机关所发的公文，需要大量印刷，用专门的文件版头并经机要通讯传递，也可以不盖印章。

8、发文范围

有些文件在下发时，需要规定传达范围，可以在发文日期之下，主题词之上，加括号注明，如（此件传达到省军级）。

（三）文尾部分

1、主题词

公文的主题词是指能够表达公文内容特征和归属类别的最关键性的词汇，也是公文信息输入计算机的一种信息符号。

标引主题词必须准确，应当从有关主题词表中选用。如：报送国务院的公文，应使用《国务院公文主题词表》。标引次序应根据其涵义由大到小排列，一般三到五个。

主题词的位置在公文文尾部分红线之上，由左向右排列，词与词之间空一格，不用标点符号。函件、会议纪要、情况通报所 标主题词，与抄报抄送之间不用红线隔开。

例如：《山东省人民政府关于保护通信线路安全的通告》，其主题词是“通信

安全

通告”。

2、抄送、抄报机关

抄报、抄送是指在报送主办机关的同时，对与公文有关的机关，或需要协助承办，或需要了解公文的内容，应当使用抄报、抄送。抄报主要用于对上级机关；抄送用于对下级机关。遇有下列情况时，需要使用抄报：

一是向下级机关的重要行文，都要同时抄报直接上级机关； 二是受双重领导的机关上报公文时，应同时报送双重领导机关，并根据文件内容写明主报机关和抄报机关；

三是上级机关向受双重领导的下级机关行文时，同时抄报另一上级机关。

抄送用于对下级、平级或不相隶属机关。

抄报、抄送机关的位置在主题词下，分列两段，抄报机关在上。

如有多个抄送机关，一般按党委部门、人大部门、政协部门、法院、检察院、军队部门、政府部门的顺序排列。抄报、抄送机关名称，可用规范化简称。

3、印发机关、日期

印发机关是指负责印发文件的机关，一般是发文机关的办公厅（室）。印发日期

指办公部门接稿后送往印刷的时间。印发机关拦置于抄送拦下，左端署印发机关全称，右端署印发日期。

翻印文件在印发机关拦下署名翻印机关的全称和翻印日期，用横线与原印发机关及日期拦隔开。

4、印刷份数

印刷份数是指该份文件的总印数，置于印发机关及日期拦横线右下一行。翻印文件份数置于翻印机关日期拦横线右下一行。函件会议纪要的共印份数放在抄送、分送拦右下一行，不用横线隔开。

文件举例（略）

二、公文的外观形式

公文的外观形式，包括公文的纸张尺寸、规格、书写形式和公文各组成部分的排列顺序、区域划分、字体字号等。

1、公文用纸

一般用16开型，应当用A4型纸张。布告、公告、通告的用纸大小，根据实际需要确定。

2、公文的文头、正文、文尾三大部分，每一部分的项目内容和区域位置，都必须按规定和标准安排。机关正式文件用固定的套红版头，标明机关的全称或规范化简称，并用间隔红线将文头与正文部分隔开。

3、文字从左到右横写、横排。少数民族文字按其习惯书写、排版。

4、公文标题使用二号宋体，小标题使用三号宋体，正文一般用三号或四号仿宋体。

三、行文规则

（一）行文应当确有必要，注重效用。

（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

（三）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。

（四）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门于与一级政府可以联合行文；政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。

（五）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。需经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。

（六）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当报送主管部门处理。

（七）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令纠正或撤消。

（八）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。

（九）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

（十）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和报告。

（十一）受双重领导的机关向上级机关的行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）文件举例（略）

第三节 公文的语言

一、公文的语体

语体是指行文中所体现的语言风格特色和不同的语言运用体式。不同的文体所使用的语体是不同的。

如：诗歌这种文体所使用的语言风格，往往充满浪漫主义色彩，具有丰富的想象力，给读者留下了宽广的想象空间，对同一首诗，不同的读者往往可以有绝然相反的理解。一些古代诗词，还要求对偶和对杖。如果用写公文的语言来写诗歌，便失去了诗歌的魅力。当然，如果用写诗歌的语言来写公文，便使人难以准确把握公文的原意而无法执行。

公文的语言风格有以下几个特点：

（一）平实。

所谓平实是指公文的语言应当平直、朴实。

平直是指笔法而言。要秉笔直书，少用或者不用渲染、夸张等笔法。不要用曲笔、倒叙等笔法。

朴实是指语言风格而言。内容要实在，事实要真实，要文实相符，文如其事。

例如：叙述党成立以来的光荣历程，就可以直接写成：：中国 共产党从1921年诞生以来，从小到大，由弱到强，经历了革命战争和社会主义建设的严峻考验，发展成为今天拥有6800万党员的执政党。

如果换一种写法：：从什么时候开始，黑暗的中国才露出了黎明的曙光，那低矮的茅屋才停止了哭泣，伸出了一支支铁矛的红缨？是七月，是党诞生的八十多年前的七月。显然，这不是在写公文，而是在作诗了。

（二）明确

所谓明确是指语言清楚明白，不生歧义。不论什么人，在阅读了同一份公文以后，所得出的认识都应当是一致的。

（三）简要。

语言要简洁扼要，用最少的文字表达所要阐述的内容。

（四）得体。

所谓得体主要表现为三个方面：

1、文种要使用得当。

如对同级机关或不相隶属机关行文商洽工作时，不可以使用“通知、” “通报” 等下行文文种。也不可以使用“请示”、“报告” 等上行文文种。只能施用“函”。

2、用语要得当。要根据不同性质的公文，选用不同词语。如带强制性的公文，为了强调其权威性和不可抗拒性，应当使用“必须”；

指示规定性公文，应当使用“应该”； 报请性公文应当使用“拟请”； 商洽性公文应当使用“烦请”；

请示、报告应当使用陈述性说明语言，避免使用过多的论述 性语言；

指示、决议等应当偏重于使用概括性、论断性语言； 通知则偏重于说明性语言。再次，语气使用要得当。

3、语气使用要得当。

不同性质的文种应当用不同的语气。如颁布政令要庄重严肃； 表彰先进要热烈欢快； 申请要求要委婉平和； 商洽问题要谦诚以待； 通报错误要说理严正；

上行文要尊重上级、实实在在、不卑不亢； 下行文要郑重严肃、平等为怀、质直不傲；平行文要谦诚有理、协商互尊、顾全大局。

（五）程式

公文的标题、开头、表述、结束等用语都有模式性。

1、标题用语

标题由发文单位、事由、文种组成。事由多用“关于”。

2、开头用语

有些公文开头常用“为了”、“根据”、“依照”说明发文的目的或依据。用“近接”、“收悉”、“收到”等引述来文，用作批答性公文的开头用语。

3、表述用语

特通告（通知）如下”、“特此批复如下”等用语来表明文种和联系上下文。

4、结束用语 除表示结束全文以外，还兼有区别文种，引起注意，表示盼望等作用。例如：上行文常用“以上报告请审查”、“当否，请指示”等。

平行文常用“特此函达”、“特此函复”、“请接洽为盼”。下行文常用“此令”、“此复”、“从公布之日起执行”。

二、公文的遣词

公文的语体为体现平实、简要、明确、得体的特色，要求使用的词语应是单义的、本义的、稳定的、不带感情色彩。

（一）要选用专业用语

公文是联系、处理、指导公务的书面语体，与业务工作密切相关，因而撰写公文必然要选用与业务有关的专业用语。

在实际生活中，随着社会政治、经济、科技的发展，各行业大都有自己的行业用语。这些专业用语的突出特点是词义的单一性，即在专业范围内它表示的意义是比较单一的专门概念。

如：医疗卫生行业常用的内科、外科、理疗、化疗、脱水、休克、心动过速：财经部门常用的资金、销售、信贷、核算、流通、成本等；司法部门常用的起诉、原告、被告、立案、判决、终审等。

正确使用专业用语，可以避免歧义，确保公文表意的准确性。当然，也不宜用得过多、过专，以避免给读者阅读理解时造成困难。

（二）体现庄重的语体风格

1、用规范的书面用语，不要用口语；

2、用语直截了当，使读者明于行止；

3、用语简练。

（三）恰当使用某些文言用语

兹、兹因、悉、贵、拟、务请、是荷、承蒙、为宜、值此、凡等。

（四）运用简缩语和习惯用语 忠于职守、廉洁奉公、舍己为人。

三、公文的造句

（一）大量使用陈述句和祈使句

所谓陈述句是指叙述事实、说明情况、判断是非的句子；所谓祈使句是指要人们做什么或不作什么的句子。陈述句和祈使句是公文写作中经常使用的两种句子形式。

陈述句可以用来介绍背景、说明情况、陈述事实、总结经验，还可以用来对事物作出评介、表明态度、提出主张。

例文一：今年我省又遭受百年不遇的洪涝灾害，给农业生产和群众的生活带来很大的困难，灾害造成的损失是严重 的。

这是对背景材料的介绍。

例文二：当前，许多地方再次出现了乱砍滥伐森林的歪风，并且，这股风还在蔓延扩大。

这是说明当前存在的问题。

例文三：评定各系列职称的具体做法不一致，互相影响，往往造成工作上的混乱。

这是指出工作中应当吸取的教训。

例文四：制定优惠政策，加强管理服务，维护良好的市场交易程序。

这是总结出工作中的经验。

例文五：到会代表一致认为，电视剧要适应精神文明建设的 发展要求，不仅要有一定的数量，更重要的是提高思想文艺质量。

这是表明态度，提出主张。

祈使句在指挥性公文或法规性公文中使用比较普遍，主要用来表示请求、劝勉、禁止、阻止、命令等意义。

例文一：请速研究并予函复为盼。

例文二：现将文件转发你们，请结合实际情况研究执行。

（二）恰当运用长句

在公文写作中，由于长句具有较多的附加成分对意义加以修饰、限制，能使表义更加准确，因而也常使用长句。

例文：大会的主题是：高举邓小平理论伟大旗帜，全面贯彻“三个代表”重要思想，继往开来，与时俱进，全面建设小康社会，加快推进社会主义现代化，为开创中国特色社会主义事业新局面而奋斗。

这是党的十六大报告中的一段话，是一个典型的长句。这个句子共有69个字，句中用了6个逗号，最后用了一个句号。

这6个逗号分别讲了6层意思：第一个逗号是讲的旗帜问题，即我们应当举什么样的旗帜；第二个逗号是讲的指导思想问题；第三个逗号是讲的要继往开来；第四个逗号是讲的要求；第五个逗号是讲的的奋斗目标；第六个逗号是讲的要加快推进社会主义现代化建设，最后讲了总目的。这7层意思相互关联，不可分割，共同组成了十六大的主题。

（三）使用成分共用句

为了使表达清晰、明了，公文经常使用成分共用句。如：要在总结整党经验的基础上努力建立、健全和改革党内生活的各种必要制度。这句话的谓语是由三个动词“建立”、“健全”、“改革” 三个动词构成的联合词组充当的，共用一个宾语，把三个意思凝聚在一个成分里，就使得句子结构紧凑、简洁。

（四）无主句的运用

当公文执行主体或遵守着不言自明时，可以运用无主句，以达到行文简练的要求。如：“经研究，批复如下”。如果补足全句，应当是“经我们研究”，这样写反而不如前面的写法简练。

（五）插入语的运用

插入语是句子的特殊成分，一般表示强调、范围、注释、说明等。如：中华人民共和国声明：收回香港地区（包括香港岛、九龙和新界，以下简称香港）是中国人民共同的愿望，中华人民共和国政府决定于1997年7月1日对香港恢复行使主权。

其中括号内的插入部分表明收回的范围。

四、公文词语的选择

所谓词语选择，是指在充分注意和把握公文写作语言特点的同时，认真学习和占有丰富的词汇，根据行文目的和语言环境的需要，遵从语法规则，选取最准确、最贴切而有效表情达意的词语。在选择词语的过程中，要注意以下几个方面：

（一）认真辩析词语的确切含义，使词语的意义符合客观实际在公文中可以使用的词语数量大、种类多，不同词语在意义和用法上是有差别的。要使公文用语恰当，就必须对词语认真加以辩析，真正掌握其确切含义，否则，就有可能造成表意的失当或失误，影响文件效用的发挥。

如：“经反复核查证明，张某、王某曾在1999年8月间收受过大华公司巨额贿赂（每人分别收受现金35000元），已构成受贿罪。案发后，二人还与大华公司业务员某某订立攻守同盟，妄图 掩盖过错”。

文中“过错” 一词，显然是对“罪行”的误用。“罪行”与“过错”在法律意义上都是违法行为，但却有明显的轻重之别。文中已确定二人的行为构成犯罪，却又妄图掩盖过失，是自相矛盾。

在辩析词语含义的过程中，应特别注意不同词语所包含的意义在范围的大小、性质轻重等方面的差别。

如：“权利”与“权力”，前者的范围大于后者；“差错”、“”过失“、”过错“的性质是依次严重的； “冤案”、“假案”、“错案”的程度使依次减轻的

（二）注意词语的感情色彩，以正确表达作者的立场、观点 在公文中，对事实的叙述要求客观准确。而在表明立场、主张时，则要求旗帜鲜明。即：肯定什么，否定什么；赞成什么，反对什么；钦佩什么，鄙视什么；是爱，还是憎；是奖赏，还是谴责，都要态度明确。为了达到这一要求，必须注意分辩词语的感情色彩。

如：“据了解各地对物价问题反映很强烈，请注意清理这些流言，并及时报告局政策研究室。”

文中的“流言”是一种误用。按作者本意无需对这种反映表态定性，因此，无所谓褒贬，只能没有感情流露的中性词。这里用了贬义词，就容易使阅文者误以为对物价的反映都是错误的，是要加以反对的。

这个例子说明，由于词语的感情色彩能对鲜明表意产生重要影响，所以要注意避免对不同感情色彩词语的误用，否则，就会造成阅文者的误解或降低文件的严肃性、正确性。

（三）注意词语声音和语调对词义的影响以提高表达效果 词语的声音和语调对词义有一定的影响，如果能予以重视，在选词中注意使音节匀称，注意避免同音异义和词语附近加语义带来的歧义，则有利于提高表达效果。

如：“这种作风，拿来律己，则害了自己；拿来教人，则害了别人；拿来指导革命，则害了革命”。其中的“己”与“自己”、“人和”“别人”分别为同义词，只是前者为单音节，后者为双音节。这样安排，使音节匀称，不仅避免了重复，读起来顺口，便于记忆，给阅文者以鲜明的印象。

如果我们这样改一下：

“这种作风，如果拿来要求自己，就会害了自己；拿来教育别人，也就会害了别人；拿来指导革命，就会使革命受到损失。”这样一改，虽然表达的意思是一样的，但是表达效果就不如前者。

另外，在一些词语中，不仅词语本身，而且念读词语的语调也会附加一部分信息。由于书面表示语调受到一定局限，如果处置不当，这种语调附加意义现象，也会给人们带来理解方面的困难。在阅文者无法通过标点符号来正确了解撰稿人所持语调的情况下尤其如此。

如：“1998年6月8日，张先生和李先生的法律顾问曾来过出事现场”。这句话，在念读时的语调不同，会出现不同的解释。

“张先生----和李先生的法律顾问曾来过出事现场”（来过张先生和李先生的法律顾问）

“张先生和李先生的法律顾问----曾来过出事现场”（只来过法律顾问，可能是一人或二人）

如果张、李二人同是一个法律顾问，可以这样写：张、李二人聘请的共同法律顾问来过出事现场； 如果张、李各有法律顾问，可以写成：张李二人各自的法律顾问来过出事现场。

（四）注意词语间的正确搭配

词语的选择要受事理逻辑和搭配习惯的制约，如果随意超越这些制约，就会发生差错，影响表达效果。

如：“坚持用马列主义、毛泽东思想和邓小平理论武装我们的头脑”。这样搭配词语，既符合事理逻辑，说明马列主义、毛泽东思想、邓小平理论是一脉相承的，又符合搭配习惯。

如果我们这样搭配：“坚持用三个代表重要思想和邓小平理论以及 毛泽东思想武装我们的头脑”，这样搭配，既违背事理逻辑，又不符合搭配习惯。

（五）注意公文具体使用场合对词语风格的要求，维护公文的严肃性和强制性

公文大都使用于正式、庄重、严肃的场合，选择词语时，务必注意词语的风格特点，除特殊情况外，一般不用口语、谚语、歇后语以及方言、土语。书面词语中带有调侃、诙谐以及不够严肃、郑重的词语，也不应入选。

如：“人才培养目标的确定，是院校教学的顶层设计，这是秃子头上的虱子——明摆着的事”。

如：“实施名师、名将战略不只是为了培养几个名师、造就几个名将，其根本目的，是要以此为抓手形成进一步提高教学、科研质的新增长点”。

如：一炮里。

（六）注意根据上下文的需要选词，以维护公文的完整性和有效性。一件公文的上下文，对词语的选择具有很大的影响。有时为了使文气贯通，协调一致。上下文的词语需要相互照应配合；有时为了避免不必要的重复，则要相互制约对方的选词范围。

如：“对于未按标准交费的同志，要由其所在单位的领导进行批评教育，并责令其进行补交”。

文中“进行”一词的重复出现是不必要的，后一个 “进行”可以改为“予以”，既避免了重复，又和上一个词互相照应配合。

如：“奋勇前进，坚决、彻底、干净、全部地歼灭中国境内敢于抵抗的国民党反动派”。文中，“坚决、彻底、干净、全部”四个词意义相近，但并不重复，分别从意志（坚决）、过程（彻底）、程度（干净）范围（全部）四个方面提出了歼敌要求，而且相互间密切配合，？棺材有力的整体。

五、公文语句的组织

公文写作中的语句组织，同撰写其它文章一样，要在语句通顺、合理，获得最佳效果上下功夫。

（一）公文语句的基本要求

1、含义明确、清晰、完整，便于准确理解，不会发生理解上的歧义。

如：“刚从大城市来到这荒僻的山区工作，的确会有些不习惯，但这种不习惯实在只是个时间问题。”

这里的“时间问题” 语义含混，应当直接写 “但这种不习惯是暂时的”。

如：“如果售货员与顾客吵架，值班经理应立即向负有责任的这属于语义多歧。作者要表达的本意是售货员与顾客吵架，售货员提出警告，并记录在案，作为考虑奖金发放的依据。”

要少发或扣发奖金。而“作为考虑奖金发放的依据”则包括多发、少发、不发多种意义。不如直接说“作为少发或扣发奖金的依据”。

2、句子成分完整，不能省略语句中必须有的成分。如：“从这份文件里，使全厂干部了解到开展政治思想工作的重要性”。

缺主语。可以改为：“全厂干部从这份文件里了解到政治思想工作的重要性。”

如：“这个班组的工人普遍有健康的情趣，大家在业余时间里从不屑于那些乌七八糟的小报”。

缺谓语。应当在不屑于后面加上谓语“看”。

如：“我们必须排除种种因素，在第一季度建成东方大厦”。缺状语，可以在因素前加“不利”

3、语序安排妥当。语序是指词语组合的次序。它既反映一定的语言习惯，又反映了事物之间的逻辑关系。语序有时可以决定语义，变更语序后语义会发生很大的变化。有时语序变更后虽不改变语义，但却可以改变语言的表达效果。因此，无论从语法的、逻辑的还是修辞的角度看，语序的正确安排都是重要的。

如：“我公司于3月30日召开了表彰先进大会，李总经理和其他公司的领导都出席了这次会议”。

作者的本意是要说明李总和公司的其他副总都出席了会议，但由于语序安排不当，容易使人误解为李总和其它公司的领导都出席了表彰大会。

可以通过调整语序来表达：“李总和公司的其他领导。” 如：屡战屡败，表达的是一种悲观情绪；而把语序一调整，变为屡败屡战，表达的则是一种顽强的战斗意志。

4、合乎事理。即语句应当合乎逻辑规律，合乎实际。如：“这个地区气候宜人，除气温偏低外很适合发展水产养殖业。”

如：“我们应当注意提拔、发现、培养青年干部”。如： “苏联十月社会主义革命后，世界形势发生了很大变化 ”。

（二）语序的安排要求

在起草公文时，正确安排语序主要注意以下四个方面： 一是注意尊重语序的习惯性。词中的语素，词组中的词，其先后顺序有许多都必须按照约定俗成的习惯排列，否则，人们就看不懂，不易接受。如：表达方位时，习惯称“东西南北”，不可以写成“西东北南”，“素质”不可以写成“质素”。

二是注意事理的逻辑次序。

三是注意语序的强制性，不论是谁，要想利用公文清楚地表意并使别人理解，都必须服从这种约束。

四是注意语序的选择性。具体如下：

1、当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、大小、高低、多少之别时，应依次顺排或列排；如无这种分别时，则按一定的标准（空间分布、章节多少）分门别类排列。

如：“党的纪律处分有五种：警告、严重警告、撤消党内职务、留党察看、开除党籍”（由轻到重）

如：“国库券的面额，分为1元、5元、10元、50元、100元。”（由少到多）

2、当一组概念表现由若干连续动作、行为构成的活动过程时，一般应按时间发展顺序排列。

如：“该犯从我市某监狱眼压越狱逃跑后，先后流窜到石家庄、郑州、广州、武汉等地继续作案”。

3、当一组概念表现一个认识过程时，一般应按由浅入深，由此及彼，由表及里的次序排列。

如：“这是一份很好的材料，它能引人深思，促人猛醒，催人奋进。”

4、当以一个语句反映因果关系时，一般是按先因后果的顺序排列。

如：“因为我们是为人民服务的，所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出”。

5、当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时，有时可以通过语序改变来消除歧义。

如：“几个工厂的工人来局里反映了这一情况。”这里定语“几个”的修饰对象不明确，因此可能产生不同的解释。可以改为“工厂的几个工人”。

六、若干事物和概念的特殊表达要求

（一）时间的表达

1、除了不必和不允许（如：：出于保密需要）精确表达的以外，必须用有确切含义的词语表达时间，日期要标明完整的年、月、日，特殊情况下还需标出更确切的时、分。

2、要尽量避免使用“今年”、“明年 ”、“本月”、“上月”等需要借助其它时间概念才能准确理解其含义的时间代词。

3、不要使用“上月以前”、“去年之后”等一类不易划定界限的词语。

4、年份一律使用公历年份的全称。如：1998年，不可以省

略为98 年。如需使用有关历史年号时，要先标出公历年份，再注历史年号并加圆括号。如：1912 年（中华民国元年）

（二）空间的表达

1、表示地方的专用名词中，城市、地区、县、乡等名称第一次出现在文中时，如属国外的应冠以国别，属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。

2、所有国名、地名均应使用国家颁布的标准名称（包括标准译名），一般不使用别称，国内地名不使用简称。

3、慎重使用表示处所的代词（这里、那里）以防止误解和费解。

（三）数量的表达

1、公文中的数字概念应用确数表达。如：0至无穷的基数；整数前加第字的序数；以数学用语“几分之几”和“百分之百”表示的分数；整数后面加 “倍”字的倍数。

2、表示增加时用倍数或分数，表示减少时只能用分数而不用倍数。如：：可以说“增加了二倍”，不可以说“减少了二倍”。

3、名量词中的度量衡单位，必须使用国家法定计量单位和国家公布的中文名称。如文中出现历史上使用的或外国使用的单位，如：石、斗、升、英寸、普特等，应折算成国家法定计量单位并加以说明。

4、若需用“以上”、“以下”等词表示数字界限时，为使界限划分清晰、准确，应注明本数是否包含在内。如：：“十四岁以下（含十四岁）儿童不得入内”。

5、一般用阿拉伯数字，特殊情况下用汉字，同一个文件中同一数量的表示方法应当前后一致。

（四）范围的表达

范围是指事物量的界限。在现代汉语中，表达范围是通过词语实现的。表示全部或部分的词语分别是一些副词、数量词以及量词的重叠形式。

如：所有、一切、全部、凡、每一个、任何一个、总共、统统、没有一个、人人、个个等就可以用来表示全部。

而有些、若干、有的、一些、部分、大部分、小部分、少数、多数、大多数、绝大多数、几乎全部、一半、超过半数等则用于表示部分。在使用时，请注意以下几点：

1、当事物是被全面肯定或否定时，才能用表示全部的词语，稍有保留或无法最终确定时只能用表示部分的词语。

2、公文中表示部分时，常要求精确，这时应当使用词义精确的词语。如用百分比等。

3、不能在一个语句中同时出现表示全部和部分的词语。如：“全体职工大部分都参加劳动竞赛。”

4、前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。如：“凡现在生产岗位上的工人同志，不少是在解放初期厂里情况十分困难的情况下进厂的”。

（五）语气、神态的表达

公文表达正确有效还有赖于语气得体、神态自然贴切。如果语气不对或神态的强弱缓急出了格，也会影响阅文者对语义的正确理解，影响文件效用的正常发挥。

1、陈述语气

公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气，以有效地叙事说理。如有必要，还可以换词或变更句式以加重或缓和这种

语气。

如：“全体干部都赞同这个意见”；“全体干部没有一个不赞同这个意见”。

如：“该厂厂长应对事故负主要责任”；

“事故的主要责任是该厂厂长，这一点是无可置疑的”。

2、祈使语气

公文中常要表达一些主张，要求对方做某些事情，或禁止对方做某些事情，这时就需要用祈使语气。根据这些主张、要求的性质的不同，具体神态也有刚柔缓急之别。其中表示命令、训诫的，神态严厉、语气强烈、不容置疑；表示请求的，则语气缓和，神态也有盼望、商洽、劝慰、召唤等等的分别。

公文中祈使语气主要靠惯用的句式或词语表现，如：“请”、“希望”、“要求”、“必须”。

3、疑问语气

公文中有时也需要提出一些疑问请对方回答，征询其意见或反映，这时需要使用疑问语气。

当需要对方回答而且是肯定或否定回答时，需要用是非问形式，这时语气肯定，其神态有探询、穷究之别。

如：“这个问题由我公司出面解决妥当吗？请指示。” 当要求对方按特指的要求回答必答问题时，需要用特指的形式，这时的语气也是肯定的，其神态有探询、质询、责问、质问之别。

当需对方在两种可能性中必须选择一项作答时，可以用肯定、否定相重叠的形式，将两种可能答复均列出，以供其选择。

如：“当否，请批示”。（探询）

4、感叹语气。

公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见，但在这为数不多的语句中，其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别，它们常出现在需要表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。

如：：“由上可见，某某以权谋私已经到了河等地步!” 如：让我们团结起来，为争取更大的胜利而奋斗!

（六）姓名、职务的表达

1、各种职务、姓名应用全称。

2、当一个人物担负多种职务时，只列出与文件内容相关的。

3、列出一个人物两个或两个以上职务时，国内的按先党内后党外，由大至小排序；国外的应尊重对方习惯或双方的需要。

4、国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准。如无标准译名，在所有有关文件中应使用同一译名，译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。

5、若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时，应按一定标准排序。如：职务高低、姓氏笔画数量、姓氏字母的规定顺序、与事情相关的程度等均可构成排序标准。

第四节 公文的立意炼旨

一、公文材料的收集

材料是文章写作的基础，没有材料，文章的主题便无从提炼，文章的思想内容也无从表达。公文材料的收集要注意以下几个方面：

(一)注意广泛性

所谓广泛性，是指尽可能多地占有材料。是不是要做到上通

天文，下懂地理，学贯中西，博古通今？也不必这样。这里所说的广泛性是指尽可能围绕自己的本职工作，广泛占有和做好本职工作直接相关的材料。

和做好本职工作直接相关的材料大体有两类：一类是背景材料，如有关的理论、方针、政策、法规、规定、要求等；另一类是实际材料，如上级下发的文件，本单位上报下发的文件，有关的经验总结、调查报告、典型材料、统计数据、书报资料等。

（二）注意政策性

指以收集党和国家的方针、政策、法律以及领导的讲话、指示等有关材料，以便在撰写时参考、引用。

（三）注意实用性

所谓实用性，是指在收集材料是要紧密结合本单位的实际和本职工作的实际，讲求实用，讲求质量。

二、公文的选材溶材

所谓选材溶材，是指在对材料经过鉴别大量占有的基础上，根据主旨的需要，对材料进行筛选和使用。写作时如果贪多求全，不加选择地把所有的材料都写进去，势必造成良莠不分，精粗并存，难以准确的表达主题。因此，选材贵在“严”和“精”。要选那些能反映主题，与主题关系密切的材料；选那些真实准确，能揭示事物的本质规律，具有一定代表性的材料；选那些新颖生动，能及时地反映社会现实，给人以借鉴和启发的材料。这样，所选取的材料才可以“以一当十”，有效地为表达主题服务

（一）去伪存真

1、鉴定材料来源，是第一手材料，还是转引、转述的二、三手材料。所谓第一手材料，是指自己亲身经历的，或是亲自通过

调查研究得来的，或是通过查证原始材料、原始记录得来的。这样得来的第一手材料，一般比较真实可靠，可以放心大胆的使用。

所谓二、三手材料，是指间接得来的材料。这些材料的可靠性，就不如第一手材料。对二、三手材料就需要进行鉴别，不要人云亦云，以免以讹传讹。

2、考察材料提供者的“立场”有无问题。这里所讲的“立场”，是指材料提供者能否客观真实地反映问题。往往有这种情形，对同一个问题，反映却截然不同，结论也不同。这就需要进行鉴别。

3、衡量材料提供者的思想政策水平和观察、表述、领悟能力，查其局限性、片面性、词不达意性。

4、不同来源的材料相互比对，互相印证。

（二）去粗取精

1、割舍累赘、重复、空洞无物的文字；

2、删削可有可无的词句；

3、凡适用性广的重要情况、数据，单独摘抄成卡片，灵活运用。

4、对比较零散、细碎的情况，应当进行概括、汇总、统计等以利于进行定量分析，反映整体面貌。

（三）由此及彼

所谓由此及彼，是指要从材料的相互联系、相互对比中来进行选材溶材，以避免可能产生的片面性。往往有这种情形，从局部看来是合理的，但是，从全局看来恰恰是应当反对的。

（四）由表及里

所谓由表及里，是指既要看现象，更要透过现象看到问题的本质。例如：中国经济体制改革是从农村开始的，农村的经济体

制改革是从安徽农村开始的。当安徽农村十几个农民冒着坐牢的风险在搞大包干的协议书上摁手印的时候，他们并没有意识到正在做一件开创先河的伟大事业，反而忐忑不安。邓小平同志却一下子抓住了问题的本质，把这件事情作为我国进行经济体制改革的突破口加以肯定。

三、公文的主旨要素

所谓公文的主旨，是指通过公文的全部内容表现出来的一种贯穿文章全文的基本观点和中心思想。公文的主旨包括三个方面的因素：

（一）公文的中心思想.所谓公文的中心思想，是指公文究竟要表达什么样的意见、要求、办法、主张、措施等。一份公文质量的优劣，取决于所要表达的中心思想是否集中、清楚、准确、明白。如果下笔万言，洋洋洒洒，可是别人读了以后，不明白你究竟要表达一个什么样的思想，或者是和公文的中心思想不沾边，这份公文就失败了。

我们可以把公文的中心思想通俗地理解为要回答清楚“是什么”。

（二）公文的所述事项的背景、原委

所谓所述事项的背景、原委，是指在公文中为什么要提出这样的的意见、要求、办法、主张，措施等。一份公文有没有针对性，主要取决于这一条。

我们可以把它通俗地理解为要回答清楚“为什么”。

（三）公文的写作目的

四、公文的表述要求

（一）一文一旨

一篇公文只表达一个思想，提出和解决一个问题。不能有两个或多个中心，主旨不能分散。

（二）观点明确

对主旨的表达要态度明朗，观点明确。是则是，非则非，清清楚楚，明明白白，毫不含糊。

第五节 公文的布局谋篇

一、公文布局的要求

所谓布局谋篇，是指要搭好文章架子，遵循一定的逻辑，有规则有次序地依据文章主题的需要，对材料加以排列组合，使文章成为一个有机整体。这个概念包含四层意思 ：

一是首先要搭好文章架子。所谓搭好架子，就是围绕主题搞好文章的总体设计。

二是要遵循逻辑规律。所谓遵循逻辑规律，主要是指要遵循事理逻辑。如：要表达的事物有因果关系时，一般要先讲原因，后讲结果。

三是紧紧围绕主题对材料进行排列组合。四是使文章成为一个有机的整体 在具体操作时注意以下四个方面：

（一）严谨

所谓严谨，有三个意思：一是结构要严谨，不要颠三倒四，更不要漏洞百出。二是逻辑要严谨，先写什么，后写什么要顺理成章。三是材料组合要严谨，不要前后矛盾。

要做到严谨，一是写作态度要认真，要一丝不苟，精益求精。不要潦草从事，马马虎虎。有些公文写不好，不是能力问题，而是态度问题。二是平时就要养成严密思维的习惯。

（二）完整

所谓完整，是指一篇公文要有头有尾，有起有承，有转有合，浑然一体。不要有头无尾，有起无承，有转无合，支离破碎。

（三）匀称

所谓匀称，是指行文时该疏就疏，该密就密，疏密相间，详略得当。主体文字置于中间，详细论述，谓之密笔；而把目的、意义、希望、要求等放在开头和结尾，概要简述之梳笔。

（四）连贯

文章内容上要相互贯通，协调一致，语言过渡上要自然，衔接紧密，不能出现前后矛盾或不一致。

二、公文布局的体式

所谓公文布局的体式，就是指公文布局的基本模式。不同种类的公文，有着不同的布局模式。归纳起来，大致有以下几种模式。

（一）篇段合一式

所谓篇段合一式，是指一篇公文只有一段文字，在这一段文字中，分层次地把要叙述的内容写清楚。

这种模式适用内容简单、单一的公文。如命令（令）、公告和部分内容简单的决定、批复、函等。

（二）撮要分条式

所谓撮要分条式，是指在公文的开头先概括写出该文的中心内容，然后按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每一条的前面用数码序号标明。

这种模式适用于内容比较复杂的下行文，如通知、通告、公告、决定、会议纪要等。

（三）分列小标题式

所谓分列小标题式，是指把全文分成若干段，每一段的全面，依照本段的内容归纳出一个小标题。

这种模式通常 适用于指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等。

（四）分块式

这种模式是全文分成几大块，每一块独立成章，块的前面正中加

（一）、（二）、（三）等序号，块中可以有自然段。

这种模式通常用于调查报告、工作总结、会议纪要等文种。

（五）转发转述式

这种模式主要用批转、转发、转述的形式，把上下级和平级的有关公文转印给下级单位。通常用于批转性通知、转发性通知等。

（六）条段贯通式

条段贯通式有两种情况：一是把文章分成若干条，每条冠以序号，一条一条叙述下来；二是把文章分成若干段，一段一段写下来，不表序号。

这种模式通常适用于指示性通知或讲话稿，一些法规性文件也采用这种形式。

（七）章条款分列式

这种模式是把全文分成几章，章下分条，条中有款。通常适用于章程、规定、规则、办法、细则等法规性公文。

（八）并列式

并列式是在以简要的语句开宗明义以后，正文部分采用若干并列的句子来表述。通常用于守则。

第六节 公文的起草与修改

一、公文的起草

教材上讲了三条即：１、凝神结想；２、一挥而就；３、讲究方法。这三条都有道理，但过于简括，使人不好把握。下面，我从操作层面讲一些意见。

（一）编写提纲

起草公文的第一步是要列提纲，因为提纲是文章的基本思路和写作纲要。怎样列提纲？

一是要紧紧围绕公文的中心来列提纲。特别是对于一些论述性较强、篇幅较长的公文，更要列出比较详细的提纲。

二是列提纲就是要搭出文章的框架，写清楚每个部分各个层次的安排和内容要点，大致篇幅。使人一看提纲，就大体知道要写些什么。

三是对一些篇幅不长、内容简单的公文，可以不列提纲，但要打“腹稿”，即先写什么，后写什么要心中有数。

四是也可以边列提纲边构思，在构思的过程中，进一步完善提纲。

（二）拟稿

拟稿是正式写作公文的过程，它不是提纲的简单再现和扩展，而是思想观点的继续深化，表达逐步完善的过程。拟写的顺序一般都是按照写作提纲的安排从头写起，具体包括标题、开头、主体、结尾几个部分。

1、标题

标题是对公文的命名，是公文中最引人注目的地方。标题一

般要求准确、醒目、简洁、合体。

准确，是指标题要切合文意。过宽过窄，文不对题，都会影响思想内容的表达和文章主题的和谐统一。

醒目，是指标题在揭示主旨时要鲜明突出，并在形式上巧妙安排，增强文题的吸引力。

简洁，是指标题在概括文章主旨和内容范围时，要言简意赅，易于理解，便于记忆。

合体，是指什么样的文种用什么类型的标题。

公文标题一般由发文单位、事由、文种三部分组成，其中事由常用介词“关于”引出。如《财政部关于加强农业税征收工作的通知》。

2、开头

初学写公文，往往为不会开头而苦恼，不知道该从哪里写起。实际上有多种开头方式，如：概述情况、回顾历史、介绍现状、说明根据、交待原因、阐明原因、作出评价、提出问题等都可以作为开头。下面，我们讲几种常用的开头方式。

⑴引述式

引用下级来文、上级的指示精神，或有关的方针政策、法令法规，以此作为文件撰写的依据。这种开头多见于公文中的报告、函复、批复、通知、条例等文种。

如：根据中共中央、国务院有关挡案工作的决定和指示，为加强各级党、政、军机关和人民团体（以下统称机关）档案的科学管理，更好地为机关工作服务，特制定本条例。

⑵目的式

开宗明义，表明行文目的。这种开头常见于通知、规定、条例、办法等。

如：为了切实贯彻执行第五届全国人民代表大会第四次会议《关于开展全民义务植树运动的决议》，特制定如下实施办法。

⑶说明式

先说明写作的原因，所论述对象或工作的意义以及背景情况，再叙述主旨或其它材料。这种开头多用于指示、报告、调查报告、决定等。

如：山西小西天悬塑是我国仅存的几处古代悬塑之一，在宗教雕塑艺术上别具一格。所谓悬塑，即利用佛像上部或背后空间，悬空布置的多层次组雕。一般由仙山楼阁、云朵波涛、神人弟子、奇花异兽等构成一堂大面积画面，以表现有关的宗教故事。

（4）叙述式

用叙述的方式，概括地介绍事物的基本情况或事情的来龙去脉。这种开头，多用于总结、报告、调查报告。

如：座落在涪江旁的江油市曙光造纸厂，是我市二轻系统的一家集体所有制企业。1990年，该厂全员劳动生产率为40150元∕人年，在全国造纸行业排名第五、西南片区第一。从1986年起连续5年产品出口新加坡、马来西亚等国家和地区。这家集体所有制企业之所以能够在短短的几年内获得快速发展，是同该厂领导始终坚持“以技术进步为前提，科学管理为中心，提高降耗为重点，精神文明作保证，适应市场需求，提高经济效益” 的经营方针密不可分的。

如果要说该厂有什么秘诀和高招的话，以下三个方面就是他们的秘密武器。

45（5）提问式

这种开头是先提出问题，然后引起下文，容易引起读者的注意和思考。常见于调查报告的写作。

如：近两年来，山西省新建、扩建、改建了一批集贸市场，这些市场投入使用后运行情况如何？为什么有的效益好，有的效益差？可以从中得到哪些启示？最近我们采用实地考察和座谈研讨的方法，对这些问题进行了调查分析。

（6）结论式

先对情况或工作进行总结，作出评价，提出看法，然后分别加以论述。这种开头多见于报告、总结。

如：我厂是一个小型铁合金企业，年生产能力9000吨，19××年，客观情况发生变化，我厂出现了暂时的新的困难。但是，我们没有接受有关部门的照顾，而是努力顺应宏观变化，积极致力于微观搞活，增纵强企业自我消化能力，年终不仅没有发生亏损，还实现利润100万元，缴纳产品税100万元。我们能够很快地从困境中走出来，关键在于我们主动加强了财务管理，坚持向财务管理要效益。

3、主体部分

主体部分是文章的中心部分，是写作的重点。文章开了头，提出了问题，阐明了观点，就要依照科学的方法，运用材料对所提出的问题和观点进行阐述和分析。

从写作角度来看，主体部分的写作，主要在于层次段落的安排，以及文章各部分内容的过渡和照应。

所谓层次，是指文章主旨表现的次序。公文层次的划分，主要根据文章的内容和性质来安排，46 一般要能够体现出客观事物存在和发展的阶段性、系统性、规律性。事物特征的一个方面，事件发展的一个阶段，诸多问题中的一部分，分析推论的一个分论点等，都可以组成一个层次。无论怎样安排层次，都要注意其内在组织的逻辑关系，分层有序，完整统一。

所谓段落是篇章的最小单位。它有换行的明确标志。段落和层次既有联系又有区别。段落是文章表达过程中由于转换、强调、间歇等造成的文字停顿；层次着眼于文章思想内容先后次序的划分。一般来说层次大于或等于段落。但是，在公文中，有时会出现段落大于层次的情形，如有些通知、通告、批复等，一事一文，全篇一体，不分段落，却表现几个层次的内容。

所谓过渡和照应是指使文章承前启后，前后呼应，脉络清楚，文气贯通。

4、结尾

公文的结尾，一般根据行文的需要当断则断，语言简洁，态度明朗。常用的结尾方式有以下几种。

（1）请求式

用请求答复和指示作结尾，一般用于报告、请示、信函。如：以上意见如无不妥，请批转各区人民政府遵照执行。如：以上问题，经与省人行联系未能解决，特报总行，望与人民银行总行研究，示知。

（2）号召式

在结尾处提出希望，发出号召，指明努力方向，以激励读者。如；中共中央、国务院要求各级党委和人民政府都要十分重视绿化工作，进一步动员各族人民，知难而进，坚持不懈，为加

快绿化我们伟大的社会主义祖国，尽快改变山河面貌而奋斗﹗

（3）总结式

如：总之，今年上半年我们做了不少工作，取得了明显的经济效益，也积累了一些宝贵的经验，为今年下半年的工作奠定了良好的基础。

（4）说明式

在公文末尾交待说明有关问题和注意事项，以引起读者的注意。

如：目前，这个大队已通过各种途径，切实安排落实了扶贫致富工作，已帮助困难户安排剩余劳动力32个，落实收入6718元，从而使这30户困难户今年的收入水平基本上也能达到富裕程度。

（5）建议式

公文结尾针对文章主体部分论述、分析的情况，提出解决问题的意见和相应措施。

二、公文的表达技巧

常用的公文表达技巧主要有叙述、说明、议论等方法。

（一）叙述

所谓叙述，是指对人物、事件等表达对象所作的概括或具体的交代和陈述。在公文写作中，这种方法主要用来介绍人物，交待情况，阐述问题，说明原委。如在通报、总结中介绍先进人物的事迹，在调查报告中讲述事件发展的过程等都可以用这种方法来撰写。

叙述有六个要素，即时间、地点、人物、事件、原因、结果。要客观、详尽、细致地记叙某一事件，这六大要素缺一不可。

在公文写作中，常用的叙述方式有四种：

1、顺叙

即按照事情发生发展的过程，依时间的顺序进行叙述。采用这种叙事方式，首尾连贯，顺流而下，来龙去脉交待得比较清楚。

2、直叙

即直截了当的记叙。公文的叙事要用直笔，不用曲笔。即作者对所记叙的人物、事件的态度及其所表现的涵义，要在记叙中毫不隐晦的表现出来。

3、概叙

即用简洁的语言对要反映的客观对象作一概括的介绍。概叙不能理解成对事物内容的简单压缩，而是将最能说明全貌，最富有代表性的东西简明扼要地叙述出来。

4、详叙

即对客观事物作具体详尽的叙述。

（二）说明

所谓说明，就是用简洁平实的语言，对客观事物进行介绍，使人们对这种事物的性质、特点、构造等方面有全面的了解和清楚的认识。

如知照类公文、法规性文件常用这种写法。常用的说明方法有：

1、下定义

即用简洁的语言对事物的本质属性作概括性的说明。这是解释概念，揭示事物本质特征的一种方式。

2、举例

即用例证说明问题。这种方式可使说明的内容具体化，便于

读者了解。不过，所举的例子必须准确、典型、真实。

3、分类

对于复杂的事物，可以根据它们的性质、形状、成因、关系等分成不同的类别，然后按类分项逐一说明。

4、对比

即将几种可以作比的事物放在一起进行对比说明。这种方式往往在用别的方法说明有难处时采用。用来对比的事物要尽可能是大家所熟悉的、容易理解的事物。

（三）议论

议论，是作者对所反映的人或事的看法、态度和评价。在公文写作中，常用来阐述道理，发表意见，作出评价，提出措施。

议论有三个要素组成：论点、论据、论证。

论点，是对所论述的问题提出的主张和看法，从中可以表明作者的立场和态度。一篇文章只有一个中心论点，围绕这个中心论点还可以有若干个分论点。论点确立之后，需要用论据来论证说明。

论据，即证明论点的材料，包括事实论据和理论论据，如历史事实、现实经验、数据材料、经典著作的结论等，都可以作为论据来使

用。

论证，即运用证据证明论点的过程。主要采用逻辑推理的方式进行。

三、公文的修改

（一）重视修改

（二）修改内容

第五篇：公文写作教案

重庆高速公路集团有限公司中渝营运分公司中渝营运分公司青木关管理中心公文写作培训教案

一、公司在公文写作的相关规定

（一）公司的全称：

重庆高速公路集团有限公司中渝营运分公司中渝营运分公司（注意：公司已经更名，将“发展”改为“集团”）

（二）公文字号要求：

一般公司在行文或员工写的简讯中，都要求题目为三号宋体，正文为四号仿宋。

二、公文的写作的相关简介

（一）学习公文写作的意义

1、公文对我国经济建设和社会发展均 有巨大的影响和作用。

2、公文是一个单位理论水平、政策水平的集 中体现，关系到单位的威望和形象

3、学习和研究公文写作能有效地提高领导科学化和管理现代化的水平，提高工作质量与效率。

4、是否具有公文写作的知识，是衡量每一个管理人员称职与否的重要尺度。

（二）我国现代公文规范的主要内容

1、公文文种规范（1）公文文种的类别规范 按的使用范围分：

通用公文和专用公文 按党政系统分: 行政公文13种，即令议决意加二告，两通报请批函要。党的公文14种，即两决指意通二报，报请批条规函要。按行文关系分： 上行文:报告和请示平行文:函、议案和部分通知 意见,上中下均可行文 其他都是下行文。（2）公文文种的选用规范: 公告与通告

公告:适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告:适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。请示与报告

请示:适用于向上级机关请求指示、批准。

报告:适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示与函

函:适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题.请求:批准和答复审批事项。

（三）公文写作规范与技巧

1、公文写作的表达规范

写作的基本表达方式有五种：叙述、描写、抒情、说明、议论 叙述：特点是“重过程”，有“六要素”，有顺、倒、插、平、补 叙等

描写：特点是“重形象”，是对客观事物刻画和描摹的表达方式 抒情：特点是“重渲泄”，是有感于客观事物而对内心情感予以表达的一种方式

说明：特点是“重特质”，是对客观事物介绍、解说的一种表达方式

议论：特点是“重说理”，有“三要素”，有归纳法、演绎法、类比法、例证法、引证法、归谬法等

公文的表达方式主要使用叙述、说明、议论这三种 公文中的叙述,通常使用概述

公文中的议论通常是就事论事,三言两语,画龙点睛似的议论

2、公文语言的特色及要求（1）准确、简明、朴实、庄重

（2）使用现代语、书面语、偶尔使用文言（3）公文专用语

A、称谓用语：自称用语、对称用语、他称用语 B、领起用语 C、承启用语

D、语结尾用语：包括表强调、表指示、表祈请的结束语

3、公文写作中常见的语法错误（1）词不达意或达意相反（2）成份搭配不当（3）句子成份残缺（4）句子词序颠倒（5）长句中，主语暗中转换

4、公文的结构规范及写作技巧

（1）公文开头（发文缘由部分）及三种常用方法 A、常规式开头法 B、引据式开头法 B、情况式开头法

（2）公文主体（内容事项部分）及六种常用方式： A、条款式 B、文章式 C、篇段合一式 D、领起用语式 E、小标题式 F、章断条连式。

（3）公文结尾及两种主要方式 A、使用公文结尾专用语 B、交待有关未尽事宜

三、常见文种

（一）通知

1、通知适用范围

《办法》规定：通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

2、通知的特点和种类

（1）通知的特点：通用性、普适性、时效性（2）通知的种类

指示性通知：指示性通知又称为部署规定性通知，适用于向下级机关布臵工作、安排活动，或需要有关单位执行或必须办理的事项等。如：《中共中央关于党政机关必须保持廉洁的通知》

颁转性通知（批转、转发、颁发）：颁转性通知适用于批转下级机关公文，转发上级机关或不相隶属相关的公文，发布自制的法规规章等资料文件。如：××省人民政府批转省教委关于建立学生素质教育基地报告的通知、国务院办公厅转发农业部等部门关于巩固大检查成果进一步做好减轻农民负担工作报告的通知、国务院关于发布《 国家行政机关公文处理办法》的通知

知照性通知：知照性通知又称为周知性通知和事务性通知，适用于向有关单位传达知晓事项、任免干部、调整机构、召开会议等。如：《国务院办公厅关于国家统计局使用中华人民共和国国家统计局名称和印章的通知》、《海洋大学关于张英伟等12位同志任职的通知》

3、通知的写作

通知的组成部分是标题、主送机关和正文。

（1）标题

通知的标题通常采用完全式： 发文机关 +（介词）公文主题 + 文种 情况特殊的有两种：

A、可在文种前加上：紧急、补充、联合等字样。B、颁转性通知

转发机关 +（转发或批转）被转文件全称 + 文种

颁发机关 +关于（发布、印发、颁发、公布）被发文件全称 + 文 种

（2）主送机关

通知均应标明主送机关。主送机关的名称一般用全称，也可用规范化简称或统称。

（3）正文

各类通知的正文有不同写法，为此分别阐述如下。A、指示性通知正文的写法

正文通常由三个层次组成：通知缘由、通知事项及结束语。通知缘由。这一层次通常以一个自然段完成：一般要交代通知的原因、根据、目的及文件形成过程；段末往往用“现将有关事项通知如下”、“现作如下通知”之类的语句作为段落过渡语承上启下。

通知事项。这是正文的主体和实体部分，是对通知的内容进行具体阐述。这一层次的写作必须要求明确，交代具体。其基本构成是：布臵任务，阐明工作原则，拟订方法措施，交代注意事项。写法上通常采用条列式，分条列项具体地提要求、谈措施。

结束语。通常用表强调（特此通知）或表指示的（以上各项，望各地遵照执行）的结束语。

B、颁转性通知正文的写法 颁转性通知的正文通常包括两层：一是写明颁转的根据和内容（即被颁转的文件的名称、来源），二是写明颁转意见或要求。

C、知照性通知的写法 这类通知细分种类极多，但内容及写法都较为简单，在此只简介会议通知和任免通知的写法。

①会议通知。这是一种极常用的通知，正文大都由三部分组成。第一部分：交代开会的缘由、依据和会议名称，然后以“现将有关 事项通知如下”之类的语句引出下文。

第二部分：为主体部分，大致由“会议六要素”构成： 开会时间与期限，会议地点，与会者及其条件，会议内容或主要议题，参会需作的有关准备，会议其他事项（如经费、食宿、交通安排）。宜采用分条列项方式逐一陈说。

第三部分：结尾。通常要求寄回回执或电话回复是否参会等），还可注明联系人、联系地址及联系电话。

②任免通知。正文也分为三部分。

第一部分：写任免的根据。常用“××××研究决定……” 而不必言明深层原因或具体细节。

第二部分：写出任免对象及任免职务。如涉及多人任免，应一人占一行，按职级高低为序分行写出。如是同一人既有任又有免，先写任后写免。

第三部分：结语。可用“特此通知”作结。

（一）报告

1、报告的适用范围

报告是上行文。《办法》规定：报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。”《条例》中对报告适用范围的规定与《办法》基本相同，不同点仅在“提出建议”。

2、报告的特点与种类（1）报告的特点

陈述性：报告内容的表述必采用陈述方式

汇报性：这也是报告与请示的重要区别点，报告只作汇报而“不得夹带请示事项”。广泛性：它是各级各类社会组织均可使用的上行公文。（2）报告的种类

按用途及内容分：可将其分为四类 ①工作报告：这是用于汇报工作的报告。②情况报告：用于向上反映社情民意或事件事故.③答复报告：是一种被动行文的报告。

④报送报告 用于向上级报送文件、物件的报告。按内容的广狭范围分 可将其分为综合报告和专题报告。3报告的写法

报告的基本组成部分是标题、主送机关、正文。（1）标题

报告的标题写作无特殊性，按完全式标题的要求制作即可。如《东平中学关于男生1舍发生火灾事故情况的报告》

[例文] 南华区公安分局关于青山高速公路车祸事故情况的报告

南华区人民政府：

2006年1月10日下午5时30分，司机何林驾驶长安面包车搭载南华区青山街道办“天意”麻袋厂9名工人从青山出发，准备返回市中区。18时25分左右，当该面包车行至青山高速公路43KM＋500M处时，车头与由李嘉驾驶的车牌号为×L／Q66335的小车尾部发生轻微碰撞，双方停车后，在未报警、未转移车上乘客、未在事故现场来车方向按规定设臵警告标志的情况下，就地协商赔偿事宜。约8分钟后，面包车被从南华方向驶来的由王康驾驶的车牌号为×Z／G6688的大货车撞到尾部，两辆事故车被依次撞出路外，致面包车起火燃烧，车上6名乘客被当场烧 死，事故还造成3名人员受伤。死者均为面包车上的乘客，多为25岁左右的女工。

经现场调查，此次事故发生的原因：第一次事故发生后，首次事故的肇事司机没有按照要求依法采取和设臵警示标志；大货车司机连续驾车时间已达7小时，精力不集中，应急处臵措施不当，导致与停在主车道的前两部肇事车辆追尾碰撞而发生“二次事故”。

交警部门接到报警后，青山中队巡逻民警立即赶往现场，事故处理人员和救护人员也陆续赶到现场开展相关事故处理工作，路面交通于当日21时30分恢复正常。交警部门当即分别成立了事故调查和善后处理工作小组，联合市、区有关部门对事故的原因、肇事车辆、司机、车等相关人员进行调查取证，通知死、伤者家属前来处理并做好安臵和善后处理工作，并立即抽调机关警力加强对高速公路主干道的巡逻监控管理力度。

1月11日上午，我局专门就这起事故召开了会议，成立了“1·10”青山特大交通事故处理调查和善后工作组，由谢理局长任组长，工作组下设事故处理、善后安抚、伤员抢救和事故调查4个小组，由各相关职能部门分别就这起事故的依法处理和善后事宜开展工作。

正值春运高峰期，我区发生如此特大交通事故，损失惨重，教训深刻。为认真贯彻国务院有关全国安全生产会议精神，并切实汲取教训，我局已于1月12日上午召开了紧急通报会，谢局长在会上强调要切实抓好三项工作：其

一、要切实增强抓好道路交通事故及各项安全生产工作的紧迫感和责任感„„（略）；其

二、要进一步落实责任，齐心协力抓好道路交通安全综合治理„„（略）；其

三、要健全完善长效工作机制，努力实现我市道路交通事故稳中有降的目标„„（略）。谢局长还 强调，今后凡发生一次死亡4人以上的特大道路交通事故的，要严格查明原因，追究责任。

南华区公安分局（公章）二○○六年一月十三日

（三）请示

1、请示的适用范围

请示是上行文。《办法》规定：请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。凡是本机关无权自行处理和无力解决的事项，都应行文请示上级机关，求得批准、指示或解决。

诸如下列情况，均应向上级报送请示：

对上级有关方针、政策、指示或法规、规章不够明确或有不同理解； 出现新情况、新问题需要处理而无例可循、无章可依，需要上级机关做出明确指示的；

无权自行处理解决的事务，如增设机构、增加编制、增添设备、增拨经费、增列计划、增多项目等等。

2、请示的特点与种类（1）请示的特点

期请性:请示在于请求上级给予指示、给予批准、给予政策、给予帮助。

拟议性:请示绝非单纯提问的公文，不能只是向上级征询某事项应该“怎么办”，而须就某事项提出具体可行的拟议（建议、要求、方案等），请求上级予以定夺。

单一性:行文规则要求，请示须一文一事，切忌一文数事，而且应单一主送而不能多头主送。（2）请示的种类

请求指示的请示:这是在工作中遇到新情况、新问题，本组织难以解决或不能擅自处臵，而请求上级组织给予明确指示（往往体现为给予处理该情况或问题的政策、办法）的请示。

请求批准的请示:超越本级组织权限的事项，必须获得上级的授权或批准才能办理，这种情况下，就应当用请求批准的请示。另外，当有关事项必须依靠上级予以解决、协调、帮助时，也使用此类请示。

3、请示的写法

请示的基本组成部分是标题、主送机关、正文、落款、附注。（1）请示的标题

请示的标题通常用完全式标题，如《南方文理学院关于增拨教育经费的请示》。

（2）主送机关

《办法》规定：请示“一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关”。

（3）正文

请示缘由:缘由应比其他公文更为详明和理由充分，以利于上级机关了解实情，正确决策或理解认同予以批准。要做到实事求是，情况清楚，依据有力，说理充分，语气恳切得体。请示理由之后一般用“为此，现就××问题请示如下”或“特作如下请示”。

请示事项:即针对具体事务、问题提出的处臵“拟议”，是请求上级机关指示或批准的具体内容。这部分要明确陈述自己的观点，提出解决问题的具体建议或方案，应写得明白、具体、恰当、切实。

请示的结语:一般以期请性惯用语作结，如“以上请示（意见）妥 否，请批示（指示）”、“当否，请指示”、“特此请示，望批准”、“以上请示如无不当，请予批准”等。

落款：党的机关的请示可在落款处署发文机关名称、加盖公章并下臵成文日期；行政机关的请示如非联合行文，则只盖公章而不署发文机关名称，下臵成文日期。

附注：在成文日期的下一行，用圆括号注明联系人的姓名和电话，以方便上级机关的及时联系。