浅谈新形势下的档案信息化建设论文

第一篇：浅谈新形势下的档案信息化建设论文

档案信息化建设的重要性

所谓档案信息化，是指由国家档案管理部门负责，在其统一规划和组织管理下，充分利用现代化的信息技术进行档案管理，并完成档案信息资源的管理、处置以及利用的过程。一般而言，档案信息化建设主要包括信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案标准和规范建设以及档案信息化的应用系统建设四方面内容。

《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发[2014]15号）以及《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（鲁办发[2014]40号）两个重要文件都强调了档案信息化建设的重要性，提出档案管理信息资源的数字化、管理一体化、网络化、共享化等特点，明确了推动档案管理现代化这一档案信息化建设的目标，通过科学整理档案信息资源、全面挖掘档案社会价值，推动档案资源科学配置和高效利用，从而为社会提供更加优质的档案信息服务。

具体而言，档案信息化建设具有以下重要价值：一是提升档案管理人员的工作效率。一直以来，我国档案管理采用的是以档案实体管理为重点的模式，工作人员都是通过手工进行档案的收集、整编、管理、提供利用的，这种模式不仅工作量大，而且工作人员的效率很低；而档案管理实现信息化以后，档案管理工作变得数字化、自动化、一体化、共享化，档案管理工作变得省时省力，只需一次录入档案信息就可以多次利用，极大提升了档案管理工作人员的效率。例如，对于高职院校档案管理而言，实现档案管理信息化后，学校各部门就可以根据特定权限，通过校园网直接查询一些人员的信息，从而可以为高职院校的科学决策提供便捷、准确的依据。二是保护档案纸质载体。对于档案管理而言，纸质载体是非常重要的原始证据，而传统的档案管理模式需要反复查阅纸质载体，不仅费时费力，而且经过反复翻阅、反复拆装后，纸质载体很容易受损；而档案信息化建设后，档案管理人员只需从数据库中调取相关信息，极大减少了对纸质档案资料的接触，从而保护了纸质档案管理载体。三是推动档案管理标准规范体系的建设。档案信息化建设改变了传统的档案管理模式，在实现档案信息共享的同时，可以为我国档案管理体系创新和完善提供动力，并使我国档案信息资源的收集、分类、整编、查阅、利用更加规范，从而推动我国尽快建立档案管理标准规范体系的建设。新形势下档案管理信息化建设面临的问题

2.1 思想认识不到位

伴随信息技术的快速发展和普遍应用，我国档案信息化建设取得了一定成绩；但是，受到传统档案管理模式的影响，档案管理人员中仍然普遍存在“为保管而保管，重保管轻利用”的思想。很多工作在档案管理一线的工作人员缺乏对档案信息化建设的正确认识，没有认识到档案管理信息化的重要性、必要性以及紧迫性，所以在档案信息化建设中表现出懈怠、不配合等消极情绪，这严重阻碍了我国档案信息化建设的进程。

2.2 基础设施建设不完善

档案信息化建设由于发展时间较短，基础设施建设方面还不够完善。由于基础设施建设不完善，一些地区的档案信息化建设水平较低。档案信息化建设中，对于基础设施的要求比较高，既要有外部硬件设施同时还应具备内部的软件设施，如专业化档案管理软件。

2.3 档案管理的标准化水平低

新形势下，档案信息化管理要求更高，但是对于实施的档案管理标准却缺乏统一，各地在档案信息化管理方面多是各自实施，标准不一。建立档案管理的规划化标准，有利于实现档案之间的有效衔接，减少档案管理的难度，因此标准化较低的现状急需得到有效的转变。

2.4 缺乏专业的档案管理信息化人才

档案信息化建设的深入实施，对于管理人才的专业性也提出了更高的要求。由于过去对于档案的管理多以人工管理为主，信息化水平较低，而信息化管理必然要求管理人员应该具备熟练的信息化处理能力，能够熟练的操作信息化设备及软件来处理档案管理工作，因此，专业人才的缺乏对档案管理信息化造成了很大的阻碍，不利于档案管理信息化建设水平的有效提升。推进档案管理信息化建设的对策

3.1 加强档案管理信息化建设的重视程度

档案管理信息化已经成为未来的趋势，因此档案管理相关部门及人员应该及时转变传统的思想认识观念，提高对于档案信息化建设的重视程度。为不断加强档案管理人员对于档案信息化建设的认识，可以通过举办培训活动来实施。人员培训工作应该重视对档案管理重要性、档案管理未来趋势以及未来档案管理工作提出的新要求等内容的详细讲解与培训，帮助管理人员成功转变管理思维与管理理念，真正重视信息化建设对于档案管理工作的重要意义，能够积极主动的学习相关管理知识，加深理解，从而更好的适应新型管理工作的要求。

3.2 加强档案管理信息化的基础设施建设

基础施设建设是档案信息化建设的基础和重要保障，因此，加强档案管理信息化的基础设施和资源体系建设十分必要。在基础设施建设方面，档案管理部门一方面应该努力购进专业的档案信息处理软件及硬件设备，确保信息化处理工作能够顺利进行；另一方面档案管理人员应该围绕自身档案管理工作的实际情况，综合考虑档案的数量、信息化管理的要求等内容，努力开发特色管理功能，体现自身管理的高质量、高水平。同时，档案管理还应努力建立统一的、完善的信息化资源体系，努力实现档案信息的全民共享，可以通过建立专业的档案管理网站来整合相关的档案信息资源，并充分运用信息化处理技术推进相关工作的顺利开展。

3.3 加强档案管理信息化的标准体系建设

档案管理信息化的标准体系不仅能够为档案管理信息化提供有力的依据，同时还能够有效克服因为标准不统一而带来的一些的工作阻碍。比如说，在档案的录入、扫描以及网络传输等环节，如果标准不统一产生的信息文件格式就有可能存在差异，而不同格式的信息文件之间往往很难实现无差错的转变，这样就给后续的档案信息化管理工作造成了很大的麻烦。在建设档案管理信息化标准体系过程中，既要从整个行业领域去规范档案信息化的相关标准和内容，同时还应该具体到档案管理信息化的每一个环节当中。比如说，对于档案信息的存储格式做出明确的规定、扫描的清晰度有一个准确的界定等等。

3.4 加强档案管理信息化的人才队伍建设

人才队伍建设工作的有效推进，能够在很大程度上保障档案管理信息化工作的效果取得。各级档案管理部门应该建立科学的用人理念，对于档案管理人员来讲，应该明确提出对其工作的要求，多招聘一些具备现代化信息处理能力的高水平管理人才，提升自身人才队伍建设的水平。一方面，档案管理部门应加大外部优秀人才的引进，借助一些人才招聘渠道引进一批能力水平较高的档案管理人员；另一方面，档案管理部门应该加大对内部档案管理人员的素质提升与培训，通过开设相关的培训课程帮助现有管理人员提升管理技能，增强管理能力。

在新形势下，档案工作信息化也变得越来越被重视，充分体现在档案信息化建设的必要性、重要性和紧迫性。因此，需从各方面深化档案信息化建设，构建档案信息化技术支撑体系，努力提高档案工作信息化的新水平，提升创新能力，为档案工作的改革和创新提供坚实的技术支撑。

第二篇：新形势下的档案信息化建设

新形势下的档案信息化建设

党的十七大胜利闭幕以后，在档案界迅速掀起了学习贯彻十七大精神的热潮。2007年10月25日至26日，国家档案局中央档案馆和国务院信息化工作办公室在北京联合召开档案信息资源开发利用试点工作会议，会议的召开标志着档案信息资源开发利用试点工作由此全面展开，档案信息化发展进入新的阶段，国家档案局局长、中央档案馆馆长杨冬权指出，十七大报告对科学发展观做了新的全面阐述，为档案工作的发展指明了方向。北京市档案局紧跟形势，非常及时的举办了此次以“档案工作构建和谐社会”、“档案信息化建设”、“基于知识管理的档案管理”“电子文件管理”为培训内容的档案高级研修班。下面是本人通过学习的一点体会：

一、档案信息化建设的必要性

档案是国家、组织和个人在社会各项活动中形成的真实的原始记录，它的内容涵盖政治、经济、军事、历史、文化等各行各业，中央政治局候补委员、中央书记处书记、中央办公厅主任王刚同志在关于加强档案信息化建设的批示中指出：“档案信息资源的保护和开发利用，是国家电子政务建设的重要内容和基础性工作”。

档案信息化的实质是在国家档案行政管理部门的统筹组织与规划下，以馆藏档案为基础，通过一切有效的信息技术手段和途径，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，满足信息化社会对档案信息的需求。传统的档案工作主要通过手工的方式，这种方式在一定时期内适应了我国当时的生产力发展水平，但随着计算机的发展和网络技术的成熟应用，传统的档案工作方式已不能完全满足用户的需求和社会的发展，档案信息化已经成为档案工作发展的必然趋势。档案信息化是国家信息化建设的重要内容，也是信息化社会对档案工作的要求。信息社会的建设环境下，档案的载体需求已经从传统的纸质转变为电子化载体、网络化载体、数字化载体，档案信息内容的需求更加趋向于综合化，档案信息内容的利用需要提供更加准确、高效的服务，档案信息化是符合我国档案利用需求的新形势。

二、档案信息化建设的规划

国家档案局在印发《全国档案信息化建设实施纲要》中明确提出，全国档案信息化建设的目标是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。围绕这个目标，要抓好档案信息化建设，就是要实现档案工作的现代化、标准化、公开化和服务社会化。

档案工作现代化，包括档案管理设备和工作手段的现代化、档案工作程序标准化、管理思想科学化。没有标准化就没有档案的信息化，建立适合我国档案信息化建设的标准体系已是摆在我国档案信息化建设面前的一项严峻的任务。政府信息的公开是民主政治的前提和基础。档案作为政务工作的重要组成部分，政治性、政策性、技术性相对比较强，所以需要对公开工作保持高度重视，充分认识到政府信息公开的责任感和紧迫感，要确立“以公开为原则，以不公开为例外”的正确思想，坚持公正、公平、便民的原则，做到法律没有规定要保密的都要公开，涉及到国家秘密、商业秘密和个人隐私的政府信息原则上不得公开。在推进档案社会化的工作上，要采取多种方式开展档案的宣传工作，做好档案馆的各项业务工作，在保证质量的前提下丰富档案数量，做好档案征集、开放、编研工作，充分运用先进的计算机与通信技术加强档案的管理和利用工作，真正做到档案服务的社会化。

三、档案信息化建设的作用

档案服务质量的改善。加强档案信息化建设，可以保证档案信息服务的及时性、准确性、适用性、完整性和经济性。在现今信息技术高速发展的背景下，在各个对档案有需求的行业需要档案信息保持一定的时效性，与此同时，档案信息由于存储分散，搜集信息的条件、接触范围、人员素质有限，判定档案信息是否准确完整和适用于用户所需服务具有一定的难度，这就要求档案

信息具有更高的准确性。档案的信息化可以充分发挥计算机网络对信息资源综合和集成共享的优势，集中提供用户需要的档案信息查阅服务，借助于计算机的网络的高度普及，档案信息不再拘泥于服务的时间和地点，可以随时随地地为档案用户提供服务，档案信息的检索、流转、利用更加准确而高效，在档案信息服务的内容和方式上都提高到一个新的层次。

档案部门工作效率的提高。档案业务工作的实质是对馆藏档案信息的输入、处理、存储和输出。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量比较大，需要耗费大量人力和时间。档案信息化为档案信息的录入、处理和输出以及馆室工作信息的流转提供了高效、准确的信息通道，档案管理真正可以做到自动化、实时化、网络化，数据可以做到一次录入、多次使用，促进了诸多业务环节、各个职能部门之间的沟通与合作，减少了工作中的冗余环节和决策失误，在档案收集、处理、存储和输出等管理工作的准确性和速度上较传统方式都有了很大的改善，管理人员的工作效率得到切实提高。

档案信息价值的增值。档案信息价值的大小既取决于信息主体的多寡，又受制于信息客体的范围。通过档案信息资源的整合与集中，将分散的档案信息资源通过网络联结集中到一起，避免了“信息孤岛”的出现，网络上的任一个用户都可以通过网络获取任何一个档案馆的档案信息，在档案资源的利用范围上不再受地域上的局限，简而言之，档案的信息化可以让更多的人查阅到更多的档案，从而达到档案信息价值的增值。

为提供决策支持奠定基础。对于经过整合的档案信息资源而言，充足的档案信息资源为决策和管理提供了数据基础。利用先进的信息技术，在档案信息资源中可以挖掘用户及管理者潜在需要的服务，决策及时准确，管理措施得当，要靠完整、准确的信息和高效的综合分析来保证，档案信息化在决策支持上起到非常重要的作用。

第三篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

第四篇：档案信息化建设三思

档案信息化建设三思

进入新世纪，信息化已深入人心，各级领导高度重视，加大投入，增强了信息化建设力度。经过对档案信息化建设一段时间的实践，促使我产生一些思考。

一、实用为主。意思是对于实际情况各异的不同行业和单位，信息技术不是越先进越好，越全越好，而是符合实际需要才是最重要的。追求完美，永不满足这是人类的天性，是促进社会发展的内在动因。但是，也会造成问题的另一面。就信息化建设来讲，容易形成希望硬件设备的配置应该是高档次先进的，软件系统的设计应该是面面俱到的想法，好像不这样，不足以体现现代化和先进性。实际上这种认识是不现实的，如果付诸实施将付出高昂的代价。IT产业有一个著名的“摩尔定律”，即每18个月芯片的运算速度便增长一倍。盲目跟进的结果，将导致原有设备还未充分发挥作用就被新设备所淘汰的局面，损失可想而知。另外，高档先进的设备价格也贵，而我们现在所做的信息化工作可能并不需要那么高档次、那么多功能的设备。这种档次冗余、功能冗余的现象也是一种浪费，是要以多付出金钱为代价的。所以说，在硬件投入上，我们应该本着够用就行，实用即好的原则，以合适的投入，干合适的工作。

再谈谈软件设计方面的问题。网络布好以后，需要相应的软件系统，档案业务有诸多环节组成，加上行政保障等非

专业工作，构成了一个复杂的布局。我们在提出软件制作任务时，有的喜欢面面俱到，总想一步到位，一次成功，搞一个完美的大系统，实际上这是做不到的。一是我们的业务环节和工作流程并非那么完善，二是信息技术有它的特殊要求，不可能原封不动地照搬传统工作方式。因此，软件设计，应该抓主要业务环节，抓成熟的业务环节，尽快投入使用，形成生产力，在使用中不断发现问题，并不断改进，通过一段时间的积累，逐步丰富完善整个软件系统。

二、内容最重要。信息化建设实际上分为两大块：信息技术和信息内容。信息技术又可以划分为四个部分：网络系统、数据库系统、标准化系统、安全系统。就档案工作来说，网络系统和数据库系统尽管有待改进，但在运用上不存在大的问题，而标准和安全则是档案信息技术的薄弱环节，尤其标准化是当前急需解决的问题。可以说，没有标准化就没有信息化，因为信息化的一条重要标志就是信息共享，而信息共享的基础则是标准化。信息内容也可以划分为信息规模（信息量）、信息服务产品两部分。在整个信息化建设中，信息化的关键并不在于信息技术，而在于信息内容，可以说内容决定一切，内容决定生存。因为信息技术市场化还是比较成熟的，只要有这方面的需求，提出要求，一般情况下市场都能解决。信息内容就不同了，市场解决不了，只能自己解决。信息化建设每个阶段都有其重点工作，比如说初始阶

段就必须有一些软硬件投入，工作才能开展起来。但从信息化建设全过程来看，伴随始终的主要是信息内容。档案工作的优势在于信息，档案工作的活力在于规模化的信息量。信息成规模，才可能有丰富的内容，才可能有广大的受众面，才可能设计满足不同需求的服务品种。否则，纵有很好的思路，新颖的创意，也会是无源之木，无本之水。所以，我们当前应该把主要精力放在集中力量开发档案信息资源上，尽快使信息内容形成规模。

当然，在全力开发档案信息的同时，要特别注意信息技术的标准化问题（关键是数据标准）。这里涉及两个方面：一是传统档案数字化标准，是“老帐”；一是电子文件的标准化，是“新帐”。“老帐”“新帐”都要还，但在具体对待上，当务之急是解决“新帐”问题，尽快制定电子文件的标准，并切实推行，以避免“新帐”变“老帐”，„老帐”越积越多的现象发生。标准化问题越早解决越好，否则，大家各自为战，很可能打乱仗，造成信息化建设事倍功半或前功尽弃。

三、梯次推进。事物发展不平衡规律既是哲学命题，又对工作方法有指导意义。全省11个市、136个县，经济发展不平衡，历史文化有区别，领导认识有差异，这就决定了档案信息化建设不能搞一概而论。档案信息化建设是一项大投入、长积累、晚见效的工作，特别受经济发展水平的制约，面对不同的经济条件，我们宜采用分类指导，梯次推进的办

法。

根据各地经济发展状况，大致分为三个梯次，对每个梯次提出不同的发展要求，制定不同的考核目标：第一梯次为率先型，由省档案馆和经济条件好的市县组成，率先完成信息化建设的阶段性任务，在全省起带头和示范作用。第二梯次为追赶型，由经济条件中等水平的市县组成，这一类型的市县比重大，可以按照第一梯次的模式，结合当地实际，确定信息化建设每个阶段完成的任务，力争尽快进入第一梯次行列。第三梯次为跟进型，由经济条件比较落后的市县组成，主要解决信息化建设中的条件性问题，以及达到信息化建设的基本要求。三个梯次不是一成不变的，后面梯次的市县如果有条件，也应该力争进入前面的梯次。

梯次推进并不是允许无所作为，而是实事求是的做法。不搞一刀切的评价标准，有利于鼓励各市县根据自己的条件加快发展。不管属于哪个梯次，经过努力，做出了同等条件下别人没有做出的成绩，都应该受到表彰。这种自比有希望，纵比有榜样，横比有对象的作法，有利于调动各市县的积极性，把信息化建设搞上去。

第五篇：论档案信息化建设

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论档案信息化建设

作者：周丽

来源：《北方经贸》2012年第08期

摘要：档案信息化是新时期档案部门的一项基础性工作，是提高档案信息化服务水平的必由之路。是档案事业发展的客观要求，档案管理的信息化、网络化可以给管理人员、职能部门及公司带来显而易现的效果和收益。档案管理如果实行信息化后，档案管理更多的是体现在自动化、实时化、网络化。

关键词：档案；信息化；建设

中图分类号：G40 文献标识码：A

文章编号：1005-913X（2012）09-0194-01

档案信息化建设日益成为档案界的热门话题。多年来，档案界同仁较多集中于档案信息化具体技术、方法等微观层面的探索，对档案信息化建设起到了很好的推动作用。但是，加强档案信息化建设的宏观研究同样甚至更为重要，因为在社会信息化迅猛发展的机遇和挑战面前，档案信息化建设从来没有像今天那样更加需要依托政策导向、加强统筹组织、明确工作走向，以求有序、健康、快速发展，由此，宏观研究和指导尤显迫切。

一、档案信息化建设现实意义

档案管理的信息化、网络化，可以给管理人员、职能部门带来显而意见的效果和收益。一是档案管理不再费时费力。档案管理人员手工收集、整编、管理、提供单位利用，工作量大，效率很低，费时费力。实行信息化后，档案管理达到自动化、实时化、网络化。数据只需一次录入可以多次利用，即可在档案管理内部进行数据共享，提高了工作效率。数据录入后，可以方便地打印出相关的收发文单据、汇总表，打印出档案的背脊、封面、案卷目录、文件目录、备考表等。档案库中的信息需要统计，并形成报表，由计算机处理，可以极大地提高管理人员的效率。

二是检索查询方便。传统的检索方式，档案管理人员从一本一本的目录中找出所需的档案来，然后根据记录到库房中查找，费时、费力。档案管理信息化后，可以实现即时查询，管理人员从模糊查询、组合查询、分类查询中选取最佳的查询方式，在档案库中检索出需要的档案信息。极大的减轻了工作人员的负担。

三是档案查借工作可控。档案管理实现信息化后，查借阅采用计算机管理，操作方便，可以自动产生催还记录，对过期不还的借阅者进行有效的催还。

二、档案信息化建设

（一）大力加强定标工作

从现状看，制约高校档案信息化发展的主要瓶颈因素是标准不健全、完备，工作缺乏有效依据。加快制定出台标准，形成配套的档案信息化标准体系已十分紧迫。一是基本条件层面，即档案信息化建设相关方面的软、硬件设施的配置及建设的技术标准，旨在科学创建档案信息化运行必需的平台条件；二是信息资源建设层面，主要针对档案信息资源的形成、保护和利用，满足档案信息生成、传递、勾链、保存、共享等功能需求，如电子文件格式、信息存储格式、数据交换格式等标准等；

（二）信息化人力资源建设

提高认识，引进和培养信息化建设人才，要拓宽知识领域，在提高信息化水平方面多进行一些培训工作，改变现有的知识结构，以适应信息化建设的需要。从目前高校档案人员学历上看，硕士毕业的人员比例偏少，对档案信息化工作的开展十分不利。要改变这种状况，比较简捷的办法就是调入硕士毕业生，改变队伍素质结构，以适应新的工作需要。对有发展前途的年轻同志，要进行业务培训，培养懂得计算机知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障，促进这项工作的健康发展，加强培训，提高素质，不断加强档案业务人员的培训力度，提高档案队伍对档案信息化建设的认识，增强档案人员信息化应用水平和信息安全防范意识，提高档案信息化建设的综合效益，为档案信息化可持续发展提供强有力的人才保证，努力造就一批既懂档案管理又懂计算机应用的复合型人才队伍。各地要把档案信息化建设工作需要的档案著录、计算机、数字化技术、网络技术等知识，以及有关标准规范列入业务学习计划，普及信息化技术知识，不断提高档案工作者的知识水平和业务技能，提高总体信息化应用水平。补充具有计算机、信息化等学历背景的技术人员，逐步改变现有业务人员队伍专业结构，满足信息化建设工作的需要。

（三）信息化建设工作的保障措施

1.加强领导，明确职责。档案信息化建设是一个地区、一个单位信息化建设的重要组成部分，必须与信息化整体建设同步规划、同步发展。各级领导要以对历史负责的态度，重视和支持档案信息化建设，加大领导力度，为经济和社会发展提供良好的服务。各级档案管理机构要高度重视档案信息化建设工作，加强对这项工作的领导，保证这项工作的正常开展。要配备需要的技术人员，建立和完善信息化建设工作经费渠道。

2.加强城建档案扫描设备、计算机软硬件、网络网站等信息化基础设施的建设。利用计算机管理软件辅助完成各类档案的收集、整理、立卷、保管和检索利用。积极创建各类专题信息数据库和馆藏档案目录数据库。对纸质档案、声像档案特别是使用率较高及珍贵档案有序进行数字化处理。开展建设电子档案接收。推进档案信息化，以电子档案接收为突破口。加强对电子档案制作、接收、保存的指导和监督，保证电子档案的真实性、有效性、完整性以及长期可

读。在此基础上，加强电子档案和重要城建档案异地备份工作的研究，积极、稳妥、有序地开展异地备份工作。

3.提高信息安全意识，加强上网信息的审查与管理，防止失密、泄密的发生。各级档案部门要严格遵守安全保密制度，非公开的档案信息一律不得在互联网上公开，上网的档案目录和全文信息必须经过严格鉴定。

参考文献：

[1] 论档案信息化建设的发展[J].2009（5）.[2] 孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考[J].2011（8）.