会务 工作教案[精选合集]

第一篇：会务 工作教案

会务工作

教学目的：

通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。

教学方法：

案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。

教学重点：

会议筹备工作；

会议方案的制作；

会见与会谈的操作程序与方法；

案例分析。教学难点：

会议方案的制作；

会场的布置；

案例分析；

技能训练。

教学时数：

理论教学4课时

实训教学8课时

教学内容：

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因我们人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。1 但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉我们在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。

 会议要素：

1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。

 最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。

 会议的种类有几种？

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十

人或数人)等；

按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。

 会议有什么作用？

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。

3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过

交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下

级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同

贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。

(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢?

2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。

课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？（口头申报、书面申报、会议申报。）

会议申报应遵循什么原则？（精简从严原则、“一枝笔”原则。）

指导会务工作的原则有哪些？（1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。）

 会议成本意识

开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的：

会议成本= 2ABT A ：与会者平均工资的3倍（以小时计）;B ：参加会议的人数;

T ：会议的时间（以小时为单位）。

A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。

 会议工作的基本任务

1、组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；

(2)根据议题安排议程、日程；

(3)发会议通知，负责会议报到；

(4)对与会人员进行编组；

(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；

(7)负责会议签到；

(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。

(11)会议的结束收尾工作。

2、文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；

(2)会议文书编写；

(3)会议文书印发及管理。

3、生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；

(2)会议的财务管理；

(3)会议的交通保障；

(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。

4、安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；

(3)会场内外的安全保卫工作。

从以上工作的基本内容中，可以看出，会议工作对我们的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出我们的综合素质。

 会务工作的具体内容

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查

会中：报到及接待工作 →

组织签到→

做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 →

会议信息工作 →

编写会议简报或快报→

做好会议值班保卫工作→

做好会议保密工作 →做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→

撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结

一、确定会议筹备方案（大中型）

议题确定后，我们人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日 5 程及经费预算等项目。具体如下：

（一）、确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）、确定会议议程。

（四）、确定会议的时间和日期。

（五）、确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）、确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作

(七)、确定会议经费预算。

（八）、确定会议住宿和餐饮安排

(九)、大型会议还需确定筹备机构与人员分工。

会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

(筹备方案)

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点

拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。

四、会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：

(1)分组讨论。(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备：

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台我们负责。

七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。

(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。

八、会议服务工作：由行政部综合协调。

(1)会议通知。(2)会议日程表。

（一）、怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（二）、怎样确定会议名称？

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、年度、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年(年度)总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。

有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体 员32,总结大会”。

（三）、确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。

同时 本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）、确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。

第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。

第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

（五）、怎样确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。我们部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（六）、怎样确定会议议程与会议日程

(1)、会议议程与会议日程的区别。

会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是我们人员的任务，通常由我们拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会 议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定

要明确具体，准确无误。

(2)、安排会议议程和日程要注意的问题。

要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。

(3)、大中型会议的议程一般安排如下。

开幕式 上司和来宾致辞 上司做报告 分组讨论

大会发言 参观或其他活动

会议总结，宣读决议

闭幕式。

(4)、会议议程与日程的样式示例。

会议议程示例

英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程。

2、说明有关人员缺席情况。

3、宣读并通过上次会议的记录。

4、通信联系情况。

5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标

（六）、印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。

用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（七）、确定会议所需用品和设备

（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（八）、建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

（九）、确定与会人员名单，会议经费预算

出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。 会议经费的主要内容

文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。

会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。

会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。

会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。

审核时要逐项细审

要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审我们对这些都需了然于胸。对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析：

天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品

到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组 2003年1月5日

（十）、进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。我们人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，我们可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。

案例：

“时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。我们小李拟了一个方案，内容如下：

1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同

7．会 址：服装集团小礼堂。

8．会场布臵：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。

分析：

从小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要我们人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方：

1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

会见与会谈

一、会见、会谈的含义

会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

二、会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

三、安排会见工作的具体操作

了解意图

准备资料

确定参加人员

确定时间和地点

会见座次安排

场所布置

迎送工作

四、安排会谈工作的具体操作

1、了解意图

2．准备资料

3．确定参加人员

4．确定时间和地点

5．迎送工作

6．安排合影

7．整理会谈文件

第二篇：会务工作

会务工作

教学目的

通过本章学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学方法

该课程属于“专业岗位为中心、能力实训为中心、情景活动为中心和问题引导为中心”的课程范型，采用案例教学、叙述式教学、讨论式教学、现场教学、项目驱动、分组协作教学、“教-学-练”一体化的方法组织教学。教学重点

会议筹备工作；

会议方案的制作；

会见与会谈的操作程序与方法；

案例分析。教学难点

会议方案的制作；

会场的布置；

案例分析；

技能训练。教学时数

理论教学4.0课时

实训教学8.0课时

教学内容

案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。

接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。

事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。

这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？

会议概述

什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？

会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。会议要素：

1、形式要素：会议名称、会议时间、会议地点、与会人员、会议方式。

2、内容要素：会议指导思想、会议议题、会议目的、会议任务、会议作用、会议结果。

3、程序要素：会议准备、会议开始、会议进行、会议结束、会议决定的贯彻落实。

4、财务要素：会议经费、会议设备、会议服务设施。最基本的会议要素

会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。会议的种类有几种？

根据不同的标准，常见的会议种类有：

按组织类型分：内部会议和外部会议，正式会议和非正式会议；

按会期分：定期会议和不定期会议；

按出席对象：联席会(由若干单位共同召集并参加)、内部会、代表会、群众会等；

按功能性质：决策性、讨论性、执行性、告知性、学术性、协调性、报告性、谈判性、动员性、纪念性等；

按议题性质：专业性、专题性、综合性等；

按规模大小：特大型(万人以上)、大型(数千人)、中型(数百人上下)、小型(数十

人或数人)等；

按召开方式：常规会、广播会、电话会、电视会、网络会等；

按与会者的国籍及议题的范围：国内会议和国际会议等。会议有什么作用？

（一）会议的积极作用

1．交流信息，互通情报。通过会议的报告、发言、讨论，可以交流工作情况，相互通气，彼此较快地了解全局，克服认识上的主观局限性。

2．发扬民主，科学决策。通过会议可能听取各种不同意见，集思广益。3．增强友谊，促进团结。会议是人与人的直接接触，通过 交流思想，总结工作，开展批评与自我批评沦，有助于加强上下 级之间、同级之间的了解，增进团结。

4．统一认识，协调行动。通过会议作出决议、决定，共同 贯彻，以推动工作的开展，防上各行其是，减少相互矛盾。

5．带动消费，促进经济。成千上万的会议，已经形成“会议产业”。(二)会议的负面作用。

1．造成时间、精力的浪费。美国一位管理学家说过“领导人相当的一部分生命要在会议中度过”。前苏联的一位文秘专家叫作卡婕琳娜的曾引一份研究资料：“会议比重占指挥员和专家工作时间的30％～33％。”日本效率协会统计发现“全日本科长以上管理班人员工作时间的40％是在开会。”在我国，领导人员开会的比重究竟占多少，目前尚无人去研究，大约不会低于上述所列百分点。如果众多的领导者都陷入会海，哪里会有时间和精力去做他们该做的事呢? 2．金钱的浪费。开会就要用钱，越高级、越长、越大型的会议，一般说来用钱越多。会议费用有些是正当而必须的，有些则是可用可不用的，有些则纯属铺张浪费。

3．信息的重复、浪费。有些会只是层层传达，复述上级意见，或者为会而会，走过场、搞形式，本身并不结合实际，其结果是制造重复信息，滋长文牍主义。

4．滋长不正之风。长期以来，有少数干部成了专门开会的“职业开会者”，还有些人极力争取参加各种会议，无非是借机在旅游胜地公费游览。还有些人除了“开会”外，别无他事，开完会并不去认真传达贯彻，成为典型的会议型官僚主义者。近年来还出现利用会议敛财，收取各种名目的赞助。课堂讨论：

你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？

会议申报与审批的形式有哪些？

口头申报、书面申报、会议申报。

会议申报应遵循什么原则？

精简从严原则、“一枝笔”原则。指导会务工作的原则有哪些？

1、准备充分；

2、组织严密；

3、服务周到；

4、确保安全。会议成本意识

开会时要耗费经费的，一般来说会议人工成本是这样计算的： 会议成本= 2ABT 式中 A —与会者平均工资的3倍（以小时计）;B —参加会议的人数;T —会议的时间（以小时为单位）。

A为与会者平均工资的3倍是因为劳动产值远比工资高，乘以2是因为开会时经常性的工作中断而造成了损失等间接成本都计入其中，成本就将更高昂。而会议的总成本还需要加上开会所需的经费。会议秘书工作的基本任务 1，组织的工作

主要包括：

(1)协助领导确定会议议题；(2)根据议题安排议程、日程；(3)发会议通知，负责会议报到；(4)对与会人员进行编组；(5)布置会场，安排座次；

(6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；(7)负责会议签到；(8)会中组织和协调；

(9)会场其他组织和管理；

(10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。(11)会议的结束收尾工作。2．文书工作

主要包括：

(1)会议文书的起草；(2)会议文书编写；(3)会议文书印发及管理。3．生活管理工作

主要包括：

(1)与会人员的食宿管理；(2)会议的财务管理；(3)会议的交通保障；(4)会议的文化活动；

(5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作

主要包括：

(1)会议的保密工作；

(2)会议的警卫工作；(3)会场内外的安全保卫工作。

从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。

会务工作的具体内容

会务工作流程图

会前：确定会议主题与议题→确定会议名称→确定会议规模与规 格→ 明确会议组织机构→ 明确会议所需设备和工具→确定会议时间与会期→ 确定与会者名单→ 选择会议地点→ 安排会议议程和日程→ 制发会议通知→ 安排食住行→准备会议文件材料→ 制作会议证件 → 制定会议经费预算方案 →布置会场 →会场检查 会中：报到及接待工作 → 组织签到→ 做好会议记录→ 做好会议值班保卫工作 → 会议信息工作 → 编写会议简报或快报→ 做好会议值班保卫工作→ 做好会议保密工作 →做好后勤保障工作

会后：安排与会人员离会→ 撰写会议纪要 → 会议的宣传报道→ 会议文书的立卷归 档 →催办与反馈工 作 →会议总 结

一、确定会议筹备方案（大中型）

议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是会议计划。它包括会议主题、议题名称、会议时间、地点、与会人员、议程、日程及经费预算等项目。具体如下：

（一）确定会议主题和议题。

（二）确定会议名称。

（三）确定会议议程。

（四）确定会议的时间和日期。

（五）确定会议所需设备和工具，要满足会议的需要

（六）确定会议文件的范围，并做好文件的印制或复制工作(七)确定会议经费预算。

（八）确定会议住宿和餐饮安排

(九)大型会议还需确定筹备机构与人员分工。会议筹备方案示例如下：

可信公司技术训练专题研讨会

(筹备方案)

一、会议主题

为了增强本公司综合竞争力，提高产品质量和管理水平，特召开此次技术训练专题研讨会。会议的重点是讨论研究如何在全公司展开技术发明和创造的竞赛，并提出提高训练质量的对策，探讨新的技术训练方法。

二、会议的时间、地点 拟定于3月5日上午9：00至下午4：00，在公司1号会议厅召开。3月5日上午8：30报到。

三、参加会议人员

公司总经理、副总经理、公司人力资源部总监、生产部总监、培训部总监，以及公司下属各部门的技术骨干30人。总计50人。会议议程

会议由主管副总经理主持。上午：

(1)总经理做关于技术训练问题的工作报告。(2)培训部总监专题发言。(3)生产部总监专题发言。下午：

(1)分组讨论。

(2)人力资源部总监宣读公司开展技术竞赛评比的计划草案。(3)主管副总经理做总结报告。

五、会议议题：

(1)技术训练与提高企业综合竞争力。(2)技术训练与技术创新。

(3)如何提高技术训练的质量。(4)技术训练方法的再讨论。

六、会场设备和用品的准备：

准备会议所需的投影仪、白板和音像设备，由公司前台秘书负责。

七、会议材料准备：由总经理办公室牵头准备。(1)总经理的工作报告。

(2)培训部、生产部总监的专题发言稿。’(3)公司开展技术竞赛评比的计划(草案)。(4)副总经理的总结报告。

八、会议服务工作：由行政部综合协调。(1)会议通知。(2)会议日程表。

（一）怎样确定会议主题与议题

会议主题是指关于会议要研究的问题、达到的目的。确定主题的主要方法：一是要有切实的依据；二是必须要结合本单位的实际；三是要有明确的目的。议题是对会议主题的细化。

（二）怎样确定会议名称？

会议名称要拟得妥当，名实相符。会名不宜太长，但也不能乱简化。会议名称一般由“单位+内容”两个要素构成，如“中国共产党第十五次全国代表大会”，其中“中国共产党”即组织名称，也可称单位；“第十五次全国代表大会”即会议内容。有的会议名称由单位、、内容构成，如广东省人民政府办公厅(单位)1997年()总结表彰(内容)大会”。有的会议名称有时间、会议内容和会议类型构成。如“2002年浙江省公路春运票价听证会”。会议名称要用确切、规范的文字表达。有些会议的名称是固定的，如董事会等；有些会议名称是不固定的，应根据会议的议题或主题来确定，有的名称中还可以包括时间、范围等因素。如：“天地公司1998年全体员32,总结大会”。

（三）确定会议规模与规格

确定会议规模与规格的依据是会议的内容或主题。

同时 本着精简效能的原则。

会议的规模有大型、中型、小型。

会议的规格有高档次、中档次和低档次。

（四）确定会议时间和地点应注意哪些问题？

1、会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。

2、确定会议时间应考虑：首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划，通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就有很强的季节性或季度性。其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时，而不是安排在刚上班时。再次是适宜，先要考虑主要领导、主管领导和主持人时间的适宜。在领导出差返回的当天尽量不安排重要会议。有外部人员参加的会议，要考虑邀请的有关上级领导和嘉宾能否到会。还要考虑本单位或本公司工作或生产经营的规律，尽量避免在工作或生产销售的旺季和忙时召开牵涉人员多、时间长的会议。此外要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。

最后是会议时间限度。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45至60分钟，超过45分钟，人就容易精神分散，超过90分钟，普遍感到疲倦。因此，每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应该安排中间休息。

（会议议题应集中，日程安排应高度紧凑，尽量缩短时间。会议连续进行的最佳时间是3小时之内，超过这一限度，会议效果呈下降趋势。）

安排会议时间要考虑人们的生理规律。一般上午9：00—1l：00，下午2：30—4：30，人们办事的效率较高。

确定会期的长短应与会议内容紧密联系。要注意提高效率，尽量开短会。

3、会议地点问题：会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。

第一、应根据不同的会议类型来选地点。如： 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等大因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，以便结合现场考察。假如，棉花种植会议到深圳去开，钢铁生产会议到青岛去开，就不可理喻了。

小型的、经常性的会议就安排在单位的会议室。会议室尽可能不要紧靠生产车间、营业部、教室等人声嘈杂的地方，以免受到干扰。第二、应考虑交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方。第三、会场的大小应与会议规模相符。一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

第四、场地要有良好的设备配置。桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备、音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机、麦克风等。

第五、场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区。同时，“外界干扰”还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

第六、应考虑有无停车场所和安全设施问题。

第七、场地租借的费用必须合理。

（五）怎样确定与会人员范围及人数

会议由哪一级人员参加，由哪些单位派人出席，哪些单位派人列席，事先都应全面考虑好。秘书部门平时应掌握本地区或奉系统的机关和干部人数的基本资料。在确定会议规模和人数之后，应进一步分配会议人数及名单。大型会议设有“组织组”负责考虑这些工作。

（六）怎样确定会议议程与会议日程(1)会议议程与会议日程的区别。

●会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来。它是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。拟定会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交上司批准后，在会前复印分发给所有与会者。会议议程是会议内容的概略安排，它通过会议日程具体地显示出来。

●会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排。一般采用简短文字或表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午、晚上三个单元里，使人一目了然，如有说明可附于表后。会议日程需在会前发给与会者。会议日程是根据议程逐日作出的具体安排，它以天为单位，包括会议全程的各项活动，它是与会者安排个人时间的依据。会议日程表的制定 要明确具体，准确无误。(2)安排会议议程和日程要注意的问题。

●要把握会议目的，即了解会议召开的原因。

*先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出席会议。根据多数人意见安排日程，保证尽可能多的人员都有时间参与会议。

●例会原则上要定时召开，且时间不宜过长。时间应控制在一个半小时左右，避免出现会议给人们带来的疲劳。

●如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面。尽量保证在最佳时间开会。上午8：00～1l：30，下午3：00—5：30是人们精力最旺盛、思维能力及记忆力最佳的时机。所以，安排会议议程和日程要注意将全体会议应安排在上午，分组讨论可安排在下午，晚上则安排一些文娱活动。(3)大中型会议的议程一般安排如下。

开幕式，上司和来宾致辞；

上司做报告；

分组讨论； ●大会发言；

参观或其他活动；

会议总结，宣读决议；

●闭幕式。

(4)会议议程与日程的样式示例。

●会议议程示例。

英豪公司销售团队会议议程

公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。

1、宣布议程。

2、说明有关人员缺席情况。

3、宣读并通过上次会议的记录。

4、通信联系情况。

5、东部地区销售活动的总结。6．销售一部关于团队沟通问题的发言 7．公司销售人员的招聘和重组。8．销售二部经理的人选 9．下季度销售目标

（七）印发会议通知

发会议通知可用书面或电话、电报两种形式。通知的内容包括会议名称、会议目的和主要内容、会期、地点、与会人员、报到日期和地点、携带的材料和个人支付的费用、主办单位、联系人姓名和电话等。重要的、大型的会议通知要编文号，一般的会议通知不编文号。

发会议通知一要及时，使与会人员能按时参加；二要准确，防止重发、错发、漏发。用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、设计独特的请柬。这样，既可表示对被邀者的尊重，又可引起他们的注意并对会议产生兴趣。

（八）确定会议所需用品和设备

（1）必备用品是指各类会议都需要的用品和设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照明设备、空调设备、投影和音像设备等。

（2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特殊用品和设备。

检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时开机预热或预冷。

检查好灯光、扩音设备。检查黑板、白板，确保已擦干净；准备好粉笔、指示棒、板擦等。安放图架，准备好配套图表和足够的纸张。

如有陌生人或外来人参加会议，摆放好姓名牌，注意文字要大小适当，清楚易认。在每人座位前摆放纸笔。

多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

如果有选举、表决、表彰的议程，还需准备好投票箱、计数设备和奖励用品。

会期较长的会议，要安排好茶水、饮料，并指定专人服务。

如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。

上述工作完成后，须提前半天至一天进行一次全面检查，以便及时发现问题，进行整改。

（九）建立会议组织机构

会务组、宣传组、秘书组、文件组、接待组、保卫组。

（十）确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会议的性质、议题、任务来确定与会人员。

1．会议经费的主要内容

*文件资料费：包括文件资料的制作、印刷费，文件袋，证件票卡的制作、印刷费用等开支。

*邮电通讯费用：如发会议通知，则有会议事项发电报、传真、电传或打电话进行联络等费用；若召开电视、电话等远程会议，则使用有关会议设备系统的费用也应计算在内。

*会议设备和用品费：如各种会议设备的购置和租用费。

*会议场所租用费：如会议室、大会会场的租金，以及其他会议活动场所的租金。

*会议办公费：如会议所需办公用品的支出费用，会场布置等所需要的费用。*会议宣传交际费：如现场录像的费用，与有关协作各方交际的费用。*会议住宿补贴费：一般情况下住宿费是由与会人员自理一部分，由会议主办者补贴一部分。也有主办单位全部承担的情况。如果无住宿要求，应明确与会人员完全自理这一部分，则预算中可不列此项。*会议伙食补贴：通常由主办单位对会议伙食补贴一部分，由与会者承担一部分。

*会议交通费：即参会人员交通往返的费用，如果由会议主办单位承担，则应列入预算；会议期间的各项活动如需使用车辆等交通工具，其费用也应列入预算。

*其他开支：包括各种不可预见的临时性开支。2．审核时要逐项细审

要让起草人员将部分费用的细目表一并承上。如计算设备租用费时，应了解：都租用了哪些设备?设备租用的行情是怎样的?不同型号、功能的费用差距有多大?主审秘书对这些都需了然于胸。

对经费的把关，不可太松，否则会造成浪费；也不可太紧，否则会影响到会议质量。

例文分析： ． 天地公司新产品发布会经费预算

公司定于2003年1月15日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

金隅大厦一楼会议室租金一天5000元，两天共计10000元,。

二、摄像设备租用费

拟租摄像机2台，每台每天租金2000元,，共计4000元。

三、聘请专家咨询费

拟请专家2人，每人每天支付5000元，共计10000元。

四、宴请费用

10人一桌，每桌标准2000元，共计40000元。

五、交通费用

租用旅行车2辆，每辆每天500元，两天共计2000元。

六、会议用品费

资料印制费：每份宣传资料成本为5元，需印制2000份，共计10000元。

七、纪念品 到会记者预计50人，每人一份纪念品价值500元，共计25000元。此次会议经费总计10万元。

此预算提交总经理办公会审查批准。

会议筹备小组

2003年1月5日

十一、进行全面的会前检查

会前检查是落实各项会议准备工作。保证开好会议的重要一步。重要会议在会前要反复检查。会前检查分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查两种方式，以后者为主。秘书人员要密切配合领导人的检查工作。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置和安全保卫工作等。大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位等。

会前检查包括每个细节都不能放过。就拿会议设备来说，要保证在任何意外发生的关头，机器可以及时更换；主持会议者应熟悉所有电源插座和灯光开关位置，秘书可以把这些情况告诉有关人员，如果有一点没安排好，赶紧打电话通知有关人员解决这些带来麻烦的小问题。案例一： “时装秀”方案

某服装集团为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。秘书小李拟了一个方案，内容如下： 1．会议名称：“2002XX服装集团夏季时装秀”。

2．参加会议人员：上级主管部门领导2人；行业协会代表3人；全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人；主办方领导及工作人员20名。另请模特公司服装表演队若干人。

3．会议主持人： XX集团公司负责销售工作的副总经理。4．会议时间：2002年5月18日上午9点30至11点。

5．会议程序：来宾签到，发调查表。展示会开幕、上级领导讲话。时装表演。

展示活动闭幕、收调查表，发纪念品。

6．会议文件：会议通知、邀请函、请柬。签到表、产品意见调查表。服装集团产品介绍资料。订货意向书、购销合同 7．会 址：服装集团小礼堂。

8．会场布置：蓝色背景帷幕，中心挂服装品牌标识，上方挂展示会标题横幅。搭设T型服装表演台，安排来宾围绕 就座。会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅。

9．会议用品：纸、笔等文具。饮料。照明灯、音响设备、背景音乐资料。足够的椅子。纪念品(每人发X X服装集团生产的T恤衫1件)10．会务工作：安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到、住宿。安排交通车接送来宾。展示会后安排工作午餐。分析：

从秘书小李拟制的这份方案，可以看出制定会议方案是一项综合性很强的工作。一个好的会议方案，应该是科学、详尽、可行的。会议方案的制定要求高，需要秘书人员不断积累经验，认真细致地做好。

小李的方案还有一些需要改进的地方： 1．会议名称不能使用口语，应该用正规的书面语。“时装秀”应改为“时装展示会”。

2．展示会的目的是打响品牌、开拓市场，应请新闻媒体记者到会报道，以扩大影响。

3．会议地点不应设在x x服装集团内部，这既不方便来宾，也起不到扩大影响的效果。应该改设在来宾住宿的花园酒店大会议厅。

4．会议用品中没提及应该准备的用于展示的新款时装样品。

会见与会谈

一、会见、会谈的含义

会见又称接见、拜会。凡身份较高的人士接见身份较低者，或是主人接见客人，一般称为会见。凡身份较低的人会见较高者，或是客人会见主人，一般称为拜会或拜见。会见分为礼节性、事务性和政治性三种。企业常用的会见主要是社交上的礼节性会见和涉及业务商谈、经贸洽谈等内容的事务性会见。政治性会见一般涉及双边关系及重大国际事务等。

会谈是指双方或多方就某些重大的政治、经济、文化、军事问题，以及其他共同关心的问题交换意见，会谈也可以指洽谈业务，即就具体业务进行谈判、会商。会谈的内容较为正式，政治性、专业性较强，在企业中主要指商务谈判和业务会商。

二、会见、会谈的区别

1、内容不同：会见的内容礼节性、事务性较强，会谈的内容经济性、利益性较强；另外，争议的内容涉及面要比会见、会谈宽泛得多。

2、功能不同：会见主要是为了加强双方的关系，处理事务。会谈就是指双方或多方为了消除分歧、改变关系而交换意见，为了谋求共同利益或契合双方利益而互相磋商的行为和过程。会议是为了达到交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达指示、布置工作、表彰先进、鼓舞士气等目的。

三、秘书安排会见工作的具体操作

了解意图

准备资料

确定参加人员

确定时间和地点

会见座次安排

场所布置

迎送工作

四、秘书安排会谈工作的具体操作

1、了解意图 2．准备资料

3．确定参加人员 4．确定时间和地点 5．迎送工作 6．安排合影 7．整理会谈文件

技能训练

【训练目标】通过训练，学生应熟悉会议组织的工作环节，掌握会议筹备方案制作要领。

一、案例分析 案例：

一次重要的报告会，办公室安排秘书小刘负责会议的录音工作。小刘将无，线话筒和录音机磁带安放好以后，还事先调试了一番，觉得效果不错，开会时小刘放心地做其他的事情去了。会议结束后，主任要小刘把录音整理出来。小刘打开录音机，前几分钟听起来还不错，但越听越不清晰了，到后来竟然是一片噪声。报告自然是没有整理出来，小刘应怎样总结教训呢?

二、问题讨论

1．怎样做好会见的准备工作? 2．会见与会谈准备工作的基本要求是什么? 3．什么是会见?什么是会谈?秘书人员为什么要做好会见与会谈的准备工作?

附件：会议通知例文

各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局：

经市局研究决定，于2008年12月14日召开全市xxx工作会议。传达总局、省局xxx工作会议精神，总结我市xxx工作情况及布置2008年xxx工作。现将有关事项通知如下：

一、参会人员：各区、市、县国家税务局，市局直属分局、稽查局分管领导、法制征管科科长、从事流xxx工作的人员及各区、市、县局重点分局局长，市局征管科、法制科、计财科、信息中心、流转税科、所得税科负责人。

二、报到时间及地点：14日上午8：30分前在xxx市国家税务局报到。

三、会议日程及时间：14日上午8：30—10：00在xxx国家税务局进行经验交流，10：30—12：00在xxx国家税务局进行经验交流；14日下午在市局直属分局进行经验交流；15日上午在xxx会议室讨论，下午领导和科室负责人讲话。

二○○四年十二月二日

第三篇：会务工作基本常识

会务工作基本常识

会务工作是会议正常进行和取得预期效果的重要保证。会前、会中、会后应注重把握哪些细节问题？

一、“部署+检查”，会前准备要充分

会前准备工作是否充分，是决定会议能否成功的关键环节。

一是方案要细。会前准备工作要根据会议任务制定详细的工作方案。一般要在大会秘书处成立秘书组、会务组、宣传组、后勤组、安全保卫组等工作小组，将工作方案中的任务分解，逐一明确相关事项和环节的具体责任人，并列表印发，使各项任务职责分明、一目了然。

二是落实要细。会前准备工作具有很强的时限性，各工作小组要紧紧围绕职责分工抓好落实。起草会议文件和落实与会人员，是会前准备的两个关键要素。

会议文件中的议程和日程安排涉及大会的主要任务和总体安排，是各组工作的指导性文件；重要讲话稿是大会的重要文件；邀请出席列席人员、上主席台人员、各组召集人名单等也是有明确要求的程序性文件。上述文件从起草到定稿要经过多次修改和讨论，甚至定稿后还会受到各种变化因素的影响，应适当推迟印制时间。会议文件装袋前，要对所有应发材料进行全面核实，确保资料齐全、次序不乱。落实与会人员要根据所在单位的不同，采用文字、短信、电报、传真、电话等多种方式通知，确保及时准确、无遗漏；需要被通知单位反馈名单和提供有关材料的，要及时催办、收集齐全。

三是检查要细。这是落实方案、保证开好会议的重要一步。会前检查可采用听取汇报和现场检查两种方式。大会秘书处要根据计划进度定期听取各工作小组情况汇报，协调解决相关问题。会场布置是现场检查的重点，从主席台布置到座位安排，从话筒到碟片都要一一检查，对落实不到位或衔接不够的地方，要及时发现、及时督促、及时整改。

开了。本来是对会议通知细节的一种改进，但由于群发的时间段没把握好，结果带来了不必要的误会。考虑延伸细节不能囿于会务和细节本身，要拓宽思路，放开去想，提前预测可能影响会议正常进行的各种因素。

三、“收尾+总结”，会后工作要规范

会后工作是保证会议达到预期目的的重要一环。需重点抓好三件事。

一是会后服务。在组织与会人员离会时，要详细了解与会人员返回的日程和交通工具，协助购买机票、车票或提供其他服务等。对个别因工作需要还需暂留的人员，在食宿等方面要妥善安排。

二是会后总结。每次会议结束后，要及时对会务工作进行认真总结，对已有的会务工作流程、工作规则和服务指南等及时进行修订、增补，使之更加科学、规范。要及时把会议文件、简报、会议记录、音像资料以及会务工作方案、服务指南等一整套原始资料收集齐全，按规定归档管理，形成尽可能完善的资料汇编，便于今后查阅使用。

三是会后跟踪。对会议发言、讨论形成的有关事项以及会议期间的领导批示件等的办理情况进行跟踪，确保会议审议的各项事项和任务落到实处。

此外，对于办会的同志，最好还要养成五个“多此一举”的习惯。

一、多想一点

方案是会议活动的“剧本”。一部剧要精彩，首先要有一个好的“剧本”，需要站在全局的高度对会议名称、主题、时间、地点、参加范围、议程、分工安排等要素多琢磨，力求做到既面面俱到、滴水不漏，又主题清晰、目标明确。

有时除了要对方案本身多想一点外，还应对方案的实施有充分考虑，要给筹备工作的各项环节留出足够的时间，如起草和修改文件材料需要较长的准备过程，下发通知、收集名单、布置会场等都需要打出一定的提前量。

二、多看一次

会议活动筹备环节多，变化也多。有人笑言，一次会议只有结束后才不会再发生变化。因此，会议正式开始前要尽可能再多看一次文稿、现场等，以期发现一些细节上的疏漏，并及时弥补。

记得一次会议中，议程原定要对一份会上讨论的文件进行表决，但由于时间太紧，来不及修改印发，临时改为原则通过，但主持词没有相应改过来。会前，我们惯例性地多看了一次主持词，及时发现了问题，避免了一次重大失误。还有一次，我们在现场检查某一庆祝大会会场布置时，跟平时一样，按照中央八项规定要求，对照清单一项一项严格检查，会场显得十分简洁朴素，完全符合规定。但回到办公室后，我又习惯性地将会场布置照片与上次庆祝大会新闻图片进行对比，发现没有悬挂国徽和布置旗林，会场的喜庆气氛及隆重程度显得不够，便及时向领导汇报，重新布置。

三、多问一句

会议活动特别是重大会议活动涉及的事项纷繁复杂、千头万绪。有些事情看起来风马牛不相及，但是养成多问一句的习惯，可能就会发现其中的联系和问题所在，从而防患于未然。

记得在一次重要会议中，参会名单提前几天已经收齐，也确定了分组讨论名单，制作好了会议须知，会议各项筹备工作已基本完成。但在会议前一天偶然听说某单位领导因违纪正接受组织调查。习惯使然，马上就想到会议参会名单，随即多问了一句，然后又进行了核实，了解到情况属实，且这位领导的确在那次会议参会范围之内。我们立刻请对方重新报名，并调整分组名单和住宿安排，重新印制会议须知。这是一个多问一句避免会务工作陷入被动局面的典型例子，类似情况还很多。

多问一句，还具有加强沟通、集思广益的作用，有利于充分发挥每个人的主观能动性和创造性。

四、多试一下

会议活动虽有章可循、有例可依，但也不可墨守成规，形成思维定式。例如，一次在某工地举行开工仪式，会前调

真碰硬，追求精益求精；“多此一举”是一种负责的态度，不是差不多、过得去、不出错就行了，而是对自己的工作极端负责；“多此一举”是一种勤劳的习惯，每次多干一点，日积月累、水滴石穿，就可以做到提质量、增本领、出成绩。

【附】会议座次安排要领：、会议座次安排以面门为上、以左为尊；、正式会议必须排座次、放席卡，以便与会人员对号入座，避免互相谦让。、灵活掌握座次安排。如：对德高望重的老同志，可适当往前排；对邀请的上级单位或兄弟单位来宾，其实际职务略低于主人一方领导的，可安排在主席台适当位置就座。

一、主席台座次安排 1、人数为奇数。号领导居中，2 号领导在 1 号领导左手位置，3 号领导在 1 号领导右手位置，依次排放。、人数为偶数（1、2 号领导同时居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置，依次排放。

第四篇：会务服务工作

会务服务工作

一、会务服务宗旨

确保会议正常运行，提供优质高效服务；

二、会务服务范围

学校党政办及向相关部门安排的会议、接待服务。

三、会务工作职责

1、根据开放使用情况做好学术报告厅会场、贵宾室以及一层、五层会议室和行政办公楼会议室等的保洁工作；

2、为学校重大会议、庆典、讲座、学术报告等活动进行物品搬运、会场布置、现场保洁、撤场清场等工作；

3、落实会议服务流程，保证会议服务质量，及时高效会议处理相关事项；

4、会议室的基础设施管理，物业服务组织应当制定明确的用于会务服务的硬件资源的保管、领用、清洁、消毒、维护等管理规定，保证各类会议正常进行。

5、会议及入室服务员岗位职责：

（1）会议服务员每天提前15分钟上班到岗，上岗时应统一着装，配戴工号牌。并做好会议接待准备（包括会议音响设备检查）；

（2）负责相关会议室的保洁，包括地面、门窗、桌椅、植物及部分室内设施；（3）负责会议开始前的茶水、果点、会议用品、桌椅、照明、空调设施的准备；（4）负责会议期间的茶水、果点服务，保证宾客的随时服务需求；（5）负责会议结束后的清场工作；（6）负责各会议室之间的工作协调配合；

（7）负责会议室照明、空调、饮水设施是否完好，有问题及时向站长汇报；（8）负责学校交办的其它任务。

四、会务工作标准

1、会前工作：

（1）接到党政办及向相关部门安排的会议接待方案后，确定会议日期时间，在会前提前检查空调、音响及灯光设备设施的正常使用情况，确保会议能够正常进行；并安排好服务相关人员；

（2）根据会议接待方案的要求，按人数预备好凳子、座位牌数量和座位牌名单、茶叶、茶杯等物品，提前摆放好文具、纸巾，调试好投影仪、音响、灯光；

（3）检查会场的桌椅是否要要求摆放；

（4）检查会场布置后的整体效果及卫生情况，卫生间要摆放洗手液、纸巾、点檀香。

2、会中工作：

（1）在客人到达前30分钟将茶水准备好，并按学校要求播放会议相关背景音乐；

（2）侧身，站立于会议室门口指定处，双眼平视，双手大约成30°角交叉于腹前，面带微笑；

（3）客人到达时，应微微前倾15°，问候：“你好”！语言规范、态度和蔼、语音清楚；（4）以手势引客入会议室：靠右站立的会务员以左手作向内手势，靠左边站立的会务员以右手作向内手势。

（5）沏茶做到客到茶到，为每一位客人倒好茶水；每隔8-10分钟进入会场进行续水服务，如发现会议人员喝水较多或是喝水较少，也可适当提前或推后续水时间；

（6）续茶顺序：从来宾那边开始，按顺时针方向；续茶姿势：左手提壶，右手小指、无名指拿起杯盖，拇指、食指、中指端起杯子，续八分满茶，然后从一边轻轻盖上；

（7）进入会议室注意事项：要做到“三轻”说话轻、走路轻、操作轻，留意与会人员的要求，尽量让客人满意。如客人的需求本人无法解决，要及时上报主办方，寻求解决方法，一切工作完毕后离开会议室，关好会议室门，站在会议室门口，如会议期间有人进出，要为其开门，直到会议结束；

（8）会议服务人员时刻注意观察和随听音响设备运行状况。注意会场情况及室内温度，发现问题及时报告和处理。

3、会后工作：

（1）会议结束，会务员打开会议室门侧身，站立于会议室门口送别客人，如有电梯要协助按电梯，把所有与会人员送进电梯；

（2）与会人员离开后，会务员要立即检查会议室内是否有客人的遗留物品，如有及时报与主办方，然后撤出茶具、文具、座位牌、纸巾等物品，清理会议室；收回卫生间摆放的纸巾、洗手液，关掉会议室的音响设备、门、窗等工作。

4、会议保密：遵守保密纪律，服务人员接触部分机要事务时，对会议内容、秘密文件、电文资料等不要过问，对于主办方落在会场的资料，要收拾整理好，不能带出会场。

第五篇：会务工作小结

2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会会务

工作小结

科技处：

2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会会议于2006年9月22日—27日在我校召开。会议主办单位：中国化工学会精细化工专业委员会，承办单位：湖南化工研究院；湖南省化工信息中心；《精细化工中间体》杂志社；湘潭大学化学、化工学院；湖南省化学化工学会。会务的主要工作由湘潭大学化学学院完成，现将主要工作汇报如下：

一、化学学院和化工学院的领导对开好此次会议非常重视。我们认为主办一个全国性的学术会议其主要目的是宣传湘大，扩大我校在全国的影响，同时进行学术交流，感情交流，广交朋友，又重点注意与重点院校和重要代表加深感情。因此我们统一认识一定要将会议办好，给代表留下美好的印象。我们成立了会议协调组、会务工作组和会议宣传组，将工作分工、细化、落实到人（见附件一：“2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会”有关工作安排）。

二、会议召开的简要情况。会议在我校召开，代表住湘潭宾馆。来自全国从事有机和精细化工中间体研究、开发的高校和研究生产的60多个单位，105名专家、教授、科技工作者、企业家和管理干部出席了会议。

会议由中国化工学会精细化工专业委员会主任委员兼秘书长王大全教授级高工主持并讲话，湘潭大学校长罗和安教授和湖南省省委委员、湖南化工研究院院长、国家农药创制工程技术研究中心主任王晓光研究员致欢迎辞后，分别作了绿色过程系统集成/合成和中国农药中间体现状及发展趋势研究的大会报告。南京理工大学副校长吕春绪教授、贵州大学副校长宋宝安教授、大连理工大学精细化工系主任张淑芬教授（由吕荣文副教授代）、华东理工大学化工学院副院长田恒水教授，分别作了“间硝基甲苯的转化利用及其工程化技术”、“新型喹唑啉化合物中间体的合成与应用”、“三类具有生物活性的植物分子结构及其化学合成”、“精细化工中间体的绿色合成技术”大会报告；大连理工大学吕荣文副教授、沈阳药科大学胡春博导、中南大学化学化工院副院长钟宏博导、湖南化工研究院药物所所长侯仲柯研究员、湘潭大学化学学院院长阳年发博导、南京理工大学罗军博士后、湖南师范大学化学化工学院院长尹笃林博导、湖南科技大学唐子龙副教授、湖南化工研究院信息中心成四喜主任、中南大学化学化工学院院长黄可龙博导、湖南化工研究院总工黄明智研究员、国防科大航天与材料工程学院陈朝辉博导、湖南大学化学生物传感与计量学国家重点实验室主任吴海龙博导、湖南师范大学潇湘学者苏胜培博导、湖南大学高分子材料研究所所长徐伟箭博导、湖南师大徐满才博导、湘潭大学化工学院博导周继承教授、中南林业科技大学谢建军博导、湘潭大学化学学院王先友博导分别就含低价硫芳硝基化合物在铁镁混合氧化物存在下催化氢转移还原制备芳香胺、异吲哚-1,3-二酮衍生物的合成、生物活性及构效关系研究、活性及构效关系研究等20篇报告进行了分组报告；会议中还进行了讨论和自由发言，会议开得热烈，圆满成功。

本次会议论文集所发表的91篇论文（其中专论与综述19篇，医药及中间体16篇，农药及中间体13篇，有机合成农科21篇，功能材料14篇，其它8篇），很有代表性，反映了我国有机和精细化工中间体行业的水平。

三、会议效果。我们认为会议取得了预期的效果。

1、宣传了湘大。罗校长代表学校致欢迎辞，并介绍了学校的情况；每个代表都发了湘大的宣传册；领代表参观校园；在会议论文的封底印有湘潭大学化学学院和化工学院的简介，代表们都说湘潭大学真的不错，以前来过的说我们这些年发展很快，没有来过的的说：真没想到湘潭大学有这么好！

2、进行学术交流，感情交流。部分研究生和教师在大会期间听取和交流了的学术报告；与代表进行了感情交流，特别是与王大全（中国化工学会精细化工专业委员会主任委员兼秘书长教授级高工）、王晓光（湖南化工研究院院长、国家农药创制工程技术研究中心主任研究员），吕春绪（南京理工大学副校长教授）、宋宝安（贵州大学副校长教授）、田恒水（华东理工大学化工学院副院长教授）、柏连阳（湖南农业大学副校长）、曹晨忠（湖南科技大学副校长）、黄可龙（中南工大化学化工学院院长）、尹笃林（湖南师大化学化工学院院长）、郭灿城（湖南大学化学化工学院院长）等代表进行了重点的接待和交流，起到了良好的效果。如田恒水教授刚回校我们就请他帮忙，他非常热情，为我校的国家级精品课程《大学化学》申报找到他们的评委华东理工大学化工学院沈永佳教授。

3、大会的会务工作考虑的周到细致，代表们比较满意。代表的报到、旅游的安排、会场的布置、返程票的定购、会议代表的疏散派车没有出现一点差错。

美中不足之处：图书馆学术报告厅的投影设备和音响设备效果不理想，建议有关单位进行更新或维修；在9月23日在松涛山庄用中餐上菜的速度很慢，且服务跟不上。

化学学院

2006-9-28

附件一：“2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会”会务有关工作安排；

附件二：2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会换届选举会议日程安排；

附件三：2006年全国有机和精细化工中间体学术研讨会暨《精细化工中间体》第八届编委会会议通讯录