浅论公司前台管理的重要性

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第一篇:浅论公司前台管理的重要性

浅论前台管理在公司管理中的重要性

内容摘要:公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位,可以称为公司的第一张脸,它体现着公司的形象,是公司形象的代言人。而前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位,它是公司对外联络的一个窗口,也是沟通公司内部各部门与办公室工作之间的桥梁。前台的工作质量的好坏关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败,同时公司的前台接触信息量很大,而这些信息对于公司的发展是很重要的,如何利用好前台工作人员对这些信息的接收、归纳分解以至处理的过程,这是前台管理面对的重要问题,是公司管理中非常重要的一环。本文从前台的业务素质、职能范围及前景规划讨论如何积极提高前台工作人员的工作效率,提高前台工作人员的工作热情,使得前台工作能发挥其在公司中应有的作用。

关键字

前台管理 业务素质 职能范围 前景规划

目录

一、业务素质管理„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„1

(一)良好的接待礼仪........................................1

(二)具备一定的专业知识与能力„„„„„„„„„„„„„„„2

二、前台的工作职责„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

(一)基本职能范围„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„2

(二)延伸性职能„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3

三、前台管理的前景规划„„„„„„„„„„„„„„„„„„„3

(一)用绩效考核来应对薪酬„„„„„„„„„„„„„„„„„3

(二)前台的前景规划„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„4

四、结语„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„„5

五、参考文献

浅论前台管理在公司管理中的重要性

如今科技高速发展,竞争日益激烈,在经历了经融危机后,无论大中小公司,都在从各个方面完善自己,增加竞争力。可是,前台工作人员是顾客进公司第一眼就看到的,也是顾客首先接触到的公司第一人(包括打电话)。可以说,前台的形象及工作质量直接影响着一个公司的规模,质量,文化及效益。前台文员更要有一份职业的气质散发出来,吸引来宾、客户和合作者。因此公司对前台的管理也有了更高的要求。加强前台的业务素质管理,前台管理人员自己应该清楚并且让前台工作人员了解 “前台内涵”:要胜任一个前台,光有漂亮的外表是远远不够的,她是公司最直接的对外形象,更是公司的一个万能手。所以强化前台管理,提升前台素质是非常必要的。

一、业务素质管理

前台代表公司,前台管理中很重要的一项工作是通过培训让前台工作人员具备以下的素质,并在工作中不断发挥引导和监督前台工作人员提升应有业务素质的作用。

(一)、良好的接待礼仪

前台最首要的工作就是接待。做事、用语要规范,给人专业感,待人接物要亲切、热情,端庄而恰到好处。通常,客户等外来人员第一个接触的便是公司的前台,所以前台是否职业化,是否具形象,便代表了整个公司人员是否规范,是否职业化,是否具备高素质。管理人员要让公司前台时刻牢记自己所代表的是公司的形象,而不是个人形象。

1、仪容。面带笑容,保持开朗心态;保持身体清洁卫生,;头发梳理整齐、面部保持清洁;男员工不留长发,女员工不化浓妆;保持唇部润泽,口气清新;手部干净,指甲修剪整齐,男员工不留长指甲,女员工不涂抹鲜艳指甲油;宜使用清新、淡雅的香水。

2、接电话礼仪。宜在电话铃响的第二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,×××(公司名称,如果公司名称较长,应用简称),忌以“喂”开头。接电话的声音要不急不慢,并终保持轻松、愉悦的声调,不得在电话中和来电者耍脾气、使性子甚至说粗口。接电话中,要勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。对知道分机号码或者转向具体人姓名的电话,可以礼貌地说“请稍等”,并马上转接过去。如果要求转接领导电话、对方又知道领导姓名,不知道分机号的话,就要礼貌地询问,对方是谁、哪个单位的。遇到故意找茬的,应该用礼貌的借口挡驾,或者转到相关部门处理。同时,前台工作人员要对比较重要的电话信息进行简明扼要的记录。

3、来访者接待礼仪。前台在岗位上一般是坐着的。但遇到有访客来时,应立即起身,面朝向来访者点头、微笑致意:“您好,请问您找一位?”、“有预约吗”。知道找谁,并确认是预约之后,请来访者稍等,立即帮其联系。如果要找的人正在忙,可以请其稍等,用规范的仪态引领来访者入座倒水。如果等了很长时间,访客要找的人还在忙,要关照一下来访者并说向其说明,不要扔在那里不管。如果来访者要找的没有出来接,让其自己过去,前台应该用规范的手势指引如何去,或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的,也要先敲门,获得许可后再请来访者进入,为来访者倒好茶后,前台就要返回岗位。当然,如果前台只有一位的话,直接指引来访者就行了。如果来访者知道找谁,但没有预约,前台要打电话问问,告诉相关同事或领导助理/秘书,×××单位的×××来访,不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理,即使是要找的同事或者领导亲自接,都可以当作是其他人接的电话,再询问。这样在来访者听来,即使电话那头没有答应接待,也不是他要找的人直接拒绝的,为一下步的处理留下了余地。

举例:如果客人到门口了,你可以说:X先生你好!好久不见了,请问你找那位(他说找谁谁)你可以说你先喝口茶,我这就帮你去通知)如果他找的人不在,你可以向他说:不好意思,他不在,估计什么时候回来,您是等呢,还是下次再约?如果他说很急,你可以说我们公司XX,也负责这块,我可以帮你引见,找他给你谈谈。

负责前台管理的人员要熟悉这些礼仪并且要组织前台工作人员参加礼仪培训,也可以通过老员工带新员工,来让其迅速掌握这些礼仪要求。当前台工作人员能够做到相应要求,就为公司的业务或者工作开展打下了坚实的基础。

(二)具备一定的专业知识与能力

其实前台也属于公司文员一类,只是她的身份更为特殊,或者说是身兼数职,所专业以也需要具备一定的专业知识与能力:

1、对办公室工作程序熟悉。比如:前台工作人员应对公司的各办公室的位置及职能了如指掌,清楚各业务的负责人及其电话号码。了解业务归属以及公司各项业务办理的基本流程。以方便及时的给与客户,领导及合作者以指引和帮助。

2、可以熟练使用各种办公自动化设备,能熟练使用电脑的基本办公软件,如 office 软件;能熟练收发电子邮件。能熟练使用常用的办公设备,如:打印机、复印机、传真机等。

3、具有良好的沟通能力、协调能力,及较强的保密意识。

4.能积极学习公司的企业文化,并让企业文化从你的言行中体现出来,宣传出来。

二、前台的工作职责

根据多年的工作经验,我认为从前台的工作职能范围就很容易看出前台的工作在公司管理中起到的作用。

前台的职能范围包括:

(一)基本职能范围

1、时刻坚守在前台工作岗位,遵守公司的各项规章制度,做好本职工作,不得随意离开;

2、前台文员负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;

3、负责来访客户的接待、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;

4、负责公司的文件处理工作,打印、复印、传真的收;

5、负责公司各类信件、包裹、报刊杂志的签收及分送工作;

6、对客户的投诉电话,及时填写登记表,并于第一时间传达到客户服务团队,定期将客户投诉记录汇总给相关负责人;

7、负责公司前台或咨询接待室的卫生清洁及桌椅摆放,并保持整洁干净;

8、接受行政经理工作安排并协助作好行政部其他工作;

9、认真执行目标卡的管理规定,完成本部门分配的工作和任务;

10、管理办公各种办公设备,合理使用并提高设备的使用效率,提倡节俭。从其中的第2、4、5、6条可以看出,前台工作的核心工作效能是:对外联络的一个窗口,也是沟通公司内部各部门与办公室工作之间的桥梁,公司管理层应积极思考利用好前台工作人员,要求其其接触到的大量信息的接收、归纳分解以至处理。由此看出,前台不仅仅是一个接待人员,更应该是一个对公司有高度责任感,能从大量信息中敏感的获取对公司有用的信息的为公司决策提出应有意见的参谋角色。当然,这一角色的能否发挥作用,还是得看公司是否对其进行后天的相关培训是否到位。

(二)延伸性职能

1、考勤职能

前台工作人员站在公司的最前线,正对着公司的大门,有很好的观察位置。那么公司管理要中意利用好前台这一优势,比如:要前台记录公司员工上下班出勤情况以及违反公司各项规章制度的考勤,请假情况的记录等,将其作为公司考核的一项重要依据。

2、档案管理职能

前台的工作要求能够熟悉各种办公常用软件,以及各种文书的拟制和资料的整理是非常重要的。收发文件,张贴公告,信函接收,这些都要细心地做好,同时归档,整理,保存。所以介于这个原因,公司在管理上,可以将档案管理及整理保存这一块交由前台负责或者兼为负责,以减轻行政部门的工作压力。

3、文化宣传职能

每一家公司都自己独特的企业文化。企业文化是一种无形资产,它的力量和影响是无穷尽,不可想象的。而前台由于直接处于与客户接触的第一线,是公司到访人员的第一眼就看到的。那么藉由前台展示公司的独特文化与人文魅力,是直观有效的。

三、前台管理的前景规划

前台工作对于一个公司是如此重要,但是,公司通常认为前台工作仅仅是接接电话,负责把电话转到相应部门收发快递负责分发公司其他人员的信件报纸等接待来访者等一些琐碎的事情,认为前台是类似于“大家的秘书”的工作而不加以重视,甚至认为长得漂亮就好。目前主要存在的问题是:

1、前台工作人员的薪酬低;

2、前台工作人员不受公司的重视,前台做一辈子还是前台。有这些问题的存在,前台工作人员的积极性调动不起来,工作质量、效率低下,对于一个公司的发展是相当不利的。那么,在公司管理中,是否能提前和预期为前台工作人员做前景规划,以改变目前的现状呢?

(一)、用绩效考核来应对薪酬

绩效考核通常也称为业绩考评或“考绩”,是针对企业中每个职工所承担的工作,应用各种科学的定性和定量的方法,对职工行为的实际效果及其对企业的贡献或价值进行考核和评价。它是企业人事管理的重要内容,更是企业管理强有力的手段之一。业绩考评的目的是通过考核提高每个个体的效率,最终实现企业的目标。

绩效考核来管理的最大的好处就是改变企业员工吃大锅饭的心理。就前台工作人员而言,在没有绩效考核的情况下,面对客户的出现可能出现推诿现象,这有可能使公司的工作陷入不利局面。但是在绩效考核存在时,员工的第一时间是想怎么样达成考核基本要求,接着是如何更好的提升自身水平,使工作完成的更出色。而绩效考核必须契合本公司的实际情况。就前台而言,可以从来访者的对前台工作的满意度,定期对前台的技能竞赛和考核,前台完成工作的情况以及前台对公司发展的特殊贡献等方面设置考核方案。

比如,我所在的怀化人保(PICC)分公司,前台要负责出财险单。以前要要出财险单了,前台的人,相互推诿,都不想去出单,以至于拖拖拉拉,客户意见很大。为此,公司对出单进行了调整,按出单量计算绩效工资。比如:出一张汽车的险单,公司给予出单人2元的绩效费;出一张摩托车险单,公司给予出单人0.3元的绩效费等等。如此一来,再没出现前台把财险单往外推的现象,同时公司的前台人员纷纷提升自己的工作效率与服务水平,希望能有更多的客户找自己办理业务。同时,分公司还会定期举行出单比赛,对于比赛中成绩优异者,不仅给予现金的奖励以及绩效考核中的好评,还会推荐和派遣前几名参加省里的出单比赛。公司前台的服务质量提高了,工作人员的工资提高了,公司的工作开展及业务发展得到了良好的保证。当然,为了检测前台的服务是否真诚到位,公司也会聘请监督人员假扮客户来前台咨询办理业务,这样的管理手段也是必要的。

(二)、前台的前景规划

就公司管理而言,培养一个合格的专业型管理人才是很不容易的。而前台本身即是隶属于公司的行政或人事部门,公司管理层可以预期到的是前台的优秀人员可以往人力资源以及行政管理两方面培养,这样因为其有在前台工作的能力和经历,往往做事会得心应手,公司不必额外培养或招聘人员,同时也提高了前台工作人员的积极性。

1、人力资源方向发展

在公司的人力资源部门通常需要以下几种能力: A:善于发现人才的能力。B:1.人力资源规划管理和人力资源管理手册设计的能力。2.职位分析和绩效考核管理能力。3.薪酬与福利管理能力。4.人力资源开发、培训能力。5.人事制度管理能力。C:善于沟通,发现问题,解决问题的能力。D:敢于创新的能力。E:学会学习的能力。而前台的工作中涉及到的就很多,比如,协助领导处理各类事情,与各种不同类型的人打交道,并且能够与之保持良好的关系等等。另外,公司很多招聘中的琐碎细节都有前台处理,如发布招聘信息,搜寻简历,通知面试,无形中前台就为自己的往人力资源部门发展打好了坚实的基础。

2、行政管理方向发展。

2、行政管理方向发展

在公司的行政管理部门通常负责以下的工作:A.综合协调:贯彻执行公司各项方针、政策、指令,负责监督、协调、检查各部门的实施情况;搞好信息的采集,为各部门提供切实有效的信息服务工作;负责组织、承办公司有关会议,并形成和发布会议纪要;负责制订公司的规章制度、工作程序和管理标准;指导、协调各部门工作;负责汇总、制定公司年度、月度绩效考核实施并进行检查督促工作;负责协调、沟通公司内外关系,来信来访和对外宣传,处理公司办公日常事务,树立公司形象;完成公司领导临时交办的各项工作。B.公文处理: 负责公司内外文件的收发、签阅、办理和归档;负责完成公司领导交办的文件的起草、制文和发文;负责公司内外文件资料的打、复印;C.档案管理:负责公司行政档案的管理,做好立卷、归档、分类、保管和保密工作;负责公司执照、印章的管理,严格使用程序和手续。D.人事管理: 本着以人为本的管理体系;体现公平、合法为基准,以业绩导向,取优劣汰,赏罚分明为管理宗旨;储备公司发展需要人才库,进行前瞻性人力资源计划;负责公司通讯设施的管理与前台服务热线的接听和电话转接;负责公司办公用品的购买、登记和发放;负责公司报刊、资料的征订和信函的发送;负责公司安全、卫生的监督、管理工作;负责公司领导和员工的后勤保障工作;负责公司对外接待工作。前台平时兼顾的很多工作都属于行政范畴,如跟客户沟通收发邮件、传真,整理员工、客户资料表格、办公采购等,负责单位考勤,档案管理等等,而这个部门似乎专为前台提升而设。

四、结语

前台工作质量的好坏影响着公司的形象和发展。前台工作人员不是花瓶,不是服务生,不是门童。前台在公司中发挥着重要的作用。而作为公司管理的重要一环,前台管理必须得到应有重视。前台管理不善,轻则影响公司形象和业务开展,重则相当于将本公司的大量机密信息置于对手手中的境地,管理者不可不慎重。

参考文献

付勇、刘涛、史津铭,《企业人力资源管理》,中国法制出版社 2009.11.1 张国庆,《行政管理学概论》,北京大学出版社,2000年第二版 徐潼,《商务礼仪》,安徽师范大学出版社,2012年1月版

电大2014届行政管理专业张娜

2013年10月28日

第二篇:公司前台管理规定[制度]

公司前台管理规定[制度]

公司前台管理规定

公司前台是在办公室直接领导下的服务岗位,它体现着公司的形象,是公司形象的代言人,公司对外联络的一个窗口,也是沟通公司内部各部门与办公室工作之间的桥梁。具体工作内容和工作要求如下:

日常工作要求

1、前台值班时间为8:30——6:00在此期间保证有人值班;

2、热情、大方、活泼、自然,有问有答、待人礼貌、办事灵活、效率高。

3、院领导、公司领导或其他重要客人经过前台,应起立,热情、主动致意;

4、熟悉公司组织结构、经营理念、主要业务内容;

5、保持前台工作区清洁、整齐,维持前台区域秩序,不聊天,不吃零食,不大声喧哗。

6、谢绝推销。对陌生来客要提高警觉性,注意公司及员工财物安全。

具体工作内容

一、前台接待来访

有客人来访需问清找谁、客人姓名、公司名称、是否有约,并打电话通知有关人员到前台迎候;公司总裁、执行总裁、副总裁的客人经电话核实后,带进领导指定房间后、倒水。如暂时不能接待时,请客人稍等,并向客人说明情况,请客人到贵宾室稍坐、倒水。

二、接听电话

接听电话要口齿清楚、语气和蔼、耐心细心解答对方提出的问题,如遇到不能解答的咨询或业务问题,尽可能转接相关部门有关人员接听,切忌态度生硬、死板。

三、国内、市内快递的统一收、发工作

1、发件:公司员工在前台领取并填写国内或市内快递单后,把要寄的文件资料、物品交至前台,并注明交寄时间,收件人等及其他特别要求,由前台统一寄出。寄件人所填写的快递单第一页,留前台存底已便查询。

2、收件:

前台收件后须进行归类、登记并及时发放,收件人领取时须在登记表上签字。

四、订飞机(火车)票

公司员工订飞机(火车)票时,须到前台填写《飞机、火车票预定表》。由前台统一订票,送到后交由本人签收。

五、名片的印制与管理、订水

根据公司员工的变动,及时制作名片。一般员工为1盒,部门总经理为2盒,公司领导随用随制;登记制作名片的员工名单及名片数量,定期与名片制作公司结帐。

负责公司饮用水的订购,催送、登记、并定期与饮用水公司结帐。

六、公司领导和办公室交办的其他行政工作。

第三篇:公司前台卫生管理规章制度

公司前台卫生管理规章制度

1.卫生管理规章制度 2.公司卫生管理规章制度 3.公司环境卫生管理规章制度

1、卫生管理规章制度

第一章 总则

第一条 为加强本机关办公环境的卫生管理,创建文明、整洁、优美的工作环境,结合本单位实际,制定本制度。

第二条 本制度适用于本单位办公环境的卫生设施的设置、建设、管理、维护和环境卫生的清扫保洁、废弃物收运处理。

第三条 凡在本单位工作的职工和外来人员,均应遵守本制度。

第四条 机关服务中心为 环境卫生管理的职能部门,负责机关的环境卫生管理工作,其他科室协同做好环境卫生的管理工作。

第五条 人事科、工会应当加强有关环境卫生科学知识的宣传,提高职工的环境卫生意识,养成良好的环境卫生习惯。

第六条 专职环境卫生清扫保洁人员(保洁公司)应当认真履行职责,文明作业。机关服务中心负责联系和监督工作,任何人都应当尊重环境卫生工作人员的劳动。

第七条 各科室内(公共部位除外)的清扫保洁工作,由使用者承担。

第二章 公共区域的清扫与保洁

第八条 机关公共区域(包括主次干道、机关前后院、楼内卫生间、电梯间、门厅、楼道、走廊、开水房等)的日常清扫与保洁,保洁公司负责。

第九条 各科室负责办公室内的清扫与保洁,清洁区应达到地面清洁,墙壁洁白,室内无蜘蛛网,门窗无灰尘,室内物品摆放整齐。

第十条 机关会议室的日常卫生由公务员及保洁人员打扫,做到门窗洁净、会议桌干净整洁、空气清新。

第十一条 禁止在单位内部公共场地倾倒、堆放垃圾,禁止将卫生责任区内的垃圾扫入公共区域,禁止随地吐痰和乱扔果皮、纸屑、烟头及各种废弃物。各科室使用后的报刊杂志及废旧纸张,统一保存及处理。

第十二条 开水房、厕所及其他公共卫生设施,必须特别保持清洁,严禁将瓜皮、废纸、茶叶根、烟蒂等易堵塞物倒入便池及下水道,以上物品请自觉倒入专门设置的容器,尽可能做到无异味、无污秽。

第十三条 机关服务中心督促保洁人员定期对洗手间、厕所、垃圾桶等场所实施药物喷洒,杀灭蝇蛆。

第十四条 严禁从楼上外抛任何杂物,严禁在高层窗台外摆放花盆及杂物。

第三章 室内卫生的管理

第十五条 各科室环境卫生由各科人员负责,各科科长负总责,机关服务中心负责监督检查,局健康教育活动领导小组每月组织一次卫生大检查。

第十六条 室内应保持整洁,做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑;桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹,清洁、整齐,室内无蜘蛛网、无杂物。各工作人员要始终保持办公桌面整洁。第十七条 室内不准随便存放垃圾,应及时把垃圾倒入垃圾筐内。保持室内外卫生整洁,坚持每天一小清,每周一大清,工作时随时清,节假日全面清。

第十八条 办公室内办公用品、报纸等摆放整齐有序,不得存放与工作无关的物品,个人生活用品应放在固定的抽屉和柜内。

第十九条 开展多种形式控烟宣传,积极开展创建无烟科室活动,会议室等公共场所禁止吸烟。

第四章 废弃物收运与管理

第十九条 分布在机关公共区域内的垃圾箱、垃圾筐以及垃圾堆放容器由保洁人员负责管理。

第二十条 各科室产生的垃圾、废弃物,应当按照规定的地点、方式倒入垃圾筐或垃圾堆放容器内。

第五章 奖罚措施

第二十一条 违反本制度规定,有下列行为之一者,责令其纠正违规行为,采取整改措施,并可视情节严重程度给予告知、通报及经济处罚:

一、随地吐痰、乱扔果皮、烟头、纸屑及废弃物;

二、垃圾不按规定、不入桶(箱)随意弃置的;

三、不履行环境卫生责任区清扫保洁义务、影响环境卫生的。

第二十二条 根据局健康教育活动领导小组日常检查结果,每将评比卫生先进单位、卫生工作积极分子,并作为工作综合考评的重要内容。

第二十三条 本制度自颁布之日起执行。

2、公司卫生管理规章制度

为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境,树立公司的良好形象,制定本制度。

一、卫生管理的范围为公司各部门、工地办公室的办公室、会议室、微机室、厕所、花坛、绿地及走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。

二、卫生清理的标准是:门窗(玻璃、窗台、窗棂)上无浮尘;地面无污物、污水、浮土;四周墙壁及其附属物、装饰品无蜘蛛网、浮尘;照明灯、电风扇、空调上无浮尘;书橱、镜子上无浮尘、污迹,书橱、档案橱内各类书籍资料排列整齐,无灰尘,橱顶无乱堆乱放现象;办公桌上无浮尘,物品摆放整齐,水具无茶锈、水垢;桌椅摆放端正,各类座套干净整洁;微机、打印机等设备保养良好,无灰尘、浮土;厕所墙面、地面、便池清洁干净,无杂物、无异味;花坛、绿地内无杂草、杂物。

三、卫生清理实行部门责任制,部门负责人为责任人。各部门办公室的卫生,由各部门负责日常保洁。公共卫生清理实行区域负责,区域划分为:南办公室走廊大门以东办公室负责,走廊大门以西财务部负责;院子以走廊大门中心界定东西,以局西办公楼门洞中心界定南北,大门以东南部及东南角花坛由办公室负责,大门以西南部由财务部负责,大门以东北部及东北角花坛由城建资产部负责,大门以北部及花坛由投资发展部和项目技术部负责。市场营销部负责门前三包。文苑小区工地办公室的卫生保洁分别由投资发展部和项目技术部负责。

四、责任区卫生清理每周集中进行一次,日常保洁每月由办公室牵头进行卫生检查评比。

五、各部门要认真对待卫生清理和卫生检查评比工作,积极主动地搞好卫生清理,不得因卫生清理不达标而影响公司的整体评分。

六、卫生检查评比结果累计存档汇总,列入年终评先树优工作的内容。

3、公司环境卫生管理规章制度

为了树立良好的企业形象,打造一个优美舒适、整洁有序的办公环境,特制定本规定。

一、范围

环境卫生范围包括:办公室、门卫室、公共卫生区域、会议室、生产车间、员工宿舍、卫生间、饭堂、产品展厅。

二、卫生要求和标准

(一)办公室、门卫室

1、办公桌面各种资料、工具、文件、配件等均应放置整齐、美观;

2、室内不准堆放杂物,垃圾应及时清理,不准堆积,对于一些易坏的物质,避免过夜发霉产生难闻气味影响办公环境,应该带离办公室;

3、保持室内网线、电线等线路整齐,不零乱,杜绝安全隐患;

4、设备、纸张要摆放整齐,因打印等产生的各种废纸、杂物要放入垃圾筐内,未用完的纸张应放回原处,不得造成浪费;

5、门、窗洁净,玻璃明亮、无尘土,窗帘整洁;

6、自觉养成良好的卫生习惯,搞好个人卫生,保持服装、头发干净、整洁;

7、注意节约用电,做到人走关闭电源等,严禁在办公室私自使用大功率电器;

8、办公室严禁随地吐痰、乱扔杂物等;

9、下班时,应整理干净办公桌上所用物品,座椅置于桌下,所有废弃物品必须投放于垃圾筐中;

10、办公区域要保持安静,不得大声喧哗,影响他人工作;

11、办公桌面、计算机、电话机、打印机、沙发表面及其他柜面洁净,无污垢;

12、门卫室要保持监控视频正常运转和清晰;

13、行政专员监督办公室卫生情况,对于违反事宜给以批评。

(二)公共卫生区域

1、公共区域包括楼梯走道、生活区、公司大门口;

2、公共区域至少每日清扫一次,保持地面和墙壁无泥渣、无涂鸦、无水痕;

3、每位员工都应爱护花草等绿色植物,严禁在绿色植物花盆内乱倒水、茶叶、赃物等影响植物生长;

4、公共区域各类物资或样品必须摆放整齐,不得乱堆乱放;

5、严禁在公共区域乱扔杂物,乱吐痰,影响卫生情况。

(三)会议室

1、会议结束后要及时把椅子摆放整齐和关闭电器电源;

2、会议桌,会议椅要保持洁净无灰尘、无水痕;

3、会议室物品使用完毕后要按原来位置摆放整齐;

4、未经同意,不得随便乱动会议室电器器材,以免造成不能正常工作。

(四)生产车间

1、物料陈列要进行分类和堆放整齐,按照易燃物资与火源隔离存放的原则;

2、生产车间要实现无尘土、无异味、干净整洁、明亮宽敞;

3、生产工人要按要求佩戴安全生产工具;

4、车区内不准随地吐痰、乱扔乱堆杂物,对于生产废料要及时给予处理;

5、对于产品要做好安全保护措施,严禁故意破坏产品的行为;

6、下班后应先整理干净和摆放好物资,并关闭电源、水龙头、电焊气体瓶,杜绝资源浪费及安全隐患的存在。

(五)员工宿舍

1、爱护公物,不得在墙壁上桌子上乱写、乱画、乱雕、乱砍、乱挖;

2、不得躺在床上抽烟,避免烟头点着蚊帐被子等易燃物料,产生安全隐患;

3、室内不准乱堆乱放,垃圾应及时清理,对于一些易坏易产生难闻气味的物质,应该及时清理;

4、休息时间要保持安静,不得大声喧哗,以免影响他人正常休息;

5、注意节约用电用水,做到人走关闭,严禁在办公室私自使用大功率电器;

6、室内应该保持干净、整齐、无异味,不得乱吐痰、乱扔烟头、乱放臭袜等。

(六)卫生间

1、卫生间必须保证设施完好,标志醒目,上下水道畅通,无跑、冒、滴、漏现象,如有损坏要及时维修;

2、定时打扫,全天保洁,通风良好,做到各种设施干净无污垢,地面无积水、无痰迹、无异味、无蝇蛆和烟头;

3、卫生洁具做到清洁,无水迹、无浮尘、无头发、无锈斑、无异味,墙面四角保持干燥,无蛛网,地面无脚印、无杂物;

4、便后及时冲洗,做到手纸入篓,当天清理,便池内严禁丢弃报纸和杂物,以免造成管道堵塞;

5、卫生间墙壁上严禁乱写乱画,严禁故意损坏卫生设施;

6、严禁把烟头扔到小便池内,以免造成堵塞;

7、不定时检查卫生纸使用情况,及时填补。

(七)饭堂

1、餐桌座椅摆放整齐、桌面清洁;

2、餐厅地板光亮,墙壁、天花板没蜘蛛网;

3、餐厅、厨房、走廊地面勤拖洗,保持无污渍、无积水、无杂物;

4、剩余饭菜不得乱倒乱扔,应该倒在指定地方;

5、厨房里大件物品均放在固定位置,炉灶、菜台清洁光亮,炉灶无漏油、漏水、漏烟现象;

6、用过的餐具、炊具要及时消毒,并摆放指定位置,保持整齐、干净,确保用餐安全卫生;

7、积极贯彻除四害要求,消灭苍蝇、蚊子、老鼠、蟑螂等害虫,确保用餐安全卫生;

8、厨房人员要按要求着装,佩戴口罩和帽子;

9、节约用电、用水、用煤气,做到及时关闭,杜绝资源浪费及安全隐患的存在;

10、非厨房工作人员,未经同意不得私自入内。

(八)产品展厅

1、做到样品摆放整齐,无灰尘、无水痕、无破损;

2、保持展厅内明亮、清洁、无异味,空气清新;

3、不得在展厅内乱堆乱放杂物;

4、未经展厅负责人同意不得随便搬动样品位置;

5、不得故意损坏样品,造成损坏的按原价赔偿。

三、管理规范

1、各区域环境卫生由相应人员负责完成,但总体由行政专员负责监督和给予评分;

2、违反以上相关规定或没有履行监督责任,第一次给予口头警告处罚,第二次给予严重警告并处罚50元,第三次起给予记过并处罚100元。

四、本规定从2012年月日开始施行。

第四篇:前台礼仪的重要性

前台是一个单位的脸面和名片,对塑造单位形象非常重要。下面请欣赏小编为大家带来的前台礼仪的重要性,希望大家喜欢~

前台礼仪的重要性

前台接待工作看似微不足道,实则十分重要。

前台可以称为公司的第一张脸,她代表着公司的整体形象,同时更是客户了解公司最初的窗口,其言行举止与综合素质,将是公司形象直观的写照。前台的工作关系到公司的整体形象和业务开展的质量甚至成败,它是一种对信息的接收、归纳分解以至处理的过程。它可以练就一个人分析问题解决问题的能力,短时间可以让一个人获得快速的成长。

首先从前台人员怎么迎接客人进门,怎样沏茶倒水,到引见给客人想找的公司人员,从她说话的语气,可以判断此公司是否经常性的对员工进行培训?从而可进一步得知公司整体综合素质。可能很多人认为前台接待是没有技术含量的工作,但是前台人员是需要在礼仪方面有一定基础的,也要对办公室工作很了解的,更需要有一定的耐心和细心。其实前台要做的不是机械化地重复接听电话打文稿这些,她的工作也是能充份体现一个人的思维是否灵活,做事情是否灵敏。而她的肢体语言待人接物,不只是体现她本人的综合素质,亦是公司的整体素质的体现。她的一举一动却代表着整个公司。因此前台人员不仅仅只是形象好气质佳这么简单,个人的综合素质也是至关重要的。

前台不论是在接听电话还是在接待客户,面带微笑是最重要的,让客户意识到这家公司的员工都是积极向上,朝气蓬勃的。如果要找的相关人员没在--客户来访时间、公司名称、因何事找何人,这些详细的工作应作记录一定要做好。以方便及时通知相关人员。交待文件时能做到分门别类的,尽量做到最细。转交时一定要双手递过去,这是很多公司,很多领导很在意的。

前台收发文件是否及时也会对公司的某项工作有一定的影响。不论是打印文稿,还是收发传真,都要做到及时,准确。前台也是外界人士与公司人员沟通的连接员。所以前台的工作在公司的整个运行链中居于重要地位,一荣俱荣,一毁俱毁。每个前台都必须严格要求自己。要时刻意识到自己代表的是整个公司的形象。

前台礼仪规范

一、形象礼仪规范

礼貌待客、热情服务还不够,酒店前台接待人员还要注意自己形象礼仪规范,男士头发不可过长,头发不得油腻和有头皮;女士头发梳洗整齐,长发要捆绑好,不得戴太夸张的发饰,只宜轻巧大方的发饰,头发不得掩盖眼部或脸部。

面部修饰:男士不得蓄须,脸部要清爽宜人,口气清新。女士上岗要化淡妆,但是不得抹太多胭脂水粉,只宜稍作修饰,淡扫娥眉,轻涂口红,轻抹胭脂便可。

身体修饰:不得留长指甲,女士不能涂鲜艳的指甲油;要经常洗澡,身上不得有异味,不能喷太多的香水。

制服要完整清洁及称身,不得穿脏或有皱折的衣服。

头发——男:头发不得油腻和有头皮,而且不得过长

女:头发梳洗整齐,长发要捆绑好,不得戴太夸张的发饰,只宜轻巧大方的发饰,头发不得掩盖眼部或脸部。

脸部——男:不得蓄须,脸部要清爽宜人,口气清新。

女:不得抹太多胭脂水粉,只宜稍作修饰,淡扫娥眉,轻涂口红,轻抹胭脂便可。

手部——男:不得留指甲、指甲要清洁,指甲内不得藏污垢。

女:不得留太长指甲,不宜涂鲜红指甲油,指甲油只可用淡色的。

脚部——男:清洁的鞋袜、鞋子每天上班前要擦亮。

女:清洁的鞋袜,不得穿有色的袜,要穿酒店规定的袜色,鞋子每天上班前要擦亮。

气味——男:保持身体气味清新,不得有异味。

女:不得用强烈香料(香水)。

二、礼貌礼仪

1.在工作的时候,常带着自然的笑容,表现出和蔼可亲的态度,能令客人觉得容易接近。

2.不得故作小动作(永远是成熟、稳重),打哈欠要掩着口部,不要作出搔痒、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的动作。

3.工作时不得咀嚼香口胶,吸烟及吃东西。

4.不得嫌客人噜苏,应耐心地为客人服务。

5.在处理柜台文件工作时,还要不时留意周围环境,以免客人站在柜台片刻,员工还蒙然不知。

6.客人来到柜台前,马上放下正在处理的文件,礼貌的问安,表现出曾受过专业训练的风采,称职及有能力为客人服务。

7.留心倾听客人的问题,不能随意中断客人的叙述,然后再清楚的解答,以免答非所问,如遇到问题不懂作答时,应该说:“请稍等,待我查一查以便回答你的问题。”

8.如遇客人对某事情外行,或不能随俗之处,不得取笑客人。

9.柜台员的工作效率要快且准。

10.不得表现懒散情绪,站姿要端正,不得摇摆身体,不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上,不可歪头歪身,及扮鬼脸作怪动作。

11.除了工作上应交待的事,不得互相攀谈私事,不得争论,不粗言秽语。

12.不得擅自用柜台电话作私人之用,如遇急事可请求上司用后台的电话。

13.用词适当,不可得罪客人,亦无须阿谀奉承,声线要温和,不可过大或过小,要清楚表达所要说的话。

14.不得在工作时,阅读报章、书籍。

15.走路时,不可奔跑,应脚步轻快无声,不要作怪动作。

16.尽量牢记客人的姓氏,在见面时能称呼客人“x先生/小姐/女士,你好!”。

17.若客人之问询在自己职权或能力范围以外,应主动替客人作出有关之联系,而不得随便以“不知道”回答甚至置之不理。

三、仪态礼仪规范

前台接待人员是企业的形象代言人;或称企业的门面。因此要求前台接待小姐坐、立、行、走,端正自然,保持良好的精神风貌。

前台接待人员在工作中要注意你的站姿、坐姿、体态语、目光和微笑等;在工作的时候,常带着自然的笑容,表现出和蔼可亲的态度,能令客人觉得容易接近。不得故作小动作,打哈欠要掩着口部,不要作出搔痒、挖鼻、掏耳、挑牙等不雅的动作。

不得表现懒散情绪,站姿要端正,不得摇摆身体,不得倚傍墙、柜而立或蹲在地上,不可歪头歪身,及扮鬼脸作怪动作。用词适当,不可得罪客人,亦无须阿谀奉承,声线要温和,不可过大或过小,要清楚表达所要说的话;要始终保持微笑。

四、接待礼仪规范

客人来到柜台前,马上放下正在处理的文件,礼貌的问安,表现出曾受过专业训练的风采,称职及有能力为客人服务。

对客人的咨询,应细心倾听后再做解答。解答问题要耐心,不能准确解答的应表示歉意:“对不起,请稍等,我帮您问一下”,问完要向客人反馈。

五、接待礼仪事项

1、离座和外出

前台接待人员工作的特殊性决定了其离座不应该太久,一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时,应该先找妥代办人,并交待清楚接听电话的方法等。

2、严守工作时间

前台接待人员应该严格遵守作息时间。一般情况下,应该提前5-10分钟到岗,下午下班应该推迟20-30分钟。

3、闲谈与交谈

应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场面。

4、注意礼节、讲究原则

物业管理礼仪接待要讲究礼貌,要克服服务工作低人一等的思想,要认识到尊重宾客就是尊重自己,所以要在接待中既坚持原则,又要注意礼貌。

5、一视同仁、举止得当

物业管理礼仪接待的对象都必须热情的对待,不能看客施礼,更不能以貌取人,必须以优质接待服务来取得业主或用户对你工作的信任,使他们乘兴而来,满意而归。

6、严于律己、宽于待人

在物业管理接待服务工作中,业主或用户可能会提出一些无理甚至是失礼要求,应耐心地加以解释,宽容待人。

六、接待注意事项

1、愿意提供服务的友好态度

客人来访对公司来说都很重要,接待必须要有友好热情和愿意提供服务的态度。

如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客微笑点头示意,但不需要马上起来迎接,也不必与来客握手。

招呼客人时,应点头致意并面带笑容。接待老客户更要加倍地亲切。

客人离去时,要郑重道别。即使你再忙,也别忘了最后的道别,称呼对方的名字将造成好的印象,所以记住来访者的脸型与姓名是很重要的。

2、接待“不速之客”是教养的试金石

有客人未预约来访时,不要直接回答他要找的人在或不在。而要告诉对方:“我去看看他是否在。” 同时婉转询问对方来意:“请问您找他有什么事?”如果对方没有通报姓名则必须问明,尽量从客人的回答中,充分判断能否让他与自己的同事见面。

陌生客人光临时,务必问清其姓名及公司或单位名称。通常可问:请问贵姓?请问您是哪家公司?

未经上司同意,不要轻易引见来客。即使是事先有预约的来客光临,也要先通报上司(用电话联系或亲自前去报告),等候指示。倘若没有预约,即使是你认为上司肯定会接见的客人,也不可擅自引见。

3、郑重接过对方的名片

接名片时必须用双手以示尊重,接过来后不可不屑一顾,随手乱放,也不可拿在手中折叠玩弄。

接名片时要确认一下名片上所列对方姓名、公司名称等。如见到不易拼读的姓,不要随便乱念,必须询问对方。

4、判断来客的身份和种类

要事先了解上司是愿意随时接待任何来客,还是喜欢视情况而定,一般可以将来客分为几个种类:

(1)客户。

(2)工作上的伙伴,搭档。

(3)家属,亲戚。

(4)私人朋友。

(5)其他。

在没有预约的情况下,通常可按照以上顺序来决定何者为先。

如果来客非常重要,就不要私自挡驾。

5、谢绝会晤要说明理由并表示歉意

如上司不在或一时联络不上,应该向重要来客说明原因,表示将主动联络或协助安排另一约会时间。如果对方表示同意,应向对方探询其通讯地址以及联络时间。

不要在没取得上司的同意以前就确认你另定的约会时间,最好告诉来客:“我能否给您回电话再确认约会时间?”

但如果是前来无理取闹,胁迫上司的来客,则应断然挡驾。

6、让来客等候要注意照料

如果你手头一时放不下,或上司一时无法接待来客,你必须主动招呼客人,以免使其感觉受到冷落。如果客人要提前来访,请其等候合情合理。

请对方在适当的地方坐下,接待室平常要准备些报刊杂志,最好备有介绍本公司的机构、历史、宗旨和服务范围等资料的宣传品,供来访客人阅读。

客人就坐的位置应与你的座位保持一段距离,这样,在你离座时,使对方不会看到你办公桌上的文件。

7、引导带路应靠边走在客人前方1-2步远的位置

带路引导时要留意客人的步速。可说:“请往这边走。”走到拐弯处时要暂停,以手指示方向,并向客人说:“请这边走。”在乘坐电梯时要让客人先上先下。按下电钮后示意客人先进先出:“请上电梯。”“请下电梯。”

开门关门时留意手不要交叉或背着手开门。手把在右侧的们用左手开,在左侧的用右手开,这样姿势会更优美。若是向内开的门,则应你先进,用手按住门,等客人进来后再松开门。松开门之前应说:“请进。”

8、代为介绍初次与上司见面的客人

一般应该先把来客介绍给上司,但有时如果来客的身份较高,则最好先向来客介绍上司。

引见后除非上司要你留下,否则做介绍之后即要退出上司的办公室。

上司正在会客时,若有事联络或请示,须用递纸条的方式。可将事项写在便条上,进入办公室后,先向客人道歉:“对不起,打扰了。”

9、招待饮料

以茶待客是中国的传统,但也有些客人或来去匆匆或一再申明不要茶水,所以不是所有的客人都要用饮料招待。

“茶满欺客”,茶水、饮料均要八成满,递送饮料要用双手,递送时微笑告知“您的茶(咖啡、饮料等)”

许多人不爱喝某种饮料,或对饮料的配兑有某种习惯爱好,所以准备饮料时,要礼貌地先问客人要喝什么。诸如:“您喝咖啡还是喝茶?”“您喜欢咖啡如何泡法?”

10、制作来访登记卡

在每天上班时要查看当天约见的来访者名单。必要时应事先将约见的有关资料准备好,制成写有姓名、职位、公司、访问日期、求见人等等的卡片。

第五篇:前台管理

前台管理

一、严格按照公司作息上下班

上班时间:上午9:00---11:50下午13:00---17:30

二、前台的工作

1、前台必须保持干净卫生,桌面办公物品摆放整洁有序、合理

2、爱护公物、合理使用、节约用电、纸、水等

3、上班时间不得干跟工作无关的事情。如:不得串岗、打闹,上网、大声说话等;违法一次,处罚50元

4、上班时间穿工服,整洁、得体

5、前台要坐姿端正、目视前方;热情耐心地招待客人

6、打扫并维护办公室的卫生,保持干净整洁、空气清新

三、考勤

1、迟到一次罚款100元,予以警告

2、早退扣一天薪资;旷工一天扣2日薪资,旷工3天,解除劳动关系

3、外出填《外出单》,没填的按旷工处理

四、请假

1、病假、事假:填写《请假单》,病假依据证明发放日薪资50%,事假当天没有工资

2、因紧急情况未能事先填好《请假单》而请假的,在当日上班时补办,没有《请假单》而无故不来的按旷工处理

五、考核

1、前台在试用期期间,根据上班表现的态度、做事情况给予1--2个月转正

2、表现好的前台通过考察后,由行政主管安排晋升,根据公司的需求结合前台的意愿合理安排

3、前台在上班时间表现散漫,第一次警告,第二次罚款100元,第三次开除

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