第一篇：印章档案管理规则
印章档案管理规则
发布日期：2014-06-2
5信息来源：档案局 范围
本标准规定了印章档案的整理原则和方法。
本标准适用于各级国家综合档案馆。机关、企业、事业单位档案室（馆）可参照 使用。
规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文
件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然
而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是
不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
DA/T 13—1994 档号编制规则 DA/T 18—1999 档案著录规则
DA/T 22—2000 归档文件整理规则术语和定义
下列术语和定义适用于本标准。
3.1印章 seal 将文字、符号和图形等按照一定的规范格式或艺术风格刻制、铸造在物体上，形
成的以盖制图形和文字标记为使用方式的标志性信物和艺术品。一般包括印面、印文、边款、印纽（执柄）和印材5个构成要素。作为在社会交往中象征和证明
身份、权力与地位，起凭证信物作用的印章又称作实用印章或印信；作为以欣赏
和表现篆刻艺术为目的的印章又称作艺术印章或文人印章。
本标准以下有关印章的表述，未作特殊说明的，均指实用印章。
3.2印章档案 seal archives 国家机构、社会组织和个人在从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教
等社会活动中形成和使用过的印章，是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档
案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。
3.3印模 moulage
采用反扣法将印章钤盖或压盖（俗称盖章）在纸张或其它物体的空白处，留下的 印章印面图样。其中，专门用于鉴别真伪的存底印模又称作印鉴。印模不同于印
刷厂使用的印章模具。
3.4印纽
seal handle 印章顶端用于穿线和执握的部位，通常被雕刻成动物等各种形状。现代机构法人
使用的印章已较少制作印纽，其印纽部位已逐渐被执柄所取代。4 整理原则
遵循形成规律，集中整理分类，区分保管价值，便于保管利用。
质量要求
5.1 收集的印章应确保齐全、完整、真实。5.2 整理的方法应科学、规范。
5.3 整理印章档案使用的材料应符合长久保管档案的需要。
清洗方法
6.1 一般清洗方法
将印章印面朝下放入装有清洗剂溶液的容器之中浸泡，待污垢松软后，使用刷子
刷洗印章。印面凹陷部位难以刷洗干净的油垢，可使用竹针挑剔。刷洗干净的印
章放在通风处晾干。
6.2 清洗剂的选择
为避免使用清洗材料不当，造成对印章的损坏，不同印材的印章应选用不同性质
的清洗剂清洗。竹木类（竹、木、根等）印章宜选用95%医用酒精；金属类（铜、钢、铁、合成金属等）印章宜选用煤油；矿物类（玉、石、玛瑙、翡翠等）、橡 胶及塑料制品类（橡胶、橡皮、有机玻璃等）印章宜选用洗洁精；骨质类（骨、角、牙等）印章可选用95%医用酒精或洗洁精。6.3 清洗要求
6.3.1 清洗印章应去除印章上的油泥、污物、霉点和锈斑。
6.3.2 清洗后的印章应确保完整、清洁、不变形，保持印面和边款中字迹与图
案的完整、清晰。
6.3.3 使用酒精、煤油等易燃清洗剂清洗印章时，应注意防火。
6.3.4 使用竹针挑剔印面污物时，手法要轻，防止损坏印面。
6.3.5 用橡皮制作印面贴附在木质或有机玻璃(塑料)等印柄上的印章，对其清
洗时，应避免长时间浸泡和用力过猛，以防止印面老化和脱落。
整理方法
7.1 集中印章
档案馆保管的印章档案应按馆藏集中，统一整理，不宜按来源原则划分全宗。
档案室保管的本单位内设机构、专业活动中使用的印章档案可以按全宗集中，进 行整理。
7.2 划分保管期限
印章档案的保管期限分为永久（代号YJ）和定期（15年，代号DQ）两种。对外
行文使用的机构和组织法人及其办事机构（办公室）印章的保管期限为永久；其
它内设机构和业务工作印章的保管期限为15年。严重破损和一般事务性工作（收 发文等）使用的无档案保管价值的印章，不列入归档整理范围，已进馆的，应按
照国家有关销毁档案的规定统一组织销毁。
反映本地各个历史时期篆刻艺术成就的艺术印章的保管期限为永久。
7.3 分类
印章档案在整理过程中，一般可根据印章档案的历史时期（中华人民共和国建国 前、中华人民共和国建国后）、印章属性（机构、个人）、机构类型（党政机关、社会组织、企业、事业单位等）或人物类别等特征组织分类。
示例：
表1 印章档案整理分类方案
一级分类二级分类三级分类
中华人民共和国建国前（1）机构
社会组织印章（2）（1）…… 个人（2）…… 中华人民共和国建国后（2）机构（1）党政机关印章（1）
企业印章（3）
事业单位印章（4）
个人（2）…… 档案馆应根据馆藏印章档案的实际，合理地选择和确定具体分类的依据、分类层
次的多少和各级类目的名称。
艺术印章可按作者进行分类。
7.4 排序
印章档案按保管期限—分类号—枚号顺序逐盒组织排架。相同保管期限、相同类
别的实用印章，可按整理批次—机构（或人名字顺）—形成时间顺序组织排序；
相同保管期限、相同类别的艺术印章，可按整理批次—作者（人名字顺）—形成 时间顺序组织排序。
7.5 装盒
相同保管期限、相同类别的印章，依印章排列顺序装盒。装盒时，可根据印章规
格的不同，确定盒内存放印章的数量。盒内印章一般按从左至右，从上至下的顺
序排放。
7.6 编制档号
7.6.1 要求
印章档案整理完毕后应编制档号，以固定排序位臵。
7.6.2 档号结构 印章档案的档号由“印章档案代号”、“保管期限代号”、“分类号”和“印章
枚号”等组成，用汉语拼音字母、阿拉伯数字及连接号“─”混合编制。连接书
写时，格式如下：
印章档案代号—保管期限代号—分类号—印章枚号
7.6.3 编号方法
7.6.3.1 印章档案代号：使用汉语拼音字母“YZ”代表“印章档案”。7.6.3.2 保管期限代号：使用汉语拼音字母“YJ”代表“永久”；使用汉语拼 音字母“DQ”代表“定期”。
7.6.3.3 分类号：使用阿拉伯数字加间隔符“.”编制分类号。其中间隔符“.” 用以区分分类层次。
7.6.3.4 印章枚号：根据印章档案在最后一级类目中的排列顺序，用阿拉伯数
字按流水方式编制枚号。
示例：
印章档号连续书写式样
装具
8.1 装具的形式
印章档案使用内衬活动式隔条的翻盖档案盒装具［见附录C 图C.1(a)］。档案
盒平臵叠放。盒内从上到下的排列顺序为：印模单—备考表—印章。
8.2 材质要求
印章档案盒采用白板纸为胎，黄裱纸为面，背脊和盒盖折叠处夹芯蓝布制作，盒
子及隔条的厚度为3 mm。
8.3 格式尺寸
印章档案盒的外形尺寸为310mm×220mm×100 mm(长×宽×高)。内衬隔条数
量一般为竖5横3。隔条间相互距离可以自由调整。
8.4 填写项目
在印章档案盒盒盖封面、下侧脊和背脊分别设臵“保管期限”、“分类号”、“起
止枚号”等填写项目［见附录C图C.1（b、c、d）］。
“保管期限”和“分类号”的填写方法同本标准7.6.3.2和7.6.3.3，“起止枚
号”填写盒内第一枚印章和最后一枚印章的枚号，中间用连接号“─”连接。9 目录与备考表
9.1 印章档案保管目录
9.1.1 目录规格与项目
印章档案保管目录使用A4型（297mm×210 mm）纸张，采用表格形式，设臵“保 管期限”、“分类号”、“枚号”、“印文（边款）”、“使用起止时间”、“印
材”、“备注”等项目［见附录C图C.2(a)］。
印章档案保管目录封面设臵“保管期限”、“分类号”等项目［见附录C图C.2（a）］.9.1.2 著录方法
9.1.2.1 保管期限：填写印章档案的保管期限。方法同本标准7.6.3.2。
9.1.2.2 分类号：填写印章档案的分类编号。方法同本标准7.6.3.3。
9.1.2.3 枚号：填写印章档案的枚号。参见本标准7.6.3.4。9.1.2.4 印文(边款)：“印文”填写印章印面上的文字内容。“边款”填写印
章边款中的文字内容，填写的边款文字两端应加注圆括号“（）”。无边款的印 章可不填“边款”。
示例：剿匪总兵关防（1651年制）
9.1.2.5 使用起止时间：填写印章启用（或制作）和印章失效的时间。用8位
阿拉伯数字标注年月日，中间用起止符“—”连接。时间无法确定的，用空格
“□”表示。
示例1：19850212—1999□□□□。艺术印章可只填写制作时间。
示例2：19990123
9.1.2.6 印材：填写印章的制作材料，如：竹、木、根、铜、钢、铁、合成金
属、玉、石、玛瑙、翡翠、橡胶、有机玻璃、骨、角、牙等。当印章的印面与执 柄分别采用不同材料制作时，只填写印面的制作材料。
9.1.2.7 备注：注释对印章需要说明的情况。如与文书档案及其它相关档案的 参见号等。
9.1.3 目录的组织
印章档案保管目录按档号顺序组织条目，根据保管期限的不同，分别装订成册，编制成印章档案保管和检索用的基本工具。9.2 备考表
9.2.1 规格式样
印章档案备考表使用A4型纸张，采用表格形式，设臵“本盒印章情况说明”、“整理人”和“整理时间”等项目。（见附录C）
9.2.2填写要求
9.2.2.1 本盒印章情况说明：填写盒内印章档案的数量、完整性及其它需要 说明的情况。
9.2.2.2 整理人：填写整理本盒印章档案的人员姓名。
9.2.3.3 整理时间：填写本盒印章档案整理完毕的年月日。
9.2.3 存在位臵 备考表臵于印章档案盒内，排在印模单之后，印章之前。
制作印模
10.1 使用材料
宣纸、平板纸、印泥台、印泥、毛毡、压条、墨、照相机等。10.2 制作要求
10.2.1 盖制印模使用的印章、工具和材料应保持清洁。
10.2.2 印泥台和搅拌印泥的工具应使用非金属材料。
10.2.3 盖制印模使用的宣纸应平整地铺放在垫有毛毡的桌面上。盖制印模时，印章要放准位臵，均匀用力，一次成型。
10.2.4 盖出的印模要求印模工整、印文清晰、图形完整、排列美观。
10.2.5 对有边款和特殊纽式的印章，可分别采用拓片和照相的方式对其进行复
制和取样，作为印模的有机组成部分，一同编辑。
10.2.6 钢印可直接在80克以上平板纸上压制印模。
10.3 编辑印模
10.3.1 印章档案印模可采用手工或计算机两种方法进行编辑。手工编辑印模
应先策划后盖制；用计算机编辑印模可先在纸张上盖制印模，经扫描数字化处理
后再用计算机编辑。通过扫描形成的数字化印模应妥善保管，防止外泄。
10.3.2 放臵在印章档案盒内起目录作用的印模单，采用A4型纸张制作，印
模在纸张上的排列方式应与该盒内印章档案的排列方式一致，每个印模的下方应
标注与之相对应的印章档案的档号。10.3.3 用于对印章档案进行检索、研究，起管理、利用和宣传介绍作用的印
模，可根据需要编辑制作成各种专题印章档案印模集或印谱。
第二篇：公文、文印、印章及档案管理规程
公文、文印、印章及档案管理规程
一、公文管理规程
（一）公司公文规程
公司公文分对内公文和对外公文两类。
1、交拟：公司领导根据管理的需要，指令综合部或有关部门草拟公司文件。
2、拟稿：根据国家法律法规和领导要求，拟稿人正确区分和使用公文种类、形式、格式和行文规则，认真分析归纳，综合提炼，细心修改，清晰填写，保证拟稿速度和拟稿质量。
3、核稿：拟稿人将所拟公文签字后，送交核稿人。核稿人对所拟公文进行核对并签字。如有问题，及时补充修改。公司公文统一由综合部把关核稿，特殊情况下，拟稿人可直接报签发人签发。
4、签发：
（1）公司重大决策、经营计划和应由公司法定代表人签发的文件由董事长签发。
（2）公司董事长授权总裁以及根据公司章程规定要求应由总裁签发的文件由总裁签发。
（3）公司高层管理人员应按其职权范围签发公司文件。
（4）公司重要文件需要经过总裁办公会讨论的，讨论通过后，由总裁签发。（5）特殊事项文件集体会签，最后由董事长或总裁签发。
5、文印校核与用印存档：
草拟文件经签发人签字后，应先到综合部进行文件编号并办理文件打印手续后，送打字人员打印。
拟稿人对照签发稿，校对打印清单后，即行印制。重要文件必须核对两次无误后，方可进行印刷。
文件印制完成后，需进行校核，校核无误后，连同签发稿一并送综合部盖章。签发稿及所印制的文件要先存档，后发放文件。
6、文件发放：
公司对内文件由综合部编制发放序号并统一发放，实行收文签名制。公司对外文件由拟办单位负责发送。
7、有关规定：
（1）未经批准，公司对内对外无签发稿，打字员不予打印，印章管理员不予盖章。
（2）草拟、审核和签发公文，要用碳素类钢笔或签字笔，禁用铅笔和圆珠笔。（3）公司对内公文在发放之前，实行保密制度，出现泄密情况，应追究经办人员责任。
公司对内公文（包括会议纪要）除注明上报由专人按要求上报外，仅限于公司内部，未经董事长或总裁批准一律不准对外以任何方式、手续（包括抄录、复印等）出借、转送。一经查出，对直接责任人给予一定的处罚。
公司对外公文需要保密的，在保密期内，出现泄密，参照有关规定进行处理和处罚。
（二）外部来文管理规程
1、外部公文收进：
综合部负责外部公文的收进。外部公文收进后，要进行相应筛选登记。
2、文件阅办：
填写文件阅办单后，综合部长签署意见，办理结果要及时反馈。如需要呈报董 事长或总裁阅批，按批示意见，综合部迅速安排，呈报给批示人，必要时，根据董事长或总裁意见，对重大紧急事项督办督察范围按程序办理。
二、文印管理规程
复印作为综合部的一项职能，具体负责全公司的复印工作，综合部为全公司内部各单位提供优质有偿的服务。
1、复印只对内部服务，不对外服务和营业，外单位和私人需要复印材料的必须经综合部部长批准，办理有关手续后方能进行。
2、各单位材料需要复印，由综合部有关人员记帐，送件人签字，办理材料复印手续。
3、各单位所发生的复印费用，每月由综合部有关人员汇总，报综合部长签字后，通过财务部转至相应单位，综合部人员要认真记帐，记全、记准复印和耗材领用帐务，以备各单位查对。
4、综合部每月对所用耗材进行清资建帐，按复印项目耗用材料数量进行考核。
三、印章管理规程
1、公司领导已签发的文件及公司主要领导已签字的有关文件材料由印章管理员按正常公务用印盖章并做好记录，要注意领导签字，防止他人模仿冒签，不能确定时，要向有关领导请示。
2、其他文件资料需动用公司印章的，实行审批制，综合部长不能确定的，应向公司有关领导请示。重大事项要按权限必须经公司董事长或总裁同意并签字，方能用印。
3、开具公司介绍信及有关证明，必须经综合部长同意并签字后，方能用印。
4、印章管理员要严肃、认真、细心，不为他人干扰和催促所影响，按制度办事，作好用印登记和用印手续的管理。
5、要按规定要求盖章，所盖章印必须清晰、均匀、丰满，体现企业形象。
6、特殊情况下来不及审批时，也要先请示，后用印。
四、档案管理规程 1 总则
1.1 为使档案管理工作进一步规范化、制度化，使档案更好地发挥作用，实现其价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》等法律、法规，特制定本管理规程。
1.2 公司档案工作由分管行政的副总裁直接领导，日常工作由公司综合部管理。
1.3 公司应当建立科学的档案管理网络，责任到人。
1.4 应把档案管理现代化纳入公司的发展规划。根据需要和可能，采用先进技术设备，逐步实现档案管理的科学化、现代化，以提高档案的科学管理水平和服务效率。适用范围
本管理规程适用于本公司所有档案工作的管理。3 定义
企业档案是指本公司在各项活动中形成的全部档案的总和。4 职责
4.1 由综合部负责本管理规程的制定和修改。4.2 文件档案由综合部安排专人负责管理。4.3 财务档案由财务部永久保存、管理。
4.4 其他档案由相关部门负责保管副件，正件一律交公司档案室存档。5 公司档案分类 A.人事档案 B.设备仪器档案 C.经营管理档案 D.会计档案 E.实物档案 F.计算机软件档案 G.其他类型的档案 6 档案室职责
6.1 积极宣传和认真执行《档案法》等有关档案工作的法律、法规。6.2 负责指导、督促公司各部门，按规定做好文件材料的收集、整理、归档、移交工作，指导公司档案网络开展业务活动。
6.3 做好收集、整理、鉴定、统计、积累、立卷、归档、保管和提供档案利用工作。
6.4 集中统一管理公司在工作活动中形成的各种门类和载体的全部档案，积极开发利用档案资料，为公司各项工作服务。档案人员岗位责任
7.1 坚持四项基本原则，认真学习党和国家的方针政策，模范遵守各项制度。7.2 认真贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针、政策、规定，热爱档案工作，学习、掌握档案管理知识，不断提高管理水平。
7.3 主动、及时地收集本部门、本单位在工作活动中形成的各种文件、资料，认真做好整理、鉴定和预立卷工作。在规定的时间内，做好上一年档案材料的立卷、归档。
7.4 熟悉室藏档案，编制必要的检索工具和专题资料，积极提供利用，并做好统计。
7.5 严格遵守保卫、保密制度，管理好各类档案，确保档案的完整、安全。8 档案的保管
8.1 档案室明确有专人管理，非档案工作人员未经批准，不得随意入内。档案室应经常进行清扫，保持清洁干燥。
8.2 做好档案防火、防虫、防潮、防尘、防盗等维护工作。档案室内严禁吸烟。要配备必要的消防器材。工作人员离开时，要关闭门窗，切断电源。
8.3 档案室中的档案柜、橱、箱等装具，应排列有序，统一编号，做到整齐划一。
8.4 定期组织人员，对档案保管状况进行全面检查，对破损、褪变的档案要进行修裱、复制和其它技术处理。凡遇重大问题，及时向领导汇报。档案的保密
9.1 文件处理做到“四及时”即：及时登记、及时传阅、及时催（承）办、及时归卷；“四不”即：文件材料不积压、不错漏、不遗失、不泄密。
9.2 档案工作人员必须遵守保密纪律，做到：不该说的机密，绝对不说；不该问的机密绝对不问；不该看的机密，绝对不看；不该记录的机密，绝对不记录；不在非保密本上记录机密；不在私人通信中涉及机密；不在公共场合和亲属子女亲友面前谈论机密；不在不利于保密的地方存入机密文件和资料。
9.3 长期以上保存的文件和资料属密级档案，凡因工作需要查阅的单位和个人，须办理审批、登记手续后，才可借阅。9.4 外出人员不准携带档案，如因特殊情况需经领导批准，办理登记，回来即归还注销。
9.5 不带无关人员进入档案室。档案的利用
10.1 档案工作人员应熟悉所藏档案情况，积极、主动地做好提供利用工作。
10.2 根据利用工作的需要，编制必要的《案卷目录》、《全引目录》、专题文件目录（卡片）和基础数字汇编，发文汇集、专题文件汇集等汇编资料。
10.3 凡需利用档案的部门或个人，都应按规定办理利用手续，在指定的地点阅档。查阅档案时，不允许在案卷上圈划、批注、磨损、涂改、剪裁及拆散档案。
10.4 做好档案利用反馈工作，在向利用者提供档案的同时，应根据需要附一张《档案利用效果登记表》，“利用工作”结束后，由利用者如实填写，及时交档案管理人员。
10.5 凡经批准查阅的档案，如需摘抄、复制，须经批准、审核，确认无误后加盖证明印章方能生效。立卷归档
11.1 凡本公司办理完毕的具有保存价值的各种门类的载体、材料，均属于归档范围。
11.2 文件资料归档的基本要求：
A.归档的文件资料必须保持成套性和完整性。
B.归档的文件资料必须准确地反映企业各项活动的真实内容。C.归档的文件资料应符合形成规律。
D.归档的文件资料应符合文件格式和书写的有关规定。11.3 文件资料归档时间 A.新购仪器设备，包括引进设备和技术，在开箱验收时接受归档。
B.各项管理工作形成的文件资料，在次年初由各职能部门负责人审定后，归档。C.人事档案文件资料，在各项业务活动后1——3个月归档。
D.财会档案文件资料，在终了由财务部整理归档，并由财务部永久保存。E.计算机软件在安装后1周内交档案室保管，再次安装则到档案室借用。11.4 公司档案室一般应在每年六月底以前将上年处理完毕的文件资料整理、立卷、归档结束。各部门应在每年三月底以前将上年处理完毕的文件资料整理、预立卷后交公司档案室归档；基建工程建设项目待工程竣工验收后整理归档。任何个人、部门未经允许不得长期存放档案。
11.5 文件材料立卷的程序一般分为：分类——组合——编目，即在文件材料收集齐全、完整的基础上，将文件材料以问题为主，兼顾其它特征进行组合，基本做到问题单一，类型鲜明、年代不混、保管期限准确。最后将组合好的文件材料，进行系统排列和编目。要求做到排列整齐，字迹端正。
11.6 各类档案移交时，必须经档案人员清点检查，办好交接手续。12 档案的统计、鉴定、移交
12.1 档案统计工作是准确揭示公司档案情况的一项具体工作，档案人员要及时对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案工作人员工作等进行准确的统计。要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐物相符。
12.2 档案的鉴定工作主要应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本公司实际，制定本公司档案保管期限表，定期对档案进行鉴定，准确地判定档案的存毁。公司应当成立档案鉴定小组，对档案实施鉴定。
12.3 档案的移交，应按有关接收档案的范围和年限规定，将永久、长期保存的档案有计划、有步骤地连同案卷目录和有关资料一并向公司档案室移交。凡经鉴 定，属进公司档案室的档案均应按照要求，进行收集、整理、移交原件，办理交接手续。移交清册归入公司全宗卷保存。档案的查阅、借阅和复制
13.1 档案管理人员应当建立档案借阅登记簿，严格使用手续，13.2 公司内部人员查阅档案须经综合部部长签字批准，公司外部人员须经公司分管领导签字批准方可查阅，特殊或机密档案须经董事长或总裁批准。
13.3 凡借阅一般档案或复印一般档案内容的，须经主管领导批准，特殊或机密档案须经董事长或总裁批准。
13.4 借阅档案必须按期归还，丢失借阅档案按重大失误论处。
13.5 档案原件一般不外借，确因工作需要，须经公司领导签字批准，严格办理借阅和归还手续，借阅者及档案管理人员均应签署姓名及借阅与归还日期。
13.6 应爱护查阅、借阅的档案，不得在上面作任何标记和涂改，不得在阅览桌上摆放茶水、墨水瓶，不得在阅览时吸烟，以免损坏档案。档案的销毁
14.1 档案的销毁应经过严格鉴定，对需销毁的档案，须由鉴定小组提出意见，登记造册，经公司分管领导批准后，把确已失去价值的档案剔出，经综合部部长审核，公司分管领导批准后方可销毁。
14.2 公司应当建立销毁档案登记表，对拟销毁的档案进行登记。14.3 档案销毁现场应有二人以上监督，严禁私自销毁档案。
第三篇：学校制度 印章管理 干部档案管理 报销 经费使用
学校制度大全 印章管理 干部档案管理
报销 经费使用
学校印章的使用及管理规定
学校印章的使用是学校行政管理的重要内容。根据上级的有关规定和我校的实际，特做如下规定；
印章的使用：
1、学校校印
凡以学校名义向上级有关部门所作的书面报告请示等，经学校领导审阅同意后可用校印。
上级各部门要求学校有关部门填报的各种报表经经办人填好签字，送交学校主管领导审阅后，方可用章。
我校人员对外联系工作所开的介绍信以及证明信（证明我校人员的身份，经历、学历或其它有关事宜真实性）可用校章。
学校颁发的各类证书、奖状、奖品，可用校印。
办理教职工工作证、学生证、学生毕业证等证件，可用校印。
2.财务专用章
学校开的专用支票，转帐支票，在责任用章后可使用财务专用章。
3.党支部印章
凡以学校党支部的名义向教育行政部门党组写的请示、汇报材料，经学校支部书记（或副书记）审阅同意以后，可用支部印章。
入党积极分子、预备党员培养考查登记表和入党志愿书上的“支部意见”、“支部决议”栏，以及以支部的名义，外出联系工作，党员调出所转的组织关系，可使用支部印章。
学校教职工的政审材料以及学生的毕业升学政审材料可用支部印章。
4.工会印章
以学校工会名义向上级工会组织写的请示、汇报材料，工会的财务开支，可使用工会印章。
5.其他印章
以教务处、德育处、校团委等部门名义向上级组织写的请示、汇报材料，填报的各种报表等可使用处室印章。
印章的管理：
1、学校印章由学校行政秘书负责日常管理使用，其它人不得携章外出办事。若确需携章外出办事应有行政秘书同往按印章使用规定用章。介绍信，证明信，各种表格等需写（填）好内容后才用章。
2、财务专用章由学校财务负责人负责日常管理使用。
3、党支部印章由学校人事秘书负责日常管理使用。
4、工会印章由工会副主席负责日常管理使用。
5、其它印章由相关处室负责人日常管理使用
干部档案管理制度
一、档案借阅制度
1、干部档案一般不外借，确因工作需要，借出使用时，必须按《条例》规定填写《借阅干部档案审批表》，经有关领导批准后，方可借阅。
2、外单位借阅本校干部档案，应持单位介绍信，并携带工作证。
3、凡借阅干部档案，借阅单位应派二名中国共产党正式党员干部到干部档案室借阅。
4、借出的干部档案，必须指定专人保管，不准转借，不准把档案交给无关人员干部本人翻阅。
5、借阅者应严格遵守保密制度，不得向无关人员擅自向外公布档案内容。
6、借出的干部档案严禁涂改、抽换、增添、圈划、污损。未经批准，不得摘抄、复制。
7、借阅干部档案的时间不超过半日。若需延长使用时间，应办理续借手续。
8、查阅完毕后，要进行查档登记。
二、档案查阅制度
1、查阅干部档案，必须按《条例》规定填写《查阅干部档案审批表》，经有关领导批准后，方可查阅。
2、外单位查阅本校干部档案，应持单位介绍信，并携带工作证。
3、凡查阅干部档案，查阅单位应派二名中国共产党正式党员干部到查阅室查阅。
4、查阅者不得查阅本人及其直系亲属的档案。
5、查阅者应严格遵守保密制度，不得向无关人员泄露或擅自向外公开档案内容。
6、查阅干部档案，严禁涂改、抽换、增添、圈划、污损。未经批准，不得擅自摘抄、复制档案内容，不得擅自将材料装入档案。
9、查阅完毕后，要进行查档登记。
三、档案保密制度
1、认真贯彻执行《保密法》，保守党和国家机密。
2、遵守保密制度，不得擅自向任何人提供档案或泄露档案内容，不得擅自转移，销毁档案。违者视情节轻重，予以教育至纪律处分。
3、严格执行借阅制度的审批手续，应根据查阅用途，确定提供利用范围。
4、重大节假日前，要对档案进行保密检查，确保档案完整与安全，若发现丢失，泄密事件，应及时报告，并采取补救措施。
四、档案保管制度
1、经常保持库房清洁、整齐。
2、做好防盗、防火、防蛀等六防工作。一旦发现问题，及时采取措施，确保档案安全与完整。
3、每年全面核对检查一次档案，发现错号或错放要及时纠正，发现缺少要及时查找，做到帐物相符。
4、及时做好档案的接收、转递、借出、归还等的登记工作。
5、非干部档案管理人员不得擅自进入库房。
学校经费开支与报销的规定
为了加强学校经费的管理，提高学校资金的使用效益，根据财政部《内部会计控制规范——货币资金（试行）》等规定，特制定学校经费开支与报销的规定如下：
一、全校教职工都应认真执行国家财经制度，自觉遵守和维护财经纪律，按照有关规定办理经费开支与报销。
二、按“发票管理”的有关规定，使用和取得的发票或收据必须是国家规定使用的税务发票或是财政部门兼章的合法票据。
三、按“会计法”规定，原始凭据记载的各项内容均不得涂改；原始凭据有错误的，应该由出具单位重开。
四、财会人员必须严格按照《会计法》等有关规定办事，履行职责，对不真实、不合法的原始凭据不予受理，手续不齐备的需要补齐手续后才能支款和报销。
五、经费的开支和报销
（一）部门经费的开支必须按照经学校审定后的部门预算执行；因特殊情况确需开支的临时性经费，需经校务会研究批准。
（二）各项经费的开支都必须经财务主管人员按有关规定审核签字、校长审批后，由出纳人员支付。审批权限原则上200元以内由财务主管人员审批，200---2000元以上由校长审批，2000元以上需经学校行政会研究。
（三）课时津贴等常规性开支，根据学校的相关规定，按第五条第二款执行。
（四）节日、期末慰问费、教学质量奖等临时性支出，经学校行政会研究确定后，由办公室制表，按第五条第二款执行。
（五）因公学习、开会等需要开支的差旅费、会议费等，凭第二条、第三条所规定的合法票据，按第五条第二款执行。
（六）按规定享受探亲待遇的教职工，根据学校的相关规定，出具办公室探亲证明，按第五条第二款执行。
六、物品的清购与报销
（一）各处室在学校审定的部门预算内需购物品，应提前告之办公室，经财务主管人员复核、校长审批后，由专人购买。
（二）凡1000元以上的物品须有两人以上在进行价格与质量的比较后购买，必须使用转帐支票付款。
（三）经批准购买的物品原始凭据必须齐全，要有经手人签名，保管人员验收，财务主管人员按规定审核签字、校长审批后，由出纳人员支款和报销。
凡有未在以上条款中规定的情况，参照以上条款执行。
第四篇：档案管理
《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第一章 文书档案管理
一、填空
1、文书档案是指机关、团体、企业、事业单位及其他社会组织在 党委、行政管理活动 中形成的 具有保存价值 各种形式的历史记录。
2、保证归档文件 齐全完整 是收集工作的基本要求。
3、文件材料的收集要 及时，工作也好做在平时。
4、文件材料价值鉴定包括两个方面的工作任务，一是确定归档范围，二是 划分保管期限。
5、对归档文件材料进行准确的分析和鉴别，必须坚持 历史的观点、全面的观点、发展的观点。6、2006年12月18日，国家档案局颁发了 《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》
7、国家档案局规定文书档案的保管期限有2种，即永久 和定期，定期一般分为 30年 和10年 8、2000年12月6日，国家档案局制定发布了《归档文件整理规则》，对文书立卷进行改革。《规则》从“简化整理、深化检索”的目的出发，对归档文件整理的许多程序、环节进行了调整、简化。
9、归档文件是指立档单位在其 职能活动 中形成的、办理完毕的、作为 文书档案 保存的纸质 文件材料。
10、《归档文件整理规则》规定，“件”即归档文件的 整理 单位，一般以 每份文件 为一件。
11、分类是将归档文件暗器内容和形式特征划分 类别 和 层次，构成有机体系的过程，分类必须在区分 全宗 的基础上进行。
12、文件修正一般包括对破损文件进行 修裱，对字迹模糊的或易退变的文件进行 复制，去除文件上易锈蚀的 金属物，对幅面过大的文件进行 折叠 等
13、耐读分类法，是根据 形成 和 处理 文件的对归档文件进行分类，即一个 形成和处理的文件材料放在一起整理。
14、机构分类法试讲归档文件按其形式和处理的 部门 划分类别。
15、归档文件的排列应遵循 事由 原则，即 有密切联系 的文件材料应当排列在一起。
16、件号，即文件的 排列顺序 号，件号分为 室编件号 和 馆编件号。
17、档号项目确定后，要以 归档章 的形式 逐件 标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的位置。
18、归档文件应严格按照 分类体系 和 件号 的先后顺序分别装入档案盒。
二、单项选择
1、《归档文件整理规则》仅运用于 B 范围的纸质文件材料。A科技档案 B文书档案 C专业档案 D声像档案
2、《归档文件整理规则》所讲的分类，是指全宗内归档文件的 B 分类。A检索 B实体 C逻辑
3、装订文件一般来说，采用左侧装订的，应将文件左边和 C 对齐。A上边 B右边 C下边
4、运用分类法时，应正确地确定文件的日期，一般来说应以文件 A 为准。A签发日期 B公布日期 C收文日期
5、对跨形成的同一次会议的文件材料，应放在会议 C 整理归档。A开始 B贯彻执行 C结束
6、归档章一般盖在归档文件首页 B 位置的空白处。A下端居中 B上端居中 C 左上角
三、多项选择
1、归档文件整理时将归档文件以“件”为单位进行 A、B 排列、编号 D、E，使之有序的过程。
A装订 B分类 C组卷 D编目 E装盒
2、《归档文件整理规则》规定档号的必要项目包括 ACDF。A全宗号 B机构 C D保管期限 E问题 F件号
3、件内稿本、文本正确排列的方法是 AC。
A正本在前，定稿在后 B复印件在前，原件在后 C转发件在前，被转发件在后 D外文在前，中文本在后
4、归档文件分类的基本方法是： AC。
A分类法 B级别分类法 C保管期限分类法 D责任者分类法
5、编制归档文件目录，可以为档案的 ABDE 和编研工作的开展提供条件。A保管 B鉴定 C整理 D检索 E统计
6、盒内备考表设置的项目有 ABCD。
A盒内文件情况说明 B整理人 C检查人 D 日期
四、判断
1、为参考目的从各方面收集的文件材料应归档保存。×
2、机关重要发文应重份归档保存，实行两套制。×
3、《归档文件整理规则》的核心是取消案卷，以“件”为单位直接实行文件级整理和管理。√
4、划分保管期限是一种对归档文件进行分类管理的方法。√
5、文件处理单应与文件作为一件归档保存。√
6、归档文件按机构分类的同时，也可以按问题分类。×
7、企业事业单位不能执行《归档文件整理规则》。×
8、归档文件编号是将归档文件在全宗中的位置标识为符号。√
9、归档文件可以直接按形成时间或收发文号顺序排列。×
10、在档号项目中，和保管期限为选择项。×
11、归档章中的内容，可以打乱项目位置任意填写。×
12、归档文件装盒时，不同形成的归档文件，可以放入同一档案盒内。×
五、简答
1、简述文件材料收集工作的要求。
答：
（一）文件材料应当齐全完整，并符合长久保管的质量要求；
（二）归档文件材料应当精炼准确，并反映立档单位的主要职能
（三）档案机关要加强对收集工作的监督和指导。
（四）及时移交应归档的文件材料
2、简述归档文件的整理原则。
答：
1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；
2、区分不同价值；
3、便于保管利用。
3、归档文件的排列为什么要坚持事由原则？
事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。通过界定“事由”，（优点）
体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则，将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。
对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值； 有利于检索和档案呢实体存取工作；
4、什么是机构分类法？ 是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。
5、什么是保管期限分类法？
是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
6、简述归档文件分类应注意的问题？ 答：
1、同一层次的分类必须依据同一标准
2、类目设置要合理，含义要明确、不可相互交叉，相互包容。
3、划分的子项的外延总和应等于母项的外延。
按问题分类时，可设“综合”“其他”两类，便于那些涉及全民工作和不宜单设类目的文件材料归类。按机构分类，有关上下级或者同级、非隶属机关综合性文件材料归入办公室类 其他专业性较强的文件材料归入相应机构类别。
7、《归档文件整理规则》规定的归档章有哪些项目？填写有什么要求
答：归档章的项目包括：全宗号、、保管期限等必要项目，以及机构或问题等选择项目。归档章的填写要求：主要应使用符合档案保护要求的字迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机大号。禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的字迹材料。
固定的项目，如全宗号、保管期限、机构或问题可以直接刻在归档章上。
8、归档文件目录中“责任者”项如何填写？
答：责任者是指制发文件的国家机构、社会组织或个人，即文件的作者、署名者。填写时要照实抄录。责任者有多个时，填写列居首位的责任者，此外，主办单位、立档单位或上级主管部门是责任者的必须填写，其余视需要填写。被省略的责任者用“〔等〕”表示，责任者之间用“；”分隔。没有责任者的文件材料，需考证清楚后填写，并加“〔〕”标识。填写责任者项目时应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司”等含义不明的称谓。
9、为什么要编制归档文件目录？
编制归档文件目录，可以实现归档文件从一次文献向二次文献的初步转化，为档案的保管、鉴定、检索、统计和编研等工作的开展提供基本条件；
10、归档文件装档案盒的基本要求是什么？
a、不同形成的档案文件，不应放入同一档案盒。b、不同保管期限的归档文件不能放入同一档案盒中
c、分机构或分问题的情况下，不同机构或不同问题的归档文件不应放入同一个档案盒中。d、即使某一机构或问题的文件很少，也不能与其他的混装。用盒的薄厚来调节。
e、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用，因此，并不要求同一事由的归档文件必须 装在同一档案盒。只需按照排列的先后顺序依次装盒即可。六：论述
1、试述归档文件分类基本的分类方法
分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择、组织机构（问题）和保管期限作为基本的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。
（1、)分类法。是根据形成和处理文件的对归档文件进行分类。分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同的文件不能混淆。
运用分类法时，要正确断定文件的日期并归入相应。需要注意以下几个问题： <1>文件有多个时间特征的判定 一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属。对于计划、规则、总结等内容涉及不同的文件，《规则》取消了原有的按针对归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属，以进一步简化分类中的要领和操作。
<2>跨形成文件的判定 机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨形成文件。这样的文件往往统一在办结归档，分类时也都归入办结。<3>、件内稿件、文本日期不一致，具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。
<4>、没有标注日期的文件的判定 内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按合理归类。
(2．)机构或问题分类法。
机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法，实际是两种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设臵分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。
<1>机构分类法。是将归档文件按其形成或处理的部门划分类别。适用于内部组织机构比较稳定，职责范围比较清楚，形成的文件材料在内容上不相交叉的机关单位。采用机构分类法时，能使全宗内文件来源方面的固有联系，客观地反映立档单位工作过程和历史面貌。一般来说，一个机构就没一个类别，使全宗内的分类体系的设计大简化，便于操作。
采用机构分类法，原则上哪个机构处理或被办理的文件就归入哪个机构的类别中。有些文件是由几个机构共同处理的，有主办机构的一般归入主办机构；由业务部门起草，以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务范围，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机构类中。
<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内部机构变化较大、职责范围不清，形成的文件材料在内容上常有交叉的机关单位。
可以避免或减少同一内容文件材料分散的现象，便于按专题查找利用，要考虑机关内设机构的基本职能和业务额范围，经理做到问题和机构基本对应。
（3、)保管期限分类法。是将归档文件按照不同的保管期限分开，限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。采用该方法能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。
2、试述归档文件排列的“事由原则”及其优点。
事由原则对归档文件的排列，《细则》强调了“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指单个事件、某个事物、一个人物、一项工作、一项业务、一个具体问题等。
按照事由原则归档文件，关键是对事由的准确界定，一般说，事由原则有针对性地具体使用与确有密切联系的文件材料，例如一次会议、一个案件、一项活动的文件材料。优点：
（1、)体现了遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的整体原则；
将同一事由的文件排列在一起，可以客观的反映出某一事由发生、发展、结束的过程，从而反映出文件材料之间的联系。事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。
（2、)对判定和体现文件材料的价值具有十分重要的作用。
一些文件如果离开与它有密切联系的文件材料的整体，成独立的个体，就难以判断和体现其应有保存利用价值；
（3、)有利于检索和档案呢实体存取工作； 按照事由原则将有密切联系的文件材料相对集中的排列在一起，检索时只要在目录中找到其中一份或几份材料的条目，就可以查看同一事由的全部文件材料。
《岗位培训教程》 第二编 档案管理 第二章 科技档案管理
一、填空
1、工业生产技术档案主要是指工业产品档案。它是在工业产品的设计、研制和生产制造活动中形成的科技档案。其基本特点是 型号、成套，一个型号产品的档案材料是有机联系的整体。
2、基建档案的特点是 建设项目成套，一个建设项目的档案是有机联系的整体。
3、科技档案的基本特点是 课题成套，围绕着一个课题的科技研究活动，形成一套在程序上和内容上前后衔接左右联系的科技档案有机整体。
4、在各种类型的科技文献中，唯一直接记录和储备 原生信息 的只有客户档案。
5、科技档案的情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中所具有的 科技参考作用和科技交流作用。
6、科学技术同生产力诸要素的结合，其“媒介”多种多样，而其重要的“媒介”之一就是 科技档案。
7、科技档案收集工作主要包括：科技文件归档、基础档案部门收集工作 和档案馆的收集工作。
8、科技文件归档制度是一项 科技管理 制度，有事一项科技文件管理制度。
9、凡需归档的科技文件，一般归档一份，使用频繁的应归档 2份以上。
10、科技文件归档工作应由相关的 科技业务部门 承担。
11、办理科技文件归档手续主要包括两个方面：一是：编写归档情况简要说明 ；二是填写归档文件移交清单。
12、经国务院批准颁布的《科学技术档案工作条例》指出：“各单位应当把科技材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和生产、科研、基建等计划，列入有关部门有关人员的职责范围。”这个规定的基本精神是，科技文件的形成、积累、整理、归档是 科技人员 的职责。
13、从2006年开始，安徽省委、省政府在全省范围内实施了档案管理模式改革。改革的内容之一就是调整科技档案的归属与流向，将科技档案由原先的科技专业档案馆保管改变为由 国家综合档案馆 保管。
14、科技档案管理工作，包括系统整理和 科学编目 两部分。
15、型号分类法 是以一个型号产品的科技档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。
16、设备档案的基本分类方法是型号分类法，不同单位和不同设备的档案，其分类方法有所差异，具 体的分类形式一般有两种，一种是性质——型号分类法，另一种是 工序—型号分类法。
17、对于同型号多台设备的随机文件，不必每台复制一套组卷、归档，只需立卷、归档 一台设备 的全部随机文件材料，其他各台设备的案卷中，注明这些随机文件材料在哪一卷即可。
18、对于因产品和设备的革新、改进、工程及设备的管理、维修所形成的心的文件材料，应 单独组成案卷，不必对前期已组成的案卷进行拆卷。
19、底图以 张 为单位单独保存和管理。20、科技档案号，是指保管单位的 编号或代号。
21、科技档案号是档案部门用来反馈科技档案分类层次和保管单位排列顺序的一组符号，是 科技档案分类号和保管单位顺序号 的组合体。
二、多项选择题
1、科技档案具有（ABCD）等功能。
A知识储备 B依据凭证 C情报 D促进生产力发展和提高经济效益
2、科技文件归档制度的内容，一般包括科技文件归档范围、（ABC）和归档要求。A归档时间 B归档份数 C归档要求 D随时归档
3、国家综合档案馆接收科技档案，实行（ABC）
A无偿进馆制 B现骨干单位主送制 C补送制 D归档制
三、简答
1、简述科技档案的概念和涵义
科技档案指企、事业单位和国家机构、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料。
涵义：第一，定义阐述了科技档案产生的领域和内容性质，规定了科技档案同其他档案在性质上的区别；
第二，定义明确了科技档案是生产、科研及基建活动的原始记录，规定了科技档案同科技资料在性质上的区别；
第三，定义规定了科技档案是对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料，指出了科技档案同一般科技文件材料的区别；
2、科技档案的主要种类有哪些？
主要包括工业生产技术档案、农业科技档案、设备仪器当那、科学技术研究档案、地质档案、测绘档案、医学科技档案等专业技术档案。
3、确定科技文件归档范围的基本方法是什么？
答：（1）研究和分析本单位科技、生产活动的范围，从而掌握本单位在科技、生产活动中形成的科技文件的种类和成分，确定归档范围中应包括哪些方面的科技文件。
（2）掌握本单位的基本职能情况，将本单位在基本职能活动中形成的科技文件作为归档范围的主体，并研究和分析围绕其基本职能活动进行的其他科技、生产活动中形成的科技文件，从而确定这些科技文件的归档范围。
（3）正确划分本单位科技资料、科技文件与文书档案材料的界限。
（4）根据国家及专业主管部门确定的文件归档范围，结合本单位实际，确定具体的科技文件归档范围。
4、科技文件归档时间最常见的有哪些种？ 答：科技文件的归档时间最常见的有以下5种：（1、)在项目全部结束时间归档；（2、)按工作阶段归档（3、)按子项结束时间归档（4、)按归档
（5、)随时归档：A科技文件复制部门同科技档案部门合一的设计单位施工图 B机密性较强的特殊科技文件 C 外来文件（如外购设备的随机图样和文字说明材料，委托单位设计的科技文件等）
5、基层档案部门对科技档案的收集应注意哪些问题？ 答：（1、)要认真贯彻集中统一管理科技档案的原则；
集中统一管理档案是《档案法》的明确规定。（2、)要遵循科技档案的自然形成规律
各单位制定的有关收集工作及科技文件资料的归档制度，必须符合科研、生产、建设活动的规律性，要根据科研、生产、建设活动的工作程序和科技文件材料形成过程，具体规定归档范围、归档时间，这样才能做到集中统一管理，保证科技档案的完整与安全，又不影响现行工作的使用；（3、)要保证科技档案的完整、准确。
完整、准确的科技档案，可以充分发挥凭证、查考作用和科技储备作用；不完整、不准确的科技档案，其价值大大降低，影响其凭证、查考作用的发挥，有时还会起反作用；
6、基层档案部门收集科技档案的方法和措施有哪些？ 答：（1、)按照归档制度的规定接受科技文件资料归档；（2、)纳入计划管理，实行多种方式结合的收集方法；（3、)确定和疏通科技档案收集渠道，定向定内容收集；（4、)抓住重要环节和关键阶段进行收集；
总之，科技档案收集的方法和措施，需要档案工作着根据各单位工作情况，把握时机，不断调整。既保证科技档案的政策适用，又能及时、完整、准确地把需要归档的科技档案集中到大难部门，实现科技档案的集中统一管理。
7、科技档案整理工作的原则是什么？
答：科技档案整理工作的原则是遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案之间的有机联系，充分利用档案原有的整理基础，对科技档案进行分门别类地整理，便于报关和利用。
8、科技档案分类的基本要求是什么？
答：
1、科技档案的分类，要符合形成档案的专业和形成单位的科技活动的性质和特点；
2、在一个单位内部和一个专业系统内部，同一科技档案的分类标准应该一致；
3、分类的层次类目要简明，不宜过多过繁；
4、分类应力求按照专业系统实行标准化。
9、科技档案分类方案编制应注意的问题和步骤有哪些？
答 ：在编制方案时，首先要了解和掌握库藏科技档案的内容构成和形成特点；其次要明确明确的分类标准和分类方法；第三是设置科学、合理的类目体系，并以文字和退表的形式将其表达出来。步骤如下：
（1、)根据库藏科技档案的基本种类设置大类，有多少科技档案就设置多少个大类；
（2、)在每个大类中，根据科技档案的内容构成和形成特点，按照已确定的分类标准和分类方法，进行类系展开，设置相应的上位类和下位类，形成不同的类别层次，构成一个完整的类系；（3、)给每一个类目以规定的代字和代号；
（4、)将形成的类目体系用文字或图表形式表达出来；
（5、)撰写说明，指出分类方案的编制依据，分类标准、类目代字或代号的使用方法等
10、基层档案部门对科技档案的分类，应该在分类方案的指导下分哪两步进行？
答：第一步，对库藏的全部档案，按种类划分大类；将全部科技档案划分为：产品档案类、基建档案类、科研档案类、设备档案类等；
第二步，对没汇总科技档案进行分类；最基本的方法有六种：工程项目分类法；型号分类法；课题分类法；专业分类法；时间分类法；地域分类法；
11、工程项目分类法的涵义和特点是什么？
答：工程项目分类法是在本单位全部档案范围内，以工程项目为分类单元，划分科技档案类别。它适用于对基本建设档案的分类；
特点：同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，不突破工程项目界限，反映一个工程项目的全貌，便于按照工程项目查找和利用有关的科技档案。
12、型号分类法的涵义和特点是什么？
答：它适用用对产品档案和设备档案进行分类，型号分类法就是对本单位全部产品档案或设备档案，以各个型号的产品或设备为分类单元，划分科技档案；
特点：同一个型号的产品档案或设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其内部组件、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用产品档案和设备档案；
13、课程分类法的涵义和特点是什么？
答：它适用于对科研档案进行分类。它是在全部科研档案的范围内，以各个独立的研究课题为分类单元，划分科技档案类别的方法；
特点是便于实现一个研究课题档案材料的成套集中管理；
14、专业分类法的涵义及适用对象是什么？
答：它是按照科技档案所反映的专业性质，进行类别划分的办法。这种分类的方法适用于其对象和内容标准化、通用化或互换性较强的科技档案。适用于从专业角度利用科技档案的企、事业单位。
15、时间分类法的涵义及特点是什么？
答：它是按照科技档案形成时间或档案内容所反映的时间性进行类别划分的方法。
特点是把相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中归类，便于从历史联系的角度纵向地分析研究相关时间内的气象现象、水文现象和地震现象，探索其演变发展的规律性。
16、地域分类法的涵义和适用对象是什么？
答：它是根据科技档案内容所反映的地域性划分其类别。比如：气象档案、水文档案、地震档案等。水文、地质、地震等现象，在内容和形成方面具有鲜明的地域特征。因此，这些种类的科技档案适用于采用地域分类法进行分类。
17、性质——工程项目分类法的涵义和适用对象是什么？
答：这种分类方法是以工程项目为基础，结合工程项目的使用性质或专业性质进行分类。企业、事业单位的基建档案最适合采用这种分类方法；
18、流域（水系）—工程项目分类法的适用对象和优点是什么？
答：这种分类方法，一般适用于中型水利设计部门和水利管理规划部门。这种分类的优点是体现了科技档案的成套性，不论是科技档案的分类，还是科技档案的排列，都保持了一个工程项目档案材料的集中和成套。
19、科研档案的分类为什么要采用课题分类法？
答：由于科技研究活动一般都是在专业范围内分课题进行的，而且许多科技研究单位的科室机构设置也是按照专业划分的，所以科研档案较常采用的具体分类方法是专业——课题分类法。20、科技档案案卷的基本特征是什么？
答：案卷是一组具有有机联系的、价值和密级大体相同的科技文件材料的集合体，其基本特征有：（1、)案卷是一组具有有机联系的科技文件（2、)案卷内的科技文件有一个相对的数量界限；（3、)一个案卷内科技文件的保存价值大体相同；
21、简述产品、设备仪器文件的组卷方法。
答：产品、设备仪器文件（特别是图纸部分）按其反映的不同部件、结构、系统分别组成案卷。如一台机床设备，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、电气系统、润滑系统等部分组成，各部分的文件材料，是有机联系的整体，可分别组成保管单位。
22、简述基建工程科技文件的组卷方法。
答：基建工程的科技文件（特别是图纸部分），按其反映的不同专业，分别组成案卷。如一般建筑工程是由建筑、结构、电气、水暖、通风等不同专业组成的，各专业的科技文件，是有机联系的整体，可分别组成案卷。
23、简述科研课题科技文件的组卷方法。
科研课题的科技文件可以按其反映的不同研究阶段，分别组成案卷。如科研课题一般分准备阶段、研究阶段、总结鉴定接管等程序，各不同阶段的科技文件事由及联系的整体，可分别组成案卷。
24、产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料如何组卷？
答：产品、设备、基建、科研方面的文字材料或管理性的文件材料，按照其反映的不同问题或不同名称，分别组卷。
在科技文件材料组卷中要合理解决遇到的问题：
(１)同型号的多台设备随机文件材料，不必每台复制一套材料组卷，只立卷一台设备的随机文件材料即可。
(２)对于产品和设备因革新、改进所形成的一些新科技文件材料，应单独组卷，不必拆原已组好的卷。(３)对产品、工程设计以及专用设备中采用的标准图、通用图，也不必复制一套组卷，只需在卷内目录中注明所采用的图纸名称、图号及档号即可。
(４)与产品、科研、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。
(5)底图以张为单位单独保存和管理。
(6)技术改造和技术引进项目中的成套科技文件可以不拆散组卷；
25、科技档案卷内文字材料排列的方法有哪些？
答：(1)按重要程度排列：即重要在前，次要文件资料排在后面；(2)按时间顺序排列：即安科技文件资料的形成时间顺序依次排列；
（3）按逻辑关系排列：如来文和复文，则复文在前，来文在后；正本和原稿，则正本在前，原稿在后；
（4）有译文的外文资料，一般要求译文材料在前，其相对应的原文材料在后；
26、简述科技档案案卷的排列方法。
答：案卷排列的基本方法包括：分类排列和流水号排列法；
分类排列：即按照科技档案的内容及科学分类体系对案卷进行排列，并将其存放在库房柜架的规定位置上；
流水号排列法：即按照科技档案案卷在登记薄中的登记顺序号进行案卷排列； 案卷排列的具体方法：
（1）产品类案卷按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。
（2）科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。
（3）基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。
（4）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。
27、科技档案号的编制有哪些要求？ 答：科技档案号的编制要求：
（1）要反映科技档案系统整理后的科学秩序，同科技档案的分类方法和分类方案的结构层次相一致。(2)由代字和代号组成。代字适用汉语拼音字母，代号使用阿拉伯数字。科技档案的代字、代号，是一定内容和类别的代称。
（3）应力求简明，不要过于复杂频繁（最好设置三个层次）
四、论述
1、试论科技档案的功能。
答：科技档案是珍贵的科学技术资源，是国家宝贵的历史文化财富。在社会主义现代化建设中，科技档案对于促进科技、生产的发展和社会生产力的提高，具有重要的现实作用，并具有长远的历史查考价值。
（1）科技档案具有知识储备和依据凭证功能。A知识储备功能：人们用来记载和储备科技知识的文献型载体的种类很多，如科技图书、科技资料等，都具有积累经验、储备知识的作用。而科技档案突出之处，在于他直接记述了人们的科技、生产活动过程、经验和成果，它所储备的是在科技、生产活动中直接产生和形成的原生信息。
B依据凭证功能：科技档案同科技、生产活动关系十分密切。要节约人力、物力、彩礼，提高产品智联，保证科技、生产活动有秩序、高晓丽地进行，必须有完整、准确的科技档案为依据。
科技档案是产品定型的依据；产品定型是产品研制、生产过程中的一个重要环节，产品定型的依据之一就是产品在试制过程中形成的科技档案。
科技档案是产品再生产或停产产品恢复生产的依据；产品的联系生产，必然要求有关文件图纸的补充供应，其唯一来源是归档保存的科技档案。
科技档案是工程维护、适用的依据，尤其是工程扩建、改建或遭到破坏进行修复时，更离不开科技档案。科技档案也是设备使用、维护和管理的依据。
此外，科技当啊还具有客观的凭证作用。在科技、生产领域，有时会发生个人之间、单位之间、地区之间，甚至国家之间的知识产权、商标权、地权等争执。
（2）科技档案具有情报功能，是指科技档案的内容信息在科技、生产活动中具有的科技参考作用和科技交流作用。
科技档案为科技研究工作提供条件；任何一项科学技术研究，都离不开已有的科技成果以及相关的科技信息。所以在进行一项新课题的研究实验时，总要查阅有关的科技档案。可以帮助研究者了解过去的工作，便于在现有的基层上开展新工作，同时又可以启发思路，开阔眼界，少走弯路，减少不必要的重复劳动，提高科研工作的效率和水平。
科技档案为工程和产品设计提供条件：为使设计的工程和产品具有适用性和先进性，设计人员在接受一项任务时，需要查阅尽可能广泛的文献资料，以资参考、借鉴。
科技档案是进行科学交流的工具：随着经济体制、科技体制改革和技术市场的发展，科技档案作为科技信息和科技成果的载体已经进入市场，企、事业单位之间的有偿技术转让和技术交流，一般就是通过科技档案实现的，这进一步突出了科技档案作为科技交流的工具。
（3）科技档案具有促进生产力发展和提高经济效益的功能。
在社会实际活动中，科学技术对社会生产力发展的推动作用在同社会生产力诸要素的结合中实现的。利用科技档案改善和强化生产力诸要素的过程，就是科学档案中存贮的科学技术相物质形态的生产力转化并从而推动生产力不断发展、提高的过程。这就是科技档案促进社会生产力发展的社会功能。在科技、生产活动中，管好用好科技档案可以降低或节约活动劳动消耗和物化劳动消耗，如节约工时，避免重复劳动，使新产品提高投产，设备大修提高完成，技术改造增产降耗，节约原材料等等，从而提高经济效益。
《岗位培训教程》 第二编 档案管理
第三章 会计、人事及音像档案的管理
一、填空
1、《会计档案管理办法》要求：“当年形成的会计档案，在会计终了后，可暂由会计机构保管 一年，期满后，应由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。
2、会计档案移交原则上保持 原卷册封装。
3、银行余额调节表和银行对账单是两种不同用途的会计核算材料，组卷时要注意 分别组卷。
4、会计档案案卷题名揭示了会计档案的内容和成份。其结构为三部分，即单位名称、会计或时间、会计核算材料的名称。
5、会计档案按其形成特点和形式，一般宜采用“类别 ——会计——保管期限——会计核算单位“分类法。
6、会计档案的保管期限分为永久和 定期 两类，后一类又分为3年、5年、10年、15年、25年。
7、在对会计档案鉴定时，应当注意：电算化会计档案的保管期限与纸质会计档案是一致的，会计档案软件的文档资料的保管期限截止到该软件停止使用或有重大更改之后的 5年。
8、建设单位在基本建设期间形成的会计档案，要在办理竣工决算后移交给建设项目的 接收单位。
9、在款及档案移交档案机构前，会计机构应有专人对会计档案进行整理，但 出纳人员 不得兼做会计档案保管工作。
10、人事档案的整理方法可分为集中整理、经常整理和 补充整理 三种。
11、人事档案 副本 的具体内容，是由正本中的复制件或复件构成。
12、与文书档案、科技档案和其他专门档案不同的是人事档案在 卷下 分为十个大类。
13、编制人事档案卷内目录时，类别 之间要留出空格，供补充材料使用。
14、人事档案保管工作的范围是由各个机关 人事管理权限 决定的。
15、人事档案的 正本 由主管人员职务的部门保管。
16、人事档案的 副本 由主管和协管人员职务的部门经理。
17、音像档案是指国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值的，以 音响、形象 等方式记录信息的特殊载体，并辅以文字说明的历史记录。
18、传统的照片档案是由底片、照片及 文字说明 构成的。
19、照片编号格式分为两段式，即 案卷号——照片号。
二、简答
1、简述会计档案的概念与特点
会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
特点：形成范围广泛；档案类别稳定；外在形式多样。
2、试述会计档案的归档范围 包括：
会计凭证：用来记录经济业务，明确经济责任，作为记账依据的书面证明。
会计账簿：是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。
财务报告：是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债和所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。
其他核算材料：根据《会计档案管理办法》的规定，银行存款余额调查表、银行对账单等其他会计核算专业材料也属归档之列。会计档案管理中的三清册也属于归档范围
3、电算化会计核算材料的归档范围主要有那三部分？ 答：（1）、存储在磁性介质或光盘上的会计核算材料；
（2）、打印输出的纸质载体的会计核算材料（不能只保存不可见的磁性介质的核算材料）（3）、会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。
4、电算化会计核算材料归档有哪些特殊要求？ 答：（1）、磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。
（2）、归入档案机构的磁盘或光盘应有两套：一套封存，一套供日常提供利用；
（3）、打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员签字盖章；（4）、打印输出的纸质载体核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。
5、简述会计凭证、会计账簿、财务报告、其他核算材料的组卷方法。
答：（1）、会计凭证的组卷方法：组卷时需按月分开，也就是不同的月份产生的凭证不要组合在一起。每月的凭证，按凭证号和时间顺序排列，可组成1卷或数卷。凭证案卷质量要求：
A、按记账凭证的凭证编号顺序排列，防止漏号、颠倒；
B、记账凭证所附的各种原始凭证（如收据、发票等）要折叠粘贴整齐、规范。C、拆除金属物，装订采用线绳或塑料钉等，凭证的厚度一般在1-2CM D、装订后要进行密封处理，并加盖经手人员章或财务专用章。E、填写凭证封面要项目齐全，规范清楚，并留出档号填写的位置。
（2）、会计账簿组卷时，要注意按账簿形成的特点，区分会计、并把不同名称、种类的账簿分别组卷。质量要求：
A各类账簿的扉页，反映了账簿的应用、交接使用的状况，归档前应按要求逐项填写清楚。包括：单位名称、账簿名称及编号、启用日期及起止页数、经管人员及日期、交接记录、会计主管人员及单位负责人签章等。
B对于订本式账簿，蒸笼里立卷应保留原有式样，不要拆除空白页，帐内页码要连续。账簿封面加贴不干胶，并填写规范便签格式及填写方式。
C对于活页式账簿，在会计结束后，将空白页撤除，并编写页码，进行密封装订，在密封处加盖经手人员章或财务专用章。账簿封面要填写规范，保管期限为25年的账簿要在封底加填备考表。（3）、财务报告组卷时，首先要注意按所形成的会计组卷，不同的不要混杂组卷。财务报告是由会计报表、会计报表附注和财务情况说明书组成的，组卷时不要分开；其次，组卷要注意区分不同的保管期限，如财务报告的保管期限是永久，就要与月份、季度的财务报告分开分卷。质量要求： A案卷要编制页号
B案卷开首要填写卷内文件目录，永久保管的财务报告案要在封底加填备考表。
C财务报告中会计报表的封面要有单位负责人和主管会计工作负责人、会计主管人签名或盖章，设置总会计师的单位，还须由总会计师签名并盖章。同时案卷装订的密封处要加盖财务专用章； D案卷封面填写规范、整齐。
（4）、其他核算材料的组卷方法：银行余额调节表和银行对账单是两种用途不同的会计核算材料，要注意分别组卷。按照产生的组卷。案卷质量要求：
A按产生的组卷，一年一卷或书卷。B卷内按时间顺序排列，编制页码，进行装订。C案卷封面填写清楚、规范。
6、会计档案的销毁应注意哪些问题？
答：在销毁会计档案时，应注意：部分特殊的会计档案如涉及到未结清的债权债务的原始凭证、涉及产权的原始凭证以及工资发放表等，可以适当延长其保管期限，抽出单独立卷，并在会计档案案卷目录中说明。另处在项目建设期间的基建会计档案，即使会计档案期满，也不得销毁。
7、人事档案的收集途径有哪些？
答：（1）、通过组织、人事部门收集人事工作中形成的人事档案；
（2）、通过筹备党代表、人代会、政协会等收集与会人员登记表及个人政绩材料；（3）、通过教育、培训部门收集学生（学员）成绩、学历学位材料；（4）、通过评聘专业技术职务收集考绩材料；
（5）、通过党（团）组织和组织部门收集入党（团）、党（团）籍处理材料；（6）、通过纪检、监察、司法部门收集违纪违法处理材料；（7）、通过本人和报刊杂志收集研究成果材料；（8）、通过卫生部门收集员工健康、工伤等材料；
8、人事档案的鉴别工作的内容包括哪些方面？
（1）、判断文件是否属于惹事档案或者属于某一立卷对象的人事档案，防止将不属于人事档案内容的文件收集归档，避免张冠李戴的归卷错误。
（2）、判断归档文件按是否属于办理完毕的正式文件，未经办完或未经查证核实的材料不得归入档案；（3）、核查归档文件是否完整齐全、文字清楚、对象明确，是否注明作者（单位）、时间。（4）、审核文件是否手续完备。
9、音像档案有哪些特点？（1）、直观的形象性（2）、收集、保管的特殊性（3）、是其他载体档案的必要补充；
10、简述音像材料的归档时间。
答：对于形象材料的归档时间，不能照搬文书材料的归档时间，在实践中，一些档案部门总结出来“两段式归档时间”，一是音像材料要随时归档，即工作活动结束后，照片冲印加工后或录音、录像磁带录制完毕后，承办部门或承办人员就要辅以文字说明，及时间想单干部门归档。
二是部门音像材料年终归档，一些零散产生或制作时间长的音像材料，可随同纸质载体一起，于年终由承办部门或承办人员整理并辅以文字说明后，统一向档案部门归档。
11、音像材料的归档有哪些要求？
答：（1）、归档的音像材料应力求是原底片、原件（原声磁带），要尽量避免复制版或复制件。（2）、归档的音像材料要齐全完整。（3）、对归档音像材料要进行选择和鉴别。
12、照片档案的总说明应包括哪些要素？
总说明的编写，要求有时间、地点、事由、任务、背景、摄影者等六要素
13、简述录音、录像档案的整理、编目方法。答： 整理：
（1）分类：首先要分录音档案、录像档案两类，是否还需要具具体分类，要根据各单位的实际情况和档案数量多少而确定。例如新闻部门多，可根据内容和专题分时事政治类、文学艺术类、科学技术类等；
(2)、编号：编号按收集归档的时间顺序结合内容分别编制案卷的流水号。
（3）、文字说明：录音、录像档案在录制或制作完成后，应有必要的登记并辅以文字材料。编目：对整理后的录音、录像档案要分别编制目录，以利于保管和利用。著录时需注意：
（1、）一盘或一盒磁带为一个保管单位，著录一个条目。（2、）参见号是指纸质载体档案的档号。
（3、）如一项内容的摄录是由多盒磁带录制而成的，就要在题名后注明盒的顺序号。（4、）节目时间是指该内容的录音或录像带时间的长短。
第五篇：档案管理
档案管理
根据市委组织部信息处下发的“关于在我市开展干部档案管理工作检查的通知”精神，结合我局的干部档案工作实际情况，我们迅速行动、突出重点、认真细致地逐条逐项按照《本溪市干部档案管理工作检查评分表》的要求，实事求是地进行自查。
一、充分认识人事档案工作的重要性
档案工作是各项管理工作的重要组成部分，胡锦涛同志指出“档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事业。”这充分说明了档案工作在建设中国特色社会主义事业中的重要地位、重要使命和重要意义。我局十分重视档案工作，以党的十七大重要思想为指导，紧紧围绕全市组织、人事工作中心任务，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、开拓创新，立足材料的收集和案卷的整理，狠抓基础设施建设和档案管理人员的素质建设，不断提高管理水平，为全市改革发展提供优质服务。
二、加强人事档案工作的组织领导
我局非常重视对干部人事档案管理工作的领导，将这项工作摆上重要议事日程。由主管局长亲自抓，加强了对我局干部人事档案管理工作的领导和协调。主管干部人事档案管理工作的领导，定期听取工作汇报，切实解决工作中遇到的实际问题。下设办公室和具体工作人员，坚持一切从实际出发，明确分级管理责任，制定了切实可行的工作计划，并认真组织实施，全面、准确、真实地保存好各种档案。档案工作者能够充分认识到档案工作的重要性，切实增强做好档案工作的使命感和责任感，确保干部人事档案管理工作顺利和深入的开展，努力开创干部人事档案工作的新局面。
三、归档与整理情况
在市委组织部信息处下发《关于在全市开展干部档案管理工作检查的通知》后，我局就对这项工作进行了部署，将上级文件精神、要求进行了认真研读，并明确了时间、要求和标准。同时，我们严格按照文件，以《干部档案工作条例》中第五章《档案材料收集、鉴别与归档》执行，采取多种形式，加大工作力度，逐份清理干部档案，对所缺材料逐项进行登记、索要。对收集归档的材料，认真细致地进行鉴别，剔除不应归档的材料，使归档材料真实可靠、文字清楚、对象明确、手续完备。需经组织审查盖章和本人签字的，盖章签字后归入干部档案。
在干部档案的整理工作中，我们做到认真鉴别、分类准确、编号有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精炼、实用的要求。按照干部人事档案收集制度、鉴别制度、整理制度、查（借）阅制度、转递制度、保密制度、保管制度、管理人员职责等各项制度，做到完善各种登记薄和台帐。
四、档案的利用和转递情况
我局的干部人事档案在利用时，查阅单位要填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续，需要有主管局长签字方可查阅，不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案。干部人事档案一般不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经过主管局长批准，并严格履行登记手续，限时归还，不得擅自转借他人。在干部档案的转递中，我们也严格按照统一规定的“干部档案转递通知单”的项目详细登记，严密封包，收到档案的单位，经核对无误后，在回执上签名盖章立即取回。
五、干部人事档案工作中存在的问题
我局干部人事档案现代化管理应充分发挥计算机在干部人事档案保管、保护及利用方面的作用，提高现代化管理水平。积极争取领导和相关部门支持，制定了经费预算并得到落实，购置新式档案盒，更换密集架，做到防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施齐全。
通过自查，找到原因，也增加了信心，目前，我们干部人事档案已经全部加工整理完毕，正在进行材料收集和整理目录阶段，逐步完成市委组织部文件中要求的任务。
干部档案管理工作是党和国家干部工作不可缺少的一个重要组成部份，是做好干部工作的基本条件之一，干部档案管理工作的好坏直接影响到干部工作的效率和质量，涉及到每个干部的切身利益。为了更好管理干部档案，为干部工作服好务，今年，我局将就人事档案管理的现状及存在的问题进行深入的调研，并就此提出解决问题的思路及对策。
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